Firemné karty pre zamestnancov. Firemná karta Príkaz na vydanie firemnej bankovej karty

————————————————————————— ¦ 3. Postup pri používaní firemných bankových kariet ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Firemná banková karta je určená pre zamestnancov na úhradu cestovných a služobných nákladov spoločnosti. ¦ ¦ 3.2. Firemná banková karta sa vydáva v súlade s príkazom vedúceho spoločnosti. ¦ ¦ 3.3. Firemné karty na služobné náklady sa vydávajú len oprávneným zamestnancom, s ktorými je uzatvorená dohoda o plnej finančnej zodpovednosti. ¦ ¦ Zamestnanec, ktorému bola karta vydaná, dostane možnosť spravovať ¦ ¦ peniaze na špeciálnom kartovom účte spoločnosti. Prostriedky na firemnej karte patria spoločnosti. ¦ ¦ 3.4. Zoznam zamestnancov, na ktorých meno sú podnikové karty vydané, je uvedený v prílohe č. 1. ¦ ¦ 3.5. Zoznam pozícií, ktorých obsadenie oprávňuje používať „nepomenované firemné karty a spravovať finančné prostriedky“ spoločnosti, je uvedený v prílohe č. 2 (vzor na str. 91). ¦ ¦ 3.6. Na získanie karty musí zamestnanec napísať žiadosť o vydanie podnikovej karty adresovanú šéfovi spoločnosti. ¦ ¦ 3.7. Účtovanie o prijatí a vydaní kariet sa vedie v účtovnom denníku firemných kariet (príloha č. 3). ¦ ¦ 3.8. Držiteľ firemnej karty je zodpovedný za bezpečnosť firemnej bankovej karty, ako aj za vynaloženie finančných prostriedkov na ňu v rámci stanovených výdavkových limitov. ¦ ¦ Stratu alebo odcudzenie firemnej bankovej karty je držiteľ povinný bezodkladne nahlásiť úverovej inštitúcii, ktorá kartu vydala, za účelom zablokovania transakcií. Ak vinou držiteľa karty nedôjde k včasnej zablokovaniu účtu, je spôsobená škoda vymáhaná od držiteľa karty. ¦ ¦ 3.9. Informácie o PIN kóde karty sú dôvernou informáciou a držitelia karty nemajú právo tieto informácie prezradiť tretím osobám.

Používanie firemných bankových kariet

¦ ¦ 3.10. Základom používania firemnej bankovej karty je príkaz na zaslanie zamestnancovi, interný záznam alebo schválený odhad obchodných nákladov spoločnosti. ¦ ¦ 3.11. Držiteľ karty môže vykonávať operácie na karte len v rámci limitu stanoveného pre kartu na základe zmluvy s bankou, ktorá kartu vydala. ¦ ¦ 3.12. Pri nákupe kancelárskych potrieb, normatívnej a referenčnej literatúry a platení iných obchodných výdavkov nesmie veľkosť jednorazovej platby pomocou podnikovej karty presiahnuť 50 000 rubľov. na základe jednej zmluvy (účtu). ¦ ¦ 3.13. Limit na výber hotovosti v Ruskej federácii je stanovený na 100 000 rubľov. o deň. Výber cudzej meny v hotovosti na území Ruskej federácie nie je povolený. ¦ ¦ 3.14. Limit pre výbery hotovosti mimo územia Ruskej federácie je stanovený vo výške 100 000 rubľov. o deň. ¦ ¦ 3.15. Mimo územia Ruskej federácie možno firemné karty použiť len na úhradu cestovných a reprezentačných nákladov. Platba firemnou kartou za obchodné výdavky mimo Ruskej federácie nie je povolená. Sumy vynaložené na tieto účely sa nevracajú, sú zrazené zo mzdy zamestnanca, ktorý toto ustanovenie porušil. ¦ ¦ 3.16. Zamestnanci, ktorých práca zahŕňa neustále pracovné cesty, majú právo neodovzdať svoju firemnú kartu po dobu troch mesiacov. Pre ostatných zamestnancov sa obdobie určuje individuálne, najviac však na jeden mesiac. ¦ ¦ 3.17. Predbežná správa o peňažných prostriedkoch použitých prostredníctvom firemnej bankovej karty sa podáva spôsobom av lehotách ustanovených v bodoch 2.2 a 2.3 týchto Podmienok. ¦ ¦ 3.18. Ak neexistujú dokumenty potvrdzujúce zamýšľané použitie podnikovej bankovej karty, výber sumy použitej na iné účely od vinného zamestnanca sa vykonáva v súlade s čl. čl. 238, 241 a 248 Zákonníka práce Ruskej federácie. ¦ ¦ 3.19. Sumu vynaloženú na iné účely musí zamestnanec vrátiť do pokladne spoločnosti do 10 pracovných dní odo dňa schválenia zálohovej správy. V opačnom prípade vám bude strhnutý z platu. ¦ ————————————————————————————

Zdroj - "Plat", 2014, č.4

Domov — Články

Otvorenie firemnej plastovej karty

Vyriešte problémy súvisiace s registráciou karty

Karta sa vydáva po podpísaní príslušnej zmluvy s bankou. Pred odchodom do banky sa však rozhodnite pre nasledujúce dôležité body.

Koľko kariet potrebujete a pre koho by ste ich mali vydať?

Firemná karta môže byť iba osobná. To znamená, že kartu môže používať iba jeden zamestnanec spoločnosti. Osoba, pre ktorú je táto karta vydaná. Ak zamestnanec prevedie kartu na iného, ​​za prípadné zneužitie karty bude naďalej zodpovedný on sám. Ak je teda potrebné, aby k peniazom spoločnosti pomocou karty malo prístup viacero ľudí, pre každého sa vydá individuálna „plastová“ karta.

Na aký účet sa má vydať?

K bežnému účtu môže banka vydať kartu. Potom bude mať držiteľ karty skutočne prístup ku všetkým finančným prostriedkom spoločnosti. Nie je to bezpečné, ak je karta napríklad vydaná bežnému zamestnancovi. Aj keď, samozrejme, môže byť na karte nastavený limit, ale aj tak... Mnohí preto siahajú po inej možnosti – karta sa vydáva k špeciálnemu kartovému účtu. Môžete naň previesť peniaze v potrebnej výške. Prostriedky, ktoré je potrebné vydať na vykazovanie, budú teda oddelené od hlavných peňazí spoločnosti.

Existujú nuansy. Firemná karta môže byť vydaná k bežnému účtu spoločnosti. Je však pohodlnejšie použiť špeciálne otvorený kartový účet.

Upozorňujeme, že kartu je možné otvoriť nielen pre rubľový účet, ale aj pre účet v cudzej mene. Napríklad pre prípady, keď zamestnanci idú na zahraničnú pracovnú cestu a platia tam výdavky v cudzej mene. Aj keď, je pravda, nie je potrebné mať účet v cudzej mene špeciálne na platenie výdavkov v zahraničí - koniec koncov, vždy môžete platiť rubľovou firemnou kartou. Vzniknú len dodatočné náklady na konverziu (doložka

Vzor nariadenia o firemných kartách

2.6 Predpisy Ruskej banky zo dňa 24. decembra 2004 N 266-P).

Ako sa bude dopĺňať?

Firemná karta môže byť platobná (debetná) alebo kreditná karta. Platby je možné uskutočniť pomocou debetnej karty, ak sú na účte, ku ktorému je karta prepojená, prostriedky. S kreditnou kartou nie je potrebné mať prostriedky na účte. Banka sama poskytne požadovanú sumu. Samozrejme za poplatok a v dohodnutom limite. A potom vaša spoločnosť splatí dlh banke.
Majte na pamäti, že nie všetky banky ponúkajú rôzne typy firemných kariet. Napríklad niektorí poskytujú kreditné aj debetné karty, zatiaľ čo iní poskytujú iba debetné karty. Preto je lepšie si tento bod ujasniť vopred a následne kontaktovať banku. Sám určí zoznam dokumentov, ktoré bude potrebné doplniť. V každom prípade budete musieť podať žiadosť, v ktorej uvediete zamestnancov, na ktorých meno majú byť karty vydané.

Dôležitý bod. Firemná karta sa vydáva pre konkrétneho zamestnanca. Na tento účel sa banke predloží žiadosť s uvedením jeho celého mena.

Pri podpise zmluvy venujte pozornosť podmienkam používania karty, ktoré ponúka banka. Banky tak často stanovujú limit na sumu, ktorú je možné z karty vybrať počas dňa. Rovnako ako provízia za výber hotovosti. Je dôležité, aby ste to všetko ihneď zistili, aby ste si mohli naplánovať svoje výdavky.
Všimnime si ešte jeden bod. Na aktiváciu karty je často potrebné previesť na svoj účet určitú sumu peňazí, najmä ak hovoríme o špeciálnom kartovom účte. Prevedené peniaze slúžia na úhradu nákladov na vydanie a obsluhu karty.

Oznámte daňovým úradom a fondom otvorenie špeciálneho kartového účtu

Ak sú vaše firemné karty prepojené s existujúcim bežným účtom, nemusíte o ich otvorení nikoho informovať. Iná vec je, kedy bola karta vydaná s otvorením špeciálneho kartového účtu alebo bolo potrebné založiť nový bežný účet. Potom je potrebné o tom informovať daňové úrady a mimorozpočtové fondy. Musí sa tak urobiť do siedmich pracovných dní po otvorení (odsek 1, odsek 2, článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie, odsek 1, odsek 3, článok 28 federálneho zákona z 24. júla 2009 N 212-FZ) .

Memo. O zriadení osobitného kartového účtu je potrebné informovať daňový úrad a mimorozpočtové fondy do siedmich pracovných dní.

Odošlite svoje hlásenie daňovému úradu pomocou formulára N S-09-1 uvedeného v nariadení Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 6. 9. 2011 N ММВ-7-6/362@. Vo FSS Ruskej federácie - vo forme schválenej vyhláškou FSS Ruskej federácie zo dňa 12. apríla 2011 N 67. A v Dôchodkovom fonde Ruskej federácie - vo forme, ktorú nájdete na oficiálnej webovej stránke fondu (www.pfrf.ru). Ak to chcete urobiť, zadajte požiadavku „Správa o otvorení účtu“ do vyhľadávacieho panela na hlavnej stránke webu. Zobrazí sa vám odkaz, kde si môžete stiahnuť požadovaný formulár.

Postup pri práci s firemnými kartami si zapíšte do interného dokumentu

Po prijatí a zaúčtovaní kariet ich môžete vydať zamestnancom, pre ktorých boli vydané. Najprv však spísať postup pri vydávaní a používaní kariet v osobitnom predpise a schváliť ho ako interný doklad príkazom vedúceho. Potom s ním oboznámte všetkých zamestnancov a podpíšte ho. V nariadení sa odporúča ustanoviť najmä nasledujúce body.

Aké výdavky je možné zaplatiť kartou?

Uveďte, na aké výdavky je karta určená. Môžu to byť náklady spojené s pracovnou cestou zamestnancov, pohostením, ako aj služobnými nákladmi (odsek 2.5 Predpisov Bank of Russia z 24. decembra 2004 N 266-P).

V akom poradí sa vydávajú karty zamestnancovi?

Kartu môžete vydať zamestnancovi raz a bude ju používať podľa potreby počas práce pre vašu organizáciu. Alebo môžete kartu vydať len na dobu trvania konkrétnych úloh vydaných na príkaz manažéra.
V každom prípade si vytvorte špeciálnu evidenciu, do ktorej budete evidovať vydanie kariet a ich vrátenie. V registri uveďte nasledujúce polia:

• číslo karty a celé meno zamestnanec - držiteľ karty;
• dátum vydania karty zamestnancovi;
• podpis zamestnanca pri preberaní karty;
• dátum vrátenia karty zamestnancom;
• podpis osoby zodpovednej za vedenie registra pri vrátení karty zamestnancom.

Poradenstvo. Viesť denník alebo záznam o vydávaní firemných kariet zamestnancom. Doklad eviduje vydanie preukazov a ich vrátenie.

Takáto kontrola pohybu kariet je potrebná, aby sa predišlo prípadom ich straty alebo krádeže.

Ako používať kartu

Ujasnite si, že kartu musí používať priamo zamestnanec. A nemožno ho previesť na tretie strany.
Zvážte, čo je základom používania karty. Napríklad príkaz manažéra na splnenie oficiálnej úlohy. V objednávke je vhodné uviesť konkrétne druhy výdavkov a ich prípustnú výšku.
Pri každom použití karty - pri výbere hotovosti alebo pri platbách na ňu - musí zamestnanec dostať doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky a uschovať ich na vykazovanie (šeky, faktúry, cestovné lístky, účtenky, faktúry a pod.).

Ako nahlásiť zamestnancom

Zamestnanec nahlasuje vynaložené peniaze účtovnému oddeleniu predložením zálohovej správy a dokladov potvrdzujúcich vynaložené výdavky. V predpisoch uveďte aj termín na podanie zálohového hlásenia. Zákon neustanovuje žiadne časové rámce pre bezhotovostné platby, takže sa môžete zamerať na lehoty stanovené pri práci s hotovosťou. Zodpovedná osoba je totiž povinná nahlásiť vynaložené prostriedky do troch dní po uplynutí doby, na ktorú boli peniaze vydané na účet, alebo odo dňa nástupu do práce (ods. 2 ods. 4.4 Poriadkov o postup na vykonávanie hotovostných transakcií schválený Bankou Ruska dňa 12. októbra 2011 N 373-P, ďalej len nariadenie N 373-P). Správu musí schváliť vedúci organizácie.

Zaznamenajte si každý fakt používania karty do svojich záznamov.

Vydanie podnikovej karty zamestnancovi nie je spojené so žiadnym účtovným zápisom. Túto operáciu evidujete len v účtovnom denníku firemnej karty. Ale ak zamestnanec platil kartou alebo z nej vyberal hotovosť, tak táto okolnosť sa už musí prejaviť v účtovníctve. Transakcie závisia od toho, s ktorým účtom je firemná karta prepojená. Ak ide o zúčtovací účet, zohľadnite všetky výdavky z karty na základe bankového výpisu nasledujúcim spôsobom:

Debet 71 Kredit 51

• boli zamestnancovi vydané peniaze oproti výpisu z bežného účtu.

A ak je karta otvorená na špeciálny kartový účet, záznam bude takýto:

Debet 71 Kredit 55

• boli zamestnancovi vydané peniaze na účet zo špeciálneho kartového účtu.

V oboch prípadoch bude základom bankový výpis.
Upozorňujeme, že výpisy z účtu vám nemusia prísť každý deň. V takom prípade sa od zamestnancov rýchlo dozviete o výbere peňazí z karty. Veď si musia uložiť a k zálohovej správe priložiť nielen prvotné účtovné doklady, ale aj bankomatové a terminálové potvrdenky za výdaj (výber) peňazí. Ak sa ocitnete v takejto situácii, zaznamenajte vydanie peňazí oproti hláseniu pomocou účtu 57 „Prevody v tranzite“. To znamená, že na základe predbežnej správy urobte nasledujúci záznam:

Debet 71 Kredit 57

A po prijatí výpisu odpíšte prostriedky z účtu, ku ktorému je karta pripojená:

Debet 57 Kredit 51 (52, 55)

• debetom prostriedkov z účtu.

Odpis dlhu od zodpovednej osoby na základe zálohovej správy schválenej konateľom. Opakujeme, že k správe je potrebné priložiť doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky. V závislosti od typu výdavkov vyberte požadovaný debetný účet a príslušným účtom bude vždy účet 71 „Zúčtovanie so zodpovednými osobami“. Vstup bude nasledovný:

Debet 20 (08, 23, 26, 44, 91) Kredit 71

• sú zohľadnené výdavky, ktoré platí zodpovedný.

Podstata otázky. Peniaze vynaložené na kartu odpíšte na ťarchu účtu 71 na základe výpisov z účtu. A potom, čo zamestnanec predloží správu vopred, pokryjete jeho dlh voči organizácii.

V stĺpci 5 oddielu zapíšte sumy výdavkov určené na základe zálohovej správy. Účtujem o príjmoch a výdavkoch, ak uplatňujete zjednodušený daňový systém s predmetom zdanenia „príjmy mínus náklady“. A druh nákladov hradených zamestnancom je uvedený v zozname uvedenom v odseku 1 čl. 346.16 Daňový poriadok Ruskej federácie.
Zároveň nezabudnite na pravidlá odpisovania stanovené pre konkrétne druhy výdavkov. Ak teda napríklad účtovník nakúpil dlhodobý majetok, vynaloženú sumu zahrnie do nákladov od uvedenia zariadenia do prevádzky, pričom sumu rozdelí štvrťročne do konca roka (odsek 1 a ods. 8 ods. doložka 3, článok 346.16, doložka 4 doložka 2 článku 346.17 daňového poriadku Ruskej federácie).
Ak zamestnanec vybral peniaze z karty a neminul ich úplne, pripíšte zostatok do pokladne vyplnením pokladničného dokladu. V účtovníctve zohľadnite transakciu zaúčtovaním:

Debet 50 Kredit 71

• do pokladne sa zapíše zostatok nevyčerpanej hotovosti vybratej z karty nahlasujúcim zamestnancom.

Príklad. Pomocou firemnej karty
LLC „Persona“, ktorá používa zjednodušený daňový systém s objektom „príjmy mínus výdavky“, vydala v auguste 2013 firemnú kartu pre svojho zamestnanca O.N. Galkina. Karta bola vydaná s otvorením špeciálneho kartového účtu. 30. augusta bol účet doplnený vo výške 30 000 rubľov. Účtovník premietol túto transakciu na základe bankového výpisu s nasledujúcim zaúčtovaním:

Debet 55 Kredit 51

• - 30 000 rubľov. — peniaze sa prevedú na firemnú kartu.

V septembri 2013 na príkaz vedúceho organizácie O.N. Galkin je poverený nákupom kancelárskych potrieb pre organizáciu. Na úhradu týchto výdavkov dostal zamestnanec 9. septembra firemnú bankovú kartu. O vydaní karty bol urobený záznam v evidencii firemných kariet.
10. septembra O.N. Galkin vybral z podnikovej karty 5 000 rubľov. Za túto sumu nakúpil kancelárske potreby.
Zamestnankyňa nahlásila nákup 11. septembra s predložením zálohovej správy a účtovných dokladov potvrdzujúcich nákup na učtárne. V ten istý deň správu schválil konateľ.
Dňa 10. septembra účtovníčka na základe bankového výpisu vytvorila nasledovný záznam:

Debet 71 Kredit 55

• - 5000 rubľov. — peniaze boli vydané na účet bezhotovostným spôsobom na firemnú kartu.

Debet 10 Kredit 71

• - 5000 rubľov. — písacie potreby zakúpené zamestnancom boli aktivované.

Aj 11. septembra výška výdavkov vo výške 5 000 rubľov. Účtovník zapísal oddiel 5 do stĺpca. Účtovanie príjmov a výdavkov účtujem podľa paragrafov. 17 odsek 1 čl. 346.16 Daňový poriadok Ruskej federácie.
V deň schválenia zálohovej správy O.N. Galkin vrátil firemnú kartu. Účtovníčka túto skutočnosť premietla do účtovného denníka firemnej karty.

Nuansy, ktoré si vyžadujú osobitnú pozornosť. Peniaze vybraté z firemnej karty sa považujú za prostriedky vydané na účet. Každý výdavok finančných prostriedkov na karte musí zamestnanec nahlásiť predložením zálohovej správy účtovnému oddeleniu. K správe musia byť priložené doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky.
Vydanie podnikovej karty zamestnancovi samo osebe nie je dôvodom na účtovný zápis. Účtovník robí zápisy len vtedy, keď cez kartu pretekajú prostriedky.
Na kontrolu pohybu firemných kariet udržiavajte špeciálny register kariet. Môže sa nazývať denník alebo výpis.

Aké dokumenty je potrebné vyhotoviť, ak sa peniaze vydávajú prostredníctvom firemnej karty na nahlásenie?

Marina Marchuk, daňová poradkyňa

• Musí správca pri každom použití karty vydať príkaz na vydanie peňazí na účet??
• V bode 4.4 nariadenia N 373-P sa uvádza, že len na to, aby zodpovedná osoba mohla dostať hotovosť, musí vyplniť žiadosť. A manažér zase na tomto výpise uvádza sumu a vykazované obdobie. Nariadenie č. 373-P nehovorí nič o bezhotovostných prevodoch účtovateľných súm, a to aj na firemnú bankovú kartu. To znamená, že riaditeľ nemusí schvaľovať žiadosť zamestnanca zakaždým, keď sú peniaze za hlásenie prevedené na kartu, v praxi je výška hlásenia regulovaná limitom. Môže to byť buď limit karty, alebo limit výdavkov uvedený v interných dokumentoch spoločnosti.
• Ako je to s vyjadrením zodpovednej osoby? Tiež je to potrebné len pri vydávaní hotovosti.?
• presne tak. A ak použijete kartu, teda peniaze proti hláseniu vydávate bezhotovostným spôsobom, vystačíte si s výpismi zamestnancov. Firemné karty sú presne navrhnuté tak, aby minimalizovali množstvo dokumentácie a zjednodušili postup pri zúčtovaní s účtovníkmi.
• Potrebujem na každé vydanie karty príkaz manažéra??
• Pri vydávaní podnikovej karty je takáto objednávka nevyhnutná, ale v budúcnosti sa vydávanie karty zamestnancovi a jej vrátenie riadi normami miestneho zákona. Napríklad predpisy o firemných kartách. V tomto dokumente je vhodné vyriešiť tento problém čo najpohodlnejším spôsobom v súlade so špecifikami spoločnosti.
• Je potrebný príkaz od manažéra na doplnenie špeciálneho kartového účtu??
• Myslím, že aj toto je nepovinná požiadavka, keďže pri bezhotovostnom prevode musí konateľ určite podpísať príkaz na úhradu. To znamená, že zdokumentujte svoju objednávku na zaplatenie prostriedkov na určený účel. Preto bude príkaz na doplnenie účtu v tomto prípade zbytočný.
• Môže účtovník dokončiť novú úlohu s platbou kartou bez podania zálohového výkazu na predchádzajúcu úlohu?
• V praxi to môže byť prijateľné. Je tu predsa len zákaz vydať hotovosť na účet osobe, ktorá predtým vydaný preddavok nevyúčtovala. Toto je uvedené v už spomínanom odseku 4.4 Predpisov N 373-P. Táto požiadavka sa však nevzťahuje na platby pomocou firemných kariet. Okrem toho nie sú za jeho porušenie stanovené žiadne sankcie. Potvrdzuje to napríklad uznesenie 9. odvolacieho rozhodcovského súdu zo dňa 13.05.2013 N 09AP-10884/2013.
• Firemná karta sa vydáva pre konkrétneho zamestnanca. Čo sa stane, ak ho dáte niekomu inému??
• Za zneužitie karty bude naďalej zodpovedný ten, komu bude vydaná.
• Mala by zodpovedná osoba platiaca kartou dodržiavať platobný limit 100 000 rubľov? v súlade s odsekom 1 smernice Bank of Russia č. 1843-U z 20. júna 2007?
• Nie, nie je to potrebné, pretože limit je nastavený len na hotovostné platby a pri použití firemnej karty sa platby uskutočňujú bezhotovostným spôsobom.

novembra 2013

Približné predpisy o postupe pri používaní firemných bankových kariet

Schválil som názov organizácie ____________________________________ Name Meno pozície vedúceho organizácie __________ N _____ _________ _________________________ Podpisový vysvetlenie podpisu ______________________ ____________________________________________ Dátu

1. Informácie o PIN kóde firemnej karty sú dôvernou informáciou. Držitelia kariet nemajú právo poskytnúť tieto informácie tretím stranám.

Firemná karta: ako ju správne vydať a používať

Správa o cielených výdavkoch finančných prostriedkov na firemnej bankovej karte sa predkladá účtovnému oddeleniu organizácie:

- pri používaní firemnej karty výlučne na príjem hotovosti - najneskôr do 3 pracovných dní po uplynutí doby, na ktorú bola vydaná, a pri vydaní karty na úhradu cestovných nákladov - najneskôr do 3 pracovných dní odo dňa návrat z pracovnej cesty s výnimkou dňa nástupu (pre zamestnancov oddelení organizácie nachádzajúcich sa v obývaných oblastiach mimo sídla organizácie predloženie hlásenia účtovnému oddeleniu organizácie - najneskôr do 5 pracovných dní);

- pri použití firemnej karty na bezhotovostnú úhradu výdavkov - najneskôr do 15 pracovných dní odo dňa úhrady bezhotovostnou formou, okrem dňa úhrady, alebo pri čiastočnej úhrade bezhotovostnou formou čiastočne v r. v hotovosti, okrem dňa platby.

K výkazom musia byť okrem dokladov potvrdzujúcich výdavky priložené aj potvrdenie o platbe kartou.

3. Ak neexistujú doklady potvrdzujúce zamýšľané použitie finančných prostriedkov, alebo ak riaditeľ neschváli predbežnú správu, sumy odpísané z podnikovej karty budú od držiteľa karty inkasované a strhnuté z jeho mzdy.

4. Zoznam zamestnancov, na ktorých meno sa vydávajú firemné karty, je uvedený v prílohe č.1.

5. Vydávanie a vrátenie kariet sa vedie v evidencii firemných kariet vo forme podľa Prílohy č.2.

6. V prípade straty alebo odcudzenia firemnej bankovej karty je držiteľ karty povinný bezodkladne oznámiť banke, ktorá kartu vydala, aby zablokovala transakcie na nej. Ak vinou držiteľa karty nedôjde k včasnej zablokovaniu účtu, je spôsobená škoda vymáhaná od držiteľa karty.

Príloha č.1
do pozície od _______ N __

Zoznam zamestnancov ______________________________ (názov organizácie), na ktorého meno sa vydávajú firemné bankové karty —————————————————————————— ¦N ¦ Celé meno. ¦ Údaje z pasu ¦Typ karty¦ Číslo karty ¦ ¦n/p¦ zamestnanca ¦(číslo, kým a kedy bol vydaný)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+— ——+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————--+ —————————+———+——————-

Príloha č.2
do pozície od _______ N __

Účtovný denník firemnej karty ___________________________ (názov organizácie) ——————————————————————————— ¦Číslo ¦F.I.O. ¦Obdobie, za ktoré¦Dátum ¦Podpis ¦Dátum ¦Podpis ¦ ¦držiteľa karty ¦karta bola vydaná ¦vydanie ¦držiteľa¦doručenie ¦držiteľa¦ ¦ ¦karta ¦karta zamestnanca ¦+karta ¦ ———+——— -+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+ —————-+ ——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+—— -+———+— ——+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+ ———-

24.12.2004 číslo 266-P.

Aby mohli zamestnanci voľne prevádzkovať firemné karty, spoločnosť musí:

Vypracovať predpisy o postupe pri používaní firemných kariet (časť 1, článok 8 Zákonníka práce Ruskej federácie);

Schváliť zoznam pozícií, ktorých náplňou práce je používanie firemných kariet v spoločnosti (článok 1 článku 847 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie, odsek 2 a 7 článku 1.12 pokynu Bank of Russia č. 28-I zo dňa 14. septembra 2006 „O otváraní a rušení bankových účtov, vkladových účtov“;

Oboznámte všetkých zamestnancov, ktorých pozície sú uvedené v zozname, s pozíciou proti podpisu (časť 2 článku 22 Zákonníka práce Ruskej federácie);

Organizujte v spoločnosti účtovníctvo pre prijímanie a vydávanie firemných bankových kariet (článok 9 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“, ďalej len zákon č. 402-FZ, informácia č. PZ-10/2012 „Nadobudnutím účinnosti od 1. januára 2013 federálny zákon zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „O účtovníctve“);

Zaregistrujte sa v spôsobe účtovania na účtovanie účtovných súm na osobitnom účte (bod 7 PBU 1/2008).

Predpisy o postupe pri používaní firemných kariet

V tomto článku budeme predpokladať, že sa spoločnosť rozhodla otvoriť si samostatný špeciálny kartový účet.

Predpis o postupe pri používaní firemných kariet je metodickou príručkou pre všetkých zamestnancov firmy, ktorí sú z titulu svojich povinností nejakým spôsobom zapojení do tohto procesu.

V predpisoch o používaní firemných kariet odporúčame nastaviť:

Zoznam výdavkov a transakcií, ktoré môže zamestnanec vykonať pomocou firemnej karty. Upozornenie: zoznam operácií, ktoré sú povolené v rámci Ruskej federácie, sa líši od zoznamu transakcií povolených v zahraničí. Oba zoznamy sú uvedené v tabuľke;

Limity na firemné karty. Tieto sa môžu líšiť pre rôzne pozície;

Obdobie, po uplynutí ktorého musí zamestnanec kartu vrátiť;

Objednávka od držiteľov kariet týkajúca sa vynaložených súm;

Obdobie, počas ktorého musí zamestnanec predložiť spoločnosti predbežnú správu s pripojenými podpornými dokumentmi;

Približný zoznam dokumentov, ktoré sa akceptujú ako potvrdenie vynaložených výdavkov. Môžete si zostaviť album ich ukážok a urobiť z neho prílohu k pozícii. Potom budú mať zamestnanci vizuálnu predstavu o tom, aký doklad sa vyžaduje pri platbe kartou;

Požiadavky na zabezpečenie ochrany informácií o PIN kóde;

Postup v prípade straty karty;

Druhy porušení poriadku a postup pri náhrade škody zo strany držiteľov kariet.

Zoznam transakcií kartou

Alternatívou k ustanoveniu o postupe pri používaní firemných kariet môže byť samostatná časť o používaní firemných kariet v inom miestnom regulačnom akte spoločnosti. Tento paragraf môže napríklad doplniť ustanovenie o postupe a výške náhrady cestovných výdavkov, podávaní zálohových výkazov o cestovných a služobných nákladoch zamestnancov spoločnosti. Je to zobrazené nižšie.

Kto má právo používať firemné karty v spoločnosti

Tí zamestnanci, ktorým sú tieto karty vydané, majú právo používať firemné karty. Pri vydávaní firemných kariet spoločnosť predkladá banke schválený zoznam zamestnancov spoločnosti, ktorí majú oprávnenie karty používať.

Ak vedúci spoločnosti usúdi, že je výhodnejšie používať nepomenované firemné karty, vydá príkaz na schválenie zoznamu pozícií, ktorých výmena dáva právo používať nepomenované firemné karty na platbu za tovar a služby v mene av záujme spoločnosti. Vzor objednávky nájdete nižšie.

Pri zostavovaní zoznamu majte na pamäti, že nemôže úplne duplikovať personálnu tabuľku. Je potrebné vykonať primeranú vzorku a nezahŕňať pozície (povolania), v ktorých výkon úradných povinností nezahŕňa platbu za tovar a služby v mene a v záujme spoločnosti.

Oboznámte zamestnancov s predpismi na podpis

Všetci zamestnanci, ktorým boli vydané personalizované karty a ktorých pozície sú uvedené v objednávke, musia byť proti podpisu oboznámení so schválenými predpismi o postupe pri používaní firemných bankových kariet alebo s miestnym regulačným aktom, ktorý obsahuje príslušnú časť.

Skutočnosť oboznámenia sa môže byť zaznamenaná na poslednom hárku predpisu alebo v samostatnom dokumente (napríklad vo výkaze alebo denníku).

Uchovávanie, vydávanie a vracanie firemných kariet

Aby sa eliminovali prípady straty firemných kariet, ako aj zneužitia či krádeže, musí spoločnosť zaviesť prísnu kontrolu nad skladovaním a pohybom firemných kariet.

Personalizované firemné bankové karty môžu byť v rukách držiteľov za predpokladu, že spĺňajú bezpečnostné požiadavky.

Neosobné firemné karty sa spravidla vydávajú zamestnancovi na vykonanie konkrétnej úlohy - úhrady cestovného, ​​pohostenia alebo iných výdavkov.

Dokumentáciu odovzdania karty zamestnancovi zákon neupravuje. Tento postup je lepšie schváliť v predpisoch o postupe pri používaní firemných kariet. Poradie môže byť nasledovné:

Zamestnanec vypíše žiadosť o vydanie neosobnej podnikovej karty, v ktorej zdôvodní účel zamýšľaného vynaloženia finančných prostriedkov;

Manažér schváli žiadosť zamestnanca a uvedie limit nepersonalizovanej karty. Vzor žiadosti je uvedený nižšie.

Pozor: v zákone nie sú žiadne výnimky pre situáciu, keď je zodpovedná osoba na čele spoločnosti. Spoločnosť má však právo nezávisle zoradiť podmienky používania firemných kariet podľa pozície.

Firemné karty sa vydávajú na obdobie určené predpismi. Karta môže byť na základe objednávky vedúceho spoločnosti vydaná aj na dlhšie obdobie, ako je uvedené v podnikových predpisoch.

Ak zamestnanec neustále cestuje na pracovné cesty, môže mu byť na základe samostatného príkazu vedúceho vydaná podniková karta na dlhšie obdobie.

V prípade zmeškania lehoty na vrátenie nemenovanej firemnej karty musí osoba oprávnená kontrolovať ich pohyb o tom informovať hlavnú osobu a následne je rozhodnuté o zablokovaní karty alebo iné rozhodnutie s vinníkom.

Časopis pohybu firemných kariet

Do denníka na evidenciu prijatia a vydania kariet (denníka pohybu firemných bankových kariet) sa eviduje dátum, obdobie, účel vydania podnikovej karty, jej číslo, limit, funkcia a priezvisko zamestnanca.

Skutočnosť prevzatia a vrátenia podnikovej karty zamestnancom musí potvrdiť podpisom vo denníku zodpovedná osoba a účtovník, ktorý je zodpovedný za ich uloženie.

Príklad denníka nájdete nižšie.

Ako nahlásiť vynaložené peniaze

Postup pri nahlasovaní výdavkov zamestnancov na firemnú kartu nie je ustanovený osobitným regulačným zákonom. Spoločnosť ho však môže vyvinúť nezávisle na základe pravidiel upravujúcich postup vykazovania výdavkov v hotovosti.

Termín na podanie predbežného hlásenia o použití peňažných prostriedkov z podnikovej bankovej karty je možné stanoviť v predpisoch o postupe pri používaní podnikových kariet. Môže byť stanovená v pracovných dňoch odo dňa uplynutia lehoty určenej na vykonanie objednávky alebo návratu z pracovnej cesty.

Môžete použiť jednotný formulár predbežnej správy č. AO-1, ​​schválený vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska z 1. augusta 2001 č. 55.

Spoločnosť má tiež právo rozvíjať svoje vlastné, berúc do úvahy osobitosti spojené s kombináciou míňania hotovostných a bezhotovostných prostriedkov (článok 4 článku 9 zákona č. 402-FZ).

Prosím, upozornite svoje zodpovedné osoby na jednu vlastnosť vyhotovenia zálohovej správy o vynaložení prostriedkov z firemnej karty.

Potvrdenie, ktoré zamestnanec dostane pri výbere hotovosti z bankomatu, nemožno samo osebe považovať za doklad potvrdzujúci výdavky zamestnanca.

K predbežnej správe musia byť priložené účtenky (iné doklady) s uvedením účelu použitia hotovosti vybratej z karty. Zostatok nepoužitej hotovosti vybratej z karty musí zamestnanec vložiť do firemnej pokladne. Zálohovú správu zamestnanca musí schváliť vedúci spoločnosti.

Používanie firemných kariet ako platobného prostriedku je čoraz populárnejšie. Dôvodom je skutočnosť, že takéto karty sú spoľahlivým a pohodlným spôsobom úhrady výdavkov súvisiacich s ekonomickou činnosťou organizácie, predovšetkým cestovných a zábavných nákladov. Ako v praxi vyzerá proces vydávania firemných kariet? Aké dokumenty možno použiť na potvrdenie vynaložených výdavkov? Ktoré orgány by som mal informovať o otvorení osobitného bankového účtu?

Čo je firemná banková karta?

Firemná karta, ako každá iná plastová banková karta, je osobným platobným prostriedkom určeným na platbu za tovar alebo služby, ako aj na príjem hotovosti v bankomatoch a bankách.
Postup pri obehu bankových kariet na území Ruskej federácie upravujú Nariadenia o vydávaní bankových kariet ao transakciách vykonávaných platobnými kartami, ktoré schválila Banka Ruska dňa 24. decembra 2004 N 266-P. Je potrebné poznamenať, že v texte tohto predpisu N 266-P bolo vykonaných niekoľko zmien a doplnení pokynmi N 2862-U, ktoré nadobudnú účinnosť 1. júla 2013 (pokyny Ruskej banky zo dňa 8. 10. 2012 N 2862-U „O zmenách a doplneniach predpisov Ruskej banky zo dňa 24. decembra 2004 N 266-P „O vydávaní bankových kariet ao transakciách vykonávaných platobnými kartami“ zaregistrované na Ministerstve spravodlivosti dňa 21. novembra 2012 N 25863).

Berúc do úvahy zmeny a doplnenia článku 1.5 nariadenia N 266-P, stanovuje sa, že úverová inštitúcia má právo vydávať bankové karty týchto typov: platobné (debetné) karty, kreditné karty a predplatené karty, držitelia ktorými sú fyzické osoby vrátane oprávnených právnických osôb, fyzických osôb podnikateľov.
Charakteristickým znakom podnikovej karty je, že osoba, na meno ktorej je vydaná, musí byť zamestnancom organizácie, ktorá uzavrela dohodu o vydaní takejto karty, pričom zamestnanec získa plný prístup k jednému z účtov právnej subjekt, teda hospodári s finančnými prostriedkami organizácie.
Pre každú kartu je možné nastaviť individuálny limit výdavkov. Môžete si nastaviť trvalé aj dočasné limity pre míňanie prostriedkov na karty s uvedením ľubovoľného časového obdobia. Okrem toho si pri používaní firemných kariet môžete nastaviť limity na rôzne kategórie výdavkov: hotovostné a bezhotovostné platby, transakcie v zahraničí atď.

Pri používaní firemných kariet sa zvyčajne stanovuje množstvo požiadaviek a obmedzení:

• Na osobitný kartový účet nie je dovolené pripisovať peňažné prostriedky bezhotovostným prevodom peňažných prostriedkov z účtov tretích osôb;
• Osobné výdavky pomocou firemných kariet sú zakázané, pretože všetky uskutočnené transakcie sa odrážajú na účte organizácie;
• Keďže prostriedky vybraté z takejto karty sa považujú za prostriedky vydané na účet, je potrebné príslušné nahlásenie. Banka má právo požadovať primárne doklady ku všetkým transakciám vykonaným firemnými kartami (faktúry za ubytovanie, cestovné lístky, potvrdenky, šeky a iné doklady s originálom účteniek z elektronických terminálov, bankomatov, ako aj výkazy pracovných ciest, ak sú finančné prostriedky odpísané z účtovať cestovné náklady);
• v súlade s požiadavkami menovej legislatívy Ruskej federácie je organizácia pri vykonávaní transakcií v cudzej mene pomocou kariet vrátane cezhraničných platieb povinná predložiť banke do desiatich pracovných dní odo dňa transakcie, dokladové zdôvodnenie jej ukončenia vrátane správy o výdavkoch s prílohou zúčtovacích dokladov za každú takúto operáciu.

Aké sú hlavné výhody práce s firemnými kartami?

Môžeme vymenovať množstvo výhod používania firemných kariet ako pre organizáciu, tak aj pre zamestnancov, pre ktorých sú vydávané:

• úspora času, pretože nie je potrebné kontaktovať banku kvôli príprave podkladov pre príjem hotovosti z účtu alebo jej vklad na účet. Prijímanie peňazí je možné kedykoľvek, a to v bankomate aj v pokladni banky, a nie nevyhnutne tej, v ktorej je účet otvorený. Hotovosť je možné vložiť na účet organizácie aj prostredníctvom bankomatu. Okrem toho sú karty hlavných platobných systémov akceptované vo väčšine maloobchodných a servisných predajní, bankomatov a bánk na svete. Zjednodušuje sa práca nielen pokladničných služieb, ale aj účtovníkov, pretože nie je potrebné vystavovať preddavky na cestovné výdavky a sledovať vrátenie zúčtovanej hotovosti, ktorá nebola vynaložená na pracovnú cestu;
• znižovanie nákladov a minimalizácia rizík spojených s prijímaním, prepravou a skladovaním hotovosti;
• zjednodušenie účtovníctva a kontroly výdavkov zamestnancov otvorením špeciálneho kartového účtu, ktorý vám umožní účtovať transakcie na všetkých firemných kartách podniku (alebo niekoľkých špeciálnych kartových účtov na účtovanie transakcií samostatne pre každú kartu alebo skupinu kariet);
• automatická konverzia prostriedkov v rubľoch na cudziu menu pri platbe za služby v zahraničí.

Je potrebné vydávať firemné karty na vydávanie peňazí zamestnancom v bezhotovostnej forme alebo môžete použiť „platové“ karty?

Táto otázka sa často objavuje medzi zamestnávateľmi, ktorí vo svojich organizáciách implementovali „mzdové“ projekty. Pripomeňme, že už skôr v liste č. 14-27/513 z 24. decembra 2008 Banka Ruska uviedla, že existujú obmedzenia na zoznam transakcií vykonávaných jednotlivcami pomocou bankových kariet v súlade s ustanoveniami súčasnej legislatívy. Ruskej federácie. Zástupcovia Bank of Russia zároveň potvrdili, že otázka prípustnosti preplatenia výdavkov spojených s pracovnými cestami ich prevodom na bankové účty jednotlivých zamestnancov zriadené na transakcie bankovými kartami je v rámci aplikácie práce legislatívy. Takže podľa čl. 168 Zákonníka práce Ruskej federácie postup a výšku náhrady výdavkov spojených s pracovnými cestami určuje kolektívna zmluva alebo miestne predpisy.

Pokiaľ ide o finančné oddelenie, nenamieta proti používaniu „platových“ kariet na zúčtovanie so zodpovednými osobami. Ministerstvo financií listom zo dňa 05.10.2012 N 14-03-03/728 upozornilo, že v súvislosti s využívaním moderných bankových a iných platobných technológií sa namiesto vydávania hotovosti zavádzajú bezhotovostné platby na účty zriadené pre týchto zamestnancov na platby pomocou bankových debetných kariet vydaných úverovými inštitúciami, a to aj v rámci „mzdových“ projektov.

Podľa predstaviteľov rezortu je vhodné rozšíriť rozsah aplikácie zúčtovacích (debetných) bankových kariet (okrem zúčtovania miezd v rámci „mzdových“ projektov) aj na zúčtovanie so zodpovednými osobami. Výhodami tejto formy platieb, akými sú bezhotovostné zúčtovanie so zodpovednými osobami pomocou zúčtovacích (debetných) bankových kariet, je zvýšenie efektívnosti platobných procesov a automatizácia odsúhlasovania zúčtovania a kontroly nad príjmom (pripísaním) finančných prostriedkov a ich použitie.

Pravidlá pre organizáciu a vedenie účtovných záznamov so zodpovednými osobami môžu obsahovať ustanovenia o vyrovnaní s nimi v hotovosti aj bezhotovostne. Ako príklad finančníci uviedli prax zaužívanú v ich rezorte: v rámci implementácie účtovných zásad a s prihliadnutím na ustanovenia kolektívnej zmluvy ministerstvo financií vydáva peňažné prostriedky na účet cestovných nákladov bezhotovostným spôsobom. na žiadosť zodpovednej osoby s údajmi potrebnými na prevod na účet zamestnanca ministerstva financií zriadený v úverovej inštitúcii pri pracovnej ceste:

• na území Ruskej federácie - v mene Ruskej federácie (v rubľoch) pomocou bankových kariet používaných ako súčasť projektu „mzdy“;
• na území cudzích štátov - v amerických dolároch bankovými menovými kartami vydanými úverovými inštitúciami uvedenými v kolektívnej zmluve Ministerstva financií.

Aký je postup pri získavaní firemných kariet?

Všeobecným pravidlom je, že na implementáciu projektu „Firemná karta“ si organizácia musí okrem svojho existujúceho bankového účtu zriadiť aj druhý účet špeciálne pre platby pomocou firemných kariet. K tomu potrebujete:

• napísať žiadosť o otvorenie účtu;
• zostaviť vzor podpisovej karty;
• podpísať zmluvu o bankovom účte na zúčtovanie transakcií pomocou firemných kariet;
• uzavrieť dodatočnú zmluvu o inkase z hlavného účtu.

Po dokončení všetkých potrebných dokumentov a otvorení druhého bežného účtu organizácia predloží banke:

• zaregistrovať sa na vydávanie bankových kariet (zoznam držiteľov firemných kariet);
• žiadosť o vydanie firemnej karty (vyplnená a podpísaná držiteľom firemnej karty a dohodnutá s vedúcim organizácie);
• príkazy na vydávanie správ osobám uvedeným v registri.

Poznámka! Firemná banková karta sa vydáva priamo držiteľovi, ktorého organizácia uviedla v žiadosti o vydanie platobnej karty, alebo zástupcovi klienta, ktorý koná na základe splnomocnenia vyhotoveného v súlade s požiadavkami zákona.

Aké miestne predpisy by sa mali vypracovať pri implementácii projektu firemnej karty?

Na vykonávanie účtovníctva a kontroly pohybu firemných kariet organizácie je vhodné vypracovať vhodný predpis. Samostatný predpis o postupe pri používaní firemných kariet je možné nevypracovať, ale v tomto prípade by mal byť postup ich používania stanovený v inom miestnom regulačnom akte, napríklad v nariadení o postupe a výške náhrady cestovného. výdavkov, vystavovanie zúčtovateľných peňažných prostriedkov, predkladanie zálohových správ o cestovných a služobných výdavkoch. Ako príklad môžeme uviesť vyhlášku JSC Ruských železníc zo dňa 7. novembra 2006 N 2193r, ktorou sa schválili Predpisy o vydávaní peňažných prostriedkov na účet. Toto nariadenie obsahuje samostatnú časť „Postup pri používaní firemnej bankovej karty“, ktorá definuje:

• účel firemnej karty;
• dôvody vydania karty;
• dôvody jeho použitia;
• postup a načasovanie predloženia predbežnej správy o finančných prostriedkoch použitých prostredníctvom firemnej bankovej karty;
• postup vyberania sumy použitej na iné účely od vinného zamestnanca, ak neexistujú dokumenty potvrdzujúce zamýšľané použitie podnikovej bankovej karty;
• zodpovednosť za bezpečnosť karty, ako aj za vynakladanie finančných prostriedkov na ňu v rámci stanovených výdavkových limitov.

Okrem predpisov je potrebné schváliť aj register firemných kariet. Tento register by mal odrážať:

• čísla kariet;
• CELÉ MENO. držiaky;
• dátumy prevodu a vrátenia kariet.

Prijatie a vrátenie firemnej karty musí potvrdiť zamestnanec, ktorý ju prevzal (vrátil) a osoba zodpovedná za vedenie evidencie údajov o karte.

Aký je základ pre evidenciu súm transakcií uskutočnených pomocou firemných kariet?

Výdavky sa premietajú na základe registra platieb vydaného bankou alebo elektronického denníka.

Prostriedky sa zvyčajne odpisujú alebo pripisujú za transakcie kartou najneskôr v pracovný deň nasledujúci po dni, keď banka dostane register platieb alebo elektronický denník z jedného zúčtovacieho centra (potom môžu byť tieto dokumenty prevedené do organizácie).

Pripomeňme, že zamestnanci organizácie pri používaní karty v obchodoch, hoteloch a iných platobných miestach dostávajú doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky (šeky, faktúry za ubytovanie v hoteli, cestovné lístky, účtenky, faktúry a pod.). K týmto dokladom musia byť priložené originály bločkov, potvrdenky z elektronických terminálov a bankomatov. Všetky tieto doklady musí zamestnanec organizácie spolu so zálohovou správou predložiť účtovnému oddeleniu organizácie.

Povinné náležitosti, ktoré musí doklad o transakciách vykonaných platobnou kartou obsahovať, sú uvedené v bode 3.3 predpisu N 266-P. Tie obsahujú:

• identifikátor bankomatu, elektronického terminálu alebo iného technického prostriedku určeného na vykonávanie transakcií platobnými kartami;
• typ operácie;
• dátum transakcie;
• hodnota transakcie;
• transakčná mena;
• výška provízie (ak existuje);
• autorizačný kód;
• údaje o platobnej karte.

Uvedené údaje musia obsahovať vlastnosti, ktoré umožnia spoľahlivo nadviazať súlad medzi údajmi o platobnej karte a účtom právnickej osoby, ako aj medzi identifikátormi obchodných organizácií (služby), bankomatov a bankových účtov obchodných organizácií (služby). (článok 3.6 Nariadenia N 266-P).

Pre tvoju informáciu. Papierový doklad o transakciách platobnou kartou musí navyše obsahovať podpis držiteľa platobnej karty a pokladníka. Táto požiadavka sa nevzťahuje na prípady, keď je doklad vyhotovený v mieste výdaja hotovosti s použitím analógie vlastnoručného podpisu.

Čo robiť v situácii, keď pri výbere peňazí bankovou kartou bankomat nevydá potvrdenie o operácii? Vyššie bolo uvedené, že takéto kontroly prikladajú zodpovedné osoby k predbežnej správe. Samotný zamestnanec, zodpovedná osoba, však nemá právo žiadať od banky šek, ktorý potrebuje. Dôvodom je skutočnosť, že klientom banky nie je zamestnanec, ale organizácia. Preto musí organizácia kontaktovať banku so žiadosťou o výpis. V tomto prípade banka nemá právo odmietnuť vydanie výpisu (odsek 2.1, oddiel 2, časť III. Predpisov o pravidlách účtovania v úverových inštitúciách nachádzajúcich sa na území Ruskej federácie, schválených bankou Ruska dňa 16. júla 2012 N 385-P).

Súvisí vydávanie firemných bankových kariet so zrážkou dane z príjmu fyzických osôb zamestnancom a výpočtom poistného?

Keďže prostriedky prevedené na takéto karty patria organizácii a nie jednotlivcom, ktorí ich používajú, nevzniká povinnosť platiť daň z príjmu fyzických osôb a poistné (pokiaľ sa nepreukáže opak). Všetky podporné dokumenty však musia byť riadne pripravené. K takýmto záverom dospeli sudcovia najmä v uznesení Federálnej protimonopolnej služby NWO z 18. júla 2011 N A05-11476/2010. V rozhodnutí súdu sa uvádza, že podľa dohody sa transakcie súvisiace s hospodárskou činnosťou podniku vykonávajú pomocou kariet vrátane úhrady cestovných a pohostinských nákladov. Rozhodcovia považovali nároky daňových úradov za neopodstatnené, keďže Federálna daňová služba nekontrolovala bankový účet, neskontrolovala, na aké účely boli prostriedky odpísané z podnikovej karty, a neposkytla dôkazy o tom, že sporné sumy boli ekonomickým prínosom zamestnancov daňového agenta.

Ktoré regulačné orgány musia byť informované o otvorení bankového účtu?

Daňovníci, organizácie aj jednotliví podnikatelia, sú povinní písomne ​​oznámiť daňovému úradu otvorenie alebo zatvorenie účtov do siedmich dní (odsek 1, odsek 2, článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie). Formulár správy a postup na jeho vyplnenie boli schválené nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 06.09.2011 N ММВ-7-6/362@.

Informácie o otvorení bankového účtu do siedmich dní by sa mali predložiť aj dôchodkovému fondu a fondu sociálneho poistenia, čo sú orgány monitorujúce platenie poistného (odsek 1, odsek 3, článok 28 federálneho zákona z 24. júla , 2009 N 212-FZ).

Ak bola k existujúcemu účtu vydaná aj firemná karta a neboli zriadené žiadne nové bankové účty, nie je potrebné poskytovať informácie ani daňovej inšpekcii, ani orgánom monitorujúcim platenie poistného.

Poznámka! Podľa odseku 1 čl. 118 daňového poriadku Ruskej federácie, porušenie stanoveného termínu na poskytnutie informácií daňovému úradu o otvorení alebo zatvorení účtu v ktorejkoľvek banke zo strany daňovníka znamená pokutu 5 000 rubľov.

Ako správne organizovať používanie firemných kariet? Aké doklady mám predložiť? Ako odladiť interakciu medzi zodpovednými osobami a účtovným oddelením? Odpovede na tieto otázky nájdete v článku.

Prečítajte si o pravidlách vydávania peňazí na účet v roku 2015 v článkoch:

Zúčtovanie so zodpovednými osobami v roku 2015

Ak chcete vydať firemnú kartu zamestnancom, musíte:

• vypracovať nariadenie o postupe pri používaní firemných kariet (časť 1, článok 8 Zákonníka práce Ruskej federácie);
• schvaľuje zoznam pozícií, ktorých pracovné povinnosti zahŕňajú používanie firemných kariet (článok 1 článku 847 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie, odsek 2 a 7 článku 1.12 pokynu Bank of Russia č. 28-I zo 14. septembra , 2006 „O otváraní a rušení bankových účtov, vkladoch (vkladoch) na bankové účty“;
• oboznámiť všetkých zamestnancov, ktorých pozície sú uvedené v zozname, s pozíciou proti podpisu (časť 2 článku 22 Zákonníka práce Ruskej federácie);
• organizovať v spoločnosti účtovníctvo pre prijímanie a vydávanie firemných bankových kariet (článok 9 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“, ďalej len zákon č. 402-FZ, informácie o Ministerstvo financií Ruska č. PZ-10/2012 „Nadobudnutie účinnosti od 1. januára 2013, federálny zákon zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „O účtovníctve“);
• v účtovnom postupe špecifikovať spôsob účtovania účtovateľných súm na osobitnom účte (bod 7 PBU 1/2008).

Predpisy o postupe pri používaní firemných kariet

Poskytuje návod pre všetkých zamestnancov spoločnosti, ktorí používajú tieto karty.

Firemná karta: komu ju možno vydať?

Personalizované firemné karty môžu používať iba zamestnanci, ktorým sú tieto karty vydané. To znamená: na vydanie firemnej karty je potrebné predložiť banke zoznam zamestnancov schválených manažérom, ktorí môžu používať firemnú kartu.

Aby ste mohli vo firme používať nemenované firemné karty, musíte vydať príkaz na schválenie zoznamu pozícií, na ktoré možno použiť nemenované firemné karty.

Ako vydať firemnú kartu

Personalizované firemné bankové karty môžu vlastniť aj samotní zamestnanci za predpokladu, že spĺňajú bezpečnostné požiadavky.

Všetky nepomenované firemné karty je lepšie uložiť do trezoru. Aby sa táto karta nedostala do rúk niekomu, kto ju nepotrebuje. Je lepšie vydať kartu podľa . Hoci zákon Toto nie je nikde napísané.

Na ako dlho by mala byť vydaná firemná karta?

Firemné karty sa vydávajú na obdobie určené predpismi. Kartu je možné vydať na dlhšie obdobie len na základe objednávky vedúceho.

Ako napísať predbežnú správu

Postup pri nahlasovaní výdavkov zamestnancov na firemnú kartu nie je ustanovený osobitným regulačným zákonom. Spoločnosť ho však môže vyvinúť nezávisle na základe pravidiel upravujúcich postup vykazovania výdavkov v hotovosti.

Termín na podanie predbežného hlásenia o použití peňažných prostriedkov z podnikovej bankovej karty je možné stanoviť v predpisoch o postupe pri používaní podnikových kariet.

Zamestnanec môže vyplniť predbežnú správu o peniazoch z karty pomocou zjednoteného . Alebo rozvíjať.

Poznámka! Pri zostavovaní zálohovej správy o míňaní peňazí z podnikovej karty musí zamestnanec priložiť doklady potvrdzujúce jeho výdavky (šeky, účtenky atď.). Aj keď účtovník vybral hotovosť z karty, okrem potvrdenia o výbere týchto peňazí musíte priložiť aj doklady potvrdzujúce platbu za tovar (práca, služby).

E.V. Orlová,
Zástupca generálneho riaditeľa JSC "ASM Audit"

Firemné plastové karty triedy Podnikanie sú určené na vydávanie zamestnancom organizácie a môžu patriť do rôznych platobných systémov: VISA, Eurocard/MasterCard.

S ich pomocou sa maximálne optimalizuje a zjednodušuje účtovanie pohostinských a cestovných nákladov, ako aj nákladov spojených s ekonomickou podporou organizácie. Môžu byť použité na zúčtovanie s obchodnými partnermi, ktorí majú vybavenie na prijímanie kariet z medzinárodných platobných systémov.

Firemné karty: luxus alebo nevyhnutnosť?

V medzinárodnej obchodnej praxi sa používa niekoľko typov firemných kariet:

Firemné karty na platenie cestovných a pohostinských nákladov ( T&E karty);

Firemné karty na úhradu nákladov spojených so servisom firemného vozového parku ( flotilové karty);

Firemné nákupné karty ( nákupné karty), známy ako obstarávacie karty alebo p-karty, teda logistické karty na uskutočňovanie nepravidelných nákupov kancelárskych potrieb a iných kancelárskych potrieb.

Všimnite si, že v Ruskej federácii neustále cestujú na služobné cesty približne tri milióny ľudí. Firemné karty však zostávajú akousi exkluzívnosťou, pretože sa ešte nerozšírili a nie sú tak žiadané organizáciami, ako by si banky želali. Firemné karty využívajú najmä veľké organizácie zaoberajúce sa zahraničnou ekonomickou činnosťou. Väčšina organizácií sa obmedzuje na platové karty pre svojich zamestnancov. Je to z viacerých dôvodov.

O nevýhodách...

po prvé, Mnohé organizácie neuvažujú o nových výpočtových schémach na účtovanie cestovných výdavkov a výdavkov na pohostinstvo a uprednostňujú uchovávanie záznamov staromódnym spôsobom.

po druhé, Ak sa firemná karta používa na úhradu cestovných nákladov do zahraničia, potom transakcie na nej podliehajú devízovým predpisom a kontrolným zákonom. Organizácia musí obzvlášť starostlivo monitorovať prípravu všetkých správ o takýchto transakciách, pričom prikladá veľké množstvo relevantných primárnych dokumentov potvrdzujúcich vynaložené výdavky, pretože tieto transakcie podliehajú dôkladnej kontrole zo strany Banky Ruska a daňových úradov.

po tretie, Banky pomerne často kladú vysoké nároky na spoľahlivosť firemných klientov a definujú prísnejšie podmienky pre obsluhu firemných kariet. Napríklad za obsluhu takýchto kariet sú stanovené vysoké tarify; Držitelia firemných kariet nemusia mať nárok na doplnkové služby (bezplatné a zľavnené poistenie, zľavové karty atď.); Na firemnom kartovom účte sa často úroky nepripisujú.

po štvrté, v určitých prípadoch je používanie firemných kariet medzinárodných platobných systémov spojené s významnými daňovými rizikami. Nie je náhoda, že Metodické odporúčania na uplatňovanie kapitoly 25 „Daň z príjmov organizácií“ druhej časti daňového poriadku Ruskej federácie, schválené vyhláškou Ministerstva daní a daní Ruska z 20. decembra 2002 N BG-3-02/729, obsahuje nasledovné vysvetlenie: „Ekonomicky oprávnenými výdavkami sa rozumejú výdavky vzhľadom na účel dosahovania príjmov, spĺňajúci princíp racionality a podmienené obchodnými zvyklosťami.“ Napriek tomu, že princíp racionality nie je ustanovený zákonom, treba naň vždy pamätať – veď ako sa hovorí „do pekárne si taxík nevezmete“. .

... A o výhodách!

Pre veľké organizácie je však firemná karta nielen nevyhnutným platobným prostriedkom pre časté služobné cesty zamestnancov mimo krajiny, platby za zábavu a obchodné výdavky, ale aj výhodnou alternatívou k šekovej knižke.

Karta firemnej triedy Podnikanie je univerzálny, to znamená, že ho možno použiť ako na operácie prijímania hotovosti, tak aj na zúčtovanie na miestach obchodnej a servisnej siete. Okrem toho môžete zaplatiť za nákupy pre organizáciu za akúkoľvek sumu vrátane sumy presahujúcej 60 000 rubľov bez obáv, že organizácia bude obvinená z porušenia stanoveného limitu platieb v hotovosti právnickým osobám za inventár, vykonanú prácu a poskytnuté služby. , Dôvodom je skutočnosť, že limit stanovený Bankou Ruska pre hotovostné platby za transakciu sa nevzťahuje na bezhotovostné platby na firemných kartách.

Pripomeňme, že zúčtovanie medzi právnickými osobami, ako aj zúčtovanie s účasťou občanov súvisiace s ich podnikateľskou činnosťou prebieha bankovým prevodom. Zúčtovanie medzi týmito osobami je možné uskutočniť aj v hotovosti, ak zákon neustanovuje inak [str. 2 polievkové lyžice. 861 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie (Občiansky zákonník Ruskej federácie)]. Pravidlá vykonávania vyrovnaní stanovuje Banka Ruska [doložka 4 polievkové lyžice. 4 federálneho zákona z 10. júla 2002 N 86-FZ „O centrálnej banke Ruskej federácie (Banka Ruska)“].

Podľa článku 1 Pokynov Bank of Russia č. 1050-U zo 14. novembra 2001 je maximálna suma pre hotovostné platby medzi právnickými osobami v rámci jednej transakcie 60 000 rubľov. Uvedená maximálna výška sa v tomto prípade vzťahuje na vyrovnania v rámci jednej dohody uzatvorenej medzi právnickými osobami. Peňažné vyrovnania uskutočnené medzi právnickými osobami v rámci jedného alebo viacerých peňažných nástrojov na základe jednej zmluvy nemôžu presiahnuť maximálnu výšku hotovostných vyrovnaní. Uvádza sa to v spoločnom liste Bank of Russia z 2. júla 2002 N 85-T a Ministerstva daní Ruska z 1. júla 2002 N 24-2-02/252 „O otázkach vyrovnania medzi právnickými osobami v r. hotovosť.”

Prevody z firemných kariet sa účtujú ako bezhotovostné platby. V zozname foriem bezhotovostných platieb uvedenom v čl. 862 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie nie sú uvedené platby platobnými kartami, ale tento zoznam je otvorený. Podľa čl. 1 federálneho zákona z 22. mája 2003 N 54-FZ „O používaní pokladničného zariadenia pri uskutočňovaní hotovostných platieb a (alebo) zúčtovaní pomocou platobných kariet“ hotovostné platby sú platby uskutočnené pomocou hotovostných platieb za zakúpený tovar vykonanú prácu, služby poskytnuté. Zaradenie úhrad s použitím platobných kariet medzi bezhotovostné platby potvrdzuje aj stanovisko regulačných orgánov uvedené v liste Ministerstva financií Ruska zo dňa 6. 3. 2003 N 04-05-12/60 a list Ministerstva daní Ruska zo dňa 27.2.2003 N 22-1-15/453- 3133.

Firemné karty otvárané organizáciami pre svojich zamestnancov na služobné cesty eliminujú potrebu zriaďovania devízového účtu a nákupu cudzej meny na cestovné náklady. Zamestnanci organizácie majú možnosť prijímať hotovosť v cudzej mene na cestovné náklady priamo v krajine cesty a finančné prostriedky budú odpísané z kartového účtu organizácie s automatickým prepočítaním cestovných nákladov na menu krajiny, v ktorej je podniková karta vystavená. sa nachádza držiak.

Navyše, na rozdiel od klasických hotovostných platieb, pri používaní firemných kariet nevzniká žiadne riziko spojené s nevystavením preddavku zamestnancovi na pracovnú cestu, čo je porušením pracovnoprávnych predpisov a je spojené s uložením tzv. správna pokuta funkcionárom organizácie vo výške 5 až 50-násobku minimálnej mzdy (minimálnej mzdy). 5.27 Zákonníka Ruskej federácie o správnych deliktoch (CAO RF)]. Ako je známe, pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu sa mu zaručuje náhrada výdavkov spojených s pracovnou cestou [čl. 167 Zákonníka práce Ruskej federácie (LC RF)]. Postup pri úhrade uvedených výdavkov ustanovuje pokyn Ministerstva financií ZSSR, Štátneho výboru práce ZSSR a Celozväzovej ústrednej rady odborových zväzov zo dňa 4.7.1988 N 62 „Dňa služobných ciest v rámci ZSSR“, ktorý je platný v rozsahu, ktorý nie je v rozpore so Zákonníkom práce Ruskej federácie. Podľa odseku 19 tohto pokynu sa vyslanému zamestnancovi pred odchodom poskytuje peňažný preddavok v medziach súm pripadajúcich na cestovné, výdavky na prenájom ubytovania a denné diéty, ktoré je povinný vyúčtovať do troch dní po návrate zo zamestnania. pracovná cesta.

Nepochybnou výhodou firemných kariet je to, že aj keď sú otvorené na rubľový účet organizácie, môžu sa použiť na platenie v cudzej mene počas služobnej cesty do zahraničia (článok 4.6 Nariadení Bank of Russia zo 4. 9. 1998 N 23-P „O postupe pri vydávaní bankových kariet úverovými organizáciami a uskutočňovaní platieb pri transakciách uskutočnených ich použitím“, ďalej len Nariadenie č. 23-P). V tomto prípade sa peniaze nepripíšu na bežný účet v cudzej mene organizácie, ktorá vlastní rubľový účet. Je to výhodné pre organizácie, ktoré vysielajú zamestnancov na zahraničné pracovné cesty a nechcú si zakladať devízové ​​účty.

Okrem možnosti nepretržitého prístupu k svojmu účtu takmer kdekoľvek na svete, používanie kariet firemnej triedy Podnikanie poskytuje organizáciám značné úspory hotovosti.

Firemné karty sú nástrojom efektívneho rozpočtovania ( rozpočtovanie).

Rozpočtový systém organizácia je súbor vzájomne súvisiacich typov rozpočtov: prevádzkový, investičný a finančný.

Prevádzkový rozpočet pozostáva z rozpočtov na predaj, výrobu, nákup atď.

Investičný rozpočet zahŕňa rozpočty na kapitálové investície, predaje dlhodobého majetku, investičné príjmy atď.

Finančný rozpočet- ide o súbor rozpočtov peňažných tokov, príjmov a výdavkov a pod.

Používanie firemných kariet poskytuje organizácii možnosť kontrolovať proces autorizácie obchodných transakcií z hľadiska firemných výdavkov zamestnancov vďaka mesačným výkazom firemných platieb, ktoré poskytujú vedeniu organizácie komplexné informácie o tom, kde a ako často zamestnanci míňať prostriedky na firemné účely, ako aj presné sumy týchto výdavkov, čo zase umožňuje nastaviť limit na činnosť firemných kariet.

Čo hovoria predpisy?

Hlavným dokumentom upravujúcim obeh podnikových kariet je nariadenie N 23-P, podľa ktorého je podniková karta bankovou kartou, ktorá umožňuje jej držiteľovi vykonávať transakcie na účte právnickej osoby.

Firemná karta sa teda otvára právnickým osobám a je určená na vedenie účtu právnickej osoby.

Organizácie poskytujú svojim zamestnancom firemné karty na zaplatenie cestovných, pohostinských alebo iných obchodných výdavkov. Preto je firemná karta vlastne personalizovaný platobný prostriedok, ktorej použitie umožňuje zamestnancovi poverenému právnickou osobou nakladať s finančnými prostriedkami na účte organizácie.

Hotovosť na takéto karty sú majetkom organizácie, a vydávajú sa samotné firemné karty pre konkrétnych zamestnancov tí, ktorí sa zaoberajú nákupom materiálu pre svoju hlavnú činnosť a potreby domácnosti alebo ktorí často chodia na služobné cesty. Na firemnú kartu je preto okrem názvu organizácie vyrazené aj meno jej držiteľa, aby ju mohla použiť len jedna osoba, ktorá bude musieť pri platbe za tovar, prácu alebo služby potvrdiť svoju totožnosť. .

Firemné karty môžu byť buď platobné (debetné) alebo kreditné karty. V závislosti od toho sa líši aj ich účtovníctvo.

Portfólio kariet: kľúčové pojmy

Tieto dva typy firemných kariet sa teda líšia tým, že v prvom prípade musí organizácia na získanie platobnej bankovej karty vopred previesť prostriedky na špeciálny kartový účet v banke; v druhom prípade banka skutočne poskytne organizácii úver.

Na prijatie podnikovej zúčtovacej (debetnej) karty organizácia prevedie prostriedky vopred na špeciálny kartový účet v banke. To znamená, že používanie takejto firemnej karty vám umožňuje spravovať prostriedky už na špeciálnom kartovom účte (SCA).

V prípade firemnej kreditnej karty poskytuje vydávajúca banka organizácii úver. Táto karta teda umožňuje jej držiteľovi vykonávať transakcie vo výške úverového rámca poskytnutého bankou.

Firemná karta sa vydáva priamo na meno finančne zodpovednej osoby organizácie - držiteľa karty.

Poznámka: Kvôli vysokej konkurencii na trhu plastových kariet ponúkajú vydávajúce banky svojim firemným klientom čoraz nižšie sadzby za používanie kreditných kariet, napr. pod 9,75 % ročne v rubľoch(teda nižšia ako 3/4 aktuálne platnej refinančnej sadzby Bank of Russia) resp menej ako 9 % ročne v cudzej mene. Podľa Smernice Bank of Russia z 11. júna 2004 N 1443-U bola od 15. júna 2004 sadzba refinancovania Bank of Russia stanovená na 13 % ročne. Zamestnanec organizácie využívajúci firemnú kartu sa nemusí obávať vysvetľovania s daňovým úradom ohľadom výpočtu dane z vecného prospechu prijatého zo supernízkej sadzby za použitie úveru [s. 2 polievkové lyžice. 212 daňového poriadku Ruskej federácie (TC RF)], keďže, ako je uvedené vyššie, prostriedky na firemnej karte sú majetkom organizácie. V súlade s tým nemôže byť reč o účtovaní dane z príjmu fyzických osôb z rozdielu sadzieb za predpokladu, že zamestnanec organizácie vynakladá peniaze na obchodné výdavky v súlade so súčasným postupom.

Organizácie si zvyčajne objednávajú firemné karty od tej istej banky, prostredníctvom ktorej uskutočňujú svoje hlavné platby. Niektoré banky si podmieňujú vydávanie firemných kariet, že majú pre organizáciu zriadený bežný účet.

Firemné karty organizácie sú prepojené s jedným z jej špeciálnych kartových účtov. Na kartovom účte môže byť ľubovoľná suma, to však neznamená, že zamestnanec organizácie, na meno ktorej je podniková karta vydaná, ju môže minúť neobmedzene. Firemné karty preto môžu mať rozdelené a nedelené limity, stanovené napríklad mesačne po dohode s bankou, ktorá ich vydala. V prvom prípade má každý držiteľ firemnej karty priradený individuálny limit. Druhá možnosť je vhodnejšia pre malé organizácie a nezahŕňa obmedzenie limitu. Držiteľ firemnej karty tak môže v súlade s podmienkami zmluvy uzatvorenej medzi vydavateľom a klientom disponovať s prostriedkami na svojom účte v rámci limitu výdavkov stanoveného vydavateľom na úhradu tovarov a služieb a/alebo alebo prijímať hotovosť.

K jednému kartovému účtu je možné vydať viacero firemných kariet alebo si založiť individuálny kartový účet pre každú firemnú kartu. Väčšinou však nie je dovolené vydať jednu firemnú kartu pre viacero osôb.

Kartový účet môže byť v rubľoch alebo v cudzej mene. Firemné karty sa preto môžu vydávať v rubľoch aj v cudzej mene.

Počet otvorených kariet v rámci jednej organizácie nie je obmedzený.

Firemné karty umožňujú vedeniu organizácie detailne sledovať obchodné výdavky zamestnanca.

Zodpovednosť voči vydávajúcej banke za nesprávne použitie firemnej karty nesie právnická osoba, na ktorej meno je zriadený špeciálny kartový účet a fyzická osoba - oprávnený držiteľ karty zasa hlási účtovnému oddeleniu organizácie všetky výdavky, ktoré vznikli dňa firemnú kartu a zostaví zálohovú správu. Výber peňazí z firemnej karty teda znamená brať ich do úvahy.

V súlade s nariadením č. 23-P majú právnické osoby, ktoré si otvorili špeciálne kartové účty, možnosť minúť prostriedky zabezpečené firemnou kartou len na vedenie obmedzený rozsah operácií v závislosti od toho, kde sa podniková karta používa - na území Ruskej federácie alebo v zahraničí.

Právnické osoby - obyvatelia Ruskej federácie tak môžu vykonávať bezhotovostné transakcie v obchodných (služobných) podnikoch pomocou firemných kariet, ako aj transakcie na prijímanie hotovosti v nasledujúcich prípadoch:

- pri vykonávaní transakcií v rubľoch (všeobecné obchodné, cestovné a reprezentačné výdavky):

1) príjem hotovosti v mene Ruskej federácie na uskutočňovanie platieb na území Ruskej federácie v súlade s postupom stanoveným Bankou Ruska v súvislosti s ekonomickými aktivitami právnickej osoby na území Ruskej federácie, ako aj na úhradu výdavkov spojených s pracovnou cestou zamestnancov príslušných právnických osôb v rámci Ruskej federácie v mene Ruskej federácie;

2) bezhotovostná platba v mene Ruskej federácie za výdavky spojené s vyslaním zamestnancov príslušných právnických osôb v rámci Ruskej federácie;

3) bezhotovostné transakcie na území Ruskej federácie súvisiace s hlavnými činnosťami právnickej osoby v mene Ruskej federácie;

4) bezhotovostné transakcie na území Ruskej federácie súvisiace s ekonomickými činnosťami právnickej osoby v mene Ruskej federácie;

5) bezhotovostná platba v mene Ruskej federácie za výdavky reprezentatívneho charakteru na území Ruskej federácie;

- pri vykonávaní transakcií v cudzej mene (iba cestovné a reprezentačné výdavky):

1) bezhotovostná úhrada výdavkov spojených s pracovnou cestou zamestnancov príslušných právnických osôb do zahraničia v cudzej mene;

2) bezhotovostná platba výdavkov na reprezentáciu v cudzej mene mimo Ruskej federácie;

3) prijímanie hotovosti v cudzej mene mimo Ruskej federácie na úhradu nákladov spojených s vyslaním zamestnancov príslušných právnických osôb do zahraničia.

To znamená, že devízové ​​firemné karty možno použiť len na úhradu cestovných a reprezentačných nákladov a nie je dovolené platiť za tovar (prácu, služby) pre obchodné potreby organizácie.

Pri vykonávaní všetkých vyššie uvedených operácií (okrem posledných troch operácií v cudzej mene) v mene Ruskej federácie je možné odpisovať prostriedky z účtov rezidentských právnických osôb v cudzej mene.

Ak právne predpisy v oblasti meny umožňujú právnickým osobám vyrovnanie v cudzej mene, potom pri vykonávaní transakcií v cudzej mene, uvedených v posledných troch odsekoch, môžu byť prostriedky odpísané z účtov rezidentských právnických osôb v mene Ruskej federácie. V takom prípade sa cudzia mena zakúpená emitentom na úkor rubľových účtov klienta pre následné zúčtovanie transakcií uskutočnených v cudzej mene nepripisuje na bežný devízový účet klienta - majiteľa rubľového účtu.

Peňažné prostriedky odpísané z účtu právnickej osoby v dôsledku transakcií uvedených v bodoch 1, 2, 4 až 8 sa považujú za vydané právnickou osobou na účet držiteľa firemnej karty. V tomto prípade sa vrátenie nevyčerpaných finančných prostriedkov vykonáva v súlade s platnou legislatívou.

Nerezidentské právnické osoby môžu vyššie uvedené operácie vykonávať pomocou firemných kariet zakúpených od ruských vydavateľov z nerezidentských účtov v mene Ruskej federácie, otvorených v súlade s pokynom Bank of Russia č. 93-I z 12. októbra 2000 “ O postupe otvárania nerezidentských bankových účtov oprávnenými bankami v mene Ruskej federácie a vykonávania transakcií na týchto účtoch“ s výnimkou:

1) bezhotovostná úhrada výdavkov spojených s pracovnou cestou zamestnancov príslušných právnických osôb do zahraničia v cudzej mene;

2) prijímanie hotovosti v cudzej mene mimo Ruskej federácie na úhradu nákladov spojených s vyslaním zamestnancov príslušných právnických osôb do zahraničia.

Pri vykonávaní transakcií firemnými kartami a v prípade nedostatku finančných prostriedkov na účte klienta sa úhrady takýchto transakcií uskutočňujú poskytnutím úveru klientovi v primeranej výške podľa podmienok zmluvy medzi vydavateľskou bankou a klientom. .

Základné dokumenty upravujúce používanie firemných kariet organizáciami

Občiansky zákonník Ruskej federácie - kapitola 45 „Bankový účet“, kapitola 46 „Vysporiadanie“;

Zákonník práce Ruskej federácie - čl. 56, 166-168;

Daňový poriadok Ruskej federácie - odsek 7 čl. 171 ods. 3 čl. 217 ods. 2 čl. 238 ods. 2 čl. 250, odsek 1, čl. 252, odsek 12, 22, odsek 1, čl. 264 ods. 2 čl. 264, pododsek 6, odsek 1, čl. 265, odsek 42 čl. 270, odsek 7, odsek 4, čl. 271, odsek 5, 6, odsek 7, čl. 272;

federálny zákon z 10. decembra 2003 N 173-FZ „O menovej regulácii a menovej kontrole“;

federálny zákon z 2. decembra 1990 N 395-1 „O bankách a bankových činnostiach“;

Zákon Ruskej federácie z 2.7.1992 N 2300-1 „O ochrane práv spotrebiteľa“ - čl. 10 a 12;

Federálny zákon z 22. mája 2003 N 54-FZ „O používaní pokladničného zariadenia pri platbách v hotovosti a (alebo) platbách platobnými kartami“;

Predpisy Ruskej banky z 3. októbra 2002 N 2-P „O bezhotovostných platbách v Ruskej federácii“;

Nariadenie Ruskej banky zo 4. 9. 1998 N 23-P „O postupe pri vydávaní bankových kariet úverovými inštitúciami a pri zúčtovaní transakcií uskutočnených pomocou nich“;

Pokyn Ruskej banky z 28. apríla 2004 N 113-I „O postupe pri otváraní, zatváraní, organizovaní práce zmenární a postupe oprávnených bánk vykonávať určité druhy bankových operácií a iné transakcie s hotovosťou v zahraničí mena a mena Ruskej federácie, šeky (vrátane cestovných šekov), ktorých nominálna hodnota je uvedená v cudzej mene, za účasti fyzických osôb“;

Účtovné predpisy „Účtovanie majetku a záväzkov, ktorých hodnota je vyjadrená v cudzej mene“ PBU 3/2000, schválené vyhláškou Ministerstva financií Ruska zo dňa 10. januára 2000 N 2n;

Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2004 N 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej platby“;

Účtovné predpisy „Organizačné náklady“ PBU 10/99, schválené vyhláškou Ministerstva financií Ruska zo 6. mája 1999 N 33n;

Inštrukcia Ministerstva financií ZSSR, Štátneho výboru práce ZSSR, Celozväzovej ústrednej rady odborových zväzov zo dňa 4.7.1988 N 62 „O služobných cestách v rámci ZSSR“, platná v rozsahu, ktorý nie je v rozpore so Zákonníkom práce Ruskej federácie.

Organizačné črty vzťahu s emisnou bankou

Na obsluhu firemnej karty uzatvorí organizácia zmluvu s bankou, ktorá ju vydala, ktorá pre ňu otvorí špeciálny kartový účet. To môže byť:

Zmluva o obsluhe účtu pre zúčtovanie transakcií medzinárodnými firemnými kartami; alebo

Rámcová zmluva o poskytnutí firemnej karty na používanie napr VISA (EUROCARD/MASTERCARD)(debetné alebo kreditné); alebo

Zmluva o vydaní alebo obsluhe firemnej karty.

K dohode je pripojený zoznam zamestnancov organizácie na vydávanie firemných kariet, v ktorých je (ak je to potrebné) uvedený limit výdavkov v rubľoch alebo v cudzej mene, ako aj vyhlásenie o záväzku získať medzinárodnú firemnú kartu.

Ak ruská organizácia nemá bežný účet vo vydávajúcej banke, musí na otvorenie špeciálneho kartového účtu predložiť nasledujúci súbor dokumentov:

1) kópiu zakladateľskej listiny overenú notárom alebo orgánom vykonávajúcim registráciu;

2) notársky overenú kópiu zakladajúcej zmluvy;

3) notársky overená kópia osvedčenia o štátnej registrácii právnickej osoby;

4) kópiu rozhodnutia o vytvorení právnickej osoby (rozhodnutie zriaďovateľa, protokol č. 1 a pod.), overenú pečiatkou organizácie;

5) notársky overený preukaz so vzorovými podpismi - pre každý účet;

6) kópie dokumentov overených pečaťou organizácie, ktoré potvrdzujú právomoci osôb uvedených na karte so vzorovými podpismi (rozhodnutie, protokol, príkaz, splnomocnenie atď.);

7) notársky overenú kópiu osvedčenia o registrácii právnickej osoby na daňovom úrade;

8) kópia kódov Štátneho štatistického výboru Ruska, potvrdená pečaťou organizácie;

9) zoznam zamestnancov na vydávanie firemných kariet s uvedením limitu výdavkov (ustanovený formát) na elektronických nosičoch av listinnej podobe, overený pečiatkou a podpismi zodpovedných osôb;

10) klientsky dotazník (stanovený formát), podpísaný manažérom, hlavným účtovníkom a overený pečaťou organizácie;

11) žiadosť o otvorenie účtu - pre každý účet;

12) zmluva o bankovom účte;

13) splnomocnenie na otvorenie účtu a prijatie príslušných dokumentov - pri otvorení účtu treťou stranou (okrem osôb uvedených na karte so vzorovými podpismi);

14) vyhlásenie o záväzku (v stanovenom formáte) s uvedením mena každého zamestnanca organizácie, na meno ktorej je karta vydaná;

15) kópia pasu každého zamestnanca organizácie, na meno ktorého je karta vydaná, podpísaná vedúcim a opatrená pečaťou organizácie;

16) notársky overenú kópiu povolenia na vykonávanie príslušného druhu činnosti pre právnické osoby, ktoré sú finančnými organizáciami (t. j. poskytujúce finančné služby - investičné fondy, faktoringové spoločnosti, komoditné a menové burzy, maklérske organizácie pôsobiace na burze cenných papierov), poisťovne, neštátne dôchodkové fondy atď.).

Vystavujúca banka a organizácia uzatvárajú na základe predložených dokladov zmluvu o obsluhe účtu na zúčtovanie transakcií medzinárodnými firemnými kartami.

Funkcie účtovania transakcií s firemnými kartami

Ako sme teda už zistili, firemná karta je banková karta, ktorá umožňuje jej držiteľovi vykonávať transakcie na účte právnickej osoby. Preto výber finančných prostriedkov z karty držiteľom firemnej karty - zamestnancom organizácie je ekvivalentné vydávaniu peňazí na účet.

Peňažné prostriedky odpísané z osobitného kartového účtu sa považujú za vydané na účet finančne zodpovednej osoby a účtujú sa na účte 71 „Zúčtovanie so zodpovednými osobami“. Uskutočniteľnosť odpisu prostriedkov z podnikovej karty potvrdzuje vedúci organizácie pri schvaľovaní výkazu výdavkov.

Po uplynutí lehoty na vydanie peňažných prostriedkov na účet alebo po návrate z pracovnej cesty je držiteľ firemnej karty povinný predložiť účtovnému oddeleniu organizácie predbežnú správu so všetkými potrebnými dokladmi, vrátane originálov bločkov, potvrdení o elektronických termináloch, registračnej pokladnice. potvrdenky alebo potvrdenky z bankomatu.

Lístok sa vypĺňa v troch kópiách: prvý sa odovzdá kupujúcemu, druhý sa odovzdá zberateľovi, tretí sa odovzdá účtovnému oddeleniu spolu s pokladničnou správou. Kupujúci potvrdenku podpíše a pravosť jeho podpisu skontroluje pokladník-operátor obchodného (služobného) podniku.

Portfólio kariet: doplnenie vedomostí

Poznámka: podľa bodu 5.11 vyhlášky č. 23-P má banka právo požadovať od organizácie potvrdenie o všetkých transakciách uskutočnených firemnými kartami. Okrem toho, ak sa firemná karta používa mimo Ruskej federácie, potom do jedného mesiaca od dátumu transakcií na nej je organizácia povinná predložiť podporné dokumenty pre každú transakciu autorizovanej banke (odsek 6.2 nariadenia č. 23-P ).

Na obsluhu podnikovej karty sa otvorí SCS, peniaze, na ktoré sa na príkaz organizácie pripíšu z jej bežného alebo pôžičkového účtu. SCS označuje osobitné účty v bankách a účtuje sa na samostatnom podúčte účtu 55 „Osobitné účty v bankách“.

Tieto transakcie sa v účtovníctve prejavia nasledujúcimi položkami:

Dt 55, podúčet "SKS", Kt 51 "Bežné účty" - odráža sa pripísanie prostriedkov v rubľoch na špeciálny kartový účet pri použití zúčtovacej (debetnej) podnikovej karty;

Dt 55, podúčet "SKS", Kt 52 "Valutové účty" - zohľadňuje sa pripísanie peňažných prostriedkov v cudzej mene na špeciálny kartový účet pri použití zúčtovacej (debetnej) firemnej karty. Menové transakcie na špeciálnych kartových účtoch v cudzej mene sa musia vykonávať v súlade s požiadavkami menovej legislatívy a PBU 3/2000;

Dt 55, podúčet "SKS", Kt 66 "Zúčtovanie krátkodobých úverov a pôžičiek", podúčet "Kreditný rámec na kreditnú kartu", - zohľadnenie pripísania úveru na špeciálny kartový účet pri použití firemnej kreditnej karty;

Dt 66, podúčet "Kreditný rámec na kreditnú kartu", Kt 51 - odráža výšku splatenia dlhu voči banke v rámci úverového rámca zriadeného v súlade so zmluvou o vydaní a obsluhe kreditnej bankovej karty a úroky z tohto úverového rámca.

V prípade vydania kreditnej bankovej karty sa odporúča viesť analytické účtovníctvo v kontexte držiteľov kariet;

D-t 91-2 "Ostatné výdavky" D-t 51 "Bežné účty" - sú zohľadnené výdavky na úhradu bankových služieb spojených s otvorením a obsluhou špeciálneho kartového účtu.

Na účely účtovníctva sa bankové provízie za otvorenie a obsluhu kartových účtov účtujú ako súčasť prevádzkových nákladov organizácie (odsek 11 PBU 10/99) a na účely daňového účtovníctva - ako súčasť neprevádzkových nákladov (odsek 15 odseku 265 daňového poriadku Ruskej federácie).

V účtovníctve sa výbery finančných prostriedkov z podnikovej karty prejavia v nasledujúcich záznamoch:

Dt 71 "Zúčtovanie so zodpovednými osobami" Dt 55, podúčet "SKS", - odráža množstvo peňazí vybratých držiteľom karty na zaplatenie tovaru, práce, služieb;

D-t 71 K-t 55, podúčet "SKS", - premietne sa výber hotovosti držiteľom firemnej karty.

V súlade s odsekom 1 čl. 2 federálneho zákona „O používaní pokladničného zariadenia pri hotovostných platbách a (alebo) platbách platobnými kartami“, ak kupujúci platí firemnou bankovou kartou, musí predávajúci preraziť pokladničný doklad. Peniaze za tovar zaplatený firemnými kartami sa zároveň v skutočnosti nevkladajú do pokladne predávajúceho, pretože okamžite idú na zúčtovací účet obchodného (servisného) podniku.

Zároveň musí byť suma nákupu uvedená v Z-správe (konečná účtenka, vyrazená pokladníkom na konci každého pracovného dňa). To znamená, že údaje Z-hlásenia sa nebudú zhodovať s výškou hotovosti prijatej na pokladni podniku obchodu (služieb). Podľa doterajšieho postupu pokladník denne vyhotovuje osvedčenie-správu pokladníka vo formulári N KM-6, schválené uznesením Štátneho štatistického výboru Ruska zo dňa 25.12.1998 N 132 a spolu s. denná tržba ju musí odovzdať podľa príjmového príkazu do pokladne podniku obchodu (služieb) alebo priamo inkasnému banke. V takejto situácii musí byť vystavený pokladničný doklad na skutočnú sumu hotovosti v pokladnici na základe bodu 22 Postupu pri vykonávaní hotovostných transakcií v Ruskej federácii, schváleného rozhodnutím predstavenstva banky Ruska zo dňa 22. septembra 1993 N 40 a list Ministerstva daňovej správy Ruska v Moskve z 25. októbra 2002 N 29-12/51251. Preto v denníku pokladníka (formulár N KM-4, schválený vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 25. decembra 1998 N 132), musí byť suma nákupu zaplatená podnikovou kartou uvedená v stĺpci 13. (Doručené/zaplatené podľa dokladov).

Keď banka vykonáva zúčtovanie s obchodným (služobným) podnikom za transakcie uskutočnené bankovými kartami (akvizícia), do účtovníctva obchodného (služobného) podniku sa zaznamenajú tieto zápisy:

Dt 62 "Vysporiadanie s kupujúcimi a zákazníkmi" Dt 90 "Výnosy", podúčet "Výnosy z bezhotovostného predaja", - odráža sa dlh za tovar zaplatený firemnými bankovými kartami;

Dt 57 "Prestupy na ceste" Kt 62 "Vysporiadanie s kupujúcimi a zákazníkmi" - prejaví sa prevod registra bločkov do banky e-mailom;

D-t 51 K-t 57 - zohľadňuje sa pripísanie prostriedkov na ceste na bežný účet (na základe nariadenia Bank of Russia č. 2-P „O bezhotovostných platbách v Ruskej federácii“).