Jednotné formy primárnej dokumentácie sú. Povinnosť jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie

Registrácia rôznych primárnych účtovných dokladov - komponent každodenné obchodné praktiky akéhokoľvek podniku. Primárny účtovné doklady sa používajú v personálnej a finančné aktivity... Tento článok sa zameria na prípravu a uchovávanie týchto dokumentov.

Z článku sa dozviete:

Povinné formy prvotných účtovných dokladov

Primárne doklady obsahujú účtovné informácie, na základe ktorých sa vykonáva potvrdenie o vykonaní riadiacich úkonov alebo obchodných operácií. V ekonomickej a organizačné činnosti firmy sa takéto papiere používajú veľmi široko.

Vo svojej najvšeobecnejšej forme možno pracovný postup akejkoľvek organizácie rozdeliť do troch veľkých skupín:

• Manažérske dokumenty. Prostredníctvom obchodných dokumentov tejto skupiny sa uskutočňuje príjem a prenos rozhodnutí administratívneho manažmentu. Patria sem aj dokumenty, ktoré obsahujú informácie používané na zostavovanie rôznych správ. Na druhej strane sa na základe týchto správ prijímajú manažérske rozhodnutia;
• Personálne doklady. Tieto dokumenty obsahujú informácie o zamestnancoch podniku, údaje o personálnych záznamoch, ako aj o organizácii práce s personálom. Patria sem aj informácie o rotácii zamestnancov, údaje o zmenách zamestnania a prepúšťaní zamestnancov. V tejto skupine sú zahrnuté aj informácie o odmenách a trestoch. Ďalším typom personálnych dokumentov sú plány dovoleniek, personálne obsadenie a všetky primárne dokumenty pre personálnu evidenciu.
• Účtovné a finančné doklady. Tieto dokumenty obsahujú informácie o ekonomickej a výrobnej činnosti podniku. Do tejto skupiny patria plánovacie, účtovné, analytické a finančné výkazy, rôzne dohody, predpisy a všetky primárne dokumenty účtovníctvo.

Typické formy prvotných účtovných dokladov

V roku 2017 rôzne tvary primárne dokumenty existujú v personálnej aj účtovnej evidencii. To zahŕňa aj podporné a podporné dokumenty obsahujúce počiatočné informácie o odlišné typy organizačné a ekonomická aktivita organizácií. Keďže primárne dokumenty, ktoré boli vypracované v súlade s zavedené pravidlá, majú právny význam, potom sa tieto papiere stávajú potvrdením skutočnosti o vykonaní organizačnej akcie alebo skutočnosti o vykonaní niektorej obchodnej operácie a ich vyplnenie sa uskutoční ihneď po tom, ako táto skutočnosť nastane.

Zoznam foriem prvotných účtovných dokladov

Personálna a účtovná evidencia sa vedie na základe štandardných foriem prvotných dokladov. Takže údaje obchodné papiere sa členia na primárne dokumenty personálne a účtovné.

Napríklad do primárnych cenných papierov personálne záznamy obsahuje osobný preukaz zamestnanca, príkaz na poskytnutie dovolenky alebo príkaz na preloženie zamestnanca, personálne obsadenie, rozvrh dovoleniek, príkaz na prepustenie, príkaz na vyslanie na pracovnú cestu, cestovný doklad, ak ho organizácia naďalej využíva v 2017, príkazy odmeňovať a trestať zamestnancov.

Druhy účtovných prvotných dokladov sú oveľa rozmanitejšie. Ide napríklad o výpisy z evidencie pracovného času, zúčtovanie so zamestnancami ohľadom miezd, pokladničné doklady a obchodné operácie, pokladničné šeky prijaté v dôsledku vysporiadania s jednotlivcami v priebehu transakcií, zúčtovacích a platobných dokumentov, výkazov dlhodobého majetku a nehmotný majetok a oveľa viac.

Treba mať na pamäti, že primárne dokumenty podľa ich pôvodu možno rozdeliť na externé a interné... Vonkajšie, t.j. prichádzajúce z externých zdrojov predstavujú rôzne platobné príkazy, žiadosti o platbu, žiadosti o objednávky a faktúry. Interné, to znamená vytvorené v rámci spoločnosti, existujú štyri typy: administratívne, účtovné, výkonné a kombinované.

Prečítajte si tiež:

V roku 2017 je hlavným dokumentom, na základe ktorého sa vytvárajú archívy organizácií a uchovávajú sa primárne dokumenty všetkých vyššie uvedených typov, federálny zákon č. 125 FZ z 22. októbra 2004. Ako z toho vyplýva legislatívny akt, lehoty uchovávania obchodných dokumentov určujú nielen federálne, ale aj iné predpisy.

Aplikácia foriem prvotných účtovných dokladov

So zavedením nového Federálny zákon„O účtovníctve“ sa stalo nepovinným pre aplikáciu foriem prvotných účtovných dokladov, ktoré sú obsiahnuté v albumoch jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie. V tejto súvislosti vyvstala prirodzená otázka pred zamestnancami personálnej služby, účtovníctva a predškolských vzdelávacích inštitúcií - je potrebné vyvinúť vlastné formuláre alebo pokračovať v používaní starých, ktoré schválil Štátny výbor pre štatistiku?

Aplikácia starých formulárov

Na vypracovanie vlastných verzií foriem primárnej účtovnej dokumentácie potrebujú zamestnanci týchto oddelení špeciálne znalosti a skúsenosti. Pri rozhodovaní o vývoji vlastných formulárov musíte jasne posúdiť uskutočniteľnosť tohto kroku.

Existujúce jednotné tlačivá sú naďalej relevantné a plnia svoju účtovnú funkciu. Navyše, ak sú adekvátne podnikovým procesom v organizácii, potom nemá zmysel prechod na nové formy.

Treba si uvedomiť aj to, že zamestnanci regulačných orgánov sú k starým formám zhovievavejší a k novým majú predsudky. Pracovný spor, ak existuje, bude ľahšie vyhrať, ak použijete staré formuláre primárna dokumentácia.

Ďalším argumentom v prospech starých formulárov je, že ak vediete záznamy o dokumentoch pomocou softvéru, ďalšie používanie jednotných formulárov si nebude vyžadovať zmeny existujúcich systémov.

Pre niektoré spoločnosti, predovšetkým spoločné podniky alebo pobočky zahraničných firiem v Rusku, môže byť prechod na nové formy veľmi dôležitý. Faktom je, že musia súčasne viesť záznamy podľa zákonov svojej krajiny a podľa Ruská legislatíva... Vypracovanie vlastných formulárov, ktoré budú zohľadňovať všetky náležitosti vyžadované legislatívou oboch krajín, im pomôže vyhnúť sa duplicitnému vyhotovovaniu dokumentov.

Treba mať na pamäti, že aj keď sa rozhodnete zachovať kancelárska práca pomocou starých formulárov budete musieť vykonať nejaké úpravy. Napríklad odstrániť kódy OKUD a OKPO, odstrániť odkaz na uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku, prideliť priestor na dekódovanie podpisu osoby podpisujúcej dokument (priezvisko a iniciály) atď.

Aplikácia nových formulárov

Prvou etapou vývoja nových foriem by malo byť určenie vykonávateľa tejto úlohy. Zo zákona zodpovedá za vypracovanie takýchto formulárov osoba zodpovedná za účtovníctvo. Problém je, že nielen účtovné, ale aj personálne papiere patria k prvotným dokladom. Účtovník nemusí poznať všetky zložitosti správy ľudských zdrojov. Do vývoja nových formulárov preto musíte zapojiť pracovníka ľudských zdrojov.

Naším odporúčaním pre vytváranie jednotných formulárov pre podnik je, že šablónová časť hlavičkového papiera by mala byť formulovaná veľmi stručne, aby sa predišlo možnosti dvojitej interpretácie textu. Je vhodné použiť šablóny, šablóny, štandardné frázy a výrazy: "Kontrola nad vykonávaním (názov dokumentu) priradiť (pozícia a priezvisko)," V súvislosti s .... "," Berúc do úvahy . .. "," Založené na ... ".

Neponáhľajte sa opustiť tie formuláre, ktoré sa často používajú - časové výkazy, plány dovoleniek, personálne obsadenie - na ich základe môžete vytvárať nové formuláre. Ak sa vám staré formuláre zdajú preplnené údajmi, môžete ich zjednodušiť a odstrániť niektoré riadky, stĺpce alebo nadbytočné informácie.

Uveďme si príklad. Existuje štandardný formulár číslo T-3 " Personálny stôl". Obsahuje stĺpce 6, 7 a 8, určené na evidenciu odmien, ktoré sú zamestnancovi stanovené. Ak tieto stĺpce nepotrebujete, môžete ich odstrániť.

Prvotné účtovné doklady sú dôležité ako vo veciach účtovníctva, tak aj pri stanovení objemu daňové povinnosti... Je dôležité, aby špecialista spoločnosti, ktorý je zodpovedný za prípravu prvotných účtovných dokladov, jasne chápal obsah a formy takýchto dokladov, ako aj poznal špecifiká vedenia účtovných registrov.

Úloha prvotného dokladu v účtovníctve

Primárne dokumenty sú dokumenty, pomocou ktorých spoločnosť zostavuje obchodné udalosti, ku ktorým došlo v podniku (§ 9 ods. 1 zákona „O účtovníctve“ zo dňa 6.12.2011 č. 402-FZ).

Prvá vec, ktorú by mali účtovníci akejkoľvek organizácie jasne pochopiť: dnes neexistuje žiadny konkrétny zoznam foriem primárnych účtovných dokladov, ktoré sú povinné pre každého. Každá spoločnosť si sama určuje formy primárnych dokumentov v závislosti od účelu ich použitia.

Pre takéto dokumenty je však zákonom stanovený zoznam povinných náležitostí (článok 2 § 9 zákona č. 402-FZ).

DÔLEŽITÉ! Formuláre používané v účtovníctve musia byť nevyhnutne stanovené v účtovnej politike organizácie (bod 4 PBU 21/2008, schválený nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 6.10.2008 č. 106n).

Zoznam možných prvotných účtovných dokladov

Zoznam primárnych účtovných dokladov v rokoch 2018-2019 môže byť nasledovný:

1. Baliaci zoznam. Ide o dokument, ktorý odráža zoznam prevedených zásob. Prepravný list je vyhotovený v 2 vyhotoveniach a obsahuje údaje, ktoré sa následne premietnu do faktúry. Prepravný list je podpísaný zástupcami oboch strán zapojených do transakcie a zapečatený (ak ho spoločnosť používa vo svojej praxi).

1. Záznam o prijatí. Vyhotovuje sa po ukončení vykonávania určitých prác (služieb) s cieľom potvrdiť, že výsledok prác spĺňa pôvodné požiadavky zmluvy.

Pozrite si ukážku takéhoto činu.

1. Primárne dokumenty pre zúčtovanie zamestnancov o odmeňovaní (napríklad mzdová agenda).

Viac informácií o týchto vyhláseniach nájdete v článku "Vzor vyplnenia mzdovej agendy T 49" .

1. Dokumenty týkajúce sa prítomnosti dlhodobého majetku - tu môže spoločnosť vypracovať takúto dokumentáciu zo zoznamu primárnych účtovných dokladov:

• Osvedčenie o prevzatí a prevode OS vo forme OS-1 - pri prijatí alebo likvidácii predmetu, ktorý nesúvisí s budovami alebo stavbami.

Bližšie informácie o tomto akte nájdete v materiáli "Jednotný formulár č. OS-1 - Osvedčenie o prijatí a prevode OS" .

• Ak je objektom OS budova alebo stavba, tak jej príchod alebo likvidácia sa dokumentuje v akte vo formulári OS-1a.

Viac podrobností nájdete v článku "Jednotný formulár č. OS-1a - formulár a vzor" .

• Odpis majetku je vypracovaný v zákone vo forme OS-4.

Podrobnosti nájdete v materiáli "Jednotné tlačivo č. OS-4 - Zákon o odpise majetku" .

• Ak je potrebné doložiť skutočnosť vykonanej inventarizácie, a inventárny zoznam OS v tvare INV-1.

Ďalšie podrobnosti o takomto primárnom dokumente nájdete v článku "Jednotný formulár č. INV-1 - formulár a vzor" .

• Ak bola inventarizácia vykonaná vo vzťahu k nehmotnému majetku, potom sa inventarizácia vyhotoví podľa tlačiva INV-1a.

O tom pozri materiál "Jednotný formulár č. INV-1a - formulár a vzor" .

1. Samostatnou skupinou primárnych dokumentov sú pokladničné doklady... Ide najmä o nasledujúci zoznam prvotných účtovných dokladov za roky 2018-2019:

• Príjem hotovostného príkazu.

Viac informácií o jeho zostavení nájdete v článku "Ako sa vypĺňa došlý pokladničný príkaz (PKO)?" .

• Hotovostný príkaz na účet.

1. Platobný príkaz.

Prečítajte si o pravidlách formátovania tohto dokumentu.

1. Predbežná správa.

1. Vyhlásenie o zápočte vzájomných pohľadávok.

Prečítajte si o špecifikách používania tohto dokumentu.

1. Účtovné informácie.

Zásady jeho návrhu nájdete v materiáli "Osvedčenie o účtovníctve o oprave chýb - vzor".

Vyššie uvedený zoznam nevyčerpáva celý objem primárnych dokladov používaných v účtovníctve a môže byť rozšírený v závislosti od špecifík účtovníctva vykonávaného v každej konkrétnej organizácii.

DÔLEŽITÉ! Nie sú to primárne účtovné doklady zo zoznamu 2018-2019 - zoznam bol navrhnutý vyššie:

• Zmluva... Ide o dokument, ktorý stanovuje práva, povinnosti a zodpovednosti strán zapojených do transakcie, načasovanie a postup vysporiadania, špeciálne podmienky Jeho údaje sa používajú pri organizovaní účtovníctva na analýzu zúčtovania s protistranami, ale on sám nevytvára účtovné operácie.
• Skontrolujte. Tento dokument odráža sumu, ktorú sa kupujúci zaväzuje zaplatiť prijatím podmienok dodávateľa. Faktúra môže obsahovať Ďalšie informácie o podmienkach transakcie (podmienky, postup pri platbe a doručení atď.), to znamená, že dopĺňa zmluvu.
• Faktúra. Tento dokument je vyhotovený na daňové účely, pretože na jeho základe kupujúci akceptujú na odpočet sumu DPH predloženú dodávateľmi (článok 1 článku 169 daňového poriadku Ruskej federácie). Faktúrou teda pri absencii iných dokumentov charakterizujúcich určitú transakciu nebude možné potvrdiť náklady na túto transakciu (listy Ministerstva financií Ruskej federácie z 25. júna 2007 č. 03-03- 06 / 1/392, FTS zo dňa 31.03.2006 č. 02-3 -08/31, uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Východosibírskeho okruhu zo dňa 19.04.2006 č. А78-4606 / 05-С2-20 / 317 -Ф02-1135 / 06-С1).

Treba mať na pamäti, že jednotné formy prvotných účtovných dokladov uvedené v zozname nie sú povinné, keďže od roku 2013 (po prijatí zákona č. 402-FZ) je možné formy takýchto tlačív vytvárať samostatne. Vo väčšine prípadov sa však naďalej používajú. Preto v rokoch 2018-2019 zostáva zoznam jednotných foriem prvotných účtovných dokladov obsiahnutý v uzneseniach Štátneho výboru pre štatistiku aktuálny.

Aké informácie by mali obsahovať formuláre primárnych dokumentov

Napriek tomu, že v súčasnosti neexistujú primárne dokumenty povinné pre všetky formuláre, zákonodarca stanovil požiadavky na obsah takýchto dokumentov. Zoznam povinných údajov, ktoré musí obsahovať každý primárny dokument, je uvedený v odseku 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ. Sú to najmä:

• názov dokumentu;
• dátum, kedy bol takýto dokument vyhotovený;
• informácie o osobe, ktorá dokument pripravila (názov spoločnosti alebo jednotlivého podnikateľa);
• podstata faktu ekonomického života, ktorý bol formalizovaný týmto dokumentom;
• peňažné, číselné charakteristiky, ukazovatele udalosti, ktorá nastala (napríklad v akom objeme, v akých jednotkách a za aké množstvo sa obchodné produkty predávali zákazníkom);
• informácie o zodpovedných špecialistoch, ktorí zrealizovali uskutočnenú akciu, ako aj podpisy týchto špecialistov.

Primárne doklady a účtovné registre

Ako možno klasifikovať primárne účtovné doklady?

Ak bol primárny doklad vydaný samotnou spoločnosťou, môže sa vzťahovať buď na skupinu interných alebo na skupinu externých. Dokument, ktorý sa vyhotovuje v rámci spoločnosti a rozširuje svoju účinnosť na vystavujúcu spoločnosť, je interným primárnym dokumentom. Ak bol dokument prijatý zvonka (alebo vypracovaný firmou a vydaný navonok), bude to externý primárny dokument.

Interné dokumenty firmy sú rozdelené do nasledujúcich kategórií:

• Regulačné primárne dokumenty - tie, ktoré spoločnosť dáva príkazy ktorejkoľvek zo svojich štruktúrnych jednotiek alebo zamestnancov. Do tejto kategórie patria firemné objednávky, objednávky atď.
• Výkonné primárne dokumenty. V nich spoločnosť reflektuje skutočnosť, že sa stala určitá ekonomická udalosť.
• Dokumenty účtovná evidencia... S ich pomocou spoločnosť systematizuje a sumarizuje informácie obsiahnuté v iných regulačných a podporných dokumentoch.

Potom, čo bola obchodná udalosť formalizovaná ako primárny dokument, je potrebné túto udalosť premietnuť do účtovných registrov. V skutočnosti sú nositeľmi objednaných informácií, hromadia a distribuujú znaky a ukazovatele obchodných transakcií.

Autor: vonkajší vzhľad rozlišujú sa tieto registre:

• knihy;
• karty;
• voľné listy.

Podľa spôsobu vedenia registra sa rozlišujú tieto skupiny:

• Chronologické registre. Zaznamenávajú udalosti, ktoré sa vyskytli postupne - od prvej v čase po poslednú.
• Systematické registre. V nich spoločnosť klasifikuje dokončené transakcie podľa ekonomický obsah(príkladom je pokladničná kniha).
• Kombinované registre.

Podľa kritéria obsahu informácií uvedených v registroch sa rozlišujú:

• syntetické registre (napríklad objednávka denníka);
• analytické registre (mzdy);
• kombinované registre, v rámci ktorých spoločnosť vedie syntetické aj analytické účtovníctvo.

Viac informácií o účtovných registroch nájdete v článku "Účtovné registre účtovníctva (tlačivá, vzory)" .

výsledky

V súčasnosti neexistujú žiadne primárne účtovné doklady povinné pre všetky formy a zoznam primárnych účtovných dokladov: každý podnikateľský subjekt má právo samostatne si určiť formy primárnych dokladov, ktoré bude používať pri svojej činnosti.

Zároveň sú najbežnejšími primárnymi účtovnými dokladmi tie, ktoré majú analógy medzi jednotnými formulármi schválenými Štátnym výborom pre štatistiku.

Po vyhotovení prvotného dokladu je potrebné preniesť z neho informácie do účtovnej evidencie.

Ale takmer akýkoľvek podnikateľská činnosť sprevádzané značným množstvom rôznych dokumentov. Otázka sa stáva rozumnou, ktoré primárne dokumenty sú toto?

Základné informácie

Primárne účtovníctvo znamená počiatočné štádium zovšeobecňovania jednotlivých ekonomických operácií, ktoré charakterizujú hlavné procesy organizácie.

Účtovnými objektmi sú:

• obstarávanie surovín pre výrobný proces;
• nákup materiálnych zdrojov a ich následné výdavky;
• výdavky na výrobné činnosti;
• pohyb vyrobených výrobkov a nedokončenej výroby;
• objem hotových výrobkov;
• zasielanie a predaj produktov;
• zúčtovacie transakcie s dodávateľmi, zákazníkmi a kupujúcimi;
• podávanie správ bankám, zakladateľom a finančným inštitúciám;
• iné.

Všetky tieto operácie sú sprevádzané dokumentovanie... Informácie o obchodné procesy a sprievodné nuansy sú zobrazené v primárnej dokumentácii.

Základné pojmy

Definícia primárneho dokumentu znamená dokument, ktorý zahŕňa prvotné informácie o výsledkoch akejkoľvek činnosti.

Primárnym dokumentom je písomný doklad o realizácii obchodnej operácie. Tento dokument sa vyhotovuje v čase operácie alebo bezprostredne po jej ukončení.

To znamená, že sa berú do úvahy tie primárne účtovné doklady potvrdenie skutočnosti o obchodnej transakcii. Všetky informácie, ktoré sú prítomné v primárnych dokladoch, musia byť zobrazené v účtovníctve.

Na akumuláciu a systematizáciu použite účtovných registrov... Obsahujú údaje o všetkých obchodných transakciách uskutočnených v organizácii.

Po uplynutí určitého obdobia sa informácie z účtovných registrov v zoskupenej podobe prenesú do účtovnej závierky.

Hlavné typy primárnych dokumentov sú:

• peňažné poukážky;
• / atď.

Tieto dokumenty obsahujú informácie o uskutočnenej obchodnej transakcii. V niektorých prípadoch sú formuláre primárnych dokumentov hodnotené ako prísne formuláre hlásenia.

Podľa druhu operácií sa prvotná dokumentácia člení na účtovné doklady pre dlhodobý majetok, mzdy, hotovostné operácie, Peniaze atď.

Zaslúži si osobitnú pozornosť. V skutočnosti je tento dokument sotva primárny, pretože nenačrtáva konkrétnu obchodnú transakciu, ktorá je prílohou primárneho dokumentu.

Potreba faktúry vzniká v procese získavania DPH. Zároveň však budete musieť predložiť faktúru alebo úkon.

V rovnakom čase Daňový kód uvádza faktúru v priamej súvislosti s prvotnými dokladmi.

Aké sú ich funkcie

Uznáva sa, že základným účelom primárneho dokumentu je potvrdenie právnu silu uskutočnila obchodnú transakciu.

Zároveň je pre niektorých výkonných umelcov stanovená zodpovednosť za vykonávanie operácií za vykonávané operácie.

Primárny dokument obsahuje všetko potrebné informácie o konkrétnej obchodnej transakcii a skutočnosť, že existuje doklad, potvrdzuje vykonanie akcie.

To znamená, že údaje o všetkých ekonomických činnostiach organizácie sú uložené v primárnych dokumentoch. Primárna dokumentácia sa uchováva na zabezpečenie osobných potrieb podniku, ako aj na poskytovanie riadiacim štruktúram.

Účtovníctvo sa vykonáva na základe primárnych dokladov. Na základe údajov dostupných v dokladoch sa vytvárajú finančné a daňové výkazy.

Súčasný regulačný rámec

Základné pravidlá pre prvotné účtovné doklady sú definované vo federálnom zákone č. 402 zo dňa 6.12.11 „o účtovníctve“.

No hoci sa používanie niektorých jednotných formulárov nepovažuje za povinné, nič nebráni ich používaniu.

O tejto veci rozhoduje vedúci subjektu. ekonomická aktivita... Práve on schvaľuje tlačivá pre prvotné doklady o predložení osoby zodpovednej za vedenie účtovníctva.

Vo formulári sa kód nachádza v pravom hornom rohu. Ak sa obchodná operácia nevypracúva pomocou štandardného formulára, ale pomocou nezávisle vyvinutého formulára, potom sa „kód“ nevyžaduje.

V súlade s odsekom 19 tohto ustanovenia nie je prípustné uvádzanie opráv, blotov a výmazov alebo použitie opravných prostriedkov v bankových dokladoch, pokladničných dokladoch/príkazoch na ťarchu účtu, pripojených potvrdeniach a dokladoch, ktoré ich nahrádzajú.

V prípade zistenia chyby nie je možné prijať bankové a pokladničné doklady na vyhotovenie. Je potrebné ich znovu zostaviť s prihliadnutím na základné požiadavky.

Je dôležité, aby nesprávne vyhotovené alebo poškodené pokladničné doklady nemohli byť zničené. Treba ich prečiarknuť a následne priložiť k pokladničnému hláseniu (registru,) ku dňu ich vystavenia.

Vznikajúce nuansy

V procese zostavovania a spracovania primárnych dokumentov vzniká veľa rôznych nuancií. Medzi hlavné patria tieto:

Čo je to obojstranný dokument

V niektorých prípadoch je pri príprave primárnej dokumentácie povolené použiť obojstranný primárny dokument. Ide o formu univerzálneho prevodného dokladu (UPD).

Video: primárne dokumenty

Formulár UPD je funkčná forma faktúry, ktorá je doplnená o nevyhnutné ukazovatele primárnej dokumentácie.

Stav „1“ na UPD umožňuje týmto dokladom nahradiť nielen faktúru, ale aj úkon či faktúru.

V tomto prípade sa FRT súčasne uplatňuje pri výpočtoch a pri vykazovaní nákladov v procese zdaňovania ziskov. UPD so stavom „2“ nahrádza iba úkon alebo faktúru.

V FRT sa kombinujú prvky faktúry a primárneho dokumentu potvrdzujúceho ukončenie obchodnej operácie. Legislatíva nezakazuje vystavovať faktúry alebo nákladné listy na oboch stranách toho istého papierového média.

Musím dať pečiatku

Pečiatka nepatrí do počtu povinných náležitostí prvotných dokladov. Zmienka o tom nie je obsiahnutá v článku 9, časť 2 federálneho zákona č. 402.

Preto je potrebné dať pečať, ak organizácia používa svoj vlastný vývoj dokumentu, ktorý zabezpečuje prítomnosť pečate.

Zároveň je však nevyhnutné osvedčiť pečaťou tie dokumenty, pre ktoré je prítomnosť pečate stanovená zákonom. Patria sem napríklad faktúry a.

Tiež potreba tesnenia môže byť spôsobená účtovných zásad organizáciou alebo dohodou strán.

Kto je zodpovedný za ich bezpečnosť

Článok 17 federálneho zákona „o účtovníctve“ zaväzuje organizáciu uchovávať primárnu dokumentáciu, účtovné registre a účtovné závierky počas určitého obdobia.

Podľa noriem vládna organizácia pri archivácii nemôže byť táto lehota kratšia ako päť rokov. Počas skladovania je potrebné zabezpečiť ochranu pred neoprávnenými úpravami.

Akékoľvek opravy musia byť odôvodnené a riadne potvrdené. Obsah účtovných registrov a účtovné výkazy je obchodným tajomstvom.

Za jeho zverejnenie sú osoby, ktoré majú prístup k informáciám, zodpovedné v súlade s normami právnych predpisov Ruskej federácie. Primárne účtovné doklady sú spočiatku uložené v uzavretých skriniach pod dohľadom hlavného účtovníka organizácie.

Správne spracované dokumenty sa prenesú do archívu na uloženie. Za ich bezpečnosť je priamo zodpovedný majiteľ podniku.

Prítomnosť primárnych účtovných dokladov je neoddeliteľnou súčasťou činnosti každej organizácie.

Bez nich je bežná existencia podniku prakticky nemožná. Preto je také dôležité poznať a dodržiavať postup zostavovania a spracovania primárnych dokumentov.

Každá spoločnosť by mala používať štandardné formuláre, aby odrážali skutočnosti obchodných transakcií. Uvažujme, aké jednotné formy prvotných účtovných dokladov schvaľuje vláda. ObsahDôležité aspekty Aké formy prvotných účtovných dokladov (zoznam) sa používajú? Aká je ich trvanlivosť?

Problematika evidencie prvotných účtovných dokladov je pre podnikateľské subjekty mimoriadne dôležitá. Doklady vyhotovené v súlade s legislatívou totiž potvrdzujú najmä vynaložené výdavky platiteľa dane na účely výpočtu dane z príjmov a preukazujú aj opodstatnenosť uplatnenia odpočtov DPH. Preto používanie dokumentov, ktorých formy nespĺňajú stanovené požiadavky, môže mať pre podnikateľské subjekty nepriaznivé dôsledky.

1. Vyhotovenie prvotných účtovných dokladov

V súlade s časťou 1 čl. 9 zákona N 402-FZ sa každá skutočnosť hospodárskeho života vyhotovuje ako prvotný účtovný doklad. Upozorňujeme, že pred 1. januárom 2013 v súlade s odsekom 1 čl. 9 federálneho zákona z 21.11.1996 N 129-FZ "o účtovníctve" (ďalej len - zákon N 129-FZ) špecifikovaný dokument zostavuje pre každú obchodnú transakciu. Avšak pojmy " obchodná transakcia„a“ fakt ekonomického života „nie sú totožné.

Skutočnosť ekonomického života je transakcia, udalosť, operácia, ktorá má alebo pravdepodobne bude mať vplyv na finančnú situáciu ekonomický subjekt, finančné výsledky jeho činnosti a (alebo) pohyb finančných prostriedkov (článok 8 článku 3 zákona N 402-FZ). Zákon č. 129-FZ nedefinoval pojem „obchodné transakcie“, ale z ods. 2 čl. 1 tohto zákona vyplývalo, že všetky operácie vykonávané organizáciami v rámci ich činnosti boli ako také uznané.

Pojem „skutočnosť hospodárskeho života“ obsiahnutý v zákone č. 402-FZ je teda širší ako pojem „obchodná transakcia“, ktorý bol použitý v zákone č. 129-FZ. A tu vyvstáva hlavná otázka, ktorá znepokojuje odborníkov: aké skutočnosti ekonomického života môžu byť formalizované primárnymi účtovnými dokladmi, ktoré sú zostavené podľa formulárov nezávisle vyvinutých organizáciou a keď používanie jednotných formulárov zostáva povinné? Koniec koncov, uznesenia Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie, ktoré schválili jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie, neboli zrušené.

2. Vlastné formy prvotných účtovných dokladov

Podľa časti 4 čl. 9 zákona N 402-FZ formy prvotných účtovných dokladov používaných organizáciou (s výnimkou organizácií verejného sektora) musí schváliť vedúci organizácie. Uvedený zákon zároveň nevyžaduje povinnú aplikáciu jednotných formulárov. Pripomeňme, že do 1. januára 2013 bolo možné používať samostatne vypracované formuláre primárnych dokladov iba vtedy, ak požadovaný formulár chýbal v albumoch jednotných formulárov primárnej účtovnej dokumentácie (odsek 2 § 9 zákona N 129-FZ). Podotýkame však, že aj pri zostavovaní prvotných dokladov nie podľa jednotných tlačív si daňovníci mohli na súde obhájiť zákonnosť uznania výdavkov (bližšie pozri Encyklopédia sporných situácií o dani z príjmov).

Pri vytváraní vlastných formulárov primárnych účtovných dokladov môžete použiť jednotné formuláre ako základ pridaním alebo odstránením niektorých detailov. Okrem toho je vhodné použiť GOST R 6.30-2003 "Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie."

Pri vypracovávaní treba mať na pamäti, že prvotný účtovný doklad musí nevyhnutne obsahovať náležitosti uvedené v 2. časti čl. 9 zákona N 402-FZ:

Názov a dátum prípravy dokumentu;

názov ekonomického subjektu, ktorý dokument zostavil;

Hodnota prirodzeného a (alebo) peňažného merania skutočnosti ekonomického života s uvedením meracích jednotiek;

Podpisy, priezviská (s iniciálami), ako aj funkcie osôb, ktoré transakciu dokončili, operácie a osôb zodpovedných za správnosť jej vykonania, prípadne osôb zodpovedných za správnosť udalosti.

Je potrebné mať na pamäti, že zoznam podrobností k jednotlivým prvotným účtovným dokladom je možné rozšíriť o ďalšie predpisov... Napríklad požiadavky na podrobnosti nákladného listu sú obsiahnuté v nariadení Ministerstva dopravy Ruska z 18. septembra 2008 N 152, prijatom podľa časti 1 čl. 6 spolkového zákona z 8.11.2007 N 259-FZ „Charta cestnej dopravy a mestskej pozemnej elektrickej dopravy“.

Ako už bolo uvedené, vedúci organizácie musí schváliť príslušné formy prvotných účtovných dokladov (časť 4 článku 9 zákona N 402-FZ).

Pozor si treba dať aj na to, že prvotný účtovný doklad je možné vyhotoviť v r v elektronickom formáte(časť 5 článku 9 zákona č. 402-FZ). A ako viete, na výmenu elektronických dokumentov je potrebné, aby účastníci elektronická správa dokumentov formáty dokumentov boli kompatibilné. Preto pri vývoji vlastných foriem dokumentov a ich formátov bude ťažké implementovať elektronickú správu dokumentov. Upozorňujeme, že na základe zjednotených formulárov už boli vyvinuté vyhláškou Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 21.3.2012 N ММВ-7-6 / [e-mail chránený] boli schválené odporúčané formáty široko používaných dokumentov: nákladný list (TORG-12) a akceptačný list na prácu (služby). V elektronickej forme je možné tieto doklady odovzdať správcovi dane (na potvrdenie výdavkov na účely výpočtu dane z príjmov a na iné účely na požiadanie kontroly) a protistranám.

3. Jednotné formy prvotných účtovných dokladov

Od 1. januára 2013 nie je v zákone N 402-FZ požiadavka na používanie jednotných tlačív pri vyhotovovaní prvotných účtovných dokladov, ale ich používanie je zaužívané u mnohých podnikateľských subjektov. Okrem toho nezávislý vývoj foriem dokumentov iných ako jednotných vyžaduje čas, špeciálne znalosti a dodatočné náklady na nastavenie softvéru pre nové formuláre a používanie takýchto formulárov môže spôsobiť ťažkosti pri práci v rámci organizácie aj s protistranami.

V zákone N 402-FZ nie je žiadny zákaz používania jednotných tlačív, preto ich možno naďalej uplatňovať schválením takéhoto rozhodnutia v účtovnej politike alebo samostatným príkazom prednostu.

Okrem toho je riskantné opustiť používanie všetkých jednotných foriem.

V Informácii N PZ-10/2012 Ministerstvo financií Ruska poznamenalo, že formy prvotných účtovných dokladov ustanovené r. oprávnených orgánov v súlade s inými federálnymi zákonmi a na ich základe (napríklad tlačivá pokladničných dokladov).

Nariadenie o postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií s bankovkami a mincami Ruskej banky na území Ruská federácia(schválené Bankou Ruska 12.10.2011 N 373-P) sú poskytované tieto jednotné formuláre:

Príjmy a výdavky hotovostné príkazy(formy N KO-1 a KO-2);

-(forma NKO-4);

Kniha účtovníctva peňažných prostriedkov prijatých a vydaných pokladníkom (tlačivo N KO-5);

Zúčtovanie a platba a mzdová agenda (formuláre N T-49 a T-53).

Tieto formuláre sú schválené uzneseniami Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 18.8.1998 N 88, z 1.5.2004 N 1.

Upozorňujeme, že toto nie sú všetky jednotné formuláre, ktoré sú povinné v roku 2013, a to aj napriek slobode vytvárať vlastné formuláre.

Okrem toho, nepoužívanie jednotných foriem dokumentov pri účtovaní práce a jej platbe môže mať pre organizácie nežiaduce dôsledky. Aplikácii týchto formulárov je venovaná ďalšia časť tohto špeciálneho čísla.

Existujú aj ďalšie povinné formy primárnych dokumentov. Požiadavka obsiahnutá v časti 4 čl. 9 zákona N 402-FZ, všeobecný: formulár musí schváliť vedúci hospodárskeho subjektu. Preto, aby sa predišlo nezhodám s regulačnými orgánmi, je lepšie schváliť použitie jednotných formulárov na príkaz vedúceho alebo ho zabezpečiť v účtovnej politike.

4. Vlastnosti používania jednotných primárnych foriemúčtovné doklady pre účtovníctvo a odmeňovanie práce

Osobitnú pozornosť treba venovať problematike používania jednotných formulárov na registráciu podujatí, ktoré sa konajú v teréne Pracovné vzťahy(prijatie zamestnanca, poskytnutie dovolenky a pod.).

Po nadobudnutí účinnosti zákona N 402-FZ, teda od 1. januára 2013, majú mimovládne organizácie podľa Rostruda právo samostatne používať nimi vypracované formy prvotných účtovných dokladov (list zo dňa 14. /2013 N PG / 1487-6-1) ...

Rostrud ako príklad uvádza osobnú kartu zamestnanca (formulár N T-2) a poznamenáva, že prvotný účtovný doklad musí obsahovať všetky povinné náležitosti ustanovené v časti 2 čl. 9 zákona N 402-FZ. Formulár osobnej karty zamestnanca (formulár N T-2), ako aj ďalšie jednotné formy primárnych účtovných dokladov pre účtovníctvo a odmeňovanie práce, boli schválené uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 1.5.2004 N. 1 (ďalej - uznesenie N 1).

Zároveň je potrebné vziať do úvahy, že požiadavky na používanie tohto jednotného formulára na vedenie vojenskej evidencie stanovuje bod 27 Predpisov o vojenskej evidencii (schválených nariadením vlády Ruskej federácie z r. 27. novembra 2006 N 719 v súlade s odsekom 6 článku 8 federálneho zákona z 28.03.1998 N 53-FZ „o brannej povinnosti a vojenskej službe“).

Vzhľadom na otázku vydávania základných dokladov pri vysielaní zamestnanca na pracovnú cestu Ministerstvo práce Ruskej federácie vo svojom liste zo dňa 14.2.2013 N 14-2-291 uviedlo, že príslušné doklady (najmä cestovný doklad) by mali byť vypracované podľa vzorov schválených uznesením N 1.

Ministerstvo financií Ruska v Informácii č. PZ-10/2012 uviedlo, že od 1. januára 2013 zostávajú formy prvotných účtovných dokladov ustanovené oprávnenými orgánmi v súlade s inými federálnymi zákonmi a na základe týchto zákonov naďalej záväzné.

Okrem toho je potrebné uviesť, že požiadavky na prvotné účtovné doklady obsiahnuté v čl. 9 zákona N 402-FZ, možno len čiastočne použiť na dokumenty slúžiace na evidenciu udalostí v oblasti pracovnoprávnych vzťahov. Takže v časti 5 čl. 9 zákona N 402-FZ ustanovuje možnosť vyhotovenia prvotného účtovného dokladu v elektronickej forme. V rovnakom čase Zákonníka práce RF a iné regulačné právne akty obsahujúce pracovné právo túto možnosť nepripúšťajú. Napríklad v ods. 3 ods. 26 Predpisu o špecifikách vysielania zamestnancov na pracovné cesty, schváleného uznesením vlády Ruskej federácie z 13.10.2008 N 749, sa výslovne ustanovuje, že posudok zamestnanca o práci vykonanej na pracovnej ceste sa predkladá zamestnávateľovi písomne. Jednotné formy služobného poverenia, správu o jeho plnení a cestovný doklad obsahuje aj uznesenie č.

Berúc do úvahy vyššie uvedené, možno dospieť k záveru, že vyhotovenie dokumentov pomocou nezávisle vyvinutých formulárov na evidenciu práce a jej zaplatenie môže spôsobiť nároky zo strany kontrolných orgánov, pretože nový formulár nemusia byť zohľadnené (nie plne zohľadnené) požiadavky pracovnoprávnych predpisov na konkrétny dokument.

Napríklad musí obsahovať stĺpce, do ktorých je potrebné zadať informácie o vykonanej práci, preradení na iné trvalé pracovné miesto a prepustení (bod 12 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh, vyhotovovanie formulárov pracovná kniha a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválené nariadením vlády Ruskej federácie zo 4. 16. 2003 N 225). Zároveň tieto informácie nie sú zahrnuté v zozname uvedenom v časti 2 čl. 9 zákona N 402-FZ.

Čo sa týka prípravy podkladov pre vyúčtovanie práce a jej úhradu, v súčasnosti je pre organizácie účelnejšie používať jednotné tlačivá schválené uznesením č.1. A ako už bolo uvedené, používanie týchto jednotných tlačív v súlade s časťou 4 čl. 9 zákona N 402-FZ musí byť schválené buď samostatným príkazom vedúceho organizácie, alebo dodatkom k účtovnej zásade.

"Účtovníctvo", 2010, N 6

Daňové úrady venujú pozornosť nevyužitiu dokumentácie alebo nedostatkom pri ich vyhotovení, čo je často predmetom súdne spory... Sú tieto formuláre povinné?

Zjednotenie foriem prvotnej účtovnej dokumentácie. Daňové úrady majú právo požadovať od daňovníka doklady, ktoré slúžia ako podklad na výpočet a platenie daní vo formulároch ustanovených príslušným federálnym výkonným orgánom.

O akých formulároch hovoríme a sú také dokumenty?

Pojem jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie sa objavuje v zákone o účtovníctve. Zistil, že prvotné účtovné doklady sa prijímajú do účtovníctva, ak sú vyhotovené vo forme, ktorá je obsiahnutá v albumoch jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie.

Dokumenty, ktorých forma nie je uvedená v týchto albumoch, musia obsahovať povinné náležitosti uvedené v čl. 9 tohto zákona. Albumy jednotných formulárov boli schválené Štátnym štatistickým výborom Ruska, ale nie pre všetky sekcie účtovníctva (tabuľka 1). Ako vidíte, albumy nevznikli pre jednotné formuláre na účtovanie nehmotného majetku, materiálu, dlhodobého majetku, práce a jej platenia, práce stavebných mechanizmov, hotovostných operácií, výsledkov inventarizácie.

stôl 1

Zoznam albumov jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie

Pojem „album jednotných foriem“ nepodlieha širokému výkladu a zoznam existujúcich albumov je uvedený v tabuľke. 1 je komplexný.

Nariadením vlády Ruskej federácie z 08.07.1997 N 835 boli funkcie vývoja a schvaľovania albumov jednotných foriem zverené Štátnemu výboru pre štatistiku Ruska, ktorý sa neskôr pretransformoval na Federálna službaštátna štatistika (Rosstat). Ten však nebol vybavený žiadnymi právomocami vo vzťahu k jednotným formám.

Uznanie dekrétov federálnych výkonných orgánov ako normatívnych právnych aktov. Odvolávajme sa na vyhlášku vlády Ruskej federácie z 13.8.1997 N 1009, ktorou sa schválili Pravidlá prípravy normatívnych právnych aktov federálnych výkonných orgánov a ich štátna registrácia(Pravidlá).

Počas obdobia schvaľovania rezolúcií o zjednotených formulároch bol Goskomstat Ruska federálnym výkonným orgánom.

Vyhláška federálneho výkonného orgánu nadobúda štatút NLA, ak ho zaregistruje Ministerstvo spravodlivosti Ruska. Samotná skutočnosť, že bol vydaný v súlade s nariadením vlády Ruskej federácie, zatiaľ neumožňuje klasifikovať ho ako právny predpis. Žiadne z rozhodnutí Štátneho štatistického výboru Ruska, ktoré nás zaujíma, nebolo zaregistrované na Ministerstve spravodlivosti Ruska.

Akty, ktoré nevyžadujú registráciu na Ministerstve spravodlivosti Ruska, nenadobúdajú štatút právnych aktov, neobsahujú právne normy, ktoré sú záväzné pre všetky organizácie. Preto jednotné formuláre schválené uzneseniami Goskomstatu Ruska majú odporúčací charakter.

V tejto súvislosti si zasluhujú pozornosť Listy Ministerstva financií Ruska zo dňa 04.05.2009 N 07-02-10 / 24 a Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 27.07.2009 N 3-2-09 / 147. právomoci vysvetliť používanie foriem prvotných účtovných dokladov. Preto list Ministerstva financií Ruska zo dňa 01.08.2001 N 16-00-14 / 364, ktorý zakazuje odchýlky od „krajinných“ foriem, podľa nášho názoru nie je použiteľný.

Postup pri nadobudnutí účinnosti zákonov a nariadení. Z odsekov 8 a 10 výnosu prezidenta Ruskej federácie z 23. mája 1996 N 763, ktorým sa ustanovuje postup zverejňovania a nadobudnutia účinnosti aktov prezidenta Ruskej federácie, vláda Ruskej federácie federácie a regulačných právnych aktov federálnych výkonných orgánov vyplýva, že NLA federálnych výkonných orgánov, ktoré neprešli štátnou registráciou, ako aj neboli zverejnené v r. zavedený poriadok, nevyplývajú z toho právne následky, keďže nenadobudla platnosť. Nemôžu slúžiť ako základ pre úpravu príslušných právnych vzťahov, uplatňovanie sankcií úradníkov a organizácie za nedodržiavanie pokynov v nich uvedených. Nemožno na ne odkazovať pri riešení sporov. Podobné stanovisko je uvedené v Rozhodnutiach Ústavného súdu Ruskej federácie z 3. 2. 2006 N 58-O a z 2. 11. 2006 N 537-O.

Štátna registrácia NLA predpokladá pridelenie registračného čísla. Preto tie odkazy v daňové spory o rozhodnutiach Goskomstatu Ruska o schválení jednotných formulárov sú nezákonné.

Daňové spory pri uplatňovaní jednotných formulárov. Použitie noriem vyhlášky č. 763 viac ako raz umožnilo spoločnostiam vyhrať daňové spory na arbitrážnych súdoch (tabuľka 2).

tabuľka 2

Aplikácia dekrétu prezidenta Ruskej federácie z 23. mája 1996 N 763 v daňových sporoch

Rozhodcovská prax o uplatňovaní jednotných tlačív sa dnes vyvíja najmä v prospech daňovníkov.

Zjednotené formuláre pre hotovostné transakcie. Podľa bodu 12 Postupu na vykonávanie hotovostných transakcií v Ruskej federácii, schváleného Bankou Ruska zo dňa 22. septembra 1993 N 40 (Postup), sa hotovostné transakcie zostavujú v štandardných medzirezortných formách primárnej účtovnej dokumentácie pre podniky a organizácie. , ktoré sú schválené Goskomstatom Ruska. Postup sa považuje za normatívny právny akt na základe príkazu Ruskej banky zo dňa 1.12.1992 N 02-209. Vyplýva z nej, že výnos Goskomstatu Ruska, ktorým sa schvaľujú štandardné formy primárnej dokumentácie, má medzirezortný charakter. Doložka 13 nariadenia o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii identifikuje štandardné formuláre so zjednotenými.

Ale uznesenie Goskomstatu Ruska z 18.08.1998 N 88 nie je zaregistrované na Ministerstve spravodlivosti Ruska. V dôsledku toho sú Jednotné formuláre pre hotovostné transakcie sú podľa nášho názoru nepovinné.

Sú jednotné formuláre použiteľné pre malé podniky? V bode 5 Štandardných odporúčaní o organizácii účtovníctva pre malé podniky (príkaz N 64n) sa uvádza, že malé podniky môžu používať samostatne vypracované formuláre, ktoré obsahujú povinné náležitosti ustanovené zákonom o účtovníctve. Toto stanovisko podporuje aj definícia Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie z 10. apríla 2008 N 3856/08. Napriek tomu sa neodporúča odvolávať sa na Objednávku č. 64n. prečo?

Po prvé, nie je registrovaná na Ministerstve spravodlivosti Ruska, čo znamená, že nie je NLA. Odkaz na ňu preto možno spochybniť. daňový úrad; po druhé, štandardné odporúčania boli vypracované v súlade s federálnym zákonom zo 14. júna 1995 N 88-FZ, ktorý sa stal neplatným 1. januára 2008 v súvislosti s prijatím federálneho zákona z 24. júla 2007 N 209-FZ.

Najdôležitejšie je, že kritériá pre malé podniky obsiahnuté v starom a novom zákone sa nezhodujú.

Na záver poznamenávame, že účtovníci často podceňujú požiadavku bodu 4 PBU 1/2008 o schvaľovaní foriem prvotných účtovných dokladov v účtovnej politike, ktorá neobsahuje žiadnu zmienku o jednotných formách. Je však nesprávne domnievať sa, že organizácia má právo odmietnuť používať jednotné formuláre. Musíte buď vytvoriť svoje vlastné formuláre, alebo určiť, ktoré atribúty jednotného formulára môžete použiť.

Organizácia nemá vplyv na účtovná politika ich protistrany. A vzhľadom na nezáväznosť jednotných formulárov nemá právo požadovať od protistrán ich dodržiavanie. Môžete sa však postarať o kvalitu dokumentov, ktoré od nich organizácia dostane vo fáze uzatvárania zmluvy. Splnenie dohodnutej podmienky možno od protistrany dosiahnuť súdnou cestou.

E.Yu.Dirkova

NFI Akadémie rozpočtu a financií