Formy pierwotnej dokumentacji księgowej inwentaryzacji. Listy inwentaryzacyjne. Lista inwentarzowa (przykład)

Aby określić zgodność rzeczywistych danych o nieruchomości z danymi księgowymi, przeprowadzana jest inwentaryzacja. Ale nie wystarczy przeprowadzić procedurę, trzeba ją odpowiednio zorganizować. Jakie formularze służą do dokumentowania wyników kontroli?

Wyniki inwentaryzacji muszą być udokumentowane. W przeciwnym razie czek nie może zostać uznany za ważny. Jakie dokumenty są używane przy rejestracji wyników inwentaryzacji?

Ważne aspekty

Zgodnie z Wytycznymi metodycznymi inwentaryzacji majątku proces weryfikacji inwentaryzacji odbywa się w kilku etapach. I na każdym etapie sporządzana jest niezbędna dokumentacja.

Inwentaryzacja rozpoczyna się od wydania zamówienia przez kierownika. Dokument administracyjny jest zarejestrowany w specjalnym czasopiśmie i ustala kolejność weryfikacji.

W trakcie inwentaryzacji dokonuje się uzupełnień lub czynności, które zawierają informacje o faktycznej dostępności obiektów majątkowych.

Sprawdź wyniki Pieniądze, wartościowe papiery odroczone wydatki mogą być sformalizowane w ujednoliconych rejestrach, które łączą wskaźniki aktów inwentaryzacyjnych i zestawień.

Na zakończenie inwentaryzacji można przeprowadzić kontrolę kontrolną poprawności inwentaryzacji.

Proces ten jest sformalizowany odpowiednim aktem, którego rejestracja w specjalnym dzienniku. Ostatnim etapem sporządzania wyników inwentaryzacji jest sporządzenie zestawienia podsumowującego wszystkie wyniki zidentyfikowane przez kontrolę.

Niezbędne warunki

Inwentaryzacja nieruchomości to proces, w którym dane księgowe są porównywane z rzeczywistą dostępnością aktywów w celu zidentyfikowania rozbieżności lub potwierdzenia zgodności.

Dokumentowanie wyników inwentaryzacji polega na wypełnieniu specjalnych aktów i formularzy, w których wyświetlane są informacje potwierdzające ostateczne wnioski.

Akt inwentaryzacyjny to dokument, który jest jednym z podstawowych przy wykonywaniu inwentaryzacji.

Dokumentuje faktyczną obecność wartości materialne, które są zarejestrowane w księgach rachunkowych organizacji. Raporty inwentaryzacyjne mogą różnić się formą i treścią.

Rodzaj czynności dobierany jest na podstawie przedmiotu inwentarza, jego stanu i przeznaczenia dokumentowanie... Każdy akt odpowiada indywidualnie zatwierdzonej formie ustalonej formy.

Formularz inwentarzowy jest formą dokumentową zatwierdzoną przez prawo. Służy do sporządzenia aktu inwentarza i zawiera niezbędne kolumny do wyświetlenia wymaganych informacji.

Po co dokumentować wyniki

Do sprawdzenia dokładności i kompletności wykorzystywana jest pierwotna dokumentacja do rozliczania wyników inwentaryzacji księgowość w trakcie wszelkiego rodzaju inwentaryzacji.

Kierując się tymi dokumentami, komisja inwentaryzacyjna ustala, w jakim stopniu rzeczywiste dane odpowiadają informacjom zawartym w księgach rachunkowych.

Również na podstawie wyników można podjąć pewną decyzję szefa. Przykład, gdy na podstawie wyników kontroli ustala się wiele rozbieżności w rzeczywistej ilości wartości.

W tej sytuacji zakłada się, że odpowiedzialny pracownik nie pasuje do zawodu.

Jednocześnie obecność udokumentowanych wyników kontroli pozwala na odzyskanie szkód od sprawców.

W przypadku odzyskania szkody na drodze sądowej, akty spisu inwentarza stają się głównym dowodem winy pozwanego w powództwie. Odzwierciedlenie wyników inwentaryzacji w księgowości pozwala na korektę sprawozdań finansowych.

W takim przypadku wskaźniki księgowe są wprowadzane zgodnie z rzeczywistym stanem rzeczy - niedobór jest odpisywany, nadwyżka jest uznawana, nieuwzględnione obiekty są brane pod uwagę.

Wszelkie zapisy księgowe muszą być udokumentowane. A takim potwierdzeniem stają się akty inwentaryzacyjne.

Ramy prawne

Ramy prawne regulujące inwentaryzację składają się z:

Prawo rachunkowości.
Przepisy dotyczące rachunkowości.
Instrukcje metodologiczne przyjęte zarządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 49 z 13.06.1995.

W szczególności stosowane są formy takie jak INV No.:

	"Inwentaryzacja według systemu operacyjnego"
	„Inwentaryzacja wartości niematerialnych”
	„Etykieta asortymentowa”
	"Inwentarz według zapasów"
	„Ustawa o wysyłanych towarach i materiałach
	„Inwentaryzacja towarów i materiałów przyjętych na przechowanie”
	„Akt rozliczeń za towary i materiały, które są w drodze”
	„Akt metali szlachetnych i produktów z nich”
	"Inwentarz metali szlachetnych obecnych w szczegółach..."
	„Akt kamieni szlachetnych…”
	„Akt niedokończonych napraw systemu operacyjnego”
	„Zestawienie wydatków na przyszłe okresy”
	„Ustawa pieniężna”
	„Inwentaryzacja papierów wartościowych i SRF”
	„Ustawa o rozliczeniach z dłużnikami i wierzycielami”
17, dodatek	„Odniesienie do aktu ugody z dłużnikami i wierzycielami”
	"Karta zestawienia wyników inwentaryzacji środków trwałych, aktywa niematerialne»
19	"Arkusz zestawienia wyników inwentaryzacji towarów i materiałów"
	„Zamówienie (rozdzielczość, zamówienie) na inwentarzu”
	„Dziennik kontroli księgowej realizacji zamówień inwentaryzacji”
	„Ustawa o kontroli kontrolnej prawidłowości inwentaryzacji przedmiotów wartościowych”
	„Dziennik księgowy kontrole kontrolne dokładność inwentaryzacji”
26	„Lista zapisów wyników znalezionych przez inwentarz”. Od 1.01.2001 jednolita forma INV-26 jest nieznacznie zmodyfikowany

Przykładowe protokoły z posiedzenia komisji

Wyniki kontroli koordynuje komisja na posiedzeniu. Jednocześnie ustalane są główne wyniki, ujawnione rozbieżności.

Na posiedzeniu komisji ustala się również przyczynę stwierdzonych rozbieżności oraz niezbędne działania w celu naprawienia sytuacji. Posiedzeniu członków komisji musi towarzyszyć sporządzenie.

Struktura tego dokumentu jest następująca:

Nazwa dokumentu i organizacji.
Rodzaj czeku z receptą pozycji inwentarzowych majątku.
Powód kontroli i jej termin.
Dokumenty przeglądane w procesie inwentaryzacji.
Ujawnione wyniki.
Ustalenie przyczyn rozbieżności.
Ostateczny wynik inwentaryzacji.
Niezbędne środki do dostosowania rachunkowości.
Podpisy wszystkich członków komisji inwentaryzacyjnej z inicjałami.

Jak wygląda protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej można zobaczyć tutaj:

Oświadczenie o rozbieżności

Rozbieżności z księgowością ujawnione podczas inwentaryzacji są rejestrowane w zestawieniach zestawień. Gdy obiekty weryfikacji nie należą do organizacji, tworzony jest dla nich osobny dokument oświadczenia.

Wideo: Inwentaryzacja magazynu

Księgowy sporządza sprawozdanie w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden z nich przeznaczony jest do przechowywania w dziale księgowości, dokumenty inwentaryzacyjne przechowywane są przez co najmniej pięć lat.

Kolejny egzemplarz przekazywany jest osobie odpowiedzialnej finansowo za bezpieczeństwo inwentarza.

Forma zestawienia dobierana jest w zależności od rodzaju nieruchomości. Jednocześnie w przypadku rozbieżności co do kilku rodzajów majątku wypełnia się kilka odpowiednich oświadczeń.

Dane z wyników inwentaryzacji są podsumowane w zestawieniu wyników, sporządzonym wg.

Kiedy wyniki inwentaryzacji mogą zostać unieważnione

Wyniki inwentaryzacji mogą zostać unieważnione w przypadku naruszenia procedury przeprowadzenia procedury oraz błędów w sporządzeniu wyników.

Wśród najczęstszych przyczyn unieważnienia kontroli inwentarza należy zauważyć:

Nieobecność w kolejności głowy	Oświadczenia dotyczące składu komisji
Sprawdź wykonanie	W przypadku braku co najmniej jednego członka komisji inwentaryzacyjnej
Nieprawidłowa realizacja zamówienia	O inwentaryzacji. Na przykład brak definicji rodzajów inwentaryzacji nieruchomości
Brak osoby odpowiedzialnej finansowo	Przy obliczaniu wartości nieruchomości
Nieprzedstawienie paragonu przez osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo mienia	Przekazanie całej objętości dokumentów przychodzących i wychodzących do działu księgowości
Dostęp dla osób nieuprawnionych	Do inwentaryzacji ewidencji w procesie przeprowadzania audytu
Naruszenie porządku	Dokumentowanie wyników inwentaryzacji. Na przykład tworzenie inwentarza w jednym egzemplarzu
Wyświetl przez komisję inwentaryzacyjną w inwentarzu	Świadomie fałszywe informacje. Na przykład wprowadzono niewłaściwą kwotę, aby ukryć brak
Brak podpisów na dokumentach inwentarzowych	Członkowie Komisji
Niespełnienie wymagań dotyczących wypełniania formularzy	Na przykład obecność plam, niecertyfikowanych poprawek, obecność pustych linii
Nie robienie obliczeń i wprowadzanie danych	Inwentaryzacja według osoby odpowiedzialnej

Każdy z powyższych błędów może spowodować unieważnienie inwentarza. W konsekwencji wymagany będzie nowy audyt.

A to wymaga dodatkowego czasu i koszty materiałów, który nie jest najlepiej wyświetlany na sytuacja ekonomiczna organizacje.

Inwentaryzacja to integralny proces dla działań każdej organizacji. Od jej wyników zależy nie tylko rzetelność rachunkowości, ale także wiele decyzji zarządczych.

Aby wyniki inwentaryzacji nie prowadziły do zniekształcenia księgowości i mogły być w pełni wykorzystane w planowaniu przyszłych działań, należy zwrócić szczególną uwagę na wypełnianie dokumentów inwentaryzacyjnych.

Akt inwentaryzacji środków trwałych (lub spis inwentarzowy) jest sporządzany przez każdą organizację co najmniej raz na trzy lata. Do czego przeznaczony jest ten dokument, jak jest sporządzony i gdzie znaleźć wypełnioną próbkę, powiemy Ci w dalszej części artykułu.

Dlaczego potrzebujesz inwentarza

Przed sporządzeniem rocznego sprawozdania księgowe wszystkie organizacje mają obowiązek sprawdzenia dostępności aktywów i pasywów za pomocą danych księgowych, czyli przeprowadzenia inwentaryzacji (art. 11 ustawy „O rachunkowości” z dnia 06.12.2011 nr 402-FZ). Działania te są wykonywane w celu odzwierciedlenia rzeczywistych faktów w bilansie rocznym.

Aktywa firmy, jej zobowiązania, źródła finansowania, wierzyciel i należności, inne transakcje związane z przychodami i wydatkami. Uzgodnienie aktywów i pasywów może być dobrowolne lub obowiązkowe. A jeżeli środki dobrowolnej weryfikacji dostępności aktywów są określane przez same organizacje, wówczas obowiązkowe inwentarze są zapisane w prawie - klauzula 27 Regulaminu prowadzenia rachunkowości, zatwierdzonego rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z lipca 29, 1998 nr 34 n.

Następujące fakty mogą służyć jako podstawa do obowiązkowego audytu:

zmiana osób odpowiedzialnych materialnie;
przeniesienie nieruchomości na podstawie umów najmu, kupna i sprzedaży;
identyfikacja faktów uszkodzenia i kradzieży;
w przypadku siły wyższej;
nadchodząca likwidacja lub reorganizacja;
zbliżające się przygotowanie dokumentacji księgowej;
inne okoliczności zgodne z prawem.

Jak sporządzić inwentaryzację środków trwałych

Uzgodnienie faktycznej dostępności nieruchomości należy przeprowadzić dla wszystkich obiektów firmy, w tym środków trwałych. W tym celu wydawane jest zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji i tworzone są odpowiednie prowizje składające się z pracowników przedsiębiorstwa. Rzeczywiste dane są rejestrowane w spisie inwentaryzacyjnym środków trwałych, który można zestawiać zgodnie z ujednoliconym formularzem INV-1.

Dopuszczalne jest wypełnianie inwentaryzacji ręcznie lub środkami technicznymi. Jeżeli podczas przygotowywania dokumentu popełniono błędy, ich korektę poświadcza się podpisami członków komisji.

Identyfikacja rozbieżności podczas inwentaryzacji

W przypadku stwierdzenia niezgodności danych księgowych z faktyczną dostępnością środków trwałych zestawienia sporządzane są w formie INV-18. Wielkość nadwyżki lub niedoboru jest wskazywana na podstawie oceny organizacji. Komisja Inwentaryzacyjna prosi o wyjaśnienie otrzymanych niezgodności od osób odpowiedzialnych materialnie, podejmuje decyzję o dalszych działaniach.

O formularzu INV-18 zobacz materiał „Ujednolicony formularz nr INV-18 – formularz i próbka” .

Skutki rozbieżności między danymi znajdują odzwierciedlenie w rachunkowości w następujący sposób:

nadwyżki są kapitalizowane według wartości rynkowej;
sumy niedoborów w granicach norm są odpisywane na wydatki organizacji, w obecności ponadstandardowych wskaźników - na koszt winnych.

Osoby prawne, które nie przeprowadzają inwentaryzacji przed sporządzeniem dokumentacji księgowej, narażają się na ryzyko odzwierciedlenia niedokładnych danych księgowych, naruszając tym samym wymogi prawa. Pociągnięcie do odpowiedzialności za brak pogodzenia stanu faktycznego i zobowiązań jest niemożliwe. Jednak w przypadku naruszenia zasad sporządzania dokumentacji księgowej przewidziana jest odpowiedzialność administracyjna.

Wyniki

Na podstawie wyników inwentaryzacji OS zawsze sporządza akt inwentaryzacji. W celu uzupełnienia nadwyżek i niedoborów sporządzany jest arkusz zestawienia. Oba dokumenty można sporządzić według jednolitych formularzy. Próbki ich wypełnienia można znaleźć pod linkami, które podaliśmy w artykule.

Dokumenty pierwotne do ewidencjonowania wyników inwentaryzacji służą do sprawdzenia kompletności i rzetelności księgowości w trakcie pełnej lub częściowej inwentaryzacji majątku i aktywów finansowych przedsiębiorstwa. Na podstawie tych dokumentów komisja inwentaryzacyjna ustala, w jakim stopniu treść poświadczeń i dokumentów pierwotnych odpowiada aktualna cena własność.

Główny przepisy prawne które regulują procedurę przeprowadzania inwentaryzacji to:

Prawo o rachunkowości;

Regulamin Rachunkowości;

Instrukcje metodyczne dotyczące inwentaryzacji majątku i zobowiązania finansowe, zatwierdzony rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 13 czerwca 1995 r. N 49 (dalej - Wytyczne na inwentarzu).

Zgodnie z tymi dokumentami, a także uchwałą N 835, do rejestracji dokumentów pierwotnych sporządzonych podczas inwentaryzacji konieczne jest stosowanie standardowych międzywydziałowych formularzy pierwotnych wpisy księgowe zatwierdzony przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji.

Uchwała nr 88 wprowadziła następujące formularze dokumentowania wyników inwentaryzacji:

N INV-1 „Wykaz inwentarzowy środków trwałych”;

N INV-1а „Wykaz inwentarzowy wartości niematerialnych”;

N INV-2 „Etykieta inwentaryzacyjna”;

N INV-3 "Wykaz inwentarzowy pozycji inwentarzowych";

N INV-4 "Akt inwentaryzacji wysłanych pozycji magazynowych";

N INV-5 „Wykaz inwentarzowy pozycji inwentarzowych przyjętych na przechowanie”;

N INV-6 „Ustawa inwentaryzacji rozliczeń pozycji magazynowych w tranzycie”;

N INV-8 "Raport inwentarzowy metale szlachetne i produkty z nich ”;

N INV-8а „Wykaz inwentarzowy metali szlachetnych zawartych w częściach, półproduktach, zespołach montażowych (zespołach), sprzęcie, instrumentach i innych produktach”;

N INV-9 „Ustawa o inwentarzu kamieni szlachetnych, diamentów naturalnych i wyrobów z nich”;

N INV-10 „Ustawa o inwentaryzacji niedokończonych napraw środków trwałych”;

INV-11 „Ustawa o spisie przyszłych wydatków”;

INV-15 N „Ustawa o spisie środków pieniężnych”;

N INV-16 „Wykaz inwentarzowy papierów wartościowych i formularze dokumentów sprawozdawczości ścisłej”;

INV-17 „Ustawa o inwentaryzacji rozliczeń z nabywcami, dostawcami oraz innymi dłużnikami i wierzycielami”;

Załącznik do formularza N INV-17 „Zaświadczenie do aktu inwentaryzacji rozliczeń z nabywcami, dostawcami oraz innymi dłużnikami i wierzycielami”;

INV-18 „Zestawienie zestawienia wyników inwentaryzacji środków trwałych, wartości niematerialnych”;

N INV-19 „Arkusz zestawienia wyników inwentaryzacji inwentarza”;

INV-22 „Zamówienie (rozdzielczość, zamówienie) na inwentarz”;

N INV-23 "Dziennik do monitorowania realizacji zleceń (postanowień, zleceń) na inwentarz";

INV-24 „Ustawa o kontroli sprawdzającej prawidłowość inwentaryzacji przedmiotów wartościowych”;

N INV-25 „Rejestr sprawdzeń kontrolnych prawidłowości inwentaryzacji”;

INV-26 N „Zestawienie wyników, ujawnionych przez inwentarz”.

Od 1 stycznia 2001 r. ujednolicony formularz N INV-26 został nieco zmodyfikowany dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z 27 marca 2000 r. N 26.

Formularze N INV-1-INV-19 są niezbędnymi dokumentami podstawowymi. Na ich podstawie wyniki inwentaryzacji znajdują odzwierciedlenie w rachunkowości. Poniżej szczegółowo rozważymy procedurę i cechy wypełniania każdego z tych formularzy. Formularze N INV-22-INV-26 służą do prawidłowej organizacji samego procesu inwentaryzacji oraz do monitorowania poprawności jej realizacji. Są dość proste w projektowaniu, dlatego nie będziemy szczegółowo opisywać każdego z nich.

Zgodnie z Wskazówki metodyczne dla inwentaryzacji inwentaryzacja prowadzona jest w kilku etapach. Na każdym etapie odpowiednie dokumenty źródłowe... W takim przypadku w pierwszej kolejności wystawiane jest zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji (formularz N INV-22), które jest rejestrowane w rejestrze kontroli realizacji zamówień na przeprowadzenie inwentaryzacji (formularz N INV-23). Następnie wypełniane są spisy lub akty inwentarzowe, w których wpisuje się informacje o faktycznej dostępności nieruchomości i realności ewidencjonowanych zobowiązań finansowych (formularze N INV-1, INV-1a, INV-2, INV-3 itp. ). Kolejnym krokiem w trakcie inwentaryzacji jest porównanie wyników ujawnionych podczas kontroli z danymi odzwierciedlonymi w księgach rachunkowych. Jednocześnie w celu odzwierciedlenia wyników inwentaryzacji środków trwałych, wartości niematerialnych, zapasów, wyrobów gotowych i innych aktywów materialnych sporządzane są zestawienia zestawień (formularze N INV-18, INV-19). Aby zarejestrować wyniki inwentaryzacji niedokończonych napraw środków trwałych, odroczonych wydatków, dostępności gotówki, papierów wartościowych i formularzy ścisłych dokumentów sprawozdawczych, można zastosować ujednolicone rejestry, w których wskaźniki wykazów inwentarzowych (aktów) i zestawień (formularze) N INV-10, INV-11, INV-15, INV-16). Na zakończenie inwentaryzacji można przeprowadzić kontrolę poprawności jej przeprowadzenia. Wyniki takich kontroli sporządza się w formie aktu (formularz N INV-24) i wpisuje do rejestru sprawdzeń kontrolnych prawidłowości inwentaryzacji (formularz N INV-25). Na ostatnim etapie wyniki inwentaryzacji przeprowadzonych w roku sprawozdawczym podsumowuje się w zestawieniu wyników wykazanych przez inwentaryzację (formularz N INV-26).

Dokumenty pierwotne do ewidencjonowania wyników inwentaryzacji służą do sprawdzenia kompletności i rzetelności księgowości w trakcie pełnej lub częściowej inwentaryzacji majątku i aktywów finansowych przedsiębiorstwa. Na podstawie tych dokumentów komisja inwentaryzacyjna ustala, na ile treść danych księgowych i dokumentów pierwotnych odpowiada rzeczywistej wartości nieruchomości.

Główne przepisy regulujące procedurę przeprowadzania inwentaryzacji to:

Prawo o rachunkowości;

Regulamin Rachunkowości;

Wytyczne metodyczne dotyczące inwentaryzacji majątku i zobowiązań finansowych, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 13 czerwca 1995 r. N 49 (dalej - Zalecenia metodyczne dotyczące inwentaryzacji).

Zgodnie z tymi dokumentami, a także rezolucją N 835, do przygotowania dokumentów pierwotnych sporządzonych podczas inwentaryzacji konieczne jest stosowanie standardowych międzywydziałowych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej zatwierdzonych przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji.

Uchwała nr 88 wprowadziła następujące formularze dokumentowania wyników inwentaryzacji:

N INV-1 „Wykaz inwentarzowy środków trwałych”;

N INV-1а „Wykaz inwentarzowy wartości niematerialnych”;

N INV-2 „Etykieta inwentaryzacyjna”;

N INV-3 "Wykaz inwentarzowy pozycji inwentarzowych";

N INV-4 "Akt inwentaryzacji wysłanych pozycji magazynowych";

N INV-5 „Wykaz inwentarzowy pozycji inwentarzowych przyjętych na przechowanie”;

N INV-6 „Ustawa inwentaryzacji rozliczeń pozycji magazynowych w tranzycie”;

INV-8 N „Świadectwo inwentaryzacji metali szlachetnych i wyrobów z nich”;