Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima u osiguravajućem društvu. Značajke odabira sustava elektroničkog upravljanja dokumentima za društvo za osiguranje Organizacija upravljanja dokumentima u osiguravajućem društvu

Ivan Nagornov, stručnjak tvrtkeIZRAVNO-M

Za prevladavanje navedenih poteškoća moderni sustavi elektroničko upravljanje dokumentima (ECM-sustavi) omogućuju korištenje mehanizama integracije i barkodiranja. Da biste to učinili, potrebno je pravilno organizirati proces obrade dokumenata, pretvarajući ih u elektronički oblik. Ovaj članak predstavlja materijale temeljene na stvarnom iskustvu DIRECTUM-a.

U nastavku ću dati primjer organizacije procesa unosa dokumenata. Svi dokumenti primljeni od kupaca (na primjer, CASCO ugovor s povezanim dokumentima) su pričvršćeni crtičnim kodom koji sadrži jedinstveni broj dokument (ID) i vrstu ovog dokumenta. Ponekad tvrtke žele staviti crtični kod na skup dokumenata radi jednostavnosti, to je također moguće, ali tada nestaje mogućnost automatske kontrole kompletnosti dokumenata, kao i automatsko popravljanje stvarne lokacije izvornih dokumenata uklonjenih iz papirne arhive . Dokumente možete označiti crtičnim kodom različiti putevi:

● lijepljenje naljepnice s crtičnim kodom na dokument. U ovaj slučaj očekuje se da se naljepnice tiskaju na licu mjesta pisačem naljepnica ili unaprijed tiskaju (na rolama);

● ispis crtičnih kodova izravno na dokumente pomoću konvencionalnog pisača ako ima slobodnog prostora na prednjoj ili stražnjoj strani dokumenta;

● ispis posebnog lista s crtičnim kodom;

● početni ispis crtičnog koda zajedno s oblikom dokumenata, kao što je, na primjer, CASCO polica.

Integracija računovodstvenog sustava osiguravajućeg društva iECM sustav pruža dodatne pogodnosti. Nakon što su svi dokumenti označeni crtičnim kodovima, zaposlenici osiguravajućih društava na isti način kao i uvijek unose podatke o ugovoru o osiguranju ili osiguranom slučaju u računovodstveni sustav osiguravajućeg društva. Nadalje, dio podataka koje unese zaposlenik automatski se prenosi u sustav za pohranu elektroničkih slika dokumenata osiguranja (ECM-sustav). Za to će biti potrebna samo dva dodatna pritiska gumba: prvi - u sustavu računovodstva osiguranja za početak prijenosa unesenih podataka, drugi - na skeneru crtičnog koda pri čitanju s dokumenata (skener crtičnog koda izgleda slično skenerima crtičnog koda u trgovinama). Nakon gore navedenih radnji, svi potrebni podaci pojavljuju se u elektroničkoj arhivi dokumenata osiguranja, uključujući jedinstveni broj dokumenta kodiran u crtični kod.

Zatim, na stanici za skeniranje dokumenata, odgovorni službenik skenira dokumente na konvencionalnom skeneru koji sprema dokumente u posebnu mapu, iz koje usluga sustava za pohranu dokumentacije osiguranja DIRECTUM preuzima datoteke i, dijeleći ih u zasebne dokumente crtičnim kodom, prilaže na odgovarajuće kartice koje su se automatski popunjavale iz računovodstvenog sustava. Tako, bez korištenja ručnog rada, dokumenti sa skenera automatski ulaze u elektroničku arhivu dokumentacije osiguranja s podacima upisanim na karticama. Štoviše, vrijeme\datum skeniranja dokumenta i naziv odjela zaposlenika koji skenira također se mogu automatski zabilježiti.

Dalje skenirani dokument dolazi u posebnu mapu do djelatnika odgovornog za provjeru skeniranih dokumenata. Osoba odgovorna za provjeru provjerava kvalitetu skeniranih dokumenata, a ako je ona nezadovoljavajuća, može dokument ponovno poslati u stanicu za skeniranje.

Upis u arhivu dokumenata koji su izvorno bili nepapirni, na primjer, elektroničke fotografije s mjesta nesreće, može se izvršiti nakon unosa svih papirnatih dokumenata također jednim klikom na gumb “fotografije”. Oni će biti spremljeni kao dokument s više stranica i lako se mogu usporediti s, na primjer, fotografijama automobila prije osiguranja.

Tako se formira arhiv dokumenata osiguranja čiji se dokumenti mogu otvoriti iz računovodstvenog sustava osiguranja pritiskom na gumb (za to se mogu koristiti različiti mehanizmi integracije, poput com-objekata ili web servisa). Sada se bilo koji dokument o klijentu može brzo pronaći. Ako je potrebno, zaposlenici mogu dobiti razne podsjetnike, na primjer, o isteku ugovora ili o nepotpunosti bilo kojeg paketa dokumenata. Korištenje skenera crtičnog koda također olakšava život arhivaru ako je potrebno evidentirati povlačenje i vraćanje originalnih dokumenata u papirnatu arhivu - za to je potrebno samo skenirati crtični kod dokumenta koji se izdaje/vraća i naznačiti kome se izdaje i u kojoj mjeri.

Nakon što tvrtka ima prikladnu elektroničku arhivu dokumentacije o osiguranju, već možete razmišljati o automatizaciji raznih poslovnih procesa, na primjer, namirenja šteta. U tom će slučaju proces namirenja gubitaka biti transparentan za menadžere i zaposlenike, a samim tim i za klijente, odnosno moći će se vidjeti tko je i u kojoj fazi je proces razmatranja zahtjeva klijenta. U proces odobravanja moguće je uključiti i “stalne druge ugovorne strane”, kao što su neovisni stručnjaci i stanice za popravak i održavanje, tako da im se omogući pristup dokumentima putem web sučelja ili učitavanjem na poseban portal. Također je moguće voditi registar tipičnih šteta radi prikupljanja statističkih podataka i poduzimanja kontrolnih radnji na temelju tih statistika itd. Daljnji razvoj sustava može biti prikupljanje ne samo dokumenata, već i "slučajeva" za analizu različitih osiguranih slučajeva.

"Financijski menadžment u osiguravajućem društvu", 2007., br. 4
ELEKTRONSKI TIJEK DOKUMENTA U DRUŠTVU ZA OSIGURANJE
Rad svakog osiguravajućeg društva danas je nemoguć bez korištenja automatiziranih računalnih sustava. Tradicionalno papirnato upravljanje dokumentima zamjenjuje se elektroničkim, budući da ono više ne udovoljava zahtjevima poslovanja i ne može osigurati brzinu obrade podataka. Ovaj članak govori o prednostima elektroničkog upravljanja dokumentima, algoritmima rada pri korištenju.
Elektronsko upravljanje dokumentima za poslovanje
Tema automatizacije tijeka rada tvrtki postaje sve popularnija. Tijekom posljednjih nekoliko godina tržište automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima stalno raste. Mnoge tvrtke, uvodeći elektroničko upravljanje dokumentima, očekuju još jedno računalno čudo koje će smanjiti troškove, povećati transparentnost i upravljivost te ubrzati proces obrade. Ali u većini slučajeva, čudo se ne dogodi, a dokument uđe u elektroničkom formatu i dalje ostaje dokument koji treba pripremiti, urediti, odobriti, pročitati, izvršiti, kontrolirati, po istim procedurama koje su provedene s papirnatim dokumentima. Broj zaposlenika koji rade s dokumentima se ne smanjuje, a smanjenje vremena obrade, ako se to doista i dogodi, nadoknađuje se vremenom utrošenim na pretvaranje dokumenta u elektronički oblik. Međutim, postoje područja poslovanja u kojima korištenje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima može imati značajan učinak. Prije svega, to se odnosi na ona područja gdje je obim pohranjenih i obrađenih dokumenata značajan, a brzina pretraživanja i pristupa informacijama tvrtkama može dati konkurentsku prednost.
Osiguranje je poslovno područje u kojem se obrađuje veliki broj dokumenata razne vrste: ugovori, police osiguranja, izjave, potvrde, liječničke potvrde, dokumenti o pravu vlasništva, rezultati pregleda i drugi dokumenti čiji broj za prosječno osiguravajuće društvo prelazi stotinu. Svi ti dokumenti formirani su u spise, spisi su svesci koji se nalaze u arhivi, a pristup im se obavlja u trenutku nastanka osiguranog slučaja, promjenom uvjeta ugovora, na kraju roka njegovog važenja iu drugim slučajevima. . Što je osiguravajuće društvo veće, to nudi veći izbor programa osiguranja i heterogenije dokumentacijske arhive.
U nastojanju da pokrije što veći broj klijenata, osiguravajuće društvo otvara predstavništva u drugim regijama i gradovima, rješavajući probleme organiziranja distribuirane arhive ili problem transporta dokumenata u središnjicu. Rad s velikim količinama dokumenata u osiguravajućem društvu dio je njegovog poslovanja, pa rješavanje problema obrade dokumenata zapravo može povećati učinkovitost tvrtke, brzinu i kvalitetu usluge korisnicima.
Izgradnja elektroničkih arhiva i automatizacija procesa obrade dokumenata u pravilu se provode na temelju specijaliziranih sustava, koji nose opći naziv "Enterprise Content Management System (ECM)". Ova klasa sustava uključuje industrijske platforme koje imaju niz svojstava, u rasponu od mogućnosti pohranjivanja velikih količina dokumenata u nekoliko distribuiranih skladišta smještenih u različitim gradovima ili čak zemlje, na sposobnost modeliranja procesa obrade dokumenata i njihovu integraciju s e-poštom, web stranicama i drugim sustavima. Korištenje ovakvih sustava opravdano je kada je riječ o velikim količinama informacija, organiziranju pouzdane pohrane i brzom pristupu informacijama.
Korištenje elektroničke arhive
Ako nestručno koristite elektroničku arhivu, možete je pretvoriti u dodatno opterećenje koje zahtijeva nepotrebne troškove održavanja. Pravilnom primjenom pretvara se u sredstvo povećanja poslovne učinkovitosti. U nastavku je popis nekih od mogućnosti koje osiguravajuća kuća dobiva korištenjem elektroničke arhive:
- svi dokumenti naručitelja i izvođača su skenirani i uredno pohranjeni, u elektroničkom obliku;
- pristup dokumentima je moguć (u skladu s pravima pristupa) iz bilo koje udaljene agencije, uključujući i putem interneta;
- dokumenti su grupirani po ugovorima o osiguranju, izvođačima, slučajevima osiguranih slučajeva u skladu s potrebama odjela društva;
- moguće je otvoriti sve ugovore o osiguranju za klijenta od interesa;
- moguće je pregledati sve dokumente po danom ugovoru o osiguranju, uključujući i sve verzije dokumenata, ako su na njima izvršene izmjene;
- moguće je otvoriti sve osigurane slučajeve po interesnom ugovoru o osiguranju, uključujući sve dokumente za svaki osigurani slučaj;
- moguće je pronaći dokumente o svim programima osiguranja u kojima je klijent sudjelovao, bez obzira na to jesu li ugovori sklopljeni sa samim osiguranikom (individualno osiguranje) ili s tvrtkama u kojima je ta osoba radila (osiguranje poduzeća);
- prilikom procjene rizika pri preuzimanju osiguranja moguće je dobiti informacije o svim ugovorima o osiguranju pod ovaj klijent;
- postoji mogućnost uvida u sve obavijesti i dopise koji su poslani klijentu za cijelu povijest održavanja ugovora o osiguranju;
- za svaki ugovor o osiguranju dostupna je povijest svih promjena uvjeta ugovora u obliku zasebnih verzija dokumenata;
- možete prijeći iz slučaja zbog osiguranog slučaja u slučaj polica osiguranja, iz kojeg možete pristupiti svim slučajevima osiguranih slučajeva ovog ugovora o osiguranju.
Svi arhivski dokumenti su elektroničke slike dobivene iz izvornih dokumenata, što jamči točnost podataka. Dokumenti se mogu pohraniti u prepoznatom obliku, koji omogućuje pretragu ne samo pojedinačnih detalja dokumenta, već i bilo koje kombinacije riječi izravno u tekstu dokumenta. Pretraga i pristup dokumentima obavlja se u roku od nekoliko sekundi.
Dokumenti u tvrtku mogu dolaziti iz različitih izvora (zastupstva za osiguranje, brokeri, izvođači) u različitim konfiguracijama (heterogeni, u setovima za naručitelja, u paketima po vrstama ugovora). Neki od dokumenata mogu biti u elektroničkom obliku.
Većina dokumenata nastaje u samoj tvrtki. Za svaki slučaj može se koristiti jedinstveni mehanizam za stavljanje dokumenata u elektroničku arhivu. Ispod su neki od glavnih načina.
Sinkronizacija sa sustavom osiguranja tvrtke
Podatke o polici osiguranja zaposlenici tvrtke unose u specijalizirani sustav osiguranja. Na zahtjev korisnika ili prema rasporedu, sustav osiguranja se sinkronizira s elektroničkom arhivom. Kartice polica osiguranja koje sadrže podatke zaprimljene iz sustava osiguranja izrađuju se u elektroničkoj arhivi. Ako kartica police osiguranja već postoji, a od sustava osiguranja je zaprimljen zahtjev za ažuriranje pojedinosti police, u elektroničkoj arhivi izrađuje se nova verzija dokumenta. Zadržavaju se stari detalji o politici.
Pribavljanje dokumenata od teritorijalnih agencija
Agencije su komunikacijskim kanalima povezane sa središnjim uredom. Agencije instaliraju skenere. Kako dokumenti budu primljeni, zaposlenici agencije skeniraju dokumente. Dokumenti automatski ulaze u elektroničku arhivu i stavljaju se u spis relevantnog ugovora o osiguranju ili spis osigurani slučaj.
Brzo postavljanje dokumenata u arhivu odmah nakon što ih agencije zaprime omogućava stručnjacima tvrtke da ih odmah počnu s obradom. Time se značajno ubrzavaju ciklusi izdavanja polica osiguranja i donošenja odluka o plaćanju osiguranja.
Ručno postavljanje dokumenata od strane zaposlenika
Zaposlenici tvrtke koji imaju pristup arhivi s pravima nadopune stavljaju dokumente koje su primili u elektroničkom obliku, "povlače i ispuštaju" ih s e-pošte ili iz mape na svom računalu.
Uvoz dokumenata iz drugih sustava
Ako tvrtka ima sustave koji automatski kreiraju dokumente za klijente (obavijesti, informativna pisma i sl.), postavlja se postupak uvoza tih dokumenata u elektroničku arhivu. Dokumenti automatski ulaze u spis relevantnog ugovora o osiguranju.
Stream skeniranje i prepoznavanje dokumenata
Dokumenti koje osiguravajuće društvo zaprimi u kompletima temeljem ugovora o korporativnom osiguranju, kao što su potvrde o bankovnom osiguranju, mogu se automatski smjestiti u elektroničku arhivu pomoću visokoučinkovitih streaming skenera. Nakon skeniranja prepoznaju se detalji i sadržaj dokumenata i identificiraju se atributi. To omogućuje uredno pohranjivanje dokumenata u arhivu prema klijentima i pripadajućim ugovorima o osiguranju.
Postavljanje mehanizama za postavljanje dokumenata u elektronički arhiv omogućuje vam da automatski stvorite strukturu za pohranu dokumenata u skladu s pravilima utvrđenim u sustavu. Izrada mapa u strukturi arhive obavlja se potpuno bez intervencije korisnika.
Podrška za specijalizirane radne stanice
Rad s dokumentima u nekim slučajevima zahtijeva organizaciju specijaliziranih korisničkih radnih stanica. Najupečatljiviji primjeri su poslovi stručnjaka za jet screening i osiguranje.
Postupak jet screeninga, koji se sastoji od provjere pojedinosti prijave za osiguranje unesene u sustav osiguranja s izvornim dokumentom, može biti učinkovit samo ako je pogodnost provjere podataka u elektroničkom obliku veća od uobičajene provjere papirnatih dokumenata. Korištenje specijaliziranih 21-inčnih monitora i split-view mode omogućuje vam da organizirate postupak provjere uz maksimalnu pogodnost za korisnike. Ovaj način rada dijeli zaslon na dva dijela. Jedan dio sadrži stranicu dokumenta u punoj veličini A4. Drugi dio prikazuje pojedinosti dokumenta koji zahtijevaju provjeru. Svi podaci za provjeru nalaze se na ekranu monitora zaposlenika.
Stručnjaci za osiguranje u ovom načinu imaju na raspolaganju dodatne opcije za popunjavanje ponderiranih koeficijenata potrebnih za procjenu rizika. Organizacija radnih mjesta stručnjaka na ovaj način omogućuje vam da se odmaknete od rada s papirnatim dokumentima i u potpunosti se prebacite na rad s dokumentima u elektroničkom obliku.
Dodatne značajke sustava
podrška poslovnom procesu
Prilikom rada s ugovorima o osiguranju, stručnjaci trebaju pratiti status polica osiguranja. Za postupak osiguranja može postojati više od desetak takvih uvjeta: provjera podataka, preuzimanje osiguranja, traženje dodatnih podataka, liječnički pregled, nedostatak novca, zahtjev za odobrenje osigurane svote, odbijanje izdavanja police, spremnost za izdavanje police. , itd. Statusi politike podržani su pomoću mehanizama životnog ciklusa dokumenta. Postavljanje određenih procedura omogućuje zaposlenicima praćenje koje politike su u određenom statusu, koje politike zahtijevaju daljnju obradu. Zaposlenici na svojim radnim mjestima prate status dokumenata i, kako dokumenti prelaze u određene statuse, provode daljnju obradu dokumenata.
Dodatna prednost obrade dokumenata u elektroničkom obliku je podrška poslovnim procesima od strane sustava. U tom slučaju više nisu zaposlenici ti koji prate statuse dokumenata, već sustav automatski prenosi dokument od zaposlenika do zaposlenika sukladno navedenoj proceduri obrade dokumenata. To vam omogućuje daljnje smanjenje ciklusa obrade dokumenata i poboljšanje pokazatelja kao što je vrijeme izdavanja politike.
Revizija, izvješćivanje, kontrola
Važan element obrade dokumenata je postupak izvješćivanja i kontrole. Pogodno sredstvo izvješćivanje je konfigurirano za primanje agregiranih podataka u obliku tablica u Excel formatu. To korisnicima omogućuje kopiranje prijavljenih podataka u sažeta izvješća ili njihovo korištenje za daljnje izračune.
Sustav izvješćivanja također se koristi za kontrolu:
- dokumenti koji su u pojedinim stanjima životnog ciklusa duže od broja dana propisanih propisima;
- dokumenti za koje ne postoje originali;
- dokumente koje je u sustav unijela određena agencija;
- izvršna disciplina u radu s prijavama;
- police koje nisu dostavljene ugovaratelju police itd.
pristup internetu
Sve je više obvezan atribut korporativnih sustava mogućnost prezentiranja informacija klijentu putem interneta. Ova mogućnost omogućuje klijentima skraćivanje vremena pristupa informacijama i poboljšanje kvalitete pružanja informacija.
Korištenje alata za upravljanje korporativnim sadržajem kao dijela korporativnog informacijskog sustava tvrtke pojednostavljuje postavljanje informacija na korporativne web stranice. To može biti ili automatska objava vijesti koja se prenosi korisnicima u obliku obavijesti i informativnih pisama ili organizacija internetskog pristupa za klijente njihovim ugovorima o osobnom osiguranju. Online pristup korisnicima omogućuje praćenje statusa polica osiguranja i odluka o uplatama osiguranja, prijenos traženih podataka zaposlenicima tvrtke, slanje zahtjeva za izmjenu ugovora o osiguranju i druge informacije koje zahtijevaju brzu komunikaciju.
Učinci korištenja
Rezimirajući navedeno, možemo uočiti sljedeće učinke korištenja elektroničke arhive u osiguravajućem društvu:
- optimizacija rada stručnjaka;
- isključenje mogućnosti gubitka dokumenata;
- ubrzanje ciklusa izdavanja polica osiguranja;
- ubrzanje ciklusa donošenja odluka o plaćanju osiguranja;
- ubrzanje odgovora stručnjaka call centra na zahtjeve kupaca;
- povećanje stupnja informiranosti i otvorenosti poduzeća prema kupcima;
- kontrola obrade i prolaska dokumenata.
Analizirajući učinke korištenja elektroničkih arhiva i automatizacije upravljanja dokumentima u osiguravajućem društvu, s pouzdanjem možemo ustvrditi da korištenje sustava za upravljanje dokumentima u poslovanju osiguranja donosi opipljive ekonomske koristi i konkurentske prednosti. Godišnji rast količine obrađenih informacija uskoro će učiniti rad bez ovih alata jednostavno nezamislivim.
O.M. Pašin
Voditelj
sustavna rješenja
"KORUS Consulting"
Potpisano za tisak
10.12.2007

U IC "Ingosstrakh".

kupac

Osiguravajuće društvo "Ingosstrakh" osnovano je 16. studenog 1947. godine. Danas je to univerzalni osiguravatelj federalne razine, jedan od vodećih domaćih tržište osiguranja. Usluge SPAO Ingosstrakh dostupne su u cijeloj Rusiji zahvaljujući širokoj regionalnoj mreži koja uključuje 83 poslovnice. Osim toga, tvrtke sa sudjelovanjem kapitala Ingosstrakha i predstavništva osiguravatelja djeluju u inozemstvu.

Situacija

U fazi odabira sustava za elektroničko upravljanje dokumentima za Ingosstrakh, bilo je važno pronaći alat koji bi omogućio obradu oko 1500 dokumenata dnevno i automatizirao rad 6000 zaposlenika. Posebna je pozornost posvećena performansama sustava i velikoj brzini njegovog rada, kao i mogućnosti samostalnog ili uz pomoć trećih organizacija razvoja EDMS-a, pri čemu ne ovisi o dobavljaču. Tvrtka je u svom radu trebala koristiti različite elektroničke potpise, stoga je nabavljeni sustav morao imati licence Federalne sigurnosne službe Rusije za razvoj i distribuciju softvera zaštićenog enkripcijskim (kriptografskim) sredstvima. Istodobno, dobavljač EDMS-a morao je osigurati implementaciju sustava u kratkom roku.

Riješenje

Stručnjaci osiguravajućeg društva proučili su sustave dostupne na tržištu i odabrali dva koja su zadovoljila sve zahtjeve. Nakon čega su održani komparativna analiza, te je odlučeno uvesti TEZIS sustav upravljanja dokumentima i zadacima. Jedna od važnih prednosti odabranog sustava bio je potpuno funkcionalan web klijent koji vam omogućuje rad s bilo kojeg uređaja, bez obzira gdje se nalazite. ovaj trenutak zaposlenik se nalazi.

Proširena verzija sustava TEZIS, koju je kupilo osiguravajuće društvo, ima široku funkcionalnost koja vam omogućuje rješavanje ne samo klasičnih uredskih poslova, već i modificiranje EDMS-a za jedinstvene procese organizacije, kao i njegovu integraciju s drugim sustavima. Instalacija i konfiguracija EDMS TEZIS-a na serverskoj opremi osiguravajućeg društva izvršena je daljinski i u kratkom roku. Zatim specijalisti tehnička podrška Holmont, programer EDMS-a, proveo je obuku licem u lice za administratore sustava i njegove ključne korisnike.

Proizlaziti

TEZIS sustav upravljanja dokumentima i zadacima pomogao je automatizirati rad s dolaznom i odlaznom korespondencijom, pojednostavio koordinaciju dokumenata i organizaciju sastanaka. U EDMS je implementiran proces prijenosa natječajne dokumentacije, dovršena su izvješća o sudskoj korespondenciji te je omogućeno korištenje elektroničkog certifikata e-Token za elektronički potpis.

Zahvaljujući širokim mogućnostima integracijskog dijela TEZIS-a, stručnjaci Ingosstrakha postavili su proces automatskog dodavanja dolazne sudske korespondencije iz EDMS-a u automatizirani informacijski sustav, što je omogućilo praćenje svih sudskih poziva i obavijesti, proceduralnih i sudskih dokumenata koje prima društvo.

Tvrtka planira daljnji razvoj TEZIS sustava. Zahtjevi za koordinaciju narudžbi bit će implementirani u EDMS i modificirat će se mobilna verzija. Trenutno je u tijeku rad na integraciji s automatiziranim informacijski sistem, što vam omogućuje stvaranje izvještavanje menadžmenta i koristiti sustav za tijek rada osoblja.

Aktivno korištenje sustava unutar tvrtke bilo je poticaj za skaliranje TEZIS EDMS-a. Ingosstrakh osiguravajuće društvo steklo je licence za neograničen broj priključaka. Od listopada 2017. godine sustav ima oko 6.000 registriranih korisnika i kreirano preko 430.000 dokumenata.

Khudomyasova Marina student grupe 302, specijalnost "Posao osiguranja"

Izvještaj na znanstveno-praktičnom skupu "XXI stoljeće - stoljeće informacijskih tehnologija"

Preuzimanje datoteka:

Pregled:

Državni proračun obrazovna ustanova sredina strukovno obrazovanje Moskovska regija "Kolomenski agrarni koledž"

ORGANIZACIJA ELEKTRONIČKOG PROTOKA DOKUMENTA U DRUŠTVU ZA OSIGURANJE

Kolomna 2014

Uvod

Osiguranje je poslovno područje u kojem se obrađuje veliki broj dokumenata raznih vrsta: ugovori, police osiguranja, zahtjevi, potvrde, liječničke potvrde, isprave o pravu vlasništva, rezultati pregleda i drugi dokumenti, čiji broj vrsta za prosječno osiguravajuće društvo prelazi stotinu. Svi ti dokumenti formirani su u spise, spisi su svesci koji se nalaze u arhivi, a pristup im se obavlja u trenutku nastanka osiguranog slučaja, promjenom uvjeta ugovora, na kraju roka njegovog važenja iu drugim slučajevima. . Što je osiguravajuće društvo veće, to nudi veći izbor programa osiguranja i heterogenije dokumentacijske arhive.

U nastojanju da pokrije što veći broj klijenata, osiguravajuće društvo otvara predstavništva u drugim regijama i gradovima, rješavajući probleme organiziranja distribuirane arhive ili problem transporta dokumenata u središnjicu. Rad s velikim količinama dokumenata u osiguravajućem društvu dio je njegovog poslovanja, pa rješavanje problema obrade dokumenata zapravo može povećati učinkovitost tvrtke, brzinu i kvalitetu usluge korisnicima.

Izgradnja elektroničkih arhiva i automatizacija procesa obrade dokumenata u pravilu se provode na temelju specijaliziranih sustava, koji nose opći naziv "Enterprise Content Management System (ECM)". Ova klasa sustava uključuje industrijske platforme koje imaju niz svojstava, u rasponu od mogućnosti pohranjivanja velikih količina dokumenata u nekoliko distribuiranih skladišta smještenih u različitim gradovima ili čak državama, do mogućnosti modeliranja procesa obrade dokumenata i njihove integracije s email, web stranice i druge sustave. Korištenje ovakvih sustava opravdano je kada je riječ o velikim količinama informacija, organiziranju pouzdane pohrane i brzom pristupu informacijama.

U moderni svijet Rad svakog osiguravajućeg društva nemoguć je bez korištenja informacijskih i komunikacijskih tehnologija. Tradicionalno papirnato upravljanje dokumentima zamjenjuje se elektroničkim, budući da ono više ne udovoljava zahtjevima poslovanja i ne može osigurati brzinu obrade podataka. Predstavljeno izvješće opisuje problem organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima i algoritmi rada pri njegovom korištenju.

Relevantnost ovog problema u U posljednje vrijeme postaje vrlo važno, jer u uvjetima žestoke konkurencije upravo automatizacija tijeka rada omogućuje ubrzavanje rada različitih odjela osiguravajućeg društva te donošenje važnih operativnih i strateških odluka.

Svrha izvješća je identificirati prednosti korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima u osiguravajućim društvima.

Glavni cilj izvješća je proučiti i sistematizirati materijale koje koristi osiguravajuće društvo "Suglasnost" sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

Glavni dio

1. Mobilna rješenja za agente osiguranja

Jedna od strateških inicijativa osiguravajućih društava je jačanje maloprodaje kroz razvoj agentske mreže. Intenzivirajući rad s agencijskim prodajnim kanalom, osiguravatelji se suočavaju s nizom problema. Jedan od njih je da je cjenovni sustav u osiguravajućim društvima toliko složen i višestruk da je agentu prilično teško raditi s njim na papiru, a to ne odgovara prirodi njegovog posla: prodavatelj prije svega mora prodati , a ne petljati s komadićima papira. .

Moderna tvrtka uspjeh postiže stvaranjem novih vrijednosti u radu, kako s “vanjskim klijentom” tako i s “unutarnjim klijentom” koji je agent osiguravatelja. Stoga osiguravatelji prodajnu mrežu opremaju "elektroničkim pomoćnicima", i to ne samo premium kalkulatorom, već uređajima za razmjenu informacija s tvrtkom. Agentu daju mogućnost da na daljinu dovrši cijeli postupak sklapanja ugovora o osiguranju: dodijeli broj polici osiguranja, prenese u tvrtku podatke o objektu osiguranja i vlasniku, potvrdu o pregledu vozila, njegove fotografije itd., kao i brzo i točno odrediti iznos premije, pravovremeno prijaviti brojeve korištenih oblika polica i potvrda i sl. To omogućuje agentu da bude manje "vezan" za ured tvrtke i da se što više približi lokaciji klijenta.

Tvrtka je pak zainteresirana ne samo za povećanje lojalnosti agenta kroz stvaranje atraktivnih uvjeta, već i za podizanje razine sigurnost informacija postupci za sklapanje ugovora o osiguranju. Kod izdavanja police osiguranja u rukopisnom obliku postoji određeni ciklus u kojem postoje značajna vremenska razdoblja između pojave police kod klijenta i pojave iste police u računovodstvenom sustavu osiguravatelja. Međutim, trenutna konkurentska situacija (konkurencija na razini kvalitete usluge) zahtijeva da usluga bude trenutna, da počne djelovati čim je klijent osiguran. Ali u stvarnosti, u nekim tvrtkama proces registracije novog ugovora traje 1,5-2 mjeseca. Mobilna rješenja za agente osiguranja pružaju mogućnost prijenosa informacija o zatvoreniku online ugovor o osiguranju u zajednička baza podaci osiguravajućeg društva”, te na taj način eliminirati vremenski razmak između trenutka kada agent sklopi ugovor o osiguranju i trenutka otvaranja mogućnosti usluge.

Klijent opslužuje nova tehnologija, dobiva značajne prednosti, koje se nikako ne sastoje samo u ubrzanoj kotaciji i tarifiranju. Naime, svi servisni odjeli (call centar, služba tehničke podrške i sl.) uključeni su u unos broja police osiguranja u sustav i dok se broj ne unese, klijent za njih ne postoji. To jest, u stvari, programi usluga počinju raditi tek kada osiguravatelj sazna za postojanje takvog klijenta. Registracija ugovora u sustavu putem mobilnih rješenja za agente osiguranja omogućuje rješavanje ovog problema u 1-2 minute. Vrijeme za kompletno izvršenje ugovora pri korištenju ovog uređaja će trajati 6-7 minuta za CASCO ugovor i 4-5 minuta za OSAGO ugovor.

Osiguratelj, osim što štedi vrijeme pri dobivanju informacija o policama koje agent prodaje, koristi i u tome što pomaže u sprječavanju prijevara u osiguranju: kada agent primi premiju na policu, klijent vjeruje da je osiguran, a osiguravatelj nema ni policu, ni premiju, niti nema informacija dok mu klijent ne dođe s gubitkom. Fotografiranje objekta na mobilnim uređajima također povećava kontrolu, jer agent gubi mogućnost osiguranja već pokvarenog automobila.

Jedno od glavnih pitanja je i zaštita informacija: Posebna pažnja daje se zaštiti osobnih podataka kupaca, kako u fazi unosa informacija tako iu fazi njihove obrade.

Mobilni ured osiguranja omogućuje agentu osiguranja spremanje i brzo pronalaženje informacija o klijentu, događajima vezanim za njihovu uslugu, održavanje i pohranjivanje elektroničke korespondencije, ne zaboravite na datume isteka ugovora i druge važne događaje.

U osiguravajućem društvu CONSENT automatizacija aktivnosti organizirana je pomoću specijaliziranog sustava upravljanja bazom podatakaDiasoft i elektronički sustavi za upravljanje dokumentima (EDMS).

Ugovori o osiguranju sklapaju se ne samo izravno u uredu osiguravajućeg društva, već i na mjestu objekta osiguranja, tj.agent osiguranja radi na daljinu. Nakon što je dostignutsuglasnosti za sklapanje ugovora, elektronička verzija police osiguranja se unosi u Diasoft sustav pomoću EDMS-a te se ugovor odmah registrira.

Primjer. Tijekom pripravničkog staža, tvrtci Consent se obratio osiguranik sa zahtjevom da osigura svoj automobil Renault-Duster od rizika krađe i štete (CASCO osiguranje), ja sam zajedno sa agentom osiguranja otišao do njega u mjesto stanovanja. Agent je u svom radu koristio Mobile Office kit koji je uključivao prijenosno računalo, mobilni printer i USB modem za komunikaciju s Diasoft bazom podataka.

Obračun premije osiguranja, izvršenje zahtjeva i police osiguranjaNapravljen sam u programu 1C: Osiguranje. Elektroničke verzije dokumenti su poslani u središnjicu, nakon registracije u ugovorni sustav, osiguranik je dobio policu ispisanu na mobilnom printeru. Za pregled automobila, fotografiranje i sklapanje ugovora trebalo je oko 20 minuta.

Prednost ovakvog načina sklapanja ugovora je trenutna registracija police osiguranja u bazi podataka tvrtke.

Usput, u programu 1C: Osiguranje, provizija posrednika u osiguranju (njegova plaća) izračunava se automatski prilikom unosa police osiguranja u bazu podataka.

1. Elektronsko upravljanje dokumentima

u financijskoj i analitičkoj djelatnosti poduzeća

Nakon stupanja na snagu svaki ugovor postaje predmetom računovodstva, uključujući i računovodstvo. Uključuje ulazne uplate (računovodstvo), kontrolira plan njihovih primitaka (odjel osiguranja), njegovi uvjeti su potrebni odjelu za namirenje šteta u slučaju osiguranog slučaja itd. Ali, na ovaj ili onaj način, tijek dokumenata prelazi na financijsku i analitičku razinu.

Nadalje, ove informacije u generaliziranom obliku su od interesa za najviše menadžere tvrtke za operativnu analizu aktivnosti u različitim aspektima (po klijentima, po regijama, odgovornim rukovoditeljima itd.).

Blok je najviša razina. Strateško planiranje i upravljanje. To su zadaci izgradnje proračuna, analize aktivnosti u kontekstu proizvoda osiguranja i izračunavanja tarifa.

Kada se informacije u bazi akumuliraju, počinje najviša razina automatizacije tvrtke. Za top menadžere moguće je riješiti probleme upravljačkog računovodstva, analize i planiranja. Na primjer, za svaki ugovor automatski se izračunavaju pokazatelji profitabilnosti (iznos primljene premije, iznos plaćanja prema zakonima o osiguranju, iznosi primljeni od društava za reosiguranje, itd.).

Voditelj ima mogućnost odrediti planirani godišnji prihod za regionalne prodajne odjele. Prodajni odjeli, pak, na temelju tih podataka izračunavaju svoj portfelj osiguranja i primaju pokazatelje profitabilnosti.

Osim toga, prati se i izvršenje proračuna tvrtke. Formira se u podružnice i odjele, ide u sjedište na konsolidaciju i odobrenje.

Odobreni proračun vraća se jedinicama na izvršenje. Izvršenje proračuna prati tzv. "gotovinska" metoda u kontekstu svake podjele. Činjenica odstupanja se prati i može se analizirati.

1. Automatizacija tijeka rada

prilikom podmirivanja gubitaka

Osnovni poslovni proces osiguravajućeg društva je podmirenje šteta nakon nastupanja osiguranog slučaja. Zamislimo li ovaj proces u fazama, na primjer, u provedbi osiguranja vozilo od oštećenja, možete razumjeti koliko dokumenata trebate ispuniti, kroz koliko ureda proći da biste na kraju zatvorili slučaj.

Ovaj proces predstavljamo u obliku slijeda faza:

• Ispunjavanje prijave za nastanak osiguranog slučaja;
• Osiguranje svih osiguranika potrebni dokumenti kojim se potvrđuje pravo osiguranika/korisnika vlasništva nad predmetom osiguranja, kao i pravo na isplatu osiguranja (preslike putovnice vozila, potvrde o registraciji vozila, kupona tehnički pregled, punomoć, ugovor o prodaji imovine, presliku police osiguranja, potvrde o uplati sljedeće premije osiguranja i sl.);
• Upućivanje na interno ili neovisno ispitivanje nastale štete;
• Davanje svih potrebnih dokumenata od strane osiguranika koji potvrđuju činjenicu događaja koji je doveo do oštećenja imovine osiguranika (potvrde prometne policije, Ministarstva unutarnjih poslova, Ministarstva za hitne situacije, zdravstvenih ustanova itd.);
• Davanje rezultata procjene štete;
• Donošenje odluke o plaćanju naknada iz osiguranja, odnosno o načinu namirenja štete osiguranika;
• Izvršavanje isplate naknade osiguranja, obračun te isplate ili međusobno obračunavanje s servisima i davanje / računovodstvo / dogovaranje procjena troškova restauratorskih popravaka;
• Zatvaranje predmeta za namirenje gubitaka.

Taj je redoslijed sličan i za druge vrste osiguranja – primjerice životno osiguranje: razlikuju se samo skupovi isporučenih dokumenata i krug osoba koje kontroliraju proces njihovog osiguranja i donošenja odluke o slučaju. Proces prilagodbe gubitaka obično se odvija uzastopno.

Tijekom njega donose se sljedeće odluke:

• O otvaranju predmeta za namirenje gubitaka;
• O pregledu oštećenja;
• O odsutnosti strukture prijevarnih radnji;
• O potpunosti davanja dokumenata za namirenje gubitka;
• O pozitivnoj odluci u podmirenju gubitka i načinu namirenja;
• O povećanju iznosa štete pri otkrivanju skrivene štete (za vozilo) ili pri promjeni cijene popravaka itd .;
• O zatvaranju slučaja.

U svakoj fazi prijave duž rute, kako bi se donijela adekvatna odluka, potrebno je imati pristup cijelom paketu dokumenata o šteti, uključujući kopiju ugovora o osiguranju/polici, koja bi trebala ući u Sustav odmah nakon potpisuje ga naručitelj. Jer Osiguravajuća društvačesto imaju zemljopisno raspoređenu strukturu, pružajući kompletan set dokumenti o predmetu u svakoj fazi odobrenja od posebne su važnosti: to eliminira mogućnost prijevare od strane klijenta ili agent za osiguranje i osigurati da se slučaj brzo riješi.

U osiguravajućem društvu CONSENT automatizacija tijeka rada procesa namirenja šteta odvija se na sljedeći način:

Specijalist osiguravajućeg društva zove klijenta iz elektroničkog reda čekanja.

Zatim ugovaratelj osiguranja, zajedno sa zaposlenikom osiguravajućeg društva, ispunjava prijavu za osigurani slučaj, stručnjak provjerava dostavljene dokumente u skladu s podacima i potpunošću.Svi ti dokumenti se skeniraju i unose u bazu podataka, u mapu klijenta,nakon čega se izrađuje Potvrda o prihvaćanju- prijenos dokumenata o najavljenom događaju. Nadalje, izdaje se uputnica za pregled vozila i neovisni vještak pregleda automobil, sastavlja akt o pregledu vozila.

Nakon što je sva papirologija završena, možete početi raditi informativni programi, posebice, deklarirani događaj mora biti registriran u Diasoft sustavu.

Nakon što je završio registraciju prijave u Diasoftu, stručnjak osiguravajućeg društva prelazi na ispunjavanje EDMS-a u smislu stvaranja gubitka.

Nakon popunjavanja EDS-a, slučaj plaćanja se prenosi u fazu odjela za ispitivanje, gdje se odlučuje o pitanju popravka automobila ili plaćanja naknade osiguranja.

Na formirani slučaj plaćanjapovezani telefonski brojklijent koji prima SMS - poruke o statusu osiguranog slučaja.

EDMS vam omogućuje jasno praćenje faze pojedinog slučaja namirenja gubitaka, uvid u one za koje kasni prijelaz na sljedeći status i obavijestite nadležne izvršitelje.

Također se sastavljaju standardni popisi dokumenata potrebnih za provođenje postupka namirenja šteta. A budući da se skenirane kopije dokumenata stavljaju izravno u bazu podataka Diasofta, nakon podnošenja zahtjeva na razmatranje povjerenstvu, dostupni su svi podaci za donošenje odluke o nagodbi ili odbijanju. Sukladno tome, sustav će vam omogućiti prijenos aplikacije u računovodstveni odjel za plaćanja ili generiranje obavijesti klijentu o odbijanju. Također je moguće inicijalizirati postupak regresije.

Zaključak

Razmatrajući sustav organiziranja elektroničkog upravljanja dokumentima u osiguravajućem društvu Consent, možemo zaključiti da elektroničko upravljanje dokumentima:

1. zadovoljava zahtjeve suvremenog osiguranja i osigurava brzinu obrade podataka;
2. omogućuje vam da ubrzate rad različitih odjela osiguravajućeg društva;
3. omogućuje donošenje važnih operativnih i strateških odluka na vrijeme;
4. omogućuje agentu daljinski dovršavanje cjelokupnog postupka sklapanja ugovora o osiguranju;
5. doprinosi sprječavanju prijevara u osiguranju;
6. doprinosi rješavanju problema upravljačkog računovodstva, analize i planiranja;
7. omogućuje vam da jasno pratite stadij konkretnog slučaja namirenja gubitaka, vidite one za koje je prijelaz na sljedeći status kasnio i obavijestite odgovorne izvršitelje.

Bibliografija

1. Federalni zakon Ruske Federacije od 27. studenog 1992. N 4015-1 "O organizaciji poslova osiguranja u Ruska Federacija(s naknadnim izmjenama i dopunama).
2. Ermasov S.V., Ermasova N.B. Osiguranje: udžbenik / S.V. Ermasov, N.B. Ermasova. - M.: Visoko obrazovanje, 2008. - 317 str.
3. Mikheeva E.V. Informacijska tehnologija u profesionalna djelatnost ekonomist i računovođa: udžbenik. dodatak za studente. srednje institucije. prof. obrazovanje / E.V. Mikheeva, E.Yu. Tarasov. - M .: "Akademija", 2013. - 240 str.
4. Mikheeva E.V. radionica informacijske tehnologije u stručnoj djelatnosti ekonomista i računovođe: udžbenik. dodatak za studente. srednje institucije. prof. obrazovanje / E.V. Mikheeva, E.Yu. Tarasov. - M .: "Akademija", 2014. - 352 str.
5. Mikheeva E.V. Informacijske tehnologije u profesionalnoj djelatnosti: udžbenik. dodatak za studente. srednje institucije. prof. obrazovanje / E.V. Mihejev. - M .: "Akademija", 2013. - 384 str.
6. Osiguranje: udžbenik / ur. L. A. Orlanyuk-Malitskaya, S. Yu. Yanova. - M .: Izdavačka kuća Yurayt; ID Yurayt, 2011. - 643s.
7. SC "Pristanak". http: //www.soglasie.ru
8. Elektronički časopis "O prijevarama u osiguranju"http://i-news.narod.ru/criminal.html

Značajke odabira sustava elektroničkog upravljanja dokumentima za osiguravajuće društvo

Značajke odabira sustava elektroničkog upravljanja dokumentima za osiguravajuće društvo

Glavne karakteristike rada osiguravajućih društava su:
. Značajan tijek rada, rad s dokumentima raznih vrsta;
. Treba ispuniti financijske obveze kupcima u slučaju osiguranog slučaja;
. Aktivna interakcija s podizvođačima radi procjene gubitaka u slučaju osiguranog slučaja i mogućeg otklanjanja njegovih posljedica;
. Održavanje velikih baza podataka kupaca;
. Dostupnost zemljopisno raspoređene mreže poslovnica;
. Putna priroda posla agenata;
. Potreba za novim alatima za promicanje usluga osiguranja.
Sukladno tome, sustav elektroničkog upravljanja dokumentima implementiran u osiguravateljskoj organizaciji trebao bi rješavati ove probleme što je učinkovitije moguće. Zato najbolji program za automatizaciju uredskog rada u području osiguranja je sveobuhvatna ECM platforma, funkcionalnost koji su prilagođeni specifičnostima industrije.
Primjer takvog sustava je publikacija industrije bb Workspace Insurans Service, koju su predložili programeri tvrtke Double B (Moskva).
Prednosti rješenja za industriju usluga osiguranja
. Puna funkcionalnost za obradu različiti tipovi dokumentacija, velika knjižnica standardni dokumenti;
. Ugrađeni moduli za proračun, CRM, HR i upravljanje vremenom;
. Implementacija suvremene strategije marketinške promocije AIDCAS-a temeljene na radu s klijentima, uzimajući u obzir njihove potrebe;
. Jednostavna implementacija i brzi razvoj od strane zaposlenika;
. Praktično nula administracija;
. Integracija paketa uredski programi MS Office i moćna 1C računovodstvena platforma;
. Ugrađeni alati za skeniranje dokumenata za njihovu naknadnu registraciju i obradu;
. Sposobnost rada u udaljenom pristupu i mail agentu;
. Brzo skaliranje temeljeno na univerzalnim korisničkim licencama.
Dakle, automatizacija tijeka dokumenata osiguravajućeg društva uz pomoć programa bb workspace Insurans Service značajno smanjuje troškove poslovanja i omogućuje racionalnije korištenje rada stručnjaka.

Prednosti modernog bb sustava radnog prostora

Osnovna pravila tijeka rada