Organizarea managementului documentelor electronice într-o companie de asigurări. Caracteristici ale alegerii unui sistem electronic de gestionare a documentelor pentru o companie de asigurări Organizarea managementului documentelor într-o companie de asigurări

Ivan Nagornov, expert companieDIRECTUM-M

Pentru a depăși dificultățile de mai sus sisteme moderne managementul electronic al documentelor (sisteme ECM) permit utilizarea mecanismelor de integrare și coduri de bare. Pentru a face acest lucru, este necesar să organizați corect procesul de prelucrare a documentelor, transformându-le în formă electronică. Acest articol prezintă materiale bazate pe experiența reală a DIRECTUM.

Mai jos voi da un exemplu de organizare a procesului de introducere a documentelor. Toate documentele primite de la clienți (de exemplu, un acord CASCO cu documente aferente) sunt lipite cu un cod de bare care conține număr unic document (ID) și tipul acestui document. Uneori, pentru simplitate, companiile doresc să atașeze un cod de bare pe un stras pe un set de documente, acest lucru este de asemenea posibil, dar apoi dispare capacitatea de a controla automat caracterul complet al documentelor, precum și de a fixa automat locația reală a documentelor originale. scos din arhiva de hârtie. Puteți marca documentele cu un cod de bare căi diferite:

● lipirea unei etichete cu un cod de bare pe document. LA acest caz se așteaptă ca etichetele să fie tipărite la fața locului cu o imprimantă de etichete sau pretipărite (pe role);

● imprimarea codurilor de bare direct pe documente folosind o imprimantă convențională dacă există spațiu liber pe fața sau spatele documentului;

● imprimarea unei foi separate cu cod de bare;

● imprimarea inițială a unui cod de bare împreună cu o formă de documente, cum ar fi, de exemplu, o politică CASCO.

Integrarea sistemului de contabilitate al societății de asigurări șiSistemul ECM oferă beneficii suplimentare. După ce toate documentele sunt marcate cu coduri de bare, angajații societăților de asigurări introduc datele din contractul de asigurare sau evenimentul asigurat în sistemul de contabilitate al societății de asigurări, la fel ca întotdeauna. În plus, o parte din datele introduse de angajat sunt transferate automat în sistemul de stocare pentru imagini electronice ale documentelor de asigurare (sistem ECM). Acest lucru va necesita doar două apăsări suplimentare de butoane: prima - în sistemul de contabilitate al asigurărilor pentru a începe transferul datelor introduse, a doua - pe scanerul de coduri de bare atunci când le citesc din documente (scannerul de coduri de bare arată similar cu scanerele de coduri de bare din magazinele alimentare). După acțiunile de mai sus, în arhiva electronică a documentelor de asigurare apar toate datele necesare, inclusiv un număr unic de document codat într-un cod de bare.

Apoi, la stația de scanare a documentelor, ofițerul responsabil scanează documentele pe un scaner convențional care salvează documentele într-un folder special, din care serviciul sistemului de stocare a documentației de asigurare DIRECTUM preia fișierele și, împărțindu-le în documente separate prin cod de bare, atașează pe cardurile corespunzătoare care au fost completate automat din sistemul de contabilitate. Astfel, fără folosirea muncii manuale, documentele de la scaner intră automat în arhiva electronică a documentației de asigurare cu detaliile completate pe carduri. Mai mult, ora/data scanării documentului și departamentul/numele angajatului de scanare pot fi, de asemenea, înregistrate automat.

În continuare, documentul scanat ajunge într-un folder special pentru angajatul responsabil cu verificarea documentelor scanate. Persoana responsabilă cu verificarea verifică calitatea documentelor scanate, iar dacă aceasta este nesatisfăcătoare, poate trimite documentul înapoi la stația de scanare.

Introducerea în arhivă a documentelor care au fost inițial fără hârtie, de exemplu, fotografii electronice de la locul accidentului, se poate face după introducerea tuturor documentelor pe hârtie și cu un singur clic pe butonul „fotografii”. Acestea vor fi salvate ca document cu mai multe pagini și pot fi comparate cu ușurință, de exemplu, cu fotografiile din pre-asigurare ale mașinii.

Astfel, se formează o arhivă de documente de asigurare ale cărei documente pot fi deschise din sistemul de contabilitate al asigurărilor la apăsarea unui buton (pentru aceasta se pot folosi diverse mecanisme de integrare, precum com-obiecte sau servicii web). Acum orice document despre client poate fi găsit rapid. Dacă este necesar, angajații pot primi diverse memento-uri, de exemplu, despre expirarea contractelor sau despre caracterul incomplet al oricărui pachet de documente. Utilizarea unui scaner de coduri de bare ușurează, de asemenea, viața arhivarului dacă este necesar să înregistreze retragerea și returnarea documentelor originale într-o arhivă de hârtie - pentru aceasta, trebuie doar să scanați codul de bare al documentului emis/returnat și să indicați cui se eliberează și în ce măsură.

După ce compania are o arhivă electronică convenabilă a documentației de asigurare, vă puteți gândi deja la automatizarea diferitelor procese de afaceri, de exemplu, soluționarea daunelor. În acest caz, procesul de decontare a pierderilor va fi transparent pentru manageri și angajați și, în consecință, clienți, adică se va putea vedea cine și în ce etapă este procesul de luare în considerare a cererii unui client. Este posibilă includerea „contrapărților permanente” în procesul de aprobare, cum ar fi experți independenți și stații de reparații și întreținere, oferindu-le acces la documente printr-o interfață web sau încărcându-le pe un portal special. De asemenea, este posibilă menținerea unui registru al daunelor tipice pentru a colecta statistici și a întreprinde acțiuni de control pe baza acestor statistici etc. Dezvoltarea ulterioară a sistemului poate fi colectarea nu numai a documentelor, ci și a „cazurilor” pentru analiza diferitelor evenimente asigurate.

„Managementul financiar într-o societate de asigurări”, 2007, N 4
FLUX ELECTRONIC DE DOCUMENTE ÎNTR-O COMPANIE DE ASIGURĂRI
Munca oricărei companii de asigurări astăzi este imposibilă fără utilizarea sistemelor informatice automate. Gestionarea tradițională a documentelor pe hârtie este înlocuită cu cele electronice, întrucât prima nu mai îndeplinește cerințele afacerii și nu poate asigura viteza de prelucrare a datelor. Acest articol vorbește despre avantajele managementului electronic al documentelor, algoritmii de lucru atunci când îl utilizați.
Management electronic de documente pentru afaceri
Tema automatizării fluxului de lucru al companiilor devine din ce în ce mai populară. În ultimii câțiva ani, piața sistemelor automate de gestionare a documentelor a crescut constant. Multe companii, care introduc managementul electronic al documentelor, se așteaptă să primească un alt miracol informatic care va reduce costurile, va crește transparența și gestionabilitatea și va accelera procesul de procesare. Dar, în cele mai multe cazuri, un miracol nu se întâmplă, iar documentul în în format electronic rămâne totuși un document care trebuie întocmit, editat, aprobat, citit, executat, controlat, urmând aceleași proceduri care au fost efectuate cu documentele pe hârtie. Numărul de angajați care lucrează cu documente nu este redus, iar reducerea timpului de procesare, dacă acest lucru se întâmplă într-adevăr, este compensată de timpul petrecut pentru transformarea documentului în formă electronică. Cu toate acestea, există domenii de afaceri în care utilizarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor poate avea un efect semnificativ. În primul rând, acest lucru se aplică acelor zone în care volumele de documente stocate și procesate sunt semnificative, iar viteza de căutare și accesare a informațiilor poate oferi companiilor avantaje competitive.
Asigurările sunt un domeniu de activitate în care sunt procesate un număr mare de documente diferite feluri: contracte, polițe de asigurare, declarații, certificate, certificate medicale, documente pentru dreptul de proprietate, rezultate ale examenelor și alte documente, numărul de soiuri ale cărora pentru o societate medie de asigurări depășește o sută. Toate aceste documente sunt formate în dosare, dosarele sunt volume plasate în arhive, accesul la care se efectuează în momentul producerii evenimentelor asigurate, pe măsură ce se modifică termenii contractului, la sfârșitul perioadei de valabilitate a acestuia și în alte cazuri. . Cu cât compania de asigurări este mai mare, cu atât este mai mare varietatea programelor de asigurare pe care le oferă și arhivele de documentare mai eterogene pe care le are.
În efortul de a acoperi cât mai mulți clienți, compania de asigurări deschide agenții în alte regiuni și orașe, rezolvând problemele de organizare a arhivelor distribuite sau problema transportului documentelor la sediul central. Lucrul cu volume mari de documente într-o companie de asigurări face parte din operațiunile acesteia, astfel încât rezolvarea problemelor de procesare a documentelor poate crește efectiv eficiența companiei, viteza și calitatea serviciului clienți.
Construirea arhivelor electronice și automatizarea proceselor de prelucrare a documentelor, de regulă, se realizează pe baza unor sisteme specializate, care poartă denumirea generală „Enterprise Content Management System (ECM)”. Această clasă de sisteme include platforme industriale care au o serie de proprietăți, variind de la capacitatea de a stoca volume mari de documente în mai multe depozite distribuite situate în diferite orase sau chiar țări, la capacitatea de a modela procesele de procesare a documentelor și de a le integra cu e-mail, site-uri web și alte sisteme. Utilizarea unor astfel de sisteme este justificată atunci când este vorba de volume mari de informații, organizând stocare fiabilă și oferind acces rapid la informații.
Utilizarea arhivei electronice
Dacă utilizați inutil arhiva electronică, o puteți transforma într-o încărcare suplimentară care necesită costuri inutile de întreținere. Cu o aplicare adecvată, se transformă într-un mijloc de creștere a eficienței afacerii. Mai jos este o listă cu câteva dintre oportunitățile pe care le primește o companie de asigurări atunci când folosește o arhivă electronică:
- toate documentele clienților și contractanților sunt scanate și stocate în mod ordonat, în formă electronică;
- accesul la documente este posibil (în conformitate cu drepturile de acces) din orice agenție la distanță, inclusiv prin internet;
- documentele sunt grupate pe contracte de asigurare, contractori, cazuri de evenimente asigurate in concordanta cu nevoile diviziilor companiei;
- este posibila deschiderea tuturor contractelor de asigurare pentru clientul de interes;
- este posibil să vizualizați toate documentele dintr-un anumit contract de asigurare, inclusiv toate versiunile documentelor, dacă au fost aduse modificări;
- se pot deschide toate evenimentele asigurate conform contractului de asigurare de interes, inclusiv toate documentele pentru fiecare eveniment asigurat;
- se pot gasi documente pe toate programele de asigurare la care clientul a participat, indiferent daca contractele au fost incheiate cu asiguratul insusi (asigurare individuala) sau cu firme in care aceasta persoana a lucrat (asigurare corporativa);
- la evaluarea riscului în timpul subscrierii, este posibil să se obțină informații despre toate contractele de asigurare în temeiul acest client;
- exista posibilitatea de a vedea toate notificarile si scrisorile care au fost trimise clientului pentru intregul istoric de intretinere a contractului de asigurare;
- pentru fiecare contract de asigurare, istoricul tuturor modificărilor în termenii contractului este disponibil sub forma unor versiuni separate de documente;
- poti trece de la caz din cauza unui eveniment asigurat la caz polita de asigurare, din care puteti accesa toate cazurile de evenimente asigurate din acest contract de asigurare.
Toate documentele de arhivă sunt imagini electronice obținute din documentele originale, ceea ce garantează acuratețea informațiilor. Documentele pot fi stocate într-o formă recunoscută, care oferă o căutare nu numai pentru detalii individuale ale documentului, ci și pentru orice combinație de cuvinte direct în textul documentului. Căutarea și accesul la documente se realizează în câteva secunde.
Documentele pot veni la companie din surse diferite (agenții de asigurări, brokeri, antreprenori) în diverse configurații (eterogene, în seturi pentru client, în pachete pe tipuri de contracte). Unele dintre documente pot veni în formă electronică.
Majoritatea documentelor sunt create chiar în cadrul companiei. Pentru fiecare caz, se poate folosi un mecanism unic de plasare a documentelor într-o arhivă electronică. Mai jos sunt câteva dintre modalitățile principale.
Sincronizarea cu sistemul de asigurare al companiei
Datele polițelor de asigurare sunt introduse de către angajații companiei într-un sistem de asigurări specializat. La cererea utilizatorului sau conform programului, sistemul de asigurare este sincronizat cu arhiva electronica. Cardurile de poliță de asigurare care conțin detalii primite de la sistemul de asigurări sunt create în arhiva electronică. În cazul în care un card de poliță de asigurare există deja și a fost primită o solicitare de la sistemul de asigurări de actualizare a detaliilor poliței, se creează o nouă versiune a documentului în arhiva electronică. Detaliile vechi ale politicii sunt păstrate.
Obținerea documentelor de la agențiile teritoriale
Agențiile sunt conectate la biroul central prin canale de comunicare. Agențiile instalează scanere. Pe măsură ce documentele sunt primite, angajații agenției scanează documentele. Documentele intră automat în arhiva electronică și sunt introduse în dosarul contractului sau dosarului de asigurare aferent eveniment asigurat.
Plasarea promptă a documentelor în arhivă imediat după ce sunt primite de către agenții permite specialiștilor companiei să înceapă imediat procesarea acestora. Acest lucru dă o accelerare semnificativă a ciclurilor de emitere a polițelor de asigurare și de luare a deciziilor privind plățile de asigurări.
Plasarea documentelor de către angajați manual
Angajații companiei care au acces la arhiva cu drepturi de reaprovizionare plasează documentele primite de aceștia în formă electronică, le „trag and drop” din e-mail sau dintr-un folder de pe computerul lor.
Importați documente din alte sisteme
In cazul in care firma dispune de sisteme care creeaza automat documente pentru clienti (notificări, scrisori de informare etc.), se stabileste procedura de import a acestor documente intr-o arhiva electronica. Documentele intră automat în dosarul contractului de asigurare relevant.
Scanare în flux și recunoaștere a documentelor
Documentele primite de compania de asigurări în seturi în baza unor contracte de asigurare corporativă, cum ar fi certificatele de asigurare bancară, pot fi plasate automat într-o arhivă electronică folosind scanere de streaming de înaltă performanță. După scanare, detaliile și conținutul documentelor sunt recunoscute și sunt identificate atributele. Acest lucru face posibilă plasarea documentelor în arhivă într-o manieră ordonată în funcție de clienți și contractele de asigurare corespunzătoare.
Configurarea mecanismelor de plasare a documentelor într-o arhivă electronică vă permite să creați automat o structură pentru stocarea documentelor în conformitate cu regulile stabilite în sistem. Crearea folderelor în structura arhivei se face complet fără intervenția utilizatorului.
Suport pentru statii de lucru specializate
Lucrul cu documente în unele cazuri necesită organizarea de stații de lucru specializate pentru utilizatori. Exemplele cele mai izbitoare sunt locurile de muncă ale specialiștilor în screening-uri și subscriere.
Procedura de screening cu jet, care constă în verificarea detaliilor cererii de asigurare introduse în sistemul de asigurare cu documentul original, poate fi eficientă numai dacă comoditatea verificării detaliilor în format electronic depășește verificarea obișnuită a documentelor pe hârtie. Utilizarea monitoarelor specializate de 21 de inchi și a modului de vizualizare divizată vă permite să organizați procedura de verificare cu confort maxim pentru utilizatori. Acest mod împarte ecranul în două părți. O parte conține o pagină de document A4 la dimensiune completă. Cealaltă parte afișează detaliile documentului care necesită verificare. Toate datele pentru verificare sunt pe ecranul de monitor al angajatului.
Specialiștii în subscriere în acest mod au la dispoziție opțiuni suplimentare pentru a completa coeficienții de ponderare necesari pentru evaluarea riscului. Organizarea locurilor de muncă ale specialiștilor în acest fel vă permite să scăpați de lucrul cu documente pe hârtie și să treceți complet la lucrul cu documente în formă electronică.
Caracteristici suplimentare ale sistemului
suport pentru procesele de afaceri
Atunci când lucrează cu contracte de asigurare, specialiștii trebuie să urmărească starea polițelor de asigurare. Pentru procedura de subscriere pot exista mai mult de o duzină de astfel de condiții: verificarea detaliilor, subscrierea, solicitarea de informații suplimentare, examenul medical, lipsa banilor, cererea de aprobare a sumei asigurate, refuzul emiterii unei polițe, disponibilitatea pentru emiterea unei polițe. , etc. Stările politicilor sunt acceptate prin intermediul mecanismelor ciclului de viață al documentelor. Configurarea anumitor proceduri le permite angajaților să urmărească ce politici se află într-o anumită stare, care politici necesită procesare ulterioară. Angajații de la locurile lor de muncă monitorizează starea documentelor și, pe măsură ce documentele trec la anumite stări, efectuează procesarea ulterioară a documentelor.
Un avantaj suplimentar al procesării documentelor în formă electronică este sprijinirea proceselor de afaceri de către sistem. În acest caz, nu mai sunt angajații care urmăresc starea documentelor, ci sistemul transferă automat documentul de la angajat la angajat în conformitate cu procedura de procesare a documentelor specificată. Acest lucru vă permite să reduceți și mai mult ciclul de procesare a documentelor și să îmbunătățiți indicatori precum timpul de emitere a politicii.
Audit, raportare, control
Un element important al procesării documentelor este procedura de raportare și control. Mijloace convenabile raportările sunt configurate pentru a primi date agregate sub formă de tabele în format Excel. Acest lucru permite utilizatorilor să copieze cifrele raportate în rapoarte de rezumat sau să le folosească pentru calcule suplimentare.
Sistemul de raportare este folosit și pentru a controla:
- documente care se află în anumite stări ale ciclului de viață mai mult decât numărul de zile specificat de reglementări;
- documente pentru care nu există originale;
- documente introduse în sistem de către o anumită agenție;
- disciplina executiva in lucrul cu aplicatii;
- politele nelivrate asiguratului etc.
acces la internet
Din ce în ce mai mult, un atribut obligatoriu al sistemelor corporative este capacitatea de a prezenta informații unui client prin intermediul internetului. Această posibilitate permite reducerea timpului de acces al clienților la informații și îmbunătățirea calității furnizării informațiilor.
Utilizarea instrumentelor de management al conținutului corporativ ca parte a sistemului de informații corporative al companiei simplifică plasarea informațiilor pe site-ul web corporativ. Aceasta poate fi fie publicarea automată a informațiilor de știri care sunt transmise clienților sub formă de notificări și scrisori de informare, fie organizarea accesului online pentru clienți la contractele lor de asigurare personală. Accesul online permite clienților să urmărească starea polițelor de asigurare și deciziile privind plățile de asigurări, să transfere informațiile solicitate către angajații companiei, să trimită cereri de modificare a contractelor de asigurare și alte informații care necesită o comunicare promptă.
Efectele utilizării
Rezumând cele de mai sus, putem observa următoarele efecte din utilizarea arhivelor electronice într-o companie de asigurări:
- optimizarea muncii specialiștilor;
- excluderea posibilității de pierdere a documentelor;
- accelerarea ciclului de emitere a politelor de asigurare;
- accelerarea ciclului decizional privind plățile de asigurări;
- accelerarea raspunsului specialistilor call-center la solicitarile clientilor;
- cresterea gradului de continut informativ si deschidere a companiei fata de clienti;
- controlul procesarii si trecerii documentelor.
Analizând efectele utilizării arhivelor electronice și automatizării gestiunii documentelor într-o companie de asigurări, putem afirma cu încredere că utilizarea sistemelor de management al documentelor în domeniul asigurărilor aduce beneficii economice tangibile și avantaje competitive. Creșterea anuală a volumului de informații procesate va face în curând munca fără aceste instrumente pur și simplu de neconceput.
O.M. Pashin
Șef de
solutii de sistem
„KORUS Consulting”
Semnat pentru tipărire
10.12.2007

În IC „Ingosstrakh”.

Client

Compania de asigurări „Ingosstrakh” a fost fondată la 16 noiembrie 1947. Astăzi este un asigurător universal la nivel federal, unul dintre liderii domestici piata asigurarilor. Serviciile SPAO Ingosstrakh sunt disponibile în toată Rusia datorită unei rețele regionale extinse, care include 83 de filiale. În plus, în străinătate operează companiile cu participarea capitalului Ingosstrakh și reprezentanțele asigurătorului.

Situatie

În etapa de selectare a unui sistem electronic de management al documentelor pentru Ingosstrakh, a fost important să se găsească un instrument care să permită procesarea a circa 1.500 de documente pe zi și să automatizeze munca a 6.000 de angajați. O atenție deosebită a fost acordată performanței sistemului și vitezei mari de funcționare a acestuia, precum și capacității de a dezvolta EDMS pe cont propriu sau cu ajutorul unor organizații terțe, nefiind astfel dependent de furnizor. Compania trebuia să folosească diferite semnături electronice în activitatea sa, prin urmare, sistemul achiziționat trebuia să aibă licențe de la Serviciul Federal de Securitate al Rusiei pentru dezvoltarea și distribuirea de software protejat cu mijloace de criptare (criptografice). Totodată, furnizorul EDMS trebuia să asigure implementarea sistemului într-un timp scurt.

Decizie

Specialiștii companiei de asigurări au studiat sistemele disponibile pe piață și au selectat două care au îndeplinit toate cerințele. După care au fost ținuți analiza comparativa, și s-a decis introducerea sistemului de management al documentelor și sarcinilor TEZIS. Unul dintre avantajele importante ale sistemului ales a fost un client web complet funcțional, care vă permite să lucrați de pe orice dispozitiv, indiferent de locul în care se află. acest moment angajatul este localizat.

Versiunea extinsă a sistemului TEZIS, care a fost achiziționată de compania de asigurări, are o funcționalitate largă care vă permite să rezolvați nu numai sarcinile clasice de lucru de birou, ci și să modificați EDMS pentru procesele unice ale organizației, precum și să îl integrați. cu alte sisteme. Instalarea și configurarea EDMS TEZIS pe echipamentul server al companiei de asigurări a fost realizată de la distanță și în scurt timp. Apoi specialiști suport tehnic Holmont, dezvoltatorul EDMS, a organizat cursuri față în față pentru administratorii de sistem și utilizatorii săi cheie.

Rezultat

Sistemul de gestionare a documentelor și sarcinilor TEZIS a ajutat la automatizarea lucrărilor cu corespondența de intrare și de ieșire, a simplificat coordonarea documentelor și organizarea întâlnirilor. Procesul de transfer a documentației de licitație a fost implementat în EDMS, au fost finalizate rapoarte privind corespondența instanței și a devenit posibilă utilizarea certificatului electronic e-Token pentru semnătură electronică.

Datorită posibilităților largi ale părții de integrare TEZIS, specialiștii Ingosstrakh au pus la punct procesul de adăugare automată a corespondenței judiciare primite de la EDMS la sistemul informatic automat, ceea ce a făcut posibilă urmărirea tuturor citațiilor și notificărilor, actelor procedurale și judiciare primite de către companie.

Compania intenționează să dezvolte în continuare sistemul TEZIS. Cerințele pentru coordonarea comenzilor vor fi implementate în EDMS, iar versiunea mobilă va fi modificată. În prezent, se lucrează la integrarea cu automatizat Sistem informatic, care vă permite să creați raportarea managementuluiși utilizați sistemul pentru fluxul de lucru al personalului.

Utilizarea activă a sistemului în cadrul companiei a fost impulsul pentru scalarea TEZIS EDMS. Compania de asigurări Ingosstrakh a achiziționat licențe pentru un număr nelimitat de conexiuni. În octombrie 2017, sistemul are aproximativ 6.000 de utilizatori înregistrați și peste 430.000 de documente create.

Khudomyasova Marina student din grupa 302, specialitatea „Afaceri de asigurări”

Raport la conferința științifică și practică „Secolul XXI – secolul tehnologiilor informaționale”

Descarca:

Previzualizare:

bugetul de stat instituție educațională mijloc învăţământul profesional Regiunea Moscovei „Colegiul Agrar Kolomensky”

ORGANIZAREA FLUXULUI ELECTRONIC DE DOCUMENTE ÎNTR-O COMPANIE DE ASIGURĂRI

Kolomna 2014

Introducere

Asigurarea este un domeniu de activitate în care sunt procesate un număr mare de documente de diferite tipuri: contracte, polițe de asigurare, cereri, certificate, certificate medicale, documente pentru dreptul de proprietate, rezultate ale examinărilor și alte documente, numărul de soiuri ale cărora. pentru o companie medie de asigurări depășește o sută. Toate aceste documente sunt formate în dosare, dosarele sunt volume plasate în arhive, accesul la care se efectuează în momentul producerii evenimentelor asigurate, pe măsură ce se modifică termenii contractului, la sfârșitul perioadei de valabilitate a acestuia și în alte cazuri. . Cu cât compania de asigurări este mai mare, cu atât este mai mare varietatea programelor de asigurare pe care le oferă și arhivele de documentare mai eterogene pe care le are.

În efortul de a acoperi cât mai mulți clienți, compania de asigurări deschide agenții în alte regiuni și orașe, rezolvând problemele de organizare a arhivelor distribuite sau problema transportului documentelor la sediul central. Lucrul cu volume mari de documente într-o companie de asigurări face parte din operațiunile acesteia, astfel încât rezolvarea problemelor de procesare a documentelor poate crește efectiv eficiența companiei, viteza și calitatea serviciului clienți.

Construirea arhivelor electronice și automatizarea proceselor de prelucrare a documentelor, de regulă, se realizează pe baza unor sisteme specializate, care poartă denumirea generală „Enterprise Content Management System (ECM)”. Această clasă de sisteme include platforme industriale care au o serie de proprietăți, de la capacitatea de a stoca volume mari de documente în mai multe depozite distribuite situate în diferite orașe sau chiar țări, până la posibilitatea modelării proceselor de procesare a documentelor și integrarea acestora cu e-mail, site-uri web și alte sisteme. Utilizarea unor astfel de sisteme este justificată atunci când este vorba de volume mari de informații, organizând stocare fiabilă și oferind acces rapid la informații.

LA lumea modernă Activitatea oricărei companii de asigurări este imposibilă fără utilizarea tehnologiilor informației și comunicațiilor. Gestionarea tradițională a documentelor pe hârtie este înlocuită cu cele electronice, întrucât prima nu mai îndeplinește cerințele afacerii și nu poate asigura viteza de prelucrare a datelor. Raportul prezentat descrie problemă organizarea managementului documentelor electronice și a algoritmilor de lucru la utilizarea acestuia.

Relevanța acestei probleme în timpuri recente devine foarte importantă, deoarece în condițiile unei concurențe acerbe, automatizarea fluxului de lucru face posibilă accelerarea activității diferitelor departamente ale companiei de asigurări și vă permite să luați decizii operaționale și strategice importante.

Scopul raportului este de a identifica beneficiile utilizării gestiunii electronice a documentelor în companiile de asigurări.

Obiectivul principal al raportului este studierea și sistematizarea materialelor utilizate de societatea de asigurări „Consimțământ” a sistemului electronic de gestionare a documentelor.

Parte principală

1. Soluții mobile pentru agenții de asigurări

Una dintre inițiativele strategice ale companiilor de asigurări este consolidarea vânzărilor cu amănuntul prin dezvoltarea unei rețele de agenți. Intensificând munca cu canalul de vânzări al agenției, asigurătorii se confruntă cu o serie de probleme. Una dintre ele este că sistemul de stabilire a prețurilor în companiile de asigurări este atât de complex și multifațetat încât este destul de dificil pentru un agent să lucreze cu el pe hârtie, iar acest lucru nu corespunde naturii muncii sale: vânzătorul trebuie în primul rând să vândă. și să nu te joci cu bucăți de hârtie.

O companie modernă atinge succesul creând noi valori în muncă, atât cu un „client extern”, cât și cu un „client intern”, care este agent pentru un asigurător. Prin urmare, asigurătorii dotează rețeaua de vânzare cu „asistenți electronici”, și nu doar un calculator premium, ci dispozitive pentru schimbul de informații cu compania. Ele oferă agentului posibilitatea de a finaliza de la distanță întreaga procedură pentru încheierea unui contract de asigurare: atribuirea unui număr poliței de asigurare, transferarea către companie a datelor despre obiectul asigurat și proprietar, certificatul de inspecție al vehiculului, fotografiile acestuia etc., precum și determinarea rapidă și exactă a cuantumului primei, raportarea promptă a numărului de forme de polițe și chitanțe utilizate etc. Acest lucru permite agentului să fie mai puțin „atașat” de biroul companiei și să se apropie cât mai mult de locația clientului.

Compania, la rândul ei, este interesată nu doar să sporească loialitatea agentului prin crearea de condiții atractive, ci și să ridice nivelul securitatea informatiei procedurile de încheiere a contractelor de asigurare. La emiterea unei polițe de asigurare în formă scrisă de mână, există un anumit ciclu în care între apariția poliței cu clientul și apariția aceleiași polițe în sistemul contabil al asigurătorului sunt perioade semnificative de timp. Situaţia concurenţială actuală (concurenţa la nivelul calităţii serviciului) impune însă ca serviciul să fie instantaneu, începând să acţioneze imediat ce clientul este asigurat. Dar, în realitate, în unele companii, procesul de înregistrare a unui nou contract durează 1,5-2 luni. Soluțiile mobile pentru agenții de asigurări oferă posibilitatea de a transfera online informații despre deținut contract de asigurareîn bază comună datele companiei de asigurări”, eliminând astfel intervalul de timp dintre momentul încheierii contractului de asigurare de către agent și momentul deschiderii opțiunilor de servicii.

Client deservit de tehnologie nouă, primește avantaje semnificative, care nu constau în niciun caz doar în cotație și tarifare accelerată. De fapt, toate departamentele de service (call center, serviciu de suport tehnic etc.) sunt implicate în introducerea în sistem a numărului poliței de asigurare, iar până la introducerea numărului clientul nu există pentru ele. Adică, de fapt, programele de servicii încep să funcționeze numai atunci când asigurătorul află de existența unui astfel de client. Înregistrarea contractului în sistem prin soluții mobile pentru agenții de asigurări vă permite să rezolvați această problemă în 1-2 minute. Timpul pentru executarea completă a contractului la utilizarea acestui dispozitiv va dura 6-7 minute pentru contractul CASCO și 4-5 minute pentru contractul OSAGO.

Asigurătorul, pe lângă faptul că economisește timp la obținerea de informații despre polițele vândute de agent, beneficiază și prin faptul că ajută la prevenirea fraudei în asigurare: atunci când prima poliță este primită de agent, clientul crede că este asigurat, iar asiguratorul nu are nici polita, nici prima, nici nu exista informatii pana cand clientul vine la el cu o pierdere. Fotografiarea unui obiect pe dispozitive mobile mărește, de asemenea, controlul, deoarece agentul pierde posibilitatea de a asigura o mașină deja spartă.

Una dintre problemele principale este și protecția informațiilor: Atentie speciala se acordă protecției datelor cu caracter personal ale clienților, atât în ​​etapa introducerii informațiilor, cât și în etapa prelucrării acestora.

Un birou mobil de asigurări permite unui agent de asigurări să salveze și să găsească rapid informații despre un client, evenimente legate de serviciul acestuia, să mențină și să stocheze corespondența electronică, să nu uite de termenele de expirare a contractelor și alte evenimente importante.

În cadrul companiei de asigurări CONSENT, automatizarea activităților este organizată folosind un sistem specializat de gestionare a bazelor de dateDiasoft și sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS).

Contractele de asigurare se încheie nu numai direct la sediul societății de asigurări, ci și la locația obiectului asigurat, adică.agentul de asigurări lucrează de la distanță. După ce a fost atinsconsimțământul la încheierea contractului, versiunea electronică a poliței de asigurare este introdusă în sistemul Diasoft folosind EDMS, iar contractul este înregistrat instantaneu.

Exemplu. În timpul stagiului meu, un asigurat a contactat firma Consens cu o cerere de asigurare a autoturismului său Renault-Duster împotriva riscurilor de Furt și Daune (asigurare CASCO), eu, împreună cu un agent de asigurări, am fost la el la locul său de reședință. Agentul a folosit kit-ul Mobile Office în munca sa, care includea un laptop, o imprimantă mobilă și un modem USB pentru comunicarea cu baza de date Diasoft.

Calculul primei de asigurare, executarea cererii si polita de asigurareAm fost făcută în programul 1C: Asigurări. Versiuni electronice documentele au fost trimise la sediul central, după înregistrarea în sistemul de contract, asiguratul a primit o poliță tipărită pe o imprimantă mobilă. A durat aproximativ 20 de minute pentru a inspecta mașina, a o fotografia și a încheia contractul.

Avantajul acestei metode de încheiere a unui contract este înregistrarea instantanee a unei polițe de asigurare în baza de date a companiei.

Apropo, în programul 1C: Asigurări, comisionul unui intermediar în asigurări (al său salariu) se calculează automat la introducerea poliței de asigurare în baza de date.

1. Gestionarea electronică a documentelor

în activităţile financiare şi analitice ale firmei

După intrarea în vigoare, fiecare contract devine obiect al contabilității, inclusiv al contabilității. Include plățile încasate (contabilitatea), controlează planul pentru încasările acestora (departamentul asigurări), condițiile sale sunt necesare pentru departamentul de decontare a pierderilor în cazul unui eveniment asigurat etc. Dar, într-un fel sau altul, fluxul de documente trece la nivel financiar și analitic.

În plus, aceste informații într-o formă generalizată sunt de interes pentru managerii de top ai companiei pentru analiza operațională a activităților sub diverse aspecte (de către clienți, pe regiuni, de către directori responsabili etc.).

Blocul este nivelul superior. planificare strategica si management. Acestea sunt sarcinile de a construi un buget, de a analiza activitățile în contextul produselor de asigurare și de a calcula tarifele.

Când informațiile din baza de date sunt acumulate, începe nivelul superior al automatizării companiei. Pentru managerii de top, este posibil să se rezolve problemele de contabilitate de gestiune, analiză și planificare. De exemplu, pentru fiecare contract se calculează automat indicatorii de rentabilitate (valoarea primei primite, valoarea plăților în baza actelor de asigurare, sumele primite de la companiile de reasigurare etc.).

Managerul are posibilitatea de a determina veniturile anuale planificate pentru departamentele regionale de vânzări. Departamentele de vânzări, la rândul lor, pe baza acestor date își calculează portofoliul de asigurări și primesc indicatori de profitabilitate.

În plus, este monitorizată implementarea bugetului companiei. Se formează în sucursale și divizii, merge la sediul central pentru consolidare și aprobare.

Bugetul aprobat este returnat unitatilor spre executie. Execuția bugetului este monitorizată de așa-numitul. metoda „cash” în contextul fiecărei diviziuni. Faptul de abatere este urmărit și poate fi analizat.

1. Automatizarea fluxului de lucru

la decontarea pierderilor

Principalul proces de afaceri al unei companii de asigurări este decontarea pierderilor după apariția unui eveniment asigurat. Dacă ne imaginăm acest proces în etape, de exemplu, în implementarea asigurărilor vehicul din deteriorare, poți înțelege câte documente trebuie să completezi, prin câte birouri să treci pentru a închide eventual dosarul.

Reprezentăm acest proces sub forma unei secvențe de etape:

• Completarea unei cereri pentru producerea unui eveniment asigurat;
• Furnizarea de către asigurați a tuturor documente necesare confirmarea dreptului asiguratului/beneficiarului de proprietate asupra obiectului asigurarii, precum si dreptul de a primi plata asigurarii (copii dupa pasaportul vehiculului, certificatul de inmatriculare al vehiculului, cupon inspecția tehnică, împuternicire, contract de vânzare a proprietății, copie după polița de asigurare, chitanțe de plată a următoarei prime de asigurare etc.);
• Trimiterea spre examinare internă sau independentă a prejudiciului cauzat;
• Furnizarea de către asigurat a tuturor documentelor necesare care confirmă faptul evenimentului care a dus la deteriorarea bunurilor asiguratului (adeverințe de la poliția rutieră, Ministerul Afacerilor Interne, Ministerul Situațiilor de Urgență, instituții medicale etc.);
• Furnizarea rezultatelor evaluării daunelor;
• Luarea unei decizii de plată compensație de asigurare, sau asupra modului de decontare a pierderii asiguratului;
• Efectuarea plății despăgubirilor de asigurare, contabilizarea acestei plăți, sau efectuarea decontărilor reciproce cu stațiile de benzină și furnizarea/contabilitatea/acordarea devizelor de cost al reparațiilor de restaurare;
• Închiderea cauzei pentru decontarea pierderilor.

Această secvență este similară pentru alte tipuri de asigurări - de exemplu, asigurarea de viață: diferă doar seturile de documente furnizate și cercul de persoane care controlează procesul de furnizare a acestora și de luare a unei decizii asupra cazului. Procesul de ajustare a pierderilor are loc de obicei secvenţial.

În timpul acesteia se iau următoarele decizii:

• La deschiderea unui dosar de compensare a pierderilor;
• La examinarea prejudiciului;
• Despre absența structurii acțiunilor frauduloase;
• Cu privire la caracterul complet al furnizării documentelor pentru decontarea pierderii;
• Cu privire la o decizie pozitivă în decontarea pierderii și modalitatea de decontare;
• La o creștere a sumei daunelor la detectarea daunelor ascunse (pentru un vehicul) sau la o modificare a costului reparațiilor etc.;
• Despre închiderea cazului.

La fiecare etapă a cererii de-a lungul traseului, pentru a lua o decizie adecvată, este necesar să aveți acces la pachetul complet de documente privind daune, inclusiv o copie a contractului/poliței de asigurare, care ar trebui să intre în Sistem imediat după este semnat de client. La fel de Firme de asigurari au adesea o structură distribuită geografic, oferind set complet documentele privind cazul în fiecare etapă de aprobare sunt de o importanță deosebită: aceasta elimină posibilitatea de fraudă din partea clientului sau agent de asigurăriși să se asigure că cazul este tratat cu promptitudine.

În cadrul companiei de asigurări CONSENT, automatizarea fluxului de lucru al procesului de decontare a pierderilor are loc după cum urmează:

Un specialist al companiei de asigurări sună un client dintr-o coadă electronică.

Apoi deținătorul poliței, împreună cu un angajat al companiei de asigurări, completează o cerere pentru un eveniment asigurat, specialistul verifică documentele depuse pentru conformitatea cu datele și caracterul complet.Toate aceste documente sunt scanate și introduse în baza de date, în folderul clientului,dupa care se intocmeste Certificatul de Acceptare- transfer de documente privind evenimentul declarat. În plus, se emite o sesizare pentru inspecția vehiculului și un expert independent inspectează mașina, întocmește un act de inspecție a vehiculului.

Odată ce toate documentele au fost finalizate, puteți începe să lucrați cu programe de informare, în special, evenimentul declarat trebuie înregistrat în sistemul Diasoft.

După ce a finalizat înregistrarea aplicației în Diasoft, specialistul companiei de asigurări procedează la completarea EDMS în ceea ce privește crearea unei pierderi.

După completarea EDS-ului, dosarul de plată este transferat în faza departamentului de examinare, unde se decide problema reparației mașinii sau achitării despăgubirilor de asigurare.

La cazul de plată formatnumărul de telefon conectatclientul care primeste SMS - mesaje despre starea evenimentului asigurat.

EDMS vă permite să urmăriți în mod clar stadiul unui anumit caz de decontare a pierderii, să vedeți pe acelea pentru care trecerea la următorul statut este întârziată și să informați executanții responsabili.

Sunt, de asemenea, compilate liste standard de documente necesare pentru desfășurarea procesului de soluționare a daunelor. Și deoarece copiile scanate ale documentelor sunt plasate direct în baza de date Diasoft, după ce cererea este depusă spre examinare de către comisie, toate informațiile sunt disponibile pentru a lua o decizie privind soluționarea sau refuzul. În consecință, sistemul vă va permite să transferați cererea către departamentul de contabilitate pentru plăți sau să generați o notificare către client cu privire la refuz. De asemenea, este posibilă inițializarea procedurii de regresie.

Concluzie

Având în vedere sistemul de organizare a gestiunii electronice a documentelor în cadrul companiei de asigurări Consimțământ, putem concluziona că gestionarea electronică a documentelor:

1. îndeplinește cerințele afacerii moderne de asigurări și asigură viteza de prelucrare a datelor;
2. vă permite să accelerați activitatea diferitelor departamente ale companiei de asigurări;
3. vă permite să luați decizii operaționale și strategice importante în timp util;
4. permite agentului să finalizeze de la distanță întreaga procedură de încheiere a unui contract de asigurare;
5. contribuie la prevenirea fraudei la asigurări;
6. contribuie la rezolvarea problemelor de contabilitate de gestiune, analiză și planificare;
7. vă permite să urmăriți în mod clar stadiul unui anumit caz de decontare a pierderii, să vedeți pe acelea pentru care trecerea la următorul statut este întârziată și să informați executanții responsabili.

Bibliografie

1. Legea federală a Federației Ruse din 27 noiembrie 1992 N 4015-1 „Cu privire la organizarea afacerilor de asigurări în Federația Rusă(cu modificări și completări ulterioare).
2. Ermasov S.V., Ermasova N.B. Asigurare: manual / S.V. Ermasov, N.B. Ermasova. - M.: Învățământ superior, 2008. - 317p.
3. Mihai E.V. Tehnologia informației în activitate profesională economist şi contabil: manual. indemnizație pentru studenți. instituții medii. prof. educație / E.V. Mikheeva, E.Yu. Tarasov. - M .: „Academie”, 2013. - 240 p.
4. Mihai E.V. atelier de tehnologia informaţiei în activităţile profesionale ale unui economist şi contabil: manual. indemnizație pentru studenți. instituții medii. prof. educație / E.V. Mikheeva, E.Yu. Tarasov. - M .: „Academie”, 2014. - 352 p.
5. Mihai E.V. Tehnologiile informaţiei în activitatea profesională: manual. indemnizație pentru studenți. instituții medii. prof. educație / E.V. Mihaiev. - M .: „Academie”, 2013. - 384 p.
6. Asigurare: manual / ed. L.A. Orlanyuk-Malitskaya, S.Yu. Yanova. - M .: Editura Yurayt; ID Yurayt, 2011. - 643s.
7. SC „Consimțământ”. http: //www.soglasie.ru
8. Jurnal electronic „Despre frauda în asigurări”http://i-news.narod.ru/criminal.html

Caracteristici ale alegerii unui sistem electronic de gestionare a documentelor pentru o companie de asigurări

Caracteristici ale alegerii unui sistem electronic de gestionare a documentelor pentru o companie de asigurări

Principalele caracteristici ale activității companiilor de asigurări sunt:
. O cantitate semnificativă de flux de lucru, lucru cu documente de diferite tipuri;
. Nevoie de îndeplinit obligații financiare către clienți în cazul unui eveniment asigurat;
. Interacțiune activă cu subcontractanții pentru evaluarea pierderilor în cazul unui eveniment asigurat și posibilă eliminare a consecințelor acestuia;
. Mentinerea bazelor de date mari clienti;
. Disponibilitatea unei rețele de sucursale distribuite geografic;
. Natura de călătorie a muncii agenților;
. Necesitatea unor noi instrumente pentru promovarea serviciilor de asigurare.
În consecință, sistemul electronic de management al documentelor implementat în organizația de asigurări ar trebui să rezolve aceste probleme cât mai eficient posibil. De aceea cel mai bun program pentru automatizarea muncii de birou în domeniul asigurărilor este o platformă ECM cuprinzătoare, funcţionalitate care sunt adaptate specificului industriei.
Un exemplu de astfel de sistem este publicația din industrie bb workspace Insurans Service, propusă de dezvoltatorii companiei Double B (Moscova).
Beneficiile soluției pentru industria serviciilor de asigurări
. Funcționalitate completă pentru procesare tipuri diferite documentare, bibliotecă mare documente standard;
. Module de bugetare, CRM, HR și management al timpului încorporate;
. Implementarea unei strategii moderne de promovare a marketingului AIDCAS bazata pe lucrul cu clientii, tinand cont de nevoile acestora;
. Implementare ușoară și dezvoltare rapidă de către angajați;
. Administrare practic zero;
. Integrarea pachetului programe de birou MS Office și platformă puternică de contabilitate 1C;
. Instrumente de scanare a documentelor încorporate pentru înregistrarea și procesarea ulterioară a acestora;
. Abilitatea de a lucra cu acces la distanță și agent de corespondență;
. Scalare rapidă bazată pe licențe universale de utilizator.
Astfel, automatizarea fluxului de documente al unei companii de asigurări cu ajutorul programului bb workspace Insurans Service reduce semnificativ costurile de a face afaceri și face posibilă utilizarea mai rațională a forței de muncă a specialiștilor.

Avantajele sistemului de spațiu de lucru bb la modă

Reguli de bază ale fluxului de lucru