Jedinstveni obrasci primarne dokumentacije su. Obveza jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije

Registracija raznih primarnih računovodstvenih dokumenata - komponenta svakodnevne poslovne prakse svakog poduzeća. Primarni računovodstvene isprave koriste se u osoblju i financijske aktivnosti... Ovaj će se članak usredotočiti na pripremu i pohranu ovih dokumenata.

Iz članka ćete naučiti:

Obvezni obrasci primarnih knjigovodstvenih isprava

Primarni dokumenti sadrže računovodstvene podatke na temelju kojih se provodi potvrda izvršenja upravljačkih radnji ili poslovanja. U gospodarskom i organizacijske aktivnosti tvrtke takvi se papiri koriste vrlo široko.

U svom najopćenitijem obliku, tijek rada svake organizacije može se klasificirati u tri velike skupine:

• Upravljački dokumenti. Posredstvom poslovnih papira ove grupe obavlja se prijem i prijenos administrativnih upravljačkih odluka. To također uključuje radove koji sadrže informacije koje se koriste za sastavljanje različitih izvješća. Zauzvrat, na temelju tih izvješća donose se upravljačke odluke;
• Kadrovski dokumenti. Ovi dokumenti sadrže podatke o osoblju poduzeća, podatke o kadrovskoj evidenciji, kao i organizaciji rada s osobljem. To također uključuje informacije o rotaciji osoblja, podatke o promjenama posla i otpuštanju zaposlenika. Informacije o nagradama i kaznama također su uključene u ovu grupu. Konačno, raspored godišnjih odmora, osoblje i svi primarni dokumenti za kadrovsku evidenciju su još jedna vrsta kadrovskih dokumenata.
• Računovodstveni i financijski dokumenti. Ovi radovi sadrže podatke o gospodarskim i proizvodnim aktivnostima poduzeća. Ova skupina uključuje planiranje, računovodstvo, analitiku i financijska izvješća, razni ugovori, propisi i svi primarni dokumenti računovodstvo.

Tipični oblici primarnih računovodstvenih isprava

Godine 2017 različitih oblika primarni dokumenti postoje i u kadrovskoj i u računovodstvenoj evidenciji. To također uključuje popratne i popratne dokumente koji sadrže početne informacije o različiti tipovi organizacijski i ekonomska aktivnost organizacijama. Budući da su primarni dokumenti koji su sastavljeni u skladu sa utvrđena pravila, imaju pravni značaj, onda ti papiri postaju potvrda činjenice o poduzimanju organizacijske radnje ili činjenice obavljanja neke poslovne radnje i njihovo popunjavanje se vrši odmah nakon nastanka te činjenice.

Popis obrazaca primarnih knjigovodstvenih isprava

Kadrovska i računovodstvena evidencija vodi se na temelju standardnih obrazaca primarnih isprava. Dakle, podaci poslovni papiri dijele se na primarne kadrovske i računovodstvene dokumente.

Na primjer, na primarne vrijednosne papire kadrovske evidencije uključuju osobnu iskaznicu zaposlenika, nalog za odobravanje dopusta ili nalog za premještanje zaposlenika, raspored osoblja, raspored godišnjih odmora, nalog za otpuštanje, nalog za slanje na službeni put, putnu potvrdu ako se i dalje koristi od strane organizacije u 2017. godini, naređuje nagrađivanje i kažnjavanje zaposlenika.

Vrste računovodstvenih primarnih dokumenata mnogo su raznolikije. Na primjer, to uključuje izjave za evidentiranje radnog vremena, obračune sa zaposlenicima o plaćama, potvrde o gotovini i trgovačke operacije, blagajnički čekovi primljeni kao rezultat obračuna s fizičkim osobama tijekom transakcija, dokumenti za namiru i plaćanje, izvještaji o dugotrajnoj imovini i nematerijalna imovina i mnogo više.

Treba imati na umu da se primarni dokumenti po svom podrijetlu mogu podijeliti na vanjske i unutarnje... Vanjski, tj. dolazni iz vanjskih izvora predstavljaju različite naloge za plaćanje, zahtjeve za plaćanje, zahtjeve za narudžbe i račune. Interne, odnosno stvorene unutar tvrtke, postoje četiri vrste: administrativne, računovodstvene, izvršne i kombinirane.

Pročitajte također:

U 2017. godini, glavni dokument na temelju kojeg se stvaraju arhive organizacija i pohranjuju primarni dokumenti svih gore navedenih vrsta je Savezni zakon br. 125 FZ od 22. listopada 2004. godine. Kako iz ovoga proizlazi zakonodavni akt, rokovi čuvanja poslovnih dokumenata ne određuju se samo saveznim, već i drugim propisima.

Primjena obrazaca primarnih knjigovodstvenih isprava

S uvođenjem novog Savezni zakon"O računovodstvu" nije postala obvezna za primjenu obrazaca primarnih knjigovodstvenih isprava, koji se nalaze u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije. S tim u vezi, pojavilo se prirodno pitanje pred zaposlenicima kadrovske službe, računovodstva i predškolskih obrazovnih ustanova - je li potrebno razvijati vlastite obrasce ili nastaviti koristiti stare koje je odobrio Državni odbor za statistiku?

Primjena starih obrazaca

Za izradu vlastitih verzija obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, zaposlenicima ovih odjela potrebna su posebna znanja i iskustvo. Kada odlučite razviti vlastite obrasce, morate jasno procijeniti izvedivost ovog koraka.

Postojeći jedinstveni obrasci i dalje su relevantni i ispunjavaju svoju računovodstvenu funkciju. Štoviše, ako su primjereni poslovnim procesima u organizaciji, onda nema smisla prelaziti na nove oblike.

Također treba imati na umu da su zaposlenici regulatornih tijela blaži prema starim oblicima i imaju predrasude prema novim. Radni spor, ako ga ima, lakše ćete dobiti ako koristite stare obrasce primarnu dokumentaciju.

Drugi argument u korist starih obrazaca je da ako vodite evidenciju o dokumentima pomoću softvera, nastavak korištenja jednoobraznih obrazaca neće zahtijevati promjene u postojećim sustavima.

Za neke tvrtke, prvenstveno zajedničke pothvate ili podružnice stranih tvrtki u Rusiji, prijelaz na nove oblike može biti vrlo relevantan. Činjenica je da istovremeno moraju voditi evidenciju prema zakonima svoje zemlje, a prema rusko zakonodavstvo... Razvijanje vlastitih obrazaca, koji će uzeti u obzir sve pojedinosti koje zahtijevaju zakonodavstvo obiju zemalja, pomoći će im da izbjegnu duplo sastavljanje dokumenata.

Treba imati na umu da čak i ako se odlučite zadržati uredski posao koristeći stare obrasce, morat ćete ih prilagoditi. Na primjer, uklonite šifre OKUD i OKPO, uklonite vezu na Rezoluciju Državnog odbora za statistiku, dodijelite prostor za dekodiranje potpisa osobe koja potpisuje dokument (prezimena i inicijale) itd.

Primjena novih obrazaca

Prva faza u razvoju novih oblika trebala bi biti određivanje izvršitelja ovog zadatka. Prema zakonu, odgovornost za izradu takvih obrazaca snosi osoba zadužena za računovodstvo. Problem je u tome što u primarne dokumente spadaju ne samo knjigovodstveni, nego i kadrovski. Računovođa možda ne poznaje sve zamršenosti upravljanja ljudskim resursima. Stoga morate uključiti djelatnika ljudskih resursa u razvoj novih oblika.

Naša preporuka za izradu jedinstvenih obrazaca za poduzeće je da predloški dio zaglavlja treba formulirati vrlo kratko, izbjegavajući mogućnost dvostrukog tumačenja teksta. Preporučljivo je koristiti predloške, šablone, standardne fraze i izraze: "Kontrola nad izvršenjem (naziv dokumenta) za dodijeliti (položaj i prezime)," U vezi s .... "," Uzimajući u obzir . .. "," Na temelju ... ".

Nemojte žuriti s odustajanjem od onih obrazaca koji se često koriste - satnice, rasporedi odmora, osoblje - na temelju njih možete stvoriti nove obrasce. Ako vam se stari obrasci čine preopterećeni podacima, možete ih pojednostaviti i ukloniti neke retke, stupce ili suvišne informacije.

Navedimo primjer. Postoji standardni obrazac broj T-3" Tablica osoblja". Sadrži stupce 6, 7 i 8, namijenjene za evidentiranje naknada koje su određene za zaposlenika. Ako vam ovi stupci nisu potrebni, možete ih izbrisati.

Primarne računovodstvene isprave važne su i u računovodstvenim pitanjima i u određivanju obujma porezne obveze... Za stručnjaka tvrtke koji je odgovoran za izradu primarnih računovodstvenih isprava važno je jasno razumjeti sadržaj i oblike takvih dokumenata, kao i poznavati specifičnosti vođenja računovodstvenih registara.

Uloga primarne isprave u računovodstvu

Primarni dokumenti su dokumenti uz pomoć kojih tvrtka sastavlja poslovne događaje koji su se dogodili u poduzeću (članak 1. članka 9. Zakona o računovodstvu od 06.12.2011. br. 402-FZ).

Prva stvar koju bi računovođe bilo koje organizacije trebali jasno razumjeti: danas ne postoji određeni popis oblika primarnih računovodstvenih dokumenata, obveznih za sve. Svaka tvrtka sama određuje oblike primarnih dokumenata, ovisno o svrsi njihove primjene.

Međutim, za takve dokumente zakonski je utvrđen popis obveznih rekvizita (članak 2. članka 9. Zakona br. 402-FZ).

VAŽNO! Obrasci koji se koriste u računovodstvu moraju biti nužno utvrđeni u računovodstvenoj politici organizacije (klauzula 4 PBU 21/2008, odobrena naredbom Ministarstva financija Ruske Federacije od 06.10.2008. br. 106n).

Popis mogućih primarnih računovodstvenih dokumenata

Popis primarnih računovodstvenih dokumenata u 2018.-2019. može biti sljedeći:

1. Lista pakiranja. Ovo je dokument koji odražava popis prenesenog inventara. Tovarni list je sastavljen u 2 primjerka i sadrži podatke koji se naknadno odražavaju na računu. Tovarni list potpisuju predstavnici obiju strana uključenih u transakciju i pečatom (ako ga tvrtka koristi u svojoj praksi).

1. Zapisnik o prihvaćanju. Sastavlja se po završetku izvođenja određenih radova (usluga) kako bi se potvrdilo da rezultat rada ispunjava izvorne uvjete ugovora.

Pogledajte primjer takvog čina.

1. Primarni dokumenti za obračun osoblja o plaćama (na primjer, platni spisak).

Za više informacija o ovim izjavama pogledajte članak "Uzorak popunjavanja platnog lista T 49" .

1. Dokumenti koji se odnose na prisutnost dugotrajne imovine - ovdje tvrtka može sastaviti takvu dokumentaciju s popisa primarnih računovodstvenih dokumenata:

• Potvrda o prihvaćanju i prijenosu OS u obrascu OS-1 - po primitku ili otuđivanju objekta koji nije u vezi sa zgradama ili građevinama.

Za više detalja o ovom činu pogledajte materijal "Jedinstveni obrazac br. OS-1 - Potvrda o prihvaćanju i prijenosu OS" .

• Ako je OS objekt zgrada ili građevina, tada se njegov dolazak ili odlaganje dokumentira aktom u obrascu OS-1a.

Za više detalja pogledajte članak "Jedinstveni obrazac br. OS-1a - obrazac i uzorak" .

• Otpis imovine sastavlja se aktom u obrascu OS-4.

Za detalje pogledajte materijal "Jedinstveni obrazac br. OS-4 - Akt o otpisu imovine" .

• Ako je potrebno dokumentirati činjenicu provedenog popisa, a popis inventara OS u obrascu INV-1.

Za više pojedinosti o takvom primarnom dokumentu pogledajte članak "Jedinstveni obrazac br. INV-1 - obrazac i uzorak" .

• Ako je popis izvršen u odnosu na nematerijalnu imovinu, tada će se popis sastaviti prema obrascu INV-1a.

O tome pogledajte materijal "Jedinstveni obrazac br. INV-1a - obrazac i uzorak" .

1. Posebna skupina primarnih dokumenata su novčani dokumenti... To uključuje, posebice, sljedeći popis primarnih računovodstvenih dokumenata za 2018.-2019.:

• Potvrda za gotovinski nalog.

Za više informacija o sastavljanju pogledajte članak "Kako se popunjava dolazni novčani nalog (PKO)?" .

• Novčani nalog za račun.

1. Nalog za plaćanje.

Pročitajte o pravilima za oblikovanje ovog dokumenta.

1. Prethodno izvješće.

1. Izjava o prijeboju međusobnih potraživanja.

Pročitajte o specifičnostima korištenja ovog dokumenta.

1. Računovodstvene informacije.

Za načela njegovog oblikovanja pogledajte materijal "Računovodstvena potvrda o ispravljanju pogreške - uzorak".

Navedeni popis ne iscrpljuje cijeli volumen primarnih dokumenata koji se koriste u računovodstvu, a može se proširiti ovisno o specifičnostima računovodstva koje se provodi u svakoj pojedinoj organizaciji.

VAŽNO! Nisu primarni knjigovodstveni dokumenti s popisa 2018.-2019. - popis je predložen gore:

• Ugovor... Ovo je dokument koji propisuje prava, obveze i odgovornosti strana uključenih u transakciju, vrijeme i postupak namirenja, posebni uvjeti i sl. Njegovi se podaci koriste u organiziranju računovodstva za analitiku obračuna s drugim ugovornim stranama, ali on sam ne formira računovodstvene poslove.
• Ček. Ovaj dokument odražava iznos koji kupac pristaje platiti prihvaćanjem uvjeta dobavljača. Račun može sadržavati dodatne informacije o uvjetima transakcije (uvjeti, postupak plaćanja i isporuke i sl.), odnosno dopunjava ugovor.
• Dostavnica. Ovaj dokument je sastavljen za porezne svrhe, budući da na temelju njega kupci prihvaćaju za odbitak iznos PDV-a koji su prikazali dobavljači (članak 1. članka 169. Poreznog zakona Ruske Federacije). Dakle, s fakturom, u nedostatku drugih dokumenata koji karakteriziraju određenu transakciju, bit će nemoguće potvrditi troškove ove transakcije (pisma Ministarstva financija Ruske Federacije od 25. lipnja 2007. br. 03-03- 06 / 1/392, FTS od 31. ožujka 2006. br. 02-3 -08/31, rješenje Federalne antimonopolske službe Istočnosibirskog okruga od 19.04.2006. br. A78-4606 / 05-S2-20 / 317 -F02-1135 / 06-S1).

Treba imati na umu da jedinstveni obrasci primarnih računovodstvenih isprava navedenih na popisu nisu obvezni za korištenje, budući da se od 2013. (nakon donošenja Zakona br. 402-FZ) obrasci takvih obrazaca mogu razvijati samostalno. Ali u većini slučajeva i dalje se koriste. Stoga u 2018.-2019. ostaje relevantan popis jedinstvenih oblika primarnih računovodstvenih isprava sadržanih u rezolucijama Državnog odbora za statistiku.

Koje podatke trebaju sadržavati obrasci primarnih dokumenata

Unatoč činjenici da trenutno ne postoje primarni dokumenti obvezni za sve oblike, zakonodavac je utvrdio zahtjeve za sadržaj takvih dokumenata. Popis obveznih podataka koji moraju biti sadržani u svakom primarnom dokumentu dat je u stavku 2. čl. 9 Zakona br. 402-FZ. To su, posebno:

• naziv dokumenta;
• datum kada je takav dokument sastavljen;
• podatke o osobi koja je pripremila dokument (naziv tvrtke ili individualnog poduzetnika);
• bit činjenice gospodarskog života, koja je formalizirana ovim dokumentom;
• monetarne, numeričke karakteristike, pokazatelji događaja koji se dogodio (na primjer, u kojem volumenu, u kojim jedinicama i za koji iznos su komercijalni proizvodi prodani kupcima);
• podatke o odgovornim stručnjacima koji su izvršili obavljeni događaj, kao i potpise takvih stručnjaka.

Primarni dokumenti i računovodstveni registri

Kako se mogu klasificirati primarni računovodstveni dokumenti?

Ako je primarni dokument izdala sama tvrtka, onda se on može odnositi ili na skupinu internih ili na skupinu eksternih. Dokument koji se sastavlja unutar društva i proširuje svoje djelovanje na tvrtku koja ga izdaje interni je primarni dokument. Ako je dokument primljen izvana (ili ga je sastavila tvrtka i izdala izvana), tada će to biti vanjski primarni dokument.

Interni dokumenti tvrtke podijeljeni su u sljedeće kategorije:

• Regulatorni primarni dokumenti - oni koje tvrtka daje naloge bilo kojoj svojoj strukturnoj jedinici ili zaposleniku. Ova kategorija uključuje narudžbe tvrtke, narudžbe itd.
• Izvršni primarni dokumenti. U njima tvrtka odražava činjenicu da se dogodio određeni gospodarski događaj.
• Dokumenti računovodstvena registracija... Uz njihovu pomoć, tvrtka sistematizira i sažima informacije sadržane u drugim regulatornim i pratećim dokumentima.

Nakon što je poslovni događaj formaliziran kao primarni dokument, tada se događaj mora prikazati u računovodstvenim registrima. Oni su, naime, nositelji naručenih informacija, akumuliraju i distribuiraju znakove i pokazatelje poslovnih transakcija.

Po vanjski izgled razlikuju se sljedeći registri:

• knjige;
• kartice;
• labave plahte.

Na temelju načina vođenja registra razlikuju se sljedeće skupine:

• Kronološki registri. Oni bilježe događaje koji su se dogodili uzastopno - od prvog u vremenu do posljednjeg.
• Sustavni registri. U njima tvrtka svršene transakcije svrstava po ekonomski sadržaj(primjer je blagajnička knjiga).
• Kombinirani registri.

Prema kriteriju sadržaja podataka koji se odražavaju u registrima, razlikuju se:

• sintetički registri (na primjer, nalog za dnevnik);
• analitički registri (plate);
• kombinirani registri, u okviru kojih tvrtka provodi i sintetičko i analitičko računovodstvo.

Za više informacija o računovodstvenim registrima pogledajte članak "Računovodstveni registri računovodstva (obrasci, uzorci)" .

Ishodi

Trenutno ne postoje primarne računovodstvene isprave obvezne za sve obrasce i popis primarnih računovodstvenih isprava: svaki poslovni subjekt ima pravo samostalno odrediti za sebe oblike primarnih isprava koje će koristiti u svojim aktivnostima.

Istodobno, najčešći primarni računovodstveni dokumenti su oni koji imaju analoge među jedinstvenim obrascima koje je odobrio Državni odbor za statistiku.

Nakon sastavljanja primarne isprave, potrebno je podatke iz njega prenijeti u računovodstveni registar.

Ali gotovo bilo koji poduzetničku djelatnost popraćeno znatnom količinom raznovrsne dokumentacije. Postavlja se razumno pitanje, koji su to primarni dokumenti?

Osnovne informacije

Primarno računovodstvo označava početnu fazu generalizacije pojedinih ekonomskih operacija, koje karakteriziraju glavne procese organizacije.

Računovodstveni objekti su:

• nabava sirovina za proizvodni proces;
• kupnju materijalnih sredstava i njihovo naknadno trošenje;
• potrošnja na proizvodne aktivnosti;
• kretanje proizvedenih proizvoda i nedovršena proizvodnja;
• volumen gotovih proizvoda;
• otprema i prodaja proizvoda;
• transakcije namirenja s dobavljačima, kupcima i kupcima;
• izvještavanje banaka, osnivača i financijskih institucija;
• drugo.

Sve ove operacije prate dokumentiranje... Informacije na Poslovni procesi a popratne nijanse prikazane su u primarnoj dokumentaciji.

Osnovni koncepti

Definicija primarnog dokumenta znači dokument koji pokriva početne informacije o rezultatima bilo koje aktivnosti.

Primarni dokument je pisani dokaz o provedbi poslovanja. Ovaj dokument se sastavlja u vrijeme operacije ili neposredno nakon njezina završetka.

Odnosno, razmatraju se oni primarni računovodstvene isprave potvrđujući činjenicu poslovne transakcije. Sve informacije koje su prisutne u primarnim dokumentima moraju se prikazati u računovodstvu.

Da biste ga akumulirali i sistematizirali, koristite računovodstveni registri... Sadrže podatke o svim poslovnim transakcijama koje se obavljaju u organizaciji.

Nakon proteka određenog razdoblja, podaci iz računovodstvenih registara u grupiranom obliku prenose se u financijske izvještaje.

Glavne vrste primarnih dokumenata su:

• novčane uputnice;
• / itd.

Ovi dokumenti sadrže podatke o obavljenoj poslovnoj transakciji. U nekim slučajevima, obrasci primarnih dokumenata rangirani su kao obrasci striktnog izvješćivanja.

Prema vrsti poslovanja, primarna dokumentacija se dijeli na knjigovodstvene papire za osnovna sredstva, plaće, gotovinski promet, Novac itd.

Zaslužuje posebnu pažnju. Zapravo, ovaj dokument teško da je primaran, jer ne opisuje konkretnu poslovnu transakciju, budući da je dodatak primarnom dokumentu.

Potreba za fakturom javlja se u postupku dobivanja PDV-a. Međutim, istovremeno ćete morati predočiti račun ili akt.

U isto vrijeme Porezni broj spominje račun u izravnoj vezi s primarnim dokumentima.

Koje su njihove funkcije

Priznaje se da je temeljna svrha primarnog dokumenta potvrda pravnu snagu izvršio poslovnu transakciju.

Istodobno se utvrđuje odgovornost za izvođenje operacija za neke izvođače za obavljene operacije.

Primarni dokument sadrži sve potrebne informacije o konkretnoj poslovnoj transakciji, a činjenica postojanja isprave potvrđuje izvršenje radnje.

Odnosno, podaci o svim gospodarskim aktivnostima organizacije pohranjeni su u primarnim dokumentima. Primarna dokumentacija se pohranjuje kako bi se osigurale osobne potrebe poduzeća, kao i da bi se dostavila kontrolnim strukturama.

Računovodstvo se provodi na temelju primarnih dokumenata. Na temelju podataka dostupnih u dokumentima izrađuju se financijski i porezni izvještaji.

Trenutni regulatorni okvir

Osnovna pravila za primarne računovodstvene dokumente definirana su u Saveznom zakonu br. 402 od 6.12.11. "O računovodstvu".

No, iako se uporaba nekih jednoobraznih oblika ne smatra obveznom, ništa ne sprječava njihovu upotrebu.

Odluku o ovom pitanju donosi voditelj predmeta. ekonomska aktivnost... On je taj koji odobrava obrasce za primarne dokumente o prezentaciji osobe odgovorne za vođenje računovodstva.

Na obrascu se kod nalazi u gornjem desnom kutu. Ako se poslovna operacija ne sastavlja pomoću standardnog obrasca, već pomoću samostalno izrađenog obrasca, tada "šifra" nije potrebna.

U skladu s točkom 19. ove odredbe nije dopuštena prisutnost ispravaka, mrlja i brisanja ili korištenje korektivnih sredstava u bankovnim dokumentima, novčanim potvrdama/nalozima za terećenje, priloženim potvrdama i dokumentima koji ih zamjenjuju.

Ako se otkrije pogreška, bankovni i novčani dokumenti ne mogu se prihvatiti za izvršenje. Potrebno ih je ponovno sastaviti uzimajući u obzir osnovne zahtjeve.

Važno je da se neispravno izrađeni ili oštećeni novčani dokumenti ne mogu uništiti. Moraju se precrtati, a zatim priložiti blagajničkom izvješću (upisniku,) za dan kada su izdani.

Nijanse u nastajanju

U procesu sastavljanja i obrade primarnih dokumenata pojavljuje se mnogo različitih nijansi. Među glavnima su sljedeće:

Što je dvostrani dokument

U nekim slučajevima pri izradi primarne dokumentacije dopuštena je uporaba dvostranog primarnog dokumenta. Ovo je oblik univerzalne isprave o prijenosu (UPD).

Video: primarni dokumenti

Obrazac UPD je funkcionalni obrazac računa koji je nadopunjen neizostavnim pokazateljima primarne dokumentacije.

Status "1" na UPD-u omogućuje ovom dokumentu da zamijeni ne samo račun, već i akt ili fakturu.

U ovom slučaju, FRT se istovremeno primjenjuje u izračunima za i u priznavanju rashoda u postupku oporezivanja dobiti. UPD sa statusom "2" zamjenjuje samo akt ili račun.

U FRT-u se kombiniraju elementi računa i primarnog dokumenta koji potvrđuje završetak poslovanja. Zakonodavstvo ne zabranjuje izdavanje računa ili tovarnih listova na obje strane istog papirnog medija.

Trebam li staviti pečat

Pečat ne spada u obvezne rekvizite primarnih dokumenata. Spominjanje toga nije sadržano u članku 9, dijelu 2 Saveznog zakona br. 402.

Stoga je potrebno staviti pečat ako organizacija koristi vlastiti razvoj dokumenta koji predviđa prisutnost pečata.

No, istodobno je neophodno ovjeriti pečatom one dokumente za koje je zakonom predviđena prisutnost pečata. Na primjer, to uključuje fakture i.

Također, potreba za pečatom može biti posljedica računovodstvene politike organizaciji ili po dogovoru stranaka.

Tko je odgovoran za njihovu sigurnost

Članak 17. Saveznog zakona "O računovodstvu" obvezuje organizaciju da čuva primarnu dokumentaciju, računovodstvene registre i financijske izvještaje za određeno razdoblje.

Prema standardima vladina organizacija za arhiviranje taj rok ne može biti kraći od pet godina. Tijekom skladištenja potrebno je osigurati zaštitu od neovlaštenih uređivanja.

Sve ispravke moraju biti obrazložene i propisno ovjerene. Sadržaj računovodstvenih registara i računovodstveni izvještaji je poslovna tajna.

Za njihovo otkrivanje odgovorne su osobe koje imaju pristup informacijama u skladu s normama zakonodavstva Ruske Federacije. U početku se primarni računovodstveni dokumenti pohranjuju u zatvorenim ormarima pod nadzorom glavnog računovođe organizacije.

Pravilno obrađeni dokumenti prenose se u arhiv na pohranu. Vlasnik poduzeća izravno je odgovoran za njihovu sigurnost.

Prisutnost primarnih računovodstvenih dokumenata sastavni je dio aktivnosti svake organizacije.

Bez njih je normalno postojanje poduzeća praktički nemoguće. Stoga je jako važno poznavati i slijediti postupak sastavljanja i obrade primarnih dokumenata.

Svako poduzeće treba koristiti standardne obrasce kako bi odražavalo činjenice poslovnih transakcija. Razmotrimo koje jedinstvene oblike primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava vlada. SadržajVažni aspekti Koji se oblici primarnih računovodstvenih isprava (popis) koriste? Koliki im je rok trajanja?

Pitanje registracije primarnih knjigovodstvenih isprava iznimno je važno za poslovne subjekte. Uostalom, dokumenti sastavljeni u skladu sa zakonodavstvom, posebno potvrđuju troškove poreznog obveznika u svrhu obračuna poreza na dohodak, a također dokazuju valjanost primjene odbitaka PDV-a. Stoga korištenje dokumenata čiji obrasci ne zadovoljavaju utvrđene zahtjeve može imati nepovoljne posljedice za poslovne subjekte.

1. Izrada primarnih računovodstvenih isprava

U skladu s dijelom 1. čl. 9 Zakona N 402-FZ, svaka činjenica o gospodarskom životu sastavlja se kao primarni računovodstveni dokument. Napominjemo da prije 1. siječnja 2013., sukladno stavku 1. čl. 9 Saveznog zakona od 21.11.1996. N 129-FZ "O računovodstvu" (u daljnjem tekstu - Zakon N 129-FZ) navedeni dokument sastavljaju za svaku poslovnu transakciju. Međutim, koncepti " poslovna transakcija"i" činjenica ekonomskog života "nisu identični.

Činjenica gospodarskog života je transakcija, događaj, operacija koja ima ili će vjerojatno imati utjecaj na financijski položaj gospodarski subjekt, financijski rezultati svoje aktivnosti i (ili) kretanje sredstava (članak 8. članka 3. Zakona N 402-FZ). Zakon br. 129-FZ nije definirao pojam "poslovnih transakcija", ali iz stavka 2. čl. 1. ovog zakona proizlazilo je da se kao takvi priznaju svi poslovi koje organizacije obavljaju u svom djelovanju.

Dakle, koncept "činjenice gospodarskog života" sadržan u Zakonu br. 402-FZ širi je od koncepta "poslovne transakcije", koji je korišten u Zakonu br. 129-FZ. I ovdje se postavlja glavno pitanje koje zabrinjava stručnjake: koje činjenice gospodarskog života mogu biti formalizirane primarnim računovodstvenim dokumentima, koji se sastavljaju prema obrascima koje je samostalno razvila organizacija, a kada uporaba jedinstvenih obrazaca ostaje obvezna? Uostalom, odluke Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije, koje su odobrile jedinstvene obrasce primarne računovodstvene dokumentacije, nisu otkazane.

2. Vlastiti obrasci primarnih knjigovodstvenih isprava

Prema dijelu 4. čl. 9. Zakona N 402-FZ, obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata koje koristi organizacija (osim organizacija javnog sektora) mora odobriti čelnik organizacije. Istodobno, navedeni Zakon ne zahtijeva obveznu primjenu jedinstvenih obrazaca. Podsjetimo da je do 1. siječnja 2013. bilo moguće koristiti samostalno razvijene obrasce primarnih dokumenata samo ako je traženi obrazac bio odsutan u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije (članak 2. članka 9. Zakona N 129-FZ). No, napominjemo da su i pri sastavljanju primarnih isprava ne po jedinstvenim obrascima porezni obveznici mogli na sudu braniti zakonitost priznavanja rashoda (više detalja u Enciklopediji spornih situacija o porezu na dohodak).

Prilikom izrade vlastitih obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata, možete uzeti objedinjene obrasce kao osnovu dodavanjem ili uklanjanjem nekih pojedinosti. Osim toga, preporučljivo je koristiti GOST R 6.30-2003 "Organizacijska i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za papirologiju."

Prilikom izrade treba imati na umu da primarna računovodstvena isprava mora nužno sadržavati pojedinosti navedene u dijelu 2. čl. 9 Zakona N 402-FZ:

Naziv i datum izrade dokumenta;

Naziv gospodarskog subjekta koji je sastavio dokument;

Vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja činjenice gospodarskog života, s naznakom mjernih jedinica;

Potpisi, prezimena (s inicijalima), kao i pozicije osoba koje su izvršile transakciju, operaciju i odgovornih za ispravnost njezina izvršenja, odnosno osoba odgovornih za ispravnost događaja.

Mora se imati na umu da se popis pojedinosti za pojedinačne primarne knjigovodstvene isprave može proširiti drugima propisi... Na primjer, zahtjevi za pojedinostima tovarnog lista sadržani su u Naredbi Ministarstva prometa Rusije od 18. rujna 2008. N 152, donesenoj u skladu s dijelom 1. čl. 6 Saveznog zakona od 08.11.2007. N 259-FZ "Povelja cestovnog prometa i gradskog zemaljskog električnog prijevoza".

Kao što je već spomenuto, čelnik organizacije mora odobriti primjenjive obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata (dio 4. članka 9. Zakona N 402-FZ).

Također treba obratiti pažnju na činjenicu da se u njemu može sastaviti primarna računovodstvena isprava u elektroničkom formatu(dio 5. članka 9. Zakona br. 402-FZ). A kao što znate, za razmjenu elektroničkih dokumenata potrebno je da sudionici elektroničko upravljanje dokumentima formati dokumenata bili su kompatibilni. Sukladno tome, kada razvijate vlastite oblike dokumenata i njihove formate, bit će teško implementirati elektroničko upravljanje dokumentima. Imajte na umu da su na temelju jedinstvenih obrazaca već razvijeni Naredbom Federalne porezne službe Rusije od 21.03.2012 N MMV-7-6 / [e-mail zaštićen] odobreni su preporučeni formati široko korištenih dokumenata: tovarni list (TORG-12) i potvrda o prihvaćanju radova (usluga). U elektroničkom obliku ovi se dokumenti mogu prenijeti poreznom tijelu (radi potvrde troškova u svrhu obračuna poreza na dohodak i za druge svrhe na zahtjev inspekcije) i suradnicima.

3. Jedinstveni obrasci primarnih računovodstvenih isprava

Od 1. siječnja 2013. u Zakonu N 402-FZ ne postoji zahtjev za korištenje jedinstvenih obrazaca u pripremi primarnih računovodstvenih dokumenata, ali je njihova upotreba uobičajena za mnoge poslovne subjekte. Osim toga, samostalna izrada drugih oblika dokumenata osim jedinstvenih zahtijeva vrijeme, posebna znanja i dodatne troškove za postavljanje softvera za nove obrasce, a korištenje takvih obrazaca može uzrokovati poteškoće u radu kako unutar organizacije tako i sa suradnicima.

U Zakonu N 402-FZ ne postoji zabrana korištenja jedinstvenih obrazaca, stoga se oni i dalje mogu primijeniti odobravanjem takve odluke u računovodstvenoj politici ili posebnim nalogom voditelja.

Osim toga, riskantno je napustiti upotrebu svih jednoobraznih oblika.

U Informaciji N PZ-10/2012, Ministarstvo financija Rusije navelo je da su obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata uspostavljeni od ovlaštena tijela u skladu s drugim saveznim zakonima i na njihovoj osnovi (na primjer, obrasci novčanih dokumenata).

Doista, Uredba o postupku obavljanja gotovinskih transakcija s novčanicama i kovanicama Banke Rusije na teritoriju Ruska Federacija(odobrio Banka Rusije 12.10.2011. N 373-P) predviđeni su sljedeći jedinstveni obrasci:

Prihodi i rashodi gotovinski nalozi(obrasci N KO-1 i KO-2);

- (obrazac N KO-4);

Knjiga obračuna sredstava zaprimljenih i izdanih od strane blagajnika (obrazac N KO-5);

Obračun i isplata i obračun plaća (obrasci N T-49 i T-53).

Ovi obrasci odobreni su Rezolucijama Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 18.08.1998. N 88 od 05.01.2004. N 1.

Napominjemo da to nisu svi unificirani obrasci, koji su obvezni za korištenje u 2013. godini, unatoč slobodi razvoja vlastitih obrazaca.

Osim toga, nekorištenje jedinstvenih oblika dokumenata prilikom obračuna rada i njegovog plaćanja može imati neželjene posljedice za organizacije. Sljedeći dio ovog posebnog broja posvećen je primjeni ovih obrazaca.

Postoje i drugi obvezni oblici primarnih dokumenata. Međutim, zahtjev sadržan u dijelu 4. čl. 9 Zakona N 402-FZ, opći: obrazac mora odobriti čelnik gospodarskog subjekta. Stoga, kako bi se izbjegle nesuglasice s regulatornim tijelima, bolje je odobriti korištenje jedinstvenih obrazaca nalogom voditelja ili to predvidjeti u računovodstvenoj politici.

4. Značajke uporabe jedinstvenih primarnih oblikaknjigovodstvene isprave za obračun rada i naknada

Posebnu pozornost treba posvetiti pitanju korištenja jedinstvenih obrazaca za registraciju događaja koji se odvijaju na terenu radni odnosi(zapošljavanje djelatnika, odobravanje dopusta i sl.).

Prema Rostrudu, nakon stupanja na snagu Zakona N 402-FZ, odnosno od 1. siječnja 2013., nevladine organizacije imaju pravo koristiti obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata koje su samostalno razvile (Pismo od 02/14. /2013. N PG / 1487-6-1) ...

Kao primjer, Rostrud navodi osobnu iskaznicu zaposlenika (obrazac N T-2) i napominje da primarna računovodstvena isprava mora sadržavati sve obvezne podatke utvrđene 2. dijelom čl. 9 Zakona N 402-FZ. Obrazac osobne iskaznice zaposlenika (obrazac N T-2), kao i drugi jedinstveni obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata za računovodstvo rada i naknade, odobreni su Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 01.05.2004. 1 (u daljnjem tekstu - Odluka br. 1).

Istodobno, potrebno je uzeti u obzir da su zahtjevi za korištenje ovog jedinstvenog obrasca za vođenje vojne registracije utvrđeni člankom 27. Pravilnika o vojnoj registraciji (odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 27. studenog 2006. N 719 u skladu s točkom 6. članka 8. Saveznog zakona od 28.03.1998. N 53-FZ "O regrutaciji i vojnoj službi").

Uzimajući u obzir pitanje izdavanja primarnih dokumenata prilikom slanja zaposlenika na službeni put, Ministarstvo rada Rusije u svom pismu od 14.02.2013. N 14-2-291 napominje da bi relevantni dokumenti (posebno putna potvrda) trebali biti sastavljen prema obrascima odobrenim Rezolucijom br.

Ministarstvo financija Rusije u Informaciji br. PZ-10/2012 naznačilo je da od 1. siječnja 2013. ostaju obvezni obrasci primarnih računovodstvenih isprava koje su uspostavila ovlaštena tijela u skladu s drugim saveznim zakonima i na temelju takvih zakona.

Osim toga, treba napomenuti da zahtjevi za primarne računovodstvene isprave sadržane u čl. 9 Zakona N 402-FZ, može se samo djelomično primijeniti na dokumente koji se koriste za registraciju događaja u području radnih odnosa. Dakle, u dijelu 5. čl. 9 Zakona N 402-FZ predviđa mogućnost sastavljanja primarne računovodstvene isprave u elektroničkom obliku. U isto vrijeme Zakon o radu RF i drugi regulatorni pravni akti koji sadrže zakon o radu ne dopuštaju ovu mogućnost. Na primjer, u par. 3. stavka 26. Pravilnika o specifičnostima slanja zaposlenika na službena putovanja, odobrenog Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13.10.2008. N 749, izričito je utvrđeno da se izvješće zaposlenika o radu obavljenom na službenom putu podnosi poslodavcu u pisanom obliku. Jedinstveni obrasci zadatka usluge, izvješće o njegovoj provedbi i putna potvrda također su sadržani u Rezoluciji br.

Uzimajući u obzir navedeno, može se zaključiti da izvršenje dokumenata korištenjem samostalno izrađenih obrazaca za evidentiranje rada i njegove isplate može uzrokovati potraživanja inspekcijskih tijela, jer novi oblik ne mogu se uzeti u obzir (ne u potpunosti uzeti u obzir) zahtjevi radnog zakonodavstva za određeni dokument.

Primjerice, mora sadržavati stupce u koje je potrebno unijeti podatke o obavljenom poslu, premještaju na drugo stalno radno mjesto i otkazu (čl. 12. Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica, izradi obrazaca radna knjižica i pružanje poslodavcima s njima, odobreno Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16.04.2003 N 225). Istodobno, ove informacije nisu uključene u popis dat u dijelu 2. čl. 9 Zakona N 402-FZ.

Dakle, s obzirom na pripremu dokumenata za obračun rada i njegovu isplatu, trenutačno je svrsishodnije da organizacije koriste jedinstvene obrasce odobrene Rezolucijom br. 1. I, kao što je već napomenuto, upotreba ovih jedinstvenih obrazaca u skladu s dijelom 4. čl. 9 Zakona N 402-FZ mora biti odobren ili posebnim nalogom čelnika organizacije ili dodatkom računovodstvenoj politici.

"Računovodstvo", 2010., br. 6

Porezni organi obraćaju pažnju na nekorištenje dokumentacije ili nedostatke u njihovom izvršavanju, što je često predmet parnica... Jesu li ti obrasci obvezni?

Objedinjavanje obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije. Porezna uprava ima pravo zahtijevati od poreznog obveznika dokumente koji služe kao osnova za obračun i plaćanje poreza u oblicima koje utvrđuje nadležno savezno izvršno tijelo.

O kojim obrascima je riječ i jesu li dokumenti takvi?

Pojam jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije pojavljuje se u Zakonu o računovodstvu. Utvrdio je da se primarne knjigovodstvene isprave prihvaćaju u računovodstvo ako su sastavljene u obliku sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije.

Dokumenti, čiji oblik nije predviđen ovim albumima, moraju sadržavati obvezne podatke navedene u čl. 9. ovog zakona. Albume jedinstvenih obrazaca odobrio je Državni komitet za statistiku Rusije, ali ne za sve odjele računovodstva (Tablica 1). Kao što vidite, albumi nisu formirani za jedinstvene obrasce za obračun nematerijalne imovine, materijala, dugotrajne imovine, rada i njegove naplate, rada građevinskih mehanizama, gotovinskog prometa, rezultata inventure.

stol 1

Popis albuma jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije

Koncept "albuma jedinstvenih oblika" nije podložan širokom tumačenju, a popis postojećih albuma, dat u tablici. 1 je sveobuhvatan.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 08.07.1997. N 835 povjerila je funkcije razvoja i odobravanja albuma jedinstvenih obrazaca Državnom odboru za statistiku Rusije, koji je kasnije pretvoren u Federalna služba državna statistika (Rosstat). Međutim, potonji nije imao nikakve ovlasti u odnosu na jedinstvene oblike.

Priznavanje uredbi saveznih tijela izvršne vlasti kao normativnih pravnih akata. Pozovimo se na Uredbu Vlade Ruske Federacije od 13.08.1997. N 1009, kojom su odobrena Pravila za pripremu normativnih pravnih akata saveznih izvršnih tijela i njihovih državna registracija(Pravila).

Tijekom razdoblja odobravanja rezolucija o jedinstvenim obrascima, Goskomstat Rusije bio je savezno izvršno tijelo.

Dekret saveznog izvršnog tijela stječe status NLA, podložan registraciji od strane Ministarstva pravosuđa Rusije. Sama činjenica da je izdana na temelju uredbe Vlade Ruske Federacije još ne dopušta da se svrstava u pravni propis. Niti jedna odluka Državnog odbora za statistiku Rusije koja nas zanima nije registrirana u Ministarstvu pravosuđa Rusije.

Zakoni koji ne zahtijevaju registraciju u Ministarstvu pravosuđa Rusije ne stječu status pravnih akata, ne sadrže pravne norme koje su obvezujuće za sve organizacije. Stoga su jedinstveni obrasci odobreni rezolucijama Goskomstata Rusije preporučljive prirode.

S tim u vezi, zaslužuju pozornost pisma Ministarstva financija Rusije od 04.05.2009. N 07-02-10/24 i Federalne porezne službe Rusije od 27.07.2009. N 3-2-09/147. ovlaštenja za objašnjenje korištenje obrazaca primarnih računovodstvenih isprava. Stoga, dopis Ministarstva financija Rusije od 01.08.2001. N 16-00-14 / 364, kojim se zabranjuje odstupanje od "pejzažnih" oblika, po našem mišljenju, nije primjenjiv.

Postupak stupanja na snagu zakona i propisa. Iz klauzula 8. i 10. Uredbe predsjednika Ruske Federacije od 23. svibnja 1996. N 763, kojom se utvrđuje postupak objave i stupanja na snagu akata predsjednika Ruske Federacije, Vlada Ruske Federacije Federacije i podzakonskih akata federalnih tijela izvršne vlasti, proizilazi da NLA federalnih tijela izvršne vlasti koja nisu prošla državnu registraciju, kao i nisu objavljeni u uspostavljeni red, ne povlače pravne posljedice jer nisu stupile na snagu. Oni ne mogu poslužiti kao osnova za uređenje relevantnih pravnih odnosa, primjenu sankcija prema dužnosnici i organizacijama zbog nepoštivanja uputa sadržanih u njima. Na njih se ne može pozivati ​​u rješavanju sporova. Slično je stajalište izloženo u Odlukama Ustavnog suda Ruske Federacije od 03.02.2006. N 58-O i od 02.11.2006. N 537-O.

Državna registracija NLA-a podrazumijeva dodjelu matičnog broja. Stoga veze u porezni sporovi o odlukama Goskomstata Rusije o odobravanju jedinstvenih obrazaca su nezakonite.

Porezni sporovi oko primjene jedinstvenih obrazaca. Korištenje normi Uredbe br. 763 više je puta omogućilo tvrtkama da dobiju porezne sporove na arbitražnim sudovima (tablica 2).

tablica 2

Primjena Uredbe predsjednika Ruske Federacije od 23. svibnja 1996. N 763 u poreznim sporovima

Danas se arbitražna praksa o primjeni jedinstvenih obrazaca razvija uglavnom u korist poreznih obveznika.

Jedinstveni obrasci za gotovinski promet. Prema članku 12. Procedura za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji, odobrenog od strane Banke Rusije od 22. rujna 1993. N 40 (Procedura), gotovinske transakcije se sastavljaju u standardnim međuodjelnim oblicima primarne računovodstvene dokumentacije za poduzeća i organizacije , koje je odobrio Goskomstat Rusije. Postupak se smatra normativnim pravnim aktom na temelju Naredbe Banke Rusije od 01.12.1992. N 02-209. Iz toga proizlazi da je uredba Goskomstata Rusije, kojom se odobravaju standardni oblici primarne dokumentacije, međuresorne prirode. Članak 13. Uredbe o računovodstvu i financijskom izvješćivanju u Ruskoj Federaciji identificira standardne obrasce s jedinstvenim.

No, Rezolucija Goskomstata Rusije od 18.08.1998 N 88 nije registrirana u Ministarstvu pravosuđa Rusije. Posljedično, Unificirani obrasci za gotovinske transakcije su, po našem mišljenju, izborni.

Jesu li jedinstveni obrasci primjenjivi na mala poduzeća? Klauzula 5 Standardnih preporuka o organizaciji računovodstva za mala poduzeća (Naredba br. 64n) navodi da mala poduzeća mogu koristiti samostalno izrađene obrasce koji sadrže obvezne podatke propisane Zakonom o računovodstvu. Ovaj stav je također podržan u Definiciji Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 10. travnja 2008. N 3856/08. Ipak, ne preporučuje se pozivanje na Naredbu br. 64n. Zašto?

Prvo, nije registriran u Ministarstvu pravosuđa Rusije, što znači da nije NLA. Stoga se upućivanje na njega može osporiti. porezno tijelo; drugo, Standardne preporuke su razvijene u skladu sa Saveznim zakonom od 14. lipnja 1995. N 88-FZ, koji je postao nevažeći 1. siječnja 2008. u vezi s usvajanjem Saveznog zakona od 24. srpnja 2007. N 209-FZ.

Ono što je najvažnije, kriteriji za male poduzetnike sadržani u starom i novom zakonu ne poklapaju se.

Zaključno, napominjemo da računovođe često podcjenjuju zahtjev klauzule 4 PBU 1/2008 o odobravanju obrazaca primarnih računovodstvenih isprava u računovodstvenoj politici, koja ne sadrži niti jedan spomen obrasca. Međutim, pogrešno je vjerovati da organizacija ima pravo odbiti korištenje jedinstvenih obrazaca. Morate razviti vlastite obrasce ili odrediti koje uniformne atribute obrasca možete koristiti.

Organizacija nema utjecaja na računovodstvena politika njihove druge strane. A s obzirom na neobvezujuću prirodu unificiranih obrazaca, nema pravo zahtijevati njihovo poštivanje od suradnika. Međutim, možete se pobrinuti za kvalitetu dokumenata koje organizacija dobiva od njih u fazi sklapanja ugovora. Ispunjenje ugovorenog uvjeta može se dobiti od druge ugovorne strane na sudu.

E.Yu.Dirkova

NFI Akademije za proračun i riznicu