"Računovodstvo", N 6, 1999
DOKUMENTACIJA POSLOVANJA
KAO OSNOVA RAČUNOVODSTVA
Važnost dokumentacije u računovodstvu. Glavni zadaci s kojima se suočava računovodstvena služba svake organizacije su:
- formiranje potpunih i pouzdanih informacija o poslovnim procesima i financijskim rezultatima djelatnosti organizacije, potrebnih za operativno upravljanje, kao i za njihovo korištenje od strane investitora, vjerovnika, poreznih i financijskih tijela, banaka i drugih zainteresiranih strana;
- osiguranje kontrole dostupnosti i kretanja imovine, korištenje materijalnih, radnih i financijskih sredstava u skladu s odobrenim normativima, standardima i procjenama;
- pravodobno sprječavanje negativnih pojava u financijskim - ekonomska aktivnost, identifikacija i mobilizacija rezervi na farmi.
Ispunjavanje ovih zadataka izravno ovisi o potpunosti i pravovremenosti obračuna na računima. računovodstvo poslovne transakcije koje organizacija obavlja tijekom svojih aktivnosti, što je pak posljedica dokumentiranja transakcija. Pouzdanost računovodstvenih informacija koje računovodstveni odjel organizacije pruža svojim korisnicima ovisi o ispravnosti njihove provedbe. Stoga u organizacijama procesu dokumentiranja poslovnih transakcija treba posvetiti veliku pozornost ne samo djelatnika računovodstvenih službi, već i djelatnika drugih strukturnih jedinica, budući da učinkovitost računovodstva u organizacijama ovisi o ispravnoj organizaciji rada s dokumentima koji su pisana potvrda činjenice poslovne transakcije (njihov pravni dokaz).
Ako organizacija nije stvorila sustav za organiziranje i vođenje primarnog računovodstva, tada sustav upravljanja neće djelotvorno raditi pri donošenju potrebnih upravljačkih odluka.
Što se tiče dokumentiranja poslovnih transakcija sa stajališta važećeg zakonodavstva, prema članku 9. Saveznog zakona od 21. studenog 1996. N 129-FZ "O računovodstvu", sve poslovne transakcije moraju se evidentirati na temelju popratnih dokumenata. Istodobno, primarne knjigovodstvene isprave mogu se prihvatiti u računovodstvo samo ako su sastavljene prema obrascima sadržanim u albumima jedinstvenih obrazaca primarne dokumentacije. Dakle, jedno od temeljnih načela računovodstva je očito – poslovnoj transakciji koja nije pravilno izvršena nema mjesta kao pravnog gospodarskog događaja (nema računovodstvenog objekta).
Osim toga, treba obratiti pozornost na činjenicu da porezna tijela imaju pravo privesti administrativnoj odgovornosti dužnosnike organizacije koji su krivi za vođenje računovodstva kršenjem postupka utvrđenog zakonom. U ovom slučaju, takvom povredom smatra se nepoštivanje uvjeta propisanih st. 1. i 2. članka 9. navedenog zakona, a koji se odnose na dokumentaciju o obavljenom poslovnom poslu.
Zahtjevi za primarnu računovodstvenu dokumentaciju. Primarni dokumenti su osnova za prikazivanje podataka o obavljenim poslovnim transakcijama u računovodstvenim registrima. Primarni dokumenti bilježe činjenicu poslovne transakcije. Na osnovne zahtjeve za primarnu računovodstvena dokumentacija, uključuju sljedeće:
- za računovodstvo se prihvaćaju samo oni dokumenti koji su sastavljeni u obliku sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarnu dokumentaciju. U procesu obavljanja financijskih i gospodarskih aktivnosti, kako bi se formalizirale dovršene poslovne transakcije, organizacije moraju primijeniti standardne međuresorne obrasce primarnih dokumenata koje je na propisan način odobrio Državni komitet Ruske Federacije za statistiku. Organizacije su po potrebi dobile pravo da samostalno razvijaju zasebne oblike primarnih isprava i računovodstvenih registara koji se ne nalaze u albumima jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije i albumima industrijskih specijaliziranih oblika dokumenata (npr. akti o trgovini i nabavi za kupnju materijala od pojedinaca). Osim toga, dopuštena je izmjena postojećih obrazaca, njihovo detaljno i pojašnjenje, kao i dopuna pojedinosti obrazaca, pod uvjetom da glavni podaci ostanu nepromijenjeni;
- primarni dokumenti za davanje pravne snage moraju imati sljedeće obvezne podatke: naziv dokumenta, datum izrade dokumenta, naziv organizacije u čije je ime dokument sastavljen, sadržaj poslovne transakcije , brojila poslovne transakcije u fizičkom i novčanom iznosu, nazive radnih mjesta osoba odgovornih za komisionu poslovnu transakciju i ispravnost njezina izvršenja, osobni potpisi tih osoba.
Uz navedene obvezne pojedinosti, u primarnoj računovodstvenoj dokumentaciji mogu se navesti i dodatni podaci, čija je priroda određena sadržajem pojedinog poslovanja i čija je svrha jačanje kontrolnog, spoznajnog i operativnog značaja dokumenata;
- primarne knjigovodstvene isprave moraju biti sastavljene u trenutku transakcije, u iznimnim slučajevima - odmah nakon njezina završetka;
- u primarnim dokumentima moraju se odraziti sve potrebne informacije, što vam omogućuje da točno utvrdite sadržaj i uvjete transakcija, t.j. potrebno je ispuniti sve podatke predviđene u obliku dokumenata;
- ispravke dostupne u primarnoj dokumentaciji moraju biti potvrđene potpisima osoba koje su potpisale dokumente, s naznakom datuma kada su ispravci izvršeni;
- popunjavanjem primarnih dokumenata treba osigurati sigurnost evidencije za vrijeme određeno za njihovu pohranu u arhivu.
Klasifikacija primarnih knjigovodstvenih isprava. Svi dokumenti koji se trenutno koriste u poslovnim aktivnostima mogu se klasificirati prema sljedećim glavnim značajkama.
Po dogovoru:
administrativni - dokumenti koji sadrže dopuštenje za obavljanje određene poslovne transakcije (nalog čelnika za izdavanje Novac pod izvješćem);
oslobađajuća presuda - dokumenti koji sadrže podatke o izvršenju naloga (unaprijed izvješće);
računovodstvena registracija - dokumenti koji služe za izradu računovodstvenih evidencija u svrhu daljnjeg korištenja u računovodstvenom procesu (obračun obračuna plaće);
kombinirani - dokumenti koji kombiniraju znakove upravnih, izvršnih i računovodstvenih dokumenata (nagodba - platni spisak za plaće).
Prema sadržaju poslovanja:
materijalni - dokumenti koji služe za formaliziranje poslovanja za kretanje robno - materijalnih sredstava (prijamni nalog);
gotovina - dokumenti namijenjeni registraciji poslovanja s gotovinom i bezgotovinskim sredstvima poduzeća (nalog za plaćanje);
namirenje - koristi se za formaliziranje odnosa namirenja poduzeća sa svojim suradnicima za nastale obveze (faktura).
Po obimu evidentiranih transakcija:
primarni - dokumenti koji sadrže podatke o jednoj poslovnoj transakciji (dolazni i odlazni gotovinski nalozi);
konsolidirani - dokumenti namijenjeni sažetku informacija o cijelom nizu sličnih poslovnih transakcija za određeno vremensko razdoblje (izvješće blagajnika).
Po načinu upotrebe:
jednokratni - dokumenti koji se koriste za registraciju jedne poslovne transakcije (faktura - uvjet za puštanje (unutarnje kretanje) materijala);
akumulativne - koriste se za više jednokratnih poslovnih transakcija (limit - ulazna kartica).
Po broju uzetih pozicija:
jednoredni - dokumenti koji sadrže jednu računovodstvenu poziciju;
višelinijski - dokumenti koji sadrže dvije ili više računovodstvenih pozicija (obračun - obračun plaća).
Mjesto sastavljanja:
interni - dokumenti sastavljeni u samoj organizaciji za registraciju internih poslovnih transakcija (punomoć za primanje inventara);
vanjski - dokumenti primljeni od organizacija trećih strana i koji odražavaju odnos organizacije s njezinim suradnicima (zahtjevi za plaćanje - nalozi).
Način punjenja:
popunjava se ručno;
dovršeno korištenjem računalne tehnologije.
Osim toga, sve navedene vrste računovodstvene dokumentacije mogu se uvjetno grupirati prema sljedećim kriterijima:
organizacijski - administrativni - dokumenti koji odražavaju pitanja općeg upravljanja organizacijom i njezinim proizvodnim i operativnim aktivnostima. Ove dokumente sastavljaju upravljačka tijela organizacije;
financijski i obračunski dokumenti koji doprinose racionalnom korištenju sredstava i sažimaju informacije o financijskom stanju organizacije i obračunima s drugim sudionicima tržišnih odnosa. Ovaj tip dokumente sastavlja računovodstvena služba organizacije;
dokumenti o nabavi i prodaji - materijalni dokumenti.
Obrada primarnih dokumenata u računovodstvu. Prekretnica računovodstvena obrada dokumenata u organizaciji je provjera primljenih primarnih dokumenata u obliku, aritmetička provjera i provjera merituma.
Provjera obrasca omogućuje vam da se uvjerite da je obrazac odgovarajućeg obrasca korišten za obradu određene poslovne transakcije i da su popunjeni svi detalji dokumenta.
Aritmetička provjera osmišljena je za otkrivanje pogrešaka koje su se mogle pojaviti prilikom ispunjavanja dokumenta. Ako se naprave pogreške u dokumentima koji se koriste za obradu gotovinskih transakcija (ulazni i odlazni nalozi za gotovinu) i bankovnim dokumentima (čekovi, nalozi za plaćanje i sl.), tada se ti dokumenti ne trebaju prihvatiti u računovodstvo, već se moraju ponovno sastaviti, bez obzira na prirodu pogreške, budući da su ispravci u gotovini i bankovnim dokumentima zabranjeni.
Potrebna je materijalna provjera kako bi se utvrdila zakonitost i svrsishodnost posla koji se obavlja.
Prema važećem računovodstvenom postupku, primarne isprave o poslovnim transakcijama koje su suprotne zakonu i utvrđenom postupku zaprimanja, čuvanja i trošenja novca, inventara i drugih dragocjenosti ne bi se smjele primati na izvršenje. Ako takve primarne dokumente primi računovodstveni odjel, glavni računovođa mora obavijestiti čelnika organizacije o nezakonitosti određene poslovne transakcije. U slučaju neslaganja između čelnika organizacije i glavnog računovođe u provedbi određenih poslovnih transakcija, primarna knjigovodstvena isprava o njima može se prihvatiti na izvršenje iz pisanog naloga čelnika organizacije, koji je u tom smislu u potpunosti odgovoran za posljedice takvog poslovanja i uključivanje podataka o njima u računovodstveno i financijsko izvješćivanje.
Dokumenti priloženi uz ulazne i izlazne gotovinske naloge, kao i dokumenti koji su služili kao osnova za obračun plaće, podliježu obveznom poništenju žigom ili rukom ispisanim natpisom "Primljeno" ili "Plaćeno" s naznakom datuma (dan, mjesec, godina).
Organizacija cirkulacije dokumenata. U procesu obavljanja poslovnih aktivnosti, organizacija se bavi mnogim primarnim dokumentima. Redoslijed njihove obrade i kretanja u organizaciji od trenutka nastanka ili zaprimanja do arhiviranja provodi se na temelju tijeka dokumenata odobrenog od strane organizacije. Pravila tijeka dokumenata i tehnologija obrade računovodstvenih informacija odobreni su kao dio usvojene organizacije računovodstvena politika.
Za racionalnu organizaciju tijeka rada u organizaciji, raspored tijeka rada mora biti odobren nalogom (uputom) voditelja.
Zaposlenici proizvodnih jedinica i funkcionalnih službi organizacije ispunjavaju i dostavljaju dokumente koji se odnose na djelokrug svojih aktivnosti, prema rasporedu tijeka rada. Za to svaki izvođač dobiva izvadak iz rasporeda. Navodi primarne dokumente koji se odnose na područje djelatnosti izvođača, vrijeme njihovog podnošenja odjelima organizacije.
Odgovornost za poštivanje rasporeda tijeka rada, kvalitetno popunjavanje dokumenata, točnost informacija sadržanih u njima i pravovremeni prijenos dokumenata kako bi se prikazali podaci u računovodstvu su osobe koje su potpisale dokument.
Kontrolu poštivanja rasporeda rada od strane izvođača provodi glavni računovođa. Prema odredbi 3. članka 7. Federalnog zakona "O računovodstvu", zahtjevi glavnog računovođe za dokumentiranje poslovnih transakcija i podnošenje potrebnih dokumenata i informacija računovodstvenom odjelu obvezni su za sve zaposlenike organizacije.
Postupak povlačenja primarnih računovodstvenih isprava od strane poreznih tijela. Primarne isprave povlače se na temelju obrazložene odluke službene osobe. Zapljena dokumenata se obavlja u nazočnosti svjedoka i sastavlja se u protokolu o zapljeni, čija se kopija uz potvrdu predaje voditelju ili glavnom računovođi organizacije. Oduzeti dokumenti navedeni su i opisani u protokolu ili u opisima koji su uz njega priloženi uz točnu naznaku naziva i broja oduzetih dokumenata.
U slučajevima kada nije dovoljno pribaviti preslike dokumenata za obavljanje određenih djelatnosti i Porezna uprava postoje dovoljni razlozi za vjerovanje da će izvorni dokumenti biti uništeni, skriveni, ispravljeni ili zamijenjeni, službenik ima pravo oduzeti izvorne dokumente na način propisan člankom 94. Poreznog zakona Ruske Federacije.
Za objavljivanje potpisao A.V. Lugovoy
20.05.1999 Glavni računovođa

Pod zahtjevima glavnog računovođe (u daljnjem tekstu: glavni računovođa) podrazumijevaju se i osobe koje vode računovodstvene evidencije u slučajevima predviđenim podstavkom "b", "c", "d" stavka 7. ovoga Pravilnika) za dokumentiranje poslovnih transakcija te dostavljanje dokumenata i informacija računovodstvenom servisu obvezni su za sve zaposlenike organizacije.

(vidi tekst u prethodnom izdanju)

Ovisno o prirodi poslovanja, zahtjevima regulatornih akata, metodološkim smjernicama za računovodstvo i tehnologiji obrade računovodstvenih informacija, dodatni detalji mogu biti uključeni u primarne dokumente.

14. Popis osoba ovlaštenih za potpisivanje primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava čelnik organizacije u dogovoru s glavnim računovođom.

Dokumente kojima se formaliziraju poslovne transakcije s gotovinom potpisuju čelnik organizacije i glavni računovođa ili osobe koje oni ovlaste.

Bez potpisa glavnog računovođe ili osobe koju on ovlasti, novčane i namirne isprave, financijske i kreditne obveze smatraju se nevažećim i ne smiju se primati na izvršenje (osim dokumenata koje potpisuje čelnik saveznog izvršnog tijela, čije su značajke dizajna određene posebnim uputama Ministarstva financija Ruske Federacije). Financijske i kreditne obveze podrazumijevaju se kao dokumenti koji formaliziraju financijska ulaganja organizacije, ugovore o zajmu, ugovori o zajmu te sklopljeni ugovori o robnom i trgovačkom kreditu.

U slučaju neslaganja između čelnika organizacije i glavnog računovođe o provedbi određenih poslovnih transakcija, primarna knjigovodstvena isprava o njima može se prihvatiti na izvršenje uz pisani nalog čelnika organizacije, koji snosi punu odgovornost za posljedice takvih poslova i uključivanje podataka o njima u računovodstvo i računovodstvo.izvještavanje.

15. Primarna knjigovodstvena isprava mora biti sastavljena u trenutku obavljanja poslovne transakcije, a ako to nije moguće, odmah nakon završetka transakcije.

Pri prodaji robe, proizvoda, radova i usluga korištenjem blagajne dopušteno je sastavljanje primarne knjigovodstvene isprave najmanje jednom dnevno nakon njezina dovršetka na temelju novčanih primitaka.

Izrada primarnih računovodstvenih dokumenata, postupak i uvjeti za njihov prijenos za odraz u računovodstvu provode se u skladu s rasporedom tijeka rada koji je odobrila organizacija. Pravovremeno i kvalitetno izvršenje primarnih knjigovodstvenih isprava, njihov prijenos u utvrđenim rokovima za računovodstveno očitovanje, kao i pouzdanost podataka sadržanih u njima, osiguravaju osobe koje su te isprave sastavile i potpisale.

16. Unošenje ispravaka na gotovinu i bankovne dokumente nije dopušteno. Ispravci u drugim primarnim knjigovodstvenim ispravama mogu se vršiti samo uz dogovor s osobama koje su te isprave sastavile i potpisale, što mora biti potvrđeno potpisima istih osoba s naznakom datuma izvršenja ispravka.

17. Radi kontrole i pojednostavljenja obrade podataka o poslovnim transakcijama, objedinjene računovodstvene isprave mogu se sastavljati na temelju primarnih računovodstvenih isprava.

18. Primarne i konsolidirane računovodstvene isprave mogu se sastavljati na papiru i strojnom mediju. U potonjem slučaju, organizacija je dužna o svom trošku izraditi kopije takvih dokumenata na papiru za druge sudionike u poslovnim transakcijama, kao i na zahtjev tijela koja vrše kontrolu u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, sud i tužilaštvo.

Glavni zadaci s kojima se suočava računovodstvena služba svake organizacije su:

Formiranje potpunih i pouzdanih informacija o poslovnim procesima i financijskim rezultatima poslovanja organizacije, potrebnih za operativno upravljanje, kao i za njihovo korištenje od strane investitora, vjerovnika, poreznih i financijskih tijela, banaka i drugih zainteresiranih strana;

Osiguravanje kontrole dostupnosti i kretanja imovine, korištenje materijalnih, radnih i financijskih sredstava u skladu s odobrenim normativima, standardima i procjenama;

Pravovremeno sprječavanje negativnih pojava u financijskim i gospodarskim aktivnostima, utvrđivanje i mobilizacija rezervi na gospodarstvu.

Ispunjavanje ovih zadataka izravno ovisi o potpunosti i pravovremenosti odraza na računovodstvenim računima poslovnih transakcija koje organizacija provodi tijekom svojih aktivnosti, što je pak posljedica dokumentiranja izvršenih transakcija.

Pouzdanost računovodstvenih informacija koje računovodstveni odjel organizacije pruža svojim korisnicima ovisi o ispravnosti njihove provedbe. Stoga u organizacijama procesu dokumentiranja poslovnih transakcija treba posvetiti veliku pozornost ne samo djelatnika računovodstvenih službi, već i djelatnika drugih strukturnih jedinica, budući da učinkovitost računovodstva u organizacijama ovisi o ispravnoj organizaciji rada s dokumentima koji su pisana potvrda činjenice poslovne transakcije (njihov pravni dokaz).

Ako organizacija nije stvorila sustav za organiziranje i vođenje primarnog računovodstva, tada sustav upravljanja neće djelotvorno raditi pri donošenju potrebnih upravljačkih odluka.

Jedno od osnovnih načela računovodstva je da poslovna transakcija koja nije pravilno izvršena nema mjesta kao pravni ekonomski događaj (nema računovodstvenog objekta).

Osim toga, treba obratiti pozornost na činjenicu da porezna tijela imaju pravo privesti administrativnoj odgovornosti dužnosnike organizacije koji su krivi za vođenje računovodstva kršenjem postupka utvrđenog zakonom.

Primarni dokumenti su osnova za prikazivanje podataka o obavljenim poslovnim transakcijama u računovodstvenim registrima. Primarni dokumenti bilježe činjenicu poslovne transakcije. Glavni zahtjevi za primarnu računovodstvenu dokumentaciju uključuju:

1) za računovodstvo se prihvaćaju samo oni dokumenti koji su sastavljeni u obliku sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne dokumentacije.

U procesu obavljanja financijskih i gospodarskih aktivnosti, kako bi se formalizirale dovršene poslovne transakcije, organizacije moraju koristiti standardne međuresorne obrasce primarnih dokumenata koje je na propisan način odobrio Državni komitet Ruske Federacije za statistiku. Organizacije su po potrebi dobile pravo da samostalno razvijaju zasebne oblike primarnih dokumenata i računovodstvenih registara koji se ne nalaze u albumima jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije i albumima specijaliziranih oblika dokumenata specifičnih za industriju (na primjer, trgovina i nabava). akti za otkup materijala od fizičkih osoba). Osim toga, dopuštena je izmjena postojećih obrazaca, njihovo detaljno i pojašnjenje, kao i dopuna pojedinosti obrazaca, pod uvjetom da glavni podaci ostanu nepromijenjeni;

2) primarni dokumenti da bi im dali pravnu snagu moraju imati sljedeće obvezne podatke: naziv dokumenta, datum sastavljanja dokumenta, naziv organizacije u ime koje je dokument sastavljen, sadržaj poslovanja transakcije, brojila poslovne transakcije u fizičkom i novčanom iznosu, nazive radnih mjesta osoba odgovornih za obavljanje poslovne transakcije i ispravnost njezina izvršenja, osobne potpise tih osoba.

Uz navedene obvezne pojedinosti, u primarnoj računovodstvenoj dokumentaciji mogu se navesti i dodatni podaci, čija je priroda određena sadržajem pojedinog poslovanja i čija je svrha jačanje kontrola, kognitivna i operativni vrijednosti dokumenta:

Primarne računovodstvene isprave moraju se sastaviti u trenutku transakcije, u iznimnim slučajevima - odmah nakon njezina završetka;

Primarni dokumenti trebaju odražavati sve potrebne informacije koje vam omogućuju da točno utvrdite sadržaj i uvjete transakcija, tj. postaje potrebno ispuniti sve pojedinosti predviđene u obliku dokumenata;

Dostupne ispravke u primarnoj dokumentaciji moraju biti potvrđene potpisima osoba koje su potpisale dokumente, s naznakom datuma kada su ispravci izvršeni;

Ispunjavanjem primarnih dokumenata treba osigurati sigurnost zapisa za vrijeme određeno za njihovo pohranjivanje u arhivu.

Svi dokumenti koji se trenutno koriste u poslovnim aktivnostima mogu se klasificirati prema sljedećim glavnim obilježjima:

1) po dogovoru:

upravni- dokumenti koji sadrže dopuštenje za obavljanje određene poslovne transakcije (nalog voditelja o izdavanju sredstava po izvješću);

oslobađajuća presuda– dokumente koji sadrže podatke o izvršenju naloga (napredno izvješće);

računovodstvo- dokumente koji služe za sastavljanje računovodstvenih evidencija u svrhu daljnjeg korištenja u računovodstvenom procesu (obračun razgraničenja iz plaća);

kombinirano- dokumenti koji objedinjuju značajke upravnih, izvršnih i računovodstvenih isprava (platni spisak za plaće);

materijal- dokumenti koji se koriste za evidentiranje poslova kretanja zaliha (prijamni nalog);

novčane- dokumenti namijenjeni registraciji poslovanja s gotovinom i bezgotovinskim sredstvima poduzeća (nalog za plaćanje);

naselje- služi za formaliziranje odnosa namirenja poduzeća sa svojim suradnicima za nastale obveze (faktura);

3) po obimu evidentiranih transakcija:

primarni- dokumenti koji sadrže podatke o jednoj poslovnoj transakciji (dolazni i odlazni nalozi);

konsolidirano- dokumenti namijenjeni sažetku informacija o cjelokupnom skupu sličnih ekonomskih

poslovanje na određeno vrijeme (izvješće blagajnika);

4) po načinu upotrebe:

jednom- dokumenti koji se koriste za obradu jednokratne poslovne transakcije (faktura-zahtjev za puštanje (interno kretanje) materijala);

financiran- koriste se za višestruke jednokratne poslovne transakcije (limit-fence kartica);

5) prema broju uzetih pozicija:

jednostruki- dokumenti koji sadrže jednu računovodstvenu poziciju;

višelinijski- dokumenti koji sadrže dva ili više računovodstvenih pozicija (platni spisak);

6) mjesto sastavljanja:

domaći- dokumenti sastavljeni u samoj organizaciji za registraciju internih poslovnih transakcija (punomoć za primanje inventara);

vanjski- dokumenti primljeni od organizacija trećih strana i koji odražavaju odnos organizacije s njezinim suradnicima (zahtjevi za plaćanje-nalozi);

7) način punjenja:

Popunjuje se ručno;

Ispunjen uz pomoć računalne tehnologije.

Osim toga, sve navedene vrste računovodstvene dokumentacije mogu se uvjetno grupirati prema sljedećim kriterijima:

organizacijski i administrativni- dokumenti koji odražavaju pitanja općeg upravljanja organizacijom i njezinih proizvodnih i operativnih aktivnosti. Ove dokumente sastavljaju upravljačka tijela organizacije;

financijska nagodba– dokumenti koji promiču racionalno korištenje sredstava i sažimaju informacije o financijsko stanje organizacije i utrke

parovi s drugim sudionicima u tržišnim odnosima. Ovu vrstu dokumenta sastavlja računovodstvena služba organizacije;

isprave o nabavi i prodaji- materijalne dokumente.

Glavna faza računovodstvene obrade dokumenata u organizaciji je provjera primljenih primarnih dokumenata u obliku, aritmetička provjera i verifikacija merituma.

Provjera valjanosti obrasca omogućuje vam da se uvjerite da je za obradu određene poslovne transakcije korišten obrazac odgovarajućeg obrasca i da su ispunjeni svi detalji dokumenta.

Aritmetička provjera dizajniran je za otkrivanje pogrešaka koje su se mogle pojaviti prilikom ispunjavanja dokumenta. Ako se naprave pogreške u dokumentima koji se koriste za obradu gotovinskih transakcija (ulazni i odlazni nalozi za gotovinu) i bankovnim dokumentima (čekovi, nalozi za plaćanje i sl.), tada se ti dokumenti ne trebaju prihvatiti u računovodstvo, već se moraju ponovno sastaviti, bez obzira na prirodu pogreške, budući da su ispravci u gotovini i bankovnim dokumentima zabranjeni.

Suštinska provjera nužan je radi utvrđivanja zakonitosti i svrsishodnosti poslovnog posla koji je u tijeku.

Prema važećem računovodstvenom postupku, primarne isprave o poslovnim transakcijama koje su suprotne zakonu i utvrđenom postupku zaprimanja, čuvanja i trošenja novca, inventara i drugih dragocjenosti ne bi se smjele primati na izvršenje. Ako takve primarne dokumente primi računovodstveni odjel, glavni računovođa mora obavijestiti čelnika organizacije o nezakonitosti određene poslovne transakcije. U slučaju neslaganja između čelnika organizacije i glavnog računovođe u provedbi određenih poslovnih transakcija, primarna knjigovodstvena isprava o njima može se prihvatiti na izvršenje iz pisanog naloga čelnika organizacije, koji je u tom smislu u potpunosti odgovoran za posljedice takvog poslovanja i uključivanje podataka o njima u računovodstveno i financijsko izvješćivanje.

Dokumenti priloženi uz naloge za gotovinu, kao i dokumenti koji su služili kao osnova za obračun plaća, podliježu obaveznom poništenju žigom ili rukom ispisanim natpisom "Primljeno" ili "Plaćeno" s naznakom datuma (dan, mjesec, godina) .

Primarne isprave povlače se na temelju obrazložene odluke službene osobe. Zapljena dokumenata se obavlja u nazočnosti svjedoka i sastavlja se u protokolu o zapljeni, čija se kopija uz potvrdu predaje voditelju ili glavnom računovođi organizacije. Oduzeti dokumenti navedeni su i opisani u protokolu ili u opisima koji su uz njega priloženi uz točnu naznaku naziva i broja oduzetih dokumenata.

Nemoguće je upravljati bilo kojim poduzećem (bilo da se radi o maloj trgovini ili renomiranoj korporaciji s mnogo odjela) ako tamo nije uspostavljeno računovodstvo – računovodstveno, operativno, statističko. Svaka vrsta računovodstva ima svoju osnovu - dokument. Kao što nema kuće bez temelja, tako nema ni računovodstva bez dokumenata, a kompetentno i učinkovito upravljanje nemoguće je bez sveobuhvatne analize informacija dobivenih računovodstvenim, operativnim i statističkim računovodstvom.

Primarni dokumenti su sami po sebi različiti, ali se mogu podijeliti u dvije vrste. Prvo - temeljni dokumenti (ugovori, računi, fakture, zahtjevi za usluge), reguliranje poslova s ​​drugim ugovornim stranama (klijenti). Ti se dokumenti kreiraju u sustavu za povezivanje popratnih dokumenata za promet robe, usluga i isprava za plaćanje, te stoga ne zahtijevaju knjiženje na račune. Druga vrsta dokumenata su popratni dokumenti (računi, akti, skladišni nalozi, nalozi za plaćanje, gotovinski nalozi i dr.) koji prate kretanje robe (usluga) i sredstava. Knjiženja koja odražavaju bit poslovanja u vrijednosnom smislu mogu se klasificirati kao takvi dokumenti.

Temeljni dokumenti uglavnom se odnose na operativno računovodstvo, dok se prateći dokumenti odnose na sve vrste računovodstva. Osnovni dokumenti mogu biti u jednom od tri stanja: u tijeku, izvršni i zatvoreni. Izvršeni se koriste samo za planiranje nabave i prodaje i ne ulaze u gospodarski promet, ne podliježu kontroli plana izvršenja. Izvršni dokumenti služe za generiranje računa i akata za rad (usluge) na temelju njih, a uključeni su i u kontrolu rokova izvršenja i obračuna kazni. Na dokumentu u stanju "Izvršno" mogu se izvršiti sve radnje: unesite datume stvarnog plaćanja i isporuke robe; generirati račune i akte za usluge vezane uz ovaj dokument, kao i isprave za plaćanje; izdavati skladišne ​​naloge vezane uz fakture. Dokument u ovom stanju može se nazvati radnim dokumentom, budući da je osnova za stvaranje lanca popratnih dokumenata koji su s njim povezani.

Nakon ispunjenja propisa (plaćanje i isporuka robe iz skladišta), dokument se može prebaciti u stanje “Zatvoreno”. Kao takav, sustav ga ne obrađuje (pohranjuje se u arhivu). Zatvaranje temeljnog dokumenta vrši se na temelju podataka izvješća o izvršenim ugovorima samo ako po njemu nema duga.

Korištenje temeljnih dokumenata možete provjeriti automatski. Dokumenti za koje nije bilo operacija nakon navedenog datuma brišu se iz sustava nakon potvrde korisnika.

Izrada popratnih dokumenata na temelju izvršne baze dokumenata može se provesti istovremeno pomoću posebne funkcije. U bilo kojem od popratnih dokumenata, na zahtjev korisnika, moguće je izraditi račun (gotovo svi podaci o njemu se automatski popunjavaju iz prethodnog dokumenta), a iz računa se izvršena operacija može registrirati u knjiga kupovine ili prodaje.

U upravljanju prodajom može se kreirati cijeli lanac dokumenata "faktura > račun > skladišni nalog" prilikom izdavanja računa bez dodatnih prijelaza.

Automatski generirani računi i akti dostupni su za naknadno uređivanje, a potreba za tim može se pojaviti u slučaju nepotpune isporuke ili dostave više popratnih dokumenata. Prilikom generiranja sljedećeg popratnog dokumenta na temelju baze dokumenata, sustav automatski uzima u obzir prethodno izvršene isporuke. Prilikom izrade računa za puštanje prati se raspoloživost robe izdane po skladišnim odjelima: skladište - materijalno odgovorna osoba - serija. Kako bi se olakšao rad s velikim protokom dokumenata, moguće je generirati skladišne ​​narudžbe i za jednu fakturu i za grupu računa.

U slučaju neslaganja između karakteristika robe navedenih u računu, na primjer, nedostataka, rokova valjanosti i sl., generira se povratni račun i skladišni nalog.

Zbog činjenice da se izvršenje primarnih dokumenata koji reguliraju transakciju mogu obavljati u različito vrijeme i od strane različitih zaposlenika, korisno je povremeno provjeravati njihovu usklađenost. Sustav nudi niz opcija za sveobuhvatnu kontrolu.

Realizirane su funkcije kontrole sukladnosti dokumenata-baza i tovarnih listova, teretnica i skladišnih naloga. Kao rezultat njihovog izvršenja, generiraju se izvješća različitog stupnja detalja. Na zahtjev programa, u izvješća možete uključiti samo dokumente za koje su utvrđene nedosljednosti.

Ako su, prema dokumentu-osnovi za prodaju, iznosi plaćanja knjiženi po stavkama računa, tada se u izvješću nalazi stupac „Plaćanje“ u kojem se prikazuju iznosi plaćanja za svaki račun.

Prilikom automatskog generiranja platnih dokumenata iz modula operativne kontrolne petlje, moguće je odabrati vrstu platnog dokumenta (rublja ili valuta), postaviti datum, prilagoditi iznos (prema zadanim postavkama, neplaćeni saldo od ukupan iznos temeljni dokumenti), generiraju dokumente za plaćanje za grupu odabranih dokumenata.

Daljnji rad s platnim dokumentom - unos datuma plaćanja i knjiženja - obavlja se u računovodstvenoj petlji. Naravno, platni dokumenti se mogu izravno unijeti u računovodstveni krug i istovremeno uspostaviti njihovu povezanost s osnovnim dokumentima. U svim slučajevima moguće je i jedno plaćanje za više dokumenata i više plaćanja za jedan dokument.

Nadalje, implementirano je računovodstvo međusobnih obračuna roba (usluga), i to na više načina. Prvo, možete sastaviti ugovor o razmjeni uključujući dva prethodno izvršena ugovora: za kupnju i za prodaju. Na temelju utvrđene povezanosti ugovora vrši se otplata međusobnih dugova po plaćanju. Drugo, fakturu za godišnji odmor možete povezati s kupoprodajnim ugovorom, i obrnuto, tada će i dugovni i kreditni dio izvješća o izvršenim ugovorima sadržavati otpremnu dokumentaciju.

Opću sliku o međusobnim obračunima možete dobiti u modulu Dobavljači, primatelji.

Dakle, sve gospodarske aktivnosti poduzeća opisane su skladnim lancem međusobno povezanih dokumenata, poznatih i poznatih zaposlenicima. Podaci se unose jednokratno, u bilo kojoj fazi je osigurana kontrola usklađenosti dokumenata, u svakom trenutku moguće je dobiti podatke o stanju međusobnih obračuna.

Tehnologija upravljanja dokumentima u automatiziranim računovodstvenim sustavima (ASBU) iznimno je važna komponenta koja utječe na učinkovitost njihove primjene. Postojeći softverski proizvodi koriste različite modele tijeka rada koji podrazumijevaju određena pravila za formiranje, pohranu, tumačenje i obradu dokumenta. Postoje četiri glavna modela:

1) model tumačenja dokumenata kao dodataka poslovnom prometu;

2) model za tumačenje dokumenata kao sredstva za generiranje zapisa o nizu poslovnih transakcija;

3) model za tumačenje dokumenata kao objekata pomoćne informacije;

4) potpuni model tijeka rada.

U programima temeljenim na prvi model, pretpostavlja se da prilikom unosa u bazu podataka podataka generiranih izvan ASBU-a u primarnim dokumentima, računovođa ih mora ručno ili pomoću programa pretvoriti u zapise niza poslovnih transakcija, dokumenti generirani u sustavu tretiraju se kao izlazni obrasci, čija se izgradnja vrši na zahtjev korisnika nakon unosa transakcijskih podataka. Dakle, kada se koristi ovaj model, primarni dokumenti se tumače čisto formalno. Dokumenti uključeni u sustav nisu registrirani u bazi, a dokumenti generirani u njoj pohranjeni su samo u uvezu u jednom ili drugom zapisu niza poslovnih transakcija i bez ikakve veze s drugim dokumentima.

Ovakvo tumačenje dokumenata tipično je za mnoge instrumentalne sustave i u suprotnosti je s uobičajenim redoslijedom računovodstvenog procesa, u kojem se operacija odražava u računima nakon formiranja i odobrenja dokumenta, dok ovdje operacija postaje informacijske osnove za njegovo formiranje.

Glavni nedostatak je to što nema vremenskog odmaka između formiranja dokumenta i odraza operacije koja se temelji na njemu.

Za mala poduzeća s malim protokom dokumenata, ovaj pristup može biti opravdan u ovoj ili onoj mjeri. Međutim, korištenje programa temeljenih na primjeni ovog modela u računovodstvenim odjelima s velikim tijekom rada može dovesti do potrebe za stalnim praćenjem relevantnosti podataka niza poslovnih transakcija.

O sustavima koji koriste drugi model, dokument je samo formalna osnova za odgovarajuća knjiženja u računima. To znači da program ima skup videograma koji određuju strukturu unosa informacija. Prema podacima unesenim na temelju ovog izgleda, program generira zapise koji odgovaraju dokumentu. Uneseni unosi tumače se kao "potvrđeni" i uvijek se uzimaju u obzir pri izračunu prometa na fakturi.

Treći model tumačenje dokumenata je vrlo često. Podržava prirodnu tehnologiju prosljeđivanja primarnih dokumenata, kako generiranih u sustavu tako i izvana (slika 5.).

U programima koji se temelje na njemu moguće je formirati niz poslovnih transakcija ne samo izravno, već i na temelju automatizirane obrade dokumenata unesenih u bazu podataka sustava. U potonjem slučaju, računovođa ispunjava zaslonski obrazac dokumenta, a program ga generira i ispisuje. Nakon što je stvarna transakcija dovršena, ona se odražava u računovodstvu ili ručnim unosom unosa u niz poslovnih transakcija, ili poluautomatski na temelju rasporeda knjiženja povezanih s ovom vrstom dokumenta.

Riža. 5. Tehnologija polaganja primarnih dokumenata

Za razliku od prva dva modela, ovdje su razdvojeni trenuci registracije dokumenta u bazi podataka sustava i njegovog odraza u sustavu računa, a uneseni dokumenti bez potvrde korisnika ni na koji način ne utječu na promet računa. Istodobno, podaci o njima se pohranjuju, mogu se više puta ispravljati i ponovno koristiti za ispis.

Dokumenti iste vrste uneseni u sustav pohranjuju se u zasebne registre. Možete ga preuzeti u bilo kojem trenutku željeni dokument ili njihov odabir koji zadovoljava željeni skup kriterija. Na primjer, odaberite i ispišite popis dokumenata koji se odnose na određenu organizaciju ili pojedinac. U nekim softverskim sustavima dosta je u potpunosti podržan odnos između unesenih dokumenata i zapisa niza poslovnih transakcija nastalih na njihovoj osnovi, u kojima promjene u poljima dokumenta automatski ili na zahtjev korisnika uzrokuju promjenu u transakcije koje generira.

Međutim, odnos dokumenata s ovim modelom se ne prati izravno. Ovdje je glavna stvar mogućnost odvajanja radnji registracije dokumenata u bazi podataka od njihove transformacije u unose računa. Posljedica ovakvog pristupa je da se opće informacije mogu dobiti samo u odnosu na sustav računovodstvenih računa. To u određenim slučajevima može dovesti do preopterećenja računovodstva analitičkim funkcijama.

U programima temeljenim na kompletan model workflow, održavanje punopravnog sustava poveznica između dokumenata različitih vrsta je u prvom planu. Ako su u svim ranije razmatranim modelima dokumenti osnova za formiranje unosa računa, onda se ovdje glavna pozornost posvećuje cjelovitosti sustava povezivanja dokumenata, na temelju koje se njihova skupina može istovremeno obraditi pomoću jednog skupa pravila.

Prednost cjelovitog modela tijeka rada je u tome što pruža "interakciju" elektroničkih kopija dokumenata, poput plaćanja i robe, što je vrlo važno u slučajevima kada organizacija radi s velikim brojem redovitih dobavljača i kupaca te složenim shemama namirenja s ih. Time softverski sustavi na modelu punog tijeka rada mogu koristiti ne samo računovodstvo, već i druge usluge upravljanja.

Ovdje računovodstveni unosi nisu ništa drugo nego čisto sekundarni podaci. Na temelju ovog gledišta, računi i knjiženja, kao glavne informacijske komponente računovodstvenog kruga automatiziranog upravljačkog sustava, mogu se osloboditi tehnološkog opterećenja koje im nije svojstveno, a koje postoji u sustavima temeljenim na dominaciji princip dvostrukog unosa.

Moduli računovodstvene petlje sustava mogu se u određenoj mjeri koristiti neovisno o drugim podsustavima. Budući da se većina dokumenata generira izvan računovodstvenog odjela, ali su mu dostupni, potonji ima mogućnost rada s njima na način koji je sebi prikladan. Konkretno, moguće je postaviti sustav na način da kontiranje daje rezultate sažete po serijama dokumenata, što se u automatiziranim sustavima izgrađenim na temelju drugih modela toka rada pokazuje teškim.

Kompletan model tijeka rada omogućuje fleksibilno razdvajanje funkcija analitičko računovodstvo između različitih odjela upravljanja. Zahvaljujući tome, svaki podsustav automatiziranog upravljačkog sustava dobiva točno onoliko funkcija koliko mu je potrebno.

Analitiku mogu podržati podsustavi operativne kontrolne petlje, a odraz poslovnih transakcija u sustavu računa može se izvesti s detaljima samo do razine ugovornih strana. To je relevantno kada se masovne operacije sa složenim shemama namire provode s istim partnerima. Istodobno, zadaci računovodstvenog kruga automatizirani sustav pojednostavljene su obradom detaljne analitike od strane onih usluga kojima je potrebna (tablica 3).

Tablica 3Sažetak obilježja različitih modela tijeka rada

Napomena: – nedostatak imovine; + prisutnost imovine; ? djelomična prisutnost nekretnine.

Iz navedenih podataka proizlazi da četvrti - potpuni model tijeka rada - najdosljednije rješava probleme obrade velikih tokova dokumenata zbog mogućnosti dobivanja općih informacija kako u sustavu računa tako i izvan njega. Stoga je za velika poduzeća najpovoljnije koristiti sustave automatizacije izgrađene na njegovoj osnovi.

Kada se koriste drugi modeli tijeka rada, generalizirajuće informacije mogu se pojaviti uglavnom na računovodstvenim računima, koji obavljaju svoju posebnu ulogu i ne određuju uvijek grupiranje informacija koje su potrebne za druge usluge upravljanja.

V praktični rad za računovodstvo organizacije koriste računalne programe koji se razlikuju po funkcionalnom sadržaju, metodama konfiguracije i sučelju. Međutim, unatoč tim razlikama, mnoga razvoja temelje se na istom modelu. Njegova je bit objedinjavanje podataka i njihovo prikazivanje u sustavu dvostrukog unosa, komplicirano i dopunjeno posebnim pomoćnim detaljima potrebnim za odraz specifičnosti poslovanja različitih odjeljaka računovodstva. Stručnjaci ga ponekad nazivaju "jedinstvenim generaliziranim računovodstvenim modelom". Zapravo, u ovaj slučaj nije napravljena jasna podjela čak ni po vrstama računovodstva.

Poznato je da postoji podjela računovodstva na računovodstveno, operativno-tehničko i statističko, od kojih svako ima svoju svrhu, svoj oblik i specifičnost. Ideja o predstavljanju svih vrsta računovodstva u jedinstvenom obliku računa i sustavu dvostrukog unosa čini se iznimno privlačnom programerima, od kojih su većina matematičari ili tehnički stručnjaci. Za njih korištenje jedinstvenog modela za sve vrste računovodstva omogućuje apstrahiranje od onih brojnih detalja i oblika prezentiranja informacija koji su puni praktičnih računovodstvenih poslova.

Za male organizacije, sve vrste računovodstva koncentrirane su na računovodstvo, koje je, zapravo, glavni dobavljač i glavni potrošač informacija. Za takve organizacije korištenje takvih softverskih proizvoda sasvim je opravdano. Osim toga, računovodstveni odjel se često sastoji od dva ili tri relativno univerzalna stručnjaka odgovorna za nekoliko povezanih područja. Stoga im je zgodno imati program u kojem se svi podaci pohranjuju u jedinstveni jedinstveni registar i, kako kažu, uvijek su pri ruci.

Uz svu privlačnost generaliziranog računovodstvenog modela, pozornost se skreće na činjenicu da se, kada se koristi kao osnova za sustav automatizacije, u određenoj mjeri zanemaruje stvarna podjela funkcija između upravljačkih jedinica.

Prije svega, to se izražava u činjenici da se generalizirani računovodstveni model temelji na sustavu dvostrukog unosa, koji je svojstven samo jednoj od njegovih komponenti - računovodstvu.

Posljedica toga je da se pri prilagođavanju računovodstvenih programa potrebama operativnog i tehničkog računovodstva funkcije potonjeg moraju odraziti u okviru određene tehnologije obrade računovodstvenih podataka. Obično se upravljanjem operativnim i tehničkim računovodstvom bave menadžeri koji slabo poznaju jezik i internu logiku računovodstva. Praksa pokazuje da je za njih rad automatiziranog sustava izgrađenog na tim principima neobičan.

Osim toga, korištenje generaliziranog modela dovodi do činjenice da su svi objekti analitičkog računovodstva prisiljeni biti vezani za sustav računa. Istovremeno, sustav računa je, iako važan, ali ne i jedini sustav klasifikacije. ekonomske informacije. Osim toga, izrazito je generalizirajuće prirode, a za operativno upravljanje potrebne su detaljne analitičke informacije.

Zbog orijentacije generaliziranog računovodstvenog modela na sustav računa u računalnim sustavima izgrađenim na njegovoj osnovi, kontura zadataka računovodstvene automatizacije ostaje dominantna, a rješavanje problema ostalih kontrolnih petlji u velikoj je mjeri usmjereno na informacije koje se ogledaju u sustav računa, dopunjujući ga i konkretizirajući ga. Takva kruta povezanost računovodstvenih podataka i tehnologije s operativnim računovodstvenim podacima dovodi do preopterećenja računovodstvenog kruga analitičkim funkcijama. Prije svega, to se odnosi na funkcije vezane uz računovodstvo zaliha i međusobna obračuna s dobavljačima i kupcima.

Praksa korištenja različitih programa pokazuje da je poželjno da se stručnjaci za sustave upravljanja koji nisu izravno povezani s računovodstvom bave specijaliziranim softverskim alatima koji su tehnološki usmjereni na određena područja računovodstva. Stoga se za poduzeće srednjih i velikih poduzeća čini poželjnijim takav model izgradnje sustava automatizacije, u kojem su računovodstvene funkcije u velikoj mjeri specijalizirane i raspoređene među pojedinim podsustavima.

Za sustav automatizacije i upravljanja srednjim i velikim poduzećima osnovni element trebaju biti dokumenti i njihovi odnosi. prirodna baza integrirani sustav računovodstvena automatizacija bi trebala biti podrška za upravljanje dokumentima, formirane od primarnih dokumenata različitih vrsta unesenih u bazu podataka, organizaciju njihovih odnosa prema određenim ključnim značajkama ili njihovu kombinaciju. Na temelju toga trebao bi se stvoriti sustav upita baze podataka koji omogućuje izgradnju širokog spektra izvješća koja, s formalne točke gledišta, nisu ništa više od agregiranih zbirki podataka u ovom ili onom stupnju, formiranih iz ukupnosti određenog podskupa primarni dokumenti.

Ovakvim pristupom računovodstvene evidencije u računalnom sustavu zapisi su sekundarna informacija koja proizlazi iz provođenja posebnih postupaka obrade podataka. S ove točke gledišta, računi i knjiženja kao glavne informacijske komponente automatiziranog sustava računovodstvenog upravljanja mogu se osloboditi tehnološkog opterećenja koje postoji u sustavima automatizacije izgrađenim na temelju generaliziranih računovodstvenih modela.

Ovdje se reproducira uobičajena tehnologija rada s početnim informacijama u kojoj je glavna funkcija korisnika ispunjavanje polja obrazaca na ekranu koji su što bliži "papiranom" obliku dokumenta. Zbog toga je postupak unosa početnih podataka pojednostavljen, što je važno za organizaciju s velikim tijekom rada. Zahvaljujući potpunoj integraciji svih upravljačkih podataka i podjeli funkcija između modula, osigurana je visoka proizvodnost u korištenju sustava.

Razdvajanje funkcija operativno-tehničke i računovodstvene očituje se u činjenici da činjenica odraza ili nerefleksije dokumenta u računovodstvu ne utječe na funkcioniranje drugih sustava upravljanja. Prisutnost dokumenata u integriranoj bazi podataka omogućuje vođenje evidencije zaliha, stanja međusobnih obračuna, procjenu troška proizvedenih proizvoda, praćenje tijeka faza planiranih aktivnosti i ocjenjivanje financijski rezultati provedba. Dakle, zahvaljujući punoj podršci međudokumentnih odnosa, menadžeri koji služe krugu operativnog upravljanja mogu dobiti sve potrebne detaljne i opće informacije bez njihovog međuodraza na računima.

Dakle, zbog integrirane prirode elektroničko upravljanje dokumentima i promišljenom specijalizacijom modula, svaki podsustav dobiva točno onoliko funkcija koliko mu je potrebno.

U skladu s Uredbom Vijeća ministara - Vlade Ruske Federacije od 30. srpnja 1993. br. 745 "O odobravanju Pravilnika o korištenju blagajni u provedbi gotovinskih obračuna sa stanovništvom i Popis određene kategorije poduzeća, organizacije i ustanove koje zbog specifičnosti svoje djelatnosti ili lokacije mogu obavljati gotovinska poravnanja sa stanovništvom bez uporabe KKM“ u dogovoru s Državnim međuresornim stručnim povjerenstvom o blagajne odobravaju se po podnošenju nadležnih ministarstava i drugih tijela izvršne vlasti, kao i organizacija, obrasci strogih izvještajnih dokumenata (potvrde, bonovi, ulaznice, kuponi i sl.) koji se koriste u obračunima s fizičkim i pravnim osobama, tj. kao i za računovodstvo novčanih sredstava.

Obrasci strogih izvještajnih dokumenata koji se dostavljaju na odobrenje od strane Ministarstva financija Ruske Federacije moraju sadržavati, zajedno s pokazateljima koji karakteriziraju specifičnosti poslovanja, sljedeće obvezne podatke utvrđene za obrasce primarne računovodstvene dokumentacije:

Pečat odobrenja;

Naziv obrasca dokumenta;

Šestoznamenkasti broj, serija;

OKUD šifra;

Datum sastavljanja dokumenta;

Naziv i šifra organizacije prema OKPO;

Vrsta pruženih usluga, radova;

Mjerna jedinica u fizičkom i novčanom smislu;

Potpis odgovorne osobe.

Uz njih moraju biti priložene i metodološke upute za njihovo obračunavanje, punjenje, primjenu, skladištenje, proizvodnju i uništavanje.

Odobreni obrasci za strogo izvješćivanje službeni su državni dokumenti i primjenjuju se na sve organizacije koje se bave relevantnim (promet, trgovina, usluge itd.) djelatnostima na području Ruske Federacije. Organizacije mogu izraditi stroge obrasce izvješćivanja prema odobrenim uzorcima u bilo kojoj tiskari koja ima državnu dozvolu za tiskarske djelatnosti.

Po potrebi, prilikom izrade obrazaca, odobreni obrasci mogu se mijenjati s dodatnim detaljima koji uzimaju u obzir specifičnosti pružanja relevantnih usluga. Istodobno, svi podaci navedeni u odobrenim obrascima ostaju nepromijenjeni; brisanje pojedinačnih podataka nije dopušteno. U slučaju neispunjavanja jedne ili druge crte predviđene odobrenim obrascem, zbog nedostatka relevantnih pokazatelja za organizaciju, ovaj se redak precrtava.

Formati odobrenih obrazaca za strogo izvješćivanje su savjetodavni i podložni su promjenama. Umjetnički dizajn, tehničko uređivanje i izbor stupnja zaštite određuje organizacija samostalno, osim ako zakonodavstvom Ruske Federacije nije drugačije određeno.

Prilikom podnošenja narudžbe tiskari za izradu obrazaca strogih izvješća, seriju slova organizacija dodjeljuje samostalno, šesteroznamenkasti brojevi dostavlja tiskara. Ponavljanje serije nije dopušteno.

Obrasci strogog izvješćivanja mogu se izraditi u obliku knjiga, zasebnih kupona, rola i sl. Nabavljaju se od proizvođača ili preko posredničke (specijalizirane) organizacije. Svaka serija obrazaca mora biti popraćena preslikom računa ili druge popratne dokumentacije s naznakom naziva obrazaca, njihove serije, brojeva i troškova kupnje.

Registriranje stečenih obrazaca strogog izvješćivanja kod poreznih tijela nije predviđeno važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Regulatorni dokumenti o računovodstvu praktički ne reguliraju pravila za izmjene računovodstva i izvještavanja.

Promjene u računovodstvu mogu se napraviti ne samo da bi se ispravile pogreške, već i da bi se razjasnile uvjetne procjene ekonomskih odnosa.

S tim u vezi uvodi se radni koncept podešavanje, što se shvaća kao operacija odražavanja u računovodstvu iznosa odstupanja od pouzdane procjene računovodstvenog objekta (imovine, prihoda, obveze), prethodno iskazanog u računovodstvu u iskrivljenom (zbog pogrešaka) ili uvjetnom (u nedostatku). potpune količine informacija) procjena.

Odraz u računovodstvu rezultata revalorizacije dugotrajne imovine ne smatra se usklađivanjem; devalvacija materijalnih dobara; promjena obveza u valuti zbog promjene tečaja; promjena iznosa obveza u svezi s obračunom kamata.

Razlog za prilagodbu u računovodstvu je nepouzdanost vrednovanja ekonomske situacije koja se odražava u računovodstvu. Pojava nepouzdane procjene, pak, povezana je s različitim okolnostima.

Nepouzdana procjena nastaje zbog tehničkih i metodoloških pogrešaka koje je napravio računovođa.

Takve se pogreške mogu podijeliti u tri velike skupine: tehničke; koji proizlaze iz povrede redoslijeda prometa dokumenata; vezano za nepoštivanje zahtjeva regulatornih akata o računovodstvu i oporezivanju.

DO tehničke greške mogu se pripisati: aritmetičke pogreške; pravopisne pogreške (permutacija brojeva, brojeva računa itd.); pogreške kodiranja (na primjer, pogrešno primijenjen kod dobavljača ili potrošača ili šifra operacije, itd.); pogreške pri ispunjavanju primarnih dokumenata (nepotpuno popunjavanje, pogreške u vrijednostima itd.).

Otkrivanje tehničkih pogrešaka prilično je naporan proces. Naravno, neke greške se mogu eliminirati korištenjem sintaktičkih i logičkih metoda kontrole (kontrola datuma, kontrola usklađenosti kodova u priručniku i rječnicima, kontrola detalja za valjane vrijednosti itd.). Međutim, nijedna kontrola ne može otkriti netočan kod dobavljača, ako je takav kod dostupan u imeniku. Ova se pogreška može otkriti samo tijekom inventure obračuna s dobavljačima.

Kršenje redoslijeda tijeka dokumenata Izražava se u neblagovremenom izvršenju i predaji dokumenata računovodstvu ili predaji dokumenata u nepotpunom obimu. U tom slučaju može biti narušen i unutarnji tijek dokumenata organizacije (između organizacijskih jedinica) i vanjski (između organizacije i njenih dobavljača i potrošača).

Otkrivanje pogrešaka u postupku tijeka rada moguće je kao rezultat praćenja rasporeda tijeka rada, ako se utvrde konkretni rokovi za prolazak dokumenata i njihove količine, ili kao rezultat popisa obračuna s dobavljačima i potrošačima, kada je to predviđeno. davanje dokumenata kako nastaju iu iznosu koji je određen prirodom odnosa između dobavljača i potrošača.

Pogreške vezane uz nepoštivanje zahtjeva regulatornih akata o računovodstvu i oporezivanju obično se otkrivaju tijekom revizorskog rada unutar poduzeća, revizije i poreznih revizija. Takve se pogreške mogu otkriti nekoliko godina nakon njihovog nastanka, što svakako otežava proces ispravljanja.

Razlog za pogrešnu procjenu može postojati nesigurnost u procjeni poslovne transakcije u trenutku njezina završetka.

Razvoj tržišnih odnosa doveo je do raznih oblika ugovornih odnosa. S jedne strane obrana svojih interesa u poslu i potreba održavanja fleksibilne cjenovne politike radi opstanka u konkurentskom okruženju, s druge strane, prisiljava organizacije na korištenje različitih shema prilikom sklapanja ugovora koji posao čine korisnim za obje stranke. Na primjer, organizacija zainteresirana za prodaju robe može kupcima omogućiti različite popuste ovisno o veličini kupljene pošiljke robe ili ovisno o uvjetima i oblicima plaćanja robe. Organizacija koja nije sigurna da se roba koju kupi u okviru transakcije može prodati može inzistirati na tome da se roba vrati u određenom roku. Uključivanje takvih uvjeta u ugovor može dovesti do potrebe usklađivanja prethodno evidentiranih poslovnih transakcija.

Razlog za nepouzdanu procjenu može biti netočnost procjene prilikom evidentiranja nepredviđenih činjenica gospodarske aktivnosti zbog nedostatka potpunih informacija o transakciji.

U praksi računovođa ponekad se javljaju situacije kada pogrešni podaci uđu u računovodstveni registar ili izvješća.

Postoje određena pravila u ispravljanju pogrešaka u računovodstvu.

Normativnim aktima o računovodstvu propisano je da neutvrđeni ispravci nisu dopušteni u primarnim dokumentima i računovodstvenim registrima. Ispravak pogreške mora biti potvrđen potpisom osoba koje su prethodno potpisale dokument, s naznakom datuma ispravka. Ispravci nisu dopušteni u gotovini i bankovnim dokumentima.

U primarnim dokumentima ispravljanje pogreške vrši se tako da se pogrešne brojke pažljivo precrtaju jednom tankom linijom kako bi se moglo pročitati prethodno napisano. Ispravci se vrše i u računovodstvenim registrima prije zatvaranja mjeseca i zbrajanja mjesečnog prometa. Ispravak pogreške u dokumentu ovjerava se potpisom računovodje koji je izvršio ovaj ispravak.

Druge metode se koriste za ispravljanje pogrešaka koje su otkrivene nakon završetka izvještajnog razdoblja (mjesec, tromjesečje, godina). U takvoj situaciji više nije moguće jednostavno prekrižiti pogrešne brojeve u dnevniku narudžbi i upisati nove, jer će to dovesti do potrebe ispravljanja prometa za ovaj dnevnik narudžbi, što će pak uzrokovati lanac promjena u svim računovodstvenim knjigama društva. Takve višestruke promjene mogu dovesti do dodatnih pogrešaka.

Uredba o računovodstvu i izvješćivanju predviđa da se promjene računovodstvenih izvještaja koje se odnose na tekuću i prošlu godinu (nakon njihovog odobrenja) unose u izvještaje pripremljene za izvještajno razdoblje, u kojem su pronađena izobličenja njegovih podataka.

Odnosno, ako se greška napravljena u siječnju otkrije u svibnju, tada se sve promjene u knjigama vrše u svibnju.

Za ispravljanje takvih pogrešaka koriste se sljedeće metode:

Popravni unosi;

Crvena strana.

Korektivni unosi izrađuju se kada je potrebno dodati iznose na bilo koji račun. Izrađuju se na uobičajen način. Treba samo napomenuti da je ožičenje korektivno. Ovo se može učiniti računovodstveni izvještaj, koji će biti primarni dokument za ovu operaciju.

crveno storno koristi se kada je potrebno smanjiti obračunate iznose na bilo kojim računima. Ova metoda se sastoji u pisanju "izravnog" knjiženja, ali se iznos transakcije bilježi sa predznakom minus. U registrima se takvi brojevi ispisuju crvenom bojom ili se uzimaju u zagrade kako bi se razlikovao znak minus od interpunkcijske oznake crtice. Prilikom zbrajanja dnevnika, crveni brojevi ili brojevi u zagradama oduzimaju se od ukupnog iznosa.

Ovdje je potrebno skrenuti pozornost računovođa na činjenicu da se storniranje može izvršiti samo u dnevnikima naloga. Ispravci u glavnoj knjizi nisu dopušteni.

Ako su u dostavljenim izvješćima za prethodne godine pronađene pogreške, ne biste trebali tajno zamijeniti stare bilance u poreznoj upravi. Potrebno je izvršiti sve potrebne ispravke u računovodstvu za tekuće razdoblje i prikazati ih u izvještajima tekućeg razdoblja.

Pogreške učinjene tijekom računovodstva i neispravljene na odgovarajući način narušavaju izvještavanje organizacije i otežavaju procjenu imovine i financijskog položaja organizacije raznim korisnicima računovodstvenih izvještaja (ulagačima, vlasnicima poduzeća, vjerovnicima, drugim ugovornim stranama itd.). ). Pravodobno ispravljanje učinjenih pogrešaka omogućuje organizaciji izbjegavanje financijskih sankcija od strane porezne uprave, budući da većina pogrešaka izravno ili neizravno utječe na iznos poreznih obveza organizacije.

Postupak ispravljanja pogrešaka i njihovih posljedica uvelike je određen prirodom pogreške. Prije svega, iz skupa pogrešaka koje utječu na porezne obveze organizacije treba izdvojiti tzv. tehničke pogreške.

Tehničke greške nastaju u pripremi i obračunu poreznih plaćanja. Oni se ne odražavaju izravno u računovodstvenim registrima i nisu popraćeni bilo kakvim računovodstvenim zapisima, tj. organizacija u potpunosti i na vrijeme odražava izvršene operacije u računovodstvenim registrima.

Tehničke se pogreške, u pravilu, čine u poreznim prijavama i zapravo su ili aritmetička pogreška u izračunu iznosa duga u proračunu ili pogreška učinjena prilikom prijenosa računovodstvenih podataka u porezne prijave (npr. pomiješa ih računovođa). Uz pravodobno otkrivanje grešaka ove vrste, organizacija ne proizvodi dodatne račune. Ipak, ove pogreške mogu utjecati na informacije prikazane u računovodstvenim registrima, jer se kao rezultat njih, zapravo, mijenja iznos poreznih obveza organizacije i, sukladno tome, iznos iznosa prenesenih u proračun. Stoga se ove greške priznaju kao porezni prekršaj prema opće utvrđenom postupku, sa svim posljedicama koje iz toga proizlaze. Tehničke pogreške također uključuju netočnu navođenje podataka o računima poreznih tijela ili poreznih agenata prilikom prijenosa odgovarajućih iznosa poreza.

Računovodstvene greške dopuštaju se kao rezultat pogrešnog prikaza financijskih i gospodarskih transakcija na računovodstvenim računima, odnosno te se pogreške prave izravno u računovodstvenim registrima. Takve se pogreške mogu podijeliti u dvije skupine.

U prvu skupinu spadaju pogreške koje ne dovode do precjenjivanja ili podcjenjivanja objekata oporezivanja. Na primjer, prilično česta pogreška je korištenje različitih računovodstvenih računa obveze prema naplati: dakle, umjesto konta 60 “Namirenja s dobavljačima i izvođačima” koristi se račun 76 “Namirenja s raznim dužnicima i vjerovnicima” što predstavlja kršenje računovodstvene metodologije i može dovesti do pogrešnog tumačenja pojedinih računovodstvenih objekata.

U drugu skupinu spadaju pogreške koje rezultiraju precijenjenjem ili podcjenjivanjem predmeta oporezivanja. Najčešće greške ovdje su:

Pogrešna atribucija troškovi proizvodnje o trošku ili financijskim rezultatima;

Podcjenjivanje prihoda od prodaje;

Nezakonito prikazivanje transakcija u računovodstvu kršeći metodologiju, što rezultira promjenom objekata oporezivanja.

Pogreške povezane s kršenjem računovodstvene metodologije, koje ne dovode do promjena u objektima oporezivanja, obično se otkrivaju tijekom revizije; s njihovom bitnom prirodom financijska izvješća organizacija može biti nevažeća.

Ako porezni obveznik u podnesenoj poreznoj prijavi otkrije da podaci nisu iskazani ili nepotpuni, kao i pogreške koje dovode do podcjenjivanja iznosa porezne obveze, porezni obveznik je dužan unijeti potrebne dopune i izmjene porezne prijave. . Ova odredba je opća, odnosno odnosi se na sve vrste pogrešaka, kako računovodstvenih tako i tehničkih, i primjenjuje se neovisno o tome tko je i pod kojim uvjetima pogreška otkrivena.

Porezne vlasti, nakon što su tijekom dokumentarne revizije računovodstvenih registara otkrile pogreške koje su dovele do podcjenjivanja ili prikrivanja predmeta oporezivanja, na temelju Poreznog zakona Ruske Federacije pozivati ​​organizaciju na odgovornost u obliku sljedećih mjera:

Prijenos dospjelih iznosa poreza u prihod proračuna;

Novčana kazna, čiji je iznos utvrđen posebnim člancima Poreznog zakona Ruske Federacije, ovisno o vrsti porezni prekršaj;

Naplata kazni od poreznog obveznika u slučaju kašnjenja u plaćanju poreza u utvrđenom roku u iznosu od jedne tristote stope refinanciranja Banke Rusije na dan ovaj trenutak, ali ne više od 0,1% dnevno za svaki dan kašnjenja, počevši od dana dospijeća plaćanja zakašnjelog iznosa. Ova mjera uvedena je čl. 75. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Kazne više nisu novčane sankcije i ne smatraju se mjerom odgovornosti poreznog obveznika.

Ako je porezni obveznik prije revizije od strane poreznog tijela samostalno i pravodobno otkrio pogreške zbog kojih iznosi poreza i drugih obveznih plaćanja nisu uplaćeni ili nisu u cijelosti uplaćeni u proračun, a sukladno utvrđenim postupkom izvršili ispravke u računovodstvenim izvještajima, u obračunu poreza i plaćanja, izvršili plaćanje dospjelih iznosa, tada učinjene pogreške nisu porezni prekršaji. U takvim slučajevima porezni obveznik za zakašnjelo plaćanje poreza i drugih obveznih plaćanja kazne se ne naplaćuju.

Porezni obveznik je izuzet od primjene sankcija, t.j. novčane kazne(kazne), ako se zahtjev za dopunu i izmjenu porezne prijave podnosi:

Prije isteka roka za podnošenje;

Nakon isteka roka za podnošenje porezne prijave, ali prije isteka roka za plaćanje poreza i do trenutka kada je porezni obveznik saznao za otkrivanje prekršaja od strane poreznog tijela ili za imenovanje izlaska. porezna revizija;

Nakon isteka roka za podnošenje porezne prijave i roka za plaćanje poreza, ali do trenutka kada porezni obveznik sazna za otkrivanje prekršaja od strane poreznog tijela ili za imenovanje neposredne porezne kontrole, prilikom plaćanja nedovoljan iznos poreza i kazni.

Dakle, na primjenu ili neprimjenu kazni za otkrivanje pogreške u poreznoj prijavi utječe vrijeme podnošenja zahtjeva za njihovo otkrivanje i stvarno plaćanje, a ne priroda pogreške koja je rezultirala podcjenjivanjem porez koji se plaća u proračun.

Ako je porezni obveznik samostalno utvrdio tehničku grešku u prijavi, bilo kojeg dana nakon otkrića greške, poreznoj upravi dostavlja dodatni obračun poreza. Utvrđena tehnička pogreška ispravlja se bez dodatnih računovodstvenih knjiženja, međutim, ako je ta pogreška dovela do podcjenjivanja predmeta oporezivanja ili kašnjenja u prijenosu iznosa poreza, izvršit će se dodatna plaćanja, posebice kazne, te odgovarajući računovodstveni knjiženja od strane poreznog obveznika.

Ispravak izvještajnih podataka za tekuću i prošlu godinu (nakon njihovog odobrenja) vrši se u financijskim izvještajima sastavljenim za izvještajno razdoblje u kojem su utvrđena iskrivljenja njegovih podataka, a ispravljaju se podaci za izvještajno razdoblje ( kvartal, od početka godine).

Korektivna knjiženja u računovodstvu mogu se izvršiti na sljedeće načine:

Najčešća je metoda u kojoj se identificirani pogrešan iznos poništava i vrši ispravan unos. To se u pravilu primjenjuje kada je organizacija prihvatila pogreške u evidentiranju transakcija na računovodstvenim računima(netočna korespondencija računa). Ova metoda se uglavnom koristi za ispravljanje pogrešaka tekućeg razdoblja (godine). U ovoj situaciji govorimo o godini, budući da se mnogi porezi plaćaju po obračunskoj osnovi od početka godine;

Ako se napravi greška u koji odražava iznos transakcije, tada, prvo, možete koristiti gore spomenutu metodu; drugo, dopušteno je bacanje dodatni unos za iznos koji nije prikazan na računovodstvenim računima ili je prikazan iznos manji od traženog;

Postoje i generalizirani Računi, zbog čega se informacije odražavaju u računovodstvenim registrima organizacije, kao što bi to bilo u slučaju početnog ispravnog odraza transakcija. Ova metoda prilagodbe obično se koristi prilikom pronalaženja računovodstvene pogreške prethodnih izvještajnih razdoblja (godine).

Postupak ispravljanja pogrešaka koje utječu na porezne obveze ne ovisi o tome tko je tu grešku utvrdio. Tijekom provjere dokumentacije, financijske sankcije (novčane kazne) bit će primijenjene na poduzeće prekršilo.

Inventar predstavlja određeni slijed praktičnih radnji za dokumentiranje dostupnosti, stanja i vrednovanja imovine i obveza organizacije kako bi se osigurala pouzdanost računovodstvenih i izvještajnih podataka. Pridonosi provedbi kontrolne funkcije računovodstva, omogućujući prepoznavanje slučajeva nerazumnog smanjenja kapitala gospodarskog subjekta uloženog u različite vrste imovine (imovina).

Osnova svakog popisa je potpuna ili selektivna provjera stvarne dostupnosti materijalne imovine, imovinskih prava i obveza od strane komisije posebno stvorene u organizaciji. Postoje dvije vrste provjera: prirodna i dokumentarna.

Prirodnom (naziva se i stvarnom) provjerom utvrđuje se broj, težina i mjerenje promatranih objekata. Takvim provjerama u pravilu podliježu zalihe, obrasci isprava stroge odgovornosti, osnovna sredstva i gotovina.

Prilikom dokumentarne provjere ima li organizacija imovinska prava ( nematerijalna imovina, odgođeni troškovi, potraživanja itd.) i financijske obveze potvrđeno izravno dokumentima.

U sklopu dokumentarne revizije ponekad se razlikuje računovodstvena ili knjigovodstvena revizija, što je usporedba upisa izravno u računovodstvene registre (primjerice, prilikom inventarizacije iznosa obračunate amortizacije, procijenjenih rezervi).

Obvezni godišnji popis trebao bi obuhvatiti sve vrste imovine i obveza bez iznimke. Regulatorni akti predviđaju poseban postupak za njegovu provedbu, a prema rezultatima inventure navode se računovodstveni podaci. Stoga se obvezna godišnja inventura ne može zamijeniti nikakvim vanjskim sličnim postupcima - unutarnjom ili eksternom revizijom, revizijom financijskih i gospodarskih aktivnosti (iako se uz mali iznos imovine i obveza organizacije, dužnosti komisije za popis mogu dodijeliti revizijska komisija).

Obvezni godišnji popis imovine i obveza organizacije mora se započeti najkasnije do 1. listopada izvještajne godine i dovršiti prije njegovog završetka.

Njegove glavne faze u svezi s funkcijama računovodstvene službe u procesu popisa dane su u tablici. 4.

Tablica 4

Obvezna godišnja inventura počinje od dana utvrđenog nalogom čelnika organizacije. Odgovornost za popis je dodijeljena stalnoj popisnoj komisiji. Uz značajnu količinu imovine i obveza, po nalogu čelnika organizacije, mogu se stvoriti radne komisije za popis. Također ih je preporučljivo stvoriti ako organizacija ima odvojene odjele (podružnice i predstavništva) ili djeluje na velikom teritoriju (u građevinske organizacije, u poljoprivrednim poduzećima, u poduzećima drvne industrije itd.). U regulatornim dokumentima ne postoji izravna zabrana uključivanja predstavnika trećih organizacija (revizora, procjenitelja, stručnjaka) u sastav komisija radi formiranja ekonomski opravdanih i pouzdanih rezultata popisa. Prijava na narudžbu može biti plan inventara kojim se utvrđuju rokovi za izvršenje popisa pojedinih predmeta i trajanje svake faze, te razgraničavaju nadležnosti između radnih komisija.

Na pripremni fazi, materijalno odgovorne osobe prenose provizije u prihod i dokumenti o izdacima prema izvještajima (registrima), koji služe kao osnova računovodstvu za utvrđivanje pripadajućih stanja na računovodstvenim računima na dan popisa. Potpunost prijenosa primarnih dokumenata potvrđuje se potvrdama tih osoba, kao i nositelja odgovornih iznosa ili punomoći za primanje materijalne imovine.

Organizacijsko-metodološka priprema za popis je izraditi interne regulatorne dokumente - upute, pravila itd., koji reguliraju aktivnosti povjerenstava u svakoj fazi.

Upute mogu uključivati:

Specifične metode provođenja inventara, opis postupanja članova radnih povjerenstava pri provjeravanju dostupnosti i stanja pojedinih objekata;

Postupak dobivanja potvrde vjerodajnica od strane ugovornih strana - dobavljača, kupaca, banaka, poreznih tijela itd.;

Postupak namirenja potraživanja od rada popisnih komisija;

Standardni obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata za registraciju rezultata inventara koje je organizacija razvila samostalno.

Druga faza inventara je prirodnim i dokumentarna provjera stvarno postojanje imovine i obveza. Provode ih komisije kolektivno: odsutnost barem jednog člana povjerenstva je osnova za priznavanje rezultata popisa nevažećim.

Glavni oblik primarne dokumentacije za uzimanje u obzir rezultata prirodnog popisa je popisni popis, dokumentarni - akt inventara.

Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 18. kolovoza 1998. br. 88 "O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za računovodstvo gotovinskih transakcija, za računovodstvo rezultata inventara" odobreno je 6 vrsta inventara i 8 standardnih obrazaca djela. Trenutno ne postoje standardni obrasci (akata) popisa financijska ulaganja, bezgotovinska sredstva, rezerve za buduće troškove i plaćanja, procijenjene rezerve i niz drugih objekata, organizacije moraju samostalno razvijati, što smanjuje analitičnost računovodstvenih informacija.

U popisima (aktima) nije dopušteno ostavljati prazne redove, na kraju popisa moraju potpisati materijalno odgovorne osobe kojima potvrđuju činjenicu da je pregled obavljen u njihovoj prisutnosti, kao i nepostojanje potraživanja prema članovima komisije i prihvatu imovine popisane na čuvanje.

Provjere u naturi i dokumentaciji uz obvezni godišnji popis obavljaju se u pravilu, kontinuirana metoda. Ovaj proces je dosta dugotrajan, ali trenutni regulatorni dokumenti dopuštaju korištenje pojednostavljenih metoda popisa samo u nekoliko slučajeva. Na primjer, dopušten je selektivni popis materijalne imovine pohranjene u neoštećenoj ambalaži dobavljača.

Taxi etapa sastoji se u unosu u popise (akata) novčanih procjena imovine i obveza prema podacima primarnih isprava i računovodstva. U ovoj fazi se ne uzima u obzir promjena procjena troškova uzrokovana promjenama fizičkih, funkcionalnih i drugih svojstava zaliha. U tablici. 5. prikazan je okvirni popis primarnih isprava i računovodstvenih registara koji sadrže podatke o povijesnoj procjeni imovine i obveza i koji se koriste pri popunjavanju odgovarajućih stupaca zaliha (akata) za knjigovodstveni oblik (tablica 5).

Tablica 5Dokumenti koji sadrže podatke o vrijednosti imovine i obveza

* Ne postoje jedinstveni obrasci, dokumente izrađuje organizacija samostalno.

** Numeracija časopisa-naloga i izvještaja data je u skladu s pismom Ministarstva financija Rusije od 24. lipnja 1992. br. 48.

*** Prilikom obračuna zaliha po obračunskim cijenama.

Usporedno-analitička faza inventara omogućuje vam da potvrdite postojeće procjene računovodstvenih objekata. Potreba za pojašnjenjem računovodstvena procjena pojedinih vrsta imovine i obveza povezana je prvenstveno s utvrđenim odstupanjima između vrijednosti pokazatelja prema računovodstvenim podacima i njihovih stvarnih vrijednosti, potvrđenih tijekom inventure. Izračunata odstupanja bilježe se izravno u aktima inventara ili pri zbrajanju rezultata prirodne provjere u izvještajima usporedbe. Osim toga, prilagodba procjena je moguća u sljedećim slučajevima:

Promjene državno reguliranih cijena kada se vrednovanje provodi po tim cijenama (npr. prilikom uspostavljanja novog obračuna i prodajne cijene za dragulje)

Promjene tečaja međunarodna razmjena ako je vrijednost imovine ili obveza izražena u stranoj valuti;

Promjene iznosa potraživanja ili obveza pri korištenju konvencionalnih novčanih jedinica u izračunima;

pogoršanje karakteristike kvalitete vlasništvo organizacije (fizičko ili moralno propadanje, smanjenje tržišnih cijena, itd.);

Prisutnost na računima potraživanja iznosa koji se ne mogu primiti u cijelosti zbog nelikvidnosti dužnika.

Popisno povjerenstvo treba utvrditi razloge potrebe za pojašnjavajućim upisima u računovodstvene registre i predložiti načine za njihovo prikazivanje u računovodstvu rezultata inventara. Ovdje je važno utvrditi postoje li u organizaciji osobe koje su financijski odgovorne za sigurnost dragocjenosti, utvrditi iznos te odgovornosti, analizirati moguće načine naplate sumnjivih potraživanja (prenosom duga, trampama itd.) . O činjenicama nastanka viškova ili manjka materijalnih sredstava potrebno je pribaviti detaljna objašnjenja od odgovornih osoba.

Prijedlozi popisnih komisija na temelju rezultata usporedno-analitičke faze sažeti su u zapisnik o rezultatima utvrđenim popisom. Na završna faza Izjavu o inventuri potpisuju voditelj i glavni računovođa organizacije istovremeno s izdavanjem naloga (uputstva) o odobravanju rezultata inventara. Nalog služi kao osnova za vršenje relevantnih unosa u računovodstvene registre s konačnim prometima za prosinac. Materijali o radu komisija prenose se u računovodstveni odjel organizacije, gdje se čuvaju najmanje 5 godina.

Trenutno postoje popisi onih vrsta imovine i obveza za koje nisu izrađeni jedinstveni oblici popisa (akata).

Popis bezgotovinskih sredstava

Provjera bezgotovinskih sredstava sastoji se u usporedbi računovodstvenih podataka i dokumentiranih servisiranje banaka salda gotovine organizacije na obračunskim, valutnim i posebnim računima (akreditivi, čekovi itd.), kao i prijenosi u tranzitu. Značajke korištenja svakog bankovni račun organizacije se u pravilu osnivaju ugovorom o njegovom otvaranju. Te značajke uključuju:

Vrsta bankovnog računa (rublja, valuta);

Vrsta računa - specifičnosti poslovanja koje se obavljaju na računu (tekuće poslovanje - tekući račun, odobravanje vanjskotrgovinske zarade - tranzitni devizni račun, formiranje odobren kapital- štedni račun i sl.);

Korisnik računa je sama organizacija, zasebna podjela, određeni službenik;

Status računa na dan inventure (funkcionalni računi, blokirani računi).

Ovaj podatak trebao bi se odraziti u aktu popisa negotovinskih sredstava (tablica 6).

Tablica 6Radni list za akt popisa nenovčanih sredstava

Popis financijskih ulaganja

Provjera financijskih ulaganja u naravi moguća je ako organizacija ima vrijednosne papire u dokumentarnom obliku. Rezultat se odražava u popisu inventara. Prilikom popisa preostalih sastavnica financijskih ulaganja moguća je samo dokumentarna provjera koja se provodi po vrsti ulaganja (po vrsti vrijedne papire) i pojedini izdavatelji koji u aktu navode naziv, seriju, broj, nominalnu vrijednost i stvarne troškove stjecanja, datume dospijeća i ukupan iznos svake vrste ulaganja. Određena poteškoća u provjeravanju predstavlja usklađivanje stanja iznosa na relevantnim računovodstvenim računima s podacima iz izvoda depozitnih organizacija koji bilježe prisutnost i kretanje vrijednosnih papira u vlasništvu organizacije. To je zbog činjenice da depozitari profesionalni članovi tržište vrijednosnih papira može izvršiti revalorizaciju vrijednosnih papira u vlasništvu kupaca kada se cijena promijeni u burza, a neprofesionalni sudionici (ulagači) moraju voditi evidenciju o stvarnim troškovima stjecanja vrijednosnih papira. Stoga će se vrednovanje objekata od strane organizacije i depozitara razlikovati. S tim u vezi, potrebno je uskladiti podatke o broju vrijednosnih papira na čuvanje. Za to je preporučljivo sastaviti radni list za akt popisa financijskih ulaganja (tablica 7).

Tablica 7Radni list za akt popisa financijskih ulaganja

Inventar kapitalna ulaganja

Posebnost popisa ove vrste imovine je činjenica da se na računu 08 “Kapitalna ulaganja” uzimaju u obzir troškovi stvaranja (stjecanja) heterogenih računovodstvenih objekata - dugotrajna imovina, nematerijalna imovina, vrijednosni papiri. Stoga bi se popis takve imovine trebao provesti u sljedećim područjima:

Izgradnja dugotrajne imovine;

Nabava dugotrajne imovine;

Stjecanje nematerijalne imovine;

Stjecanje vrijednosnih papira.

Za dobivanje pouzdanih podataka potrebno je izvršiti i fizičku provjeru objekata koji se grade i dokumentarnu provjeru troškova izgradnje.

U aktu se odražava prisutnost svakog objekta u izgradnji i stvarni obujam građevinskih i instalacijskih radova, koji se u pravilu utvrđuje kontrolnim mjerenjem. Rezultat kontrolnog mjerenja uspoređuje se s podacima projektno-proračunske dokumentacije, potvrdama o trošku izvedenih radova i troškova (obrazac br. KS-3), kao i općim dnevnikom radova (obrazac br. KS-6). ), koji održava građevinski radnik.

Kao primarni dokument za obradu rezultata popisa građevinskih radova u tijeku može se koristiti akt popisa nedovršenih popravaka dugotrajne imovine (obrazac br. INV-10) s manjim tekstualnim izmjenama.

Popis ulaganja u pojedine stavke dugotrajne imovine povezan je kako s provjerom njihove raspoloživosti i stanja, tako i s utvrđivanjem stupnja spremnosti za rad. Ako je objekt stvarno primljen u rad, ali se i dalje vodi na podračunu 08-4 „Nabavka dugotrajne imovine“, organizacija, s jedne strane, ima neobračunati objekt oporezivanja imovine od trenutka kada je stvarno pušten u rad. , s druge strane, trošak - zbog nedostatka naknade za amortizaciju na ovom objektu.

Istodobno, budući da je računovodstvena jedinica dugotrajne imovine inventarni objekt, koji može biti zaseban kompleks strukturno artikuliranih stavki, moguće je da u sastavu kapitalnih ulaganja postoje objekti koji su sposobni samostalno obavljati određene funkcije. , ali se namjerava uključiti u kompleks koji se stvara. Potencijalna spremnost za rad takvih objekata nije razlog za njihovo uključivanje u nekretnine, postrojenja i opremu.

Prilikom utvrđivanja objekata za koje u knjigovodstvenim registrima nema ili su netočni podaci, komisija mora unijeti točne podatke i tehničke pokazatelje za te objekte u popis.

Navedena obilježja trebaju se odraziti u aktu popisa kapitalnih ulaganja u nabavu pojedinih dugotrajnih sredstava (tablica 8).

Tablica 8Radni list za akt popisa kapitalnih ulaganja u nabavu pojedinih dugotrajnih sredstava

Stanje organizacije na podračunu 08-5 "Stjecanje nematerijalne imovine" obično je povezano s nedovršenim procesom upisa prava vlasništva na određenom objektu u skladu sa zahtjevima važećeg zakonodavstva. Na primjer, organizacija je razvila (samostalno ili uz sudjelovanje ugovaratelja) zaštitni znak. Troškovi njegovog razvoja uzimaju se u obzir na podračunu 08-5 dok se ne dobije potvrda o registraciji žiga od Ruske agencije za patente i žigove. Razlog nemogućnosti iskazivanja stvarnih troškova stjecanja nematerijalne imovine izravno na kontu 04 "Nematerijalna imovina" potrebno je navesti u zapisniku o popisu (tablica 9).

Tablica 9Radni list za akt popisa kapitalnih ulaganja u nabavu nematerijalne imovine

Prilikom inventarizacije troškova stjecanja vrijednosnih papira potrebno je paziti da su oni ispravno i potpuno formirani, kako bi se utvrdila neslaganja između računovodstvenih podataka i dokumenata koji potvrđuju te troškove. Odstupanja su moguća kako zbog neslaganja između procjena troškova (kvantitativnih podataka) za transakcije s vrijednosnim papirima, tako i zbog pogrešne alokacije troškova na druge objekte. Za formaliziranje rezultata popisa ovih troškova nije preporučljivo koristiti obrazac akta koji se koristi u popisu financijskih ulaganja, nadopunjujući ga podacima o prodavačima vrijednosnih papira i pojedinostima relevantnih ugovora.

Popis procijenjenih rezervi i rezervi budućih rashoda i plaćanja

Prilikom inventarizacije ove vrste obveza potrebno je provjeravati poslovanje i za obračun i za korištenje pričuva. Istovremeno se provodi računovodstvena provjera korištenje rezervi.

Uzorci obrazaca radni stol aktu o popisu procijenjenih rezervi i rezervi budućih rashoda i plaćanja date su u tablici. 10.

Tablica 10Radni list za akt popisa procijenjenih rezervi i rezervi budućih rashoda i plaćanja

Obračun rezerviranja za sumnjiva potraživanja kombinira se s popisom potraživanja. Budući da se pričuva sumnjivih potraživanja stvara na temelju popisa potraživanja, poželjno je sumnjiva potraživanja evidentirati neposredno tijekom revizije u aktu popisa namirenja s dužnicima (tablica 11.).

Inventar je dizajniran da odražava u bilanca stanja samo stvarno dostupni objekti, koji nisu evidentirani u računima, ali nedostaju tijekom provjere. Međutim, pri otpisu nestalih i knjiženju prethodno neobjavljene imovine treba biti oprezan, jer identifikacija objekta za koji nema podataka u računovodstvenim registrima ne može poslužiti kao dovoljna osnova za stavljanje u bilancu. U tom slučaju, organizacija se mora voditi postupkom za stjecanje vlasništva nad stvarima bez vlasnika. S druge strane, sama činjenica odsutnosti bilo kojeg objekta (na primjer, kao rezultat krađe) ne dovodi do gubitka vlasništva organizacije nad ovim objektom.

Tablica 11Radni list za akt popisa obračuna s dužnicima

Ako se, prema rezultatima inventure, otkrije višak imovine evidentirane na računima, organizacija ima dodatni objekt oporezivanja imovine. Unatoč činjenici da se rezultati obvezne godišnje inventure iskazuju u bilanci od 1. siječnja, prema poreznoj upravi, osnovica za obračun poreza na imovinu mora se povećati od dana kada je navedena imovina trebala biti evidentirana u računovodstvenim registrima i odražavaju se u imovini bilance. Ako se ovaj datum može utvrditi prema podacima primarnih dokumenata, onda ako se utvrde greške (iskrivljenja) u obračunu porezne osnovice koja se odnosi na prethodna izvještajna razdoblja, u tekućem izvještajnom razdoblju, porezne obveze se preračunavaju za vrijeme od u trenutku kada je greška napravljena. I samo ako je nemoguće odrediti određeno razdoblje u kojem je imovina trebala biti kreditirana, organizacija ima obvezu plaćanja poreza u tekućem izvještajnom razdoblju.

Troškovi dugotrajne imovine, materijala koji su postali neupotrebljivi ne umanjuju poreznu osnovicu za porez na imovinu do razdoblja u kojem se dokumentira njihov otpis, odnosno inventara nemogućnosti daljnjeg namjenskog korištenja nekretnine. ne može poslužiti kao osnova za izuzimanje ove nekretnine iz predmeta oporezivanja.

Prije predaje dokumenata na pohranu i arhivu poduzeća, moraju se u skladu s tim pripremiti.

Homogene primarne dokumente treba formirati u poslove. Istodobno, u spis se moraju staviti dokumenti koji po svom sadržaju odgovaraju naslovu predmeta.

Prilikom izrade slučajeva moraju biti ispunjeni sljedeći zahtjevi:

1) dokumenti trajnog i privremenog čuvanja moraju se zasebno grupirati u spise;

2) originali moraju biti odvojeni od kopija;

3) godišnje planove i izvještaje - od tromjesečnih i mjesečnih;

4) jedan primjerak svakog dokumenta mora biti uključen u spis.

Svaki dokument koji se nalazi u spisu mora biti sastavljen u skladu sa zahtjevima državnih standarda i drugih propisa.

Dokumenti istog razdoblja grupiraju se u spis - mjesec, tromjesečje, kalendarska godina, osim za prolazne predmete (npr. osobni dosjei koji se ne zatvaraju na kraju kalendarske godine). Ako u predmetu postoje dokumenti za nekoliko mjeseci, oni se mjesečno odvajaju listovima papira s naznakom mjeseca.

Datoteka ne smije sadržavati više od 250 listova debljine ne više od 4 cm.

Prilozi ispravama, bez obzira na datum njihova odobrenja ili sastavljanja, prilažu se ispravama na koje se odnose.

Postojala su određena pravila za grupiranje u slučajeve po vrsti i kronologiji. Povelje, propisi, upute odobreni upravnim dokumentima su im prilozi i grupirani su zajedno specificirani dokumenti. Nalozi za osnovne aktivnosti grupirani su odvojeno od naloga za osoblje; originalni primjerci naloga za osnovnu djelatnost sistematiziraju se i polažu u predmete uz prijave po redoslijedu njihovog broja. Dokumenti za narudžbe za osnovne djelatnosti grupirani su i arhivirani zasebno.

Narudžbe grupiran po osoblju u poslove u skladu s njihovim utvrđenim razdobljima zadržavanja. Dokumenti koji su temelj za izdavanje naloga o osoblju nalaze se u osobnim dosjeima zaposlenika ili čine samostalnu kartoteku priloga ovih naredbi.

Planirani i računovodstvene isprave pohranjeni su u spisima godine na koju se sadržajno odnose, bez obzira na vrijeme njihovog sastavljanja ili datum primitka.

Dokumenti u izvješćima moraju biti raspoređeni u određenom slijedu. Na primjer, izvještajni dokumenti financijske aktivnosti poduzeća, koja se sastoje od bilance, obrazloženja i priloga uz njega, raspoređena su ovim redoslijedom: obrazloženje izvješća, zatim bilanca i na kraju - prijave. Osobni računi zaposlenika poduzeća prema plaćama grupirani su u zasebne slučajeve i u njima su raspoređeni po abecednom redu prezimena. Zapisnici sjednica vijeća radnog kolektiva ili skupštine dioničara poduzeća grupirani su kronološkim i brojčanim redom. Dokumenti pripremljeni za sjednicu stavljaju se nakon zapisnika u redoslijed razmatranja pitanja.

Korespondencija je grupirana za kalendarsku godinu i sistematizirana kronološkim redoslijedom: dokument s odgovorom nalazi se iza dokumenta zahtjeva. Recenzije, memorandumi, akti, potvrde i drugi dokumenti koji odražavaju glavni sadržaj djelatnosti poduzeća grupirani su u jedan slučaj, pod uvjetom da se odnose na isto pitanje.

Mape dokumenata su međusobno isprepletene. Na Naslovnica naziv poduzeća (ustanove, organizacije), naziv i redni broj u spisu od početka godine, izvještajno razdoblje (godina, mjesec), broj izvoda, ukupan broj listova u spisu, naznačeno je razdoblje pohrane datoteke.

Porezni zakon Ruske Federacije utvrdio je razdoblje za pohranu dokumenata koji se odnose na obračun i plaćanje poreza za tri kalendarske godine. Međutim, postoje posebnim rokovima pohranjivanje dokumenata utvrđenih drugim podzakonskim aktima koji se primjenjuju u provedbi državna kontrola od strane Federalne arhivske službe Rusije, izvanproračunska sredstva i druga ovlaštena tijela.

U skladu sa Saveznim zakonom „O računovodstvu“, organizacije su dužne pohranjivati ​​primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre i financijske izvještaje za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima za uređenje državnih arhiva.

Nakon isteka uvjeta utvrđenih važećim zakonodavstvom za pohranu dokumenata u organizaciji, oni se podliježu prijenosu na pohranu u Arhivski fond Ruske Federacije.

Arhivski fond se sastoji od dva dijela:

1) državni dio u koji dokumenti podliježu obveznom prijenosu državna poduzeća, institucije, organizacije;

2) nedržavni dio, gdje su dokumenti nedržavnih organizacija (korporacija, udruga, dioničkih društava itd.). Prijenos dokumenata u nedržavni dio Arhivskog fonda Ruske Federacije nije obavezan i provodi se na temelju sporazuma (ugovora) između tijela Federalne arhivske službe Rusije i vlasnika dokumenata .

Popis utvrđuje uvjete skladištenja dokumenata za poduzeća, ustanove i organizacije dvije kategorije. Prvi uključuje organizacije čije dokumente prima državni dio Arhivskog fonda Ruske Federacije. Druga kategorija uključuje organizacije čiji dokumenti čine nedržavni dio Arhivskog fonda Ruske Federacije.

Za organizacije koje pripadaju drugoj kategoriji utvrđuju se sljedeća razdoblja za pohranu dokumenata:

1) računovodstvena izvješća i bilance organizacija:

Konsolidirani godišnji - 10 godina;

Godišnji - 10 godina;

Tromjesečno - 3 godine;

2) prijenos, razdvajanje, likvidacijske bilance - 10 godina;

3) osobni računi radnika i namještenika - 75 godina;

4) računovodstveni registri (glavna knjiga, dnevnici i sl.) - 3 godine.

Savezno izvršno tijelo koje provodi državnu regulaciju u području arhiviranja i nadzora nad očuvanjem, nabavom i korištenjem dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije je Federalna arhivska služba Rusije (Rosarchiv).

Dokumenti državnog dijela Arhivskog fonda Ruske Federacije pohranjeni su u ustanovama Federalnog arhiva, državnim muzejima, knjižnicama itd. Ovi dokumenti, kao i referentne knjige za njih, daju se na korištenje svim pravnim osobama i pojedinci.

Organizacije čiji se dokumenti upućuju u nedržavni dio Arhivskog fonda Ruske Federacije moraju samostalno osigurati njihovu trajnu pohranu u arhivima ili strukturnim odjelima posebno stvorenim za te svrhe. Ti se dokumenti ne mogu uništiti bez suglasnosti tijela i institucija Ruskog arhiva.

Treba napomenuti da dokumenti organizacija formiranih u procesu privatizacije državnih i općinska poduzeća, do sada pohranjeni u tim organizacijama, su državna imovina. Takvi dokumenti ne podliježu privatizaciji i moraju se pohraniti na prvi zahtjev arhiva.

Na zahtjev vlasti Rosarhiva, organizacije koje pohranjuju dokumente nedržavnog dijela Arhivskog fonda Ruske Federacije daju podatke o svojim fondovima i dokumentima u svrhu njihovog državnog računovodstva.

Organizacije mogu prenijeti dokumente u državno vlasništvo radi pohrane u ustanovama Saveznog arhiva, državnim muzejima i knjižnicama. Dokumenti se prenose ustanovama Federalnog arhiva u slučaju likvidacije organizacije u nedostatku nasljednika. U slučaju reorganizacije poduzeća, vlasnici dokumenata nisu ih dužni prenijeti u arhiv na pohranu. Međutim, dokumenti se moraju prenijeti nasljedniku prema aktu o prijenosu ili, na zahtjev organizacije, predati u arhiv. Ako se promijeni vlasnik ili mjesto pohrane dokumenata, tijela Federalnog arhiva moraju biti obaviještena o novom vlasniku odnosno mjestu daljnjeg čuvanja tih dokumenata.

U vezi sa sve češćim slučajevima kršenja arhivskog zakonodavstva, zahtjevi koje postavljaju tijela za registraciju na sastavne dokumente postali su stroži. Tako u nizu konstitutivnih entiteta Federacije lokalne vlasti donose propise kojima ih obvezuju da u statut registriranih poduzeća unesu obveze obavljanja arhivske djelatnosti. U ovom slučaju, statut organizacije trebao bi sadržavati otprilike sljedeću odredbu: „U svrhu provedbe državne socijalne, ekonomske i porezne politike, poduzeće je odgovorno za sigurnost dokumenata (upravljačkih, financijskih i gospodarskih, osoblja itd.). ); osigurava njihov prijenos u slučajevima predviđenim važećim zakonodavstvom na državno skladištenje. Nepostojanje ovih odredbi u statutima poduzeća može se smatrati neusklađenošću sastavnih dokumenata sa zahtjevima zakona, zbog čega se poduzeće može uskratiti državna registracija. S tim u vezi, prilikom pripreme konstitutivnih dokumenata, preporučujemo da obratite pozornost na propise lokalnih vlasti.

Za organiziranje rada na uništavanju dokumenata u organizacijama stvaraju se stručna povjerenstva, koja uključuju zaposlenike strukturnih odjela kojima predsjeda jedan od vodećih djelatnika organizacije, kao i predstavnike arhivske ustanove.

Stručna povjerenstva zajedno s arhivom utvrđuju postupak odabira dokumenata za pohranu i uništavanje, organiziraju ispitivanje vrijednosti dokumenata i prate njegovu provedbu, s naglaskom na dokumente koji se predaju u državni arhiv.

Potrebno je opisati sve dokumente koje stručno povjerenstvo odabere za pohranu. Organizacije mogu uništiti dokumente (one koji nisu podložni predaji u Arhivski fond) samo ako popis odobri arhivska vlast. Istodobno se sastavlja akt koji odobrava čelnik organizacije.

Treba napomenuti da bez suglasnosti organa Rosarhiva organizacija može uništiti samo one dokumente koji se ne bi trebali arhivirati i za kojima je nestala praktična potreba, a rok pohrane je istekao. Ako je postojala naznaka izvršne vlasti da koordinira uništavanje dokumenata s višom organizacijom, tada se akti o dokumentima koji se uništavaju moraju poslati na razmatranje ovoj organizaciji.

Dokumenti odabrani za uništavanje moraju se predati organizacijama koje se bave nabavom sekundarnih sirovina za preradu u tvornicama papira. Ponovna upotreba ovih dokumenata je zabranjena. Dostava dokumenata se vrši putem tovarnih listova.

Valja napomenuti da uništavanje dokumenata s Datum dospijeća pohranjivanje isprava ili bez prethodnog odobrenja arhivske uprave popisa dokumenata za trajno pohranjivanje (samo za organizacije koje predaju dokumente u državni arhiv) je protuzakonito i povlači odgovornost na način propisan zakonom.

Tijela i ustanove Federalne arhivske službe Ruske Federacije dužne su pružati metodološku pomoć organizacijama u čuvanju, nabavi i korištenju arhiva, ako je postojao zahtjev vlasnika dokumenata. Svaki subjekt Ruske Federacije predviđa svoju strukturu arhiva, u većini subjekata Ruske Federacije, osim toga, doneseni su zakoni ili propisi o arhivskim fondovima subjekata Ruske Federacije. Valja napomenuti da arhiv mora biti uredno evidentiran i obdaren odgovarajućim ovlastima, što se najčešće izostavlja. Postoji problem kao što je pružanje usluga uništavanja dokumenata organizacijama od strane privatnih struktura, koje u pravilu nisu ovlaštene obavljati takve radnje, a inventari za uništavanje dokumenata ovjereni pečatom takvih poduzeća su nevažećim.

Dakle, zakonodavstvo utvrđuje rok i uvjete pohrane dokumenata koji čine arhivski fond, kao i postupak njihovog uništenja. Kontrolu sigurnosti dokumenata koji se odnose na arhivski fond provode tijela arhivskog upravljanja. U skladu s propisima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije u većini regija, u slučaju kršenja arhivskog zakonodavstva, ovlaštena tijela imaju pravo izreći administrativne kazne organizacijama u obliku novčane kazne. Organi upravljanja arhivima također imaju pravo obratiti se s relevantnim zahtjevima tužiteljstvu. Međutim, pokretanje kaznenog postupka ili postupka o upravnim prekršajima na temelju gubitka (propusta) dokumenata moguće je samo u strogo ograničenim slučajevima.

Federalni zakon "O računovodstvu" utvrđuje da je računovodstvo uredan sustav za prikupljanje, evidentiranje i sažimanje informacija u novčanom iznosu o imovini, obvezama organizacija i njihovom kretanju kroz kontinuirano kontinuirano i dokumentarno računovodstvo svih poslovnih transakcija. U skladu s ovim Zakonom, glavni zadaci računovodstva su:

Formiranje potpunih i pouzdanih informacija o djelatnostima organizacije i njenom imovinskom stanju, potrebnih internim korisnicima financijskih izvještaja - upraviteljima, osnivačima, sudionicima i vlasnicima imovine organizacije, kao i vanjskim investitorima, vjerovnicima i drugim korisnicima financijskih izvještaja ;

Pružanje informacija potrebnih unutarnjim i vanjskim korisnicima financijskih izvještaja za praćenje usklađenosti sa zakonodavstvom Ruske Federacije kada organizacija obavlja poslovne operacije i njihovu svrsishodnost, prisutnost i kretanje imovine i obveza, korištenje materijalnih, radnih i financijskih sredstava u skladu s odobrenim normativima, standardima i procjenama;

Sprječavanje negativnih rezultata gospodarskih aktivnosti organizacije i utvrđivanje unutarekonomskih rezervi kako bi se osigurala njezina financijska stabilnost.

Stavak 1. čl. 6. Zakona "o računovodstvu" propisuje odgovornost za organizaciju računovodstva u organizacijama, poštivanje zakona pri obavljanju poslova na čelnicima organizacije.

Stavkom 2. ovog članka utvrđeno je da čelnici organizacije, ovisno o obimu računovodstvenog posla:

Osnovati računovodstvenu službu kao strukturnu jedinicu na čijem je čelu glavni računovođa;

Uvesti radno mjesto glavnog računovođe;

Prenesite na ugovornoj osnovi računovodstvo centraliziranog računovodstvenog odjela, specijalizirane organizacije ili specijaliziranog računovođe;

Osobno vodite knjigovodstvo.

U skladu sa stavkom 4. čl. 7. Saveznog zakona o računovodstvu, u slučaju neslaganja između čelnika organizacije i glavnog računovođe, dokumenti o njima mogu se prihvatiti za izvršenje iz pisanog naloga čelnika organizacije, koji snosi punu odgovornost za posljedice takvih operacija. Članak 18. navedenog Federalnog zakona utvrđuje odgovornost za kršenje zakona Ruske Federacije o računovodstvu.

Ovaj članak predviđa da čelnici organizacije i druge osobe odgovorne za organizaciju i vođenje računovodstva, u slučaju izbjegavanja računovodstva na način utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije i propisima tijela koja reguliraju računovodstvo, za narušavanje financijska izvješća i nepoštivanje uvjeta podnošenja i objavljivanja podliježu administrativnoj ili kaznenoj odgovornosti u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

U procesu financijsko-gospodarske djelatnosti poduzeća različitih oblika vlasništva čine se različiti gospodarski kriminali. Mogu biti namjerne i nenamjerne, proizašle iz nedovoljnog poznavanja zakona, lošeg upravljanja i neodgovornosti od strane subjekata djelatnosti.

Gospodarski zločini mogu se počiniti iz koristoljublja i iz motiva različite prirode. Postignuća kaznena djela su zlouporaba službenog položaja i dodijeljenih ovlasti, namjerno lažno predstavljanje izvješćivanja i precjenjivanje troškova proizvodnje radi izbjegavanja oporezivanja i zavaravanja poslovnih partnera. U području računovodstva i izvještavanja, teška kaznena djela uključuju prikrivanje i krivotvorenje bilance, obično povezano s krivotvorinama dokumenata.

Povrede zakona, za koje se provode odgovarajuće sankcije bilo na temelju članaka kaznenog zakona, bilo na administrativni način, uključuju krađu imovine poduzeća državnog i nedržavnog oblika vlasništva; prijestup iz nehata; kršenje pravila državnog i gospodarskog upravljanja.

Zločini karakteriziraju skup znakova kaznenih djela zbog određene ekonomske situacije. Stoga se mogu identificirati tijekom revizija ili revizije u obliku činjeničnih podataka - dokumenata i materijalnih materijala, koji, prema zakonima o kaznenom postupku, mogu poslužiti kao osnova za pokretanje kaznenog postupka. Primjeri takvih kaznenih djela uključuju:

Činjenice koje ukazuju na to da se poduzeće bavi aktivnostima koje nisu predviđene ugovorima o osnivanju, ili da poduzeće ne obavlja djelatnosti predviđene osnivačkim dokumentima;

Povreda postupka upravljanja poduzećem utvrđenog statutarnim dokumentima i propisima;

Predviđena povreda procedure računovodstva, izvještavanja, tijeka dokumenata računovodstvena politika poduzeća, regulatorni i upravni akti i osnivački dokumenti;

Otkrivanje nestašica ili viškova materijalnih sredstava i sredstava;

Nepotpun ili netočan prikaz primitka sredstava, dobiti, podcjenjivanje ili preuveličavanje troškova;

Netočan ili kasni prijenos poreza;

Kršenje odredbi regulatornih dokumenata o računovodstvu;

Nepravilno izvođenje ili neizvršavanje isprava za proizvodne, gospodarske i financijske transakcije o obavljanju poslova, pružanju usluga, primitku i utrošku sredstava, kao i prisutnosti sumnjivih dokumenata u izvješćima;

Kršenje procedure za dobivanje, obračunavanje, trošenje i vraćanje bankovnih kredita;

Kršenje pravila i postupaka kontrole utvrđenih u ovom poduzeću ili potpuni izostanak takve kontrole, neprovođenje ili provođenje revizija, revizija i drugih inspekcija uz kršenje rokova;

Povezanost s osobama ili poduzećima za koje postoje dokazi da sudjeluju u kriminalnim i drugim nezakonitim radnjama.

Računovođa je sama po sebi borbena jedinica i jedna od najodgovornijih i najznačajnijih pozicija u svakoj organizaciji. Pogotovo ako je računovođa šef. Vrlo, jako puno ovisi o određenim radnjama glavnog računovođe. Istodobno, glavni računovođa je dužan izvijestiti čelnika organizacije.

Ni za koga od nas nije tajna da je trenutno velika većina vođa trgovačke organizacije nastojati minimizirati plaćanja poreza a taj zadatak stavio prvenstveno pred glavnog računovođu. Istodobno, nisu svi menadžeri izbirljivi u pogledu metoda minimiziranja poreza. Često se računovođi nudi korištenje očito nezakonitih shema.

U takvoj situaciji, računovođa mora sam odlučiti: povinovati se nezakonitim zahtjevima voditelja, imajući sve šanse da postane počinitelj poreznog prekršaja, ili da dođe u sukob s voditeljem.

Vrlo često se glavni računovođa nađe u situaciji da je primoran, pri prijavi za novi posao, preuzeti dužnost od prethodnika. Ako računovođa po preuzimanju dužnosti pažljivo ne provjeri stanje stvari, tada će sve nedostatke otkriti pri prvoj provjeri porezna inspekcija uz izricanje odgovarajuće kazne organizaciji. Samo sustavno i uredno prihvaćanje predmeta od strane prethodnog računovođe može riješiti ovaj problem.

Svaki glavni računovođa koji ponovno preuzme dužnost ne bi trebao biti ograničen samo na provjeru računovodstvenog stanja na novom mjestu. Kako bi jamčio njegov nesmetan daljnji rad, dužan je provesti sveobuhvatnu provjeru stanja u poduzeću.

Prihvaćanje predmeta od strane novog glavnog računovođe treba provoditi određenim redoslijedom. Prije svega, prilikom prihvaćanja predmeta, računovođa vrši popis sredstava, novčani dokumenti i obrasci dokumenata stroge odgovornosti. U budućnosti se provodi popis obračuna, popisnih stavki, dugotrajne imovine, nematerijalne imovine, financijskih ulaganja, nedovršene proizvodnje i odgođenih troškova. Obvezni element inventara je ovjera primarnih dokumenata. Nakon popisa vrši se prijenos računovodstvenih registara i organizacijsko-administrativne dokumentacije.

Sve poslovne transakcije koje provodi organizacija moraju biti dokumentirane popratnom dokumentacijom. Ovi dokumenti služe kao osnova za odraz poslovnih transakcija u računovodstvenim registrima. DO primarni dokumenti uključuju: bankovni izvodi, novčani dokumenti, izvješća o troškovima uz priloženu popratnu dokumentaciju, tovarne listove, račune, ugovornu i organizacijsku i administrativnu dokumentaciju itd.

Većina primarnih dokumenata mora se čuvati najmanje pet godina. Stoga, prilikom prijenosa primarnih dokumenata, trebate provjeriti dostupnost dokumenata za najmanje posljednje tri godine.

Prilikom prijenosa dokumenata obično se sastavlja prijenosni akt standardnog obrasca. Prilikom sastavljanja akta o prijenosu treba uzeti u obzir značajke pripreme ovog dokumenta. Prema važećem zakonodavstvu, datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja.

U dokumentima koji sadrže opis, ocjenu činjenica ili zaključaka, poput akta ili potvrde, koristite oblik prezentacije teksta treće strane, na primjer: „Računovodja Novikov A.S. prenosi sljedeće dokumente“, utvrdila je komisija. Ako dokument ima priloge, tada akt mora sadržavati bilješku o prisutnosti privitka, koja se sastavlja na sljedeći način: "prijava na 5 listova u 2 primjerka".

Ako su prilozi uvezani, broj listova nije naznačen. Kod izrade dokumenata na dvije ili više stranica, druga i sljedeće stranice moraju biti numerirane.

Akt o prijenosu potpisuju dvije strane - prenositelj i primatelj - i sastavlja se u najmanje dva primjerka.

U najboljem slučaju, prihvaćanje predmeta može se obaviti uz sudjelovanje prethodnog računovođe, ali često novi računovođa mora prihvatiti predmete samostalno, prema stvarno dostupnim dokumentima (ako je prethodni računovođa davno dao otkaz). U svakom slučaju, prihvat predmeta se formalizira aktom o prihvaćanju i prijenosu s popisom primljenih dokumenata.

Prilikom prihvaćanja predmeta, prije svega, potrebno je provjeriti dostupnost bankovnih računa, uvezanih bankovni izvodi i nalozi za plaćanje.

Validacija salda račun 51 "Računi za namirenje" na zadnji datum izvješćivanja postiže se zbrajanjem stanja svih bankovnih računa u rubljama i usklađivanjem primljenog iznosa s podacima prikazanim u bilanci. Na sličan način provjeravaju se i stanja na deviznim računima.

U aktu se bilježi prisutnost ili nepostojanje sporazuma o otvaranju i servisiranju bankovnog računa i limit koji je banka odobrila za stanje gotovine u blagajni.

Prema čl. 12. Saveznog zakona "O računovodstvu", ako je računovođa kombinirao dužnosti računovođe i blagajnika i time bio materijalno odgovorna osoba, prijenos primarnih novčanih dokumenata mora biti popraćen obveznim popisom blagajne. Preporuča se izvršiti popis blagajne prilikom promjene glavnog knjigovođe. Računovođa primatelj treba pregledati blagajnu i blagajnička izvješća i provjeriti jesu li prisutni svi potrebni potpisi na nalozima i listovima blagajne. blagajna knjiga. Na temelju rezultata popisa sastavlja se Akt o popisu gotovine prema jedinstvenom f. broj INV-15. Akt odražava rezultate popisa stvarne raspoloživosti sredstava, novčanih vrijednosti i dokumenata (gotovina, marke, čekovi, čekovne knjižice itd.), koji se nalazi na blagajni organizacije.

Prilikom promjene materijalno odgovornih osoba akt se sastavlja u tri primjerka. Primjerak se prenosi materijalno odgovornoj osobi koja je predala vrijednosti, druga - materijalno odgovornoj osobi koja je prihvatila vrijednosti, a treća - računovodstvu. Tijekom inventure ne obavlja se gotovinski promet.

Popis gotovine, novčanih vrijednosti i dokumenata provodi komisija imenovana nalogom čelnika organizacije. Komisija provjerava točnost računovodstvenih podataka i stvarnu dostupnost sredstava (novčane vrijednosti i isprava) u blagajni preračunavajući ih.

Na sličan način sastavlja se popis vrijednosnih papira i obrazaca strogih izvještajnih dokumenata (obrazac br. INV-16) koji se čuvaju na blagajni organizacije.

Prije početka inventure, svaka materijalno odgovorna osoba ili skupina osoba odgovornih za sigurnost vrijednosnih papira i dokumentacije o strogoj odgovornosti dobiva potvrdu o predaji svih utroškova i prijamne dokumentacije za vrijednosne papire stroge odgovornosti u računovodstvo.

Prilikom promjene materijalno odgovornih osoba popisni list se sastavlja i u tri primjerka. S novim računovođom, ako prihvati dužnost blagajnika, sklapa se ugovor o odgovornosti.

Prijenos i prihvaćanje predujma mora biti popraćen popisom obračuna s odgovornim osobama. Ovaj popis trebao bi pomoći novom računovođi da izbjegne daljnje nesporazume s odgovornim osobama koje proizlaze iz pogrešaka u izračunima bivšeg računovođe. Nakon popisa sastavlja se zapisnik o usklađivanju stanja obračunskih iznosa koji potpisuju odgovorne osobe.

Prilikom prijenosa primarnih dokumenata o računovodstvu rada i plaća, potrebno je provjeriti i odraziti u aktu o prijenosu prisutnost naloga za zapošljavanje, naloga za odobrenje kadroviranje, izjave o obračunu i izdavanju plaća te prisutnost svih potrebnih potpisa na tim dokumentima.

Prilikom prihvaćanja ugovorne dokumentacije potrebno je provjeriti postojanje ugovora. Praksa pokazuje da je prilikom provjere prikladno za rad grupirati ugovore prema znakovima: "Dug organizacije" i "Dug organizaciji".

Stanje računovodstvenih obračuna treba se odraziti u aktu. Ako u budućnosti bude potrebno obnoviti računovodstvo ili se pojave problemi s dobavljačima i kupcima, računovođa će moći pokazati menadžmentu u kojem razdoblju su se ti problemi pojavili.

Po rezultate popisa naselja izdano: akt o popisu obračuna s kupcima, dobavljačima i drugim dužnicima i vjerovnicima te akt o popisu odgođenih troškova.

DO originalni dokumenti, vezane uz računovodstvo materijalne imovine, obuhvaćaju dokumente o računovodstvu dugotrajne imovine, nematerijalne imovine, dobara i materijala. Ovisno o značajnosti stanja na pojedinim računima u bilanci, potrebno je odlučiti o postupku zaprimanja ovih dokumenata.

Stanje na računu koje iznosi najmanje 5% valute bilance priznaje se kao značajno. U ovom slučaju treba se usredotočiti na stanje računa materijalne imovine koja je nastala u posljednjem mjesecu rada bivšeg računovođe.

Prilikom prijenosa dokumenata o knjigovodstvu dugotrajne imovine i nematerijalne imovine, potrebno je paziti da postoje inventarne kartice ili knjige inventara, akti o puštanju u rad i amortizacijski listovi za posljednje tri godine.

Prisutnost ili odsutnost primarnih dokumenata treba se odraziti u aktu o prijenosu. Računovođa se preporučuje provjera stanja na računima dugotrajne imovine, nematerijalne imovine i ostalog dugotrajna imovina o valjanosti njihovog odraza u bilanci. Na primjer, za dugotrajnu imovinu trebate zbrojiti njihov početni (zamjenski) trošak prema dostupnim inventarnim karticama, oduzeti akumuliranu amortizaciju iz amortizacijskog lista i usporediti dobiveni ostatak vrijednosti s troškom dugotrajne imovine koji se odražava u bilanci. Podudarnost ovih iznosa će ukazati na kompletnost raspoloživih primarnih dokumenata za dugotrajnu imovinu.

Navedeni postupak može se koristiti kod prihvaćanja i prijenosa drugih primarnih dokumenata dostupnih u poduzeću (fakture, fakture za interni promet dragocjenosti, varanti i sl.).

Prilikom prihvaćanja dokumenata, računovođa se prije svega treba usredotočiti na bilancu, tj. dokumenti koji potvrđuju stanja na računima imovine i obveza u bilanci podliježu prihvaćanju.

Društvo samostalno uspostavlja računovodstvene oblike. Prihvaćeni oblik računovodstva odobrava se nalogom voditelja kao element računovodstvene politike. Stoga računovođa mora odlučiti ima li dovoljno znanja o obliku računovodstva koji je usvojen u ovom poduzeću. Budući da je računovodstvena politika poduzeća nepromijenjena tijekom cijele godine, prijelaz na drugi oblik računovodstva, bliži novom knjigovođi, može se izvršiti tek od nove izvještajne godine.

Sukladno odabranom obliku računovodstva, poduzeće vodi i računovodstvene registre. Popis registara i radni kontni plan moraju biti odobreni kao element računovodstvene politike. Ako takvog popisa nema, računovođa treba sastaviti popis računovodstvenih registara i radni kontni plan.

Budući da su računovodstveni registri objedinjeni računovodstveni dokumenti, oni moraju sadržavati obvezne podatke - naziv organizacije i dokumenta, datum sastavljanja, potpise osoba koje su ih sastavili. Ne smije biti nejasnih skraćenica ili nespecificiranih ispravaka.

Prilikom vođenja računovodstva korištenjem računalne tehnologije dopušteno je pohranjivanje registara na strojnim medijima. Potrebno je utvrditi je li primijenjeno računovodstveni program službeno registrirani, zapišite ili zatražite uklanjanje lozinke za ulazak u program, odredite razdoblje za koje se registri sastavljaju u cijelosti.

Zakonski je zahtijevati da novi računovođa prima registre na papiru, jer ih moraju potpisati odgovorne osobe koje su sastavljale dokument. Takav ispis osigurat će sigurnost registara i nepromjenjivost brojeva koje bivši računovođa odražava u računovodstvu.

Konačno, najvažniji računovodstveni registri su računovodstvena izvješća i porezne prijave. Potrebno je provjeriti i u aktu zabilježiti dostupnost računovodstvenih obrazaca i povrat poreza za cijelo prihvaćeno razdoblje. Financijski izvještaji moraju sadržavati potpise direktora i računovođe, pečat organizacije, oznake poreznog tijela o prihvaćanju izvješća i ne smiju sadržavati neodređene ispravke.

Da biste dokumentirali reviziju računovodstvenog stanja u organizaciji, morate koristiti sljedeće dokumente.

1. Akt o popisu gotovine (f. br. INV-15).

2. Akt popisa obračuna s kupcima, dobavljačima i ostalim dužnicima i vjerovnicima (obrazac br. INV-17).

3. Akt popisa odgođenih troškova (f. br. INV-11).

4. popis inventara vrijednosni papiri i obrasci isprava stroge odgovornosti (f. br. INV-16).

5. Popisna lista dugotrajne imovine (f.br. INV-1).

6. Popisna lista nematerijalne imovine (f. br. INV-1a).

7. Popis inventara inventara (f. br. INV-3).

8. Akt popisa otpremljenih zaliha (obrazac br. INV-4).

9. Popis inventara primljenih na čuvanje (obrazac br. INV-5).

10. Akt popisa uplata za zalihe u prometu (obrazac br. INV-6).

11. Akt popisa nedovršenih popravaka dugotrajne imovine (obrazac br. INV-10).

Računovođa primatelj trebao bi polaziti od načela da nikada ne može biti previše papirologije. Sva područja rada moraju biti provjerena i rezultati provjere dokumentirani. Dokumentacija također podliježe činjenici odsutnosti određenog objekta računovodstva.

Primjerice, u nedostatku dugotrajne imovine ili bankovnih kredita, poželjno je to ovjeriti odgovarajućim aktom.

Organizacijska i administrativna dokumentacija poduzeća uključuje naloge, naloge, interno izvještavanje, opisi poslova, korespondencija itd. Gotovo svi ti dokumenti odnose se na računovodstvo. Stoga u potvrdi o prihvaćanju treba navesti prisutnost organizacijske i administrativne dokumentacije.

Posebno pažljivo provjerite dostupnost skupa sastavnih dokumenata. Ako te dokumente čuva upravitelj, računovođa bi trebao vidjeti originale i pribaviti kopije. Računovođa će možda trebati:

2) ugovor o osnivanju;

3) zapisnik sa sjednica dioničara;

4) iskaznica poreznog obveznika;

5) šifre statistike;

6) podatke o registraciji u socijalnim fondovima;

7) dopisivanje s poreznim uredom;

8) licence;

9) neriješeni arbitražni zahtjevi;

10) rješenje o ovrsi;

11) jamstvene, sponzorske i druge obveze;

12) procjene, planovi, projekti.

Primopredaja završava potpisivanje akta o prihvaćanju i prijenosu i pisano izvješće upravi o utvrđenim nedostacima. Uprava bi trebala odlučiti dodijeliti dodatno vrijeme ili sredstva za obnovu nedostajućih registara ili primarnih dokumenata. Ako je poduzeće podvrgnuto zakonskoj reviziji, revizorska se tvrtka može pozvati da izvrši reviziju za međurazdoblje, a onda prijenos predmeta postaje prilično jednostavan - revizor može napraviti analizu dostupne dokumentacije.

Dokument je informacijska poruka (potvrda) kodirana na određeni način i pričvršćena na posebnom nosaču, koja potvrđuje da činjenica gospodarskog života ili postoji, ili je počinjena, ili mora biti izvršena.

Primarne knjigovodstvene isprave - pisana potvrda o obavljenoj poslovnoj transakciji ili koja daje pravo na nju. Prema Zakonu "O računovodstvu" od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, sve poslovne transakcije moraju se evidentirati na temelju popratnih dokumenata.

Od 1. siječnja 2013. godine obrasci primarnih knjigovodstvenih isprava sadržani u albumima objedinjenih obrazaca primarnih knjigovodstvenih isprava nisu obvezni. Istodobno, obrasci dokumenata koji se koriste kao primarni računovodstveni dokumenti, uspostavljeni od strane ovlaštena tijela sukladno i na temelju drugih savezni zakoni(na primjer, novčani dokumenti) (podaci Ministarstva financija Rusije N PZ-10/2012).

Svaka činjenica gospodarskog života podliježe upisu u primarnu knjigovodstvenu ispravu. Nije dopušteno prihvaćati za računovodstvene isprave koje dokumentiraju činjenice iz gospodarskog života koji se nisu dogodili, uključujući one u osnovi imaginarnih i lažnih transakcija.

Obvezni podaci primarne računovodstvene isprave su:

1) naziv dokumenta;

2) datum sastavljanja isprave;

3) ime gospodarski subjekt tko je sastavio dokument;

5) vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja činjenice gospodarskog života, s naznakom mjernih jedinica;

6) naziv radnog mjesta osobe (osoba) koja je izvršila (dovršila) transakciju, operaciju i odgovorna (odgovorna) za njeno izvršenje, odnosno naziv radnog mjesta osobe (osoba) odgovorne (odgovorne) za registracija događaja;

7) potpise osoba odgovornih za obavljanje poslova s ​​naznakom prezimena i inicijala ili drugih podataka potrebnih za identifikaciju tih osoba.

Primarna knjigovodstvena isprava mora biti sastavljena u trenutku nastanka gospodarskog života, a ako to nije moguće, odmah nakon njenog završetka. Osoba odgovorna za registraciju činjenice gospodarskog života osigurava pravovremeni prijenos primarnih knjigovodstvenih isprava za upis podataka koji se u njima nalaze u računovodstvenim registrima, kao i pouzdanost tih podataka. Osoba kojoj je povjereno vođenje računovodstva i osoba s kojom je sklopljen ugovor o pružanju računovodstvenih usluga ne odgovara za usklađenost primarnih knjigovodstvenih isprava koje su sastavile druge osobe sa ostvarenim činjenicama iz gospodarskog života.

Obrasce primarnih knjigovodstvenih isprava utvrđuje čelnik gospodarskog subjekta na prijedlog službenika kojemu je povjereno vođenje računovodstva. Obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata za organizacije javnog sektora utvrđuju se u skladu s proračunskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

U skladu sa Federalnim zakonom od 06.04.2011. N 63-FZ "O elektroničkom potpisu" (sa izmjenama i dopunama od 02.07.2013.), u slučajevima kada savezni zakoni i drugi regulatorni pravni akti koji su stupili na snagu prije 1. srpnja 2013. predviđaju korištenje elektroničkog digitalnog potpisa, koristi se poboljšani kvalificirani elektronički potpis.

Primarna knjigovodstvena isprava sastavlja se na papiru i (ili) u obliku elektroničkog dokumenta potpisanog elektroničkim potpisom.

Ako zakonodavstvo Ruske Federacije ili sporazum predviđa podnošenje primarne računovodstvene isprave drugoj osobi ili državnom tijelu na papiru, gospodarski subjekt je dužan, na zahtjev druge osobe ili državnog tijela, o svom trošku , za izradu tiskanih primjeraka primarne knjigovodstvene isprave sastavljene u obliku elektroničke isprave.

Ispravci su dopušteni u primarnoj knjigovodstvenoj ispravi, osim ako saveznim zakonima ili podzakonskim aktima tijela nije drugačije određeno. državna regulacija računovodstvo. Ispravak u primarnoj knjigovodstvenoj ispravi mora sadržavati datum ispravka, kao i potpise osoba koje su sačinjavale ispravu u kojoj je izvršen ispravak, s navođenjem prezimena i inicijala ili drugih podataka potrebnih za identifikaciju tih osoba.

Ako se, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, primarni računovodstveni dokumenti, uključujući i u obliku elektroničkog dokumenta, povuku, kopije povučenih dokumenata izrađene u skladu s postupkom utvrđenim zakonodavstvom Ruske Federacije uključuju se u računovodstvene isprave.

Popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava čelnik poduzeća u dogovoru s glavnim računovođom.

Vrste revizija računovodstvenih isprava. Svi primarni dokumenti koje prima računovodstvo moraju biti provjereni u obliku, aritmetički i u biti - ovo je jedna od faza računovodstvene obrade. Tijekom službene provjere otkriva se je li korišten obrazac odgovarajućeg obrasca, jesu li navedeni svi potrebni detalji, sadrži li dokument potrebne potpise, ima li u njemu brisanja, mrlja i nespecificiranih ispravaka. Provjera brojanja omogućuje vam utvrđivanje ispravnosti aritmetičkih izračuna, rezultata oporezivanja. Svrha suštinske provjere je utvrditi zakonitost i svrsishodnost poslovne transakcije zabilježene u dokumentu. Također provjerava je li operacija stvarno izvedena iu navedenoj mjeri. Ako se pronađu greške u gotovini i bankovnim dokumentima, potrebno ih je prepisati, ispravci u njima nisu dopušteni. Nije dopušteno obavljati poslove koji su suprotni zakonu i utvrđenom postupku postupanja s gotovinom i drugim vrijednostima.

Metode provjere:

čvrsta

selektivni

Solidno, naravno, ovo je cijela primarna za promatrano razdoblje. Tijekom revizija, u pravilu, pod nju spadaju blagajna, banka, plaća uprave i glavnog računovođe.

Selektivna metoda - provjera određenog dijela niza dokumenata, ako se npr. radi o unaprijed izvješćima, onda se prema nahođenju inspektora mogu birati dokumenti za parne mjesece, za određeno tromjesečje, ili izvještaji od toga i tog broj do takvih i takvih, općenito, sve ovisi o fantazijama inspektora i o tome koliko on priznaje da možda imate grešaka i prekršaja u tom području (tzv. stupanj revizorskih rizika).

Što se tiče načina.

1. Provjera samog dokumenta:

ü prisutnost obveznih podataka - datum, potpisi odgovornih osoba, sadržaj operacije itd.

ü logička kontrola - usporedba sadržaja operacije i troška; odražava fizičke karakteristike s količinom dokumenta; datum dokumenta i razdoblje uz koje je priložen;

zakonitost operacije ili njezina ekonomska izvedivost;

ü aritmetička provjera - postoje li zbroji sa zbrojem pozicija, prometi za časopise s prometima u glavnoj knjizi itd.

2. Inventar - usporedba računovodstvenih podataka sa stvarnom dostupnošću.

3. Analitički postupci - mnogo različitih tehnika, na primjer, uspoređivanje volumena proizvodnje i potrošnje resursa: električne energije, materijala itd.

4. Korištenje vanjskih izvora informacija – unakrsna provjera (dokumenti i (ili) informacije se traže od drugih strana, regulatornih tijela).

Tijek dokumenata je sustav za stvaranje, tumačenje, prijenos, primanje i arhiviranje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani ili zaprimljeni do završetka izvršenja ili otpreme. Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima kontrolira izvođenje rada s dokumentima i štiti dokumentaciju od neovlaštenog pristupa.

Tijek dokumenata je jedan od alata za upravljanje poduzećem koji služi za razmjenu elektroničke informacije kako unutar poduzeća (između zaposlenika poduzeća) tako i s vanjskim suradnicima. Postoji i nešto kao "uredski rad", koji se često koristi kao sinonim za pojam "tok dokumenata", ali ih treba razdvojiti. Uredski rad je skup mjera u organizaciji za dokumentarnu potporu menadžmentu. Termin "dokumentni tok" zauzvrat opisuje kretanje dokumenata u okviru dokumentarne potpore za upravljanje.

Tijek dokumenata u organizaciji mogu biti i centralizirani i prezentirani na razini pojedinih odjela. U centraliziranom tijeku rada uzimaju se u obzir tri glavne vrste dokumenata: dolazni (od vanjskih suradnika), odlazni (iz odjela) i interni (za distribuciju unutar organizacije).

Postoji niz glavnih faza tijek rada:

ü Izrada dokumenta (prilikom poslovne transakcije)

ü Prijelaz u računovodstvo

ü Provjera usvojenih dokumenata računovođa

ü Oporezivanje, grupiranje i sistematizacija dokumenta u računovodstvu

ü Arhiviranje (posljednja faza) životni ciklus dokument unutar radnog tijeka)

Glavni komunikacijski problem poduzeća srednje razine je problem povezan s tijek dokumenata. Tijek dokumenata može biti loše kvalitete, nepouzdan, neformaliziran itd. Ovi problemi su izvor gubitka informacija, neproduktivnih troškova resursa poduzeća, koji se u konačnici izražavaju u financijskim gubicima. Sredstvo regulacije (normalizacije) interakcije u takvom poduzeću je optimizacija tijeka rada i njegova naknadna automatizacija, tj. stvaranje elektronički sustavi za upravljanje dokumentima (ili EDMS). Istodobno, automatizacija tijeka rada često se događa paralelno s postavljanjem i automatizacijom računovodstva u poduzeću.

Sustavi za automatizaciju tijeka rada ušli su u široku upotrebu u inozemstvu ranije nego u Rusiji, odnosno razvila se vlastita terminologija koja opisuje različita područja elektroničkog upravljanja dokumentima. Postoji čitava klasa proizvoda za automatizaciju tijeka rada, takozvani sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima ili EDMS.

Na najrasprostranjenijoj platformi u Rusiji "1C:Enterprise 8.2." Dovršeno upravljanje dokumentima na 1C pojavio se zajedno sa stvaranjem platforme 1C:Enterprise 8, kada je distribucija 1C obitelji programa preorijentirana s malih na srednje i korporativne segmente poduzeća. Elektronsko upravljanje dokumentima je atribut cjelovitog informacijskog sustava.

Softverski proizvodi bazirani na 1C platformi tradicionalno su jaki u području računovodstva i upravljanja. O upravljanje dokumentima na 1C ima niz dodatnih pogodnosti. To uključuje punopravnu integraciju s vjerodajnicama - dokumentima i imenicima, bez kojih je nemoguće izgraditi sustav integrirane automatizacije poslovnih procesa.

Postoji niz standardnih aplikacija 1C sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, na primjer, automatizacija ugovora. No, rješavanje zadataka kao što su tijek rada osoblja, rad s poslovnim putovanjima i predujamnim izvješćima, zahtjevi za sredstva, procesi podrške prodaji, nabava, proizvodnja i radni tijek skladišta može se riješiti samo u jednom informacijski sistem s računovodstvenim softverom. Na primjer, na platformi 1C 8.2. elektronički sustav upravljanja dokumentima ": Upravljanje procesima" može raditi u jednoj bazi podataka s proizvodom "1C: Plaća i upravljanje osobljem" ili "1C: Upravljanje proizvodnim poduzećem", koji vam omogućuje cjelovito rješavanje oba funkcionalna zadatka (na primjer, zapošljavanje ) i računovodstvene (obračunska plaća) i menadžerske (donošenje motivacijske odluke o povećanju plaće ili novčane kazne), te zadaće interakcije i prijenosa informacija (pronošenje dokumenta duž rute, povezano s pravodobnim obavještavanjem svih zainteresiranih sudionika u obraditi u skladu s prethodno odobrenom procedurom). Funkcionalnost softverskih proizvoda koja rješava probleme interakcije također je standardna za sustave za elektroničko upravljanje dokumentima.

Kontrola resursa poduzeća, upravljanje i organizacija ispravnog rada odjela, optimizacija i unapređenje rada poduzeća rješavaju se korištenjem elektroničkog sustava upravljanja dokumentima.

Obrasci obrazaca primarnih isprava koji se razvrstavaju kao obrasci stroge odgovornosti moraju biti numerirani na način koji propisuju ministarstva i odjeli (numeracija, tipografska metoda).

Odgovornost za pravodobnu i ispravnu pripremu dokumenata, za točnost podataka, kao i za pravodoban prijenos dokumenata u računovodstvo, snose osobe koje su te dokumente sastavile i potpisale.

Pravila tijeka dokumenata i tehnologija obrade računovodstvenih informacija odobreni su kao dio računovodstvene politike koju je usvojilo poduzeće. Za racionalnu organizaciju tijeka rada u poduzeću, raspored tijeka rada mora biti odobren nalogom (uputom) voditelja. Kontrolu poštivanja rasporeda rada od strane izvođača provodi glavni računovođa poduzeća.

Računovodstveni registri. Podaci sadržani u primarnim knjigovodstvenim dokumentima podliježu pravodobnoj registraciji i akumulaciji u računovodstvenim registrima.

Računovodstveni registri- knjige, kartice, časopisi ili zasebni listovi dobiveni primjenom računalne tehnologije, magnetske vrpce, diskovi, diskete i drugi strojni mediji namijenjeni za sistematizaciju i akumuliranje informacija sadržanih u primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo, za razmatranje na računovodstvenim računima i u računovodstvenom izvješćivanju. Prilikom vođenja knjigovodstvenih registara na strojnim medijima, treba osigurati mogućnost njihovog izlaza na papirnate medije.

Izostavljanje ili povlačenje nije dopušteno prilikom upisa knjigovodstvenih objekata u računovodstvene registre, upisa zamišljenih i lažnih knjigovodstvenih objekata u računovodstvenim registrima. Zamišljeni računovodstveni objekt razumijeva se kao nepostojeći objekt koji se u računovodstvu odražava samo po izgledu (uključujući neispunjene troškove, nepostojeće obveze, činjenice iz gospodarskog života koji se nisu dogodili), lažni računovodstveni objekt shvaća se kao objekt koji se odražava u računovodstvo umjesto drugog objekta s kojim će se to prikriti (uključujući lažne poslove). Rezerve, sredstva predviđena zakonodavstvom Ruske Federacije i troškovi njihovog stvaranja nisu zamišljeni predmeti računovodstva.

Računovodstvo se vodi dvostrukim knjiženjem u računovodstvenim računima, osim ako saveznim standardima nije drugačije određeno. Nije dopušteno vođenje računovodstvenih računa izvan računovodstvenih registara koje koristi gospodarski subjekt.

Obavezni podaci knjigovodstvenog registra su:

1) naziv registra;

2) naziv privrednog subjekta koji je sačinio registar;

3) datum početka i završetka vođenja upisnika i (ili) razdoblje za koje je upisnik sastavljen;

4) kronološko i (ili) sustavno grupiranje računovodstvenih objekata;

5) vrijednost novčane mjere knjigovodstvenih objekata s naznakom mjerne jedinice;

6) nazive radnih mjesta osoba odgovornih za vođenje registra;

7) potpise osoba odgovornih za vođenje registra s navođenjem prezimena i inicijala ili drugih podataka potrebnih za identifikaciju tih osoba.

Obrasce računovodstvenih registara odobrava čelnik gospodarskog subjekta na prijedlog službene osobe kojoj je povjereno vođenje računovodstva. Oblici računovodstvenih registara za organizacije javnog sektora uspostavljeni su u skladu s proračunskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

U skladu sa Saveznim zakonom br. 63-FZ od 6. travnja 2011. (sa izmjenama i dopunama od 2. srpnja 2013.), u slučajevima kada savezni zakoni i drugi regulatorni pravni akti koji su stupili na snagu prije 1. srpnja 2013. predviđaju korištenje elektronički digitalni potpis, poboljšani kvalificirani elektronički potpis.

Računovodstveni registar sastavlja se na papiru i (ili) u obliku elektroničkog dokumenta potpisanog elektroničkim potpisom.

Ako zakonodavstvo Ruske Federacije ili sporazum predviđa podnošenje računovodstvenog registra drugoj osobi ili državnom tijelu na papiru, gospodarski subjekt je dužan, na zahtjev druge osobe ili državnog tijela, izvršiti na vlastiti trošak, na papirnatim kopijama knjigovodstvenog registra sastavljenog u obliku elektroničke isprave.

U knjigovodstvenom registru nisu dopušteni ispravci koje nisu ovlastile osobe odgovorne za vođenje navedenog registra. Ispravak u knjigovodstvenom registru mora sadržavati datum ispravka, kao i potpise osoba odgovornih za vođenje ovog registra, s navođenjem prezimena i inicijala ili drugih podataka potrebnih za identifikaciju tih osoba.

Ako se, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, povuku računovodstveni registri, uključujući i u obliku elektroničkog dokumenta, kopije povučenih registara izrađene na način utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije uključuju se u računovodstvene dokumente.

Bez obzira na način vođenja računovodstva, ono se temelji na dokumentaciji, pri čemu dokumenti imaju ulogu primarnih nositelja računovodstvenih informacija (obavljenih poslovnih transakcija). Grupiranje, generalizacija i akumulacija dnevnog poslovanja provode se u računovodstvenim registrima koje razvijaju poduzeća u skladu s općim metodološkim načelima. Registrira po izgled dijele se na kartice, slobodne listove i knjige, po sadržaju - na registre analitičkih, sintetičko računovodstvo i kombinirano, tj. kombiniranje ove dvije vrste računovodstva.

Klasifikacija dokumenata. Sastav i analiza strukture dokumenata na ovoj osnovi omogućuju procjenu omjera volumena internog i vanjskog cirkulacije dokumenata u organizaciji, analizu stupnja autonomije aktivnosti poduzeća (izračunavanje omjera jedinica ulaznih informacija i interne informacije), procjenjuju aktivnost cirkulacije organizacije u vanjskom okruženju (prema udjelu odlaznih dokumenata).

Po dogovoru isprave se dijele na upravne, izvršne, kombinirane i računovodstvene isprave.

menadžerski dokumenti sadrže naloge, upute o izradi, obavljanju određenih poslova (nalozi čelnika poduzeća i osoba koje on ovlasti za obavljanje poslova).

izvršne isprave potvrditi činjenicu poslovnih transakcija. To uključuje naloge o primitku (akti prihvaćanja) materijala; akti prijema i otuđenja dugotrajne imovine; dokumente o prihvaćanju gotovih proizvoda od radnika i sl. Izvršne isprave potpisuju osobe odgovorne za obavljanje poslova i ispravnost njihovog izvođenja u dokumentima, npr. voditelji radionica, voditelji skladišta (skladištari), predradnici i sl. .

Kombinirano isprave su i administrativne i izvršne. To uključuje: dolazne i odlazne nalozi za gotovinu; obračune plaća za izdavanje plaća zaposlenicima poduzeća; prethodna izvješća odgovornih (upućenih) osoba i sl.

Računovodstveni dokumenti sastavljaju se u slučaju kada ne postoje drugi dokumenti za evidenciju poslovnih transakcija, odnosno kada se sažimaju i obrađuju izvršni i administrativne isprave. To uključuje potvrde, izvještaje o distribuciji, obračune pričuva, financijska izvješća itd.

Dokumenti koji se koriste u računovodstvu također se dijele na jednokratne i akumulativne.

Jednom primarni dokumenti sastavljaju svaku poslovnu transakciju i sastavljaju se u jednom koraku.

Kumulativno dokumenti se sastavljaju kroz određeno razdoblje postupnim gomilanjem homogenih poslovnih transakcija. Na kraju razdoblja, ovi dokumenti izračunavaju ukupne vrijednosti za relevantne pokazatelje. Primjeri akumulativnih dokumenata su dvotjedni, mjesečni radni nalozi, limitne kartice za puštanje materijala iz skladišta poduzeća itd. Akumulativni dokumenti su element prve faze sistematizacije i generalizacije računovodstvenih informacija.

Unifikacija i standardizacija dokumenata. Trenutno se koriste jedinstveni, specijalizirani i pojedinačni obrasci primarnih dokumenata. Objedinjeni dokumenti- to model dokumenata, odobren na propisan način i namijenjen za registraciju homogenih transakcija u organizacijama s različitim oblicima vlasništva i različitim industrijskim obilježjima.

U jedinstvene obrasce primarne računovodstvene dokumentacije (osim obrazaca za računovodstvo gotovinskih transakcija), organizacija, ako je potrebno, može unijeti dodatne pojedinosti. Izuzimanje pojedinačnih podataka iz jedinstvenih obrazaca nije dopušteno.

Uvedene promjene moraju biti formalizirane relevantnim organizacijskim i administrativnim dokumentom organizacije. Tipični objedinjeni primarni dokumenti izdaju se u albumima, u kojima se formiraju u kontekstu homogenih odjeljaka računovodstva i imaju svoj karakteristični broj.

Primjenjuju se jedinstveni obrasci primarne računovodstvene dokumentacije za računovodstvo dugotrajne imovine pravna lica svih oblika vlasništva koji djeluju na teritoriju Ruske Federacije (osim kreditne organizacije i javne ustanove).

Obrasci predviđaju zone kodiranja informacija koje se ispunjavaju u skladu sa sveruskim klasifikatorima:

upravljačka dokumentacija - OKUD;

poduzeća i organizacije - OKPO;

dugotrajna sredstva – OKOF.

Po potrebi, u svrhu dodatne sistematizacije pokazatelja za automatiziranu obradu podataka, mogu se unijeti dodatne šifre prema sustavu kodiranja usvojenom u organizaciji.

Prilikom proizvodnje praznih proizvoda na temelju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije dopuštene su izmjene u smislu proširenja i sužavanja stupaca i dodavanja redaka (uključujući slobodne) i labavih listova radi lakšeg postavljanja i obrade potrebnih informacija . Materijalni nosač dokumenta može biti knjigovodstveni obrazac ili magnetski disk, ovisno o tome jesu li računovodstveni podaci zabilježeni na papiru ili magnetskom mediju.

Uvođenje jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije u organizacijama na području Ruske Federacije kao elementa računovodstvene politike provodi se od početka financijske godine i mora biti formalizirano relevantnim organizacijskim i administrativnim dokumentom organizacije.

Međusektorski jedinstveni standardni obrasci su intersektorske prirode i koriste ih sve organizacije. Odobrene su rezolucijama Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije.

Tipični unificirani industrijski obrasci specijalizirani su oblici dokumenata namijenjeni za korištenje od strane organizacija u određenim industrijama. Dakle, trenutačno su standardni obrasci za računovodstvo razvijeni i odobreni od strane Državnog odbora za statistiku: trgovačke operacije;

poslovanja u organizacijama Ugostiteljstvo; gotovinska obračuna sa stanovništvom uz korištenje kasa;

kapitalni i popravni i građevinski radovi;

rad građevinskih strojeva i mehanizama;

poslovi u cestovnom prometu;

poljoprivrednih proizvoda i sirovina.

Pojedinačni oblici primarnih računovodstvenih dokumenata razvijaju se i koriste u organizaciji koja ima specifične operacije koje su svojstvene samo jednom slučaju. Takvi obrasci dokumenata također moraju sadržavati obvezne podatke i biti odobreni naredbom o računovodstvenoj politici organizacije.

Standardizacija dokumenata je uspostava ujednačene veličine obrasci dokumenata iste vrste u skladu s Uredbom Državnog komiteta Ruske Federacije za standardizaciju i mjeriteljstvo od 03.03.2003. br. 65-st „O usvajanju i provedbi državnog standarda Ruske Federacije“.

Zahtjevi za papirologiju u skladu s GOST 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije” stupili su na snagu 1. srpnja 2003. godine.

Od 1. siječnja 2013. godine obrasci primarnih knjigovodstvenih isprava sadržani u albumima objedinjenih obrazaca primarnih knjigovodstvenih isprava nisu obvezni. Istodobno, obrasci dokumenata koji se koriste kao primarne računovodstvene isprave, uspostavljeni od strane ovlaštenih tijela u skladu s drugim saveznim zakonima i na temelju njih, i dalje su obvezni (na primjer, novčani dokumenti).

Stanje i izgledi za uvođenje „bezpapirnog računovodstva“. Oduvijek je bilo pokušaja automatizacije računovodstva - računala, strojeva za zbrajanje, kalkulatora i, konačno, računala s programima namijenjenim isključivo računovodstvu. Ako pravilno i učinkovito koristite modernu računsku tehnologiju, računovodstvo u organizaciji može se dovesti na kvalitativni nivo. nova razina: pohranjuju papirnate dokumente u arhivu, te rade isključivo s njihovim elektroničkim kopijama.

Prema Zakonu o računovodstvu, primarni dokumenti moraju se čuvati najmanje pet godina. Primarne računovodstvene isprave, računovodstveni registri, računovodstveni (financijski) izvještaji, revizorska izvješća o tome podliježu pohranjivanju od strane organizacija za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima o uređenju državnih arhiva, ali ne manje od pet godina nakon izvještajne godine. Dokumenti računovodstvene politike, standardi gospodarskog subjekta, drugi dokumenti koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji osiguravaju reprodukciju elektroničkih dokumenata, kao i provjeru vjerodostojnosti elektroničkog potpisa, podliježu čuvanju najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za izradu računovodstvenih (financijskih) izvještaja.

U potpunosti prenesite računovodstvo na tehnologija bez papira uz skeniranje cjelokupne primarne dokumentacije teško da je moguće, jer se mora digitalizirati veliki broj dokumenata iz prethodnih godina, pripremiti elektronički potpisi osoba koje mogu potvrditi vjerodostojnost dokumenata, posebni programi za elektroničko upravljanje dokumentima i drugo. Stoga će prijelaz na "bezpapirno računovodstvo" biti postupan, budući da istječu rokovi za pohranu papirnatih dokumenata.

Dosta je već učinjeno u smjeru smanjenja papirne cirkulacije dokumenata. Na primjer, prijenos računa i faktura dobavljačima i kupcima. Dosadašnja računovodstvena praksa podrazumijeva izradu dokumenata prvo u skladištu (račun), zatim u računovodstvu (računi, fakture), prikupljanje potpisa, slanje poštom ili kurirskom službom.

Računalna tehnologija može značajno ubrzati cijeli proces. Skladištar će elektronički ispuniti dokument (račun, potvrdu o prijenosu ili potvrdu o preuzimanju), unijeti ga u program, računovođa će sastaviti račun, staviti ga digitalni potpis i poslati primatelju. Računalni program za upravljanje dokumentima može se konfigurirati za kontrolu plaćanja, kako u pogledu vremena tako i količine.

Sve to smanjuje količinu papirnatih dokumenata i olakšava pronalaženje potrebnih informacija.

Primarne računovodstvene isprave ili primarni računovođe, kako ih zovu, temelj su osnova računovodstva, kako računovodstvenog tako i poreznog. Bez ispravan dizajn, vođenje i primarnu dokumentaciju, nemoguće je obavljati legalne poslove.

Zakon "O računovodstvu" od 06.12.2011. br. 402-FZ navodi da "svaka činjenica gospodarskog života podliježe registraciji primarnom knjigovodstvenom ispravom."

Kako bi se osiguralo da sve potrebni dokumenti, trebali biste redovito provjeravati svoje računovodstvo, a onima koji za to nemaju vremena preporučamo uslugu besplatne računovodstvene revizije.

Primarna organizacija pisanim putem dokazuje činjenicu poslovne transakcije, potvrđuje troškove poslovanja prilikom obračuna porezne osnovice, utvrđuje odgovornost izvršitelja za njihovo obavljanje poslova. Traže se primarni dokumenti porezni inspektori prilikom provjere deklaracija i izvješća, a nužni su prilikom prolaska inspekcija.

S obzirom da ne samo računovođe, već i menadžeri, individualni poduzetnici, voditelji prodaje i drugi zaposlenici ispunjavaju i sastavljaju primarne dokumente, predlažemo da se upoznate sa zahtjevima za te dokumente.

Tko izrađuje obrasce primarnih dokumenata?

Primarni računovodstveni dokumenti su ujedinjeni(čiji je oblik razvio Rosstat (bivši Goskomstat Ruske Federacije) ili Središnja banka) i samostalno razvijaju porezni obveznici.

Članak 9. Zakona br. 402-FZ sadrži sljedeći popis obveznih pojedinosti primarnih dokumenata (objedinjenih ili neovisno razvijenih):

• Naslov dokumenta;
• datum pripreme dokumenta;
• naziv gospodarskog subjekta koji je sastavio dokument;
• sadržaj činjenice gospodarskog života;
• vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja činjenice gospodarskog života, s naznakom mjernih jedinica;
• naziv radnog mjesta osobe koja je izvršila transakciju, operaciju i odgovorna za njezino izvršenje;
• potpise ovih osoba.

Što se tiče pečata, iako nije naveden među potrebnim podacima, ali ako postoji polje "M.P." (mjesto za tisak) njegov otisak je obavezan.

Ako je porezni obveznik zadovoljan jedinstvenim obrascima Državnog odbora za statistiku (srećom, popis je ogroman), tada nije potrebno razvijati vlastite obrasce. Postoji i koncept "moderniziranog primarnog", t.j. jedinstvene primarne dokumente, u koje je porezni obveznik izvršio svoje dopune.

Bilješka, ne može se samostalno razvijati i odobravati obrasci sljedećih primarnih dokumenata:

• gotovinski dokumenti;
• nalog za plaćanje i drugi bankovni dokumenti za namiru;
• jedinstveni obrasci za obračune pomoću blagajne;
• tovarni list;
• platni spisak i platni spisak.

Takvi primarni dokumenti mogu se samo objediniti.

Gdje mogu pronaći uzorke jedinstvenih primarnih dokumenata?

Izrada i odobravanje obrazaca primarnih dokumenata je u nadležnosti Državnog odbora za statistiku (sada Rosstat). Do danas se i dalje koriste jedinstveni oblici razvijeni 90-ih godina prošlog stoljeća. Samo dokumenti o namiri (plati) koje je razvila Banka Rusije imaju relativno novo izdanje - od 2012. godine.

Takvi se dokumenti različito nazivaju: akti, časopisi, računi, izjave, nalozi, knjige, upute, izračuni, punomoći, nalozi itd. U ovoj tablici pronaći ćete u kojoj su Rezoluciji Državnog odbora za statistiku jedinstveni oblici primarnih objavljeni su dokumenti koji su vam potrebni.

Na našoj web stranici možete preuzeti obrasce jedinstvenih primarnih dokumenata i po .

Obrazac striktnog izvješćivanja (BSO) također je primarni dokument, ali zahtjevi za njega su posebni. Popis obveznih detalja BSO širi je od popisa običnih primarnih dokumenata, posebno je obvezno navesti TIN i prisutnost otiska pečata.

U članku "" možete saznati u kojim slučajevima je potrebno primijeniti jedinstveni oblik ovaj dokument i kada ga možete sami izraditi.

Pogreške u izvornim dokumentima

Prije svega, primarni dokumenti moraju sadržavati točno navedene obvezne podatke. Prema Ministarstvu financija, porezni obveznik može uzeti u obzir troškove primarnog izvora, ako sadrži samo manje pogreške.

Takve pogreške ne bi smjele spriječiti točnu identifikaciju prodavatelja i kupca, naziv robe i njezinu vrijednost, druge okolnosti dokumentirane činjenice gospodarskog života (iz dopisa Ministarstva financija od 04. veljače 2015. br. 03 -03-10 / 4547).

Nažalost, tipično pojednostavljeno izražavanje službenih objašnjenja često ne omogućuje jasno razumijevanje koje će se netočnosti ili pogreške u primarnim dokumentima prepoznati kao beznačajne.

Na primjer, je li manja pogreška ako ime poreznog obveznika sadrži mala slova umjesto velikih? U drugom dopisu od 05.02.2012. godine broj 03-07-11/130 Ministarstvo financija naznačilo je da su greške kao što je zamjena velikih slova malim slovima i obrnuto; mijenjanje slova na mjestima; netočna naznaka pravne forme nije prepreka za identifikaciju poreznog obveznika (ako su PIB i drugi podaci ispravno navedeni).

Ali sljedeće pogreške mogu se prepoznati kao značajne za primarne dokumente:

• aritmetičke pogreške (pogrešno navedena vrijednost / količina robe ili iznos poreza);
• različiti nazivi istog proizvoda (na primjer, u specifikaciji za ugovor o nabavi slatkiša nazivaju se "slatkiši od vafla u čokoladi", a u fakturi - "Mishka na sjeveru");
• netočni nazivi poslova onih koji potpisuju primarne dokumente (npr. u punomoći stoji “zam. direktor tvrtke“, au aktu o prihvaćanju - “Zamjenik ravnatelja”);
• iznosi u brojkama ne podudaraju se s istim, već su naznačeni riječima (umjesto 155.000 rubalja (sto pedeset i pet tisuća rubalja), napisano je 155.000 rubalja (pedeset pet tisuća rubalja).

Porezna inspekcija možda neće prihvatiti rashode po takvim primarnim dokumentima, a protivna strana može imati problema i pri odbitku PDV-a.

Ispravak originalnih dokumenata samo na korektivni način(netočan tekst precrtava se jednom tankom linijom, a na vrhu se ispisuje točan tekst). Ispravci su popraćeni natpisom "Ispravljeno", datumom i potpisima odgovornih osoba. Ispravci dolaznih i nalozi za isplatu, bankovne isprave i BSO. Treba ih ponovno stvoriti.

Obratite pažnju da se primarni dokumenti potpisuju u razdoblju važenja punomoći izdane za njihovo potpisivanje, inače će inspektori smatrati da je dokumente potpisao neovlašteni djelatnik. Isto treba nadzirati s obzirom na potpise u vašem primarnom uredu predstavnika suradnika: punomoći koje su im izdane moraju biti ažurne.

Prilikom sastavljanja primarnih dokumenata potrebno je paziti ne samo na njihovo popunjavanje, već i na podudarnost njihovih datuma i drugih detalja s drugim dokumentima, na primjer, ugovorima i fakturama. Dakle, sporan će biti odbitak PDV-a na fakturi sastavljenoj prije teretnog lista.

Pitanja porezne uprave izazivaju računi ili akti potpisani prije ugovora, čije je izvršenje potvrđeno primarnim dokumentima. Postoji izlaz iz ove situacije, predviđen stavkom 2. čl. 425 Građanskog zakonika Ruske Federacije: navedite u tekstu sporazuma takvu klauzulu "Uvjeti ovog sporazuma također se primjenjuju na odnose stranaka koji su nastali prije njegovog sklapanja."

Ili, primjerice, u aktu stoji da su radovi završeni od 10. ožujka do 30. ožujka, dok je ugovorom određen rok rada od 10. travnja do 30. travnja. U tom slučaju možete sastaviti dodatni ugovor uz ugovor, gdje naznačite stvarni rok za završetak radova ili u samom aktu naznačite da je posao završen prije roka.

Izvođači moraju biti oprezni prilikom potpisivanja akata o izvođenju radova od strane naručitelja. Ako su prema ugovoru bili uključeni podizvođači, tada izvođač mora s njima potpisati akte prije nego što se posao preda naručitelju. Ako se ti datumi ne podudaraju, porezna uprava može troškove podizvođača smatrati nerazumnima i neće ih priznati pri izračunu porezne osnovice.

Tijek dokumenata primarnih dokumenata

Tijek dokumenata primarnih dokumenata uključuje sljedeće korake:

• registracija primarnog dokumenta;
• prijenos dokumenta u računovodstvo, gdje se provjerava i upisuje u registre;
• trenutnu pohranu i naknadni prijenos dokumenta u arhivu.

Daleko od toga da je pitanje praznog hoda - kada treba sastavljati primarne dokumente? Odgovor na to je u članku 9. Zakona br. 402-FZ „Primarna računovodstvena isprava mora biti sastavljena kada se počini činjenica gospodarskog života, a ako to nije moguće - odmah nakon njegovog završetka.

Neprihvatljivo je sastavljanje primarnih dokumenata nekoliko dana nakon poslovne transakcije. Svi zaposlenici koji imaju pravo sastavljanja primarne dokumentacije moraju se pridržavati rasporeda tijeka rada, u kojem možete postaviti, na primjer, sljedeće rokove za predaju dokumenata računovodstvu:

• ulazni i izlazni nalozi za gotovinu - na dan sastavljanja;
• dokumenti vezani za registraciju prodaje - najkasnije sljedeći radni dan;
• avansna izvješća - najkasnije tri radna dana nakon utroška sredstava;
• potvrde o bolovanju - najkasnije sljedeći radni dan nakon odlaska na posao i sl.

Što se tiče dokumenata koje su potpisale druge ugovorne strane, obveza pravovremenog prijenosa istih može se predvidjeti u tekstu ugovora, na primjer, kako slijedi: „Kupac se obvezuje dobavljaču prenijeti originale potpisanih tovarnih listova , akte i račune najkasnije dva radna dana od dana njihovog potpisivanja.”

Prilikom prijenosa potpisanog primarnog u računovodstvu, provjeravaju oblik dokumenta; dostupnost obveznih podataka; zakonitost poslovne transakcije; aritmetički proračuni. Podaci iz ovjerenih primarnih isprava upisuju se u računovodstvene registre.

Tekuća pohrana primarne obično se obavlja u računovodstvu, a na kraju godine dokumenti se grupiraju po datumu, grupiraju i prenose u arhivu. Čuvajte originalne dokumente najmanje pet godina.