Formele unificate ale documentației primare sunt. Obligativitatea formelor unificate de documentație contabilă primară

Pregătirea unei varietăți de documente contabile primare - componentă practicile zilnice de afaceri ale oricărei întreprinderi. Primar documente contabile folosit în personal şi activitati financiare. Acest articol se va concentra pe proiectarea și stocarea acestor documente.

Din articol vei afla:

Formulare obligatorii ale documentelor contabile primare

Documentele primare conțin informații contabile, pe baza cărora se efectuează confirmarea implementării acțiunilor de management sau operațiunilor de afaceri. În economic şi activitati organizatorice firmele de astfel de hârtii sunt utilizate pe scară largă.

În cea mai generală formă, fluxul de lucru al oricărei organizații poate fi clasificat în trei grupuri mari:

• documente de management. Prin intermediul documentelor de afaceri ale acestui grup se realizează recepția și transmiterea deciziilor administrative de gestiune. Acestea includ, de asemenea, lucrări care conțin informații utilizate pentru a compila diverse rapoarte. La rândul lor, pe baza acestor rapoarte, se iau decizii de management;
• Documente de personal. Aceste documente conțin informații despre personalul întreprinderii, date despre evidența personalului, precum și despre organizarea muncii cu personalul. Acestea includ, de asemenea, informații despre rotația personalului, date despre schimbările în posturi și concedierea angajaților. În acest grup sunt incluse și informații despre recompense și pedepse. În cele din urmă, programele de vacanță, personalul și toate evidențele primare ale personalului sunt un alt tip de documente de personal.
• Documente contabile si financiare. Aceste lucrări conțin informații despre activitățile economice și de producție ale întreprinderii. Acest grup include planificare, contabilitate, analiză și situațiile financiare, diverse contracte, reglementări și toate documentele primare contabilitate.

Forme standard ale documentelor contabile primare

În 2017 forme diferite documente primare există atât în ​​HR, cât și în contabilitate. Aceasta include, de asemenea, documentele justificative și justificative care conțin informații inițiale despre tipuri diferite organizatoric şi activitate economică organizatii. Având în vedere faptul că actele primare care au fost întocmite în conformitate cu regulile stabilite, au semnificație juridică, atunci aceste lucrări devin o confirmare a faptului unei acțiuni organizatorice sau a faptului unei anumite tranzacții comerciale și se completează imediat după ce acest fapt a avut loc.

Lista formelor documentelor contabile primare

Evidențele de personal și contabile se țin pe baza formularelor standard ale documentelor primare. Deci datele acte de afaceri sunt împărțite respectiv în documente primare de personal și contabilitate.

De exemplu, la lucrările primare evidența personalului includ un card personal de angajat, un ordin de trimitere a unei vacanțe sau un ordin de transfer al unui angajat, personal, un program de vacanță, un ordin de concediere, un ordin de trimitere într-o călătorie de afaceri, un certificat de călătorie dacă acesta continuă să fie utilizat de către organizația în 2017, ordonă recompensarea și pedepsirea angajaților.

Tipurile de documente contabile primare sunt mult mai diverse. De exemplu, acestea includ declarații pentru înregistrarea orelor de lucru, decontări cu angajații privind salariile, certificate de numerar și operațiuni de tranzacționare, încasări în numerar primite ca urmare a decontărilor cu persoane fizice în cursul tranzacțiilor, a documentelor de decontare și de plată, a evidențelor mijloacelor fixe și active necorporaleși mult mai mult.

Trebuie avut în vedere faptul că documentele primare după originea lor pot fi împărțite în externe și intern. Extern, adică venite din surse externe sunt diverse ordine de plată, cereri de plată, cereri de comandă și facturi. Interne, adică create în cadrul companiei, sunt de patru tipuri: administrative, contabile, executive și combinate.

Citeste si:

În 2017, documentul principal, pe baza căruia crearea arhivelor organizațiilor și stocarea documentelor primare de toate tipurile discutate mai sus, rămâne Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125 FZ. După cum rezultă din aceasta act legislativ, condițiile de stocare a documentației de afaceri sunt determinate nu numai de reglementări federale, ci și de alte reglementări.

Aplicarea formularelor documentelor contabile primare

Odată cu introducerea cu câțiva ani în urmă a unui nou lege federala„Despre contabilitate” a devenit opțional pentru utilizarea formei documentelor contabile primare care sunt conținute în albume forme unificate primar documentatia contabila. În acest sens, o întrebare firească s-a ridicat în fața angajaților serviciului de personal, contabilității și instituțiilor de învățământ preșcolar - ar trebui să-și elaboreze propriile formulare sau să continue să le folosească pe cele vechi care au fost aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică?

Aplicarea formelor vechi

Pentru a dezvolta propriile versiuni ale formelor de documentație contabilă primară, angajații acestor departamente au nevoie de cunoștințe și experiență speciale. Atunci când decideți să vă dezvoltați propriile formulare, trebuie să evaluați în mod clar caracterul adecvat al acestui pas.

Formularele unificate existente continuă să fie relevante și să își îndeplinească funcția contabilă. Mai mult, dacă sunt adecvate proceselor de afaceri din organizație, atunci nu are rost să trecem la noi forme.

De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că angajații organismelor de reglementare sunt mai indulgenți față de formele vechi și au prejudecăți față de cele noi. Un litigiu de muncă, dacă există, va fi mai ușor de câștigat dacă folosiți vechile formulare. documentatie primara.

Un alt argument în favoarea formularelor vechi este că, dacă păstrați înregistrări folosind software, atunci continuarea utilizării formularelor unificate nu va necesita modificări ale sistemelor existente.

Pentru unele companii, în primul rând joint-ventures sau sucursale ale firmelor străine din Rusia, tranziția la noi forme poate fi foarte relevantă. Cert este că trebuie să țină simultan evidențe conform legilor țării lor și conform Legislația rusă. Elaborarea unor formulare proprii, care vor ține cont de toate detaliile cerute de legislația ambelor țări, îi va ajuta să evite dubla redactare a documentelor.

Rețineți că, chiar dacă alegeți să păstrați munca de birou folosind formele vechi, va trebui să le faceți unele ajustări. De exemplu, eliminați codurile OKUD și OKPO, eliminați linkul către Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică, alocați spațiu pentru decodarea semnăturii persoanei care semnează documentul (nume și inițiale) etc.

Aplicarea de noi formulare

Primul pas în dezvoltarea de noi forme ar trebui să fie definirea executorului acestei sarcini. Prin lege, responsabilitatea pentru elaborarea unor astfel de forme revine persoanei implicate în contabilitate. Problema este că documentele primare includ nu numai documentele de contabilitate, ci și cele de personal. Este posibil ca un angajat contabil să nu cunoască toate complexitățile gestionării înregistrărilor de personal. Prin urmare, este necesar să se implice un angajat al departamentului de personal în dezvoltarea de noi forme.

Recomandarea noastră pentru crearea de formulare unificate pentru întreprindere este ca partea șablon a formularului să fie formulată foarte succint, evitând posibilitatea dublei interpretări a textului. Este recomandabil să folosiți șabloane, șabloane, expresii standard și expresii: „Controlul asupra execuției (numele documentului) este atribuit (poziția și numele de familie), „În legătură cu ....”, „Ținând cont de .. .", "Bazat pe ...".

Nu vă grăbiți să abandonați acele formulare care sunt adesea folosite - o foaie de pontaj, un program de vacanță, un tabel de personal - puteți crea noi formulare pe baza acestora. Dacă găsiți că formularele vechi sunt supraîncărcate cu date, le puteți simplifica și elimina unele linii, coloane sau informații redundante.

Să luăm un exemplu. Există un formular standard nr. T-3 " personal". Conține coloanele 6, 7 și 8, destinate să stabilească indemnizațiile care sunt stabilite pentru angajat. Dacă aceste coloane nu sunt necesare, ele pot fi eliminate.

Documentele contabile primare sunt importante atât în ​​materie de contabilitate, cât și în determinarea volumului obligații fiscale. Este important ca un specialist al companiei responsabil cu întocmirea documentelor contabile primare să înțeleagă clar conținutul și formele unor astfel de documente, precum și să cunoască specificul ținerii registrelor contabile.

Rolul documentului primar în contabilitate

Documentele primare sunt documente cu ajutorul cărora societatea întocmește evenimentele economice care au avut loc la întreprindere (clauza 1, articolul 9 din legea „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011 nr. 402-FZ).

Primul lucru pe care contabilii oricărei organizații ar trebui să îl înțeleagă clar este că astăzi nu există o listă specifică de forme de documente contabile primare care să fie obligatorie pentru toți. Orice companie stabilește pentru ea însăși formele documentelor primare, în funcție de scopul aplicării acestora.

Cu toate acestea, pentru astfel de documente, este stabilită legal o listă de detalii obligatorii (clauza 2, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ).

IMPORTANT! Formularele utilizate în contabilitate trebuie să fie în mod necesar fixate în politica contabilă a organizației (clauza 4 PBU 21/2008, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 06.10.2008 nr. 106n).

Lista posibilelor documente contabile primare

Lista documentelor contabile primare în perioada 2018-2019 poate fi următoarea:

1. Lista de ambalare. Acesta este un document care reflectă lista articolelor de inventar transferate. Factura se intocmeste in 2 exemplare si contine informatii care se reflecta ulterior in factura. Foaia de parcurs este semnată de reprezentanții ambelor părți implicate în tranzacție și certificată printr-un sigiliu (dacă compania o folosește în practica sa).

1. Dosarul de acceptare. Se întocmește la finalizarea anumitor lucrări (servicii) pentru a confirma că rezultatul lucrării îndeplinește cerințele inițiale ale contractului.

Vezi un exemplu de astfel de act.

1. Documente primare de decontare cu personalul pentru remunerare (de exemplu, extrase de salarii).

Pentru mai multe informații despre aceste afirmații, consultați articolul „Proba de completare a statului de plată T 49” .

1. Documente legate de prezența obiectelor OS - aici compania poate întocmi o astfel de documentație din lista documentelor contabile primare:

• Actul de acceptare și transfer al activelor fixe sub formă de OS-1 - la primirea sau eliminarea unui obiect care nu are legătură cu clădiri sau structuri.

Pentru mai multe informații despre acest act, consultați materialul „Formular unificat nr. OS-1 – Act de acceptare și transfer al OS” .

• Dacă obiectul OS este o clădire sau o structură, atunci primirea sau eliminarea acestuia este documentată printr-un act în formularul OS-1a.

Pentru mai multe detalii, vezi articolul „Formular unificat nr. OS-1a - formular și eșantion” .

• Stergerea unui obiect OS este formalizată printr-un act în forma OS-4.

Vezi materialul pentru mai multe detalii. „Formular unificat nr. OS-4 - Act privind scoaterea din funcțiune a obiectului OS” .

• Dacă este necesară documentarea faptului inventarului, se întocmește o listă de inventar a mijloacelor fixe în formularul INV-1.

Pentru mai multe informații despre un astfel de document primar, consultați articolul „Formular unificat nr. INV-1 - formular și eșantion” .

• Daca inventarierea a fost efectuata in legatura cu imobilizari necorporale, atunci inventarul se va intocmi in forma INV-1a.

Vedeți asta în material „Formular unificat nr. INV-1a - formular și eșantion” .

1. Un grup separat de documente primare sunt documente de numerar. Acestea includ, în special, o astfel de listă de documente contabile primare pentru 2018-2019:

• Comandă în numerar primită.

Pentru mai multe informații despre compilarea sa, consultați articolul „Cum se completează o comandă de primire în numerar (PKO)?” .

• Mandatul de numerar de cont.

1. Ordin de plata.

Citiți despre regulile pentru emiterea acestui document.

1. raport prealabil.

1. Acțiunea de a compensa pretențiile reciproce.

Citiți despre caracteristicile aplicării acestui document.

1. Informații contabile.

Pentru principiile proiectării sale, a se vedea materialul „Certificat contabil pentru corectarea unei erori - eșantion”.

Lista de mai sus nu epuizează întregul volum de documente primare utilizate în contabilitate și poate fi extinsă în funcție de caracteristicile contabilității efectuate în fiecare organizație particulară.

IMPORTANT! Nu sunt documente contabile primare din lista 2018-2019 - lista a fost propusă mai sus:

• Tratat. Acesta este un document care stipulează drepturile, obligațiile și responsabilitățile părților implicate în tranzacție, termenii și procedura de plată, conditii speciale etc. Datele sale sunt folosite la organizarea contabilității pentru analiza decontărilor cu contrapărțile, dar el însuși nu generează tranzacții contabile.
• Verifica. Acest document reflectă suma pe care cumpărătorul este de acord să o plătească acceptând termenii furnizorului. Factura poate include informatii suplimentare privind condițiile tranzacției (termeni, proceduri de plată și livrare etc.), adică completează contractul.
• Factura fiscala. Acest document este întocmit în scopuri fiscale, deoarece, pe baza lui, cumpărătorii deduc sumele de TVA prezentate de furnizori (clauza 1, articolul 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Astfel, în lipsa altor documente care caracterizează o anumită tranzacție, va fi imposibil să se confirme costurile acestei tranzacții cu o factură (scrisori ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25.06.2007 Nr. -08/31 , Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Est din 19 aprilie 2006 Nr. А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Trebuie avut în vedere faptul că formele unificate ale documentelor contabile primare enumerate în listă nu sunt obligatorii pentru utilizare, deoarece din 2013 (după adoptarea Legii nr. 402-FZ), formele unor astfel de forme pot fi dezvoltate independent. Dar, în majoritatea cazurilor, acestea continuă să fie folosite. Prin urmare, în perioada 2018-2019, lista formelor unificate de documente contabile primare cuprinse în rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică continuă să fie relevantă.

Ce informații ar trebui să conțină forme de documente primare

În ciuda faptului că în prezent nu există documente primare obligatorii pentru toate formele, legiuitorul a stabilit cerințe pentru conținutul unor astfel de documente. Lista detaliilor obligatorii care trebuie să fie cuprinse în fiecare document primar este dată în paragraful 2 al art. 9 din Legea nr.402-FZ. Acestea sunt, în special:

• numele documentului;
• data la care a fost întocmit un astfel de document;
• informații despre persoana care a întocmit documentul (numele companiei sau al antreprenorului individual);
• esența faptului vieții economice, care a fost formalizat prin acest document;
• caracteristici monetare, numerice, contoare ale evenimentului care a avut loc (de exemplu, în ce volum, în ce unități și pentru ce sumă, produsele comerciale au fost vândute clienților);
• informații despre specialiștii responsabili care au executat evenimentul, precum și semnăturile acestor specialiști.

Documente primare și registre contabile

Cum pot fi clasificate documentele contabile primare?

În cazul în care documentul primar a fost eliberat de compania însăși, atunci acesta poate aparține fie grupului de interne, fie grupului de extern. Un document care se întocmește în cadrul companiei și își extinde efectul asupra firmei compilatoare este un document primar intern. Dacă documentul a fost primit din exterior (sau compilat de companie și emis în exterior), atunci acesta va fi un document primar extern.

Documentele interne ale companiei sunt împărțite în următoarele categorii:

• Documentele administrative primare sunt acelea prin care societatea dă comenzi oricărei unități structurale sau angajaților săi. Această categorie include ordinele companiei, directivele etc.
• Documente primare executive. În ele, compania reflectă faptul că a avut loc un anumit eveniment economic.
• Documentele contabilitate. Cu ajutorul acestora, compania sistematizează și rezumă informațiile conținute în alte documente administrative și justificative.

După ce evenimentul de afaceri a fost formalizat prin documentul primar, atunci se cere reflectarea evenimentului în registrele contabile. Ei, de fapt, sunt purtători de informații ordonate; semnele și indicatorii tranzacțiilor comerciale sunt acumulate și distribuite în ele.

De aspect alocați următoarele registre:

• cărți;
• carduri;
• cearșafuri gratuite.

Pe baza metodei de menținere a registrului, se disting următoarele grupuri:

• Registrele cronologice. Ei înregistrează evenimentele care au avut loc secvenţial - de la primul până la ultimul.
• Registre sistematice. În acestea, societatea clasifică tranzacțiile finalizate în funcție de continut economic(exemplu - cartea de numerar).
• Registre combinate.

După criteriul conținutului informațiilor reflectate în registre, se disting următoarele:

• registre sintetice (de exemplu, jurnal-ordine);
• registre analitice (statul de plată);
• registre combinate, în contextul cărora societatea efectuează atât contabilitate sintetică, cât și contabilitate analitică.

Pentru mai multe informații despre registrele contabile, consultați articolul „Registre contabile (formulare, mostre)” .

Rezultate

În prezent, nu există obligații pentru toate formularele și o listă de documente contabile primare: orice entitate comercială are dreptul de a determina în mod independent pentru sine formele documentelor primare pe care le va folosi în activitățile sale.

În același timp, cele mai frecvente documente contabile primare sunt cele care au analogi între formularele unificate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică.

După ce documentul primar este executat, este necesar să se transfere informațiile din acesta în registrul contabil.

Dar aproape orice activitate antreprenorialăînsoţită de o cantitate considerabilă de documentaţie variată. Întrebarea devine rezonabilă, care sunt documentele primare?

Informatii de baza

Prin contabilitate primară se înțelege etapa inițială de rezumare a operațiunilor individuale de afaceri, care caracterizează principalele procese ale organizației.

Obiectele contabilitatii sunt:

• procurarea de materii prime pentru procesul de productie;
• achiziționarea de resurse materiale și cheltuielile ulterioare ale acestora;
• cheltuieli pentru implementarea activităților de producție;
• circulația produselor fabricate și a lucrărilor în curs;
• volumul produselor finite;
• expedierea și vânzarea produselor;
• operațiuni de decontare cu furnizorii, clienții și cumpărătorii;
• raportare către bănci, fondatori și instituții financiare;
• alte.

Toate aceste operațiuni sunt însoțite documentație. Informație despre procesele de afaceriși nuanțe aferente sunt afișate în documentația primară.

Noțiuni de bază

Definiția unui document primar este un document care acoperă informațiile sursă a rezultatelor oricărei activități.

Un document primar este o dovadă scrisă a implementării unei operațiuni de afaceri. Acest document este întocmit în momentul operațiunii sau imediat după finalizarea acesteia.

Adică, documentele contabile care confirmă faptul unei tranzacții comerciale sunt considerate primare. Orice informație prezentă în documentele primare trebuie să fie afișată în contabilitate.

Pentru acumularea și sistematizarea sa, registrele contabile. Acestea conțin date despre toate tranzacțiile comerciale efectuate în organizație.

După o anumită perioadă, informațiile din registrele contabile în formă grupată sunt transferate în situațiile financiare.

Principalele tipuri de documente primare sunt:

• ordine de plată;
• / etc.

Aceste documente conțin informații despre tranzacția comercială. În unele cazuri, formele documentelor primare sunt clasificate ca forme de raportare strictă.

Pe baza tipului de operațiuni, documentația primară este împărțită în contabilitate pe hârtie pentru mijloace fixe, salarii, tranzacții cu numerar, BaniȘi așa mai departe.

Merită o atenție specială. De fapt, acest document este cu greu primar, deoarece nu descrie o anumită tranzacție comercială, fiind o anexă la documentul primar.

Necesitatea unei facturi apare in procesul de primire a TVA. Totuși, în același timp, va trebui să prezentați o factură sau act.

În același timp Codul fiscal mentioneaza factura in legatura directa cu documentele primare.

Care sunt funcțiile lor

Scopul fundamental al documentului primar este confirmarea efect juridic tranzacție comercială efectuată.

Totodată, pentru desfășurarea operațiunilor se stabilește responsabilitatea unor executanți pentru operațiunile implementate.

Documentul principal conține toate informatie necesara despre o anumită tranzacție comercială, iar faptul existenței documentului confirmă executarea acțiunii.

Adică, datele despre toate activitățile economice ale organizației sunt stocate în documentele primare. Documentația primară este stocată pentru a satisface nevoile personale ale întreprinderii, precum și pentru a oferi structuri de control.

Contabilitatea se realizează pe baza documentelor primare. Pe baza datelor disponibile în documente se creează raportări financiare și fiscale.

Cadrul de reglementare actual

Regulile de bază privind documentele contabile primare sunt definite în Legea federală nr. 402 din 6 decembrie 2011 „Cu privire la contabilitate”.

Dar deși utilizarea unor forme unificate nu este considerată obligatorie, nimic nu împiedică utilizarea lor.

Decizia în această privință este luată de șeful subiectului. activitate economică. El este cel care aprobă formularele pentru documentele primare la propunerea persoanei responsabile de contabilitate.

Pe formular, codul se află în colțul din dreapta sus. Dacă o operațiune comercială este executată nu folosind un formular standard, ci folosind un formular dezvoltat independent, atunci nu este necesar să scrieți „codul”.

În conformitate cu clauza 19 din prezenta prevedere, nu este permisă prezența corecțiilor, ștergerilor și ștergerilor sau folosirea mijloacelor corective în documentația bancară, încasările de numerar / ordinele de numerar de cheltuieli, chitanțele anexate și documentele care le înlocuiesc.

În cazul detectării unei erori, documentele bancare și de numerar nu pot fi acceptate spre executare. Ele trebuie recompilate ținând cont de cerințele de bază.

Este important ca documentele de numerar executate incorect sau deteriorate să nu fie supuse distrugerii. Acestea trebuie tăiate și apoi atașate la raportul de casă (registru) pentru ziua în care sunt emise.

Nuanțe emergente

În procesul de compilare și prelucrare a documentelor primare, există multe nuanțe diferite. Printre principalele sunt următoarele:

Ce este un document cu două fețe

În unele cazuri, la pregătirea documentației primare, este permisă utilizarea unui document primar cu două fețe. Aceasta este forma unui document de transfer universal (UPD).

Video: documente primare

Formularul UPD este un formular de factură funcțional, care este completat cu indicatorii indispensabili ai documentației primare.

Statutul „1” al UPD permite acestui document să înlocuiască nu doar factura, ci și actul sau factura.

Totodată, UPD se aplică simultan în calculele pentru și în recunoașterea cheltuielilor în procesul de impozitare a profiturilor. Un UTD cu statutul „2” înlocuiește doar un act sau o factură.

UPD combină elementele unei facturi și ale unui document primar care confirmă finalizarea unei operațiuni de afaceri. Legislația nu interzice emiterea de facturi sau borderouri pe ambele părți ale unui singur transportator de hârtie.

Trebuie să ștampil

Imprimarea nu se numără printre detaliile obligatorii ale documentelor primare. Nu este menționat în articolul 9, partea 2 din Legea federală nr. 402.

Prin urmare, este necesar să se pună un sigiliu dacă organizația folosește propria dezvoltare a unui document care prevede prezența unui sigiliu.

Dar, în același timp, este imperativ să se certifice cu sigiliu acele documente pentru care prezența unui sigiliu este prevăzută de lege. De exemplu, acestea includ facturile și.

De asemenea, necesitatea unui sigiliu se poate datora politica contabila organizaţiilor sau prin acordul părţilor.

Cine este responsabil pentru siguranța lor

Articolul 17 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” obligă organizațiile să păstreze documentația primară, registrele contabile și situațiile financiare pentru o perioadă determinată.

Standarde organizarea statului arhivare, această perioadă nu poate fi mai mică de cinci ani. În timpul stocării, este necesar să se asigure protecția împotriva editărilor neautorizate.

Orice corecții trebuie să fie motivate și certificate corespunzător. Conţinutul registrelor contabile şi situațiile financiare este un secret comercial.

Pentru dezvăluirea acesteia, persoanele care au acces la informații sunt răspunzătoare în conformitate cu normele legislației Federației Ruse. Inițial, documentele contabile primare sunt stocate în dulapuri închise sub supravegherea contabilului șef al organizației.

Documentele procesate corespunzător sunt transferate în arhivă pentru stocare. Proprietarul întreprinderii este direct responsabil pentru siguranța acestora.

Prezența documentelor contabile primare este o parte integrantă a activităților oricărei organizații.

Fără ele, existența normală a întreprinderii este aproape imposibilă. Prin urmare, este atât de important să cunoașteți și să urmați procedura de compilare și prelucrare a documentelor primare.

Fiecare companie trebuie să folosească forme standard pentru a reflecta faptele tranzacțiilor comerciale. Luați în considerare ce forme unificate de documente contabile primare sunt aprobate de guvern. Cuprins Aspecte importante Ce forme de documente contabile primare se folosesc (lista)? Care este durata lor de valabilitate...

Problema înregistrării documentelor contabile primare este extrem de importantă pentru entitățile comerciale. La urma urmei, documentele întocmite în conformitate cu legea, în special, confirmă cheltuielile efectuate de contribuabil în scopul calculării impozitului pe venit și, de asemenea, dovedesc valabilitatea aplicării deducerilor de TVA. Prin urmare, utilizarea documentelor, ale căror forme nu îndeplinesc cerințele stabilite, poate duce la consecințe negative pentru entitățile comerciale.

1. Întocmirea documentelor contabile primare

În conformitate cu partea 1 a art. 9 din Legea N 402-FZ, fiecare fapt de viata economica se intocmeste ca document contabil primar. De reținut că până la 1 ianuarie 2013, în conformitate cu alin.1 al art. 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (în continuare - Legea N 129-FZ) document specificat compilate pentru fiecare tranzacție comercială. Cu toate acestea, conceptele tranzacție de afaceriși „faptul vieții economice” nu sunt identice.

Faptul vieții economice este o tranzacție, eveniment, operațiune care are sau poate avea un impact asupra poziției financiare Entitate economica, rezultate financiare activitățile sale și (sau) fluxul de numerar (clauza 8, articolul 3 din Legea N 402-FZ). Legea N 129-FZ nu a definit conceptul de „operațiuni comerciale”, dar de la alin.2 al art. 1 din această Lege a urmat că toate operațiunile desfășurate de organizații în cursul activității lor au fost recunoscute ca atare.

Astfel, conceptul de „fapt al vieții economice” cuprins în Legea N 402-FZ este mai larg decât conceptul de „tranzacție economică”, care a fost folosit în Legea N 129-FZ. Și aici apare întrebarea principală care îi îngrijorează pe specialiști: ce fapte ale vieții economice pot fi întocmite prin documentele contabile primare care sunt întocmite după formulare elaborate independent de organizație și când rămâne obligatorie utilizarea formularelor unificate? La urma urmei, rezoluțiile Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse, care au aprobat formele unificate ale documentației contabile primare, nu au fost anulate.

2. Forme proprii ale documentelor contabile primare

Potrivit părții 4 a art. 9 din Legea N 402-FZ, formularele documentelor contabile primare utilizate de organizație (cu excepția organizațiilor din sectorul public) trebuie să fie aprobate de șeful organizației. În același timp, Legea specificată nu impune utilizarea obligatorie a formularelor unificate. Reamintim că până la 1 ianuarie 2013, a fost posibil să se utilizeze formulare dezvoltate independent de documente primare numai dacă formularul solicitat nu era disponibil în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare (clauza 2, articolul 9 din Legea N 129-FZ) . Totuși, remarcăm că și la întocmirea documentelor primare care nu sunt conform formelor unificate, contribuabilii au reușit să apere legitimitatea recunoașterii cheltuielilor în instanță (pentru mai multe detalii, vezi Enciclopedia Situațiilor Disputente privind Impozitul pe Venit).

Când dezvoltați propriile formulare de documente contabile primare, puteți lua forme unificate ca bază, adăugând sau eliminând unele detalii. În plus, este recomandabil să utilizați GOST R 6.30-2003 „Documentație organizațională și administrativă. Cerințe pentru documente”.

La elaborare, trebuie avut în vedere că documentul contabil primar trebuie să conțină în mod necesar detaliile enumerate în partea 2 a art. 9 din Legea N 402-FZ:

Denumirea și data întocmirii documentului;

Denumirea entității economice care a întocmit documentul;

Valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, indicând unitățile de măsură;

Semnaturi, prenume (cu parafa), precum si functii ale persoanelor care au efectuat tranzactia, operarea si raspunzatoare de corectitudinea executarii acesteia, sau persoane responsabile de corectitudinea inregistrarii evenimentului.

Trebuie avut în vedere faptul că lista de detalii pentru documentele contabile primare individuale poate fi extinsă cu altele. reguli. De exemplu, cerințele pentru detaliile foii de parcurs sunt cuprinse în Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 N 152, adoptat în conformitate cu partea 1 a art. 6 din Legea federală din 08.11.2007 N 259-FZ „Carta transportului rutier și transportului electric urban terestre”.

După cum sa menționat deja, șeful organizației trebuie să aprobe formele aplicabile ale documentelor contabile primare (partea 4 a articolului 9 din Legea N 402-FZ).

De asemenea, trebuie menționat că documentul contabil primar poate fi întocmit în în format electronic(partea 5 a articolului 9 din Legea N 402-FZ). Și după cum știți, pentru schimbul de documente electronice, este necesar ca participanții managementul documentelor electronice formatele documentelor erau compatibile. În consecință, atunci când vă dezvoltați propriile forme de documente și formatele acestora, va fi dificil să implementați gestionarea electronică a documentelor. Rețineți că, pe baza formularelor unificate, Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 21 martie 2012 N MMV-7-6 / [email protected] au fost aprobate formatele recomandate pentru documentele utilizate pe scară largă: o scrisoare de trăsură (TORG-12) și un act de recepție și livrare a lucrărilor (serviciilor). În formă electronică, aceste documente pot fi transferate organului fiscal (pentru confirmarea cheltuielilor în scopul calculării impozitului pe venit și în alte scopuri la solicitarea inspecției) și contrapărților.

3. Forme unificate ale documentelor contabile primare

De la 1 ianuarie 2013, în Legea N 402-FZ nu există nicio cerință de a folosi formulare unificate la întocmirea documentelor contabile primare, dar utilizarea lor este obișnuită pentru multe entități comerciale. În plus, dezvoltarea independentă a unor forme de documente altele decât cele unificate necesită timp, cunoștințe speciale și costuri suplimentare pentru configurarea software-ului pentru formulare noi, iar utilizarea unor astfel de formulare poate provoca dificultăți în lucrul atât în ​​cadrul organizației, cât și cu contrapărțile.

Legea N 402-FZ nu conține interdicție de utilizare a formularelor unificate, prin urmare acestea pot fi aplicate în continuare prin aprobarea unei astfel de decizii în politica contabilă sau printr-un ordin separat al șefului.

În plus, este destul de riscant să refuzi să folosești toate formele unificate.

În Informația N PZ-10/2012, Ministerul Finanțelor al Rusiei a remarcat că formele documentelor contabile primare stabilite de organisme autorizateîn conformitate cu alte legi federale și pe baza acestora (de exemplu, forme de documente de numerar).

Într-adevăr, Regulamentul privind procedura de efectuare a tranzacțiilor în numerar cu bancnote și monede ale Băncii Rusiei pe teritoriu Federația Rusă(aprobat de Banca Rusiei la 12 octombrie 2011 N 373-P) prevede utilizarea următoarelor forme unificate:

Încasări și cheltuieli comenzi în numerar(formele N KO-1 și KO-2);

- (forma N KO-4);

Cartea de contabilitate a fondurilor primite si emise de casier (formular N KO-5);

Decontare si salarizare si statii de plata (formele N T-49 si T-53).

Aceste formulare sunt aprobate prin Decretele Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 N 88, din 5 ianuarie 2004 N 1.

Rețineți că acestea nu sunt toate formele unificate, care sunt obligatorii pentru utilizare în 2013, în ciuda libertății de a-și dezvolta propriile formulare.

În plus, neutilizarea formelor unificate de documente atunci când se contabilizează forța de muncă și plata acesteia poate duce la consecințe nedorite pentru organizații. Următoarea secțiune a acestui număr special este dedicată aplicării acestor formulare.

Există și alte forme obligatorii de documente primare. Cu toate acestea, cerința cuprinsă în partea 4 a art. 9 din Legea N 402-FZ, generală: formularul trebuie aprobat de conducătorul entității economice. Prin urmare, pentru a evita dezacordurile cu autoritățile de reglementare, este mai bine să aprobi utilizarea formularelor unificate prin ordinul șefului sau să se prevadă în politica contabilă.

4. Caracteristici ale utilizării formelor unificate de primardocumente contabile pentru contabilitatea muncii si plata acesteia

O atenție deosebită trebuie acordată problemei utilizării formularelor unificate pentru înregistrarea evenimentelor care au loc în relaţiile de muncă(angajarea unui angajat, acordarea acestuia de concediu etc.).

Potrivit lui Rostrud, după intrarea în vigoare a Legii N 402-FZ, adică de la 1 ianuarie 2013, organizațiile neguvernamentale au dreptul de a utiliza formele documentelor contabile primare elaborate de acestea în mod independent (Scrisoarea din 14 februarie 2013). 2013 N PG / 1487-6-1) .

Cu titlu de exemplu, Rostrud menționează cardul personal al salariatului (formular N T-2) și reține că documentul contabil primar trebuie să conțină toate detaliile obligatorii stabilite de Partea 2 a art. 9 din Legea N 402-FZ. Formularul cardului personal al angajatului (formularul N T-2), precum și alte forme unificate de documente contabile primare pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05 /2004 N 1 (denumită în continuare Rezoluția N 1).

În același timp, trebuie luat în considerare faptul că cerințele pentru utilizarea acestui formular unificat pentru menținerea evidențelor militare sunt stabilite de paragraful 27 din Regulamentul privind înregistrarea militară (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 noiembrie). , 2006 N 719 în conformitate cu paragraful 6 al articolului 8 din Legea federală din 28 martie 1998 N 53-FZ „Cu privire la serviciul militar și serviciul militar”).

Având în vedere problema procesării documentelor primare atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, Ministerul Muncii al Rusiei în Scrisoarea nr. 14-2-291 din 14 februarie 2013 a remarcat că documentele relevante (în special, un certificat de călătorie) trebuie se întocmesc în formele aprobate prin Hotărârea nr.1.

Ministerul de Finanțe al Rusiei în Informații N PZ-10/2012 a indicat că de la 1 ianuarie 2013, formularele documentelor contabile primare stabilite de organismele abilitate în conformitate cu alte legi federale și pe baza unor astfel de legi rămân obligatorii pentru utilizare. .

În plus, trebuie menționat că cerințele pentru documentele contabile primare cuprinse în art. 9 din Legea N 402-FZ, poate fi aplicat doar parțial documentelor folosite la procesarea evenimentelor din domeniul relațiilor de muncă. Astfel, în partea 5 a art. 9 din Legea N 402-FZ prevede posibilitatea întocmirii unui document contabil primar în formă electronică. În același timp Codul Muncii Federația Rusă și alte acte normative care conțin norme de drept al muncii nu permit o astfel de posibilitate. De exemplu, la alin. 3 clauza 26 din Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749, precizează în mod expres că raportul angajatului cu privire la munca efectuată într-o călătorie de afaceri este depus. către angajator în scris. Formele unificate de atribuire a postului, un raport privind implementarea acesteia și un certificat de călătorie sunt, de asemenea, cuprinse în Rezoluția nr. 1.

Având în vedere cele de mai sus, se poate concluziona că executarea documentelor folosind formulare elaborate independent de contabilitate a muncii și plata acesteia poate cauza pretenții din partea autorităților de control, întrucât în formă nouă este posibil să nu fie luate în considerare cerințele legislației muncii pentru un anumit document (nu sunt luate în considerare pe deplin).

De exemplu, ar trebui să conțină coloane în care este necesară introducerea informațiilor despre munca prestată, transferul la un alt loc de muncă permanent și concedierea (clauza 12 din Regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă, întocmirea formularelor). cartea de muncași furnizarea acestora angajatorilor, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225). În același timp, aceste informații nu sunt incluse în lista din partea 2 a art. 9 din Legea N 402-FZ.

Astfel, în ceea ce privește întocmirea documentelor privind contabilitatea muncii și plata acesteia, în prezent este mai oportun ca organizațiile să utilizeze formularele unificate aprobate prin Rezoluția nr. 1. Și, după cum sa menționat deja, utilizarea acestor formulare unificate în conformitate cu cu partea 4 a art. 9 din Legea N 402-FZ trebuie aprobat fie printr-un ordin separat al conducatorului organizatiei, fie printr-o anexa la politica contabila.

„Contabilitatea”, 2010, N 6

Autoritățile fiscale acordă atenție neutilizarii documentației sau deficiențelor în execuția acestora, ceea ce servește adesea drept subiect litigii. Este obligatorie utilizarea acestor formulare?

Unificarea formelor de documentație contabilă primară. Autoritățile fiscale au dreptul de a solicita de la contribuabil documente care servesc drept bază pentru calcularea și plata impozitelor în formele stabilite de organul executiv federal relevant.

Despre ce formulare vorbim și sunt acele documente?

Conceptul de forme unificate de documentație contabilă primară apare în Legea contabilității. A stabilit că documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele de formulare unificate de documentație contabilă primară.

Documentele, a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie să conțină detaliile obligatorii enumerate la art. 9 din prezenta lege. Albumele formularelor unificate au fost aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei, dar nu pentru toate secțiunile contabilității (Tabelul 1). După cum puteți vedea, albumele nu au fost formate pentru formulare unificate de contabilizare a activelor necorporale, materialelor, activelor fixe, forței de muncă și plata acesteia, lucrărilor mecanismelor de construcție, tranzacțiilor cu numerar și rezultatelor inventarului.

tabelul 1

Lista albumelor de forme unificate ale documentației contabile primare

Conceptul de „album de forme unificate” nu este supus unei interpretări ample, iar lista albumelor existente este dată în tabel. 1 este exhaustiv.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 08.07.1997 N 835 a atribuit funcțiile de dezvoltare și aprobare a albumelor de forme unificate Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei, care a fost ulterior transformat în Serviciul Federal statistica de stat (Rosstat). Acesta din urmă nu era însă înzestrat cu nicio putere în legătură cu formele unificate.

Recunoașterea rezoluțiilor organelor executive federale ca acte juridice normative. Să ne întoarcem la Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 august 1997 N 1009, care a aprobat Regulile pentru pregătirea actelor juridice de reglementare ale organelor executive federale și ale acestora înregistrare de stat(Reguli).

În perioada de aprobare a rezoluțiilor privind formele unificate, Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a fost un organism executiv federal.

Rezoluția organului executiv federal dobândește statutul de NLA, sub rezerva înregistrării acesteia de către Ministerul Justiției al Rusiei. Însuși faptul că a fost emis în temeiul unui decret al Guvernului Federației Ruse nu ne permite încă să-l catalogăm drept act juridic. Niciuna dintre rezoluțiile Goskomstat al Rusiei care ne interesează nu a fost înregistrată la Ministerul Justiției din Rusia.

Actele care nu necesită înregistrarea la Ministerul Justiției al Rusiei nu dobândesc statutul de acte juridice și nu conțin norme juridice obligatorii pentru toate organizațiile. Prin urmare, formularele unificate aprobate prin rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei sunt de natură consultativă.

În acest sens, merită atenție scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 04.05.2009 N 07-02-10 / 24 și ale Serviciului Federal de Taxe din Rusia din 27.07.2009 N 3-2-09 / 147, în care este raportat că Rosstat, Ministerul de Finanțe al Rusiei, Serviciul Federal de Taxe din Rusia nu au autoritatea de a explica utilizarea formelor de documente contabile primare. Prin urmare, scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 01.08.2001 N 16-00-14 / 364, care interzice abaterea de la formele „album”, în opinia noastră, nu este supusă aplicării.

Procedura de intrare în vigoare a legilor și actelor juridice. Din alineatele 8 și 10 din Decretul președintelui Federației Ruse din 23.05.1996 N 763, care stabilește procedura de publicare și intrare în vigoare a actelor Președintelui Federației Ruse, Guvernului Federației Ruse și acte juridice de reglementare ale organelor executive federale, rezultă că NLA al organismelor executive federale care nu au trecut înregistrarea de stat, precum și nu a fost publicat în la momentul potrivit, nu aduc consecințe juridice ca nefiind intrat în vigoare. Ele nu pot servi drept bază pentru reglementarea raporturilor juridice relevante, aplicând sancțiuni împotriva oficialiși organizațiilor pentru nerespectarea instrucțiunilor cuprinse în acestea. Ele nu pot fi invocate în soluționarea litigiilor. O poziție similară este stabilită în Hotărârile Curții Constituționale a Federației Ruse din 02.03.2006 N 58-O și din 02.11.2006 N 537-O.

Înregistrarea de stat a unui ONB implică atribuirea unui număr de înregistrare acestuia. Prin urmare, link-uri în litigii fiscale la rezoluțiile Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei privind aprobarea formularelor unificate sunt ilegale.

Litigii fiscale privind aplicarea formularelor unificate. Folosirea normelor Decretului N 763 de mai multe ori a permis companiilor să câștige litigii fiscale în instanțele de arbitraj (Tabelul 2).

masa 2

Aplicarea Decretului președintelui Federației Ruse din 23 mai 1996 N 763 în litigiile fiscale

Astăzi, practica arbitrajului privind aplicarea formelor unificate se dezvoltă în principal în favoarea contribuabililor.

Formulare unificate pentru tranzacții cu numerar. Conform clauzei 12 din Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă, aprobată de Banca Rusiei din 22 septembrie 1993 N 40 (Procedura), tranzacțiile cu numerar sunt formalizate în forme standard interdepartamentale ale documentației contabile primare pentru întreprinderi și organizații care sunt aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei. Procedura este considerată un act juridic de reglementare pe baza Ordinului Băncii Rusiei din 01.12.1992 N 02-209. Din aceasta rezultă că rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei, care aprobă formularele standard ale documentației primare, este de natură interdepartamentală. Clauza 13 din Regulamentul privind contabilitatea și contabilitatea în Federația Rusă identifică formularele standard cu cele unificate.

Dar Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18.08.1998 N 88 nu este înregistrat la Ministerul Justiției al Rusiei. Prin urmare, Formele Uniforme prin tranzactii cu numerar, în opinia noastră, nu sunt obligatorii.

Formularele uniforme sunt aplicabile pentru întreprinderile mici? Clauza 5 din Recomandările standard privind organizarea contabilității întreprinderilor mici (Ordinul nr. 64n) prevede că întreprinderile mici pot folosi formulare elaborate independent care conțin detaliile obligatorii prevăzute de Legea contabilității. Această poziție este susținută și în Decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 10.04.2008 N 3856/08. Cu toate acestea, nu este recomandat să faceți referire la Ordinul nr. 64n. De ce?

În primul rând, nu este înregistrat la Ministerul de Justiție al Rusiei, ceea ce înseamnă că nu este un NPA. Prin urmare, referirea la acesta poate fi contestată Autoritatea taxelor; în al doilea rând, Recomandările model au fost elaborate în conformitate cu Legea federală nr. 88-FZ din 14 iunie 1995, care a devenit invalidă la 1 ianuarie 2008 ca urmare a adoptării Legii federale nr. 209-FZ din 24 iulie 2007.

Și cel mai important, criteriile pentru întreprinderile mici cuprinse în Legile vechi și noi nu se potrivesc.

În concluzie, remarcăm că de multe ori contabilii subestimează cerința paragrafului 4 din PBU 1/2008 privind aprobarea formularelor documentelor contabile primare din politica contabilă, care nu conține mențiune de formulare unificate. Cu toate acestea, este greșit să presupunem că organizația are dreptul de a refuza utilizarea formularelor unificate. Trebuie fie să vă dezvoltați propriile formulare, fie să determinați ce detalii uniforme de formulare pot fi utilizate.

Organizația nu are nicio influență asupra politica contabila contrapartidelor lor. Și având în vedere opționalitatea formelor unificate, nu are dreptul de a cere respectarea acestora de la contrapărți. Cu toate acestea, vă puteți ocupa de calitatea documentelor pe care organizația le primește de la aceștia în etapa încheierii unui acord. Respectarea condiției convenite poate fi realizată de la contraparte în instanță.

E.Yu.Dirkova

NIFI Academia de Buget și Trezorerie