Ce documente sunt considerate primare în contabilitate. Cum se întocmesc documente primare în contabilitate

În practica stabilită documente sursă contabilitate sunt înțelese ca lucrări care reflectă faptele vieții economice (încheierea tranzacțiilor, circulația mărfurilor și materialelor etc.). Acestea sunt întocmite în momentul tranzacțiilor sau după finalizarea acestora, pentru a confirma faptele care s-au întâmplat. Pe baza lor, contabilul face înregistrări în programul contabil al întreprinderii, acceptă sumele pentru contabilitatea fiscală.

În ce formă este „primarul”

Potrivit explicațiilor Ministerului Finanțelor, compania are dreptul să stabilească în mod independent ce forme de „primar” să utilizeze. Decizia adoptată este stabilită în politica contabilă organizații. Practica arată că entitățile comerciale utilizează una dintre cele trei opțiuni:

• Formulare unificate oferite de Goskomstat.
• Eșantioane dezvoltate de companie în mod independent și consacrate în acte interne.
• Opțiuni combinate: documente primare într-un format unificat, completate cu anumite câmpuri.

Dreptul entităților comerciale de a dezvolta în mod independent forme de „primar” nu se aplică următoarelor tipuri de documente:

• documente de numerar (în special, consumabile și colete);
• formulare stricte de raportare;
• scrisori de transport.

Pentru ei, Ministerul Finanțelor introduce formulare unificate ca fiind obligatorii.

În cazul în care compania care a încheiat tranzacția nu a stabilit forma „primar” în contract, contrapartida are dreptul de a depune documente conform propriilor probe. Pentru a evita întrebările din partea structurilor de reglementare, firma ar trebui să scrie în politica sa contabilă că acceptă formulare pe hârtie elaborate de furnizorii și cumpărătorii săi.

Important! Prezența unei „primare” care mediază o anumită operațiune este o cerință obligatorie pentru reflectarea acesteia în contabilitate și contabilitate fiscală.

Detalii obligatorii despre „organizația primară”

Conform art. 9 402-FZ, documentele contabile primare trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

• numele lucrării comerciale, de exemplu, „Actul lucrărilor acceptate”;
• numărul conform regulilor interne de numerotare ale societății emitente;
• data pregătirii documentului;
• numele complet al companiei emitente a „primarului”;
• esența tranzacției comerciale care a avut loc (de exemplu, expedierea bunurilor către cumpărător, încasarea la casierie, acceptarea muncii prestate etc.);
• măsurarea faptului economic produs în numerar sau în natură;
• funcția și numele complet al angajatului responsabil de executarea sau executarea operațiunii;
• semnătura scrisă de mână a persoanei autorizate.

Lista persoanelor care au dreptul să semneze primar documente contabile, este determinat de șeful organizației. Este stabilit prin ordinul său.

Formularele separate conțin detalii suplimentare în raport cu lista standard. De exemplu, în fișele de parcurs, trebuie înregistrate informații despre mașină, proprietarul și șoferul acesteia.

Trebuie să aplic sigiliul organizației pe „primar”? Aceasta nu este o cerință obligatorie, nu puteți face fără aceasta numai dacă prezența sa este prevăzută de un eșantion consacrat în politica contabilă a companiei.

Soiuri de documente primare

Legislația actuală nu stabilește o listă închisă a documentelor contabile primare din 2018. Diversitatea acestora este determinată de sfera entității de afaceri. Pentru o companie, va fi necesară o scrisoare de trăsură, pentru alta - un act de scriere a literaturii din bibliotecă.

Cele mai frecvente tipuri de documentație includ:

• scrisoare de trăsură - mediază tranzacțiile pentru primirea și transferul de bunuri și materiale;
• certificat de acceptare - se întocmește în situațiile în care o parte acceptă rezultatele muncii desfășurate de cealaltă;
• salarizare - compilat la plata către personal salarii;
• OS-1 - reflectă primirea sau pierderea unui element de active fixe (cu excepția imobilelor);
• INV-1 - fixează rezultatele inventarului;
• raport anticipat - confirmă cheltuielile unui angajat care a sosit dintr-o călătorie de afaceri;
• documente de numerar (cecuri, PKO, casa de marcat etc.);
• ordin de plată;
• certificat de contabilitate etc.

Lista de mai sus a documentelor contabile primare nu este completă. Companiile din diferite linii de activitate utilizează formularele necesare pentru a reflecta tranzacțiile lor.

În funcție de metoda de implementare, „principalul” este hârtia și electronica. A doua opțiune este utilizată în companiile unde este configurată gestionarea documentelor electronice. Ajută la simplificarea și accelerarea procesării hârtii de afaceri, depanarea interacțiunii dintre contractori.

Conform legislației actuale, toate tipurile de „primare” sunt stocate în companie timp de cinci ani. Numărătoarea inversă începe de la sfârșitul anului de raportare. De exemplu, hârtiile emise în 2018 trebuie păstrate până în 2023 inclusiv. Încălcarea acestei reguli va duce la proceduri judiciare serviciul fiscal, impunerea de sancțiuni asupra organizației.

Acest material vă va oferi o idee despre:
utilizatorii de informații contabile;
funcțiile întreprinderii pentru organizarea contabilității;
documentele contabile primare, tipurile acestora și detaliile obligatorii;
fluxul de documente;
registre contabile și tipurile acestora;
conturile contabile și structura acestora;
un plan de conturi de lucru simplificat al unei întreprinderi mici;
diverse forme de organizare a contabilității.

1. Documente în contabilitate

În conformitate cu articolul 9 din Legea „Cu privire la contabilitate”, toate tranzacțiile comerciale efectuate de o organizație trebuie formalizate cu documente justificative. Aceste documente servesc drept documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea.

Documente contabile primare sunt luate în considerare dacă sunt întocmite conform formei cuprinse în albume forme unificate primar Înregistrări contabile, și documentele, a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

• Titlul documentului;
• data pregătirii documentului;
• numele organizației în numele căruia a fost întocmit documentul;
• conținutul tranzacției comerciale;
• instrumente de măsurare a unei tranzacții comerciale în termeni fizici și monetari;
• numele funcțiilor persoanelor responsabile de efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea înregistrării acesteia;
• semnăturile personale ale acestor persoane.

Documentul principal este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale (plată pentru bunuri, plată în numerar împotriva unui raport etc.).

O întreprindere în cursul activităților sale poate utiliza forme dezvoltate independent de documente primare, luând în considerare cerințele stabilite pentru documentele primare. Formularele acestor documente sunt aprobate prin ordinul privind politica contabilă a întreprinderii.

Toate documentele primare pot fi împărțite în următoarele grupuri:

1. organizațional și administrativ;
2. exculpator;
3. documentele înregistrarea contabilă.

Documente organizatorice și administrative- acestea sunt ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, procuri etc. Aceste documente permit desfășurarea anumitor tranzacții comerciale.

Documente justificative- aceasta include facturi, cerințe, chitanțe, certificate de acceptare etc. Aceste documente reflectă faptul unei tranzacții comerciale și se introduc informațiile conținute în acestea registre contabile.

Unele documente sunt permise și exculpative. Acestea includ, de exemplu, o comandă în numerar pentru cheltuieli, extras de plată etc.

Documente contabile completat de un contabil. Printre acestea se numără diverse rapoarte, referințe. Informațiile conținute în acestea sunt, de asemenea, înregistrate în registrele contabile.

Registrele contabile Sunt foi special adaptate pentru înregistrarea și gruparea acreditărilor. De aspect registrele contabile sunt:

• cărți (numerar, principal);
• carduri (contabilitatea mijloacelor fixe, contabilitatea materialelor);
• reviste (foi gratuite sau gradate).

În funcție de tipurile de înregistrări produse, registrele sunt împărțite în:

• cronologic (jurnal de bord);
• sistematic (contabilitate generală);
• combinate (comenzi de reviste).

În funcție de gradul de detaliere al informațiilor conținute în registrele contabile, acestea sunt:

• sintetic (contabilitate generală);
• analitice (carduri);
• combinate (comandați reviste).

Documentele primare primite de departamentul de contabilitate (contabil) trebuie verificate:

• conform formularului (completitudinea și corectitudinea documentului, completarea detaliilor);
• aritmetic (numărarea sumelor);
• după conținut (conexiunea dintre indicatorii individuali, absența contradicțiilor interne).

Pentru buna desfășurare a contabilității primare, aceasta este dezvoltată și aprobată programul fluxului de lucru, care determină ordinea și calendarul mișcării documentelor primare în cadrul întreprinderii, primirea acestora în departamentul de contabilitate. Programul de circulație a documentelor contabile primare poate avea următoarea formă:

Înregistrările din documentele primare trebuie făcute prin asigurarea siguranței acestor înregistrări pentru timpul stabilit pentru stocarea lor în arhivă.

După acceptare, informațiile din documentul primar sunt transferate în registrele contabile și se face un semn pe documentul propriu-zis pentru a exclude posibilitatea utilizării sale duble (de exemplu, data înregistrării în registrul contabil este menționată).

Documentele contabile primare și consolidate pot fi întocmite pe suport de hârtie și computer. În acest din urmă caz, organizația este obligată să facă copii ale acestor documente pe suport de hârtie pe cheltuiala sa pentru ceilalți participanți la operațiunile comerciale, precum și la cererea organelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federația Rusă, instanțe și procurori.

Organizațiile sunt obligate să păstreze documente contabile primare, registre contabile și situații financiare pentru perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai puțin de cinci ani.

Pentru trimiterea în arhivă, documentele sunt selectate în ordine cronologică, asamblate, legate și arhivate în dosare. Depunerea documentelor la arhivă este însoțită de un certificat.

Un cont este un mod de grupare și reflectare a modificărilor fondurilor (proprietății), a surselor acestora și a pasivelor unei întreprinderi.

Tranzacțiile pe conturi se reflectă în contorul monetar, adică toate proprietățile, sursele și datoriile (datoriile) acesteia ale întreprinderii sunt estimate, iar valoarea sa este înregistrată în conturi.

Fondurile pentru întreprinderi pot crește sau scădea. Pentru contabilitatea separată a creșterii și scăderii fondurilor, contul este împărțit în două părți. Se numește partea stângă a contului debit, iar partea dreaptă a contului este numită credit.

Grafic, contul este de obicei prezentat sub forma unui tabel format din două coloane:

În funcție de ceea ce se reflectă în conturi, acestea pot fi:

1. activ;
2. pasiv;
3. activ pasiv.

Pe conturi active contabilitatea fondurilor întreprinderii și mișcarea acestora se reflectă (de exemplu, active fixe, stocuri de producție, produse finite, numerar, decontări etc.).

Contul activ este mărit în debit, adică tranzacțiile care îl măresc se reflectă în partea stângă (debit) a contului.

Soldul contului activ - soldul la sfârșitul și la începutul perioadei - este, de asemenea, debitor.

Structura contului activ:

Pe conturi pasive sursele de fonduri ale întreprinderii sunt reflectate (de exemplu, fondul legal sau capital autorizat, profit) și pasivele companiei (de exemplu, un împrumut bancar, salarii neplătite etc.).

Contul pasiv crește la credit, adică tranzacțiile care îl măresc se reflectă în partea dreaptă (credit) a contului.

Soldul contului pasiv - soldul la sfârșitul și la începutul perioadei - este, de asemenea, creditat.

Structura pasivă a contului:

Pe conturi activ-pasive soldul poate fi fie de credit, fie de debit.

Planul de conturi contabil este aprobat de Ministerul Finanțelor.

3. Forme de contabilitate

Formularele contabile diferă prin numărul de registre aplicate, scopul, aspectul și conținutul acestora.

Există trei forme principale de contabilitate:

• mandat de comemorare;
• ordin de jurnal.

Cea mai simplă formă este „”, deoarece orice operațiune pe un document primar (sau un grup de operațiuni omogene) este înregistrată în cartea „Jurnal-principal”, care combină un jurnal de tranzacții comerciale (înregistrare cronologică) și conturi sintetice (înregistrare sistematică) . Cartea „Magazine-main” arată astfel:

Acest registru înregistrează mai întâi soldurile contului la începutul perioadei de raportare, apoi - toate tranzacțiile pe documente, după care cifra de afaceri pentru perioadă de raportare(în acest caz, se verifică corectitudinea înregistrării: valoarea cifrei de afaceri pentru perioada de raportare ar trebui să fie egală cu suma cifrelor de afaceri pe debitul tuturor conturilor și cu valoarea cifrei de afaceri pe creditul tuturor conturilor) și sunt dezvăluite soldurile contului la sfârșitul perioadei de raportare. Soldul final se întocmește pe baza soldurilor contului.

Acest formular este utilizat în întreprinderile cu un număr mic de angajați și cu un număr mic de operațiuni. Un contabil poate păstra o carte.

Schema contabilă „jurnal-principal” arată astfel:

Formular de înregistrare a comenzii memoriale bazat pe păstrarea separată a înregistrărilor cronologice și sistematice. Înregistrarea înregistrărilor contabile se face prin documente speciale - ordine memoriale, care sunt întocmite pe baza documentelor primare. Comenzile de comemorare sunt înregistrate într-un jurnal special (înregistrare cronologică) și pe baza lor se fac intrări de registru(înregistrare sistematică).

Formularul contului contabil este construit cu o defalcare a debitului și creditului pentru fiecare cont de compensare și arată astfel:

Registrul în această formă se mai numește și șah.

În conturile registrului general, se iau în considerare numai cifrele de afaceri curente pentru perioada de raportare. Prin urmare, conform datelor conturilor registrului general, este compilată o foaie de conturi rotativă contabilitate sintetică(în acest caz, este verificată integralitatea și corectitudinea înregistrării tranzacțiilor comerciale; totalul cifrelor de afaceri pe debitul și creditul conturilor este verificat față de totalul din jurnalul de înregistrare). De asemenea, determină soldurile contului la sfârșitul perioadei de raportare pentru care se întocmește un nou sold.

Comparativ cu revista principală, formularul de comandă memorială nu limitează numărul de tranzacții înregistrate, specifică modificări ale fondurilor pe conturi, extinde posibilitățile de împărțire a muncii între angajații contabili și automatizarea contabilității.

Schema acestei forme de contabilitate este următoarea:

Cu toate acestea, în această formă de contabilitate, aceleași înregistrări sunt repetate de multe ori în diferite registre contabile, ceea ce crește cantitatea de muncă. Există o versiune simplificată a acestui formular pentru întreprinderile mici - folosind fișele contabile: mijloace fixe acumulate taxe de amortizare(purta); stocuri de producțieși produse terminate; costurile productiei; Baniși fundații; decontări și alte operațiuni; decontări cu furnizorii; salarii.

Declarația este un cont contabil care reflectă balanta initiala, cifre de afaceri pentru perioada de raportare privind debitul și creditul pe baza documentelor cu o defalcare pe conturi corespunzătoare, soldul la sfârșitul perioadei de raportare. De exemplu, forma unei declarații pentru contabilizarea numerarului la casierie arată astfel:

Datele declarațiilor sunt rezumate în foaia de șah, pe baza căreia se întocmește foaia de afaceri. Conform foaia de afaceri se întocmește echilibrul.

Schema formei simplificate de contabilitate este după cum urmează:

La formular de contabilitate pentru jurnal declarațiile acumulative și tabelele de dezvoltare sunt întocmite pe baza documentelor primare. În acest caz, tranzacțiile omogene legate de un anumit cont sunt înregistrate în jurnale în ordine cronologică în conformitate cu conturile corespunzătoare. La sfârșitul lunii, fiecare jurnal calculează totalul cifrelor de afaceri din conturile corespunzătoare. Aceste totaluri reprezintă înregistrări contabile(mandate de aducere aminte) pentru intrări în conturi de contabilitate generală.

Jurnalele cumulative se numesc jurnale de ordine. Jurnalele de comandă se bazează pe credit, adică înregistrările tranzacțiilor se fac pe creditul unui anumit cont în corespondență cu debitul diferitelor conturi.

Jurnalul comenzilor arată astfel:

Totalurile lunare ale cifrei de afaceri din jurnalele de comandă sunt transferate în conturile registrului general, care are următoarea formă:

Cifra de afaceri a creditului este transferat în contul contabil cu o sumă totală pe lună, deoarece este conținut în formularul extins din jurnalul de comandă. Cifra de debit într-un cont de contabilitate este înregistrată în corespondența cu alte conturi. În contul de registru general, cifra de afaceri de debit este colectată pe măsură ce datele sunt înregistrate din diferite jurnale de comandă. După finalizarea înregistrării cifrelor de afaceri din jurnalele de comandă în conturile de contabilitate, totalele sunt calculate pe debitul fiecărui cont, se determină soldul la sfârșitul lunii și se calculează soldul.

Formular de comandă jurnal contabilitatea poate fi prezentată în următoarea formă:

Documentele contabile primare sunt utilizate în fiecare întreprindere. Toate acestea sunt importante în felul lor și ar trebui să fie obligatoriu luată în considerare în lucrare. Ele sunt întocmite în conformitate cu formularele documentelor contabile primare ale registrelor contabile. Lista completă și regulile de proiectare sunt prezentate în acest articol.

Caracteristici de proiectare

Vorbind de documente primare, ele înseamnă acele lucrări care sunt responsabile pentru fiecare dintre evenimentele economice care au avut loc la întreprindere. La pregătirea acestui tip de documentație, fiecare contabil trebuie să rețină că nu există forme specifice și clar fixate de documente primare și registre contabile. Alegerea revine întreprinderii. Acesta este cel care decide care dintre formele posibile este convenabil pentru acesta să le folosească în activitățile sale. De asemenea, este important să indicați toate detaliile atunci când completați formularul documentelor contabile primare. Au doar lista obligatorie din care nimic nu poate fi exclus. Este demn de remarcat faptul că informațiile privind ce formă de documente contabile primare utilizează compania trebuie specificate fără greș în politica contabilă a companiei. Aceasta este foarte punct important.

Lista documentelor contabile primare

Lista primară include nouă valori mobiliare importante:

1. Lista de ambalare.
2. Formulare de calcul.
3. Înregistrarea acceptării.
4. Documente privind circulația activelor fixe.
5. Ordine de plată.
6. Lucrări pe tranzacții în numerar.
7. Raport anticipat.
8. Informații contabile.
9. Un act care prescrie compensarea.

Această listă de documente contabile primare este în general acceptată și este utilizată în toate întreprinderile.

Lista de ambalare

Acest document contabil principal este destinat să reflecte toate mișcările articolelor de inventar. Factura trebuie să conțină datele specificate în factură. Este demn de remarcat faptul că această lucrare trebuie întocmită în două exemplare. Ca certificare a acestui document, se utilizează semnătura șefului și sigiliul organizației. În ceea ce privește formularul de înregistrare a facturilor, de obicei întreprinderile folosesc TORG-12. De obicei este utilizat de companiile angro. Formularul trebuie să conțină atât detaliile contractului pe baza cărora se efectuează tranzacția, cât și detaliile scrisorii de trăsură. De asemenea, include informații despre participanții la operațiune și bunurile transferate. Factura trebuie să conțină informații despre lucrările atașate. În ceea ce privește semnăturile, acestea sunt puse de ambele părți. Este important să știm că acele organizații a căror activitate nu implică utilizarea unui sigiliu au dreptul să nu certifice acest tip de document cu acesta.

Formulare de calcul

Salarizarea este compilată în conformitate cu formularul T-49. Forma acestui document contabil primar este numărul 0301009. Utilizarea acestuia este limitată numai pentru întreprinderile care desfășoară activități bugetare sau guvernamentale. Conform acestui document, se efectuează un calcul complet și suplimentar al salariilor angajaților. Datele principale ale acestei forme sunt fișa de timp, rata tarifară, valoarea deducerilor și compensarea. Alte organizații, precum și antreprenori individuali acordați salarii personalului lor în formularul 0504401. Baza pentru acumulări aici este, de asemenea, fișa de timp. Necesitatea acestei documentații se datorează necesității de a reduce fluxul de lucru din organizație. Acest document contabil primar este întocmit de personalul contabil, care, după pregătirea actelor, le transferă la casierie. După ce toate fondurile specificate în document au fost emise personalului, acesta trebuie returnat departamentului de contabilitate. Formularul dat casierilor trebuie semnat de șeful companiei.

Înregistrarea acceptării

Motivul executării acestui document contabil primar este transferul către client a lucrărilor sau serviciilor efectuate de întreprindere. El confirmă că toate acordurile au fost îndeplinite și clientul este mulțumit de rezultatele obținute. Forma actului nu are un format obligatoriu stabilit. Dar există o listă de date pe care ar trebui să le conțină. Include mărci precum numele companiei, data formării documentului, reflectarea persoanei care a întocmit documentul, formatul muncii, funcțiile și semnăturile persoanelor responsabile. Există, de asemenea, o formă unificată de KS-2. Nu se aplică tuturor tipurilor de muncă sau servicii. poate fi utilizat numai dacă contractantul este angajat construcția de capital... Dacă acest formular este finalizat, acesta poate fi utilizat pentru lucrări de construcție și instalare la instalații civile sau rezidențiale.

Documente privind circulația activelor fixe

V acest caz angajații întreprinderii folosesc următoarele soiuri documentația primară:

• Formularul OS-1 - un act care descrie faptul acceptării sau transferului de active fixe. Această formă de documente contabile primare este utilizată în cazul transferului de obiecte. Trebuie remarcat faptul că clădirile sau structurile nu le aparțin.
• OS-1a - acest formular se aplică clădirilor sau structurilor.
• OS-4 - emis în cazul anulării activelor fixe ale întreprinderii.
• INV-1 - Acesta este potrivit pentru înregistrarea faptului unui inventar.
• INV-1a - potrivit pentru cazuri de inventariere a imobilizărilor necorporale.

Fiecare dintre aceste forme are o formă unificată. Utilizarea acestuia este obligatorie la pregătirea documentației contabile primare.

Ordine de plată

Această lucrare este întocmită în conformitate cu formularul OKUD 0401060. La formarea formularului, trebuie respectate mai multe etape de umplere:

1. Introducerea numărului și a datei plății.
2. Indicarea tipului de plată într-o coloană specială. În acest caz, puteți utiliza un astfel de semn ca „Urgent” sau „Mail”.
3. Prescrie Există 28 de coduri de la 01 la 28. Acestea pot fi contribuabili, bănci, instituțiile de credit si altii.
4. Introducerea sumei de plată. Trebuie scris în cuvinte și cifre.
5. TIN, KPP, nume, detalii bancare.
6. De asemenea, ar trebui să înregistrați detalii similare despre destinatar.
7. Această etapă implică indicarea codurilor și cifrelor suplimentare - tip, ordine și cod.
8. Introducerea informațiilor despre plata ulterioară.
9. Semnarea PP.

În funcție de tipul de plată, acest formular este completat parțial sau integral.

Tranzacții în numerar

În acest caz, este posibil să se elibereze două forme de bază. Primul este un ordin de numerar primit, al doilea este unul de ieșire. Deci, PKO este emis în cazurile în care sosesc noi fonduri la casierie. Formatul acestui document contabil primar este reglementat de Comitetul de Stat de Stat al Federației Ruse. Completați-l pe hârtie în formularul KO-1 sau în format electronic... Documentul este semnat de contabilul șef și rămâne pentru depozitare în departamentul de contabilitate. În ceea ce privește comanda în numerar pentru cheltuieli, caracteristicile designului său sunt similare. Singura sa diferență este obiectivul. Se completează în cazul emiterii de fonduri. O altă caracteristică este vastitatea opțiunilor de completare - poate fi Word și Excel. Documentația contabilă primară de acest tip eliberat sub forma KO-2.

Raport anticipat

La fel ca toate documentele primare și registrele contabile, acest formular este un raport privind activitățile întreprinderii. De fapt, un raport anticipat este întocmit în cazurile în care un angajat trebuie să contabilizeze fondurile primite de el de la casierie și cheltuite pentru nevoile companiei. Principalele informații incluse în acest formular sunt:

• Suma fondurilor primite de un angajat al întreprinderii.
• Scopul pentru care au fost cheltuite fondurile.
• Costuri reale.
• Solduri sau surplusuri pe care angajatul trebuia să le plătească din bugetul său.

Aceste elemente sunt cu siguranță foarte importante, dar sunt considerate nevalide dacă nu sunt atașate documente justificative la formularul de raport în avans. În ceea ce privește proiectarea acestui tip de documentație primară, aceasta este simplificată datorită prezenței unui formular unificat. Se numește AO-1. Dacă compania dorește să-și dezvolte propria formă, acest lucru este permis și. Cel mai important lucru este să adăugați toate detaliile necesare la document. Cel mai adesea, o formă unificată este utilizată în activitatea întreprinderilor. Formularul se întocmește într-un singur exemplar în termen de trei zile de la data emiterii banilor. Documentul trebuie aprobat de șeful angajatului care a preluat documentele. Puteți trimite un raport în avans, atât pe suport de hârtie, cât și în format electronic.

Informații contabile

Această vedere documentația primară este întocmită în trei condiții:

1. Dacă este necesar să se corecteze o greșeală făcută în procesul de formare a tranzacțiilor contabile standard.
2. Pentru a efectua o operație care necesită împrăștierea manuală a sarcinilor.
3. La înregistrarea tranzacțiilor care implică documente contabile atipice.

Cel mai adesea, o declarație contabilă este încă utilizată pentru a indica erori. Acest document poate fi numit universal, deoarece este potrivit atât pentru perioada curentă, cât și pentru oricare altul. Avantajul acestui formular pentru perioada curentă este capacitatea de a menține cifrele de afaceri corecte. Acest lucru se realizează introducând o anulare sau afișând sume suplimentare. Forma clară stabilită certificat de contabilitate se aplică numai pentru structuri de stat... Alți contribuabili pot folosi propriul formular. Este important doar să includă următoarele informații:

1. Numele companiei.
2. Titlul documentului și data formării acestuia.
3. Esența operației.
4. Sumele și cantitățile necesare.
5. Semnăturile tuturor persoanelor responsabile.

Este demn de remarcat faptul că, în cazul în care compania intenționează să utilizeze propriul formular, atunci trebuie să indice acest fapt în politica contabilă.

Legea de compensare

Esența acestui formular este de a reflecta rambursarea datoriilor reciproce între întreprindere și angajat. Pentru a efectua compensarea, este necesar să se completeze un act și un acord privind comportamentul acestei operațiuni. Actul este redactat în etapa în care întreprinderea înaintează o contradatorie către angajatul său și este convenabil pentru părți să o compenseze cu datoria. Dacă astfel de condiții sunt convenabile pentru ambii participanți, atunci se întocmește un acord special care confirmă disponibilitatea părților de a compensa.

Tranzacțiile comerciale ale întreprinderilor sunt documentate prin documente contabile primare. Înregistrarea se face în momentul operației sau imediat după finalizarea acesteia. Afacerile se umple forme primareîntr-un mod continuu, prin documentarea tuturor obiectelor și operațiilor.

Documentele sunt păstrate pe hârtie sau în formă electronică, cu ieșirea ulterioară pe hârtie. Dacă formular electronic certificat prin semnătură, hârtie este o copie. După 19 iunie 2015, fluxul de documente electronice este permis între întreprinderile care au un acord reciproc.

Definiția și conceptul acestei documentații

Documentele primare sunt înțelese ca formulare, pe baza căruia:

• Acceptarea și livrarea de bunuri și materiale, numerar, alte active implicate în desfășurarea activităților.
• Înregistrarea chitanței mijloacelor fixe.
• Emiterea de fonduri responsabile, hârtii valoroase, mijloace de plata.
• Înregistrarea serviciilor prestate, lucrările efectuate.
• Menținerea evidenței personalului.
• Alte acțiuni și operațiuni ale întreprinderii.

Pentru informații despre documentele contabile principale, consultați următorul videoclip:

Reglementarea legislativă a problemei și regulile de bază pentru înregistrare

Procedura de înregistrare și întreținere a documentației primare este reglementată de legea „Cu privire la contabilitate”.

Compoziția informațiilor din documente trebuie tratată în mod responsabil. Documentele sunt esențiale situații contabileși impozitare.

Formularele sunt obligatorii din punct de vedere juridic în prezența detaliilor solicitate:

• Numele formularului.
• Data pregătirii.
• Date privind entitatea economică.
• Conținutul operațiunii.
• Exprimarea naturală și valorică a unui fapt activitatea economică.
• Date ale persoanei care a certificat documentul.
• Semnătura persoanei responsabile.

Absența oricăruia dintre detalii nu permite aplicarea documentului în contabilitate. Datele contabile primare trebuie să fie documentate și justificate economic.

La întocmirea formularelor, angajații întreprinderilor pot face greșeli și inexactități.

Permis corectarea intrării eronateîn următoarea ordine:

• Trecerea textului nevalid. Datele eronate trebuie să fie lizibile.
• Introducerea în dreptul intrării și comentariilor corecte: „Adevărat” sau „Credință corectată”.
• Ștampilarea datei de corectare.
• Certificarea textului cu o semnătură cu o decriptare a datelor persoanei care a efectuat corecturile.

Datorită posibilității de a completa un formular în format tipat și manual, corecțiile pot fi făcute și în documentele tipărite utilizând programe specializate.

Documente sursă poate avea forme de executare incorecte sub forma:

• Lipsa tipăririi. În legătură cu introducerea unei ipoteze cu privire la posibilitatea întocmirii documentației fără utilizarea unui sigiliu, o întreprindere poate emite formulare fără o imprimare. Pentru a preveni reclamațiile din partea autorităților fiscale, dreptul trebuie să fie consacrat în actele și acordurile interne locale.
• Semnătură fax. Dreptul de a utiliza facsimile trebuie să fie convenit cu partenerii. Autoritățile fiscale nu acceptați documente de fax.
• Semnăturile persoanelor nespecificate în ordine. Această supraveghere poate fi corectată prin indicarea dreptului de a semna documente de către persoanele care compun formularele.

Pentru absența documentelor contabile sau utilizarea formularelor întocmite cu date insuficiente și utilizate în impozitare, se impune o amendă în conformitate cu art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai ușor fă-o cu servicii on-line care vă va ajuta să generați toate documentele necesare gratuit: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să facilitați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci urmează următoarele servicii online, care vor înlocui complet contabilul în companiei dvs. și economisiți foarte mulți bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat, semnate cu o semnătură electronică și trimise automat online. Este ideal pentru antreprenori individuali sau LLC de pe USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încercați și veți fi surprinși ce usor a devenit!

Caracteristicile întocmirii formularelor

Compania poate folosi forme uniforme sau le poate dezvolta independent.

Lista documentelor aplicabile aprobatîn anexa la politica contabilă a întreprinderii.

Nepermis elaborează în mod independent documente pentru întreținere:

1. Casă de marcat.
2. Calcule folosind tehnica KKM.
3. Transport de transport.

Alte documente elaborate de ministere pentru utilizare extrem de specializată nu sunt înlocuite. De exemplu, companiile nu își schimbă formularele eșantion standard aprobat de Ministerul Transporturilor.

Practica arată că întreprinderile folosesc predominant formulare standardizate. Atunci când compania dezvoltă în mod independent forme contabile se respectă ordinea acțiunilor:

• Includerea detaliilor necesare.
• Aprobarea formularelor în ordinea fluxului de documente stabilit de politica contabilă.
• Informarea Inspectoratului Federal al Serviciului Fiscal cu privire la utilizarea formularelor.
• Coordonarea formularelor de documente cu partenerii și aplicarea formularelor la contract. Pentru partenerii care utilizează formulare în calcularea impozitelor, trebuie să aveți dovada legalității și forța juridică documente.

Tipuri de forme utilizate depind de profilul întreprinderii.

Ce este inclus în lista acestor documente

Formulare contabile primare grupate după tipul de tranzacție.

Companii înregistrate utilizare:

Un grup semnificativ de documente primare este destinat evidenței personalului.

Perioade de depozitare

Compania trebuie să asigure siguranța documentelor contabile primare timp de 5 ani. Pot fi necesare formulare pentru a clarifica datele și pentru a confirma corectitudinea contabilității, plata impozitelor la buget în timpul auditului.

Excepție fac formularele care confirmă plata salariilor către angajați. Cardurile contabile, comenzile pentru personal, extrasele sunt stocate timp de 75 de ani.

Depozitarea se face de către o întreprindere sau o arhivă a orașului.

Nuanțele circulației acestor documente sunt prezentate în următorul videoclip:

Banks Today Live

Articole marcate cu acest semn mereu relevant... Urmărim acest lucru

Iar la comentariile la acest articol au răspuns avocat calificatși autorul însuși articole.

Documentele principale ale raportului contabil reprezintă cea mai importantă legătură în fluxul de lucru al oricărei companii. Fără ele, nu va fi posibil nu numai să se calculeze corect toate cheltuielile de venituri și încasări, ci și să se calculeze corect (și cu atât mai mult - pentru a confirma impozitul) deducerile în oficiu fiscal... Ce este „primarul” și care sunt cerințele pentru acesta? Să ne dăm seama.

Este necesar să înțelegem ceea ce este înțeles în general prin această definiție. Deci, documentele contabile primare sunt confirmarea tranzacțiilor comerciale efectuate la întreprinderea care a adus efect economic... Acesta este un document justificativ - de exemplu, un fel de factură.

Aceste documente sunt importante nu numai pentru contabilitate în domeniul contabilității. Li se cere să se conformeze legislația fiscalăși confirmarea tuturor tranzacțiilor în curs. Cu ajutorul documentelor primare, puteți determina valoarea obligațiilor companiei față de stat. Fiscul va solicita aceste certificate pentru a verifica corectitudinea calculelor.

Documentele primare trebuie întocmite imediat în momentul operației sau imediat după finalizarea acesteia. Dar acesta din urmă - numai dacă nu există nicio oportunitate de a face față documentelor în acest proces.

Și merită să ne amintim că astfel de întârzieri sunt foarte descurajate și sunt permise numai în situații excepționale.

Ce este „primar”

Acest tip de document se referă la cele care confirmă acțiunile de natură economică care au fost deja efectuate. De exemplu, cumpărarea unui strung nou. Fără documentația primară care poate confirma această acțiune sau alta, este imposibil să introduceți cheltuieli / venituri sau să primiți ceva în registru.

Documentele primare pot fi atât electronice, cât și pe hârtie - nu există nicio diferență. Singura caracteristică a acestui lucru gestionarea documentelor electronice: pentru confirmare aveți nevoie semnatura electronica... Cu toate acestea, unele companii pot restricționa utilizarea oportunităților digitale. Conform clauzelor contractului sau, în unele cazuri, reglementate de lege, puteți solicita doar furnizarea de hârtie „primară”.

Documentul contabil primar trebuie să conțină toate informațiile necesare pentru contabilitatea activității economice. În caz contrar, pot apărea probleme legate de impozit. Dacă nu este posibil să se confirme vreo cheltuială sau venit, valoarea deducerilor poate crește.

Un astfel de document este o dovadă a faptului că a fost întreprinsă o acțiune în economia organizației care a afectat statul economic.

Lista documentelor contabile

Este interesant că documentele specifice nu sunt reglementate de legislație, astfel încât să puteți alege dintr-o varietate de opțiuni acceptabile. Acest lucru va ajusta comoditatea raportării. Dar ce fel de „primar” există?

1. Contracta... Conține termenii specifici ai tranzacției comerciale. Acesta enumeră toate nuanțele financiare și responsabilitățile tuturor părților implicate pentru implementare.
2. Lista de ambalare... Lista tuturor serviciilor prestate sau a bunurilor transferate. Se salvează cu fiecare participant la tranzacție - va trebui să se facă copii.
3. Certificat de acceptare... Confirmă că serviciul a fost completat în totalitate și că calitatea acestuia corespunde celor convenite. Acest act confirmă acceptarea lucrărilor efectuate și, în consecință, aprobarea deplină a clientului.
4. Certificat de acceptare nr. OS-1... Spre deosebire de documentul anterior, acesta este utilizat în fixarea măsurilor cu intrarea / ieșirea activelor fixe.
5. Verifica... Confirmarea disponibilității de a plăti pentru un produs sau serviciu. Factura poate conține conditii suplimentareși lista de prețuri pentru serviciile furnizate. De asemenea, acest document vă permite să returnați banii.
6. Bilanț de plată... Este utilizat în rezolvarea sarcinilor casnice legate de personal. Adică, toate situațiile de plată sunt luate în considerare în aceste declarații. În salarizare este necesar să se includă nu numai, de fapt, salariul. Dar, de asemenea, toate bonusurile, orele suplimentare, stimulentele și alte „injecții” în numerar către angajat.
7. Documente în numerar... Necesar pentru a înregistra tranzacțiile financiare pentru vânzarea de bunuri sau servicii. Această categorie include nu numai carte de numerar, dar și ordine de venituri și cheltuieli.

Citește și:

Ce ar trebui să facă un împrumutat dacă licența băncii sale creditoare a fost revocată?

Bineînțeles, toate aceste documente sunt întocmite în moduri diferite, în funcție de reguli stabiliteși comenzi. Regulile de bază sunt definite și trebuie respectate la crearea unui primar.

Clasificarea documentelor „organizații primare”

Există mai multe modalități de divizare documentația contabilă pe categorii. Acest lucru simplifică foarte mult definiția și fluxul de lucru în sine. Gruparea are loc în conformitate cu anumite principii și caracteristici.

Deci, documentele primare sunt împărțite:

1. La programare... Sunt alocate administrativ - procuri și ordine de plată; executiv / voucher - salarii și acte de muncă efectuate; documente contabile - extrase, calcule și certificate; combinat - ordinele de numerar, rapoarte de cheltuieliși cerințe; și forme de răspundere strictă - abonamente, cărți de chitanțe și așa mai departe.
2. După volumul conținutului de date... Sunt incluse documentele primare efective - ordine de numerar și chitanțe; și documente primare consolidate - rapoarte de numerar pentru o anumită perioadă și extrase.
3. Apropo, tranzacțiile comerciale sunt reflectate... Evidențiat o singură dată - rapoarte de numerar; și acumulativ - declarații și cărți de gard limită.
4. La locul compilării... Acestea sunt împărțite în interne (tot ceea ce este emis de organizație) și externe (primite de la furnizori, externalizatori și așa mai departe).

Această clasificare cuprinzătoare reflectă aproape toate documentele primare pe care departamentul de contabilitate le poate întâlni la pregătirea rapoartelor.

Registrele contabile pentru primar

Fiecare document primar primit de departamentul de contabilitate trebuie înregistrat. Prin urmare, există registre contabile speciale. Acestea sunt tabele speciale de numărare realizate într-o anumită formă. Sunt necesare pentru a colecta informații despre tranzacțiile comerciale din conturi și pentru a nu se confunda într-o grămadă de certificate, facturi și așa mai departe.

Registrele contabile sunt diferite. De obicei, acestea sunt împărțite în următoarele categorii:

1. La programare. Aceasta include cronologic (documentele sunt înregistrate pe măsură ce apar), sistematice (primarul este înregistrat ținând seama de caracteristicile sale de grupare). Combinația acestor două tipuri se numește registre sincronice - în mod ideal, acestea sunt exact ceea ce ar trebui să facă contabilitatea.
2. Prin generalizarea datelor. Registrele integrate (de la specifice la generale) și diferențiate (de la generale la specifice) se încadrează în această categorie.
3. Aparent. Totul este foarte simplu - acestea sunt împărțite în funcție de forma fizică a registrului. Poate fi sub formă de card, carte, suport electronic etc.

Menținerea corectă a registrelor contabile va simplifica foarte mult sarcina și va preveni multe probleme.

Cerințe pentru documentația primară

Deoarece elementul primar este o parte importantă a fluxului de lucru contabil, este necesar să fim foarte atenți la întreținerea și umplerea acestuia. Există anumite cerințe, norme și standarde care vor trebui respectate.

Citește și:

Cum să începeți tranzacționarea la bursă - alegerea unui broker

Ce ar trebui să fie în primar

Documentele contabile primare trebuie create în conformitate cu anumite standarde, astfel încât autoritățile fiscale să le accepte fără probleme și, în viitor, nimeni nu are probleme. Prin urmare, în primar, este necesar să indicați următoarele informații:

1. Numele unui anumit document.
2. Data pregătirii.
3. Numele subiectului care (sau în numele cui) se desfășoară această acțiune.
4. Care este esența unei tranzacții comerciale.
5. Contoare de tranzacții comerciale. Există bani sau în natură. Dacă este natural - trebuie să indicați cum este măsurată.
6. Persoanele responsabile pentru desfășurarea corectă a operațiunii și pregătirea documentelor pentru aceasta. Asigurați-vă că indicați pozițiile.
7. Semnăturile persoanelor implicate, numele complet al acestora și alte informații care vor ajuta la identificarea acestora.

Prezența tuturor acestor date este necesară nu numai pentru a confirma că operațiunea a fost efectiv efectuată. Informațiile specificate în document vor permite, dacă este necesar, verificarea tuturor indicatorilor, contactarea actorilor și clarificarea unor puncte.

Reguli pentru pregătirea documentației primare

Este important să ne amintim că atunci când creăm astfel de documente, nu este suficient să ținem cont pur și simplu de datele pe care ar trebui să le transporte. Normele stabilesc anumite reguli pentru menținerea și crearea unor astfel de valori mobiliare. Dacă sunt încălcate sau inspectori fiscali vor apărea îndoieli - nu va trebui doar să refaceți documentul, ci să plătiți și o amendă mare. Mai ales dacă încălcarea nu este prima.

1. Scrieți strict fără erori (inclusiv punctuație) și pete. Evitați greșelile de tipar în documentele electronice.
2. Puteți folosi orice mânere. Dar este recomandabil să le alegeți pe cele care nu se vor murdări atunci când scrieți - acest lucru va dizolva murdăria de pe hârtie, ceea ce este inacceptabil.
3. Este necesar să întocmim documente deja în cazul unor ipoteze pe care unele tranzacție de afaceri va fi produs. În ultimă instanță (foarte descurajat), puteți întocmi și aranja primarul imediat după operație.
4. Absolut toate datele calculate prezentate în formă digitală trebuie duplicate în cuvinte.
5. Dacă nu există date pentru completarea detaliilor în formularul principal, trebuie să puneți o liniuță acolo. Este strict interzisă lăsarea liniilor goale.

Este important să ne amintim că cu cât contabilul va fi mai responsabil în completarea documentelor primare, cu atât organizația va avea mai puține probleme în viitor.

Dacă s-a făcut deja o greșeală?

Într-o situație în care este necesar să corectați unul sau altul document primar, trebuie să știți ce puteți și ce nu puteți face. Deci, atunci când corectați erorile, puteți:

1. Tăiați datele incorecte și indicați-le pe cele corecte lângă ele. Este imperativ să semnați persoana care a corectat informațiile, precum și indicația „Credeți corectat” și data specifică când a fost făcută modificarea.
2. Faceți intrări suplimentare. Se folosește dacă valorile totale ale tranzacțiilor au fost înregistrate, dar ca rezultat s-au dovedit a fi ușor mai mari. În acest caz, este necesar să scrieți soldurile într-un document nou și să le luați în considerare în perioada de raportare curentă sau următoare.
3. Reverse post. Adică, corectați intrarea folosind valori negative: scrieți date incorecte cu pastă roșie, apoi indicați-le pe cele corecte lângă el.