Organizácia správy elektronických dokumentov v poisťovni. Vlastnosti výberu elektronického systému správy dokumentov pre poisťovňu Organizácia správy dokumentov v poisťovni

Ivan Nagornov, odborník spoločnostiDIRECTUM-M

Na prekonanie vyššie uvedených ťažkostí moderné systémy elektronická správa dokumentov (ECM-systémy) umožňujú využitie integračných a čiarových mechanizmov. Na tento účel je potrebné správne zorganizovať proces spracovania dokumentov a previesť ich do elektronickej podoby. Tento článok predstavuje materiály založené na skutočných skúsenostiach s DIRECTUM.

Nižšie uvediem príklad organizácie procesu zadávania dokumentov. Všetky dokumenty prijaté od zákazníkov (napríklad CASCO dohoda so súvisiacimi dokumentmi) sú označené čiarovým kódom obsahujúcim jedinečné číslo doklad (ID) a typ tohto dokladu. Niekedy chcú spoločnosti kvôli zjednodušeniu umiestniť čiarový kód na súbor dokumentov, je to tiež možné, ale potom zmizne schopnosť automaticky kontrolovať úplnosť dokumentov a automaticky opraviť skutočné umiestnenie originálnych dokumentov odstránených z papierového archívu. . Dokumenty môžete označiť čiarovým kódom rôzne cesty:

● nalepenie štítku s čiarovým kódom na dokument. IN tento prípad očakáva sa, že štítky budú vytlačené na mieste pomocou tlačiarne štítkov alebo predtlačené (na kotúčoch);

● tlač čiarových kódov priamo na dokumenty pomocou bežnej tlačiarne, ak je na prednej alebo zadnej strane dokumentu voľné miesto;

● tlač samostatného listu s čiarovým kódom;

● počiatočná tlač čiarového kódu spolu s formou dokumentov, ako je napríklad CASCO politika.

Integrácia účtovného systému poisťovne aSystém ECM poskytuje ďalšie výhody. Po označení všetkých dokladov čiarovými kódmi pracovníci poisťovní zapisujú údaje o poistnej zmluve alebo poistnej udalosti do účtovného systému poisťovne rovnakým spôsobom ako doteraz. Ďalej sa časť údajov zadaných zamestnancom automaticky prenáša do úložného systému pre elektronické snímky poistných dokumentov (systém ECM). Vyžaduje si to iba dve ďalšie stlačenia tlačidla: prvé - v systéme účtovania poistenia na spustenie prenosu zadaných údajov, druhé - na snímači čiarových kódov pri ich čítaní z dokumentov (snímač čiarových kódov vyzerá podobne ako snímače čiarových kódov v obchodoch s potravinami). Po vyššie uvedených úkonoch sa v elektronickom archíve poistných dokladov objavia všetky potrebné údaje vrátane jedinečného čísla dokladu zakódovaného do čiarového kódu.

Potom zodpovedný pracovník na skenovacej stanici dokumentov naskenuje dokumenty konvenčným skenerom, ktorý dokumenty uloží do špeciálneho priečinka, z ktorého služba systému ukladania poistnej dokumentácie DIRECTUM prevezme súbory a rozdelí ich na samostatné dokumenty podľa čiarového kódu a pripojí na príslušné karty, ktoré boli automaticky vyplnené z účtovného systému. Doklady zo skenera sa tak bez použitia ručnej práce automaticky dostávajú do elektronického archívu poistnej dokumentácie s vyplnenými údajmi na kartách. Okrem toho je možné automaticky zaznamenať aj čas\dátum skenovania dokumentu a názov oddelenia\skenujúceho zamestnanca.

Ďalej sa naskenovaný dokument dostane do špeciálneho priečinka pracovníkovi zodpovednému za overenie naskenovaných dokumentov. Osoba zodpovedná za overenie skontroluje kvalitu naskenovaných dokumentov a ak nie je vyhovujúca, môže dokument znova poslať späť na skenovaciu stanicu.

Vstup do archívu dokumentov, ktoré boli pôvodne nepapierové, napríklad elektronické fotografie z miesta nehody, je možné vykonať po zadaní všetkých papierových dokumentov aj jediným kliknutím na tlačidlo „fotografie“. Uložia sa ako viacstranový dokument a dajú sa jednoducho porovnať napríklad s fotografiami auta pred poistením.

Vzniká tak archív poistných dokumentov, ktorých dokumenty je možné otvoriť z účtovného systému poistenia kliknutím na tlačidlo (na to možno využiť rôzne integračné mechanizmy, ako sú com-objekty alebo webové služby). Teraz je možné rýchlo nájsť akýkoľvek dokument na klientovi. V prípade potreby môžu zamestnanci dostávať rôzne upomienky, napríklad o skončení platnosti zmlúv alebo o neúplnosti akéhokoľvek balíka dokumentov. Použitie snímača čiarových kódov tiež uľahčuje život archivárovi, ak je potrebné zaevidovať výber a vrátenie originálnych dokumentov do papierového archívu - na to stačí naskenovať čiarový kód vydávaného/vráteného dokumentu a označiť komu sa vydáva a v akom rozsahu.

Keď má spoločnosť pohodlný elektronický archív poistnej dokumentácie, môžete už uvažovať o automatizácii rôznych obchodných procesov, napríklad likvidácie poistných udalostí. V tomto prípade bude proces vyrovnania strát transparentný pre manažérov a zamestnancov, a teda aj klientov, teda bude možné vidieť, kto a v akom štádiu je proces posudzovania žiadosti klienta. Do schvaľovacieho procesu je možné zapojiť aj „stále protistrany“, akými sú nezávislí experti a stanice opráv a údržby, a to tak, že im poskytneme prístup k dokumentom cez webové rozhranie, alebo ich nahraním na špeciálny portál. Je tiež možné viesť register typických škôd za účelom zhromažďovania štatistík a vykonávania kontrolných akcií na základe týchto štatistík atď. Ďalším rozvojom systému môže byť zber nielen dokumentov, ale aj „prípadov“ na analýzu rôznych poistných udalostí.

"Finančné riadenie v poisťovni", 2007, N 4
ELEKTRONICKÝ TOK DOKUMENTOV V POISŤOVNE
Práca akejkoľvek poisťovne je dnes nemožná bez použitia automatizovaných počítačových systémov. Tradičnú papierovú správu dokumentov nahrádza elektronická, keďže tá už nespĺňa požiadavky obchodu a nedokáže zabezpečiť rýchlosť spracovania dát. Tento článok hovorí o výhodách elektronickej správy dokumentov, pracovných algoritmoch pri jej používaní.
Elektronická správa dokumentov pre podnikanie
Téma automatizácie pracovného toku firiem je čoraz populárnejšia. Za posledných niekoľko rokov trh s automatizovanými systémami správy dokumentov neustále rastie. Mnohé spoločnosti, ktoré zavádzajú elektronickú správu dokumentov, očakávajú, že dostanú ďalší počítačový zázrak, ktorý zníži náklady, zvýši transparentnosť a spravovateľnosť a urýchli proces spracovania. Ale vo väčšine prípadov sa zázrak nestane a dokument v v elektronickom formáte stále zostáva dokumentom, ktorý je potrebné pripraviť, upraviť, schváliť, prečítať, vykonať, kontrolovať podľa rovnakých postupov, aké boli vykonané s papierovými dokumentmi. Počet zamestnancov pracujúcich s dokumentmi sa neznižuje a skrátenie času spracovania, ak k tomu skutočne dôjde, je kompenzované časom stráveným konverziou dokumentu do elektronickej podoby. Sú však oblasti podnikania, v ktorých môže mať používanie systémov elektronickej správy dokumentov významný vplyv. V prvom rade sa to týka tých oblastí, kde sú objemy uložených a spracovávaných dokumentov značné a rýchlosť vyhľadávania a prístupu k informáciám môže poskytnúť spoločnostiam konkurenčné výhody.
Poisťovníctvo je oblasť podnikania, v ktorej sa spracúva veľké množstvo dokumentov rôzne druhy: zmluvy, poistky, výpisy, potvrdenia, lekárske potvrdenia, doklady o práve vlastniť majetok, výsledky skúšok a iné dokumenty, ktorých počet druhov pre priemernú poisťovňu presahuje sto. Všetky tieto dokumenty sú formované do spisov, spisy sú zväzky uložené v archívoch, do ktorých sa nahliada v čase vzniku poistnej udalosti, pri zmene podmienok zmluvy, na konci jej platnosti a v iných prípadoch. . Čím väčšia poisťovňa, tým väčšiu rozmanitosť poistných programov ponúka a tým heterogénnejšie archívy dokumentácie má.
Poisťovňa v snahe pokryť čo najviac klientov otvára agentúry v iných regiónoch a mestách, riešia otázky organizácie distribuovaných archívov či problém s transportom dokumentov do centrály. Práca s veľkými objemami dokumentov v poisťovni je súčasťou jej prevádzky, takže riešenie problémov so spracovaním dokumentov môže skutočne zvýšiť efektivitu spoločnosti, rýchlosť a kvalitu služieb zákazníkom.
Budovanie elektronických archívov a automatizácia procesov spracovania dokumentov sa spravidla uskutočňuje na základe špecializovaných systémov, ktoré nesú všeobecný názov „Enterprise Content Management System (ECM)“. Táto trieda systémov zahŕňa priemyselné platformy, ktoré majú množstvo vlastností, od schopnosti ukladať veľké objemy dokumentov v niekoľkých distribuovaných úložiskách umiestnených v rôznych mestách alebo dokonca krajín až po schopnosť modelovať procesy spracovania dokumentov a integrovať ich s e-mailom, webovými stránkami a inými systémami. Používanie takýchto systémov je opodstatnené, pokiaľ ide o veľké objemy informácií, organizáciu spoľahlivého ukladania a poskytovanie rýchleho prístupu k informáciám.
Pomocou elektronického archívu
Ak používate elektronický archív nevhodne, môžete ho zmeniť na dodatočnú záťaž, ktorá si vyžaduje zbytočné náklady na údržbu. Pri správnej aplikácii sa mení na prostriedok na zvýšenie efektivity podnikania. Nižšie je uvedený zoznam niektorých príležitostí, ktoré poisťovňa získa pri použití elektronického archívu:
- všetky dokumenty objednávateľov a zhotoviteľov sú prehľadne naskenované a uložené v elektronickej podobe;
- prístup k dokumentom je možný (v súlade s prístupovými právami) z akejkoľvek vzdialenej agentúry, a to aj cez internet;
- dokumenty sú zoskupené podľa poistných zmlúv, dodávateľov, prípadov poistných udalostí v súlade s potrebami divízií spoločnosti;
- je možné otvárať všetky poistné zmluvy pre klienta, o ktorý je záujem;
- je možné prezerať všetky dokumenty k danej poistnej zmluve vrátane všetkých verzií dokumentov, ak v nich boli vykonané zmeny;
- je možné otvoriť všetky poistné udalosti v rámci poistnej zmluvy, o ktorú je záujem, vrátane všetkých dokladov ku každej poistnej udalosti;
- je možné nájsť doklady o všetkých poistných programoch, ktorých sa klient zúčastnil, bez ohľadu na to, či boli zmluvy uzatvorené so samotným poisteným (individuálne poistenie) alebo so spoločnosťami, v ktorých táto osoba pracovala (poistenie podnikov);
- pri posudzovaní rizika pri upisovaní je možné získať informácie o všetkých poistných zmluvách pod tohto klienta;
- je tu možnosť vidieť všetky oznámenia a listy, ktoré boli klientovi zaslané za celú históriu vedenia poistnej zmluvy;
- pre každú poistnú zmluvu je k dispozícii história všetkých zmien zmluvných podmienok vo forme samostatných verzií dokumentov;
- z prípadu sa môžete presunúť z dôvodu poistnej udalosti do prípadu poistenie, z ktorého máte prístup ku všetkým prípadom poistných udalostí tejto poistnej zmluvy.
Všetky archívne dokumenty sú elektronické obrázky získané z originálnych dokumentov, čo zaručuje presnosť informácií. Dokumenty je možné ukladať v rozpoznanej podobe, čo umožňuje vyhľadávanie nielen jednotlivých detailov dokumentu, ale aj ľubovoľnej kombinácie slov priamo v texte dokumentu. Vyhľadávanie a prístup k dokumentom prebieha v priebehu niekoľkých sekúnd.
Dokumenty môžu do spoločnosti prichádzať z rôznych zdrojov (poisťovne, makléri, kontraktori) v rôznych konfiguráciách (heterogénne, v súboroch pre klienta, v balíkoch podľa typov zmlúv). Niektoré dokumenty môžu prísť v elektronickej forme.
Väčšina dokumentov vzniká v samotnej firme. Pre každý prípad možno použiť jedinečný mechanizmus umiestňovania dokumentov do elektronického archívu. Nižšie sú uvedené niektoré z hlavných spôsobov.
Synchronizácia s poistným systémom spoločnosti
Údaje o poistnej zmluve vkladajú zamestnanci spoločnosti do špecializovaného poistného systému. Na žiadosť užívateľa alebo podľa rozpisu sa poistný systém synchronizuje s elektronickým archívom. Karty poistiek s údajmi získanými z poistného systému sa vytvárajú v elektronickom archíve. Ak už karta poistnej zmluvy existuje a z poistného systému bola prijatá požiadavka na aktualizáciu údajov poistnej zmluvy, v elektronickom archíve sa vytvorí nová verzia dokumentu. Podrobnosti o starých pravidlách sa zachovajú.
Získavanie dokumentov od územných agentúr
Agentúry sú prepojené s centrálou komunikačnými kanálmi. Agentúry inštalujú skenery. Pri prijímaní dokumentov agentúrni zamestnanci dokumenty skenujú. Dokumenty automaticky vstupujú do elektronického archívu a zakladajú sa do kartotéky príslušnej poistnej zmluvy alebo spisu poistná udalosť.
Okamžité umiestnenie dokumentov do archívu ihneď po ich prijatí agentúrami umožňuje špecialistom spoločnosti okamžite začať s ich spracovaním. To prináša výrazné zrýchlenie cyklov vydávania poistiek a rozhodovania o platbách poistenia.
Ručné umiestňovanie dokumentov zamestnancami
Zamestnanci spoločnosti, ktorí majú prístup do archívu s právom dopĺňania, umiestňujú nimi prijaté dokumenty v elektronickej podobe, „ťahajú a púšťajú“ ich z e-mailu alebo z priečinka vo svojom počítači.
Importujte dokumenty z iných systémov
Ak má firma systémy, ktoré automaticky vytvárajú dokumenty pre zákazníkov (oznámenia, informačné listy a pod.), je nastavený postup importu týchto dokumentov do elektronického archívu. Doklady automaticky spadajú do kartotéky príslušnej poistnej zmluvy.
Streamové skenovanie a rozpoznávanie dokumentov
Dokumenty prijaté poisťovňou v súboroch na základe firemných poistných zmlúv, ako sú napríklad bankové potvrdenia o poistení, je možné ukladať do elektronického archívu automaticky pomocou vysokovýkonných streamovacích skenerov. Po naskenovaní sa rozpoznajú detaily a obsah dokumentov a identifikujú sa atribúty. To umožňuje umiestňovať dokumenty do archívu usporiadaným spôsobom podľa klientov a zodpovedajúcich poistných zmlúv.
Nastavenie mechanizmov umiestňovania dokumentov do elektronického archívu umožňuje automaticky vytvárať štruktúru na ukladanie dokumentov v súlade s pravidlami stanovenými v systéme. Vytváranie priečinkov v štruktúre archívu prebieha úplne bez zásahu používateľa.
Podpora pre špecializované pracovné stanice
Práca s dokumentmi si v niektorých prípadoch vyžaduje organizáciu špecializovaných užívateľských pracovných staníc. Najvýraznejšími príkladmi sú práce špecialistov na skríning a upisovanie.
Postup tryskovej detekčnej kontroly, ktorý pozostáva z kontroly údajov prihlášky do poistenia zadanej do systému poistenia s originálnym dokladom, môže byť účinný len vtedy, ak pohodlie overovania údajov v elektronickej forme preváži bežné overovanie papierových dokladov. Použitie špecializovaných 21-palcových monitorov a režimu rozdeleného zobrazenia vám umožňuje organizovať overovací postup s maximálnym pohodlím pre používateľov. Tento režim rozdeľuje obrazovku na dve časti. Jedna časť obsahuje stranu dokumentu plnej veľkosti A4. Druhá časť zobrazuje podrobnosti o dokumente, ktorý si vyžaduje overenie. Všetky údaje na overenie sú na obrazovke monitora zamestnanca.
Špecialisti na upisovanie v tomto režime majú k dispozícii ďalšie možnosti na vyplnenie váhových koeficientov potrebných na posúdenie rizika. Usporiadanie pracovísk špecialistov týmto spôsobom umožňuje opustiť prácu s papierovými dokumentmi a úplne prejsť na prácu s dokumentmi v elektronickej forme.
Ďalšie funkcie systému
podpora obchodných procesov
Pri práci s poistnými zmluvami musia špecialisti sledovať stav poistných zmlúv. Pre postup upisovania môže existovať viac ako tucet takýchto podmienok: kontrola údajov, upisovanie, vyžiadanie dodatočných informácií, lekárske vyšetrenie, nedostatok peňazí, žiadosť o schválenie poistnej sumy, odmietnutie uzavretia poistky, pripravenosť uzavrieť poistku , atď. Stavy politík sú podporované pomocou mechanizmov životného cyklu dokumentu. Nastavenie určitých postupov umožňuje zamestnancom sledovať, ktoré zásady sú v konkrétnom stave a ktoré zásady vyžadujú ďalšie spracovanie. Zamestnanci na svojich pracoviskách sledujú stav dokumentov a pri prechode dokumentov do určitých stavov vykonávajú ďalšie spracovanie dokumentov.
Ďalšou výhodou spracovania dokumentov v elektronickej forme je podpora obchodných procesov systémom. V tomto prípade už stavy dokladov nesledujú zamestnanci, ale systém automaticky prenáša doklad od zamestnanca k zamestnancovi v súlade so zadaným postupom spracovania dokladov. To vám umožní ďalej skrátiť cyklus spracovania dokumentov a zlepšiť také ukazovatele, ako je čas vydania politiky.
Audit, výkazníctvo, kontrola
Dôležitým prvkom spracovania dokumentov je ohlasovacia a kontrolná procedúra. Pohodlné prostriedky prehľady sú nakonfigurované na príjem súhrnných údajov vo forme tabuliek vo formáte Excel. To umožňuje používateľom kopírovať vykázané údaje do súhrnných správ alebo ich použiť na ďalšie výpočty.
Systém podávania správ sa tiež používa na kontrolu:
- dokumenty, ktoré sú v určitých stavoch životného cyklu dlhšie, ako je počet dní stanovený predpismi;
- dokumenty, ku ktorým neexistujú originály;
- dokumenty vložené do systému určitou agentúrou;
- výkonná disciplína pri práci s aplikáciami;
- poistky nedoručené poistencovi a pod.
Prístup na internet
Povinným atribútom podnikových systémov je čoraz viac možnosť prezentovať informácie klientovi cez internet. Táto možnosť umožňuje skrátiť čas prístupu klientov k informáciám a zlepšiť kvalitu poskytovania informácií.
Využitie nástrojov na správu firemného obsahu ako súčasti podnikového informačného systému spoločnosti zjednodušuje umiestňovanie informácií na firemnú webstránku. Môže ísť buď o automatické zverejňovanie informácií o novinkách, ktoré sa prenášajú zákazníkom vo forme oznámení a informačných listov, alebo o organizáciu online prístupu zákazníkov k ich osobným poistným zmluvám. Online prístup umožňuje zákazníkom sledovať stav poistiek a rozhodnutia o platbách poistenia, prenášať požadované informácie zamestnancom spoločnosti, posielať žiadosti o zmenu poistných zmlúv a ďalšie informácie vyžadujúce rýchlu komunikáciu.
Účinky používania
Ak zhrnieme vyššie uvedené, môžeme konštatovať nasledovné efekty používania elektronických archívov v poisťovni:
- optimalizácia práce špecialistov;
- vylúčenie možnosti straty dokladov;
- zrýchlenie cyklu vydávania poistiek;
- zrýchlenie rozhodovacieho cyklu o platbách poistenia;
- zrýchlenie reakcie špecialistov call-centier na požiadavky zákazníkov;
- zvyšovanie miery informačného obsahu a otvorenosti firmy zákazníkom;
- kontrola spracovania a prechodu dokumentov.
Pri analýze efektov využívania elektronických archívov a automatizácie správy dokumentov v poisťovni môžeme s istotou konštatovať, že používanie systémov správy dokumentov v poisťovníctve prináša hmatateľné ekonomické výhody a konkurenčné výhody. Každoročný rast objemu spracovávaných informácií čoskoro urobí prácu bez týchto nástrojov jednoducho nemysliteľnou.
O.M. Pashin
Vedúci
systémové riešenia
"KORUS Consulting"
Podpísané pre tlač
10.12.2007

V IC "Ingosstrakh".

Zákazník

Poisťovňa "Ingosstrakh" bola založená 16. novembra 1947. Dnes je to univerzálny poisťovateľ na federálnej úrovni, jeden z lídrov na domácej úrovni poistný trh. Služby SPAO Ingosstrakh sú dostupné po celom Rusku vďaka širokej regionálnej sieti, ktorá zahŕňa 83 pobočiek. Okrem toho v zahraničí pôsobia spoločnosti s účasťou hlavného mesta Ingosstrachu a zastúpení poisťovne.

Situácia

Vo fáze výberu elektronického systému správy dokumentov pre Ingosstrakh bolo dôležité nájsť nástroj, ktorý umožní spracovať cca 1500 dokumentov denne a zautomatizuje prácu 6000 zamestnancom. Osobitná pozornosť bola venovaná výkonu systému a vysokej rýchlosti jeho prevádzky, ako aj schopnosti vyvíjať EDMS samostatne alebo s pomocou organizácií tretích strán, bez závislosti od dodávateľa. Spoločnosť potrebovala pri svojej práci využívať rôzne elektronické podpisy, preto musel získaný systém disponovať licenciami Federálnej bezpečnostnej služby Ruska na vývoj a distribúciu softvéru chráneného šifrovacími (kryptografickými) prostriedkami. Dodávateľ EDMS mal zároveň zabezpečiť implementáciu systému v krátkom čase.

Riešenie

Špecialisti poisťovne preštudovali systémy dostupné na trhu a vybrali dva, ktoré spĺňali všetky požiadavky. Potom boli zadržaní komparatívna analýza, a bolo rozhodnuté o zavedení systému správy dokumentov a úloh TEZIS. Jednou z dôležitých výhod zvoleného systému bol plne funkčný webový klient, ktorý vám umožní pracovať z akéhokoľvek zariadenia bez ohľadu na to, kde sa nachádzate. tento moment zamestnanec sa nachádza.

Rozšírená verzia systému TEZIS, ktorú zakúpila poisťovňa, má širokú funkcionalitu, ktorá umožňuje riešiť nielen klasické kancelárske úlohy, ale aj upravovať EDMS pre jedinečné procesy organizácie, ako aj integrovať s inými systémami. Inštalácia a konfigurácia EDMS TEZIS na serverovom zariadení poisťovne prebehla na diaľku a v krátkom čase. Potom špecialisti technická podpora Holmont, vývojár EDMS, uskutočnil osobné školenia pre správcov systému a jeho kľúčových používateľov.

Výsledok

Systém správy dokumentov a úloh TEZIS pomohol zautomatizovať prácu s prichádzajúcou a odoslanou korešpondenciou, zjednodušil koordináciu dokumentov a organizáciu stretnutí. V EDS bol zavedený proces prenosu súťažných podkladov, finalizovali sa správy o súdnej korešpondencii a bolo možné využívať elektronický certifikát e-Token pre elektronický podpis.

Vďaka širokým možnostiam integračnej časti TEZIS nastavili špecialisti Ingosstrachu proces automatického pridávania došlej justičnej korešpondencie z EDMS do automatizovaného informačného systému, čo umožnilo sledovať všetky predvolania a oznámenia, procesné a súdne písomnosti prijaté do spoločnosti.

Spoločnosť plánuje systém TEZIS ďalej rozvíjať. Požiadavky na koordináciu objednávok budú implementované do EDMS a upravená bude mobilná verzia. V súčasnosti sa pracuje na integrácii s automatizáciou informačný systém, ktorý vám umožňuje vytvárať manažérske výkazníctvo a používať systém na personálne workflow.

Aktívne využívanie systému v rámci spoločnosti bolo impulzom pre škálovanie TEZIS EDMS. Poisťovňa Ingosstrakh získala licencie na neobmedzený počet pripojení. K októbru 2017 má systém okolo 6 000 registrovaných používateľov a vytvorených vyše 430 000 dokumentov.

Khudomyasova Marina študentka skupiny 302, špecializácia "Poisťovníctvo"

Správa na vedeckej a praktickej konferencii "XXI storočie - storočie informačných technológií"

Stiahnuť ▼:

Náhľad:

štátny rozpočet vzdelávacia inštitúcia stredná odborné vzdelanie Moskovský región "Kolomensky Agrarian College"

ORGANIZÁCIA TOKU ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTOV V POISŤOVNE

Kolomná 2014

Úvod

Poisťovníctvo je oblasť podnikania, v ktorej sa spracúva veľké množstvo dokumentov rôzneho druhu: zmluvy, poistky, žiadosti, osvedčenia, lekárske potvrdenia, dokumenty o práve vlastniť majetok, výsledky skúšok a iné dokumenty, ktorých množstvo u priemernej poisťovne presahuje sto. Všetky tieto dokumenty sú formované do spisov, spisy sú zväzky uložené v archívoch, do ktorých sa nahliada v čase vzniku poistnej udalosti, pri zmene podmienok zmluvy, na konci jej platnosti a v iných prípadoch. . Čím väčšia poisťovňa, tým väčšiu rozmanitosť poistných programov ponúka a tým heterogénnejšie archívy dokumentácie má.

Poisťovňa v snahe pokryť čo najviac klientov otvára agentúry v iných regiónoch a mestách, riešia otázky organizácie distribuovaných archívov či problém s transportom dokumentov do centrály. Práca s veľkými objemami dokumentov v poisťovni je súčasťou jej prevádzky, takže riešenie problémov so spracovaním dokumentov môže skutočne zvýšiť efektivitu spoločnosti, rýchlosť a kvalitu služieb zákazníkom.

Budovanie elektronických archívov a automatizácia procesov spracovania dokumentov sa spravidla uskutočňuje na základe špecializovaných systémov, ktoré nesú všeobecný názov „Enterprise Content Management System (ECM)“. Táto trieda systémov zahŕňa priemyselné platformy, ktoré majú množstvo vlastností, od schopnosti ukladať veľké objemy dokumentov v niekoľkých distribuovaných úložiskách umiestnených v rôznych mestách alebo dokonca krajinách až po možnosť modelovania procesov spracovania dokumentov a ich integrácie s email, webové stránky a iné systémy. Používanie takýchto systémov je opodstatnené, pokiaľ ide o veľké objemy informácií, organizáciu spoľahlivého ukladania a poskytovanie rýchleho prístupu k informáciám.

IN modernom svete Práca akejkoľvek poisťovne nie je možná bez využívania informačných a komunikačných technológií. Tradičnú papierovú správu dokumentov nahrádza elektronická, keďže tá už nespĺňa požiadavky obchodu a nedokáže zabezpečiť rýchlosť spracovania dát. Predložená správa popisuje problém organizácia správy elektronických dokumentov a pracovné algoritmy pri jej používaní.

Relevantnosť tohto problému v V poslednej dobe sa stáva veľmi dôležitým, pretože v podmienkach tvrdej konkurencie je to práve automatizácia pracovného toku, ktorá umožňuje zrýchliť prácu rôznych oddelení poisťovne a umožňuje robiť dôležité operatívne a strategické rozhodnutia.

Účelom správy je identifikovať výhody využívania elektronickej správy dokumentov v poisťovniach.

Hlavným cieľom správy je preštudovať a systematizovať materiály používané poisťovňou "Súhlas" systému elektronickej správy dokumentov.

Hlavná časť

1. Mobilné riešenia pre poisťovacích agentov

Jednou zo strategických iniciatív poisťovní je posilniť maloobchodný predaj prostredníctvom rozvoja siete agentov. Zintenzívnením práce s kanálom agentúrneho predaja sa poisťovne stretávajú s množstvom problémov. Jedným z nich je, že cenový systém v poisťovniach je taký zložitý a mnohostranný, že pre agenta je dosť ťažké s ním pracovať na papieri, a to nezodpovedá povahe jeho práce: predávajúci musí v prvom rade predávať a nehrabať sa s kúskami papiera.

Moderná spoločnosť dosahuje úspech vytváraním nových hodnôt v práci, a to ako s „externým klientom“, tak aj s „interným klientom“, ktorým je agent poisťovateľa. Poisťovne preto vybavujú predajnú sieť „elektronickými asistentmi“, a to nielen prémiovou kalkulačkou, ale aj zariadeniami na výmenu informácií so spoločnosťou. Poskytujú agentovi možnosť na diaľku dokončiť celý postup pri uzavretí poistnej zmluvy: prideliť číslo k poistnej zmluve, preniesť do spoločnosti údaje o poistnom predmete a majiteľovi, osvedčenie o kontrole vozidla, jeho fotografie atď. ako aj rýchlo a presne určiť výšku poistného, ​​promptne nahlásiť počty použitých tlačív poistiek a účteniek a pod. To umožňuje agentovi byť menej „pripútaný“ k kancelárii spoločnosti a dostať sa čo najbližšie k miestu klienta.

Spoločnosť má zasa záujem nielen o zvyšovanie lojality agenta vytváraním atraktívnych podmienok, ale aj o zvyšovanie úrovne informačná bezpečnosť postupy pri uzatváraní poistných zmlúv. Pri vydávaní poistnej zmluvy v ručne napísanej forme existuje určitý cyklus, v ktorom medzi objavením sa poistky u klienta a objavením sa tej istej poistky v účtovnom systéme poisťovateľa existujú značné časové obdobia. Súčasná konkurenčná situácia (konkurencia na úrovni kvality služby) si však vyžaduje, aby služba bola okamžitá a začala pôsobiť hneď, ako je klient poistený. V skutočnosti však v niektorých spoločnostiach proces registrácie novej zmluvy trvá 1,5 až 2 mesiace. Mobilné riešenia pre poisťovacích agentov poskytujú možnosť prenášať informácie o väzňovi online poistná zmluva v spoločná základňaúdaje poisťovne“, a tým eliminovať časový odstup medzi momentom uzavretia poistnej zmluvy agentom a momentom otvorenia možností služby.

Klient obsluhuje Nová technológia, získava značné výhody, ktoré v žiadnom prípade nespočívajú len v zrýchlenej cenovej ponuke a tarifikácii. Na zadávaní čísla poistky do systému sú totiž zapojené všetky servisné útvary (call centrum, služba technickej podpory a pod.) a do zadania čísla pre nich klient neexistuje. To znamená, že programy služieb začnú fungovať až vtedy, keď sa poisťovateľ dozvie o existencii takéhoto klienta. Registrácia zmluvy v systéme prostredníctvom mobilných riešení pre poisťovacích agentov umožňuje vyriešiť tento problém za 1-2 minúty. Čas na kompletnú realizáciu zmluvy pri použití tohto zariadenia bude trvať 6-7 minút pri zmluve CASCO a 4-5 minút pri zmluve OSAGO.

Poisťovateľ okrem úspory času pri získavaní informácií o poistkách predávaných agentom ťaží aj z toho, že pomáha predchádzať poistným podvodom: keď agent dostane poistné na poistku, klient sa domnieva, že je poistený, a poisťovateľ nemá ani poistku, ani poistné, ani nemá žiadne informácie, kým za ním klient nepríde so stratou. Fotografovanie objektu na mobilné zariadenia tiež zvyšuje kontrolu, keďže agent prichádza o možnosť poistiť si už rozbité auto.

Jedným z hlavných problémov je aj ochrana informácií: Osobitná pozornosť sa venuje ochrane osobných údajov zákazníkov, a to ako vo fáze zadávania informácií, tak aj v štádiu ich spracovania.

Mobilná poisťovacia kancelária umožňuje poisťovaciemu agentovi ukladať a rýchlo nájsť informácie o klientovi, udalostiach súvisiacich s jeho obsluhou, udržiavať a uchovávať elektronickú korešpondenciu, nezabúdať na dátumy vypršania zmlúv a ďalšie dôležité udalosti.

V poisťovni CONSENT je automatizácia činností organizovaná pomocou špecializovaného systému správy databázDiasoft a elektronické systémy na správu dokumentov (EDMS).

Poistné zmluvy sa uzatvárajú nielen priamo v kancelárii poisťovne, ale aj v mieste predmetu poistenia, t.j.poisťovací agent pracuje na diaľku. Po jej dosiahnutísúhlas s uzavretím zmluvy, elektronická verzia poistnej zmluvy sa zadá do systému Diasoft pomocou EDMS a zmluva je okamžite zaregistrovaná.

Príklad. Počas mojej praxe kontaktoval spoločnosť Consent poistenec so žiadosťou o poistenie auta Renault-Duster proti rizikám krádeže a poškodenia (KASCO poistenie), ja som za ním spolu s poisťovacím agentom išiel do jeho bydliska. Agent pri svojej práci využíval súpravu Mobile Office, ktorá obsahovala notebook, mobilnú tlačiareň a USB modem na komunikáciu s databázou Diasoft.

Výpočet poistného, ​​vyhotovenie žiadosti a poistnej zmluvyBol som vyrobený v programe 1C: Poistenie. Elektronické verzie dokumenty boli zaslané na centrálu, po registrácii do zmluvného systému dostal poistenec poistku vytlačenú na mobilnej tlačiarni. Obhliadka auta, fotenie a uzatvorenie zmluvy trvalo asi 20 minút.

Výhodou tohto spôsobu uzatvorenia zmluvy je okamžitá registrácia poistnej zmluvy v databáze spoločnosti.

Mimochodom, v programe 1C: Poistenie, provízia sprostredkovateľa poistenia (jeho mzda) sa vypočíta automaticky pri zadávaní poistnej zmluvy do databázy.

1. Elektronická správa dokumentov

vo finančnej a analytickej činnosti spoločnosti

Po nadobudnutí platnosti sa každá zmluva stáva predmetom účtovníctva vrátane účtovníctva. Zahŕňa došlé platby (účtovníctvo), kontroluje plán ich príjmov (oddelenie poistenia), jeho podmienky sú potrebné pre oddelenie likvidácie škôd v prípade poistnej udalosti a pod. Ale tak či onak sa tok dokumentov presúva na finančnú a analytickú úroveň.

Ďalej sú tieto informácie v zovšeobecnenej forme zaujímavé pre vrcholových manažérov spoločnosti pre operatívnu analýzu aktivít z rôznych hľadísk (podľa klientov, podľa regiónov, zodpovedných vedúcich pracovníkov atď.).

Blok je najvyššia úroveň. strategické plánovanie a manažment. Ide o úlohy zostavovania rozpočtu, analýzy činností v kontexte poistných produktov a výpočtu taríf.

Keď sú informácie v databáze nahromadené, začína sa vrcholná úroveň automatizácie spoločnosti. Pre vrcholových manažérov je možné riešiť problémy manažérskeho účtovníctva, analýzy a plánovania. Napríklad pre každú zmluvu sa automaticky vypočítajú ukazovatele ziskovosti (výška prijatého poistného, ​​výška platieb podľa poistných zákonov, sumy prijaté od zaisťovní atď.).

Manažér má možnosť určiť plánovanú ročnú tržbu pre regionálne obchodné oddelenia. Obchodné oddelenia zase na základe týchto údajov vypočítavajú svoje poistné portfólio a získavajú ukazovatele ziskovosti.

Okrem toho sa sleduje plnenie rozpočtu spoločnosti. Tvorí sa v pobočkách a divíziách, ide do ústredia na konsolidáciu a schválenie.

Schválený rozpočet sa vráti jednotkám na vykonanie. Plnenie rozpočtu sleduje tzv. „hotovostná“ metóda v kontexte každej divízie. Skutočnosť odchýlky je sledovaná a môže byť analyzovaná.

1. Automatizácia pracovného toku

pri vysporiadaní strát

Hlavným obchodným procesom poisťovne je likvidácia strát po vzniku poistnej udalosti. Ak si tento proces predstavíme po etapách, napríklad pri realizácii poistenia vozidlo pred poškodením, môžete pochopiť, koľko dokumentov musíte vyplniť, koľko úradov prejsť, aby ste prípad nakoniec uzavreli.

Tento proces predstavujeme vo forme postupnosti etáp:

• Vyplnenie prihlášky pre vznik poistnej udalosti;
• Poskytovanie poistencom všetkých požadované dokumenty potvrdenie vlastníckeho práva poistenca / oprávnenej osoby k predmetu poistenia, ako aj právo na výplatu poistného (kópie pasu vozidla, osvedčenie o evidencii vozidla, kupón technická kontrola, splnomocnenie, zmluva o predaji majetku, kópia poistnej zmluvy, potvrdenia o zaplatení ďalšieho poistného a pod.);
• Postúpenie na interné alebo nezávislé preskúmanie spôsobenej škody;
• Poskytnutie všetkých potrebných dokumentov poistencom potvrdzujúcich skutočnosť, že došlo k udalosti, ktorá viedla k poškodeniu majetku poistenca (potvrdenia dopravnej polície, ministerstva vnútra, ministerstva pre mimoriadne situácie, zdravotníckych zariadení atď.);
• Poskytnutie výsledkov posúdenia škôd;
• Rozhodnutie o platbe poistnú náhradu, alebo o spôsobe úhrady škody poisteného;
• Vyplatenie poistnej náhrady, zaúčtovanie tejto platby alebo vzájomné vyrovnanie s čerpacími stanicami a poskytnutie / účtovanie / dohodnutie odhadov nákladov na reštaurátorské opravy;
• Uzavretie prípadu pre vyrovnanie strát.

Táto postupnosť je podobná aj pri iných druhoch poistenia – napríklad pri životnom poistení: líšia sa len súbory poskytnutých dokumentov a okruh osôb, ktoré kontrolujú proces ich poskytovania a rozhodovania vo veci. Proces vyrovnania strát zvyčajne prebieha postupne.

Počas nej sa prijímajú tieto rozhodnutia:

• o otvorení prípadu na vyrovnanie strát;
• Pri skúmaní poškodenia;
• O absencii štruktúry podvodných akcií;
• O úplnosti poskytnutia dokladov na vysporiadanie straty;
• O kladnom rozhodnutí pri úhrade straty a spôsobe úhrady;
• o zvýšení výšky škody pri zistení skrytého poškodenia (na vozidle) alebo pri zmene nákladov na opravy atď.;
• O uzavretí prípadu.

V každej fáze žiadosti na trase je pre prijatie adekvátneho rozhodnutia potrebné mať prístup ku kompletnému balíku dokumentov o škode, vrátane kópie poistnej zmluvy/poistky, ktorá by mala vstúpiť do Systému ihneď po je podpísaný klientom. Pretože Poisťovne majú často geograficky rozloženú štruktúru, poskytujúcu celý set dokumenty k prípadu v každom štádiu schvaľovania sú mimoriadne dôležité: tým sa eliminuje možnosť podvodu zo strany klienta resp. poisťovací agent a zabezpečiť, aby sa prípad rýchlo riešil.

V poisťovni CONSENT prebieha automatizácia pracovného toku procesu likvidácie škody nasledovne:

Špecialista poisťovne volá klientovi z elektronického poradovníka.

Potom poistenec spolu s pracovníkom poisťovne vyplní prihlášku k poistnej udalosti, špecialista skontroluje predložené doklady z hľadiska údajov a úplnosti.Všetky tieto dokumenty sú naskenované a vložené do databázy, do zložky klienta,po ktorom sa vyhotoví Akceptačný list- odovzdanie dokladov o vyhlásenom podujatí. Ďalej je vydané odporúčanie na obhliadku vozidla a nezávislý odborník vykoná obhliadku vozidla, vypracuje protokol o obhliadke vozidla.

Po dokončení všetkých papierov môžete začať pracovať informačné programy, najmä deklarovaná udalosť musí byť zaregistrovaná v systéme Diasoft.

Po dokončení registrácie žiadosti v Diasofte špecialista poisťovne pristúpi k vyplneniu EDMS z hľadiska tvorby straty.

Po vyplnení EDS sa platobný prípad presunie na štádium skúšobného oddelenia, kde sa rozhoduje o otázke opravy auta alebo vyplatenia poistnej náhrady.

Do vytvoreného platobného prípadupripojené telefónne čísloklient, ktorý dostáva SMS - správy o stave poistnej udalosti.

EDMS vám umožňuje jasne sledovať štádium konkrétneho prípadu vyrovnania straty, vidieť tie, pri ktorých je prechod do ďalšieho stavu oneskorený, a informovať zodpovedných vykonávateľov.

Taktiež sú zostavené štandardné zoznamy dokumentov potrebných na vykonanie procesu likvidácie poistných udalostí. A keďže naskenované kópie dokumentov sú umiestnené priamo v databáze Diasoftu, po predložení žiadosti na posúdenie komisii sú všetky informácie dostupné pre rozhodnutie o vyrovnaní alebo zamietnutí. V súlade s tým vám systém umožní preniesť žiadosť do účtovného oddelenia na platby alebo vygenerovať klientovi oznámenie o odmietnutí. Je tiež možné inicializovať regresnú procedúru.

Záver

Po zvážení systému organizácie elektronickej správy dokumentov v poisťovni Consent môžeme konštatovať, že správa elektronických dokumentov:

1. spĺňa požiadavky moderného poisťovníctva a zabezpečuje rýchlosť spracovania údajov;
2. umožňuje urýchliť prácu rôznych oddelení poisťovne;
3. umožňuje robiť dôležité operatívne a strategické rozhodnutia včas;
4. umožňuje agentovi na diaľku dokončiť celý postup uzatvorenia poistnej zmluvy;
5. prispieva k predchádzaniu poistným podvodom;
6. prispieva k riešeniu problémov manažérskeho účtovníctva, analýzy a plánovania;
7. umožňuje prehľadne sledovať štádium konkrétneho prípadu vyrovnania straty, vidieť tie, pri ktorých je prechod do ďalšieho stavu oneskorený, a informovať zodpovedných exekútorov.

Bibliografia

1. Federálny zákon Ruskej federácie z 27. novembra 1992 N 4015-1 „O organizácii poisťovníctva v r. Ruská federácia(s následnými zmenami a doplnkami).
2. Ermasov S.V., Ermasova N.B. Poistenie: učebnica / S.V.Ermasov, N.B.Ermasova. - M.: Vysoké školstvo, 2008. - 317s.
3. Mikheeva E.V. Informačné technológie v odborná činnosť ekonóm a účtovník: učebnica. príspevok pre študentov. stredné inštitúcie. Prednášal prof. vzdelanie / E.V. Mikheeva, E.Yu. Tarasov. - M .: "Akadémia", 2013. - 240 s.
4. Mikheeva E.V. workshop o informačných technológiách v odborných činnostiach ekonóma a účtovníka: učebnica. príspevok pre študentov. stredné inštitúcie. Prednášal prof. vzdelanie / E.V. Mikheeva, E.Yu. Tarasov. - M .: "Akadémia", 2014. - 352 s.
5. Mikheeva E.V. Informačné technológie v odbornej činnosti: učebnica. príspevok pre študentov. stredné inštitúcie. Prednášal prof. vzdelanie / E.V. Micheev. - M .: "Akadémia", 2013. - 384 s.
6. Poistenie: učebnica / vyd. L.A. Orlanyuk-Malitskaya, S.Yu. Yanova. - M .: Vydavateľstvo Yurayt; ID Yurayt, 2011. - 643s.
7. SC "Súhlas". http: //www.soglasie.ru
8. Elektronický časopis „O poistných podvodoch“http://i-news.narod.ru/criminal.html

Funkcie výberu elektronického systému správy dokumentov pre poisťovňu

Funkcie výberu elektronického systému správy dokumentov pre poisťovňu

Hlavnými črtami práce poisťovní sú:
. Značné množstvo pracovného toku, práca s dokumentmi rôznych typov;
. Potreba splniť finančné záväzky zákazníkom v prípade poistnej udalosti;
. Aktívna súčinnosť so subdodávateľmi na posúdenie strát v prípade poistnej udalosti a prípadné odstránenie jej následkov;
. Vedenie veľkých databáz zákazníkov;
. Dostupnosť geograficky distribuovanej siete pobočiek;
. Cestovný charakter práce agentov;
. Potreba nových nástrojov na podporu poisťovacích služieb.
V súlade s tým by mal elektronický systém správy dokumentov zavedený v poisťovni tieto problémy čo najefektívnejšie vyriešiť. Preto najlepší program pre automatizáciu kancelárskych prác v oblasti poisťovníctva je komplexná platforma ECM, funkčnosť ktoré sú prispôsobené špecifikám odvetvia.
Príkladom takéhoto systému je priemyselná publikácia bb workspace Insurans Service, ktorú navrhli vývojári spoločnosti Double B (Moskva).
Výhody riešenia Insurans Service Industry Solution
. Plná funkčnosť pre spracovanie odlišné typy dokumentácia, veľká knižnica štandardné dokumenty;
. Vstavané moduly rozpočtovania, CRM, HR a riadenia času;
. Implementácia modernej stratégie marketingovej propagácie AIDCAS založenej na práci s klientmi s prihliadnutím na ich potreby;
. Jednoduchá implementácia a rýchly rozvoj zamestnancami;
. Prakticky nulová administratíva;
. Integrácia balíka kancelárske programy MS Office a výkonná účtovná platforma 1C;
. Zabudované nástroje na skenovanie dokumentov na ich následnú registráciu a spracovanie;
. Schopnosť pracovať v rámci vzdialeného prístupu a poštového agenta;
. Rýchle škálovanie založené na licenciách univerzálneho používateľa.
Automatizácia toku dokumentov poisťovne pomocou programu bb workspace Insurans Service tak výrazne znižuje náklady na podnikanie a umožňuje racionálnejšie využívať prácu špecialistov.

Výhody módneho systému pracovného priestoru bb

Základné pravidlá pracovného postupu