„Contabilitatea”, N 6, 1999
DOCUMENTAREA OPERAȚIUNILOR ECONOMICE
CA BAZĂ DE CONTABILITATE
Valoarea documentației în contabilitate. Principalele sarcini cu care se confruntă serviciul de contabilitate al oricărei organizații sunt:
- formarea de informații complete și de încredere despre procesele de afaceri și rezultatele financiare ale organizației, necesare managementului operațional, precum și pentru utilizarea acesteia de către investitori, creditori, autorități fiscale și financiare, bănci și alte părți interesate;
- asigurarea controlului asupra disponibilității și mișcării proprietății, utilizării resurselor materiale, de muncă și financiare în conformitate cu normele, standardele și devizele aprobate;
- prevenirea în timp util a fenomenelor negative în domeniul financiar - activitate economică, identificarea și mobilizarea rezervelor din fermă.
Îndeplinirea acestor sarcini depinde direct de completitudinea și actualitatea reflecției asupra conturilor. contabilitate operațiuni de afaceri efectuate de organizație în cursul activităților sale, care, la rândul lor, este o consecință a înregistrării documentare a tranzacțiilor. De corectitudinea implementării acesteia depinde acuratețea informațiilor contabile furnizate de departamentul de contabilitate al organizației utilizatorilor săi. Prin urmare, în organizații, procesului de documentare a tranzacțiilor comerciale ar trebui să li se acorde o mare atenție nu numai de către angajații serviciilor de contabilitate, ci și de către angajații altor divizii structurale, deoarece eficacitatea contabilității în organizații depinde de organizarea corectă a muncii cu documente care sunt confirmarea scrisă a faptului unei tranzacții comerciale (dovada legală a acestora).
Dacă organizația nu a creat un sistem de organizare și menținere a contabilității primare, atunci sistemul de management nu va funcționa eficient atunci când se iau deciziile de management necesare.
În ceea ce privește documentarea tranzacțiilor comerciale din punctul de vedere al legislației în vigoare, conform articolului 9 din Legea federală din 21.11.1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, toate tranzacțiile comerciale trebuie să fie reflectate în contabilitate pe baza suportului. documente. În acest caz, documentele contabile primare pot fi luate în considerare numai dacă sunt întocmite după formularele cuprinse în albumele de formulare unificate de documentație primară. Astfel, unul dintre principiile de bază ale contabilității este evident - o tranzacție comercială care nu este executată corespunzător, întrucât nu are loc un eveniment economic juridic (nu există obiect contabil).
În plus, trebuie acordată atenție faptului că autoritățile fiscale au dreptul de a atrage la răspundere administrativă funcționarii organizației care se fac vinovați de ținerea evidenței contabile cu încălcarea procedurii stabilite de lege. În acest caz, o astfel de încălcare este nerespectarea cerințelor prevăzute de clauzele 1 și 2 ale articolului 9 din Legea menționată și referitoare la înregistrarea documentară a tranzacțiilor comerciale finalizate.
Cerințe pentru documentația contabilă primară. Baza pentru reflectarea informațiilor privind tranzacțiile comerciale finalizate în registrele contabile sunt documentele primare. Documentele primare înregistrează faptul unei tranzacții comerciale. Cerințele de bază pentru primar Înregistrări contabile, includ următoarele:
- sunt acceptate in contabilitate doar acele documente care se intocmesc in forma cuprinsa in albumele formularelor unificate documentatie primara... În procesul de desfășurare a activităților financiare și economice, organizațiile trebuie să aplice forme interdepartamentale standard ale documentelor primare aprobate de Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Statistică în modul prescris, pentru a oficializa tranzacțiile comerciale finalizate. Dacă este necesar, organizațiilor li se acordă dreptul de a dezvolta în mod independent forme separate de documente primare și registre contabile, care nu se află în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare și albumele formelor de documente specifice industriei (de exemplu, acte de comerț și achiziții). pentru achiziționarea de materiale de la persoane fizice). În plus, este permisă efectuarea de modificări la formularele existente care le detaliază și le clarifică, precum și completarea detaliilor formularelor, cu condiția ca detaliile principale să fie păstrate neschimbate;
- documentele primare care să le dea forță juridică trebuie să aibă următoarele detalii obligatorii: denumirea documentului, data întocmirii documentului, denumirea organizației în numele căreia a fost întocmit documentul, conținutul tranzacției comerciale, măsuri ale tranzacției comerciale în termeni fizici și monetari, denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea executării acesteia, semnăturile personale ale acestor persoane.
Pe lângă detaliile obligatorii enumerate, în documentația contabilă primară pot fi indicate detalii suplimentare, a căror natură este determinată de conținutul unei anumite operațiuni și al cărei scop este de a consolida controlul, valoarea cognitivă și operațională a documentelor;
- documentele contabile primare trebuie întocmite în momentul efectuării tranzacției, în cazuri excepționale - imediat după finalizarea acesteia;
- în documentele primare ar trebui să se reflecte toate informatie necesara, permițându-vă să stabiliți cu exactitate conținutul și condițiile tranzacțiilor, i.e. devine necesară completarea tuturor detaliilor prevăzute de formularul de documente;
- corecțiile disponibile în documentația primară trebuie confirmate prin semnăturile persoanelor care au semnat documentele, cu indicarea datei modificărilor;
- completarea documentelor primare trebuie să asigure siguranţa înregistrărilor pe timpul stabilit pentru păstrarea lor în arhivă.
Clasificarea documentelor contabile primare. Toate documentele utilizate în prezent în activitatea economică pot fi clasificate după următoarele caracteristici principale.
La programare:
administrativ - documente care conțin permisiunea de a efectua o anumită tranzacție comercială (ordinul șefului cu privire la problemă Bani sub raport);
bonuri - documente care conțin informații privind executarea comenzii (proces de raportare);
înregistrare contabilă - documente care servesc la întocmirea evidenței contabile în scopul utilizării ulterioare în procesul contabil (calcularea taxelor din salarii);
combinate - documente care combină semnele documentelor administrative, executive și contabile (decontare - statul de plată pentru salarii).
După conținutul tranzacțiilor comerciale:
material - documente utilizate pentru înregistrarea tranzacțiilor pentru circulația mărfurilor și materialelor (bon);
numerar - documente destinate înregistrării operațiunilor cu fonduri numerar și non numerar ale întreprinderii (ordin de plată);
decontare - folosit pentru a formaliza relatia de decontare a intreprinderii cu contrapartidele sale pentru obligatiile decurtate (factura).
După volumul tranzacțiilor reflectate:
primar - documente care conțin informații despre o tranzacție comercială (venituri și cheltuieli comenzi în numerar);
rezumat - documente destinate să sintetizeze informații despre întregul set de tranzacții comerciale de același tip pentru o anumită perioadă de timp (raportul casieriei).
Prin utilizare:
unică - documente utilizate pentru înregistrarea unei tranzacții comerciale unice (factură - o cerere de eliberare (transfer intern) de materiale);
acumulativ - utilizat pentru tranzacții comerciale multiple unice (limită - card de gard).
După numărul de articole luate în considerare:
one-line - documente care conțin o poziție contabilă;
multi-linie - documente care contin doua sau mai multe pozitii contabile (decontare - salarizare).
La locul compilarii:
interne - documente întocmite în cadrul organizației însăși pentru înregistrarea tranzacțiilor interne de afaceri (împuternicire pentru a primi inventar și valori materiale);
extern - documente primite de la organizații terțe și care reflectă relația organizației cu contrapărțile sale (cereri de plată - ordine).
După metoda de umplere:
umplut manual;
plin de tehnologie informatică.
În plus, toate tipurile de documentație contabilă enumerate pot fi grupate condiționat în funcție de următoarele criterii:
organizatorice si administrative – documente care reflecta problemele managementului general al organizatiei si activitatile sale de productie si operationale. Aceste documente sunt întocmite de organele de conducere ale organizației;
financiar - decontare - documente care contribuie la utilizarea rațională a fondurilor și rezumă informații despre starea financiară a organizației și decontări cu alți participanți relaţiile de piaţă... Acest tip de documente se intocmesc de catre departamentul de contabilitate al organizatiei;
documente de aprovizionare si vanzare - documente materiale.
Prelucrarea documentelor primare în contabilitate. Etapa principală a procesării contabile a documentelor în organizație este verificarea documentelor primare primite în formă, verificarea aritmetică și verificarea în esență.
Verificarea formularului vă permite să vă asigurați că un formular al formularului corespunzător a fost utilizat pentru a înregistra o anumită tranzacție comercială și că toate detaliile documentului sunt completate.
Verificarea aritmetică este concepută pentru a identifica erorile care pot apărea la completarea unui document. Dacă se comită greșeli în documentele care servesc pentru executarea tranzacțiilor cu numerar (ordine de primire și de ieșire de numerar) și documente bancare (cecuri, ordine de plată etc.), atunci aceste documente nu trebuie acceptate în contabilitate, ci trebuie compilate din nou. , indiferent de natura erorii, întrucât corecțiile în numerar și în documentele bancare sunt interzise.
Este necesară o verificare de fond pentru a stabili legalitatea și oportunitatea tranzacției comerciale efectuate.
Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale care contravin legislației și procedurii stabilite de primire, depozitare și cheltuire a banilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru executare. În cazul primirii unor astfel de documente primare de către departamentul de contabilitate, contabilul-șef trebuie să informeze șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale. În cazul unor neînțelegeri între șeful organizației și contabilul-șef în realizarea anumitor operațiuni de afaceri, documentele contabile primare privind acestea pot fi acceptate spre executare cu ordin scris al șefului organizației, care, în acest sens, i se încredințează întreaga responsabilitate pentru consecințele unor astfel de operațiuni și includerea datelor despre acestea în contabilitate și evidență.
Documente atașate ordinelor de numerar de primire și cheltuieli, precum și documente care au servit ca bază pentru acumulare salariile, sunt supuse anulării obligatorii cu ștampila sau inscripția de mână „Primit” sau „Plătit” cu data (zi, lună, an).
Organizarea fluxului de documente. În procesul de desfășurare a activităților economice, organizația se ocupă de multe documente primare. Ordinea prelucrării și deplasării lor în organizație de la momentul creării sau primirii lor până la depunerea lor la arhivă se realizează pe baza fluxului de documente aprobat în organizație. Regulile de flux de documente și tehnologia de procesare a informațiilor contabile sunt aprobate ca parte a organizației adoptate politici contabile.
Pentru organizarea rațională a fluxului de documente în organizație, graficul fluxului de documente trebuie aprobat prin ordinul (ordinul) șefului.
Angajații departamentelor de producție și ai serviciilor funcționale ale organizației completează și depun documente aferente domeniului lor de activitate, conform graficului fluxului de lucru. Pentru a face acest lucru, fiecare interpret primește un extras din program. Enumeră documentele primare legate de domeniul de activitate al antreprenorului, momentul depunerii acestora la diviziile organizației.
Persoanele care au semnat documentul sunt responsabile pentru respectarea graficului fluxului de documente, completarea de înaltă calitate a documentelor, acuratețea informațiilor conținute în acestea și transferul la timp a documentelor pentru a reflecta datele în contabilitate.
Contabilul-șef exercită controlul asupra respectării programului de lucru de către executanți. Conform clauzei 3 din articolul 7 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”, cerințele contabilului șef pentru documentarea tranzacțiilor comerciale și transmiterea documentelor și informațiilor necesare departamentului de contabilitate sunt obligatorii pentru toți angajații organizației.
Procedura de sechestru de către organele fiscale a documentelor contabile primare. Documentele primare sunt retrase pe baza unei decizii motivate a unui funcționar. Sechestrul înscrisurilor este obligatoriu în prezența persoanelor care atestă și se întocmește printr-un proces-verbal de sechestru, a cărui copie se predă contra primire șefului sau contabilului șef al organizației. Documentele sechestrate sunt enumerate și descrise în protocol sau în descrierile anexate acestuia cu indicarea exactă a denumirii și numărului de documente ridicate.
În cazurile în care confiscarea copiilor de pe documente nu este suficientă pentru realizarea măsurilor specifice, iar organele fiscale au motive suficiente să creadă că originalele documentelor vor fi distruse, ascunse, corectate sau înlocuite, funcționarul are dreptul de a retrage documente originale în modul prevăzut de articolul 94 din Codul fiscal al Federației Ruse.Federația.
Semnat pentru tipar de A.V. Lugovoi
20.05.1999 Contabil Sef

Cerințele contabilului-șef (denumit în continuare contabil șef se înțeleg și ca persoane care țin contabilitatea în cazurile prevăzute la subparagrafele „b”, „c”, „d” din clauza 7 din prezentul Regulament) pentru documentarea activității. tranzacțiile și transmiterea documentelor și informațiilor către serviciul de contabilitate sunt obligatorii pentru toți angajații organizației.

(vezi textul din ediția anterioară)

În funcție de natura tranzacției, cerințele actelor normative, instrucțiuni privind contabilitatea și tehnologia de prelucrare a informațiilor contabile, detalii suplimentare pot fi incluse în documentele primare.

14. Lista persoanelor îndreptățite să semneze documente contabile primare se aprobă de către conducătorul organizației de comun acord cu contabilul-șef.

Documentele care oficializează tranzacțiile comerciale cu fonduri bănești sunt semnate de șeful organizației și de contabilul șef sau de persoanele împuternicite de aceștia.

Fără semnătura contabilului-șef sau a unei persoane autorizate de acesta, documentele bănești și de decontare, obligațiile financiare și de credit sunt considerate nevalide și nu ar trebui acceptate pentru executare (cu excepția documentelor semnate de șeful organului executiv federal, ale căror detalii sunt determinate de instrucțiuni separate ale Ministerului de Finanțe al Federației Ruse) ... Datoriile financiare și creditare sunt înțelese ca documente care formalizează investițiile financiare ale unei organizații, contractele de împrumut, contracte de credit si contracte incheiate pe un imprumut de marfa si comercial.

În caz de neînțelegere între șeful organizației și contabilul-șef cu privire la implementarea anumitor operațiuni de afaceri, documentele contabile primare privind acestea pot fi acceptate spre executare cu ordin scris al șefului organizației, care poartă întreaga responsabilitate pentru consecinţele unor astfel de operaţiuni şi includerea datelor despre acestea în contabilitate şi evidenţă.raportare.

15. Primar document contabil ar trebui să fie întocmit în momentul tranzacției comerciale, iar dacă acest lucru nu este posibil - imediat după încheierea tranzacției.

La vânzarea de bunuri, produse, lucrări și servicii folosind case de marcat, este permisă întocmirea unui document contabil primar cel puțin o dată pe zi după finalizarea acestuia pe baza încasărilor de numerar.

Crearea documentelor contabile primare, procedura și termenii de transfer al acestora pentru reflectarea în contabilitate se efectuează în conformitate cu graficul fluxului de documente aprobat în organizație. Executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor contabile primare, transferul lor la timp pentru reflectarea în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea sunt asigurate de persoanele care au întocmit și au semnat aceste documente.

16. Nu este permisă efectuarea de corecții la numerar și la documentele bancare. Restul documentelor contabile primare pot fi corectate numai prin acord cu persoanele care au întocmit și semnat aceste documente, care trebuie confirmate prin semnăturile acelorași persoane, cu indicarea datei modificărilor.

17. Pentru controlul și eficientizarea prelucrării datelor privind tranzacțiile comerciale pe baza documentelor contabile primare se pot întocmi documente contabile consolidate.

18. Documentele contabile primare și consolidate pot fi întocmite pe suport hârtie și pe suport informatic. În acest ultim caz, organizația este obligată să facă copii ale acestor documente pe hârtie pe cheltuiala proprie pentru alți participanți la operațiunile de afaceri, precum și la cererea organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, instanta si parchetul.

Principalele sarcini cu care se confruntă serviciul de contabilitate al oricărei organizații sunt:

Formarea de informații complete și de încredere despre procesele de afaceri și rezultatele financiare ale organizației, necesare managementului operațional, precum și pentru utilizarea acesteia de către investitori, creditori, autorități fiscale și financiare, bănci și alte părți interesate;

Asigurarea controlului asupra disponibilității și mișcării proprietății, utilizării resurselor materiale, forței de muncă și financiare în conformitate cu normele, standardele și devizele aprobate;

Prevenirea în timp util a fenomenelor negative în activitățile financiare și economice, identificarea și mobilizarea rezervelor din fermă.

Îndeplinirea acestor sarcini depinde în mod direct de completitudinea și actualitatea reflecției asupra conturilor contabile a tranzacțiilor comerciale efectuate de organizație în cursul activităților sale, care, la rândul său, este o consecință a înregistrării documentare a tranzacțiilor efectuate. .

De corectitudinea implementării acesteia depinde acuratețea informațiilor contabile furnizate de departamentul de contabilitate al organizației utilizatorilor săi. Prin urmare, în organizații, procesului de documentare a tranzacțiilor comerciale ar trebui să li se acorde o mare atenție nu numai de către angajații serviciilor de contabilitate, ci și de către angajații altor divizii structurale, deoarece eficacitatea contabilității în organizații depinde de organizarea corectă a muncii cu documente care sunt confirmarea scrisă a faptului unei tranzacții comerciale (dovada legală a acestora).

Dacă organizația nu a creat un sistem de organizare și menținere a contabilității primare, atunci sistemul de management nu va funcționa eficient atunci când se iau deciziile de management necesare.

Unul dintre principiile de bază ale contabilității este că nu are loc o tranzacție comercială care nu este executată corespunzător ca eveniment economic juridic (nu există obiect contabil).

În plus, trebuie acordată atenție faptului că autoritățile fiscale au dreptul de a atrage la răspundere administrativă funcționarii organizației care se fac vinovați de ținerea evidenței contabile cu încălcarea procedurii stabilite de lege.

Baza pentru reflectarea informațiilor privind tranzacțiile comerciale finalizate în registrele contabile sunt documentele primare. Documentele primare înregistrează faptul unei tranzacții comerciale. Principalele cerințe pentru documentele contabile primare includ:

1) sunt acceptate în contabilitate numai acele documente care se întocmesc în forma cuprinsă în albumele de formulare unificate de documentație primară.

În procesul de desfășurare a activităților financiare și economice, organizațiile trebuie să aplice forme interdepartamentale standard ale documentelor primare aprobate de Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Statistică în modul prescris, pentru a oficializa tranzacțiile comerciale finalizate. Dacă este necesar, organizațiilor li se acordă dreptul de a dezvolta în mod independent forme separate de documente primare și registre contabile, care nu se află în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare și albumele formelor de documente specifice industriei (de exemplu, acte de comerț și achiziții). pentru achiziționarea de materiale de la persoane fizice). În plus, este permisă efectuarea de modificări la formularele existente care le detaliază și clarifică, precum și completarea cerințelor formularelor, cu condiția păstrării neschimbate a cerințelor principale;

2) documentele primare care să le dea forță juridică trebuie să aibă următoarele detalii obligatorii: denumirea documentului, data la care a fost întocmit documentul, denumirea organizației în numele căreia a fost întocmit documentul, conținutul tranzacției comerciale. , măsurarea tranzacției comerciale în termeni fizici și monetari, a numelor funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea unei tranzacții comerciale și a corectitudinii înregistrării acesteia, semnăturile personale ale persoanelor indicate.

Pe lângă detaliile obligatorii enumerate, în documentația contabilă primară pot fi indicate detalii suplimentare, a cărei natură este determinată de conținutul unei anumite operațiuni și al cărei scop este de a consolida control, cognitivși operațională valorile documentelor:

Documentele contabile primare trebuie întocmite în momentul efectuării tranzacției, în cazuri excepționale – imediat după finalizarea acesteia;

Documentele primare trebuie să conțină toate informațiile necesare care să permită stabilirea cu exactitate a conținutului și condițiilor tranzacțiilor, adică devine necesară completarea tuturor detaliilor prevăzute de formularul de documente;

Rectificările din documentația primară trebuie confirmate prin semnăturile persoanelor care au semnat documentele, indicând data corectării;

Completarea documentelor primare trebuie să asigure păstrarea înregistrărilor pe durata stabilită pentru păstrarea lor în arhivă.

Toate documentele utilizate în prezent în activitatea economică pot fi clasificate după următoarele criterii principale:

1) cu programare:

administrativ- documente care conțin permisiunea de a efectua o anumită tranzacție comercială (ordinul șefului emiterii de fonduri în contul contului);

exculpator- documente care contin informatii cu privire la executarea comenzii (proces de raportare);

înregistrarea contabilă- documente care sunt folosite pentru întocmirea înregistrărilor contabile în scopul utilizării ulterioare în procesul contabil (calcularea taxelor din salarii);

combinate- documente care combină caracteristicile documentelor administrative, executive și contabile (statul de plată pentru salarii);

material- documente folosite la inregistrarea tranzactiilor pentru deplasarea stocurilor (chitanta);

bani gheata- documente destinate inregistrarii operatiunilor cu fonduri numerar si necash ale intreprinderii (ordin de plata);

calculat- folosit pentru oficializarea relatiei de decontare a intreprinderii cu contrapartidele acesteia a obligatiilor derutate (factura);

3) după volumul tranzacțiilor reflectate:

primar- documente care conțin informații despre o tranzacție comercială (comenzi în numerar de chitanță și cheltuieli);

rezumat- documente destinate să sintetizeze informații despre întregul ansamblu de același tip de economie

operațiuni pentru o anumită perioadă de timp (raport de casierie);

4) prin utilizare:

unică- documente utilizate pentru înregistrarea unei tranzacții comerciale unice (factură-cerere pentru eliberarea (transferul intern) de materiale);

acumulativ- sunt utilizate pentru executarea multiplă a tranzacțiilor comerciale unice (card limit-fence);

5) după numărul de articole luate în considerare:

o linie- documente care contin o pozitie contabila;

multi-linie- documente care contin doua sau mai multe posturi contabile (statul de plata);

6) la locul de compilare:

intern- documente întocmite în cadrul organizației propriu-zise pentru executarea tranzacțiilor interne de afaceri (împuternicire pentru primirea inventarului);

extern- documente primite de la organizații terțe și care reflectă relația organizației cu contrapărțile acesteia (cereri-comenzi de plată);

7) prin metoda de umplere:

Completat manual;

Completat cu ajutorul tehnologiei informatice.

În plus, toate tipurile de documentație contabilă enumerate pot fi grupate condiționat în funcție de următoarele criterii:

organizatorice si administrative- documente care reflectă problemele managementului general al organizației și activitățile sale de producție și operaționale. Aceste documente sunt întocmite de organele de conducere ale organizației;

financiar şi de decontare- documente care contribuie la utilizarea rațională a fondurilor și care rezumă informații despre starea financiara organizare si distributie

cuplurile cu alți participanți la relațiile de piață. Acest tip de documente se intocmesc de catre departamentul de contabilitate al organizatiei;

documente de aprovizionare și vânzare- documente materiale.

Etapa principală a procesării contabile a documentelor în organizație este verificarea documentelor primare primite în formă, verificarea aritmetică și verificarea în esență.

Validarea formularului vă permite să vă asigurați că pentru înregistrarea unei anumite tranzacții comerciale a fost utilizat un formular al formularului corespunzător și că sunt completate toate detaliile documentului.

Verificare aritmetică este conceput pentru a identifica erorile care pot apărea la completarea documentului. Dacă se comită greșeli în documentele care servesc pentru executarea tranzacțiilor cu numerar (ordine de primire și de ieșire de numerar) și documente bancare (cecuri, ordine de plată etc.), atunci aceste documente nu trebuie acceptate în contabilitate, ci trebuie compilate din nou. , indiferent de natura erorii, întrucât corecțiile în numerar și în documentele bancare sunt interzise.

Verificare esențială este necesar în vederea stabilirii legalității și oportunității tranzacției comerciale efectuate.

Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale care contravin legislației și procedurii stabilite de primire, depozitare și cheltuire a banilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru executare. În cazul primirii unor astfel de documente primare de către departamentul de contabilitate, contabilul-șef trebuie să informeze șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale. În cazul unor neînțelegeri între șeful organizației și contabilul-șef în realizarea anumitor operațiuni de afaceri, documentele contabile primare privind acestea pot fi acceptate spre executare cu ordin scris al șefului organizației, care, în acest sens, i se încredințează întreaga responsabilitate pentru consecințele unor astfel de operațiuni și includerea datelor despre acestea în contabilitate și evidență.

Documentele anexate la încasările și cheltuielile în numerar, precum și documentele care au servit drept bază pentru calcularea salariului, sunt supuse anulării obligatorii cu ștampila sau inscripția de mână „Primit” sau „Plătit” care indică data (data, lună, an).

Documentele primare sunt retrase pe baza unei decizii motivate a unui funcționar. Sechestrul înscrisurilor este obligatoriu în prezența persoanelor care atestă și se întocmește printr-un proces-verbal de sechestru, a cărui copie se predă contra primire șefului sau contabilului șef al organizației. Documentele sechestrate sunt enumerate și descrise în protocol sau în descrierile anexate acestuia cu indicarea exactă a denumirii și numărului de documente ridicate.

Orice întreprindere (fie că este un mic magazin sau o corporație solidă cu multe divizii) nu poate fi condusă dacă nu există o contabilitate stabilită - contabilă, operațională, statistică. Orice tip de contabilitate are propria sa bază - un document. Cum nu există locuință fără fundație, așa nu există contabilitate fără documente, iar managementul competent și eficient este imposibil fără o analiză cuprinzătoare a informațiilor obținute prin contabilitate, contabilitate operațională și statistică.

Documentele primare sunt în mod inerent diferite, dar pot fi împărțite în două tipuri. În primul rând - documente de fundare (contracte, facturi, facturi, cereri de servicii), reglementarea tranzacţiilor cu contrapărţile (clienți). Aceste documente sunt create în sistem pentru a lega documentele însoțitoare pentru circulația mărfurilor, a serviciilor și a documentelor de plată și, prin urmare, nu necesită înregistrarea pe facturi. Al doilea tip de documente sunt documentele de însoțire (facturi, acte, ordine de depozit, ordine de plată, ordine de numerar etc.) care însoțesc circulația mărfurilor (serviciilor) și a fondurilor. Acest tip de documente pot include tranzacții care reflectă esența operațiunii în termeni valorici.

Documentele de bază se referă în cea mai mare parte la contabilitatea operațională, în timp ce documentele însoțitoare se referă la toate tipurile de contabilitate. Documentele fundației pot fi în una dintre cele trei stări: executate, executate și închise. Întocmite sunt folosite doar pentru planificarea achizițiilor și vânzărilor și nu sunt incluse în cifra de afaceri economică, nu fac obiectul controlului graficului de execuție. Documentele executabile sunt folosite pentru formarea facturilor și actelor de muncă (servicii) pe baza acestora, fiind incluse și în controlul termenului de execuție și calculul amenzilor. Orice acțiune poate fi efectuată asupra unui document în starea „Executabil”: introduceți datele plății efective și livrării mărfurilor; generează facturi și acte pentru serviciile aferente acestui document, precum și documentele de plată; emit comenzi de depozit legate de facturi. Un document în această stare poate fi numit un document de lucru, deoarece este baza pentru crearea unui lanț de documente însoțitoare asociate acestuia.

După finalizarea reglementărilor (plata și detașarea mărfurilor din depozite), documentul poate fi trecut în starea „Închis”. Ca atare, nu este procesat de sistem (este stocat în arhivă). Închiderea documentului-bază se face pe baza datelor raportului privind contractele în curs de executare numai dacă nu există nicio datorie asupra acestuia.

Puteți verifica automat utilizarea documentelor de bază. Documentele pentru care nu au existat operațiuni după data specificată sunt șterse din sistem după confirmarea utilizatorului.

Crearea documentelor însoțitoare pentru baza de documente executabilă poate fi realizată simultan folosind o funcție specială. În oricare dintre documentele însoțitoare, la cererea utilizatorului, este posibilă crearea unei facturi (aproape toate informațiile despre aceasta se completează automat din documentul anterior), iar din factură, operațiunea efectuată poate fi înregistrată în carte de cumpărare sau vânzări.

În managementul vânzărilor, întregul lanț de documente „factură> factură> comandă depozit” poate fi creat la factură fără tranziții suplimentare.

Foile de parcurs și actele generate automat sunt disponibile pentru editare ulterioară, a căror necesitate poate apărea în cazul livrării sau livrării incomplete sub mai multe documente însoțitoare. La formarea următorului document de însoțire pe documentul de bază, sistemul ia în considerare automat livrările efectuate anterior. La crearea facturilor de ieșire, disponibilitatea mărfurilor eliberate este monitorizată de secțiile de depozitare: depozit - persoană responsabilă material - lot. Pentru a facilita lucrul cu un flux mare de documente, este posibil să se formeze comenzi de depozit atât pentru o factură separată, cât și pentru un grup de facturi.

În cazul unei discrepanțe între caracteristicile mărfurilor specificate în factură, de exemplu, căsătorie, data de expirare etc., se asigură formarea unei facturi de retur și a unei comenzi de depozit.

Datorită faptului că executarea documentelor primare care reglementează tranzacția poate fi efectuată în momente diferite și de către diferiți angajați, este utilă verificarea periodică a conformității acestora. Sistemul oferă o serie de posibilități de control complet.

Au fost implementate functiile de control al conformitatii documentelor-baze si facturi, facturi si comenzi de depozit. Ca urmare a executării lor, sunt generate rapoarte de diferite grade de detaliu. La solicitarea programului, se pot include în rapoarte doar documente pentru care au fost identificate neconcordanțe.

Dacă conform documentului-bază de vânzare, sumele de plată au fost înregistrate la articolele de factură, atunci raportul conține coloana „Plată”, care conține sumele de plată pentru fiecare factură.

Odată cu generarea automată a documentelor de plată din modulele buclei de control operațional, este posibil să selectați tipul de document de plată (rubla sau valută), să setați data, să corectați suma (în mod implicit, soldul neplătit al sumei totale). a documentelor de bază este acceptată), generează documente de plată pentru grupul de documente selectate.

Lucrările ulterioare cu documentul de plată - introducerea datei de plată și efectuarea tranzacțiilor - se efectuează în bucla contabilă. Desigur, documentele de plată pot fi introduse direct în bucla contabilă și, în același timp, pot stabili legătura lor cu documentele subiacente. În toate cazurile, sunt posibile atât o plată pentru mai multe documente, cât și mai multe plăți pentru un document.

Mai mult, contabilitatea decontărilor reciproce cu bunuri (servicii) a fost implementată, și în mai multe moduri. În primul rând, puteți întocmi un acord de troc, care să includă două contracte executabile încheiate anterior: pentru cumpărare și pentru vânzare. Pe baza legăturii stabilite între acorduri se rambursează datoria reciprocă la plăți. În al doilea rând, puteți lega factura de vacanță cu contractul de cumpărare și invers, atunci atât părțile debite, cât și cele de credit ale raportului privind contractele în curs de executare vor conține documente de expediere.

O imagine generală a decontărilor reciproce poate fi obținută în modulul Furnizori, Destinatari.

Deci, întreaga activitate economică a unei întreprinderi este descrisă printr-un lanț coerent de documente interconectate familiare și familiare angajaților. Informațiile sunt introduse o singură dată, în orice etapă se asigură controlul conformității documentelor, în orice moment puteți obține date despre starea decontărilor reciproce.

Tehnologia de organizare a fluxului de documente în sistemele automatizate de contabilitate (ASBU) este o componentă extrem de importantă care afectează eficacitatea aplicării acestora. În produsele software existente se folosesc diverse modele de flux de documente, implicând anumite reguli pentru formarea, stocarea, interpretarea și prelucrarea unui document. Se pot distinge patru modele principale:

1) un model de interpretare a documentelor ca un plus la tranzacțiile comerciale;

2) un model de interpretare a documentelor ca mijloc de formare a înregistrărilor unei serii de tranzacții comerciale;

3) un model de interpretare a documentelor ca obiecte informaţionale auxiliare;

4) un model complet de flux de documente.

În programele bazate pe primul model, se presupune că la introducerea în baza de date a informațiilor generate în afara ASBU în documente primare, contabilul trebuie să le convertească manual sau folosind un program în evidența unui șir de tranzacții comerciale, documentele generate în sistem sunt interpretate ca forme de ieșire, a cărui construcție se realizează la cererea utilizatorului după introducerea datelor despre operațiune. Astfel, atunci când se utilizează acest model, documentele primare sunt interpretate pur formal. Documentele incluse în sistem nu sunt înregistrate în baza de date, iar documentele generate în aceasta sunt stocate doar în mod obligatoriu într-una sau alta înregistrare a matricei de tranzacții comerciale și fără nicio legătură cu alte documente.

Această interpretare a documentelor este tipică pentru multe sisteme instrumentale și este în conflict cu ordinea normală a procesului contabil, în care operațiunea se reflectă în conturi după formarea și aprobarea documentului, în timp ce aici operațiunea devine baza informativă pentru formarea acestuia.

Principalul dezavantaj este că nu există un decalaj de timp între formarea documentului și reflectarea operațiunii pe baza acestuia.

Pentru întreprinderile mici cu un flux de lucru mic, o astfel de abordare într-un grad sau altul poate fi justificată. Cu toate acestea, utilizarea programelor bazate pe aplicarea acestui model în departamentele de contabilitate cu un flux de lucru mare poate duce la necesitatea monitorizării constant a relevanței datelor dintr-o serie de tranzacții comerciale.

Pe sistemele care utilizează al doilea model, documentul este doar o bază formală pentru înregistrările corespunzătoare în conturi. Aceasta înseamnă că programul conține un set de videograme care determină structura de intrare a informațiilor. Pe baza datelor introduse pe baza acestui aspect, programul generează înregistrări corespunzătoare documentului. Înregistrările introduse sunt interpretate ca „confirmate” și sunt întotdeauna luate în considerare la calcularea cifrei de afaceri în cont.

Al treilea model interpretarea documentelor este foarte comună. Suportă tehnologia naturală a transmiterii documentelor primare, atât generate în sistem, cât și provenite din exterior (Fig. 5).

În programele bazate pe acesta, este posibil să se formeze o serie de tranzacții comerciale nu numai direct, ci și pe baza procesării automate a documentelor introduse în baza de date a sistemului. În acest din urmă caz, contabilul completează formularul de ecran al documentului, iar programul îl generează și îl imprimă. După finalizarea efectivă a tranzacției, aceasta se reflectă în contabilitate fie prin introducerea manuală a intrărilor în matricea de tranzacții comerciale, fie semi-automat pe baza postării machetelor asociate acestui tip de documente.

Orez. 5. Tehnologia transmiterii documentelor primare

Spre deosebire de primele doua modele, aici sunt separate momentele inregistrarii unui document in baza de date a sistemului si reflectarea acestuia in sistemul de conturi, iar documentele introduse fara confirmare de catre utilizator nu afecteaza in niciun fel cifra de afaceri a conturilor. În același timp, informațiile despre ele sunt salvate, pot fi corectate în mod repetat și reutilizate pentru imprimare.

Documentele de același tip introduse în sistem sunt stocate în registre separate. Puteți „crește” oricând documentul solicitat sau un eșantion dintre acestea care satisface setul de criterii cerut. De exemplu, selectați și tipăriți o listă de documente legate de o anumită organizație sau persoana naturala... În unele sisteme software, relația dintre documentele introduse și înregistrările șirului de tranzacții comerciale formate pe baza acestora este destul de susținută, în care modificările în câmpurile documentelor în mod automat sau la cererea utilizatorului determină o modificare a tranzacțiilor generate de l.

Cu toate acestea, relațiile documentelor nu sunt urmărite direct în acest model. Principalul lucru aici este capacitatea de a separa acțiunile de înregistrare a documentelor în baza de date de transformarea lor în înregistrări de cont. Consecința acestei abordări este că informațiile de generalizare pot fi obținute numai în legătură cu sistemul conturilor contabile. În anumite cazuri, acest lucru poate duce la o supraîncărcare a departamentului de contabilitate cu funcții analitice.

În programele bazate pe model complet fluxul de lucru, accentul principal este pe menținerea unui sistem cu drepturi depline de legături între documente de diferite tipuri. Dacă în toate modelele luate în considerare mai devreme, documentele stau la baza formării înregistrărilor în conturi, atunci aici atenția principală este acordată tocmai completității sistemului de legături de documente, pe baza căruia un grup dintre ele poate fi procesat. folosind simultan un singur set de reguli.

Avantajul modelului complet al fluxului de documente este că oferă „interacțiune” a copiilor electronice ale documentelor, de exemplu, documentele de plată și de mărfuri, ceea ce este foarte important în cazurile în care o organizație se ocupă cu un număr mare de furnizori și cumpărători obișnuiți și complexe. scheme de decontare cu acestea. Astfel sisteme software pe un model de flux de documente complet, acestea pot fi utilizate nu numai de departamentul de contabilitate, ci și de alte servicii de management.

Aici, înregistrările contabile nu sunt altceva decât informații pur secundare. Din acest punct de vedere, conturile și înregistrările ca principale componente informaționale ale circuitului contabil al ACS pot fi eliberate de încărcătura tehnologică care nu este inerentă acestora, care există în sistemele bazate pe dominația principiului intrării duble.

Modulele buclei de contabilitate a sistemului pot fi utilizate într-o anumită măsură independent de alte subsisteme. Deoarece majoritatea documentelor sunt generate în afara departamentului de contabilitate, dar sunt accesibile acestuia, acesta din urmă are posibilitatea de a lucra cu ele într-un mod convenabil. În special, puteți configura sistemul astfel încât atribuirea conturilor să dea rezultate rezumate prin stive de documente, ceea ce se dovedește a fi dificil în sistemele de automatizare construite pe baza altor modele de flux de lucru.

Un model complet de flux de lucru permite separarea flexibilă a funcțiilor contabilitate analiticăîntre diferite unităţi de management. Datorită acestui fapt, fiecare subsistem ACS primește exact atâtea funcții câte are nevoie.

Analytics poate fi susținut de subsisteme ale buclei de control operațional, iar reflectarea tranzacțiilor comerciale în sistemul de conturi poate fi realizată cu detaliu doar la nivelul contrapărților. Acest lucru este relevant atunci când tranzacțiile în masă cu scheme complexe de decontare sunt efectuate cu aceiași parteneri. Totodată, sarcinile conturului contabil al sistemului automatizat sunt simplificate datorită prelucrării unor analize detaliate de către acele servicii care au nevoie de aceasta (Tabelul 3).

Tabelul 3.Rezumatul caracteristicilor diferitelor modele de flux de documente

Notă: - fără proprietate; + prezența proprietății; ? prezența parțială a proprietății.

Din datele prezentate rezultă că al patrulea - modelul complet al fluxului de documente - rezolvă cel mai consistent problemele procesării fluxurilor mari de documente datorită capacităţii de a obţine informaţii generalizate atât în ​​sistemul de conturi cât şi în afara acestuia. Prin urmare, pentru întreprinderile mari este cel mai oportun să utilizeze sisteme de automatizare construite pe baza acestuia.

Atunci când se utilizează alte modele de flux de lucru, informațiile de generalizare pot apărea în principal pe conturile contabile, care își îndeplinesc rolul special și nu determină întotdeauna acele grupări de informații care sunt necesare pentru alte servicii de management.

În activitatea practică de ținere a evidenței, organizațiile folosesc programe de calculator care diferă prin conținut funcțional, metode de configurare și interfață. Cu toate acestea, în ciuda acestor diferențe, multe dezvoltări sunt construite pe același model. Esența acesteia este unificarea datelor și prezentarea lor într-un sistem de intrare dublă, complicat și completat de detalii auxiliare speciale necesare pentru a reflecta specificul operațiunilor din diverse secțiuni ale contabilității. Experții îl numesc uneori „model contabil generalizat unificat”. De fapt, în acest caz, nu se face nicio împărțire explicită, nici măcar după tipul de contabilitate.

Se știe că există o împărțire a contabilității în contabilitate, operațional-tehnică și statistică, fiecare având propriul său scop, propria sa formă și specific. Ideea de a prezenta toate tipurile de contabilitate într-o formă unificată de conturi și un sistem de intrare dublă pare a fi extrem de atractivă pentru programatori, în principal matematicieni sau tehnicieni. Pentru ei, utilizarea unui singur model pentru toate tipurile de contabilitate permite să se abstragă de la numeroasele detalii și forme de prezentare a informațiilor care sunt pline de muncă practică de contabilitate.

Pentru organizațiile mici, toate tipurile de contabilitate sunt concentrate în departamentul de contabilitate, care, de fapt, este principalul furnizor și principalul consumator de informații. Pentru astfel de organizații, utilizarea acestui tip de produse software este destul de justificată. În plus, departamentul de contabilitate este format adesea din doi sau trei specialiști relativ versatili responsabili de mai multe domenii conexe. Prin urmare, este convenabil pentru ei să aibă un program în care toate datele sunt stocate într-un singur registru unificat și, după cum se spune, este întotdeauna la îndemână.

Cu toată atractivitatea modelului de contabilitate generalizată, se atrage atenția asupra faptului că atunci când este folosit ca bază pentru un sistem de automatizare, într-o anumită măsură, împărțirea efectivă a funcțiilor între departamentele de management este ignorată.

În primul rând, acest lucru se exprimă prin faptul că modelul de contabilitate generalizată se bazează pe un sistem de intrare dublă, care este inerent doar uneia dintre componentele sale - contabilitatea.

Consecința acestui fapt este că atunci când se adaptează programele contabile la nevoile contabilității operaționale și tehnice, funcțiile acesteia din urmă trebuie să se reflecte în cadrul unei tehnologii specifice de prelucrare a datelor contabile. De obicei, managerii care sunt puțin familiarizați cu limbajul și logica internă a contabilității sunt ocupați cu întreținerea contabilității operaționale și tehnice. Practica arată că pentru ei munca unui sistem de automatizare bazat pe aceste principii se dovedește a fi neobișnuită.

În plus, utilizarea unui model generalizat duce la faptul că toate obiectele contabilității analitice sunt forțate să fie legate de sistemul de conturi. În același timp, sistemul de conturi, deși important, nu este singurul sistem de clasificare a informațiilor economice. În plus, are un caracter generalizator pronunțat, iar pentru managementul operațional sunt necesare informații analitice detaliate.

Datorită orientării modelului contabil generalizat către sistemul de conturi în sistemele informatice construite pe baza acestuia, contura sarcinilor de automatizare contabilă rămâne dominantă, iar soluționarea problemelor altor bucle de control se concentrează în mare măsură pe informațiile reflectate în sistemul contabil, completandu-l si specificandu-l. O astfel de legătură strânsă a datelor și tehnologiei contabile cu datele contabile operaționale duce la o supraîncărcare a circuitului contabil cu funcții analitice. În primul rând, aceasta se referă la funcțiile legate de contabilitatea obiectelor de inventar și decontările reciproce cu furnizorii și cumpărătorii.

Practica utilizării diverselor programe arată că este de dorit ca specialiștii în sistemul de management care nu au legătură directă cu contabilitatea să se ocupe de instrumente software specializate care sunt axate tehnologic pe domenii specifice ale contabilității. Astfel, pentru o întreprindere de afaceri mijlocii și mari, pare a fi mai de preferat un astfel de model de construire a unui sistem de automatizare, în care funcțiile contabile sunt în mare parte specializate și distribuite între subsisteme individuale.

Pentru un sistem de automatizare și management pentru întreprinderile mijlocii și mari, elementul de bază ar trebui să fie documentele și interconexiunile acestora. Baza naturala sistem integrat automatizarea contabilă ar trebui să fie suport pentru fluxul de documente, format din introducerea în baza de date a documentelor primare de diferite tipuri, organizarea relațiilor lor pentru una sau alta caracteristică cheie sau combinarea lor. Pe această bază, ar trebui creat un sistem de interogări către baza de date care să permită construirea unui set larg de rapoarte, din punct de vedere formal, acestea nu sunt altceva decât agregate într-o măsură sau alta colecții de date formate dintr-un set de anumit subset de documente primare.

Cu această abordare Înregistrări contabileîntr-un sistem informatic, înregistrările sunt informații secundare care decurg din efectuarea unor proceduri speciale de prelucrare a datelor. Considerate din acest punct de vedere, conturile și tranzacțiile ca principalele componente informaționale ale unui sistem automatizat de gestiune contabilă pot fi eliberate de încărcătura tehnologică care există în sistemele de automatizare construite pe baza modelelor contabile generalizate.

Aici este reprodusă tehnologia familiară de lucru cu informații inițiale, în care funcția principală a utilizatorului este de a completa câmpurile formularelor de pe ecran cât mai apropiate de forma „de hârtie” a documentului. Datorită acestui fapt, procedura de introducere a informațiilor inițiale este simplificată, ceea ce este important pentru o organizație cu un flux de lucru mare. Datorită integrării complete a tuturor datelor de control și împărțirii funcțiilor între module, este asigurată o adaptabilitate ridicată la utilizarea sistemului.

Separarea functiilor operationale si tehnica si contabila se manifesta prin faptul ca faptul ca un document este reflectat sau nu reflectat in contabilitate nu afecteaza in niciun fel functionarea altor sisteme de management. Prezența documentelor în baza de date integrată face posibilă păstrarea evidenței stocurilor, a stării decontărilor reciproce, evaluarea costului produselor fabricate, monitorizarea progresului etapelor activităților planificate și evaluarea rezultate financiare implementare. Astfel, datorită suportului pe scară largă a comunicațiilor inter-documente, managerii care deservesc bucla de control operațional pot primi toate informațiile detaliate și rezumative necesare fără o reflecție intermediară asupra conturilor.

Astfel, datorită caracterului integrat managementul documentelor electroniceși o specializare bine gândită a modulelor, fiecare subsistem primește exact câte funcții are nevoie.

În conformitate cu decretul Consiliului de Miniștri - Guvernul Federației Ruse din 30 iulie 1993 nr. 745 „Cu privire la aprobarea Regulamentului de utilizare a caselor de marcat în implementarea decontărilor de numerar cu populația și Lista categoriile selectateîntreprinderi, organizații și instituții care, datorită specificului activităților lor sau particularităților locației lor, pot desfășura decontări în numerar cu populația fără utilizarea KKM „în acord cu Comisia de expertiză interdepartamentală de stat privind case de marcat aprobate la depunerea de către ministerele de resort și alte autorități executive, precum și organizațiile, formulare de documente de raportare stricte (chitanțe, tichete, bilete, cupoane etc.), care urmează să fie utilizate în decontări cu persoane fizice și juridice, ca precum și pentru fondurile de contabilitate de casă.

Formularele documentelor de raportare stricte prezentate spre aprobare de către Ministerul de Finanțe al Federației Ruse trebuie să conțină, împreună cu indicatori care caracterizează specificul operațiunilor, următoarele detalii obligatorii stabilite pentru formele documentației contabile primare:

Semnătura de aprobare;

Denumirea formularului de document;

Număr din șase cifre, serie;

cod OKUD;

data la care a fost întocmit documentul;

Numele și codul organizației conform OKPO;

Tipul serviciilor prestate, lucrări;

Unitate de măsură în termeni fizici și monetari;

Semnătura persoanei responsabile.

De asemenea, acestea trebuie să fie însoțite de instrucțiuni metodologice de contabilizare, umplere, aplicare, depozitare, fabricare și distrugere.

Forme aprobate de raportare strictă sunt documente oficiale de stat și se aplică tuturor organizațiilor implicate în tipurile de activități relevante (transport, comerț, servicii etc.) de pe teritoriul Federației Ruse. Organizațiile pot produce forme de responsabilitate strictă în funcție de mostre aprobate în orice tipografie care are licență de stat pentru activități de tipărire.

Dacă este necesar, în timpul producerii formularelor, formularele aprobate pot fi modificate cu detalii suplimentare, ținând cont de specificul prestării serviciilor relevante. În acest caz, toate detaliile furnizate în formularele aprobate rămân neschimbate; stergerea detaliilor individuale nu este permisa. În cazul în care una sau alta linie prevăzută în formularul aprobat al formularului nu este completată, din cauza lipsei unor indicatori relevanți pentru organizație, această linie este tăiată.

Formatele formelor aprobate de raportare strictă sunt consultative și pot fi modificate. Designul, editarea tehnică și alegerea gradului de protecție sunt determinate de organizație în mod independent, cu excepția cazului în care legislația Federației Ruse prevede altfel.

Atunci când trimiteți o comandă la tipografie pentru producerea de formulare stricte de raportare, seria de litere este atribuită de organizație în mod independent, numerele din șase cifre sunt prezentate de tipografie. Repetarea unei serii nu este permisă.

Formele de raportare strictă pot fi realizate sub formă de cărți, cupoane individuale, role etc. Acestea sunt achiziționate de la producător sau printr-o organizație intermediară (specializată). Fiecare lot de blocuri trebuie să fie însoțit de o copie a facturii sau de altă documentație însoțitoare care să indice denumirea spațiilor, seria, numerele și costul de achiziție.

Înregistrarea formelor achiziționate de raportare strictă la autoritățile fiscale nu este prevăzută de legislația actuală a Federației Ruse.

Documentele de reglementare contabilă practic nu reglementează regulile pentru efectuarea modificărilor în contabilitate și raportare.

Modificările în contabilitate pot fi efectuate nu numai pentru a corecta greșelile comise, ci și pentru a clarifica estimările condiționate ale relațiilor economice.

În acest sens, este introdus un concept de lucru ajustare, care se înțelege ca operațiune de reflectare în contabilitate a valorii abaterii de la estimarea credibilă a obiectului contabil (activ, venit, pasiv), reflectată anterior în contabilitate într-un mod denaturat (din cauza unor greșeli) sau într-un mod condiționat ( în lipsa cantităţii complete de informaţii) evaluare.

Reflectarea în contabilitate a rezultatelor reevaluării mijloacelor fixe nu este considerată o ajustare; reducerea valorilor materiale; modificarea obligației în valută ca urmare a unei modificări a cursului de schimb; modificarea valorii datoriilor în legătură cu acumularea dobânzii.

Motivul ajustării in contabilitate este nefiabilitatea estimarii costului situatiei economice reflectata in contabilitate. Apariția unei evaluări nesigure, la rândul său, este asociată cu diverse circumstanțe.

Evaluarea inexactă apare din cauza erorilor tehnice și metodologice comise de contabil.

Astfel de erori pot fi împărțite în trei grupe mari: tehnice; care rezultă dintr-o încălcare a ordinii fluxului de documente; legate de nerespectarea cerințelor actelor statutare în materie de contabilitate și fiscalitate.

LA erori tehnice pot fi clasificate ca: erori aritmetice; greșeli de ortografie (rearanjarea numerelor, numerelor de cont etc.); erori de codare (de exemplu, codul furnizorului sau consumatorului, sau codul de operare etc., a fost aplicat incorect); erori de completare a documentelor primare (completare incompletă, erori de valori etc.).

Detectarea erorilor tehnice este un proces destul de laborios. Desigur, unele erori pot fi eliminate datorită utilizării metodelor de control sintactic și logic (controlul datei, controlul codurilor pentru conformitate în cărțile și dicționarele de referință, controlul atributelor pentru valorile admise etc.). Cu toate acestea, niciun control nu este capabil să detecteze un cod de furnizor greșit, dacă un astfel de cod este disponibil în referință. Această eroare poate fi găsită numai în inventarul conturilor de încasat.

Încălcarea ordinii fluxului de documente exprimată în executarea intempestivă și depunerea documentelor la compartimentul contabil sau depunerea documentelor într-un volum incomplet. În acest caz, pot fi încălcate atât fluxul de documente intern al organizației (între diviziile organizației), cât și extern (între organizație și furnizorii și consumatorii acesteia).

Detectarea erorilor în procedura fluxului de lucru este posibilă ca urmare a controlului asupra programului fluxului de lucru, dacă sunt determinate termene specifice de trecere a documentelor și volumele acestora, sau ca urmare a unui inventar al decontărilor cu furnizorii și consumatorii, atunci când este se prevede furnizarea de documente pe măsură ce apar și în cuantumul determinat de natura relației dintre furnizori și consumatori.

Erorile legate de nerespectarea cerințelor actelor statutare privind contabilitate și fiscalitate sunt de obicei identificate în timpul lucrărilor de audit intern, audit și inspecții fiscale. Astfel de erori pot fi detectate la câțiva ani de la apariția lor, ceea ce, desigur, complică procesul de corectare.

Motivul evaluării nesigure poate exista incertitudine în evaluarea unei tranzacții comerciale la momentul comiterii acesteia.

Dezvoltarea relaţiilor de piaţă a dat naştere la o varietate de forme de relaţii contractuale. Apărarea intereselor lor în tranzacție, pe de o parte, și nevoia de a menține o politică flexibilă de prețuri pentru a supraviețui într-un mediu concurențial, pe de altă parte, obligă organizațiile să aplice diverse scheme la încheierea contractelor care fac tranzacția benefică pentru ambele părți. De exemplu, o organizație interesată să vândă un produs poate oferi clienților diverse reduceri în funcție de mărimea lotului de mărfuri achiziționat sau în funcție de termenii și formele de plată a mărfurilor. O organizație care nu este sigură că bunurile pe care le achiziționează în cadrul tranzacției pot fi vândute poate insista asupra condiției ca bunurile să poată fi returnate într-o anumită perioadă. Includerea unor astfel de condiții în contract poate duce la necesitatea ajustării tranzacțiilor comerciale reflectate anterior în contabilitate.

Motivul evaluării inexacte poate fi inexactitatea evaluării atunci când reflectă în contabilitate faptele condiționate ale activității economice din cauza lipsei unei cantități complete de informații despre tranzacția efectuată.

În practica contabililor, uneori apar situații când date eronate intră în registrul contabil sau raportarea.

Există anumite reguli pentru corectarea erorilor în contabilitate.

Reglementările contabile prevăd că nu sunt permise corecții nespecificate în documentele primare și registrele contabile. Îndreptarea erorii trebuie confirmată prin semnătura persoanelor care au semnat anterior documentul, indicând data corectării. Nu sunt permise corecții în numerar și documente bancare.

În documentele primare, eroarea se corectează prin tăierea cu atenție a numerelor eronate cu o linie subțire, astfel încât să poată fi citite cele scrise anterior. De asemenea, se fac corectii in registrele contabile inainte de inchiderea lunii si insumarea cifrelor de afaceri lunare. Îndreptarea unei erori din document se certifică prin semnătura contabilului care a efectuat această corectare.

Pentru corectarea erorilor care au fost descoperite după perioada de raportare (lună, trimestru, an), se folosesc alte metode. Într-o astfel de situație, nu mai este posibil să tăiați pur și simplu numerele greșite din jurnalul de comenzi și să scrieți altele noi, deoarece acest lucru va duce la necesitatea corectării cifrei de afaceri pentru acest jurnal de comenzi, ceea ce, la rândul său, va provoca o lanț de modificări în toate registrele contabile ale companiei. Modificări atât de numeroase pot duce la erori suplimentare.

Regulamentul privind contabilitate și raportare prevede că modificările situațiilor financiare referitoare atât la anul curent, cât și la anul trecut (după aprobarea acestora) se efectuează în situațiile întocmite pentru perioadă de raportare, în care s-au găsit distorsiuni ale datelor ei.

Adică, dacă o greșeală făcută în ianuarie este descoperită în mai, atunci toate modificările la cărți se fac în mai.

Pentru a remedia astfel de erori, se folosesc următoarele metode:

Afișări corecționale;

Storno roșu.

Afișări corecționale se fac atunci când devine necesar să se adauge sume pentru orice conturi. Se fac în mod obișnuit. Trebuie remarcat doar că postarea este de natură corectivă. Acest lucru se poate face certificat contabil, care va fi documentul principal pentru această operațiune.

Storno roșu folosit atunci când este necesară reducerea sumelor acumulate pe unele conturi. Această metodă constă în scrierea unei tranzacții „directe”, dar suma tranzacției se înregistrează cu semnul „minus”. În registre, astfel de numere sunt scrise cu roșu sau cuprinse între paranteze pentru a distinge semnul minus de semnul de punctuație liniuță. Când se însumează totalurile din jurnal, din totalul general se scad numerele roșii sau numerele dintre paranteze.

Aici este necesar să atragem atenția contabililor asupra faptului că înregistrările de storare se pot face doar în jurnalele de ordine. Nu sunt permise corecții în registrul general.

Dacă s-au găsit erori în rapoartele transmise pentru anii anteriori, atunci nu ar trebui să înlocuiți în secret vechile bilanţuri din biroul fiscal. Este necesar să se facă toate corecțiile necesare în contabilitatea perioadei curente și să le reflecte în raportarea perioadei curente.

Erorile făcute în contabilitate și necorectate în consecință, denaturează raportarea organizației și îngreunează evaluarea proprietății și a poziției financiare a organizației de către diverși utilizatori ai situațiilor contabile (investitori, proprietari ai întreprinderii, creditori, alte contrapărți etc. .). Corectarea la timp a greșelilor comise permite organizației să evite sancțiunile financiare din partea autorităților fiscale, deoarece majoritatea greșelilor afectează direct sau indirect cuantumul obligațiilor fiscale ale organizației.

Procedura de corectare a erorilor și consecințele acestora este în mare măsură determinată de natura erorii comise. În primul rând, din totalitatea erorilor care afectează obligațiile fiscale ale organizației, este necesar să se evidențieze așa-numitele erori tehnice.

Erori tehnice apar în pregătirea și calcularea plăților fiscale. Ele nu sunt reflectate direct în registrele contabile și nu sunt însoțite de nicio evidență contabilă, adică organizația reflectă în totalitate și în timp util operațiunile efectuate în registrele contabile.

Erorile tehnice, de regulă, sunt comise în declarațiile fiscale și, de fapt, reprezintă fie o eroare aritmetică în calcularea sumei plăților datorate bugetului, fie o eroare comisă la transferul datelor contabile în declarațiile fiscale (de exemplu, contabilul are linii confuze). Odată cu detectarea la timp a erorilor de acest fel, organizația nu creează niciun cont suplimentar. Cu toate acestea, aceste erori pot afecta informațiile reflectate în registrele contabile, deoarece ca urmare a acestora, de fapt, se modifică valoarea obligațiilor fiscale ale organizației și, în consecință, suma transferată la buget. Prin urmare, aceste erori sunt recunoscute drept infracțiune fiscală în modul general stabilit cu toate consecințele care decurg. Erorile tehnice includ și indicarea incorectă a detaliilor conturilor autorităților fiscale sau agenților fiscali la transferul sumelor corespunzătoare de impozit.

Erori contabile sunt permise ca urmare a reflectării incorecte a tranzacțiilor financiare și de afaceri în conturile contabile, adică aceste erori sunt făcute direct în registrele contabile. Astfel de erori pot fi împărțite în două grupuri.

Primul grup include erori care nu duc la supraevaluare sau subevaluare a elementelor impozabile. De exemplu, este o greșeală destul de comună să folosești conturi contabile diferite. creanțe: deci, în locul contului 60 „Decontări cu furnizori și antreprenori” se folosește contul 76 „Decontări cu diferiți debitori și creditori”, ceea ce reprezintă o încălcare a metodologiei contabile și poate duce la interpretarea incorectă a anumitor obiecte contabile.

Al doilea grup include erori care au ca rezultat supraevaluarea sau subestimarea elementelor impozabile. Cele mai frecvente erori aici sunt:

Atribuire nepotrivită costurile productiei cost sau rezultate financiare;

Subestimarea veniturilor din vânzări;

Reflectarea incorectă a tranzacțiilor în contabilitate cu încălcarea metodologiei, în urma căreia are loc o modificare a obiectelor de impozitare.

Erorile asociate cu încălcarea metodologiei contabile, care nu conduc la modificări ale obiectelor de impozitare, sunt relevate, de regulă, în timpul realizării unui audit; cu natura lor esenţială situațiile financiare organizația poate fi recunoscută ca fiind nesigură.

În cazul în care contribuabilul descoperă în declarația fiscală depusă de acesta că informațiile nu sunt reflectate sau incomplete, precum și erori care conduc la o subestimare a sumei impozitului de plătit, contribuabilul este obligat să efectueze completările și modificările necesare declarației fiscale. . Această prevedere este generală, adică se aplică tuturor tipurilor de erori, atât contabile, cât și tehnice, și se aplică indiferent de cine și în ce condiții a relevat eroarea.

Autoritățile fiscale, după ce au descoperit în cursul unui audit documentar al registrelor contabile, erori care conduc la subestimarea sau ascunderea obiectelor impozabile, pe baza Codului Fiscal al Federației Ruse trageți organizația responsabilă prin aplicarea următoarelor măsuri:

Transferul impozitelor datorate bugetului;

Amenda, al cărei cuantum este stabilit prin articole separate ale Codului fiscal al Federației Ruse, în funcție de tip infractiune fiscala;

Colectarea de penalități de la un contribuabil în caz de întârziere a plății impozitului în termenul prevăzut în valoare de o trei sutimi din rata de refinanțare a Băncii Rusiei, în vigoare pentru acest moment, dar nu mai mult de 0,1% pe zi pentru fiecare zi de întârziere, începând cu data scadentă pentru plata sumei întârziate. Această măsură este introdusă de art. 75 din Codul Fiscal al Federației Ruse.

Penalitățile nu mai sunt sancțiuni financiare și nu sunt considerate o răspundere a contribuabilului.

În cazul în care contribuabilul în mod independent și în timp util înainte de auditul de către autoritatea fiscală a identificat erori, în urma cărora sumele impozitelor și a altor plăți obligatorii nu au fost achitate la buget sau nu au fost achitate integral și în modul prescris, efectuate corecții la situațiile financiare, la calculul impozitelor și plăților, efectuate plata sumelor datorate, erorile comise nu constituie încălcări fiscale. În astfel de cazuri, de la contribuabil pentru întârzierea plății impozitelor și a altor plăți obligatorii nu se vor percepe dobânzi penalizatoare.

Un contribuabil este scutit de aplicarea sancțiunilor, adică a penalităților bănești (amenzi), dacă se face o cerere de completare și modificare a declarației fiscale:

Înainte de data expirării depunerii acestuia;

După expirarea termenului de depunere a declarației fiscale, dar înainte de expirarea termenului de plată a impozitului și până la momentul în care contribuabilul a aflat despre descoperirea de către organul fiscal a încălcărilor sau numirea unui control fiscal la fața locului;

După expirarea termenului de depunere a declarației fiscale și a termenului de plată a impozitului, dar înainte de momentul în care contribuabilul a aflat despre descoperirea de către organul fiscal a încălcărilor sau despre numirea unui control fiscal la fața locului, după ce a plătit o sumă insuficientă de impozit și dobândă.

Astfel, aplicarea sau neaplicarea penalităților pentru identificarea unei erori într-o declarație fiscală este influențată de termenele de depunere a cererii de descoperire a acestora și de plata efectivă, și nu de natura erorii, în urma căreia s-a produs. o subestimare a impozitului de plătit la buget.

În cazul în care contribuabilul a identificat în mod independent o eroare tehnică în declarație, în orice zi de la descoperirea erorii, acesta depune un calcul suplimentar de impozit la fisc. Eroarea tehnică dezvăluită se corectează fără înregistrări contabile suplimentare, însă, dacă această eroare a presupus o subestimare a obiectului impozabil sau o întârziere a transferului sumelor de impozit, plăți suplimentare, în special penalități, iar înregistrările contabile corespunzătoare vor fi efectuate de către contribuabil.

Corectarea datelor de raportare atât pentru anul curent, cât și pentru anul trecut (după aprobarea acestora) se face în situațiile financiare întocmite pentru perioada de raportare, în care s-au constatat denaturări ale datelor acesteia, iar corecțiile datelor pentru perioada de raportare (trimestru). , de la începutul anului).

Înregistrările corective în contabilitate pot fi efectuate în următoarele moduri:

Cel mai frecvent este modul în care suma incorectă detectată este inversată și se face introducerea corectă. De regulă, acest lucru se aplică în cazul în care organizația a fost aprobată erori la înregistrarea tranzacțiilor în conturile contabile(corespondența incorectă a conturilor). Această metodă este utilizată în principal pentru corectarea erorilor din perioada curentă (anul). În această situație, vorbim de an, întrucât multe impozite sunt plătite pe bază de angajamente de la începutul anului;

Dacă se comite o eroare când reflectarea sumei tranzacției, apoi, în primul rând, puteți folosi metoda menționată mai sus; în al doilea rând, este permis să se arunce intrare suplimentară pentru o sumă care nu a fost reflectată în conturile contabile sau a fost reflectată într-o sumă mai mică decât cea cerută;

Generalizarea Conturi, în urma cărora informațiile sunt reflectate în registrele contabile ale organizației, așa cum ar fi în cazul reflectării corecte inițiale a tranzacțiilor. Această metodă de corectare este utilizată, de regulă, la găsirea erori contabile ale perioadelor de raportare anterioare (ani).

Procedura de corectare a erorilor care afectează obligațiile fiscale nu depinde de cine a identificat eroarea. În timpul verificării documentare se vor aplica sancțiuni financiare (amenzi) întreprinderii care încalcă.

Inventar reprezintă o anumită succesiune de acțiuni practice pentru confirmarea documentară a prezenței, stării și evaluării proprietăților și obligațiilor organizației pentru a asigura acuratețea datelor contabile și de raportare. Contribuie la implementarea funcției de control a contabilității, permițând identificarea cazurilor de scădere nejustificată a capitalului unei entități economice investite în diverse tipuri de proprietăți (active).

Baza oricărui inventar este o verificare completă sau aleatorie a disponibilității efective a valorilor materiale, a drepturilor de proprietate și a obligațiilor de către forțele unei comisii special create în organizație. Există două tipuri de verificări: naturale și documentare.

În verificarea naturală (numită și reală) se determină numărul, cântărirea și măsurarea obiectelor observate. De regulă, astfel de verificări sunt efectuate asupra stocurilor, formelor de documente de raportare stricte, mijloacelor fixe și numerarului.

În timpul verificării documentare, organizația are drepturi de proprietate (imobilizări necorporale, cheltuieli amânate, conturi de încasat etc.), iar obligațiile financiare sunt confirmate direct prin documente.

Ca parte a unei verificări documentare, se distinge uneori o verificare contabilă sau contabilă, care este o comparație a înregistrărilor direct în registrele contabile (de exemplu, la realizarea unui inventar al sumelor de amortizare acumulată, rezerve estimate).

Inventarul anual obligatoriu ar trebui să acopere toate tipurile de proprietăți și pasive fără excepție. Actele de reglementare prevăd o procedură specială pentru implementarea acesteia, conform rezultatelor inventarierii, se precizează datele contabile. Prin urmare, inventarul anual obligatoriu nu poate fi înlocuit cu nicio procedură similară extern - audit intern sau extern, audit al activităților financiare și economice (deși cu o cantitate nesemnificativă de proprietate și obligații ale organizației, responsabilitățile comisiei de inventariere pot fi atribuite comisia de audit).

Inventarul anual obligatoriu al proprietăților și pasivelor organizației trebuie să fie început nu mai devreme de 1 octombrie a anului de raportare și finalizat înainte de finalizarea acestuia.

Etapele sale principale în legătură cu funcțiile serviciului de contabilitate în procesul de inventariere sunt prezentate în tabel. 4.

Tabelul 4

Inventarierea anuală obligatorie începe de la data stabilită prin ordin al conducătorului organizației. Responsabilitatea pentru realizarea inventarierii revine comisiei permanente de inventariere. Cu o cantitate semnificativă de proprietăți și obligații, prin ordin al șefului organizației, se pot crea comisii de inventar de lucru. De asemenea, este recomandabil să le creăm dacă organizația are divizii separate (sucursale și reprezentanțe) sau operează pe o arie largă (în organizatii de constructii, la întreprinderile agricole, la întreprinderile din industria lemnului etc.). Documentele de reglementare nu interzic direct includerea reprezentanților organizațiilor terțe (auditori, evaluatori, experți) în comisii pentru a forma rezultate de inventar sănătoase și de încredere din punct de vedere economic. O anexă la ordin poate fi un plan de inventariere, care determină momentul încheierii inventarierii obiectelor individuale și durata fiecărei etape, delimitează responsabilitățile între comisiile de lucru.

Pe pregătitoare la etapa, persoanele responsabile material transfera comisioanele la venit si documente de cheltuieli conform rapoartelor (registrelor), care servesc drept bază pentru ca departamentul de contabilitate să determine soldurile corespunzătoare pe conturile contabile la data inventarierii. Completitudinea transferului documentelor primare este confirmată de chitanțele persoanelor indicate, precum și ale deținătorilor de sume contabile sau împuterniciri de primire a bunurilor materiale.

Instruire organizatorica si metodologica efectuarea unui inventar constă în elaborarea documentelor interne de reglementare – instrucțiuni, reguli etc., care reglementează activitățile comisiilor în fiecare etapă.

Instrucțiunile pot conține:

Metode specifice pentru efectuarea unui inventar, o descriere a acțiunilor membrilor comisiilor de lucru atunci când se verifică prezența și starea obiectelor individuale;

Procedura de obținere a confirmării acreditărilor de către contrapărți - furnizori, cumpărători, bănci, organe fiscale etc.;

Procedura de soluționare a creanțelor la munca comisiilor de inventariere;

Formulare standard ale documentelor contabile primare pentru înregistrarea rezultatelor inventarului, elaborate de organizație în mod independent.

A doua etapă a inventarierii este naturalși verificare documentară disponibilitatea reală a proprietății și obligațiilor. Acestea se realizează de către comisii în mod colegial: absența a cel puțin unui membru al comisiei servește drept bază pentru recunoașterea rezultatelor inventarierii ca invalide.

Principala formă de documentație primară pentru înregistrarea rezultatelor inventarului natural este o listă de inventar, documentar - un act de inventar.

Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea tranzacțiilor cu numerar, pentru înregistrarea rezultatelor inventarului” a aprobat 6 tipuri de formulare de inventar și 8 forme standard de actul. În prezent, nu există forme standard (acte) de inventar investitii financiare, fonduri fără numerar, rezerve pentru cheltuieli și plăți viitoare, rezerve estimative și o serie de alte obiecte, organizațiile trebuie să le dezvolte pe cont propriu, ceea ce reduce analiticitatea informațiilor contabile.

În inventare (acte), nu este permisă lăsarea rândurilor goale, la finalul inventarului, persoanele responsabile material trebuie să semneze, confirmând faptul inspecției în prezența acestora, precum și absența pretențiilor împotriva membrilor. a comisionului si acceptarea bunului inscris in inventar spre pastrare.

Se efectuează, de regulă, verificări naturale și documentare cu inventar anual obligatoriu, metoda continua... Acest proces este destul de laborios, dar documentele de reglementare actuale permit utilizarea unor metode simplificate de inventariere doar în câteva cazuri. De exemplu, este permis un eșantion de inventar al valorilor materialelor stocate în ambalajele intacte ale furnizorilor.

Etapa taxiului constă în înscrierea în inventarele (actele) a valorilor bănești\u200b\u200bobinelor și obligațiilor conform datelor documentelor primare și contabilității. În această etapă, modificările estimărilor de valoare cauzate de modificări ale proprietăților fizice, funcționale și alte proprietăți ale articolelor de stoc nu sunt luate în considerare. Masa 5 prezintă o listă aproximativă a documentelor primare și a registrelor contabile care conțin date privind evaluarea istorică a proprietăților și pasivelor și utilizate la completarea coloanelor corespunzătoare de stocuri (acte) pentru formularul de ordine jurnal de contabilitate (Tabelul 5).

Tabelul 5.Documente care conțin informații despre valoarea proprietăților și obligațiilor

* Nu există formulare unificate, documentele sunt elaborate de organizație în mod independent.

** Numerotarea revistelor și declarațiilor de comandă este dată în conformitate cu scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 24 iunie 1992 nr. 48.

*** La contabilizarea stocurilor la prețuri reduse.

Etapa comparativ-analitică a inventarului vă permite să confirmați estimările existente ale obiectelor contabile. Nevoie de clarificare deviz contabil anumite tipuri de proprietăți și pasive este asociată în primul rând cu discrepanțe relevate între valorile indicatorilor conform datelor contabile și valorile efective ale acestora, confirmate în timpul inventarierii. Abaterile calculate se înregistrează direct în actele de inventar sau la însumarea rezultatelor verificării în natură în extrasele de colare. În plus, este posibilă o ajustare a estimărilor în următoarele cazuri:

Modificări ale prețurilor reglementate de guvern atunci când evaluarea este efectuată la aceste prețuri (de exemplu, la stabilirea unor noi estimări și preturile de vanzare pentru pietre prețioase);

Schimbări de curs moneda straina dacă valoarea proprietății sau pasivelor este exprimată în valută;

Modificări ale sumei conturilor de încasat sau de plătit la utilizarea unităților monetare convenționale în calcule;

Deteriorarea caracteristicilor calitative ale proprietății organizației (deteriorarea fizică sau morală, scăderea prețurilor de piață etc.);

Prezența în structura conturilor de creanță a unor sume care nu pot fi primite integral din cauza insolvenței debitorilor.

Comisia de inventariere trebuie să identifice motivele necesității de a face înregistrări clarificatoare în registrele contabile și să propună modalități de reflectare a acestora în contabilitatea rezultatelor inventarierii. Aici este important să se stabilească dacă în organizație există persoane responsabile financiar pentru siguranța valorilor, să se determine cuantumul acestei responsabilități, să se analizeze posibile modalități de revendicare a creanțelor îndoielnice (prin transfer de datorii, tranzacții de barter etc.) . Cu privire la faptele de formare a excedentelor sau lipsurilor de valori materiale, este necesar să se obțină explicații detaliate de la persoanele responsabile.

Propunerile comisiilor de inventariere pe baza rezultatelor etapei analitice comparative sunt sintetizate in situatia de contabilitate a rezultatelor relevate de inventariere. Pe etapa finală declaraţia de inventariere se semnează de către şeful şi contabilul-şef al organizaţiei concomitent cu emiterea unui ordin (instrucţiune) privind aprobarea rezultatelor inventarierii. Ordinul servește drept bază pentru efectuarea înregistrărilor relevante în registrele contabile cu cifrele de afaceri finale pe luna decembrie. Materialele lucrării comisiilor sunt transferate la departamentul de contabilitate al organizației, unde sunt depozitate cel puțin 5 ani.

În prezent, există inventare ale acelor tipuri de proprietăți și obligații pentru care nu au fost elaborate forme unificate de inventare (acte).

Inventarierea fondurilor fără numerar

Verificarea fondurilor fără numerar constă în compararea datelor contabile și a soldurilor documentare ale fondurilor organizației la decontare, valutar și conturi speciale (acreditive, decontări prin cecuri etc.), precum și a transferurilor în tranzit. Caracteristici ale utilizării fiecăruia cont bancar organizațiile, de regulă, sunt stabilite în acordul de deschidere. Aceste caracteristici includ:

Tipul contului bancar (rubla, valuta);

Tipul de cont - specificul tranzacțiilor efectuate în cont (tranzacții curente - cont curent, creditarea veniturilor din comerțul exterior - cont valutar de tranzit, formare capitalul autorizat- cont de economii etc.);

Utilizator de cont - direct o organizație, o subdiviziune separată, un oficial specific;

Starea contului la data inventarierii (conturi funcționale, conturi blocate).

Aceste informații ar trebui să se reflecte în actul de inventariere a fondurilor fără numerar (Tabelul 6).

Tabelul 6.Fișă de lucru pentru actul de inventariere a fondurilor fără numerar

Inventarierea investițiilor financiare

O verificare naturală a investițiilor financiare este posibilă dacă organizația deține titluri documentare. Rezultatul este reflectat în lista de inventar. La realizarea bilanțului componentelor rămase ale investițiilor financiare este posibilă doar verificarea documentară, care se realizează pe tip de investiție (în contextul tipurilor hârtii valoroase) și emitenții individuali, indicând în act denumirea, seria, numărul, valoarea nominală și costurile efective de achiziție, datele de scadență și suma totală a fiecărui tip de investiție. O anumită dificultate în verificare este reconcilierea soldurilor sumelor înregistrate în conturile contabile corespunzătoare cu datele din situațiile organizațiilor de depozitare care țin evidența disponibilității și mișcării valorilor mobiliare aparținând organizației. Acest lucru se datorează faptului că depozitarilor le place participanți profesioniști piața valorilor mobiliare poate reevalua valorile mobiliare deținute de clienți atunci când cotația se schimbă la bursa de valori, iar participanții neprofesioniști (investitorii) ar trebui să țină evidența costurilor reale de cumpărare a valorilor mobiliare. Prin urmare, evaluarea obiectelor de către organizație și depozitar va diferi. În acest sens, este necesară reconcilierea datelor privind numărul de valori mobiliare aflate în depozit. Pentru a face acest lucru, este recomandabil să se întocmească o fișă de lucru pentru actul de inventariere a investițiilor financiare (Tabelul 7).

Tabelul 7.Fișă de lucru pentru Legea privind inventarul investițiilor financiare

Inventar investitii de capital

Particularitatea inventarierii acestui tip de proprietate se datorează faptului că contul 08 „Investiții de capital” ia în considerare costurile de creare (achiziționare) a diverselor elemente contabile - active fixe, active necorporale, valori mobiliare. Prin urmare, un inventar al unei astfel de proprietăți ar trebui efectuat în următoarele direcții:

Constructii de obiecte de mijloace fixe;

Achiziționarea elementelor de imobilizări;

Achiziționarea imobilizărilor necorporale;

Achizitie de valori mobiliare.

Pentru a obține date fiabile, este necesar să se efectueze atât o verificare naturală a instalațiilor în construcție, cât și o verificare documentară a costurilor de construcție.

Actul reflectă prezența fiecărui obiect în construcție și volumul efectiv finalizat al lucrărilor de construcție și instalare, care, de regulă, se determină cu ajutorul unei măsurători de control. Rezultatul măsurării de control este comparat cu datele din documentația de proiectare și deviz, certificate ale costului lucrărilor efectuate și costuri (f. nr. KS-3), precum și cu jurnalul general de lucru (f. nr. KS -6), care este întreținut de producătorul lucrărilor de construcții.

Ca document primar pentru înregistrarea rezultatelor unui inventar al construcțiilor în curs de desfășurare, se poate utiliza o declarație de inventar al reparațiilor neterminate ale mijloacelor fixe (formular nr. INV-10) cu modificări minore ale textului.

Inventarierea investițiilor în obiecte individuale ale mijloacelor fixe este asociată atât cu verificarea disponibilității și stării acestora, cât și cu determinarea gradului de pregătire pentru funcționare. În cazul în care obiectul este efectiv dat în exploatare, dar continuă să fie cotat pe subcontul 08-4 „Achiziție de active fixe”, organizația, pe de o parte, are un obiect de impozit pe proprietate necontabil din momentul în care a fost efectiv pus în funcțiune, pe de altă parte, costul -pentru absenţă taxele de amortizare pentru acest obiect.

În același timp, întrucât unitatea de contabilitate a mijloacelor fixe este un obiect de inventar, care poate fi un complex separat de elemente articulate structural, este posibil ca investițiile de capital să includă obiecte capabile să îndeplinească în mod independent anumite funcții, dar destinate a fi incluse în complexul fiind creat. Pregătirea potențială pentru funcționarea unor astfel de instalații nu este un motiv pentru includerea lor în activele fixe.

La identificarea obiectelor pentru care în registrele contabile nu există date sau sunt incorecte, comisia trebuie să înscrie în inventar informaţiile corecte şi indicatorii tehnici pentru aceste obiecte.

Caracteristicile de mai sus ar trebui să se reflecte în actul de inventariere a investițiilor de capital în achiziționarea de elemente individuale de active fixe (Tabelul 8).

Tabelul 8.Fișă de lucru pentru actul de inventariere a investițiilor de capital în achiziționarea de elemente individuale de active fixe

Prezența soldului organizației pe subcontul 08-5 „Achiziția imobilizărilor necorporale” este de obicei asociată cu procesul neterminat de înregistrare a drepturilor de proprietate asupra unui anumit obiect în conformitate cu cerințele legislației în vigoare. De exemplu, o organizație a dezvoltat (in mod independent sau cu asistența unui contractant) o marcă comercială. Costurile dezvoltării sale sunt luate în considerare pe subcontul 08-5 înainte de a primi un certificat de înregistrare a unei mărci la Agenția Rusă pentru Brevete și Mărci. Motivul imposibilității reflectării costurilor efective de achiziție a imobilizărilor necorporale direct în contul 04 „Imobilizări necorporale” trebuie indicat în actul de inventariere (Tabelul 9).

Tabelul 9.Fișă de lucru pentru actul de inventariere a investițiilor de capital în achiziția de imobilizări necorporale

Atunci când faceți un inventar al costurilor de achiziție a valorilor mobiliare, trebuie să vă asigurați că acestea sunt corecte și complete și să identificați discrepanțe între datele contabile și documentele care confirmă aceste costuri. Discrepanțele sunt posibile atât din cauza nepotrivirii estimărilor valorice (date cantitative) privind tranzacțiile cu valori mobiliare, cât și din cauza atribuirii eronate a costurilor altor obiecte. Pentru a oficializa rezultatele inventarierii acestor costuri, este nepotrivit să se utilizeze forma actului utilizat în inventarierea investițiilor financiare, completând-o cu informații despre vânzătorii de valori mobiliare și detaliile acordurilor relevante.

Inventarierea rezervelor estimative și a rezervelor pentru cheltuieli și plăți viitoare

La realizarea inventarierii acestui tip de obligații este necesară verificarea operațiunilor atât pentru acumulare, cât și pentru utilizarea rezervelor. În același timp, control contabil utilizarea rezervelor.

Forme aproximative fisa de lucru la actul de inventariere a rezervelor estimative și a rezervelor pentru cheltuieli și plăți viitoare sunt date în tabel. zece.

Tabelul 10.Fișă de lucru la actul de inventariere a rezervelor estimate și a rezervelor pentru cheltuieli și plăți viitoare

Calculul rezervelor pentru creanțe dubioase este combinat cu un inventar al decontărilor cu debitorii. Întrucât rezerva de creanțe îndoielnice este creată pe baza unui inventar al conturilor de creanță, este indicat în actul de inventariere a decontărilor cu debitorii să se înregistreze creanțele dubioase direct în timpul auditului (Tabelul 11).

Inventarul este conceput pentru a se asigura că se reflectă în bilanț doar obiecte cu adevărat disponibile, și nu sunt contabilizate în conturi, dar absente în timpul verificării. Cu toate acestea, la anularea proprietății lipsă și la înregistrarea proprietății neînregistrate anterior, trebuie să fiți atenți, deoarece identificarea unui obiect pentru care nu există date în registrele contabile nu poate servi drept bază suficientă pentru înscrierea acestuia în bilanţ. În acest caz, organizația trebuie să fie ghidată de procedura de dobândire a dreptului de proprietate asupra lucrurilor fără proprietar. În schimb, simplul fapt al absenței unui obiect (de exemplu, ca urmare a furtului) nu duce la pierderea proprietății organizației asupra acestui obiect.

Tabelul 11.Fișă de lucru pentru inventarierea creanțelor

Dacă, conform rezultatelor inventarierii, se evidențiază un surplus de proprietate înregistrat în conturi, organizația are un obiect suplimentar de impozit pe proprietate. În ciuda faptului că rezultatele inventarierii anuale obligatorii sunt reflectate în bilanțul contabil de la 1 ianuarie, conform autorităților fiscale, baza de calcul a impozitului pe proprietate trebuie majorată de la data la care bunul specificat ar fi trebuit să fie înregistrat în registre contabile si reflectate in activul bilantului. Dacă această dată poate fi stabilită în funcție de datele documentelor primare, atunci dacă se constată erori (distorsiuni) în calculul bazei de impozitare aferente perioadelor de raportare anterioare, în perioada curentă de raportare, obligațiile fiscale sunt recalculate pentru perioada de la data s-a făcut o greșeală. Și numai dacă este imposibil să se determine perioada specifică în care proprietatea ar fi trebuit să fie valorificată, obligația fiscală provine de la organizație în perioada curentă de raportare.

Costul mijloacelor fixe, materialelor care au căzut în paragină nu reduce baza de impozitare a impozitului pe proprietate până în perioada în care va fi documentată anularea acestora, adică o indicație în stocuri că este imposibilă utilizarea în continuare a proprietatea în scopul propus nu poate servi drept bază pentru excluderea acestei proprietăți din structura obiectului impozitării.

Înainte de a depune documentele spre depozitare și în arhiva întreprinderii, acestea trebuie pregătite corespunzător.

Documentele primare omogene ar trebui să fie formate în Afaceri.În acest caz, în cauză trebuie depuse înscrisuri care în partea lor de fond corespund cu titlul cauzei.

La formarea cazurilor, trebuie îndeplinite următoarele cerințe:

1) documentele de păstrare permanentă și temporară trebuie grupate separat în dosare;

2) originalele trebuie separate de copii;

3) planuri și rapoarte anuale - de la trimestrial și lunar;

4) la dosar trebuie inclusă câte o copie a fiecărui document.

Fiecare document introdus la dosar trebuie întocmit în conformitate cu cerințele standardelor de stat și ale altor reglementări.

Documentele din aceeași perioadă sunt grupate într-un dosar - o lună, un trimestru, un an calendaristic, cu excepția cazurilor transferabile (de exemplu, dosarele personale care nu sunt închise la sfârșitul anului calendaristic). Dacă în dosar există documente de câteva luni, lunar se despart prin foi de hârtie care indică luna.

Dosarul trebuie să conțină cel mult 250 de coli cu o grosime de cel mult 4 cm.

Anexele la documente, indiferent de data aprobării sau întocmirii acestora, se anexează la documentele la care se referă.

Există anumite reguli pentru gruparea cazurilor după tip și cronologie. Cartele, regulamentele, instrucțiunile aprobate prin acte administrative sunt anexe la acestea și sunt grupate împreună cu aceste documente... Comenzile pe activitate principală sunt grupate separat de comenzile pe personal; copiile originale ale comenzilor pentru activitatea principală sunt sistematizate și clasate în dosare împreună cu anexe în ordinea numerelor acestora. Documentele pentru comenzile pentru activitatea principală sunt grupate și depuse separat.

Comenzi de personal sunt grupate în Afaceriîn conformitate cu perioadele de păstrare stabilite. Documentele care stau la baza emiterii unui ordin asupra personalului sunt depuse in dosarele personale ale salariatilor sau formeaza un caz independent de atasamente la aceste ordine.

Planificatși documente contabile sunt stocate în dosarele anului la care se referă în conținutul lor, indiferent de momentul în care au fost întocmite sau de data primirii.

Documentele din rapoarte trebuie aranjate într-o anumită succesiune. De exemplu, documentele de raportare activitati financiareîntreprinderea, formată dintr-un bilanţ, o notă explicativă şi anexe la acesta, se dispun în următoarea ordine: o notă explicativă la raport, apoi bilanţul şi la final - anexele. Conturile personale ale angajaților întreprinderii pentru salarii sunt grupate în cazuri independente și sunt aranjate în acestea în ordinea alfabetică a numelor de familie. Procesele-verbale ale ședințelor consiliului colectivului de muncă sau ale adunărilor acționarilor întreprinderii sunt grupate după cronologia și ordinea numerelor. Documentele pregătite pentru ședință sunt plasate după procesul-verbal în succesiunea examinării problemelor.

Corespondența este grupată pe un an calendaristic și sistematizată în ordine cronologică: documentul de răspuns este plasat în spatele documentului de solicitare. Recenziile, rapoartele, actele, certificatele și alte documente care reflectă conținutul principal al activităților întreprinderii sunt grupate într-un singur caz, cu condiția ca acestea să se refere la aceeași problemă.

Dosarele de documente sunt împletite. Pe Pagina titlu denumirea întreprinderii (instituție, organizație), denumirea și numărul de ordine în caz de la începutul anului, perioada de raportare (an, lună), numărul decontului, numărul total de foi în caz, sunt indicate termenul de valabilitate al carcasei.

Codul Fiscal al Federației Ruse a stabilit perioada de păstrare a documentelor legate de calcularea și plata impozitelor pe trei ani calendaristici. Cu toate acestea, există termeni speciali stocarea documentelor stabilite prin alte acte normative care se aplică în punerea în aplicare a controlul statului de către Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei, fonduri extrabugetareși alte organisme autorizate.

În conformitate cu Legea federală „Cu privire la contabilitate”, organizațiile sunt obligate să păstreze documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare pentru perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor de arhivă de stat.

După expirarea perioadelor de depozitare stabilite de legislația în vigoare în organizație, acestea sunt supuse transferului spre depozitare în Fondul de arhivă al Federației Ruse.

Fondul de arhivă este format din două părți:

1) partea de stat căreia documentele fac obiectul transferului obligatoriu intreprinderi de stat, instituții, organizații;

2) partea neguvernamentală, unde documentele organizațiilor neguvernamentale (corporații, asociații, societățile pe acțiuni etc.). Transferul documentelor către partea nestatală a Fondului de arhivă al Federației Ruse nu este obligatoriu și se efectuează pe baza unui acord (contracte) între organele Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei și proprietarii documentelor. .

Lista stabilește perioadele de păstrare a documentelor pentru întreprinderi, instituții și organizații de două categorii. Prima include organizații ale căror documente sunt depuse la partea de stat a Fondului de arhivă al Federației Ruse. A doua categorie include organizațiile ale căror documente constituie o parte non-statală a Fondului de arhivă al Federației Ruse.

Pentru organizațiile aparținând categoriei a doua, se stabilesc următoarele perioade de păstrare a documentelor:

1) rapoarte contabile și bilanțuri ale organizațiilor:

Anual consolidat - 10 ani;

Anual - 10 ani;

Trimestrial - 3 ani;

2) solduri de transfer, divizare, lichidare - 10 ani;

3) conturile personale ale lucrătorilor și angajaților - 75 de ani;

4) registre contabile (registru general, jurnale de comenzi etc.) - 3 ani.

Serviciul Federal de Arhive al Rusiei (Rosarkhiv) este organul executiv federal responsabil de reglementarea de stat în domeniul afacerilor arhivistice și controlul conservării, achiziționării și utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse.

Documentele părții de stat a Fondului de arhivă al Federației Ruse sunt stocate în instituțiile din Rosarkhiv, muzee de stat, biblioteci etc. Aceste documente, precum și cărțile de referință ale acestora, sunt puse la dispoziție de toate persoanele juridice și persoanele fizice. .

Organizațiile ale căror documente se referă la partea non-statală a Fondului de arhivă al Federației Ruse trebuie să își asigure, pe cont propriu, depozitarea permanentă în arhive sau divizii structurale special create în acest scop. Aceste documente nu pot fi distruse fără acordul organismelor și instituțiilor din Rosarkhiv.

Trebuie remarcat faptul că documentele organizațiilor formate în procesul de privatizare a statului și întreprinderile municipale, stocate până acum în aceste organizații, sunt proprietatea statului... Astfel de documente nu sunt supuse privatizării și trebuie depuse la prima solicitare a arhivei.

La cererea organismelor din Rosarkhiv, organizațiile care stochează documente din partea nestatală a Fondului de arhivă al Federației Ruse prezintă informații despre fondurile și documentele lor în scopul înregistrării lor de stat.

Organizațiile pot transfera documente în proprietatea statului pentru depozitare în instituțiile din Rosarkhiv, muzeele și bibliotecile de stat. Documentele sunt transferate instituțiilor din Rosarkhiv în cazul lichidării organizației în absența succesorilor legali. În cazul unei reorganizări a întreprinderii, deținătorii documentelor nu sunt obligați să le transfere spre păstrare în arhivă. Documentele trebuie însă predate cesionarului în baza actului de transfer sau, la cererea organizației, predate arhivei. În cazul în care proprietarul sau locul de depozitare a documentelor se schimbă, organele din Rosarkhiv trebuie să fie notificate cu privire la noul proprietar sau la locul de depozitare ulterioară a acestor documente.

În legătură cu creșterea incidenței încălcărilor legislației arhivistice, cerințele impuse de autoritățile de înregistrare asupra actelor constitutive au devenit mai stricte. Astfel, într-o serie de entități constitutive ale Federației, autoritățile locale adoptă reglementări care le obligă să includă obligații de desfășurare a lucrărilor de arhivă în statutul întreprinderilor înregistrate. În acest caz, statutul organizației ar trebui să conțină aproximativ următoarea prevedere: „Întreprinderea, în vederea implementării politicii sociale, economice și fiscale de stat, este responsabilă de siguranța documentelor (management, financiar și economic, personal etc.) .); asigură transferul acestora în cazurile prevăzute de legislaţia în vigoare pentru depozitarea de stat. Absența acestor prevederi în statutul întreprinderilor poate fi considerată ca neconcordanță a actelor constitutive cu cerințele legii, drept urmare întreprinderea poate fi refuzată. înregistrare de stat... În acest sens, la întocmirea actelor constitutive, vă recomandăm să acordați atenție reglementărilor autorităților locale.

Pentru a organiza lucrările de distrugere a documentelor în organizații, sunt create comisii de experți, care includ angajați ai diviziilor structurale conduse de unul dintre angajații de conducere ai organizației, precum și reprezentanți ai unei instituții de arhivă.

Comisiile de expertiză împreună cu arhiva stabilesc procedura de selectare a documentelor pentru păstrare și distrugere, organizează examinarea valorii documentelor și urmăresc implementarea acesteia, punând accent pe documentele ce urmează a fi transferate la arhivele statului.

Este necesar să se descrie toate documentele care sunt selectate de comisia de experți pentru depozitare. Este posibil ca o organizație să distrugă documente (cele care nu pot fi transferate la Fondul de Arhivă) numai dacă inventarul este aprobat de autoritatea arhivistică. În acest caz, se întocmește un act și se aprobă de către șeful organizației.

De menționat că, fără acordul autorităților Rosarkhiv, organizația poate distruge doar acele documente care nu ar trebui predate arhivei și a căror nevoie practică a dispărut, iar perioadele de stocare au expirat. Dacă a existat o instrucțiune din partea autorității executive de a coordona distrugerea documentelor cu o organizație superioară, atunci actele asupra documentelor care urmează să fie distruse trebuie trimise pentru a fi luate în considerare acestei organizații.

Documentele selectate pentru distrugere ar trebui să fie predate organizațiilor implicate în achiziționarea de materii prime secundare în scopul prelucrării în fabricile de hârtie. Reutilizarea acestor documente este interzisă. Livrarea documentelor se întocmește prin bonuri de livrare.

Trebuie menționat că distrugerea documentelor cu o perioadă de păstrare specificată pentru documente sau fără aprobarea prealabilă de către autoritatea arhivistică a inventarelor documentelor de depozitare permanentă (numai pentru organizațiile care transferă documente în arhivele de stat) este ilegală și atrage răspunderea în modul prevăzut de lege.

Organismele și instituțiile Serviciului Federal de Arhivă al Federației Ruse sunt obligate să acorde asistență metodologică organizațiilor în conservarea, achiziționarea și utilizarea arhivelor, dacă a existat o solicitare din partea proprietarului documentelor. Fiecare entitate constitutivă a Federației Ruse asigură propria sa structură de arhive; în plus, majoritatea entităților constitutive ale Federației Ruse au adoptat legi sau reglementări privind fondurile de arhivă ale entităților constitutive ale Federației Ruse. De remarcat că arhiva trebuie să fie înregistrată în mod corespunzător și dotată cu competențe corespunzătoare, ceea ce este de cele mai multe ori omis. Există o astfel de problemă precum furnizarea de servicii pentru distrugerea documentelor către organizații de către structuri private, care, de regulă, nu sunt autorizate să efectueze astfel de acțiuni și inventarele pentru distrugerea documentelor certificate de sigiliul unor astfel de întreprinderi. sunt invalide.

Astfel, legislația stabilește termenul și condițiile de păstrare a documentelor care alcătuiesc fondul arhivistic, precum și procedura de distrugere a acestora. Controlul asupra siguranței documentelor aferente fondului arhivistic se realizează de către organele de conducere ale afacerilor arhivistice. În conformitate cu reglementările entităților constitutive ale Federației Ruse în majoritatea regiunilor, în cazul încălcării legislației arhivistice, organismele autorizate au dreptul de a impune sancțiuni administrative organizațiilor sub forma unei amenzi. De asemenea, organele de conducere arhivistice au dreptul de a depune cercetări corespunzătoare organelor de urmărire penală. Totuși, inițierea unui dosar penal sau a unei proceduri pentru încălcări administrative pe baza pierderii (neconservării) documentelor este posibilă numai în cazuri strict limitate.

Legea federală „Cu privire la contabilitate” stabilește că contabilitatea este un sistem ordonat pentru colectarea, înregistrarea și rezumarea informațiilor în termeni monetari despre proprietatea, pasivele organizațiilor și mișcarea acestora prin contabilitatea continuă și documentară a tuturor tranzacțiilor comerciale. În conformitate cu prezenta lege, principalele sarcini ale contabilității sunt:

Formarea de informații complete și de încredere despre activitățile organizației și starea proprietății acesteia, necesare utilizatorilor interni ai situațiilor financiare - manageri, fondatori, participanți și proprietari ai proprietății organizației, precum și investitori externi, creditori și alți utilizatori ai situațiilor financiare ;

Furnizarea de informații necesare utilizatorilor interni și externi ai situațiilor financiare pentru a monitoriza conformitatea cu legislația Federației Ruse în organizarea operațiunilor comerciale și fezabilitatea acestora, prezența și circulația proprietăților și obligațiilor, utilizarea resurselor materiale, de muncă și financiare în în conformitate cu normele, standardele și devizele aprobate;

Prevenirea rezultatelor negative ale activității economice a organizației și identificarea rezervelor din fermă pentru asigurarea stabilității financiare a acesteia.

Clauza 1 a art. 6 din Legea „Cu privire la contabilitate” atribuie responsabilitatea pentru organizarea contabilității în organizații, respectarea legii atunci când se efectuează operațiuni de afaceri asupra conducătorilor organizației.

Clauza 2 a acestui articol stabilește că șefii organizației pot, în funcție de volumul muncii contabile:

Înființarea unui serviciu de contabilitate ca unitate structurală condusă de un contabil șef;

Introduceți personalului postul de contabil șef;

Transferul, pe bază contractuală, a contabilității către un departament centralizat de contabilitate, o organizație specializată sau un contabil de specialitate;

Păstrați evidența contabilă personal.

În conformitate cu paragraful 4 al art. 7 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” în caz de dezacord între șeful organizației și contabilul-șef, documentele referitoare la acestea pot fi acceptate pentru executare cu un ordin scris al șefului organizației, care poartă întreaga responsabilitate pentru consecințe. a unor astfel de operațiuni. Articolul 18 din legea federală menționată stabilește responsabilitatea pentru încălcările legislației Federației Ruse în materie de contabilitate.

Acest articol prevede că șefii organizației și alte persoane responsabile cu organizarea și întreținerea contabilității, în cazul sustragerii de la contabilitate în modul prevăzut de legislația Federației Ruse și reglementările organismelor de reglementare a contabilității, pentru denaturarea contabilității. situații contabile și nerespectarea termenelor acestora.depunerile și publicațiile sunt supuse răspunderii administrative sau penale în conformitate cu legislația Federației Ruse.

În procesul activităților financiare și economice ale întreprinderilor cu diferite forme de proprietate se săvârșesc diverse infracțiuni economice. Ele pot fi atât intenționate, cât și neintenționate, rezultând din cunoașterea insuficientă a legislației, proasta gestionare și iresponsabilitate din partea subiecților de activitate.

Crimele economice pot fi comise din motive egoiste și din alte motive. Infracțiunile autoservitoare includ abuzul de serviciu și de autoritate, denaturarea intenționată și exagerarea costurilor produselor pentru a evita impozitarea și a frauda partenerii de afaceri. În domeniul contabilității și raportării, acoperirea și falsificarea bilanțurilor, asociate de obicei cu fraudă documentară, constituie infracțiuni grave.

Încălcările legii, pentru care se aplică sancțiuni corespunzătoare fie în temeiul articolelor din codul penal, fie pe cale administrativă, includ furtul de proprietate al întreprinderilor de stat și forme de proprietate nestatale; neglijență penală; încălcarea regulilor de stat și de management economic.

Infracțiunile se caracterizează printr-un set de semne de infracțiuni datorate unei situații economice specifice. Prin urmare, acestea pot fi identificate în timpul auditurilor sau audituri sub formă de date de fapt - înscrisuri și materiale materiale, care, potrivit legilor de procedură penală, pot servi drept bază pentru punerea în mișcare a unui dosar penal. Aceste semne ale unei infracțiuni, în special, includ:

Fapte care indică faptul că sunteți angajat în activități neprevăzute de acordurile constitutive sau că întreprinderea nu desfășoară activități prevăzute de actele constitutive;

Încălcarea procedurii de administrare a întreprinderii stabilită prin actele constitutive și regulamentele;

Încălcarea procedurii de contabilitate, raportare, circulație a documentelor, prevăzută de politica contabilă a întreprinderii, actele de reglementare și administrative și documentele constitutive;

Detectarea lipsurilor sau excedentelor de valori materiale și fonduri;

Reflectarea incompletă sau incorectă a primirii de fonduri, profituri, subestimare sau exagerare a costurilor;

Transfer incorect sau intempestiv de taxe;

Încălcarea prevederilor documentelor de reglementare în materie de contabilitate;

Executarea necorespunzătoare sau neexecutarea documentelor de producție și economice și tranzactii financiare pentru efectuarea lucrărilor, prestarea de servicii, primirea și consumul de fonduri, precum și prezența documentelor dubioase în rapoarte;

Încălcarea procedurii de obținere, contabilizare, cheltuire și returnare a creditelor bancare;

Încălcarea regulilor și ordinii de control stabilite la această întreprindere sau absența completă a unui astfel de control, neefectuarea sau efectuarea de audituri, audituri și alte inspecții cu încălcarea condițiilor;

Prezența unei legături cu persoane sau întreprinderi pentru care există date privind angajarea în activități criminale și alte activități ilegale.

Un contabil este o unitate de luptă în sine și una dintre cele mai responsabile și semnificative poziții din orice organizație. Mai ales dacă contabilul este șeful. Foarte, foarte mult depinde de acestea sau acele acțiuni ale contabilului șef. Totodată, contabilul-șef este obligat să se supună șefului organizației.

Nu este un secret pentru niciunul dintre noi că în prezent marea majoritate a liderilor organizatii comerciale depuneți eforturi pentru a minimiza plățile de impozite și stabiliți această sarcină în primul rând pentru contabilul șef. În același timp, nu toți managerii sunt pretențioși în ceea ce privește metodele de minimizare a impozitelor. Adesea, contabilului i se cere să folosească scheme în mod deliberat ilegale.

Într-o astfel de situație, contabilul trebuie să decidă singur: să se supună cerințelor ilegale ale șefului, având toate șansele să devină autorul unei infracțiuni fiscale sau să intre în conflict cu șeful.

De foarte multe ori, contabilul-șef se găsește într-o situație în care este nevoit să preia de la predecesorul său atunci când aplică pentru un nou loc de muncă. În cazul în care contabilul, care preia funcția, nu verifică temeinic starea de fapt, atunci toate defectele vor fi dezvăluite în timpul primei verificări de către inspectoratul fiscal cu impunerea unei amenzi corespunzătoare organizației. Doar o primire sistematică și ordonată a cazurilor de la contabilul anterior poate rezolva această problemă.

Orice contabil șef care își reia funcția nu ar trebui să se limiteze doar la verificarea stării contabilității într-un loc nou. Pentru a-și garanta munca viitoare liniștită, el este obligat să efectueze o verificare cuprinzătoare a stării de fapt la întreprindere.

Acceptarea cazurilor de către noul contabil șef ar trebui să fie efectuată într-o anumită ordine. În primul rând, atunci când acceptă cazuri, contabilul face un inventar al fondurilor, documente monetareși forme de documente de strictă responsabilitate. În viitor se efectuează un inventar al decontărilor, stocurilor, activelor fixe, imobilizărilor necorporale, investițiilor financiare, lucrărilor în curs și cheltuielilor amânate. Un element obligatoriu al inventarului este verificarea documentelor primare. După finalizarea inventarului, se efectuează transferul registrelor contabile și al documentației organizatorice și administrative.

Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie formalizate cu documente justificative. Aceste documente servesc drept bază pentru reflectarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile. LA documentele primare includ: extrase bancare, documente de numerar, rapoarte de cheltuieli cu acte justificative anexate acestora, facturi, facturi, documentatii contractuale si organizatorice si administrative etc.

Majoritatea documentelor primare trebuie păstrate cel puțin cinci ani. Prin urmare, atunci când transferați documente primare, ar trebui să verificați disponibilitatea documentelor pentru cel puțin ultimii trei ani.

La transferul documentelor, de obicei se întocmește o formă standard de act de transfer. La întocmirea unui act de transfer, trebuie luate în considerare particularitățile întocmirii acestui document. Conform legislației în vigoare, data documentului este data semnării sau aprobării acestuia.

În documentele care conțin o descriere, evaluarea unor fapte sau concluzii, cum ar fi un act sau un certificat, utilizați forma de prezentare a textului de la un terț, de exemplu: „contabil Novikov A.S. transferuri urmatoarele documente"," Comisia a stabilit. " În cazul în care documentul are atașamente, atunci actul trebuie să conțină o marcă privind prezența unui atașament, care se întocmește astfel: „un atașament pe 5 coli în 2 exemplare”.

Dacă atașamentele sunt legate, numărul de foi nu este indicat. Când se produc documente pe două sau mai multe pagini, a doua și paginile următoare trebuie numerotate.

Actul de transfer este semnat de două părți - emitent și primitor - și întocmit în cel puțin două exemplare.

În cel mai bun caz, acceptarea cazurilor poate fi efectuată cu participarea contabilului anterior, dar adesea noul contabil trebuie să accepte cazuri singur, conform documentelor efectiv disponibile (dacă fostul contabil a renunțat cu mult timp în urmă) . În orice caz, acceptarea cazurilor se formalizează printr-un act de acceptare și transfer cu atașarea unei liste de documente primite.

La acceptarea cazurilor, în primul rând, este necesar să se verifice prezența conturilor bancare care au fost declaratii bancare si ordine de plata.

Validarea soldului contul 51 „Conturi de decontare” la ultima dată de raportare se realizează prin însumarea soldurilor pentru toate conturile bancare în ruble și reconcilierea sumei primite cu datele reflectate în bilanţ. Soldurile conturilor valutare sunt verificate în mod similar.

Actul indică prezența sau absența unui acord pentru deschiderea și menținerea unui cont bancar și limita soldului de numerar la casieria aprobată de bancă.

Potrivit art. 12 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”, dacă un contabil a combinat sarcinile unui contabil și al unui casier și a fost astfel o persoană responsabilă din punct de vedere material, transferul documentelor de numerar primare trebuie să fie însoțit de o casă de marcat obligatorie. Se recomandă efectuarea unui inventar al casei de marcat la schimbarea contabilului-șef. Contabilul care acceptă cazul ar trebui să se uite la cartea de casă și rapoartele casieriei și să se asigure că toate semnăturile necesare sunt pe comenzile și foile de numerar. cartea de numerar... Pe baza rezultatelor inventarierii se întocmește un act de inventariere a numerarului conform unui f unificat. INV-15 nr. Actul reflectă rezultatele unui inventar al disponibilității efective a fondurilor, valorilor monetare și documentelor (numerar, timbre, cecuri, carnete de cecuri etc.), care se află la casieria organizației.

La schimbarea persoanelor responsabile material, actul se întocmește în trei exemplare. O copie este transferată persoanei responsabile din punct de vedere material care a predat valorile, al doilea - persoanei responsabile din punct de vedere material care a acceptat valorile, iar al treilea - departamentului de contabilitate. In timpul inventarierii nu se efectueaza tranzactii cu numerar.

Inventarierea numerarului, valorilor bănești și documentelor este efectuată de o comisie numită prin ordin al șefului organizației. Comisia verifică acuratețea datelor contabile și disponibilitatea reală a fondurilor (valori monetare și documente) la casierie prin recalcularea acestora.

În mod similar, se întocmește o listă de inventariere a valorilor mobiliare și a formelor documentelor de raportare strictă (formular nr. INV-16) stocate în casieria organizației.

Înainte de începerea inventarierii, se ia o chitanță de la fiecare persoană responsabilă material sau grup de persoane responsabile cu siguranța valorilor mobiliare și documente de raportare strictă că toate cheltuielile și încasările pentru titlurile de valoare raportate strict au fost depuse la departamentul de contabilitate.

La schimbarea persoanelor responsabile material se intocmeste si lista de inventar in trei exemplare. Cu un nou contabil, dacă acceptă îndatoririle de casier, se încheie un contract de răspundere.

Transferul și acceptarea rapoartelor anticipate ar trebui să fie însoțite de un inventar al decontărilor cu persoane responsabile. Acest inventar ar trebui să-l ajute pe noul contabil să evite alte neînțelegeri cu contabilii care decurg din erorile de calcul ale contabilului anterior. După efectuarea inventarierii se întocmește o declarație de reconciliere a soldurilor sumelor contabile, semnată de persoanele responsabile.

La transferul documentelor primare privind contabilitatea muncii și a salariilor, este necesar să se verifice și să se reflecte în actul de transfer prezența ordinelor de angajare, ordinelor de aprobare. masa de personal, declarații privind calculul și emiterea salariilor și prezența tuturor semnăturilor necesare pe aceste documente.

La acceptarea documentelor contractuale trebuie verificată existența contractelor. Practica arată că la verificare, este convenabil ca munca să grupeze contractele în funcție de caracteristicile: „Datoria față de organizație” și „Datoria față de organizație”.

Starea calculelor contabile ar trebui reflectată în act. Dacă în viitor este nevoie de restabilirea contabilității sau apar probleme cu furnizorii și clienții, contabilul va putea arăta conducerii în ce perioadă au apărut aceste probleme.

De rezultatele inventarierii calculelor se întocmesc: un act de inventariere a decontărilor cu cumpărătorii, furnizorii și alți debitori și creditori și un act de inventariere a cheltuielilor amânate.

LA documente primare, legate de contabilitatea imobilizărilor corporale, includ documente privind contabilitatea imobilizărilor, activelor necorporale, bunurilor și materialelor. În funcție de materialitatea soldului pe anumite conturi din bilanț, este necesar să se decidă asupra procedurii de primire a acestor documente.

Un sold de cont de cel puțin 5% din totalul bilanțului este recunoscut ca fiind semnificativ. În acest caz, ar trebui să ne ghidăm după soldul din conturile activelor materiale, care a apărut în ultima lună a muncii fostului contabil.

La transferul documentelor privind contabilitatea mijloacelor fixe și imobilizărilor necorporale, trebuie să vă asigurați că există fișe de inventar sau registre de inventar, certificate de punere în funcțiune și fișe de amortizare pentru ultimii trei ani.

Prezența sau absența documentelor primare ar trebui să se reflecte în actul de transfer. Contabilul este sfătuit să verifice soldurile contului de active fixe, imobilizări necorporale și alte active imobilizate asupra validităţii reflectării lor în bilanţ. De exemplu, pentru mijloacele fixe, ar trebui să adunați costul lor inițial (de înlocuire) în funcție de cardurile de inventar disponibile, să scădeți amortizarea acumulată din fișa de amortizare și să comparați rezultatul valoare reziduala cu costul mijloacelor fixe reflectat în bilanţ. Coincidența acestor sume va indica caracterul complet al documentelor primare disponibile pentru mijloacele fixe.

Procedura de mai sus poate fi utilizată pentru acceptarea și transferul altor documente primare disponibile la întreprindere (facturi, facturi pentru mișcarea internă a valorilor, comenzi etc.).

Atunci când acceptă documente, contabilul trebuie să se concentreze în primul rând pe bilanţ, adică documentele care confirmă soldurile din bilanţ pentru active şi pasive sunt supuse acceptării.

Compania stabilește în mod independent formele de contabilitate. Forma de contabilitate acceptată este aprobată prin ordin al șefului ca element al politicii contabile. Prin urmare, contabilul trebuie să decidă dacă este suficient de competent în forma de contabilitate adoptată în întreprinderea dată. Întrucât politica contabilă a întreprinderii este neschimbată pe tot parcursul anului, trecerea la o altă formă de contabilitate, mai apropiată de noul contabil, se poate efectua numai din noul an de raportare.

În conformitate cu forma aleasă de contabilitate, societatea ține și registre contabile. Lista registrelor și planul de conturi de lucru trebuie să fie aprobate ca element al politicii contabile. Dacă nu există o astfel de listă, contabilul trebuie să întocmească o listă de registre contabile și un plan de conturi de lucru.

Întrucât registrele contabile sunt documente contabile consolidate, acestea trebuie să conțină detalii obligatorii - denumirea organizației și documentul, data întocmirii, semnăturile persoanelor care l-au alcătuit. Nu ar trebui să existe abrevieri vagi sau corecții nespecificate.

La efectuarea contabilității folosind tehnologia computerizată, este permisă stocarea registrelor pe medii informatice. Este necesar să se determine dacă se aplică program de contabilitateînregistrat oficial, notați sau solicitați eliminarea parolei pentru a intra în program, determinați perioada pentru care registrele au fost întocmite integral.

Este legal ca noul contabil să solicite ca registrele să fie pe hârtie, deoarece acestea trebuie să fie semnate de persoanele responsabile care au întocmit documentul. O astfel de tipărire va asigura siguranța registrelor și invariabilitatea numerelor reflectate de anteriorul contabil în contabilitate.

În cele din urmă, cele mai importante registre contabile sunt rapoartele contabile și declarațiile fiscale. Este necesar să se verifice și să se noteze în act prezența formularelor contabile și declaratiilor fiscale pe toata perioada acceptata. Situațiile financiare trebuie să conțină semnăturile directorului și contabilului, sigiliul organizației, mărcile organului fiscal la acceptarea rapoartelor și nu trebuie să conțină corecții nespecificate.

Pentru a documenta verificarea stării contabilității în organizație, trebuie să utilizați următoarele documente.

1. Actul de inventariere a numerarului (formular nr. INV-15).

2. Actul de inventariere a decontărilor cu cumpărătorii, furnizorii și alți debitori și creditori (formular nr. INV-17).

3. Actul de inventariere a cheltuielilor amânate (formular nr. INV-11).

4. Lista inventarului titluri de valoare și forme de documente de raportare strictă (formular nr. INV-16).

5. Lista de inventariere a mijloacelor fixe (formular nr. INV-1).

6. Lista de inventariere a activelor necorporale (formular nr. INV-1a).

7. Lista de inventariere a articolelor de inventar (formular nr. INV-3).

8. Actul de inventariere a obiectelor de inventar expediate (formular nr. INV-4).

9. Lista de inventar a articolelor de inventar acceptate pentru păstrare (formular nr. INV-5).

10. Actul de inventariere a decontărilor pentru obiectele de inventar aflate în tranzit (formular nr. INV-6).

11. Actul de inventariere a reparaţiilor neterminate ale mijloacelor fixe (formular nr. INV-10).

Contabilul care acceptă cazul trebuie să plece de la principiul că niciodată nu pot fi prea multe documente de întocmit. Toate zonele de lucru trebuie verificate și rezultatele verificării sunt documentate. Înregistrare documentară este supus şi faptul absenţei unui anumit obiect contabil.

De exemplu, în lipsa mijloacelor fixe sau a creditelor bancare, este indicat să se certifice acest lucru printr-un act corespunzător.

Documentația organizatorică și administrativă a întreprinderii include comenzi, instrucțiuni, raportare internă, fișe de post, corespondență etc. Aproape toate aceste documente se referă la contabilitate. Prin urmare, prezența documentației organizatorice și administrative ar trebui menționată în certificatul de acceptare.

Ar trebui să verificați în mod deosebit cu atenție disponibilitatea unui set de documente constitutive. Dacă aceste documente sunt păstrate de manager, contabilul ar trebui să vadă originalele și să primească copii. Un contabil poate avea nevoie de:

2) actul constitutiv;

3) procese-verbale ale adunărilor acționarilor;

4) card de contabilitate contribuabil;

5) coduri statistice;

6) informații privind înregistrarea la fondurile sociale;

7) corespondenta cu fiscul;

8) licențe;

9) cereri de arbitraj în curs;

10) titlu executoriu;

11) garanție, sponsorizare și alte obligații;

12) estimări, planuri, proiecte.

Transferul cazurilor este finalizat semnarea certificatului de acceptare si un raport scris catre conducere despre deficientele constatate... Conducerea trebuie să decidă să aloce timp sau fonduri suplimentare pentru a restabili registrele sau documentele primare lipsă. Dacă compania este supusă auditului statutar, puteți invita o firmă de audit să efectueze un audit pentru o perioadă interimară, iar apoi transferul cazurilor devine destul de simplu - o analiză a documentației disponibile poate fi făcută de către auditor.

Un document este un mesaj de informare (certificat), codificat într-un anumit mod și înregistrat pe un suport special, care atestă că un fapt al vieții economice fie există, fie este săvârșit, fie trebuie făcut.

Primar documente contabile- un certificat scris al unei tranzacții comerciale finalizată sau care dă dreptul de a o finaliza. Conform Legii „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ, toate tranzacțiile comerciale trebuie înregistrate în contabilitate pe baza documentelor justificative.

De la 1 ianuarie 2013, formularele documentelor contabile primare cuprinse în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare nu sunt obligatorii pentru utilizare. Totodată, formele documentelor utilizate ca documente contabile primare stabilite de organisme autorizateîn conformitate cu și pe baza altora legi federale(de exemplu, documente de numerar) (informații ale Ministerului de Finanțe al Rusiei N PZ-10/2012).

Fiecare fapt al vieții economice este supus înregistrării printr-un document contabil primar. Nu este permisă acceptarea în contabilitate a documentelor care oficializează faptele vieții economice care nu au avut loc, inclusiv pe cele care stau la baza tranzacțiilor imaginare și false.

Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:

1) denumirea documentului;

2) data întocmirii documentului;

3) nume Entitate economica cine a întocmit documentul;

5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, cu indicarea unităților de măsură;

6) denumirea funcției persoanei (persoanelor) care a efectuat (efectuat) tranzacția, operațiunea și persoana responsabilă (responsabilă) de executarea acesteia, sau denumirea funcției persoanei (persoanelor) responsabile (responsabile) pentru înregistrarea evenimentului;

7) semnăturile persoanelor responsabile cu desfășurarea operațiunilor, indicând numele și parafa acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul săvârșirii faptului de viață economică, iar dacă acest lucru nu este posibil - imediat după finalizarea acestuia. Persoana responsabilă cu înregistrarea faptului de viață economică asigură transferul la timp a documentelor contabile primare pentru înregistrarea datelor cuprinse în acestea în registrele contabile, precum și fiabilitatea acestor date. Persoana însărcinată cu contabilitatea și persoana cu care s-a încheiat contractul de prestare de servicii de contabilitate nu răspund de conformitatea documentelor contabile primare întocmite de alte persoane cu fapt împlinit de viață economică.

Formele documentelor contabile primare se stabilesc de către conducătorul unei entități economice la prezentarea unui funcționar căruia i se încredințează contabilitatea. Formele documentelor contabile primare pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.

În conformitate cu Legea federală din 06.04.2011 N 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică” (modificată la 02.07.2013), în cazurile în care legile federale și alte acte juridice de reglementare care au intrat în vigoare înainte de 1 iulie 2013 prevăd: utilizarea electronică semnatura digitala, este utilizată o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Documentul contabil primar se intocmeste pe hartie si (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnatura electronica.

În cazul în care legislația Federației Ruse sau un acord prevede depunerea unui document contabil primar unei alte persoane sau unui organism de stat pe hârtie, o entitate economică este obligată, la cererea unei alte persoane sau a unui organism de stat, pe cheltuiala proprie, sa produca pe hartie copii ale documentului contabil primar intocmit sub forma unui document electronic.

Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care se stabilește altfel prin legile federale sau actele juridice de reglementare ale organismelor de reglementare a contabilității de stat. Corecția din documentul contabil primar trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul în care s-a făcut rectificarea, indicându-se numele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, sunt confiscate documente contabile primare, inclusiv sub forma unui document electronic, în contabilitate sunt incluse copii ale documentelor confiscate în modul prevăzut de legislația Federației Ruse. documente.

Lista persoanelor îndreptățite să semneze documentele contabile primare se aprobă de către conducătorul întreprinderii de comun acord cu contabilul-șef.

Tipuri de auditări ale documentelor contabile. Toate documentele primare primite de departamentul de contabilitate trebuie verificate în formă, aritmetic și în esență - aceasta este una dintre etapele procesării contabile. În timpul unei verificări oficiale, se dezvăluie dacă a fost utilizat un formular al formularului corespunzător, dacă sunt indicate toate detaliile necesare, dacă documentul conține semnăturile necesare, dacă conține ștersături, șters și corecții nespecificate. Verificarea de numărare vă permite să stabiliți corectitudinea calculelor aritmetice, a rezultatelor impozitării. Scopul verificării de fond este de a identifica legalitatea și oportunitatea tranzacției comerciale înregistrate în document. Totodată, se verifică și dacă această operațiune a fost efectiv efectuată și în cantitatea specificată. Dacă se găsesc erori în numerar și documente bancare, acestea ar trebui rescrise din nou; corectarea acestora nu este permisă. Nu este permisă efectuarea de tranzacții care contravin legislației și procedurii stabilite de manipulare a fondurilor bănești și a altor valori.

Metode de verificare:

Solid

Selectiv

Continu, desigur, acesta este întregul primar pentru perioada verificată. În timpul auditurilor, de regulă, se încadrează casieria, banca, salariul conducerii și al contabilului șef.

Metoda selectivă este verificarea unei anumite părți a șirului de documente, dacă, de exemplu, acestea sunt rapoarte anticipate, atunci, la discreția inspectorului, documente chiar și luni, pentru un anumit trimestru sau rapoarte de la un astfel de număr la un astfel de număr. și așa, în general, totul depinde de fanteziile inspectorului și de măsura în care acesta admite că s-ar putea să aveți erori și încălcări în acest domeniu (așa-numitul grad de risc de audit).

Cât despre căi.

1. Verificarea documentului în sine:

ü disponibilitatea detaliilor obligatorii - data, semnăturile persoanelor responsabile, conținutul operațiunii etc.

ü control logic - compararea conținutului operațiunii și a costului; caracteristicile fizice reflectate cu cantitatea documentului; data documentului și perioada la care este atașat;

ü legalitatea operațiunii sau fezabilitatea economică a acesteia;

ü verificare aritmetică - sunt totalurile cu suma posturilor, rulajele pentru jurnalele cu rulaje în registrul general etc.

2. Inventar – compararea datelor contabile cu disponibilitatea reală.

3. Proceduri analitice - multe tehnici diferite, de exemplu, compararea volumului de producție și consum de resurse: energie electrică, materiale etc.

4. Utilizarea surselor externe de informare - controverificare (documentele și (sau) informațiile sunt solicitate de la contrapărți, autorități de reglementare).

Fluxul documentelor Este un sistem de creare, interpretare, transmitere, primire și arhivare a documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite și până la finalizarea executării sau expedierii. Sistemul electronic de management al documentelor controlează execuția lucrărilor cu documente și protejează documentația de accesul neautorizat.

Fluxul documentelor este unul dintre instrumentele de management al întreprinderii care servește la schimb informatii electronice atât în ​​cadrul întreprinderii (între angajaţii întreprinderii) cât şi cu contractori externi. Există, de asemenea, un astfel de lucru precum „hârtia”, care este adesea folosită sinonim cu termenul „flux de lucru”, dar ar trebui separate. Munca de birou este un ansamblu de activități într-o organizație pentru suport pentru managementul documentelor. Termenul „flux de documente”, la rândul său, descrie deplasarea documentelor în cadrul suportului pentru managementul documentar.

Fluxul documentelorîn organizaţie poate fi atât centralizat cât şi reprezentat la nivelul departamentelor specifice. Într-un flux de lucru centralizat, sunt luate în considerare trei tipuri principale de documente: de intrare (de la contractori externi), de ieșire (de la departamente) și interne (pentru distribuire în cadrul organizației).

Există o serie de etape principale. flux de lucru:

ü Întocmirea unui document (la efectuarea unei tranzacții comerciale)

ü Transfer în contabilitate

ü Verificarea documentelor acceptate de către un contabil

ü Impozitarea, gruparea si sistematizarea documentelor in contabilitate

ü Arhivarea în arhivă (ultima etapă a ciclului de viață a unui document în cadrul fluxului de documente)

Principala problemă de comunicare a unei întreprinderi mijlocii este problema asociată cu fluxul documentelor... Fluxul documentelor poate fi de proastă calitate, nesigur, neformalizat etc. Aceste probleme sunt o sursă de pierdere de informații, risipă de resurse ale întreprinderii, care se exprimă în cele din urmă în pierderi financiare. Mijloacele de reglare (normalizare) a interacțiunii într-o astfel de întreprindere este optimizarea fluxului de lucru și automatizarea ulterioară a acestuia, adică. creare sisteme electronice de gestionare a documentelor (sau EDMS)... În același timp, automatizarea circulației documentelor are loc adesea în paralel cu setarea și automatizarea contabilității la întreprindere.

Sistemele de automatizare pentru managementul documentelor au intrat în uz pe scară largă în străinătate mai devreme decât în ​​Rusia și, respectiv, s-a dezvoltat propria terminologie, descriind diverse domenii ale managementului documentelor electronice. Există o întreagă clasă de produse pentru automatizarea fluxului de documente, așa-numitele sisteme electronice de flux de documente sau EDMS.

Pe cea mai răspândită platformă din Rusia „1C: Enterprise 8.2”. Complet Flux de documente 1C a apărut odată cu crearea platformei 1C: Enterprise 8, când distribuția familiei de programe 1C a fost reorientată de la segmentele mici spre mijlocii și corporative ale întreprinderilor. Gestionarea electronică a documentelor este un atribut al unui sistem informatic complet.

Produsele software bazate pe platforma 1C sunt în mod tradițional puternice în domeniul contabilității și managementului. Din cauza asta Flux de documente 1C are o serie de avantaje suplimentare. Acestea includ integrarea completă cu acreditări - documente și cărți de referință, fără de care este imposibil să se construiască un sistem pentru automatizarea complexă a proceselor de afaceri.

Există o serie de aplicații standard ale sistemului electronic de gestionare a documentelor 1C, de exemplu, automatizarea lucrărilor contractuale. Dar rezolvarea unor sarcini precum fluxul de lucru al personalului, lucrul cu călătorii de afaceri și rapoarte anticipate, solicitări de fonduri, procese de suport pentru vânzări, achiziții, fluxul de lucru de producție și depozit pot fi rezolvate numai într-un sistem informațional unificat cu un program de contabilitate. De exemplu, pe platforma 1C 8.2. sistemul electronic de management al documentelor „: Process Management” poate funcționa într-o singură bază de date cu produsul „1C: Salary and Personnel Management” sau „1C: Manufacturing Enterprise Management”, ceea ce face posibilă rezolvarea cuprinzătoare a sarcinilor funcționale (de exemplu, recrutarea personal) și contabilitate salarială) și managerială (luarea unei decizii motivaționale de a ridica un salariu sau o amendă) și sarcini de interacțiune și transfer de informații (trecerea unui document de-a lungul traseului asociată cu notificarea în timp util a tuturor participanților interesați în proces în în conformitate cu procedura aprobată anterior). Funcționalitatea produselor software care rezolvă problemele de interacțiune este, de asemenea, standard pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor.

Controlul resurselor întreprinderii, managementul și organizarea corectă a activității departamentelor, optimizarea și îmbunătățirea activității întreprinderii se rezolvă prin utilizarea unui sistem electronic de management al documentelor.

Formularele documentelor primare clasificate ca formulare stricte de raportare trebuie numerotate în modul prescris de ministere și departamente (numărător, metodă tipografică).

Responsabilitatea pentru intocmirea la timp si corecta a documentelor, pentru fiabilitatea datelor, precum si pentru transferul la timp a documentelor catre departamentul de contabilitate, revine persoanelor care au intocmit si semnat aceste documente.

Regulile de flux de documente și tehnologia de procesare a informațiilor contabile sunt aprobate ca parte a politicii contabile adoptate de întreprindere. Pentru organizarea rațională a fluxului de documente la întreprindere, graficul fluxului de documente trebuie aprobat prin ordinul (comanda) șefului. Contabilul-șef al întreprinderii controlează respectarea programului de lucru de către executanți.

Registre contabile. Datele cuprinse în documentele contabile primare sunt supuse înregistrării și acumulării în timp util în registrele contabile.

Registre contabile- cărți, carduri, reviste sau foi individuale obținute cu ajutorul tehnologiei informatice, benzi magnetice, discuri, dischete și alte suporturi mașini destinate sistematizării și acumulării informațiilor conținute în documentele primare admise în contabilitate, pentru reflecție asupra conturilor contabile și în situațiile contabile. Atunci când țineți registre contabile pe suport informatic, ar trebui să fie posibilă afișarea lor pe suport de hârtie.

Nu sunt permise lacune sau scutiri la înregistrarea obiectelor contabile în registrele contabile, la înregistrarea obiectelor contabile imaginare și simulate în registrele contabile. Un obiect fictiv al contabilității înseamnă un obiect inexistent reflectat în contabilitate doar pentru forma (inclusiv cheltuieli neîndeplinite, obligații inexistente, fapte de viață economică care nu au avut loc), un obiect fals al contabilității înseamnă un obiect reflectat în contabilitate. în loc de un alt obiect cu scopul de a-l acoperi (inclusiv tranzacții simulate). Rezervele, fondurile prevăzute de legislația Federației Ruse și costurile creării lor nu sunt obiecte imaginare ale contabilității.

Contabilitatea se realizează prin înregistrare dublă în conturile contabile, dacă nu se stabilește altfel prin standardele federale. Nu este permisă ținerea conturilor contabile în afara registrelor contabile utilizate de entitatea economică.

Detaliile obligatorii ale registrului contabil sunt:

1) denumirea registrului;

2) denumirea entității economice care a întocmit registrul;

3) data începerii și încheierii ținerii registrului și (sau) perioada pentru care a fost întocmit registrul;

4) gruparea cronologică și (sau) sistematică a obiectelor contabile;

5) valoarea de măsurare monetară a obiectelor contabile, indicând unitatea de măsură;

6) denumirile funcţiilor persoanelor responsabile cu ţinerea registrului;

7) semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea registrului, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Formularele registrelor contabile se aprobă de către conducătorul entității economice la propunerea funcționarului căruia i se încredințează contabilitatea. Formele de registre contabile pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.

În conformitate cu Legea federală din 06.04.2011 N 63-FZ (așa cum a fost revizuită la 02.07.2013), în cazurile în care legile federale și alte acte juridice de reglementare care au intrat în vigoare înainte de 1 iulie 2013 prevăd utilizarea unui electronic digital semnătură, o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Registrul contabil se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.

În cazul în care legislația Federației Ruse sau un acord prevede depunerea registrului contabil unei alte persoane sau unui organism de stat pe hârtie, o entitate economică este obligată, la cererea altei persoane sau a unui organism de stat, să produce pe cheltuiala proprie copii pe hârtie ale registrului contabil întocmit sub forma unui document electronic.

Nu sunt permise corecții în registrul contabil care nu sunt autorizate de persoanele responsabile cu ținerea registrului specificat. O corecție în registrul contabil trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea acestui registru, indicând numele și parafa acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, registrele contabile sunt retrase, inclusiv sub forma unui document electronic, în componența contabilității sunt incluse copii ale registrelor retrase realizate în modul prevăzut de legislația Federației Ruse. documente.

Indiferent de metoda de contabilitate, aceasta se bazează pe documentație, unde documentele servesc ca purtători primari de informații contabile (tranzacții comerciale finalizate). Gruparea, generalizarea și acumularea operațiunilor zilnice se realizează în registre contabile elaborate de întreprinderi cu respectarea principiilor metodologice generale. Înregistrări până la aspectul exterior subdivizată în fișe, foi libere și cărți, după conținut - în contabilitate analitică, sintetică și combinată, adică combinând aceste două tipuri de contabilitate.

Clasificarea documentelor. Compoziția și analiza structurii documentelor pe această bază ne permit să evaluăm raportul dintre volumele fluxului de documente interne și externe din organizație, să analizăm gradul de autonomie al întreprinderii (prin calcularea raportului unităților de informații primite). și informații interne), pentru a evalua activitatea de circulație a organizației în mediul extern (după proporția documentelor de ieșire).

Cu programare documentele sunt împărțite în documente administrative, executive, combinate și contabile.

Administrativ documentele conțin comenzi, instrucțiuni privind producerea, efectuarea anumitor operațiuni comerciale (ordinele conducătorului întreprinderii și ale persoanelor autorizate de acesta să efectueze operațiuni comerciale).

Documente executive atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ chitanțele (certificatele de acceptare) ale materialelor; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind recepția de la muncitori a produselor manufacturate etc. Documentele executive sunt semnate de persoane responsabile de efectuarea operațiunilor comerciale și de corectitudinea executării acestora în documente, de exemplu, șefi de magazin, șefi de depozit (magazinari), maiștri etc.

Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Acestea includ: ordinele în numerar primite și ieșite; statul de plată pentru eliberarea de salarii angajaților întreprinderii; rapoarte prealabile ale persoanelor responsabile (călători de afaceri) etc.

Documente contabile sunt întocmite în cazul în care nu există alte documente pentru evidența tranzacțiilor comerciale, sau la rezumarea și prelucrarea executivului și acte administrative... Acestea includ certificate, foi de distribuție, calcule de rezerve, situații financiare etc.

Documentele utilizate în contabilitate sunt, de asemenea, împărțite în unică și cumulative.

O dată documentele primare formalizează fiecare tranzacție comercială și sunt întocmite într-o singură etapă.

Cumulativ documentele se întocmesc pe o anumită perioadă prin acumularea treptată a tranzacţiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, totalurile sunt calculate în aceste documente conform indicatorilor corespunzători. Exemple de documente cumulative sunt comenzile de lucru lunare de două săptămâni, cardurile limită pentru eliberarea materialelor din depozitele companiei etc. Documentele acumulate sunt un element al primei etape de sistematizare și generalizare a informațiilor contabile.

Unificarea și standardizarea documentelor.În prezent, se utilizează forme unificate, specializate și individuale de documente primare. Documentele unificate sunt documente standard, aprobat în conformitate cu procedura stabilită și destinat înregistrării tranzacțiilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și diverse caracteristici industriale.

În formele unificate ale documentației contabile primare (cu excepția formularelor pentru înregistrarea tranzacțiilor cu numerar), organizația, dacă este necesar, poate introduce detalii suplimentare. Excluderea anumitor detalii din formularele unificate nu este permisă.

Modificările introduse trebuie formalizate cu documentul organizatoric și administrativ corespunzător al organizației. Documentele primare unificate standard sunt emise în albume, în care sunt formate în contextul secțiunilor omogene ale contabilității și au propriul număr distinctiv.

Se aplică forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea mijloacelor fixe entitati legale a tuturor formelor de proprietate care desfășoară activități pe teritoriul Federației Ruse (cu excepția institutii de creditși instituțiile bugetare).

Formularele prevăd zone de codificare a informațiilor, care sunt completate în conformitate cu clasificatori întregi ruși:

documentatie de management - OKUD;

întreprinderi și organizații - OKPO;

mijloace fixe - OKOF.

Dacă este necesar, în scopul sistematizării suplimentare a indicatorilor pentru prelucrarea automată a datelor, se pot introduce coduri suplimentare conform sistemului de codificare adoptat de organizație.

În fabricarea produselor necompletate pe baza formelor unificate de documentație contabilă primară, este permisă efectuarea de modificări în ceea ce privește extinderea și restrângerea coloanelor și adăugarea de linii (inclusiv cele gratuite) și frunze libere pentru confortul plasării și procesării informatie necesara. Suportul material al documentului poate fi o formă contabilă sau un disc magnetic, în funcție de faptul că informațiile contabile sunt înregistrate pe hârtie sau pe suport magnetic.

Introducerea formelor unificate de documentație contabilă primară în organizațiile de pe teritoriul Federației Ruse ca element al politicii contabile se realizează de la începutul exercițiului financiar și trebuie să fie formalizată prin documentul organizatoric și administrativ corespunzător al organizației.

Formularele standard unificate interprofesionale sunt de natură interprofesională și sunt utilizate de toate organizațiile. Acestea sunt aprobate prin rezoluții ale Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse.

Formularele standardizate specifice industriei sunt forme specializate de documente destinate utilizării de către organizații din anumite industrii. Deci, în prezent, au fost elaborate și aprobate formulare tipizate de către Comitetul de Stat de Statistică pentru contabilitate: operațiuni comerciale;

operațiuni în organizații Catering; decontări de numerar cu populația folosind aparate de marcat;

construcții capitale și lucrări de reparații și construcții;

lucrări de mașini și mecanisme de construcții;

operațiuni în transportul rutier;

produse agricole si materii prime.

Formele individuale ale documentelor contabile primare sunt dezvoltate și utilizate într-o organizație care are operațiuni specifice inerente doar unui singur caz. Astfel de forme de documente trebuie să conțină și detalii obligatorii și să fie aprobate în ordinea privind politica contabilă a organizației.

Standardizarea documentelor este stabilirea dimensiuni uniforme formulare de același tip de documente în conformitate cu decretul Comitetului de Stat al Federației Ruse pentru Standardizare și Metrologie din 03.03.2003, nr. 65-st „Cu privire la adoptarea și implementarea standardului de stat al Federației Ruse”.

Cerințe pentru documente în conformitate cu GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă ”a intrat în vigoare la 1 iulie 2003.

De la 1 ianuarie 2013, formularele documentelor contabile primare cuprinse în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare nu sunt obligatorii pentru utilizare. În același timp, formele de documente utilizate ca documente contabile primare stabilite de organismele autorizate în conformitate cu și pe baza altor legi federale (de exemplu, documente de numerar) continuă să rămână obligatorii pentru utilizare.

Starea și perspectivele pentru introducerea „contabilității fără hârtie”.Încercările de automatizare a contabilității au fost întotdeauna - abacus, mașini de adăugare, calculatoare și, în sfârșit, calculatoare cu programe concepute exclusiv pentru contabilitate. Dacă utilizați corect și eficient tehnologiile informatice moderne, contabilitatea într-o organizație poate fi adusă la o calitate înaltă nou nivel: păstrați documentele pe hârtie în arhivă și lucrați exclusiv cu copiile lor electronice.

Potrivit Legii „Cu privire la contabilitate”, documentele primare trebuie păstrate cel puțin cinci ani. Documente contabile primare, registre contabile, situații contabile (financiare), rapoarte de audit despre aceasta sunt supuse păstrării de către organizații în perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la anul de raportare. Documentele de politică contabilă, standardele unei entități economice, alte documente legate de organizarea și menținerea contabilității, inclusiv mijloacele de asigurare a reproducerii documentelor electronice, precum și verificarea autenticității semnăturii electronice, trebuie să fie păstrate cel puțin timp de cinci ani de la anul în care au fost utilizate pentru întocmirea situaţiilor contabile (financiare) pentru ultima dată.

Cu greu este posibil să se transfere complet contabilitatea la tehnologia fără hârtie cu scanarea tuturor documentelor primare, deoarece multe documente au trebuit digitizate în ultimii ani, semnăturile electronice ale persoanelor care pot confirma autenticitatea documentelor, programe speciale de gestionare a documentelor electronice și multe altele. sunt pregătite. Prin urmare, trecerea la „contabilitatea fără hârtie” se va face treptat, pe măsură ce perioada de păstrare a documentelor pe hârtie expiră.

S-au făcut deja multe în direcția reducerii circulației pe hârtie a documentelor. De exemplu, transferul cecurilor și facturilor către furnizori și clienți. Practica contabilă actuală presupune producerea documentelor mai întâi în depozit (factură), apoi în departamentul de contabilitate (facturi, facturi), colectarea semnăturilor, trimiterea lor prin poștă sau curier.

Tehnologiile informatice pot accelera semnificativ întregul proces. Depozitarul va completa documentul (factură, certificat de predare sau certificat de acceptare) electronic, îl va introduce în program, contabilul va întocmi o factură, va pune pe ea o semnătură electronică digitală și o va trimite destinatarului. Programul informatic workflow poate fi configurat pentru a controla plățile, atât din punct de vedere al timpului, cât și al volumului.

Toate acestea vă permit să reduceți volumul documentelor pe hârtie și să vă fie mai ușor să găsiți informațiile de care aveți nevoie.

Documentele contabile primare, sau primare, așa cum se numesc contabili, aceasta este baza de bază a contabilității, atât contabile, cât și fiscale. Fără design corect, întreținere și documente primare, este imposibilă desfășurarea activității antreprenoriale legale.

Legea „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011 nr. 402-FZ indică faptul că „orice fapt al vieții economice este supus înregistrării printr-un document contabil primar”.

Pentru a vă asigura că aveți toate documentele necesare, ar trebui să vă verificați periodic departamentul de contabilitate, iar pentru cei care nu au timp pentru asta, vă recomandăm serviciul gratuit de audit contabil.

Organizația primară dovedește în scris faptul unei tranzacții comerciale, confirmă comisionarea cheltuielilor de afaceri la calcularea bazei de impozitare, stabilește responsabilitatea executanților pentru efectuarea tranzacțiilor comerciale de către aceștia. Documentele primare sunt solicitate de inspectorii fiscali la verificarea declarațiilor și rapoartelor și sunt necesare la trecerea controalelor.

Având în vedere că nu numai contabilii, ci și managerii, antreprenorii individuali, directorii de vânzări și alți angajați completează și întocmesc documente primare, vă sugerăm să vă familiarizați cu cerințele pentru aceste documente.

Cine elaborează formele documentelor primare?

Documentele contabile primare sunt unificat(a cărui formă a fost dezvoltată de Rosstat (fostul Goskomstat al Federației Ruse) sau Banca Centrală) și dezvoltat independent de contribuabili.

Articolul 9 din Legea nr. 402-FZ conține următoarea listă de detalii obligatorii ale documentelor primare (unificate sau dezvoltate independent):

• Titlul documentului;
• data întocmirii documentului;
• denumirea entității economice care a întocmit documentul;
• conţinutul faptului vieţii economice;
• valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, indicând unitățile de măsură;
• denumirea funcției persoanei care a efectuat tranzacția, operațiunea și persoana responsabilă cu executarea acesteia;
• semnăturile acestor persoane.

În ceea ce privește sigiliul, deși nu este indicat în numărul de detalii solicitate, dacă există un câmp „M.P.” (loc pentru tipărire) este necesară amprenta acestuia.

Dacă contribuabilul este mulțumit de formularele unificate de la Comitetul de Stat pentru Statistică (din fericire, lista acestora este uriașă), atunci nu este necesar să se elaboreze propriile formulare. Există și conceptul de „organizare primară modernizată”, adică. documente primare unificate, la care contribuabilul a făcut propriile completări.

Notă, nu poate fi dezvoltat și aprobat în mod independent formularele următoarelor documente primare:

• documente de numerar;
• ordin de plată și alte documente bancare de decontare;
• formulare unificate pentru decontari folosind casa de marcat;
• scrisoare de parcurs;
• salariu si salariu.

Astfel de documente primare pot fi doar unificate.

Unde pot găsi mostre de documente primare unificate?

Elaborarea și aprobarea formularelor documentelor primare se află sub jurisdicția Goskomstat (acum Rosstat). Astăzi, formele unificate dezvoltate în anii 90 ai secolului trecut continuă să fie folosite. Doar documentele de decontare (plată) elaborate de Banca Rusiei au o ediție relativ nouă - din 2012.

Astfel de documente sunt numite diferit: acte, jurnale, facturi, declarații, ordine, cărți, instrucțiuni, calcule, împuterniciri, ordine etc. Folosind acest tabel, veți găsi în ce rezoluție Goskomstat sunt formele unificate ale documentelor primare de care aveți nevoie. publicat.

Pe site-ul nostru web puteți descărca formularele documentelor primare unificateși prin.

Un formular de raportare strict (SRF) este, de asemenea, un document principal, dar există cerințe speciale pentru acesta. Lista detaliilor obligatorii ale BSO este mai largă decât lista documentelor primare obișnuite, în special, este obligatoriu să se indice TIN-ul și prezența unei amprente sigiliului.

În articolul „” puteți afla în ce cazuri este necesar să aplicați formă unificată a acestui document și când îl puteți dezvolta singur.

Erori în documentele primare

În primul rând, documentele primare trebuie să conțină detalii obligatorii specificate corect. Potrivit Ministerului de Finanțe, contribuabilul poate lua în considerare costurile primarului, dacă acesta conține doar erori nesemnificative.

Astfel de erori nu trebuie să împiedice stabilirea exactă a vânzătorului și cumpărătorului, a denumirii mărfurilor și a valorii acestora, a altor împrejurări ale faptului documentat al vieții economice (din scrisoarea Ministerului Finanțelor din 4 februarie 2015 nr. 03). -03-10 / 4547).

Din păcate, formularea simplă tipică a explicațiilor funcționarilor nu permite adesea înțelegerea clară care inexactități sau erori din documentele primare vor fi considerate nesemnificative.

De exemplu, este o greșeală minoră dacă numele contribuabilului conține litere mici în loc de litere mari? Într-o altă scrisoare, din data de 02.05.2012 nr.03-07-11/130, Ministerul Finanțelor a indicat că erori precum înlocuirea majusculelor cu litere mici și invers; schimbarea literelor pe alocuri; indicarea incorectă a formei organizatorice și juridice nu reprezintă un obstacol în calea identificării contribuabilului (cu TIN-ul corect și alte detalii).

Dar următoarele erori pot fi recunoscute ca fiind semnificative pentru documentele primare:

• erori aritmetice (valoarea/cantitatea mărfurilor sau valoarea taxei este indicată incorect);
• denumiri diferite ale aceluiași produs (de exemplu, caietul de sarcini pentru contractul de furnizare de bomboane se numește „Dulciuri de vafe în ciocolată”, iar în factură - „Ursul în nord”);
• titlurile de post inexacte ale celor care semnează documente primare (de exemplu, procură spune „Deputat director general", Și în certificatul de acceptare -" Director adjunct ");
• sumele în cifre nu coincid cu cele indicate în cuvinte (în loc de 155.000 de ruble (o sută cincizeci și cinci de mii de ruble), sunt scrise 155.000 de ruble (cincizeci și cinci de mii de ruble).

Este posibil ca inspectoratul fiscal să nu accepte costurile unor astfel de documente primare; contrapartea poate avea probleme și la deducerea TVA-ului.

Puteți corecta documentele primare doar prin corecturi(textul incorect este tăiat cu o linie subțire, iar textul corect este înscris deasupra). Corectările sunt însoțite de inscripția „Fixed”, data și semnăturile persoanelor responsabile. Corectări de chitanțe și comenzi de cheltuieli, documente bancare și SRF. Ele trebuie compilate din nou.

Atentie la faptul ca actele primare sunt semnate in perioada de valabilitate a imputernicirii emise pentru semnarea lor, in caz contrar inspectorii vor considera ca actele au fost semnate de catre un angajat neautorizat. Același lucru ar trebui să fie monitorizat și în ceea ce privește semnăturile de pe organizația dvs. principală de reprezentanți ai contrapărților: împuternicirile eliberate acestora trebuie să fie la zi.

La pregătirea documentelor primare, trebuie să aveți grijă nu numai să le completați, ci și la corespondența datelor și a altor detalii cu alte documente, de exemplu, contracte și facturi. Așadar, va fi controversată deducerea TVA-ului pe o factură întocmită înaintea unei scrisori de trăsură.

Întrebările din partea organelor fiscale vor determina facturi sau acte semnate înainte de încheierea contractului, a căror executare este confirmată de documentele primare. Există o cale de ieșire din această situație, prevăzută la alin.2 al art. 425 din Codul civil al Federației Ruse: indicați în textul acordului o astfel de clauză „Termenii acestui acord se aplică și relațiilor părților care au apărut înainte de încheierea acestuia”.

Sau, de exemplu, actul prevede că lucrarea a fost finalizată în perioada 10-30 martie, în timp ce în contract termenul de lucru este stabilit în perioada 10-30 aprilie. În acest caz, puteți întocmi un acord suplimentar la contract, în care puteți indica termenul efectiv de finalizare a lucrării sau puteți indica în actul propriu-zis că lucrarea a fost finalizată înainte de termen.

Contractorii trebuie să fie atenți când clientul semnează certificatele de performanță a lucrărilor. Dacă subcontractanții au fost implicați în cadrul unui contract de muncă, atunci antreprenorul trebuie să semneze acte cu aceștia înainte ca lucrarea să fie predată clientului. Dacă aceste date nu se potrivesc, autoritățile fiscale pot considera costurile subcontractantului nerezonabile și să nu le recunoască la calcularea bazei de impozitare.

Fluxul documentelor documentelor primare

Fluxul de documente al documentelor primare include următoarele etape:

• înregistrarea documentului primar;
• transferul documentului către departamentul de contabilitate, unde este verificat și înscris în registre;
• stocarea curentă și transferul ulterior al documentului în arhivă.

Aceasta nu este o întrebare inactivă - când ar trebui întocmite documentele primare? Răspunsul la aceasta este în articolul 9 din Legea nr. 402-FZ „Documentul contabil primar trebuie întocmit la comiterea unui fapt al vieţii economice, iar dacă acest lucru nu este posibil - imediat după finalizarea sa. "

Este inacceptabil să se întocmească documente primare la câteva zile după tranzacția comercială. Toți angajații care au dreptul să întocmească documente primare trebuie să respecte programul fluxului de lucru, în care puteți seta, de exemplu, următoarele termene limită pentru depunerea documentelor la departamentul de contabilitate:

• ordine de numerar primite și ieșite - în ziua întocmirii;
• documente legate de înregistrarea vânzărilor - cel târziu în următoarea zi lucrătoare;
• rapoarte prealabile - nu mai târziu de trei zile lucrătoare de la cheltuirea fondurilor;
• certificate de incapacitate de muncă - cel târziu în următoarea zi lucrătoare după plecarea la muncă etc.

În ceea ce privește documentele semnate de contrapărți, obligația de a le transfera în timp util poate fi stipulată în textul contractului, de exemplu, astfel: „Cumpărătorul se obligă să transfere Furnizorului originalele scrisorilor de trăsură semnate, acte și facturi în cel mult două zile lucrătoare de la data semnării acestora.”

Când primarul semnat este transferat la departamentul de contabilitate, se verifică forma documentului; disponibilitatea detaliilor solicitate; legalitatea tranzacției comerciale efectuate; calcule aritmetice. Datele documentelor primare verificate se înscriu în registrele contabile.

Stocarea curentă a documentelor primare se realizează de obicei în departamentul de contabilitate, iar la sfârșitul anului, documentele sunt grupate pe dată, asamblate în pachete și transferate în arhivă. Este necesar să păstrați documentele primare timp de cel puțin cinci ani.