Mesajul despre schimbarea contabilului șef. Când schimbați contabilul șef într-o organizație, ce ar trebui făcut? Ce trebuie să luați în considerare atunci când acceptați cazuri de la contabilul-șef ieșit

Consultant financiar

Ai decis să-ți schimbi locul de muncă și să devii contabil șef într-o altă organizație. După ce ai trecut cu succes selecția candidaților pentru acest post, formalizezi relațiile de muncă cu angajatorul. Care sunt caracteristicile de design relaţiile de muncă de la contabilul-șef?

Inregistrarea relatiilor de munca

Angajarea se formalizează prin semnarea unui contract de muncă. Toate organizațiile au dreptul de a încheia cu contabilul șef pe o perioadă de până la cinci ani (Art.59 Codul Muncii RF, denumit în continuare Codul Muncii al RF). Un contract de munca pe durata determinata poate fi incheiat la initiativa angajatorului sau angajatului. În practică, există angajatori care doresc să angajeze un contabil șef pentru doar un an, iar după depunerea bilanțului anual decid dacă își reînnoiesc sau nu contractul. Dar contabilii-șefi înșiși ar putea, din anumite motive, să dorească să încheie un contract de muncă pe durată determinată, de exemplu, pentru a-și schimba condițiile în materie de salariu la reînnoire.

Angajatorul poate ajuta la stabilirea contabilului-șef pentru a se asigura de calitățile sale de lucru. Perioada de probă poate fi de până la șase luni. Trebuie amintit că perioadele de boală sau absența de la muncă din alte motive nu sunt incluse în perioada de probă (articolul 70 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Dacă angajatul nu trece testul, atunci are dreptul să-l concedieze fără să plătească indemnizația de concediere, fără acordul sindicatului (dacă există unul la întreprindere). Totuși, salariatul trebuie anunțat în scris cu cel puțin trei zile înainte.

În timpul perioadei de probă, salariatul însuși poate demisiona oricând, avertizând și cu trei zile înainte administrația întreprinderii despre aceasta.

Contractul de munca al contabilului-sef poate prevedea raspunderea materiala in totalitatea prejudiciului cauzat angajatorului in conformitate cu art. 243 din Codul Muncii al Federației Ruse. De regulă, cuantumul penalității nu trebuie să depășească salariul mediu lunar.

Contabilul-șef poate fi demis dacă, din cauza deciziei sale, s-a cauzat un prejudiciu proprietății întreprinderii sau a divulgat un secret comercial. Lista informațiilor care nu pot constitui un secret comercial este aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 5 decembrie 1991 N 35. În conformitate cu această listă, informațiile conținute în documentele constitutive, documentele privind solvabilitatea companiei, de exemplu, în bilanț și raport, nu este un secret comercial.contul de profit și pierdere, precum și raportare fiscală.

Contabilul-șef poate fi concediat dacă proprietarul proprietății întreprinderii s-a schimbat. Noua administrație poate face acest lucru în termen de trei luni de la data transferului întreprinderii la noul proprietar. Totodată, noul proprietar este obligat să plătească contabilului șef o compensație în valoare de cel puțin trei salarii medii lunare.

La intocmirea unui contract, daca se poate, intreaba despre motivul pentru care fostul coleg pleaca. Se poate dovedi că angajatorul aderă la tactica de a angaja un contabil șef cu o perioadă de probă de șase luni și promisiunea perspectivei unei creșteri. salariile la finalizarea. În această perioadă se predau 2 solduri, noii veniți fac eforturi și eforturi, înțelegând specificul activităților organizației și chiar greșelile contabilului anterior, iar apoi pur și simplu sunt concediați, economisind salariile viitoare. Nu uitați că conform codului, angajatorul este obligat să furnizeze un aviz de concediere în scris, în care să detalieze ce anume nu i s-a potrivit la candidat.

Așadar, contractul a fost întocmit și s-au convenit principalele prevederi ale acestuia. E timpul să luăm lucrurile.

Rețineți că nicăieri în legislație nu este fixă procedura de transfer a cazurilor de la un contabil șef la altul. Unele departamente reglementau anterior această procedură. Este suficient să menționăm scrisoarea Comitetului Vamal de Stat al Federației Ruse din 21 februarie 1992 N 11-13 / 575 „Cu privire la procedura de acceptare și depunere a cazurilor la schimbarea șefului sau contabilului șef-șef al departamentului contabilitate si control vamal Federația Rusă", Și" Instrucțiuni privind procedura de acceptare și livrare a cazurilor de către contabilii șefi (contabilii seniori privind drepturile contabililor șefi), departamentele de contabilitate centralizate (departamentele de contabilitate), instituțiile, întreprinderile și organizațiile din sistemul Ministerului Sănătății al URSS „, aprobată de Ministerul Sănătății al URSS la 28 mai 1979 N 25- 12/38.

Ele pot fi luate pentru informare, dar este imposibil să ne bazăm pe ele în întregime în viața noastră actuală.

Ordin privind numirea contabilului-șef

La preluarea mandatului, este important să aflați: există o persoană de la care să preluați cazurile și cum este configurată această persoană pentru a transfera cazurile noului contabil șef? Nu este un secret pentru nimeni că transferul de cazuri depinde de relația dintre contabilul care iese și angajator, precum și de decența celui care iese. Predecesorul poate trânti pur și simplu ușa și să plece fără a explica nimic, sau va fi pe noul venit pentru a compensa nemulțumirile sale împotriva conducerii anterioare.

De multe ori pur și simplu nu există nimeni de la care să ia afaceri, pentru că fostul Contabil șef deja tras. În acest caz, se poate dovedi că cazurile au fost transferate șefului organizației sau contabilului șef adjunct. Fiecare trebuie să decidă singur dacă ar trebui să dea dovadă de inițiativă excesivă și să semneze sau nu un certificat de acceptare întocmit independent. La urma urmei, nu există transfer de afaceri în absența angajatului anterior.

Dacă ai noroc și predecesorul tău lucrează, șeful este obligat să emită un ordin (ordin) cu privire la numirea unui nou contabil șef al organizației. În același timp, doi contabili șefi lucrează efectiv pentru o perioadă scurtă de timp. Prin urmare, în practică, un nou venit este angajat într-o altă funcție și, ulterior, este numit șef sau, dimpotrivă, caută o oportunitate de a plăti munca fostului contabil șef fără a pierde salariul.

Este mai bine să specificați în comandă:

numele, prenumele și patronimul persoanei care preia atribuțiile de contabil șef;
informații despre natura executării obligației – temporară sau permanentă;
perioada în care se organizează primirea și transferul cazurilor. Termenul de concediere a unui angajat în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse nu trebuie să depășească două săptămâni. Așadar, în funcție de data concedierii fostului salariat, se stabilește perioada în care cazurile vor trebui transferate.
componenţa personală a comisiei de acceptare şi transfer de cauze (dacă este organizată). Ordinul poate fi însoțit și de regulamentul (orarul) de lucru al comisiei.
necesitatea de a implica terți (reprezentanți ai unei companii de audit, ai unei organizații-mamă etc.).

Angajarea unei organizații de audit este cea mai bună și mai nedureroasă opțiune pentru schimbarea contabilului șef. Firma de audit va depune un raport privind starea contabilității și raportării în organizație, în baza căruia se va întocmi un certificat de acceptare pentru transferul cazurilor de către contabil.

Ordinul prevede perioada în care fiecare dintre contabilii lor șefi va conduce afacerile curente și va gestiona activitatea departamentului de contabilitate, va semna toate documentele de decontare (facturi, facturi, ordine de numerar, cecuri, ordine de plată și alte documente primare) și, de asemenea, va stabili procedura de schimbare a cardurilor bancare ale organizației...

Schimbarea semnăturilor poate avea loc, de exemplu, după încheierea auditului casei de marcat sau a semnării actului de acceptare a transferului de cazuri.

Având în vedere că contabilul-șef în calitate de funcționar este membru al unui număr de comisii (radierea mijloacelor fixe, inventariere etc.), nu trebuie să uităm de a indica modificările în componența acestora.

De ce este responsabil contabilul-șef

Noul contabil șef nou este interesat să delimiteze strict responsabilitatea pentru acțiunile sale și ale predecesorului său.

Responsabilitate pentru organizarea contabilității în organizație, respectarea legii la efectuarea tranzacții de afaceri poartă șeful organizației El este responsabil și de organizarea depozitării documentelor contabile primare, registrelor contabile și situațiilor financiare. Acest lucru este stabilit de Legea federală din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate și Regulamentul privind contabilitatea și extrase contabileÎn Federația Rusă.

Să enumeram principalele puncte de responsabilitate ale contabilului șef. După ce le analizează, fiecare trebuie să decidă singur: în ce ordine va lua cazurile și ce va plăti Atentie speciala.

Răspunderea poate apărea în cadrul legislației muncii, despre care am menționat deja, în cadrul Codul fiscal, Codul penal și Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse (Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse).

Potrivit Codului penal al Federației Ruse (art. 199), un contabil este pedepsit în caz de evaziune fiscală „prin includerea de date denaturate în mod deliberat privind veniturile sau cheltuielile în documentele contabile sau în alt mod” la scară largă (sumă de peste 100.000 de ruble). ). În acest caz, contabilul-șef poate fi privat de dreptul de a ocupa o astfel de funcție timp de până la cinci ani sau arestat pentru o perioadă de la patru luni la șase ani. De asemenea, se pedepsește provocarea prejudiciului prin înșelăciune (art. 165), abuz de autoritate (art. 201), neglijență (art. 293) și fals (art. 327).

Dar noul contabil șef nu este încă amenințat.

În conformitate cu o serie de articole din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, contabilul șef poate fi amendat pentru multe încălcări, inclusiv pentru:

Încălcarea procedurii de lucru cu numerar și a procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar (articolul 15.1) de la 40 la 50 dimensiuni minime salarii (salariul minim),

Încălcarea termenelor de depunere a cererii de înregistrare la o autoritate fiscală sau la un fond nebugetar de stat de la 5 la 10 salarii minime și desfășurarea de activități fără înregistrare la aceste organisme (articolul 15.3) de la 20 la 30 de salarii minime,

Încălcarea termenului de transmitere a informațiilor privind deschiderea și închiderea unui cont la o bancă sau alta institutie de credit(Art.15.4) de la 10 la 20 de salarii minime,

Încălcarea termenelor de depunere a declarației fiscale (articolul 15.5) de la 3 la 5 salarii minime,

Încălcarea procedurii de transmitere a informațiilor statistice (articolul 13.19) de la 30 la 50 de salarii minime,

Nefurnizarea informațiilor necesare implementării controlul fiscal(Articolul 15.6) de la 3 la 5 salarii minime,

Încălcarea gravă a regulilor de contabilitate și prezentare a situațiilor financiare, ceea ce înseamnă o denaturare a sumelor impozitelor acumulate sau a oricărui articol (rând) din formularul de contabilitate cu cel puțin 10% (articolul 15.11) de la 20 la 30 de salarii minime,

Nerespectarea procedurii stabilite de contabilitate, întocmirea și depunerea rapoartelor privind tranzacțiile valutare, încălcarea termenele limită stocarea documentelor contabile și de raportare de la 50 la 100 de salarii minime (articolul 15.25 din Codul administrativ al Federației Ruse).

În consecință, atunci când se acceptă cazuri, trebuie acordată o atenție deosebită documentelor de numerar și de decontare, disponibilității și termenelor de depunere a rapoartelor și informațiilor către autoritățile fiscale și alte autorități.

Contabilul-șef, în special, poartă responsabilitatea în următoarele cazuri:

Contabilitate incorectă, care a dus la erori în contabilitate și distorsiuni în situațiile financiare;

Acceptarea pentru executare și executare a documentelor privind tranzacțiile care contravin legislației în vigoare, încălcarea regulilor și reglementărilor care reglementează activitățile financiare și economice;

Reconcilierea intempestivă și incorectă a tranzacțiilor pe conturi curente și alte conturi bancare, decontări cu debitorii și creditorii;

Încălcări ale procedurii de radiere din bilanţuri lipsuri, conturi de încasat și de plătit și alte pierderi, pentru încasarea la timp a facturilor de numerar de la persoanele vinovate;

Întocmirea situațiilor financiare inexacte, pentru încălcarea termenelor de depunere a rapoartelor contabile trimestriale și anuale.

În acest sens, este important să se verifice disponibilitatea documentelor, executarea acestora în timpul transferului și acceptării cazurilor. În plus, ar trebui să se acorde atenție reflectării lipsurilor identificate în contabilitate, precum și reconcilierii decontărilor cu furnizorii și clienții organizației.

Documente contabile

În ce perioadă ar trebui să verificați disponibilitatea documentelor?

Potrivit articolului 87 din Codul fiscal al Federației Ruse, inspectoratele fiscale au dreptul de a verifica activitățile unui contribuabil timp de trei ani calendaristici. Dacă în acest timp organizația a fost deja verificată, viitorul contabil șef trebuie să studieze raportul de inspecție. În acest caz, contabilul poate verifica doar documentația care s-a format în activitate după raportul de inspecție.

Dacă nu a existat un control, atunci trebuie amintit că, conform Legii „Cu privire la contabilitate”, primarul documente contabile, registrele contabile și evidențele contabile trebuie ținute cel puțin cinci ani (Art. 17), și de aceea tocmai pentru această perioadă trebuie să fie disponibile.

La o anumită dată convenită cu contabilul-șef ieșit, toate procesele contabile pentru perioada trecută trebuie să fie finalizate. Aceasta înseamnă că toate înregistrările contabile pentru perioada trecută trebuie completate, documentele primare care servesc ca bază pentru fiecare înregistrare completată trebuie completate,
a format un bilanţ al cifrei de afaceri, forme de contabilitate şi raportare fiscală.

Cărți și jurnale de înregistrare sunt în curs de pregătire pentru transfer: hârtii valoroase, împuterniciri, înregistrarea citirilor însumării numerarului și ghișeelor de control aparate de marcat lucru fără casier-operator, carte de casă; contabilizarea facturilor primite si emise, cumparari si vanzari, inregistrarea carnetelor de cecuri bancare etc.

Documentele contabile trebuie depuse în cauză în conformitate cu nomenclatorul de cazuri elaborat la întreprindere. Nomenclatorul cazurilor este o listă de anteturi (titluri) de cazuri și reviste (cărți) de înregistrare, începută la întreprindere, cu indicarea condițiilor de păstrare a acestora.

Unii contabili solicită ca toate foile să fie numerotate și descrise. Dar trebuie să recunoașteți că într-o altă instituție această procedură poate dura tot timpul pentru transferul cazurilor. În plus, absența unui document nu vă scutește de răspundere în viitor.

Dacă se dovedește că lipsesc unele dintre jurnalele (cărțile) necesare, se face o înscriere corespunzătoare despre aceasta în actul de acceptare și transfer, iar jurnalul (cartea) începe de la data acceptării cazurilor.

Verificarea stării contabilității și contabilitate fiscalăși raportare

Verificarea întregii contabilități contabile și fiscale pentru o perioadă de 3 ani într-un timp scurt este nerealist. De regula, transferul cazurilor se face pe baza ultimului bilant prezentat de compartimentul de contabilitate.

În practică, tranzacțiile sunt verificate selectiv sau, de exemplu, într-o ordine continuă în conformitate cu o anumită secțiune pentru o perioadă selectată. Puteți selecta perioada cu cea mai mare cifră de afaceri pe cont cu o durată de o lună, un trimestru și puteți verifica reflectarea în contabilitatea tranzacțiilor într-o ordine continuă.

Se verifică conformitatea cu cerințele contabile (clauza 7 din Reglementările contabile „Politica contabilă a organizației” PBU 1/98, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 09.12.1998 nr. 60n). Se atrage atenția asupra respectării designului corect documente primare, servind drept bază pentru reflectarea tranzacțiilor în registrele contabile, prezența semnăturilor persoanelor autorizate.

Dacă este necesar, dreptul de a semna aceste persoane este confirmat de actele constitutive, împuterniciri sau ordonanțe corespunzătoare.

Datele extraselor de cifra de afaceri pentru conturi, jurnalele de comenzi, soldurile cifrei de afaceri, registrul mare sunt reconciliate cu raportarea contabila si fiscala.

Trebuie să verificați cu atenție evidențele fiscale pentru toate taxele plătite. Impozitele primare în în acest caz sunt impozitul pe venit și TVA.

În raportare, trebuie să se acorde atenție nu numai corectitudinii completării formularelor, ci și semnului de pe acceptarea documentului, pentru data livrării acestuia și prezența tuturor semnăturilor necesare.

Încălcările, erorile și inexactitățile dezvăluite în timpul verificării sunt indicate în actul de acceptare și transfer de cazuri. De regulă, certificatele contabile se întocmesc semnate de contabilul șef care pleacă sau de contabilul șef interimar al acestuia. Efectuarea de corecții la registrele contabile poate fi responsabilitatea atât a noului contabil șef, cât și a celui precedent.

Inventar

Trebuie să fac un inventar atunci când schimb contabilii șefi?

Amintește-ți asta cazuri obligatorii implementarea acestuia este stabilită prin clauza 2 Lege federala din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”. Aceleași prevederi sunt cuprinse în clauza 1.5 din ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 13 iunie 1995 N 49 „Cu privire la aprobarea liniilor directoare pentru inventarul proprietății și angajamente financiare", clauza 27 din Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 N 34n" Cu privire la aprobarea Regulamentului pentru menținerea contabilității și raportării financiare în Federația Rusă "și clauza 22 din Ordinul Ministerul Finanțelor al Federației Ruse din 28 decembrie 2001 N 119n „Cu privire la aprobarea Orientărilor metodologice pentru contabilitatea stocurilor”.

Inventarul este necesar:

La transferul proprietății pentru închiriere, răscumpărare, vânzare, precum și la transformarea unui stat sau municipal întreprindere unitară;

· Inainte de intocmirea situatiilor financiare anuale;

· La schimbarea persoanelor responsabile financiar;

· La dezvăluirea faptelor de furt, abuz sau deteriorare a proprietății;

· În caz de dezastru natural, incendiu sau alte situații de urgență cauzate de condiții extreme;

· La reorganizarea sau lichidarea organizației;

· În alte cazuri prevăzute de legislația Federației Ruse.

Dacă acceptați cazuri în ajunul întocmirii conturilor anuale, iar data inventarierii obligatorii este stabilită în politica contabilaîntreprinderi, iar inventarul nu a fost efectuat, aveți drept deplin ridică problema inventarierii obligatorii a bunurilor și obligațiilor la acceptarea cazurilor.

Dacă contabilul-șef este o persoană responsabilă din punct de vedere material la întreprinderea pe care o preluați, iar acest lucru este posibil în conformitate cu art. 243 din Codul Muncii al Federației Ruse și trebuie stipulate în contractul de muncă, este necesar și inventarul.

Atunci când contabilul-șef combină funcția de casier, se efectuează un inventar al numerarului. Pe baza rezultatelor verificării se întocmește un act separat de verificare a casieriei, care se semnează atât prin dosarele de predare și acceptare ale compartimentului de contabilitate, cât și de casier și reprezentantul administrației. Acest act este o anexă la actul de acceptare și predare a dosarelor.

Dacă nu este prevăzută răspunderea financiară și există puțin timp pentru livrarea și acceptarea cazurilor, nu va fi de prisos să ne uităm la rezultatele ultimului inventar efectuat la întreprindere. În orice caz, trebuie remarcat în actul de pretransfer al dosarelor

data și rezultatele inventarierii anterioare, precum și conveniți cu șeful inventarului la începutul activității dumneavoastră.

În practică, contabilii realizează un inventar al finanțelor (ea se uită la soldurile de numerar, pe conturile curente, conturile de încasat și de plătit), alții necesită și un inventar al mijloacelor fixe și al stocurilor. Discrepanțele dintre prezența efectivă a proprietății și datele contabile dezvăluite în timpul inventarierii sunt reflectate în conturile contabile în modul prevăzut de Reglementările privind contabilitate.

Act de acceptare și transfer de cauze

Ca urmare a acceptării și transferului de cazuri, se întocmește un certificat de acceptare. Actul indică la ce dată a fost efectuat transferul cazurilor.

Cea mai simplă formă a certificatului de acceptare este un inventar de cazuri acceptat de contabilul-șef. Cu toate acestea, în opinia noastră, acest lucru nu este suficient pentru munca ulterioară a contabilului șef. Dar este benefic și pentru angajatul care pleacă. Începătorul pur și simplu percepe multe lucruri după ureche în procesul de transfer al cazurilor. Și la întocmirea primului bilanț, te vei afla în dificultate cu o lipsă de informații. Prin urmare, este mai rațional să se indice în act informații despre soldurile conturilor cu defalcare. Apoi, noul venit poate să culeagă toate informațiile necesare din act și să nu deranjeze angajatul sau managerul plecat.

Toată lumea știe forma actului, poți lua pe oricine drept bază. Dar poate fi dificil să compuneți partea de fond în timp și emoții. Vom oferi o listă aproximativă de întrebări (secțiuni) pe care le poate conține Actul de acceptare și livrare a cazurilor. Poate fi rafinat, extins, redus în funcție de condițiile specifice și de sfera activităților organizației.

1. caracteristici generale contabilitatea si organizarea departamentului de contabilitate

Informații despre organizarea muncii în departamentul de contabilitate în sine. Personalul, nivelurile de personal, fluctuația personalului și motivele acesteia. Repartizarea sarcinilor între angajați, disponibilitatea fișelor posturilor. Calificările angajaților și lucrează pentru a o îmbunătăți.

Aplicarea tipică și forme unificate primar Înregistrări contabile privind contabilitate și raportare, formulare specializate sau elaborate și aprobate de organizație în mod independent. Furnizarea de formulare albe pentru documentele primare si registrele contabile, raportare.

Securitate cadrul de reglementare pe contabilitate și contabilitate fiscală și raportare (cărți, programe). Disponibilitatea ghidurilor și instrucțiunilor departamentale.

Furnizare cu calculatoare personale, echipamente de birou.

Caracteristicile generale ale contabilitatii. Sistem și formă (comanda memorială, comanda revistei, computerul). Starea registrelor contabilității sintetice și analitice, discrepanțe de date în acestea.

2. Starea contabilă Bani.

Cutie de numerar. Prezența unui casier și a unui contract valabil de responsabilitate financiară deplină cu acesta. Conditii de depozitare si contabilitate pentru numerar si documente monetare(timbre postale, datoria de stat, cambie, bilete de avion plătite etc.). Se înregistrează starea înregistrărilor în registrul de casă, soldul documentelor de numerar și bănești la casierie, conformitatea acestora cu evidența contabilă. un act separat revizuire, care este atașată actului de acceptare și transfer de cauze.

O listă cu toate conturile fondurilor organizației, indicând numerele acestora și sucursalele bancare. Soldurile fiecărui cont conform extraselor bancare, verificate cu datele contabile. Disponibilitatea notificărilor autorităților fiscale despre conturile deschise.

Disponibilitatea carnetelor de cecuri, numărul de cecuri neutilizate.

3. Starea contabilă a tranzacțiilor de decontare

Prezența extraselor din conturi bancare, contracte și alte documente cu caracter de decontare.

Inventarierea decontărilor cu contrapărțile, disponibilitatea actelor de reconciliere a decontărilor reciproce, de la data la care neconcordanțele au fost soluționate. Efectuarea lucrărilor de reclamații. Realitatea conturilor de încasat și creanțe... Având un întârziat și fără speranță creanțe de încasat, indicându-i făptuitorii.

Disponibilitatea actelor de reconciliere a decontărilor cu organele fiscale, precum și a restanțelor la buget pentru impozite și taxe.

Credite bancare, starea datoriei pe scadență.

4. Starea contabilă a proprietății amortizabile (imobilizări imobilizate și imobilizări necorporale)

Data ultimului inventar al proprietății, completitatea și calitatea acesteia, reflectată în evidențe. Liste de inventar, sub ce formă și cu cine sunt stocate. Disponibilitatea actelor de punere în funcțiune a mijloacelor fixe, cedarea și radierea acestora. Carduri de inventar pentru mijloace fixe. Depozitorii responsabili ai obiectelor de valoare, există un ordin cu privire la numirea lor.

5. Stat contabilitatea materialelor

Disponibilitatea actelor (declarații de colare, înlăturare în natură) de reconciliere Înregistrări contabile cu evidența persoanelor responsabile financiar, data ultimei reconcilieri. Data ultimului inventar valori materiale, rezultatele sale. Reflectarea în contabilitate a actelor de audit și examinări, materiale despre lipsuri, furturi, transferate și netransferate autorităților de anchetă. Stat contabilitate analitică materiale, disponibilitatea de intrare și documente de cheltuieli asupra mişcării valorilor materiale.

6. Starea decontărilor cu angajații

Informații despre tabloul de personal, prezența contractelor de muncă. Arierate salariale. Starea contabilității personalizate, disponibilitatea cardurilor fiscale pentru impozitul pe venitul personal și UST.

7. Raportare

Respectarea cerinței de întocmire a unui lunar bilanț, termenele stabilite pentru depunerea situațiilor financiare, declarațiilor și rapoartelor fiscale, fiabilitatea acestor rapoarte. Deciziile fondatorilor privind aprobarea raportării, plata dividendelor. Disponibilitatea registrelor fiscale.

8. Depozitarea documentelor

Asigurarea stocării și contabilizării adecvate a formularelor de raportare stricte și a unei arhive a documentelor contabile. Disponibilitatea inventarelor de cazuri, a documentelor depuse și numerotate. Corectitudinea executării, sechestrului sau distrugerii documentelor ca urmare a expirării termenului maxim de păstrare.

Certificat de prezenta si siguranta sigiliilor, stampilelor etc.

9. Lista documentelor contabile si primare conform inventarului

Lista estimărilor transmise, listele de titluri, tabele de personal, contracte, acorduri, obligații, dosare de documente și registre primare etc.

Se remarcă absența registrelor sau documentelor contabile primare.

10. Solduri pe conturi verificate.

Soldurile conturilor verificate și decriptarea acestora sunt confirmate. Se recomandă confirmarea soldurilor pe conturile de decontare în numerar (casă, bancă, decontări cu furnizori și cumpărători, angajați), precum și alte conturi de proprietate.

11. Semnături

Contabili-șefi, predarea și primirea dosarelor, membrii comisiei sau un reprezentant al administrației.

În caz de dezacord al predării cu oricare dintre prevederile actului, contabilul care iese are dreptul să facă rezerve motivate corespunzătoare la semnarea actului.

Certificatul de acceptare se intocmeste in doua exemplare, din care: primul se depune spre aprobare conducatorului institutiei, al doilea ramane la dosarul de transfer. Dacă cazul este transferat de către o sucursală sau reprezentanță a unei organizații, actul se întocmește în trei exemplare, dintre care unul se depune la organizația-mamă.

Schimbarea contabilului-șef trebuie anunțată autorităților fiscale. De obicei, ei solicită să depună Formularul nr. P14001, ordinea de numire, detaliile pașaportului său (fotocopie).

Partenerii obișnuiți și diviziile sunt informați în funcție de stilul de lucru al noii companii.

Cerinţe specifice sunt impuse şefului departamentului de contabilitate, deoarece acesta creează imaginea companiei pe piaţa de investiţii şi primeşte preferinţe de la contrapărţi. Există particularități în schimbarea contabilului șef și angajarea unui nou angajat. El trebuie să se protejeze cât mai mult posibil de pretențiile autorităților de conducere și de reglementare în viitor.

În prezent, nu există reglementări care să reglementeze procedura de transfer a dosarelor. În unele departamente, este înregistrată, dar organizația are dreptul de a stabili regulile pentru transferul și primirea afacerilor contabilului șef. Cerința principală este concentrarea pe Legea RF „Cu privire la contabilitate”.

concediere și angajare

Regulile de bază sunt stipulate în TC al țării. Un contract de muncă trebuie să fie inițiat de un angajat sau supervizor și să aibă o durată de maximum 5 ani. Uneori, conducerea companiei preferă o perioadă mai scurtă pentru a verifica calitatea muncii și a permite angajatului să modifice condițiile de muncă: salarii, program de lucru etc. Legislația muncii permite managerilor să stabilească o perioadă de probă pentru acest post de 6 luni. Dacă contabilul-șef nu a depășit termenul desemnat, atunci el este concediat fără indemnizație de concediere și acordul sindicatului. Cu toate acestea, un specialist are dreptul de a cunoaște motivele neconcordanței sale cu postul, care a servit drept motiv pentru refuzul de a aplica pentru un loc de muncă permanent.

Codul Muncii prevede că absența unui salariat din cauza bolii sau din alte motive întemeiate nu este socotită ca perioadă de probă.

Motivele concedierii pot fi următoarele:

daune aduse organizației;
dezvăluirea secretelor comerciale;
după plac.

Un secret comercial este o informație, a cărei publicitate are valoare comercială pentru alții. Proprietarul său ia măsuri speciale pentru siguranță. Există o serie de condiții pentru aceasta:

Cunoașterea șefului departamentului de contabilitate cu o listă de informații, care este considerată secret comercial, împotriva semnăturii.
Cunoașterea împotriva semnăturii cu regimul și răspunderea pentru încălcarea secretelor comerciale.
Crearea conditiilor pentru respectarea secretelor comerciale de catre angajat.

În Legea federală „Cu privire la secretele comerciale”, art. 5 furnizează o serie de date care nu sunt considerate secret comercial în organizație.

Un contabil șef stagiar poate demisiona după ce își anunță superiorii în orice zi. Concedierea unei persoane cu contract pe durată determinată în cazul schimbării proprietarului este posibilă numai cu plata unei despăgubiri în valoare de trei luni de câștig.

La schimbarea unui contabil, starea situatiilor financiare este in mod necesar evaluata si consemnata in acte. Scrierea datelor de verificare va ajuta un nou angajat să elibereze responsabilitatea pentru furnizarea fiabilă a informațiilor, să dezvăluie o definiție incorectă baza de impozitare, erori în registrele contabile și fiscale.

Cui trebuie transferată afacerea?

Mai multe persoane pot prelua de la contabilul șef care pleacă. Cel mai adesea, acesta este noul contabil șef. Dar se poate întâmpla să nu existe încă un nou angajat, iar cel vechi să aibă dreptul legal de a-și părăsi postul. Apoi, dacă există mai mulți contabili, le puteți transfera temporar cazurile.

Întreprinderile mici se află într-o situație dificilă, în care contabilul șef este întregul departament de contabilitate. Afacerea este preluată de șeful companiei, acesta fiind responsabil de organizarea contabilității.

Dacă managerul este împotriva acceptării cazurilor, atunci anteriorul contabil șef trebuie să formalizeze acest fapt în scris. Dacă șeful refuză să semneze protocolul cu refuzul, trebuie să faceți următoarele:

întocmește un inventar al cazurilor pentru livrare (2 exemplare);
trimite o copie la oficiu fiscal prin scrisoare recomandată sau împotriva semnăturii inspectorului fiscal.

Dacă angajatul nu poate transfera cazurile (bolnav, decedat), atunci managerul trebuie să emită un decret privind acceptarea acestora de către o altă persoană.

Procedura de transfer de cauze

Nu azi document de reglementare, care reglementează integral procedura de transfer al afacerilor contabilului-șef. Pentru a evita multe greșeli, trebuie să respectați instrucțiuni pas cu pas reflectând numărul maxim de factori. Are un caracter de recomandare și este generalizat.

Dacă contabilul șef a demisionat cu mult timp în urmă, iar cel nou nu a fost acceptat în acel moment, atunci nu există cine să preia. Atunci transferul nu are loc.

Auto-trimiterea cazurilor include următorii pași:

Semnarea unui ordin de numire a unui nou contabil.
Un inventar al responsabilităților financiare.
Certificat de acceptare a documentelor de raportare si contabilitate.
Anexa la act.
Activitati organizatorice.

Comisia se formează după caz, atunci când se dezvăluie încălcări masive rezultate negative audit fiscal si altele.Include alti angajati ai departamentului de contabilitate, divizii importante. Ordinul prevede atribuțiile comisiei.

Întocmirea unei comenzi

Legea nr. 129 FZ prevede că o societate poate alege în mod independent normele și etapele de acceptare și transfer de cazuri ale contabilului șef. Angajatorul trebuie să elibereze act normativ sub forma de instructiuni, ordine, ordine, unde se va scrie in detaliu procedura de transfer de responsabilitati.

În practică, cel mai frecvent este o comandă care indică:

Motivele acceptării și transferului de responsabilități.
Perioada in care fiecare contabil conduce departamentul de contabilitate si semneaza documentatia.

Când contabilul-șef pleacă la cererea sa, angajatorul are la dispoziție 2 săptămâni pentru a-și înceta obligațiile de muncă. Dacă are loc schimbarea dreptului de proprietate și concedierea este inițiată de către administrație, atunci termenul de încetare a raporturilor de muncă este de 3 luni de la intrarea în proprietate a noului proprietar.

Persoana responsabilă cu transferul documentelor este contabilul șef care iese.
Responsabil de primirea persoanei - noul contabil șef sau șeful organizației în îndeplinirea atribuțiilor sale.
A persoanelor participante la acceptare-transfer - audit, autorități superioare, o comisie specială.
Data de încheiere a procesului de trimitere este momentul la care procesul contabil a fost finalizat în perioada trecută. De regulă, data ar trebui să țină cont de termenele limită pentru livrarea rapoartelor contabile și fiscale.
Atribuțiile și atribuțiile noului contabil șef.

Sfârșitul proceselor contabile

Ordinul prescrie data la care anteriorul contabil-șef este obligat să oprească procesele contabile. Necesar:

generarea documentelor primare;
furnizeaza rapoarte fiscale, statistice, contabile, toate calculele pentru plata primelor de asigurare;
intocmeste evidenta contabila.

Toate documentele care urmează a fi transferate trebuie depuse la dosar.

Inventar

Indiferent de existența unui contract de răspundere, se impune organizarea unui inventar resurse financiare pe conturi și case de casă.

Discrepanțele relevate sunt reflectate în conturi în conformitate cu Reglementările privind situațiile financiare. Surplusul vine la ei valoare de piață la momentul inventarierii, suma trebuie introdusa rezultate financiare(creșterea veniturilor). Deficiența și deteriorarea proprietății sunt considerate costuri, dacă prejudiciul depășește normele lor - pentru persoana vinovată. Dacă acest lucru nu este identificat, atunci pierderile sunt înregistrate într-o creștere a cheltuielilor sau un rezultat financiar.

Legea contabilității (Art. 12, Clauza 2) prevede verificarea obligatorie a stării proprietății, obligații conform datelor contabile la schimbarea unei persoane responsabile financiar. Datele se reflectă în acte și inventare întocmite în 3 exemplare:

Pentru contabilitate;
plecarea angajatului;
noul contabil șef.

Lucrările se aplică actului întocmit.

Inventarul este necesar:

față raportare anuală dacă nu a fost efectuată anterior;
dacă s-a întocmit un contract de răspundere integrală cu contabilul-şef.

În întreprinderile mici, este recomandabil să se efectueze un inventar complet al proprietăților și pasivelor. Este nevoie de mult timp în organizațiile mari. resurselor de muncă... În astfel de cazuri, se recomandă recurgerea la verificări la fața locului a veniturilor și cheltuielilor, investitii financiare, datorie.

Examinare

Transferul cazurilor ar trebui să fie însoțit de un act de verificare a raportării și contabilității. În cele mai multe cazuri, este mai bine să apelați la serviciile unei companii de audit. Aceasta va oferi o opinie independentă cu privire la păstrarea înregistrărilor. Dacă acest lucru nu este fezabil, atunci angajat nou trebuie să fac toată munca singur.

În primul rând, merită să verificați operațiunile din anul în curs, întrucât unele dintre declarațiile fiscale vor fi depuse pt. Anul trecut... Această perioadă va include timpul în care noul contabil șef nu a lucrat în organizație.

Fi atent la:

acte constitutive, înregistrare de stat, procesul-verbal al ședinței consiliului de supraveghere și a fondatorilor, înregistrarea la Serviciul Fiscal Federal, înregistrarea casei de marcat;
raportarea că organul fiscal are dreptul de a verifica - timp de 3 ani, anul curent;
sistem de management al documentelor, politica contabila, responsabilitati in contabilitate;
extrase de cont, acorduri, extrase de reconciliere și alte documente de decontare;
materiale de inventar;
registre fiscale și contabile;
rapoarte de inspecție pentru ultimii 3 ani;
acte de reconciliere cu cele bugetare, in afara fonduri bugetare;
litigii cu angajații, contractorii, autoritățile de reglementare;
materiale despre deșeuri, lipsuri și furturi.

La momentul transferului trebuie finalizate procesele contabile - s-au făcut înregistrări contabile pentru perioada trecută, s-a finalizat unitatea primară, s-au format balanța cifrei de afaceri, situațiile fiscale și financiare.

Organizațiile și registrele primare sunt clasate, grupându-le cu nomenclatorul cazurilor: o listă de reviste și cazuri.

Întocmirea unui act

Pentru a diferenția responsabilitățile contabililor noi (acceptători) și anteriori (transferă), este necesară întocmirea unui act. Documentul este folosit și pentru a prezenta la momentul acceptării și predării cazurilor:

documentație primară, contabilitate material, raportare;
indicatori financiari de top.

Pe parcursul întocmirii și predării actului, noul angajat trebuie să dispună de cărțile și reviste necesare: împuterniciri, carnet de casă, carnet de cumpărături/vânzări, facturi, contabilitate titluri, înregistrare carnete de cecuri. În lipsa documentelor enumerate, aceasta se consemnează în act și se introduc altele noi la data acceptării.

Corectitudinea datelor contabile se realizează cu ajutorul unui control la fața locului. Pentru operațiunile importante se folosește o metodă de verificare continuă.

Când evaluați acreditările, verificați:

completitudine;
raționalitate;
oportunitatea;
discreție;
continuitatea afacerii;
lipsa contradicțiilor;
izolarea proprietății;
consecvența în utilizarea politicilor contabile;
respectarea politicilor contabile;
înregistrarea documentelor contabile primare;
certitudinea temporală a factorilor activității economice;
inregistrarea si completarea registrelor contabile.

Documentul extins îi va permite noului specialist să optimizeze munca în faza inițială datorită conținutului informațiilor contabile, de raportare și organizatorice.

Următoarele puncte sunt luate în considerare în act:

Organizarea contabilității - o caracteristică a muncii de contabilitate, contabilitate.

În organizarea muncii, se ia în considerare personalul serviciului de contabilitate, repartizarea atribuțiilor, disponibilitatea calificărilor angajaților, fișele posturilor și tabelul de personal. Raportarea și contabilitatea trebuie efectuate conform formelor unificate și standardizate de documentație contabilă, specializate sau special create în aceste scopuri în cadrul organizației se utilizează formulare.
Disponibilitatea instrucțiunilor departamentale, asigurarea contabilității cu un cadru de reglementare - software, cărți.
Personalul dispune de echipamente de birou, calculatoare.
Caracteristicile generale ale contabilitatii. Starea registrelor analitice şi contabilitate sintetică, prezența discrepanțelor. Forma și sistemul contabil (comanda de memorie, computer, comandă reviste,).

Starea contabilității resurselor financiare.

Cutie de numerar. Prezența unui casier, un acord de răspundere. Ordinea și locul de depozitare a numerarului și a numerarului. Mentine cartea de numerar, soldul fondurilor și titlurilor financiare de la casierie.
Sul conturi bancare organizatii. Sunt indicate toate numerele și sucursalele bancare. Echilibrul este luat din declaratii bancareși verificate pe baza acreditărilor. Prezența notificărilor Serviciului Fiscal Federal despre conturile deschise.
Prezența unui carnet de cecuri, numere nefolosite în ea.

Corespondența soldului fondurilor, evidențelor de casă cu înregistrările contabile trebuie înregistrată într-un act separat. Trebuie anexat actului de transfer al treburilor.

Contabilitatea tranzacțiilor de decontare.

Prezența extraselor din conturi bancare și a titlurilor de valoare cu caracter de decontare.
Împrumuturi bancare, datorii și scadențe.
Actele de reconciliere a decontărilor cu contrapărțile, data decontării discrepanțelor. Revendicați munca. Datorii valabile. Conturi necorespunzătoare și restante.
Datorii la buget, situații de reconciliere pentru decontări cu Serviciul Fiscal Federal.

Contabilitate proprietate amortizată (active necorporale, mijloace fixe). Timp și reflectare în procesul-verbal al ultimului inventar al proprietății. Tipul și locul de depozitare a stocurilor. Prezența actelor de intrare, cedare și radiere a mijloacelor fixe. Disponibilitatea cardurilor de inventar și a comenzilor pentru numirea angajaților responsabili pentru siguranța obiectelor de valoare.
Starea contabilității materiale. Acte de reconciliere a înregistrărilor contabile și a datelor angajaților responsabili din punct de vedere financiar (eliminarea soldurilor în natură, situații de colare). Cele mai recente date de inventar. Reflectarea faptelor de furt și lipsă, acte de audit, examinare. Contabilitatea analitică a materialelor. Disponibilitatea documentației de cheltuieli și de primire pentru deplasarea bunurilor materiale.
Decontare cu angajatii. Masa de personal, contracte de munca. Datorii fata de angajati. Caracteristicile contabilității personalizate.
Raportare. Respectarea termenelor de depunere a evidențelor contabile și a declarațiilor fiscale, fiabilitatea acestora. Decizia fondatorilor privind plata dividendelor și aprobarea situațiilor. Registre fiscale.
Depozitarea documentației. Fiabilitatea stocării, controlul formularelor stricte de raportare, arhive contabile. Prezența inventarelor de cazuri.
Enumerarea documentelor primare, contabile conform inventarului întocmit.

Lista tabele de personal transferate, devizele, acordurile, contractele, registrele, dosarele documentelor primare, obligații etc.
Absența oricăror documente și registre contabile primare.

Soldul conturilor verificate. Confirmarea și decriptarea soldurilor conturilor. Se recomandă confirmarea soldurilor decontărilor financiare și a conturilor de proprietate.
Lista documentelor lipsă. Contabilul-șef anterior este obligat să scrie o scrisoare explicativă adresată șefului, care indică motivele încălcărilor. Inexactități și erori în raportare, documentare, constatate în timpul auditului. Este mai bine să înregistrați totul cu certificate contabile semnate de angajatul care pleacă.
Comentarii și explicații ale contabilului șef care acceptă cazul în fața salariatului care demisionează. Indicați dezacordul cu prevederile actului.
Înregistrarea faptului transferului sigiliului și ștampilelor companiei, cheilor către „Client-Bank” și seifurilor, certificate ale unui operator de comunicare special.

V companii mariîn personal sunt mai mulți contabili. În act, atunci ar trebui să se reflecte numai documentele aflate sub controlul contabilului șef.

Semnăturile și stenogramele contabilului care acceptă și preda, membrii comisiei.
Data transferului.

Actul va deveni baza ordinului (instrucțiunii) conducerii privind transferul dosarelor.

Documentația primară, înregistrările contabile, registrele trebuie păstrate stabilite de reguli perioada de arhivare, dar minim 5 ani. Toate documentele pentru această perioadă trebuie să fie disponibile.

La act se anexează documentele:

actul de inventariere a obligațiilor financiare: acte de reconciliere a decontărilor cu fonduri extrabugetare și bugetare, conturi de încasat și de plătit;
actul de inventariere a activelor, pasivelor;
un act de inventariere a activelor financiare la casierie, un inventar al valorilor mobiliare, formulare stricte de raportare;
raport de audit privind conformitatea contabilității;
lista registrelor, documentelor contabile, absente la acceptarea si transferul dosarelor.

Etapa finală

După transferul dosarelor, semnarea actului și eliberarea din funcție a anteriorului contabil șef, se procedează astfel:

Anunțați Serviciul Fiscal Federal despre noul contabil șef. Legea nu prevede notificarea obligatorie și, în consecință, nu este prevăzută răspunderea pentru absență. Cu toate acestea, autoritățile fiscale solicită o scrisoare de notificare cu sigiliul organizației și o copie a comenzii și numirea, detaliile pașaportului noului angajat.
In toate institutii financiare, unde sunt deschise conturile, emite carduri noi.
Mentine registrele contabile lipsa din prima zi.
Dacă trebuie să depuneți declarații revizuite.
Remediați erorile identificate anterior.

O responsabilitate

Dupa inlocuirea contabilului sef apare intrebarea raspunderii angajatului prezent si anterior. Contabilul-șef nu poate fi tras la răspundere pentru orice abatere sau evaziune fiscală a unui angajat anterior. O persoană este adusă la răspundere administrativă în prezența vinovăției. Se cere să se dovedească prezența unei intenții directe de a ascunde profituri, care înlătură complet vinovăția noului contabil șef.

La expirarea termenului de prescripție, devine imposibilă urmărirea penală a angajatului plecat. De exemplu, în cazul încălcării legislației monetare sau financiare, perioada este de 1 an de la data încălcării, iar din alte motive - doar 2 luni. Dacă infracțiunea continuă, atunci perioada se socotește din momentul detectării.

Dacă se dezvăluie că fostul contabil a cauzat daune organizației, atunci în prezența unui acord de răspundere, el este obligat să o despăgubească. Dacă nu există un astfel de document, atunci valoarea compensației este egală cu câștigul mediu lunar.

Fiecare contabil șef este obligat să cunoască cuantumul sancțiunilor administrative pentru:

Conducerea incorectă a tranzacțiilor cu numerar și lucrul cu numerar - 4-5 mii de ruble.
Nerespectarea termenilor de înregistrare în fonduri guvernamentaleși autoritățile fiscale- 0,5-1 mii de ruble.
Activitate fără a ține cont de corpurile enumerate - 2-3 mii de ruble.
Nerespectarea termenului de depunere a declarației - 0,3-0,5 mii ruble.
Nerespectarea termenelor limită pentru transmiterea informațiilor privind închiderea, deschiderea conturilor bancare - 1-2 mii de ruble.
Lipsa datelor pentru controlul fiscal - 0,3-0,5 mii de ruble.
Încălcări grave în contabilitate sau furnizarea de sume distorsionate ale contabilității care depășesc 10% - 2-3 mii de ruble.
Tratament contabil incorect tranzactii valutareși raportarea asupra lor - 4-5 mii de ruble.
Furnizarea incorectă de informații statice - 3-5 mii de ruble.

Noul contabil șef trebuie să preia de la fostul angajat. Actul de transfer elaborat va ajuta la eliminarea unui număr de probleme în viitor, va dezvălui deficiențele predecesorului, va exclude erorile grave în timpul lucrului etc. Este întocmit într-o formă arbitrară, dar ar trebui să acopere cantitatea maximă de informații la raportare.

Schimbarea contabilului șef este întotdeauna stresantă pentru organizație. Noul contabil ar trebui să aibă timp să se obișnuiască și să preia de la predecesorul său. Cum să faceți acest lucru pentru a nu perturba ritmul obișnuit al activităților companiei și pentru a minimiza Consecințe negativeîn timpul lucrărilor ulterioare?

Legislația Federației Ruse nu prevede procedura de acceptare și transfer de cazuri la schimbarea contabilului șef în companie. Cu toate acestea, în interesul organizației în sine, mai ales al uneia mari (cu cifră de afaceri mare și tipuri diferite activitate), efectuează și oficializează această procedură în mod corespunzător.

Ce trebuie să luați în considerare atunci când acceptați cazuri de la contabilul-șef ieșit

La schimbarea contabilului-șef, este necesar să se dezvolte o schemă clară pentru transferul cazurilor către angajații care ieșiră și primirea cazurilor pentru un nou angajat. Acesta prevede procedura și termenii pentru acceptarea și transferul cazurilor, perioada în care fiecare dintre contabilii șefi va conduce afacerile curente, va gestiona activitatea departamentului de contabilitate și, de asemenea, va semna documente. Schema dezvoltată este aprobată prin ordinul șefului organizației. De asemenea, se indică persoanele responsabile pentru implementarea prezentului ordin.

Procedura de transfer a cazurilor către un nou contabil șef constă, în special, din următoarele etape:

publicarea ordinului șefului organizației privind acceptarea și transferul cazurilor;
realizarea unui inventar al proprietăților și pasivelor organizației;
familiarizarea cu documente interne companii;
transferul direct de dosare, inclusiv transferul documentației primare, registre contabile și fiscale, contabilitate și raportare fiscală;
verificarea stării contabilității și raportării;
executarea si aprobarea de catre conducator a actului de acceptare si transfer de cauze.

Așadar, de la data aprobată prin ordin, trebuie finalizate toate procesele contabile pentru perioada trecută și trebuie întocmite toate înregistrările contabile necesare, trebuie tipărite registrele și rapoartele depuse la organele fiscale și documente primare pentru această perioadă arhivate în dosare. Mai mult, aceasta ar trebui să fie o dată determinată pe baza momentului de depunere a raportării contabile și fiscale. Deci, dacă contabilul-șef pleacă în februarie 2012, atunci ordinul privind acceptarea și transferul cazurilor poate indica faptul că el este responsabil pentru livrarea rapoartelor contabile și fiscale pentru anul 2011, iar noul contabil șef este responsabil pentru depunerea rapoartelor începând cu ianuarie 2012... Citiți despre cum decurge procedura de schimbare a contabilului șef în bara laterală de mai jos.

La acceptarea cazurilor, un nou contabil șef trebuie să facă un inventar al obligațiilor și proprietăților organizației, să transfere toate documentele conform inventarului, a căror pregătire este de competența contabilului șef. De asemenea, trebuie efectuat transferul sigiliului organizației, cheilor la seif, dacă există unul în departament, și din sistemul „client-bancă”. Dacă contabilului-șef i se încredințează atribuțiile de casier, atunci fostul contabil este obligat să-i transfere toate bani gheata, bancar carnete de cecuri, forme de documente de strictă răspundere și chei de la casa de marcat.

Este important ca noul contabil șef să afle dacă această organizație are restanțe la plata impozitelor și a primelor de asigurare. Acest lucru poate fi determinat de soldurile din conturile contabile corespunzătoare. În plus, ar trebui clarificat dacă organizația este în proces de proces judiciar cu contractori, angajați sau autorități de reglementare.

Este recomandabil dacă în această predare și inventariere sunt implicați actualii și noii contabili șefi, precum și CFO sau managerul companiei. În unele cazuri, auditorii pot fi implicați în audit, care vor ajuta la efectuarea unei examinări independente a stării contabilității și raportării.

Inventar ca parte a procedurii de sesizare

Se stabileste ordinea inventarierii Orientări metodice privind inventarierea proprietății și obligațiilor financiare (aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13.06.95 nr. 49). Conform acestor instrucțiuni, nu este necesară efectuarea acesteia la schimbarea contabilului șef.

referinţă

Cum se schimbă contabilul șef

Absența unui contabil șef poate afecta nu numai contabilitatea și contabilitatea fiscală, ci și compania în ansamblu, deoarece rezolvă multe probleme administrative și semnează documente.

Va fi nedureros să-l concediezi pe contabil șef numai dacă în locul lui se găsește un înlocuitor. Apoi un nou contabil poate fi angajat temporar pentru funcția de adjunct. Sau, invers, transferați angajatul care pleacă într-o altă funcție. În acest caz, responsabilitățile acestora vor fi clar distribuite până la încheierea transferului de dosare și eliberarea din funcție a contabilului șef. De regulă, după efectuarea unui inventar al fondurilor în casa de marcat, contabilul șef care transferă cazuri este eliberat de conducerea departamentului de contabilitate. Totodată, se eliberează dreptul de a semna documentele bancare ale unui nou angajat.

Într-o organizație, poate apărea o situație când nu a fost găsit încă un înlocuitor pentru contabilul șef care se pensionează. În acest caz, cazurile sunt transferate direct șefului societății. La urma urmei, el, în conformitate cu paragraful 1 al articolului 6 din Legea din 21 noiembrie 1996, nr. 129-FZ, este responsabil de organizarea contabilității în organizație. Sau, cazurile pot fi transferate unei persoane desemnate de manager, de exemplu, contabilul-șef adjunct sau directorul financiar.

Cu toate acestea, în conformitate cu paragraful 2 al articolului 12 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (în continuare - Legea nr. 129-FZ), un inventar al obligatoriu efectuate la schimbarea persoanelor responsabile financiar. Conform articolului 243 din Codul Muncii al Federației Ruse, această responsabilitate poate fi atribuită contabilului șef printr-un contract de muncă sau un alt acord. În acest caz, este obligatorie întocmirea unui act de inventariere a numerarului conform formularului nr. INV-15 în trei exemplare și a unei liste de inventariere a valorilor mobiliare și a formelor documentelor de raportare strictă în formularul nr. INV-16 (ambele formularele sunt aprobate prin decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18.08.98 nr. 88).

În plus, în acest caz, puteți efectua un inventar opțional selectiv sau complet al activelor și pasivelor, în funcție de capacitățile organizației. De asemenea, ar trebui să fie tipărit din program de contabilitate bilanțul contabil și alte fișe ale conturilor contabile la data acceptării dosarelor, care trebuie certificate de fostul contabil șef și șeful organizației. Acest lucru vă va permite să confirmați soldurile contului „intrat” la data acceptării cazurilor.

Toate neconcordanțele relevate în timpul inventarierii trebuie reflectate în conturile contabile, iar documentele întocmite în timpul inventarierii trebuie anexate la actul de acceptare și transfer de cazuri.

Ce documente trebuie verificate

Clauza 1 a articolului 17 din Legea nr. 129-FZ prevede păstrarea documentelor contabile primare, registrelor contabile și situațiilor financiare ale unei întreprinderi timp de cel puțin cinci ani. În plus, perioadele de depozitare pentru anumite tipuri de documente sunt indicate în lista documentelor standard de arhivă administrativă, care a fost aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558. Astfel, financiarul anual declarații și declaratiilor fiscale trebuie păstrat cel puțin 10 ani.

Ar trebui să începeți să verificați cu studiul acte constitutive organizatii. În societățile cu răspundere limitată, acesta este statutul și actul de asociere, iar în societățile pe acțiuni- Cartă. De asemenea, trebuie să studiați cu atenție certificatele de înregistrare, carta organizației și alte documente statutare pentru a înțelege structura companiei, prezența subdiviziuni separateși capital străin, Dacă există.

În plus, ar trebui să verificați disponibilitatea documentelor de înregistrare pentru CCP deținute de organizație. Dacă societatea este supusă audit statutar, atunci este necesar să se analizeze rapoartele și rapoartele de audit, acordând atenție erorilor identificate de auditori în timpul auditurilor efectuate.

Este imperativ să verificați ordinele de aprobare. politici fiscale si contabile companiilor. Analiza politicilor contabile este necesară pentru a înțelege metodele contabile care sunt utilizate în ea. Ar trebui clarificat ce documente primare sunt aprobate ca anexe la politica contabila si modul in care responsabilitatile sunt repartizate intre personalul contabil.

În plus, noul contabil șef trebuie să verifice dacă există următoarele documente:

planul de conturi aprobat al organizației;
registre fiscale;
raportare fiscală și contabilă;
bilanț(registrul general), precum și registrele contabile sintetice și analitice;
cărți de cumpărare și cărți de vânzare, jurnalele facturilor primite și emise;
raportarea primelor de asigurare către fondurile în afara bugetului;
acte de munca prestate (servicii prestate), facturi si alte documente primare;
certificate contabile;
acte de reconciliere cu organele fiscale, decizii și acte privind inspecțiile efectuate;
registrele de inventar;
documente de numerar, extrase bancare si ordine de plata;
contracte cu furnizori, cumpărători și alte contrapărți;
acte de personal, documente care confirmă restanțele salariale și deducerile din impozitul pe venitul personal;
ordinea fluxului de documente între angajații companiei, precum și între organizația-mamă și diviziile și sucursalele acesteia (dacă există);
sarcinile de serviciu personal contabil;
lista persoanelor îndreptățite să semneze pe documente primare, care trebuie aprobată prin ordin al șefului în temeiul alin.3 al articolului 9 din Legea nr. 129-FZ.

Puncte cheie la care trebuie să țineți cont atunci când verificați starea contabilității și raportării

Pentru a te proteja de sancțiuni fiscale din cauza prezenței erorilor moștenite de la precedentul contabil șef, noul șef de contabilitate trebuie să verifice corectitudinea contabilității și raportării în organizație pentru ultima raportare sau perioada impozabilă NS. O astfel de verificare se realizează adesea cu implicarea unei firme de audit (auditor) sau prin resursele proprii ale organizației.

Verificarea contabilitatii si situatiilor financiare. Presupune analiza conformității cu toate cerințele care sunt stabilite în clauza 6 din PBU 1/2008 (aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 06.10.08 nr. 106n). Deci, atunci când acceptă cazuri, contabilul șef verifică:

completitudinea reflectării în contabilizarea tuturor faptelor activitate economică(cerința de completitudine);
reflectarea în timp util a faptelor activității economice în situațiile contabile și financiare (cerința de promptitudine);
disponibilitate mai mare de a recunoaște cheltuielile și pasivele în contabilitate decât posibilele venituri și active, evitând crearea de rezerve ascunse (cerință de prudență);
reflectarea în contabilitate a faptelor de activitate economică bazată nu atât pe forma lor juridică, cât pe continut economic fapte și condiții de gestionare (cerința de prioritate a conținutului față de formă);
identitatea datelor contabile analitice cu cifra de afaceri și soldurile conturilor contabile sintetice în ultima zi calendaristică a fiecărei luni (cerință de consistență);
contabilitate raţională bazată pe condiţiile activităţii economice şi mărimea organizaţiei (cerinţă de raţionalitate).

Situațiile financiare sunt verificate pentru conformitatea lor cu indicatorii din conturile registrului general al organizației la data raportării. În același timp, contabilul șef poate verifica selectiv corectitudinea reflectării tranzacțiilor asupra conturilor contabile.

Verificarea corectitudinii calculului impozitelor si contributiilor, depunerii declaratiilor si calculelor. Datorită cantității mari de informații, în primul rând, trebuie acordată atenție raportării, conform căreia perioada fiscală este stabilită ca un an. Cert este că noul contabil șef va întocmi rapoarte privind astfel de impozite și contribuții folosind informații din acele perioade în care fostul contabil șef a lucrat. Iar o greșeală făcută, de exemplu, în primul trimestru, va atrage după sine o denaturare a bazei de impozitare la întocmirea rapoartelor pentru următorul perioadă de raportare si tot timpul anului.

Deci, în primul rând, este necesar să analizăm dacă toate cheltuielile recunoscute în baza de date de către impozit pe venit, sunt documentate și justificate economic în conformitate cu articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse. De asemenea, trebuie să acordați atenție corectitudinii calculului plăților în avans, deoarece pe baza acestor sume se va calcula suma impozitului pe venit plătibil bugetului în perioadele de raportare ulterioare.

De impozitul pe proprietate reziduala si costul mediu anual toate mijloacele fixe pentru a determina corectitudinea calculului bazei de impozitare.

Ca parte a verificării corectitudinii calculului TVA merita atentie deduceri fiscale... Este important să se analizeze valabilitatea aplicării acestora, inclusiv pentru disponibilitatea facturilor și utilizarea bunurilor, lucrărilor și serviciilor achiziționate pentru activități taxabile. De asemenea, contabilul trebuie să verifice legalitatea utilizării cotelor de TVA de 10 și 0%. Și dacă organizația are atât tranzacții impozabile, cât și netaxabile, atunci se verifică dacă s-a ținut o contabilitate separată.

În plus, este necesar să se constate dacă organizația și-a îndeplinit responsabilitățile agent fiscal pentru impozitul pe venit, TVA și impozitul pe venitul persoanelor fizice.

La verificarea rapoartelor, noul contabil șef trebuie să fie atent la respectarea termenelor de depunere a acestora la organele fiscale și la fondurile extrabugetare. Și atunci când revizuiți documentele de numerar - verificați numărul și valoarea cotorului ultimului utilizat cec de casierie cu datele indicate în cartea de casă.

Ce document este transferul de cazuri

În clauza 6 din Regulamentul privind contabilii șefi, aprobat prin rezoluția Consiliului de Miniștri al URSS din 24.01.80 nr. 59, se spune că acceptarea și predarea cauzelor la numirea și eliberarea din funcție a contabilului-șef este oficializat printr-un act. Se intocmeste dupa verificarea starii contabilitatii si raportarii.

Forma acestui act nu este prevăzută de legislație, de aceea se completează în orice formular în două exemplare și se semnează atât de contabilul șef pensionar, cât și de cel nou. Acest act este aprobat de șeful organizației. Prima copie este transferată contabilului șef care se pensionează, al doilea rămâne în organizație. Vezi mai jos o mostră a actului finalizat.

Desen. O mostră a actului de acceptare și transfer de cazuri la schimbarea contabilului șef

Actul specifică următoarele date:

Numele complet al persoanelor care depun și primesc cazuri;
data transferului dosarelor;
detaliile ordinului șefului, în baza cărora cazurile se transferă noului contabil șef;
un inventar al documentelor ce urmează a fi transferate, cu indicarea denumirilor și cantităților acestora. Dacă lista acestor documente este suficient de mare, atunci puteți indica dosarele corespunzătoare de documente cu un inventar al acestora atașat actului. De exemplu: „Registre fiscale pentru impozitul pe venit pe anul 2011”, „Acte de servicii prestate pe anul 2011”, etc. Mai mult, nu este necesar să se consemneze în acest act documente care țin de competența altor contabili (de exemplu, privind contabilitatea pentru salarii sau numerar);
seria și numărul de cecuri bancare neutilizate, precum și numele și detaliile formelor neutilizate de raportare strictă;
erori și inexactități în contabilitate, contabilitate și raportare fiscală relevate în timpul auditului;
lista documentelor lipsă;
explicatii si comentarii la actul contabilului-sef care se pensioneaza si al persoanei care preia afacerea.

Este indicat să se atașeze acestui act un act al inventarierii efectuate, acte de reconciliere a decontărilor cu bugetul și fondurile extrabugetare la momentul transferării dosarelor sau la ultima dată de raportare, ultimul raport al auditorului privind fiabilitatea situații financiare (dacă organizația este supusă auditului obligatoriu).

Dacă, ca urmare a acceptării și transferului de cazuri, sunt dezvăluite erori, atunci acestea trebuie corectate și, dacă este necesar, declarațiile specificate trebuie furnizate în modul prevăzut de articolul 81 din Codul fiscal al Federației Ruse. Și documentele lipsă ar trebui restaurate cât mai curând posibil. Dacă numărul de erori identificate în timpul unei verificări aleatorii este semnificativ, atunci este logic să desfășurăm o procedură proactivă audit pentru a evita alte penalități fiscale.

Dacă nu s-a efectuat transferul de cazuri

Să presupunem că transferul cazurilor la schimbarea contabilului șef nu a fost efectuat sau nu a fost finalizat corespunzător. Și ulterior, a fost dezvăluită o lipsă de obiecte de valoare și documente sau au fost găsite erori în contabilitate și raportare. În acest caz, restaurarea documentelor primare și raportarea va necesita mult efort și timp din partea personalului contabil, inclusiv a noului contabil șef.

În cazul în care se constată o lipsă, angajatorul are dreptul de a sesiza instanţa de judecată în litigiile pentru despăgubiri de către salariat pentru prejudiciul cauzat angajatorului, în termen de un an de la data descoperirii acestuia, indiferent de faptul că salariatul a demisionat.

Datorită faptului că noul contabil șef este posibil să nu cunoască nicio nuanță de contabilitate într-o anumită companie, neglijarea procedurii luate în considerare poate duce la multe erori atât în domeniul fiscal, cât și în contabilitate. În plus, în cazul unui control fiscal, noul contabil șef nu va putea explica corect inspectorilor motivul reflectării anumitor tranzacții pentru perioadele fiscale trecute.

Reamintim că pentru o încălcare gravă a regulilor de ținere a contabilității și de depunere a situațiilor financiare, contabilul-șef poate fi impus sanctiune administrativaîn valoare de 2.000 până la 3.000 de ruble. (Articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Și dacă termenele limită pentru depunerea rapoartelor fiscale sunt încălcate, un avertisment sau o amendă în valoare de 300 până la 500 de ruble. (Articolul 15.5 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Mai mult, dacă termenul de prescripție pentru trimiterea în justiție a infracțiunilor săvârșite care nu sunt de natură pe termen lung a expirat, contabilul-șef nu va atrage răspundere administrativă. Deci, în cazul încălcării monedei, legislației financiare, legislației privind impozitele și taxele, perioada de tragere la răspundere este de un an de la data săvârșirii unei infracțiuni administrative (articolul 4.5 din Codul administrativ al Federației Ruse).

Totodată, observăm că este imposibil să-l aduci pe noul contabil șef la răspundere administrativă pentru greșelile celui precedent. Într-adevăr, conform paragrafului 1 al articolului 1.5 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, o persoană poate fi adusă la răspundere administrativă numai pentru cei abateri administrative, în privința căruia i se stabilește vinovăția. Aceeași opinie este reflectată în scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 23.10.08 Nr. 03-02-08 / 20

Cum se organizează corect această procedură? Ce ar trebui să acordați atenție vechiului și noului contabil șef pentru a vă proteja pe viitor de pretențiile din partea autorităților de conducere și de reglementare ale organizației? Răspunsurile la aceste întrebări sunt date în articol.

Cui îi poți transfera cazurile?

În practică, există mai multe opțiuni pentru transferul și acceptarea cazurilor de către contabilul șef.

Cea mai comună opțiune este atunci când fostul contabil șef predă cazurile noului contabil șef. Totuși, destul de des apare o situație când noul contabil șef încă nu este cunoscut, iar fostul contabil șef are legal dreptul de a părăsi vechiul loc de muncă. În această situație, dacă organizația angajează mai mulți contabili, atunci unul dintre ei (de exemplu, contabilul șef adjunct) poate prelua temporar cazurile.

O situație mai dificilă este atunci când contabilul-șef al unei mici afaceri, reprezentând departamentul de contabilitate la singular, este demis. În acest caz, șeful organizației trebuie să accepte cazul, întrucât el, în conformitate cu paragraful 1 al art. 6 din Legea „Cu privire la contabilitate” răspunde de organizarea contabilității în organizație.

Dacă șeful organizației refuză să accepte cazul, este indicat ca fostul contabil șef să documenteze acest refuz. În cazul în care managerul nu dorește să consemneze refuzul său de a accepta cazuri, în opinia noastră, este necesar să se procedeze astfel: întocmirea unui inventar al dosarelor supuse predării, în dublu exemplar; păstrați o copie și transferați-o pe cealaltă oficiu fiscal, la care se raportează organizația, personal contra primire inspector fiscal sau prin scrisoare recomandată prin poștă.

Pot exista situatii in care fostul contabil sef din orice motiv (boala subita, deces etc.) nu poate preda cazuri. În acest caz, din ordinul șefului organizației, o altă persoană poate prelua cazurile (noul contabil șef, contabilul șef interimar, însuși șeful organizației).

Cum se organizează acceptarea și transferul cazurilor

În prezent, nu există un document normativ care să reglementeze procesul de acceptare și transfer de cazuri de la un contabil șef la altul.

În Regulamentul privind contabilii șefi, aprobat prin Rezoluția Consiliului de Miniștri al URSS din 24.01.1980 N 59, s-a reținut că acceptarea și transmiterea cauzelor la numirea și eliberarea din funcție a contabilului-șef sunt întocmite de un actioneaza dupa verificarea starii contabilitatii si raportarii intreprinderii. Deși acest document nu mai este valabil, în opinia noastră, el poate fi utilizat la stabilirea procedurii de acceptare și transferare a cazurilor când primul este demis și este numit un nou contabil șef.

Unele ministere și departamente au reglementat într-o anumită măsură această procedură pentru organizațiile din subordine. De exemplu, Scrisoarea Comitetului Vamal de Stat al Federației Ruse din 21.02.1992 N 11-13 / 575 „Cu privire la procedura de acceptare și depunere a cazurilor la schimbarea șefului sau contabilului șef - șeful departamentului de contabilitate și control al o instituție vamală a Federației Ruse" (în continuare - Scrisoarea Comitetului Vamal de Stat) și instrucțiuni privind procedura de acceptare și livrare a cazurilor de către contabilii șefi (contabili seniori privind drepturile contabililor șefi) ai departamentelor de contabilitate centralizate ale instituțiilor; întreprinderi și organizații din sistemul Ministerului Sănătății al URSS, aprobat de Ministerul Sănătății al URSS din 28.05.1979 N 25-12 / 38.

Fiecare organizație, pornind de la cerințele Legii „Cu privire la contabilitate”, are dreptul de a-și stabili regulile adecvate pentru acceptarea și transferul cazurilor.

Procedura de acceptare și transferare a cazurilor poate fi împărțită în următoarele etape:

emiterea unui ordin de acceptare și transfer de dosare;

inventarul proprietăților și pasivelor;

inventarul operațiunilor de decontare;

verificarea stării contabilității și raportării;

acceptarea efectivă și transferul dosarelor (documente primare, registre contabile și fiscale, raportări contabile și fiscale etc.);

întocmirea unui act de acceptare şi transfer de cauze.