Inventár múzejných exponátov. O schválení pokynov na účtovanie, skladovanie, používanie a odpis múzejných predmetov muzeálneho fondu Kazašskej republiky. Skladovanie muzeálnych predmetov

Ako zabezpečiť právnu ochranu múzejných zbierok. Účtovanie múzejných predmetov je najdôležitejšou oblasťou múzejnej činnosti, pretože fondy každého múzea vyžadujú fyzickú a právnu bezpečnosť.

Účtovanie múzejných fondov zabezpečuje právnu ochranu múzejných predmetov a zohráva úlohu v dôležitá úloha pri ich štúdiu a používaní.

Účtovná dokumentácia v múzeu vykonáva funkcie identifikácie a registrácie múzejných zbierok, ktoré sú vo verejnej sfére.

Poskytuje právnu ochranu múzejným predmetom a zohráva dôležitú úlohu pri ich štúdiu a využívaní.

↯ Pozor! Nové vzorky sú k dispozícii na stiahnutie: ,

Hlavná vec v materiáli

Účtovná dokumentácia múzea je prísna ohlasovacia dokumentácia, musí byť vedená v papierovej podobe - tlačenej (preberacie a výdajné úkony), ako aj rukopisnej (účtenky, inventárne knihy) a musí byť poskytnutá v origináli.

Účtovnú dokumentáciu je možné duplikovať na elektronické médiá, v tejto podobe však nemá právnu subjektivitu.

Základné doklady štátneho účtovníctva múzejných fondov

Hlavnými účtovnými dokladmi múzejných zbierok sú akty prevzatia, akty vydania, príjmové knihy a inventárne knihy. Všetky informácie o účtovnej dokumentácii múzea a pravidlách jej vykonávania sú uvedené v Pokynoch pre účtovanie a uchovávanie múzejných cenností nachádzajúcich sa v štátnych múzeách ZSSR (kapitola III. Štátne účtovníctvo múzejných fondov) 1985.

✪ Ako automatizovať účtovníctvo pre múzeum, prečítajte si v systéme kultúry.

Odvtedy neboli v tomto návode vykonané žiadne zmeny ani doplnky. V roku 2008 bol vytvorený návrh nového ucelenejšieho Pokynu na organizáciu získavania, účtovania, uchovávania, reštaurovania a využívania múzejných predmetov a múzejných zbierok Múzejného fondu. Ruská federácia, však zostalo projektom. Na základni všeobecné pokyny múzeum môže vypracovať interné pokyny.

Účtovné oddelenie (resp. sektor) je zodpovedné za evidenciu muzeálnych predmetov a zostavovanie účtovnej dokumentácie v múzeu. Správnosť účtovníctva kontroluje vedúci učtárne a hlavný kustod múzea.

Preberacie a vydávacie akty sú primárnymi právnymi účtovnými dokladmi (časť Pokynov na účtovanie a uchovávanie múzejných cenností nachádzajúcich sa v štátnych múzeách ZSSR „Postup pri preberaní a vydávaní predmetov prijatých múzeom“). Akýkoľvek pohyb muzeálnych predmetov, počnúc ich príchodom do múzea, povinné je formalizovaný týmito aktmi.

Prenos múzejných predmetov, ktoré nie sú zdokumentované v dokumentoch, je zakázaný.

Zákony sa vypracúvajú tak na pohyb v rámci múzea (napríklad na odovzdanie veci do reštaurátorských dielní, ak ich má múzeum, alebo prevod od jedného kurátora k druhému, prevod na kurátora od kurátora výstavy), ako aj na presun predmetu na výstavy v iných múzeách, do reštaurátorských dielní, na preskúmanie atď.

Napríklad predtým, ako boli predmety z fondu svetelnej techniky rozdané na vystavenie v inom múzeu, museli byť zreštaurované.

Bol vypracovaný akt interného prevodu predmetov od kustóda Nadácie svetelných zariadení umelcovi-reštaurátorovi, po ktorom boli predmety prevezené do reštaurátorskej dielne v našom múzeu.

Knihy príjmov a inventárne knihy - účtovníctvo múzejných fondov (časť Pokynov na účtovanie a uchovávanie múzejných cenností nachádzajúcich sa v štátnych múzeách ZSSR „Registrácia nových akvizícií“ a „Vedecký inventár múzejných predmetov“).

Účelom pokladničnej knihy je evidencia predmetu, ktorý sa dostal do múzea pod určitým poradovým číslom, stručný popis tohto predmetu, podľa ktorého ho možno nájsť a identifikovať v prípade straty alebo krádeže.

Knihy inventára: účtovníctvo fondov múzea

Všetky predmety prijaté múzeom na trvalé uloženie sa po aktivácii a zvážení na zasadnutí komisie nákupu zásob zapíšu do príjmovej knihy hlavného alebo pomocného fondu do mesiaca. Zápis do pokladničnej knihy je prvým krokom pri evidencii muzeálnej položky.

Účelom pokladničnej knihy je evidencia predmetu, ktorý sa dostal do múzea pod určitým poradovým číslom, stručný popis tohto predmetu, podľa ktorého ho možno nájsť a identifikovať v prípade straty alebo krádeže. Číslo pokladničnej knihy je ihneď vyrazené na samotnom predmete a je uvedené pri akte prijatia predmetu do múzea.

✫ Kde treba poistiť múzejné predmety a čo robiť, ak dôjde k poistnej udalosti, zistite v Kultúrnom systéme

Pri inventarizácii sa vypĺňajú knihy inventára - hlavná forma štúdia, opisu a vedeckej identifikácie muzeálnych predmetov.

Všetky muzeálne predmety prijaté do trvalého užívania múzeom podliehajú inventarizácii.

Múzejné predmety sú rozdelené do fondov v rámci hlavného fondu a evidované v inventárnej knihe konkrétneho fondu. Každá kniha fondu má svoj kód (napr. kniha inventára fondu „Písomné pramene“ má kód „PI“, kniha zásob fondu „Obrazy“ má kód „F“ atď.).

Zamestnanec múzea pred vykonaním zápisu do knihy inventárov predmet prehliadne, opíše, následne zapíše predmet do knihy inventáru a pridelí mu inventárne číslo. Toto číslo sa potom zapíše do knihy príjmov v samostatnom stĺpci a umiestni sa na samotnú položku.

Napríklad naše múzeum zakúpilo zbierku miniatúr. Bola zaradená do Knihy akvizícií a teraz ju kurátorka zbierok Grafika a maľba študuje, podrobne popisuje predmety, študuje odbornú literatúru a skúma históriu predmetov.

Ako sa uistiť, že múzeum má spoľahlivé zabezpečenie, postup v časopise „Príručka vedúceho kultúrnej inštitúcie“

Pravidlá pre zostavovanie aktov a vypĺňanie kníh

Akty o prevzatí a akty o vydaní sa vypracúvajú na počítači podľa osobitného vzoru. Uvádzajú miesto vyhotovenia aktu, dátum, od koho alebo komu, na koho príkaz, za akým účelom a na akú dobu bola vec prijatá alebo odovzdaná.

Na úkonoch sú označené položky, ktoré sa preberajú alebo vydávajú, je v nich uvedený stručný popis, veľkosť, materiál, technika, bezpečnosť veci, jej upevnenie (v ráme alebo pod sklo), predchádzajúce číslo položky (ak prišlo z iného múzea) je uvedený v akte o prevzatí, kód a číslo podľa pokladničnej knihy, ako aj číslo vedeckého inventára pri vydaní.

Pri preberaní veci do trvalého užívania je uvedená aj jej cena, ak má posudok (bol objednaný alebo zakúpený za poplatok).

Zákony schvaľuje riaditeľ múzea a v jeho neprítomnosti osoba, ktorá ho zastupuje. Po podpísaní a schválení riaditeľom sú akty zapečatené pečaťou múzea.

Akty sa vyhotovujú v niekoľkých kópiách (najmenej v troch). Prvá kópia zostáva u hlavného depozitára alebo v účtovníctve; druhá - prevedená na oddelenie, ktorému bola vec prevedená na sklad alebo z ktorej bola vydaná (ak skladovanie vykonáva oddelenie); tretia sa odovzdá proti prevzatiu tomu, kto vec odovzdal alebo prevzal.

✔ Súpis inventárnych kníh a príjmových kníh, stiahnite si šablónu v systéme kultúry.

Samostatne očíslované akty trvalého a dočasného uloženia sú uložené v dvoch rôznych súboroch aktov o prijatí alebo v dvoch rôznych súboroch aktov o vydaní v chronologickom poradí. Na konci roka sa akty očíslujú po stranách, zašnurujú, zapečatia a ponechajú na uloženie v múzeu. Všetky úkony podliehajú registrácii v osobitných knihách evidencie úkonov.

Potvrdzovacie knihy a inventárne knihy múzea musia byť pred vyplnením očíslované, čipkované a zapečatené pečaťou vyššej inštitúcie a tiež podpísané zástupcom tejto inštitúcie.

Akty, pokladničné knihy a inventárne knihy múzea musia byť vyplnené čitateľne, zreteľne, bez šmúh, výmazov a opráv.

Opravy záznamov v týchto dokumentoch sú povolené len v extrémnych prípadoch. Ak je potrebné vykonať zmeny, vykoná sa to červeným perom. Staré (prečiarknuté iba jedným riadkom) a nové záznamy musia byť jasne čitateľné. Na tej istej stránke sa vykoná zodpovedajúci záznam o opravách.

Certifikuje ho riaditeľ a hlavný kustód (vedúci fondov), ved. účtovným oddelením, finančne zodpovednou osobou a je zapečatená pečaťou múzea.

Stĺpce knihy príjmov a knihy zásob sa vypĺňajú takto:

• v stĺpci „Popis položky“ - je uvedený jej názov;
• veľkosť objektu je uvedená v cm (pre obdĺžnikové objekty je uvedená výška a šírka, pre okrúhle objekty - priemer, pre objemové objekty - výška, šírka a hĺbka);
• Všetky existujúce chyby (zlomy, praskliny, triesky) sú uvedené v stĺpci „Bezpečnosť“.

Zodpovednosť za nesprávne alebo neúplné účtovníctvo upravuje interná múzejná dokumentácia, ktorú si vypracúva každé múzeum samostatne s prihliadnutím na jeho špecifiká: Predpisy o účtovníctve a. popisy práce zamestnancov tohto oddelenia.

Všetku zodpovednosť za vedenie účtovnej dokumentácie má spravidla vedúci účtovného úseku (odboru), mieru zodpovednosti ostatných zamestnancov ustanovujú náplň práce, vnútorný pracovný predpis a pracovná zmluva.

Materiál overený odborníkmi Aktion Culture

Múzejné cennosti vyžadujú účtovníctvo!

V Rusku je viac ako 1800 múzeí. Ich zbierky obsahujú takmer 55 000 000 exponátov. Viac ako 250 múzeí sú múzeami umenia so zbierkami diel maľby, grafiky, sochárstva, ľudového, dekoratívneho a úžitkového a divadelného dekoratívneho umenia, ako aj najnovšie typy umenie konca XX. začiatok XXI storočia a fotografie. Nie je prekvapujúce, že účtovníci majú asi toľko otázok, koľko je exponátov v múzeách.

V tomto článku sa pozrieme na účtovanie hodnôt zahrnutých v Múzejnom fonde Ruskej federácie. A v nasledujúcich číslach budeme hovoriť o rozpočtovom účtovaní múzejných predmetov a exponátov, ktoré nie sú zahrnuté v múzejnom fonde Ruskej federácie.

Účtovanie hodnôt zahrnutých do Múzejného fondu Ruskej federácie sa teda vykonáva v súlade so zákonom z 26. mája 1996 N 54-FZ „O múzejnom fonde Ruskej federácie a múzeách v Ruskej federácii. “ (ďalej len zákon) a vyhlášky vlády Ruskej federácie z 12. februára 1998 N 179 „O schválení Predpisov o Múzejnom fonde Ruskej federácie, o Štátnom katalógu Múzejného fondu z r. Ruskej federácie o udeľovaní licencií na činnosť múzeí v Ruskej federácii“ (ďalej len Nariadenia).

Právny aspekt

Múzejný fond je v súlade so zákonom zbierka múzejných predmetov a múzejných zbierok trvalo umiestnených na území Ruskej federácie, ktorých civilný pohyb je povolený len s určitými obmedzeniami.

Zaradenie múzejných predmetov a zbierok do Múzejného fondu Ruskej federácie vykonáva federálny výkonný orgán, ktorý je poverený nariadenie vlády v oblasti kultúry po vykonaní príslušného vyšetrenia.

Múzejné predmety a zbierky sa považujú za zahrnuté v Múzejnom fonde Ruskej federácie odo dňa registrácie príslušnej skutočnosti v Štátnom katalógu Múzejného fondu Ruskej federácie.

Umelecké múzeá, do ktorých boli prevedené múzejné predmety a zbierky zahrnuté do štátnej časti Múzejného fondu Ruskej federácie na operatívne riadenie, sú povinné poskytnúť:

fyzická bezpečnosť a ochrana múzejných predmetov a zbierok;

vedenie a uchovávanie účtovnej dokumentácie súvisiacej s múzejnými predmetmi a zbierkami;

využitie múzejných zbierok na vedecké, kultúrne, vzdelávacie, tvorivé a výrobné účely.

O fondoch

Zbierky múzeí umenia pozostávajú z hlavných a vedecko-pomocných fondov.

Hlavný fond zahŕňa diela všetkých druhov výtvarného, ​​dekoratívneho a úžitkového, pamiatkového umenia, zbierky archeológie, numizmatiky a pod. v súlade s profiláciou múzea.

Výmenný fond možno vyčleniť z hlavného fondu, ktorý pozostáva z múzejných predmetov, ktoré nezodpovedajú profilu múzea, ako aj z kópií navyše (viac ako päť). Múzejné predmety z výmenného fondu možno so súhlasom zriaďovateľa previesť do iných múzeí výmenou alebo bezodplatne. Pri vstupe do múzea sú muzeálne predmety z výmenného fondu evidované ako predmety z hlavného fondu a ich príslušnosť k výmennému fondu je zaznamenaná v osobitnej karte.

Do vedeckého a pomocného fondu patria rôzne reprodukcie (fotokópie, odliatky, figuríny, modely), mapy, schémy, schémy, plány a pod., vyvinuté alebo získané v procese získavania, štúdia a vystavovania muzeálnych zbierok.

V niektorých prípadoch môžu byť vedecké a pomocné materiály prevedené do hlavného fondu (napríklad presné kópie stratených unikátnych predmetov).

Z vedeckého a pomocného fondu možno vyčleniť aj výmenný fond.

Zaradenie predmetov do konkrétneho fondu vykonáva akvizičná komisia múzea a je zdokumentované protokolom, ktorý schvaľuje riaditeľ a opečiatkuje.

Účtovné doklady

Účtovanie múzejných predmetov a zbierok je zisťovanie počtu a zloženia múzejných zbierok, evidencia tohto množstva a zloženia v osobitnej účtovnej dokumentácii za účelom identifikácie múzejných predmetov a zbierok, organizovanie optimálneho uloženia, promptné určenie polohy, sledovanie zmien v zložení a evidencia zbierok múzea. stav zachovania, vedecká štúdia a efektívne využitie.

Účtovanie múzejných predmetov a zbierok sa uskutočňuje v osobitnej účtovnej dokumentácii, pozostávajúcej z hlavných a pomocných dokladov. Medzi hlavné dokumenty patria:

úkony preberania a vydávania múzejných predmetov a múzejných zbierok do trvalého a dočasného užívania,

hlavná kniha zásob (kniha tržieb),

inventár podľa druhov položiek (zbierok),

archívne inventáre (ako inventárne knihy),

špeciálne inventárne knihy na evidenciu položiek z vzácne kovy a drahých kameňov.

Základné účtovných dokladov múzeá sú dokumentárnou súčasťou Štátneho katalógu Múzejného fondu Ruskej federácie.

Podporné účtovné doklady zahŕňajú:

kniha príjmov pomocného fondu,

kniha účtovníctva fondu surovín,

kniha evidencie múzejných predmetov a múzejných zbierok prijatých na dočasné uloženie,

akty prijatia a vydania v rámci múzea,

pas múzejného predmetu, reštaurátorský pas, protokoly evidencie všetkých druhov aktov prevzatia a dodania, protokoly evidencie pasov muzeálnych predmetov a reštaurátorské pasy,

vedecké referenčné katalógy a kartotéky, inventáre, časopisy a pod., slúžiace na získavanie prevádzkových informácií o múzejných predmetoch a múzejných zbierkach.

Štátne účtovníctvo

Podľa Poriadku podliehajú múzejné predmety a zbierky zaradené do fondu účtovaniu a uchovávaniu podľa jednotných pravidiel a podmienok určených Pokynom pre účtovanie a uchovávanie múzejných cenín, schváleným nariadením Ministerstva kultúry ZSSR z júla. 17, 1985 N 290 (ďalej len „Pokyny“).

Účtovanie múzejných predmetov a zbierok vykonávajú múzeá, v ktorých operatívnom riadení sa nachádzajú, pomocou osobitnej účtovnej dokumentácie, ktorá poskytuje možnosť úplnej identifikácie týchto predmetov a zbierok a obsahuje údaje o ich umiestnení, bezpečnosti, forme využitia, evidenciu múzejných predmetov a zbierok. atď.

V súlade s odsekom 13 Poriadku, odraz múzejných predmetov a zbierok v súvahe právnická osoba, v operatívnom riadení ktorých sú, nie je dovolené.

Štátne účtovníctvo múzejných zbierok je identifikácia a registrácia múzejných zbierok, ktoré sú vo verejnej sfére.

Fondy múzea podliehajú prísnej štátnej evidencii, ktorá zabezpečuje ich právnu ochranu a vytvára podmienky na štúdium a racionálne využívanie.

Štátne účtovníctvo fondov múzea zahŕňa dve etapy:

primárna evidencia a priraďovanie prevzatých predmetov múzeom za účelom ich dokumentačnej ochrany (aktivácia, stručný zápis do pokladničnej knihy);

inventár, teda vedecká evidencia múzejných predmetov (triedenie podľa druhov prameňov, druhov materiálov, druhov umenia, zbierok, zostavenie podrobnejšieho a presnejšieho popisu, spresnenie prisudzovania, zápis do vedeckého inventára).

Hlavné právne dokumenty štátne účtovníctvo múzejné fondy sú akty preberania a vydávania, pokladničné knihy a vedecké vybavenie. Na charakteristiku múzejného objektu je vedecké vybavenie najviac kompletný dokument, zaznamenávajúc jeho klasifikáciu a výsledky štúdie.

Účtovníctvo v múzeách sa vykonáva vo fyzickom vyjadrení (predmety, skladové jednotky).

Pozornosť
Múzejné predmety a múzejné hodnoty, ktoré nie sú zahrnuté v Múzejnom fonde Ruskej federácie, umelecké hodnoty, predmety výtvarného a úžitkového umenia inštitúcií podliehajú registrácii spôsobom stanoveným v pokynoch pre rozpočtové účtovníctvo, schváleného nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 10. februára 2006 N 25n na nadobudnutie dlhodobého majetku.

Získavanie finančných prostriedkov

Pokyny zabezpečujú postupnú registráciu nových prírastkov ako súčasti múzejnej zbierky, a to:

vedenie dokladového účtovníctva nových príjmov pred ich posúdením komisiou pre obstarávanie fondov (FPC);

predloženie nových potvrdení na posúdenie Federálnej právnej komisii;

aktivácia a registrácia nových účteniek, ich registrácia u štátu (body 86-94, 100 Pokynov).

Evidencia prijatia a výdaja zásielok sa vykonáva ihneď po ich prijatí a výdaji podľa príslušných zákonov. Akceptačné a emisné akty sú primárnymi právnymi dokumentmi štátnej evidencie múzejných zbierok. Skladovanie predmetov, ktoré nie sú formalizované potvrdením o prijatí, v múzeách je prísne zakázané.

Pre všetky nové prírastky do zbierky múzea sa pred ich zvážením Federálnym rezervným výborom vyhotoví potvrdenie o prijatí alebo potvrdenie o prijatí predmetov od majiteľa na dočasné uskladnenie s pripojeným inventárom (zbierkou alebo poľom) predmetov. . Tento postup spracovania nových účteniek sa vzťahuje na všetky formy získavania zbierok múzea, vrátane expedičných poplatkov, nákupov a operatívneho získavania na mieste podujatia. Z aktov o prijatí alebo vystavení je zreteľne označené miesto, kde bol akt vyhotovený, rok, mesiac, dátum, od koho (na vydanie - komu), na základe koho objednávky, na aký účel a na aké obdobie (ak je vec prijatý alebo dočasne vydaný na výstavu, skúšku a pod.) predmet je prijatý alebo odovzdaný. V tomto prípade sú položky presne uvedené jeden po druhom podľa názvu stručný popis, uvádza sa veľkosť, materiál, technika, zaznamená sa bezpečnosť predmetu, uchytenie (napr. do rámu, pod sklo), predchádzajúce číslo predmetu, ak pochádza z iného múzea.

Všetky predmety (zbierky), ktoré sa dostanú do zbierky múzea, musí preskúmať Federálny právny výbor múzea. Rozhodnutie Federálneho rezervného výboru o prijatí predmetov (zbierok) do zbierky múzea je zdokumentované protokolom, ktorý schvaľuje riaditeľ múzea. Na základe tohto rozhodnutia sa vyhotovuje akt o prevzatí vecí na trvalé uloženie. Po schválení tohto zákona riaditeľom múzea av lehotách ustanovených spolkovým zákonom sa vykonáva evidencia nových prírastkov v Hlavnej inventárnej knihe hlavného fondu a v knihe účtovníctva vedeckých a pomocných materiálov.

Akceptačný akt, ako aj inventár (zbierka alebo pole), ktorý je k nemu pripojený, môže obsahovať predmety z hlavného aj vedecko-pomocného fondu. Ich počiatočná registrácia sa však vykonáva samostatne v príslušných knihách hlavných a vedecko-pomocných fondov.

Vo fáze aktivácie a evidencie položiek hlavného fondu sa každá položka identifikuje, vykoná sa jej priradenie, ktorého účelom je zostaviť všeobecnú charakteristiku položky: jej vyhľadávací obraz, identifikácia a zaznamenanie najvýznamnejších charakteristických znakov položky. vlastnosti, ktoré ho odlišujú od množstva iných podobných položiek. Na základe informácií o predmete zistených pri jeho akvizícii sa určí autorstvo, funkčný účel a príslušnosť predmetu, miesto a dátum vytvorenia, prostredie (sociálne, etnické a iné súvislosti), pravosť, fyzikálne vlastnosti (materiál, technika, tvar, veľkosť, farba a pod.), zdroj a spôsob nadobudnutia predmetu múzeu stupeň fyzickej bezpečnosti v čase jeho registrácie v múzeu. Informácie zozbierané v štádiu akvizície sú do značnej miery rozhodujúce pre určenie múzejného významu predmetu, jeho ďalší výskum a využitie. Výsledky atribúcie každého múzejného predmetu sa dokumentujú (evidujú, evidujú) v preberacom liste, Hlavnej inventárnej knihe hlavného fondu a Knihe účtovníctva vedeckých a podporných materiálov. Predmet múzejného významu práve v tomto štádiu nadobúda štatút múzejného predmetu a je zaradený do múzejnej zbierky.

Predmety hlavného a vedeckého a pomocného fondu sa po ich zaevidovaní a zašifrovaní (prilepení evidenčných čísel) prevedú do príslušných múzejných zbierok a vedeckých a pomocných fondov do úschovy v súlade s aktom preberania a prevodu predmetov. Akt podpisuje osoba zodpovedná za vedenie evidencie múzejných fondov (vedúci rezortu alebo účtovného oddelenia) a zodpovedný správca príslušnej múzejnej zbierky alebo materiálov vedeckého a pomocného fondu, následne potvrdený hlavným kurátorom a schvaľuje riaditeľ múzea (v niektorých múzeách - hlavný kurátor).

Všetky múzejné predmety a zbierky prijaté do depozitára (oddelenie fondov) sú evidované v Knihe potvrdení depozitára (oddelenie fondov), ktorej formu určuje múzeum. Evidencia nových príjmov sa vykonáva celkovo podľa úkonu prevzatia a odovzdania vecí do úschovy a k nemu pripojeného zbierkového inventára. Kniha každoročne sumarizuje položky prijaté fondom (odborom).

Pozrime sa na príklady premietnutia záznamov o akvizícii múzejných fondov v rozpočtovom účtovníctve.

1. Nadobúdanie muzeálnych predmetov a múzejných cenín prostredníctvom rozpočtových prostriedkov.

Povedzme hneď: pri nákupe muzeálnych predmetov by ste mali použiť článok ekonomická klasifikácia výdavky 226 „Iné služby“ (list Ministerstva financií Ruska z 22. februára 2006 N 02-14-10/372). Dôvodom je paragraf 13 Poriadku z dôvodu, že odraz múzejných predmetov a múzejných cenností v súvahe múzea nie je povolený.

Na započítanie výšky limitov rozpočtových záväzkov na obstaranie múzejných cenností sa vykonávajú tieto zápisy:

Debet 1 501 05 226
„Boli dosiahnuté limity rozpočtových záväzkov na výdavky na iné služby“ Kredit 1 501 03 226
„Limity rozpočtových záväzkov prijímateľov rozpočtové prostriedky na výdavky spojené s inými službami“
- boli dosiahnuté limity rozpočtových záväzkov na obstaranie múzejných cenností;

Debet 1 501 03 226
„Limity rozpočtových záväzkov prijímateľov rozpočtových prostriedkov na výdavky z titulu iných služieb“ Kredit 1 502 01 226 „Prijaté rozpočtové záväzky bežného roka z titulu iných služieb“
- základ - kúpna zmluva a platobný rozkaz vyhotovený na jej základe
V rozpočtovom účtovníctve inštitúcie sa prevádzka nadobúdania múzejných cenností odráža takto:

Debet 1 401 01 226
“Výdavky na ostatné služby” Kredit 1 302 09 730

- náklady na nákup sa účtujú do nákladov;

Debet 1 302 09 830
„Znížiť splatné účty za zúčtovanie s dodávateľmi a dodávateľmi platieb za iné služby" Kredit 1 304 05 226 "Zúčtovanie platieb z rozpočtu s orgánmi organizujúcimi plnenie rozpočtov na platby za iné služby"
- platba bola vykonaná podľa zmluvy o dodávke.

2. Nadobúdanie múzejných predmetov a múzejných cenín prostredníctvom zárobkovej činnosti.

Debet 2 401 01 226
“Výdavky na ostatné služby” Kredit 2 302 09 730
„Zvýšenie záväzkov za zúčtovanie s dodávateľmi a zmluvnými partnermi za platby za iné služby“
- zohľadňujú sa výdavky spojené s obstaraním muzeálnych cenností;

Debet 2 302 09 830
„Zníženie záväzkov za zúčtovanie s dodávateľmi a zmluvnými partnermi na úhradu iných služieb“ Kredit 2 201 01 610 „Vyčerpanie prostriedkov inštitúcie z bankových účtov“
- platba bola vykonaná podľa zmluvy o dodávke;

Debet 2 401 01 130
„Príjmy z trhového predaja hotové výrobky, práce, služby“ Kredit 2 401 01 226
“Výdavky na iné služby”
- zníženie výnosov o výšku nákupných nákladov (v súlade s príkazom účtovných zásad - na konci účtovného obdobia (mesiac, štvrťrok)).

Reštaurovanie

Výdavky na reštaurovanie múzejných predmetov a múzejných zbierok by mali byť zahrnuté v článku 226 „Iné služby“. V liste Ministerstva financií Ruska z 22. februára 2006 N 02-14-10/372 bol vytvorený zoznam nákladov múzea na reštaurátorské práce, ktorý obsahuje:

poskytovanie služieb v oblasti reštaurovania umeleckých diel v súvahe inštitúcie;

vykonávanie technologických prieskumov a výskumu;

získavanie záverov o stave konštrukcií a stavebných materiálov na základe výsledkov prieskumov o vykonávaní opravárenských, reštaurátorských a konzervačných prác;

Získanie prvotnej povoľovacej dokumentácie pre opravy, reštaurátorské a konzervačné práce;

vypracovanie technických špecifikácií pre usporiadanie súťaže na návrh opráv a reštaurátorských prác na miestach kultúrneho dedičstva;

vypracovanie predbežných návrhov na reštaurovanie a konzerváciu a ich schvaľovanie;

vypracovanie odhadov predbežných návrhov na obnovu a konzerváciu a ich schválenie;

vypracovanie a koordinácia pracovnej projektovej a odhadovej dokumentácie pre reštaurovanie a konzerváciu, metodické usmerňovanie a dozor pri opravných a reštaurátorských prácach;

vývoj výkresov, technologické mapy, odporúčania pre reštaurátorské a konzervátorské práce;

vykonávanie skúmania vedeckého dizajnu a projektovej a odhadovacej dokumentácie pre reštaurovanie a konzerváciu;

vypracovanie miestnych odhadov pre reštaurátorské a konzervačné práce;

vypracovanie technických špecifikácií na usporiadanie výberového konania na výber generálneho dodávateľa opravárenských, reštaurátorských a konzervačných prác;

príprava vedeckých a reštaurátorských správ;

vykonávanie zákazníckych funkcií;

vykonávanie technického dozoru nad opravárenskými, reštaurátorskými a konzervátorskými prácami;

vykonanie prehliadky dokončených opravárenských, reštaurátorských a konzervačných prác.

Dočasné uloženie

Múzeum môže prijímať predmety alebo zbierky na dočasné uloženie na výstavy, reštaurovanie, skúmanie alebo iné účely. Pre všetky prijaté položky sa vypracuje príslušný akt.

Predmety, ktoré sú dočasne uskladnené v múzeu, je zakázané previesť na iné právnické alebo fyzické osoby bez súhlasu vlastníka týchto predmetov (bod 96 Pokynov).

Všetka dokumentácia na prevzatie predmetov (zbierok) na dočasné uskladnenie musí byť právne formalizovaná a zaevidovaná v príslušných účtovných dokladoch múzea. Akt o prevzatí zbierky na dočasné uloženie podpisuje prijímajúca strana - múzeum a odovzdávajúca strana - vlastník predmetov (zbierky) a schvaľuje riaditeľ múzea a pečaťou. Každému akceptačnému certifikátu je pridelené sériové číslo (od prvého čísla ročne). Zákon je vyhotovený v troch kópiách: dve z nich zostávajú v múzeu (v účtovnom sektore a u zodpovedného depozitára) a tretia je prevedená na vlastníka (článok 94 Pokynov).

Evidencia zásielok pri akte o prevzatí do dočasného uloženia sa vykonáva len položkovo s uvedením základných atribútových údajov a charakteristických znakov položky, stupňa jej zachovania. Pri väčšom počte došlých vecí je prílohou aktu súpis zbierky.

Na základe aktu o prevzatí do dočasného uskladnenia, schváleného riaditeľom múzea, sa predmety evidujú v Knihe potvrdení o prechodnom užívaní (bod 100 Pokynu a Príloha č. 10). Na konci každého roka sa akceptačné akty a ich prílohy zošnurujú vo vzostupnom číselnom poradí, očíslujú sa stranu po strane a zapečatia sa pečaťou múzea.

Na predmetoch prijatých múzeom na dočasné uskladnenie sa pri ich evidencii v Knihe potvrdení na dočasné použitie nalepia poradové účtovné čísla. Čísla sú prideľované s ohľadom na ich prípadné odstránenie z veci v prípade vrátenia majiteľovi. Čísla sú nalepené ceruzkou na závesné štítky, pasparty alebo na jednotlivé obaly tovaru (obálky, púzdra, škatule a pod.).

Vrátenie predmetov poskytnutých na dočasné uskladnenie ich vlastníkovi múzeom sa vykonáva na príkaz riaditeľa múzea a zdokumentuje sa v akte o doručení, ktorý podpisuje hlavný kustód, vedúci príslušného oddelenia, príp. finančne zodpovedná osoba, v ktorej sklade sa tieto predmety nachádzali (bod 97 Pokynov). Akonáhle sú predmety vrátené majiteľovi, musia byť vyradené z príslušnej evidencie múzea. Uvoľnené čísla účtov sa znova nepoužívajú.

Každému muzeálnemu predmetu hlavného fondu, predmetom a materiálom vedeckého a pomocného fondu je pri prvotnom zaevidovaní pridelené účtovné číslo, ktoré sa predmetu pridelí súčasne so zápisom do Hlavnej knihy inventára a Knihy účtovníctva hl. Vedecké a pomocné materiály. Evidenčné číslo zodpovedá poradovému číslu zápisu v prvom stĺpci označených kníh a je nalepené priamo na položke, alebo ak to nie je možné, na ráme, obale, štítku, visačke, obálke a pod.

Účtovné označenie sa aplikuje na položku postupne, ako sa vykonávajú hlavné účtovné operácie, vrátane primárnej registrácie, vedeckej inventarizácie a špeciálneho účtovníctva (pre položky vyrobené z drahých kovov a kameňov).

Metodika umiestňovania registračných značiek na položky je vypracovaná v odsekoch 128-148 Pokynov. Nanášanie evidenčných označení na predmety sa môže vykonávať pomocou pečiatok a ručne atramentom, atramentom alebo pastou (čierna, fialová), grafitovou ceruzkou (na grafiku), špeciálnymi fixami na sklo, kov, drevo a iné materiály, ako aj farba (smalt alebo olej) na veľkej soche.

Poistenie

Ak je prepravcom na dočasné uskladnenie iné múzeum, potom sú exponáty pred vyskladnením poistené (to isté sa robí pri preprave cenín na výstavu). Uvažujme o vzťahu medzi inštitúciou a poisťovňou na príklade federálnych inštitúcií. V súlade s dodatkom 2 k zákonu z 19. decembra 2006 N 238-FZ „O spolkovom rozpočte na rok 2007“ príjem z náhrady škody v prípade poistných udalostí, keď sú príjemcami poistných zmlúv príjemcami prostriedkov spolkového rozpočtu, týkať sa nedaňový príjem a podliehajú prevodu na federálny rozpočet vo výške 100 percent podľa kódu príjmu 1 16 23010 01 0000 140. platby poistenia, ktoré dostávajú federálne inštitúcie od poisťovní ako náhradu škody v dôsledku vzniku poistná udalosť, podliehajú pripísaniu na účty orgánov Federálna pokladnica s úvahou o osobných účtoch na zaznamenávanie finančných prostriedkov získaných z podnikateľských a iných činností generujúcich príjmy, ktoré federálne inštitúcie predpísaným spôsobom otvorili federálnej pokladnici.

Príklad
múzeum - federálna agentúra, správca rozpočtových príjmov uzatvoril poistnú zmluvu na obrazy pri ich odvoze na výstavu.Jeden z obrazov bol poškodený a je predmetom reštaurovania, ktorého cena bude 100 000 rubľov. Poisťovňa zaplatil požadovanú sumu
Debet 2 205 10 560
"Zvýšiť pohľadávky pre ostatné príjmy“ Kredit 2 401 01 180
"Iný príjem"
- 100 000 rubľov. - suma príjmov federálneho rozpočtu bola časovo rozlíšená vo výške platby poistného podľa kódu príjmu 3 03 02010 01 0000 180 „Ostatné bezodplatné príjmy federálnym inštitúciám“;

Debet 2 201 01 510
„Príjmy finančných prostriedkov z inštitúcie na bankové účty“
Pôžička 2 205 10 660
„Zníženie pohľadávok za ostatné príjmy“
- 100 000 rubľov. - bola prijatá platba poistného na mimorozpočtový účet;

Debet 2 401 01 180
„Ostatné príjmy“ Kredit 2 201 01 610
„Vyčerpanie prostriedkov inštitúcie z bankových účtov“
- 100 000 rubľov. - uvedený hotovosť do príjmov federálneho rozpočtu pod kódom príjmov 1 162301001 0000 140 „Príjmy z náhrady škody v prípade poistných udalostí, keď príjemcovia podľa poistných zmlúv sú príjemcami prostriedkov federálneho rozpočtu“;

Debet 1 210 02 140
„Vyrovnania s orgánmi, ktoré organizujú plnenie rozpočtov pre sumy núteného zabavenia prijaté do rozpočtu“
Kredit 1 401 01 140
„Príjmy zo súm nútených zabavení“
- správcovi príjmov bol doručený výpis o prijatí príjmov do federálneho rozpočtu pod kódom príjmov 1 162301001 0000 140.

Odpis

Podľa článku 9 zákona vyňatie múzejných predmetov a zbierok z Múzejného fondu Ruskej federácie vykonáva federálny výkonný orgán, ktorý je poverený štátnou reguláciou v oblasti kultúry spôsobom ustanoveným predpismi. po vykonaní príslušného vyšetrenia.

Rozhodnutie o vylúčení muzeálnych predmetov a zbierok z fondu môže vydať Ministerstvo kultúry Ruskej federácie v týchto prípadoch:

strata a zničenie muzeálnych predmetov a zbierok alebo ich výmena za iné muzeálne predmety a zbierky;

chybnosť odborného posudku o kultúrno-historickom význame, fyzickom stave a iných znakoch týchto predmetov a zbierok, na základe ktorých bolo rozhodnuté o ich zaradení do fondu;

prijatie vhodných súdne rozhodnutie, ktorý nadobudol platnosť.

Múzejné predmety a zbierky sa považujú za vylúčené z Múzejného fondu Ruskej federácie odo dňa registrácie príslušnej skutočnosti v Štátnom katalógu Múzejného fondu Ruskej federácie.

O odpise materiálov z vedeckého a pomocného fondu rozhoduje riaditeľ múzea. Postup pri odpisovaní muzeálnych predmetov a materiálov vedeckého a pomocného fondu určuje príručka na odpisovanie z evidencie tých materiálov a fondov, ktoré zanikli (okrajové) alebo sa stratili.

V štátnych múzeách, ktoré nie sú súčasťou Múzejného fondu Ruskej federácie, sa účtovanie cenín vykonáva v súlade s Pokynmi na účtovanie a uchovávanie múzejných cenností, schváleným nariadením Ministerstva kultúry ZSSR zo 17. júla. , 1985 N 290 a Pokyny pre rozpočtové účtovníctvo, schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 10. februára 2006 N 25n (ďalej len Pokyny). Na začiatok by som rád uviedol zoznam múzeí, pre ktoré je tento systém zaznamenávania hodnôt použiteľný:

historické múzeá. Ide o múzeá historických vied: archeologické, etnografické, numizmatické, historicko-revolučné, vojensko-historické, historicko-hospodárske; múzeá dejín osvety a školstva;

múzeá umenia venované dejinám umenia a umeleckej kritike;

prírodovedné múzeá sú múzeá, ktoré svoju činnosť zakladajú na prírodných vedách. Patria sem biologické, botanické, zoologické, geologické, paleontologické, mineralogické, ekologické, antropologické a iné;

technické múzeá súvisiace s technickými vedami, výroba: polytechnická, technická, letecká, automobilová doprava; múzeá spojov, stavby lodí, baníctva, železničnej dopravy;

literárne múzeá venované rozvoju literatúry a životu spisovateľov (básnikov, kritikov atď.);

komplexné múzeá. Takéto múzeá kombinujú dva alebo viac hlavných profilov. Napríklad historicko-umelecký, historicko-architektonický. Najbežnejšou formou je vlastivedné múzeum, ktoré zahŕňa historické a prírodovedné odbory.

Fondy múzea

Totalita muzeálnych exponátov tvorí múzejnú zbierku – základ všetkých múzeí, verejných aj súkromných a rezortných.

Všetky múzejné hodnoty nachádzajúce sa v múzeách musia byť rozdelené v súlade s ich významom pre vedu a kultúru ako celok, ako aj pre činnosť samotného múzea.

Hlavnou úlohou každého múzea je organizácia fondov. Účel skladová práca je získavanie múzejných fondov na vytváranie podmienok na uchovávanie, výskum, využívanie a dopĺňanie hodnôt.

Múzejné fondy je vhodné rozdeliť do dvoch typov:

fond muzeálnych predmetov (múzejná zbierka);

fond vedeckých a pomocných materiálov, ktoré súvisia so samotnými exponátmi.

Všetky muzeálne predmety možno rozdeliť podľa nasledujúcich kritérií:

chronologické znamenie. Zoskupuje všetky predmety patriace do jedného tisícročia, storočia, roku atď.;

geografický znak. Podľa miesta vzniku predmetu a miesta jeho existencie;

etnickej príslušnosti.

Charakteristika etnografických múzeí:

sociálna príslušnosť - materiál je zoskupený v rámci sociálno-ekonomických formácií;

nominálny atribút, ktorý spája určité položky súvisiace s konkrétnou osobou.

Hodnoty múzea majú tiež dve klasifikácie:

predmetová klasifikácia, ktorá zoskupuje predmety súvisiace významom alebo predmetom;

tematická klasifikácia múzejných predmetov - vykonáva sa v historických múzeách na základe klasifikácie historických poznatkov a je blízka štruktúre expozície.

účtovné pravidlá

Všetky predmety prijaté do múzea podliehajú prísnej dokumentačnej evidencii.

Evidencia príjmu a výdaja múzejných exponátov sa vykonáva bezodkladne po ich prijatí alebo výdaji podľa príslušných foriem úkonov ustanovených Pokynom na účtovanie a uchovávanie múzejných fondov.

Účtovanie múzejných predmetov prebieha v súlade s Pokynom pre rozpočtové účtovníctvo.

O exponátoch múzea sa účtuje ako súčasť dlhodobého majetku v skupine „Ostatný dlhodobý majetok“ na účte 0 101 09 000.

Rozpočtové účtovanie príjmov múzejných cenností sa vykonáva takto: účtovné záznamy:

Debet 1 106 01 310

Pôžička 1 302 19 730
„Zvýšenie záväzkov za obstaranie dlhodobého majetku“
- do múzea vstúpil muzeálny exponát;

Debet 1 101 09 310

Kredit 1 106 01 410

- do skladu dorazil muzeálny exponát;

Debet 1 106 01 310
"Zvýšiť kapitálové investície do fixných aktív“
Kredit 1 101 09 310
„Zvýšenie hodnoty ostatných fixných aktív“
- Prenesené na štrukturálne členenie múzeum pripraviť múzejný exponát na vystavenie (so zmenou finančne zodpovednej osoby);

Debet 1 101 09 310
„Zvýšenie hodnoty ostatných fixných aktív“
Kredit 1 302 09 730
„Zvýšenie záväzkov za zúčtovanie s dodávateľmi a zmluvnými partnermi za platby za iné služby“
- odráža náklady práce na uvedenie múzejného exponátu do výstavnej podoby;

Debet 1 101 09 310
„Zvýšenie hodnoty ostatných fixných aktív“
Kredit 1 106 01 410
„Zníženie kapitálových investícií do fixných aktív“
- exponát po príprave bol prevezený do výstavných siení, pričom sa zohľadnili náklady na prácu pri uvedení múzejného exponátu do výstavnej podoby.

Odpisy

Odpisy sa účtujú z majetku múzea zaradeného do účtovnej evidencie.

Počiatočné alebo náhradné náklady na múzejné cennosti sa uhrádzajú účtovnými záznamami na základe odpisov vykonaných v účtovných obdobiach počas celej ich životnosti. prospešné využitie.

Výška odpisov je vypočítaná lineárnou metódou na základe pôvodnej (náhradnej) ceny múzejného exponátu a odpisovej sadzby, ktorá je vypočítaná na základe doby životnosti.

Počas účtovného roka sa odpisy počítajú mesačne vo výške 1/12 ročnej sumy.

Časové rozlíšenie odpisov počas doby životnosti múzejného exponátu sa nepozastavuje, s výnimkou prípadov jeho prevodu na konzerváciu na obdobie dlhšie ako tri mesiace, ako aj počas obdobia reštaurovania, ktorého trvanie presahuje 12 mesiacov (odst. 3 článku 256 daňového poriadku).

Doba použiteľnosti múzejného exponátu je určená pri jeho prijatí do rozpočtového účtovníctva v súlade s nariadením vlády Ruskej federácie z 1. januára 2002 č. 1 „O zatriedení dlhodobého majetku zaradeného do odpisových skupín“.

Na základe tohto uznesenia sú fondy múzea zaradené do 7. skupiny, ktorá určuje životnosť od 15 do 20 rokov (OKOF kód 190001000).

V súlade s listom Ministerstva financií Ruska zo dňa 13. apríla 2005 N 02-14-10a/721 „O výpočte odpisov dlhodobého majetku a nehmotný majetok„výpočet výšky odpisov dlhodobého majetku zaradeného do prvej deviatky odpisových skupín Klasifikácia sa vykonáva v súlade s maximálnou dobou životnosti stanovenou odpisovou skupinou.

Odpisy múzejných exponátov sa účtujú na rozpočtovom účte 0 104 07 000 „Odpisy ostatného investičného majetku“:

Debet 1 401 01 271
„Náklady na odpisy dlhodobého a nehmotného majetku“
Kredit 1 104 07 410
"Zníženie hodnoty ostatného investičného majetku v dôsledku odpisov."

Bežné náklady sa účtujú vo výške odpisov múzejných exponátov, časovo rozlíšených v r vykazované obdobie v rámci rozpočtových činností.

Postup odpisovania

Podkladom na odpisovanie a vyraďovanie múzejných predmetov z inventárnych kníh múzeí je príkaz zriaďovateľa, pod ktorého podriadenosťou sa múzeum nachádza.

V prípade zničenia alebo odcudzenia predmetu musia múzeá podať zriaďovateľovi návrh na jeho odpísanie a priložiť tieto doklady:

uzavretie komisie reštaurátorov a kurátorov o stave objektu a nemožnosti jeho reštaurovania;

úkon zaznamenávajúci okolnosti poškodenia alebo odcudzenia veci;

doklady o výsledkoch zosúladenia dostupnosti s inventárnymi knihami.

Taktiež pri krádeži alebo vážnom poškodení veci je potrebné doložiť doklady o vykonaných opatreniach vedenia múzea k vyhľadaniu alebo obnoveniu poškodenej veci, podať správu o výsledku vykonaných opatrení a predviesť páchateľov spravodlivosti v súlade so zavedenou legislatívou.

Pri vyradení múzejného predmetu z knihy inventára múzea na základe príkazu riaditeľa sa v kolónke „poznámky“ v knihe príjmov hlavného fondu a v knihe inventára vykoná osobitná značka s povinným odkazom na dokument obsahujúci povolenie. na vylúčenie položky.

Poznámku o vyradení veci z pokladničnej knihy alebo inventárnej knihy múzea musí podpísať riaditeľ múzea a hlavný kustód a zapečatiť pečiatkou múzea.

Odpis múzejných predmetov a premietnutie určenej operácie do rozpočtového účtovníctva sa zaúčtuje až po odsúhlasení tohto odpisu s orgánmi správy majetku:

Debet O 401 01 172
„Príjmy z predaja aktív“;

Debet 0 104 07 410
„Zníženie hodnoty ostatného investičného majetku v dôsledku odpisov“
Kredit 0 101 09 410
"Zníženie hodnoty ostatných fixných aktív."

23.1. Múzeá sú povinné systematicky kontrolovať dostupnosť a stav zachovania múzejných predmetov a múzejných zbierok s cieľom zistiť súlad ich skutočnej prítomnosti, identifikačných znakov a stavu zachovania s údajmi v hlavnej účtovnej dokumentácii (ďalej len overenie dostupnosti ).

Kontrolu dostupnosti je možné vykonať tak pre celý objem muzeálnych predmetov a múzejných zbierok uložených vo fondoch, ako aj pre jednotlivé skladové skupiny podľa kódov inventárnych kníh.

23.2. Dostupnosť kontroluje komisia vytvorená na základe objednávky riaditeľa múzea podľa harmonogramu schváleného riaditeľom múzea a dohodnutého so zriaďovateľom.

V komisii musia byť minimálne 3 osoby s povinnou účasťou zodpovedného uschovávateľa a pracovníka učtárne.

23.3. Harmonogram sa zostavuje s prihliadnutím na tieto termíny na kontrolu dostupnosti a objemu kontrolovaných finančných prostriedkov alebo skladových skupín:

Pre múzeá s celkovým počtom fondov do 30 tisíc položiek – raz za 3 roky;

Od 30 do 300 tisíc - raz za 5 rokov;

Od 300 do 500 tisíc - raz za 7 rokov;

Od 500 tisíc do 1 milióna - raz za 10 rokov;

Viac ako 1 milión – raz za 15 rokov.

Preverovanie dostupnosti predmetov z drahých kovov a drahých kameňov sa vykonáva v lehotách uvedených v § 36 Pravidiel.

23.4. Pre efektívnejšiu organizáciu práce na kontrole dostupnosti v každom múzeu je potrebné vypracovať a schváliť metodiku jej implementácie, vrátane postupu počítania múzejných predmetov a umiestňovania špeciálnych značiek do účtovných kníh o subjekte, ktorý prešiel kontrolou dostupnosti. .

23.5. Výsledky kontroly sú formalizované v akte, ktorý podpisujú všetci členovia komisie, predkladajú sa na EFZK, schvaľujú riaditeľom múzea a evidujú v osobitnej knihe na evidenciu úkonov kontroly dostupnosti. (Príloha č. 30).

K správe o overení dostupnosti sú pripojené nasledujúce dokumenty.

Tabuľky , ktorá eviduje údaje o počte múzejných predmetov evidovaných v účtovných knihách (Príloha č. 30-1).

Tabuľky sa zostavujú na základe počtu položiek v každom zväzku účtovnej knihy s povinným zosúladením počtu evidenčných čísel s počtom položiek za nimi, a to aj v celkových číslach so zlomkovým označením.

Zákon eviduje údaje o veciach vyradených z účtovnej dokumentácie ustanoveným a nezriadeným spôsobom, dvakrát evidovaných a skôr vyradených, ale zistených dostupných. (Prílohy č. 30-2, 30-3).

K zoznamu položiek, ktoré sa pri kontrole dostupnosti nenašli, musia byť priložené všetky dostupné podporné dokumenty vo forme fotokópií originálov alebo overených kópií (Príloha č. 30-4).

V prípade krádeže alebo krádeže sú sprievodnými dokumentmi informačný list o dátume a okolnostiach krádeže, príslušné interné objednávky múzea a vysvetlivky úradníkov múzea, výsledky vnútorných šetrení, potvrdenia orgánu vnútorných vecí o začatí, prerušení alebo skončení trestného konania, ďalšie dokumenty a materiály súvisiace s touto skutočnosťou.

Ak ide o skôr uskutočnené prevody muzeálnych predmetov do iných múzeí alebo organizácií bez vydania príslušných povolení, overené kópie dokladov, na základe ktorých bol prevod uskutočnený (príkaz alebo pokyn vyššej organizácie alebo riaditeľa múzea, konať). o vydaní, potvrdenie múzea alebo organizácie o prevzatí veci a pod.).

Ak sa potvrdí nedostatok múzejných predmetov zistený pri predtým vykonaných kontrolách dostupnosti, overené kópie správ o týchto kontrolách alebo výpisy z nich sa priložia k príslušným listom zoznamov predmetov.

Ak sa z neznámych a zdokumentovaných dôvodov zistí nedostatok predmetov múzea, pripojí sa vysvetľujúca poznámka podpísaná hlavným kurátorom, vedúcim učtárne a zodpovedným depozitárom.

Zoznam nezrovnalostí obsahuje iba tie položky, pri ktorých boli zistené hrubé (závažné) nezrovnalosti v popise s ich skutočnými parametrami a vizuálnymi charakteristikami alebo bola zistená zámena položiek. (Príloha č. 30-5).

Pri kontrole dostupnosti je potrebné venovať pozornosť veciam, ktoré sú v nevyhovujúcom stave zachovania, aby sa vyriešila otázka prijatia neodkladných opatrení na ich konzerváciu alebo reštaurovanie, ako aj veciam, ktoré sú omylom zaradené do hlavného fondu hl. múzea a podliehajú prevodu do vedeckého a pomocného fondu (Prílohy č. 30-6, 30-7).

Návrhy na vyradenie múzejných predmetov z Múzejného fondu Ruskej federácie a účtovnej dokumentácie múzea musia obsahovať odôvodnené odôvodnenie vhodnosti ich vyradenia, doložené príslušnými zdôvodňujúcimi dokumentmi vo forme odborných posudkov EFZK a odborníkov tretích strán, oznámenia. z ministerstva vnútra o ukončení trestného konania a pod. (Príloha č. 30-8).

Všetky prílohy správy o kontrole sú podpísané členmi komisie a opatrené pečiatkou múzea.

V závislosti od stavu účtovnej dokumentácie múzea a výsledkov kontroly môže zákon premietnuť aj iné stanoviská, ktoré nie sú upravené vo forme uvedenej v prílohe č. 30.

23.6. Výsledky kontroly dostupnosti sa predkladajú múzeu na schválenie zriaďovateľom.

Múzeá pod jurisdikciou Ruskej akadémie vied, iné federálne oddelenia, zakladajúce subjekty Ruskej federácie a miestne samosprávy posielajú správy o overení dostupnosti Ministerstvu kultúry Ruskej federácie v týchto prípadoch:

Strata muzeálnych predmetov (nedostatok);

Prevod vecí z hlavného fondu do vedeckého a pomocného fondu;

Výluky (odpisy) muzeálnych predmetov;

Zavedenie náhrady muzeálnych predmetov.

23.7. Celoruskú (celkovú) kontrolu dostupnosti muzeálnych predmetov a múzejných zbierok vykonáva Ministerstvo kultúry Ruskej federácie každých 20 rokov.

V súlade s odsekom 35-4) článku 7 zákona Kazašskej republiky z 15. decembra 2006 „o kultúre“ OBJEDNÁVAM:
1. Schvaľuje priložené Pokyny na evidenciu, uchovávanie, používanie a odpis múzejných predmetov múzejného fondu Kazašskej republiky.
2. Odbor kultúry a umenia Ministerstva kultúry a športu Kazašskej republiky v ustanovené zákonom aby sa zabezpečilo:
1) štátna registrácia tohto príkazu na Ministerstve spravodlivosti Kazašskej republiky;
2) do desiatich kalendárne dni po štátna registrácia tejto objednávky, zaslanie kópií tejto objednávky na oficiálne uverejnenie v informačnom a právnom systéme „Adilet“ a periodických tlačených publikácií na elektronických nosičoch s priložením papierovej kópie overenej úradnou pečaťou na zaradenie do referenčnej kontrolnej banky regulačného úradu právne akty Kazašskej republiky v v elektronickom formáte, overený elektronickým digitálnym podpisom osoby oprávnenej túto objednávku podpísať, s priloženou papierovou kópiou overenou úradnou pečaťou;
3) umiestnenie tejto objednávky na internetovom zdroji Ministerstva kultúry a športu Kazašskej republiky po oficiálnom zverejnení;
4) podanie na oddelenie právna služba Ministerstvo kultúry a športu Kazašskej republiky informácie o realizácii podujatí ustanovených v tomto odseku do desiatich pracovných dní odo dňa vykonania podujatí.
3. Kontrolou plnenia tohto príkazu je poverený dozorujúci námestník ministra kultúry a športu Kazašskej republiky.
4. Tento príkaz nadobúda platnosť odo dňa jeho prvého oficiálneho zverejnenia a vzťahuje sa na vzťahy vzniknuté od 1.1.2016.

minister kultúry a športu
Kazašská republika A. Mukhameduly

Schválené objednávkou
minister kultúry a športu
Kazašská republika
zo dňa 7.12.2015 č.372

Návod na účtovanie, skladovanie, používanie a odpis
Kazašská republika

1. Všeobecné ustanovenia

1. Tento Návod na účtovanie, skladovanie, používanie a odpis múzejných predmetov múzejného fondu Kazašskej republiky (ďalej len Návod) spresňuje postup účtovania, skladovania, používania a odpisovania múzejných predmetov. múzejného fondu Kazašskej republiky (ďalej len muzeálne predmety).
2. V týchto pokynoch sa používajú tieto základné pojmy:
1) múzejný fond - súbor kultúrnych hodnôt umiestnených vo fondoch štátnych múzeí, múzejných rezervácií a iných štátnych organizácií a patriacich do Kazašskej republiky;
2) fixný majetok - súbor kultúrnych hodnôt, ktoré sú trvalo využívané štátnymi múzeami, múzejnými rezerváciami a inými štátnymi organizáciami a patria Kazašskej republike;
3) dočasný fond - súbor kultúrneho majetku, ktorý dočasne využívajú štátne múzeá, múzejné rezervácie a iné štátne organizácie a patria Kazašskej republike;
4) muzeálny predmet – kultúrna hodnota vyňatá zo svojho prostredia a presunutá do múzea.

2. Účtovanie muzeálnych predmetov

3. Účtovanie múzejných predmetov zahŕňa dve etapy:
1) primárna registrácia múzejných predmetov;
2) inventár muzeálnych predmetov.

Odsek 1. Prvotná registrácia muzeálnych predmetov

4. Pri prvej registrácii:
1) sú aktivované muzeálne predmety. Aktivácia sa vykonáva v deň prijatia alebo vydania muzeálnych predmetov a je vystavená:
úkon prevzatia múzejných predmetov na trvalé alebo dočasné použitie vo forme podľa prílohy č. 1 tohto návodu;
úkon vydávania múzejných predmetov na trvalé alebo dočasné použitie vo forme podľa prílohy č. 2 tohto návodu.
Úkony uvedené v tomto odseku sa evidujú v Knihe evidencie aktov o prevzatí do trvalého užívania, Knihe evidencie aktov o vydaní do trvalého užívania, Knihe evidencie aktov o prevzatí do dočasného užívania, Knihe evidencie Úkony vydávania na dočasné použitie (ďalej len Evidenčné knihy) vo formulároch podľa príloh č. 3, , , tohto Pokynu.
2) Aktivácia pri preberaní muzeálnych predmetov sa vykonáva na základe odporúčaní;
3) pri preberaní múzejných predmetov sa údaje o múzejných predmetoch, s výnimkou muzeálnych predmetov z drahých kovov a drahých kameňov, zapisujú do Knihy potvrdení hlavného fondu alebo do Knihy potvrdení dočasného fondu (ďalej len ako Knihu účteniek) na formulároch v súlade s Prílohou č. 7 tohto Pokynu.
Pri zápise údajov do účtovných kníh je každému muzeálnemu predmetu pridelené jedno poradové evidenčné číslo a každej zbierke muzeálneho predmetu je pridelené číslo so zlomkom podľa počtu predmetov tvoriacich zbierku.
Pri preberaní zbierky múzejných predmetov sa vyhotovuje zbierkový inventár múzejných predmetov podľa prílohy č. 9 tohto Pokynu.
5. Účtenkovky a evidenčné knihy sa vedú v rukopisnej forme. Pre každodenné použitie sa generuje kópia príjmových kníh v elektronickej forme.
6. Pred vyplnením sa príjmové knihy a evidenčné knihy zošnurujú, hárky sa očíslujú, podpíšu riaditeľ múzea, hlavný kurátor, vedúca učtárne a opečiatkujú pečiatkou múzea.
7. K prvému januáru každého roka sa po vykonaní posledného zápisu do príjmových kníh a evidenčných kníh zostaví súpis kníh vo forme podľa prílohy č. 10 tohto návodu.
8. Pri účtovaní múzejných predmetov sa množstvo každého múzejného predmetu vrátane zbierok meria v jednotkách. Každému muzeálnemu predmetu alebo zbierke je pridelený jeden kód, ktorý pozostáva zo skráteného názvu múzea, začiatočného písmena materiálu, z ktorého je muzeálny predmet vyrobený, čísel pridelených podľa Knihy potvrdení hlavného fondu a podľa Inventáru. Kniha účtovníctva múzejných predmetov (ďalej len Inventárna kniha účtov), ​​zostavená podľa tlačiva , v súlade s prílohou č. 11 tohto návodu.
9. Kód múzejného predmetu je zreteľne vyznačený na múzejnom predmete, bez narušenia jeho vzhľadu, v ručnej alebo tlačenej forme alebo v inej forme s použitím moderná technológia. Na múzejné predmety prijaté na dočasné použitie je kód pripevnený pomocou štítku.
10. Pri aktualizácii šifry sa zachovajú všetky predtým nalepené šifry na muzeálnych predmetoch.

Odsek 2. Súpis predmetov múzea

11. Inventár múzejných predmetov zahŕňa:
1) vedecký inventár muzeálnych predmetov;
2) kontrola prítomnosti muzeálnych predmetov.
12. Všetky muzeálne predmety prijaté do hlavného fondu múzea podliehajú vedeckej inventarizácii.
13. Po prvotnej evidencii múzejných predmetov sa do knihy inventáru zapíšu informácie o múzejných predmetoch a zapíše sa kód.
Ku každému muzeálnemu predmetu je vyhotovená inventárna karta vo forme podľa prílohy č. 12 tohto návodu.
14. Podľa účelu a obsahu sa múzejné predmety delia do týchto skupín:
1) materiálne zdroje;
2) prírodné historické pamiatky;
3) archeologické zbierky;
4) antropologické zbierky;
5) numizmatické zbierky (mince, rády, medaily, žetóny, znaky, plagáty, poklady, papierové peniaze);
6) etnografické zbierky;
7) výrobky z kovu, dreva, minerálu, porcelánu, keramiky, skla, vápenca, sadry, mramoru, látok, kože;
8) zbrane, nábytok;
9) vizuálne zdroje (maľba, grafika, sochárstvo, dekoratívne a úžitkové umenie a fotografie);
10) písomné pramene (ručne písané a tlačené dokumenty, vzácne knihy);
11) filmové materiály a zvukové záznamy;
12) pamätné komplexy;
13) muzeálne predmety vyrobené z drahých kovov a kameňov;
14) biologické a zoologické muzeálne predmety.
15. Ku každej skupine muzeálnych predmetov sa vedie inventárna kniha.
16. Pri zápise údajov o múzejných predmetoch do Účtovnej knihy inventára je každému muzeálnemu predmetu pridelené jedno poradové číslo a každej zbierke múzejných predmetov je pridelené číslo so zlomkom podľa počtu predmetov tvoriacich zbierku.
17. Kniha zásob sa vedie v rukopisnej forme.
18. Účtovná kniha inventára sa pred naplnením zošnuruje, hárky sa očíslujú, podpíšu riaditelia múzea, vedúci kurátor, vedúci učtárne a zapečatia (ak sú) múzea.
19. Po vykonaní posledného zápisu o muzeálnych predmetoch podlieha inventárnej knihe inventarizácii. Pri zostavovaní nových kníh inventára sa predchádzajúce knihy uchovávajú a neničia.
20. Zosúlaďovanie na prítomnosť muzeálnych predmetov sa vykonáva podľa harmonogramu zmierovania schváleného riaditeľom múzea.
21. Harmonogram zosúlaďovania uvádza tieto termíny:
1) v múzeách do troch tisíc múzejných predmetov - ročne;
2) v múzeách do tridsaťtisíc múzejných predmetov - raz za tri roky;
3) v múzeách s tridsiatimi až tristotisíc muzeálnymi predmetmi - raz za päť rokov;
4) v múzeách s tristo až päťstotisíc muzeálnymi predmetmi - raz za sedem rokov;
5) v múzeách s päťstotisíc až miliónom muzeálnych predmetov - raz za desať rokov;
6) v múzeách s viac ako miliónom - raz za pätnásť rokov.
22. Na základe výsledkov zosúlaďovania na prítomnosť muzeálnych predmetov sa vyhotovuje odsúhlasovací protokol na prítomnosť muzeálnych predmetov vo forme podľa prílohy č. 13 k týmto pokynom.

3. Skladovanie muzeálnych predmetov

23. Predmety múzea sa umiestňujú v priestoroch v súlade s:
1) podmienky teploty a vlhkosti;
2) svetelný režim.
24. Teplota vzduchu pri komplexnom skladovaní rôznych muzeálnych predmetov je stanovená do +18 o Celzia (ďalej len C).
25. V skladoch muzeálnych predmetov pri ich komplexnom skladovaní je nastavená teplota vzduchu najviac +20 o C (s relatívnou vlhkosťou do 53 %).
26. V miestnostiach, kde sa nachádzajú muzeálne predmety, sa teplota vzduchu nastavuje v rozsahu:
1) nie vyššia ako +12 o C - pre muzeálne predmety z čiernobielych fotografických materiálov;
2) nie vyššia ako +5 o C - pre muzeálne predmety vyrobené z farebných fotografických materiálov;
3) od +16 o C do +25 o C pre muzeálne predmety z vosku a plastelíny;
4) nie nižšia ako 0 o C pre muzeálne predmety vyrobené z drahokamov a polodrahokamov a jantáru.
27. Pri komplexnom skladovaní muzeálnych predmetov sa relatívna vlhkosť vzduchu nastavuje v rozmedzí od 50 do 65 %.
28. Pre skladovanie muzeálnych predmetov je relatívna vlhkosť vzduchu stanovená v týchto medziach:
1) od 37 % do 50 % pre predmety archeologického múzea, ktoré majú produkty korózie vo forme chloridových zlúčenín;
2) od 40 do 50 % pre muzeálne predmety vyrobené z fotografických materiálov.
29. Na zaznamenávanie teploty a vlhkosti vzduchu sú v každej miestnosti, kde sa nachádzajú muzeálne predmety, inštalované psychrometre, vlhkomery, teplomery a iné zariadenia.
30. Indikátory teploty a vlhkosti vzduchu sa berú do úvahy dvakrát denne v rovnakom čase.
31. Ak majú teplotné a vlhkostné podmienky v miestnosti vysokú vlhkosť, potom minimálna vzdialenosť medzi stenou a zariadením je minimálne desať centimetrov, v prípade nízkej vlhkosti sa používajú všeobecné zvlhčovače.
32. V priestoroch múzea by múzejné predmety nemali byť vystavené slnečnému žiareniu.
33. Pre všetky druhy grafiky, knihy, ručne písané materiály, fotografie, látky, botanické a zoologické zbierky, kožu by osvetlenie priestorov múzea malo byť v rozmedzí 50-75 luxov, pre všetky ostatné múzejné predmety - 75 luxov.
34. Na uskladnenie olejomalieb a temperových malieb, ako aj muzeálnych predmetov vyrobených z kostí, je potrebné systematické osvetlenie (prirodzené alebo umelé) počas dňa.
35. Pri natáčaní videa alebo fotografovaní v priestoroch múzea by mali byť múzejné predmety chránené pred vykurovaním. Svetelné zdroje by nemali byť bližšie ako štyri metre od muzeálnych predmetov a svetlo by malo byť zapnuté na minimálnu dobu (nie viac ako 3-5 minút). Je neprípustné zvyšovať teplotu vzduchu v priestoroch múzea, kde sa nakrúca, o viac ako 2 o C.
36. Fotografovanie muzeálnych predmetov elektronickým bleskom sa nevykonáva.
37. Skladovanie obrazov sa vykonáva nasledujúcimi spôsobmi:
1) obrazy bez rámov sú zavesené na pevných šnúrach alebo na kovových pásikoch s pohyblivými háčikmi. Jeden koniec šnúry je pripevnený ku kovovej tyči pripevnenej k hornej časti steny, druhý koniec je vedený cez dva krúžky zaskrutkované do rámu obrazu a potom priviazaný k tyči;
2) obrazy v rámoch sú zavesené na stacionárnych (pevných) alebo výsuvných paneloch pokrytých veľkou kovovou sieťkou. Zavesenie obrázkov na mriežku sa vykonáva pomocou háčikov. Jeden koniec háčika je pripevnený do krúžku zaskrutkovaného do rámu obrazu, druhý do sieťovej bunky. Sieťky a háčiky sú vybavené antikoróznym náterom;
3) obrazy na plátne a umelecké diela sú uložené na doskách, stojanoch so štrbinami pre každé dielo;
4) maľby na hrubých doskách (najmä staré ruské maľby) sú uložené na stojanoch s mriežkovou podlahou (základňou) na účely cirkulácie vzduchu. Podlaha dosiek leží kolmo na rovinu diela. Na zvislej stene stojana sú špeciálne jednotlivé bunky so svahmi, pokryté látkou;
5) maľby na plátne napnutom na nosidlách sú uložené na rošte a tvoria tak druhú podlahu z lamiel. Pri veľkých prácach sa medzi lamely inštalujú ložiská, aby sa uľahčilo trenie pri inštalácii a odstraňovaní obrazov z regálu;
6) obrazy bez rámov sa ukladajú v stohoch na hrubé dosky s hmoždinkami podľa veľkosti, obrazy sa ukladajú lícom nadol. Medzi obrazy sú umiestnené vankúše z plátna a vaty;
7) obrazy na plátne bez rámov sú uložené podľa veľkosti, obrazy sú umiestnené lícom nadol, bez medzikusov;
8) olejomaľby sú uložené na špeciálnej šachte.
V miestnostiach, kde sa skladujú obrazy, sú priechody medzi policami inštalované v stohoch širokých najmenej jeden meter.
38. Na jednej šachte je uložených až desať obrazov.
Valčeky pre valcovacie práce stojanového olejomaľby sú vyrobené zo suchého materiálu s hladkým povrchom v nasledujúcich parametroch:
1) priemer hriadeľa od 50 centimetrov alebo viac (pre duplicitné maľby a maľby s maľovaním na telo od 50 do 70 centimetrov);
2) dĺžka hriadeľa je o 5 až 10 centimetrov väčšia ako šírka obrázka;
3) rám hriadeľa je pokrytý preglejkou, potom baliacim papierom;
4) priemer kruhov pripevnených na oboch koncoch hriadeľa musí presahovať priemer hriadeľa tak, aby bol obrázok naskrutkovaný na hriadeľ aspoň 10-15 centimetrov od podlahy.
Neodporúča sa skladovať veľké obrazy na šachtách dlhšie ako dva až tri roky bez kontroly ich bezpečnosti. Aby sa zabránilo prehýbaniu a deformácii, hriadeľ s navinutými vzormi je uložený vo vodorovnej polohe. Dvakrát do roka sa hriadeľ otočí okolo svojej osi o 180 stupňov.
39. Obrazy zhotovené technikou maľby temperou a lepidlom, ako aj kombinovanou technikou, sú uložené v skle.
40. Na výstave sú obrazy vystavené pod sklom. Aby sa sklo nedotýkalo maľby, sú pozdĺž okrajov umiestnené drevené, kartónové alebo korkové rozpery s hrúbkou 2-5 milimetrov.
41. Grafika je pripevnená na polovici pasparty bez okienka na papierových pántoch (nohách), ktoré sú zo zadnej strany prilepené k hornému okraju muzeálneho objektu a pasparty.
42. Ručne písané knihy (na pergamene a papieri) sú uložené v skriniach, ktoré ich chránia pred svetlom a prachom.
Staré ručne písané a staré tlačené knihy sú uložené v obaloch alebo škatuliach.
Certifikáty (na pergamene alebo papieri) sú uložené v priečinkoch, vodorovne, v skriniach alebo regáloch.
43. Múzejné predmety z minerálov skupiny zlúčenín síry a solí sú uložené v dózach so širokým hrdlom so zabrúsenými zátkami.
44. Múzejné predmety z látky sú uložené podľa druhu materiálu v uzavretých skriniach a zásuvkách, látky sú uložené zabalené v mikalentovom papieri.
45. Muzeálne predmety so zlatými, striebornými, perleťovými a inými reliéfnymi výšivkami a kožušinovými dekoráciami sú uložené oddelene, každý predmet je zabalený do sľudového papiera, medzi predmetmi je medzikus z niekoľkých vrstiev sľudového papiera.
46. ​​V skriniach sú uložené muzeálne predmety z kože, s výnimkou predmetov z drevotrieskových dosiek. Vo vnútri skrine:
1) oblečenie je uložené na vešiakoch s bavlnenými podložkami v rohoch;
2) klobúky sú uložené v samostatných boxoch. Na ochranu pred deformáciou sa klobúky kladú na polotovary;
3) topánky sú uložené na drevených blokoch vyplnených mäkkým papierom;
4) kožená výbava, postroj je uložený na drevených okrúhlych konzolách.
47. Drevené sochy, veľké rakvy, kolovrátky sú uložené na regáloch a poličkách.
48. Veľké a stredne veľké sochy sú uložené na pódiách, stojanoch a policiach.
49. Múzejné predmety z porcelánu, keramiky, skla, vápenca, sadry a mramoru sú uložené na policiach v presklených skriniach.
50. Múzejné predmety z farebných a železných kovov sú uložené oddelene od predmetov z drahých kovov.
51. Strelné a čepeľové zbrane sa skladujú v priestoroch vybavených zabezpečovacou signalizáciou.
52. Numizmatika (mince, medaily, rády, žetóny, odznaky) sú uložené v skrinkách vybavených plochými zásuvkami - podnosmi. Výška krabice je 3-5 centimetrov. Krabice sú plnené plechovými, kartónovými a plastovými krabicami vysokými 1,5-2 cm (bez vrchnákov), šírkou a hĺbkou o 1 cm väčšou ako je veľkosť muzeálnych predmetov.
53. Negatívy a fólie sú uložené v kovových skriniach a škatuliach so štrbinami, každý muzeálny predmet je vložený do hrubej papierovej obálky.
54. Pozitíva sa ukladajú do fotopapierových vrecúšok príslušných veľkostí, najviac 10 kusov v jednom vrecku.
55. Filmy sú uložené v štandardných železných škatuliach, filmy so zvukovými nahrávkami v kartónových škatuliach.
56. Magnetické pásky sa skladujú v primárnych obaloch alebo kartónových škatuliach umiestnených vertikálne na drevených regáloch.
57. Optické kompaktné, vymeniteľné disky sú uložené v špeciálnych plastových nádobách v skriniach.
58. Kovovogeologické prieskumné nástroje (geologické kladivá, dláta, odľahčené vrtné súpravy a iné) sú uložené na hladkých plochách.
59. Odtlačky rastlín, hmyzu, rýb a iných organizmov sa ukladajú do vaty, do škatúľ alebo zásuviek.
60. Pôdne monolity sa skladujú v boxoch pri stene šikmo a vzorky pôdy odobraté na chemický rozbor sa uchovávajú v sklenených nádobách so zabrúsenou zátkou.
61. Herbáriá sa uchovávajú v priečinkoch, v skrinkách s tesne uzatvárateľnými dvierkami, v hermetických skriniach alebo boxoch.
62. Predmety zoologického múzea sa ukladajú týmito spôsobmi:
1) kože kožušinových zvierat - v závesných skrinkách;
2) plyšové zvieratá a vtáky - v skrinkách so sklenenými dverami, ktoré sa tesne zatvárajú alebo na policiach. Sú usporiadané bez toho, aby sa navzájom dotýkali, podľa zoologickej klasifikácie;
3) plnené jatočné telá vtákov a cicavcov - v truhliciach;
4) predmety zoologického múzea fixované v liehu alebo formaldehyde - v sklenených nádobách, v uzavretých skrinkách.
63. Predmety antropologického múzea sú uložené:
1) lebky - v skrinkách na policiach;
2) kosti kostry - v samostatných boxoch;
3) vlasy - v sklenených skúmavkách, uzavreté zátkou a vatou a premyté éterom;
4) kostrové kosti prijaté na uskladnenie z podmienok permafrostu až po konečnú konzerváciu - v mrazničkách pri teplote najmenej 18 o C.

4. Použitie muzeálnych predmetov

64. Múzejné predmety slúžia na:
1) expozícia;
2) vedecký výskum;
3) fotografovanie a natáčanie videa;
4) koncertná činnosť.
65. Predmety múzea sa nepoužívajú, ak sú schátralé.
66. Preprava múzejných predmetov sa vykonáva v súlade s odporúčaniami nákupnej (výberovej) komisie.
67. Pri preprave muzeálnych predmetov sa všetky muzeálne predmety ukladajú do škatúľ v skupinách s vloženými drevenými klietkami alebo do škatúľ zabalených v mäkkom papieri oddelene od seba. Časti muzeálnych predmetov sú zabalené oddelene od seba a zabalené v jednej krabici.
Vo vnútri škatúľ alebo škatúľ sú muzeálne predmety:
1) vyrobené z drahých kovov a kameňov, umiestnené v špeciálnych puzdrách;
2) vyrobené z kovu a zbrane sú zabalené do mäkkého papiera alebo umiestnené v špeciálnych puzdrách alebo puzdrách. Pred balením sú očistené od prachu a namazané pištoľovým olejom. Vložka je utesnená papierom alebo gázou namočenou v roztavenom vosku alebo parafíne;
3) z brokátu alebo so zlatou a striebornou výšivkou, rozložené po celej šírke vo veľkých kartónových škatuliach, gombíky a šité ozdoby na odevoch sú zabalené do mäkkého papiera, železné časti sú podľa možnosti odstránené a zabalené do mäkkého papiera;
4) vlna a kožušina sú zabalené do mäkkého papiera ošetreného prostriedkami na ničenie škodcov. Pred balením je kožušina česaná hrebeňom;
5) koža je zabalená v mäkkom papieri. Pred balením sa muzeálne predmety lubrikujú zmäkčovačmi (ricínový olej, lanolín, emulzia glycerínu so žĺtkom). Kožené topánky sú vypchaté mäkkým materiálom a pred balením vysušené.
68. Pri balení muzeálnych predmetov sa poskytuje:
1) izolácia každého predmetu múzea;
2) absencia nadmerného tlaku na každý predmet múzea;
3) úplná nehybnosť muzeálnych predmetov.

5. Odpis muzeálnych predmetov

69. Predmet múzea podlieha odpisu v súlade s odporúčaniami komisie pre nákup (výber zásob) v týchto prípadoch:
1) zničenie predmetu múzea;
2) prevod na trvalé používanie štátnym múzeám a vládnym organizáciám;
3) výmena so štátnymi múzeami a vládne organizácie.
V prípade odovzdania do trvalého užívania štátnym múzeám a štátnym organizáciám alebo výmeny múzejného predmetu so štátnymi múzeami a štátnymi organizáciami sa vyhotovuje potvrdenie o odovzdaní a prevzatí.
70. Na základe odporúčania nákupnej (výberovej) komisie sa vyhotovuje zákon o odpise múzejných predmetov vo forme podľa prílohy č. 14 tohto Pokynu.
71. Odpisový úkon schvaľuje riaditeľ múzea a opečiatkuje ho prípadne pečaťou múzea.
72. Po schválení úkonu sa v kolónke „Poznámky“ vo Vkladovom liste zapíše o odpise predmetu múzea s uvedením dátumu a čísla úkonu odpisu.
Pri odpisovaní vedľajších múzejných predmetov sa múzejné predmety po zaznamenaní do stĺpca „poznámky“ v knihe potvrdenia o stálom fonde bezplatne prevedú na iné vládne organizácie.

Príloha 1

použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

"potvrdzujem"
riaditeľ
_______________________
(celý názov múzea)
"" _______ 20__

Akceptačný certifikát
muzeálnych predmetov do trvalých resp
na dočasné použitie
№

Tento akt bol vypracovaný "" ______ 20 v troch
kopíruje to
__________________________________________________________ osobne
____________________________________________________________________
prijal a ___________________________________________________________
(CELÉ MENO. individuálne alebo
__________________ reprezentovaný __________________________________________
názov právnickej osoby) (celé meno, funkcia)

daroval nasledujúce muzeálne predmety na trvalé alebo dočasné použitie
položky:
(Podčiarknite, čo sa hodí)

Celkovo bolo podľa zákona prijaté: ___________________ jednotiek muzeálnych predmetov za
(v číslach a slovách)
celková suma (v tenge) _________________________
(v číslach a slovách)

Dôvod: (dátum, číslo protokolu o nákupe zásob
(výber akcií) provízia)

Zoznam priložených dokumentov (ak sú k dispozícii):

Podpisy osôb vyhotovujúcich tento akt ____________________________________
(Celé meno, podpis osoby, ktorá dokumenty predložila)

Dodatok 2
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

"potvrdzujem"
riaditeľ
_______________________
(celý názov múzea)
"" _______ 20__

Osvedčenie o vydaní
muzeálne predmety na trvalé alebo dočasné použitie
№

Tento akt bol vypracovaný _______________ 20, v ktorom sa uvádza, že
____________________________________________________________ osobne
(názov štátneho múzea)

(priezvisko, meno, priezvisko (ak je k dispozícii) (ďalej len celé meno), funkcia)

odovzdané do " " 20_______ a _________________________ v osobe
(pri vydaní na dočasné použitie) (názov právnickej osoby)
_____________________________________________________________________
(pozícia celého mena)

prijaté na trvalé alebo dočasné použitie nasledovné muzeálne predmety
položky založené na
(Podčiarknite, čo sa hodí)

špeciálne povolenie autorizovaný orgán v oblasti kultúry resp
miestny výkonný orgán regiónu (mesto republiky
hodnoty, veľké písmená).
(Podčiarknite, čo sa hodí)

Celkom prevedené podľa zákona: ____________________ jednotiek muzeálnych predmetov
(v číslach a slovách)
Podpisy _________________________________________________

(na zadnej strane listu pri vydaní na dočasné použitie)

Vydanie podlieha nasledujúcim podmienkam:
1. Múzejné predmety vydané podľa tohto zákona je potrebné vrátiť
do múzea ________________________ najneskôr v stanovenom termíne
týmto aktom a bez predchádzajúcej požiadavky.
2. Balenie a preprava vydaného muzeálneho predmetu
sa vyrába na náklady ______________________________________________________________________
3. Vydané muzeálne predmety sa vracajú v stave ako
aké boli v čase ich vydania.
V prípade straty alebo čiastočného poškodenia vydaných exponátov
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

zaviazať sa nahradiť náklady straty alebo náklady na uvedenie do pôvodného stavu.
4. Vnútri Konečný termín dočasné využitie múzea
predmety, múzeum
_____________________________________________________________________
zabezpečuje uloženie muzeálnych predmetov v
_____________________________________________________________________
vhodné podmienky, ktoré umožní zástupcovi múzea
_____________________________________________________________________
kontrolu materiálov bez prekážok a dodržiava všetky jeho pokyny v
_____________________________________________________________________
ohľadom podmienok skladovania.

Prečítal som si zmluvné podmienky: ____________________________________________
(podpis osoby preberajúcej predmet múzea)

Dodatok 3
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

Kniha evidencie aktov prijatia do trvalého užívania

Dodatok 4
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

Kniha evidencie aktov vydania na trvalé používanie

Dodatok 5
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

Kniha evidencie aktov prijatia na dočasné použitie

Dodatok 6
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

Kniha evidencie aktov vydania na dočasné použitie

Dodatok 7
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

Kniha príjmov hlavného fondu

Dodatok 8
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

Kniha príjmov dočasného fondu

Dodatok 9
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

Zbierkový inventár muzeálnych predmetov

Názov zbierky: _________________________________________________;
Počet predmetov v zbierke: __________________________________;
Náklady na zber: _______________________________________________;
Dátum a miesto nálezu zbierky: ________________________________;

Číslo úkonu trvalého/dočasného prevzatia muzeálnych predmetov
použitie alebo akt vydania muzeálnych predmetov na trvalé používanie
dočasné použitie:____________________;
Poradové číslo podľa knihy príjmov fixného fondu alebo podľa knihy
príjem dočasného fondu: ______________________________________;

Dátum zostavenia súpisu: ___________________________________________

Dodatok 10
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

Inventár kníh

Dodatok 11
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

Kniha inventára muzeálnych predmetov
_______________________________________________
(fixný fond alebo skupina „_________“)

Dodatok 12
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

Karta inventára ____________________________________
(názov muzeálnej položky)

Celý názov múzea: ___________________________________________
Štrukturálna jednotka múzea: ______________________________________

1. Dátum a poradové číslo múzejného predmetu podľa knihy
príjmy z fixných fondov_________________________________________________
2. Inventárne číslo múzejného predmetu a klasifikačná skupina_________________________________________________.
3. Staré inventárne číslo položky múzea (ak je k dispozícii)
____________________________________________________________________.
4. Popis predmetu múzea:
1) miesto na fotografiu (alebo priložené);
2) materiál a výrobná technika;
3) veľkosť, celková hmotnosť a rýdzosť pre drahé kovy a
kamene;
4) hlavné znaky (tvary, účely, štruktúra, strih,
farba, zápletka, kompozícia, umelecký štýl, obraz, nápisy,
pečate, značky a iné)____________________________________________
5. Stav zachovania muzeálnej položky: ________________.
6. Publikácie, použite: _______________________________.

Dátum zostavenia: " "20
Skomplikovaný: _________________________________________________

Poznámka:
Pri zostavovaní inventárnej karty a popisu múzea
predmety pozostávajúce výlučne z drahých kovov a kameňov (vrátane
vrátane mincí, produktov), ​​je to uvedené v stĺpci „materiál“.
názov drahých kovov a kameňov, z ktorých je vyrobený
položka v stĺpci „veľkosť a celková hmotnosť“ výška, šírka,
hĺbka predmetu (ak má predmet pravidelný okrúhly tvar - jeho
priemer) s presnosťou na 1 milimeter. Uvedená hmotnosť: pre
drahé kovy a kamene s hmotnosťou do 100 gramov s presnosťou 0,01
gram; nad 100 gramov - s presnosťou na 0,1 gramu, hmotnosť drahocennosti
kamene - s presnosťou 0,01 karátu. Veľké jednodielne muzeálne kúsky
predmety sa vážia s presnosťou, ktorú umožňujú váhy, ktoré
je urobená rezervácia.

Dodatok 13
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

"potvrdzujem"
riaditeľ
_________________________
(celý názov múzea)
"" _______ 20__

zák
kontroluje prítomnosť muzeálnych predmetov
№
od "____" ______________ 20

Tento akt bol vypracovaný v súlade s príkazom riaditeľa ____________
(celý názov múzea)
Č. ___ zo dňa "" ______ 20 "__________________________________"
(názov objednávky)

na základe výsledkov overovania na prítomnosť muzeálnych predmetov
je ustanovené nasledovné:

Podľa ___________________________________________________________
(meno, číslo knihy a (alebo) úkon)
na ________ 20__ je len ____________ muzeálnych jednotiek
(v číslach a slovách)
predmety vrátane: _____________________________ muzeálnych predmetov.

V skutočnosti v dôsledku zosúladenia múzejných predmetov za „ ” ________ 20__
rok existuje iba ______________________ muzeálnych jednotiek
(v číslach a slovách)
predmety vrátane: _________________________________ muzeálnych predmetov.
(meno, prírastkové číslo, stručný popis)

Celkovo bolo identifikovaných ____________ muzeálnych predmetov (zoznam v prílohe).

Tento akt zostavil: 1) ___________________________________________
(priezvisko, meno, priezvisko (ak je k dispozícii), funkcia, podpis)

Dodatok 14
podľa Pokynov pre účtovanie, skladovanie,
použitie a likvidácia
muzeálnych predmetov múzejného fondu
Kazašská republika

"potvrdzujem"
riaditeľ
_______________________
(celý názov múzea)
"" _______ 20__

Zákon o odpise muzeálnych predmetov č.
od "____" ___________20___

predseda komisie _______________________________________________
(priezvisko, meno, priezvisko (ak je k dispozícii) (ďalej len celé meno)
Členovia komisie: ______________________________________________________
(Celé mená všetkých členov komisie)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

na základe __________________________________________________________
(zničenie predmetu múzea, odovzdanie do trvalého užívania
_____________________________________________________________________
vládne organizácie, výmena s vládnymi organizáciami)

vypracovali tento akt v dvoch vyhotoveniach o odpise nižšie uvedených muzeálnych predmetov

Celkom _____________________ jednotiek muzeálnych predmetov
(v číslach a slovách)

Predseda komisie:_______________________
(podpis, celé meno)

Strana 20 z 39

Účtovanie fondov múzea

Účtovanie fondov múzea je jednou z hlavných oblastí činnosti fondu. Jeho účelom je právna ochrana múzejných fondov a práv múzea k údajom získaným štúdiom múzejných predmetov a zbierok. Účtovanie fondov je nepretržitý proces, pretože fondy múzea sa neustále dopĺňajú; sleduje sa pohyb predmetov a ich stav. Upravuje sa postup evidencie, uchovávania a vedeckého spracovania muzeálnych predmetov regulačné dokumenty Ministerstvo kultúry.

V procese účtovania múzejných fondov sa zostavuje podľa stanovených formulárov. účtovná dokumentácia . Obsahuje údaje o jednotlivých predmetoch a skupinách predmetov, o poradí ich prijatia v múzeu a na rôznych oddeleniach fondov. Väčšina dokumentov má právnu silu, podliehajú evidencii a večnému uloženiu. Sú to akty prijatia, akty vydania, knihy potvrdení, knihy vedeckého inventára.

Štátne účtovníctvo múzejných zbierok zahŕňa dve etapy, ktoré odrážajú stupeň štúdia múzejných predmetov : prvotná registrácia predmety prijaté múzeom a inventár, teda vedecká evidencia muzeálnych predmetov.

Právna registrácia príslušnosti predmetov k múzeu a práv múzea k týmto predmetom začína od akt prevzatia vecí na trvalé uloženie. Tento doklad je vyhotovený najmenej v troch vyhotoveniach, podpísaných hlavným uschovávateľom (vedúcim pokladne), osobou, ktorá veci uschovala do rozhodnutia komisie pre nákup akcií; a osoba, ktorá ich prijala skladovanie materiálu. Zákon schvaľuje riaditeľ múzea a opečiatkuje ho pečaťou múzea. Prijímanie predmetov z drahých kovov a drahých kameňov, rádov a medailí, ako aj zbraní je určené osobitnými regulačnými dokumentmi.

Pred vstupom do príslušného zbierkového oddelenia prechádzajú predmety prvotnou registráciou, ktorá definitívne potvrdzuje ich príslušnosť k tomuto múzeu. Sú zahrnuté v kniha príjmov muzeálnych predmetov(fixný fond) alebo v kniha účtovníctva vedeckých a pomocných materiálov vo forme určenej pokynmi (pozri prílohu č. 3, 4, 5). V prírodovedných múzeách sú suroviny evidované v účtovná kniha vedeckých surovín.

Predmety prijaté múzeom na dočasné uskladnenie sa zapisujú kniha príjmových dokladov na dočasné použitie. Vracajú sa podľa zákona, ktorý vyhotovuje na príkaz riaditeľa a podpisuje hlavný uschovávateľ, vedúci skladového oddelenia, ktoré vec uskladnilo; a osoba, ktorá ho dočasne prevzala na finančne zodpovedné uskladnenie.

Účtenkovými knihami ako bezpečnostným dokladom štátu je zaevidovať položku pod určitým číslom a uviesť jej stručný popis s vylúčením zámeny položky a v prípade straty alebo krádeže uľahčiť jej vyhľadávanie. Poradové číslo v knihe pokladničných dokladov (KP) pridelené tomuto predmetu je súčasne uvedené na akte jeho prevzatia v múzeu, ako aj na samotnom predmete spolu s kódom múzea, napr.: Štátne historické múzeum, KP - 112408. Pri súčasnom príjme veľkého množstva homogénnych predmetov (numizmatická zbierka, fotografické materiály a pod.) je povolený ich skupinový zápis do príjmovej knihy, ak existuje zbierka alebo terénna inventarizácia. V tomto prípade sa počet prijatých položiek odráža v zodpovedajúcich sériových číslach knihy príjmov (napríklad KP - 1760–1870) alebo sa zaznamenáva pomocou zlomkových sériových čísel (napríklad KP - 1760/1 - PO). Jedinečné materiály sa však zaznamenávajú vždy jednotlivo. Zakázané je aj skupinové zaznamenávanie predmetov z drahých materiálov a drahých kameňov.

Teda koncepty účtovná jednotka a sklad, môže označovať jednotlivý muzeálny predmet aj skupinu predmetov (zbierku, súbor), ak sú evidované v účtovných dokladoch pod rovnakým číslom.

Registrácia do knihy príjmov muzeálnych predmetov sa vykonáva s prihliadnutím na všetky informácie zaznamenané v potvrdeniach o prijatí a terénnej dokumentácii. Popis položky je vytvorený na základe výsledkov jej priradenia získaných v čase jej počiatočnej registrácie. Jedinečné predmety musia byť odfotené. V príjmovej knihe sa evidujú aj údaje o čase, zdroji, spôsobe prijatia položky, jej bezpečnosti, nákladoch (pri kúpe) a sprievodných dokladoch. Zadá sa číslo aktu a dátum záznamu.

Účtenková kniha ako doklad zabezpečovacieho príkazu sa pred vyplnením vyhotoví zodpovedajúcim spôsobom: hárky sú očíslované, šnurované, kniha je podpísaná a zapečatená pečaťou vyššieho orgánu. Všetky zápisy sú urobené jasne, čitateľne, bez premazávania a ich oprava je povolená len v krajných prípadoch, pričom staré a nové zápisy musia byť dobre čitateľné. Drobné opravy sa osvedčujú osobitným zápisom do poznámky v knihe, ktorý podpisuje riaditeľ a hlavný uschovávateľ, vedúci učtárne a uschovávateľ položky. Podpisy sú zapečatené pečaťou múzea. Všetky podstatné opravy v knihe tržieb (priradenie, bezpečnosť, veľkosť, materiál a pod.) sa vykonávajú len na základe osobitných zákonov podpísaných riaditeľom alebo jeho zástupcom pre vedecká práca, hlavný kustód, vedúci skladového oddelenia a sú certifikované osobou zodpovednou za primárne účtovníctvo.

Právne dokumenty primárneho účtovníctva sú starostlivo uchovávané; Prístup k nim je obmedzený na obmedzený počet ľudí. Informácie, ktoré obsahujú, pritom potrebujú nielen zamestnanci múzea, ale aj výskumníci z iných inštitúcií. Preto sa už v štádiu primárneho účtovníctva vytvára systém kartoték - karta, a v posledné roky a elektronické. Zvlášť potrebné súbor účtovnej karty , plnenie informačnej funkcie knihy tržieb. Karty, ktoré ju tvoria, sú obsahovo identické so záznamami v účtenke a sú usporiadané v poradí podľa jej čísel. Pre dočasné príjmy sa zostavuje aj kartotéka, ktorá je systematizovaná podľa zdrojov príjmov.

Po zaevidovaní do príjmových kníh sa veci prenesú na oddelenia fondov k uschovávateľom podľa zákonov pre hmotne zodpovedné skladovanie(pozri prílohu č. 6). Zároveň múzejné predmety, na rozdiel od vedeckých a pomocných materiálov, prechádzajú druhou etapou účtovníctva - inventár, ktorá je hlavnou formou štúdia, opisu a vedeckého vymedzenia investičného majetku. Vykonáva sa pomocou vedeckých inventárnych kníh – vedecké vybavenie. Keďže ide o právne dokumenty, pripravujú sa rovnakým spôsobom ako knihy príjmov.

Zápis do vedeckého inventára sa vykonáva len po predmete a v súlade s formou stanovenou pokynmi (pozri prílohu č. 7, 8). Vychádza z ďalšej hlbšej práce špecialistu na identifikáciu muzeálneho predmetu. Vedecký inventár uvádza presný názov položky, jej Detailný popis so zoznamom všetkých dostupných značiek, monogramov, podpisov a nápisov. Zapisujú sa údaje o autorovi, mieste a dobe vzniku a existencie, histórii predmetu, publikáciách k nemu vzťahujúcich sa, materiáli a technike výroby, veľkosť a hmotnosť (pri predmetoch z drahých kovov a kameňov), stupeň zachovania. V príslušných stĺpcoch sú uvedené evidenčné označenia, staré evidenčné označenia (ak existujú), čísla fotografických negatívov (ak je predmet fotografovaný), informácie o zdroji a spôsobe prijatia, cene atď.

Pri inventarizácii sa múzejné predmety systematizujú v súlade so štruktúrou (štruktúrou) hlavného fondu. Preto má každá skladová divízia zvyčajne niekoľko vedeckých inventárov, v súlade s jej zaradením do skupín muzeálnych predmetov. Napríklad pri rozdelení vizuálnych zdrojov budú do rôznych kníh zahrnuté maliarske, grafické a sochárske diela. Každý z nich má svoje označenie, ktoré nám umožňuje určiť, či kniha a položka v nej inventarizovaná patrí do konkrétnej skladovej divízie a skupiny v nej vytvorenej. Príslušnosť k podčleneniu vizuálnych zdrojov možno označiť písmenom I a do skupiny sochárstva písmenom C.

Každá položka zaznamenaná vo vedeckom inventári dostane svoje vlastné číslo, ktoré je prilepené k nej a v knihe príjmov. Múzejný predmet tak v konečnom dôsledku získa dve čísla: podľa knihy potvrdení a podľa vedeckého inventára. Jeho úplné účtovné označenie môže vyzerať napríklad takto:

GIM-KP 1245

I-S 137

Pri uvádzaní účtovného označenia je dôležité nespôsobiť škodu vzhľad predmetu a zároveň ho aplikovať tak, aby bol prístupný na nahliadnutie uschovávateľovi a bádateľovi, nedrobil sa, neopotreboval. Napríklad na kovových predmetoch je vyrazený smaltovanou farbou a na keramických predmetoch - olejom alebo atramentom. Ak evidenčné označenie nemožno použiť na samotnú vec, použijú sa štítky a štítky, ktoré sú prišité, pribité alebo zavesené na veci, umiestnené na pasparte alebo na jednotlivých obaloch.

Predmety, ktoré tvoria súbor (súbory, súbory), sa do vedeckého inventára zapisujú pod samostatnými číslami a ich príslušnosť k súboru sa poznamená v popise. Atlasy, albumy kresieb a fotografií toho istého autora sa zapisujú do vedeckých súpisov pod jedným číslom, pričom každý list dostane zlomkové číslo.

Predmety z drahých kovov a drahých kameňov sa evidujú v súpisoch len vtedy, ak existuje certifikát o skúške šperku, ktorý potvrdzuje pravosť materiálu a správnosť hmotnosti. V osobitných knihách zásob sa o nich vedie dodatočná evidencia, preto na rozdiel od iných položiek majú nie dve, ale tri účtovné čísla.

Písomné pramene sa berú do úvahy podľa pravidiel vypracovaných riadiacimi archívnymi orgánmi. O archívnych fondoch, archívnych zbierkach a skladových jednotkách sa vedie účtovníctvo. Inventarizácia archívnych fondov z právneho hľadiska sú rovnocenné s vedeckými inventármi. Zahŕňajú zoznam tých, ktoré sú zahrnuté v tento fond skladovacie jednotky. Zoznam obsahuje názov a stručný popis obsahu každej položky skladu.

Zápis do vedeckého inventára sa vykonáva na základe predtým zostaveného zoznamu karty vedeckého popisu , ktorých stĺpce musia zodpovedať inventárnym stĺpcom (pozri prílohu č. 9). Vypĺňa sa počas procesu identifikácie múzejného predmetu a zaznamenáva výsledok štúdia všetkých jeho hlavných znakov. Pred zápisom do vedeckého inventára musí text popisu najprv schváliť vedúci zbierkového oddelenia, zástupca riaditeľa pre vedecké záležitosti alebo hlavný kurátor.

V procese vedeckého opisu je možné obsah karty dopĺňať, objasňovať a dokonca meniť. V tomto prípade sú všetky zmeny vykonané vo vedeckom inventári formalizované podľa rovnakých pravidiel ako v knihách príjmov.

Na základe kariet vedeckého popisu muzeálnych predmetov, a inventárkartotéka, plní informačné funkcie kníh opisov inventára a slúži ako podklad pre vedeckú katalogizáciu fondov. Aby sme rýchlo našli predmety, skladáme index topografických kariet, a miestopisný súpis , kde je evidované miesto uloženia každej účtovnej jednotky. V každom oddelení fondu sa vytvárajú kartotéky aj pre položky vedeckého a pomocného fondu.

Fondy múzeí sú v neustálom pohybe, pretože predmety môžu byť prenesené do iných múzeí a inštitúcií buď na trvalé používanie výmenou alebo bezplatne, alebo na dočasné použitie, napríklad na vytváranie expozícií alebo výstav. Predmety sa vo vnútri múzea pohybujú ešte aktívnejšie. Prechádzajú na dočasné použitie do iných oddelení na výstavné práce, výskum, reštaurovanie, kopírovanie. Všetky tieto záležitosti, ako aj skutočnosti krádeže, straty, zničenia predmetov, sú náležite formalizované podľa pokynov. Záležitosti na dlhé obdobie v rámci múzea (do iných oddelení fondov, na výstavu) sú formalizované aktom vnútromúzejného prevodu a schvaľuje ich hlavný kurátor (pozri prílohu č. 10). Predmety prenesené zo zbierkových oddelení do iných oddelení múzea, napríklad do tmavej komory, do krátkodobý, možno zaevidovať v osobitnej knihe s potvrdením od prijímajúcej osoby.

Počet predmetov v múzejných zbierkach sa neustále mení: niektoré predmety sa z múzejnej zbierky vyraďujú, iné do nej pribúdajú. Preto múzeum každoročne zostavuje výročné správy o pohybe múzejných fondov, ktorý odráža informácie o tržbách, o celkovom počte predmetov, o vnútromúzejných a mimomúzejných dočasných výdajoch a pod. Aby sme sa uistili, že za konkrétnymi číslami účtovných dokladov sú skutočné položky a tiež, že nebola narušená ich bezpečnosť, reeskontovanie finančných prostriedkov.

Preregistráciu vykonáva osobitná komisia zložená najmenej z troch osôb s povinnou účasťou správcu zbierky. Každá položka pridelená skladovému oddeleniu je overená aktom prevzatia na vecne zodpovedné skladovanie, zápisom do knihy vedeckej inventarizácie a do knihy príjmov; Kontroluje sa aj prítomnosť dokladov dokladujúcich absenciu niektorých položiek vo fondoch. Na základe výsledkov práce komisia vypracuje a podpíše akt o zosúladení dostupnosti muzeálnych predmetov s účtovnou dokumentáciou, ktorý schvaľuje riaditeľ múzea.

Najdôležitejšie účtovné doklady, ktoré majú právnu silu, sa evidujú v osobitných knihách a súpisoch. Nevydávajú sa nepovolaným osobám a nevynášajú sa mimo múzea. Všetky úkony, inventárne knihy, knihy dočasných a trvalých príjmov, knihy a súpisy výrobkov z ušľachtilých materiálov uchovávajú zodpovedné osoby v ohňovzdorných skriniach, v uzavretej miestnosti, ktorá je v mimopracovnom čase zapečatená.

Spolu s pojmom „účtovná dokumentácia“ existuje aj širší pojem – „skladová dokumentácia“ ». Okrem účtovných záznamov zahŕňa dokumenty vznikajúce v procese fyzickej ochrany fondov, ako aj pri ich triedení a systematizácii - klasifikačné schémy, katalógy a indexy. Systém skladovej dokumentácie teda obsahuje a prenáša informácie tak o samotných fondoch, ako aj o tých javoch a procesoch, ktoré dokumentujú múzejné predmety. Ide teda o informačný systém. Okrem samotnej skladovej dokumentácie zahŕňa štúdie jednotlivých predmetov a ich skupín, publikované vo forme monografií a článkov, ako aj štúdie z oblasti špecializovaných disciplín, vytvorené na základe muzeálnych predmetov.

Skladový informačný systém sa používa pri výbere predmetov na vystavenie a zostavovaní etikiet, pomáha pri interpretácii predmetov pri príprave exkurzií a prednášok a pri štúdiu muzeálnych predmetov umožňuje komparatívna analýza. Okrem toho poskytuje údaje, ktoré umožňujú zistiť stav samotných prostriedkov, realizovateľnosť a smer ich dopĺňania. Skladový informačný systém potrebujú nielen zamestnanci múzeí, ale aj vedci z iných inštitúcií a zástupcovia rôznych odborností.

Tvorba zásob informačný systém– práca je komplexná a súvislá. V poslednom desaťročí sa začala jeho aktívna úprava pomocou počítačových technológií, ktoré umožňujú radikálne zmeniť samotný proces prípravy múzejnej dokumentácie. Prítomnosť elektronických pamäťových médií nezbavuje špecialistov múzeí prípravy účtovných dokladov na papieri, pretože len tie majú právnu silu. Automatizácia činnosti oddelení fondov však výrazne znižuje mzdové náklady, znižuje pravdepodobnosť chýb a umožňuje rýchlo vykonávať zmeny v pripravených dokumentoch.

Informatizácia otvára najmä široké možnosti v oblasti katalogizácie múzejných zbierok. S jeho pomocou sa udržiavajú kartotéky, ktoré obsahujú ľubovoľne podrobné údaje o objektoch a potrebný referenčný aparát - indexy, odkazy, rubrikátory. Umožňuje vyhľadávať informácie na základe rôznych kritérií - autor, inventárne číslo, dátum vytvorenia, ktorýmkoľvek slovným spojením alebo slovom v popise a informácie prijaté na požiadanie môžu byť v textovej aj grafickej podobe.