Izdavanje odgovornih. Upute za odgovorne osobe

Mnoge tvrtke beskrajno griješe dajući novac svom direktoru ili nekom drugom visokom zaposleniku na njihov račun.

To se čini u pravilu kako se ne bi donirala prevelika sredstva banci ili kako bi se sakrilo izdavanje sredstava za vlastite potrebe vlasniku tvrtke, koji je obično i njegov šef.

Međutim, takva beskrajna odgovornost bremenita je problemima!

Što je beskonačno podnošenje

Ovu operaciju izvode mnogi računovođe. A leži u činjenici da se na kraju radnog dana za šefa tvrtke sastavlja nalog za odljev gotovine na račun iznosa gotovine koji premašuje saldo gotovine ili iznosa novca koji čelnik koji je osnivač tvrtke, jednostavno uzima za svoje potrebe.

Sutradan, na primjer, na početku se "vraća" iz izvješća, a na kraju radnog dana određeni iznos ponovno tereti. I tako svaki dan. To se naziva beskrajno izvještavanje.

Mogu li zbog toga biti kažnjeni?

Prije svega, vrijedi podsjetiti da svojom točkom 1. članka 15. stavka 1. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije kažnjava običnu organizaciju samo za:

za namire u gotovini s drugim organizacijama ili poduzetnicima u iznosima koji premašuju utvrđene Pravilnikom Banke Ruske Federacije br. 3073-U od 07.1013. ograničenje gotovinskog poravnanja - tj. 100 tisuća rubalja (u valuti Ruske Federacije) i iznos ekvivalentan 100 tisuća rubalja ako se izvrše poravnanja strana valuta... Treba imati na umu da se ovo ograničenje odnosi na nagodbe na temelju bilo kojeg ugovora o građanskom pravu sklopljenog između organizacija i (ili) poduzetnika;

za potpuno ili djelomično neprimanje gotovine u blagajni, osim toga, bilo koje, a ne samo prihoda;

zbog kršenja reda besplatnog skladištenja Novac... Prema stavku 7., klauzula 2. Pravilnika o Banci Rusije br. 3210-U od 03.11.2014. besplatna gotovina znači gotovinu koja premašuje ograničenje gotovine koje je postavilo poduzeće i koja se zapravo nalazi u blagajni. A takva sredstva treba čuvati samo na bankovnom računu;

za akumulaciju gotovine na blagajni koja premašuje ograničenje gotovine utvrđeno u poduzeću. Iznimka je gomilanje sredstava u danima kada se isplaćuju plaće, stipendije i druge naknade koje su povezane s fondom plaća (prema metodologiji koja se koristi za popunjavanje obrazaca za statističko promatranje), te kada se isplaćuju sredstva socijalne prirode . Ovih dana, kada stavak 8. odredbe 2. Upute br. 3210-U smije prekoračiti svoj limit na blagajni, oni uključuju i dan podizanja gotovine s bankovnog računa za izvršenje tih plaćanja. Uz to, dozvoljeno je pohraniti novac koji premašuje ograničenje na blagajni neradnim praznicima i vikendima, ali samo ako organizacije i poduzetnici tih dana obavljaju gotovinske transakcije.

Među gore navedenim prekršajima nema odgovornosti za kršenje pravila o izdavanju odgovornih sredstava.

To posebno potvrđuju zaključci doneseni u Rezoluciji od 26. 03. 2014. Sedmog arbitražnog apelacijskog suda Ruske Federacije u slučaju br. A67-5875 / 2013.

Suština pitanja koja se razmatraju u ovoj Rezoluciji bila je u tome što je poduzeće povremeno izdavalo sredstva svom menadžeru koja su prelazila utvrđeni novčani limit. Šef tvrtke nije dostavio izvješće o prethodno primljenim odgovornim sredstvima.

Porezna inspekcija smatrala je da ovo ponašanje potpada pod članak 15.1 Upravnog zakona Ruske Federacije. No, sud je izrazio mišljenje da u postupcima čelnika tvrtke postoje povrede samo u postupku izdavanja gotovine na računu, ali nema povreda, predviđenih u stavku 1. članka 15.1 Zakona o upravnim Prekršaji Ruske Federacije, odn nema razloga vjerovati da je na taj način tvrtka akumulirala novac koji prelazi limit i prekršila postupak čuvanja slobodnih sredstava.

Štoviše, Sud je zaključio da je gotovina besplatna sve dok se ne izda protiv ovlaštene osobe u svrhu aktivnosti tvrtke.

Dakle, nakon izdavanja tih sredstava protiv izvješća, oni gube status „slobodnog“, što znači da upravo ti iznosi ne podliježu obvezi čuvanja na bankovnom računu tvrtke i kazni predviđenoj u klauzuli 1 članka 15.1 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije ne primjenjuje se.

Međutim, prerano je za veselje... Sud je u razmatranom rješenju odbio poreznoj inspekciji samo zato što je imputirao povredu u obliku štednje prekogranična sredstva izdavanjem beskonačnog podračuna i zapravo dokazao da poduzeće nije imalo pravo izdati novac svom upravitelju na njegov račun bez davanja izvještaja o prethodno izdanim iznosima.

Ali postoje odluke u korist poreznog tijela.... Na primjer, Odluka Moskovskog gradskog suda od 14.08.13. U predmetu br. 7-1920 / 2013. I u ovom je slučaju utvrđena beskonačna odgovornost, t.j. šef tvrtke predao je blagajniku odgovorni novac i odmah ga primio veći iznos opet pod izvještajem. Te su operacije formalizirane novčanim dokumentima o primitku i trošku.

Porezno tijelo zaključilo je da tvrtka krši postupak čuvanja slobodnih sredstava. I sud je podržao ovaj zaključak, pozivajući se na činjenicu da:

gotovina dana na račun nije potrošena, uključujući za potrebe navedene u Pravilniku br. 3073-U Banke Rusije;
šef tvrtke nije dostavio unaprijed izvješća iz kojih bi bila vidljiva sama činjenica trošenja sredstava i njihova namjeravana ili neprimjerena upotreba;
sredstva su nakratko "napustila" blagajnu i vratila se u cijelosti.

Na ovaj način, čelnik tvrtke, prema sudu, prilikom registracije prekoračenja novčane bilance, izdane za izvještaj za ekonomske potrebe, ponašao se fiktivno i zapravo se zamijenio kreditna organizacija, zadržavajući kod kuće besplatna sredstva (tj. prekoračena). Kao rezultat toga, tvrtka i njezin direktor kažnjeni su na temelju klauzule 1 članka 15.1 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Zašto poduzetnici nisu kažnjeni za takve prijestupe? Jer im ne dopuštaju: za razliku pravna osoba poduzetnik može za svoje potrebe na kraju dana otpisati svu gotovinu s blagajne do lipe! I ne treba izdavati beskrajni račun. Štoviše, Pravilnik Banke Rusije br. 3073-U čak ne predviđa ograničenje prilikom izdavanja gotovine poduzetniku u osobne svrhe.

Što u ovome vidi porezna uprava?

Čim prilikom provjere redoslijeda ponašanja gotovinske transakcije Porezna inspekcija vidi izdavanje sredstava šefu tvrtke za račun i povrat tog novca za dan ili dva na blagajnu poduzeća, a onda se razmatra - na taj način poduzeće pohranjuje gotov novac .

Porezne vlasti svoje argumente grade na osnovi da:

novac se uopće ne troši, uključujući i za potrebe poduzeća;
unaprijed se ne podnosi izvještaj;
u zahtjevu za primanje sredstava iz blagajne (ako taj zahtjev uopće postoji) naznačena je fiktivna svrha. A sama aplikacija potrebna je samo za formalno poštivanje zahtjeva Pravilnika Banke Ruske Federacije br. 3210-U.

Pa čak i ako se podnese nula izvješća o predujmu, porezno tijelo usredotočit će se na to nema stvarnih izdataka odgovornog novca... Upravo će ta činjenica poslužiti kao glavni dokaz supstitucije radnjama šefa tvrtke obveze poduzeća da višak novca drži na bankovnom računu.

Pogotovo ako se izvješće "izda" nekoliko desetaka ili stotina tisuća rubalja, a taj se iznos s vremena na vrijeme povećava. Kao rezultat toga, odmah je jasno da je čitav postupak povrata i naknadnog izdavanja gotovine prema izvješću fiktivan!

Štoviše, porezno tijelo može dovesti u pitanje stvarnu dostupnost navedenih sredstava... Dapače, vrlo često, kako se ne bi plaćali dodatni porezi na dohodak osnivača, isplata dividende skriva se iza izdavanja beskrajne prijave.

Uz to, tijekom revizije na licu mjesta porezne vlasti mogu ga smatrati prihodom, sa svim nastalim problemima, koji šef tvrtke uopće ne troši. Oni. izračunajte porez na dohodak od ovog iznosa! Štoviše, postoji arbitražna praksa koja stoji sa strane Porezna uprava.

Predstavnici mogu učiniti isto. izvanproračunski fondovi prilikom provođenja provjere - prikupljati premije osiguranja za ove iznose.

Kako možete izbjeći takve probleme? Prije svega, trebate pronaći način za poništavanje već postojećeg beskonačnog pod izvještaja i pronaći način da ga potpuno izbjegnete pomoću potpuno različitih operacija.

Kako možete isplatiti beskrajnu odgovornost

Ne postavljajte ograničenje gotovine

Mala poduzeća, na temelju stavka 10. stavka 2. Direktive Banke Ruske Federacije br. 3210-U, imaju pravo ne postavljati ograničenje gotovine - i držati na svojoj blagajni onoliko novca koliko žele te samostalno odlučuju o potrebi polaganja na tekući račun.

Dosta je za ovo izdajte narudžbu u kojoj biste trebali proglasiti otkazivanje (!) limita(a ne da je "0"). Bez ovog dokumenta, porezno tijelo smatrat će ograničenje nulom, a svaki njegov višak, čak i za 1 kopejku, prepoznat će se kao kršenje, što bi trebalo biti kažnjeno prema članku 15.1. Upravnog zakona Ruske Federacije. I tada možete "griješiti" s beskrajnom odgovornošću, ali svejedno to nemojte zloupotrijebiti!

Poduzetnik također može otkazati ograničenje. No, puno je lakše učiniti drugačije: može u potpunosti poništite saldo gotovine na blagajni uzimajući ga za osobne potrebe... A to nije zabranjeno. Štoviše, ne postoje ograničenja na iznos, ali pod uvjetom da troškovi gotovinski nalog stajat će "za osobne potrebe".

Izvršite ugovor o zajmu bez kamata

Možete, na primjer, sastaviti ugovor o beskamatnom zajmu. Ova je opcija prikladna samo za organizacije... Ova operacija omogućit će zatvaranje duga za odgovorne iznose šefa tvrtke.

Ali tu postoje neke nedostatke:

zaposlenik s beskamatnim zajmom ima materijalnu korist u obliku uštede na kamatama (podstavak 1. stavka 1. članka 212. Poreznog zakona Ruske Federacije). I na to se plaća porez na dohodak od 35%;
Izbjeći materijalne koristi, morat ćete postaviti kamate na zajam. Ali tada će posao imati oporezivi prihod;
štoviše, zajam će samo odgoditi rješenje problema beskonačne odgovornosti - uostalom, zajam će jednog dana ipak trebati otplatiti.

Vrijedno je podsjetiti da se prema Nalogu Banke Ruske Federacije br. 3073-U izdavanje zajmova može izvršiti samo iz sredstava koja su za to povučena s tekućeg računa. Stoga, kako ne bi platili dodatni novac, oni na papiru sastavljaju samo zapise u obliku poravnanja:

D račun 73 "Nagodbe s osobljem u drugim operacijama" podračun "Osigurani zajmovi" Na račun. 71 "Nagodbe s odgovornim osobama"- dug na odgovornim sredstvima pokriven je ugovorom o zajmu sklopljenim s dužnikom.

Zapravo, dug na odgovorni iznos jednostavno mijenja svoj oblik. Ali prvo, potrebno je da poduzeće i sam dužnik priznaju odgovorni iznos kao dug. Da biste to učinili, trebali biste sastaviti akt o pomirenju i potpisati ga.

Uz to, za preboj između obveza bit će potreban pismeni pristanak zaposlenika. Napokon, nije bilo stvarnog primanja zajma, baš kao što nije bilo ni polaganja u blagajnu poduzeća za isplatu duga po drugoj obvezi.

A čim se dug na odgovornim sredstvima zatvori, ne biste se trebali bojati napuhavanja tijeka rada: trebate napraviti još jedan akt mirenja sa zatvorenim dugom na računu 71, koji dužnik mora potpisati. Također, s nastavkom beskonačnog podprijavljivanja, vrijedi pričekati dok se zajam ne zatvori.

Prepoznati dug odgovorne osobe

Postoji još jedna mogućnost nuliranja beskonačnog podračuna: organizacija može prepoznati dug odgovorne osobe i vratiti ga pismenim putem. U tom se slučaju i sama odgovorna osoba mora složiti s tim dugom i sklopiti ugovor s poduzećem o postupnoj otplati tog duga iz svoje plaće.

Štoviše, ovo vam omogućuje da napravite članak 248 Zakon o radu RF. U ovom je slučaju dopušteno čak uspostaviti obročni plan otplate duga ako postoji sporazum između dužnika i organizacije.

Što to radi? Prvo, čini beskrajnu odgovornost sigurnom jer je službeno priznata kao dug. Drugo, taj se iznos postupno vraća poduzeću i ne podliježe nikakvim porezima ili naknadama.

Ali ne vrijedi ponovno izdavati beskrajni račun dok se ne isplati prethodni "dug". Uz to, odgovorna osoba morat će se pomiriti s nekim gubicima iz svoje zarade.

Ili možete učiniti drugačije: oprostite dug i otpišite ga. Ali tada će odgovorna osoba imati oporezivi dohodak za porez na dohodak u iznosu od cijelog beskrajnog podprikaza koji joj se pripisuje. A od sveg ovog iznosa morat će se prikupiti 13% poreza na dohodak (klauzula 1. članka 224. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Uz to, bit će potrebno naplatiti premije osiguranja na iznos duga koji je poduzeće oprostilo (pismo Ministarstva zdravlja i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 17.05.2010., Br. 1212-19).

Uz to, dug organizacije oprošten zaposleniku neće moći:

prepoznati kao beznadno;
i otpiši to kao neoperativni trošak!

Sklopite ugovor o najmu imovine zaposlenika

Možete sastaviti ugovor o zakupu imovine zaposlenika, tako da kasnije "na papiru" ili zapravo novcem isplatite beskrajnu odgovornost. Najam će biti podložan porezu na dohodak od 13%, ali ne i premiji osiguranja. Štoviše, ta će plaćanja ići na troškove poduzeća.

No, potrebno je samo da je imovina bila dostupna, da je prema zakonu prenesena na poduzeće i da ga je on prihvatio za izvanbilančno knjigovodstvo na računu 001 "Zakupljena osnovna sredstva", a iznos zakupa ne bi trebao premašiti trenutno tržište.

Isplate stanarine omogućit će vam postupno zatvaranje beskonačnog podračuna:

D n. 001 - imovina iznajmljena od zaposlenika prihvaćena je za izvanbilančno računovodstvo;

D n. 26 " Opći tekući troškovi"Na račun 73, podračun" Najam imovine zaposlenika "- odraženi mjesečni troškovi najamnine (ako se nekretnina iznajmljuje od čelnika tvrtke),

D n. 97 "Odgođeni troškovi" Na račun 73, podračun "Zakup imovine zaposlenika"- odražava godišnju najamninu. Ovaj iznos tada će se mjesečno otpisivati na troškove u iznosu od 1/12;

D račun 73, podračun "Najam imovine zaposlenika" Na račun. 51 "Računi za namiru", 50 "Blagajna"- ako se izvrše stvarna plaćanja. Ali trebate upamtiti: ako se iznajmljuje nekretnina od zaposlenika, tada je moguće platiti u gotovini prema ovom ugovoru samo ako je povučen s tekućeg računa. Prihodi od gotovine nisu dopušteni!

A onda se od tog novca dug otplaćuje u obračunskim iznosima koji se izrađuju na kreditnoj listiću s natpisom "Otkazivanje duga odgovornim fondovima". A ako se plaćanje zakupa i dug odmah poravnaju prema obračunskim iznosima, zaobilazeći blagajnu i tekući račun, tada se mjesečno vrši sljedeće knjiženje:

D račun 73 podračun "Najam imovine zaposlenika" K račun. 71 "Nagodbe s odgovornim osobama".

U tom slučaju neće biti suvišno povremeno sastaviti i potpisati s dužnikom akt o mirenju na računu 71, koji će odražavati postupno gašenje odgovornog iznosa.

Isplata naknade zaposleniku za automobil

Umjesto iznajmljivanja, možete ugovoriti isplatu naknade zaposleniku za njegov automobil koji on koristi u interesu tvrtke. To će zahtijevati sporazum o naknadi i nalog.

Ova je opcija nuliranja beskonačnog podprikaza nulirana samo ako zaposlenik ima automobil... Tada naknada plaćena u granicama normi neće biti podložna porezu na dohodak (odredba 3. članka 217. Poreznog zakona Ruske Federacije) i premija osiguranja (odredbe "i" dijela 2. odredbe 1. članka 9. Saveznog zakona br. 212-FZ od 24.07.09. "O premijama osiguranja").

Istina, iznos neoporezive granice naknade nije toliko značajan, posebno kada se koriste osobni automobili s motorom do vključno 2000 ccm uključujući mjesečnu naknadu u iznosu od 1200 rubalja (Rezolucija Vlade Ruske Federacije br. 92 od 08.02.02.).

Video - izvještavanje ili kako izvući novac iz svoje tvrtke:

Neka su se pravila promijenila u izdavanju odgovornih sredstava. U članku ćemo detaljno shvatiti kako izdati novac zaposleniku na predaju u 2018. godini.

Razumijevanje podprijavljivanja

Predujam plaćen zaposleniku za izvršenje uredskih zadataka neophodnih za organizaciju, čiji se trošak mora prijaviti, priznaje se kao odgovoran.

Na što potrošiti novac na odgovorne

Troškovi organizacije ne plaćaju se uvijek novčanim sredstvima s tekućeg računa. U nekim će slučajevima možda biti potrebno prijaviti sredstva zaposleniku. Takvi slučajevi uključuju:

Posao organizacije (na primjer, kupnja robe, radova ili usluga);
Službeno putovanje (kada se zaposleniku daju dnevnice, kao i novac za putovanje i smještaj);
Troškovi ugostiteljstva.

Osnova za izdavanje gotovinskog računa iz blagajne jedan je od sljedećih dokumenata:

izjava zaposlenika, koja sadrži ravnateljevu vizu, sadrži iznos izdavanja, kao i razdoblje za koje je dopušteno izdavati;
nalog šefa o izdavanju sredstava je odgovoran.

Da bi organizacija bila navedena kao kupac u dokumentima koji se izdaju knjigovođi prilikom kupnje robe, uz odgovorna sredstva, zaposleniku mora biti izdana i punomoć.

Kome se može dati odgovorni novac

Kako ispravno prijaviti novac

Donedavno, da bi mogao dobiti odgovoran novac, zaposlenik je morao napisati molbu. Ali od 19. kolovoza 2017. to nije potrebno učiniti. Sada čak i oni zaposlenici koji još nisu izvijestili o prethodnom avansu mogu dobiti odgovoran novac. Takve promjene sadržane su u Direktivama Središnje banke br. 4416-U.

Nalog za izdavanje novca na račun

Budući da zaposlenici ne trebaju pisati zahtjeve za izdavanje odgovornih iznosa, oni moraju biti zamijenjeni naredbom (naredbom) čelnika tvrtke.

Postupak izdavanja naloga nije naveden u smjernicama Središnje banke, ali se kaže da nalog treba sadržavati:

Puno ime zaposlenika kojem se izdaju odgovorna sredstva;
Iznos sredstava koji će se izdati zaposleniku;
Pojam za izdavanje sredstava knjigovođi.

Važno! Ako nalog šefa za izdavanje odgovornih sredstava sadrži netočnu formulaciju, IFTS ima pravo to smatrati kršenjem pravila za pohranu gotovine. Zbog toga se tvrtka suočava s administrativnom kaznom u obliku novčane kazne do 50 000 rubalja.

Razmotrite mogućnosti sročenja u nalogu za izdavanje odgovornih iznosa.

Na primjer, takva formulacija „Naređujem u budućnosti izručenje Petrove OP. gotovine do 30.000 rubalja bez izvoda "ili slično" Nalažem da izdam Petrova OP. sredstva bez izvoda dok iznos predujma ne dosegne 30.000 rubalja ”ne sadrži točnu formulaciju, što znači da se može smatrati kršenjem.

Evo primjera formulacije koja će omogućiti izdavanje odgovornih sredstava zaposleniku bez straha od inspekcijskih tijela: „izdati OP. Petrova pod izvještajem od 30.000 rubalja za 5 radnih dana za kupnju dopisnica ".

Nalog može sadržavati i nalog za izdavanje odgovornih sredstava odjednom nekoliko zaposlenika, na primjer prilikom slanja nekoliko zaposlenika na službeno putovanje.

Prilažemo uzorak naloga za izdavanje odgovornih sredstava za nekoliko zaposlenika kada su poslani na službeno putovanje.

Zahtjev za izdavanje novca na račun

Unatoč činjenici da nije potrebno pisati izjave o pravilima za izdavanje odgovornih sredstava, nekim je organizacijama prikladnije raditi s izjavama. U ovom slučaju, prethodni obrazac za prijavu može se donekle pojednostaviti. Na primjer, uklonite klauzulu da je zaposlenik već podnio prethodno izvješće o odgovornim sredstvima koja su mu ranije izdana. Ovaj je zahtjev izgubio snagu, sada je moguće knjigovođi dati novac čak i ako još nije isplatio prethodni primljeni predujam.

Međutim, ako tvrtka želi zadržati takav zahtjev, tada može jednostavno promijeniti tekst. Na primjer, možete odrediti da se novi predujam izdaje samo ako je zaposlenik prijavio stari. Takvo je pravilo potrebno propisati u propisima poduzeća o odgovornim radnicima.

Evo primjera zahtjeva zaposlenika za izdavanje odgovornih sredstava.

Ako uredba o odgovornim radnicima ne sadrži formulaciju da se sredstva za odgovornost izdaju samo na zahtjev zaposlenika ili nakon cjelovitog izvješća o sredstvima primljenim na prethodnom predujmu, tada se moraju unijeti. Ako, uz to, upravitelj želi ograničiti iznos odgovornih sredstava, tada bi Uredba trebala predvidjeti formulaciju prema kojoj veličina jednokratne isplate, ili ukupan iznos dug zaposlenika ne može prijeći određenu granicu.

Novac se knjiži na karticu zaposlenika

Kad organizacija zaposleniku prenese dane o kojima će izvještavati bezgotovinsko plaćanje, tada pisanje izjave ili izdavanje naloga neće biti potrebno. Gornji postupak odnosi se samo na gotovinska plaćanja. No, neće biti suvišno da tvrtka izda jedan od ovih dokumenata. Tako će se zaštititi od nepotrebnih postupaka inspekcijskih vlasti. Uz to, u lokalni akt tvrtke bolje je uključiti uvjet prema kojem organizacija ima pravo prenijeti odgovorni novac na karticu zaposleniku. I u nalog za plaćanje, prema kojem će se sredstva prenijeti na karticu zaposlenika, potrebno je naznačiti da se novac izdaje prema prijavi.

Važno! Odgovorna sredstva mogu se prenijeti na platna kartica zaposlenika ili njegovom osobna karta... Da bi to učinio, zaposlenik mora napisati prijavu s odgovarajućim zahtjevom i naznačiti detalje za prijenos.

Izdavanje odgovornih sredstava

Novac odgovoran direktoru

Ako se sredstva daju direktoru radi odgovornosti, tada se također mora izdati nalog. Nalog također navodi svrhu izdavanja sredstava, iznos izdavanja i razdoblje za koje je potrebno kupiti robu koja je potrebna tvrtki. Istodobno, ne biste trebali pisati izjavu, pa će i sam računovođa to odobriti. Nalog sastavlja upravitelj za sebe. Za narudžbu se izrađuje potrošni materijal u kojem će se direktor potpisati i za sebe i za odgovornu osobu.

Kako knjižiti novac na računu?

Čelnik organizacije postavlja rok nakon kojeg zaposlenik mora knjižiti primljena sredstva. Na primjer, računovođa je dobila predujam za kupnju uredskog materijala za razdoblje od 5 dana. Nakon tog razdoblja, računovođa mora dostaviti izvještaj u roku od 3 dana. Ako se sastavi izvještaj o putnim troškovima, tada se zaposlenik mora prijaviti u roku od 3 dana od datuma povratka s putovanja.

Izdavanje novca na račun iz blagajne- 2017 godina donijela je niz promjena na ovom području gospodarskog djelovanja organizacija. Svrha ovog članka je podsjetiti vas na redoslijed poslovanja vezan za prijavu i reći o inovacijama.

Novac odgovornoj osobi: novosti u 2016.-2017

U srpnju 2016. godine stupile su na snagu izmjene i dopune Upravnog zakona (zakon od 03.07.2016. Br. 316-FZ). Neizravno se ove promjene odnose i na transakcije s odgovornim sredstvima. Konkretno, pristup regulatornih tijela promijenjen je kada su prvi put otkrila kršenja kod pojedinačnih poduzetnika i malih poduzeća (MSP). Sada regulatorna tijela ne bi smjela žuriti s izricanjem novčane kazne krivcu ako se kršenje utvrdi prvi put i ako ne predstavlja ozbiljnu prijetnju životu i zdravlju stanovništva, očuvanju okoliša, kulturna baština, priroda, ne može dovesti do nužde i ne ugrožava sigurnost države.

Prema Zakonu br. 316-FZ i čl. 4.1.1. Upravnog zakona, ako inspektori prvo utvrde kršenje u obavljanju gotovinskih transakcija (a oni su izravno povezani s podneskom), tada se novčana kazna može zamijeniti upozorenjem. Ali to ne oslobađa krivca od uklanjanja kršenja.

U 2017. godini izvršene su 2 ključne promjene na računima kod računovođa:

Otkazana je obavezna prijava odgovorne osobe za izdavanje sredstava. Emisija novca može se provesti na temelju upravna isprava direktor poduzeća ili individualni poduzetnik.

Je li potrebno izraditi nalog za izdavanje pod izvještaja za svakog zaposlenika posebno, vidi.

Moguće je izdati iznose protiv izvještaja čak i ako postoje prethodno neprijavljena odgovorna sredstva (točka 6.3 uputa Središnje banke Ruske Federacije od 11. ožujka 2014. br. 3210-U).

Izmjene su uvedene uputom Središnje banke Ruske Federacije od 19. lipnja 2017. br. 4416-U i stupile su na snagu 19. kolovoza 2017. godine.

Izdani novac za predaju: knjiženje i osnovna pravila

Pravilo 1. Pri registraciji gotovinski dokumenti knjigovođa se dužan voditi odredbama uputa br. 3210-U.

Pravilo 2. Izdavanje novca odgovornoj osobi vrši se na temelju naloga ili drugog administrativnog dokumenta uprave tvrtke ili pismene prijave zaposlenika. U prijavi mora biti naveden iznos koji se izdaje i razdoblje za koje se novac izdaje. Uz to, potrebno je opisati svrhu za koju su potrebna odgovorna sredstva kako bi bilo jasno da su potreba za njima uzrokovane proizvodnim potrebama i povezane s aktivnostima poduzeća (točka 6.3 uputa br. 3210-U ). Istodobno, ako se tijekom dana iznosi izdaju različitim zaposlenicima, tada je dovoljno izdati jednu naredbu rukovodeće osobe s naznakom punog imena i mjesta svih računovođa, iznosa, ciljeva i razdoblja izdavanja. Naredbu mora potpisati šef i sadržavati datum i registarski broj (pismo Centralne banke Ruske Federacije od 06.09.2017. Br. 29-1-1-OE / 2064).

BILJEŠKA! Od 19.08.2017. Aplikacija za izdavanje novca na račun nije obvezni postupak... Dovoljan je poredak glave.

Pravilo 3. Određen je rok za izdavanje odgovornih sredstava lokalni akt poduzeća. No, rok za povrat sredstava zakonska je norma, to je 3 dana (stavak 2., točka 6.3 uputa br. 3210-U). Nakon isteka razdoblja za koje su izdana sredstva, u roku od 3 dana računovođa je dužan prijaviti i / ili vratiti ostatak novca poduzeću.

Pravilo 4. Izdavanje novca na račun iz blagajne sastavlja se sa troškovnikom. Povrat stanja izvještajnih iznosa - kreditni nalozi. Novac na računu može se izdati i njihovim prijenosom na bankovna kartica podnositelj zahtjeva (dopis Ministarstva financija od 25.08.2014. br. 03-11-11 / 42288). Računovođa novac može vratiti i prijenosom sredstava na tekući račun tvrtke. Međutim, mogućnost bezgotovinskih poravnanja trebala bi biti utvrđena u računovodstvenoj politici.

Pročitajte o prijenosu odgovornih iznosa na bankovnu karticu zaposlenika i njihovom povratu.

Pravilo 5. Ne postoji ograničenje iznosa koji se može izdati podizvješću. Stoga tvrtka ima pravo izdati novac odgovornoj osobi u bilo kojem iznosu. Međutim, ako će odgovorna osoba podmiriti u gotovini prema ugovorima u ime svoje tvrtke, tada se mora uzeti u obzir ograničenje namire (100 000 rubalja prema jednom ugovoru).

Pravilo 6. Izdavanje novca odgovornog osobi koja ima dug na obračunate iznose, od 19.08.2017., Nije kršenje zakona.

Iz članka možete saznati koji se maksimalni iznos može prijaviti, kako i kada to učiniti .

Pravilo 7. Od 2014. godine poduzeća i individualni poduzetnici mogu izdavati sredstva za odgovornost prema zaposlenicima, što se podrazumijevaju ne samo zaposlenici koji rade na temelju ugovora o radu na neodređeno vrijeme, već i oni koji su u civilnopravnom odnosu s poduzećem (pismo Centralne banke Ruske Federacije od 02.10.2014 br. 29-1-1-6 / 7859).

Izdato iz blagajne na račun - kako će ovo poslovanje utjecati na računovodstvene račune? Knjiženje će imati sljedeći oblik: Dt 71 Kt 50. Podsjetimo da se analitičko računovodstvo odgovornih iznosa vodi u kontekstu odgovornih osoba. To vam omogućuje brzu provjeru ima li odgovorna osoba nepokrivene dugove za izdana sredstva.

Koji su poslovni troškovi sredstva za izvještavanje?

U kontnom kontu (naredba Ministarstva financija od 31. listopada 2000. br. 94n), u odjeljku koji opisuje račun 71 "Nagodbe s odgovornim osobama", kaže se da ovaj račun transakcije poravnanja sa zaposlenicima poduzeća odražavaju se u iznosima izdanim za administrativne i poslovne i ostale troškove na računu.

Što točno uključuje administrativne i poslovne troškove, navedeno je u pismu Državnog građevinskog odbora Ruske Federacije "O postupku utvrđivanja troškova gradnje i slobodnih (ugovornih) cijena za građevinski proizvodi u uvjetima tržišni odnosi"Dana 29. prosinca 1993. br. 12-349. Unatoč činjenici da se pismo odnosi na cijene u građevinarstvu, u potpunosti otkriva značenje pojma "administrativni troškovi".

U praksi se odgovorni novac najčešće daje za sljedeće potrebe:

poštarina i troškovi komunikacije;
Roba i materijali za administraciju, uključujući pribor;
potrebe predstavljanja;
putni troškovi itd.

Iznad smo dali sljedeće pravilo: u zahtjevu za izdavanje novca za odgovornost ili u odgovarajućem nalogu pročelnika potrebno je naznačiti potrebe za koje se novac izdaje. I premda formalno to nije izravno utvrđeno zakonom, u odredbi 6.3. Uputa br. 3210-U napominje da se novac izdaje "za troškove povezane s provedbom aktivnosti pravne osobe, pojedinačnog poduzetnika". Stoga je bolje naznačiti konkretnu svrhu primanja sredstava u prijavi ili nalogu za izdavanje novca radi odgovornosti.

Ako se odgovornoj osobi za novac izdaje iz blagajne, transakcije mogu izgledati kako slijedi:

Datum rada				Opis operacije
				Novac je izdan odgovornoj osobi za kupnju dopisnica do zaključno 25.8.2017 (ovo je petak)
				Primio je izvještaj unaprijed od prijavitelja
				Računovođa je blagajni vratila saldo neutrošenih sredstava

Izdane putne naknade: tipično ožičenje

Da bi moglo poslati zaposlenike na službena putovanja, poduzeće se mora razvijati. Ovaj ili slični interni dokument ukazuje na sve glavne nijanse koje reguliraju ovaj postupak: kome, kada, u kojim se iznosima izdaje novac za putne troškove i što ti troškovi mogu uključivati.

Prisjetimo se da putni troškovi imaju ograničenje dnevnice utvrđeno 2017. godine u iznosu od:

Za poslovna putovanja u Rusiji - 700 rubalja dnevno.
Prilikom putovanja u inozemstvo - 2.500 rubalja dnevno.

Ako iznos dnevnice premašuje utvrđene granice, na taj se višak podliježu porezu na dohodak i premiji osiguranja (članak 3. članka 217., članak 2. članka 422. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Možete pročitati više o ograničenju dnevnice.

Primjer

Zaposlenik P.P. Ivanov poslan je na službeno putovanje po Ruskoj Federaciji na 6 dana (uzimajući u obzir put naprijed i nazad). 14.02.2017. Ivanov P. P. dobio je novac za službeno putovanje u iznosu od 10.000 rubalja. Odlazak zaposlenika - 14.02.2017., Povratak - 19.01.2017. (Ovo je slobodan dan). 21.02.2017., U ponedjeljak je zaposlenik došao u računovodstvo i dostavio izvješće o službenom putu i unaprijed izvješće. Ivanov P. P. priložio je uz prethodni izvještaj račun za hotel, ček za plaćanje usluga čišćenja odjeće.

Dnevni doplatak u poduzeću za poslovna putovanja po Rusiji iznosi 700 rubalja dnevno. Ivanov P. P. zaposlenik je komercijalnog odjela, službeno putovanje povezano je s njegovim službenim dužnostima i sa sklapanjem sporazuma o prodaji proizvoda tvrtke.

VAŽNO! Unatoč činjenici da je 19. veljače 2016. slobodan dan, ovaj je dan za P. P. Ivanova radni dan, dok je bio na putu, vraćajući se s poslovnog putovanja. Dnevne naknade za ovaj dan također se obračunavaju (klauzula 4. uredbe Vlade Ruske Federacije od 13.10.2008. Br. 749, članak 113. Zakona o radu Ruske Federacije).

Datum rada			Iznos	Opis operacije
14.02.2017				Izdao novac odgovornoj osobi za putne troškove
21. 02.2017				Primili unaprijed izvještaj o korištenju sredstava: - 5.000 rubalja. - kupnja željezničkih karata; - 4 200 rubalja. - dnevnica za 6 dana službenog putovanja; - 300 rubalja. - troškovi čišćenja odjeće - dodatne hotelske usluge (dopuštene propisima poduzeća)
21. 02.2017				Saldo neutrošenih obračunskih iznosa vraćen je na blagajnu poduzeća
28. 02.2017		68NDFL		Porez na dohodak naplaćen je na iznos troškova čišćenja odjeće, budući da ukupna dnevnica, uzimajući u obzir te troškove, premašuje utvrđenu granicuza službena putovanjapreko RF-a
01. 03.2017	68NDFL			Porez na dohodak prebačen u proračun
28.02.2017				Procijenjeni su doprinosi za OPS, obvezno zdravstveno osiguranje, VNiM za iznos troškova čišćenja odjeće, budući da ukupna dnevnica, uzimajući u obzir te troškove, premašuje utvrđenu granicu za službena putovanja
01.03.2017				Navedene premije osiguranja u proračun

Zaposlenik se nije prijavio na vrijeme pod izvještaju: što učiniti

Postoje slučajevi kada se odgovorna osoba ne javi na vrijeme. U ovom slučaju, računovođa mora znati što treba učiniti. Postoji nekoliko mogućnosti djelovanja:

Zadržite dug s plaće zaposlenika ako on pristane.
Da mu oprosti dug odlukom uprave.
Ako se odgovorna osoba usprotivi zadržavanju duga iz plaće, tada se to pitanje rješava samo putem suda.

Ako odgovorna osoba računovodstvu ne podnese prethodno izvješće i ne vrati sredstva primljena na račun, upravitelj će u roku od mjesec dana nakon zadnjeg dana za podnošenje prethodnog izvještaja (članak 137. Zakona o radu ruskog Federacija), mora odlučiti zadržati novac od plaće zaposlenika. Da biste to učinili, potrebno je pripremiti nalog za zadržavanje, potpisati ga s direktorom i obavijestiti zaposlenika dužnika (dobiti njegov potpis na nalogu i odrediti datum upoznavanja).

Ako je direktor odlučio oprostiti dug zaposleniku, tada je nakon donošenja takve odluke, formalizirane naredbom, potrebno obračunati premije osiguranja i porez na dohodak za iznos odgovornog duga i prenijeti ih u proračun. U tom će slučaju datum stvaranja dohotka zaposlenika biti datum njegovog potpisa pod dokumentom u kojem je obaviješten da mu je dug oprošten (klauzula 2. članka 415. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Porez na dohodak možete zadržati pri prvoj uplati zaposleniku, koja je uslijedila nakon donošenja odluke i obavijesti zaposlenika (članak 6. članka 226. Poreznog zakona Ruske Federacije).

U slučajevima kada je nemoguće zadržati porez na dohodak (na primjer, zaposlenik je dao otkaz), potrebno je izdati potvrdu o porezu na dohodak s 2 osobe sa znakom "2". Mora se predati poreznom uredu najkasnije do 1. ožujka godine koja slijedi onu u kojoj je zaposlenik primao dohodak (članak 5. članka 226. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Ishodi

Ispitali smo postupak izdavanja odgovornih iznosa, kao i način izdavanja poslovne transakcije "izdane iz blagajne". Još jednom vam skrećemo pažnju da od 2017. godine aplikacija za izdavanje sredstava po izvješću nije potrebna, a moguće je izdati nove iznose, čak i ako zaposlenik nije prijavio prethodno prijavu.

Pogreške poslovnih subjekata prilikom nagodbe s odgovornim osobama mogu se uvjetno podijeliti u dvije glavne skupine: kršenje dokumentacije nagodbi s odgovornim osobama; nepoštivanje zahtjeva regulatornih akata kojima se uređuje postupak vođenja računovodstvenih evidencija obračuna s odgovornim osobama. U ovoj publikaciji N.V. Fimina, pravnik, porezni stručnjak, smatra tipične pogreške u svakoj od imenovanih skupina. Metodisti "1C" daju primjere odražavanja nagodbi s odgovornim osobama u programu "1C: Računovodstvo 8" (revizija 3.0).

Dalje - Uredba br. 373-P

Ne izdavanje zahtjeva za izdavanje odgovornih iznosa

Novce na račun moguće je izdati samo na temelju prijave zaposlenika upućene upravitelju. Njime se utvrđuje određeno razdoblje za koje su sredstva izdana (klauzula 4.4. Uredbe Centralne banke Ruske Federacije od 12.10.2011. Br. 373-P, u daljnjem tekstu - Uredba br. 373-P). Upravitelj može odrediti rok i u obliku određenog razdoblja (na primjer, 14 radnih dana) i u obliku određenog datuma (na primjer, do 9. lipnja).

Zakonodavstvo ne predviđa nikakve iznimke za situaciju kada je odgovorna osoba šef organizacije.

Međutim, nije sasvim logično da glava napiše izjavu u svoje ime. U ovoj su situaciji dvije mogućnosti dizajna.

1. Prijava mora nužno sadržavati vlastiti rukopisni zapis upravitelja o iznosu gotovine i razdoblju za koje je izdana, potpis upravitelja i datum. Ako upravitelj uzima novac na račun, može napisati nalog (dopis) o njihovom izdavanju, naznačujući u njemu iznos, razdoblje za koje se novac uzima, datum i stavljajući svoj potpis.

2. Možete ostaviti kao naziv dokumenta "prijavu".

Izraz "Tražim za izdavanje" može se zamijeniti izrazom "Potrebno je izdati". A u zaglavlju, umjesto "direktor ...", jednostavno navedite naziv organizacije (na primjer: U OOO Baza).

Budući da zakonodavstvo Ruske Federacije izravno kaže da je upravitelj taj koji lijepi vizu na zahtjev za izdavanje odgovornih iznosa, relevantno je pitanje kako to ovlaštenje prenijeti na drugog zaposlenika. Takva se potreba može pojaviti, na primjer, za vrijeme odmora ili bolesti menadžera.

Postoje dva gledišta na ovaj rezultat.

Prva je da se ovlaštenje za odobravanje zahtjeva za izdavanje odgovornih iznosa mora delegirati punomoći. Činjenica je da samo šef organizacije ima pravo zastupati njene interese bez punomoći. Izdavanje odgovornih iznosa povezano je s donošenjem upravljačke odluke o trošenju sredstava pravne osobe. Bez odgovarajućeg ovlaštenja, drugi zaposlenici nemaju pravo donijeti ovu odluku.

Drugo je stajalište sljedeće: punomoć nije potrebna za prijenos ovlasti, dovoljno je izdati nalog u bilo kojem obliku. To se objašnjava na sljedeći način.

Potpisivanje zahtjeva za izdavanje odgovornih iznosa nije transakcija: ova akcija nije usmjerena na uspostavljanje, promjenu ili ukidanje građanskih prava i obveza. Stoga punomoć nije potrebna.

Prema našem mišljenju, prvo je gledište opravdanije i bolje je izdati punomoć. U poslovnoj praksi punomoći se sastavljaju ne samo za stvarno zaključivanje transakcija, već i za provedbu ostalih "predstavničkih" funkcija. Na primjer: punomoć je potrebna za zaposlenika koji podiže dokumente o vlasništvu organizacije nad nekretninama, ako taj zaposlenik nije čelnik pravne osobe.

Neprikladno izdavanje odgovornih iznosa

Ako se odgovorna osoba nije prijavila za iznos koji joj je dan, tada joj se ne može izdati nova uplata.

Na primjer, u obliku prethodnog izvještaja br. AO-1 (odobrenog rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije od 01.08.01. Br. 55), nalazi se stupac za saldo ili prekomjerno trošenje iznosa koji je prethodno primio zaposlenik predujma. Ali to ne znači da zaposlenik ima pravo prijaviti nekoliko odgovornih iznosa jednom.

Zaposlenik ima pravo uzeti novac na račun tek nakon što je u potpunosti vratio dug po prethodno primljenom predujmu.

Ovo se pravilo odnosi i na organizacije sa samo jednim članom osoblja - menadžerom. Za kršenje ove odredbe moguća je odgovornost prema članku 15.1. Upravnog zakona Ruske Federacije. Činjenica je da izostanak unaprijed izvještaja u tvrtki koji potvrđuju trošenje prethodno izdanih sredstava i izdavanje sljedećeg odgovornog iznosa zaposleniku, ako ima dug, dovodi do kršenja zakona. U skladu s odredbom članka 15.1 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije zbog nepoštivanja postupka za rad s unovčiti i postupak za obavljanje gotovinskih transakcija, zakonodavstvo predviđa novčanu kaznu:

od 4.000 do 5.000 rubalja. - za službenici organizacija (na primjer, vođa);
od 40.000 do 50.000 rubalja. - za organizaciju.

U arbitražnoj praksi postoje presedani privođenja odgovornosti u ovoj situaciji (vidi, na primjer, odluku Arbitražnog suda regije Rostov od 11. siječnja 2013. br. A53-33625 / 2012).

Nepoštivanje ograničenja gotovinskog poravnanja

Postojeće zakonodavstvo Ruske Federacije predviđa ograničiti veličinu plaćanja u gotovini prema jednom sporazumu - 100 000 rubalja. (Klauzula 1. Pravilnika Banke Rusije br. 1843-U od 20. lipnja 2007.).

Ovo se ograničenje odnosi na gotovinska plaćanja: između organizacija; između organizacije i individualnog poduzetnika; između pojedinih poduzetnika.

Praktičari često postavljaju pitanje kako se ovo pravilo odnosi na izdavanje gotovine odgovornim osobama - zaposlenicima koji nisu prijavljeni kao individualni poduzetnici i ne djeluju u gospodarskom prometu kao neovisni sudionici.

Uzmite u obzir sljedeće. Ako zaposlenik koristi odgovorne iznose za namire prema ugovorima koje zaključuje u ime organizacije (poduzetnika) po punomoći (ili prema već sklopljenim ugovorima), mora se poštivati ograničenje gotovinskog poravnanja. To proizlazi iz pisma Banke Rusije od 04.12.2007. Br. 190-T.

Kada kupuje robu (radove, usluge) preko zastupnika, stvarni obveznik nije građanin koji vrši plaćanja, već glavnica u odnosima s predstavnikom (poslodavcem). U skladu s člankom 182. Građanskog zakonika Ruske Federacije, transakcija koju je izvršio predstavnik izravno stvara, mijenja se i ukida građanska prava i dužnosti zastupane osobe.

Istodobno, morate razumjeti da nagodbe u kojima sudjeluju odgovorne osobe uključuju dvije različite operacije:

izdavanje novca odgovornoj osobi;
trošenje tih sredstava od strane odgovorne osobe.

Bilo koji iznos može se dati zaposleniku na račun izvještaja, uključujući više od 100 000 rubalja, ako drugačije nije navedeno u lokalnom dokumentu poslodavca.

No, za nagodbe s kolegama preko odgovorne osobe ograničenje je 100 000 rubalja. prema jednom ugovoru potrebno je koristiti.

Treba imati na umu da prema pismu Banke Rusije od 4. prosinca 2007. br. 190-T, zakon ne utvrđuje vremenska ograničenja za gotovinsko plaćanje (na primjer, jedan radni dan), ali sadrži ograničenje iznosa (100 tisuća rubalja) u okviru jednog ugovora. Odnosno, ovaj se zahtjev ne može zaobići jednostavnim dijeljenjem ukupne uplate u nekoliko jednokratnih plaćanja izvršenih u različite dane.

Stvarno je pitanje je li potrebno poštivati ograničenje gotovinskog poravnanja ako poravnanja preko odgovornih osoba obavlja poslodavac koji nije pravna osoba niti individualni poduzetnik (IE). Na primjer: javni bilježnik.

Javni bilježnik nije individualni poduzetnik.

Javnobilježnička djelatnost posebna je pravna djelatnost koja se obavlja u ime države, nije poduzeće i ne teži ostvarivanju dobiti. Ovu odredbu potvrđuje i stav Ustavnog suda Ruske Federacije, izložen u rezoluciji od 19. svibnja 1998. br. 15-P.

U poreznim pravnim odnosima javni bilježnici koji se bave privatnom praksom izjednačeni su s poduzetnicima (članak 11. Poreznog zakona Ruske Federacije). U ostalom, pravni status privatnih javnih bilježnika nije identičan pravnom statusu individualnih poduzetnika kao pojedinaca koji obavljaju poduzetničke aktivnosti bez formiranja pravne osobe od trenutka državna registracija kao individualni poduzetnik.

Stoga se za potrebe primjene ograničenja kod namirenja putem odgovorne osobe javni bilježnik ne može izjednačiti s pojedincem koji obavlja poduzetničku djelatnost bez formiranja pravne osobe.

Nepoznavanje pravila za poravnanja korištenjem bankovnih kartica

Postoje dva načina za izdavanje izvještajnih iznosa:

u gotovini putem blagajne;
na bankovnu karticu.

Prva metoda je češća. Sredstva za izdavanje izvještaja mogu se dobiti od tekućih bankovni račun... Osim toga, možete izdati odgovorni iznos od prihoda primljenih na blagajni organizacije od prodaje robe (obavljanje posla, pružanje usluga).

Drugi način izdavanja novca protiv izvještaja najčešće je povezan s prijenosom korporativne bankovne kartice na zaposlenika. Takva se kartica može koristiti za plaćanje putnih i zabavnih troškova, kao i za druge poslovne transakcije.

Zapravo dokumentiranje prijenos kartice zaposleniku nije reguliran zakonom. Bolje je odobriti ovaj postupak u internim dokumentima poslodavca. U ovom slučaju moraju se riješiti sljedeća pitanja:

u kojem će se dokumentu evidentirati izdavanje i vraćanje kartice (najčešće poslodavac vodi dnevnik izdavanja korporativnih kartica);
mora li zaposlenik napisati zahtjev za izdavanje kartice, a menadžer mora izdati odgovarajući nalog;
kako osigurati zaštitu podataka o PIN kodu (te podatke možete, na primjer, izjednačiti sa službenom tajnom);
kakav je postupak gubitka kartice od strane zaposlenika (bolje je predvidjeti obvezu imatelja da odmah prijavi gubitak kartice banci da blokira transakcije na njoj).

Prijenos kartice sam po sebi nije ekvivalentan izdavanju odgovornih iznosa. Iznosi terećenja računa 71 odražavaju se u korespondenciji s gotovinskim računima u trenutku kada odgovorna osoba koristi karticu, odnosno povlači sredstva s kartice ili s njom plaća troškove (vidi tablicu 1).

Tablica 1. Shema računovodstva za izdavanje obračunskih iznosa pomoću korporativne kartice.

P / p br.	Računovodstvena radnja	Komentar
	Knjiženje terećenja 71 Kredit 55	Bez obzira je li zaposlenik platio karticom ili podigao gotovinu putem bankomata, tereteći novac s njega račun kartice odražava se ovim ožičenjem. To jest, dok organizacija ne primi primarne dokumente koji potvrđuju trošak, sredstva koja se terete s računa pravne osobe kao rezultat transakcija od strane vlasnika korporativne kartice, kao i u slučaju podizanja gotovine, smatraju se izdatima protiv zaposlenik. Koliko i kada je zaposlenik podigao s kartice možete saznati iz bankovnog izvoda.
	Iznosi s računa 71 "Nagodbe s odgovornim osobama" otpisuju se na teret računa: (ili) 26 "Opći poslovni rashodi"; (ili) 60 "Nagodbe s dobavljačima ili izvođačima"; (ili) 91 "Ostali prihodi i rashodi" itd.	Ovo knjiženje mora se obaviti kad zaposlenik podnese izvještaj o troškovima, priloži prateću dokumentaciju i izvještaj odobri upravitelj.
	U poreznom računovodstvu troškovi plaćeni karticom također se knjiže na uobičajeni način. Zaposlenik može podnijeti izvještaj o objedinjeni oblik N AO-1. Iznos koji je kartica primila odražava se u retku "Primljena predujam".	U unaprijed izvješću bolje je naznačiti da je novac primljen s računa pomoću bankovne kartice i navesti broj izdane kartice zaposleniku.

Po korporativna kartica odgovorna osoba podiže novac s posebnog računa kartice. Važno je napomenuti da ne morate obavještavati porezno tijelo o otvaranju poslovne kartice. Organizacija je dužna obavijestiti u pisanom obliku Porezni ured o svim bankovnim računima koje je ona otvorila. To proizlazi iz podstavka 1. stavka 2. članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije. Međutim, sama korporativna kartica nije zasebna vrsta bankovnog računa. A ako nije izdano u vezi s otvaranjem novog posebnog računa kartice, obveza podnošenja Porezni ured nijedna obavijest se ne podiže.

Druga je značajka da prilikom plaćanja robe (radova, usluga) pomoću korporativne kartice nema potrebe poštivati ograničenje namire (100 000 rubalja prema jednom ugovoru).

Kao što je gore spomenuto, ovo se ograničenje odnosi samo na gotovinska plaćanja.

To potvrđuju norme stavka 1. uputa Središnje banke Ruske Federacije od 20.06.2007. Br. 1843-U.

Sljedeća je situacija prilično česta. Upravi tvrtke izdane su osobne korporativne kartice.

Istodobno, stručnjaci koji se bave praktikom mogu imati pitanje: može li drugi zaposlenik, podređeni ovog menadžera ili bilo tko drugi, koristiti ovu korporativnu karticu na poslovnim putovanjima, uključujući ona strana, ili platiti robu (posao, usluge). Drugim riječima, je li moguće koristiti personaliziranu korporativnu karticu za izdavanje iznosa za prijavljivanje drugim osobama.

Nažalost, nema službenih objašnjenja regulatornih agencija po ovom pitanju. Ne postoji ni praksa saveznog suda.

Suština problema je sljedeća. Korporativna kartica nije vlasništvo menadžera. Međutim, prema poreznim vlastima, ako je kartica personalizirana, samo upravitelj može upravljati sredstvima. Sudovi često ne podržavaju ovaj pristup.

Kao primjer dat ćemo Odluku Arbitražnog suda teritorija Altaja od 04.10.2012. Br. A03-6142 / 2012. Organizacija je uspjela obraniti svoje pravo na izdavanje odgovornih iznosa putem personalizirane korporativne kartice koristeći sljedeće argumente:

bankovna kartica jedan je od oblika izdavanja sredstava na račun zaposlenika poduzeća, pa se stoga radnje za podizanje i upotrebu gotovine u gotovini ne mogu smatrati kršenjem postupka za rad s gotovinom, predviđenim u članak 15.1 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije;
računovodstvena politika organizacija osigurava izdavanje sredstava na račun materijalno odgovornih osoba na dva načina: bezgotovinsko plaćanje korporativnim bankarskim karticama i gotovina primanjem sredstava iz blagajne;
sredstva zadužena s računa pravne osobe (korporativna bankovna kartica) kao rezultat transakcija (plaćanje putem terminala, podizanje sredstava s bankomata) pomoću bankovne kartice smatraju se izdatima izravno vlasniku kartice;
novac na poslovnoj kartici ne pripada zaposleniku, već organizaciji. Zaposlenik kojem je izdana kartica dobiva priliku da upravlja novcem na bankovnom računu organizacije. No, imatelj kartice može obavljati transakcije samo unutar ograničenja navedenog u ugovoru s bankom. Izvješće o ciljanom trošenju sredstava na bankovnoj kartici poduzeća nositelj podnosi direktoru organizacije najkasnije u roku od tri radna dana od datuma plaćanja na karticu.

U ovom odjeljku vrijedi razmotriti još jedno zanimljivo pitanje vezano uz izdavanje obračunskih iznosa na bezgotovinski način: je li moguće prenijeti odgovorne iznose na platnu karticu zaposlenika?

Odmah napominjemo da nije utvrđena odgovornost za prijenos odgovornog novca na istu bankovnu karticu na koju se prenosi njegova plaća. Te se radnje ne odnose na broj kršenja gotovine (članak 15.1 ZKP-a Ruske Federacije).

Po ovom pitanju postoji dobra arbitražna praksa.

Ovaj postupak nije u suprotnosti sa zakonodavstvom, ali postoje iznimke - aktivnosti platnih agenata.

Aktivnost prihvata od strane agenta za plaćanja iz sredstava platitelja usmjerenih na izvršenje novčane obveze prirodna osoba dobavljaču za plaćanje radova, usluga, kao i poslati državnim tijelima, lokalnim vlastima i proračunske institucije pod njihovom nadležnošću, u okviru izvršavanja njihovih funkcija, utvrđena zakonom RF, reguliran je Saveznim zakonom od 03.06.2009. Br. 103-FZ (u daljnjem tekstu - zakon br. 103-FZ).

Agent za plaćanja obvezan je predati gotovinu primljenu prilikom prihvaćanja plaćanja kreditnoj instituciji za potpuno kreditiranje na njegov poseban bankovni račun (klauzula 15. članka 4. Zakona br. 103-FZ). Istodobno, koristite emisiju novca prema izvješću na kraju smjene kako biste izbjegli odgovornost prema čl. 15.1 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije nije dopušteno. To potvrđuje, na primjer, odluka Arbitražnog suda Saratovske regije od 11.12.2012. U predmetu br. A57-18746 / 2012.

Na temelju spisa predmeta, prihod od terminala za plaćanje u vezi s potvrdom male količine sredstva je privremeno izdao agent za plaćanja radi podnošenja (radi akumulacije). I iznos formiran više od 20.000 rubalja. agent za plaćanja odmah je predao banci radi dopunjavanja posebnog računa. Organizacija je vjerovala da u njezinim postupcima nije postojalo krivično djelo. Sud se nije složio s takvim pristupom.

Objektivna strana upravni prijestup, predviđen člankom 15.1 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, predstavlja kršenje obveza isporuke kreditnoj instituciji primljenih od platitelja prilikom prihvaćanja gotovinskih uplata za potpuno knjiženje na poseban bankovni račun (račune). Dužnost agenta za plaćanja utvrđena stavkom 15. članka 4. Zakona br. 103-FZ ne ovisi o visini plaćanja ili načinu primanja gotovine - putem terminala ili izravno na blagajnu organizacije.

Pogreške prilikom odobravanja izvještaja o troškovima

Odgovorna osoba dužna je, u roku koji nije duži od tri radna dana nakon dana isteka razdoblja za koje je novac izdat na račun, predočiti prethodno izvješće s priloženom popratnom dokumentacijom.

Ako se zaposlenik nije na vrijeme prijavio o odgovornim iznosima zbog odsutnosti s posla (na primjer, u slučaju bolesti), primjenjuje se poseban postupak. Potrebno je računati tri radna dana od datuma koji slijedi nakon dana isteka razdoblja za koje je novac izdan, "ili od dana odlaska na posao" (točka 4.4 Uredbe br. 373-P).

Jedno od gorućih pitanja je koliko dugo nakon podnošenja zaposlenika (odgovorne osobe) mora biti odobreno izvješće o unaprijed. Preciznije: može li poslodavac namjerno odgoditi odobravanje izvještaja o unaprijed bez povrata troškova radnika (ako ih ima).

Sve ovisi o tome koliko je dugo odobrenje prethodnih izvještaja i nagodbi sa zaposlenicima propisano u internim dokumentima poslodavca. U Uredbi br. 373-P postoji uvjet da vrijeme predviđeno za ove postupke glava postavlja neovisno.

Ako određeno razdoblje nije određeno i postoji doista nepravodobno podmirivanje računa s odgovornim osobama radi nadoknade preračuna, postavlja se pitanje odgovornosti za te radnje.

Administrativna odgovornost za kasno odobravanje prethodnog izvještaja nije utvrđena zakonodavstvom. Također nije zabranjeno ne zaposleniku odmah nadoknaditi pretjeranu potrošnju, već izvršiti plaćanja na rate. Međutim, potrebno je uzeti u obzir norme o materijalnoj odgovornosti strana u ugovoru o radu.

Materijalna odgovornost poslodavca u slučaju kršenja utvrđenog roka plaćanja plaće, plaće za godišnji odmor, plaćanje otkazom i druge isplate zaposlenika predviđene su člankom 236. Zakona o radu Ruske Federacije, prema kojem, ako poslodavac prekrši utvrđeni rok za isplatu plaća, naknada za godišnji odmor, isplata po otkazu i drugim isplatama zbog zaposlenika, poslodavac ih je dužan isplatiti uz plaćanje kamata ( novčana naknada) u iznosu od najmanje jedne tristotine stope refinanciranja Središnje banke Ruske Federacije koja je na snazi u ovom trenutku od neisplaćenih iznosa na vrijeme za svaki dan kašnjenja počevši od sljedećeg dana nakon datuma dospijeća plaćanja do dana stvarnog zaključnog obračuna. Iznos novčane naknade isplaćene zaposleniku može se povećati kolektivnim ugovorom ili ugovorom o radu. Obveza plaćanja navedene novčane naknade nastaje bez obzira na to je li poslodavac kriv.

Pojam "ostale isplate zaposleniku" nije otkriven u ovom članku, stoga druge isplate mogu uključivati troškove koje je zaposlenik imao iz vlastitih sredstava za službeno putovanje, stjecanje imovine za organizaciju uz suglasnost poslodavca, koji podliježu naknadi radniku po odobrenju poslodavca, prethodno izvješće zaposlenika koji je imao troškove iz vlastitih sredstava.

O ovoj temi nema puno sudskih odluka. Kao primjer uzmite odluku Okružnog suda Ust-Yanskiy Republike Sakha (Yakutia) od 11.02.2011. Br. 2-13 / 2011, u kojoj je sud donio sljedeće zaključke:

uključivanje troškova zaposlenika na račun 71 ukazuje na suglasnost poslodavca za preboj duga prema radniku, poslodavac postaje financijski odgovoran za svoje radnje po neblagovremenom plaćanju radniku ostalih isplata koje pripadaju radniku;
ako upravitelj još nije odobrio prethodno izvješće, kamate se računaju od datuma kada zaposlenik preda poslodavcu prethodno izvješće.

Vrijedno je napomenuti da, iako ne postoje službena objašnjenja nadzornih odjela o ovom pitanju, kao ni sudska praksa na saveznoj razini, organizacije imaju priliku izbjeći prikupljanje kamata prema članku 236. Zakona o radu Ruske Federacije.

Sljedeći se argumenti mogu koristiti na sudu. Članak 236. Zakona o radu Ruske Federacije navodi, kao što je gore navedeno, uključujući "ostale isplate na teret zaposlenika". Naknada prekomjerne potrošnje prijavljenih iznosa može se smatrati ne plaćanjem, već naknadom. Članak 236. Zakona o radu Ruske Federacije ne spominje primjenu kamata na naknade predviđene važećim zakonodavstvom.

U prvom dijelu ovog odjeljka ispitali smo posljedice kršenja naloga o odobrenju izvještaja o avansu koji je napravio poslodavac. Analizirajmo suprotnu situaciju.

Što se događa ako zaposlenik ne podnese pravodobno izvještaj o troškovima na odobrenje poslodavca? Je li moguće takvog zaposlenika privesti disciplinskoj odgovornosti?

Slična situacija bila je predmet razmatranja u Odluci gradskog suda Ust-Kutsk regije Irkutsk od 10.04.2013. Br. 2-405. Sud je zaključio da je disciplinska mjera nedopustiva.

U skladu sa zahtjevima važećeg radnog zakonodavstva, disciplinska kazna može se primijeniti na zaposlenika zbog kršenja radne discipline od strane njega, odnosno zbog stegovnog prijestupa.

Stegovni prekršaj je kriv, nezakonit propust ili nepropisno izvršavanje od strane zaposlenika svojih radnih dužnosti (kršenje zakonskih zahtjeva, obveza iz ugovora o radu, internih propisa o radu, opis posla, propisi, nalozi poslodavaca, tehnička pravila itd.).

Zaposlenik organizacije ne mora poznavati norme Pravilnika br. 373-P (o potrebi izvještavanja u roku od tri dana), ako je na temelju radni odnosi nije njegova odgovornost da zna ovu odredbu.

Kao rezultat razmatranja ovog slučaja, sud je zaposleniku dosudio naknadu i za moralnu štetu.

Odluka suda bila bi drugačija kad bi organizacija djelovala interni dokument o nagodbama s odgovornim osobama, koje bi predviđalo pravilo o vremenu izrade unaprijed izvještaja.

Svi zaposlenici trebaju biti upoznati s ovim dokumentom protiv potpisa. U ovom bi se slučaju počinjena povreda mogla smatrati disciplinskim prekršajem uz određivanje zakonom predviđenih mjera odgovornosti: upozorenje, ukor, otkaz.

Dodajemo da je neprihvatljivo novčano kažnjavati zaposlenika (izricati novčane kazne) za kasno podnošenje prethodnog izvještaja, kao i za druge disciplinske prijestupe. Mjere financijske odgovornosti u ovom slučaju nisu predviđene važećim zakonodavstvom.

Poslodavac može naplatiti dugovani iznos na neutrošenim obračunskim iznosima.

Prema članku 392. Zakona o radu Ruske Federacije, poslodavac ima pravo podnijeti zahtjev sudu u sporovima za naknadu štete nanesene poslodavcu u roku od jedne godine od datuma otkrivanja prouzročene štete. Ako se to vrijeme iz valjanih razloga propusti, sud ga može vratiti.

Nedostatak popratnih dokumenata

Na prethodno izvješće, odgovorna osoba u obvezno priložite dokumente koji potvrđuju iznos i prirodu nastalih troškova.

Ako će prijavljeni iznosi biti nadoknađeni zaposleniku u nedostatku popratnih dokumenata, to treba uzeti u obzir porezne implikacije ovu operaciju (vidi tablicu 3).

Tablica 3. Naknada troškova odgovornoj osobi u nedostatku popratnih dokumenata

Naziv plaćanja u proračun

Računovodstvena radnja

Odgovorna sredstva izdaju se zaposleniku za troškove koji su izravno povezani s radom organizacije u kojoj je zaposlen. Na primjer, to može biti novac za putovanje ili financiranje koje se mjesečno dodjeljuje za kupnju uredskih potrepština ili plaćanje tiskarskog materijala.

Izdavanje novca na račun vrši se određenim redoslijedom, zahtijevajući poštivanje svih pravila. Prije svega, mora se napisati izjava iz odgovorna osoba o potrebi izdvajanja sredstava za njega troškovi proizvodnje... Izjava se također sastavlja kada su sredstva potrebna voditelju poduzeća, jer su ti troškovi nužno predmet knjigovodstvenih evidencija.

primiti odgovorna sredstva može biti u gotovini na blagajni tvrtke ili na bankovnoj kartici. Što se tiče razdoblja za koje se novac izdaje, to određuje čelnik tvrtke.

Kako teče postupak izdavanja sredstava za podnošenje? O kojim bi nijansama zaposlenici poduzeća trebali znati? A kako se provodi provjera troškova?

Središnji detalji

Sve odgovorne osobe koje su dobile novac za proizvodne troškove dužne su dostaviti cjelovito izvješće o tome na što su utrošena sredstva tvrtke u propisanom roku. Računovodstvu tvrtke dostavlja se troškovnik koji mora biti priložen uz potvrde i potvrde o kupnjama, naknade za hotelski smještaj, karte itd.

Pravila za izdavanje odgovornog novca, kao i daljnje izvještavanje o troškovima, utvrđena Procedurom za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji. Prema njima, poduzeća imaju pravo izdavati odgovorna sredstva ne samo zaposlenicima glavnog ureda, već i podružnicama koje nisu neovisne.

Pored toga, zakonodavstvo o odgovornim fondovima predviđa sljedeće:

novac se može izdati zaposlenicima samo u svrhu plaćanja troškova povezanih s aktivnostima tvrtke (na primjer, plaćanje poslovnog putovanja);
osoba koja je primila odgovorna sredstva dužna je prijavljene iznose knjigovođi poduzeća u roku od tri radna dana, na kraju razdoblja navedenog u prijavi prilikom izdavanja novca, ili od dana dolaska sa službenog putovanja;
zaposlenici organizacije koji se prethodno nisu prijavili za prethodni računi koji su im izdani ne mogu dobiti nova sredstva.

Što se tiče prijenosa izdanog novca na treću osobu, odgovorna osoba nema pravo na takve transakcije.

Glavna osnova za izdavanje odgovornih sredstava je naredba direktora poduzeća. Međutim, bez pristanka zaposlenika za primanje novca, računovodstvo nema pravo ispisati ga zaposleniku.

Da bi primila službeno putovanje ili reprezentativni novac, odgovorna osoba mora napisati odgovarajuću prijavu, navodeći iznos, razdoblje korištenja novca i podatke u vezi sa svrhom njihovog izdavanja.

Prijava se sastavlja u besplatnom obliku, jer ne postoje posebni obrasci za primanje odgovornih sredstava. Približni uzorak zahtjeva može se zatražiti od računovodje.

Općenito

Postupak za obavljanje gotovinskih transakcija nema točno utvrđen iznos koji se smije prijaviti. Veličina ekonomskih i operativnih troškova organizacija određuje samostalno, ovisno o vrsti njihove svrhe.

Isto se odnosi na uvjete korištenja sredstava: računovodstvo ih postavlja u skladu s naredbom voditelja organizacije. Štoviše, ako nalog navodi da se sredstva izdaju, na primjer, na šest mjeseci, tada ih zaposlenik nije dužan vratiti prije vremena ili podnijeti mjesečni izvještaj o troškovima.

Iznimka je osobna inicijativa, u drugim slučajevima nitko nema pravo prisiliti odgovornu osobu na sastavljanje unaprijed izvještaj prije isteka roka za korištenje novca.

Novčana sredstva koja se izdaju zaposlenicima za plaćanje kućanskih potreba, naknadu troškova za kupnju benzina ili plaćanje putovanja do javni prijevoz, izdaju se određenom krugu osoba. Popis tih zaposlenika utvrđuje šef organizacije i odobrava ga.

Gotovina na računu u svrhu putovanja izdaje se u iznosu predviđenom za određeno poduzeće... Određuje visinu upravljanja organizacijom. Ako je potrebno, može se povećati.

Osnova za izdavanje putnih naknada je naredba ravnatelja da zaposlenika pošalje na službeno putovanje.

Ako u zahtjevu za izdavanje zaposlenik organizacije ne navede razdoblje za koje prima novac, tada će izvješće o troškovima trebati predati u roku od tri radna dana nakon što ih primi.

Red i dokumenti

Temelj postupka izdavanja odgovornih sredstava je priprema naloga višeg menadžmenta. Samo na svojoj osnovi, računovodstveni odjel organizacije ima pravo otpisati dogovoreni iznos s glavnog računa poduzeća za troškove proizvodnje. Obrazac za narudžbu možete preuzeti na Internetu ili sastaviti u besplatnom obliku, čiji se primjer također može lako pronaći na Internetu.

Narudžba mora sadržavati sljedeće podatke:

popis osoba koje imaju pravo izdavati odgovorna sredstva;
radna mjesta;
iznosi za koje se očekuje da će biti izdani prema izvješću;
rok korištenja sredstava;
datum podnošenja unaprijed izvješćivanja.

Svi zaposlenici koji imaju pravo izdati novac za daljnje izvještavanje moraju se nužno upoznati s nalogom i staviti svoje potpise, potvrđujući time činjenicu da su nalog pročitali i pristaju na primanje sredstava.

Također, s tim se osobama nužno zaključuje ugovor o odgovornosti, a tek nakon toga mogu otići do blagajne po novac.

Koji su dokumenti potrebni za obradu prijavljenih troškova?

Zakonodavstvo Ruske Federacije o vođenju gotovinskih poslova uspostavlja popis dokumenata koje je potrebno dostaviti prilikom izdavanja novca na račun:

, koji sadrži razlog izdavanja sredstava, kao i podatke o začetniku izdanja i primatelju (napomena nije potrebna ako je inicijator direktor poduzeća);
, koji sastavlja i ovjerava glava;

Ako se sredstva terete s računa organizacije za proizvodne troškove povezane s radnim nalozima, tada će se za primanje gotovine dodatno zatražiti jedan od sljedećih dokumenata:

putni list;
knjiga registracije putničkog djelatnika;
radni zadatak;
punomoć za plaćanje troškova u ime tvrtke;
knjiga evidencija raspoloživih punomoći.

Zašto i glavni ciljevi

Izvještaji se plaćaju kako bi se pokrili troškovi potrebni za normalan rad poduzeća. Ta se sredstva izdaju zaposlenicima tvrtke i dobavljačima koji su pružili svoje usluge organizaciji.

Zakonom se utvrđuje popis osnovnih troškova koje poduzeće ima pravo nadoknaditi odgovornim novcem.

Dakle, svrha plaćanja može biti sljedeća:

plaćanje službenih putovanja (službeno putovanje);
iznajmljivanje stana za zaposlenika o trošku tvrtke;
za kupnju inventarnih predmeta;
troškovi gostoprimstva;
plaćanje za rad i usluge izvršene za organizaciju;
kupnja dopisnica i potrepština za kućanstvo za urede poduzeća itd.

Zabranjeno je uključivanje odgovornih sredstava u glavno novčani promet organizacije: provode velika poravnanja između poduzeća i privatnih poduzetnika. Maksimalno ograničenje, koji direktor ima pravo pretplatiti na izvješće za operacije povezane s povećanjem osnovnih sredstava, ne prelazi 100 tisuća rubalja.

Rokovi

Preduvjet za izvješćivanje o plaćanjima je podnošenje cjelovitog izvještaja o troškovima računovodstvu. treba predati nakon isteka roka za korištenje sredstava, odnosno tri dana nakon isteka.

Izdavanje novca za odgovornost provodi se za razdoblje koje odredi uprava tvrtke. Svaka tvrtka neovisno određuje ne samo iznos, već i trajanje upotrebe novca pod računom.

Činjenica je da zakon ne predviđa posebne uvjete za povrat tih sredstava. Organizacije ih mogu izdavati, na primjer, na tri dana i šest mjeseci. Za svakog zaposlenika direktor sam određuje vrijeme za podnošenje izvještaja.

Poduzeće ima pravo izdavati novac na račun i zaposlenicima svog osoblja i dobavljačima. Međutim, kod potonjeg mogu postojati problemi s hranjenjem unaprijed izvještaj.

Činjenica je da su česti slučajevi angažiranja nesavjesnih izvođača koji, znajući da nisu navedeni u tvrtki i ne mogu im uskratiti nikakva sredstva, jednostavno ne izvršavaju svoje obveze podnošenja izvještaja o troškovima, što stvara probleme u računovodstvu tvrtke odjel.

Što učiniti u ovom slučaju? Sredstva bi se trebala izdati za vrijeme poslovanja poduzeća izvan države tek nakon što dobavljač potpiše papire o odgovornosti prema tvrtki. Također, u svrhu reosiguranja, uprava organizacije ima pravo izvršiti neke izmjene u ugovoru, na primjer, naznačiti da će se u slučaju kasnog podnošenja izvještaja, iznos koji se izda dobavljaču naplatiti kaznom. od 1% za svaki odgođeni dan.

Osim toga, prilikom izdavanja sredstava na računu morate se pridržavati sljedećih pravila:

prilikom prijenosa novca na bankovnu karticu, računovođa treba naznačiti svrhu plaćanja kao odgovornu;
zahtjev za primanje sredstava mora sadržavati podatke o obliku izdavanja: gotovinski ili bezgotovinski;
uputiti zaposlenika da sredstva koja je primio ne mogu biti prebačena na druge zaposlenike, inače se tijekom provjere ne mogu izbjeći poteškoće;
ne ispisujte novac bez unaprijed izvučenog odgovorna osoba izjave, u protivnom će poduzeće biti kažnjeno novčanom kaznom od 50 tisuća rubalja;
novac potrošen u stranoj valuti za potrebe izvještavanja treba pretvoriti u rublje.

U potonjem slučaju, radi preciznijeg izračuna troškova, zaposlenik mora imati dokument koji potvrđuje tečaj po kojem je izvršio zamjenu. Ako ne postoji takav dokument, tada će računovodstvo pretvoriti valutu u rublje prema trenutnom tečaju Središnje banke Ruske Federacije.

Nijanse postupka

Izdavanje novog odgovornog novca moguće je samo nakon što zaposlenik unaprijed prijavi prethodno primljena sredstva za troškove. Ako zaposlenik ima neotvorene dugove zbog ove činjenice, tada će mu upisivanjem novca prekršiti novčanu disciplinu koja se kažnjava novčanom kaznom.

Što se tiče podnošenja izvješća, ono se provodi u pisanom obliku. Zakon predviđa poseban obrazac koji se popunjava, kao i popis obvezni dokumenti potreban za prezentaciju radi dokazivanja činjenice nastalih troškova.

Prethodno izvješće zaposlenik podnosi u roku od tri dana od datuma završetka službenog putovanja ili razdoblja navedenog u zahtjevu za izdavanje.

Što je vrijedno pamćenja

Potrebno je zahtijevati od zaposlenika da izvještava o troškovima primljenih sredstava samo ako je novac za troškove dobio unaprijed. Ako je potrošio osobni novac, koji je tvrtka kasnije nadoknadila izdavanjem odgovornog novca, tada ne bi trebao podnijeti prethodno izvješće. U ovom je slučaju od zaposlenika dovoljno uzeti zahtjev za naknadu troškova u interesu poduzeća i dokumente koji ih potvrđuju: račune, čekove, račune itd. Prije izdavanja novca.

Ako zaposlenik ne predoči relevantne dokumente, porezna će tijela tijekom revizije smatrati odgovorna sredstva profitabilnim i na njih će se obračunavati porez na dohodak.

Što se tiče povrata preostalih sredstava, zaposlenik ih ima pravo vratiti na bilo koji prikladan način:

u gotovini na blagajni;
na bankovni račun tvrtke.

Međutim, u ovom slučaju može postojati problem sa samom bankom. Dakle, neke financijske institucije odbiti prihvatiti gotovinu ako ju je tvrtka izdala elektroničkim putem.

Da biste izbjegli ovaj problem, prilikom prijenosa sredstava putem banke ne trebate napominjati da je to tako odgovorni povratak... Najbolje je novac navesti kao razni prihod ili otkazivanjem kreditni listić, vratiti saldo sredstava zaposleniku i provesti povrat kao zadržavanje zaostalih plaća.

Kontroverzne točke i provjera

Često se prilikom primanja i izdavanja odgovornih sredstava javljaju problematične točke koje se moraju riješiti odmah i na licu mjesta. Često neiskusni računovođe svoju odluku odgađaju za kasnije i zaposleniku ispisuju potrebni iznos, što potom završava novčanom kaznom ili otkazom.

Tablica u nastavku prikazuje primjere kontroverznih pitanja koja se često javljaju:

Situacija	Odluka
Zaposlenik je hitno trebao biti odgovoran, a upravitelj nije bio na poslu.	Zamjenik ravnatelja ili računovođa može izdati nalog, ali samo uz punomoć za provođenje ovog postupka.
Upravitelj je usmeno tražio novac za daljnje izvještavanje.	Izdavanje odgovornih vrši se isključivo uz prisutnost pisane prijave, a direktor nije iznimka.
Zaposleniku je potreban iznos veći od utvrđene granice od 100 tisuća.	Ugovor je moguće sklopiti samo u unovčiti... Ako novac treba prebaciti na bankovnu karticu, prekoračenje ograničenja smatrat će se kršenjem upravljanja gotovinom.
Novac se dobavljaču iz blagajne ispisuje za kupnju građevinskog materijala od strane.	U 2019. godini sve osobe zaposlene na temelju zakonskog građanskog ugovora legalno su zaposlenici tvrtke. Stoga izdavanje odgovornih u ovom slučaju nije kršenje novčane discipline.
Računovodstvo inzistira na potpisivanju ugovora o odgovornosti.	Ako je zaposlenik u osoblju organizacije, potpisivanje takvog sporazuma nije obvezno. U slučaju nevraćanja sredstava, dug se može zadržati iz njegove plaće.

Gotovina s blagajne

Da bi poduzeće moglo izdavati gotovinu s računa, mora imati blagajnu. Iz tog se razloga odgovorni novac može dobiti isključivo putem blagajne. organizacija trgovine, koji za takve svrhe vodi posebnu.

Svi iznosi izdani iz blagajne, bilo da se radi o plaći ili sredstvima za troškove poduzeća, raspoređuju se na temelju troškovnik, koji bilježi sljedeće podatke:

podaci zaposlenika koji je primio novac;
iznos;
posebna namjena;
broj narudžbe;
rok upotrebe;
Datum izdavanja.

Veličinu odgovornog određuje direktor tvrtke, a također povlači potrebni iznos s tekućeg računa poduzeća. Ako vam ne treba puno novca, tada ga možete uzeti iz salda gotovine koji se nalazi u blagajni u trenutku zahtjeva zaposlenika.

Shema za redatelja

Izdavanje odgovornih sredstava za čelnika poduzeća provodi se na isti način kao i za ostale zaposlenike. Zakon ne predviđa nikakve posebnosti i privilegije u primanju novca od izdataka na račun direktora, jer su isti zaposlenici u tvrtki, kao i svi drugi.

Postupak registracije, kao i u općim slučajevima, započinje sastavljanjem naloga i pisanjem zahtjeva. Jedina razlika je u tome što u prijavi ne trebate napisati "Direktor LLC-a ...", dovoljno je naznačiti naziv tvrtke i dokument ovjeriti potpisom i pečatom.

Ako je u porezna revizija Ako se utvrdi činjenica izdavanja odgovornih novčanih sredstava direktoru, ali aplikacija ne bude pronađena, tada tvrtki prijeti novčana kazna od 50 tisuća zbog kršenja zakona u vezi s obavljanjem gotovinskih transakcija.

Algoritam

Za obračunavanje odgovornih sredstava u zakonodavstvo uspostavljen je određeni postupak koji se sastoji od nekoliko faza:

provjera dugova za prethodno izdane iznose;
sastavljanje zahtjeva;
registracija naloga za troškove;
knjiženje naloga na blagajni;
provjeravanje blagajne.

Zahtjev je napisan u slobodnom obliku upućen čelniku poduzeća i osobno od zaposlenika za kojeg će se novac dodijeliti. Mora naznačiti iznos gotovine i razdoblje korištenja.

Bilješku o trošku sastavlja glavni računovođa, blagajnik ili direktor tvrtke. Potpisuje ga i računovođa ili direktor, ovisno o tome tko je od njih na radnom mjestu.

Prije izdavanja novčanih sredstava blagajnik je dužan provjeriti primljeni potrošni materijal, kao i provjeriti identitet odgovorne osobe zahtjevom za putovnicom ili drugim dokumentom.

Nakon u blagajnička knjiga vodi se zapis o primljenoj narudžbi i izdanim sredstvima protiv izvještaja. Računovođa je odgovorna za taj postupak, ili Glavni računovođa ako su odsutni s radnog mjesta, ravnatelj vrši upis.

Odraz u računovodstvu

Svi novčani troškovi tvrtke odražavaju se u računovodstvenom izvještaju. Štoviše, svaki financijska transakcija ima svoj set kodiranja Porezni broj RF.

Dakle, ako su odgovorni izdani za dopisnice ili kućanske troškove ili za plaćanje radovi na obnovi za poduzeće, tada se u izvješću poreznog računovodstva ova operacija provodi prema 44-fz - savezni zakon vezano za područje prodaje, usluga i radova radi zadovoljavanja općinskih i državnih potreba.

Računovodstvene evidencije za izdavanje novca prema izvješću vrše se na dan terećenja sredstava s općeg računa tvrtke. Ako je u porezno izvješće ne naznačujte ta sredstva kao odgovorna, tada će Federalna porezna služba to shvatiti kao kršenje. Uz to, od odgovorne osobe povući će se porez zbog primanja ovog novca.

Sva računovodstvena izvješća poduzeća vode se u programu 1C, odgovorni fondovi nisu iznimka. U slučaju nevraćanja novčane bilance ili izvještaja o troškovima u rokovi, nedostajući iznos odražava se kako na zajmu - namiri s odgovornim osobama, tako i na zaduženju - nedostatku i gubicima.

U budućnosti će se nedostajući iznosi otpisati i unijeti u program kao naknada za osoblje ili plaćanje za ostalo transakcije troškova... Samo neutrošeno plaćanje predujma zadržava se iz plaće odgovorne osobe, koja također podliježe knjigovodstvenim knjiženjima.