Vrši se izdavanje gotovine po izvještaju. Uputa za odgovorne osobe

Riječ je o gotovini zaposleniku za troškove vezane uz djelatnost pravne osobe, individualnog poduzetnika, troškovni novčani nalog se izdaje u skladu s administrativnim dokumentom (nalogom čelnika) tvrtke (IP) ili pisanom izjavom od odgovorna osoba.

Novac u PODIZVJEŠĆU

Dvije izmjene u gotovinskom postupku od 19.08.2017

1. Odgovorni novac može se izdati bez zahtjeva osobe, prema administrativnom dokumentu čelnika organizacije. Štoviše, sastavlja se upravni dokument za svako podizanje gotovine.
   

   Napomena: Pismo Centralne banke Ruske Federacije od 09.06.17. br. 29-1-1-0E / 20642

2. Izbrisan je zadnji stavak klauzule 6.3. prema kojem nije bilo moguće izdati novu akontaciju ako postoji dug na prethodno primljeni iznos gotovine.

Prema točki 6.3. Upute Središnje banke Ruske Federacije za izdavanje Novac novčana sredstva zaposleniku na račun troškova vezanih uz djelatnost pravne osobe, individualnog poduzetnika, troškovni novčani nalog izdaje se u skladu s upravnom ispravom (nalogom čelnika) društva (IP) ili pisanom molbom od zaposlenika, sastavljen u bilo kojem obliku i koji sadrži natpis o iznosu gotovine i razdoblju za koje se gotovina izdaje, potpis rukovoditelja i datum. Za što možete dati novac? Zaposlenik može potrošiti iznos samo za određene namjene navedene u prijavi ili nalogu. Upoznati djelatnika s nalogom pod potpisom.

Organizacija je dužna organizirati i provoditi unutarnju kontrolu počinjenih činjenica iz gospodarskog života (Zakon od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ). Postupak praćenja poslovnih transakcija, uključujući i izdavanje novca odgovornim osobama, utvrđuje čelnik organizacije. Stoga je on taj koji obično ograničava popis zaposlenika koji imaju pravo primati novac prema izvješću. Da bi to učinio, vođa može izdati naredbu.

Nemojte činiti popis zaposlenika koji ispunjavaju uvjete za primanje novca kao dio naloga. Ako je popis računovođa odobren kao zaseban dokument, tada se može promijeniti u bilo kojem trenutku. Izmjene računovodstvene politike moguće je izvršiti samo u strogo ograničenim slučajevima (dio 6. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ).

Kako bi se osigurala točnost računovodstva, pouzdanost informacija i kontrola u obračunima sa zaposlenicima koji su primili novac prema izvješću, odobriti ""

Nalog za izdavanje sredstava iz blagajne pogledajte ispod izvješća

Zaposlenik može potrošiti iznos samo za određene namjene navedene u nalogu. Upoznati djelatnika s nalogom pod potpisom.

Napomena: Preuzmite nalog predstojnika.doc 38 Kb

Gasprom doo

PIB 4308123456, KPP 430801001, OKPO 98756423
puni naziv organizacije, identifikacijski kodovi (TIN, KPP, OKPO)

NAREDBA br.1984

o izdavanju obračunskih iznosa iz blagajne

Kirov.... ...... .... ... ... ... ... 14.09.2017

Za kupnju uredskog materijala NARUČUJEM:

Izdanje E.V. Ivanov s blagajne u iznosu od 10.000 (Deset tisuća) rubalja. u trajanju od pet kalendarskih dana.

Odgovoran za izvršenje naloga za imenovanje glavnog računovođe A.S. Petrova.

Direktor __________ A.V. Muller

Upoznat s narudžbom:

E.V. Ivanov

KAO. Petrova

Koje su sankcije moguće ako izdate odgovorni novac na godinu dana?

Računovođe nemaju uvijek vremena unaprijed izvijestiti o primljenim iznosima i dostaviti račune o prodaji u propisanom roku. Kako bi bilo što manje kašnjenja, organizacija može odlučiti prikupiti novac za dugoročnu odgovornost. Na primjer, godinu dana ili šest mjeseci. Je li to legalno? Je li bilo izvješća?

1. Moguće je izdati novac za kućne troškove i zaposlenima s punim radnim vremenom i osobama koje rade po ugovorima o građanskom pravu (pismo Središnje banke Ruske Federacije od 02.10.2014. br. 29-R-R-6 / 7859).

2. Visina sredstava koja se izdaju kao izvješće ravnatelju nije regulirana zakonom.

3. Odgovorna osoba u gotovinskim obračunima s dobavljačima - ne više od 100.000 rubalja po jednom ugovoru.

na jelovnik

REDOSLJED IZDAVANJA NOVCA u PODIZVJEŠĆU

Kako se izdaje novac? Dane su upute korak po korak.

1. Dobiti pisanu izjavu odgovorne osobe ili nalog od voditelja

Dakle, organizacija ima pravo prenijeti odgovorni novac na istu bankovnu karticu na koju se prenosi plaća zaposlenika, pod uvjetom da je to osigurano računovodstvena politika. Istodobno, ako se računovođa želi u potpunosti zaštititi od nepotrebnih sporova s ​​regulatornim agencijama, ako je moguće, sve izračune o odgovornim iznosima provodi putem blagajne.

U svakom slučaju, ne postoji odgovornost za prijenos odgovornog novca zaposlenika na istu bankovnu karticu na koju se prenosi njegova plaća. Na broj gotovinski prekršaji(kršenja procedure za rad s gotovinom i održavanje gotovinske transakcije) prijenos odgovornih iznosa na platna kartica nije primjenjivo ().

Bezgotovinska poravnanja s odgovornim osobama: računovodstvene i porezne implikacije

Često materijalne vrijednosti stečene od strane odgovornih osoba organizacije. Možete izdati novac na račun iz blagajne poduzeća. Je li sigurno plaćati robu i usluge poslovnom karticom ili osobnom karticom zaposlenika? Računovodstvo takvih transakcija i njihova porezne implikacije razmotrite u ovom članku.

na jelovnik

PITANJA I ODGOVORI na podizvješće, unaprijed izvješće

Može li se ugovornom fizičaru dati gotovina na račun?

Teoretski, nema ograničenja. Središnja banka piše o istom u dopisu Centralne banke Ruske Federacije od 02.10.2014. br. 29-R-R-6/7859.

Uostalom, ugovor o radu sklopljen s pojedincem odnosi se na građanskopravne ugovore, a postojanje takvog sporazuma omogućuje vam izdavanje novca na račun.

Ali ako fizičaru izvođaču ne želite dodijeliti status računovođe, onda imate pravo takvim osobama izdati gotovinu prema gotovinskoj namiri s tekstom "za izvršenje tog i takvog sporazuma". Pravilnik () ne kaže da se gotovinski izdaci vezani uz postupanje pravne osobe mogu platiti isključivo izdavanjem novca za izvješće - jednostavno propisuje pravila za slučaj kada se takvi troškovi plaćaju izdavanjem novca za izvješće.

No, ipak bi bilo korisno u ugovor s izvođačem dodati klauzulu, gdje će se dati popis troškova na teret organizacije potrebnih za izvršenje ugovora i gdje će se reći da se novac može izdaje izvođaču iz blagajne. A u RKO-u se pozovite na ovu konkretnu klauzulu ugovora.

Odgovorne osobe plaćaju bankovnim prijenosom osobnom karticom, unatoč činjenici da su u početku dobivale gotovinu za troškove.

Knjigovodstvene isprave svjedoče o transakciji bezgotovinskim plaćanjem. Federalna porezna služba smatra da je moguće uzeti u obzir troškove plaćene karticom (dopis Federalne porezne službe od 22.06.2011. br. ED-4-3 / 9876).

Niste to zaboravili prilikom prijenosa sredstava na osobne bankovne kartice zaposlenicima za plaćanje kućanskih potreba (roba, materijal) redoslijedom na računovodstvena politika organizacija treba predvidjeti odredbe koje određuju postupak namirenja s odgovornim osobama koje koriste njihove osobne bankovne kartice (pismo Ministarstva financija Ruske Federacije od 25. kolovoza 2014. br. 03-11-11 / 42288).

U stupcu "Kupac" računa o prodaji, BSO je upisano "Privatna osoba"

Ako odgovorna osoba ne traži od prodavatelja da izradi dokumente za organizaciju, prodavač će u stupcu "Kupac" napisati "Privatna osoba". Može li se takav račun obračunati kao trošak?

U svrhu smanjenja oporezive osnovice poreza na dohodak porezni obveznici imaju pravo uzeti u obzir takve račune. Troškovi u svrhu oporezivanja prihvaćaju se prema uvjetima iz klauzule 1: troškovi moraju biti opravdani i dokumentirani.

Ispravno izrađeni primarni dokumenti (putni listovi, akti) mogu potvrditi troškove. Prema čl. 9. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, svaka činjenica gospodarskog života podliježe registraciji u primarnoj računovodstvenoj ispravi. Istodobno, obrazac takvog dokumenta mora sadržavati obvezne podatke utvrđene stavkom 2. čl. 9 Zakona br. 402-FZ:

• Naslov dokumenta; datum pripreme dokumenta; naziv organizacije u ime koje je dokument sastavljen;
• sadržaj poslovna transakcija; brojila poslovnih transakcija u naravi i novčane uvjete; nazive radnih mjesta osoba odgovornih za obavljanje poslovne transakcije i ispravnost njezina izvršenja;
• osobni potpisi navedenih osoba.

Zahtjev "Kupac" ne odnosi se na obvezne rekvizite. Dakle, nepostojanje ovog atributa ili naznaka u imenu kupca "Pojedinac" ne sprječava prihvaćanje troškova računa.

Zaposlenik je o svom trošku kupovao robu i materijal i donosio čekove. Kako se ti troškovi mogu nadoknaditi?

Porezne vlasti drugačije procjenjuju takve situacije. U nekim slučajevima zaposlenik se smatra odgovornom osobom, u drugim se operacija smatra stjecanjem imovine od zaposlenika.

Jedan od opcije može doći do zaključenja ugovora o ustupanju sa zaposlenikom (). U tom slučaju, organizacija upućuje zaposlenika da pronađe i kupi određenu robu i materijal s navedenim karakteristikama i obvezuje se nadoknaditi zaposleniku troškove nastale stjecanjem ove nekretnine.

Postoji li maksimalni iznos koji se može dati odgovornoj osobi? Za koje je razdoblje dopušteno izdavanje odgovornih sredstava?

Ne postoji zakonsko ograničenje iznosa novca koji se može izdati zaposleniku. Također, ne postoji jedinstveno maksimalno razdoblje za korištenje obračunskih iznosa.

Napomena: Primjer popunjavanja unaprijed izvješće tijekom službenog putovanja.docx 25 Kb

Tablica na poleđini izvješća također je nepotrebna.

Potvrda, koja je anakronizam ispod linije reza, također se izbacuje, već dugo nema nikakve koristi, te se stoga može sigurno baciti.

Što ostaviti na obrascu za predujam ?

Podaci o prethodnom predujamu - stanje ili prekoračenje. Omogućuju vam da na prvi pogled vidite postoje li nepodmirene obveze između vas i zaposlenika.

Podaci o prijavi, tj. popratni dokumenti, potvrde o prodaji, također je bolje ostaviti. Uostalom, takvi su papiri važni i sastavni dio izvješće. Bez njih jednostavno ne možete potvrditi troškove. Vidi, na primjer, pismo Federalne porezne službe Rusije za Moskvu od 19. srpnja 2012. br. 17-15/64647.

Preuzimanje obrasca: Excel (48 kb)

Kako odražavati u računovodstvenom odbitku organizacije od plaće djelatniku salda obračunskog iznosa izdanog za putne troškove koji mu nije pravodobno vraćen?

1. 
   Daju se pojašnjenja o gotovinskom prometu i gotovinskoj disciplini u 2014. u skladu s nacrtom Direktive Središnje banke Ruske Federacije br. 3210-U. Opisuje se obračun gotovine na blagajni, vođenje i popunjavanje blagajničke knjige za poduzetnike pojedinačne. S obzirom na izračun stanja, uzorak i mogućnost preuzimanja obrasca gotovinskog limita i naloga.
2. 
   Navedeni redoslijed korištenja pravna lica i individualni poduzetnici gotovine primljene na svojim blagajnama, kao i maksimalni iznos.

Odgovorna sredstva izdaju se zaposleniku za troškove koji su izravno povezani s radom organizacije u kojoj je zaposleni. Na primjer, to može biti putni novac ili financijska sredstva koja se mjesečno izdvajaju za kupnju tiskanog materijala ili plaćanje materijala za tiskanje.

Izdavanje novca na račun vrši se određenim redoslijedom, koji zahtijeva poštivanje svih pravila. Prije svega, mora biti napisana izjava odgovorne osobe o potrebi dodjeljivanja sredstava za njega troškovi proizvodnje. Zahtjev se sastavlja i kada su sredstva potrebna čelniku poduzeća, jer ti troškovi moraju biti predmet knjigovodstvenih knjiženja.

Primiti odgovorna sredstva Moguće je i u gotovini na blagajni poduzeća i na bankovnoj kartici. Što se tiče razdoblja za koje se novac izdaje, određuje ga čelnik tvrtke.

Kako je proces izdavanja sredstava odgovoran? Koje nijanse trebaju biti svjesni zaposlenika poduzeća? I kako se vrši provjera troškova?

Središnji detalji

Sve odgovorne osobe koje su primile novac za troškove proizvodnje dužne su u propisanom roku dostaviti potpuni obračun na što su utrošena sredstva poduzeća. Račun troškova dostavlja se računovodstvu poduzeća, kojemu se moraju priložiti računi i čekovi od kupnje, hotelskih pristojbi, putnih troškova itd.

Pravila izdavanja odgovorni novac, kao i daljnje izvješćivanje o troškovima, ustanovljen Redom obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji. Dakle, prema njima, poduzeća imaju pravo izdavati odgovorna sredstva ne samo zaposlenicima glavnog ureda, već i podružnicama koje nisu neovisne.

Osim toga, zakonodavstvo o odgovornim sredstvima utvrđuje sljedeće:

• izdavanje novca zaposlenici mogu obavljati samo u svrhu plaćanja troškova vezanih za djelatnost poduzeća (na primjer, plaćanje službenog puta);
• osoba koja je primila odgovorna sredstva dužna je u roku od tri radna dana, nakon isteka roka navedenog u zahtjevu prilikom izdavanja novca, odnosno od dana dolaska sa službenog puta, prijaviti utrošenu svotu računovođi poduzeća;
• zaposlenici organizacije koji prethodno nisu obračunali prethodno izdani obračunski novac ne mogu primiti nova sredstva.

Što se tiče prijenosa izdanog novca na treću osobu, odgovorna osoba nema pravo obavljati takve transakcije.

Glavna osnova za izdavanje odgovornih sredstava je nalog direktora poduzeća. Međutim, bez pristanka zaposlenika za primanje novca, računovodstvo ih nema pravo izdati zaposleniku.

Za primanje putne ili reprezentativne gotovine, odgovorna osoba mora napisati odgovarajuću prijavu, navodeći iznos, razdoblje korištenja novca i podatke o svrsi njihovog izdavanja.

Zahtjev se sastavlja u slobodnom obliku, jer ne postoje posebni obrasci za dobivanje odgovornih sredstava. Približan uzorak prijave možete zatražiti od računovodstvenog službenika.

Općenite točke

Postupak za obavljanje gotovinskih transakcija nema točno utvrđen iznos koji je dopušteno izdavati na računu. Organizacija samostalno utvrđuje iznos ekonomskih i operativnih troškova, ovisno o vrsti njihove namjene.

Isto se odnosi i na vrijeme korištenja sredstava: računovodstvo ih postavlja u skladu s nalogom voditelja organizacije. Štoviše, ako je u nalogu navedeno da su sredstva izdana, na primjer, na šest mjeseci, tada ih zaposlenik nije dužan vratiti prije vremena ili podnositi mjesečno izvješće o troškovima.

Iznimka je osobna inicijativa, u ostalim slučajevima nitko nema pravo prisiliti odgovornu osobu na sastavljanje unaprijed izvješće prije isteka roka valjanosti novca.

Novčana obračunska sredstva izdana zaposlenicima za plaćanje kućanskih potreba, naknadu troškova za nabavu benzina ili putnih troškova u javni prijevoz izdana određenom krugu osoba. Popis ovih zaposlenika utvrđuje čelnik organizacije i on ga odobrava.

Novčana sredstva po izvještaju za službena putovanja izdaju se u iznosu utvrđenom na specifično poduzeće. Određuje količinu upravljanja organizacijom. Ako je potrebno, može se povećati.

Osnova za izdavanje putnih naknada je nalog voditelja o upućivanju djelatnika na službeni put.

Ako zaposlenik organizacije u zahtjevu za izdavanje ne navede razdoblje za koje prima novac, tada će izvješće o troškovima morati podnijeti u roku od tri radna dana nakon što ga primi.

Nalog i dokumenti

Osnova postupka za izdavanje odgovornih sredstava je izrada naloga višeg rukovodstva. Samo na temelju toga, računovodstveni odjel organizacije ima pravo otpisati dogovoreni iznos s glavnog računa poduzeća za troškove proizvodnje. Obrazac narudžbe može se preuzeti na Internetu ili sastaviti u slobodnom obliku, čiji se primjer također lako može pronaći na Internetu.

Narudžba mora sadržavati sljedeće podatke:

• popis osoba koje imaju pravo na izdavanje odgovornih sredstava;
• radna mjesta zaposlenika;
• iznosi koji se izdaju na temelju izvješća;
• razdoblje korištenja sredstava;
• datum podnošenja unaprijed izvješća.

Svi zaposlenici koji imaju pravo na izdavanje novca za daljnje izvještavanje moraju u bez greške upoznaju se s narudžbom i stave svoje potpise, čime potvrđuju činjenicu da su pročitali narudžbu i da su suglasni s primanjem sredstava.

Također, s tim osobama se nužno sklapa ugovor o odgovornosti, a tek nakon toga mogu ići na blagajnu po primanje gotovine.

Koji su dokumenti potrebni za prijavu obračunskih troškova?

Zakonodavstvo Ruske Federacije o vođenju gotovinskih poslova utvrđuje popis dokumenata koji se moraju dostaviti prilikom izdavanja novca za izvješće:

• , koji sadrži razlog za izdavanje sredstava, kao i podatke o inicijatoru izdavanja i primatelju (napomena nije potrebna ako je inicijator direktor poduzeća);
• , koji sastavlja i ovjerava pročelnik;

Ako se sredstva terete s računa organizacije za troškove proizvodnje povezane s radnim zadacima, za primanje gotovine može se dodatno tražiti jedan od sljedećih dokumenata:

• putna potvrda;
• knjiga upisa poslovnih putnika;
• radni zadatak;
• punomoć za plaćanje troškova u ime društva;
• knjiga računa raspoloživih punomoći.

Zašto i glavni ciljevi

Odgovorna plaćanja vrše se za plaćanje troškova potrebnih za normalna operacija poduzeća. Ta se sredstva izdaju i zaposlenicima tvrtke i izvođačima koji su organizaciji pružili svoje usluge.

Zakonodavstvo utvrđuje popis glavnih troškova koje tvrtka ima pravo nadoknaditi odgovornim novcem.

Dakle, svrha plaćanja može biti sljedeća:

• plaćanje službenih putovanja (službeno putovanje);
• iznajmljivanje stambenog prostora za zaposlenika o trošku tvrtke;
• za nabavu inventara;
• troškovi zabave;
• plaćanje radova i usluga izvršenih za organizaciju;
• kupnja pisaćeg materijala i kućanskih potrepština za urede poduzeća itd.

Zabranjeno je uključivanje odgovornih sredstava u glavnom protok novca organizacije: izvršiti velike nagodbe između poduzeća i privatnih poduzetnika. Maksimalno ograničenje, koji direktor ima pravo izdati prema izvješću za operacije povezane s povećanjem dugotrajne imovine, ne prelazi 100 tisuća rubalja.

Rokovi

Preduvjet za odgovorna plaćanja je dostavljanje cjelovitog izvješća o troškovima računovodstvu. dostaviti nakon isteka roka za korištenje sredstava, odnosno tri dana nakon njegovog isteka.

Izdavanje novca na račun vrši se za razdoblje koje naznači uprava društva. Svako poduzeće samostalno utvrđuje ne samo iznos, već i trajanje korištenja novca prema izvješću.

Činjenica je da zakon ne predviđa konkretne rokove za povrat tih sredstava. Organizacije ih mogu izdati, na primjer, i na tri dana i na šest mjeseci. Za svakog djelatnika ravnatelj sam određuje vrijeme za prijavu.

Tvrtka ima pravo izdati novac prema izvješću kako zaposlenicima u svom osoblju tako i ugovornim organizacijama. Međutim, kod potonjeg od njih mogu postojati problemi povezani s podnošenjem unaprijed izvješća.

Činjenica je da su česti slučajevi angažiranja nesavjesnih izvođača koji, znajući da nisu navedeni u tvrtki i da im ne mogu zadržati nikakva sredstva, jednostavno ne ispunjavaju svoju obvezu podnošenja troškovnika, što stvara probleme u računovodstvu tvrtke. odjelu.

Što učiniti u ovom slučaju? Sredstva bi se trebala izdavati za vrijeme rada nezaposlenog poduzeća tek nakon što izvođač potpiše papire o odgovornosti prema tvrtki. Također, uprava organizacije, u svrhu reosiguranja, ima pravo napraviti neke izmjene u ugovoru, na primjer, naznačiti da će u slučaju zakasnelog podnošenja izvješća kazna od 1% za svaki dan kašnjenja naplatiti na iznos koji je izdat izvođaču.

Osim toga, prilikom izdavanja sredstava za izvješće potrebno je pridržavati se sljedećih pravila:

• prilikom prijenosa novca na bankovnu karticu, računovođa treba navesti svrhu plaćanja kao odgovornu;
• zahtjev za primanje sredstava mora sadržavati podatke o obliku izdavanja: gotovinski ili bezgotovinski;
• uputiti zaposlenika da se sredstva koja je primio ne mogu prenijeti na druge zaposlenike, inače se ne mogu izbjeći poteškoće tijekom provjere;
• nemojte podizati novac bez prethodnog napisa odgovorna osoba izjave, inače će se tvrtka suočiti s kaznom od 50 tisuća rubalja;
• novac potrošen u strana valuta, kada se izvješćivanje treba pretvoriti u rublje.

U potonjem slučaju, za točniji izračun troškova, zaposlenik mora imati dokument koji potvrđuje tečaj po kojem je izvršio zamjenu. Ako takav dokument ne postoji, računovodstvo će pretvoriti valutu u rublje prema trenutnom tečaju Središnje banke Ruske Federacije.

Nijanse postupka

Novi obračunski novac moguće je izdati tek nakon predujma radnika za prethodno primljena sredstva za troškove. Ako zaposlenik ima nepodmirene dugove na tu činjenicu, tada će mu ispisujući novac, tvrtka prekršiti gotovinsku disciplinu, što je kažnjivo novčanom kaznom.

Što se tiče podnošenja izvješća, ono se provodi u pisanom obliku. Zakonodavstvo predviđa poseban obrazac obrasca koji se ispunjava, kao i popis obveznih dokumenata koji se moraju predočiti radi dokazivanja nastalih troškova.

Predujam podnosi radnik u roku od tri dana od završetka službenog puta ili roka navedenog u zahtjevu za izdavanje.

Stvari koje treba zapamtiti

Od zaposlenika je potrebno zahtijevati izvješće o troškovima za primljena sredstva samo ako je novac za troškove primio unaprijed. Ako je potrošio osobni novac, koji je tvrtka kasnije nadoknadila izdavanjem računa, onda ne bi trebao podnositi predujam. U ovom slučaju, prije izdavanja novca, dovoljno je od zaposlenika uzeti zahtjev za naknadu troškova u interesu poduzeća i dokumente koji ih potvrđuju: račune, čekove, račune itd.

Ako zaposlenik ne predoči relevantne dokumente, tada će porezna tijela tijekom revizije odgovorna sredstva smatrati profitabilnima i na njih će se naplatiti porez na dohodak.

Što se tiče povrata preostalih sredstava, zaposlenik ih ima pravo vratiti na bilo koji način koji mu odgovara:

• u gotovini na blagajni;
• na račun tvrtke.

Međutim, u ovom slučaju može doći do problema sa samom bankom. Da, neke financijske institucije odbiti primiti gotovinu ako ih je tvrtka izdala elektroničkim putem.

Kako biste izbjegli ovaj problem, prilikom prijenosa sredstava putem banke ne morate to spominjati odgovorni povrat. Najbolje je novac naznačiti kao razne potvrde, ili poništenjem Obavijest o kreditu, vratiti ostatak sredstava radniku i izvršiti povrat kao zadržavanje duga od plaće.

Kontroverzni trenuci i provjera

Često se prilikom primanja i izdavanja odgovornih sredstava javljaju problematična pitanja koja se moraju rješavati odmah i na licu mjesta. Često neiskusni računovođe odgađaju svoju odluku za kasnije i ispišu zaposleniku potreban iznos, što onda završava novčanim kaznama ili otkazom.

Tablica u nastavku prikazuje primjere kontroverznih pitanja koja se često pojavljuju:

Gotovina iz blagajne

Da bi poduzeće moglo izdavati gotovinu po izvještaju mora imati blagajnu. Iz tog razloga, odgovorni novac može se primiti samo putem blagajne. trgovinska organizacija, koja provodi posebnu za takve svrhe.

Svi iznosi izdani iz blagajne, bilo da je riječ o plaći ili sredstvima za troškove poduzeća, raspoređuju se zaposlenicima na temelju isplatnica, koji sadrži sljedeće podatke:

• podaci o zaposleniku koji je primio novac;
• iznos;
• posebne namjene;
• broj narudžbe;
• rok korištenja;
• Datum izdavanja.

Veličinu obračuna određuje direktor društva, a podiže i potreban iznos s tekućeg računa društva. Ako vam ne treba puno novca, onda ga možete uzeti iz blagajne u blagajni u trenutku kada se zaposlenik prijavio.

Shema za direktora

Izdavanje odgovornih sredstava za čelnika društva provodi se na isti način kao i za ostale zaposlenike. Zakon ne predviđa nikakve posebnosti i privilegije u dobivanju rashodnog novca po izvješću za direktore, jer su oni isti zaposlenici tvrtke kao i svi ostali.

Postupak registracije, kao i u općim slučajevima, počinje izradom naloga i pisanjem prijave. Jedina razlika je u tome što u prijavi nije potrebno napisati "Direktor LLC ...", dovoljno je navesti naziv tvrtke i dokument ovjeriti potpisom i pečatom.

Ako na porezna revizija ako se otkrije činjenica izdavanja odgovornih sredstava direktoru, ali se zahtjev ne pronađe, tvrtka se suočava s kaznom od 50 tisuća kuna zbog kršenja zakona o obavljanju gotovinskih transakcija.

Algoritam

Za obračunavanje odgovornih sredstava, zakonodavstvo uspostavlja određeni postupak koji se sastoji od nekoliko faza:

• provjera dugovanja za prethodno izdane iznose;
• sastavljanje prijave;
• izvršenje naloga za trošak;
• knjiženje naloga na blagajni;
• provjera blagajničke knjige.

Zahtjev u slobodnoj formi piše se na ime čelnika poduzeća i osobno od strane zaposlenika za kojeg će se novac dodijeliti. Mora naznačiti iznos gotovine i razdoblje korištenja.

Troškovni nalog izdaje glavni računovođa, blagajnik ili upravitelj poduzeća. Potpisuje ga i računovođa ili direktor, ovisno tko je od njih na radnom mjestu.

Prije izdavanja sredstava blagajnik je dužan provjeriti primljeni potrošni materijal, kao i provjeriti identitet odgovorne osobe traženjem putovnice ili drugog dokumenta.

Nakon toga se u blagajnu upisuje zaprimljeni nalog i izdana sredstva za izvještaj. Računovođa je odgovoran za ovaj proces. glavni računovođa ako su odsutni na radnom mjestu, upis vrši ravnatelj.

Refleksija u računovodstvu

Svi novčani rashodi društva iskazani su u računovodstvenom izvješću. Osim toga, svaki financijska transakcija ima svoj vlastiti skup kodiranja Porezni broj RF.

Dakle, ako su računi izdani za uredske ili kućanske troškove, ili za plaćanje radovi na popravci za poduzeće, zatim u porezno računovodstveno izvješće ovu operaciju provodi se prema 44-FZ - saveznog zakona vezano za područje prodaje, usluga i rada na osiguravanju općinskih i državnih potreba.

Knjigovodstveni unos za izdavanje novca po izvještaju vrši se na dan terećenja sredstava s općeg računa društva. Ako u porezno izvješće ne označite ta sredstva kao odgovorna, tada će Federalna porezna služba to shvatiti kao kršenje. Osim toga, naplata poreza bit će povučena od odgovorne osobe za primanje ovog novca.

Sva računovodstvena izvješća poduzeća održavaju se u programu 1C, odgovorna sredstva nisu iznimka. U slučaju neotplate salda novca ili izvješća o troškovima u utvrđenom roku, nedostajući iznos se odražava i na kredit - namirenje s odgovornim osobama, i na dugovanje - manjkovi i gubici.

U budućnosti se nedostajući iznosi otpisuju i unose u program kao naknade osoblju ili plaćanja za druge transakcije rashoda. Sama neiskorištena akontacija se odbija od plaće odgovorne osobe koja je također predmet knjigovodstvenih knjiženja.

Na našem forumu vrlo često postoje pitanja vezana uz izdavanje gotovine pod izvješćem. Kako bismo pomogli računovođama početnicima, odlučili smo sastaviti algoritam za izdavanje gotovine na izvješću, kao i razgovarati o tome kako se nositi s dvosmislenim situacijama koje nastaju pri radu s "odgovornicima".

Algoritam podizanja gotovine

Možda će biti potrebno izdati gotovinu zaposleniku za izvješće, na primjer, kako bi se:

• kupnja inventara;
• troškovi službenog puta;
• nagodbe po ugovorima koji se sklapaju u ime organizacije.

Glavni dokument koji utvrđuje pravila za izdavanje sredstava prema izvješću je instrukcija Banke Rusije od 11. ožujka 2014. br. gotovinski promet individualnih poduzetnika i malih poduzetnika” (u daljnjem tekstu Uputa). Za izdavanje gotovine po izvješću, u općem slučaju, preporučujemo da se pridržavate sljedećeg algoritma:

Korak 1: provjerite dug

Navedite ima li zaposlenik dugovanja za prethodno primljena sredstva prema izvješću. Ako zaposlenik nije prijavio prošle iznose, tada je nemoguće izdati novi iznos.

Korak 2: nabavite prijavu

Zaposlenik mora podnijeti zahtjev voditelju za izdavanje sredstava prema izvješću. ujednačen oblik nema deklaracije, pa se može primijeniti proizvoljni obrazac. Tekst prijave mora sadržavati:
- iznos gotovine;
- razdoblje izdavanja.
Ravnatelj se mora dogovoriti o izdavanju novca te staviti svoj potpis i datum na zahtjev (podstav 6.3 Direktive). Nemoguće je izdati gotovinu po izvješću bez prijave (osim u slučajevima kada je za namirenja unesena korporativna bankovna kartica).

Korak 3: Izdajte novčani nalog za trošak

Nakon zaprimanja zahtjeva izdajte novčani nalog za trošak. odobreno Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 18.08.98 br. 88.
Novčani nalog se može izdati (podčlanak 4.2, točka 4 Direktive):
- glavni računovođa;
- računovođa ili drugi službenik (uključujući blagajnika) naveden u upravni dokument ili službenik organizacije, pojedinac s kojim je sklopljen ugovor o pružanju računovodstvenih usluga;
- Voditelj (u odsutnosti glavnog računovođe i računovođe).
Novčani nalog mora potpisati glavni računovođa ili računovođa. U slučaju njihove odsutnosti - od strane voditelja (podtočka 4.3., točka 4. Direktive).

Korak 4: Predajte narudžbu blagajni

Blagajnik provjerava primljeni nalog. Ako nema pogrešaka, tada se nakon predočenja putovnice ili drugog osobnog dokumenta zaposleniku izdaje gotovina (podstavak 6.1., stavak 6. Direktive). Nalog za gotovinu potpisuju primatelj i blagajnik.

Korak 5: Provjerite blagajnu

Prema izdanom nalogu, blagajnik mora izvršiti upis blagajnička knjiga. U tom slučaju se s podacima ovjeravaju upisi u blagajnu novčani dokumenti glavni računovođa ili računovođa (u njihovoj odsutnosti, voditelj) i potpisana od strane osobe koja je provela navedeno usklađivanje (podtočka 4.6., točka 4. Direktive).

Ako poduzeće nema blagajnika (zaposlenika, službene dužnostišto uključuje obavljanje gotovinskog prometa), tada upravitelj može potpisati nalog za gotovinu i izdati gotovinu (stav 4. Direktive).

Prethodno izvješće

Zaposlenik koji je primio novac mora ih obračunati, odnosno podnijeti predujam. Izvješće se mora podnijeti u roku od tri radna dana od datuma (podčlanak 6.3, točka 6 Direktive, točka 26 "Pravila o službenim putovanjima", odobrenog Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. listopada 2008. br. 749):

Istek roka na koji je novac izdan;
- povratak sa službenog puta;
- povratak na posao (na primjer, nakon godišnjeg odmora ili bolesti, ako rok za izdavanje novca padne u to razdoblje).

Izvješću se moraju priložiti dokumenti koji potvrđuju troškove (na primjer, prodajne i gotovinske primitke).
Prethodno izvješće prezentira se glavnom računovođi ili računovođi, au njihovoj odsutnosti - voditelju.
Osoba kojoj se predaje predujam provjerava ciljano trošenje sredstava, dostupnost popratnih dokumenata, ispravnost njihovog izvršenja i obračun iznosa. Nakon toga unaprijed izvješće odobrava voditelj. Razdoblje u kojem se provodi provjera ovog izvješća, njegovo odobrenje i konačno obračunavanje određuje voditelj (podtočka 6.3., točka 6. Direktive). Nakon odobrenja predujma, obračunski iznosi se otpisuju. No, događa se da je zaposlenik potrošio manje ili više novca nego što je dobio po prijavi. Kako biti u tim slučajevima?

Manje potrošeno

Da bi prihvatio preostali novac, glavni računovođa treba sastaviti i potpisati dolazni nalog za gotovinu, koji posebno odražava iznos novca koji se vraća.

Potrošeno više

Nakon odobrenja predujamnog izvješća od strane čelnika organizacije, prekoračenje treba vratiti zaposleniku prema utroškom blagajničkom nalogu, čiji se podaci unose u predujam.

Ako se novac ne vrati

Ako predujam nije odobren ili se stanje ne vrati, tada se novac može zadržati od plaće (članak 137. Zakona o radu Ruske Federacije). Za to trebate:

• dobiti suglasnost zaposlenika za zadržavanje odgovarajućeg iznosa (ako zaposlenik ne pristane na zadržavanje, novac se može naplatiti putem suda);
• u roku od mjesec dana od datuma isteka razdoblja utvrđenog za povrat odgovornih sredstava, izdati nalog čelnika organizacije za zadržavanje (ako propustite rok, novac ćete morati vratiti na sudu);
• upoznati s nalogom zaposlenika (pismo Rostruda od 09.08.07. br. 3044-6-0).

Dvosmislene situacije

Zahtjevi za izdavanje novca prema izvješću se stalno mijenjaju. Kako bi se izbjegle pogrešne izračune u radu, danas je potrebno voditi se Uputom Banke Rusije od 11. ožujka 2014. Međutim, glavne greške ne nastaju zbog nepoznavanja novih normi zakonodavstva. Razlog za njih je prije u navici pogrešnog izvođenja ove ili one operacije prilikom obrade sredstava. To je ono o čemu ćemo govoriti u ovom članku.

Greška broj 1. Bez izjave

Sredstva se izdaju uz prijavu bez zaprimanja zahtjeva osobe kojoj se novac prenosi. Na primjer, tvrtka mora hitno napraviti ovjerene kopije dokumenata kako bi stigla na vrijeme, računovođa jednostavno izdaje sredstva bez potrebe da zaposlenik podnese odgovarajuću molbu. Nakon toga, nitko se također ne sjeća takvog papira. Međutim, izostanak izjave je greška. Prema stavku 6.3. Upute br. 3210-U za izdavanje gotovine na račun izvještaja o troškovima vezanim uz obavljanje poslova, izdat se troškovni novčani nalog na obrascu 0310002. Takav papir mora se izraditi na pisani zahtjev odgovorne osobe, koji se izrađuje u bilo kojem obliku i koji sadrži zapis o iznosu gotovine io razdoblju na koji su izdani, potpis voditelja i datum.

Greška #2: nepotrošen novac

Sredstva izdana po izvještaju, a neutrošena, moraju se vratiti u blagajnu poduzeća u roku od tri dana. Bit će pogreška ako zaposlenik to ne učini. Kao i ako puno kasnije vrati sredstva ili se trošak ne potvrdi primarni dokumenti.

U smislu klauzule 6.3 Direktive br. 3210-U, odgovorna osoba je dužna ili podnijeti predujam ili vratiti gotovinu.

Direktor je uzeo novac s blagajne tvrtke, ali ga je isti dan vratio. Sljedećeg dana glava je uzela još 144.000 rubalja. Kao rezultat toga, inspekcija je tvrtku smatrala odgovornom prema dijelu 1. članka 15.1. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije. I suci su se složili s njom...

Kako bi se izbjegle pogreške, preporučljivo je unaprijed upoznati zaposlenika s potrebom povrata sredstava. To se može učiniti tako da ga pustite da čita interne dokumente poduzeća utvrđujući obvezu povrata novca izdanog na temelju izvješća, odnosno propisuju odgovarajuće obveze ugovorom o radu. Drugi izlaz iz situacije je sastavljanje unaprijed izvješća.

Ako zaposlenik u propisanom roku nije vratio nepotrošeni obračunski iznos, poslodavac je dužan poduzeti mjere za njegovo vraćanje. Za te namjene, sukladno zakonu, ima pravo zadržati nevraćeni predujam od svoje plaće, međutim, uzimajući u obzir ograničenje od 20 posto predviđeno uz svaku isplatu zarade. Takva odluka donosi se najkasnije mjesec dana od dana isteka roka utvrđenog za povrat predujma, a pod uvjetom da zaposlenik ne osporava razloge i iznose odbitka (Dopis Rostruda od 09.08.2007. br. 3044-6-0).

Greška #3: Prethodno izdano

Trgovačka društva i samostalni poduzetnici mogu izdavati gotovinu na račun samo onim osobama koje su prijavile prethodno izdana sredstva. Ako zaposlenik to nije učinio, onda bi bilo pogrešno dati mu novu "srpu" novca.

Prema stavku 6.3 Direktive br. 3210-U, odgovorna osoba je dužna u roku ne dužem od tri radna dana od dana isteka roka za koji je gotovina izdana, odnosno od dana stupanja na posao, predočiti glavnom računovođi ili računovođi (u njihovoj odsutnosti, upravitelju) unaprijed izvješće s priloženim popratnim dokumentima.

Stoga je prije izdavanja sredstava po izvještaju potrebno provjeriti je li zaposlenik prijavio prethodne iznose, je li vratio neutrošena sredstva.

Ova greška često dovodi do sudskog spora. Primjer je odluka Devetog prizivnog suda od 25. veljače 2014. broj 09AP-47328/2013 u predmetu broj A40-144835/13.

Međutim, izračuni pomoću korporativne kartice nisu izjednačeni s gotovinskim plaćanjem, već se priznaju kao bezgotovinski, stoga se navedeno pravilo na njih ne odnosi (odredba Devetog žalbenog suda br. 09AP-10884/2013).

Greška #4: Nema prethodnog izvješća

U nekim slučajevima, izvješće o troškovima, koje potvrđuje trošenje sredstava, može jednostavno biti odsutno u tvrtki, na primjer, izgubljeno je. Druga pogreška je netočno popunjavanje ovog dokumenta, na primjer, takve netočnosti uključuju: izostanak uplate unaprijed; obvezni detalji izvješća; neusklađenost između iznosa izdanih i stvarno utrošenih sredstava, što je potvrđeno primarnim dokumentima; izostanak potpisa odgovorne osobe i glavnog računovođe.

1. Naslov dokumenta;
2. datum njegovog sastavljanja;
3. naziv tvrtke koja je pripremila dokument;
4. sadržaj činjenice gospodarskog života;
5. vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja, s naznakom mjernih jedinica;
6. položaj zaposlenika koji je izvršio transakciju, radnju i odgovoran za njezino izvršenje;
7. potpisi.

Izostanak unaprijed izvješća ili njegovo netočno popunjavanje vrlo je česta povreda. Kako bi se izbjegla takva pogreška, potrebno je provjeriti postojanje izvješća, kao i njegov sadržaj. Kako bi se dokumenti mogli kontinuirano provjeravati, preporučljivo je imenovati osobu odgovornu za reviziju dokumenta. To može biti računovođa ili serviser unutarnja revizija. Relevantne odgovornosti moraju biti upisane sa zaposlenikom.

Greška # 5. Prekršeno ograničenje

Maksimalni iznos namirenja u gotovini prema jednom sporazumu između pravnih osoba, kao i između tvrtki i pojedinačnih poduzetnika je 100.000 rubalja (Uredba Banke Rusije br. 3073-U od 07.10.2013. „O namiri u gotovini”). Ovo ograničenje vrijedi i ako odgovorna osoba kupca polaže gotovinu u blagajnu dobavljača.

Međutim, potrošnja na izdavanje novca od strane zaposlenika prema izvješću provodi se bez uzimanja u obzir maksimalnog iznosa izračuna.

Ne posjedovanje naloga je greška. Kako bi se to izbjeglo, potrebno je računovodstvenom politikom regulirati izdavanje i izvršenje ovog dokumenta. Osim toga, u ugovoru o radu s računovođom potrebno je propisati jasne odgovornosti za izdavanje naloga prilikom upisa sredstava po izvještaju...

Podsjetimo da je ranije bilo ograničenje izdavanja sredstava prema izvješću (Uputa br. 1843-U). I takvu pogrešku mogu otkriti revizori za prethodnim razdobljima, u sklopu trogodišnje revizije. To znači da je prerano za opuštanje.

Ako je moguće, izvršite uplate bankovnim prijenosom. Izračune s "živim" novcem preporučuje se samo u hitnim slučajevima, na primjer, tvrtki su potrebne olovke ili papir za pisač.

Greška broj 6. Nema primarnih dokumenata

Svaka činjenica o gospodarskoj djelatnosti društva mora biti potvrđena primarnim dokumentima. Međutim, tvrtke često zaborave izdati takve dokumente.

Člankom 9. Zakona "O računovodstvu" utvrđeno je da primarni knjigovodstvena isprava mora se sastaviti u trenutku izvršenja činjenice gospodarskog života, a ako to nije moguće - odmah nakon njegovog završetka. Utrošak sredstava mora biti dokumentiran. Na primjer, ček, potvrda, akt o preuzimanju i prijenosu, račun, željezničke i zrakoplovne karte, nalozi za plaćanje.

U nedostatku primarnih dokumenata bit će nemoguće potvrditi da su sredstva potrošena točno za namjene koje je zaposlenik naveo u predujmu. Službenici će na to svakako obratiti pozornost tijekom revizije.

Greška broj 7. Samo ček

Prilikom plaćanja robe (radova, usluga) u gotovini za dokumentarnu potvrdu troškova, uz blagajnički ček potrebni su i drugi primarni dokumenti koji ukazuju na povezanost nastalih troškova s ​​aktivnostima poduzeća usmjerenim na ostvarivanje prihoda. Takva pojašnjenja data su u pismu Federalne porezne službe Rusije od 25. lipnja 2013. br. ED-4-3 / [e-mail zaštićen]

Stoga nije dovoljno da odgovorna osoba uzme samo ček kako bi potvrdila da su troškovi napravljeni u korporativne svrhe.

Kako biste izbjegli sporove, potrebno je u lokalnom aktu navesti koji dokumenti potvrđuju troškove, kao i uputiti zaposlenike koje papire trebaju prikupiti.

Greška broj 8. Ne postoji novčani nalog

Uzimajući zahtjev odgovorne osobe za izdavanje sredstava za izvješće, računovođa može zaboraviti izdati novčani nalog. Međutim, oblik takvog dokumenta je čak i dokumentiran. Prema stavku 6.4 Direktive 3210-U, izdavanje iz blagajne pravne osobe odvojena podjela Gotovina potrebna za obavljanje gotovinskog prometa obavlja se na način koji utvrdi pravna osoba, prema utroškom blagajničkom nalogu 0310002.

Dakle, nepostojanje naloga je greška. Kako bi se to izbjeglo, potrebno je računovodstvenom politikom regulirati izdavanje i izvršenje ovog dokumenta. Osim toga, u ugovoru o radu s računovođom potrebno je propisati jasne odgovornosti za izdavanje naloga prilikom upisa sredstava za izvješće.

Greška broj 9. Obračun poreza na dohodak

Ako zaposlenik nije vratio novac, ta sredstva se smatraju njegovom dobrom. Međutim, može nastati situacija kada zaposlenik nije vratio gotovinu zbog zaborava. Ili je, na primjer, novac stvarno potrošio, ali ga nije prijavio, jer je otišao na službeni put.

Trezor smatra da oprost duga može proizaći iz oporezive koristi. U jednom od svojih pisama, stručnjaci odjela naveli su da će na dan oprosta duga zaposlenik dobiti pravo raspolaganja sredstvima i da će imati oporezivi prihod (Pismo Ministarstva financija Rusije od rujna 24. 2009. broj 03-03-06 / 1/610).

Maksimalni iznos gotovinskih nagodbi po jednom sporazumu između pravnih osoba, kao i između tvrtki i pojedinačnih poduzetnika je 100.000 rubalja ...

Međutim, sudovi se ne slažu s takvim stavom. Arbitri smatraju da sve dok je vjerojatno da će se zaposlenik prijaviti, postoji mogućnost zadržavanja neiskorištenih iznosa (jer rok nije istekao rok zastare), izdana sredstva ne bi se trebala priznati kao ekonomska korist zaposlenika (Rezolucija Federalne antimonopolske službe Volškog okruga od 1. travnja 2013. br. A55-15647 / 2012.).

Često se građani suočavaju s konceptom "izdavanja novca pod izvješćem".

Ne zna svaki od njih što je to i kako se definira.

Svaki računovođa i drugi pojedinci trebaju se upoznati s procedurom izdavanja novca za izvješće.

Što znači izdati novac pod izvješćem, kakva je potreba za tim

Odgovorni dani su financijska sredstva izdaje se zaposleniku za troškove koji su usmjereni na djelatnost organizacije ili poduzetnika.

To mogu biti poslovni i putni troškovi.

Izdavanje novca po izvješću vrši se sastavljanjem rashoda novčani nalog .

To se radi na temelju pisanu izjavu(sl. desno), kreirana u bilo kojem obliku od strane odgovorne osobe.

Poslodavci moraju imati na umu da je zabranjeno obavljati postupak o kojoj je riječ ako zaposlenik nije ispunio prethodno ugovorene obveze za obavljanje poslova.

Vrijedi napomenuti da se izjave zaposlenika i voditelja sastavljaju na različitim obrascima.

Što regulira izdavanje, rok i visinu iznosa

Gotovina se može izdati po izvještaju radnika za sljedeće namjene:

• nabava inventara;
• stvaranje troškova na službenom putu;
• provedba nagodbi po ugovorima zaključenim u ime poduzeća.

Glavni Dokument koji regulira izdavanje novca prema izvješću i utvrđuje pravila za provođenje ovog postupka je ova uputa Banke Rusije, koja ukazuje na postupak obavljanja gotovinskih transakcija pravnih osoba. osobe.

Ovaj postupak se također odnosi na privatnih poduzetnika. U skladu s ovim uputama, poduzetnici se moraju pridržavati sljedećeg redoslijeda postupka:

1. provjera duga zaposlenika;
2. primanje prijave;
3. registracija računa za gotovinski nalog;
4. prijenos naloga na blagajnu;
5. provjera blagajničke knjige.

Ako organizacija nema zaposlenika koji je odgovoran za obavljanje gotovinskih transakcija, ovaj postupak treba rješavati izravno nadglednik.

voditelj organizacije ili individualni poduzetnik samostalno odlučuje o vremenu i iznosu sredstava izdanih na temelju izvješća.

Ovaj dio postupka ograničeno rusko zakonodavstvo. Iznos izdanih sredstava ne smije prelaziti 100 tisuća rubalja.

Također je vrijedno uzeti u obzir da uvjeti i iznos moraju biti propisani u izjavi odgovorne osobe i potvrđeni potpisom voditelja.

Novac se mora potrošiti unutar uspostavljena termin ili vratio poduzeće tijekom tri dana nakon njegovog isteka.

Ako rokovi nisu određeni, postupak se mora provesti u roku od tri dana od primitka novca za izvješće.

Koji dokumenti su potrebni

Primanje novca po izvješću od strane zaposlenika vrši se podnošenjem odgovarajuće prijave upućene voditelju.

Zakonodavno nema posebnog oblika izjave, pa se generira u proizvoljnom obliku.

Sljedeće informacije moraju biti uključene u tekst:

• iznos novca;
• rok za davanje novca;
• datum podnošenja zahtjeva;
• potpis voditelja ili druge ovlaštene osobe.

U skladu s podstav 6.3 Upute Banke Rusije voditelj je dužan usuglasiti uvjete za izdavanje gotovine zaposlenicima i svojim potpisom potvrditi suglasnost.

Zabranjeno je izdavati novac zaposlenicima organizacije bez odgovarajuće prijave. Iznimka od pravila je kada tvrtka ima bankovnu karticu poduzeća.

Nakon potpisivanja zahtjeva, upravitelj će morati izdati novčani nalog za trošak. Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 18.08.98. br. 88 utvrđuje se narudžbenica KO-2.

U skladu s podstavkom 4.2 stavka 4. Direktive, izvršenje naloga za gotovinu je dostupno:

• glavni računovođa organizacije;
• inače dužnosnici koji imaju ovlasti za provođenje takvog postupka, što je naznačeno u upravnim dokumentima;
• pojedinci koji, prema ugovoru s poduzećem, pružaju računovodstvene usluge;
• upravitelja, ako nema drugih ovlaštenih osoba.

U skladu s podstavkom 4.3. stavka 4. Direktive Banke Rusije, nalog za gotovinu mora potpisati jedna od gore navedenih osoba.

Postupak izdavanja novca i izvješćivanja

Blagajnik poduzeća mora proizvoditi verifikacija primljena narudžba. U nedostatku grešaka, zaposleniku se nakon predočenja osobne isprave daje fiksni iznos novca.

Postupak završava potpisom blagajničkog naloga od strane blagajnika i djelatnika.

Blagajnik također mora izvršiti unos blagajnička knjiga prema ranije izdanoj naredbi. U skladu s podstav 4.6 točka 4 Upute potrebno je ovjeriti dokumente.

Osoba koja provodi ovaj postupak mora se potpisati kao potvrdu točnosti podataka.

Na odsutnost blagajnika u organizaciji svoje poslove može obavljati predstojnik.

Zaposlenik koji je primio financijska sredstva po izvješću obvezuje se podnijeti predujam. Mora se sastaviti u roku od tri dana nakon toga:

• istekom roka navedenog u zahtjevu;
• povratak s poslovnog puta;
• ako ga zbog bolesti ili godišnjeg odmora nije bilo moguće proći na vrijeme, onda nakon odlaska na posao.

DO izvješće zaposlenik mora priložiti dokumente koji potvrđuju svrsishodnost trošenje financija. To mogu biti, na primjer, računi o prodaji.

Izvješće se dostavlja ovlaštenim djelatnicima organizacije ili njezinom ravnatelju.

Osoba koja je primila prijavu od zaposlenika mora provjeriti ciljano trošenje sredstava, dostupnost i ispravnost izrade dokumenata, poštivanje rokova i obračun iznosa.

Izvješće unaprijed mora tada odobriti upravitelj.

Na kraju postupka, otpisati odgovorne količine novca.

Nijanse u slučaju izdavanja direktoru

Nakon izmjene pravila za primanje novca po prijavi, postupak je uvelike pojednostavljen. No, i direktor poduzeća treba sastaviti zahtjev ako je to potrebno za obavljanje poslovnih i drugih poslova.

To je zbog činjenice da tvrtka ima sličan ugovor o radu i s upraviteljem i zaposlenicima.

Izjava u ime ravnatelja neke razlike, međutim, također se sastavlja u proizvoljnom obliku. U njemu se voditelj izravno obraća tvrtki.

U pojedinim slučajevima ravnatelji ne navode svrhu uzimanja sredstava pod izvješćem, ali to ne bi trebalo činiti kako bi se izbjegli problemi. Također biste trebali navesti termin i iznos novca.

Formulacije se razlikuju od standardna izjava: izgleda da upravitelj sam sebi odobrava isplatu sredstava. Na kraju ravnatelj stavlja datum i potpis, koji će biti dopušteni.

Uobičajene greške u postupku

U postupku izdavanja sredstava prema izvješću često se čine ozbiljne pogreške. Najčešći su:

• Nedostatak izjave. To dovodi do konfliktnih situacija, budući da primici i rashodi nisu dokumentirani.
• Dostupnost nepotrošen fondovi. Novac koji nije utrošen mora se pravovremeno vratiti poduzeću.
• Prisutnost dugova zaposlenika po prethodnim transakcijama. Kao što je već spomenuto, zabranjeno je ponovno izdavati novac zaposleniku dok se ne ispune ranije predviđene obveze.
• Nema unaprijed izvješće. To dovodi do sporova, jer je nemoguće dokazati činjenicu trošenja sredstava ili njihovog vraćanja. Često se ovaj dokument jednostavno izgubi.
• Neblagovremeni završetak postupka i prekoračenje granice. Kako bi se izbjegla ova pogreška, svi njezini uvjeti trebaju biti jasno navedeni u računovodstvenoj politici organizacije.
• Nedostatak primarnih dokumenata. Aktivnosti poduzeća bilo koje vrste moraju biti potvrđene relevantnim primarnim dokumentima. U njihovom nedostatku nemoguće je dokazati svrsishodnost trošenja novca.
• Prisutnost samo čeka kao popratnog dokumenta. Zaposlenik mora imati dokumente koji pokazuju da postoji povezanost kupljene robe i usluga s potrebama poduzeća u obavljanju tih transakcija.
• Nema naloga za gotovinu. Mora ga sastaviti računovođa, što zahtijeva odgovarajuću naznaku u ugovoru o radu sklopljenom između njega i organizacije.
• Obračun poreza na dohodak. Novčani iznos podliježe porezu na dohodak ako ga zaposlenik nije vratio, odnosno nakon što je imao koristi od toga.
• Težina valutnog zakonodavstva. Zakonom je zabranjeno izdavanje sredstava u stranoj valuti. Iznimka je kada zaposlenik odlazi na službeni put u inozemstvo.

Potrebni knjigovodstveni unosi

Izdavanje sredstava zaposleniku po izvješću vrši se knjiženjem D71-K50 ukazujući na operaciju "Zaposleniku je dat novac prema izvješću".

Nakon što su se upoznali s načinom izdavanja novca zaposlenicima prema izvješću, menadžeri i računovođe poduzeća bit će spremni provesti ovaj postupak. Jednako je korisno znati koje se pogreške mogu napraviti u ovom slučaju, što će pomoći da ih se izbjegne.

Predstavljamo vam informativni video na temu članka o čemu tipične greške javljaju se u računovodstvu obračuna s odgovornim osobama.