"Účtovníctvo", N 6, 1999
DOKUMENTÁCIA EKONOMICKÝCH OPERÁCIÍ
AKO ZÁKLAD ÚČTOVNÍCTVA
Hodnota dokumentácie v účtovníctve. Hlavné úlohy, ktorým čelí účtovná služba akejkoľvek organizácie, sú:
- vytváranie úplných a spoľahlivých informácií o obchodných procesoch a finančných výsledkoch organizácie potrebných na operatívne riadenie, ako aj na ich použitie investormi, veriteľmi, daňovými a finančnými úradmi, bankami a inými zainteresovanými stranami;
- zabezpečenie kontroly nad dostupnosťou a pohybom majetku, využívaním materiálnych, pracovných a finančných zdrojov v súlade so schválenými normami, štandardmi a odhadmi;
- včasná prevencia negatívnych javov vo financiách - ekonomická aktivita identifikácia a mobilizácia rezerv na farme.
Plnenie týchto úloh priamo závisí od úplnosti a včasnosti zohľadnenia účtov. účtovníctvo obchodné operácie vykonávané organizáciou v rámci jej činností, čo je zase dôsledok dokumentárnej registrácie transakcií. Presnosť účtovných informácií poskytovaných účtovným oddelením organizácie svojim používateľom závisí od správnosti ich implementácie. V organizáciách by preto procesu dokumentovania obchodných transakcií mali venovať veľkú pozornosť nielen zamestnanci účtovných služieb, ale aj zamestnanci iných štrukturálnych divízií, pretože efektívnosť účtovníctva v organizáciách závisí od správnej organizácie práce s dokumentmi, ktoré sú písomné potvrdenie skutočnosti o obchodnej transakcii (ich právne dôkazy).
Ak organizácia nevytvorila systém na organizovanie a vedenie primárneho účtovníctva, potom systém riadenia nebude efektívne fungovať pri prijímaní potrebných manažérskych rozhodnutí.
Čo sa týka dokladovania obchodných transakcií z pohľadu súčasnej právnej úpravy, podľa článku 9 federálneho zákona z 21.11.1996 N 129-FZ „O účtovníctve“ musia byť všetky obchodné transakcie premietnuté do účtovníctva na základe doloženia Dokumenty. Na prvotné účtovné doklady možno v tomto prípade prihliadať len vtedy, ak sú vyhotovené podľa tlačív obsiahnutých v albumoch jednotných tlačív prvotnej dokumentácie. Zrejmý je teda jeden zo základných princípov účtovníctva - obchodná transakcia, ktorá nie je riadne vykonaná, keďže nedochádza k právnej hospodárskej udalosti (neexistuje účtovný predmet).
Okrem toho by sa mala venovať pozornosť skutočnosti, že daňové úrady majú právo priviesť k administratívnej zodpovednosti úradníkov organizácie, ktorí sú vinní z vedenia účtovných záznamov v rozpore so zákonom. V tomto prípade je takýmto porušením nesplnenie požiadaviek ustanovených odsekmi 1 a 2 článku 9 uvedeného zákona a týkajúcimi sa dokladovej evidencie uskutočnených obchodných transakcií.
Požiadavky na prvotnú účtovnú dokumentáciu. Podkladom pre premietnutie informácií o uskutočnených obchodných transakciách do účtovných registrov sú primárne doklady. Primárne dokumenty zaznamenávajú skutočnosť obchodnej transakcie. Základné požiadavky na primár účtovné záznamy, zahŕňajú nasledovné:
- do účtovníctva sú akceptované len tie doklady, ktoré sú vyhotovené vo forme obsiahnutej v albumoch jednotných tlačív primárna dokumentácia... V procese vykonávania finančných a ekonomických činností musia organizácie predpísaným spôsobom uplatňovať štandardné medzirezortné formy primárnych dokumentov schválených Štátnym výborom Ruskej federácie pre štatistiku, aby formalizovali dokončené obchodné transakcie. V prípade potreby majú organizácie právo samostatne vypracovať samostatné formy primárnych dokumentov a účtovných registrov, ktoré nie sú v albumoch jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie a albumoch odvetvových foriem dokumentov (napríklad obchodné a obstarávacie akty). na nákup materiálu od fyzických osôb). Okrem toho je povolené vykonávať zmeny v existujúcich formulároch, ktoré ich podrobne spresňujú a objasňujú, ako aj dopĺňajú podrobnosti formulárov za predpokladu, že hlavné podrobnosti sa zachovajú nezmenené;
- primárne dokumenty, ktoré majú mať právnu silu, musia obsahovať tieto povinné náležitosti: názov dokumentu, dátum vyhotovenia dokumentu, názov organizácie, v mene ktorej bol dokument vyhotovený, obsah obchodnej transakcie, miery obchodnej transakcie vo fyzickom a peňažnom vyjadrení, mená pozícií osôb zodpovedných za uskutočnenie obchodnej transakcie a správnosť jej vykonania, osobné podpisy týchto osôb.
Okrem uvedených povinných náležitostí môžu byť v primárnej účtovnej dokumentácii uvedené ďalšie podrobnosti, ktorých charakter je daný obsahom konkrétnej operácie a ktorej účelom je posilniť kontrolnú, poznávaciu a prevádzkovú hodnotu dokladov;
- prvotné účtovné doklady musia byť vyhotovené v čase transakcie, vo výnimočných prípadoch - ihneď po jej dokončení;
- v primárnych dokumentoch by sa mali odrážať všetky potrebné informácie, ktorá vám umožní presne stanoviť obsah a podmienky transakcií, t.j. je potrebné vyplniť všetky údaje uvedené vo formulári dokumentov;
- opravy dostupné v primárnej dokumentácii musia byť potvrdené podpismi osôb, ktoré dokumenty podpísali, s uvedením dátumu zmien;
- vyplnenie primárnych dokumentov musí zabezpečiť bezpečnosť záznamov po dobu stanovenú na ich uloženie v archíve.
Klasifikácia prvotných účtovných dokladov. Všetky dokumenty, ktoré sa v súčasnosti používajú v hospodárskej činnosti, možno klasifikovať podľa nasledujúcich hlavných charakteristík.
Podľa dohody:
administratívne - dokumenty obsahujúce povolenie na vykonanie určitej obchodnej transakcie (príkaz vedúceho na vydanie Peniaze pod správou);
poukážky - dokumenty obsahujúce informácie o vykonaní objednávky (zálohová správa);
účtovná evidencia - doklady, ktoré slúžia na vyhotovenie účtovných záznamov za účelom ďalšieho použitia v procese účtovníctva (výpočet odvodov zo mzdy);
kombinované - doklady, ktoré spájajú znaky administratívnych, výkonných a účtovných dokladov (zúčtovanie - mzdový list na mzdy).
Podľa obsahu obchodných transakcií:
materiál - doklady slúžiace na evidenciu transakcií pre pohyb tovaru a materiálu (príjem);
hotovosť - doklady určené na evidenciu operácií s hotovostnými a bezhotovostnými prostriedkami podniku (platobný príkaz);
zúčtovanie - slúži na formalizáciu zúčtovacieho vzťahu podniku s jeho protistranami za vzniknuté záväzky (faktúra).
Podľa objemu odrazených transakcií:
primárne - dokumenty obsahujúce informácie o jednej obchodnej transakcii (príjmy a výdavky hotovostné príkazy);
sumár - dokumenty určené na zhrnutie informácií o celom súbore obchodných transakcií rovnakého druhu za určité časové obdobie (správa pokladne).
Spôsobom použitia:
jednorazové - doklady slúžiace na evidenciu jednorazovej obchodnej transakcie (faktúra - požiadavka na vydanie (interný prevod) materiálov);
kumulatívna - používa sa na viacnásobné jednorazové obchodné transakcie (limit - plotová karta).
Podľa počtu položiek, ktoré sa berú do úvahy:
jednoriadkové - doklady obsahujúce jednu účtovnú pozíciu;
viacriadkové - doklady obsahujúce dve a viac účtovných pozícií (zúčtovanie - mzdy).
Na mieste zostavenia:
interné - dokumenty vypracované v samotnej organizácii na registráciu interných obchodných transakcií (splnomocnenie na prijímanie zásob a materiálnych hodnôt);
externé - dokumenty prijaté od organizácií tretích strán a odrážajúce vzťah organizácie s jej protistranami (žiadosti o platbu - príkazy).
Podľa spôsobu plnenia:
ručne plnené;
naplnený výpočtovou technikou.
Okrem toho je možné všetky uvedené typy účtovnej dokumentácie podmienečne zoskupiť podľa nasledujúcich kritérií:
organizačno-správne – dokumenty odzrkadľujúce problematiku všeobecného riadenia organizácie a jej výrobno-prevádzkových činností. Tieto dokumenty vypracúvajú riadiace orgány organizácie;
finančné - zúčtovanie - dokumenty, ktoré prispievajú k racionálnemu využívaniu finančných prostriedkov a sumarizujú informácie o finančnom stave organizácie a zúčtovaní s ostatnými účastníkmi trhové vzťahy... Tento typ dokumentov vypracúva účtovné oddelenie organizácie;
zásobovacie a predajné doklady - materiálové doklady.
Spracovanie prvotných dokladov v účtovníctve. Hlavnou etapou účtovného spracovania dokumentov v organizácii je overenie prijatých prvotných dokumentov vo forme, aritmetické overenie a v podstate overenie.
Zaškrtnutím formulára sa uistíte, že na registráciu konkrétnej obchodnej transakcie bol použitý formulár zodpovedajúceho formulára a že sú vyplnené všetky náležitosti dokumentu.
Aritmetická kontrola je určená na identifikáciu chýb, ktoré môžu vzniknúť pri vypĺňaní dokumentu. Ak sa vyskytnú chyby v dokladoch slúžiacich na vykonanie hotovostných transakcií (príjem a odoslanie hotovostných príkazov) a bankových dokladoch (šeky, platobné príkazy a pod.), tieto doklady by sa nemali prijímať do účtovníctva, ale musia byť zostavené nanovo. , bez ohľadu na povahu chyby, pretože opravy v hotovosti a bankových dokladoch sú zakázané.
Vecná kontrola je potrebná na zistenie zákonnosti a účelnosti vykonanej obchodnej transakcie.
Podľa doterajšieho postupu účtovania by sa do exekúcie nemali prijímať prvotné doklady o obchodných operáciách, ktoré sú v rozpore s legislatívou a stanoveným postupom pri prijímaní, skladovaní a vydávaní peňazí, zásob a iných cenín. V prípade prijatia takýchto primárnych dokumentov účtovným oddelením musí hlavný účtovník informovať vedúceho organizácie o nezákonnosti konkrétnej obchodnej transakcie. V prípade nezhôd medzi vedúcim organizácie a hlavným účtovníkom pri vykonávaní určitých obchodných operácií môžu byť prvotné účtovné doklady o nich prijaté na vykonanie písomným príkazom vedúceho organizácie, ktorý v tejto súvislosti je poverená plnou zodpovednosťou za následky takýchto operácií a zahrnutie údajov o nich do účtovníctva a účtovníctva.
Doklady priložené k pokladničným príkazom na príjem a výdaj, ako aj doklady, ktoré slúžili ako podklad pre časové rozlíšenie mzdy, podliehajú povinnému stornovaniu pečiatkou alebo vlastnoručným nápisom „Prijaté“ alebo „Zaplatené“ s dátumom (deň, mesiac, rok).
Organizácia toku dokumentov. V procese vykonávania hospodárskej činnosti sa organizácia zaoberá mnohými primárnymi dokumentmi. Poradie ich spracovania a pohybu v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ich odovzdanie do archívu sa uskutočňuje na základe toku dokumentov schváleného v organizácii. Pravidlá toku dokumentov a technológia spracovania účtovných informácií sú schválené ako súčasť prijatej organizácie účtovných zásad.
Pre racionálnu organizáciu toku dokumentov v organizácii musí byť harmonogram toku dokumentov schválený príkazom (objednávkou) vedúceho.
Pracovníci výrobných oddelení a funkčných útvarov organizácie vypĺňajú a predkladajú dokumenty súvisiace s ich odborom činnosti, podľa harmonogramu workflow. K tomu dostane každý účinkujúci výpis z rozpisu. Uvádza primárne dokumenty súvisiace s oblasťou činnosti dodávateľa, načasovanie ich predloženia divíziám organizácie.
Osoby, ktoré dokument podpísali, sú zodpovedné za dodržiavanie harmonogramu toku dokumentov, kvalitné vyplnenie dokumentov, správnosť informácií v nich obsiahnutých a včasné odovzdanie dokumentov tak, aby odrážali údaje v účtovníctve.
Hlavný účtovník vykonáva kontrolu nad dodržiavaním harmonogramu pracovného postupu vykonávateľmi. Podľa odseku 3 článku 7 federálneho zákona „o účtovníctve“ sú požiadavky hlavného účtovníka na zdokumentovanie obchodných transakcií a predloženie potrebných dokumentov a informácií účtovnému oddeleniu povinné pre všetkých zamestnancov organizácie.
Postup pri zaisťovaní prvotných účtovných dokladov daňovými úradmi. Primárne dokumenty sa odoberajú na základe odôvodneného rozhodnutia úradníka. Zaistenie dokumentov je povinné v prítomnosti osvedčujúcich osôb a vyhotovuje sa protokolom o zaistení, ktorého kópia sa odovzdá proti prijatiu vedúcemu alebo hlavnému účtovníkovi organizácie. Zaistené písomnosti sú uvedené a opísané v protokole alebo v popisoch k nemu pripojených s presným uvedením názvu a počtu zaistených písomností.
V prípadoch, keď zaistenie kópií dokumentov nestačí na vykonanie konkrétnych opatrení a daňové úrady majú dostatočné dôvody domnievať sa, že originály dokumentov budú zničené, skryté, opravené alebo nahradené, má úradník právo odobrať originály dokladov spôsobom stanoveným v článku 94 daňového poriadku Ruskej federácie.
Podpísané do tlače A.V. Lugovoi
20.05.1999 Hlavná účtovníčka

Požiadavkami hlavného účtovníka (ďalej len hlavný účtovník sa rozumejú aj osoby, ktoré vedú účtovníctvo v prípadoch ustanovených v bodoch „b“, „c“, „d“ bodu 7 týchto predpisov) na dokladovanie podnikania transakcie a predkladanie dokladov a informácií účtovnej službe sú povinné pre všetkých zamestnancov organizácie.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

V závislosti od povahy transakcie, požiadaviek regulačných predpisov, usmernenia o účtovníctve a technológii spracovania účtovných informácií môžu byť v prvotných dokladoch uvedené ďalšie podrobnosti.

14. Zoznam osôb oprávnených podpisovať prvotné účtovné doklady schvaľuje vedúci organizácie po dohode s hlavným účtovníkom.

Dokumenty, ktoré formalizujú obchodné transakcie s peňažnými fondmi, podpisuje vedúci organizácie a hlavný účtovník alebo nimi poverené osoby.

Bez podpisu hlavného účtovníka alebo ním splnomocnenej osoby sa peňažné a zúčtovacie doklady, finančné a úverové záväzky považujú za neplatné a nemajú byť prijaté do exekúcie (s výnimkou dokladov podpísaných vedúcim federálneho výkonného orgánu, spol. podrobnosti o nich určujú osobitné pokyny Ministerstva financií Ruskej federácie) ... Finančnými a úverovými záväzkami sa rozumejú dokumenty, ktoré formalizujú finančné investície organizácie, úverové zmluvy, úverových zmlúv a zmluvy uzatvorené o komoditnom a obchodnom úvere.

V prípade nezhody medzi vedúcim organizácie a hlavným účtovníkom o realizácii určitých obchodných operácií môžu byť prvotné účtovné doklady na nich prijaté na vyhotovenie s písomným príkazom vedúceho organizácie, ktorý nesie plnú zodpovednosť za dôsledky takýchto operácií a zahrnutie údajov o nich do účtovníctva a účtovníctva.vykazovanie.

15. Primárne účtovný doklad by mala byť vyhotovená v čase obchodnej transakcie, a ak to nie je možné, ihneď po ukončení transakcie.

Pri predaji tovarov, výrobkov, prác a služieb pomocou registračných pokladníc je dovolené vyhotoviť prvotný účtovný doklad minimálne raz denne po jeho ukončení na základe pokladničného dokladu.

Vytváranie prvotných účtovných dokladov, postup a termíny ich prenosu na premietnutie do účtovníctva sa vykonávajú v súlade s harmonogramom toku dokladov schváleným v organizácii. Včasné a kvalitné vyhotovenie prvotných účtovných dokladov, ich včasné odovzdanie na premietnutie do účtovníctva, ako aj spoľahlivosť údajov v nich obsiahnutých zabezpečujú osoby, ktoré tieto doklady vyhotovili a podpísali.

16. Opravy pokladničných a bankových dokladov nie sú povolené. Ostatné prvotné účtovné doklady je možné opraviť len po dohode s osobami, ktoré tieto doklady vyhotovili a podpísali, čo musia byť potvrdené podpismi tých istých osôb s uvedením dátumu zmien.

17. Pre kontrolu a zefektívnenie spracovania údajov o obchodných transakciách na základe prvotných účtovných dokladov možno vyhotoviť konsolidované účtovné doklady.

18. Primárne a konsolidované účtovné doklady možno vyhotoviť na papieri a na počítačových médiách. V druhom prípade je organizácia povinná vyhotoviť kópie takýchto dokumentov na papieri na vlastné náklady pre ostatných účastníkov obchodných operácií, ako aj na žiadosť orgánov vykonávajúcich kontrolu v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie. súd a prokuratúra.

Hlavné úlohy, ktorým čelí účtovná služba akejkoľvek organizácie, sú:

Vytváranie úplných a spoľahlivých informácií o obchodných procesoch a finančných výsledkoch organizácie, ktoré sú potrebné pre operatívne riadenie, ako aj pre ich použitie investormi, veriteľmi, daňovými a finančnými úradmi, bankami a inými zainteresovanými stranami;

Zabezpečenie kontroly nad dostupnosťou a pohybom majetku, využívaním materiálnych, pracovných a finančných zdrojov v súlade so schválenými normami, štandardmi a odhadmi;

Včasná prevencia negatívnych javov vo finančných a ekonomických činnostiach, identifikácia a mobilizácia rezerv na farme.

Plnenie týchto úloh priamo závisí od úplnosti a včasnosti premietnutia účtovných účtov obchodných transakcií uskutočnených organizáciou v rámci jej činností, čo je zase dôsledkom dokumentárnej evidencie uskutočnených transakcií. .

Presnosť účtovných informácií poskytovaných účtovným oddelením organizácie svojim používateľom závisí od správnosti ich implementácie. V organizáciách by preto procesu dokumentovania obchodných transakcií mali venovať veľkú pozornosť nielen zamestnanci účtovných služieb, ale aj zamestnanci iných štrukturálnych divízií, pretože efektívnosť účtovníctva v organizáciách závisí od správnej organizácie práce s dokumentmi, ktoré sú písomné potvrdenie skutočnosti o obchodnej transakcii (ich právne dôkazy).

Ak organizácia nevytvorila systém na organizovanie a vedenie primárneho účtovníctva, potom systém riadenia nebude efektívne fungovať pri prijímaní potrebných manažérskych rozhodnutí.

Jednou zo základných zásad účtovníctva je, že nedôjde k obchodnej transakcii, ktorá nie je riadne vykonaná ako právna ekonomická udalosť (neexistuje žiadny účtovný predmet).

Okrem toho by sa mala venovať pozornosť skutočnosti, že daňové úrady majú právo priviesť k administratívnej zodpovednosti úradníkov organizácie, ktorí sú vinní z vedenia účtovných záznamov v rozpore so zákonom.

Podkladom pre premietnutie informácií o uskutočnených obchodných transakciách do účtovných registrov sú primárne doklady. Primárne dokumenty zaznamenávajú skutočnosť obchodnej transakcie. Medzi hlavné požiadavky na primárne účtovné doklady patria:

1) do účtovníctva sa prijímajú iba dokumenty, ktoré sú vyhotovené vo forme obsiahnutej v albumoch jednotných foriem primárnej dokumentácie.

V procese vykonávania finančných a ekonomických činností musia organizácie predpísaným spôsobom uplatňovať štandardné medzirezortné formy primárnych dokumentov schválených Štátnym výborom Ruskej federácie pre štatistiku, aby formalizovali dokončené obchodné transakcie. V prípade potreby majú organizácie právo samostatne vypracovať samostatné formy primárnych dokladov a účtovných registrov, ktoré nie sú v albumoch jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie a albumoch odvetvových foriem dokumentov (napríklad obchodné a obstarávacie akty na nákup materiálu od fyzických osôb). Okrem toho je povolené vykonávať zmeny existujúcich formulárov, ktoré ich spresňujú a objasňujú, ako aj dopĺňajú náležitosti formulárov za predpokladu, že hlavné náležitosti zostanú nezmenené;

2) primárne dokumenty, ktoré im majú dať právnu silu, musia obsahovať tieto povinné údaje: názov dokumentu, dátum vyhotovenia dokumentu, názov organizácie, v mene ktorej bol dokument vyhotovený, obsah obchodnej transakcie , meranie obchodnej transakcie vo fyzickom a peňažnom vyjadrení, názvy funkcií osôb zodpovedných za vykonanie obchodnej transakcie a správnosť jej evidencie, vlastnoručné podpisy označených osôb.

Okrem uvedených povinných údajov môžu byť v primárnej účtovnej dokumentácii uvedené ďalšie podrobnosti, ktorých charakter je daný obsahom konkrétnej operácie a ktorej účelom je posilniť ovládanie, kognitívne a operatívne hodnoty dokladov:

Primárne účtovné doklady musia byť vyhotovené v čase transakcie, vo výnimočných prípadoch - ihneď po jej dokončení;

Primárne dokumenty musia obsahovať všetky potrebné informácie, ktoré umožňujú presne určiť obsah a podmienky transakcií, t. j. je potrebné vyplniť všetky údaje uvedené vo formulári dokumentov;

Opravy v primárnej dokumentácii musia byť potvrdené podpismi osôb, ktoré dokumenty podpísali, s uvedením dátumu opravy;

Kompletizácia prvotných dokumentov musí zabezpečiť uchovanie záznamov po dobu stanovenú na ich uloženie v archíve.

Všetky dokumenty, ktoré sa v súčasnosti používajú v hospodárskej činnosti, možno klasifikovať podľa týchto hlavných kritérií:

1) podľa dohody:

administratívne- dokumenty obsahujúce povolenie na vykonanie určitej obchodnej transakcie (príkaz vedúceho vydania peňažných prostriedkov na účet);

oslobodzujúci- dokumenty obsahujúce informácie o vykonaní objednávky (zálohová správa);

účtovná evidencia- doklady, ktoré slúžia na zostavenie účtovných záznamov za účelom ďalšieho použitia v procese účtovníctva (výpočet odvodov zo mzdy);

kombinované- doklady, ktoré kombinujú znaky administratívnych, výkonných a účtovných dokladov (mzdy);

materiál- doklady používané na registráciu transakcií pre pohyb zásob (príjem);

hotovosť- doklady určené na evidenciu operácií s hotovostnými a bezhotovostnými prostriedkami podniku (platobný príkaz);

vypočítané- slúži na formalizáciu zúčtovacieho vzťahu podniku s jeho protistranami za vzniknuté záväzky (faktúra);

3) podľa objemu odrazených transakcií:

primárny- doklady obsahujúce informácie o jednej obchodnej transakcii (príjmové a výdajové pokladničné príkazy);

zhrnutie- dokumenty určené na zhrnutie informácií o celom súbore rovnakého druhu hospodár

operácie za určité obdobie (správa pokladníka);

4) spôsobom použitia:

jednorazový- doklady slúžiace na registráciu jednorazovej obchodnej transakcie (faktúra-požiadavka na vydanie (interný prevod) materiálov);

kumulatívne- slúžia na viacnásobné vykonávanie jednorazových obchodných transakcií (limit-plot karta);

5) podľa počtu zohľadňovaných položiek:

jedna čiara- doklady obsahujúce jednu účtovnú pozíciu;

viacriadkový- doklady obsahujúce dve alebo viac účtovných pozícií (mzdy);

6) na mieste zostavenia:

interné- dokumenty vypracované v samotnej organizácii na vykonávanie vnútorných obchodných transakcií (splnomocnenie na prijímanie zásob);

externé- dokumenty prijaté od organizácií tretích strán a odrážajúce vzťah organizácie s jej protistranami (platobné príkazy);

7) podľa spôsobu plnenia:

Vyplnené ručne;

Vypĺňa sa pomocou výpočtovej techniky.

Okrem toho je možné všetky uvedené typy účtovnej dokumentácie podmienečne zoskupiť podľa nasledujúcich kritérií:

organizačné a administratívne- dokumenty reflektujúce problematiku všeobecného riadenia organizácie a jej výrobno-prevádzkových činností. Tieto dokumenty vypracúvajú riadiace orgány organizácie;

finančné a vysporiadanie- dokumenty prispievajúce k racionálnemu využívaniu finančných prostriedkov a súhrnné informácie o finančný stav organizáciu a distribúciu

páry s ostatnými účastníkmi trhových vzťahov. Tento typ dokumentov vypracúva účtovné oddelenie organizácie;

dodávateľské a predajné doklady- materiálne dokumenty.

Hlavnou etapou účtovného spracovania dokumentov v organizácii je overenie prijatých prvotných dokumentov vo forme, aritmetické overenie a v podstate overenie.

Overenie formulára vám umožňuje uistiť sa, že na registráciu konkrétnej obchodnej transakcie bol použitý formulár príslušného formulára a vyplnené všetky náležitosti dokumentu.

Aritmetická kontrola je určený na identifikáciu chýb, ktoré môžu vzniknúť pri vypĺňaní dokumentu. Ak sa vyskytnú chyby v dokladoch slúžiacich na vykonanie hotovostných transakcií (príjem a odoslanie hotovostných príkazov) a bankových dokladoch (šeky, platobné príkazy a pod.), tieto doklady by sa nemali prijímať do účtovníctva, ale musia byť zostavené nanovo. , bez ohľadu na povahu chyby, pretože opravy v hotovosti a bankových dokladoch sú zakázané.

Nevyhnutná kontrola je potrebné na preukázanie zákonnosti a účelnosti vykonanej obchodnej transakcie.

Podľa doterajšieho postupu účtovania by sa do exekúcie nemali prijímať prvotné doklady o obchodných operáciách, ktoré sú v rozpore s legislatívou a stanoveným postupom pri prijímaní, skladovaní a vydávaní peňazí, zásob a iných cenín. V prípade prijatia takýchto primárnych dokumentov účtovným oddelením musí hlavný účtovník informovať vedúceho organizácie o nezákonnosti konkrétnej obchodnej transakcie. V prípade nezhôd medzi vedúcim organizácie a hlavným účtovníkom pri vykonávaní určitých obchodných operácií môžu byť prvotné účtovné doklady o nich prijaté na vykonanie písomným príkazom vedúceho organizácie, ktorý v tejto súvislosti je poverená plnou zodpovednosťou za následky takýchto operácií a zahrnutie údajov o nich do účtovníctva a účtovníctva.

Doklady priložené k pokladničným príjmom a výdavkom, ako aj doklady, ktoré slúžili ako podklad na výpočet mzdy, podliehajú povinnému stornovaniu pečiatkou alebo vlastnoručným nápisom „Prijaté“ alebo „Zaplatené“ s uvedením dátumu (dátum, mesiac, rok).

Primárne dokumenty sa odoberajú na základe odôvodneného rozhodnutia úradníka. Zaistenie dokumentov je povinné v prítomnosti osvedčujúcich osôb a vyhotovuje sa protokolom o zaistení, ktorého kópia sa odovzdá proti prijatiu vedúcemu alebo hlavnému účtovníkovi organizácie. Zaistené písomnosti sú uvedené a opísané v protokole alebo v popisoch k nemu pripojených s presným uvedením názvu a počtu zaistených písomností.

Akýkoľvek podnik (či už je to malý obchod alebo solídna korporácia s mnohými divíziami) nemôže byť riadený, ak nie je zavedené účtovníctvo - účtovné, prevádzkové, štatistické. Akýkoľvek druh účtovníctva má svoj základ - doklad. Tak ako nie je domov bez základov, tak nie je ani účtovníctvo bez dokladov a kompetentné a efektívne hospodárenie sa nezaobíde bez komplexnej analýzy informácií získaných účtovným, prevádzkovým a štatistickým účtovníctvom.

Primárne dokumenty sú vo svojej podstate odlišné, ale možno ich rozdeliť na dva typy. Najprv - zakladacie dokumenty (zmluvy, faktúry, faktúry, servisné požiadavky), regulácia transakcií s protistranami (klienti). Tieto doklady sú v systéme vytvorené na prepojenie sprievodných dokladov pre pohyb tovaru, služieb a platobných dokladov, a preto nevyžadujú zaúčtovanie do faktúr. Druhým typom dokladov sú sprievodné doklady (faktúry, úkony, skladové príkazy, platobné príkazy, pokladničné príkazy a pod.) sprevádzajúce pohyb tovaru (služby) a peňažných prostriedkov. Tento druh dokumentov môže zahŕňať transakcie, ktoré odrážajú podstatu operácie z hľadiska hodnoty.

Základné dokumenty sa z väčšej časti týkajú prevádzkového účtovníctva, zatiaľ čo sprievodné dokumenty sa týkajú všetkých druhov účtovníctva. Zakladacie dokumenty môžu byť v jednom z troch stavov: vykonaný, vykonaný a uzavretý. Vypracované slúžia len na plánovanie nákupov a predajov a nie sú zahrnuté do ekonomického obratu, nepodliehajú kontrole harmonogramu realizácie. Vykonateľné dokumenty slúžia na tvorbu faktúr a úkonov za práce (služby) na ich základe a sú zahrnuté aj pri kontrole načasovania vykonania a výpočtu pokút. Na doklade v stave „Spustiteľný“ je možné vykonať akékoľvek úkony: zadajte dátumy skutočnej platby a dodania tovaru; generovať faktúry a úkony za služby súvisiace s týmto dokladom, ako aj platobné doklady; vystavovať skladové objednávky súvisiace s faktúrami. Dokument v tomto stave možno nazvať pracovným dokumentom, pretože je základom pre vytvorenie reťazca sprievodných dokumentov, ktoré sú s ním spojené.

Po doplnení predpisov (platba a zaúčtovanie tovaru zo skladov) je možné doklad prepnúť do stavu "Uzavreté". Ako taký ho systém nespracuje (je uložený v archíve). Uzávierka dokladovej základne sa robí na základe údajov správy o realizovaných zmluvách len vtedy, ak na nej nie je dlh.

Využitie základných dokladov môžete kontrolovať automaticky. Dokumenty, s ktorými po uvedenom dátume neboli vykonané žiadne operácie, sú po potvrdení používateľom vymazané zo systému.

Vytváranie sprievodných dokumentov pre spustiteľnú základňu dokumentov sa môže vykonávať súčasne pomocou špeciálnej funkcie. V ktoromkoľvek zo sprievodných dokladov je na žiadosť užívateľa možné vyhotoviť faktúru (takmer všetky údaje o nej sa vyplnia automaticky z predchádzajúceho dokladu) a z faktúry možno vykonanú operáciu evidovať v nákupná alebo predajná kniha.

V riadení predaja je možné celý reťazec dokladov "faktúra> faktúra> skladová objednávka" vytvoriť na faktúre bez dodatočných prechodov.

Automaticky generované prepravné listy a úkony sú k dispozícii na následnú úpravu, ktorej potreba môže vzniknúť v prípade nekompletnosti dodávky alebo dodávky podľa viacerých sprievodných dokladov. Pri tvorbe ďalšieho sprievodného dokladu na základnom doklade systém automaticky zohľadňuje už uskutočnené dodávky. Pri vytváraní odoslaných faktúr je dostupnosť uvoľneného tovaru sledovaná skladovými úsekmi: sklad - hmotne zodpovedná osoba - šarža. Pre uľahčenie práce s veľkým tokom dokladov je možné vytvárať skladové objednávky ako na samostatnú faktúru, tak aj na skupinu faktúr.

V prípade nesúladu medzi vlastnosťami tovaru uvedenými na faktúre, napríklad manželstvo, dátum spotreby a pod., je zabezpečená tvorba spätnej faktúry a objednávky na sklad.

Vzhľadom na to, že vyhotovenie primárnych dokumentov upravujúcich transakciu môže byť vykonávané v rôznych časoch a rôznymi zamestnancami, je užitočné pravidelne kontrolovať ich dodržiavanie. Systém ponúka množstvo možností komplexného ovládania.

Boli implementované funkcie kontroly súladu podkladov a faktúr, faktúr a skladových objednávok. Výsledkom ich vykonania sú správy s rôznym stupňom podrobnosti. Na žiadosť programu je možné do výkazov zahrnúť len doklady, pri ktorých boli zistené nezrovnalosti.

Ak boli podľa podkladu k predaju sumy úhrad zaúčtované na položky faktúry, tak zostava obsahuje stĺpec "Úhrada", ktorý obsahuje sumy úhrad za každú faktúru.

S automatickým generovaním platobných dokladov z modulov prevádzkovej kontrolnej slučky je možné vybrať typ platobného dokladu (rubeľ alebo mena), nastaviť dátum, opraviť sumu (štandardne neuhradený zostatok celkovej sumy podkladových dokladov je akceptovaný), vygenerujte platobné doklady pre skupinu vybraných dokladov.

Ďalšia práca s platobným dokladom - zadanie dátumu platby a uskutočnenie transakcií - prebieha v účtovnej slučke. Platobné doklady je samozrejme možné zadávať priamo do účtovného cyklu a zároveň nadviazať ich prepojenie s podkladovými dokladmi. Vo všetkých prípadoch je možná jedna platba za viacero dokladov aj viacero platieb za jeden doklad.

Okrem toho sa zaviedlo účtovanie vzájomných vyrovnaní s tovarom (službami), a to viacerými spôsobmi. Po prvé, môžete vypracovať barterovú zmluvu vrátane dvoch predtým vykonaných vykonateľných zmlúv: na nákup a na predaj. Na základe vytvorenej súvislosti medzi dohodami dochádza k splácaniu vzájomného dlhu na platbách. Po druhé, faktúru za dovolenku môžete prepojiť s kúpnou zmluvou a naopak, potom budú debetná aj kreditná časť správy o realizovaných zmluvách obsahovať prepravné doklady.

Celkový obraz o vzájomnom zúčtovaní je možné získať v module Dodávatelia, príjemcovia.

Celá ekonomická činnosť podniku je teda opísaná súvislým reťazcom vzájomne prepojených dokumentov, ktoré zamestnanci poznajú a poznajú. Informácie sa zadávajú jednorazovo, v ktorejkoľvek fáze je zabezpečená kontrola súladu dokumentov, kedykoľvek môžete získať údaje o stave vzájomných vyrovnaní.

Technológia organizácie toku dokumentov v automatizovaných účtovných systémoch (ASBU) je mimoriadne dôležitou zložkou, ktorá ovplyvňuje efektivitu ich aplikácie. V existujúcich softvérových produktoch sa používajú rôzne modely toku dokumentov, z ktorých vyplývajú určité pravidlá pre tvorbu, ukladanie, interpretáciu a spracovanie dokumentu. Je možné rozlíšiť štyri hlavné modely:

1) model na interpretáciu dokumentov ako doplnok k obchodným transakciám;

2) model na interpretáciu dokumentov ako prostriedku na vytváranie záznamov o množstve obchodných transakcií;

3) model na interpretáciu dokumentov ako pomocných informačných objektov;

4) úplný model toku dokumentov.

V programoch založených na prvý model, predpokladá sa, že pri vkladaní informácií vygenerovaných mimo ASBU do primárnych dokladov do databázy ich musí účtovník previesť manuálne alebo pomocou programu v evidencii radu obchodných transakcií, doklady vygenerované v systéme sú interpretované ako výstupné formuláre, ktorého výstavba sa vykonáva na žiadosť užívateľa po zadaní údajov o prevádzke. Pri použití tohto modelu sa teda primárne dokumenty interpretujú čisto formálne. Dokumenty zahrnuté v systéme nie sú evidované v databáze a dokumenty v nej vygenerované sú uložené len vo väzbe v tej či onej evidencii radu obchodných transakcií a bez akéhokoľvek prepojenia s inými dokumentmi.

Táto interpretácia dokladov je typická pre mnohé inštrumentálne systémy a je v rozpore s bežným poriadkom účtovného procesu, v ktorom sa operácia premieta do účtovníctva až po vytvorení a schválení dokladu, pričom tu sa stáva operácia informačnej základne pre jej vytvorenie.

Hlavnou nevýhodou je, že medzi vytvorením dokumentu a premietnutím operácie na jeho základe nie je žiadny časový posun.

Pre malé podniky s malým pracovným tokom môže byť takýto prístup do tej či onej miery opodstatnený. Používanie programov založených na aplikácii tohto modelu v účtovných oddeleniach s veľkým pracovným tokom však môže viesť k potrebe neustáleho sledovania relevantnosti údajov z radu obchodných transakcií.

Na systémoch používajúcich druhý model, doklad je len formálnym podkladom pre príslušné zápisy v účtovníctve. To znamená, že program obsahuje sadu videogramov, ktoré určujú štruktúru vstupnej informácie. Na základe údajov zadaných na základe tohto rozloženia program vygeneruje záznamy zodpovedajúce dokladu. Zadané údaje sú interpretované ako "potvrdené" a sú vždy zohľadnené pri výpočte obratu na účte.

Tretí model výklad dokumentov je veľmi bežný. Podporuje prirodzenú technológiu odovzdávania primárnych dokumentov, vygenerovaných v systéme aj prichádzajúcich zvonku (obr. 5).

V programoch na ňom založených je možné vytvárať pole obchodných transakcií nielen priamo, ale aj na základe automatizovaného spracovania dokumentov zadávaných do systémovej databázy. V druhom prípade účtovník vyplní formulár na obrazovke dokladu a program ho vygeneruje a vytlačí. Po skutočnom dokončení transakcie sa to premietne do účtovníctva buď ručným zadávaním záznamov do poľa obchodných transakcií, alebo poloautomaticky na základe rozložení účtovania spojených s týmto typom dokladov.

Ryža. 5. Technológia odovzdávania primárnych dokumentov

Na rozdiel od prvých dvoch modelov sú tu oddelené momenty registrácie dokumentu v databáze systému a jeho odraz v systéme účtov a dokumenty zadané bez potvrdenia používateľom nijako neovplyvňujú obrat účtov. Zároveň sa informácie o nich ukladajú, možno ich opakovane opravovať a opätovne použiť na tlač.

Dokumenty rovnakého typu vložené do systému sú uložené v samostatných registroch. Kedykoľvek môžete „navýšiť“. požadovaný dokument alebo ich vzorka, ktorá spĺňa požadovaný súbor kritérií. Napríklad vybrať a vytlačiť zoznam dokumentov týkajúcich sa konkrétnej organizácie resp prírodný človek... V niektorých softvérových systémoch je celkom plne podporovaný vzťah medzi zadávanými dokladmi a záznamami poľa obchodných transakcií vytvorených na ich základe, v ktorých zmeny v poliach dokladu automaticky alebo na žiadosť užívateľa spôsobia zmenu transakcií generovaných ho.

Vzťahy medzi dokumentmi však nie sú v tomto modeli priamo sledované. Hlavná vec je tu schopnosť oddeliť akcie registrácie dokumentov v databáze od ich transformácie na účtovné záznamy. Dôsledkom tohto prístupu je, že zovšeobecňujúce informácie možno získať len v spojení so systémom účtovných účtov. V určitých prípadoch to môže viesť k preťaženiu účtovného oddelenia analytickými funkciami.

V programoch založených na kompletný model workflow, hlavný dôraz je kladený na udržiavanie plnohodnotného systému väzieb medzi dokumentmi rôznych typov. Ak vo všetkých vyššie uvažovaných modeloch sú dokumenty základom pre vytváranie záznamov o účtoch, potom sa hlavná pozornosť venuje práve úplnosti systému odkazov na dokumenty, na základe ktorých je možné spracovať ich skupinu. súčasne pomocou jedného súboru pravidiel.

Výhodou modelu kompletného toku dokladov je, že poskytuje „interakciu“ elektronických kópií dokladov, napríklad platobných a tovarových dokladov, čo je veľmi dôležité v prípadoch, keď organizácia obchoduje s veľkým počtom stálych dodávateľov a nákupcov a komplexných zúčtovacie schémy s nimi. Tým softvérové ​​systémy na kompletnom modeli toku dokumentov ich môže využívať nielen účtovné oddelenie, ale aj iné manažérske služby.

Účtovné zápisy tu nie sú ničím iným ako čisto sekundárnou informáciou. Na základe tohto pohľadu môžu byť účty a účtovania ako hlavné informačné zložky účtovného okruhu ACS zbavené technologickej záťaže, ktorá im nie je vlastná a ktorá existuje v systémoch založených na dominancii podvojného účtovníctva.

Moduly účtovnej slučky systému je možné do určitej miery využívať nezávisle od iných podsystémov. Keďže väčšina dokladov sa generuje mimo účtovného oddelenia, ale je mu prístupná, má s nimi možnosť pracovať v pohodlnom režime. Konkrétne môžete systém nastaviť tak, aby priradenie účtu poskytovalo výsledky zhrnuté do hromady dokumentov, čo sa v automatizačných systémoch vybudovaných na základe iných modelov pracovného toku ukazuje ako zložité.

Kompletný model pracovného toku umožňuje flexibilné oddelenie funkcií analytické účtovníctvo medzi rôznymi riadiacimi jednotkami. Vďaka tomu každý subsystém ACS dostane presne toľko funkcií, koľko potrebuje.

Analytiku môžu podporovať podsystémy prevádzkovej riadiacej slučky a premietnutie obchodných transakcií do systému účtov je možné vykonávať podrobne len na úrovni protistrán. To je dôležité, keď sa hromadné transakcie so zložitými systémami vyrovnania uskutočňujú s tými istými partnermi. Zároveň sú úlohy účtovného obrysu automatizovaného systému zjednodušené vďaka spracovaniu podrobných analýz tými službami, ktoré to potrebujú (tabuľka 3).

Tabuľka 3Súhrnná charakteristika rôznych modelov toku dokumentov

Poznámka: - žiadny majetok; + prítomnosť nehnuteľnosti; ? čiastočná prítomnosť nehnuteľnosti.

Z prezentovaných údajov vyplýva, že štvrtý - úplný model toku dokumentov - najdôslednejšie rieši problémy spracovania veľkých tokov dokumentov vďaka schopnosti získať zovšeobecnené informácie v systéme účtov aj mimo neho. Preto je pre veľké podniky najvhodnejšie používať automatizačné systémy postavené na ich základe.

Pri použití iných modelov pracovného toku môžu zovšeobecňujúce informácie vzniknúť najmä na účtovných účtoch, ktoré plnia svoju osobitnú úlohu a nie vždy určujú tie zoskupenia informácií, ktoré sú potrebné pre iné manažérske služby.

V praktickej práci pri vedení záznamov organizácie využívajú počítačové programy, ktoré sa líšia funkčným obsahom, metódami konfigurácie a rozhraním. Napriek týmto rozdielom je však veľa vývojov postavených na rovnakom modeli. Jej podstatou je zjednotenie údajov a ich prezentácia v sústave podvojného účtovníctva, komplikovaná a doplnená o špeciálne pomocné detaily potrebné na zohľadnenie špecifík operácií v jednotlivých úsekoch účtovníctva. Odborníci to niekedy nazývajú „jednotný zovšeobecnený účtovný model“. V skutočnosti sa v tomto prípade nerobí žiadne výslovné rozdelenie, a to ani podľa typu účtovníctva.

Je známe, že existuje delenie účtovníctva na účtovné, prevádzkovo-technické a štatistické, pričom každé z nich má svoj účel, svoju formu a špecifiká. Myšlienka prezentovania všetkých typov účtovníctva v jednotnej forme účtov a systému podvojného účtovníctva sa zdá byť mimoriadne atraktívna pre programátorov, väčšinou matematikov alebo technikov. Pre nich použitie jednotného modelu pre všetky typy účtovníctva umožňuje abstrahovať od množstva detailov a foriem prezentácie informácií, ktoré sú plné praktickej účtovníckej práce.

Pre malé organizácie sú všetky typy účtovníctva sústredené v účtovnom oddelení, ktoré je v skutočnosti hlavným dodávateľom a hlavným spotrebiteľom informácií. Pre takéto organizácie je použitie tohto druhu softvérových produktov celkom opodstatnené. Účtovné oddelenie navyše často tvoria dvaja alebo traja relatívne všestranní špecialisti zodpovední za viaceré súvisiace oblasti. Preto im vyhovuje mať program, v ktorom sú všetky dáta uložené v jedinom jednotnom registri a ako sa hovorí, vždy po ruke.

Pri všetkej atraktivite všeobecného účtovného modelu sa upozorňuje na skutočnosť, že keď sa používa ako základ pre automatizačný systém, do určitej miery sa ignoruje skutočné rozdelenie funkcií medzi oddeleniami riadenia.

Predovšetkým je to vyjadrené tým, že zovšeobecnený účtovný model je založený na sústave podvojného účtovníctva, ktorá je vlastná len jednej z jeho zložiek – účtovníctve.

Dôsledkom toho je, že pri prispôsobovaní účtovných programov potrebám prevádzkového a technického účtovníctva musia byť funkcie technického účtovníctva zohľadnené v rámci špecifickej technológie spracovania účtovných údajov. Manažéri, ktorí sú slabo oboznámení s jazykom a internou logikou účtovníctva, sú zvyčajne zaneprázdnení údržbou prevádzkového a technického účtovníctva. Prax ukazuje, že pre nich je práca automatizačného systému založeného na týchto princípoch nezvyčajná.

Okrem toho použitie zovšeobecneného modelu vedie k tomu, že všetky objekty analytického účtovníctva sú nútené byť viazané na systém účtov. Zároveň systém účtov, hoci je dôležitý, nie je jediným systémom klasifikácie ekonomických informácií. Okrem toho má výrazne zovšeobecňujúci charakter a pre operatívne riadenie sú potrebné podrobné analytické informácie.

Vzhľadom na orientáciu zovšeobecneného účtovného modelu na účtovnú sústavu v počítačových systémoch vybudovaných na jeho základe ostáva dominantný náčrt úloh automatizácie účtovníctva a riešenie problémov iných riadiacich slučiek je do značnej miery orientované na informácie premietnuté do účtovný systém, jeho doplnenie a spresnenie. Takéto úzke prepojenie účtovných údajov a technológie s prevádzkovými účtovnými údajmi vedie k preťaženiu účtovného okruhu analytickými funkciami. V prvom rade ide o funkcie súvisiace s účtovaním skladových položiek a vzájomným zúčtovaním s dodávateľmi a odberateľmi.

Prax používania rôznych programov ukazuje, že je žiaduce, aby sa špecialisti v systéme manažérstva, ktorí nesúvisia priamo s účtovníctvom, zaoberali špecializovanými softvérovými nástrojmi, ktoré sú technologicky zamerané na konkrétne oblasti účtovníctva. Pre podnik stredného a veľkého podnikania sa teda javí ako vhodnejší taký model budovania automatizačného systému, v ktorom sú účtovné funkcie do značnej miery špecializované a rozdelené medzi jednotlivé podsystémy.

Pre systém automatizácie a riadenia pre stredné a veľké podniky by základným prvkom mali byť dokumenty a ich prepojenia. Prírodný základ integrovaný systém automatizácia účtovníctva by mala byť podpora toku dokumentov, tvorené vstupom do databázy primárnych dokumentov rôznych typov, organizáciou ich vzťahov pre jeden alebo druhý kľúčový znak alebo ich kombináciou. Na tomto základe by sa mal vytvoriť systém dopytov do databázy, ktorý umožní zostavenie širokej škály správ, z formálneho hľadiska nie sú ničím iným, než agregovanými do tej istej miery súbormi údajov vytvorenými zo súboru určitú podskupinu primárnych dokumentov.

S týmto prístupom účtovné záznamy v počítačovom systéme sú záznamy sekundárne informácie vznikajúce pri vykonávaní špeciálnych postupov spracovania údajov. Z tohto hľadiska môžu byť účty a transakcie ako hlavné informačné komponenty automatizovaného systému riadenia účtovníctva oslobodené od technologickej záťaže, ktorá existuje v automatizačných systémoch vybudovaných na základe zovšeobecnených účtovných modelov.

Tu sa reprodukuje známa technológia práce s počiatočnými informáciami, v ktorej hlavnou funkciou používateľa je vyplniť polia formulárov na obrazovke, ktoré sú čo najbližšie k „papierovej“ forme dokumentu. Vďaka tomu je zjednodušený postup zadávania počiatočných informácií, čo je dôležité pre organizáciu s veľkým pracovným tokom. Vďaka úplnej integrácii všetkých riadiacich údajov a rozdeleniu funkcií medzi moduly je zabezpečená vysoká adaptabilita na použitie systému.

Oddelenie funkcií prevádzkových, technických a účtovných sa prejavuje v tom, že skutočnosť, že sa nejaký doklad premietne alebo nepremietne do účtovníctva, nijako neovplyvňuje fungovanie iných systémov riadenia. Prítomnosť dokladov v integrovanej databáze umožňuje viesť evidenciu zásob, stav vzájomných vysporiadaní, hodnotiť cenu vyrobených produktov, sledovať priebeh etáp plánovaných činností a vyhodnocovať finančné výsledky implementáciu. Vďaka rozsiahlej podpore medzidokumentovej komunikácie tak manažéri obsluhujúci operačnú kontrolnú slučku môžu dostávať všetky potrebné podrobné a súhrnné informácie bez prechodnej úvahy o účtoch.

Teda vďaka integrovanému charakteru elektronická správa dokumentov a premyslenou špecializáciou modulov dostáva každý subsystém presne toľko funkcií, koľko potrebuje.

V súlade s výnosom Rady ministrov – vlády Ruskej federácie z 30. júla 1993 č. 745 „O schválení Predpisov na používanie registračných pokladníc pri vykonávaní hotovostného zúčtovania s obyvateľstvom a Zoznam vybrané kategórie podniky, organizácie a inštitúcie, ktoré vzhľadom na špecifiká svojej činnosti alebo osobitosti ich umiestnenia môžu vykonávať hotovostné vyrovnania s obyvateľstvom bez užívania KKM „po dohode so Štátnou medzirezortnou odbornou komisiou dňa pokladne schválilo na základe predloženia príslušným ministerstvám a iným výkonným orgánom, ako aj organizáciám, formy prísnych ohlasovacích dokladov (účtenky, poukážky, lístky, kupóny a pod.), ktoré sa majú používať pri zúčtovaní s fyzickými a právnickými osobami, napr. ako aj pre peňažné účtovné prostriedky.

Formuláre prísnych výkazov predkladaných na schválenie Ministerstvu financií Ruskej federácie musia obsahovať spolu s ukazovateľmi charakterizujúcimi špecifiká operácií, tieto povinné údaje stanovené pre formy primárnej účtovnej dokumentácie:

Schvaľovací podpis;

Názov formulára dokumentu;

Šesťmiestne číslo, séria;

kód OKUD;

dátum vyhotovenia dokumentu;

Názov a kód organizácie podľa OKPO;

Druh poskytovaných služieb, prác;

Jednotka merania vo fyzickom a peňažnom vyjadrení;

Podpis zodpovednej osoby.

K nim musia byť priložené aj metodické pokyny na ich účtovanie, plnenie, aplikáciu, skladovanie, výrobu a likvidáciu.

Schválené formy prísneho podávania správ sú oficiálnymi štátnymi dokumentmi a vzťahujú sa na všetky organizácie zapojené do príslušných (doprava, obchod, služby atď.) druhov činností na území Ruskej federácie. Organizácie môžu vyrábať formuláre s prísnou zodpovednosťou podľa schválených vzoriek v ktorejkoľvek tlačiarni, ktorá má štátnu licenciu na tlačové činnosti.

V prípade potreby počas výroby tlačív je možné schválené tlačivá zmeniť o ďalšie podrobnosti s prihliadnutím na špecifiká poskytovania príslušných služieb. V tomto prípade zostávajú všetky údaje uvedené v schválených formulároch nezmenené; vymazanie jednotlivých detailov nie je povolené. Ak jeden alebo druhý riadok uvedený v schválenej forme formulára nie je vyplnený z dôvodu nedostatku relevantných ukazovateľov pre organizáciu, tento riadok je prečiarknutý.

Formáty schválených foriem prísneho podávania správ sú odporúčané a môžu sa zmeniť. Dizajn, technické úpravy a výber stupňa ochrany určuje organizácia nezávisle, pokiaľ právne predpisy Ruskej federácie neustanovujú inak.

Pri zadávaní objednávky tlačiarni na výrobu prísnych formulárov hlásenia je séria písmen pridelená organizáciou samostatne, šesťmiestne čísla uvádza tlačiareň. Opakovanie série nie je povolené.

Formy prísneho vykazovania môžu byť vo forme kníh, individuálnych kupónov, roliek atď. Kupujú sa od výrobcu alebo prostredníctvom sprostredkovateľskej (špecializovanej) organizácie. Ku každej dávke prírezov musí byť priložená kópia faktúry alebo inej sprievodnej dokumentácie, v ktorej je uvedený názov prírezov, ich séria, čísla a obstarávacia cena.

Súčasná legislatíva Ruskej federácie neustanovuje registráciu zakúpených foriem prísneho podávania správ na daňových úradoch.

Účtovné regulačné dokumenty prakticky neupravujú pravidlá vykonávania zmien účtovníctva a výkazníctva.

Zmeny v účtovníctve je možné vykonať nielen s cieľom opraviť urobené chyby, ale aj s cieľom objasniť podmienené odhady ekonomických vzťahov.

V tejto súvislosti sa zavádza pracovný koncept úprava, ktorou sa rozumie operácia premietnutia v účtovníctve o výšku odchýlky od spoľahlivého odhadu účtovného objektu (majetok, výnos, záväzok), predtým premietnutú v účtovníctve v skreslenom (v dôsledku chýb) alebo v podmienenom ( pri absencii úplného množstva informácií) posúdenie.

Za úpravu sa nepovažuje premietnutie výsledkov precenenia dlhodobého majetku do účtovníctva; označenie materiálnych hodnôt; zmena záväzku v cudzej mene v dôsledku zmeny výmenného kurzu; zmena výšky záväzkov v súvislosti s časovým rozlíšením úrokov.

Dôvod úpravy v účtovníctve je nespoľahlivosť odhadu nákladov ekonomickej situácie premietnutá do účtovníctva. Zdanie nespoľahlivého hodnotenia je zas spojené s rôznymi okolnosťami.

Nepresné posúdenie vzniká v dôsledku technických a metodických chýb účtovníka.

Takéto chyby možno rozdeliť do troch veľkých skupín: technické; vyplývajúce z porušenia poradia toku dokumentov; súvisiace s nedodržaním požiadaviek zákonných zákonov o účtovníctve a zdaňovaní.

TO technické chyby možno klasifikovať ako: aritmetické chyby; pravopisné chyby (zmena usporiadania čísel, čísel účtov atď.); chyby v kódovaní (napríklad bol nesprávne použitý kódex dodávateľa alebo spotrebiteľa alebo kód prevádzky atď.); chyby pri vypĺňaní primárnych dokladov (neúplné vyplnenie, chyby v hodnotách a pod.).

Zisťovanie technických chýb je pomerne namáhavý proces. Samozrejme, niektoré chyby je možné eliminovať použitím metód syntaktickej a logickej kontroly (kontrola dátumu, kontrola kódov pre zhodu v referenčných knihách a slovníkoch, kontrola atribútov pre prípustné hodnoty atď.). Žiadna kontrola však nedokáže odhaliť nesprávne umiestnený kód dodávateľa, ak je takýto kód dostupný v referencii. Túto chybu možno nájsť iba v inventúre pohľadávok.

Porušenie poradia toku dokumentov vyjadrené v predčasnom vyhotovení a predložení dokladov účtovnému oddeleniu alebo predložení dokladov v neúplnom objeme. V tomto prípade môže byť narušený vnútorný tok dokumentov organizácie (medzi divíziami organizácie) aj externý (medzi organizáciou a jej dodávateľmi a spotrebiteľmi).

Zisťovanie chýb v postupe pracovného toku je možné v dôsledku kontroly harmonogramu pracovného toku, ak sú určené konkrétne termíny prechodu dokumentov a ich objemov, alebo v dôsledku inventarizácie vysporiadania s dodávateľmi a odberateľmi, keď je dokumenty, ktoré vzniknú, a vo výške určenej povahou vzťahu medzi dodávateľmi a spotrebiteľmi.

Chyby súvisiace s nedodržaním požiadaviek zákonných aktov o účtovníctve a zdaňovaní sa zvyčajne zisťujú pri výkone interného auditu, pri audite a daňovej kontrole. Takéto chyby je možné odhaliť niekoľko rokov po ich vzniku, čo samozrejme komplikuje proces nápravy.

Dôvod nespoľahlivého hodnotenia môže existovať neistota pri hodnotení obchodnej transakcie v čase jej zadania.

Rozvoj trhových vzťahov podnietil vznik rôznych foriem zmluvných vzťahov. Obhajovanie svojich záujmov pri transakcii na jednej strane a nutnosť zachovania flexibilnej cenovej politiky pre prežitie v konkurenčnom prostredí na strane druhej núti organizácie pri uzatváraní zmlúv uplatňovať rôzne schémy, vďaka ktorým je transakcia výhodná pre obe strany. Napríklad organizácia, ktorá má záujem o predaj produktu, môže poskytnúť zákazníkom rôzne zľavy v závislosti od veľkosti nakupovanej šarže tovaru alebo v závislosti od podmienok a foriem platby za tovar. Organizácia, ktorá si nie je istá, že tovar, ktorý nakúpi v rámci transakcie, možno predať, môže trvať na podmienke, že tovar bude možné vrátiť v určitej lehote. Zahrnutie takýchto podmienok do zmluvy môže viesť k potrebe úpravy obchodných transakcií, ktoré sa predtým premietli do účtovníctva.

Dôvodom nepresného posúdenia môže byť nepresnosť posúdenia pri premietnutí podmienených skutočností ekonomickej činnosti v účtovníctve z dôvodu neexistencie úplného množstva informácií o vykonanej transakcii.

V praxi účtovníkov niekedy nastávajú situácie, keď sa do účtovnej evidencie alebo výkazníctva dostanú chybné údaje.

Na opravu chýb v účtovníctve platia určité pravidlá.

Účtovné predpisy stanovujú, že v prvotných dokladoch a účtovných registroch nie sú povolené nešpecifikované opravy. Oprava chyby musí byť potvrdená podpisom osôb, ktoré predtým dokument podpísali, s uvedením dátumu opravy. Opravy v hotovosti a bankových dokladoch nie sú povolené.

V primárnych dokumentoch je chyba opravená opatrným prečiarknutím chybných čísel jednou tenkou čiarou, aby bolo možné prečítať predtým napísané. Opravy sa vykonávajú aj v účtovných evidenciách pred uzávierkou mesiaca a sčítaním mesačných obratov. Oprava chyby v doklade je potvrdená podpisom účtovníka, ktorý túto opravu vykonal.

Na opravu chýb, ktoré boli zistené po vykazovanom období (mesiac, štvrťrok, rok), sa používajú iné metódy. V takejto situácii už nie je možné jednoducho prečiarknuť nesprávne čísla v denníku objednávok a zapísať nové, pretože to povedie k potrebe opraviť obraty za tento denník objednávok, čo následne spôsobí reťazec zmien vo všetkých účtovných knihách spoločnosti. Takéto početné zmeny môžu viesť k ďalším chybám.

Nariadenie o účtovníctve a výkazníctve stanovuje, že zmeny v účtovnej závierke za bežný aj minulý rok (po ich schválení) sa vykonávajú vo výkazoch zostavených k r. vykazované obdobie, v ktorom boli zistené skreslenia jej údajov.

To znamená, že ak sa chyba urobená v januári zistí v máji, všetky zmeny v účtovníctve sa vykonajú v máji.

Na opravu takýchto chýb sa používajú nasledujúce metódy:

Opravné príspevky;

Červené Storno.

Opravné príspevky sa vykonajú, keď je potrebné pridať sumy pre akékoľvek účty. Vykonávajú sa obvyklým spôsobom. Treba len poznamenať, že zaúčtovanie má opravný charakter. Dá sa to urobiť osvedčenie o účtovníctve, ktorý bude primárnym dokumentom pre túto operáciu.

Červené Storno používa sa, keď je potrebné znížiť časovo rozlíšené sumy na niektorých účtoch. Táto metóda spočíva v napísaní „priamej“ transakcie, no suma transakcie sa zaznamená so znamienkom „mínus“. V registroch sú takéto čísla napísané červenou farbou alebo v zátvorkách, aby sa odlíšilo znamienko mínus od pomlčky. Pri sčítavaní súčtov denníka sa od celkového súčtu odpočítavajú červené čísla alebo čísla v zátvorkách.

Tu je potrebné upozorniť účtovníkov na skutočnosť, že stornovacie zápisy je možné vykonávať len v zákazkových denníkoch. V hlavnej knihe nie sú povolené žiadne opravy.

Ak sa v predložených výkazoch za predchádzajúce roky našli chyby, nemali by ste na daňovom úrade potajomky vymieňať staré súvahy. V účtovníctve bežného obdobia je potrebné vykonať všetky potrebné opravy a premietnuť ich do vykazovania bežného obdobia.

Chyby urobené v účtovníctve a zodpovedajúcim spôsobom neopravené skresľujú vykazovanie organizácie a sťažujú posúdenie majetku a finančnej situácie organizácie rôznymi používateľmi účtovných výkazov (investori, vlastníci podniku, veritelia, iné protistrany atď.). .). Včasná náprava chýb umožňuje organizácii vyhnúť sa finančným sankciám zo strany daňových úradov, pretože väčšina chýb priamo alebo nepriamo ovplyvňuje výšku daňových záväzkov organizácie.

Postup pri oprave chýb a ich následky sú do značnej miery určené povahou vykonanej chyby. V prvom rade z celkového počtu chýb, ktoré ovplyvňujú daňové povinnosti organizácie, je potrebné vyčleniť takzvané technické chyby.

Technické chyby vznikajú pri príprave a výpočte platieb dane. Neodrážajú sa priamo v účtovných registroch a nie sú sprevádzané žiadnymi účtovnými záznamami, to znamená, že organizácia plne a včas odráža operácie vykonané v účtovných registroch.

Technické chyby sa spravidla vyskytujú v daňových priznaniach a v skutočnosti predstavujú buď aritmetickú chybu pri výpočte výšky platieb splatných rozpočtu, alebo chybu pri prenose účtovných údajov do daňových priznaní (napr. má zmätené čiary). Pri včasnom zistení chýb tohto druhu si organizácia nevytvára žiadne ďalšie účty. Tieto chyby však môžu ovplyvniť informácie uvedené v účtovných registroch, pretože v dôsledku nich sa v skutočnosti mení výška daňových záväzkov organizácie, a teda aj suma prevedená do rozpočtu. Preto sú tieto chyby uznané za daňový delikt všeobecne ustanoveným spôsobom so všetkými z toho vyplývajúcimi dôsledkami. Medzi technické chyby patrí aj nesprávne uvedenie podrobností o účtovníctve daňových úradov alebo daňových agentov pri prevode zodpovedajúcich súm dane.

Účtovné chyby sú povolené v dôsledku nesprávneho premietnutia finančných a obchodných operácií v účtovných účtoch, t. j. tieto chyby vznikajú priamo v účtovných evidenciách. Takéto chyby možno rozdeliť do dvoch skupín.

Do prvej skupiny patria chyby, ktoré nevedú k nadhodnoteniu alebo podhodnoteniu zdaniteľných položiek. Pomerne častou chybou je napríklad používanie rôznych účtovných účtov. splatné účty: namiesto účtu 60 „Zúčtovanie s dodávateľmi a zhotoviteľmi“ sa teda používa účet 76 „Zúčtovanie s rôznymi dlžníkmi a veriteľmi“, čo je porušením metodiky účtovania a môže viesť k nesprávnemu výkladu niektorých účtovných predmetov.

Do druhej skupiny patria chyby, ktoré vedú k nadhodnoteniu alebo podhodnoteniu zdaniteľných položiek. Tu sú najčastejšie chyby:

Nevhodné prisudzovanie výrobné náklady náklady alebo finančné výsledky;

Podhodnotenie výnosov z predaja;

Nesprávne premietnutie transakcií do účtovníctva v rozpore s metodikou, v dôsledku čoho dochádza k zmene predmetov zdanenia.

Chyby spojené s porušením účtovnej metodiky, ktoré nevedú k zmenám v predmetoch zdanenia, sa spravidla odhalia pri vykonávaní auditu; s ich podstatnou povahou finančné výkazy organizáciu možno považovať za nespoľahlivú.

Ak daňovník v ním podanom daňovom priznaní zistí neprehľadnosť alebo neúplnosť údajov, ako aj chyby vedúce k podhodnoteniu výšky splatnej dane, je daňovník povinný vykonať potrebné doplnenia a zmeny daňového priznania. . Toto ustanovenie je všeobecné, to znamená, že sa vzťahuje na všetky druhy chýb, účtovných aj technických, a platí bez ohľadu na to, kto a za akých podmienok chybu odhalil.

Daňové úrady, ktoré v priebehu dokumentačného auditu účtovníctva zistili chyby vedúce k podhodnoteniu alebo zatajeniu zdaniteľných predmetov, na základe daňového poriadku Ruskej federácie brať organizáciu na zodpovednosť uplatňovaním nasledujúcich opatrení:

Prevod daní vzhľadom na rozpočet;

Pokuta, ktorej výška je v závislosti od druhu stanovená samostatnými článkami daňového poriadku Ruskej federácie daňový delikt;

Vymáhanie pokút od daňovníka v prípade omeškania s platbou dane v stanovenej lehote vo výške jednej tristotiny refinančnej sadzby Ruskej banky s účinnosťou od tento moment, najviac však 0,1 % denne za každý deň omeškania, počnúc dňom splatnosti úhrady omeškanej sumy. Toto opatrenie zavádza čl. 75 daňového poriadku Ruskej federácie.

Pokuty už nie sú finančnými sankciami a nepovažujú sa za záväzok daňovníka.

Ak daňovník samostatne a včas pred kontrolou správcom dane zistil chyby, v dôsledku ktorých neboli sumy daní a iných povinných platieb odvedené do rozpočtu alebo neboli uhradené v plnej výške, a predpísaným spôsobom ich vykonal opravy účtovnej závierky, výpočet daní a platieb, vykonaná úhrada dlžných súm, vykonané chyby nie sú daňovým priestupkom. V takýchto prípadoch od daňovníka za oneskorené platenie daní a iných povinných platieb sankčný úrok nebude účtovaný.

Daňovník je oslobodený od uplatnenia sankcií, t. j. peňažných pokút, ak podá žiadosť o doplnenie a zmenu daňového priznania:

Pred uplynutím dátumu jeho predloženia;

po uplynutí lehoty na podanie daňového priznania, ale pred uplynutím lehoty na zaplatenie dane až do času, keď sa daňovník dozvedel o zistení priestupkov správcom dane alebo o určení daňovej kontroly na mieste;

Po uplynutí lehoty na podanie daňového priznania a lehoty na zaplatenie dane, avšak pred časom, keď sa daňovník dozvedel o zistení priestupkov správcom dane alebo o určení daňovej kontroly na mieste, zaplatil nedostatočná výška daní a úrokov.

Na uplatnenie či neuplatnenie pokút za zistenie chyby v daňovom priznaní teda vplývajú lehoty na podanie žiadosti o ich zistenie a samotné zaplatenie, a nie charakter chyby, v dôsledku ktorej došlo podhodnotenie dane splatnej do rozpočtu.

Ak daňovník samostatne zistil technickú chybu vo vyhlásení, v ktorýkoľvek deň po zistení chyby predloží daňovému úradu dodatočný výpočet dane. Odhalená technická chyba je opravená bez dodatočných účtovných zápisov, ak však táto chyba mala za následok podhodnotenie predmetu dane alebo omeškanie prevodu súm dane, doplatky, najmä penále, a príslušné účtovné zápisy vykoná úrad. daňovníka.

Oprava údajov vykazovania za bežný aj minulý rok (po ich schválení) sa vykonáva v účtovnej závierke zostavenej za vykazované obdobie, v ktorom boli zistené skreslenia jej údajov, a opravujú sa údaje za vykazované obdobie (štvrťrok , od začiatku roka).

Opravné zápisy v účtovníctve je možné vykonať týmito spôsobmi:

Najbežnejší je spôsob, akým sa zistená nesprávna suma stornuje a vykoná sa správny zápis. Spravidla to platí v prípade, že organizácia bola schválená chyby pri zaznamenávaní transakcií na účtovných účtoch(nesprávna zhoda účtov). Táto metóda sa používa najmä na opravu chýb v bežnom období (roku). V tejto situácii hovoríme o roku, keďže mnohé dane sa od začiatku roka platia na akruálnom princípe;

Ak dôjde k chybe, keď odraz sumy transakcie, potom môžete najskôr použiť vyššie uvedenú metódu; po druhé, je dovolené odlievať dodatočný záznam na sumu, ktorá nebola zohľadnená v účtovníctve alebo bola premietnutá do sumy nižšej, ako sa požaduje;

Zovšeobecňovanie účty, v dôsledku čoho sa informácie odrážajú v účtovných registroch organizácie, ako by to bolo v prípade počiatočného správneho odrazu transakcií. Táto metóda korekcie sa spravidla používa pri zisťovaní účtovné chyby minulých vykazovaných období (rokov).

Postup pri oprave chýb ovplyvňujúcich daňové povinnosti nezávisí od toho, kto chybu zistil. Pri dokladovej previerke budú podniku, ktorý porušil, uložené finančné sankcie (pokuty).

Inventár predstavuje určitú postupnosť praktických úkonov pre dokladové potvrdenie prítomnosti, stavu a ocenenia majetku a záväzkov organizácie s cieľom zabezpečiť správnosť účtovných a výkazníckych údajov. Prispieva k implementácii kontrolnej funkcie účtovníctva, ktorá umožňuje identifikovať prípady neoprávneného zníženia kapitálu ekonomického subjektu investovaného do rôznych druhov majetku (aktív).

Základom každej inventarizácie je úplná alebo náhodná kontrola skutočnej dostupnosti materiálnych hodnôt, majetkových práv a povinností silami špeciálne vytvorenej komisie v organizácii. Existujú dva typy šekov: prirodzené a dokumentárne.

Pri prirodzenom (nazývanom aj reálnom) overovaní sa zisťuje počet, váženie a meranie pozorovaných objektov. Spravidla sa takéto kontroly vykonávajú na zásobách, formulároch prísnych výkazov, dlhodobého majetku a hotovosti.

Pri dokladovom overovaní má organizácia majetkové práva (nehmotný majetok, výdavky budúcich období, pohľadávky a pod.) a finančné záväzky sú priamo potvrdené dokladmi.

V rámci kontroly dokladov sa niekedy rozlišuje kontrola účtovníctva alebo účtovníctva, čo je porovnanie zápisov priamo v účtovných evidenciách (napríklad pri inventarizácii súm časovo rozlíšených odpisov, predpokladaných rezerv).

Povinná ročná inventarizácia by mala zahŕňať všetky druhy majetku a záväzkov bez výnimky. Regulačné zákony ustanovujú osobitný postup pri jej vykonávaní, podľa výsledkov inventarizácie sa spresňujú účtovné údaje. Povinnú ročnú inventarizáciu preto nie je možné nahradiť žiadnymi navonok podobnými postupmi - vnútorným alebo vonkajším auditom, auditom finančnej a hospodárskej činnosti (hoci pri nepodstatnom množstve majetku a záväzkov organizácie možno prideliť povinnosti inventarizačnej komisie revízna komisia).

Povinná ročná inventarizácia majetku a záväzkov organizácie musí byť začatá najskôr 1. októbra vykazovaného roka a ukončená pred jej ukončením.

Jeho hlavné fázy v spojení s funkciami účtovnej služby v procese inventarizácie sú uvedené v tabuľke. 4.

Tabuľka 4

Povinná ročná inventúra začína od dátumu stanoveného príkazom vedúceho organizácie. Za vykonanie inventarizácie zodpovedá stála inventarizačná komisia. Pri značnom množstve majetku a záväzkov je možné na príkaz vedúceho organizácie vytvoriť pracovné inventarizačné komisie. Je vhodné ich vytvárať aj vtedy, ak má organizácia samostatné divízie (pobočky a zastúpenia) alebo pôsobí na veľkom území (v stavebných organizácií, v poľnohospodárskych podnikoch, v podnikoch drevárskeho priemyslu a pod.). Regulačné dokumenty priamo nezakazujú začlenenie zástupcov organizácií tretích strán (audítorov, odhadcov, expertov) do komisií na vytvorenie ekonomicky zdravých a spoľahlivých výsledkov inventarizácie. Prílohou objednávky môže byť inventarizačný plán, ktorý určuje načasovanie ukončenia inventarizácie jednotlivých objektov a trvanie každej etapy, vymedzuje zodpovednosti medzi pracovnými komisiami.

zapnuté prípravný v etape hmotne zodpovedné osoby prevedú provízie do príjmov a výdavkové doklady podľa výkazov (registrov), ktoré slúžia ako podklad pre účtovníctvo na zistenie prislúchajúcich zostatkov na účtovných účtoch ku dňu inventarizácie. Úplnosť prevodu primárnych dokumentov potvrdzujú potvrdenia uvedených osôb, ako aj držiteľov účtovných súm alebo splnomocnení na prijímanie hmotných aktív.

Organizačné a metodické školenia vykonať inventarizáciu spočíva vo vypracovaní interných regulačných dokumentov - pokynov, pravidiel atď., ktoré upravujú činnosť komisií v každej fáze.

Pokyny môžu obsahovať:

Špecifické metódy vykonávania inventarizácie, popis činnosti členov pracovných komisií pri kontrole prítomnosti a stavu jednotlivých objektov;

Postup na získanie potvrdenia o poverení protistranami - dodávateľmi, kupujúcimi, bankami, daňovými úradmi atď.;

Postup pri vybavovaní nárokov na prácu inventarizačných komisií;

Štandardné formy primárnych účtovných dokladov na evidenciu výsledkov inventarizácie, vyvinuté organizáciou nezávisle.

Druhá etapa inventarizácie je prirodzené a dokladové overenie skutočnú dostupnosť majetku a záväzkov. Vykonávajú ich komisie kolegiálne: neprítomnosť aspoň jedného člena komisie je podkladom pre uznanie výsledkov inventarizácie za neplatné.

Hlavnou formou primárnej dokumentácie pre evidenciu výsledkov naturálnej inventarizácie je inventarizačný súpis, listina - inventarizačný akt.

Uznesenie Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 18. augusta 1998 č. 88 "O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na účtovanie hotovostných operácií, na zaznamenávanie výsledkov inventarizácie" schválilo 6 druhov tlačív inventarizácie a 8 štandardných tlačív Dejstvo. V súčasnosti neexistujú štandardné tlačivá (akty) inventarizácie finančné investície, bezhotovostné fondy, rezervy na budúce výdavky a platby, odhadované rezervy a množstvo ďalších predmetov, si organizácie musia vytvárať samy, čo znižuje analytickosť účtovných informácií.

V súpisoch (úkonoch) nie je dovolené nechávať prázdne riadky, na konci súpisu sa musia hmotne zodpovedné osoby podpísať, potvrdzujúc skutočnosť kontroly v ich prítomnosti, ako aj absenciu pohľadávok voči členom. komisie a prevzatie majetku uvedeného v súpise do úschovy.

Prirodzené a dokladové kontroly s povinnou ročnou inventúrou sa vykonávajú spravidla kontinuálna metóda... Tento proces je dosť namáhavý, ale súčasné regulačné dokumenty umožňujú použitie zjednodušených metód inventarizácie len v niekoľkých prípadoch. Napríklad je povolený vzorový inventár hodnôt materiálu uložených v neporušených obaloch dodávateľov.

Fáza taxi spočíva v zapísaní do súpisov (úkonov) peňažných hodnôt majetku a záväzkov podľa údajov prvotných dokladov a účtovníctva. V tejto fáze sa nezohľadňujú zmeny v odhadoch hodnoty spôsobené zmenami fyzikálnych, funkčných a iných vlastností položiek zásob. Tabuľka 5 je uvedený približný zoznam prvotných dokladov a účtovných registrov obsahujúcich údaje o historickom ocenení majetku a záväzkov a použitých pri vypĺňaní zodpovedajúcich stĺpcov inventúr (úkonov) pre denník-objednávkový formulár účtovníctva (tabuľka 5).

Tabuľka 5.Dokumenty obsahujúce informácie o hodnote majetku a záväzkov

* Neexistujú jednotné formuláre, dokumenty vytvára organizácia samostatne.

** Číslovanie objednávkových časopisov a výpisov je uvedené v súlade s listom Ministerstva financií Ruska z 24. júna 1992 č. 48.

*** Pri účtovaní zásob za diskontné ceny.

Porovnávacia-analytická fáza inventarizácie umožňuje potvrdiť existujúce odhady účtovných objektov. Potreba objasnenia účtovný odhad niektoré druhy majetku a záväzkov sú spojené predovšetkým so zistenými nezrovnalosťami medzi hodnotami ukazovateľov podľa účtovných údajov a ich skutočnými hodnotami, potvrdenými pri inventarizácii. Vypočítané odchýlky sa zaznamenávajú priamo do inventúrnych úkonov alebo pri sčítaní výsledkov naturálnej kontroly do súhrnných výkazov. Okrem toho je možná úprava odhadov v týchto prípadoch:

Zmeny štátom regulovaných cien, keď sa ocenenie vykonáva v týchto cenách (napríklad pri stanovení nových odhadovaných a predajné ceny pre drahé kamene);

Zmeny kurzu zahraničná mena ak je hodnota majetku alebo záväzkov vyjadrená v cudzej mene;

Zmeny vo výške pohľadávok alebo záväzkov pri použití konvenčných peňažných jednotiek vo výpočtoch;

Zhoršenie kvalitatívnych charakteristík majetku organizácie (fyzické alebo morálne zhoršenie, pokles trhových cien atď.);

Prítomnosť súm v štruktúre pohľadávok, ktoré nemôžu byť prijaté v plnej výške z dôvodu platobnej neschopnosti dlžníkov.

Inventarizačná komisia by mala identifikovať dôvody potreby spresňujúcich zápisov v účtovnej evidencii a navrhnúť spôsoby ich premietnutia do účtovania výsledkov inventarizácie. Tu je dôležité zistiť, či sú v organizácii osoby, ktoré sú finančne zodpovedné za bezpečnosť cenín, určiť výšku tejto zodpovednosti, analyzovať možné spôsoby vymáhania pochybných pohľadávok (prevodom dlhu, bartrovými transakciami atď.) . O skutočnostiach tvorby prebytkov alebo manka vecných hodnôt je potrebné získať podrobné vysvetlenia od zodpovedných osôb.

Návrhy inventarizačných komisií na základe výsledkov porovnávacej analytickej etapy sú zhrnuté vo výkaze vyúčtovania výsledkov zistených inventarizáciou. zapnuté záverečná fáza inventarizačný výkaz podpisuje vedúci a hlavný účtovník organizácie súčasne s vydaním príkazu (pokynu) o schválení výsledkov inventarizácie. Objednávka slúži ako podklad pre príslušné zápisy do účtovných evidencií s konečnými obratmi za december. Materiály práce komisií sa prenášajú do účtovného oddelenia organizácie, kde sa uchovávajú najmenej 5 rokov.

V súčasnosti existujú súpisy tých druhov majetku a záväzkov, pre ktoré nie sú vypracované jednotné formy súpisov (zákonov).

Inventarizácia bezhotovostných prostriedkov

Overovanie bezhotovostných prostriedkov spočíva v porovnávaní účtovných údajov a dokladových zostatkov prostriedkov organizácie na zúčtovacích, devízových a osobitných účtoch (akreditívy, úhrady šekmi a pod.), ako aj prevody na ceste. Vlastnosti použitia každého z nich bankový účet organizácie sa spravidla ustanovujú v dohode o jej otvorení. Medzi tieto funkcie patrí:

Typ bankového účtu (rubeľ, mena);

Typ účtu - špecifiká transakcií vykonávaných na účte (bežné transakcie - bežný účet, pripisovanie príjmov zo zahraničného obchodu - účet tranzitnej meny, vznik overený kapitál- sporiaci účet a pod.);

Používateľ účtu - priamo organizácia, samostatná divízia, konkrétny úradník;

Stav účtu ku dňu inventarizácie (funkčné účty, zablokované účty).

Táto informácia by sa mala premietnuť do inventarizácie nepeňažných prostriedkov (tabuľka 6).

Tabuľka 6.Pracovný list k úkonu inventarizácie nepeňažných prostriedkov

Inventarizácia finančných investícií

Prirodzená kontrola finančných investícií je možná, ak má organizácia listinné cenné papiere. Výsledok sa premietne do inventárneho zoznamu. Pri inventarizácii zvyšných zložiek finančných investícií je možné len dokladové overenie, ktoré sa vykonáva podľa druhu investície (v kontexte druhov cenné papiere) a jednotlivých emitentov, pričom v zákone uvedú názov, sériu, počet, nominálnu hodnotu a skutočné obstarávacie náklady, termíny splatnosti a celkovú výšku každého druhu investície. Určitým problémom pri kontrole je odsúhlasenie zostatkov súm evidovaných na príslušných účtovných účtoch s údajmi z výkazov depozitných organizácií, ktoré vedú evidenciu o dostupnosti a pohybe cenných papierov patriacich organizácii. Je to spôsobené tým, že depozitári majú radi profesionálnych účastníkov trh cenných papierov môže pri zmene kotácie preceniť cenné papiere vo vlastníctve klientov burza cenných papierov, a neprofesionálni účastníci (investori) by si mali viesť evidenciu skutočných nákladov na nákup cenných papierov. Preto sa ocenenie predmetov organizáciou a depozitárom bude líšiť. V tejto súvislosti je potrebné zosúladiť údaje o počte uložených cenných papierov. Na tento účel je vhodné vypracovať pracovný hárok pre inventarizáciu finančných investícií (tabuľka 7).

Tabuľka 7.Pracovný list k zákonu o inventarizácii finančných investícií

Inventár kapitálové investície

Osobitosť inventarizácie tohto druhu majetku je daná tým, že na účte 08 „Kapitálové investície“ sa zohľadňujú náklady na tvorbu (obstaranie) rôznych účtovných položiek – dlhodobý majetok, nehmotný majetok, cenné papiere. Preto by sa mala inventarizácia takéhoto majetku vykonať v týchto smeroch:

Stavba objektov dlhodobého majetku;

Nákup položiek dlhodobého majetku;

Nákup nehmotného majetku;

Nákup cenných papierov.

Na získanie spoľahlivých údajov je potrebné vykonať prirodzenú kontrolu budovaných zariadení a dokladovú kontrolu stavebných nákladov.

Zákon zohľadňuje prítomnosť každého rozostavaného objektu a skutočne dokončený objem stavebných a montážnych prác, ktorý sa spravidla zisťuje kontrolným meraním. Výsledok kontrolného merania sa porovnáva s údajmi projektovej a odhadovej dokumentácie, potvrdeniami o cene vykonaných prác a nákladoch (p.č. KS-3), ako aj všeobecným pracovným denníkom (p.č. KS). -6), ktorý vedie výrobca stavebných prác.

Ako primárny doklad pre evidenciu výsledkov inventarizácie nedokončenej výroby možno použiť inventarizačný výkaz nedokončených opráv dlhodobého majetku (tlačivo č. INV-10) s drobnými textovými zmenami.

Inventarizácia investícií do jednotlivých objektov dlhodobého majetku je spojená jednak s kontrolou ich dostupnosti a stavu, ako aj so zisťovaním stupňa pripravenosti na prevádzku. Ak je objekt skutočne prevzatý do prevádzky, ale naďalej je uvedený na podúčte 08-4 „Obstaranie dlhodobého majetku“, organizácia má na jednej strane nezaúčtovaný predmet dane z nehnuteľností od skutočného uvedenia do prevádzky, na druhej strane náklady na -za absenciu odpisy pre tento objekt.

Zároveň, keďže účtovnou jednotkou dlhodobého majetku je inventarizačný predmet, ktorý môže byť samostatným súborom štrukturálne členených položiek, je možné, že kapitálové investície zahŕňajú predmety, ktoré sú schopné samostatne vykonávať určité funkcie, ale sú určené na to, aby boli zahrnuté do vytváraný komplex. Prípadná prevádzková pripravenosť takýchto zariadení nie je dôvodom na ich zaradenie do investičného majetku.

Pri identifikácii predmetov, o ktorých v účtovných registroch nie sú žiadne alebo nesprávne údaje, musí komisia uviesť do inventarizácie správne informácie a technické ukazovatele pre tieto predmety.

Vyššie uvedené znaky by sa mali prejaviť v akte inventarizácie kapitálových vkladov pri obstaraní jednotlivých položiek dlhodobého majetku (tab. 8).

Tabuľka 8.Pracovný list k úkonu inventarizácie kapitálových vkladov pri obstaraní jednotlivých položiek dlhodobého majetku

Prítomnosť zostatku organizácie na podúčte 08-5 „Nadobúdanie nehmotného majetku“ je zvyčajne spojená s neukončeným procesom registrácie vlastníckych práv ku konkrétnemu objektu v súlade s požiadavkami platnej legislatívy. Napríklad organizácia vyvinula (nezávisle alebo s pomocou dodávateľa) ochrannú známku. Náklady na jeho vývoj sa berú do úvahy na podúčte 08-5 pred prijatím osvedčenia o registrácii ochrannej známky v Ruskej agentúre pre patenty a ochranné známky. Dôvod nemožnosti premietnutia skutočných nákladov na obstaranie nehmotného majetku priamo na účet 04 „Nehmotný majetok“ je potrebné uviesť v zákone o inventarizácii (tabuľka 9).

Tabuľka 9.Pracovný list k úkonu inventarizácie kapitálových vkladov pri obstaraní nehmotného majetku

Pri inventarizácii nákladov na nákup cenných papierov sa musíte uistiť, že sú správne a úplné, a identifikovať nezrovnalosti medzi účtovnými údajmi a dokladmi potvrdzujúcimi tieto náklady. Nezrovnalosti sú možné v dôsledku nesúladu v odhadoch hodnoty (kvantitatívnych údajov) o transakciách s cennými papiermi, ako aj v dôsledku chybného priradenia nákladov iným objektom. Na formalizáciu výsledkov inventarizácie týchto nákladov nie je vhodné použiť formu aktu použitú pri inventarizácii finančných investícií, doplnenie o informácie o predajcoch cenných papierov a podrobnosti o príslušných dohodách.

Inventarizácia odhadovaných rezerv a rezerv na budúce výdavky a platby

Pri inventarizácii tohto druhu záväzku je potrebné kontrolovať operácie z hľadiska časového rozlíšenia aj z hľadiska použitia rezerv. V rovnakom čase, účtovná kontrola použitie rezerv.

Približné formy pracovný list k aktu inventarizácie predpokladaných rezerv a rezerv na budúce výdavky a platby sú uvedené v tabuľke. desať.

Tabuľka 10.Pracovný list k aktu inventarizácie predpokladaných rezerv a rezerv na budúce výdavky a platby

Výpočet rezerv na pochybné pohľadávky je spojený so súpisom vyrovnaní s dlžníkmi. Keďže rezerva na pochybné pohľadávky sa tvorí na základe inventarizácie pohľadávok, odporúča sa pri inventarizácii vyrovnaní s dlžníkmi evidovať pochybné pohľadávky priamo pri kontrole (tabuľka 11).

Inventár je navrhnutý tak, aby sa zabezpečilo jeho zohľadnenie súvaha len skutočne dostupné predmety a nezaúčtované v účtoch, ale chýbajú pri overovaní. Pri odpisovaní chýbajúceho a zaúčtovaní dovtedy neevidovaného majetku si však treba dávať pozor, keďže identifikácia predmetu, ku ktorému nie sú v účtovných evidenciách žiadne údaje, nemôže slúžiť ako dostatočný základ pre jeho uvedenie do súvahy. V tomto prípade sa organizácia musí riadiť postupom nadobudnutia vlastníctva vecí bez vlastníka. Naopak, samotná skutočnosť absencie predmetu (napríklad v dôsledku krádeže) nevedie k strate vlastníctva organizácie k tomuto predmetu.

Tabuľka 11.Pracovný list na inventarizáciu pohľadávok

Ak sa podľa výsledkov inventarizácie odhalí prebytok majetku evidovaný v účtovníctve, organizácia má ďalší predmet dane z majetku. Napriek tomu, že výsledky povinnej ročnej inventarizácie sú premietnuté do súvahy k 1. januáru, podľa daňových úradov je potrebné zvýšiť základ pre výpočet dane z nehnuteľností odo dňa, kedy mal byť určený majetok zaevidovaný v účtovnej závierke. účtovných evidencií a premietne sa do súvahového majetku. Ak sa tento dátum dá zistiť podľa údajov prvotných dokladov, tak ak sa zistia chyby (skreslenia) vo výpočte základu dane za predchádzajúce účtovné obdobia, v bežnom účtovnom období sa prepočítajú daňové povinnosti za obdobie od r. došlo k chybe. A len ak nie je možné určiť konkrétne obdobie, v ktorom mal byť majetok aktivovaný, vzniká organizácii daňová povinnosť v bežnom vykazovanom období.

Obstarávacia cena dlhodobého majetku, materiálu, ktorý je znehodnotený, neznižuje základ dane pre daň z nehnuteľností až do obdobia, v ktorom bude zdokumentovaný ich odpis, to znamená, že v inventárnych súpisoch sa uvedie, že nemožno ďalej použiť majetok na určený účel nemôže slúžiť ako základ pre vylúčenie tohto majetku zo štruktúry predmetu zdanenia.

Pred odoslaním dokumentov na uloženie a v archíve podniku musia byť riadne pripravené.

Homogénne primárne dokumenty by mali byť vytvorené v záležitosti. V tomto prípade musia byť do veci vložené listiny, ktoré svojou podstatnou časťou zodpovedajú názvu veci.

Pri vytváraní puzdier musia byť splnené tieto požiadavky:

1) dokumenty s dobou trvalého a dočasného uloženia musia byť zoskupené oddelene do súborov;

2) originály by mali byť oddelené od kópií;

3) ročné plány a správy - štvrťročné a mesačné;

4) do spisu musí byť vložená jedna kópia každého dokumentu.

Každý dokument založený v spise musí byť vyhotovený v súlade s požiadavkami štátnych noriem a iných predpisov.

Písomnosti rovnakého obdobia sa združujú do spisu - mesiac, štvrťrok, kalendárny rok, okrem prenosných prípadov (napríklad osobné spisy, ktoré sa neuzavrú na konci kalendárneho roka). Ak sú v spise dokumenty niekoľko mesiacov, oddeľujú sa mesačne hárkami papiera s uvedením mesiaca.

Spis musí obsahovať najviac 250 listov s hrúbkou najviac 4 cm.

Prílohy k dokumentom, bez ohľadu na dátum ich schválenia alebo vyhotovenia, sa prikladajú k dokumentom, ktorých sa týkajú.

Existujú určité pravidlá pre zoskupovanie do prípadov podľa typu a chronológie. Listiny, nariadenia, pokyny schválené administratívnymi dokumentmi sú ich prílohami a sú zoskupené spolu s tieto dokumenty... Zákazky podľa hlavnej činnosti sú zoskupené oddelene od zákaziek podľa personálu; originály zákaziek na hlavnú činnosť sa systematizujú a zakladajú do súborov spolu s prílohami v poradí podľa ich čísel. Podklady k zákazkám na hlavnú činnosť sú zoskupené a evidované samostatne.

objednávky podľa personálu sú zoskupené do záležitosti v súlade so stanovenými lehotami skladovania. Dokumenty, ktoré sú podkladom pre vystavenie príkazu na personál, sa zakladajú v osobných spisoch zamestnancov alebo tvoria samostatný prípad príloh k týmto príkazom.

Plánované a účtovné doklady sú uložené v spisoch roku, ktorého sa obsahovo týkajú, bez ohľadu na čas ich zostavenia alebo dátum prijatia.

Dokumenty v prehľadoch musia byť usporiadané v určitom poradí. Napríklad vykazovať dokumenty finančné aktivity podnik, ktorý pozostáva zo súvahy, vysvetlivky a príloh k nej, sú usporiadané v tomto poradí: vysvetlivka k správe, potom súvaha a na konci - prílohy. Osobné účty zamestnancov podniku na mzdy sú zoskupené do samostatných prípadov a sú v nich usporiadané v abecednom poradí podľa priezvisk. Zápisnice zo zasadnutí rady pracovného kolektívu alebo zo stretnutí akcionárov podniku sú zoskupené podľa chronológie a poradia čísel. Dokumenty pripravené na schôdzu sa zaraďujú za zápisnicu v poradí prerokovania záležitostí.

Korešpondencia je zoskupená pre kalendárny rok a systematizovaná v chronologickom poradí: dokument odpovede je umiestnený za dokumentom žiadosti. Posudky, správy, akty, osvedčenia a iné dokumenty odzrkadľujúce hlavný obsah činnosti podniku sú zoskupené v jednom prípade za predpokladu, že sa týkajú rovnakej problematiky.

Priečinky dokumentov sú prepletené. zapnuté titulná strana názov podniku (inštitúcie, organizácie), názov a poradové číslo vo veci od začiatku roka, vykazovacie obdobie (rok, mesiac), číslo výkazu, celkový počet listov vo veci, je uvedená doba použiteľnosti puzdra.

Daňový poriadok Ruskej federácie stanovil lehotu na uchovávanie dokumentov súvisiacich s výpočtom a platbou daní na tri kalendárne roky. Avšak existujú osobitné podmienky uchovávanie dokumentov ustanovených inými regulačnými predpismi, ktoré sa uplatňujú pri vykonávaní štátna kontrola Federálna archívna služba Ruska, mimorozpočtové fondy a iné oprávnené orgány.

V súlade s federálnym zákonom „o účtovníctve“ sú organizácie povinné uchovávať primárne účtovné doklady, účtovné registre a účtovné závierky za obdobia ustanovené v súlade s pravidlami organizácie štátnych archívnych záležitostí.

Po uplynutí úložných lehôt stanovených súčasnou legislatívou v organizácii podliehajú prevodu na uloženie v Archívnom fonde Ruskej federácie.

Archívny fond pozostáva z dvoch častí:

1) štátna časť, do ktorej dokumenty podliehajú povinnému prenosu štátne podniky, inštitúcie, organizácie;

2) mimovládna časť, kde sa nachádzajú dokumenty mimovládnych organizácií (korporácií, združení, akciové spoločnosti atď.). Prevod dokumentov do neštátnej časti Archívneho fondu Ruskej federácie nie je povinný a uskutočňuje sa na základe dohody (zmlúv) medzi orgánmi Federálnej archívnej služby Ruska a vlastníkmi dokumentov. .

Zoznam stanovuje lehoty na uchovávanie dokumentov pre podniky, inštitúcie a organizácie dvoch kategórií. Prvá zahŕňa organizácie, ktorých dokumenty sa predkladajú štátnej časti Archívneho fondu Ruskej federácie. Do druhej kategórie patria organizácie, ktorých dokumenty tvoria neštátnu súčasť Archívneho fondu Ruskej federácie.

Pre organizácie patriace do druhej kategórie sú pre dokumenty stanovené tieto lehoty uchovávania:

1) účtovné výkazy a zostatky organizácií:

Konsolidované ročné - 10 rokov;

Ročné - 10 rokov;

Štvrťročné - 3 roky;

2) prevod, rozdelenie, likvidácia zostatkov - 10 rokov;

3) osobné účty pracovníkov a zamestnancov - 75 rokov;

4) účtovné registre (hlavná kniha, denníky objednávok atď.) - 3 roky.

Federálna archívna služba Ruska (Rosarkhiv) je federálny výkonný orgán zodpovedný za štátnu reguláciu v oblasti archívnictva a kontrolu uchovávania, získavania a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie.

Dokumenty štátnej časti Archívneho fondu Ruskej federácie sú uložené v inštitúciách Rosarkhiv, štátnych múzeách, knižniciach atď. .

Organizácie, ktorých dokumenty sú odkázané do neštátnej časti Archívneho fondu Ruskej federácie, si musia samostatne zabezpečiť ich trvalé uloženie v archívoch alebo štrukturálnych oddeleniach špeciálne vytvorených na tieto účely. Tieto dokumenty nemožno zničiť bez súhlasu orgánov a inštitúcií Rosarkhivu.

Je potrebné poznamenať, že dokumenty organizácií vytvorených v procese privatizácie štátnej a komunálne podniky, doteraz uložené v týchto organizáciách, sú štátny majetok... Takéto dokumenty nepodliehajú privatizácii a musia byť uložené na prvú žiadosť archívu.

Na žiadosť orgánov Rosarkhiv organizácie, ktoré uchovávajú dokumenty z neštátnej časti Archívneho fondu Ruskej federácie, poskytujú informácie o svojich fondoch a dokumentoch na účely ich štátnej registrácie.

Organizácie môžu previesť dokumenty do vlastníctva štátu na uloženie v inštitúciách Rosarkhiv, štátnych múzeách a knižniciach. Dokumenty sa prenášajú na inštitúcie Rosarkhiv v prípade likvidácie organizácie v neprítomnosti právnych nástupcov. V prípade reorganizácie podniku nie sú vlastníci dokumentov povinní odovzdať ich na uloženie do archívu. Dokumenty je však potrebné odovzdať postupníkovi listinou o odovzdaní alebo na požiadanie organizácie odovzdať do archívu. Ak sa zmení vlastník alebo miesto uloženia dokumentov, orgány Rosarkhiv musia byť informované o novom vlastníkovi alebo o mieste ďalšieho uloženia týchto dokumentov.

V súvislosti s narastajúcim výskytom porušovania archívnej legislatívy sa sprísnili požiadavky, ktoré evidujúce orgány kladú na zakladajúce dokumenty. V mnohých zakladajúcich subjektoch federácie teda miestne úrady prijímajú nariadenia, ktoré ich zaväzujú zahrnúť povinnosť vykonávať archívnu prácu do charty registrovaných podnikov. V tomto prípade by mala zakladacia listina organizácie obsahovať približne toto ustanovenie: „Podnik v záujme vykonávania štátnej sociálnej, hospodárskej a daňovej politiky zodpovedá za bezpečnosť dokumentov (riadiacich, finančných a ekonomických, personálnych atď.). .); zabezpečuje ich presun v prípadoch ustanovených platnou legislatívou pre štátne skladovanie. Neprítomnosť týchto ustanovení v stanovách podnikov možno považovať za nesúlad zakladajúcich dokumentov s požiadavkami zákona, v dôsledku čoho môže byť podnik zamietnutý. štátna registrácia... V tejto súvislosti odporúčame pri príprave zakladajúcich dokumentov venovať pozornosť nariadeniam miestnych úradov.

Na organizáciu prác na ničení dokumentov v organizáciách sa vytvárajú odborné komisie, v ktorých sú zastúpení pracovníci štrukturálnych oddelení, ktorým predsedá jeden z vedúcich zamestnancov organizácie, ako aj zástupcovia archívnej inštitúcie.

Odborné komisie spolu s archívom určujú postup pri výbere dokumentov na uloženie a zničenie, organizujú preskúmanie hodnoty dokumentov a sledujú jeho realizáciu so zameraním na dokumenty, ktoré sa majú odovzdať do štátneho archívu.

Je potrebné popísať všetky dokumenty, ktoré odborná komisia vyberie na uloženie. Dokumenty (tie, ktoré nemožno previesť do Archívneho fondu) môže organizácia zničiť, len ak súpis schváli orgán archívu. V tomto prípade vypracuje a schvaľuje akt vedúci organizácie.

Je potrebné poznamenať, že bez súhlasu orgánov Rosarkhiv môže organizácia zničiť iba tie dokumenty, ktoré by sa nemali odovzdať do archívu a ktorých praktická potreba zmizla a lehota na uchovávanie uplynula. Ak existoval pokyn od výkonného orgánu koordinovať zničenie dokumentov s vyššou organizáciou, musia byť akty o dokumentoch, ktoré sa majú zničiť, zaslať na posúdenie tejto organizácii.

Dokumenty vybrané na zničenie odovzdať organizáciám zaoberajúcim sa obstarávaním druhotných surovín za účelom spracovania v papierňach. Opakované použitie týchto dokumentov je zakázané. Doručovanie dokladov sa vyhotovuje dodacími listami.

Je potrebné poznamenať, že zničenie dokumentov so stanovenou lehotou uloženia dokumentov alebo bez predchádzajúceho súhlasu archívneho orgánu súpisov dokumentov trvalého uloženia (len pre organizácie odovzdávajúce dokumenty do štátnych archívov) je nezákonné a zaväzuje sa k nemu zodpovednosť spôsobom, ktorý predpisuje zákon č. zákona.

Orgány a inštitúcie Federálnej archívnej služby Ruskej federácie sú povinné poskytnúť organizáciám metodickú pomoc pri uchovávaní, získavaní a využívaní archívnych dokumentov, ak o to vlastník dokumentov požiadal. Každý zakladajúci subjekt Ruskej federácie má vlastnú štruktúru archívov, okrem toho väčšina zakladajúcich subjektov Ruskej federácie prijala zákony alebo nariadenia o archívnych fondoch zakladajúcich subjektov Ruskej federácie. Treba si uvedomiť, že archív musí byť riadne evidovaný a vybavený príslušnými právomocami, čo sa najčastejšie vynecháva. Existuje taký problém, ako je poskytovanie služieb na zničenie dokumentov organizáciám súkromnými štruktúrami, ktoré spravidla nie sú oprávnené vykonávať takéto činnosti, a zoznamy na zničenie dokumentov potvrdené pečaťou takýchto podnikov. sú neplatné.

Legislatíva tak ustanovuje lehotu a podmienky uchovávania dokumentov tvoriacich archívny fond, ako aj postup pri ich zničení. Kontrolu bezpečnosti dokumentov súvisiacich s archívnym fondom vykonávajú orgány správy archívnych vecí. V súlade s predpismi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie vo väčšine regiónov majú oprávnené orgány v prípade porušenia archívnej legislatívy právo ukladať organizáciám správne sankcie vo forme pokuty. Orgány správy archívov majú tiež právo predkladať orgánom prokuratúry príslušné otázky. Začatie trestného konania alebo konania pre správne priestupky na základe straty (neuchovania) dokladov je však možné len v prísne obmedzených prípadoch.

Federálny zákon „O účtovníctve“ stanovuje, že účtovníctvo je usporiadaný systém na zhromažďovanie, evidenciu a sumarizáciu informácií v peňažnom vyjadrení o majetku, záväzkoch organizácií a ich pohybe prostredníctvom nepretržitého nepretržitého a dokumentárneho účtovníctva všetkých obchodných transakcií. V súlade s týmto zákonom sú hlavnými úlohami účtovníctva:

Vytváranie úplných a spoľahlivých informácií o činnosti organizácie a jej majetkovom stave, potrebných pre interných používateľov účtovnej závierky – manažérov, zakladateľov, účastníkov a vlastníkov majetku organizácie, ako aj externých investorov, veriteľov a iných používateľov účtovnej závierky ;

Poskytovanie informácií nevyhnutných pre interných a externých používateľov účtovnej závierky na kontrolu dodržiavania právnych predpisov Ruskej federácie pri organizácii obchodných operácií a ich realizovateľnosti, prítomnosti a pohybe majetku a záväzkov, využívania materiálnych, pracovných a finančných zdrojov v v súlade so schválenými normami, štandardmi a odhadmi;

Predchádzanie negatívnym výsledkom hospodárskej činnosti organizácie a identifikácia rezerv na farme na zabezpečenie jej finančnej stability.

Ustanovenie 1 čl. 6 zákona „o účtovníctve“ prideľuje zodpovednosť za organizáciu účtovníctva v organizáciách, dodržiavanie zákona pri vykonávaní obchodných operácií na vedúcich organizácií.

Odsek 2 tohto článku stanovuje, že vedúci organizácie môžu v závislosti od objemu účtovnej práce:

Zriadiť účtovnú službu ako štrukturálnu jednotku na čele s hlavným účtovníkom;

Predstavte zamestnancom pozíciu hlavného účtovníka;

Previesť na zmluvnom základe účtovníctvo na centralizované účtovné oddelenie, špecializovanú organizáciu alebo špecializovaného účtovníka;

Osobné vedenie účtovných záznamov.

V súlade s odsekom 4 čl. 7 federálneho zákona „o účtovníctve“ v prípade nezhody medzi vedúcim organizácie a hlavným účtovníkom môžu byť dokumenty o nich prijaté na vykonanie písomným príkazom vedúceho organizácie, ktorý nesie plnú zodpovednosť za následky. takýchto operácií. Článok 18 uvedeného federálneho zákona stanovuje zodpovednosť za porušenie právnych predpisov Ruskej federácie o účtovníctve.

Tento článok stanovuje, že vedúci organizácie a iné osoby zodpovedné za organizáciu a vedenie účtovníctva v prípade úniku z účtovníctva spôsobom predpísaným právnymi predpismi Ruskej federácie a predpismi orgánov upravujúcich účtovníctvo za skreslenie účtovné výkazy a nedodržiavanie jeho lehôt.podania a publikácie podliehajú správnej alebo trestnej zodpovednosti v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie.

V procese finančnej a hospodárskej činnosti podnikov rôznych foriem vlastníctva dochádza k páchaniu rôznych ekonomických trestných činov. Môžu byť úmyselné aj neúmyselné, vyplývajúce z nedostatočnej znalosti legislatívy, zlého hospodárenia a nezodpovednosti zo strany subjektov činnosti.

Ekonomické trestné činy môžu byť spáchané zo sebeckých pohnútok a iných pohnútok. Samoúčelné zločiny zahŕňajú zneužívanie úradu a autority, úmyselné skresľovanie a nadhodnocovanie nákladov na produkty s cieľom vyhnúť sa zdaneniu a podviesť obchodných partnerov. V oblasti účtovníctva a výkazníctva je zakrývanie a falšovanie účtovných závierok, zvyčajne spojené s dokumentárnymi podvodmi, závažným priestupkom.

Porušeniami zákona, za ktoré sa uplatňujú primerané sankcie buď na základe ustanovení trestného zákona alebo správnym spôsobom, sú krádeže majetku podnikov štátnej a neštátnej formy vlastníctva; trestná nedbanlivosť; porušenie pravidiel štátneho a hospodárskeho riadenia.

Trestné činy sú charakterizované súborom znakov trestných činov v dôsledku špecifickej ekonomickej situácie. Preto ich možno identifikovať pri auditoch resp audity vo forme skutkových údajov - dokumentov a vecných materiálov, ktoré môžu podľa trestného poriadku slúžiť ako podklad pre začatie trestného stíhania. Medzi tieto znaky priestupku patria najmä:

skutočnosti naznačujúce, že sa zaoberáte činnosťami, ktoré nie sú ustanovené v zakladajúcich dohodách, alebo že podnik nevykonáva činnosti ustanovené v zakladajúcich dokumentoch;

Porušenie postupu riadenia podniku stanoveného zakladajúcimi dokumentmi a predpismi;

Porušenie postupu účtovania, výkazníctva, obehu dokumentov stanoveného účtovnou politikou podniku, regulačnými a administratívnymi aktmi a zakladajúcimi dokumentmi;

Zisťovanie nedostatku alebo prebytku materiálnych hodnôt a finančných prostriedkov;

Neúplné alebo nesprávne vyjadrenie príjmu finančných prostriedkov, ziskov, podhodnotenia alebo zveličenia nákladov;

Nesprávny alebo predčasný prevod daní;

Porušenie ustanovení regulačných dokumentov o účtovníctve;

Nesprávne vyhotovenie alebo nevyhotovenie dokladov výrobných a ekonomických a finančné transakcie na výkon práce, poskytovanie služieb, príjem a spotrebu finančných prostriedkov, ako aj prítomnosť pochybných dokumentov v správach;

Porušenie postupu na získanie, účtovanie, čerpanie a vrátenie bankových úverov;

Porušenie pravidiel a kontrolného poriadku stanoveného v tomto podniku alebo úplná absencia takejto kontroly, nevykonanie alebo vykonanie auditov, auditov a iných inšpekcií v rozpore s podmienkami;

Prítomnosť prepojenia s osobami alebo podnikmi, o ktorých existujú údaje o účasti na trestnej a inej nezákonnej činnosti.

Účtovník je sám o sebe bojovou jednotkou a jednou z najzodpovednejších a najvýznamnejších pozícií v každej organizácii. Najmä ak je účtovník hlavný. Veľmi, veľmi závisí od týchto alebo tých akcií hlavného účtovníka. Hlavný účtovník je zároveň povinný poslúchnuť vedúceho organizácie.

Pre nikoho z nás nie je tajomstvom, že v súčasnosti drvivá väčšina lídrov komerčné organizácie snažiť sa minimalizovať odvody daní a túto úlohu stanoviť predovšetkým pre hlavného účtovníka. Nie všetci manažéri sú zároveň hákliví na spôsoby minimalizácie daní. Často je účtovník požiadaný, aby používal úmyselne nezákonné schémy.

V takejto situácii sa musí účtovník sám rozhodnúť: poslúchnuť nezákonné požiadavky vedúceho, ktorý má všetky šance stať sa páchateľom daňového trestného činu, alebo sa dostať do konfliktu s vedúcim.

Hlavný účtovník sa veľmi často ocitne v situácii, keď je nútený prebrať po svojom predchodcovi pri uchádzaní sa o novú prácu. Ak účtovník, preberajúci kanceláriu, dôkladne nepreverí stav veci, všetky nedostatky odhalí pri prvej kontrole daňový inšpektorát s uložením príslušnej pokuty organizácii. Tento problém môže vyriešiť iba systematické a riadne prijímanie prípadov od predchádzajúceho účtovníka.

Každý hlavný účtovník, ktorý opäť nastúpi do funkcie, by sa nemal obmedzovať len na kontrolu stavu účtovníctva na novom mieste. Na zabezpečenie pokojnej budúcej práce je povinný vykonať komplexnú kontrolu stavu vecí v podniku.

Prijímanie prípadov novým hlavným účtovníkom by sa malo vykonávať v určitom poradí. V prvom rade pri prijímaní prípadov účtovník robí inventúru finančných prostriedkov, peňažné dokumenty a formy dokumentov s prísnou zodpovednosťou. V budúcnosti sa vykonáva inventarizácia zúčtovaní, zásob, dlhodobého majetku, nehmotného majetku, finančných investícií, nedokončenej výroby a nákladov budúcich období. Povinným prvkom inventarizácie je overenie prvotných dokladov. Po ukončení inventarizácie sa vykoná prevod účtovných registrov a organizačnej a administratívnej dokumentácie.

Všetky obchodné transakcie vykonávané organizáciou musia byť formalizované podpornými dokumentmi. Tieto doklady slúžia ako podklad na premietnutie obchodných transakcií do účtovných registrov. TO primárne dokumenty zahŕňajú: bankové výpisy, pokladničné doklady, výkazy výdavkov s priloženými podkladmi, faktúrami, faktúrami, zmluvnou a organizačnou a administratívnou dokumentáciou a pod.

Väčšina primárnych dokumentov sa musí uchovávať najmenej päť rokov. Preto by ste si pri prenose primárnych dokladov mali overiť dostupnosť dokladov aspoň za posledné tri roky.

Pri prevode dokumentov sa zvyčajne vyhotovuje štandardná forma aktu o prevode. Pri zostavovaní zmluvy o prevode by sa mali zohľadniť osobitosti vyhotovenia tohto dokumentu. Podľa platnej právnej úpravy je dátumom dokumentu dátum jeho podpisu alebo schválenia.

V dokumentoch, ktoré obsahujú opis, posúdenie skutočností alebo záverov, ako je akt alebo osvedčenie, použite formu prezentácie textu od tretej strany, napr.: „účtovník Novikov A.S. prevody nasledujúce dokumenty"," Komisia stanovila." Ak má dokument prílohy, potom musí akt obsahovať označenie o prítomnosti prílohy, ktoré je vyhotovené takto: „príloha na 5 listoch v 2 vyhotoveniach“.

Ak sú prílohy zviazané, počet listov sa neuvádza. Pri vytváraní dokumentov na dvoch alebo viacerých stranách by mala byť druhá a ďalšie strany očíslované.

Listinu o prevode podpisujú dve strany – odosielajúca a prijímajúca – a je vyhotovená najmenej v dvoch vyhotoveniach.

V najlepšom prípade môže byť preberanie prípadov vykonané za účasti predchádzajúceho účtovníka, ale často musí nový účtovník prijímať prípady sám, podľa skutočne dostupných dokumentov (ak bývalý účtovník skončil už dávno) . V každom prípade je prijatie prípadov formalizované aktom o prijatí a odovzdaní s priložením zoznamu prijatých dokumentov.

Pri prijímaní prípadov je v prvom rade potrebné skontrolovať prítomnosť bankových účtov, ktoré boli bankové výpisy a platobné príkazy.

Overenie zostatku účet 51 "Zúčtovacie účty" k poslednému dátumu vykazovania sa dosiahne sčítaním zostatkov na všetkých rubľových bankových účtoch a zosúladením prijatej sumy s údajmi uvedenými v súvahe. Zostatky menových účtov sa kontrolujú podobným spôsobom.

Zákon uvádza existenciu alebo neexistenciu zmluvy o zriadení a vedení účtu v banke a limit zostatku hotovosti na pokladni schválený bankou.

Podľa čl. 12 spolkového zákona „o účtovníctve“, ak účtovník spájal povinnosti účtovníka a pokladníka a bol teda hmotne zodpovednou osobou, musí byť prevod prvotných pokladničných dokladov sprevádzaný povinnou registračnou pokladnicou. Pri zmene hlavného účtovníka sa odporúča vykonať inventúru pokladne. Účtovník, ktorý prípad prijíma, by sa mal pozrieť do pokladničnej knihy a pokladničných správ a uistiť sa, že na pokladničných príkazoch a hárkoch sú všetky potrebné podpisy. pokladničná kniha... Na základe výsledkov inventarizácie sa vyhotoví akt o inventarizácii peňažných prostriedkov v hotovosti podľa jednotného f. INV-15 č. Zákon odráža výsledky inventarizácie skutočnej dostupnosti finančných prostriedkov, peňažných hodnôt a dokumentov (hotovosť, kolky, šeky, šekové knižky atď.), ktoré sú na pokladni organizácie.

Pri zmene hmotne zodpovedných osôb sa zákon vyhotovuje v troch vyhotoveniach. Kópia sa odovzdá hmotne zodpovednej osobe, ktorá hodnoty odovzdala, druhá - hmotne zodpovednej osobe, ktorá hodnoty prevzala, a tretia - účtovnému oddeleniu. Počas inventarizácie sa hotovostné operácie nevykonávajú.

Inventarizáciu hotovosti, peňažných hodnôt a dokumentov vykonáva komisia vymenovaná na príkaz vedúceho organizácie. Komisia overuje správnosť účtovných údajov a skutočnú dostupnosť finančných prostriedkov (peňažné hodnoty a doklady) na pokladni ich prepočítaním.

Obdobným spôsobom sa vyhotovuje inventárny zoznam cenných papierov a tlačivá prísnych výkazov (tlačivo č. INV-16) uložených v pokladni organizácie.

Pred začatím inventarizácie je od každej hmotne zodpovednej osoby alebo skupiny osôb zodpovedných za bezpečnosť cenných papierov prevzatý pokladničný doklad a dôsledné výkaznícke doklady o tom, že všetky výdavky a doklady za prísne vykazovanie cenných papierov boli odovzdané účtovnému oddeleniu.

Pri zmene hmotne zodpovedných osôb sa inventárny zoznam vyhotovuje aj v troch vyhotoveniach. S novým účtovníkom, ak prijme povinnosti pokladníka, sa uzatvára dohoda o zodpovednosti.

Odovzdanie a prijatie predbežných správ by malo byť sprevádzané súpisom zúčtovania so zodpovednými osobami. Tento inventár by mal pomôcť novému účtovníkovi vyhnúť sa ďalším nedorozumeniam s účtovníkmi, ktoré vznikli v dôsledku chýb vo výpočtoch predchádzajúceho účtovníka. Po inventarizácii sa vyhotoví výkaz na odsúhlasenie zostatkov zúčtovacích súm, podpísaný zodpovednými osobami.

Pri prenose primárnych dokladov o účtovaní práce a miezd je potrebné skontrolovať a premietnuť do prevodnej listiny prítomnosť objednávok na zamestnanie, objednávok na schválenie personálny stôl, vyjadrenia o výpočte a vystavení mzdy a prítomnosť všetkých potrebných podpisov na týchto dokladoch.

Pri akceptovaní zmluvných dokumentov by sa mala skontrolovať existencia zmlúv. Prax ukazuje, že pri kontrole je vhodné pre prácu zoskupiť zmluvy podľa charakteristík: „Dlh voči organizácii“ a „Dlh voči organizácii“.

Stav účtovných výpočtov by sa mal odraziť v zákone. Ak v budúcnosti vznikne potreba obnoviť účtovníctvo alebo sa vyskytnú problémy s dodávateľmi a odberateľmi, účtovník bude vedieť manažmentu ukázať, v akom období tieto problémy vznikli.

Autor: výsledky inventarizácie výpočtov vyhotovuje sa: inventarizačný doklad o vysporiadaní s odberateľmi, dodávateľmi a inými dlžníkmi a veriteľmi a inventarizačný doklad o výdavkoch budúcich období.

TO primárne dokumenty, súvisiace s účtovaním o hmotnom majetku, zahŕňajú doklady o účtovaní dlhodobého majetku, nehmotného majetku, tovaru a materiálu. V závislosti od významnosti zostatku na konkrétnych účtoch v súvahe je potrebné rozhodnúť o postupe prijímania týchto dokladov.

Zostatok na účte vo výške aspoň 5 % z celkovej súvahy sa účtuje ako významný. V tomto prípade by sme sa mali riadiť zostatkom na účtoch hmotného majetku, ktorý vznikol v poslednom mesiaci práce bývalého účtovníka.

Pri prenose dokladov o účtovaní dlhodobého a nehmotného majetku treba dbať na to, aby boli k dispozícii inventárne karty alebo inventárne knihy, kolaudačné listy a odpisové listy za posledné tri roky.

Prítomnosť alebo neprítomnosť primárnych dokumentov by sa mala prejaviť v listine o prevode. Účtovníkovi sa odporúča skontrolovať zostatky na účtoch dlhodobého majetku, nehmotného majetku a iných neobežný majetok o platnosti ich premietnutia do súvahy. Napríklad v prípade dlhodobého majetku by ste si mali spočítať jeho počiatočnú (náhradnú) cenu podľa dostupných inventárnych kariet, odpočítať akumulované oprávky z odpisového listu a porovnať výsledné zostatková hodnota s obstarávacou cenou dlhodobého majetku premietnutou do súvahy. Zhoda týchto súm bude indikovať úplnosť dostupných primárnych dokladov pre dlhodobý majetok.

Vyššie uvedený postup je možné použiť pre príjem a prenos iných prvotných dokladov dostupných v podniku (faktúry, faktúry za vnútorný pohyb hodnôt, objednávky a pod.).

Pri prijímaní dokladov by sa mal účtovník v prvom rade zamerať na súvahu, to znamená, že akceptácii podliehajú doklady potvrdzujúce zostatky v súvahe za aktíva a pasíva.

Spoločnosť si samostatne stanovuje formy účtovníctva. Prijatú formu účtovníctva schvaľuje príkaz vedúceho ako prvok účtovnej politiky. Účtovník sa preto musí rozhodnúť, či je dostatočne zdatný vo forme účtovníctva prijatej v danom podniku. Keďže účtovná politika podniku sa počas celého roka nemení, prechod na inú formu účtovníctva, bližšie k novému účtovníkovi, je možné vykonať až od nového vykazovacieho roka.

V súlade so zvolenou formou účtovníctva vedie spoločnosť aj účtovné evidencie. Zoznam účtovných kníh a pracovná účtová osnova musia byť schválené ako súčasť účtovnej politiky. Ak takýto zoznam neexistuje, účtovník by mal vypracovať zoznam účtovných registrov a pracovnú účtovú osnovu.

Keďže účtovné registre sú konsolidované účtovné doklady, musia obsahovať povinné náležitosti – názov organizácie a dokladu, dátum zostavenia, podpisy osôb, ktoré ho zostavili. Nemali by tam byť žiadne vágne skratky ani nešpecifikované opravy.

Pri vedení účtovníctva pomocou výpočtovej techniky je povolené ukladať registre na počítačové médiá. Je potrebné určiť, či aplik účtovný softvér oficiálne zaregistrovaný, zapísať alebo požiadať o odstránenie hesla pre vstup do programu, určiť obdobie, na ktoré boli registre zostavené v plnom rozsahu.

Je legálne, aby nový účtovník požadoval, aby boli registre v tlačenej podobe, keďže ich musia podpísať zodpovedné osoby, ktoré dokument pripravili. Takýto výtlačok zaistí bezpečnosť registrov a nemennosť čísel premietnutých predchádzajúcim účtovníkom do účtovníctva.

Napokon najdôležitejšími účtovnými knihami sú účtovné výkazy a daňové priznania. V zákone je potrebné skontrolovať a poznamenať prítomnosť účtovných tlačív a daňové priznania na celé akceptované obdobie. Účtovná závierka musí obsahovať podpisy riaditeľa a účtovníka, pečiatku organizácie, značky správcu dane o prijatí výkazov a nesmie obsahovať bližšie nešpecifikované opravy.

Na dokladovanie kontroly stavu účtovníctva v organizácii musíte použiť nasledovné doklady.

1. Úkon inventarizácie peňažných prostriedkov v hotovosti (tlačivo č. INV-15).

2. Akt súpisu vyrovnaní s kupujúcimi, dodávateľmi a inými dlžníkmi a veriteľmi (tlačivo č. INV-17).

3. Úkon inventarizácie výdavkov budúcich období (tlačivo č. INV-11).

4. Zoznam zásob cenné papiere a formuláre prísnych výkazov (formulár č. INV-16).

5. Inventarizačný zoznam dlhodobého majetku (tlačivo č. INV-1).

6. Inventarizačný zoznam nehmotného majetku (tlačivo č. INV-1a).

7. Inventarizačný súpis inventárnych položiek (tlačivo č. INV-3).

8. Akt inventarizácie expedovaných inventárnych položiek (tlačivo č. INV-4).

9. Inventúrny súpis inventárnych položiek prijatých do úschovy (tlačivo č. INV-5).

10. Inventarizačný úkon sídiel pre inventárne predmety v tranzite (tlačivo č. INV-6).

11. Úkon inventarizácie nedokončených opráv dlhodobého majetku (tlačivo č. INV-10).

Účtovník, ktorý prípad prijíma, musí vychádzať zo zásady, že nikdy nemôže byť príliš veľa dokumentov na vypracovanie. Všetky oblasti práce musia byť skontrolované a výsledky kontroly sú zdokumentované. Dokumentárna registrácia podriadená je aj skutočnosť absencie konkrétneho účtovného objektu.

Napríklad pri absencii dlhodobého majetku alebo bankových úverov je vhodné potvrdiť to príslušným aktom.

Organizačná a administratívna dokumentácia podniku obsahuje príkazy, pokyny, interné výkazníctvo, popisy práce, korešpondencia atď. Takmer všetky tieto dokumenty sa týkajú účtovníctva. Preto by mala byť prítomnosť organizačnej a administratívnej dokumentácie zaznamenaná v akceptačnom certifikáte.

Mali by ste obzvlášť starostlivo skontrolovať dostupnosť súboru základných dokumentov. Ak tieto dokumenty uchováva vedúci, účtovník by mal vidieť originály a dostať kópie. Účtovník môže potrebovať:

2) zakladateľskú zmluvu;

3) zápisnice zo stretnutí akcionárov;

4) účtovná karta daňovníka;

5) štatistické kódy;

6) informácie o registrácii v sociálnych fondoch;

7) korešpondencia s daňovým úradom;

8) licencie;

9) prebiehajúce arbitrážne nároky;

10) exekučný titul;

11) záručné, sponzorské a iné záväzky;

12) odhady, plány, projekty.

Prenos prípadov je dokončený podpísanie akceptačného listu a písomnú správu vedeniu o zistených nedostatkoch... Manažment sa musí rozhodnúť vyčleniť dodatočný čas alebo finančné prostriedky na obnovu chýbajúcich registrov alebo primárnych dokumentov. Ak spoločnosť podlieha štatutárnemu auditu, môžete na prechodné obdobie prizvať audítorskú spoločnosť, aby vykonala audit, a potom sa prevod prípadov stáva celkom jednoduchým – analýzu dostupnej dokumentácie môže vykonať audítor.

Dokument je informačná správa (certifikát), zakódovaná určitým spôsobom a zaznamenaná na špeciálnom médiu, potvrdzujúca, že skutočnosť hospodárskeho života buď existuje, je spáchaná, alebo sa musí uskutočniť.

Primárny účtovné doklady- písomné potvrdenie o vykonanej obchodnej transakcii alebo o oprávnení ju dokončiť. Podľa zákona "o účtovníctve" zo dňa 6.12.2011 č. 402-FZ musia byť všetky obchodné transakcie zaznamenané v účtovníctve na základe podkladov.

Od 1. januára 2013 nie sú povinné tlačivá prvotných účtovných dokladov obsiahnuté v albumoch jednotných tlačív prvotnej účtovnej dokumentácie. Zároveň formy dokladov používaných ako prvotné účtovné doklady ustanovené o oprávnených orgánov v súlade a na základe iných federálne zákony(napríklad pokladničné doklady) (informácia Ministerstva financií Ruska N PZ-10/2012).

Každá skutočnosť hospodárskeho života podlieha evidencii prvotným účtovným dokladom. Nie je dovolené akceptovať účtovné doklady, ktoré formalizujú skutočnosti ekonomického života, ktoré sa neuskutočnili, vrátane tých, ktoré sú základom imaginárnych a falošných transakcií.

Povinné náležitosti prvotného účtovného dokladu sú:

1) názov dokumentu;

2) dátum vyhotovenia dokumentu;

3) meno ekonomický subjekt kto zostavil dokument;

5) hodnota prirodzeného a (alebo) peňažného merania skutočnosti ekonomického života s uvedením meracích jednotiek;

6) názov funkcie osoby (osôb), ktorá vykonala (vykonala) transakciu, operáciu a osoby zodpovednej (zodpovednej) za jej vykonanie, alebo názov funkcie osoby (osôb) zodpovednej (zodpovednej) za registrácia podujatia;

7) podpisy osôb zodpovedných za vykonávanie operácií s uvedením ich mien a iniciál alebo iných údajov potrebných na identifikáciu týchto osôb.

Prvotný účtovný doklad musí byť vyhotovený pri spáchaní skutočnosti hospodárskeho života, a ak to nie je možné, ihneď po jeho skončení. Osoba zodpovedná za evidenciu skutočnosti hospodárskeho života zabezpečuje včasné odovzdanie prvotných účtovných dokladov na evidenciu údajov v nich uvedených do účtovných registrov, ako aj spoľahlivosť týchto údajov. Osoba poverená vedením účtovníctva a osoba, s ktorou je uzatvorená zmluva o poskytovaní účtovných služieb, nezodpovedajú za súlad prvotných účtovných dokladov vyhotovených inými osobami s hotovou vecou hospodárskeho života.

Formy prvotných účtovných dokladov určuje vedúci hospodárskeho subjektu po predložení úradníka, ktorý je poverený vedením účtovníctva. Formuláre primárnych účtovných dokladov pre organizácie verejného sektora sú stanovené v súlade s rozpočtovou legislatívou Ruskej federácie.

V súlade s federálnym zákonom zo 6. 4. 2011 N 63-FZ „O elektronickom podpise“ (v znení neskorších predpisov 2. 7. 2013) v prípadoch, keď federálne zákony a iné regulačné právne akty, ktoré nadobudli účinnosť pred 1. júlom 2013, ustanovujú používanie elektronických digitálny podpis, používa sa vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis.

Primárny účtovný doklad je vyhotovený na papieri a (alebo) vo forme elektronického dokumentu podpísaného elektronickým podpisom.

V prípade, že legislatíva Ruskej federácie alebo dohoda ustanovuje predloženie prvotného účtovného dokladu inej osobe alebo štátnemu orgánu v listinnej podobe, je hospodársky subjekt povinný na žiadosť inej osoby alebo štátneho orgánu, na vlastné náklady vyhotoviť na papieri kópie prvotného účtovného dokladu vyhotoveného vo forme elektronického dokladu.

Opravy sú povolené v primárnom účtovnom doklade, pokiaľ federálne zákony alebo regulačné právne akty štátnych účtovných regulačných orgánov nestanovujú inak. Oprava v prvotnom účtovnom doklade musí obsahovať dátum opravy, ako aj podpisy osôb, ktoré vyhotovili doklad, v ktorom bola oprava vykonaná, s uvedením ich mien a iniciál alebo iných údajov potrebných na identifikáciu týchto osôb.

Ak sa v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie zadržia primárne účtovné doklady, a to aj vo forme elektronického dokumentu, do účtovníctva sa zahrnú kópie zaistených dokladov vyhotovené spôsobom predpísaným právnymi predpismi Ruskej federácie. Dokumenty.

Zoznam osôb oprávnených podpisovať prvotné účtovné doklady schvaľuje vedúci podniku po dohode s hlavným účtovníkom.

Druhy auditov účtovných dokladov. Všetky primárne dokumenty prijaté účtovným oddelením musia byť skontrolované vo forme, aritmeticky a v podstate - to je jedna z fáz spracovania účtovníctva. Pri formálnej kontrole sa zistí, či bol použitý formulár zodpovedajúceho formulára, či sú uvedené všetky potrebné náležitosti, či dokument obsahuje potrebné podpisy, či obsahuje výmazy, škvrny a bližšie nešpecifikované opravy. Kontrola počítania vám umožňuje zistiť správnosť aritmetických výpočtov, výsledkov zdaňovania. Účelom vecnej kontroly je zistiť zákonnosť a účelnosť obchodnej transakcie zaznamenanej v doklade. Zároveň sa kontroluje aj to, či bol tento úkon skutočne vykonaný a v stanovenom množstve. Ak sa v pokladničných a bankových dokladoch zistia chyby, mali by sa znova prepísať, oprava v nich nie je povolená. Nie je dovolené vykonávať obchody, ktoré odporujú právnym predpisom a ustanovenému postupu nakladania s peňažnými prostriedkami a inými cennosťami.

Metódy overovania:

Pevné

Selektívne

Priebežné, samozrejme, to je celé primárne za kontrolované obdobie. Pri auditoch pod ňu spravidla spadá pokladňa, banka, mzda manažmentu a hlavného účtovníka.

Selektívna metóda je kontrola určitej časti poľa dokladov, ak ide napríklad o predbežné výkazy, tak podľa uváženia kontrolóra doklady za párne mesiace, za určitý štvrťrok alebo výkazy od takého a takého počtu až po takéto. a vo všeobecnosti všetko závisí od fantázie kontrolóra a od toho, do akej miery pripustí, že v tejto oblasti môžete mať chyby a porušenia (tzv. stupeň audítorských rizík).

Čo sa týka spôsobov.

1. Kontrola samotného dokumentu:

ü dostupnosť povinných údajov – dátum, podpisy zodpovedných osôb, obsah operácie a pod.

ü logické riadenie - porovnanie obsahu operácie a nákladovosti; odráža fyzické vlastnosti s množstvom dokumentu; dátum dokumentu a obdobie, ku ktorému je pripojený;

ü zákonnosť operácie alebo jej ekonomická realizovateľnosť;

ü aritmetická kontrola - sú súčty so súčtom pozícií, obratov za denníky s obratmi v hlavnej knihe atď.

2. Inventarizácia - porovnanie účtovných údajov so skutočnou dostupnosťou.

3. Analytické postupy - mnoho rôznych techník, napríklad porovnávanie objemu výroby a spotreby zdrojov: elektriny, materiálov atď.

4. Využitie externých zdrojov informácií – protikontrola (dokumenty a (alebo) informácie sa vyžadujú od protistrán, regulačných orgánov).

Tok dokumentov Je systém na vytváranie, interpretáciu, prenos, príjem a archiváciu dokumentov v organizácii od ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania. Elektronický systém správy dokumentov kontroluje vykonávanie práce s dokumentmi a chráni dokumentáciu pred neoprávneným prístupom.

Tok dokumentov je jedným z nástrojov riadenia podniku, ktorý slúži na výmenu elektronické informácie v rámci podniku (medzi zamestnancami podniku), ako aj s externými dodávateľmi. Existuje aj niečo ako „papierovanie“, ktoré sa často používa ako synonymum pojmu „pracovný postup“, ale mali by byť oddelené. Kancelárska práca je súbor činností v organizácii na podporu správy dokumentov. Pojem „tok dokumentov“ zase popisuje pohyb dokumentov v rámci podpory správy dokumentov.

Tok dokumentov v organizácii môžu byť centralizované aj zastúpené na úrovni konkrétnych oddelení. V centralizovanom pracovnom postupe sa berú do úvahy tri hlavné typy dokumentov: prichádzajúce (od externých dodávateľov), odchádzajúce (od oddelení) a interné (na distribúciu v rámci organizácie).

Existuje niekoľko hlavných fáz. pracovný tok:

ü Vyhotovenie dokladu (pri obchodnej transakcii)

ü Prevod do účtovníctva

ü Kontrola prijatých dokladov účtovníkom

ü Zdaňovanie, zoskupovanie a systematizácia dokladov v účtovníctve

ü Zaradenie do archívu (posledná fáza životného cyklu dokumentu v rámci toku dokumentov)

Hlavným komunikačným problémom stredného podniku je problém spojený s tok dokumentov... Tok dokumentov môže byť nekvalitný, nespoľahlivý, neformalizovaný atď. Tieto problémy sú zdrojom straty informácií, plytvania podnikovými zdrojmi, ktoré sa v konečnom dôsledku prejavia vo finančných stratách. Prostriedkom regulácie (normalizácie) interakcie v takomto podniku je optimalizácia pracovného toku a jeho následná automatizácia, t.j. tvorba elektronické systémy správy dokumentov (alebo EDMS)... Zároveň k automatizácii obehu dokumentov často dochádza súbežne s nastavením a automatizáciou účtovníctva v podniku.

Systémy automatizácie správy dokumentov sa v zahraničí začali používať skôr ako v Rusku a vyvinula sa ich vlastná terminológia popisujúca rôzne oblasti správy elektronických dokumentov. Existuje celá trieda produktov pre automatizáciu toku dokumentov, takzvané systémy elektronického toku dokumentov alebo EDMS.

Na najrozšírenejšej platforme v Rusku "1C: Enterprise 8.2." Dokončiť 1C tok dokumentov sa objavil spolu s vytvorením platformy 1C: Enterprise 8, keď sa distribúcia programov rodiny 1C preorientovala z malých na stredné a podnikové segmenty podnikov. Elektronická správa dokumentov je atribútom kompletného informačného systému.

Softvérové ​​produkty založené na platforme 1C sú tradične silné v oblasti účtovníctva a manažmentu. Kvôli tomuto 1C tok dokumentov má množstvo ďalších výhod. Patrí medzi ne plnohodnotná integrácia s povereniami – dokumentmi a referenčnými knihami, bez ktorých nie je možné vybudovať systém pre komplexnú automatizáciu obchodných procesov.

Existuje množstvo štandardných aplikácií systému elektronickej správy dokumentov 1C, napríklad automatizácia zmluvných prác. Ale riešenie takých úloh, akými sú personálny workflow, práca s pracovnými cestami a zálohovými výkazmi, požiadavky na finančné prostriedky, podporné procesy predaja, nákupu, výrobného a skladového workflow, je možné riešiť len v jednotnom informačnom systéme s účtovným programom. Napríklad na platforme 1C 8.2. elektronický systém správy dokumentov „: Process Management“ môže pracovať v jedinej databáze s produktom „1C: Platový a personálny manažment“ alebo „1C: Manufacturing Enterprise Management“, ktorý umožňuje komplexne riešiť funkčné úlohy (napríklad nábor zamestnancov). personálna) a účtovná mzda) a manažérska (prijímanie motivačného rozhodnutia o zvýšení platu alebo pokuty) a úlohy interakcie a prenosu informácií (prechod dokumentu po trase spojený s včasným informovaním všetkých zainteresovaných účastníkov procesu v v súlade s predtým schváleným postupom). Funkcionalita softvérových produktov, ktoré riešia interakčné problémy, je štandardom aj pre systémy elektronickej správy dokumentov.

Kontrola podnikových zdrojov, riadenie a organizácia správnej práce oddelení, optimalizácia a skvalitňovanie práce podniku sú riešené pomocou systému elektronickej správy dokumentov.

Formuláre primárnych dokumentov klasifikované ako prísne oznamovacie formuláre musia byť očíslované spôsobom predpísaným ministerstvami a rezortmi (čitateľ, typografická metóda).

Zodpovednosť za včasné a správne vyhotovenie dokladov, za spoľahlivosť údajov, ako aj za včasné odovzdanie dokladov účtovnému oddeleniu nesú osoby, ktoré tieto doklady vyhotovili a podpísali.

Pravidlá toku dokumentov a technológia spracovania účtovných informácií sú schválené ako súčasť účtovnej politiky prijatej podnikom. Pre racionálnu organizáciu toku dokumentov v podniku musí byť harmonogram toku dokumentov schválený príkazom (objednávkou) vedúceho. Hlavný účtovník podniku kontroluje dodržiavanie harmonogramu pracovného toku vykonávateľmi.

Účtovné registre.Údaje obsiahnuté v prvotných účtovných dokladoch podliehajú včasnej evidencii a akumulácii v účtovných registroch.

Účtovné registre- knihy, karty, časopisy alebo jednotlivé listy získané výpočtovou technikou, magnetické pásky, disky, diskety a iné strojové médiá určené na systematizáciu a zhromažďovanie informácií obsiahnutých v prvotných dokladoch prijímaných do účtovníctva, na premietnutie do účtovných účtov a do účtovných výkazov. Pri vedení účtovných registrov na počítačových médiách by malo byť možné zobraziť ich na papierových médiách.

Medzery alebo výnimky nie sú povolené pri evidencii účtovných predmetov v účtovných registroch, evidencii imaginárnych a predstieraných účtovných predmetov v účtovných evidenciách. Fiktívnym predmetom účtovníctva sa rozumie neexistujúci predmet premietnutý do účtovníctva len formou (vrátane nesplnených výdavkov, neexistujúcich záväzkov, skutočností hospodárskeho života, ktoré sa neuskutočnili), falošným predmetom účtovníctva sa rozumie predmet premietnutý do účtovníctva. namiesto iného predmetu s cieľom zakryť ho (vrátane predstieraných obchodov). Rezervy, fondy stanovené legislatívou Ruskej federácie a náklady na ich vytvorenie nie sú imaginárnymi predmetmi účtovníctva.

Účtovníctvo sa vykonáva podvojným zápisom v účtovných účtoch, pokiaľ federálne normy nestanovujú inak. Vedenie účtovníctva mimo účtovných registrov používaných hospodárskym subjektom nie je dovolené.

Povinné údaje účtovného registra sú:

1) názov registra;

2) názov hospodárskeho subjektu, ktorý zostavil register;

3) dátum začiatku a konca vedenia registra a (alebo) obdobie, na ktoré bol register vyhotovený;

4) chronologické a (alebo) systematické zoskupovanie účtovných objektov;

5) hodnota peňažného ocenenia účtovných predmetov s uvedením mernej jednotky;

6) mená pozícií osôb zodpovedných za vedenie registra;

7) podpisy osôb zodpovedných za vedenie registra s uvedením ich priezvisk a iniciál alebo iných údajov potrebných na identifikáciu týchto osôb.

Tlačivá účtovných registrov schvaľuje vedúci hospodárskeho subjektu na návrh zamestnanca, ktorý je poverený vedením účtovníctva. Formuláre účtovných registrov pre organizácie verejného sektora sú ustanovené v súlade s rozpočtovou legislatívou Ruskej federácie.

V súlade s federálnym zákonom z 06.04.2011 N 63-FZ (v znení revízie z 02.07.2013) v prípadoch, keď federálne zákony a iné regulačné právne akty, ktoré nadobudli účinnosť pred 1. júlom 2013, ustanovujú používanie elektronickej digitálnej vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis.

Účtovná evidencia sa vyhotovuje na papieri a (alebo) vo forme elektronického dokumentu podpísaného elektronickým podpisom.

V prípade, že legislatíva Ruskej federácie alebo dohoda ustanovuje odovzdanie účtovného registra inej osobe alebo štátnemu orgánu v listinnej podobe, je hospodársky subjekt povinný na žiadosť inej osoby alebo štátneho orgánu vyhotoviť na vlastné náklady v papierovej podobe kópie účtovného registra vyhotovené vo forme elektronického dokumentu.

Opravy v účtovnom registri, ktoré nie sú autorizované osobami zodpovednými za vedenie uvedeného registra, nie sú povolené. Oprava v účtovnej evidencii musí obsahovať dátum vykonania opravy, ako aj podpisy osôb zodpovedných za vedenie tejto evidencie s uvedením ich mien a iniciál alebo iných údajov potrebných na identifikáciu týchto osôb.

Ak sa v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie stiahnu účtovné registre, a to aj vo forme elektronického dokumentu, kópie stiahnutých registrov vyhotovené spôsobom predpísaným právnymi predpismi Ruskej federácie sú zahrnuté do zloženia účtovníctva. Dokumenty.

Bez ohľadu na spôsob účtovania sa vychádza z dokumentácie, kde doklady slúžia ako prvotné nosiče účtovných informácií (ukončené obchodné transakcie). Zoskupovanie, zovšeobecňovanie a akumulácia denných operácií sa vykonáva v účtovných registroch vypracovaných podnikmi v súlade so všeobecnými metodickými zásadami. Registruje podľa vonkajší vzhľadďalej rozdelené na karty, voľné listy a knihy podľa obsahu - na analytické, syntetické účtovníctvo a kombinované, to znamená, že kombinuje tieto dva typy účtovníctva.

Klasifikácia dokumentov. Zloženie a analýza štruktúry dokumentov na tomto základe nám umožňuje posúdiť pomer objemov toku interných a externých dokumentov v organizácii, analyzovať stupeň autonómie podniku (výpočtom pomeru jednotiek prichádzajúcich informácií). a interné informácie), posúdiť aktivitu obehu organizácie vo vonkajšom prostredí (podľa podielu odchádzajúcich dokumentov).

Podľa dohody doklady sa členia na administratívne, výkonné, kombinované a účtovné doklady.

administratívne doklady obsahujú objednávky, pokyny na výrobu, vykonávanie niektorých obchodných operácií (príkazy vedúceho podniku a osôb ním poverených vykonávaním obchodných operácií).

Výkonné dokumenty osvedčovať skutočnosť obchodných transakcií. Patria sem potvrdenia o prevzatí materiálov; úkony prevzatia a vyradenia investičného majetku; doklady o preberaní vyrobených výrobkov od pracovníkov a pod. Vykonávacie listiny podpisujú osoby zodpovedné za vykonávanie obchodných operácií a za správnosť ich vyhotovenia v listinách, napr. vedúci predajní, skladníci (skladníci), majstri a pod.

Kombinované dokumenty sú administratívne aj výkonné. Patria sem: prichádzajúce a odchádzajúce hotovostné príkazy; mzdový list za vydávanie miezd zamestnancom podniku; predbežné hlásenia zodpovedných (obchodných cestujúcich) osôb atď.

Účtovné doklady sa zostavujú v prípade, že neexistujú iné podklady pre evidenciu obchodných transakcií, alebo pri sumarizácii a spracovaní výkonných a administratívne dokumenty... Patria sem certifikáty, distribučné listy, výpočty rezerv, účtovné závierky atď.

Doklady používané v účtovníctve sa tiež členia na jednorazové a kumulatívne.

Raz primárne dokumenty formalizujú každú obchodnú transakciu a sú vypracované v jednom kroku.

Kumulatívne dokumenty sa vypracúvajú za určité obdobie postupným hromadením homogénnych obchodných transakcií. Na konci obdobia sú v týchto dokumentoch vypočítané súčty podľa zodpovedajúcich ukazovateľov. Príkladmi kumulatívnych dokladov sú dvojtýždňové, mesačné pracovné príkazy, limitné karty na výdaj materiálu zo skladov spoločnosti a pod. Akumulačné doklady sú prvkom prvej etapy systematizácie a zovšeobecnenia účtovných informácií.

Zjednotenie a štandardizácia dokumentov. V súčasnosti sa používajú jednotné, špecializované a individuálne formy primárnych dokumentov. Jednotné dokumenty sú štandardné dokumenty, schválené v súlade so zavedeným postupom a určené na registráciu homogénnych transakcií v organizáciách s rôznymi formami vlastníctva a rôznymi charakteristikami odvetvia.

V jednotných formulároch primárnej účtovnej dokumentácie (okrem formulárov na evidenciu hotovostných transakcií) môže organizácia v prípade potreby zadať ďalšie údaje. Vylúčenie určitých detailov z jednotných formulárov nie je povolené.

Zavedené zmeny musia byť formalizované príslušným organizačným a administratívnym dokumentom organizácie. Štandardné jednotné prvotné doklady sa vydávajú v albumoch, v ktorých sa tvoria v kontexte homogénnych úsekov účtovníctva a majú svoje rozlišovacie číslo.

Platia jednotné formy prvotnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo dlhodobého majetku právnických osôb všetkých foriem vlastníctva vykonávajúcich činnosti na území Ruskej federácie (s výnimkou úverových inštitúcií a rozpočtové inštitúcie).

Formuláre zabezpečujú informačné kódovacie zóny, ktoré sa vypĺňajú v súlade s celoruské klasifikátory:

manažérska dokumentácia - OKUD;

podniky a organizácie - OKPO;

dlhodobý majetok - OKOF.

Ak je to potrebné, na účely dodatočnej systematizácie ukazovateľov pre automatizované spracovanie údajov je možné zadať ďalšie kódy podľa kódovacieho systému prijatého organizáciou.

Pri výrobe polotovarov na základe jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie je povolené vykonávať zmeny v oblasti rozširovania a zužovania stĺpcov a pridávania riadkov (vrátane voľných) a voľných listov pre pohodlie umiestňovania a spracovania. potrebné informácie. Hmotným nosičom dokladu môže byť účtovné tlačivo alebo magnetický disk podľa toho, či sú účtovné informácie zaznamenané na papieri alebo magnetickom médiu.

Zavedenie jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie v organizáciách na území Ruskej federácie ako prvku účtovnej politiky sa vykonáva od začiatku finančného roka a musí byť formalizované príslušným organizačným a administratívnym dokumentom organizácie.

Medziodborové jednotné štandardné formuláre majú medziodborový charakter a používajú ich všetky organizácie. Schvaľuje ich uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie.

Štandardizované formuláre špecifické pre jednotlivé odvetvia sú špecializované formy dokumentov určené na použitie organizáciami v určitých odvetviach. Takže v súčasnosti boli vyvinuté štandardné formuláre a schválené Štátnym výborom pre štatistiku pre účtovníctvo: obchodné operácie;

operácie v organizáciách Stravovanie; hotovostné zúčtovanie s obyvateľstvom pomocou registračných pokladníc;

investičná výstavba a opravy a stavebné práce;

práca stavebných strojov a mechanizmov;

operácie v cestnej doprave;

poľnohospodárske produkty a suroviny.

Jednotlivé formy prvotných účtovných dokladov sú vypracované a používané v organizácii, ktorá má špecifické operácie vlastné len v jedinom prípade. Takéto formuláre dokumentov musia obsahovať aj povinné náležitosti a musia byť schválené v objednávke na účtovnú politiku organizácie.

Štandardizácia dokumentov je základ jednotné veľkosti formuláre dokumentov rovnakého typu v súlade s vyhláškou Štátneho výboru Ruskej federácie pre normalizáciu a metrológiu z 3. 3. 2003, č. 65-st "O prijatí a implementácii štátnej normy Ruskej federácie."

Požiadavky na papierovanie v súlade s GOST 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie “vstúpil do platnosti 1. júla 2003.

Od 1. januára 2013 nie sú povinné tlačivá prvotných účtovných dokladov obsiahnuté v albumoch jednotných tlačív prvotnej účtovnej dokumentácie. Formy dokladov používané ako primárne účtovné doklady zriadené oprávnenými orgánmi v súlade a na základe iných federálnych zákonov (napríklad pokladničné doklady) zároveň zostávajú povinné na používanie.

Stav a perspektívy zavedenia „bezpapierového účtovníctva“. Pokusy o automatizáciu účtovníctva boli vždy - počítadlá, sčítacie stroje, kalkulačky a napokon počítače s programami určenými výhradne pre účtovníctvo. Ak správne a efektívne používate moderné počítačové technológie, môže byť účtovníctvo v organizácii privedené na vysokú kvalitu nová úroveň: uchovávať papierové dokumenty v archíve a pracovať výlučne s ich elektronickými kópiami.

Podľa zákona o účtovníctve sa prvotné doklady musia uchovávať najmenej päť rokov. Primárne účtovné doklady, účtovné registre, účtovné (finančné) výkazy, audítorské správy o ňom podliehajú uchovávaniu v organizáciách v lehotách ustanovených v súlade s pravidlami pre organizáciu záležitostí štátneho archívnictva, najmenej však päť rokov po vykazovanom roku. Dokumenty účtovnej politiky, štandardy hospodárskeho subjektu, iné dokumenty súvisiace s organizáciou a vedením účtovníctva vrátane prostriedkov na zabezpečenie reprodukcie elektronických dokumentov, ako aj overovania pravosti elektronického podpisu musia byť uchovávané najmenej päť rokov po roku, v ktorom boli naposledy použité na zostavenie účtovnej (účtovnej) závierky.

Úplný prechod účtovníctva na bezpapierovú technológiu so skenovaním všetkej primárnej dokumentácie je len ťažko možný, keďže mnohé dokumenty bolo potrebné v posledných rokoch digitalizovať, elektronické podpisy osôb, ktoré môžu potvrdiť pravosť dokumentov, špeciálne programy na správu elektronických dokumentov a iné. sú pripravené. Prechod na „bezpapierové účtovníctvo“ bude preto postupný, keďže lehota na uloženie papierových dokladov končí.

V smere zníženia papierového obehu dokumentov sa už urobilo veľa. Napríklad prevod šekov a faktúr dodávateľom a zákazníkom. Súčasná účtovná prax zahŕňa výrobu dokladov najskôr v sklade (faktúra), potom v účtovníctve (faktúry, faktúry), zbieranie podpisov, odosielanie poštou alebo kuriérom.

Počítačové technológie dokážu celý proces výrazne urýchliť. Skladník doklad (faktúru, odovzdávací list alebo preberací list) elektronicky vyplní, zadá do programu, účtovníčka vystaví faktúru, podpíše ju elektronickým digitálnym podpisom a odošle príjemcovi. Počítačový program pracovného toku je možné nakonfigurovať na riadenie platieb, a to z hľadiska času aj objemu.

To všetko vám umožňuje znížiť objem papierových dokumentov a uľahčiť vyhľadávanie potrebných informácií.

Prvotné účtovné doklady, alebo prvotné, ako sa nazývajú účtovníci, to je základ základov účtovníctva, účtovného aj daňového. Bez správny dizajn, údržbu a prvotné doklady, nie je možné vykonávať legálnu podnikateľskú činnosť.

Zákon "o účtovníctve" zo dňa 6.12.2011 č. 402-FZ uvádza, že "každá skutočnosť hospodárskeho života podlieha evidencii prvotným účtovným dokladom."

Aby ste sa uistili, že máte všetky potrebné doklady, mali by ste pravidelne kontrolovať svoje účtovné oddelenie a pre tých, ktorí na to nemajú čas, odporúčame bezplatnú službu auditu účtovníctva.

Primárna organizácia písomne ​​preukáže skutočnosť, že ide o obchodnú transakciu, potvrdí zaúčtovanie nákladov na podnikanie pri výpočte základu dane, založí zodpovednosť výkonných umelcov za uskutočnenie obchodných transakcií nimi. Primárne doklady požadujú daňoví kontrolóri pri kontrole priznaní a hlásení a sú potrebné pri kontrole.

Vzhľadom na to, že prvotné dokumenty nevypĺňajú a zostavujú len účtovníci, ale aj manažéri, jednotliví podnikatelia, obchodní manažéri a ďalší zamestnanci, odporúčame vám oboznámiť sa s požiadavkami na tieto dokumenty.

Kto vytvára formy primárnych dokumentov?

Primárne účtovné doklady sú zjednotený(ktorého formu vyvinul Rosstat (predtým Goskomstat Ruskej federácie) alebo centrálna banka) a nezávisle vyvinuté daňovníkmi.

Článok 9 zákona č. 402-FZ obsahuje nasledujúci zoznam povinných údajov primárnych dokumentov (jednotných alebo nezávisle vypracovaných):

• názov dokumentu;
• dátum prípravy dokumentu;
• názov ekonomického subjektu, ktorý dokument zostavil;
• obsah faktu hospodárskeho života;
• hodnota prirodzeného a (alebo) peňažného merania skutočnosti ekonomického života s uvedením meracích jednotiek;
• názov pozície osoby, ktorá transakciu vykonala, operácie a osoby zodpovednej za jej vykonanie;
• podpisy týchto osôb.

Pokiaľ ide o pečať, aj keď nie je uvedená v počte požadovaných údajov, ak existuje pole "M.P." (miesto pre tlač) je potrebný jeho odtlačok.

Ak je daňovník spokojný s jednotnými formulármi od Štátneho štatistického výboru (našťastie, ich zoznam je obrovský), nie je potrebné vytvárať vlastné formuláre. Existuje aj pojem „modernizovaná primárna organizácia“, t.j. jednotné prvotné doklady, ku ktorým si daňovník urobil vlastné dodatky.

Poznámka, nemôžu byť nezávisle vyvinuté a schválené formuláre týchto primárnych dokumentov:

• pokladničné doklady;
• platobný príkaz a iné doklady zúčtovacej banky;
• jednotné formuláre pre zúčtovanie pomocou registračnej pokladnice;
• nákladný list;
• miezd a miezd.

Takéto primárne dokumenty je možné iba zjednotiť.

Kde nájdem vzory jednotných primárnych dokumentov?

Vývoj a schvaľovanie foriem primárnych dokumentov je v kompetencii Goskomstatu (teraz Rosstat). Dnes sa naďalej používajú jednotné formy vyvinuté v 90. rokoch minulého storočia. Iba zúčtovacie (platobné) dokumenty vyvinuté Bankou Ruska majú relatívne nové vydanie - z roku 2012.

Takéto dokumenty sa nazývajú rôzne: akty, denníky, faktúry, výpisy, objednávky, knihy, pokyny, výpočty, splnomocnenia, objednávky atď. Pomocou tejto tabuľky zistíte, v ktorom uznesení Goskomstatu sú jednotné formy primárnych dokumentov, ktoré potrebujete publikovaný.

Na našej webovej stránke si môžete stiahnuť formuláre jednotných primárnych dokumentov a podľa.

Prísny formulár hlásenia (SRF) je tiež primárnym dokumentom, ale sú naň kladené špeciálne požiadavky. Zoznam povinných údajov BSO je širší ako zoznam bežných primárnych dokumentov, najmä je povinné uviesť DIČ a prítomnosť odtlačku pečate.

V článku "" sa dozviete, v akých prípadoch je potrebné podať žiadosť jednotná forma tohto dokumentu a kedy si ho môžete vytvoriť sami.

Chyby v primárnych dokumentoch

Primárne dokumenty musia v prvom rade obsahovať správne špecifikované povinné náležitosti. Podľa ministerstva financií môže daňovník zohľadniť náklady na primárku, ak obsahuje len nepodstatné chyby.

Takéto chyby by nemali brániť presnému zisteniu predávajúceho a kupujúceho, názvu tovaru a jeho hodnote, iným okolnostiam doloženej skutočnosti hospodárskeho života (z listu Ministerstva financií zo dňa 4. februára 2015 č. 03 -03-10 / 4547).

Bohužiaľ, typické zjednodušené znenie vysvetlení úradníkov často neumožňuje jasne pochopiť, ktoré nepresnosti alebo chyby v primárnych dokumentoch budú považované za nepodstatné.

Ide napríklad o drobnú chybu, ak meno daňovníka obsahuje namiesto veľkých písmen malé písmená? V ďalšom liste zo dňa 02.05.2012 č. 03-07-11 / 130 ministerstvo financií uviedlo, že také chyby, ako je nahradenie veľkých písmen malými písmenami a naopak; striedanie písmen na miestach; nesprávne uvedenie organizačnej a právnej formy nie je prekážkou identifikácie daňovníka (so správnym DIČ a ďalšími údajmi).

Nasledujúce chyby však možno považovať za významné pre primárne dokumenty:

• aritmetické chyby (nesprávne uvedená hodnota / množstvo tovaru alebo výška dane);
• rôzne názvy toho istého produktu (napríklad špecifikácia zmluvy o dodávke cukroviniek má názov „Vaflové sladkosti v čokoláde“ a na faktúre „Medveď na severe“);
• nepresné názvy pracovných pozícií tých, ktorí podpisujú primárne dokumenty (napríklad v splnomocnení je uvedené „Zástupca generálny riaditeľ", A v akceptačnom certifikáte -" Zástupca riaditeľa ");
• sumy v číslach sa nezhodujú so sumami uvedenými slovami (namiesto 155 000 rubľov (stopäťdesiatpäť tisíc rubľov) je napísaných 155 000 rubľov (päťdesiatpäť tisíc rubľov).

Daňová inšpekcia nemusí akceptovať náklady na takéto prvotné doklady, protistrana môže mať problémy aj s odpočítaním DPH.

Môžete opraviť primárne dokumenty len korektúrou(nesprávny text je prečiarknutý jednou tenkou čiarou a správny text je napísaný navrchu). Opravy sú sprevádzané nápisom „Opravené“, dátumom a podpismi zodpovedných osôb. Opravy účteniek a výdavkové objednávky, bankové doklady a SRF. Musia byť zostavené nanovo.

Venujte pozornosť tomu, že prvotné dokumenty sú podpísané počas doby platnosti splnomocnenia vydaného na ich podpis, v opačnom prípade budú mať inšpektori za to, že dokumenty podpísal neoprávnený zamestnanec. To isté by ste mali sledovať, pokiaľ ide o podpisy na vašej primárnej organizácii zástupcov protistrán: splnomocnenia, ktoré im boli vydané, musia byť aktuálne.

Pri príprave primárnych dokumentov je potrebné dbať nielen na ich vyplnenie, ale aj na zhodu ich dátumov a ďalších údajov s inými dokumentmi, ako sú zmluvy a faktúry. Takže odpočítanie DPH na faktúre vyhotovenej pred nákladným listom bude kontroverzné.

Otázky daňových úradov spôsobia faktúry alebo úkony podpísané pred uzavretím zmluvy, ktorých vyhotovenie je potvrdené prvotnými dokumentmi. Z tejto situácie existuje východisko uvedené v odseku 2 čl. 425 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie: v texte zmluvy uveďte takúto klauzulu „Podmienky tejto zmluvy sa vzťahujú aj na vzťahy strán, ktoré vznikli pred jej uzavretím.“

Alebo napríklad zákon uvádza, že dielo bolo ukončené v termíne od 10. do 30. marca, pričom v zmluve je termín prác stanovený od 10. do 30. apríla. V takom prípade môžete k zmluve vypracovať dodatočnú dohodu, v ktorej môžete uviesť skutočný termín dokončenia práce alebo v samotnom akte uviesť, že práca bola dokončená pred plánovaným termínom.

Dodávatelia musia byť opatrní, keď zákazník podpisuje osvedčenia o vykonaní práce. Ak boli na základe zmluvy o dielo zapojení subdodávatelia, potom s nimi musí zhotoviteľ podpísať úkony pred odovzdaním diela objednávateľovi. Ak sa tieto dátumy nezhodujú, správca dane môže náklady na subdodávateľa považovať za neprimerané a neuznať ich pri výpočte základu dane.

Dokumentový tok primárnych dokumentov

Tok dokumentov primárnych dokumentov zahŕňa tieto fázy:

• registrácia primárneho dokumentu;
• odovzdanie dokladu účtovnému oddeleniu, kde sa skontroluje a zapíše do registrov;
• aktuálne uloženie a následné odovzdanie dokumentu do archívu.

Toto nie je zbytočná otázka – kedy by sa mali vypracovať primárne dokumenty? Odpoveď na to je v článku 9 zákona č. 402-FZ „Prvotný účtovný doklad musí byť vyhotovený pri spáchaní faktu ekonomického života, a ak to nie je možné - ihneď po jeho dokončení."

Je neprijateľné vyhotovovať prvotné dokumenty niekoľko dní po obchodnej transakcii. Všetci zamestnanci, ktorí majú právo vyhotovovať prvotné doklady, musia dodržiavať harmonogram pracovného toku, v ktorom si môžete nastaviť napríklad nasledujúce termíny odovzdania dokladov účtovnému oddeleniu:

• došlé a odchádzajúce hotovostné príkazy - v deň vyhotovenia;
• doklady súvisiace s evidenciou tržieb - najneskôr nasledujúci pracovný deň;
• predbežné správy - najneskôr do troch pracovných dní po vynaložení finančných prostriedkov;
• potvrdenia o práceneschopnosti - najneskôr nasledujúci pracovný deň po nástupe do práce a pod.

Čo sa týka dokumentov podpísaných protistranami, povinnosť ich včasného odovzdania môže byť v texte zmluvy upravená napríklad takto: „Odberateľ sa zaväzuje odovzdať dodávateľovi originály podpísaných prepravných listov, úkony a faktúry najneskôr do dvoch pracovných dní odo dňa ich podpisu.“

Pri odovzdaní podpísaného primára účtovnému oddeleniu sa skontroluje forma dokladu; dostupnosť požadovaných údajov; zákonnosť vykonanej obchodnej transakcie; aritmetické výpočty. Údaje overených prvotných dokladov sa zapisujú do účtovných registrov.

Bežné uloženie prvotných dokumentov sa zvyčajne realizuje v učtárni a na konci roka sa dokumenty zoskupia podľa dátumu, poskladajú do zväzkov a prenesú do archívu. Primárne dokumenty je potrebné uchovávať najmenej päť rokov.