"Rachunkowość", N 6, 1999
DOKUMENTACJA OPERACJI GOSPODARCZYCH
JAKO PODSTAWA RACHUNKOWOŚCI
Wartość dokumentacji w rachunkowości. Główne zadania stojące przed obsługą księgową każdej organizacji to:
- tworzenie pełnych i wiarygodnych informacji o procesach biznesowych i wynikach finansowych organizacji, niezbędnych do zarządzania operacyjnego, a także do wykorzystania przez inwestorów, wierzycieli, organy podatkowe i finansowe, banki i inne zainteresowane strony;
- zapewnienie kontroli nad dostępnością i przemieszczaniem mienia, wykorzystaniem zasobów materialnych, pracy i środków finansowych zgodnie z przyjętymi normami, standardami i szacunkami;
- terminowe zapobieganie negatywnym zjawiskom w finansach - działalność gospodarcza, identyfikacja i mobilizacja rezerw w gospodarstwie.
Realizacja tych zadań bezpośrednio zależy od kompletności i terminowości refleksji nad rozliczeniami. księgowość operacji gospodarczych realizowanych przez organizację w toku jej działalności, co z kolei jest konsekwencją dokumentacyjnej rejestracji transakcji. Dokładność informacji księgowych dostarczanych przez dział księgowości organizacji do jej użytkowników zależy od poprawności ich wdrożenia. Dlatego w organizacjach proces dokumentowania transakcji gospodarczych powinien być przedmiotem dużej uwagi nie tylko pracowników służb księgowych, ale także pracowników innych pionów strukturalnych, ponieważ skuteczność rachunkowości w organizacjach zależy od prawidłowej organizacji pracy z dokumentami, które są pisemnym potwierdzeniem faktu zawarcia transakcji gospodarczej (ich dowodem prawnym).
Jeżeli organizacja nie stworzyła systemu organizowania i prowadzenia podstawowej rachunkowości, wówczas system zarządzania nie będzie działał skutecznie przy podejmowaniu niezbędnych decyzji zarządczych.
Jeśli chodzi o dokumentowanie transakcji biznesowych z punktu widzenia obowiązujących przepisów, zgodnie z art. 9 ustawy federalnej z 21.11.1996 N 129-FZ „O rachunkowości”, wszystkie transakcje biznesowe muszą być odzwierciedlone w rachunkowości na podstawie wsparcia dokumenty. W takim przypadku pierwotne dokumenty księgowe mogą być brane pod uwagę tylko wtedy, gdy są sporządzane zgodnie z formularzami zawartymi w albumach ujednoliconych form dokumentacji pierwotnej. Zatem jedna z podstawowych zasad rachunkowości jest oczywista – transakcja gospodarcza nie jest prawidłowo wykonana, gdyż nie dochodzi do prawnego zdarzenia gospodarczego (nie ma przedmiotu księgowego).
Ponadto należy zwrócić uwagę na fakt, że organy podatkowe mają prawo pociągnąć do odpowiedzialności administracyjnej funkcjonariuszy organizacji, którzy są winni prowadzenia ksiąg rachunkowych z naruszeniem procedury ustanowionej przez prawo. W tym przypadku takim naruszeniem jest niespełnienie wymogów określonych w ust. 1 i 2 art. 9 wspomnianej ustawy i dotyczących rejestracji dokumentów dokonanych transakcji gospodarczych.
Wymagania dotyczące podstawowej dokumentacji księgowej. Podstawą odzwierciedlenia informacji o dokonanych transakcjach gospodarczych w księgach rachunkowych są dokumenty pierwotne. Dokumenty pierwotne rejestrują fakt transakcji biznesowej. Podstawowe wymagania dla podstawowego wpisy księgowe, zawierać następujące elementy:
- do rozliczenia przyjmowane są tylko te dokumenty, które są sporządzone w formie zawartej w albumach formularzy ujednoliconych dokumentacja podstawowa... W procesie prowadzenia działalności finansowej i gospodarczej organizacje muszą w określony sposób stosować standardowe międzyresortowe formularze dokumentów podstawowych zatwierdzonych przez Państwowy Komitet Federacji Rosyjskiej ds. Statystyki w celu sformalizowania zakończonych transakcji biznesowych. W razie potrzeby organizacje mają prawo do samodzielnego opracowywania odrębnych formularzy dokumentów pierwotnych i rejestrów księgowych, które nie znajdują się w albumach ujednoliconych form pierwotnej dokumentacji księgowej i albumach formularzy branżowych dokumentów (na przykład ustawy o handlu i zamówieniach na zakup materiałów od osób fizycznych). Ponadto dozwolone jest dokonywanie zmian w istniejących formularzach uszczegóławiających i doprecyzowujących, a także uzupełniania szczegółów formularzy, pod warunkiem zachowania głównych szczegółów bez zmian;
- dokumenty pierwotne w celu nadania im mocy prawnej muszą zawierać następujące obowiązkowe dane: nazwę dokumentu, datę sporządzenia dokumentu, nazwę organizacji, w imieniu której dokument został sporządzony, treść transakcji gospodarczej, miary obrotu gospodarczego w wymiarze fizycznym i pieniężnym, nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za dokonanie transakcji gospodarczej i prawidłowość jej wykonania, podpisy osobiste tych osób.
Oprócz wymienionych obowiązkowych danych, w pierwotnej dokumentacji księgowej można wskazać dodatkowe szczegóły, których charakter określa treść danej operacji i której celem jest wzmocnienie wartości kontrolnej, poznawczej i operacyjnej dokumentów;
- pierwotne dokumenty księgowe muszą być sporządzone w momencie dokonywania transakcji, w wyjątkowych przypadkach - niezwłocznie po jej zakończeniu;
- w dokumentach podstawowych powinny być odzwierciedlone wszystkie niezbędne informacje, pozwalające na dokładne ustalenie treści i warunków transakcji, tj. konieczne staje się wypełnienie wszystkich danych przewidzianych w formularzu dokumentów;
- korekty dostępne w pierwotnej dokumentacji muszą być potwierdzone podpisami osób podpisujących dokumenty, ze wskazaniem daty poprawek;
- wypełnianie dokumentów pierwotnych musi zapewniać bezpieczeństwo ewidencji przez czas przeznaczony na ich przechowywanie w archiwum.
Klasyfikacja podstawowych dokumentów księgowych. Wszystkie dokumenty obecnie wykorzystywane w działalności gospodarczej można sklasyfikować według następujących głównych cech.
Po wcześniejszym umówieniu:
administracyjne - dokumenty zawierające zezwolenie na dokonanie określonej transakcji gospodarczej (postanowienie kierownika wydania) Pieniądze pod raportem);
vouchery – dokumenty zawierające informacje o realizacji zamówienia (raport zaliczkowy);
ewidencja księgowa – dokumenty, które służą do sporządzania ewidencji księgowej w celu dalszego wykorzystania w procesie księgowym (naliczanie opłat od wynagrodzeń);
połączone - dokumenty łączące znaki dokumentów administracyjnych, wykonawczych i księgowych (rozliczenie - lista płac).
Według treści transakcji gospodarczych:
materiał - dokumenty służące do rejestracji transakcji dotyczących przepływu towarów i materiałów (pokwitowania);
gotówka - dokumenty przeznaczone do rejestracji operacji ze środkami pieniężnymi i bezgotówkowymi przedsiębiorstwa (polecenie zapłaty);
rozliczenie - służy do sformalizowania stosunku rozliczeniowego przedsiębiorstwa z jego kontrahentami za powstałe zobowiązania (faktura).
Według wolumenu odbitych transakcji:
podstawowe - dokumenty zawierające informacje o jednej transakcji gospodarczej (przychodu i wydatku) zamówienia gotówkowe);
podsumowanie - dokumenty mające na celu podsumowanie informacji o całym zbiorze transakcji gospodarczych tego samego typu przez określony czas (raport kasjerski).
Przez zastosowanie:
jednorazowe – dokumenty służące do rejestracji jednorazowej transakcji gospodarczej (faktura – żądanie wydania (przekazania wewnętrznego) materiałów);
akumulacyjny - używany do wielu jednorazowych transakcji biznesowych (limit - karta ogrodzeniowa).
Według liczby branych pod uwagę pozycji:
jednowierszowy - dokumenty zawierające jedno stanowisko księgowe;
wielowierszowe - dokumenty zawierające dwie lub więcej pozycji księgowych (rozliczenie - lista płac).
W miejscu kompilacji:
wewnętrzne - dokumenty sporządzone w samej organizacji w celu rejestracji wewnętrznych transakcji biznesowych (pełnomocnictwo do odbioru wartości zapasów i materiałów);
zewnętrzne - dokumenty otrzymane od organizacji zewnętrznych i odzwierciedlające relacje organizacji z jej kontrahentami (wnioski o płatność - zamówienia).
Według metody napełniania:
napełniane ręcznie;
wypełnione technologią komputerową.
Ponadto wszystkie wymienione rodzaje dokumentacji księgowej można warunkowo pogrupować według następujących kryteriów:
organizacyjno-administracyjna – dokumenty odzwierciedlające zagadnienia ogólnego zarządzania organizacją oraz jej działalności produkcyjnej i operacyjnej. Dokumenty te są sporządzane przez organy zarządzające organizacji;
finansowo – rozliczeniowe – dokumenty, które przyczyniają się do racjonalnego wykorzystania środków oraz podsumowują informacje o kondycji finansowej organizacji i rozliczeniach z innymi uczestnikami relacje rynkowe... Ten rodzaj dokumentów jest sporządzany przez dział księgowości organizacji;
dokumenty dostaw i sprzedaży - dokumenty materiałowe.
Przetwarzanie dokumentów pierwotnych w księgowości. Głównym etapem księgowego przetwarzania dokumentów w organizacji jest weryfikacja otrzymanych dokumentów pierwotnych w formie, weryfikacja arytmetyczna i weryfikacja w istocie.
Sprawdzenie formularza pozwala upewnić się, że formularz odpowiedniego formularza został użyty do zarejestrowania konkretnej transakcji gospodarczej oraz że wszystkie dane dokumentu są wypełnione.
Kontrola arytmetyczna ma na celu identyfikację błędów, które mogą pojawić się podczas wypełniania dokumentu. W przypadku popełnienia błędów w dokumentach służących do realizacji transakcji gotówkowych (pokwitowania i polecenia wypłaty gotówki) oraz w dokumentach bankowych (czeki, polecenia zapłaty itp.), to dokumenty te nie powinny być przyjmowane do księgowości, ale muszą być skompilowane od nowa , niezależnie od charakteru błędu, ponieważ korekty w dokumentach kasowych i bankowych są zabronione.
Kontrola merytoryczna jest konieczna w celu ustalenia legalności i celowości dokonanej transakcji gospodarczej.
Zgodnie z obecną procedurą księgową podstawowe dokumenty dotyczące transakcji biznesowych, które są sprzeczne z przepisami i ustaloną procedurą otrzymywania, przechowywania i wydawania pieniędzy, zapasów i innych kosztowności, nie powinny być przyjmowane do realizacji. W przypadku otrzymania takich podstawowych dokumentów przez dział księgowości główny księgowy musi poinformować szefa organizacji o niezgodności z prawem danej transakcji biznesowej. W przypadku sporów między kierownikiem organizacji a głównym księgowym w zakresie realizacji niektórych operacji biznesowych, podstawowe dokumenty księgowe na ich temat mogą zostać przyjęte do realizacji na podstawie pisemnego polecenia kierownika organizacji, który w tym zakresie powierza się pełną odpowiedzialność za skutki takich operacji oraz uwzględnienie danych o nich w rachunkowości i księgowości.
Dokumenty dołączone do zleceń kasowych pokwitowań i wydatków, a także dokumenty stanowiące podstawę naliczania należności wynagrodzenie, podlegają obowiązkowemu skasowaniu pieczęcią lub odręcznym napisem „Otrzymano” lub „Opłacono” z datą (dzień, miesiąc, rok).
Organizacja obiegu dokumentów. W procesie prowadzenia działalności gospodarczej organizacja zajmuje się wieloma podstawowymi dokumentami. Kolejność ich przetwarzania i przemieszczania w organizacji od momentu ich powstania lub otrzymania do przekazania do archiwum odbywa się na podstawie zatwierdzonego w organizacji obiegu dokumentów. Zasady obiegu dokumentów i technologia przetwarzania informacji księgowych są zatwierdzane w ramach przyjętej organizacji zasady rachunkowości.
W celu racjonalnej organizacji obiegu dokumentów w organizacji harmonogram obiegu dokumentów musi zostać zatwierdzony przez zlecenie (zamówienie) kierownika.
Pracownicy działów produkcji i służb funkcjonalnych organizacji wypełniają i składają dokumenty związane z ich dziedziną działalności, zgodnie z harmonogramem przepływu pracy. W tym celu każdy wykonawca otrzymuje wyciąg z harmonogramu. Wymienia podstawowe dokumenty związane z obszarem działalności wykonawcy, terminy ich złożenia do oddziałów organizacji.
Osoby, które podpisały dokument, odpowiadają za przestrzeganie harmonogramu obiegu dokumentów, wysokiej jakości wypełnianie dokumentów, dokładność zawartych w nich informacji oraz terminowe przekazywanie dokumentów w celu odzwierciedlenia danych księgowych.
Główny księgowy sprawuje kontrolę nad przestrzeganiem przez wykonawców harmonogramu prac. Zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy federalnej „O rachunkowości” wymagania głównego księgowego dotyczące dokumentowania transakcji biznesowych oraz przekazywania niezbędnych dokumentów i informacji do działu księgowości są obowiązkowe dla wszystkich pracowników organizacji.
Procedura zajęcia pierwotnych dokumentów księgowych przez organy podatkowe. Dokumenty pierwotne są wycofywane na podstawie uzasadnionej decyzji urzędnika. Zajęcie dokumentów jest obowiązkowe w obecności osób poświadczających i jest sporządzane na podstawie protokołu zajęcia, którego kopię przekazuje się za pokwitowaniem kierownikowi lub głównemu księgowemu organizacji. Zajęte dokumenty są wymienione i opisane w protokole lub w załączonych do niego opisach z dokładnym wskazaniem nazwy i liczby zajętych dokumentów.
W przypadkach, gdy zajęcie kopii dokumentów nie wystarcza do przeprowadzenia określonych czynności, a organy podatkowe mają wystarczające podstawy, aby sądzić, że oryginały dokumentów zostaną zniszczone, ukryte, poprawione lub zastąpione, urzędnik ma prawo cofnąć oryginały dokumentów w sposób określony w artykule 94 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej Federacja.
Podpisane do druku przez A.V. Ługowoj
20.05.1999 Główny Księgowy

Przez wymagania głównego księgowego (zwanego dalej głównym księgowym rozumie się również osoby prowadzące księgowość w przypadkach przewidzianych w punktach „b”, „c”, „d” ust. 7 niniejszego Regulaminu) w zakresie dokumentowania działalności transakcje oraz składanie dokumentów i informacji do obsługi księgowej są obowiązkowe dla wszystkich pracowników organizacji.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

W zależności od charakteru transakcji, wymogów aktów prawnych, wytyczne w sprawie księgowania i technologii przetwarzania informacji księgowych, dodatkowe szczegóły mogą być zawarte w podstawowych dokumentach.

14. Listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych zatwierdza kierownik organizacji w porozumieniu z głównym księgowym.

Dokumenty formalizujące operacje gospodarcze ze środkami pieniężnymi podpisują kierownik organizacji i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione.

Bez podpisu głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej dokumenty pieniężne i rozliczeniowe, zobowiązania finansowe i kredytowe są uważane za nieważne i nie powinny być przyjmowane do realizacji (z wyjątkiem dokumentów podpisanych przez szefa federalnego organu wykonawczego, których szczegóły określają odrębne instrukcje Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej) ... Zobowiązania finansowe i kredytowe rozumiane są jako dokumenty formalizujące inwestycje finansowe organizacji, umowy kredytowe, umowy kredytowe oraz umowy zawarte na kredyt towarowy i komercyjny.

W przypadku braku porozumienia między kierownikiem organizacji a głównym księgowym w sprawie realizacji niektórych operacji biznesowych, podstawowe dokumenty księgowe na ich temat mogą zostać przyjęte do realizacji na podstawie pisemnego polecenia kierownika organizacji, który ponosi pełną odpowiedzialność za konsekwencje takich operacji i uwzględnienie danych o nich w rachunkowości i sprawozdawczości.

15. Podstawowy dokument księgowy powinna być sporządzona w momencie dokonywania transakcji gospodarczej, a jeśli nie jest to możliwe – niezwłocznie po zakończeniu transakcji.

Przy sprzedaży towarów, produktów, robót i usług za pomocą kas fiskalnych dozwolone jest sporządzenie podstawowego dokumentu księgowego co najmniej raz dziennie po jego zakończeniu na podstawie wpływów gotówkowych.

Tworzenie podstawowych dokumentów księgowych, procedura i warunki ich przekazywania do odzwierciedlenia w rachunkowości są przeprowadzane zgodnie z harmonogramem przepływu dokumentów zatwierdzonym w organizacji. Terminowe i wysokiej jakości wykonanie podstawowych dokumentów księgowych, ich terminowe przekazanie do refleksji księgowej, a także wiarygodność zawartych w nich danych zapewniają osoby, które te dokumenty sporządziły i podpisały.

16. Niedopuszczalne jest dokonywanie korekt w dokumentach kasowych i bankowych. Reszta podstawowych dokumentów księgowych może być poprawiona tylko w porozumieniu z osobami, które sporządziły i podpisały te dokumenty, co musi być potwierdzone podpisami tych samych osób, ze wskazaniem daty zmian.

17. W celu kontroli i usprawnienia przetwarzania danych o transakcjach gospodarczych na podstawie pierwotnych dokumentów księgowych można sporządzać skonsolidowane dokumenty księgowe.

18. Dowody księgowe pierwotne i skonsolidowane mogą być sporządzane na nośnikach papierowych i komputerowych. W tym ostatnim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzania kopii takich dokumentów na papierze na własny koszt dla innych uczestników działalności gospodarczej, a także na żądanie organów sprawujących kontrolę zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, sąd i prokuratura.

Główne zadania stojące przed obsługą księgową każdej organizacji to:

Tworzenie pełnej i rzetelnej informacji o procesach biznesowych i wynikach finansowych organizacji, niezbędnej do zarządzania operacyjnego, a także do wykorzystania przez inwestorów, wierzycieli, organy podatkowe i finansowe, banki i inne zainteresowane strony;

Zapewnienie kontroli nad dostępnością i przemieszczaniem mienia, wykorzystaniem zasobów materialnych, pracy i środków finansowych zgodnie z przyjętymi normami, standardami i szacunkami;

Terminowe zapobieganie negatywnym zjawiskom w działalności finansowej i gospodarczej, identyfikacja i mobilizacja rezerw w gospodarstwie rolnym.

Realizacja tych zadań bezpośrednio zależy od kompletności i terminowości refleksji na rachunkach księgowych operacji gospodarczych realizowanych przez organizację w toku jej działalności, co z kolei jest konsekwencją dokumentacyjnej rejestracji dokonanych transakcji .

Dokładność informacji księgowych dostarczanych przez dział księgowości organizacji do jej użytkowników zależy od poprawności ich wdrożenia. Dlatego w organizacjach proces dokumentowania transakcji gospodarczych powinien być przedmiotem dużej uwagi nie tylko pracowników służb księgowych, ale także pracowników innych pionów strukturalnych, ponieważ skuteczność rachunkowości w organizacjach zależy od prawidłowej organizacji pracy z dokumentami, które są pisemnym potwierdzeniem faktu zawarcia transakcji gospodarczej (ich dowodem prawnym).

Jeżeli organizacja nie stworzyła systemu organizowania i prowadzenia podstawowej rachunkowości, wówczas system zarządzania nie będzie działał skutecznie przy podejmowaniu niezbędnych decyzji zarządczych.

Jedną z podstawowych zasad rachunkowości jest to, że transakcja gospodarcza, która nie jest prawidłowo wykonana jako prawne zdarzenie gospodarcze, nie ma miejsca (nie ma przedmiotu księgowego).

Ponadto należy zwrócić uwagę na fakt, że organy podatkowe mają prawo pociągnąć do odpowiedzialności administracyjnej funkcjonariuszy organizacji, którzy są winni prowadzenia ksiąg rachunkowych z naruszeniem procedury ustanowionej przez prawo.

Podstawą odzwierciedlenia informacji o dokonanych transakcjach gospodarczych w księgach rachunkowych są dokumenty pierwotne. Dokumenty pierwotne rejestrują fakt transakcji biznesowej. Główne wymagania dotyczące podstawowych dokumentów księgowych obejmują:

1) do księgowania przyjmowane są tylko te dokumenty, które są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych form dokumentacji pierwotnej.

W procesie prowadzenia działalności finansowej i gospodarczej organizacje muszą w określony sposób stosować standardowe międzyresortowe formularze dokumentów podstawowych zatwierdzonych przez Państwowy Komitet Federacji Rosyjskiej ds. Statystyki w celu sformalizowania zakończonych transakcji biznesowych. W razie potrzeby organizacje mają prawo do samodzielnego opracowywania odrębnych formularzy dokumentów pierwotnych i rejestrów księgowych, które nie znajdują się w albumach ujednoliconych form pierwotnej dokumentacji księgowej i albumach formularzy branżowych dokumentów (na przykład ustawy o handlu i zamówieniach na zakup materiałów od osób fizycznych). Ponadto dozwolone jest dokonywanie zmian w istniejących formularzach uszczegóławiających i wyjaśniających, a także uzupełniania rekwizytów formularzy, pod warunkiem zachowania zasadniczych rekwizytów bez zmian;

2) dokumenty pierwotne w celu nadania im mocy prawnej muszą zawierać następujące obowiązkowe dane: nazwę dokumentu, datę sporządzenia dokumentu, nazwę organizacji, w imieniu której dokument został sporządzony, treść transakcji gospodarczej , mierzenie obrotu gospodarczego w sensie fizycznym i pieniężnym, imiona i nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie operacji gospodarczej oraz poprawność jej rejestracji, podpisy imienne wskazanych osób.

Oprócz wymienionych obowiązkowych danych, w pierwotnej dokumentacji księgowej można wskazać dodatkowe szczegóły, których charakter określa treść konkretnej operacji i której celem jest wzmocnienie kontrola, poznawcza oraz operacyjny wartości dokumentów:

Pierwotne dokumenty księgowe należy sporządzić w momencie dokonywania transakcji, w wyjątkowych przypadkach – niezwłocznie po jej zakończeniu;

Dokumenty pierwotne muszą zawierać wszystkie niezbędne informacje umożliwiające dokładne ustalenie treści i warunków transakcji, tj. konieczne staje się wypełnienie wszystkich danych przewidzianych formularzem dokumentów;

Korekty w pierwotnej dokumentacji muszą być potwierdzone podpisami osób, które podpisały dokumenty, ze wskazaniem daty korekty;

Wypełnianie dokumentów pierwotnych musi zapewniać przechowywanie akt przez czas przeznaczony na ich przechowywanie w archiwum.

Wszystkie dokumenty obecnie wykorzystywane w działalności gospodarczej można sklasyfikować według następujących głównych kryteriów:

1) po wcześniejszym umówieniu:

Administracyjny- dokumenty zawierające zezwolenie na przeprowadzenie określonej transakcji biznesowej (rozkaz kierownika wydania środków na rachunek);

oczyszczający- dokumenty zawierające informacje o realizacji zamówienia (protokół zaliczkowy);

rejestracja księgowa- dokumenty, które służą do sporządzania ewidencji księgowej w celu dalszego wykorzystania w procesie księgowym (naliczanie opłat od wynagrodzeń);

łączny- dokumenty łączące cechy dokumentów administracyjnych, wykonawczych i księgowych (lista płac);

materiał- dokumenty używane do rejestrowania transakcji w celu przemieszczania zapasów (paragon);

gotówka- dokumenty przeznaczone do rejestracji operacji ze środkami pieniężnymi i niepieniężnymi przedsiębiorstwa (polecenie zapłaty);

obliczony- służy do sformalizowania stosunku rozliczeniowego przedsiębiorstwa z jego kontrahentami za powstałe zobowiązania (faktura);

3) według wolumenu odbitych transakcji:

podstawowy- dokumenty zawierające informacje o jednej transakcji biznesowej (kasy pokwitowań i wydatków);

streszczenie- dokumenty mające na celu podsumowanie informacji o całym zbiorze tego samego typu gospodarczego

operacje na określony czas (raport kasjera);

4) sposobem użytkowania:

jednorazowe- dokumenty służące do rejestracji jednorazowej transakcji gospodarczej (faktura-żądanie wydania (przekazania wewnętrznego) materiałów);

akumulacyjny- służą do wielokrotnego wykonywania jednorazowych transakcji biznesowych (karta limit-fence);

5) o liczbę pozycji branych pod uwagę:

jedna linia- dokumenty zawierające jedno stanowisko księgowe;

wielowierszowy- dokumenty zawierające dwie lub więcej pozycji księgowych (lista płac);

6) w miejscu kompilacji:

wewnętrzny- dokumenty sporządzone w samej organizacji w celu realizacji wewnętrznych transakcji biznesowych (pełnomocnictwo do odbioru zapasów);

zewnętrzny- dokumenty otrzymane od organizacji zewnętrznych i odzwierciedlające relacje organizacji z jej kontrahentami (wnioski o płatność - zlecenia);

7) metodą napełniania:

Wypełniany ręcznie;

Wypełniany za pomocą technologii komputerowej.

Ponadto wszystkie wymienione rodzaje dokumentacji księgowej można warunkowo pogrupować według następujących kryteriów:

organizacyjne i administracyjne- dokumenty odzwierciedlające zagadnienia ogólnego zarządzania organizacją oraz jej działalności produkcyjnej i operacyjnej. Dokumenty te są sporządzane przez organy zarządzające organizacji;

finansowe i rozliczeniowe- dokumenty przyczyniające się do racjonalnego wykorzystania środków oraz podsumowujące informacje o kondycja finansowa organizacja i dystrybucja

pary z innymi uczestnikami relacji rynkowych. Ten rodzaj dokumentów jest sporządzany przez dział księgowości organizacji;

dokumenty dostaw i sprzedaży- dokumenty materialne.

Głównym etapem księgowego przetwarzania dokumentów w organizacji jest weryfikacja otrzymanych dokumentów pierwotnych w formie, weryfikacja arytmetyczna i weryfikacja w istocie.

Walidacja formularza pozwala upewnić się, że do rejestracji konkretnej transakcji gospodarczej został użyty formularz odpowiedniego formularza i wypełnione są wszystkie dane dokumentu.

Sprawdzenie arytmetyczne ma na celu identyfikację błędów, które mogą pojawić się podczas wypełniania dokumentu. W przypadku popełnienia błędów w dokumentach służących do realizacji transakcji gotówkowych (pokwitowania i polecenia wypłaty gotówki) oraz w dokumentach bankowych (czeki, polecenia zapłaty itp.), to dokumenty te nie powinny być przyjmowane do księgowości, ale muszą być skompilowane od nowa , niezależnie od charakteru błędu, ponieważ korekty w dokumentach kasowych i bankowych są zabronione.

Niezbędna kontrola jest niezbędne do ustalenia legalności i celowości dokonywanej transakcji gospodarczej.

Zgodnie z obecną procedurą księgową podstawowe dokumenty dotyczące transakcji biznesowych, które są sprzeczne z przepisami i ustaloną procedurą otrzymywania, przechowywania i wydawania pieniędzy, zapasów i innych kosztowności, nie powinny być przyjmowane do realizacji. W przypadku otrzymania takich podstawowych dokumentów przez dział księgowości główny księgowy musi poinformować szefa organizacji o niezgodności z prawem danej transakcji biznesowej. W przypadku sporów między kierownikiem organizacji a głównym księgowym w zakresie realizacji niektórych operacji biznesowych, podstawowe dokumenty księgowe na ich temat mogą zostać przyjęte do realizacji na podstawie pisemnego polecenia kierownika organizacji, który w tym zakresie powierza się pełną odpowiedzialność za skutki takich operacji oraz uwzględnienie danych o nich w rachunkowości i księgowości.

Dokumenty dołączone do paragonów i wydatków kasowych, a także dokumenty stanowiące podstawę naliczania wynagrodzeń podlegają obowiązkowemu skasowaniu pieczęcią lub odręcznym napisem „Otrzymano” lub „Opłacono” z datą (dzień, miesiąc, rok).

Dokumenty pierwotne są wycofywane na podstawie uzasadnionej decyzji urzędnika. Zajęcie dokumentów jest obowiązkowe w obecności osób poświadczających i jest sporządzane na podstawie protokołu zajęcia, którego kopię przekazuje się za pokwitowaniem kierownikowi lub głównemu księgowemu organizacji. Zajęte dokumenty są wymienione i opisane w protokole lub w załączonych do niego opisach z dokładnym wskazaniem nazwy i liczby zajętych dokumentów.

Żadne przedsiębiorstwo (czy to mały sklep, czy solidna korporacja z wieloma oddziałami) nie może być zarządzane, jeśli nie ma ustalonej księgowości - księgowej, operacyjnej, statystycznej. Każdy rodzaj rachunkowości ma swoją podstawę - dokument. Tak jak nie ma domu bez fundamentu, tak nie ma rachunkowości bez dokumentów, a kompetentne i efektywne zarządzanie nie jest możliwe bez kompleksowej analizy informacji uzyskanych poprzez rachunkowość, rachunkowość operacyjną i statystyczną.

Dokumenty pierwotne są z natury różne, ale można je podzielić na dwa typy. Najpierw - dokumenty założycielskie (umowy, faktury, faktury, zgłoszenia serwisowe), regulowanie transakcji z kontrahentami (klienci). Dokumenty te są tworzone w systemie w celu powiązania dokumentów towarzyszących dla przepływu towarów, usług i dokumentów płatności, dlatego nie wymagają księgowania na fakturach. Drugim rodzajem dokumentów są dokumenty towarzyszące (faktury, akty, zlecenia magazynowe, zlecenia płatnicze, zlecenia gotówkowe itp.) towarzyszące przepływowi towarów (usług) i środków. W tego rodzaju dokumentach mogą znajdować się transakcje, które pod względem wartości odzwierciedlają istotę operacji.

Dokumenty założycielskie w większości dotyczą rachunkowości operacyjnej, natomiast dokumenty towarzyszące dotyczą wszystkich rodzajów rachunkowości. Dokumenty fundacyjne mogą znajdować się w jednym z trzech stanów: wykonany, podpisany i zamknięty. Sporządzone służą jedynie do planowania zakupów i sprzedaży i nie są wliczane do obrotu gospodarczego, nie podlegają kontroli harmonogramu realizacji. Dokumenty wykonywalne służą do tworzenia na ich podstawie faktur i aktów za pracę (usługi), a także są uwzględniane w kontroli terminów wykonania i naliczania grzywien. Wszelkie czynności można wykonać na dokumencie w stanie „Wykonywalny”: wprowadź daty faktycznej płatności i dostawy towarów; generować faktury i akty za usługi związane z tym dokumentem, a także dokumenty płatnicze; wystawiać zlecenia magazynowe związane z fakturami. Dokument w tym stanie można nazwać dokumentem roboczym, ponieważ jest on podstawą do stworzenia łańcucha powiązanych z nim dokumentów towarzyszących.

Po wypełnieniu regulaminu (opłata i zaksięgowanie towaru z magazynów) dokument można przełączyć do stanu „Zamknięty”. Jako taki nie jest przetwarzany przez system (jest przechowywany w archiwum). Zamknięcie podstawy dokumentowej następuje na podstawie danych z raportu o realizowanych kontraktach tylko wtedy, gdy nie ma na nim zadłużenia.

Możesz automatycznie sprawdzić wykorzystanie dokumentów bazowych. Dokumenty, dla których nie wykonano żadnych operacji po określonej dacie, są usuwane z systemu po potwierdzeniu przez użytkownika.

Tworzenie dokumentów towarzyszących dla wykonywalnej bazy dokumentów może odbywać się jednocześnie za pomocą specjalnej funkcji. W każdym z dokumentów towarzyszących na życzenie użytkownika istnieje możliwość utworzenia faktury (prawie wszystkie informacje na jej temat uzupełniane są automatycznie z poprzedniego dokumentu), a z faktury dokonywana operacja może zostać zarejestrowana w książka zakupu lub sprzedaży.

W zarządzaniu sprzedażą cały łańcuch dokumentów „faktura>faktura>zamówienie magazynowe” można stworzyć na fakturze bez dodatkowych przejść.

Automatycznie generowane listy przewozowe i akty są dostępne do późniejszej edycji, co może zaistnieć w przypadku niekompletnej dostawy lub dostawy na podstawie kilku dokumentów towarzyszących. Tworząc kolejny dokument towarzyszący na podstawie dokumentu bazowego, system automatycznie uwzględnia wcześniej zrealizowane dostawy. Podczas tworzenia faktur wychodzących dostępność wydawanych towarów jest monitorowana przez sekcje magazynowe: magazyn - osoba odpowiedzialna materialnie - partia. Aby ułatwić pracę z dużym przepływem dokumentów, możliwe jest tworzenie zleceń magazynowych zarówno na osobną fakturę, jak i na grupę faktur.

W przypadku rozbieżności pomiędzy cechami towaru wyszczególnionymi na fakturze, np. ślub, data ważności itp. przewidziane jest wystawienie faktury zwrotnej i zamówienie magazynowe.

Z uwagi na fakt, że wykonanie podstawowych dokumentów regulujących transakcję może być wykonywane w różnym czasie i przez różnych pracowników, warto okresowo sprawdzać ich zgodność. System oferuje szereg możliwości kompleksowej kontroli.

Wdrożone zostały funkcje kontroli zgodności baz dokumentów i faktur, faktur oraz zleceń magazynowych. W wyniku ich wykonania generowane są raporty o różnym stopniu szczegółowości. Na życzenie programu możliwe jest uwzględnienie w raportach tylko tych dokumentów, dla których zidentyfikowano niezgodności.

Jeżeli zgodnie z podstawą dokumentu sprzedaży kwoty płatności zostały zaksięgowane w pozycjach faktury, to raport zawiera kolumnę "Płatność", która zawiera kwoty płatności dla każdej faktury.

Dzięki automatycznemu generowaniu dokumentów płatniczych z modułów pętli kontroli operacyjnej można wybrać rodzaj dokumentu płatniczego (rubel lub waluta), ustawić datę, skorygować kwotę (domyślnie niespłacone saldo kwoty całkowitej akceptowanych dokumentów bazowych), generowanie dokumentów płatniczych dla grupy wybranych dokumentów.

Dalsza praca z dokumentem płatności - wprowadzanie terminu płatności i dokonywanie transakcji - odbywa się w pętli księgowej. Oczywiście dokumenty płatnicze można wprowadzać bezpośrednio w pętli księgowej i jednocześnie nawiązywać ich powiązanie z dokumentami będącymi ich podstawą. We wszystkich przypadkach możliwa jest zarówno jedna płatność za kilka dokumentów, jak i kilka płatności za jeden dokument.

Ponadto wdrożono rozliczanie wzajemnych rozliczeń z towarami (usługami) i to na kilka sposobów. Po pierwsze, możesz sporządzić umowę barterową, zawierającą dwie wcześniej zawarte umowy wykonawcze: kupna i sprzedaży. Na podstawie ustalonego związku pomiędzy umowami spłacane jest wzajemne zadłużenie z tytułu płatności. Po drugie, fakturę urlopową można powiązać z umową kupna i odwrotnie, wówczas zarówno debetowa, jak i kredytowa część raportu z realizowanych kontraktów będzie zawierała dokumenty wysyłkowe.

Ogólny obraz wzajemnych rozliczeń można uzyskać w module Dostawcy, Odbiorcy.

Tak więc cała działalność gospodarcza przedsiębiorstwa jest opisana spójnym łańcuchem powiązanych ze sobą dokumentów, znanych i znanych pracownikom. Informacje wprowadzane są jednorazowo, na każdym etapie zapewniona jest kontrola zgodności dokumentów, w każdym momencie można uzyskać dane o stanie wzajemnych rozliczeń.

Technologia organizacji obiegu dokumentów w zautomatyzowanych systemach księgowych (ASBU) jest niezwykle ważnym elementem wpływającym na skuteczność ich stosowania. W istniejących produktach oprogramowania stosowane są różne modele obiegu dokumentów, co oznacza określone zasady tworzenia, przechowywania, interpretacji i przetwarzania dokumentu. Można wyróżnić cztery główne modele:

1) wzór interpretacji dokumentów jako uzupełnienie obrotu gospodarczego;

2) wzór interpretacji dokumentów jako sposobu tworzenia ewidencji szeregu operacji gospodarczych;

3) wzór interpretacji dokumentów jako pomocniczych obiektów informacji;

4) kompletny model obiegu dokumentów.

W programach opartych na pierwszy model, zakłada się, że wprowadzając do bazy informacje generowane poza ASBU w dokumentach pierwotnych, księgowy musi je przekonwertować ręcznie lub za pomocą programu w ewidencji tablicy operacji gospodarczych, dokumenty wygenerowane w systemie są interpretowane jako formularze wyjściowe, którego budowa realizowana jest na życzenie użytkownika po wprowadzeniu danych o operacji. W związku z tym, korzystając z tego modelu, dokumenty pierwotne są interpretowane czysto formalnie. Dokumenty wchodzące w skład systemu nie są rejestrowane w bazie, a dokumenty w niej generowane są przechowywane wyłącznie w związaniu w takim czy innym zapisie szeregu operacji gospodarczych i bez żadnego powiązania z innymi dokumentami.

Taka interpretacja dokumentów jest typowa dla wielu systemów instrumentalnych i stoi w sprzeczności z normalnym porządkiem procesu księgowego, w którym operacja znajduje odzwierciedlenie w księgach po utworzeniu i zatwierdzeniu dokumentu, podczas gdy tutaj operacja staje się podstawa informacyjna do jej powstania.

Główną wadą jest brak opóźnienia między utworzeniem dokumentu a odzwierciedleniem operacji na jego podstawie.

W przypadku małych przedsiębiorstw o ​​małym przepływie pracy takie podejście w takim czy innym stopniu może być uzasadnione. Jednak wykorzystanie programów opartych na zastosowaniu tego modelu w działach księgowych o dużym przepływie pracy może prowadzić do konieczności ciągłego monitorowania aktualności danych z szeregu transakcji biznesowych.

W systemach używających drugi model, dokument stanowi jedynie formalną podstawę dla odpowiednich zapisów księgowych. Oznacza to, że program zawiera zestaw wideogramów, które określają strukturę wprowadzanych informacji. Na podstawie danych wprowadzonych na podstawie tego układu program generuje rekordy odpowiadające dokumentowi. Wprowadzone wpisy są interpretowane jako „potwierdzone” i są zawsze brane pod uwagę przy obliczaniu obrotów na koncie.

Trzeci model interpretacja dokumentów jest bardzo powszechna. Wspiera naturalną technologię przekazywania dokumentów pierwotnych, zarówno generowanych w systemie, jak i pochodzących z zewnątrz (rys. 5).

W opartych na nim programach możliwe jest tworzenie szeregu transakcji gospodarczych nie tylko bezpośrednio, ale również w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów wprowadzanych do bazy danych systemu. W tym drugim przypadku księgowy wypełnia maskę dokumentu, a program generuje go i drukuje. Po faktycznym zakończeniu transakcji znajduje to odzwierciedlenie w księgowości albo poprzez ręczne wprowadzanie wpisów do tablicy operacji gospodarczych, albo półautomatycznie na podstawie układów księgowania powiązanych z tego typu dokumentami.

Ryż. 5. Technologia przekazywania dokumentów pierwotnych

W odróżnieniu od pierwszych dwóch modeli, tutaj momenty zarejestrowania dokumentu w bazie systemu i jego odzwierciedlenia w systemie księgowości są rozdzielone, a dokumenty wprowadzone bez potwierdzenia przez użytkownika w żaden sposób nie wpływają na obrót rachunkami. Jednocześnie informacje o nich są zapisywane, można je wielokrotnie poprawiać i ponownie wykorzystać do druku.

Dokumenty tego samego rodzaju wprowadzone do systemu przechowywane są w osobnych rejestrach. W każdej chwili możesz „podbić” wymagany dokument lub próbkę z nich, która spełnia wymagany zestaw kryteriów. Na przykład wybierz i wydrukuj listę dokumentów związanych z konkretną organizacją lub naturalna osoba... W niektórych systemach informatycznych dość w pełni wspierana jest relacja pomiędzy wprowadzonymi dokumentami a tworzonymi na ich podstawie zapisami tablicy transakcji gospodarczych, w których zmiany w polach dokumentów automatycznie lub na żądanie użytkownika powodują zmianę w transakcjach generowanych przez jego.

Jednak w tym modelu relacje między dokumentami nie są bezpośrednio śledzone. Najważniejsza jest tutaj możliwość oddzielenia czynności rejestrowania dokumentów w bazie od ich przekształcenia w ewidencję księgową. Konsekwencją takiego podejścia jest to, że uogólniające informacje można uzyskać tylko w połączeniu z systemem kont księgowych. W niektórych przypadkach może to prowadzić do przeciążenia działu księgowości funkcjami analitycznymi.

W programach opartych na kompletny model przepływu pracy, główny nacisk kładzie się na utrzymanie pełnoprawnego systemu powiązań między dokumentami różnych typów. Jeśli we wszystkich rozważanych wcześniej modelach dokumenty są podstawą tworzenia zapisów na kontach, to tutaj główną uwagę zwraca się właśnie na kompletność systemu powiązań dokumentów, na podstawie których można przetwarzać ich grupę jednocześnie stosując jeden zestaw reguł.

Zaletą pełnego modelu obiegu dokumentów jest to, że zapewnia „interakcję” elektronicznych kopii dokumentów, np. dokumentów płatniczych i towarowych, co jest bardzo istotne w przypadkach, gdy organizacja ma do czynienia z dużą liczbą stałych dostawców i odbiorców oraz skomplikowanych schematy rozliczeń z nimi. A tym samym systemy oprogramowania na pełnym modelu obiegu dokumentów mogą być wykorzystywane nie tylko przez dział księgowości, ale również przez inne służby zarządcze.

Tutaj zapisy księgowe są niczym więcej jak informacjami czysto drugorzędnymi. W oparciu o ten punkt widzenia rachunki i księgowania jako główne elementy informacyjne obiegu księgowego SKP mogą zostać uwolnione od nieodłącznego od nich obciążenia technologicznego, które istnieje w systemach opartych na dominacji zasady podwójnego księgowania.

Moduły pętli rozliczeniowej systemu mogą być wykorzystywane w pewnym stopniu niezależnie od innych podsystemów. Ponieważ większość dokumentów jest generowana poza działem księgowości, ale jest dla niego dostępna, ten ma możliwość pracy z nimi w dogodnym trybie. W szczególności można skonfigurować system tak, aby przypisanie kont dawało wyniki podsumowane stosami dokumentów, co okazuje się trudne w systemach automatyzacji zbudowanych w oparciu o inne modele przepływów pracy.

Kompletny model przepływu pracy umożliwia elastyczne rozdzielanie funkcji rachunkowość analityczna między różnymi jednostkami zarządzającymi. Dzięki temu każdy podsystem ACS otrzymuje dokładnie tyle funkcji, ile potrzebuje.

Analityka może być wspierana przez podsystemy pętli kontroli operacyjnej, a odzwierciedlenie operacji gospodarczych w systemie rachunków może być realizowane ze szczegółami tylko do poziomu kontrahentów. Ma to znaczenie, gdy transakcje masowe ze złożonymi schematami rozliczeń są przeprowadzane z tymi samymi partnerami. Jednocześnie zadania konturu księgowego zautomatyzowanego systemu są uproszczone dzięki przetwarzaniu szczegółowej analityki przez te służby, które tego potrzebują (tabela 3).

Tabela 3.Ogólna charakterystyka różnych modeli obiegu dokumentów

Uwaga: - brak własności; + obecność nieruchomości; ? częściowa obecność nieruchomości.

Z przedstawionych danych wynika, że po czwarte - kompletny model obiegu dokumentów - najspójniej rozwiązuje problemy przetwarzania dużych przepływów dokumentów dzięki możliwości uzyskania uogólnionych informacji zarówno w systemie księgowym, jak i poza nim. Dlatego w przypadku dużych przedsiębiorstw najbardziej celowe jest stosowanie systemów automatyki zbudowanych na jej podstawie.

W przypadku korzystania z innych modeli przepływu pracy, uogólniające informacje mogą powstawać głównie na kontach księgowych, które pełnią swoją szczególną rolę i nie zawsze określają te grupy informacji, które są niezbędne dla innych usług zarządczych.

W praktycznej pracy związanej z prowadzeniem ewidencji organizacje wykorzystują programy komputerowe różniące się treścią funkcjonalną, metodami konfiguracji i interfejsem. Jednak pomimo tych różnic, wiele opracowań opiera się na tym samym modelu. Jego istotą jest ujednolicenie danych i ich prezentacja w systemie podwójnego księgowania, skomplikowanym i uzupełnionym o specjalne szczegóły pomocnicze niezbędne do odzwierciedlenia specyfiki operacji w różnych działach rachunkowości. Eksperci czasami nazywają to „zunifikowanym uogólnionym modelem rachunkowości”. W rzeczywistości w tym przypadku nie dokonuje się wyraźnego podziału, nawet według rodzaju rachunkowości.

Wiadomo, że istnieje podział rachunkowości na księgową, operacyjno-techniczną i statystyczną, z których każda ma swój cel, własną formę i specyfikę. Pomysł przedstawienia wszystkich rodzajów księgowości w ujednoliconej formie kont i systemu podwójnego księgowania wydaje się być niezwykle atrakcyjny dla programistów, głównie matematyków czy techników. Dla nich zastosowanie jednego modelu dla wszystkich rodzajów rachunkowości pozwala oderwać się od licznych detali i form prezentacji informacji, które są pełne praktycznej pracy księgowej.

W przypadku małych organizacji wszystkie rodzaje księgowości koncentrują się w dziale księgowości, który w rzeczywistości jest głównym dostawcą i głównym odbiorcą informacji. Dla takich organizacji korzystanie z tego rodzaju oprogramowania jest całkiem uzasadnione. Ponadto dział księgowości często składa się z dwóch lub trzech stosunkowo wszechstronnych specjalistów odpowiedzialnych za kilka powiązanych obszarów. Dlatego wygodnie jest mieć program, w którym wszystkie dane są przechowywane w jednym zunifikowanym rejestrze i, jak mówią, są zawsze pod ręką.

Przy całej atrakcyjności uogólnionego modelu księgowego zwraca się uwagę, że gdy jest on wykorzystywany jako podstawa systemu automatyzacji, w pewnym stopniu pomija się faktyczny podział funkcji między działami zarządzania.

Przede wszystkim wyraża się to w fakcie, że uogólniony model rachunkowości opiera się na systemie podwójnego wpisu, który jest nieodłączny tylko dla jednego z jego elementów - rachunkowości.

Konsekwencją tego jest to, że przy dostosowywaniu programów księgowych do potrzeb rachunkowości operacyjnej i technicznej, funkcje tej ostatniej muszą być odzwierciedlone w ramach określonej technologii przetwarzania danych księgowych. Zwykle menedżerowie, którzy słabo znają język i wewnętrzną logikę rachunkowości, zajmują się utrzymaniem rachunkowości operacyjnej i technicznej. Praktyka pokazuje, że dla nich praca systemu automatyki opartego na tych zasadach okazuje się niezwykła.

Ponadto zastosowanie uogólnionego modelu prowadzi do tego, że wszystkie obiekty rachunkowości analitycznej zmuszone są do powiązania z systemem kont. Jednocześnie system rachunków, choć ważny, nie jest jedynym systemem klasyfikacji informacji gospodarczych. Ponadto ma wyraźny charakter uogólniający, a do zarządzania operacyjnego wymagana jest szczegółowa informacja analityczna.

Ze względu na orientację uogólnionego modelu księgowości na system księgowy w budowanych na jego podstawie systemach komputerowych, zarys zadań automatyzacji rachunkowości pozostaje dominujący, a rozwiązywanie problemów innych pętli kontrolnych w dużej mierze koncentruje się na informacjach odzwierciedlonych w system księgowy, uzupełnianie go i uszczegóławianie. Tak ścisłe powiązanie danych i technologii księgowych z operacyjnymi danymi księgowymi prowadzi do przeciążenia obiegu księgowego funkcjami analitycznymi. Przede wszystkim dotyczy to funkcji związanych z księgowaniem pozycji magazynowych oraz wzajemnymi rozliczeniami z dostawcami i odbiorcami.

Praktyka korzystania z różnych programów pokazuje, że pożądane jest, aby specjaliści systemu zarządzania niezwiązani bezpośrednio z rachunkowością zajmowali się specjalistycznymi narzędziami programowymi, które technologicznie są skoncentrowane na określonych obszarach rachunkowości. Tym samym dla przedsiębiorstwa średniego i dużego biznesu korzystniejszy wydaje się taki model budowy systemu automatyki, w którym funkcje księgowe są w dużej mierze wyspecjalizowane i rozdzielone pomiędzy poszczególne podsystemy.

W przypadku systemu automatyzacji i zarządzania dla średnich i dużych przedsiębiorstw podstawowym elementem powinny być dokumenty i ich wzajemne powiązania. Naturalna baza zintegrowany system automatyzacja księgowości powinna być obsługa obiegu dokumentów, utworzone z danych wejściowych do bazy danych różnych typów dokumentów pierwotnych, organizacji ich relacji dla jednej lub drugiej kluczowych cech lub ich kombinacji. Na tej podstawie powinien powstać system zapytań do bazy, który pozwala na budowanie szerokiego zbioru raportów, z formalnego punktu widzenia są one niczym innym jak zagregowanymi w takim czy innym stopniu zbiorami danych utworzonymi ze zbioru pewien podzbiór dokumentów podstawowych.

Z takim podejściem wpisy księgowe w systemie komputerowym zapisy są informacjami wtórnymi wynikającymi z wykonywania specjalnych procedur przetwarzania danych. Rozpatrywane z tego punktu widzenia rachunki i transakcje jako główne elementy informacyjne zautomatyzowanego systemu zarządzania księgowością można uwolnić od obciążenia technologicznego, jakie istnieje w systemach automatyzacji zbudowanych w oparciu o uogólnione modele księgowe.

Tutaj odtwarzana jest znana technologia pracy z informacjami początkowymi, w której główną funkcją użytkownika jest wypełnianie pól formularzy ekranowych, które są jak najbardziej zbliżone do „papierowej” formy dokumentu. Dzięki temu uproszczona zostaje procedura wprowadzania informacji wstępnych, co jest ważne dla organizacji o dużym przepływie pracy. Dzięki pełnej integracji wszystkich danych sterujących oraz podziałowi funkcji pomiędzy modułami zapewniona jest wysoka adaptacyjność do użytkowania systemu.

Oddzielenie funkcji operacyjnej od technicznej i księgowej przejawia się w tym, że fakt odzwierciedlenia lub nie odzwierciedlenia dokumentu w rachunkowości nie wpływa w żaden sposób na funkcjonowanie innych systemów zarządzania. Obecność dokumentów w zintegrowanej bazie danych umożliwia prowadzenie ewidencji stanów magazynowych, stanu wzajemnych rozliczeń, oszacowanie kosztów wytworzonych produktów, monitorowanie postępów etapów planowanych działań oraz ocenę wyniki finansowe realizacja. Dzięki temu, dzięki pełnoskalowemu wsparciu komunikacji między dokumentami, menedżerowie obsługujący pętlę kontroli operacyjnej mogą otrzymywać wszystkie niezbędne szczegółowe i podsumowujące informacje bez pośredniej refleksji nad rachunkami.

Dzięki zintegrowanemu charakterowi elektroniczne zarządzanie dokumentami oraz przemyślana specjalizacja modułów, każdy podsystem otrzymuje dokładnie tyle funkcji, ile potrzebuje.

Zgodnie z dekretem Rady Ministrów - Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 30 lipca 1993 r. nr 745 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu korzystania z kas fiskalnych w realizacji rozliczeń pieniężnych z ludnością i wykazem wybrane kategorie przedsiębiorstwa, organizacje i instytucje, które ze względu na specyfikę swojej działalności lub specyfikę lokalizacji mogą prowadzić rozliczenia gotówkowe z ludnością bez użycia KKM „w porozumieniu z Państwową Międzyresortową Komisją Ekspertów ds kasy fiskalne zatwierdzone na wniosek właściwych ministerstw i innych organów wykonawczych, a także organizacji, formularze ścisłej sprawozdawczości (paragony, bony, bilety, bony itp.), które mają być wykorzystywane w rozliczeniach z osobami fizycznymi i prawnymi, jak również dla kasowych funduszy księgowych.

Formularze dokumentów ścisłej sprawozdawczości przedkładane do zatwierdzenia przez Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej muszą zawierać, wraz ze wskaźnikami charakteryzującymi specyfikę działalności, następujące obowiązkowe dane ustalone dla form podstawowej dokumentacji księgowej:

Podpis zatwierdzający;

nazwa formularza dokumentu;

Sześciocyfrowy numer, seria;

kod OKUD;

Data sporządzenia dokumentu;

Nazwa i kod organizacji zgodnie z OKPO;

Rodzaj świadczonych usług, robót;

Jednostka miary w kategoriach fizycznych i pieniężnych;

Podpis osoby odpowiedzialnej.

Muszą być również dołączone instrukcje metodologiczne dotyczące ich księgowania, wypełniania, stosowania, przechowywania, wytwarzania i niszczenia.

Zatwierdzone formy ścisłego raportowania są oficjalnymi dokumentami państwowymi i mają zastosowanie do wszystkich organizacji zaangażowanych w odpowiednie (transport, handel, usługi itp.) rodzaje działalności na terytorium Federacji Rosyjskiej. Organizacje mogą tworzyć formularze ścisłej odpowiedzialności według zatwierdzonych próbek w dowolnej drukarni posiadającej państwową licencję na działalność poligraficzną.

W razie potrzeby, podczas produkcji formularzy, zatwierdzone formularze mogą zostać zmienione o dodatkowe szczegóły, z uwzględnieniem specyfiki świadczenia odpowiednich usług. W takim przypadku wszystkie dane podane w zatwierdzonych formularzach pozostają bez zmian; usunięcie poszczególnych danych jest niedozwolone. Jeżeli jedna lub druga linia przewidziana w zatwierdzonym formularzu formularza nie zostanie wypełniona z powodu braku odpowiednich wskaźników dla organizacji, linia ta jest przekreślona.

Formaty zatwierdzonych form ścisłego raportowania mają charakter doradczy i mogą ulec zmianie. Projekt, edycja techniczna i wybór stopnia ochrony są określane przez organizację niezależnie, chyba że ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej stanowi inaczej.

Składając zamówienie do drukarni na wykonanie ścisłych formularzy sprawozdawczych, seria liter jest przydzielana przez organizację niezależnie, drukarnia przedstawia sześciocyfrowe liczby. Niedozwolone jest powtarzanie serii.

Formy ścisłego raportowania mogą być dokonywane w postaci książek, pojedynczych kuponów, rolek itp. Są one kupowane od producenta lub za pośrednictwem organizacji pośredniczącej (wyspecjalizowanej). Do każdej partii blankietów należy dołączyć kopię faktury lub innej towarzyszącej dokumentacji z podaniem nazwy blankietów, ich serii, numerów i kosztów zakupu.

Rejestracja zakupionych formularzy ścisłego raportowania do organów podatkowych nie jest przewidziana przez obowiązujące ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Dokumenty regulacyjne dotyczące rachunkowości praktycznie nie regulują zasad dokonywania zmian w rachunkowości i sprawozdawczości.

Zmiany w rachunkowości mogą być dokonywane nie tylko w celu skorygowania popełnionych błędów, ale także w celu wyjaśnienia warunkowych szacunków stosunków ekonomicznych.

W związku z tym wprowadzono koncepcję roboczą dostosowanie, przez którą rozumie się operację odzwierciedlenia w rachunkowości kwoty odchylenia od wiarygodnego oszacowania przedmiotu księgowego (aktywa, dochodu, zobowiązania), uprzednio odzwierciedlonego w rachunkowości w sposób zniekształcony (z powodu błędów) lub warunkowy ( w przypadku braku pełnej ilości informacji) ocena.

Odzwierciedlenie w księgowaniu wyników przeszacowania środków trwałych nie jest uważane za korektę; przecena wartości materialnych; zmiana zobowiązania w walucie obcej w wyniku zmiany kursu walutowego; zmiana wysokości zobowiązań w związku z naliczaniem odsetek.

Powód korekty w rachunkowości jest nierzetelność kosztorysu sytuacji ekonomicznej odzwierciedlonej w rachunkowości. Z kolei pojawienie się nierzetelnej oceny wiąże się z różnymi okolicznościami.

Niedokładna ocena wynika z błędów technicznych i metodologicznych popełnionych przez księgowego.

Takie błędy można podzielić na trzy duże grupy: techniczne; wynikające z naruszenia kolejności obiegu dokumentów; związanych z niezgodnością z wymogami ustaw z zakresu rachunkowości i podatków.

DO błędy techniczne można sklasyfikować jako: błędy arytmetyczne; błędy ortograficzne (przestawianie numerów, numerów kont itp.); błędy w kodowaniu (na przykład kod dostawcy lub odbiorcy, kod operacji itp. został nieprawidłowo zastosowany); błędy w wypełnianiu podstawowych dokumentów (niekompletne wypełnienie, błędy w wartościach itp.).

Wykrywanie błędów technicznych to dość pracochłonny proces. Oczywiście niektóre błędy można wyeliminować dzięki zastosowaniu metod kontroli składniowej i logicznej (kontrola dat, kontrola zgodności kodów w księgach podręcznych i słownikach, kontrola atrybutów pod kątem dopuszczalnych wartości itp.). Jednak żadna kontrola nie jest w stanie wykryć niewłaściwie umieszczonego kodu dostawcy, jeśli taki kod jest dostępny w odwołaniu. Ten błąd można znaleźć tylko w inwentarzu rozrachunków z odbiorcami.

Naruszenie porządku obiegu dokumentów wyrażone w nieterminowym wykonaniu i złożeniu dokumentów do działu księgowości lub złożeniu dokumentów w niepełnej objętości. W takim przypadku może dojść do naruszenia zarówno wewnętrznego obiegu dokumentów organizacji (pomiędzy działami organizacji), jak i zewnętrznego (pomiędzy organizacją a jej dostawcami i konsumentami).

Wykrycie błędów w procedurze obiegu jest możliwe w wyniku kontroli harmonogramu obiegu, w przypadku ustalenia konkretnych terminów przepływu dokumentów i ich ilości, lub w wyniku inwentaryzacji rozliczeń z dostawcami i konsumentami, gdy jest to przewidywane dostarczanie dokumentów w miarę ich powstawania oraz w ilości określonej przez charakter relacji między dostawcami a konsumentami.

Błędy związane z nieprzestrzeganiem wymogów ustaw z zakresu rachunkowości i podatków identyfikowane są najczęściej podczas prac audytu wewnętrznego, audytu i kontroli podatkowych. Takie błędy można wykryć kilka lat po ich wystąpieniu, co oczywiście komplikuje proces naprawy.

Powód nierzetelnej oceny może istnieć niepewność w ocenie transakcji biznesowej w momencie jej prowizji.

Rozwój stosunków rynkowych doprowadził do powstania różnorodnych form stosunków umownych. Z jednej strony obrona własnych interesów w transakcji, az drugiej konieczność utrzymania elastycznej polityki cenowej w celu przetrwania w konkurencyjnym otoczeniu, zmusza organizacje do stosowania różnych schematów przy zawieraniu umów, które czynią transakcję korzystną dla obie strony. Na przykład organizacja zainteresowana sprzedażą produktu może udzielić klientom różnych rabatów w zależności od wielkości zakupionej partii towaru lub w zależności od warunków i form płatności za towar. Organizacja, która nie jest pewna, czy towary, które kupuje w ramach transakcji, można sprzedać, może nalegać, aby towary mogły zostać zwrócone w określonym terminie. Zawarcie takich warunków w umowie może spowodować konieczność korekty transakcji gospodarczych wcześniej odzwierciedlonych w rachunkowości.

Przyczyną niedokładnej oceny może być niedokładność oceny przy odzwierciedleniu w rachunkowości uwarunkowań działalności gospodarczej ze względu na brak pełnej ilości informacji o dokonanej transakcji.

W praktyce księgowych zdarzają się sytuacje, gdy błędne dane trafiają do rejestru księgowego lub sprawozdawczości.

Istnieją pewne zasady poprawiania błędów księgowych.

Przepisy księgowe przewidują, że niesprecyzowane korekty są niedozwolone w dokumentach pierwotnych i księgach rachunkowych. Korekta błędu musi być potwierdzona podpisem osób, które wcześniej podpisały dokument, ze wskazaniem daty korekty. Niedozwolone są korekty w gotówce i dokumentach bankowych.

W pierwotnych dokumentach błąd jest korygowany przez staranne przekreślenie błędnych liczb jedną cienką linią, aby można było odczytać poprzednio napisane. Również korekty dokonywane są w księgach rachunkowych przed zamknięciem miesiąca i sumowaniem miesięcznych obrotów. Korekta błędu w dokumencie jest poświadczona podpisem księgowego, który dokonał tej korekty.

Do korekty błędów, które zostały wykryte po okresie sprawozdawczym (miesiąc, kwartał, rok) stosuje się inne metody. W takiej sytuacji nie można już po prostu skreślić błędnych numerów w dzienniku zamówień i wpisać nowych, ponieważ spowoduje to konieczność korekty obrotów dla tego dziennika zamówień, co z kolei spowoduje łańcuch zmian we wszystkich księgach rachunkowych firmy. Tak liczne zmiany mogą prowadzić do dodatkowych błędów.

Rozporządzenie o rachunkowości i sprawozdawczości stanowi, że zmiany w sprawozdaniach finansowych dotyczące zarówno roku bieżącego, jak i roku ubiegłego (po ich zatwierdzeniu) dokonywane są w sprawozdaniach sporządzonych okres sprawozdawczy, w którym znaleziono zniekształcenia jej danych.

Oznacza to, że jeśli błąd popełniony w styczniu zostanie odkryty w maju, wszystkie zmiany w księgach zostaną wprowadzone w maju.

Aby naprawić takie błędy, stosuje się następujące metody:

Księgowania korygujące;

Czerwony sztorm.

Odpisy korygujące są dokonywane, gdy konieczne jest dodanie kwot dla dowolnych rachunków. Odbywają się w zwykły sposób. Należy jedynie zauważyć, że księgowanie ma charakter korygujący. To może być skończone certyfikat księgowy, który będzie podstawowym dokumentem dla tej operacji.

Czerwony sztorm stosowane, gdy konieczne jest zmniejszenie naliczonych kwot na niektórych rachunkach. Metoda ta polega na zapisaniu transakcji „bezpośredniej”, ale kwota transakcji jest zapisywana ze znakiem „minus”. W rejestrach takie liczby są wpisywane na czerwono lub ujęte w nawiasy w celu odróżnienia znaku minus od znaku interpunkcyjnego. Podczas sumowania sum dziennika czerwone liczby lub liczby w nawiasach są odejmowane od sumy całkowitej.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę księgowych na fakt, że zapisy storna mogą być dokonywane tylko w dziennikach zamówień. W księdze głównej nie są dozwolone żadne korekty.

Jeżeli w przedłożonych raportach za lata poprzednie zostały znalezione błędy, nie należy potajemnie wymieniać starych bilansów w urzędzie skarbowym. Konieczne jest dokonanie wszelkich niezbędnych korekt w rachunkowości bieżącego okresu i uwzględnienie ich w sprawozdawczości bieżącego okresu.

Błędy popełnione w rachunkowości i nieskorygowane odpowiednio, zniekształcają sprawozdawczość organizacji i utrudniają ocenę sytuacji majątkowej i finansowej organizacji przez różnych użytkowników sprawozdań księgowych (inwestorów, właścicieli przedsiębiorstwa, wierzycieli, innych kontrahentów itp. .). Terminowe korygowanie popełnionych błędów pozwala organizacji uniknąć sankcji finansowych ze strony organów podatkowych, ponieważ większość błędów bezpośrednio lub pośrednio wpływa na wysokość zobowiązań podatkowych organizacji.

Procedura poprawiania błędów i ich konsekwencji jest w dużej mierze zdeterminowana charakterem popełnionego błędu. Przede wszystkim z ogółu błędów, które wpływają na zobowiązania podatkowe organizacji, należy wyróżnić tzw. błędy techniczne.

Błędy techniczne powstają przy sporządzaniu i naliczaniu płatności podatkowych. Nie są one bezpośrednio odzwierciedlone w rejestrach księgowych i nie towarzyszą im żadne zapisy księgowe, to znaczy organizacja w pełni i terminowo odzwierciedla operacje wykonywane w rejestrach księgowych.

Błędy techniczne z reguły są popełniane w zeznaniach podatkowych i w rzeczywistości stanowią albo błąd arytmetyczny przy obliczaniu kwoty płatności należnych budżetowi, albo błąd popełniony podczas przesyłania danych księgowych do zeznań podatkowych (na przykład księgowy ma pomieszane linie). Dzięki terminowemu wykryciu tego rodzaju błędów organizacja nie tworzy żadnych dodatkowych kont. Niemniej jednak błędy te mogą wpływać na informacje odzwierciedlone w rejestrach księgowych, ponieważ w ich wyniku w rzeczywistości zmienia się kwota zobowiązań podatkowych organizacji i odpowiednio kwota przekazywana do budżetu. Dlatego te błędy są uznawane za przestępstwo skarbowe w powszechnie przyjęty sposób ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami. Błędy techniczne obejmują również nieprawidłowe wskazanie danych księgowych organów podatkowych lub agentów podatkowych przy przekazywaniu odpowiednich kwot podatku.

Błędy księgowe są dopuszczalne w wyniku nieprawidłowego odzwierciedlenia operacji finansowych i gospodarczych w księgach rachunkowych, tj. błędy te są dokonywane bezpośrednio w rejestrach księgowych. Takie błędy można podzielić na dwie grupy.

Pierwsza grupa obejmuje błędy, które nie prowadzą do zawyżenia lub zaniżenia pozycji podlegających opodatkowaniu. Na przykład dość powszechnym błędem jest używanie różnych kont księgowych. rachunki do zapłacenia: tak więc zamiast konta 60 „Rozliczenia z dostawcami i kontrahentami” stosuje się konto 76 „Rozliczenia z różnymi dłużnikami i wierzycielami”, co jest naruszeniem metodologii rachunkowości i może prowadzić do błędnej interpretacji niektórych obiektów księgowych.

Druga grupa obejmuje błędy, które powodują zawyżenie lub zaniżenie pozycji podlegających opodatkowaniu. Najczęstsze błędy to:

Niewłaściwa atrybucja koszty produkcji koszty lub wyniki finansowe;

Zaniżenie wpływów ze sprzedaży;

Nieprawidłowe odzwierciedlenie transakcji w rachunkowości z naruszeniem metodologii, w wyniku czego następuje zmiana przedmiotów opodatkowania.

Błędy związane z naruszeniem metodologii rachunkowości, które nie prowadzą do zmian przedmiotów opodatkowania, ujawniane są co do zasady podczas realizacji audytu; z ich zasadniczą naturą sprawozdania finansowe organizację można uznać za nierzetelną.

Jeżeli podatnik stwierdzi w złożonym przez niego zeznaniu podatkowym, że informacje te nie są odzwierciedlone lub niekompletne, a także błędy prowadzące do zaniżenia kwoty należnego podatku, podatnik jest zobowiązany do dokonania niezbędnych uzupełnień i zmian w zeznaniu podatkowym . Przepis ten ma charakter ogólny, tzn. dotyczy wszystkich rodzajów błędów, zarówno rachunkowych, jak i technicznych, i obowiązuje niezależnie od tego, kto i pod jakimi warunkami ujawnił błąd.

Organy podatkowe, po wykryciu w trakcie kontroli dokumentów rejestrów księgowych, błędów prowadzących do zaniżenia lub ukrycia przedmiotów podlegających opodatkowaniu, na podstawie Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej pociągnąć organizację do odpowiedzialności, stosując następujące środki:

Przelew podatków należnych budżetowi;

Grzywna, której wysokość określają odrębne artykuły Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej, w zależności od rodzaju przestępstwo podatkowe;

Pobranie kar od podatnika w przypadku zwłoki w zapłacie podatku w wyznaczonym terminie w wysokości jednej trzysetnej stopy refinansowania Banku Rosji, obowiązującej dla ten moment, ale nie więcej niż 0,1% dziennie za każdy dzień zwłoki, począwszy od terminu płatności zaległej kwoty. Środek ten wprowadza art. 75 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Kary nie są już sankcjami finansowymi i nie stanowią zobowiązania podatnika.

Jeżeli podatnik samodzielnie i terminowo przed kontrolą organu podatkowego wykrył błędy, w wyniku których kwoty podatków i innych obowiązkowych wpłat nie zostały wpłacone do budżetu lub nie zostały w pełni opłacone oraz w określony sposób korekty sprawozdań finansowych, do naliczenia podatków i płatności, dokonanych płatności należności, popełnione błędy nie stanowią naruszenia przepisów podatkowych. W takich przypadkach od podatnika za zwłokę w zapłacie podatków i innych obowiązkowych płatności odsetki karne nie będą naliczane.

Podatnik jest zwolniony ze stosowania sankcji, tj. kar pieniężnych (grzywny), jeżeli wniosek o uzupełnienie i zmianę zeznania podatkowego zostanie złożony:

przed upływem terminu jego złożenia;

Po upływie terminu na złożenie zeznania podatkowego, ale przed upływem terminu płatności podatku oraz do czasu, gdy podatnik dowiedział się o wykryciu przez organ podatkowy naruszeń lub wyznaczeniu kontroli podatkowej na miejscu;

Po upływie terminu na złożenie zeznania podatkowego i terminu zapłaty podatku, ale przed chwilą, w której podatnik dowiedział się o wykryciu przez organ podatkowy naruszeń lub o wyznaczeniu kontroli podatkowej na miejscu, po uiszczeniu niewystarczająca kwota podatku i odsetek.

Tym samym na nałożenie lub niezastosowanie kar za wykrycie błędu w zeznaniu podatkowym wpływ mają terminy złożenia wniosku o ich wykrycie i faktyczna zapłata, a nie charakter błędu, w wyniku którego doszło do zaniżenie podatku należnego do budżetu.

Jeżeli podatnik samodzielnie wykrył w deklaracji błąd techniczny, w dowolnym dniu po wykryciu błędu składa do urzędu skarbowego dodatkową kalkulację podatkową. Ujawniony błąd techniczny jest korygowany bez dodatkowych zapisów księgowych, jeżeli jednak błąd ten wiązał się z niedoszacowaniem przedmiotu opodatkowania lub opóźnieniem w przekazaniu kwot podatku, dopłat, w szczególności kar i odpowiednich zapisów księgowych zostanie dokonany przez podatnik.

Korekta danych sprawozdawczych zarówno za rok bieżący, jak i za rok ubiegły (po ich zatwierdzeniu) dokonywana jest w sprawozdaniu finansowym sporządzonym za okres sprawozdawczy, w którym stwierdzono zniekształcenia jego danych oraz dokonywane są korekty danych za okres sprawozdawczy (kwartał , od początku roku).

Wpisy korygujące w rachunkowości można dokonać w następujący sposób:

Najczęstszym jest sposób, w jaki wykryta nieprawidłowa kwota jest odwracana i dokonywany jest prawidłowy wpis. Z reguły dotyczy to przypadku, gdy organizacja została zatwierdzona błędy w ewidencji transakcji na rachunkach księgowych(nieprawidłowa korespondencja rachunków). Metoda ta służy głównie do korygowania błędów w bieżącym okresie (roku). W tej sytuacji mówimy o roku, ponieważ wiele podatków płaci się memoriałowo od początku roku;

Jeśli popełnisz błąd, gdy odzwierciedlenie kwoty transakcji, następnie, po pierwsze, możesz użyć metody wspomnianej powyżej; po drugie, wolno rzucać dodatkowy wpis na kwotę, która nie została uwzględniona w księgach rachunkowych lub została uwzględniona w kwocie niższej niż wymagana;

Uogólnianie Konta, w wyniku czego informacje znajdują odzwierciedlenie w rejestrach księgowych organizacji, tak jak miałoby to miejsce w przypadku wstępnego prawidłowego odzwierciedlenia transakcji. Ta metoda korekcji jest z reguły stosowana podczas wyszukiwania błędy księgowe minionych okresów sprawozdawczych (lat).

Procedura korygowania błędów mających wpływ na zobowiązania podatkowe nie zależy od tego, kto wykrył błąd. Podczas weryfikacji dokumentów na przedsiębiorstwo naruszające przepisy zostaną nałożone sankcje finansowe (kary).

Spis reprezentuje pewną sekwencję praktycznych działań mających na celu udokumentowane potwierdzenie obecności, stanu i wyceny mienia oraz zobowiązań organizacji w celu zapewnienia dokładności danych księgowych i sprawozdawczych. Przyczynia się do realizacji kontrolnej funkcji rachunkowości, pozwalając na identyfikację przypadków nieuzasadnionego obniżenia kapitału podmiotu gospodarczego zainwestowanego w różnego rodzaju nieruchomości (aktywa).

Podstawą każdej inwentaryzacji jest pełne lub wyrywkowe sprawdzenie faktycznej dostępności wartości materialnych, praw majątkowych i obowiązków przez siły specjalnie utworzonej komisji w organizacji. Istnieją dwa rodzaje czeków: naturalny i dokumentowy.

W weryfikacji naturalnej (zwanej również realną) określa się liczbę, ważenie i pomiar obserwowanych obiektów. Z reguły takie kontrole są przeprowadzane na inwentarzach, formularzach ścisłych dokumentów sprawozdawczych, środkach trwałych i gotówce.

Podczas weryfikacji dokumentów organizacji przysługują prawa majątkowe (wartości niematerialne, rozliczenia międzyokresowe, należności itp.) a zobowiązania finansowe są bezpośrednio potwierdzane dokumentami.

W ramach czeku dokumentowego rozróżnia się niekiedy czek księgowy lub księgowy, czyli porównanie zapisów bezpośrednio w księgach rachunkowych (np. przy inwentaryzacji kwot naliczonej amortyzacji, rezerw szacunkowych).

Obowiązkowa roczna inwentaryzacja powinna obejmować wszystkie bez wyjątku rodzaje majątku i zobowiązań. Akty prawne przewidują specjalną procedurę jej wdrażania, zgodnie z wynikami inwentaryzacji określone są dane księgowe. Dlatego też obowiązkowej rocznej inwentaryzacji nie można zastąpić żadnymi zewnętrznie podobnymi procedurami - audytem wewnętrznym lub zewnętrznym, audytem działań finansowych i gospodarczych (chociaż przy nieznacznej ilości majątku i obowiązków organizacji, obowiązki komisji inwentaryzacyjnej mogą być przypisane do komisja rewizyjna).

Obowiązkowa roczna inwentaryzacja majątku i zobowiązań organizacji musi zostać rozpoczęta nie wcześniej niż 1 października roku sprawozdawczego i zakończona przed jej zakończeniem.

Jej główne etapy w połączeniu z funkcjami obsługi księgowej w procesie inwentaryzacji podano w tabeli. 4.

Tabela 4

Obowiązkowa roczna inwentaryzacja rozpoczyna się od daty ustalonej na polecenie szefa organizacji. Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada stała komisja inwentaryzacyjna. Przy znacznej ilości majątku i zobowiązań, na polecenie kierownika organizacji, można utworzyć komisje inwentaryzacji roboczej. Wskazane jest również ich tworzenie, jeśli organizacja posiada odrębne działy (oddziały i przedstawicielstwa) lub działa na dużym obszarze (w organizacje budowlane, w przedsiębiorstwach rolnych, w przedsiębiorstwach przemysłu drzewnego itp.). Dokumenty regulacyjne nie zabraniają bezpośrednio włączania przedstawicieli organizacji zewnętrznych (audytorów, rzeczoznawców, ekspertów) do komisji w celu opracowania ekonomicznie uzasadnionych i wiarygodnych wyników inwentaryzacji. Załącznikiem do zamówienia może być plan inwentaryzacji, który określa terminy zakończenia inwentaryzacji poszczególnych obiektów oraz czas trwania poszczególnych etapów, wyznacza zakresy odpowiedzialności pomiędzy komisjami roboczymi.

Na przygotowawczy na etapie osoby odpowiedzialne materialnie przenoszą prowizje na dochód i dokumenty wydatkowe według raportów (rejestrów), na podstawie których dział księgowości ustala odpowiednie salda na kontach księgowych na dzień inwentaryzacji. Kompletność przekazania dokumentów pierwotnych potwierdzają paragony wskazanych osób, a także posiadaczy kwot podlegających rozliczeniu lub pełnomocnictwa do odbioru aktywów materialnych.

Szkolenie organizacyjne i metodyczne przeprowadzenie inwentaryzacji polega na opracowaniu wewnętrznych dokumentów regulacyjnych - instrukcji, regulaminów itp., regulujących działalność komisji na każdym etapie.

Instrukcje mogą zawierać:

Specyficzne metody przeprowadzania inwentaryzacji, opis działań członków komisji roboczych podczas sprawdzania obecności i stanu poszczególnych obiektów;

Procedura uzyskiwania potwierdzenia referencji przez kontrahentów - dostawców, kupujących, banki, organy podatkowe itp.;

Procedura rozliczania roszczeń z pracy komisji inwentaryzacyjnych;

Standardowe formularze pierwotnych dokumentów księgowych do rejestracji wyników inwentaryzacji, opracowane przez organizację niezależnie.

Drugi etap inwentaryzacji to: naturalny oraz weryfikacja dokumentów rzeczywista dostępność majątku i zobowiązań. Dokonują ich komisje kolegialnie: nieobecność przynajmniej jednego członka komisji stanowi podstawę do uznania wyników inwentaryzacji za nieważne.

Podstawową formą dokumentacji pierwotnej do ewidencjonowania wyników inwentaryzacji przyrodniczej jest inwentarz, dokumentacja – akt inwentaryzacyjny.

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18 sierpnia 1998 r. Nr 88 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania transakcji gotówkowych, do rejestrowania wyników inwentaryzacji” zatwierdziła 6 rodzajów formularzy inwentaryzacyjnych i 8 standardowych formularzy scena. Obecnie brak jest standardowych formularzy (aktów) inwentaryzacji inwestycje finansowe, fundusze bezgotówkowe, rezerwy na przyszłe wydatki i płatności, rezerwy szacunkowe i szereg innych obiektów, organizacje muszą je opracowywać we własnym zakresie, co zmniejsza analityczność informacji księgowych.

W inwentarzach (aktach) niedopuszczalne jest pozostawianie pustych wierszy, na końcu inwentarza osoby odpowiedzialne materialnie muszą podpisać się, potwierdzając fakt oględzin w ich obecności, a także brak roszczeń wobec członków prowizji i przyjęcia na przechowanie mienia wymienionego w inwentarzu.

Kontrole naturalne i dokumentacyjne z obowiązkową coroczną inwentaryzacją przeprowadzane są z reguły, metoda ciągła... Proces ten jest dość pracochłonny, ale obecne dokumenty regulacyjne pozwalają na zastosowanie uproszczonych metod inwentaryzacji tylko w nielicznych przypadkach. Na przykład dozwolona jest próbna inwentaryzacja wartości materiałowych przechowywanych w nienaruszonych opakowaniach dostawców.

Etap taksówki polega na zapisaniu inwentarzy (aktów) wartości pieniężnych majątku i zobowiązań według danych z dokumentów pierwotnych i księgowych. Na tym etapie nie są brane pod uwagę zmiany w szacunkach wartości spowodowane zmianami właściwości fizycznych, funkcjonalnych i innych pozycji magazynowych. Tabela 5 przedstawia przybliżoną listę dokumentów pierwotnych i rejestrów księgowych zawierających dane dotyczące historycznej wyceny nieruchomości i zobowiązań i wykorzystywanych przy wypełnianiu odpowiednich kolumn inwentarzy (ustaw) dla formularza księgowania dziennika (tabela 5).

Tabela 5.Dokumenty zawierające informacje o wartości majątku i zobowiązaniach”

* Nie ma ujednoliconych formularzy, dokumenty są opracowywane przez organizację niezależnie.

** Numeracja magazynów zamówień i zestawień podana jest zgodnie z pismem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 24 czerwca 1992 r. Nr 48.

*** W przypadku rozliczania zapasów po obniżonych cenach.

Etap porównawczo-analityczny inwentaryzacji pozwala na potwierdzenie istniejących szacunków obiektów księgowych. Potrzeba wyjaśnienia kosztorys księgowy Niektóre rodzaje majątku i zobowiązań wiąże się przede wszystkim z ujawnionymi rozbieżnościami między wartościami wskaźników według danych księgowych a ich rzeczywistymi wartościami, potwierdzonymi podczas inwentaryzacji. Obliczone odchylenia są rejestrowane bezpośrednio w aktach inwentaryzacyjnych lub podczas sumowania wyników kontroli rzeczowej w zestawieniach. Ponadto korekta szacunków jest możliwa w następujących przypadkach:

Zmiany cen regulowanych przez rząd, gdy wycena jest przeprowadzana po tych cenach (na przykład przy ustalaniu nowych szacunków i ceny sprzedaży do kamieni szlachetnych);

Zmiany kursu obca waluta jeżeli wartość majątku lub zobowiązań jest wyrażona w walucie obcej;

Zmiany kwoty należności lub zobowiązań przy zastosowaniu w obliczeniach konwencjonalnych jednostek pieniężnych;

Pogorszenie jakościowych cech majątku organizacji (pogorszenie fizyczne lub moralne, spadek cen rynkowych itp.);

Obecność w strukturze należności kwot, których nie można otrzymać w całości z powodu niewypłacalności dłużników.

Komisja inwentaryzacyjna powinna zidentyfikować przyczyny konieczności dokonywania zapisów wyjaśniających w księgach rachunkowych i zaproponować sposoby ich odzwierciedlenia w księgowaniu wyników inwentaryzacji. Tutaj ważne jest ustalenie, czy w organizacji są osoby odpowiedzialne finansowo za bezpieczeństwo kosztowności, ustalenie wysokości tej odpowiedzialności, przeanalizowanie możliwych sposobów odzyskania należności wątpliwych (przelewy wierzytelności, transakcje barterowe itp.) . W sprawie faktów powstawania nadwyżek lub niedoborów wartości materialnych konieczne jest uzyskanie szczegółowych wyjaśnień od osób odpowiedzialnych.

Propozycje komisji inwentaryzacyjnych na podstawie wyników etapu analizy porównawczej są podsumowane w zestawieniu rozliczeń wyników wykazanych przez inwentaryzację. Na ostatni etap zestawienie inwentaryzacyjne podpisuje kierownik i główny księgowy organizacji jednocześnie z wydaniem polecenia (instrukcji) zatwierdzenia wyników inwentaryzacji. Zamówienie jest podstawą do dokonania odpowiednich wpisów w księgach rachunkowych z ostatecznymi obrotem za grudzień. Materiały z pracy komisji są przekazywane do działu księgowości organizacji, gdzie są przechowywane przez co najmniej 5 lat.

Obecnie istnieją inwentarze tych rodzajów majątku i zobowiązań, dla których nie zostały opracowane jednolite formy inwentarza (ustawy).

Inwentaryzacja środków bezgotówkowych

Weryfikacja środków bezgotówkowych polega na porównaniu danych księgowych i sald dokumentowych środków organizacji na rachunkach rozliczeniowych, walutowych i specjalnych (akredytywy, rozliczenia czekiem itp.), a także przelewów w tranzycie. Funkcje użytkowania każdego konto bankowe organizacje co do zasady są ustalane w umowie o jej otwarciu. Funkcje te obejmują:

Rodzaj rachunku bankowego (rubel, waluta);

Rodzaj rachunku - specyfika transakcji realizowanych na rachunku (transakcje bieżące - rachunek bieżący, uznawanie wpływów z handlu zagranicznego - rachunek walutowy tranzytu, tworzenie kapitał zakładowy- konto oszczędnościowe itp.);

Użytkownik konta - bezpośrednio organizacja, odrębny pododdział, konkretny urzędnik;

Status rachunku na dzień inwentaryzacji (rachunki funkcjonujące, rachunki zablokowane).

Informacja ta powinna znaleźć odzwierciedlenie w ustawie o inwentaryzacji środków niepieniężnych (tabela 6).

Tabela 6.Arkusz do aktu inwentaryzacji środków niepieniężnych

Inwentaryzacja inwestycji finansowych

Naturalna kontrola inwestycji finansowych jest możliwa, jeśli organizacja posiada papiery wartościowe. Wynik jest odzwierciedlony w spisie inwentarzowym. Przy inwentaryzacji pozostałych składników inwestycji finansowych możliwa jest tylko weryfikacja dokumentacji, która jest przeprowadzana według rodzaju inwestycji (w kontekście rodzajów wartościowe papiery) i poszczególnych emitentów, wskazując w ustawie nazwę, serię, numer, wartość nominalną i rzeczywiste koszty nabycia, terminy zapadalności oraz łączną kwotę każdego rodzaju inwestycji. Pewną trudnością w kontroli jest uzgodnienie sald kwot zarejestrowanych na odpowiednich rachunkach księgowych z danymi wyciągów organizacji depozytowych, które prowadzą ewidencję dostępności i przepływu papierów wartościowych należących do organizacji. Wynika to z faktu, że depozytariusze lubią profesjonalni uczestnicy rynek papierów wartościowych może przeszacować papiery wartościowe posiadane przez klientów, gdy notowania zmienią się na: Giełda Papierów Wartościowych, a uczestnicy nieprofesjonalni (inwestorzy) powinni prowadzić ewidencję rzeczywistych kosztów nabycia papierów wartościowych. W związku z tym wycena obiektów przez organizację i depozytariusza będzie inna. W związku z tym konieczne jest uzgodnienie danych dotyczących liczby przechowywanych papierów wartościowych. W tym celu wskazane jest sporządzenie arkusza roboczego do aktu inwentaryzacji inwestycji finansowych (tabela 7).

Tabela 7.Karta pracy do ustawy o inwentaryzacji inwestycji finansowych

Spis Inwestycje kapitałowe

Specyfika inwentaryzacji tego rodzaju nieruchomości wynika z faktu, że konto 08 „Inwestycje kapitałowe” uwzględnia koszty tworzenia (nabywania) różnych pozycji księgowych - środków trwałych, wartości niematerialnych, papierów wartościowych. Dlatego inwentaryzację takiego majątku należy przeprowadzić w następujących kierunkach:

Budowa obiektów środków trwałych;

Zakup pozycji środków trwałych;

Zakup wartości niematerialnych;

Zakup papierów wartościowych.

Aby uzyskać wiarygodne dane, konieczne jest przeprowadzenie zarówno naturalnej kontroli budowanych obiektów, jak i dokumentacji kosztów budowy.

Ustawa odzwierciedla obecność każdego obiektu w budowie oraz faktycznie wykonaną objętość prac budowlanych i instalacyjnych, które z reguły określa się za pomocą pomiaru kontrolnego. Wynik pomiaru kontrolnego jest porównywany z danymi dokumentacji projektowej i kosztorysowej, zaświadczeniami o kosztach i kosztach wykonanych prac (nr KS-3), a także z ogólnym dziennikiem robót (nr KS -6), którą prowadzi producent robót budowlanych.

Jako podstawowy dokument do rejestracji wyników inwentaryzacji w toku budowy można zastosować zestawienie inwentaryzacyjne niedokończonych napraw środków trwałych (formularz nr INV-10) z niewielkimi zmianami tekstu.

Inwentaryzacja inwestycji w poszczególne obiekty środków trwałych wiąże się zarówno ze sprawdzeniem ich dostępności i stanu, jak i określeniem stopnia gotowości do eksploatacji. Jeżeli obiekt jest faktycznie oddany do eksploatacji, ale nadal jest wymieniony na subkoncie 08-4 „Nabycie środków trwałych”, organizacja z jednej strony ma nierozliczony przedmiot podatku od nieruchomości od momentu faktycznego oddania go do eksploatacji, z drugiej strony koszt -za nieobecność odpisy amortyzacyjne dla tego obiektu.

Jednocześnie, ponieważ jednostką rozliczeniową środków trwałych jest przedmiot inwentarzowy, który może stanowić odrębny kompleks pozycji strukturalnie artykułowanych, możliwe jest, że inwestycje kapitałowe obejmują obiekty zdolne do samodzielnego pełnienia określonych funkcji, ale przeznaczone do włączenia do tworzony kompleks. Potencjalna gotowość do eksploatacji takich obiektów nie jest powodem włączenia ich do środków trwałych.

Identyfikując obiekty, dla których w rejestrach księgowych nie ma lub nie ma nieprawidłowych danych, komisja musi wprowadzić do inwentarza prawidłowe informacje i wskaźniki techniczne dla tych obiektów.

Powyższe cechy powinny znaleźć odzwierciedlenie w ustawie o inwentaryzacji inwestycji kapitałowych w nabyciu poszczególnych pozycji środków trwałych (tabela 8).

Tabela 8.Arkusz do aktu inwentaryzacji inwestycji kapitałowych w nabycie poszczególnych pozycji środków trwałych

Obecność salda organizacji na subkoncie 08-5 „Nabycie wartości niematerialnych” jest zwykle związana z niedokończonym procesem rejestracji praw własności do określonego obiektu zgodnie z wymogami obowiązującego ustawodawstwa. Na przykład organizacja opracowała (samodzielnie lub z pomocą wykonawcy) znak towarowy. Koszty jego rozwoju są uwzględniane na subkoncie 08-5 przed otrzymaniem zaświadczenia o rejestracji znaku towarowego w Rosyjskiej Agencji Patentów i Znaków Towarowych. Przyczynę braku możliwości odzwierciedlenia rzeczywistych kosztów nabycia wartości niematerialnych bezpośrednio na koncie 04 „Wartości niematerialne” należy wskazać w ustawie o inwentarzu (tabela 9).

Tabela 9.Arkusz do aktu inwentaryzacji inwestycji kapitałowych w nabycie wartości niematerialnych

Inwentaryzując koszty zakupu papierów wartościowych należy upewnić się, że są one poprawne i kompletne oraz zidentyfikować rozbieżności między danymi księgowymi a dokumentami potwierdzającymi te koszty. Rozbieżności są możliwe zarówno z powodu niedopasowania szacunków wartości (danych ilościowych) transakcji na papierach wartościowych, jak iz powodu błędnego przypisania kosztów do innych obiektów. Dla sformalizowania wyników inwentaryzacji tych kosztów niewłaściwe jest posługiwanie się wzorem aktu stosowanego przy inwentaryzacji inwestycji finansowych, uzupełniając go o informacje o zbywcach papierów wartościowych oraz szczegóły odpowiednich umów.

Inwentaryzacja szacowanych rezerw i rezerw na przyszłe wydatki i płatności

Dokonując inwentaryzacji tego typu zobowiązania, konieczne jest sprawdzenie operacji zarówno pod kątem memoriału, jak i wykorzystania rezerw. W tym samym czasie, czek księgowy wykorzystanie rezerw.

Przybliżone formy arkusz roboczy do aktu inwentaryzacji szacunkowych rezerw i rezerw na przyszłe wydatki i płatności podano w tabeli. dziesięć.

Tabela 10.Arkusz do aktu inwentaryzacji szacunkowych rezerw i rezerw na przyszłe wydatki i płatności

Kalkulacja rezerw na należności wątpliwe jest połączona z inwentaryzacją rozliczeń z dłużnikami. Ponieważ rezerwa należności wątpliwych tworzona jest na podstawie inwentaryzacji należności, wskazane jest w akcie inwentaryzacji rozrachunków z dłużnikami ewidencjonowanie należności wątpliwych bezpośrednio w trakcie kontroli (tabela 11).

Spis ma na celu zapewnienie, że jest on odzwierciedlony w bilans tylko obiekty rzeczywiście dostępne, nieuwzględnione w rachunkach, ale nieobecne podczas weryfikacji. Jednak przy spisywaniu brakującej i księgowaniu wcześniej nierejestrowanej nieruchomości należy zachować ostrożność, ponieważ zidentyfikowanie obiektu, dla którego nie ma danych w rejestrach księgowych, nie może być wystarczającą podstawą do umieszczenia go w bilansie. W takim przypadku organizacja musi kierować się procedurą nabywania własności rzeczy bez właściciela. I odwrotnie, sam fakt braku obiektu (na przykład w wyniku kradzieży) nie prowadzi do utraty przez organizację własności tego obiektu.

Tabela 11.Arkusz do inwentaryzacji należności

Jeżeli zgodnie z wynikami inwentaryzacji ujawniona zostanie nadwyżka majątku zarejestrowana na rachunkach, organizacja ma dodatkowy przedmiot podatku od nieruchomości. Pomimo tego, że wyniki obowiązkowej rocznej inwentaryzacji znajdują odzwierciedlenie w bilansie na dzień 1 stycznia, według organów podatkowych podstawę obliczenia podatku od nieruchomości należy zwiększyć od dnia, w którym wskazana nieruchomość powinna była zostać odnotowana w rejestrów księgowych i odzwierciedlone w aktywach bilansu. Jeżeli datę tę można ustalić na podstawie danych z dokumentów pierwotnych, to w przypadku stwierdzenia błędów (zniekształceń) w obliczeniach podstawy opodatkowania za poprzednie okresy sprawozdawcze, w bieżącym okresie sprawozdawczym zobowiązania podatkowe są przeliczane za czas od daty popełniono błąd. I tylko w przypadku braku możliwości określenia konkretnego okresu, w którym nieruchomość powinna zostać skapitalizowana, zobowiązanie podatkowe powstaje z organizacji w bieżącym okresie sprawozdawczym.

Koszt środków trwałych, materiałów, które uległy zniszczeniu nie pomniejsza podstawy opodatkowania podatkiem od nieruchomości do czasu udokumentowania ich odpisu, czyli wskazania w inwentarzach braku możliwości dalszego wykorzystania mienie zgodnie z przeznaczeniem nie może stanowić podstawy do wyłączenia tego majątku ze struktury przedmiotu opodatkowania.

Przed złożeniem dokumentów do przechowywania oraz w archiwum przedsiębiorstwa muszą być odpowiednio przygotowane.

Jednorodne dokumenty pierwotne powinny być uformowane w Sprawy. W takim przypadku do sprawy należy złożyć dokumenty, które w części merytorycznej odpowiadają tytułowi sprawy.

Podczas tworzenia skrzyń należy spełnić następujące wymagania:

1) dokumenty o okresach stałego i czasowego przechowywania należy zgrupować odrębnie w akta;

2) oryginały należy oddzielić od kopii;

3) plany i raporty roczne - kwartalne i miesięczne;

4) do akt należy dołączyć jeden egzemplarz każdego dokumentu.

Każdy dokument umieszczony w aktach musi być sporządzony zgodnie z wymogami norm państwowych i innych przepisów.

Dokumenty z tego samego okresu grupowane są w akta - miesiąc, kwartał, rok kalendarzowy, z wyjątkiem spraw zbywalnych (np. akt osobowych, które nie są zamykane na koniec roku kalendarzowego). Jeżeli w aktach znajdują się dokumenty przez kilka miesięcy, są one co miesiąc oddzielone kartkami ze wskazaniem miesiąca.

Plik musi zawierać nie więcej niż 250 arkuszy o grubości nie większej niż 4 cm.

Załączniki do dokumentów, niezależnie od daty ich zatwierdzenia lub sporządzenia, dołączane są do dokumentów, których dotyczą.

Istnieją pewne zasady grupowania spraw według rodzaju i chronologii. Statuty, regulaminy, instrukcje zatwierdzone dokumentami administracyjnymi stanowią do nich załączniki i są zgrupowane razem z te dokumenty... Zamówienia według głównej działalności są pogrupowane oddzielnie od zamówień według personelu; oryginały zamówień na działalność podstawową są usystematyzowane i umieszczane w aktach wraz z załącznikami w kolejności ich numerów. Dokumenty do zamówień na główną działalność są grupowane i segregowane oddzielnie.

Zamówienia przez personel są pogrupowane w Sprawy zgodnie z ustalonymi okresami przechowywania. Dokumenty stanowiące podstawę wydania nakazu na personel są składane w aktach osobowych pracowników lub stanowią samodzielny przypadek załączników do tych nakazów.

Zaplanowany oraz Dokumenty księgowe są przechowywane w aktach z roku, którego dotyczą w swojej treści, niezależnie od czasu ich powstania czy daty ich otrzymania.

Dokumenty w raportach muszą być ułożone w określonej kolejności. Na przykład zgłoś dokumenty działalność finansowa przedsiębiorstwo, składające się z bilansu, noty objaśniającej i załączników do niego, ułożone są w następującej kolejności: nota wyjaśniająca do sprawozdania, następnie bilans, a na końcu - załączniki. Rachunki osobiste pracowników przedsiębiorstwa dotyczące wynagrodzeń są pogrupowane w niezależne przypadki i ułożone w nich w kolejności alfabetycznej nazwisk. Protokoły z posiedzeń rady kolektywu pracowniczego lub zgromadzeń wspólników przedsiębiorstwa są pogrupowane według chronologii i kolejności numerów. Dokumenty przygotowane na posiedzenie umieszcza się po protokole w kolejności rozpatrywania spraw.

Korespondencja jest pogrupowana według roku kalendarzowego i usystematyzowana w porządku chronologicznym: dokument odpowiedzi znajduje się za dokumentem wniosku. Recenzje, sprawozdania, akty, zaświadczenia i inne dokumenty odzwierciedlające główny przedmiot działalności przedsiębiorstwa grupuje się w jednym przypadku, o ile dotyczą tego samego zagadnienia.

Foldery dokumentów są ze sobą powiązane. Na Strona tytułowa nazwa przedsiębiorstwa (instytucji, organizacji), nazwa i numer seryjny w przypadku od początku roku, okres sprawozdawczy (rok, miesiąc), numer oświadczenia, łączna liczba arkuszy w sprawie, wskazano okres przechowywania etui.

Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej ustanowił okres przechowywania dokumentów związanych z obliczaniem i opłacaniem podatków przez trzy lata kalendarzowe. Jednak są specjalne warunki przechowywanie dokumentów ustanowionych przez inne akty prawne, które mają zastosowanie przy wdrażaniu kontrola państwowa przez Federalną Służbę Archiwalną Rosji, fundusze pozabudżetowe oraz inne uprawnione organy.

Zgodnie z ustawą federalną „O rachunkowości” organizacje są zobowiązane do przechowywania podstawowych dokumentów księgowych, rejestrów księgowych i sprawozdań finansowych za okresy ustalone zgodnie z zasadami organizacji państwowych spraw archiwalnych.

Po upływie okresów przechowywania określonych w obowiązującym ustawodawstwie w organizacji podlegają przekazaniu do przechowywania w Funduszu Archiwów Federacji Rosyjskiej.

Fundusz archiwalny składa się z dwóch części:

1) państwowej części, do której dokumenty podlegają obowiązkowi przekazania” przedsiębiorstwa państwowe, instytucje, organizacje;

2) część pozarządową, w której dokumenty organizacji pozarządowych (korporacje, stowarzyszenia, spółki akcyjne itp.). Przekazanie dokumentów do niepaństwowej części Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej nie jest obowiązkowe i odbywa się na podstawie umowy (umów) między organami Federalnej Służby Archiwalnej Rosji a właścicielami dokumentów .

Wykaz ustala okresy przechowywania dokumentów dla przedsiębiorstw, instytucji i organizacji dwóch kategorii. Pierwsza obejmuje organizacje, których dokumenty są przekazywane do państwowej części Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej. Druga kategoria obejmuje organizacje, których dokumenty stanowią niepaństwową część Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej.

Dla organizacji należących do drugiej kategorii ustala się następujące okresy przechowywania dokumentów:

1) sprawozdania księgowe i bilanse organizacji:

Skonsolidowany roczny - 10 lat;

Roczny - 10 lat;

Kwartalnie - 3 lata;

2) salda przeniesienia, podziału, likwidacji - 10 lat;

3) konta osobiste pracowników i pracowników - 75 lat;

4) rejestry księgowe (księga główna, dzienniki zamówień itp.) - 3 lata.

Federalna Służba Archiwów Rosji (Rosarków) jest federalnym organem wykonawczym odpowiedzialnym za regulację państwową w zakresie spraw archiwalnych oraz kontrolę przechowywania, pozyskiwania i wykorzystywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej.

Dokumenty państwowej części Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej są przechowywane w instytucjach Rosarchowa, muzeach państwowych, bibliotekach itp. Dokumenty te, jak również księgi informacyjne do nich, są udostępniane wszystkim osobom prawnym i osobom fizycznym .

Organizacje, których dokumenty są kierowane do niepaństwowej części Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, muszą we własnym zakresie zapewnić ich stałe przechowywanie w specjalnie do tego celu utworzonych archiwach lub wydziałach strukturalnych. Dokumentów tych nie można zniszczyć bez zgody organów i instytucji Rosarchowa.

Należy zauważyć, że dokumenty organizacji powstałych w procesie prywatyzacji państwa i przedsiębiorstwa komunalne, dotychczas przechowywane w tych organizacjach, są własność państwowa... Takie dokumenty nie podlegają prywatyzacji i muszą być zdeponowane na pierwsze żądanie archiwum.

Na wniosek organów Rosarchowa organizacje przechowujące dokumenty z niepaństwowej części Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej przekazują informacje o swoich funduszach i dokumentach w celu ich rejestracji państwowej.

Organizacje mogą przenosić dokumenty na własność państwa w celu przechowywania w instytucjach Rosarchowa, muzeach państwowych i bibliotekach. Dokumenty są przekazywane instytucjom Rosarchowa w przypadku likwidacji organizacji w przypadku braku następców prawnych. W przypadku reorganizacji przedsiębiorstwa właściciele dokumentów nie są zobowiązani do przekazania ich do przechowywania do archiwum. Jednak dokumenty muszą zostać przekazane cesjonariuszowi na podstawie aktu przeniesienia lub, na żądanie organizacji, przekazane do archiwum. W przypadku zmiany właściciela lub miejsca przechowywania dokumentów organy Rosarchowa muszą zostać powiadomione o nowym właścicielu lub miejscu dalszego przechowywania tych dokumentów.

W związku z coraz częstszym występowaniem naruszeń prawa archiwalnego zaostrzyły się wymagania nałożone przez organy rejestrujące na dokumenty założycielskie. W związku z tym w wielu podmiotach wchodzących w skład Federacji władze samorządowe uchwalają przepisy zobowiązujące je do zamieszczenia w statucie zarejestrowanych przedsiębiorstw obowiązków prowadzenia prac archiwalnych. W takim przypadku statut organizacji powinien zawierać w przybliżeniu następujące postanowienie: „Przedsiębiorstwo w celu realizacji polityki społecznej, gospodarczej i podatkowej państwa jest odpowiedzialne za bezpieczeństwo dokumentów (zarządczych, finansowo-ekonomicznych, kadrowych itp. .); zapewnia ich przekazywanie w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące przepisy dotyczące przechowywania państwowego. Brak tych zapisów w statutach przedsiębiorstw można uznać za niezgodność dokumentów założycielskich z wymogami prawa, w wyniku której można odmówić przedsiębiorcom rejestracja państwowa... W związku z tym, przygotowując dokumenty założycielskie, zalecamy zwrócenie uwagi na przepisy władz lokalnych.

W celu zorganizowania prac nad niszczeniem dokumentów w organizacjach tworzone są komisje eksperckie, w skład których wchodzą pracownicy pionów strukturalnych pod przewodnictwem jednego z czołowych pracowników organizacji, a także przedstawiciele instytucji archiwalnej.

Komisje eksperckie wraz z archiwum ustalają tryb selekcji dokumentów do przechowywania i niszczenia, organizują badanie wartości dokumentów oraz monitorują jego realizację, koncentrując się na dokumentach przeznaczonych do przekazania do archiwów państwowych.

Należy opisać wszystkie dokumenty, które komisja ekspercka wybierze do przechowywania. Organizacja może niszczyć dokumenty (te, które nie mogą być przekazane do Funduszu Archiwalnego) tylko po zatwierdzeniu inwentarza przez organ archiwalny. W takim przypadku akt jest sporządzany i zatwierdzany przez kierownika organizacji.

Należy zauważyć, że bez zgody władz Rosarchowa organizacja może niszczyć tylko te dokumenty, których nie należy przekazać do archiwum, a których praktyczna potrzeba zniknęła, a okresy przechowywania upłynął. Jeżeli wydano polecenie organu wykonawczego, aby koordynować niszczenie dokumentów z wyższą organizacją, wówczas akty dotyczące dokumentów, które mają zostać zniszczone, należy przesłać do rozpatrzenia tej organizacji.

Dokumenty wybrane do zniszczenia należy przekazać organizacjom zajmującym się pozyskiwaniem surowców wtórnych w celu przetworzenia w papierniach. Ponowne wykorzystanie tych dokumentów jest zabronione. Doręczenie dokumentów jest sporządzane na podstawie dowodów dostawy.

Należy zauważyć, że niszczenie dokumentów z określonym okresem przechowywania dokumentów lub bez uprzedniej zgody organu archiwalnego inwentarzy dokumentów trwałego przechowywania (tylko dla organizacji przekazujących dokumenty do archiwów państwowych) jest niezgodne z prawem i pociąga za sobą odpowiedzialność w sposób określony przez prawo.

Organy i instytucje Federalnej Służby Archiwalnej Federacji Rosyjskiej są zobowiązane do udzielenia pomocy metodycznej organizacjom w zakresie przechowywania, nabywania i korzystania z archiwów, na żądanie właściciela dokumentów. Każdy podmiot Federacji Rosyjskiej posiada własną strukturę archiwów, ponadto większość podmiotów Federacji Rosyjskiej uchwaliła ustawy lub rozporządzenia o funduszach archiwalnych podmiotów Federacji Rosyjskiej. Należy zauważyć, że archiwum musi być odpowiednio zarejestrowane i wyposażone w odpowiednie uprawnienia, co najczęściej jest pomijane. Istnieje taki problem, jak świadczenie usług niszczenia dokumentów na rzecz organizacji przez struktury prywatne, które z reguły nie są upoważnione do wykonywania takich czynności, oraz inwentaryzacje niszczenia dokumentów poświadczone pieczęcią takich przedsiębiorstw są nieprawidłowe.

Ustawodawstwo określa zatem warunki przechowywania dokumentów wchodzących w skład funduszu archiwalnego, a także tryb ich niszczenia. Kontrolę nad bezpieczeństwem dokumentów związanych z kasą archiwalną sprawują organy zarządzające sprawami archiwalnymi. Zgodnie z przepisami podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej w większości regionów, w przypadku naruszenia prawa archiwalnego, upoważnione organy mają prawo nakładać na organizacje kary administracyjne w postaci grzywny. Organy administracji archiwalnej mają również prawo do kierowania odpowiednich zapytań do organów ścigania. Jednak wszczęcie postępowania karnego lub postępowania w sprawie wykroczeń administracyjnych na podstawie utraty (niezachowania) dokumentów jest możliwe tylko w ściśle ograniczonych przypadkach.

Ustawa federalna „O rachunkowości” stanowi, że rachunkowość jest uporządkowanym systemem gromadzenia, rejestrowania i podsumowywania informacji w kategoriach pieniężnych o majątku, zobowiązaniach organizacji i ich przepływie poprzez ciągłą i dokumentacyjną księgowość wszystkich transakcji biznesowych. Zgodnie z tą ustawą głównymi zadaniami rachunkowości są:

Tworzenie pełnych i rzetelnych informacji o działalności organizacji i jej stanie majątkowym, niezbędnych dla użytkowników wewnętrznych sprawozdań finansowych – menedżerów, założycieli, uczestników i właścicieli majątku organizacji, a także inwestorów zewnętrznych, wierzycieli i innych użytkowników sprawozdań finansowych ;

Dostarczanie informacji niezbędnych wewnętrznym i zewnętrznym użytkownikom sprawozdań finansowych w celu monitorowania zgodności z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej w zakresie organizacji operacji biznesowych i ich wykonalności, obecności i przepływu mienia i zobowiązań, wykorzystania zasobów materialnych, pracy i środków finansowych w zgodnie z zatwierdzonymi normami, standardami i szacunkami;

Zapobieganie negatywnym skutkom działalności gospodarczej organizacji oraz identyfikacja rezerw w gospodarstwie w celu zapewnienia jego stabilności finansowej.

Klauzula 1 art. 6 ustawy „O rachunkowości” przypisuje odpowiedzialność za organizację rachunkowości w organizacjach, zgodność z prawem podczas wykonywania operacji biznesowych na czele organizacji.

Klauzula 2 tego artykułu stanowi, że szefowie organizacji mogą, w zależności od ilości pracy księgowej:

Ustanowienie usługi księgowej jako jednostki strukturalnej kierowanej przez głównego księgowego;

Przedstaw personelowi stanowisko głównego księgowego;

Przekazanie na podstawie umowy księgowości do scentralizowanego działu księgowości, wyspecjalizowanej organizacji lub specjalistycznego księgowego;

Osobiście prowadź dokumentację księgową.

Zgodnie z ust. 4 art. 7 ustawy federalnej „O rachunkowości” w przypadku braku porozumienia między szefem organizacji a głównym księgowym dokumenty na ich temat mogą zostać przyjęte do wykonania na podstawie pisemnego zarządzenia szefa organizacji, który ponosi pełną odpowiedzialność za konsekwencje takich operacji. Artykuł 18 wspomnianej ustawy federalnej ustanawia odpowiedzialność za naruszenia ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej w zakresie rachunkowości.

Artykuł ten stanowi, że szefowie organizacji i inne osoby odpowiedzialne za organizację i prowadzenie rachunkowości, w przypadku uchylania się od rachunkowości w sposób określony przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej i przepisy organów regulujących rachunkowość, za zniekształcenie sprawozdania księgowe i niedotrzymanie terminów zgłoszenia i publikacje podlegają odpowiedzialności administracyjnej lub karnej zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

W procesie działalności finansowej i gospodarczej przedsiębiorstw o ​​różnych formach własności popełniane są różne przestępstwa gospodarcze. Mogą być zarówno intencjonalne, jak i niezamierzone, wynikające z niedostatecznej znajomości przepisów, niegospodarności i nieodpowiedzialności podmiotów działania.

Przestępstwa gospodarcze mogą być popełniane z pobudek egoistycznych i innych. Przestępstwa na własny użytek obejmują nadużywanie urzędu i władzy, umyślne wprowadzanie w błąd i zawyżanie kosztów produktów w celu uniknięcia opodatkowania i oszukania partnerów biznesowych. W dziedzinie rachunkowości i sprawozdawczości zasłanianie i fałszowanie bilansów, zwykle kojarzone z fałszerstwem dokumentów, jest poważnym przestępstwem.

Naruszenia prawa, za które stosuje się odpowiednie sankcje albo na podstawie artykułów kodeksu karnego, albo w trybie administracyjnym, obejmują kradzież mienia przedsiębiorstw państwowych i niepaństwowych form własności; zaniedbanie karne; naruszenie zasad zarządzania państwowego i gospodarczego.

Przestępstwa charakteryzują się zespołem znamion przestępstw ze względu na określoną sytuację ekonomiczną. W związku z tym można je zidentyfikować podczas audytów lub audyty w postaci danych faktycznych – dokumentów i materiałów, które zgodnie z przepisami postępowania karnego mogą stanowić podstawę do wszczęcia postępowania karnego. Te oznaki przestępstwa to w szczególności:

Fakty wskazujące, że prowadzisz działalność nieprzewidzianą w umowach założycielskich lub że przedsiębiorstwo nie prowadzi działalności przewidzianej w dokumentach założycielskich;

Naruszenie procedury zarządzania przedsiębiorstwem określonej w dokumentach założycielskich i regulaminach;

Naruszenie procedury rachunkowości, sprawozdawczości, obiegu dokumentów, przewidzianej w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa, aktach regulacyjnych i administracyjnych oraz dokumentach założycielskich;

Wykrywanie niedoborów lub nadwyżek wartości materialnych i środków;

Niepełne lub nieprawidłowe odzwierciedlenie otrzymania środków, zysków, zaniżenia lub wyolbrzymiania kosztów;

Nieprawidłowy lub nieterminowy transfer podatków;

Naruszenie przepisów dokumentów regulacyjnych dotyczących rachunkowości;

Niewłaściwe wykonanie lub niewykonanie dokumentów produkcyjno-ekonomicznych i transakcje finansowe za wykonanie pracy, świadczenie usług, odbiór i zużycie środków, a także obecność wątpliwych dokumentów w raportach;

Naruszenie procedury uzyskiwania, księgowania, wydatkowania i zwrotu kredytów bankowych;

Naruszenie zasad i porządku kontroli ustanowionych w tym przedsiębiorstwie lub całkowity brak takiej kontroli, nieprowadzenie lub nieprowadzenie audytów, audytów i innych inspekcji z naruszeniem warunków;

Obecność powiązania z osobami lub przedsiębiorstwami, w odniesieniu do których istnieją dane dotyczące udziału w przestępczych i innych nielegalnych działaniach.

Księgowy jest jednostką bojową samą w sobie i jednym z najbardziej odpowiedzialnych i znaczących stanowisk w każdej organizacji. Zwłaszcza jeśli szefem jest księgowy. Bardzo, bardzo wiele zależy od tych czy innych działań głównego księgowego. Jednocześnie główny księgowy jest zobowiązany do posłuszeństwa szefowi organizacji.

Dla nikogo z nas nie jest tajemnicą, że obecnie zdecydowana większość liderów organizacje komercyjne dążyć do minimalizacji płatności podatków i wyznaczać to zadanie przede wszystkim głównemu księgowemu. Jednocześnie nie wszyscy menedżerowie są wybredni co do metod minimalizacji podatków. Często księgowy proszony jest o stosowanie celowo nielegalnych schematów.

W takiej sytuacji księgowy musi sam zdecydować: podporządkować się bezprawnym żądaniom naczelnika, mając wszelkie szanse stać się sprawcą wykroczenia skarbowego, albo wejść w konflikt z naczelnikiem.

Bardzo często główny księgowy znajduje się w sytuacji, w której starając się o nową pracę zmuszony jest przejąć stanowisko po poprzedniku. Jeżeli księgowy, obejmując urząd, nie sprawdzi dokładnie stanu rzeczy, to wszystkie wady zostaną ujawnione podczas pierwszej kontroli przez inspekcję skarbową wraz z nałożeniem na organizację odpowiedniej grzywny. Tylko systematyczne i uporządkowane przyjmowanie spraw od poprzedniego księgowego może rozwiązać ten problem.

Każdy główny księgowy, który ponownie obejmuje urząd, nie powinien ograniczać się tylko do sprawdzenia stanu księgowości w nowym miejscu. Aby zapewnić sobie spokojną przyszłą pracę, jest zobowiązany do przeprowadzenia kompleksowej kontroli stanu rzeczy w przedsiębiorstwie.

Przyjmowanie spraw przez nowego głównego księgowego powinno odbywać się w określonej kolejności. Przede wszystkim przy przyjmowaniu spraw księgowy dokonuje inwentaryzacji środków, dokumenty pieniężne oraz formy dokumentów o ścisłej odpowiedzialności. W przyszłości prowadzona jest inwentaryzacja rozliczeń, zapasów, środków trwałych, wartości niematerialnych, inwestycji finansowych, produkcji w toku oraz rozliczeń międzyokresowych. Obowiązkowym elementem inwentaryzacji jest weryfikacja dokumentów pierwotnych. Po zakończeniu inwentaryzacji następuje przeniesienie ewidencji księgowej oraz dokumentacji organizacyjno-administracyjnej.

Wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być sformalizowane za pomocą dokumentów potwierdzających. Dokumenty te służą jako podstawa do odzwierciedlenia transakcji gospodarczych w rejestrach księgowych. DO podstawowe dokumenty obejmują: wyciągi bankowe, dokumenty kasowe, raporty wydatków wraz z dołączonymi do nich dokumentami towarzyszącymi, fakturami, fakturami, dokumentacją kontraktową i organizacyjno-administracyjną itp.

Większość podstawowych dokumentów należy przechowywać przez co najmniej pięć lat. Dlatego przy przekazywaniu dokumentów pierwotnych należy sprawdzić dostępność dokumentów z co najmniej ostatnich trzech lat.

Przy przekazywaniu dokumentów zwykle sporządzany jest standardowy formularz aktu przelewu. Przy sporządzaniu aktu przeniesienia należy wziąć pod uwagę specyfikę sporządzenia tego dokumentu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami datą dokumentu jest data jego podpisania lub zatwierdzenia.

W dokumentach zawierających opis, ocenę faktów lub wnioski, takich jak akt lub zaświadczenie, należy zastosować formę prezentacji tekstu od osoby trzeciej, na przykład: „księgowy Novikov A.S. transfery następujące dokumenty"," Komisja ustaliła. " Jeżeli dokument zawiera załączniki, akt musi zawierać znak obecności załącznika, który jest sporządzony w następujący sposób: „załącznik na 5 arkuszach w 2 egzemplarzach”.

Jeśli załączniki są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana. W przypadku dokumentów składających się z dwóch lub więcej stron należy ponumerować drugą i kolejne strony.

Akt zbycia podpisują dwie strony – przekazująca i odbierająca – i sporządzony w co najmniej dwóch egzemplarzach.

W najlepszym przypadku akceptację spraw można przeprowadzić przy udziale poprzedniego księgowego, ale często nowy księgowy musi przyjmować sprawy samodzielnie, zgodnie z faktycznie dostępnymi dokumentami (jeśli poprzedni księgowy dawno odszedł) . W każdym przypadku przyjęcie spraw jest sformalizowane aktem przyjęcia i przekazania wraz z załącznikiem listy otrzymanych dokumentów.

Przy przyjmowaniu spraw należy przede wszystkim sprawdzić obecność kont bankowych, które zostały wyciągi bankowe i polecenia zapłaty.

Walidacja salda konto 51 „Rachunki rozliczeniowe” na ostatni dzień sprawozdawczy osiąga się poprzez zsumowanie sald dla wszystkich rachunków bankowych rubla i uzgodnienie otrzymanej kwoty z danymi odzwierciedlonymi w bilansie. W podobny sposób sprawdzane są salda kont walutowych.

Ustawa wskazuje na obecność lub brak umowy o otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego oraz zatwierdzony przez bank limit salda gotówkowego w kasie.

Zgodnie z art. 12 ustawy federalnej „O rachunkowości”, jeżeli księgowy łączył obowiązki księgowego i kasjera, a zatem był osobą odpowiedzialną materialnie, przeniesieniu pierwotnych dokumentów gotówkowych musi towarzyszyć obowiązkowa kasa fiskalna. Zaleca się przeprowadzenie inwentaryzacji kasy przy zmianie głównego księgowego. Księgowy przyjmujący sprawę powinien zapoznać się z księgą kasową i raportami kasjera i upewnić się, że wszystkie niezbędne podpisy znajdują się na zleceniach gotówkowych i arkuszach. księga kasowa... Na podstawie wyników inwentaryzacji sporządza się akt inwentaryzacji środków pieniężnych zgodnie z ujednoliconym f. INV-15 nr Ustawa odzwierciedla wyniki inwentaryzacji faktycznej dostępności środków, wartości pieniężnych i dokumentów (gotówka, znaczki, czeki, książeczki czekowe itp.), które znajdują się w kasie organizacji.

W przypadku zmiany osób odpowiedzialnych materialnie akt sporządza się w trzech egzemplarzach. Kopia przekazywana jest osobie odpowiedzialnej materialnie, która przekazała wartości, druga - osobie odpowiedzialnej materialnie, która przyjęła wartości, a trzecia - działowi księgowości. Podczas inwentaryzacji nie są dokonywane transakcje gotówkowe.

Inwentaryzację gotówki, wartości pieniężnych i dokumentów przeprowadza komisja powołana na polecenie szefa organizacji. Komisja weryfikuje poprawność danych księgowych i faktyczną dostępność środków (wartości pieniężne i dokumenty) w kasie poprzez ich ponowne przeliczenie.

W podobny sposób sporządzany jest spis papierów wartościowych i formularze ścisłej sprawozdawczości (formularz nr INV-16) przechowywanych w kasie organizacji.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji pobierany jest od każdej osoby lub grupy osób odpowiedzialnych materialnie za bezpieczeństwo zabezpieczeń oraz dokumenty ścisłej sprawozdawczości, że wszystkie wydatki i rachunki za ściśle sprawozdawcze zabezpieczenia zostały przekazane do działu księgowości.

W przypadku zmiany osób odpowiedzialnych materialnie spis inwentarzowy sporządzany jest również w trzech egzemplarzach. Z nowym księgowym, jeśli zaakceptuje obowiązki kasjera, zostaje zawarta umowa o odpowiedzialności.

Przesłaniu i akceptacji raportów zaliczkowych powinna towarzyszyć inwentaryzacja rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi. Spis ten powinien pomóc nowemu księgowemu uniknąć dalszych nieporozumień z księgowymi wynikających z błędów w obliczeniach poprzedniego księgowego. Po inwentaryzacji sporządza się wyciąg w celu uzgodnienia sald kwot podlegających rozliczeniu, podpisany przez osoby odpowiedzialne.

Przenosząc podstawowe dokumenty dotyczące rozliczania pracy i wynagrodzeń, należy sprawdzić i odzwierciedlić w akcie przeniesienia obecność zamówień na zatrudnienie, zamówień do zatwierdzenia stół kadrowy, oświadczenia dotyczące naliczania i wydawania wynagrodzeń oraz obecność wszystkich niezbędnych podpisów na tych dokumentach.

Przy akceptacji dokumentów umownych należy sprawdzić istnienie umów. Praktyka pokazuje, że podczas sprawdzania wygodnie jest w pracy grupować umowy według cech: „Zadłużenie wobec organizacji” i „Zadłużenie wobec organizacji”.

Stan obliczeń księgowych powinien znaleźć odzwierciedlenie w ustawie. Jeśli w przyszłości zajdzie potrzeba przywrócenia księgowości lub pojawią się problemy z dostawcami i klientami, księgowa będzie mogła pokazać kierownictwu, w jakim okresie te problemy powstały.

Za pomocą wyniki inwentaryzacji obliczeń sporządza się: inwentarz rozliczeń z nabywcami, dostawcami i innymi dłużnikami i wierzycielami oraz inwentarz rozliczeń odroczonych.

DO dokumenty podstawowe, związane z rozliczaniem środków trwałych, obejmują dokumenty dotyczące rozliczania środków trwałych, wartości niematerialnych, towarów i materiałów. W zależności od istotności salda na określonych kontach w bilansie konieczne jest podjęcie decyzji o procedurze otrzymywania tych dokumentów.

Saldo konta w wysokości co najmniej 5% sumy bilansowej uznaje się za istotne. W takim przypadku należy kierować się saldem na rachunkach aktywów materialnych, które powstało w ostatnim miesiącu pracy byłego księgowego.

Przekazując dokumenty dotyczące rozliczania środków trwałych i wartości niematerialnych, należy upewnić się, że istnieją karty inwentarzowe lub księgi inwentarzowe, świadectwa uruchomienia i arkusze amortyzacyjne z ostatnich trzech lat.

Obecność lub brak dokumentów pierwotnych powinna znaleźć odzwierciedlenie w akcie przeniesienia. Zaleca się, aby księgowy sprawdził stany kont środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz innych aktywa trwałe w sprawie ważności ich odzwierciedlenia w bilansie. Na przykład dla środków trwałych należy zsumować ich koszt początkowy (odtworzenia) zgodnie z dostępnymi kartami inwentarzowymi, odjąć skumulowaną amortyzację od arkusza amortyzacyjnego i porównać wynikowy Wartość rezydualna z kosztem środków trwałych uwzględnionym w bilansie. Zbieżność tych kwot wskaże kompletność dostępnych dokumentów pierwotnych dla środków trwałych.

Powyższa procedura może być wykorzystana do akceptacji i przekazania innych podstawowych dokumentów dostępnych w przedsiębiorstwie (faktury, faktury za wewnętrzny przepływ wartości, zamówienia itp.).

Przyjmując dokumenty księgowy powinien przede wszystkim skupić się na bilansie, czyli akceptacji podlegają dokumenty potwierdzające salda w bilansie dla aktywów i pasywów.

Firma samodzielnie ustala formy księgowości. Przyjęta forma rachunkowości jest zatwierdzana zarządzeniem kierownika jako element polityki rachunkowości. Dlatego księgowy musi zdecydować, czy jest wystarczająco biegły w zakresie rachunkowości przyjętej w danym przedsiębiorstwie. Ponieważ polityka rachunkowości przedsiębiorstwa pozostaje niezmienna przez cały rok, przejście na inną formę rachunkowości, bliższą nowemu księgowemu, może nastąpić dopiero od nowego roku sprawozdawczego.

Zgodnie z wybraną formą księgowości firma prowadzi również księgi rachunkowe. Wykaz ksiąg i roboczy plan kont musi zostać zatwierdzony jako element polityki rachunkowości. W przypadku braku takiej listy księgowy powinien sporządzić wykaz rejestrów księgowych oraz roboczy plan kont.

Ponieważ rejestry księgowe są skonsolidowanymi dokumentami księgowymi, muszą zawierać obowiązkowe dane - nazwę organizacji i dokument, datę kompilacji, podpisy osób, które go stworzyły. Nie powinno być niejasnych skrótów ani nieokreślonych poprawek.

Prowadząc księgowość z wykorzystaniem techniki komputerowej dopuszcza się przechowywanie rejestrów na nośnikach komputerowych. Konieczne jest ustalenie, czy zastosowana oprogramowanie księgowe zarejestrowana urzędowo, zapisz lub poproś o usunięcie hasła dostępu do programu, określ okres, na jaki spisy zostały skompletowane w całości.

Nowy księgowy może wymagać, aby rejestry były w formie papierowej, ponieważ muszą one być podpisane przez osoby odpowiedzialne, które przygotowały dokument. Wydruk taki zapewni bezpieczeństwo rejestrów i niezmienność liczb odzwierciedlonych przez poprzedniego księgowego w księgowości.

Wreszcie najważniejsze księgi rachunkowe to raporty księgowe i deklaracje podatkowe. Należy sprawdzić i odnotować w ustawie obecność formularzy księgowych i zwrot podatku przez cały przyjęty okres. Sprawozdania finansowe muszą zawierać podpisy dyrektora i księgowego, pieczęć organizacji, znaki organu podatkowego dotyczące akceptacji sprawozdań i nie mogą zawierać niesprecyzowanych korekt.

Aby udokumentować sprawdzenie stanu rachunkowości w organizacji, należy skorzystać z następujących dokumentów.

1. Akt spisu środków pieniężnych (druk nr INV-15).

2. Akt inwentaryzacji rozliczeń z nabywcami, dostawcami oraz innymi dłużnikami i wierzycielami (druk nr INV-17).

3. Akt inwentaryzacji rozchodów odroczonych (druk nr INV-11).

4. Lista inwentarzowa papiery wartościowe i formularze ścisłych dokumentów sprawozdawczych (formularz nr INV-16).

5. Spis inwentarzowy środków trwałych (druk nr INV-1).

6. Spis inwentarzowy wartości niematerialnych (druk nr INV-1a).

7. Wykaz inwentarzowy pozycji inwentarzowych (druk nr INV-3).

8. Akt inwentaryzacji wysłanych pozycji magazynowych (formularz nr INV-4).

9. Wykaz inwentarzowy przyjętych na przechowanie pozycji inwentarzowych (druk nr INV-5).

10. Akt inwentaryzacji rozliczeń pozycji magazynowych w tranzycie (druk nr INV-6).

11. Akt inwentaryzacji niedokończonych napraw środków trwałych (druk nr INV-10).

Księgowy przyjmujący sprawę musi wychodzić z zasady, że dokumentów do sporządzenia nigdy nie może być za dużo. Wszystkie obszary pracy muszą być sprawdzone, a wyniki kontroli udokumentowane. Rejestracja dokumentów podlega również fakt braku określonego przedmiotu księgowego.

Na przykład w przypadku braku środków trwałych lub kredytów bankowych wskazane jest poświadczenie tego stosowną ustawą.

Dokumentacja organizacyjno-administracyjna przedsiębiorstwa obejmuje rozkazy, instrukcje, raportowanie wewnętrzne, opisy stanowisk, korespondencja itp. Prawie wszystkie te dokumenty dotyczą księgowości. Dlatego obecność dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej należy odnotować w certyfikacie odbioru.

Należy szczególnie dokładnie sprawdzić dostępność kompletu dokumentów założycielskich. Jeżeli te dokumenty są przechowywane przez kierownika, księgowy powinien zapoznać się z oryginałami i otrzymać kopie. Księgowy może potrzebować:

2) statut stowarzyszenia;

3) protokoły zgromadzeń wspólników;

4) karta księgowa podatnika;

5) kody statystyczne;

6) informacje o rejestracji w funduszach socjalnych;

7) korespondencja z urzędem skarbowym;

8) licencje;

9) toczące się roszczenia arbitrażowe;

10) tytuł egzekucyjny;

11) rękojmia, sponsoring i inne zobowiązania;

12) kosztorysy, plany, projekty.

Przekazywanie spraw zakończone podpisanie protokołu odbioru i pisemnego raportu dla kierownictwa o stwierdzonych brakach... Kierownictwo musi podjąć decyzję o przydzieleniu dodatkowego czasu lub środków na odtworzenie brakujących rejestrów lub dokumentów pierwotnych. Jeżeli firma podlega badaniu ustawowemu, można zaprosić firmę audytorską do przeprowadzenia badania na okres przejściowy, a wtedy przekazywanie spraw staje się dość proste – analiza dostępnej dokumentacji może być wykonana przez audytora.

Dokument to wiadomość informacyjna (zaświadczenie), zaszyfrowana w określony sposób i zapisana na specjalnym nośniku, poświadczająca, że ​​fakt życia gospodarczego albo istnieje, albo jest popełniony, albo musi zostać dokonany.

Podstawowy Dokumenty księgowe- pisemne zaświadczenie o dokonanej transakcji gospodarczej lub dające prawo do jej zakończenia. Zgodnie z ustawą „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ wszystkie transakcje biznesowe muszą być rejestrowane w rachunkowości na podstawie dokumentów potwierdzających.

Od 1 stycznia 2013 r. formularze pierwotnych dokumentów księgowych zawarte w albumach ujednoliconych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej nie są obowiązkowe do użytku. Jednocześnie formy dokumentów wykorzystywanych jako podstawowe dokumenty księgowe ustalone przez: upoważnione organy zgodnie i na podstawie innych prawa federalne(na przykład dokumenty kasowe) (informacje Ministerstwa Finansów Rosji N PZ-10/2012).

Każdy fakt życia gospodarczego podlega rejestracji w pierwotnym dokumencie księgowym. Niedopuszczalne jest przyjmowanie do księgowości dokumentów formalizujących fakty z życia gospodarczego, które nie miały miejsca, w tym te leżące u podstaw transakcji urojonych i pozornych.

Obowiązkowe szczegóły podstawowego dokumentu księgowego to:

1) nazwę dokumentu;

2) datę sporządzenia dokumentu;

3) imię podmiot gospodarczy kto opracował dokument;

5) wartość miary przyrodniczej i (lub) pieniężnej faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;

6) nazwę stanowiska osoby (osób), które dokonały (wykonały) transakcji, operacji oraz osoby odpowiedzialnej (odpowiedzialnej) za jej wykonanie lub nazwę stanowiska osoby (osób) odpowiedzialnej (odpowiedzialnej) za rejestracja wydarzenia;

7) podpisy osób odpowiedzialnych za prowadzenie operacji, ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów lub innych danych niezbędnych do identyfikacji tych osób.

Podstawowy dokument księgowy należy sporządzić w momencie popełnienia faktu życia gospodarczego, a jeśli nie jest to możliwe – niezwłocznie po jego zakończeniu. Osoba odpowiedzialna za rejestrację faktu życia gospodarczego zapewnia terminowe przekazanie pierwotnych dokumentów księgowych w celu rejestracji zawartych w nich danych w rejestrach księgowych, a także wiarygodność tych danych. Osoba, której powierzono prowadzenie rachunkowości oraz osoba, z którą została zawarta umowa o świadczenie usług księgowych, nie ponoszą odpowiedzialności za zgodność podstawowych dokumentów księgowych sporządzonych przez inne osoby z faktem dokonanym w życiu gospodarczym.

Formy pierwotnych dokumentów księgowych określa kierownik jednostki gospodarczej po przedstawieniu urzędnika, któremu powierzono prowadzenie księgowości. Formy podstawowych dokumentów księgowych dla organizacji sektora publicznego są ustalane zgodnie z ustawodawstwem budżetowym Federacji Rosyjskiej.

Zgodnie z ustawą federalną z dnia 06.04.2011 N 63-FZ „O podpisie elektronicznym” (zmienionym 02.07.2013), w przypadkach, gdy przepisy federalne i inne regulacyjne akty prawne, które weszły w życie przed 1 lipca 2013 r., przewidują korzystanie z elektroniki podpis cyfrowy, stosowany jest ulepszony kwalifikowany podpis elektroniczny.

Podstawowy dokument księgowy sporządzany jest w formie papierowej i (lub) w formie dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem elektronicznym.

W przypadku, gdy ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej lub umowa przewiduje przedłożenie pierwotnego dokumentu księgowego innej osobie lub organowi państwowemu na papierze, podmiot gospodarczy jest zobowiązany na żądanie innej osoby lub organu państwowego, na własny koszt sporządzić na papierze kopie pierwotnego dowodu księgowego sporządzonego w formie dokumentu elektronicznego.

Korekty są dozwolone w podstawowym dokumencie księgowym, chyba że przepisy federalne lub regulacyjne akty prawne stanowych organów regulacyjnych rachunkowości stanowią inaczej. Korekta w pierwotnym dokumencie księgowym musi zawierać datę korekty oraz podpisy osób, które sporządziły dokument, w którym dokonano korekty, ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów lub innych danych niezbędnych do identyfikacji tych osób.

Jeżeli, zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, zajęte zostaną pierwotne dokumenty księgowe, w tym w formie dokumentu elektronicznego, kopie zajętych dokumentów wykonane w sposób przewidziany przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej są uwzględniane w rachunkowości dokumenty.

Listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa w porozumieniu z głównym księgowym.

Rodzaje audytów dokumentów księgowych. Wszystkie pierwotne dokumenty otrzymywane przez dział księgowości muszą być sprawdzone pod względem formy, arytmetyki i istoty - jest to jeden z etapów przetwarzania księgowego. Podczas kontroli formalnej ujawnia się, czy wykorzystano formularz odpowiadającego formularza, czy wskazano wszystkie niezbędne szczegóły, czy dokument zawiera niezbędne podpisy, czy zawiera skreślenia, kleksy i niesprecyzowane poprawki. Kontrola liczenia pozwala ustalić poprawność obliczeń arytmetycznych, wyniki opodatkowania. Celem kontroli merytorycznej jest identyfikacja legalności i celowości transakcji gospodarczej zapisanej w dokumencie. Jednocześnie sprawdzane jest również, czy ta operacja została faktycznie wykonana i w określonej kwocie. W przypadku stwierdzenia błędów w dokumentach kasowych i bankowych należy je ponownie przepisać, korekta w nich jest niedopuszczalna. Nie wolno dokonywać transakcji, które są sprzeczne z prawem i ustaloną procedurą postępowania ze środkami pieniężnymi i innymi kosztownościami.

Metody weryfikacji:

Solidny

Selektywny

Ciągły, oczywiście, jest to cały podstawowy dla sprawdzanego okresu. Podczas audytów z reguły podlega kasa, bank, wynagrodzenie kierownictwa i głównego księgowego.

Metodą selektywną jest sprawdzenie pewnej części szeregu dokumentów, jeśli są to np. raporty z wyprzedzeniem, to według uznania inspektora dokumenty nawet z miesięcy, za dany kwartał lub raporty z takiej a takiej liczby do takiej a takie generalnie wszystko zależy od fantazji inspektora i od tego, w jakim stopniu przyznaje się do błędów i naruszeń w tym zakresie (tzw. stopień ryzyka audytu).

Jeśli chodzi o sposoby.

1. Sprawdzenie samego dokumentu:

ü dostępność obowiązkowych danych - data, podpisy osób odpowiedzialnych, treść operacji itp.

ü kontrola logiczna – porównanie treści operacji z kosztem; odzwierciedlone cechy fizyczne z ilością dokumentu; datę dokumentu i okres, do którego jest dołączony;

ü legalność operacji lub jej opłacalność ekonomiczną;

ü sprawdzenie arytmetyczne - są to sumy z sumą pozycji, obrotów dla dzienników z obrotami w księdze głównej itp.

2. Inwentaryzacja - porównanie danych księgowych z rzeczywistą dostępnością.

3. Procedury analityczne – wiele różnych technik, np. porównywanie wielkości produkcji i zużycia zasobów: energii elektrycznej, materiałów itp.

4. Korzystanie z zewnętrznych źródeł informacji - kontrola kontr (dokumenty i (lub) informacje są wymagane od kontrahentów, organów regulacyjnych).

Obieg dokumentów To system do tworzenia, interpretowania, przesyłania, odbierania i archiwizowania dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania aż do zakończenia realizacji lub wysłania. Elektroniczny system zarządzania dokumentami kontroluje wykonywanie pracy z dokumentami i chroni dokumentację przed nieuprawnionym dostępem.

Obieg dokumentów jest jednym z narzędzi do zarządzania przedsiębiorstwem, które służy do wymiany informacja elektroniczna zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa (pomiędzy pracownikami przedsiębiorstwa), jak iz wykonawcami zewnętrznymi. Jest też coś takiego jak „papierkowa robota”, które jest często używane jako synonim terminu „workflow”, ale należy je rozdzielić. Praca biurowa to zestaw czynności w organizacji wspierających zarządzanie dokumentami. Z kolei termin „przepływ dokumentów” opisuje przepływ dokumentów w ramach wspomagania zarządzania dokumentacją.

Obieg dokumentów w organizacji mogą być zarówno scentralizowane, jak i reprezentowane na poziomie poszczególnych działów. W scentralizowanym obiegu dokumentów brane są pod uwagę trzy główne typy dokumentów: przychodzące (od zewnętrznych kontrahentów), wychodzące (z działów) i wewnętrzne (do dystrybucji w organizacji).

Istnieje kilka głównych etapów. przepływ pracy:

ü Sporządzenie dokumentu (przy dokonywaniu transakcji biznesowej)

ü Przelew do księgowości

ü Sprawdzenie zaakceptowanych dokumentów przez księgowego

ü Opodatkowanie, grupowanie i systematyzacja dokumentów w rachunkowości

ü Archiwizacja (ostatni etap cyklu życia dokumentu w ramach obiegu dokumentów)

Głównym problemem komunikacyjnym średniego przedsiębiorstwa jest problem związany z: obieg dokumentów... Przepływ dokumentów może być złej jakości, nierzetelny, niesformalizowany itp. Problemy te są źródłem utraty informacji, marnotrawstwa zasobów przedsiębiorstwa, co ostatecznie przekłada się na straty finansowe. Sposobem regulacji (normalizacji) interakcji w takim przedsiębiorstwie jest optymalizacja przepływu pracy i późniejsza jego automatyzacja, tj. kreacja elektroniczne systemy zarządzania dokumentami (lub EDMS)... Jednocześnie automatyzacja obiegu dokumentów często następuje równolegle z ustawieniem i automatyzacją księgowości w przedsiębiorstwie.

Systemy automatyzacji zarządzania dokumentami znalazły szerokie zastosowanie za granicą odpowiednio wcześniej niż w Rosji, a ich własna terminologia rozwinęła się, opisując różne obszary zarządzania dokumentami elektronicznymi. Istnieje cała klasa produktów do automatyzacji obiegu dokumentów, tzw. systemy elektronicznego obiegu dokumentów, czyli EDMS.

Na najbardziej rozpowszechnionej platformie w Rosji „1C: Enterprise 8.2”. Kompletny Przepływ dokumentów 1C pojawił się wraz z utworzeniem platformy 1C: Enterprise 8, kiedy dystrybucja rodziny programów 1C została przeorientowana z małych na średnie i korporacyjne segmenty przedsiębiorstw. Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest atrybutem kompletnego systemu informacyjnego.

Produkty programowe oparte na platformie 1C są tradycyjnie mocne w dziedzinie księgowości i zarządzania. Z tego powodu Przepływ dokumentów 1C ma szereg dodatkowych zalet. Należą do nich pełnoprawna integracja z poświadczeniami - dokumentami i podręcznikami, bez których nie da się zbudować systemu do kompleksowej automatyzacji procesów biznesowych.

Istnieje wiele standardowych aplikacji elektronicznego systemu zarządzania dokumentami 1C, na przykład automatyzacja pracy kontraktowej. Ale rozwiązanie takich zadań, jak obieg pracy personelu, praca z podróżami służbowymi i raportami z wyprzedzeniem, wnioski o fundusze, procesy wsparcia sprzedaży, zakupów, obiegi produkcyjne i magazynowe można rozwiązać tylko w zunifikowanym systemie informacyjnym z programem księgowym. Na przykład na platformie 1C 8.2. elektroniczny system zarządzania dokumentami „: Zarządzanie procesami” może działać w jednej bazie danych z produktem „1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i personelem” lub „1C: Zarządzanie przedsiębiorstwem produkcyjnym”, co umożliwia kompleksowe rozwiązywanie zadań funkcjonalnych (na przykład rekrutacja kadrowej) i księgowej) i menedżerskiej (podejmowanie motywacyjnej decyzji o podniesieniu pensji lub grzywny) oraz zadania interakcji i przekazywania informacji (przejście dokumentu na trasie związane z terminowym powiadomieniem wszystkich zainteresowanych uczestników procesu w zgodnie z wcześniej zatwierdzoną procedurą). Funkcjonalność oprogramowania rozwiązującego problemy z interakcją jest również standardem dla systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi.

Kontrola zasobów przedsiębiorstwa, zarządzanie i organizacja prawidłowej pracy działów, optymalizacja i usprawnienie pracy przedsiębiorstwa rozwiązuje się przy użyciu elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.

Formularze dokumentów pierwotnych zaklasyfikowanych jako ścisłe formularze sprawozdawcze muszą być ponumerowane w sposób określony przez ministerstwa i departamenty (licznik, metoda typograficzna).

Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe przygotowanie dokumentów, za wiarygodność danych, a także za terminowe przekazanie dokumentów do działu księgowości ponoszą osoby, które te dokumenty sporządziły i podpisały.

Zasady obiegu dokumentów oraz technologia przetwarzania informacji księgowych są zatwierdzane w ramach przyjętej przez przedsiębiorstwo polityki rachunkowości. W celu racjonalnej organizacji przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie harmonogram przepływu dokumentów musi zostać zatwierdzony przez zlecenie (zamówienie) kierownika. Główny księgowy przedsiębiorstwa kontroluje przestrzeganie przez wykonawców harmonogramu pracy.

Rejestry księgowe. Dane zawarte w pierwotnych dowodach księgowych podlegają terminowej ewidencji i gromadzeniu w księgach rachunkowych.

Rejestry księgowe- książek, kart, czasopism lub pojedynczych kartek uzyskanych przy użyciu techniki komputerowej, taśm magnetycznych, dysków, dyskietek i innych nośników maszynowych przeznaczonych do usystematyzowania i gromadzenia informacji zawartych w pierwotnych dokumentach przyjętych do księgowości, do odzwierciedlenia w księgach rachunkowych i w wyciągach księgowych. Przy prowadzeniu ewidencji księgowej na nośnikach komputerowych powinna istnieć możliwość ich prezentacji na nośnikach papierowych.

Luki lub wyjątki nie są dozwolone podczas rejestrowania obiektów księgowych w rejestrach księgowych, rejestrowania wyimaginowanych i pozorowanych obiektów księgowych w rejestrach księgowych. Fikcyjny przedmiot rachunkowości oznacza nieistniejący przedmiot odzwierciedlony w rachunkowości tylko dla formy (w tym niespełnione wydatki, nieistniejące zobowiązania, fakty z życia gospodarczego, które nie miały miejsca), fałszywy przedmiot rachunkowości oznacza przedmiot odzwierciedlony w rachunkowości zamiast innego przedmiotu w celu jego zakrycia (w tym pozorowanych transakcji). Rezerwy, fundusze określone w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej oraz koszty ich tworzenia nie są wyimaginowanymi przedmiotami rachunkowości.

Rachunkowość prowadzona jest poprzez podwójne księgowanie na rachunkach księgowych, chyba że normy federalne stanowią inaczej. Niedopuszczalne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych poza ewidencją księgową prowadzoną przez podmiot gospodarczy.

Obowiązkowe dane rejestru księgowego to:

1) nazwę rejestru;

2) nazwę podmiotu gospodarczego, który sporządził rejestr;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia rejestru oraz (lub) okres, na jaki rejestr został sporządzony;

4) chronologiczne i (lub) systematyczne grupowanie obiektów rachunkowości;

5) wartość miary pieniężnej obiektów księgowych, ze wskazaniem jednostki miary;

6) imiona i nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za prowadzenie rejestru;

7) podpisy osób odpowiedzialnych za prowadzenie rejestru, ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów lub innych danych niezbędnych do identyfikacji tych osób.

Wzory ksiąg rachunkowych zatwierdza kierownik jednostki gospodarczej na wniosek urzędnika, któremu powierzono prowadzenie księgowości. Formy rejestrów księgowych dla organizacji sektora publicznego są ustanawiane zgodnie z ustawodawstwem budżetowym Federacji Rosyjskiej.

Zgodnie z ustawą federalną z dnia 06.04.2011 N 63-FZ (zaktualizowaną 02.07.2013), w przypadkach, gdy przepisy federalne i inne regulacyjne akty prawne, które weszły w życie przed 1 lipca 2013 r., przewidują korzystanie z elektronicznego podpis, ulepszony kwalifikowany podpis elektroniczny.

Rejestr księgowy jest sporządzony w formie papierowej i (lub) w formie dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem elektronicznym.

W przypadku gdy ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej lub umowa przewiduje przekazanie rejestru księgowego innej osobie lub organowi państwowemu na papierze, podmiot gospodarczy jest zobowiązany, na wniosek innej osoby lub organu państwowego, do sporządza na własny koszt papierowe kopie księgi rachunkowej sporządzone w formie dokumentu elektronicznego.

Niedozwolone są korekty w ewidencji księgowej nieautoryzowane przez osoby odpowiedzialne za prowadzenie określonego rejestru. Korekta w księdze rachunkowej musi zawierać datę korekty oraz podpisy osób odpowiedzialnych za prowadzenie tego rejestru ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów lub innych danych niezbędnych do identyfikacji tych osób.

Jeżeli zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej rejestry księgowe są wycofane, w tym w formie dokumentu elektronicznego, kopie wycofanych rejestrów wykonane w sposób przewidziany przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej są włączone do składu rachunkowości dokumenty.

Niezależnie od sposobu księgowania opiera się na dokumentacji, gdzie dokumenty są podstawowym nośnikiem informacji księgowej (zakończone transakcje gospodarcze). Grupowanie, generalizowanie i akumulowanie codziennych operacji odbywa się w rejestrach księgowych opracowywanych przez przedsiębiorstwa zgodnie z ogólnymi zasadami metodologicznymi. Rejestry przez wygląd zewnętrzny podzielone na karty, bezpłatne arkusze i księgi, według treści - na rachunkowość analityczną, syntetyczną i łączoną, czyli łączącą te dwa rodzaje księgowości.

Klasyfikacja dokumentów. Zestawienie i analiza struktury dokumentów na tej podstawie pozwalają nam ocenić stosunek wolumenów wewnętrznego i zewnętrznego przepływu dokumentów w organizacji, przeanalizować stopień autonomii przedsiębiorstwa (poprzez obliczenie wskaźnika jednostek napływających informacji i informacji wewnętrznej), aby ocenić aktywność obiegu organizacji w środowisku zewnętrznym (według proporcji dokumentów wychodzących).

Po wcześniejszym umówieniu dokumenty są podzielone na dokumenty administracyjne, wykonawcze, łączone i księgowe.

Administracyjny dokumenty zawierają zamówienia, instrukcje dotyczące produkcji, wykonywania niektórych operacji gospodarczych (rozkazy kierownika przedsiębiorstwa i osób przez niego upoważnionych do wykonywania operacji gospodarczych).

Dokumenty wykonawcze poświadczać fakt zawarcia transakcji gospodarczych. Należą do nich paragony (świadectwa odbioru) materiałów; akty przyjęcia i zbycia środków trwałych; dokumenty o odbiorze od pracowników wyprodukowanych wyrobów itp. Dokumenty wykonawcze podpisują osoby odpowiedzialne za wykonywanie operacji gospodarczych oraz za poprawność ich wykonania w dokumentach, np. kierownicy sklepów, kierownicy magazynów (magazynowcy), brygadziści itp.

Łączny dokumenty mają charakter administracyjny i wykonawczy. Należą do nich: przychodzące i wychodzące zlecenia gotówkowe; lista płac za wydawanie wynagrodzeń pracownikom przedsiębiorstwa; wcześniejsze raporty osób odpowiedzialnych (podróżnych służbowych) itp.

Dokumenty księgowe są opracowywane w przypadku braku innych dokumentów do ewidencji operacji gospodarczych lub przy podsumowaniu i przetwarzaniu wykonawczym i dokumenty administracyjne... Należą do nich certyfikaty, arkusze dystrybucyjne, kalkulacje rezerw, sprawozdania finansowe itp.

Dokumenty wykorzystywane w księgowości dzielą się również na: jednorazowe i kumulacyjne.

Jeden raz dokumenty podstawowe formalizują każdą transakcję biznesową i są sporządzane w jednym kroku.

Łączny dokumenty są sporządzane przez pewien okres w wyniku stopniowej kumulacji jednorodnych transakcji biznesowych. Na koniec okresu sumy są obliczane w tych dokumentach zgodnie z odpowiednimi wskaźnikami. Przykładami dokumentów akumulacyjnych są dwutygodniowe, miesięczne zlecenia pracy, karty limitów wydań materiałów z magazynów firmy itp. Dokumenty akumulacyjne są elementem pierwszego etapu systematyzacji i generalizacji informacji księgowych.

Ujednolicenie i standaryzacja dokumentów. Obecnie stosowane są ujednolicone, specjalistyczne i indywidualne formy dokumentów pierwotnych. Ujednolicone dokumenty są dokumenty standardowe, zatwierdzony zgodnie z ustaloną procedurą i przeznaczony do rejestracji jednorodnych transakcji w organizacjach o różnych formach własności i różnych cechach branżowych.

W ujednoliconych formach podstawowej dokumentacji księgowej (z wyjątkiem formularzy do rejestrowania transakcji gotówkowych) organizacja, w razie potrzeby, może wprowadzić dodatkowe szczegóły. Wyłączenie niektórych szczegółów z formularzy ujednoliconych jest niedozwolone.

Wprowadzone zmiany muszą być sformalizowane odpowiednim dokumentem organizacyjno-administracyjnym organizacji. Standardowe ujednolicone dokumenty pierwotne wydawane są w albumach, w których powstają w kontekście jednorodnych działów rachunkowości i mają swój własny, wyróżniający numer.

Ujednolicone formy podstawowej dokumentacji księgowej dla księgowania środków trwałych mają zastosowanie do osoby prawne wszelkich form własności prowadzących działalność na terytorium Federacji Rosyjskiej (z wyjątkiem instytucje kredytowe i instytucje budżetowe).

Formularze przewidują strefy kodowania informacji, które są wypełniane zgodnie z: ogólnorosyjskie klasyfikatory:

dokumentacja zarządcza - OKUD;

przedsiębiorstwa i organizacje - OKPO;

środki trwałe - OKOF.

W razie potrzeby, w celu dodatkowej systematyzacji wskaźników automatycznego przetwarzania danych, można wprowadzić dodatkowe kody zgodnie z systemem kodowania przyjętym przez organizację.

Przy produkcji wyrobów blanko w oparciu o ujednolicone formularze pierwotnej dokumentacji księgowej dopuszcza się dokonywanie zmian w zakresie rozszerzania i zwężania kolumn oraz dodawania linii (w tym wolnych) i luźnych listków dla wygody umieszczania i przetwarzania niezbędne informacje. Materialnym nośnikiem dokumentu może być formularz księgowy lub dysk magnetyczny, w zależności od tego, czy informacje księgowe są zapisane na papierze, czy na nośniku magnetycznym.

Wprowadzenie ujednoliconych form pierwotnej dokumentacji księgowej w organizacjach na terytorium Federacji Rosyjskiej jako elementu polityki rachunkowości odbywa się od początku roku obrotowego i musi być sformalizowane odpowiednim dokumentem organizacyjnym i administracyjnym organizacji.

Międzybranżowe ujednolicone standardowe formularze mają charakter międzybranżowy i są stosowane przez wszystkie organizacje. Są zatwierdzane uchwałami Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej.

Znormalizowane formularze branżowe to wyspecjalizowane formularze dokumentów przeznaczone do użytku przez organizacje w określonych branżach. Tak więc obecnie standardowe formularze zostały opracowane i zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny dla rachunkowości: operacje handlowe;

operacje w organizacjach Żywnościowy; rozliczenia gotówkowe z ludnością przy użyciu automatów kasowych;

budowa kapitału i prace remontowo-budowlane;

praca maszyn i mechanizmów budowlanych;

operacje w transporcie drogowym;

produkty rolne i surowce.

Poszczególne formy pierwotnych dokumentów księgowych są opracowywane i stosowane w organizacji, która ma określone operacje właściwe tylko w jednym przypadku. Takie formularze dokumentów muszą również zawierać obowiązkowe dane i być zatwierdzone w kolejności polityki rachunkowości organizacji.

Standaryzacja dokumentów to podstawa jednolite rozmiary formularze tego samego rodzaju dokumentów zgodnie z dekretem Państwowego Komitetu Federacji Rosyjskiej ds. Normalizacji i Metrologii z 03.03.2003, nr 65. „W sprawie przyjęcia i wdrożenia normy państwowej Federacji Rosyjskiej”.

Wymagania dotyczące dokumentacji zgodnie z GOST 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej” wszedł w życie 1 lipca 2003 r.

Od 1 stycznia 2013 r. formularze pierwotnych dokumentów księgowych zawarte w albumach ujednoliconych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej nie są obowiązkowe do użytku. Jednocześnie formularze dokumentów stosowanych jako podstawowe dokumenty księgowe ustanowione przez upoważnione organy zgodnie z innymi przepisami federalnymi i na ich podstawie (na przykład dokumenty gotówkowe) nadal pozostają obowiązkowe do użytku.

Stan i perspektywy wprowadzenia „księgowości bez papieru”. Próby automatyzacji księgowości były zawsze - liczydło, dodawanie maszyn, kalkulatorów i wreszcie komputerów z programami przeznaczonymi wyłącznie do księgowości. Jeśli prawidłowo i wydajnie korzystasz z nowoczesnych technologii komputerowych, rachunkowość w organizacji może osiągnąć wysoką jakość nowy poziom: przechowywać dokumenty papierowe w archiwum i pracować wyłącznie z ich kopiami elektronicznymi.

Zgodnie z ustawą „O rachunkowości” dokumenty podstawowe muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat. Podstawowe dokumenty księgowe, rejestry księgowe, sprawozdania księgowe (finansowe), raporty z audytu o nim podlegają przechowywaniu przez organizacje w okresach ustalonych zgodnie z przepisami o organizacji spraw archiwalnych państwowych, nie krócej jednak niż przez pięć lat po roku sprawozdawczym. Dokumenty polityki rachunkowości, standardy podmiotu gospodarczego, inne dokumenty związane z organizacją i prowadzeniem rachunkowości, w tym środki zapewniające reprodukcję dokumentów elektronicznych, a także weryfikację autentyczności podpisu elektronicznego, muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat po roku, w którym po raz ostatni zostały wykorzystane do sporządzenia sprawozdań księgowych (finansowych).

Całkowite przeniesienie księgowości na technologię bez papieru ze skanowaniem całej podstawowej dokumentacji jest prawie niemożliwe, ponieważ wiele dokumentów musiało zostać zdigitalizowanych w ciągu ostatnich lat, podpisy elektroniczne osób, które mogą potwierdzić autentyczność dokumentów, specjalne programy do zarządzania dokumentami elektronicznymi i nie tylko są przygotowane. Przejście na „księgowanie bez papieru” będzie więc stopniowe, gdyż upływa okres przechowywania dokumentów papierowych.

Wiele już zrobiono w kierunku ograniczenia papierowego obiegu dokumentów. Na przykład przekazywanie czeków i faktur dostawcom i klientom. Obecna praktyka księgowa polega na produkcji dokumentów najpierw w magazynie (faktura), potem w dziale księgowości (faktury, faktury), zbieraniu podpisów, wysyłaniu ich pocztą lub kurierem.

Technologie komputerowe mogą znacznie przyspieszyć cały proces. Magazynier wypełni elektronicznie dokument (fakturę, zaświadczenie zdawczo-odbiorcze lub świadectwo odbioru), wprowadzi go do programu, księgowy wystawi fakturę, opatrzy ją elektronicznym podpisem cyfrowym i prześle do odbiorcy. Program komputerowy workflow może być skonfigurowany do kontrolowania płatności, zarówno pod względem czasu, jak i wielkości.

Wszystko to pozwala zmniejszyć ilość dokumentów papierowych i ułatwić odnalezienie potrzebnych informacji.

Pierwotne dokumenty księgowe, czyli pierwotne, jak nazywa się księgowych, to podstawa podstaw rachunkowości, zarówno rachunkowej, jak i podatkowej. Z pominięciem poprawny projekt, utrzymanie i dokumenty pierwotne, nie można prowadzić legalnej działalności gospodarczej.

Ustawa „O rachunkowości” z dnia 06.12.2011 nr 402-FZ wskazuje, że „każdy fakt życia gospodarczego podlega rejestracji za pomocą podstawowego dokumentu księgowego”.

Aby mieć pewność, że posiadasz wszystkie niezbędne dokumenty, powinieneś regularnie sprawdzać swój dział księgowości, a tym, którzy nie mają na to czasu, polecamy bezpłatną usługę audytu księgowego.

Pierwotna organizacja udowadnia na piśmie fakt dokonania transakcji gospodarczej, potwierdza pobranie wydatków służbowych przy obliczaniu podstawy opodatkowania, ustala odpowiedzialność wykonawców za dokonywanie przez nich transakcji gospodarczych. Dokumenty pierwotne są wymagane przez inspektorów podatkowych podczas sprawdzania deklaracji i raportów oraz są niezbędne przy przejściu kontroli.

Biorąc pod uwagę, że nie tylko księgowi, ale także menedżerowie, indywidualni przedsiębiorcy, kierownicy sprzedaży i inni pracownicy wypełniają i sporządzają podstawowe dokumenty, sugerujemy zapoznanie się z wymaganiami dla tych dokumentów.

Kto opracowuje formy dokumentów pierwotnych?

Podstawowe dokumenty księgowe są zjednoczony(którego formę opracował Rosstat (dawniej Goskomstat Federacji Rosyjskiej) lub Bank Centralny) oraz samodzielnie opracowane przez podatników.

Artykuł 9 ustawy nr 402-FZ zawiera następującą listę obowiązkowych szczegółów dokumentów podstawowych (ujednoliconych lub opracowanych niezależnie):

• tytuł dokumentu;
• data sporządzenia dokumentu;
• nazwa podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;
• treść faktu życia gospodarczego;
• wartość naturalnej i (lub) pieniężnej miary faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
• imię i nazwisko osoby, która dokonała transakcji, operacji oraz osoby odpowiedzialnej za jej wykonanie;
• podpisy tych osób.

Jeśli chodzi o pieczęć, chociaż nie jest to wskazane w liczbie wymaganych szczegółów, jeśli jest pole „M.P.” (miejsce do nadruku) wymagany jest jego nadruk.

Jeśli podatnik jest zadowolony z ujednoliconych formularzy Państwowego Komitetu Statystycznego (na szczęście ich lista jest ogromna), to nie ma potrzeby opracowywania własnych formularzy. Istnieje również pojęcie „zmodernizowanej organizacji pierwotnej”, tj. ujednolicone dokumenty pierwotne, do których podatnik dokonał własnych uzupełnień.

Notatka, nie może być niezależnie opracowany i zatwierdzony formularze następujących dokumentów podstawowych:

• dokumenty gotówkowe;
• polecenie zapłaty i inne dokumenty rozliczeniowe bankowe;
• ujednolicone formularze rozliczeń z wykorzystaniem kasy fiskalnej;
• list przewozowy;
• płace i listy płac.

Takie podstawowe dokumenty mogą być tylko ujednolicone.

Gdzie mogę znaleźć próbki ujednoliconych dokumentów pierwotnych?

Opracowywanie i zatwierdzanie form dokumentów pierwotnych podlega jurysdykcji Goskomstat (obecnie Rosstat). Dziś nadal stosowane są ujednolicone formy opracowane w latach 90. ubiegłego wieku. Jedynie dokumenty rozliczeniowe (płatnicze) opracowane przez Bank Rosji mają stosunkowo nowe wydanie - od 2012 roku.

Takie dokumenty nazywane są inaczej: akty, dzienniki, faktury, oświadczenia, zamówienia, książki, instrukcje, obliczenia, pełnomocnictwa, zamówienia itp. Korzystając z tej tabeli, znajdziesz w której rezolucji Goskomstat są ujednolicone formy podstawowych dokumentów, których potrzebujesz. opublikowany.

Na naszej stronie możesz pobrać formularze ujednoliconych dokumentów podstawowych i przez.

Ścisły formularz sprawozdawczy (SRF) jest również podstawowym dokumentem, ale są dla niego specjalne wymagania. Lista obowiązkowych danych BSO jest szersza niż lista zwykłych dokumentów pierwotnych, w szczególności obowiązkowe jest wskazanie NIP oraz obecność odcisku pieczęci.

W artykule „” możesz dowiedzieć się, w jakich przypadkach należy złożyć wniosek ujednolicona forma tego dokumentu i kiedy możesz go samodzielnie opracować.

Błędy w pierwotnych dokumentach

Przede wszystkim dokumenty pierwotne muszą zawierać poprawnie określone obowiązkowe dane. Według Ministerstwa Finansów podatnik może uwzględnić koszty pierwotnego, jeśli zawiera tylko nieistotne błędy.

Błędy takie nie powinny uniemożliwiać dokładnego ustalenia sprzedawcy i kupującego, nazwy towaru i jego wartości, innych okoliczności udokumentowanego faktu życia gospodarczego (z pisma Ministerstwa Finansów z dnia 4 lutego 2015 r. nr 03 -03-10 / 4547).

Niestety, typowe uproszczone sformułowanie wyjaśnień urzędników często nie pozwala na jednoznaczne zrozumienie, które nieścisłości lub błędy w pierwotnych dokumentach zostaną uznane za nieistotne.

Na przykład, czy to drobny błąd, jeśli nazwa podatnika zawiera małe litery zamiast wielkich? W kolejnym piśmie z dnia 02.05.2012 nr 03-07-11/130 Ministerstwo Finansów wskazało, że takie błędy jak zamiana wielkich liter na małe i odwrotnie; zmiana liter w miejscach; błędne wskazanie formy organizacyjno-prawnej nie stanowi przeszkody w identyfikacji podatnika (z poprawnym NIP i innymi danymi).

Ale następujące błędy można uznać za istotne w przypadku dokumentów podstawowych:

• błędy arytmetyczne (błędnie wskazana wartość/ilość towaru lub kwota podatku);
• różne nazwy tego samego produktu (np. specyfikacja umowy na dostawę cukierków nosi nazwę „Cukierki waflowe w czekoladzie”, a na fakturze – „Miś na Północy”);
• niedokładne nazwy stanowisk osób podpisujących podstawowe dokumenty (na przykład pełnomocnictwo stanowi „zastępca dyrektor generalny”, A w certyfikacie odbioru -„ Zastępca dyrektora ”);
• kwoty w liczbach nie pokrywają się z kwotami wskazanymi słownie (zamiast 155 000 rubli (sto pięćdziesiąt pięć tysięcy rubli) napisano 155 000 rubli (pięćdziesiąt pięć tysięcy rubli).

Inspekcja podatkowa może nie zaakceptować kosztów takich pierwotnych dokumentów, kontrahent może też mieć problemy z odliczeniem podatku VAT.

Możesz poprawić dokumenty podstawowe tylko poprzez korektę(niepoprawny tekst jest przekreślony jedną cienką linią, a poprawny tekst jest wpisany na górze). Poprawkom towarzyszy napis „Stałe”, data i podpisy osób odpowiedzialnych. Korekty paragonów i nakazy wydatkowe, dokumenty bankowe i SRF. Trzeba je skompilować od nowa.

Zwróć uwagę, że dokumenty podstawowe są podpisywane w okresie ważności pełnomocnictwa wydanego do ich podpisania, w przeciwnym razie inspektorzy uznają, że dokumenty zostały podpisane przez nieuprawnionego pracownika. To samo powinno być monitorowane w odniesieniu do podpisów na Twojej głównej organizacji przedstawicieli kontrahentów: udzielone im pełnomocnictwa muszą być aktualne.

Przygotowując dokumenty pierwotne, należy uważać nie tylko na ich wypełnienie, ale także na zgodność ich dat i innych szczegółów z innymi dokumentami, np. umowami i fakturami. Kontrowersyjne będzie więc odliczanie podatku VAT na fakturze wystawionej przed listem przewozowym.

Pytania ze strony organów podatkowych spowodują podpisanie faktur lub aktów przed zawarciem umowy, których wykonanie jest potwierdzone podstawowymi dokumentami. Istnieje wyjście z tej sytuacji, przewidziane w ust. 2 art. 425 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej: należy wskazać w treści umowy taką klauzulę „Warunki niniejszej umowy mają również zastosowanie do stosunków stron, które powstały przed jej zawarciem”.

Albo np. ustawa mówi, że praca została wykonana w okresie od 10 do 30 marca, podczas gdy w umowie termin robót jest określony na 10 do 30 kwietnia. W takim przypadku możesz sporządzić dodatkową umowę do umowy, w której możesz wskazać faktyczny termin wykonania pracy lub wskazać w samej ustawie, że praca została wykonana przed terminem.

Wykonawcy muszą być ostrożni, kiedy klient podpisuje świadectwa wykonania pracy. Jeśli podwykonawcy byli zaangażowani w ramach umowy o dzieło, wykonawca musi podpisać z nimi akty przed przekazaniem pracy klientowi. Jeśli te terminy się nie zgadzają, organy podatkowe mogą uznać koszty podwykonawcy za nieracjonalne i nie rozpoznać ich przy obliczaniu podstawy opodatkowania.

Obieg dokumentów podstawowych dokumentów

Obieg dokumentów pierwotnych obejmuje następujące etapy:

• rejestracja dokumentu podstawowego;
• przekazanie dokumentu do działu księgowości, gdzie jest sprawdzany i wpisywany do rejestrów;
• bieżące przechowywanie i późniejsze przenoszenie dokumentu do archiwum.

To nie jest puste pytanie - kiedy należy sporządzić podstawowe dokumenty? Odpowiedź na to znajduje się w art. 9 ustawy nr 402-FZ „Należy sporządzić podstawowy dokument księgowy przy popełnieniu faktu życia gospodarczego, a jeśli nie jest to możliwe – niezwłocznie po jego zakończeniu.”

Niedopuszczalne jest sporządzanie dokumentów pierwotnych kilka dni po transakcji biznesowej. Wszyscy pracownicy, którzy mają prawo do sporządzania dokumentów pierwotnych muszą przestrzegać harmonogramu przepływu pracy, w którym można ustawić np. następujące terminy składania dokumentów do działu księgowości:

• przekazy gotówkowe przychodzące i wychodzące - w dniu sporządzenia;
• dokumenty związane z rejestracją sprzedaży - najpóźniej następnego dnia roboczego;
• raporty zaliczkowe – nie później niż trzy dni robocze po wydaniu środków;
• zaświadczenia o niezdolności do pracy – najpóźniej następnego dnia roboczego po wyjściu do pracy itp.

W przypadku dokumentów podpisanych przez kontrahentów obowiązek ich terminowego przekazania może być określony w treści umowy np. w następujący sposób: „Kupujący zobowiązuje się do przekazania Dostawcy oryginałów podpisanych listów przewozowych, akty i faktury nie później niż dwa dni robocze od dnia ich podpisania."

Po przekazaniu podpisanego dokumentu do działu księgowości sprawdzana jest forma dokumentu; dostępność wymaganych szczegółów; legalność prowadzonej transakcji gospodarczej; obliczenia arytmetyczne. Dane z weryfikowanych dokumentów pierwotnych są wprowadzane do rejestrów księgowych.

Bieżące przechowywanie dokumentów pierwotnych odbywa się zwykle w dziale księgowości, a na koniec roku dokumenty grupowane są według daty, łączone w paczki i przekazywane do archiwum. Konieczne jest przechowywanie dokumentów pierwotnych przez co najmniej pięć lat.