Inventarul exponatelor muzeale. La aprobarea instrucțiunilor de contabilizare, depozitare, utilizare și anulare a obiectelor muzeale ale fondului muzeal al Republicii Kazahstan. Depozitarea obiectelor muzeului

Cum se asigură protecția juridică a colecțiilor muzeale. Contabilitatea obiectelor muzeale este cel mai important domeniu al activității muzeului, deoarece fondurile oricărui muzeu necesită siguranță fizică și juridică.

Contabilitatea fondurilor muzeale asigură protecția juridică a obiectelor muzeale și joacă un rol în rol importantîn studiul şi utilizarea lor.

Documentatie contabilaîn muzeu îndeplinește funcțiile de identificare și înregistrare a colecțiilor muzeale care se află în domeniul public.

Oferă protecție legală pentru obiectele muzeului și joacă un rol important în studiul și utilizarea acestora.

↯ Atenţie! Noi mostre sunt disponibile pentru descărcare: ,

Principalul lucru în material

Documentația contabilă a muzeului este documentație de raportare strictă ea trebuie păstrată pe hârtie - atât tipărită (acte de recepție și predare), cât și scrisă de mână (carte de chitanțe, carnete de inventar) și furnizată în original.

Documentația contabilă poate fi duplicată pe suport electronic, dar în această formă nu are statut juridic.

Documente de bază ale contabilității de stat a fondurilor muzeale

Principalele documente contabile pentru colecțiile muzeale sunt actele de acceptare, actele de eliberare, carnetele de chitanțe și carnetele de inventar. Toate informațiile despre documentația contabilă a muzeului și regulile de executare a acesteia sunt cuprinse în Instrucțiunile de Contabilitate și Depozitare. obiecte de valoare ale muzeului, situat în muzeele de stat ale URSS (Capitolul III. Contabilitatea de stat a fondurilor muzeale) 1985

✪ Cum să automatizezi contabilitatea pentru un muzeu, citiți în Sistemul de cultură.

Nu s-au făcut modificări sau completări la acest manual de atunci. În anul 2008, a fost creat un proiect al unei noi, mai complete Instrucțiuni de organizare a achiziției, contabilității, depozitării, restaurării și utilizării obiectelor muzeale și a colecțiilor muzeale ale Fondului Muzeal. Federația Rusă, a rămas însă un proiect. Pe bază instrucțiuni generale muzeul poate elabora instrucțiuni interne.

Departamentul (sau sectorul) de contabilitate este responsabil pentru înregistrarea obiectelor muzeului și întocmirea documentației contabile în muzeu. Corectitudinea contabilității este controlată de șeful departamentului de contabilitate și de curatorul șef al muzeului.

Actele de acceptare și emitere sunt documentele contabile legale primare (Secțiunea Instrucțiunilor pentru contabilizarea și depozitarea obiectelor de valoare muzeale situate în muzeele de stat ale URSS „Procedura de acceptare și eliberare a obiectelor primite de muzeu”). Orice deplasare a obiectelor muzeului, începând de la sosirea lor la muzeu, obligatoriu este formalizat prin aceste acte.

Este interzis transferul obiectelor muzeale care nu sunt documentate în documente.

Actele se întocmesc atât pentru deplasarea intramuzeală (de exemplu, pentru transferul unui obiect la ateliere de restaurare, dacă muzeul le are, sau transfer de la un curator la altul, transfer la un curator de la un curator de expoziție), cât și pentru transferul unui articol la expoziții din alte muzee, la ateliere de restaurare, pentru examinare etc.

De exemplu, înainte ca obiectele din fondul de echipamente de iluminat să fie date spre expunere într-un alt muzeu, acestea trebuiau restaurate.

A fost întocmit un act de transfer intern al obiectelor de la custodele Fundației pentru Echipamente de Iluminat către artistul-restaurator, după care obiectele au fost transferate în atelierul de restaurare situat în muzeul nostru.

Registre de chitanțe și registre de inventariere - contabilitatea fondurilor muzeale (secțiunile Instrucțiunilor de contabilitate și depozitare a valorilor muzeale situate în muzeele de stat ale URSS „Înregistrarea noilor achiziții” și „Inventarul științific al obiectelor muzeale”).

Scopul carnetului de chitanțe este înregistrarea unui articol care a intrat în muzeu sub un anumit număr de serie, o scurtă descriere a acestui articol, prin care poate fi găsit și identificat în caz de pierdere sau furt.

Carnete de inventar: contabilitatea fondurilor muzeului

Toate obiectele primite de muzeu pentru depozitare permanentă, după activarea și examinarea la o ședință a comisiei de cumpărare de acțiuni, sunt trecute în carnetul de chitanță al fondului principal sau auxiliar în termen de o lună. Introducerea în carnetul de chitanțe este primul pas în înregistrarea unui articol de muzeu.

Scopul carnetului de chitanțe este înregistrarea unui articol care a intrat în muzeu sub un anumit număr de serie, o scurtă descriere a acestui articol, prin care poate fi găsit și identificat în caz de pierdere sau furt. Numărul carnetului de chitanțe este ștampilat imediat pe obiectul propriu-zis și este indicat în actul de primire a articolului în muzeu.

✫ Unde trebuie asigurate obiectele muzeului și ce trebuie să faceți dacă are loc un eveniment asigurat, aflați în Sistemul de cultură

În timpul inventarierii se completează cărțile de inventar - principala formă de studiu, descriere și identificare științifică a obiectelor muzeului.

Toate obiectele muzeului primite pentru utilizare permanentă de către muzeu sunt supuse inventarierii.

Articolele muzeale sunt împărțite în fonduri în cadrul fondului principal și înregistrate în registrul de inventar al unui anumit fond. Fiecare carte a fondului are propriul cod (de exemplu, registrul de inventar al fondului „Surse scrise” are codul „PI”, registrul de inventar al fondului „Pictură” are codul „F”, etc.).

Înainte de a face o înscriere în registrul de inventar, un angajat al muzeului examinează obiectul, îl descrie, după care îl introduce în registrul de inventar și îi atribuie un număr de inventar. Acest număr este apoi introdus în registrul de chitanțe într-o coloană separată și plasat pe articolul în sine.

De exemplu, muzeul nostru a achiziționat o colecție de miniaturi. A fost inclus în Cartea Achizițiilor, iar acum curatorul colecțiilor de Grafică și Pictură îl studiază, descrie obiectele în detaliu, studiază literatura științifică și explorează istoria obiectelor.

Cum să vă asigurați că muzeul are securitate de încredere, procedura din revista „Manualul șefului unei instituții culturale”

Reguli pentru întocmirea actelor și completarea cărților

Actele de acceptare și actele de eliberare sunt întocmite pe calculator după un model specific. Acestea indică locul întocmirii actului, data, de la cine sau cui, prin ordinul cui, în ce scop și în ce perioadă bunul a fost acceptat sau cedat.

Actele indică articolele în curs de acceptare sau eliberare, li se oferă o scurtă descriere, dimensiunea, materialul, tehnica, siguranța articolului, montarea acestuia (în cadru sau sub sticlă), numărul anterior al articolului (dacă a venit). din alt muzeu) se indică în actul de recepție, codul și numărul conform carnetului de chitanță, precum și numărul inventarului științific la eliberare.

La acceptarea unui articol pentru utilizare permanenta, pretul acestuia este indicat si daca are o evaluare (a fost comandat sau achizitionat contra cost).

Actele sunt aprobate de directorul muzeului, iar în lipsa acestuia - de persoana care îl înlocuiește. După semnarea și aprobarea de către director, actele sunt sigilate cu sigiliul muzeului.

Actele sunt întocmite în mai multe exemplare (cel puțin trei). Primul exemplar rămâne la custode-șef sau în departamentul de contabilitate; al doilea - transferat la departamentul la care articolul a fost transferat pentru depozitare sau de la care a fost emis (dacă depozitarea este efectuată de departament); al treilea se preda contra chitanta persoanei care a predat sau a acceptat articolul.

✔ Inventarierea cărților de inventar și a bonurilor, descărcați șablonul în Sistemul de Cultură.

Actele de păstrare permanentă și temporară numerotate separat se depun în două dosare diferite de acte de acceptare sau în două dosare diferite de acte de eliberare în ordine cronologică. La sfârşitul anului, actele sunt numerotate pe pagină, strânse, sigilate cu sigiliu şi lăsate pentru depozitare în muzeu. Toate actele sunt supuse înscrierii în cărți speciale de înregistrare a actelor.

Carnetele de chitanță și carnetele de inventar ale muzeului trebuie să fie numerotate, dantelate și sigilate cu sigiliul unei instituții superioare înainte de a fi completate și, de asemenea, semnate de un reprezentant al acestei instituții.

Actele, carnetele de chitanță și carnetele de inventar ale muzeului trebuie completate lizibil, clar, fără pete, ștersături sau corecturi.

Corectările înregistrărilor din aceste documente sunt permise numai în cazuri extreme. Dacă trebuie făcute modificări, aceasta se face cu un stilou roșu. Înregistrările vechi (barrate cu un singur rând) și cele noi trebuie să fie clar lizibile. Se face o intrare corespunzătoare despre corecții pe aceeași pagină.

Este certificat de director și custode șef (șef de fonduri), șef. departamentul de contabilitate, persoana responsabilă financiar și sigilat cu sigiliul muzeului.

Coloanele din carnetul de chitanțe și carnetul de inventar se completează după cum urmează:

• în coloana „Descrierea articolului” - este dat numele acestuia;
• dimensiunea obiectului este indicată în cm (pentru obiectele dreptunghiulare se indică înălțimea și lățimea, pentru obiectele rotunde - diametru, pentru obiectele volumetrice - înălțimea, lățimea și adâncimea);
• Toate defectele existente (rupturi, fisuri, așchii) sunt introduse în coloana „Siguranță”.

Răspunderea pentru contabilitatea incorectă sau incompletă este reglementată de documentația internă a muzeului, care este elaborată de fiecare muzeu în mod individual, ținând cont de specificul acestuia: Reglementări privind sectorul contabil și descrierea postului angajații acestui departament.

De regulă, toată responsabilitatea pentru menținerea documentației contabile revine șefului sectorului de contabilitate (departament), iar gradul de responsabilitate al celorlalți angajați este stabilit prin fișele postului, regulamentul intern al muncii și un contract de muncă.

Material verificat de experții Aktion Culture

Obiectele de valoare ale muzeului necesită contabilitate!

În Rusia există peste 1.800 de muzee. Colecțiile lor conțin aproape 55.000.000 de exponate. Peste 250 de muzee sunt muzee de artă cu colecții de lucrări de pictură, grafică, sculptură, artă populară, decorativă și aplicată și de artă decorativă teatrală, precum și cele mai noi tipuri arta sfârşitului XX - începutul secolului XXI secole și fotografii. Nu este de mirare că contabilii au cam atâtea întrebări câte exponate sunt în muzee.

În acest articol ne vom uita la contabilitatea valorilor incluse în Fondul Muzeal al Federației Ruse. Și în următoarele numere vom vorbi despre contabilitatea bugetară a obiectelor și exponatelor muzeale care nu sunt incluse în fondul muzeal al Federației Ruse.

Deci, contabilizarea valorilor incluse în Fondul Muzeal al Federației Ruse se efectuează în conformitate cu Legea din 26 mai 1996 N 54-FZ „Cu privire la Fondul Muzeal al Federației Ruse și Muzeele din Federația Rusă. ” (denumită în continuare Legea) și Decretul Guvernului Federației Ruse din 12 februarie 1998 N 179 „Cu privire la aprobarea Regulamentului Fondului Muzeal al Federației Ruse, privind Catalogul de Stat al Fondului Muzeal al Federația Rusă, privind acordarea de licențe pentru activitățile muzeelor ​​din Federația Rusă” (denumite în continuare Regulamente).

Aspect legal

În conformitate cu Legea, fondul muzeal este o colecție de obiecte muzeale și colecții de muzeu situate permanent pe teritoriul Federației Ruse, a căror circulație civilă este permisă numai cu anumite restricții.

Includerea obiectelor și colecțiilor muzeale în Fondul Muzeal al Federației Ruse este realizată de organul executiv federal, căruia îi este încredințată reglementare guvernamentalăîn domeniul culturii după efectuarea unui examen corespunzător.

Obiectele și colecțiile muzeale sunt considerate incluse în Fondul Muzeal al Federației Ruse de la data înregistrării faptului corespunzător în Catalogul de Stat al Fondului Muzeal al Federației Ruse.

Muzeele de artă la care obiectele și colecțiile muzeale incluse în partea de stat a Fondului Muzeal al Federației Ruse au fost transferate pentru management operațional trebuie să furnizeze:

siguranța fizică și securitatea obiectelor și colecțiilor muzeale;

menținerea și păstrarea documentației contabile aferente obiectelor și colecțiilor muzeale;

utilizarea colecțiilor muzeale în scopuri științifice, culturale, educaționale, creative și de producție.

Despre fonduri

Colecțiile muzeelor ​​de artă constau din fonduri principale și fonduri științifice-auxiliare.

Fondul principal cuprinde lucrări de toate tipurile de artă plastică, decorativă și aplicată, monumentală, colecții de arheologie, numismatică etc. în concordanță cu profilul muzeului.

Din fondul principal poate fi alocat un fond de schimb, care constă din obiecte muzeale care nu corespund profilului muzeului, precum și copii suplimentare (mai mult de cinci). Articolele muzeale din fondul de schimb pot fi transferate cu permisiunea fondatorului către alte muzee în schimb sau gratuit. La intrarea în muzeu, obiectele muzeale din fondul de schimb sunt înregistrate ca obiecte din fondul principal, iar afilierea lor la fondul de schimb este înregistrată într-un card special.

Fondul științific și auxiliar cuprinde diverse reproduceri (fotocopii, modele, manechine, machete), hărți, diagrame, diagrame, planuri etc., elaborate sau dobândite în procesul de dobândire, studiere și expunere a colecțiilor muzeale.

În unele cazuri, materialele științifice și auxiliare pot fi transferate în fondul principal (de exemplu, copii exacte ale obiectelor unice pierdute).

Din fondul științific și auxiliar poate fi alocat și un fond de schimb.

Atribuirea obiectelor către un anumit fond se realizează de către comisia de achiziție a muzeului și este documentată într-un protocol, care este aprobat de director și sigilat.

Documente contabile

Contabilitatea obiectelor și colecțiilor muzeale este determinarea numărului și compoziției colecțiilor muzeale, înregistrarea acestei cantități și compoziții în documentația contabilă specială în vederea identificării obiectelor și colecțiilor muzeale, organizarea optimă a depozitării, determinarea promptă a locației, monitorizarea modificărilor compoziției și starea de conservare, studiu științific și utilizare eficientă.

Contabilitatea obiectelor și colecțiilor muzeale se realizează în documentație contabilă specială, formată din documente principale și auxiliare. Principalele documente includ:

acte de acceptare și eliberare a obiectelor muzeale și a colecțiilor muzeale pentru uz permanent și temporar;

registrul de inventar principal (registrul de chitanțe),

carnet de inventar pe tipuri de articole (colecții),

inventare de arhivă (sub formă de cărți de inventar),

carnete speciale de inventar pentru înregistrarea articolelor din metale pretioase si pietre pretioase.

De bază documente contabile muzeele sunt o parte documentară a Catalogului de stat al Fondului Muzeal al Federației Ruse.

Documentele justificative contabile includ:

cartea de încasări a fondului auxiliar,

cartea de contabilitate a fondului de materii prime,

cartea de înregistrare a obiectelor muzeului și a colecțiilor muzeale acceptate pentru depozitare temporară,

acte intramuzeale de acceptare și emitere,

pașaportul unui obiect de muzeu, pașaportul de restaurare, jurnalele de înregistrare a tuturor tipurilor de acte de acceptare și livrare, jurnalele de înregistrare a pașapoartelor obiectelor de muzeu și pașapoartele de restaurare,

cataloage științifice de referință și fișe, inventare, reviste etc., utilizate pentru obținerea de informații operaționale despre obiectele muzeului și colecțiile muzeale.

Contabilitatea statului

Potrivit Regulamentului, obiectele și colecțiile muzeale incluse în fond sunt supuse contabilității și depozitării în conformitate cu regulile și condițiile uniforme determinate de Instrucțiunile de contabilitate și depozitare a valorilor muzeale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii URSS din iulie. 17, 1985 N 290 (denumite în continuare Instrucțiuni).

Contabilitatea obiectelor și colecțiilor muzeale se realizează de către muzeele în a căror conducere operațională se află acestea, folosind documentație contabilă specială care oferă posibilitatea identificării complete a acestor obiecte și colecții și conține informații despre amplasarea, siguranța, forma de utilizare a acestora, etc.

În conformitate cu paragraful 13 din Regulament, reflectarea obiectelor și colecțiilor muzeale în bilanț. entitate legală, în managementul operațional al căruia se află, nu este permisă.

Contabilitatea de stat a fondurilor muzeale este identificarea și înregistrarea colecțiilor muzeale care se află în domeniul public.

Fondurile muzeale sunt supuse unei înregistrări de stat stricte, care le asigură protecția legală și creează condiții pentru studiu și utilizare rațională.

Contabilitatea de stat a fondurilor muzeului presupune două etape:

înregistrarea primară și atribuirea obiectelor primite de muzeu, în scopul protejării documentare a acestora (activare, înscriere pe scurt în carnetul de chitanțe);

inventarierea, adică înregistrarea științifică a obiectelor muzeale (clasificarea pe tipuri de surse, tipuri de materiale, tipuri de artă, colecții, întocmirea unei descrieri mai detaliate și mai exacte, clarificarea atribuirii, intrarea în inventarul științific).

Principalele acte juridice contabilitatea statului fondurile muzeale sunt acte de acceptare și eliberare, carnete de chitanțe și echipamente științifice. Pentru a caracteriza un obiect de muzeu, echipamentul științific este cel mai mult document complet, înregistrând clasificarea acesteia și rezultatele studiului.

Contabilitatea în muzee se realizează în termeni fizici (obiecte, unități de depozitare).

Atenţie
Obiectele de muzeu și valorile muzeale care nu sunt incluse în Fondul Muzeal al Federației Ruse, valorile artistice, obiectele de artă plastică și aplicată ale instituțiilor sunt supuse înregistrării în modul stabilit de Instrucțiunile pentru contabilitate bugetară, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 10 februarie 2006 N 25n pentru achiziționarea de mijloace fixe.

Achiziția de fonduri

Instrucțiunile prevăd înregistrarea treptată a noilor achiziții ca parte a colecției muzeului și anume:

efectuarea contabilității documentare a noilor încasări înainte de examinarea acestora de către comisia de achiziție a fondului (FPC);

prezentarea de noi chitanțe spre examinare de către Comisia Federală de Drept;

acționarea și înregistrarea de noi chitanțe, înregistrarea acestora la stat (clauzele 86-94, 100 din Instrucțiuni).

Înregistrarea acceptării și emiterii articolelor se efectuează imediat după primirea și emiterea acestora conform actelor relevante. Actele de acceptare și eliberare sunt documentele legale primare ale contabilității de stat a colecțiilor muzeale. Depozitarea în muzee a obiectelor care nu sunt formalizate cu certificate de acceptare este strict interzisă.

Pentru toate adăugările noi la colecția muzeului, înainte de examinarea lor de către Comitetul Rezervei Federale, se întocmește un certificat de acceptare sau o chitanță de primire a obiectelor de la proprietar pentru depozitare temporară, cu un inventar (colecție sau câmp) al obiectelor anexate. Această procedură de procesare a noilor chitanțe se aplică tuturor formelor de achiziție a colecțiilor muzeului, inclusiv taxele de expediție, achizițiile și achizițiile operaționale la locul evenimentelor. Actele de acceptare sau emitere indică în mod clar locul în care a fost întocmit actul, anul, luna, data, de la cine (pentru emitere - cui), prin ordinul cui, în ce scop și pentru ce perioadă (dacă articolul este acceptat sau eliberat temporar pentru o expoziție, examinare etc.) articolul este acceptat sau transferat. În acest caz, articolele sunt enumerate cu exactitate unul câte unul după nume, dat o scurtă descriere a, se indică dimensiunea, materialul, tehnica, se notează siguranța articolului, montarea (de exemplu, într-un cadru, sub sticlă), numărul anterior al articolului dacă a provenit dintr-un alt muzeu.

Toate obiectele (colecțiile) care intră în colecția muzeului trebuie să fie examinate de către Comitetul de drept federal al muzeului. Decizia Comitetului Rezervei Federale de a accepta obiecte (colecții) în colecția muzeului este documentată într-un protocol, care este aprobat de directorul muzeului. În baza acestei decizii se întocmește un act de acceptare a articolelor pentru depozitare permanentă. După aprobarea acestui act de către directorul muzeului și în termenele stabilite de Legea federală, înregistrarea noilor achiziții se efectuează în Registrul principal de inventar al Fondului principal și în Cartea de contabilitate a materialelor științifice și auxiliare.

Certificatul de acceptare, precum și inventarul (colecția sau câmpul) anexat acestuia, pot include articole atât din fondul principal, cât și din fondul științific-auxiliar. Dar înregistrarea lor inițială se efectuează separat în cărțile corespunzătoare ale fondurilor principale și științifice-auxiliare.

În etapa de activare și înregistrare a elementelor fondului principal, fiecare articol este identificat, se realizează atribuirea acestuia, al cărei scop este acela de a compila o caracteristică generală a articolului: imaginea de căutare a acestuia, identificarea și înregistrarea celui mai semnificativ distinctiv. caracteristici care îl deosebesc de o serie de alte articole similare. Pe baza informațiilor despre elementul identificat în timpul achiziției sale, se determină calitatea de autor, scop functionalși apartenența obiectului, locul și data creării, mediu (conexiuni sociale, etnice și de altă natură), autenticitate, caracteristici fizice (material, tehnică, formă, dimensiune, culoare etc.), sursa și modalitatea de achiziție a obiectului de către muzeul, gradul de siguranta fizica la momentul inregistrarii acestuia in muzeu. Informațiile colectate în etapa de achiziție sunt în mare măsură decisive pentru determinarea semnificației muzeale a articolului, cercetarea și utilizarea ulterioară a acestuia. Rezultatele atribuirii fiecărei piese muzeale sunt documentate (înregistrate, consemnate) în certificatul de acceptare, Caietul de inventar principal al fondului principal și Caietul de contabilitate pentru materiale științifice și justificative. În această etapă, un obiect cu semnificație muzeală dobândește statutul de obiect muzeal și este inclus în colecția muzeului.

Elementele fondurilor principale și științifice și auxiliare, după înregistrarea și criptarea lor (afișarea numerelor de înregistrare), sunt transferate către colecțiile muzeale relevante și fondurile științifice și auxiliare pentru păstrare în conformitate cu actul de acceptare și transfer al obiectelor. Actul este semnat de persoana responsabilă cu ținerea evidenței fondurilor muzeale (șeful unui sector sau departament de contabilitate), și de către custodele responsabil al colecției muzeale corespunzătoare sau al materialelor fondului științific și auxiliar, apoi vizat de curatorul șef și aprobat de directorul muzeului (în unele muzee - de curatorul șef).

Toate obiectele și colecțiile muzeale primite de depozitar (departamentul de fonduri) sunt înregistrate în Cartea de chitanțe a depozitarului (departamentul de fonduri), a cărei formă este determinată de muzeu. Înregistrarea noilor încasări se realizează în total conform actului de recepție și transfer al obiectelor pentru păstrare și a inventarului de colectare anexat acestuia. Cartea rezumă anual elementele primite de fond (departament).

Să ne uităm la exemple de reflectare a înregistrărilor privind achiziția de fonduri muzeale în contabilitatea bugetară.

1. Achiziția de obiecte muzeale și de valori muzeale prin finanțare bugetară.

Să spunem imediat: atunci când achiziționați obiecte de muzeu, ar trebui să aplicați articolul clasificare economică cheltuieli 226 „Alte servicii” (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 22 februarie 2006 N 02-14-10/372). Acest lucru se datorează paragrafului 13 din Regulament din cauza faptului că nu este permisă reflectarea obiectelor muzeului și valorilor muzeului în bilanțul muzeului.

Pentru a contabiliza cuantumul limitelor obligațiilor bugetare pentru achiziționarea de obiecte de valoare muzeale, se înregistrează următoarele:

Debit 1 501 05 226
„Au fost obținute limite la obligațiile bugetare pentru cheltuieli datorate altor servicii” Credit 1.501 03.226
„Limite ale obligațiilor bugetare ale beneficiarilor fonduri bugetare pentru cheltuieli datorate altor servicii"
- s-au primit limite la obligațiile bugetare pentru achiziția de bunuri de valoare muzeale;

Debit 1 501 03 226
„Limitele obligațiilor bugetare ale beneficiarilor de fonduri bugetare pentru cheltuieli datorate altor servicii” Credit 1 502 01 226 „Obligații bugetare acceptate ale anului curent datorate altor servicii”
- baza - contract de cumparare si ordin de plata intocmit pe baza acestuia
În contabilitatea bugetară a instituției, operațiunea de achiziție a valorilor muzeale se reflectă astfel:

Debit 1 401 01 226
„Cheltuieli cu alte servicii” Credit 1.302 09.730

- costul achiziției este cheltuit;

Debit 1 302 09 830
"Scădea creanţe pentru decontari cu furnizorii si antreprenori pentru plata pentru alte servicii" Credit 1.304 05 226 "Decontari pentru plati din buget cu organele care organizeaza executia bugetelor pentru plata pentru alte servicii"
- plata a fost efectuată conform contractului de furnizare.

2. Achiziția de obiecte muzeale și de valori muzeale prin activități generatoare de venituri.

Debit 2 401 01 226
„Cheltuieli cu alte servicii” Credit 2.302 09.730
„Creșterea conturilor de plătit pentru decontări cu furnizorii și antreprenorii pentru plata altor servicii”
- se reflectă cheltuielile asociate cu achiziționarea obiectelor de valoare din muzeu;

Debit 2 302 09 830
„Reducerea conturilor de plătit pentru decontări cu furnizorii și antreprenorii pentru plata altor servicii” Credit 2 201 01 610 „Retragerea fondurilor instituției din conturile bancare”
- plata a fost efectuată conform contractului de furnizare;

Debit 2 401 01 130
„Venituri din vânzări pe piață produse terminate, lucrari, servicii" Credit 2 401 01 226
„Cheltuieli pentru alte servicii”
- scăderea veniturilor cu valoarea costurilor de achiziție (în conformitate cu ordinea privind politicile contabile - la sfârșitul perioadei de raportare (lună, trimestru)).

Restaurare

Cheltuielile pentru restaurarea obiectelor muzeale și a colecțiilor muzeale ar trebui incluse în articolul 226 „Alte servicii”. Scrisoarea nr. 02-14-10/372 a Ministerului rus al Finanțelor din 22 februarie 2006 conține o listă a costurilor muzeului pentru lucrările de restaurare, care include:

prestare de servicii de restaurare a operelor de artă în bilanţul instituţiei;

efectuarea de anchete și cercetări tehnologice;

obținerea, pe baza rezultatelor sondajelor, a concluziilor privind starea structurilor și materialelor de construcție, privind efectuarea lucrărilor de reparații, restaurare și conservare;

Obținerea documentației inițiale de autorizare pentru lucrări de reparații, restaurare și conservare;

elaborarea specificațiilor tehnice pentru desfășurarea unui concurs pentru proiectarea lucrărilor de reparații și restaurare a siturilor de patrimoniu cultural;

elaborarea proiectelor preliminare pentru restaurare și conservare și aprobarea acestora;

elaborarea devizelor pentru proiectele preliminare de restaurare și conservare și aprobarea acestora;

elaborarea și coordonarea documentației de proiectare și deviz de lucru pentru restaurare și conservare, îndrumarea metodologică și supravegherea în timpul lucrărilor de reparații și restaurare;

dezvoltarea desenelor, harti tehnologice, recomandări pentru lucrări de restaurare și conservare;

efectuarea unei examinări a proiectării științifice și a documentației de proiectare și estimare pentru restaurare și conservare;

dezvoltare estimări locale pentru lucrări de restaurare și conservare;

elaborarea specificațiilor tehnice pentru organizarea unui concurs pentru selectarea unui antreprenor general pentru lucrări de reparații, restaurare și conservare;

intocmirea de rapoarte stiintifice si de restaurare;

îndeplinirea funcțiilor clientului;

efectuarea supravegherii tehnice a lucrărilor de reparație, restaurare și conservare;

efectuarea unei examinări a lucrărilor de reparație, restaurare și conservare finalizate.

Depozitare temporara

Muzeul poate accepta obiecte sau colecții pentru depozitare temporară pentru expoziții, restaurare, examinare sau alte scopuri. Se întocmește un act corespunzător pentru toate articolele acceptate.

Este interzisă transferarea obiectelor care se află în depozit temporar în muzeu către alte persoane juridice sau persoane fizice fără acordul proprietarului acestor obiecte (clauza 96 din Instrucțiuni).

Toată documentația de acceptare a obiectelor (colecțiilor) pentru depozitare temporară trebuie să fie formalizată legal și înregistrată în documentele contabile relevante ale muzeului. Actul de acceptare a colecției pentru depozitare temporară este semnat de partea primitoare - muzeul și partea cedată - proprietarul obiectelor (colecției) și aprobat de directorul muzeului și un sigiliu. Fiecărui certificat de acceptare i se atribuie un număr de serie (începând de la primul număr anual). Actul se întocmește în trei exemplare: două dintre ele rămân la muzeu (în sectorul contabil și la custodele responsabil), iar al treilea se trece proprietarului (clauza 94 din Instrucțiuni).

Înregistrarea articolelor în actul de acceptare pentru depozitare temporară se efectuează numai articol cu ​​articol, indicând datele atributive de bază și caracteristicile distinctive ale articolului, gradul de conservare a acestuia. Dacă există un număr mare de articole primite, actului este atașat un inventar de colecție.

În baza actului de acceptare pentru depozitare temporară aprobat de directorul muzeului, obiectele sunt înregistrate în Cartea de recepții în folosință temporară (clauza 100 din Instrucțiuni și Anexa nr. 10 la acesta). La sfârșitul fiecărui an, actele de acceptare și anexele la acestea sunt împletite în ordine numerică crescătoare, numerotate pagină cu pagină și sigilate cu sigiliul muzeului.

Pe obiectele primite de muzeu pentru depozitare temporară, atunci când sunt înregistrate în Registrul de chitanțe pentru utilizare temporară, se aplică numere de serie de înregistrare. Numerele sunt atribuite ținând cont de eventuala lor eliminare din articol în cazul returnării către proprietar. Numerele sunt aplicate cu creion pe etichete suspendate, suporturi sau pe ambalajele individuale ale articolului (plicuri, cutii, cutii etc.).

Returnarea de către muzeu a obiectelor prevăzute pentru depozitare temporară către proprietarul acestora se efectuează prin ordin al directorului muzeului și se documentează într-un act de predare, care este semnat de custode-șef, șeful departamentului relevant sau persoana responsabilă financiar în a cărei depozitare se aflau aceste obiecte (clauza 97 din Instrucțiuni). Odată ce obiectele sunt returnate proprietarului, acestea trebuie excluse din evidențele relevante ale muzeului. Numerele de cont eliberate nu sunt reutilizate.

Fiecărui obiect muzeal al fondului principal, obiectelor și materialelor fondului științific și auxiliar, la înregistrarea inițială a acestora i se atribuie un număr contabil, care se lipește obiectului concomitent cu înscrierea în Caietul de inventar principal și Caietul de contabilitate al Materiale științifice și auxiliare. Numărul de înregistrare corespunde numărului de ordine al înscrierii din prima coloană a cărților indicate și se lipește direct pe obiectul propriu-zis sau, dacă acest lucru nu este posibil, pe ramă, cutie, etichetă, etichetă, plic etc.

Denumirea contabilă se aplică articolului în mod secvenţial pe măsură ce se desfăşoară principalele operaţiuni contabile, inclusiv înregistrarea primară, inventarierea ştiinţifică şi contabilitatea specială (pentru articolele din metale şi pietre preţioase).

Metodologia de plasare a mărcilor de înregistrare pe articole este dezvoltată în paragrafele 128-148 din Instrucțiuni. Aplicarea desemnărilor de înregistrare pe obiecte poate fi efectuată folosind ștampile și manual cu cerneală, cerneală sau pastă (negru, violet), creion grafit (pentru grafică), pixuri speciale pentru sticlă, metal, lemn și alte materiale, precum și vopsea (smalț sau ulei) pe o sculptură mare.

Asigurare

Dacă persoana care transferă pentru depozitare temporară este un alt muzeu, atunci înainte de scoaterea exponatelor, acestea sunt asigurate (la fel se procedează la transportul obiectelor de valoare la o expoziție). Să luăm în considerare relația dintre o instituție și o companie de asigurări folosind exemplul instituțiilor federale. În conformitate cu Anexa 2 la Legea din 19 decembrie 2006 N 238-FZ „Cu privire la bugetul federal pe anul 2007”, venituri din despăgubiri pentru daune în cazul evenimentelor asigurate, atunci când beneficiarii contractelor de asigurare sunt beneficiari ai fondurilor bugetului federal , se referă la venituri nefiscaleși sunt supuse transferului către buget federalîn cuantum de 100 la sută conform codului de venit 1 16 23010 01 0000 140. Rețineți că plăți de asigurare, care sunt primite de instituțiile federale de la companiile de asigurări ca despăgubire pentru prejudiciul ca urmare a producerii eveniment asigurat, sunt supuse creditării în conturile organismelor Trezoreria Federală cu reflecție asupra conturilor personale pentru contabilizarea fondurilor primite din activități antreprenoriale și alte activități generatoare de venituri deschise de instituțiile federale în modul prescris cu Trezoreria Federală.

Exemplu
Muzeu - agentie federala, administratorul veniturilor bugetare a încheiat un acord de asigurare pentru picturi atunci când acestea au fost duse la o expoziție. Companie de asigurari a plătit suma cerută
Debit 2.205 10.560
"Crește creanţe de încasat pentru alte venituri” Credit 2 401 01 180
"Alt venit"
- 100.000 de ruble. - suma veniturilor bugetului federal a fost acumulată în valoarea plății de asigurare conform codului de venit 3 03 02010 01 0000 180 „Alte încasări gratuite către instituțiile federale”;

Debit 2 201 01 510
„Încasări de fonduri de la instituție în conturi bancare”
Împrumut 2.205 10.660
„Reducerea creantelor pentru alte venituri”
- 100.000 de ruble. - a fost primită o plată de asigurare într-un cont în afara bugetului;

Debit 2 401 01 180
Credit „Alte venituri” 2.201 01.610
„Retragerea fondurilor instituției din conturile bancare”
- 100.000 de ruble. - listate bani gheata la veniturile bugetului federal conform codului de venit 1 162301001 0000 140 „Venituri din despăgubiri pentru daune în cazul evenimentelor asigurate atunci când beneficiarii contractelor de asigurare sunt beneficiari ai fondurilor bugetului federal”;

Debit 1 210 02 140
„Decontări cu organele de organizare a execuției bugetelor pentru sumele de sechestru încasate în buget”
Credit 1 401 01 140
„Venituri din sume de sechestru”
- administratorul de venituri a primit un extras la primirea veniturilor la bugetul federal sub codul de venit 1 162301001 0000 140.

Achita

Potrivit articolului 9 din Lege, excluderea obiectelor și colecțiilor muzeale din Fondul Muzeal al Federației Ruse se efectuează de către organul executiv federal însărcinat cu reglementarea de stat în domeniul culturii în modul stabilit de Regulamente, după efectuarea o examinare adecvată.

Decizia de excludere a obiectelor și colecțiilor muzeului din fond poate fi luată de Ministerul Culturii al Federației Ruse în următoarele cazuri:

pierderea și distrugerea obiectelor și colecțiilor muzeale sau schimbul acestora cu alte obiecte și colecții muzeale;

eroarea opiniei expertului cu privire la semnificația culturală și istorică, starea fizică și alte caracteristici ale acestor articole și colecții, pe baza căreia s-a luat decizia de a le include în fond;

adoptarea corespunzătoare decizie judecătorească, care a intrat în vigoare.

Obiectele și colecțiile muzeale sunt considerate excluse din Fondul Muzeal al Federației Ruse de la data înregistrării faptului corespunzător în Catalogul de Stat al Fondului Muzeal al Federației Ruse.

Decizia de radiere a materialelor din fondul științific și auxiliar este luată de directorul muzeului. Procedura de radiere a obiectelor și materialelor muzeale ale fondului științific și auxiliar este determinată de manualul de radiere din registru a acelor materiale și fonduri care au căzut în paragină (marginale) sau s-au pierdut.

În muzeele de stat care nu fac parte din Fondul Muzeal al Federației Ruse, contabilitatea valorilor se efectuează în conformitate cu Instrucțiunile pentru contabilizarea și depozitarea obiectelor de valoare din muzeu, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al URSS din data de 17 iulie 1985 N 290 și Instrucțiunile de contabilitate bugetară, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 10 februarie 2006 N 25n (denumite în continuare Instrucțiuni). Pentru început, aș dori să enumerez muzeele pentru care se aplică acest sistem de înregistrare a valorilor:

muzee istorice. Acestea sunt muzee de științe istorice: arheologice, etnografice, numismatice, istorico-revoluționare, militar-istorice, istorico-economice; muzee de istorie a iluminismului și a educației;

muzee de artă dedicate istoriei artei și criticii de artă;

muzeele de istorie naturală sunt muzee care își bazează activitățile pe științele naturii. Acestea includ biologice, botanice, zoologice, geologice, paleontologice, mineralogice, ecologice, antropologice și altele;

muzee tehnice legate de științe tehnice, producție: politehnică, tehnică, aviație, transport auto; muzee de comunicații, construcții navale, minerit, transport feroviar;

muzee literare dedicate dezvoltării literaturii și vieții scriitorilor (poeți, critici etc.);

muzee complexe. Astfel de muzee combină două sau mai multe profiluri principale. De exemplu, istorico-artistic, istorico-arhitectural. Cea mai comună formă este muzeul de istorie locală, care include specializări istorice și științe naturale.

Fondurile muzeului

Totalitatea exponatelor muzeale constituie o colecție muzeală - baza tuturor muzeelor, atât publice, cât și private și departamentale.

Toate valorile muzeale situate în muzee trebuie împărțite în funcție de semnificația lor pentru știință și cultură în ansamblu, precum și pentru activitățile muzeului însuși.

Sarcina principală a oricărui muzeu este organizarea fondurilor. Scop munca de stoc este achiziționarea de fonduri muzeale pentru a crea condiții de păstrare, cercetare, utilizare și reînnoire a valorilor.

Este recomandabil să clasificați fondurile muzeului în două tipuri:

fond de obiecte muzeale (colecția muzeală);

un fond de materiale științifice și auxiliare care au legătură cu exponatele în sine.

Toate obiectele muzeului pot fi împărțite după următoarele criterii:

semn cronologic. Ea grupează toate obiectele aparținând unui mileniu, secol, an etc.;

caracteristică geografică. După locul creării obiectului și locul existenței acestuia;

etnie.

Caracteristicile muzeelor ​​etnografice:

apartenența socială - materialul este grupat în cadrul formațiunilor socio-economice;

un atribut nominal care unește anumite elemente legate de o anumită persoană.

Valorile muzeului au, de asemenea, două clasificări:

clasificarea subiectelor, care grupează obiecte legate de sens sau subiect;

clasificarea tematică a obiectelor de muzeu – se desfășoară în muzeele istorice pe baza clasificării cunoștințelor istorice și se apropie de structura expoziției.

Reguli contabile

Toate obiectele primite de muzeu sunt supuse unor documente stricte.

Înregistrarea primirii și eliberarea exponatelor muzeale se efectuează imediat după primirea sau emiterea acestora conform formelor corespunzătoare de acte stabilite prin Instrucțiunile de contabilizare și păstrare a fondurilor muzeale.

Contabilitatea obiectelor muzeale se efectuează în conformitate cu Instrucțiunile pentru Contabilitatea bugetară.

Exponatele muzeale sunt contabilizate ca parte a mijloacelor fixe din grupa „Alte mijloace fixe” în contul 0 101 09 000.

Contabilitatea bugetară a încasărilor de valori ale muzeului se efectuează după cum urmează: Înregistrări contabile:

Debit 1 106 01 310

Împrumut 1.302 19.730
„Creșterea conturilor de plătit pentru achiziția de active fixe”
- a intrat în muzeu un exponat de muzeu;

Debit 1 101 09 310

Credit 1 106 01 410

- la depozit a sosit un exponat de muzeu;

Debit 1 106 01 310
"Crește investitii de capitalîn active fixe"
Credit 1 101 09 310
„Creșterea valorii altor active fixe”
- Transferat către subdiviziune structurală muzeu pentru a pregăti o expoziție muzeală pentru expoziție (cu schimbarea persoanei responsabile financiar);

Debit 1 101 09 310
„Creșterea valorii altor active fixe”
Credit 1 302 09 730
„Creșterea conturilor de plătit pentru decontări cu furnizorii și antreprenorii pentru plata altor servicii”
- reflectă costul lucrării pentru a aduce expoziția muzeului într-o formă de expoziție;

Debit 1 101 09 310
„Creșterea valorii altor active fixe”
Credit 1 106 01 410
„Reducerea investițiilor de capital în active fixe”
- exponatul după pregătire a fost transferat în sălile de expoziție, ținând cont de costul lucrării de aducere a exponului muzeal într-o formă de expoziție.

Depreciere

Amortizarea se percepe asupra bunurilor muzeului incluse în evidențele contabile.

Costul inițial sau de înlocuire al obiectelor de valoare din muzeu este rambursat prin înregistrări contabile pe baza cheltuielilor de amortizare efectuate în perioadele de raportare pe toată durata de viață a acestora. utilizare benefică.

Valoarea deprecierii este calculată folosind metoda liniară pe baza costului inițial (de înlocuire) al expoziției muzeului și a ratei de amortizare, care se calculează pe baza duratei de viață a acesteia.

Pe parcursul anului de raportare, amortizarea se calculează lunar în cuantum de 1/12 din suma anuală.

Acumularea amortizării pe durata de viață utilă a unei exponate muzeale nu se suspendă, cu excepția cazurilor de trecere a acesteia în conservare pe o perioadă mai mare de trei luni, precum și în perioada de restaurare, a cărei durată depășește 12 luni (clauza 3 al art. 256 din Codul fiscal).

Durata de viață utilă a unei exponate de muzeu este determinată atunci când este acceptată pentru contabilitatea bugetară, în conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse din 1 ianuarie 2002 nr. 1 „Cu privire la clasificarea activelor fixe incluse în grupurile de amortizare”.

Pe baza acestei rezoluții, fondurile muzeului sunt incluse în grupa a 7-a, care determină durata de viață de la 15 la 20 de ani (cod OKOF 190001000).

În conformitate cu scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 aprilie 2005 N 02-14-10a/721 „Cu privire la calculul amortizarii activelor fixe și active necorporale„calculul sumei deprecierii mijloacelor fixe incluse în primele nouă grupuri de amortizare Clasificarea se realizează în conformitate cu durata maximă de viață utilă stabilită de grupa de amortizare.

Amortizarea exponatelor muzeale se calculează pe contul bugetar 0 104 07 000 „Amortizarea altor mijloace fixe”:

Debit 1 401 01 271
„Cheltuieli cu amortizarea imobilizărilor imobilizate și imobilizărilor necorporale”
Credit 1 104 07 410
„Reducerea valorii altor active fixe din cauza deprecierii.”

Cheltuielile curente sunt recunoscute în valoarea deprecierii exponatelor muzeale, acumulate în perioadă de raportareîn cadrul activităţilor bugetare.

Procedura de anulare

Baza radierii și excluderii obiectelor muzeale din registrele de inventar ale muzeelor ​​este ordinul fondatorului, în subordinea căruia se află muzeul.

În cazul distrugerii sau furtului unui obiect, muzeele trebuie să depună o cerere de radiere la fondator și să atașeze următoarele documente:

încheierea unei comisii de restauratori și curatori cu privire la starea obiectului și imposibilitatea refacerii acestuia;

un act care consemnează circumstanțele deteriorării sau furtului unui articol;

documente privind rezultatele reconcilierii disponibilitatii cu registrele de inventar.

De asemenea, în caz de furt sau deteriorare gravă a unui obiect, este necesar să se prezinte documente privind măsurile luate de conducerea muzeului pentru căutarea sau refacerea obiectului deteriorat, raportul asupra rezultatelor măsurilor luate și despre aducerea făptuitorilor la justiție în conformitate cu legislația stabilită.

La excluderea unui obiect de muzeu din registrul de inventar al muzeului pe baza unui ordin din partea directorului, se face o notă specială în coloana „note” din carnetul de primire a fondului principal și registrul de inventar cu un link obligatoriu către documentul care conține permisiunea. pentru a exclude articolul.

O notă cu privire la excluderea unui articol din carnetul de chitanță sau carnetul de inventar al muzeului trebuie să fie semnată de directorul muzeului și de curatorul șef și sigilată cu sigiliul muzeului.

Radierea obiectelor muzeale și reflectarea operațiunii specificate în contabilitatea bugetară se înregistrează folosind următoarea înregistrare numai după ce respectiva radiere a fost convenită cu autoritățile de administrare a proprietății:

Debit O 401 01 172
„Vânzarea de active”;

Debit 0 104 07 410
„Reducerea valorii altor mijloace fixe din cauza deprecierii”
Credit 0 101 09 410
„Reducerea valorii altor active fixe.”

23.1. Muzeele sunt obligate să verifice sistematic disponibilitatea și starea de conservare a obiectelor muzeale și a colecțiilor muzeale pentru a stabili corespondența prezenței lor reale, identificând caracteristicile și starea de conservare cu datele din documentația contabilă principală (denumită în continuare disponibilitatea acestora). Verifica).

Verificarea disponibilității se poate efectua atât pentru întregul volum de obiecte muzeale și colecții muzeale stocate în fonduri, cât și pentru grupuri individuale de depozitare în conformitate cu codurile cărților de inventar.

23.2. Disponibilitatea este verificată de o comisie formată pe baza unui ordin de la directorul muzeului, în conformitate cu programul aprobat de directorul muzeului și convenit cu fondatorul.

Comisia trebuie să includă cel puțin 3 persoane cu participarea obligatorie a unui custode responsabil și a unui angajat al departamentului de contabilitate.

23.3. Programul se întocmește ținând cont de următoarele termene limită pentru verificarea disponibilității și volumului fondurilor sau grupurilor de stocare care se verifică:

Pentru muzeele cu un număr total de fonduri de până la 30 de mii de articole – o dată la 3 ani;

De la 30 la 300 mii – o dată la 5 ani;

De la 300 la 500 mii – o dată la 7 ani;

De la 500 mii la 1 milion – o dată la 10 ani;

Peste 1 milion – o dată la 15 ani.

Verificarea disponibilității articolelor din metale prețioase și pietre prețioase se efectuează în termenele specificate în Secțiunea 36 din Reguli.

23.4. Pentru a organiza mai eficient munca de verificare a disponibilității în fiecare muzeu, este necesar să se elaboreze și să se aprobe o metodologie de implementare a acesteia, inclusiv procedura de numărare a obiectelor de muzeu și plasarea unor note speciale în registrele de contabilitate despre subiectul care trece verificarea disponibilității. .

23.5 Rezultatele inspecției se formalizează printr-un act care este semnat de toți membrii comisiei, depus la EFZK, aprobat de directorul muzeului și înregistrat într-un carnet special pentru înregistrarea actelor de verificare a disponibilității. (Anexa nr. 30).

La raportul de verificare a disponibilității se anexează următoarele documente.

Mese , care înregistrează date privind numărul de obiecte muzeale înregistrate în registrele contabile (Anexa nr. 30-1).

Tabelele sunt întocmite pe baza numărului de articole din fiecare volum al registrului de contabilitate cu alinierea obligatorie a numărului de numere înregistrate cu numărul de articole enumerate în spatele lor, inclusiv în numere totale cu desemnări fracționale.

Actul înregistrează informații despre elementele excluse din documentația contabilă în ordinea stabilită și nestabilită, articole înregistrate de două ori și articole excluse anterior, dar constatate a fi disponibile. (Anexele nr. 30-2, 30-3).

Toate documentele justificative disponibile sub formă de fotocopii ale originalelor sau ale copiilor certificate trebuie atașate la lista articolelor negăsite la verificarea disponibilității (Anexa nr. 30-4).

În caz de furt sau furt, documentele justificative sunt o scrisoare de informare despre data și circumstanțele furtului, ordinele interne relevante ale muzeului și note explicative. oficiali muzeu, rezultatele investigațiilor interne, adeverințe ale organului de afaceri interne despre deschiderea, suspendarea sau încetarea unui dosar penal, alte documente și materiale legate de acest fapt.

În cazul transferurilor efectuate anterior de obiecte muzeale către alte muzee sau organizații fără eliberarea autorizațiilor corespunzătoare, copii certificate ale documentelor în baza cărora s-a efectuat transferul (comandă sau instrucțiune a unei organizații superioare sau a directorului muzeului, act de emitere, confirmarea muzeului sau a organizației la primirea articolului etc.) sunt anexate.

În cazul în care se confirmă o lipsă de obiecte muzeale identificate în timpul verificărilor de disponibilitate efectuate anterior, se anexează copii certificate ale rapoartelor acestor verificări sau extrase din acestea cu fișele corespunzătoare de liste de articole atașate.

În cazul în care se constată o lipsă de obiecte muzeale din motive necunoscute și documentate, se anexează o notă explicativă semnată de curatorul șef, șeful departamentului de contabilitate și custodele responsabil.

Lista inconsecvențelor include numai acele articole în care au fost identificate neconcordanțe grosolane (grave) în descriere cu parametrii lor reali și caracteristicile vizuale sau a fost stabilită înlocuirea articolelor. (Anexa nr. 30-5).

La verificarea disponibilității, este necesar să se acorde atenție articolelor care se află într-o stare de conservare nesatisfăcătoare pentru a rezolva problema luării de măsuri urgente pentru conservarea sau restaurarea acestora, precum și obiectele care sunt incluse în mod eronat în fondul principal al muzeu și sunt supuse transferului către fondul științific și auxiliar (Anexele nr. 30-6, 30-7).

Propunerile de excludere a obiectelor muzeale din Fondul Muzeal al Federației Ruse și documentația contabilă a muzeului trebuie să conțină justificări motivate ale oportunității excluderii acestora, susținute de documente justificative relevante sub forma opiniilor experților EFZK și ale specialiștilor terți, notificări. de la Ministerul Afacerilor Interne despre încetarea dosarului penal etc. (Anexa nr. 30-8).

Toate anexele la raportul de inspecție sunt semnate de membrii comisiei și sigilate cu sigiliul muzeului.

În funcție de starea documentației contabile a muzeului și de rezultatele inspecției, actul poate reflecta și alte poziții neprevăzute în forma specificată în Anexa nr. 30.

23.6. Rezultatele verificării disponibilității sunt transmise muzeului spre aprobare de către fondator.

Muzeele aflate sub jurisdicția Academiei Ruse de Științe, a altor departamente federale, a entităților constitutive ale Federației Ruse și a guvernelor locale trimit rapoarte de verificare a disponibilității Ministerului Culturii al Federației Ruse în următoarele cazuri:

Pierderea obiectelor de muzeu (lips);

Transferul articolelor din fondul principal în fondul științific și auxiliar;

Excluderea (stergerea) obiectelor muzeului;

Stabilirea substituirii obiectelor muzeale.

23.7. O verificare integrală (totală) a disponibilității obiectelor de muzeu și a colecțiilor muzeale este efectuată de Ministerul Culturii al Federației Ruse la fiecare 20 de ani.

În conformitate cu paragraful 35-4) al articolului 7 din Legea Republicii Kazahstan din 15 decembrie 2006 „Cu privire la cultură” EU COMAND:
1. Aprobați Instrucțiunile atașate pentru înregistrarea, depozitarea, utilizarea și anularea obiectelor muzeale ale fondului muzeal al Republicii Kazahstan.
2. Departamentul de Cultură și Artă al Ministerului Culturii și Sportului al Republicii Kazahstan în stabilit prin lege pentru a asigura:
1) înregistrarea de stat a acestui ordin la Ministerul Justiției al Republicii Kazahstan;
2) în termen de zece zile calendaristice după înregistrare de stat din prezentul ordin, transmiterea copiilor de pe acest ordin spre publicare oficială în sistemul informatic și juridic „Adilet” și a publicațiilor periodice tipărite pe suport electronic, cu atașarea unui exemplar pe hârtie certificat de sigiliul oficial, pentru includerea în banca de control de referință a reglementărilor. acte juridice ale Republicii Kazahstan în în format electronic, certificat printr-o semnătură electronică digitală a unei persoane împuternicite să semneze prezentul ordin, cu o copie pe hârtie certificată prin sigiliul oficial atașată;
3) plasarea acestui ordin pe resursa de internet a Ministerului Culturii și Sportului al Republicii Kazahstan după publicarea oficială;
4) depunerea la Departament serviciu legal Ministerul Culturii și Sportului al Republicii Kazahstan informează cu privire la implementarea evenimentelor prevăzute în acest alineat în termen de zece zile lucrătoare de la data execuției evenimentelor.
3. Controlul asupra punerii în aplicare a prezentului ordin este atribuit viceministrului de supraveghere al culturii și sportului al Republicii Kazahstan.
4. Prezentul ordin intră în vigoare de la data primei sale publicări oficiale și se aplică relațiilor care au luat naștere de la 1 ianuarie 2016.

Ministrul Culturii și Sportului
Republica Kazahstan A. Mukhamediuly

Aprobat prin ordin
Ministrul Culturii și Sportului
Republica Kazahstan
din 7 decembrie 2015 Nr. 372

Instrucțiuni pentru contabilitate, stocare, utilizare și anulare
Republica Kazahstan

1. Dispoziții generale

1. Prezentele Instrucțiuni pentru contabilizarea, depozitarea, utilizarea și anularea obiectelor de muzeu ale fondului muzeal al Republicii Kazahstan (denumite în continuare Instrucțiuni) detaliază procedura de contabilizare, depozitare, utilizare și anulare a obiectelor muzeale. a fondului muzeal al Republicii Kazahstan (denumite în continuare obiecte de muzeu).
2. Următoarele concepte de bază sunt utilizate în aceste instrucțiuni:
1) fond muzeal - un set de valori culturale situate în fondurile muzeelor ​​de stat, muzeelor-rezerve și altor organizații de stat și aparținând Republicii Kazahstan;
2) active fixe - un set de valori culturale care se află în uz permanent în muzeele de stat, rezervele muzeale și alte organizații de stat și aparțin Republicii Kazahstan;
3) fond temporar - un set de valori culturale care sunt în uz temporar în muzeele de stat, rezervele muzeale și alte organizații de stat și aparțin Republicii Kazahstan;
4) obiect de muzeu - o valoare culturală îndepărtată din mediul său și mutată într-un muzeu.

2. Contabilitatea obiectelor de muzeu

3. Contabilitatea obiectelor muzeale presupune două etape:
1) înregistrarea primară a obiectelor muzeale;
2) inventarierea obiectelor muzeale.

Alineatul 1. Înregistrarea inițială a obiectelor muzeului

4. La înregistrarea inițială:
1) obiectele muzeului sunt activate. Activarea se efectuează în ziua primirii sau eliberării obiectelor muzeale și se eliberează:
un act de acceptare a obiectelor muzeului pentru utilizare permanentă sau temporară în forma conform Anexei 1 la prezentele Instrucțiuni;
un act de eliberare a obiectelor de muzeu pentru utilizare permanentă sau temporară în forma conform anexei 2 la prezentele instrucțiuni.
Actele specificate în această subclauză sunt înregistrate în Cartea de înregistrare a actelor de acceptare pentru uz permanent, Cartea de înregistrare a actelor de eliberare pentru uz permanent, Cartea de înregistrare a actelor de acceptare pentru utilizare temporară, Cartea de înregistrare a Acte de Eliberare pentru Utilizare Temporară (denumite în continuare cărți de înregistrare) în formularele conform anexelor 3, , , la prezenta Instrucțiune.
2) Activarea la acceptarea obiectelor muzeale se realizează pe baza recomandărilor;
3) la acceptarea obiectelor de muzeu, informațiile despre obiectele de muzeu, cu excepția obiectelor de muzeu din metale prețioase și pietre prețioase, se înscriu în Cartea de încasări a Fondului principal sau în Cartea de încasări a Fondului temporar (denumită în continuare: ca Cartea de Chitanțe) utilizând formularele în conformitate cu Anexa 7 la această Instrucțiune.
La introducerea informațiilor în registrele de chitanțe, fiecărui articol de muzeu i se atribuie un număr de serie de înregistrare, iar fiecărei colecție a unui articol de muzeu i se atribuie un număr cu o fracțiune, în funcție de numărul de articole care alcătuiesc colecția.
La acceptarea unei colecții de obiecte muzeale se întocmește un inventar al colecțiilor de obiecte muzeale în conformitate cu Anexa 9 la prezentele Instrucțiuni.
5. Carnetele de chitanțe și carnetele de înregistrare se păstrează în formă scrisă de mână. Pentru utilizarea zilnică, o copie a carnetelor de chitanțe este generată în format electronic.
6. Înainte de completare, carnetele de chitanțe și carnetele de înregistrare se împletesc, foile se numerotează, se semnează de directorul muzeului, curatorul șef, șeful departamentului de contabilitate și se sigilează cu sigiliul muzeului.
7. La data de 1 ianuarie a fiecărui an, după efectuarea ultimei înscrieri în carnetele de chitanțe și carnetele de înregistrare, se întocmește un inventar al cărților în forma conform Anexei 10 la prezentele Instrucțiuni.
8. La contabilizarea obiectelor de muzeu, cantitatea fiecărui obiect de muzeu, inclusiv colecțiile, se măsoară în unități. Fiecărui obiect sau colecție de muzeu i se atribuie un cod, constând din denumirea prescurtată a muzeului, prima literă a materialului din care este realizat obiectul muzeal, numere atribuite conform Caietului de încasări a Fondului Principal și conform Inventarului. Cartea de contabilitate a obiectelor muzeale (denumită în continuare Cartea de inventar al conturilor), întocmită conform formularului , în conformitate cu Anexa 11 la prezentele Instrucțiuni.
9. Codul obiectului muzeal este marcat clar pe obiectul muzeal, fără a perturba aspectul acestuia, în formă scrisă de mână sau tipărită sau în altă formă folosind tehnologie moderna. Pentru obiectele de muzeu acceptate pentru utilizare temporară, codul este aplicat folosind o etichetă.
10. La actualizarea cifrului, toate cifrurile aplicate anterior pe obiectele muzeului sunt păstrate.

Alineatul 2. Inventarierea obiectelor muzeale

11. Inventarul obiectelor muzeale include:
1) inventarul științific al obiectelor muzeale;
2) verificarea prezenței obiectelor muzeale.
12. Toate obiectele muzeale primite în fondul principal al muzeului sunt supuse inventarierii științifice.
13. După înregistrarea inițială a obiectelor muzeului, informațiile despre obiectele muzeului sunt introduse în Cartea de inventar și se introduce un cod.
Se întocmește un card de inventar pentru fiecare obiect muzeal în formularul conform Anexei 12 la prezentele Instrucțiuni.
14. În funcție de scop și conținut, obiectele muzeului se împart în următoarele grupe:
1) surse materiale;
2) monumente istorice ale naturii;
3) colecții arheologice;
4) colecții antropologice;
5) colecții numismatice (monede, ordine, medalii, jetoane, semne, afișe, comori, bani de hârtie);
6) colecții etnografice;
7) produse din metal, lemn, mineral, porțelan, ceramică, sticlă, calcar, gips, marmură, țesături, piele;
8) arme, mobilier;
9) surse vizuale (pictură, grafică, sculptură, arte decorative și aplicate și fotografii);
10) surse scrise (documente scrise de mână și tipărite, cărți rare);
11) materiale de film și înregistrări sonore;
12) complexe memoriale;
13) obiecte de muzeu din metale și pietre prețioase;
14) obiecte de muzeu biologic și zoologic.
15. Pentru fiecare grupă de obiecte muzeale se ține o carte de inventar.
16. La introducerea informațiilor despre obiectele muzeului în Registrul de contabilitate de inventar, fiecărui obiect muzeal i se atribuie un număr de serie, iar fiecărei colecție de obiecte muzeale i se atribuie un număr cu o fracțiune, în funcție de numărul de articole care alcătuiesc colecția.
17. Registrul de inventar se păstrează în formă scrisă de mână.
18. Înainte de completare, se dantelă carnetul de contabilitate de inventar, se numerotează foile, se semnează de directorii muzeului, curatorul șef, șeful secției contabilitate și se sigilează (dacă este cazul) al muzeului.
19. După efectuarea ultimei înscrieri despre obiectele muzeului, Cartea de inventar este supusă inventarierii. La compilarea noilor cărți de inventar, cele anterioare sunt păstrate și nu distruse.
20. Reconcilierea pentru prezența obiectelor muzeale se realizează în conformitate cu programul de împăcare aprobat de directorul muzeului.
21. Programul de reconciliere indică următoarele termene limită:
1) în muzeele cu până la trei mii de obiecte muzeale - anual;
2) în muzeele cu până la treizeci de mii de obiecte muzeale - o dată la trei ani;
3) în muzeele cu de la treizeci la trei sute de mii de obiecte muzeale - o dată la cinci ani;
4) în muzeele cu de la trei sute la cinci sute de mii de obiecte muzeale - o dată la șapte ani;
5) în muzeele cu de la cinci sute de mii până la un milion de obiecte muzeale - o dată la zece ani;
6) în muzeele cu peste un milion - o dată la cincisprezece ani.
22. Pe baza rezultatelor reconcilierii pentru prezența obiectelor muzeale se întocmește un proces-verbal de reconciliere pentru prezența obiectelor muzeale în forma conform Anexei 13 la prezentele Instrucțiuni.

3. Depozitarea obiectelor muzeului

23. Obiectele muzeului sunt amplasate în incinte cu respectarea:
1) condițiile de temperatură și umiditate;
2) modul de lumină.
24. Temperatura aerului în timpul depozitării complexe a diferitelor obiecte de muzeu este stabilită la +18 o Celsius (denumită în continuare C).
25. În spațiile de depozitare a obiectelor de muzeu în timpul depozitării lor complexe, temperatura aerului este setată la cel mult +20 o C (cu o umiditate relativă de până la 53%).
26. În încăperile în care sunt amplasate obiecte de muzeu, temperatura aerului este stabilită în următoarele limite:
1) nu mai mare de +12 o C - pentru obiectele de muzeu din materiale fotografice alb-negru;
2) nu mai mare de +5 o C - pentru obiectele de muzeu realizate din materiale fotografice color;
3) de la +16 o C la +25 o C pentru obiectele de muzeu din ceară și plastilină;
4) nu mai mic de 0 o C pentru obiectele de muzeu din pietre pretioase si semipretioase si chihlimbar.
27. În timpul depozitării complexe a obiectelor de muzeu, umiditatea relativă a aerului este stabilită în intervalul de la 50 la 65%.
28. Pentru depozitarea obiectelor de muzeu, umiditatea relativă a aerului este stabilită în următoarele limite:
1) de la 37% la 50% pentru obiectele muzeului arheologic care au produse de coroziune sub formă de compuși clorurati;
2) de la 40 la 50% pentru obiectele de muzeu realizate din materiale fotografice.
29. Pentru înregistrarea temperaturii și umidității aerului, în fiecare încăpere în care se află obiectele muzeului sunt instalate psihrometre, higrometre, termometre și alte dispozitive.
30. Indicatorii de temperatură și umiditate a aerului sunt luați în considerare de două ori pe zi, în același timp.
31. Dacă condițiile de temperatură și umiditate ale camerei au umiditate ridicată, atunci distanta minima intre perete si echipament este de minim zece centimetri, in caz de umiditate scazuta se folosesc umidificatoare generale.
32. În incinta muzeului, obiectele muzeului nu trebuie expuse la lumina soarelui.
33. Pentru toate tipurile de grafică, cărți, materiale scrise de mână, fotografii, țesături, colecții botanice și zoologice, piele, iluminarea incintelor muzeului trebuie să fie între 50-75 lux, pentru toate celelalte obiecte muzeale - 75 lux.
34. Pentru depozitarea picturilor în ulei și tempera, precum și a obiectelor de muzeu din os, este necesară iluminarea sistematică (naturală sau artificială) în timpul zilei.
35. Când filmați videoclipuri sau faceți fotografii în incinta muzeului, obiectele muzeului ar trebui să fie controlate de la încălzire. Sursele de lumină nu trebuie să fie mai aproape de patru metri de obiectele muzeului, iar lumina trebuie aprinsă pentru un timp minim (nu mai mult de 3-5 minute). Este inacceptabilă creșterea temperaturii aerului în incinta muzeului unde au loc filmările cu mai mult de 2 o C.
36. Fotografierea obiectelor muzeului cu ajutorul blițului electronic nu se realizează.
37. Depozitarea tablourilor se realizează în următoarele moduri:
1) tablourile fără rame sunt atârnate pe snururi puternice sau pe benzi metalice cu cârlige mobile. Un capăt al cablului este fixat de o tijă metalică atașată la partea superioară a peretelui, celălalt capăt este trecut prin două inele înșurubate în rama tabloului și apoi legat de tijă;
2) pozele în rame sunt atârnate pe panouri fixe (fixe) sau retractabile acoperite cu o plasă mare de metal. Atârnarea pozelor pe grilă se face folosind cârlige. Un capăt al cârligului este fixat într-un inel înșurubat în rama imaginii, celălalt - într-o celulă de plasă. În plase și cârlige este prevăzut un strat anticoroziv;
3) picturile pe pânză și operele de artă sunt depozitate pe plăci, rafturi cu sloturi pentru fiecare lucrare;
4) picturile pe scânduri groase (în special, picturile antice rusești) sunt depozitate pe rafturi cu podea cu zăbrele (bază) pentru circulația aerului. Pardoseala scândurilor se află perpendicular pe planul lucrărilor. Pe peretele vertical al raftului sunt speciale celule individuale cu pante, acoperite cu stofa;
5) picturile pe pânză întinse pe targă sunt depozitate deasupra podelei cu șipci, formând o a doua pardoseală din șipci. Pentru lucrările de dimensiuni mari, între șipci se instalează rulmenți pentru a ușura frecarea la instalarea și îndepărtarea vopselelor din rack;
6) tablourile fără rame se depozitează în stive pe scânduri groase cu dibluri după mărime, tablourile se așează cu fața în jos. Între tablouri sunt așezate perne din pânză și vată;
7) tablourile pe pânză fără rame se depozitează în funcție de dimensiune, tablourile se așează cu fața în jos, fără distanțiere;
8) picturile în ulei sunt depozitate pe un ax special.
În încăperile în care sunt depozitate tablouri, trecerile dintre rafturi se instalează în stive de cel puțin un metru lățime.
38. Pe un arbore sunt depozitate până la zece tablouri.
Rolele pentru lucrări de rulare de pictură în ulei de șevalet sunt realizate din material uscat cu o suprafață netedă în următorii parametri:
1) diametrul arborelui de la 50 de centimetri sau mai mult (pentru picturi duplicate și picturi cu vopsire corporală de la 50 la 70 de centimetri);
2) lungimea arborelui este cu 5 până la 10 centimetri mai mare decât lățimea imaginii;
3) cadrul arborelui este acoperit cu placaj, apoi cu hârtie de împachetat;
4) diametrul cercurilor atașate la ambele capete ale arborelui trebuie să depășească diametrul arborelui, astfel încât tabloul înșurubat pe arbore să fie la cel puțin 10-15 centimetri de podea.
Nu este recomandat să depozitați picturile mari pe puțuri mai mult de doi până la trei ani fără a verifica siguranța acestora. Pentru a evita lăsarea și deformarea, arborele cu modelele rulate pe el este depozitat în poziție orizontală. De două ori pe an, arborele este rotit în jurul axei sale cu 180 de grade.
39. Tablourile realizate folosind tehnici de pictură cu tempera și lipici, precum și tehnici mixte, sunt depozitate în sticlă.
40. În expoziție, picturile sunt expuse sub sticlă. Pentru a preveni atingerea sticlei cu tabloul, de-a lungul marginilor se pun distanțiere din lemn, carton sau plută cu grosimea de 2-5 milimetri.
41. Grafica se atașează la jumătatea de passe-partout care nu are fereastră, pe balamale (picioare) de hârtie, care se lipesc din spate până la marginea superioară a obiectului de muzeu și a passe-partout-ului.
42. Cărțile scrise de mână (pe pergament și hârtie) sunt depozitate în dulapuri care le protejează de lumină și praf.
Cărțile vechi scrise de mână și vechi tipărite sunt depozitate în coperți sau cutii.
Certificatele (pe pergament sau hârtie) sunt depozitate în mape, orizontal, în dulapuri sau rafturi.
43. Obiectele de muzeu realizate din minerale din grupa compușilor și sărurilor sulfului sunt depozitate în borcane cu gât larg, cu dopuri măcinate.
44. Obiectele de muzeu din țesătură se depozitează în funcție de tipul de material în dulapuri închise, iar țesăturile se depozitează înfășurate în hârtie mikalent.
45. Articolele de muzeu cu broderii din aur, argint, perle și alte broderii în relief și decorațiuni de blană sunt depozitate separat, fiecare obiect este învelit în hârtie de mica, cu un distanțier din mai multe straturi de hârtie de mica între articole.
46. ​​Obiectele de muzeu din piele sunt depozitate în dulapuri, cu excepția celor din plăci aglomerate. În interiorul cabinetului:
1) hainele sunt depozitate pe umerase cu tampoane de bumbac la colturi;
2) pălăriile sunt depozitate în cutii separate. Pentru a proteja împotriva deformării, pălăriile sunt puse pe semifabricate;
3) pantofii sunt depozitați pe blocuri de lemn umplute cu hârtie moale;
4) echipament de piele, hamul este depozitat pe console rotunde din lemn.
47. Sculpturile din lemn, sicrie mari, roți care se învârtesc sunt depozitate pe rafturi și rafturi.
48. Sculpturile mari și mijlocii sunt depozitate pe podiumuri, standuri și rafturi.
49. Obiectele de muzeu din porțelan, ceramică, sticlă, calcar, ipsos și marmură sunt depozitate pe rafturi în dulapuri de sticlă.
50. Obiectele de muzeu din metale neferoase și feroase se depozitează separat de obiectele din metale prețioase.
51. Armele de foc și armele cu lamă se depozitează în spații dotate cu alarmă de securitate.
52. Numismatica (monede, medalii, ordine, jetoane, insigne) se depoziteaza in dulapuri dotate cu sertare plate - tavi. Înălțimea cutiei este de 3-5 centimetri. Cutiile sunt umplute cu cutii de tablă, carton și plastic de 1,5-2 centimetri înălțime (fără capace), lățime și adâncime cu 1 centimetru mai mari decât dimensiunea obiectelor de muzeu.
53. Negativele și foliile transparente sunt depozitate în dulapuri metalice și cutii cu fante, fiecare obiect de muzeu este pus într-un plic de hârtie groasă.
54. Positivele sunt depozitate în pungi de hârtie foto de dimensiuni adecvate, nu mai mult de 10 bucăți într-o pungă.
55. Filmele sunt depozitate în cutii standard de fier, filmele cu înregistrări sonore sunt depozitate în cutii de carton.
56. Benzile magnetice se depozitează în ambalaje primare sau în cutii de carton așezate vertical pe rafturi de lemn.
57. Discurile optice compacte, detașabile sunt depozitate în recipiente speciale din plastic în dulapuri.
58. Instrumentele de explorare geologică a metalelor (ciocane geologice, dălți, truse de foraj ușoare și altele) sunt depozitate pe suprafețe netede.
59. Amprentele plantelor, insectelor, peștilor și altor organisme sunt depozitate în vată, în cutii sau sertare.
60. Monoliții de sol sunt depozitați în cutii așezate pe perete în unghi, iar probele de sol prelevate pentru analiză chimică sunt depozitate în borcane de sticla cu opritor de pământ.
61. Erbariile se depozitează în mape, în dulapuri cu uși care se închid etanș, în dulapuri sau cutii ermetice.
62. Obiectele muzeului zoologic se depozitează în următoarele moduri:
1) piei de animale purtătoare de blană - în dulapuri suspendate;
2) animale împăiate și păsări - în dulapuri cu uși din sticlă care se închid etanș sau pe rafturi. Sunt dispuse fără a se atinge între ele, după clasificarea zoologică;
3) carcase umplute de păsări și mamifere - în cufere;
4) obiecte de muzeu zoologic fixate în alcool sau formaldehidă - în borcane de sticlă, în dulapuri închise.
63. Obiectele muzeului antropologic se păstrează:
1) cranii - în dulapuri pe rafturi;
2) oase ale scheletului - în cutii separate;
3) păr - în eprubete de sticlă, închise cu dop și vată, și spălate cu eter;
4) oasele scheletice primite pentru păstrare din condiții de permafrost până la conservarea finală - în congelatoare la o temperatură de cel puțin 18 o C.

4. Utilizarea obiectelor muzeale

64. Obiectele muzeului sunt folosite pentru:
1) expunere;
2) cercetare științifică;
3) fotografiere și filmare video;
4) activități de concert.
65. Obiectele muzeului nu sunt folosite dacă sunt dărăpănate.
66. Transportul obiectelor muzeale se efectuează în conformitate cu recomandările comisiei de cumpărare de stocuri (selectare stoc).
67. La transportul obiectelor de muzeu, toate obiectele de muzeu sunt așezate în cutii în grupuri cu cuști de lemn introduse sau în cutii învelite în hârtie moale separat unele de altele. Părți ale obiectelor muzeului sunt împachetate separat unele de altele și ambalate într-o cutie.
În interiorul cutiilor sau cutiilor se află obiecte de muzeu:
1) din metale și pietre prețioase, așezate în cazuri speciale;
2) din metal și armele sunt împachetate în hârtie moale sau așezate în cutii sau cutii speciale. Înainte de ambalare, acestea sunt curățate de praf și lubrifiate cu ulei de pistol. Incrustația este sigilată cu hârtie sau tifon înmuiat în ceară topită sau parafină;
3) din brocart sau cu broderie aurie și argintie, întinse pe toată lățimea în cutii mari de carton, nasturii și decorațiunile cusute pe haine se înfășoară în hârtie moale, se scot părțile de fier dacă este posibil și se înfășoară în hârtie moale;
4) lâna și blana sunt învelite în hârtie moale tratată cu agenți de combatere a dăunătorilor. Înainte de ambalare, blana este pieptănată cu un pieptene;
5) pielea este învelită în hârtie moale. Înainte de ambalare, obiectele muzeului sunt lubrifiate cu dedurizatori (ulei de ricin, lanolină, emulsie de glicerină cu gălbenuș de ou). Pantofii din piele sunt umpluți cu material moale și uscati înainte de ambalare.
68. La ambalarea obiectelor de muzeu se prevede următoarele:
1) izolarea fiecărui obiect muzeal;
2) absența presiunii excesive asupra fiecărui obiect muzeal;
3) imobilitatea completă a obiectelor muzeului.

5. Stergerea obiectelor muzeului

69. Un obiect de muzeu este supus radierii în conformitate cu recomandările comisiei de cumpărare de stoc (selectare stoc) în următoarele cazuri:
1) distrugerea unui obiect muzeal;
2) transferuri pentru utilizare permanentă către muzeele de stat și organizațiile guvernamentale;
3) schimb cu muzeele de stat şi organizatii guvernamentale.
În cazul transferului în folosință permanentă către muzeele de stat și organizațiile de stat sau schimbul unui obiect muzeal cu muzeele de stat și organizațiile de stat, se întocmește un certificat de transfer și acceptare.
70. În baza recomandării comisiei de cumpărare de stocuri (selectare stoc), se întocmește un act de radiere a obiectelor muzeale în forma conform Anexei 14 la prezentele Instrucțiuni.
71. Actul de radiere se aprobă de către directorul muzeului și se sigilează cu sigiliul (dacă există) al muzeului.
72. După aprobarea actului, în rubrica „note” din Caietul de chitanțe de fond fix se fac înscrieri despre radierea obiectului muzeal, inclusiv data și numărul actului de radiere.
La anularea articolelor muzeale neimportante, după înregistrarea în coloana „note” din Registrul de chitanțe cu fond fix, articolele muzeului sunt transferate gratuit altor organizații guvernamentale.

Anexa 1

utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

"Afirm"
Director
_______________________
(numele complet al muzeului)
"" _______ 20__

Certificat de acceptare
obiectele muzeului în permanent sau
pentru utilizare temporară
№

Acest act a fost întocmit „” ______ 20 în trei
copiază asta
__________________________________________________________ în persoană
____________________________________________________________________
acceptat și ________________________________________________________________
(NUMELE COMPLET. individual sau
__________________ reprezentată de __________________________________________
numele persoanei juridice) (numele complet, funcția)

a donat următoarele obiecte muzeale pentru uz permanent sau temporar
articole:
(Subliniați orice este cazul)

În total, conform actului, au fost acceptate: _________________ unităţi de obiecte muzeale pt
(în cifre și cuvinte)
suma totală (în tenge) _______________________
(în cifre și cuvinte)

Motiv: (data, numărul protocolului de cumpărare de stoc
(selecție stoc) comision)

Lista documentelor atașate (dacă sunt disponibile):

Semnăturile persoanelor care întocmesc prezentul act ___________________________________
(numele complet, semnătura persoanei care a depus documentele)

Anexa 2
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

"Afirm"
Director
_______________________
(numele complet al muzeului)
"" _______ 20__

Certificat de eliberare
obiecte de muzeu pentru uz permanent sau temporar
№

Prezentul act a fost întocmit la data de ______________ 20, precizându-se că
____________________________________________________________ în persoană
(numele muzeului de stat)

(nume, prenume, patronimic (dacă este disponibil) (denumit în continuare nume complet), funcție)

predat până la „ ” 20_______, și ________________________ în persoana
(când este eliberat pentru utilizare temporară) (numele persoanei juridice)
_____________________________________________________________________
(nume complet poziția)

acceptate pentru utilizare permanentă sau temporară următoarele obiecte muzeale
articole bazate pe
(Subliniați orice este cazul)

permisiunea speciala organism autorizatîn domeniul culturii sau
organul executiv local al regiunii (orașul republican
valori, majuscule).
(Subliniați orice este cazul)

Total transferat în temeiul actului: _________________ unități de obiecte muzeale
(în cifre și cuvinte)
Semnături ________________________________________________

(pe versoul foii atunci când este emisă pentru utilizare temporară)

Emiterea este supusă următoarelor condiții:
1. Obiectele muzeale eliberate în temeiul prezentului act trebuie returnate
la muzeu ________________________ cel târziu la termenul stabilit
prin acest act și fără nicio cerință prealabilă.
2. Ambalarea și transportul piesei muzeale emise
se face pe cheltuiala ____________________________________________________________________
3. Obiectele de muzeu eliberate se returnează în aceeași stare ca
ceea ce erau în momentul emiterii lor.
În caz de pierdere sau deteriorare parțială a exponatelor emise
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

se angajează să ramburseze costul pierderii sau costul refacerii.
4. În interiorul Termen limită utilizarea temporară a muzeului
obiecte, muzeu
_____________________________________________________________________
se asigură că obiectele muzeului sunt depozitate în
_____________________________________________________________________
condiţii adecvate, pentru care permite unui reprezentant al muzeului să
_____________________________________________________________________
inspectarea materialelor fără obstacole și urmează toate instrucțiunile sale în
_____________________________________________________________________
in ceea ce priveste conditiile de depozitare.

Am citit termenii și condițiile: ________________________________________________
(semnătura persoanei care acceptă obiectul muzeului)

Anexa 3
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

Cartea de înregistrare a actelor de acceptare pentru utilizare permanentă

Anexa 4
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

Cartea de înregistrare a actelor de eliberare în uz permanent

Anexa 5
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

Cartea de înregistrare a actelor de acceptare pentru utilizare temporară

Anexa 6
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

Cartea de înregistrare a actelor de eliberare pentru utilizare temporară

Anexa 7
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

Cartea de încasări a fondului principal

Anexa 8
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

Cartea de încasări a fondului temporar

Anexa 9
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

Inventarul colecțiilor de obiecte muzeale

Denumirea colecției: _________________________________________________;
Numărul de articole din colecție: _________________________________;
Cost colectare: _____________________________________________;
Data și locul descoperirii colecției: ________________________________;

Numărul actului de acceptare a obiectelor muzeului permanent/temporar
folosirea sau actul de eliberare a obiectelor muzeului pentru utilizare permanentă
utilizare temporară:___________________;
Număr de ordine conform registrului de încasări al fondului fix sau conform registrului
venitul fondului temporar: _____________________________________;

Data întocmirii inventarului: _________________________________________

Anexa 10
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

Inventarul cărților

Anexa 11
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

Cartea de inventar al obiectelor de muzeu
_______________________________________________
(fond fix sau grup „_________”)

Anexa 12
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

Card de inventar ___________________________________
(numele articolului din muzeu)

Numele complet al muzeului: ________________________________________________
Unitatea structurală a muzeului: _____________________________________

1. Data și numărul de serie al articolului muzeal conform cărții
venituri din fonduri fixe _____________________________________________.
2. Numărul de inventar al obiectului muzeal și grupa de clasificare_________________________________________________.
3. Vechiul număr de inventar al articolului muzeal (dacă este disponibil)
____________________________________________________________________.
4. Descrieri ale obiectului muzeului:
1) loc pentru o fotografie (sau atașat);
2) materialul și tehnica de fabricație;
3) dimensiune, greutate totală și finețe pentru metale prețioase și
pietre;
4) caracteristici principale (forme, scopuri, structură, tăiere,
culoare, complot, compoziție, stil artistic, imagine, litere,
sigilii, semne și altele)________________________________________________.
5. Starea de conservare a obiectului muzeal: _______________.
6. Publicații, utilizare: ______________________________.

Data compilarii: " "20
Alcătuit de: _________________________________________________

Notă:
La alcătuirea unei fișe de inventar și descrierea muzeului
articole constând în întregime din metale și pietre prețioase (inclusiv
inclusiv monede, produse), în coloana „material” este indicat
denumirea metalelor si pietrelor pretioase din care este facuta
articol, în coloana „dimensiune și greutate totală” înălțimea, lățimea,
adâncimea obiectului (dacă obiectul are o formă rotundă obișnuită - este
diametru) cu o precizie de 1 milimetru. Greutate indicată: pt
metale prețioase și pietre cu o greutate de până la 100 de grame cu o precizie de 0,01
gram; peste 100 de grame - cu o precizie de 0,1 grame, greutatea de prețios
pietre - cu o precizie de 0,01 carate. Piese mari de muzeu dintr-o singură bucată
obiectele sunt cântărite cu precizia permisă de cântar, care
se face o rezervare.

Anexa 13
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

"Afirm"
Director
_________________________
(numele complet al muzeului)
"" _______ 20__

act
verificări pentru prezenţa obiectelor de muzeu
№
din „____” ______________ 20

Acest act a fost întocmit în conformitate cu ordinul directorului ____________
(numele complet al muzeului)
Nr. ___ datată „” ______ 20 „_________________________________”
(titlul comenzii)

pe baza rezultatelor verificării pentru prezenţa obiectelor muzeale
se stabileste urmatorul:

Conform ___________________________________________________________
(nume, numărul cărții și (sau) act)
pe " "________ 20__ există doar ____________ unități muzeale
(în cifre și cuvinte)
obiecte, inclusiv: _____________________________ obiecte de muzeu.

De fapt, ca urmare a reconcilierii obiectelor muzeului pentru „ ”________ 20__
an sunt doar _____________________ unități muzeale
(în cifre și cuvinte)
obiecte, inclusiv:________________________________piese de muzeu.
(nume, număr de acces, scurtă descriere)

În total, au fost identificate ____________ obiecte muzeale (lista atașată).

Acest act a fost întocmit de: 1)_________________________________________
(nume, prenume, patronimic (dacă este disponibil), funcție, semnătură)

Anexa 14
la Instrucțiunile de contabilitate, depozitare,
utilizarea și eliminarea
obiecte muzeale ale fondului muzeal
Republica Kazahstan

"Afirm"
Director
_______________________
(numele complet al muzeului)
"" _______ 20__

Act privind radierea obiectelor de muzeu nr.
din „____” ___________20___

Președintele comisiei _____________________________________________
(nume, prenume, patronimic (dacă este disponibil) (denumit în continuare nume complet)
Membrii comisiei: ___________________________________________________________
(Numele complete ale tuturor membrilor comisiei)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

bazat ________________________________________________________
(distrugerea unui obiect muzeal, transfer în folosință permanentă
_____________________________________________________________________
organizații guvernamentale, schimb cu organizații guvernamentale)

au întocmit prezentul act în dublu exemplar, privind radierea obiectelor muzeale enumerate mai jos

Total ____________________ unități de obiecte muzeale
(în cifre și cuvinte)

Președintele comisiei:______________________
(semnătură, nume complet)

Pagina 20 din 39

Contabilitatea fondurilor muzeului

Contabilitatea fondurilor muzeului este unul dintre principalele domenii de lucru ale fondului. Scopul său este de a proteja din punct de vedere legal fondurile muzeului și drepturile muzeului asupra datelor obținute ca urmare a studiului obiectelor și colecțiilor muzeale. Contabilitatea fondurilor este un proces continuu, din moment ce fondurile muzeului sunt reînnoite în mod constant; se monitorizează mişcarea obiectelor şi starea acestora. Este reglementată procedura de înregistrare, păstrare și prelucrare științifică a obiectelor muzeale documente de reglementare Ministerul Culturii.

În procesul de contabilizare a fondurilor muzeale, acesta este întocmit conform formelor stabilite. documentatia contabila . Conține date despre obiecte individuale și grupuri de obiecte, despre ordinea de primire a acestora în muzeu și în diferite departamente de fond. Majoritatea documentelor au forță juridică, sunt supuse înregistrării și păstrării veșnice. Acestea sunt acte de acceptare, acte de emitere, carnete de chitanțe, carnete de inventar științific.

Contabilitatea de stat a colecțiilor muzeale presupune două etape, care reflectă gradul de studiu al obiectelor muzeale : înregistrarea inițială obiecte primite de muzeu și inventar, adică înregistrarea științifică a obiectelor muzeale.

Înregistrarea legală a apartenenței obiectelor la muzeu și a drepturilor muzeului asupra acestor obiecte începe cu act de acceptare a articolelor pentru depozitare permanentă. Acest document se întocmește în cel puțin trei exemplare, semnate de custodele principal (șeful de fonduri), persoana care a depozitat bunurile până la decizia comisiei de cumpărare de stoc; și persoana care le-a primit depozitarea materialelor. Actul este aprobat de directorul muzeului și sigilat cu sigiliul muzeului. Acceptarea articolelor din metale prețioase și pietre prețioase, ordine și medalii, precum și arme este determinată de documente de reglementare speciale.

Înainte de a intra în departamentul de colecție corespunzător, obiectele sunt supuse unei înregistrări inițiale, care confirmă în cele din urmă apartenența la acest muzeu. Sunt incluși în carnetul de chitanțe al obiectelor muzeului(fond fix) sau în cartea de contabilitate a materialelor stiintifice si auxiliareîn forma specificată de instrucțiuni (vezi Anexa nr. 3, 4, 5). În muzeele de științe naturale, materiile prime sunt înregistrate în cartea de contabilitate a materiei prime stiintifice.

Sunt introduse articolele primite de muzeu pentru depozitare temporară carnet de chitanțe pentru utilizare temporară. Se returnează conform unui act, care se întocmește prin ordin al directorului și se semnează de custode-șef, șeful compartimentului stoc care a depozitat articolul; și persoana care l-a acceptat temporar pentru depozitare responsabilă financiar.

Scopul carnetelor de chitanțe ca document de securitate de stat este de a înregistra un articol sub un anumit număr și de a oferi o scurtă descriere a acestuia, excluzând înlocuirea articolului, iar în caz de pierdere sau furt, facilitarea căutării acestuia. Numărul de serie din registrul de chitanțe (KP) atribuit acestui articol este aplicat simultan pe actul de primire a acestuia la muzeu, precum și pe articol în sine împreună cu codul muzeului, de exemplu: Muzeul de Istorie de Stat, KP - 112408. Atunci când se primesc concomitent un număr mare de articole omogene (colecție numismatică, materiale fotografice etc.) este permisă înscrierea grupului acestora în carnetul de chitanțe dacă există o colecție sau un inventar de teren. În acest caz, numărul de articole primite este reflectat în numerele de serie corespunzătoare ale registrului de chitanțe (de exemplu, KP - 1760–1870) sau este înregistrat prin numere de serie fracționate (de exemplu, KP - 1760/1 - PO). Cu toate acestea, materialele unice sunt întotdeauna înregistrate individual. De asemenea, este interzisă înregistrarea în grup a obiectelor din materiale prețioase și pietre prețioase.

Astfel, conceptele unitate contabilă și unitate de depozitare, pot desemna atât un articol individual de muzeu, cât și un grup de obiecte (colecție, set), dacă sunt înregistrate în documente contabile sub același număr.

Înregistrarea în cartea de chitanțe a obiectelor muzeului se efectuează ținând cont de toate informațiile consemnate în certificatele de acceptare și în documentația de teren. Descrierea articolului se face pe baza rezultatelor atribuirii acestuia primite la momentul inregistrarii sale initiale. Articolele unice trebuie fotografiate. Registrul de chitanțe înregistrează, de asemenea, date despre ora, sursa, metoda de primire a articolului, siguranța acestuia, costul (la cumpărare) și documentele însoțitoare. Sunt indicate numărul actului și data înregistrării.

Carnetul de chitanțe, ca document de ordin de garanție, se întocmește în mod corespunzător înainte de completare: foile se numerotează, se dantelă, carnetul se semnează și se sigilează cu sigiliul unei autorități superioare. Toate înregistrările sunt făcute clar, lizibil, fără ștersături, iar corectarea lor este permisă doar în cazuri extreme, în timp ce înregistrările vechi și noi trebuie să fie clar lizibile. Corecțiile minore sunt certificate printr-o mențiune specială în notele de carte semnată de director și custode șef, șeful departamentului de contabilitate și custodele articolului. Semnăturile sunt sigilate cu sigiliul muzeului. Toate corectiile semnificative din carnetul de chitante (atribuire, siguranta, marime, material etc.) se fac numai in baza unor acte speciale semnate de director sau adjunctul acestuia pt. munca stiintifica, custode-șef, șeful compartimentului stoc, și sunt atestate de persoana responsabilă cu contabilitatea primară.

Documentele legale ale contabilității primare sunt păstrate cu grijă; Accesul la acestea este limitat la un număr limitat de persoane. Între timp, informațiile pe care le conțin sunt necesare nu doar de angajații muzeului, ci și de cercetătorii din alte instituții. Prin urmare, deja în etapa contabilității primare, este creat un sistem de fișiere card - card și în anul trecutși electronice. Mai ales necesar dosar card contabil , îndeplinind funcţia de informare a carnetului de chitanţe. Cardurile care o alcătuiesc sunt identice ca conținut cu înregistrările din carnetul de chitanțe și sunt aranjate în ordinea numerelor sale. Se întocmește și un index de card pentru chitanțe temporare, sistematizat pe surse de încasare.

După înregistrarea în registrele de chitanțe, articolele sunt transferate către departamentele fondului către custode conform actelor de depozitare responsabilă material(vezi Anexa nr. 6). În același timp, obiectele muzeului, spre deosebire de materialele științifice și auxiliare, trec prin a doua etapă a contabilității - inventar, care este principala formă de studiu, descriere și definire științifică a mijloacelor fixe. Se realizează cu ajutorul cărților de inventar științific – echipament științific. Fiind documente legale, acestea se întocmesc în același mod ca și carnetele de chitanțe.

Înregistrarea în inventarul științific se face numai subiect cu subiect și în conformitate cu forma stabilită prin instrucțiuni (vezi Anexa nr. 7, 8). Se bazează pe o muncă ulterioară și mai profundă a unui specialist în identificarea unui obiect de muzeu. Inventarul științific oferă numele exact al articolului, al acestuia descriere detaliata cu o listă cu toate mărcile, monogramele, semnăturile și inscripțiile disponibile. Se introduc date despre autor, locul și momentul creării și existenței, istoricul articolului, publicațiile referitoare la acesta, materialul și tehnica de fabricație, dimensiunea și greutatea (pentru articolele din metale și pietre prețioase), gradul de conservare. Coloanele corespunzătoare indică denumiri de înregistrare, denumiri de înregistrare vechi (dacă există), numere de negative fotografice (dacă articolul este fotografiat), informații despre sursa și metoda de primire, preț etc.

În timpul inventarierii, obiectele muzeului sunt sistematizate în conformitate cu structura (structura) fondului principal. Prin urmare, fiecare divizie de stoc are de obicei mai multe inventare științifice, în conformitate cu clasificarea sa în grupuri de obiecte muzeale. De exemplu, în împărțirea surselor vizuale, lucrările de pictură, grafică și sculptură vor fi incluse în diferite cărți. Fiecare dintre ele are propria sa denumire, care ne permite să stabilim dacă cartea și obiectul inventariat în ea aparțin unei anumite diviziuni de stocuri și unui grup format în cadrul acesteia. Apartenența la subdiviziunea surselor vizuale poate fi indicată cu litera I, iar la grupul de sculptură prin litera C.

Fiecare articol înregistrat în inventarul științific primește propriul număr, care se lipește pe acesta și în carnetul de chitanțe. Astfel, un obiect muzeal dobândește în cele din urmă două numere: după carnetul de chitanțe și după inventarul științific. Denumirea sa contabilă completă poate arăta, de exemplu, astfel:

GIM-KP 1245

I-S 137

Când desemnați o desemnare contabilă, este important să nu provocați daune aspect obiect și, în același timp, aplicați-l astfel încât să fie accesibil pentru vizualizare de către custode și cercetător, să nu se prăbușească, să nu se uzeze. De exemplu, pe obiectele metalice este ștanțat cu vopsea email, iar pe obiectele ceramice - cu ulei sau cerneală. Dacă denumirea de înregistrare nu poate fi aplicată articolului în sine, se folosesc etichete și etichete care sunt cusute, bătute în cuie sau atârnate de articole, așezate pe un suport sau pe ambalaj individual.

Elementele care alcătuiesc setul (seturi, seturi) sunt înscrise în inventarul științific sub numere separate, iar apartenența lor la setul este notată în descriere. Atlasele, albumele de desene și fotografiile aceluiași autor sunt înscrise în inventarele științifice sub un număr, fiecare foaie primind un număr fracționar.

Obiectele din metale prețioase și pietre prețioase sunt înregistrate în inventare numai dacă există un certificat de examinare a bijuteriilor care să ateste autenticitatea materialului și acuratețea greutății. În registrele speciale de inventar, se țin evidențe suplimentare ale acestora, prin urmare, spre deosebire de alte articole, au nu două, ci trei numere contabile.

Sursele scrise sunt luate în considerare conform regulilor elaborate de organele de conducere arhivistice. Contabilitatea este ținută pentru fondurile de arhivă, colecțiile de arhivă și unitățile de depozitare. Inventarul fondurilor de arhivă din punct de vedere juridic sunt echivalente cu cărțile de inventar științific. Acestea includ o listă a celor incluși în acest fond unități de depozitare. Lista conține un titlu și o scurtă descriere a conținutului fiecărui element de stocare.

Intrarea în inventarul științific se face pe baza unui întocmit anterior fișe de descriere științifică , ale căror coloane trebuie să corespundă coloanelor de inventar (vezi Anexa nr. 9). Se completează în timpul procesului de identificare a unui obiect muzeal și înregistrează rezultatul studierii tuturor caracteristicilor sale principale. Înainte de a intra în inventarul științific, textul descrierii trebuie mai întâi vizat de șeful secției de colectare, directorul adjunct pentru afaceri științifice sau curatorul șef.

În procesul descrierii științifice, conținutul cardului poate fi completat, clarificat și chiar modificat. În acest caz, toate modificările aduse inventarului științific sunt documentate după aceleași reguli ca și în carnetele de chitanțe.

Pe baza fișelor de descriere științifică a obiectelor muzeului, a inventarindex card,îndeplinind funcțiile de informare ale cărților de descriere a inventarului și servesc drept bază pentru catalogarea științifică a fondurilor. Pentru a găsi rapid obiecte, compunem indexul cardului topografic,și inventarul topografic , unde se înregistrează locația de depozitare a fiecărei unități contabile. În fiecare divizie de fond se creează și indici de carduri pentru articolele fondului științific și auxiliar.

Fondurile muzeului sunt în continuă mișcare, deoarece obiectele pot fi transferate către alte muzee și instituții fie pentru utilizare permanentă în schimb sau gratuit, fie pentru utilizare temporară, de exemplu, pentru realizarea de expoziții sau expoziții. Obiectele se mișcă și mai activ în interiorul muzeului. Acestea sunt transferate pentru utilizare temporară către alte departamente pentru lucrări expoziționale, cercetare, restaurare, fotocopiere. Toate aceste aspecte, precum și faptele de furt, pierdere, distrugere a obiectelor, sunt formalizate corespunzător conform instrucțiunilor. Problemele de lungă durată din cadrul muzeului (către alte compartimente de fond, către expoziție) sunt formalizate printr-un act de transfer intramuzeal și avizate de curatorul șef (vezi Anexa nr. 10). Elemente transferate de la departamentele de colecție la alte departamente ale muzeului, de exemplu, camera întunecată, la Pe termen scurt, poate fi înscris într-o carte specială cu chitanță de la persoana care primește.

Numărul de obiecte din colecțiile muzeului este în continuă schimbare: unele obiecte sunt eliminate din colecția muzeului, altele sunt adăugate acesteia. Prin urmare, muzeul alcătuiește anual rapoarte anuale privind mișcarea fondurilor muzeale, care reflectă informații despre încasări, cu privire la numărul total de articole, despre probleme temporare intramuzeale și extramuzeale etc. Pentru a vă asigura că în spatele numerelor specifice de documente contabile există elemente reale și, de asemenea, că siguranța acestora nu a fost deteriorată, reescontarea fondurilor.

Reînregistrarea se efectuează de către o comisie specială formată din cel puțin trei persoane cu participarea obligatorie a custodelui colecției. Fiecare articol atribuit compartimentului de stocuri se verifică cu actul de acceptare pentru depozitare responsabilă material, cu înscriere în carnetul de inventar științific și în carnetul de chitanțe; Se verifică și prezența documentelor care documentează absența anumitor elemente în fonduri. Pe baza rezultatelor lucrărilor, comisia întocmește și semnează un act de conciliere a disponibilității obiectelor muzeale cu documentația contabilă, care este aprobat de directorul muzeului.

Cele mai importante documente contabile care au forță legală sunt înregistrate în registre și inventare speciale. Ele nu sunt eliberate persoanelor neautorizate și nu sunt scoase în afara muzeului. Toate actele, carnetele de inventariere, carnetele de chitanțe temporare și permanente, cărțile și inventarele produselor din materiale prețioase se depozitează de către persoanele responsabile în dulapuri ignifuge, într-o încăpere închisă, care este sigilată în timpul orelor de lucru.

Alături de termenul „documentație contabilă”, există și un concept mai larg – „documentație de stoc” ». Pe lângă evidențele contabile, include documente generate în procesul de protecție fizică a fondurilor, precum și în timpul clasificării și sistematizării acestora - scheme de clasificare, cataloage și indici. Astfel, sistemul de documentare a stocurilor conține și transmite informații atât despre fondurile în sine, cât și despre acele fenomene și procese care documentează obiectele muzeale. Prin urmare, este un sistem informatic. Pe lângă documentația de stoc propriu-zisă, include studii ale obiectelor individuale și grupelor acestora, publicate sub formă de monografii și articole, precum și studii din domeniul disciplinelor de specialitate, realizate pe baza obiectelor muzeale.

Sistemul de informare a stocurilor este utilizat la selectarea obiectelor pentru afișare și alcătuirea etichetelor ajută la interpretarea obiectelor la pregătirea excursiilor și a prelegerilor, iar în procesul de studiere a obiectelor muzeale; analiza comparativa. În plus, oferă date care ne permit să aflăm starea fondurilor în sine, fezabilitatea și direcția reaprovizionării acestora. Nu doar angajații muzeului, ci și cercetătorii din alte instituții și reprezentanții diferitelor specialități au nevoie de un sistem de informare a stocurilor.

Crearea stocului Sistem informatic– munca este complexă și continuă. În ultimul deceniu, modificarea sa activă a început cu ajutorul tehnologiilor informatice, care fac posibilă schimbarea radicală a procesului de pregătire a documentației muzeale. Prezența suporturilor electronice de stocare nu scutește specialiștii muzeelor ​​de întocmirea documentelor contabile pe hârtie, întrucât doar ei au forță juridică. Cu toate acestea, automatizarea activităților departamentelor de fond reduce semnificativ costurile cu forța de muncă, reduce probabilitatea de erori și vă permite să faceți rapid modificări documentelor pregătite.

Informatizarea deschide posibilități deosebit de largi în domeniul catalogării colecțiilor muzeale. Cu ajutorul acestuia, sunt menținute indici de carduri care includ date arbitrar detaliate despre obiecte și aparatele de referință necesare - indici, legături, rubricatoare. Vă permite să căutați informații pe baza diferitelor criterii - autor, numărul de inventar, data creării, prin orice expresie sau cuvânt din descriere, precum și informațiile primite la cerere pot fi atât sub formă text, cât și grafică.