Emiterea de fonduri către persoane responsabile. Care este pericolul emiterii nesfârșite de bani în baza raportului către șeful companiei

17.08.2017, 15:41

Ce reguli pentru emiterea de bani în cont de la casierie în 2017 sunt obligatorii pentru angajatori să aplice? Este adevărat că din 19 august se aplică noile reguli de eliberare de numerar fără cerere? Pot transfera bani către card bancar? Vom răspunde la întrebările principale și vom oferi 6 reguli principale pentru procesarea sumelor contabile.

Lista persoanelor îndreptățite să primească bani

Organizația patronală, în virtutea normelor legislației în materie de contabilitate, este obligată să organizeze și să mențină controlul intern asupra faptelor vieții economice. Puteți găsi o astfel de cerință în partea 1 a articolului 19 lege federala din 6 decembrie 2011 Nr 402-FZ „Cu privire la contabilitate”. Procedura de monitorizare a emiterii de bani către persoanele responsabile ar trebui să fie stabilită de directorul general al companiei. El poate emite un ordin cu o listă a persoanelor care au dreptul să primească fonduri. Iată un exemplu de astfel de comandă:

Pentru a respecta disciplina de numerar, un angajat este considerat a fi o persoană cu care a fost încheiat un contract de muncă sau de drept civil (paragrafele 5 și 6.3 din Directiva Băncii Rusiei nr. 3210-U din 11 martie 2014). Prin urmare, se pot emite bani contra raportului, inclusiv către antreprenor. El poate avea nevoie de ei, de exemplu, pentru a cumpăra materiale pentru executarea lucrărilor în temeiul unui contract de drept civil. O astfel de sumă sub raport îi poate fi dată, de exemplu, din casa de marcat.

Cerere pentru emiterea de bani conform raportului: inovații în 2017

Până pe 19 august 2017 pentru a primi numerar Bani conform raportului, angajatul trebuia să depună o cerere sub orice formă la departamentul de contabilitate sau la departamentul de personal, în care i se solicita să indice suma necesară, precum și să explice în ce scopuri va fi cheltuită. Aplicația ar putea arăta astfel (formular):

Cu toate acestea, din 19 august 2017, situația s-a schimbat. Modificările sunt prevăzute de Instrucțiunea Băncii Centrale a Rusiei din 19 iunie 2017 Nr. 4416-U. De la data indicată, este posibil să se emită bani unui angajat pentru un raport fără cererea acestuia. Pentru a emite bani, este suficient un ordin sau alt document administrativ al companiei. Iată un exemplu de comandă pentru emiterea de sume contabile în 2017:

Puteți descărca un exemplu de comandă pentru emiterea de bani într-un subraport în 2017 la.

Ce sumă poate fi emisă conform raportului în 2017

Care este suma maximă care poate fi emisă într-un subraport? Este posibil să se emită o mare cantitate CEO de mult timp? Este adevărat că este imposibil să emiti mai mult de 100.000 de ruble? Astfel de întrebări apar adesea în rândul contabililor și al personalului.

Amintește-ți asta limita de dimensiune decontare în numerar - 100.000 de ruble pentru o tranzacție nu se aplică la emiterea de bani pentru un raport (paragrafele 5 și 6 din Directiva Băncii Centrale a Federației Ruse din 07.10.2013 nr. 3073-U). La urma urmei, această limită se aplică exclusiv în acordurile cu alte organizații sau întreprinzători individuali (clauza 6 din Directivele Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 3073-U). Prin urmare, unui angajat al organizației i se poate oferi o sumă mare. Deci, de exemplu, unui manager (director) i se pot da, să zicem, 350.000 de ruble și acest lucru nu va fi considerat o încălcare a disciplinei de numerar.

În anul 2017, sumele contabile pot fi virate pe cardul bancar al persoanei responsabile, incl. pentru salariu (Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 25 august 2014 Nr. 03-11-11 / 42288).

Raport pentru suma primită: este obligatoriu sau nu?

Este posibil să se emită numerar în conformitate cu raportul dacă angajatul nu a rambursat datoria pentru fondurile emise anterior. Puteți face acest lucru din 19 august 2017. Acest lucru nu înseamnă însă că nu mai este necesară întocmirea de rapoarte de cheltuieli pentru suma cheltuită de angajați. Chiar și după data de 19 august 2017, angajatul trebuie să depună documente de raportare la departamentul de contabilitate despre banii cheltuiți.

Până pe 19 august 2017 era imposibil să se emită bani contra unui proces verbal dacă angajatul nu depunea raport privind sumele primite anterior. Cu toate acestea, de la această dată, astfel de cerințe de la paragraful 6.3 din Instrucțiunile Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U sunt excluse.

Când trebuie să raportați asupra sumelor primite: termene

Când trebuie angajații să prezinte angajatorului un raport cu privire la banii cheltuiți? Răspunsul la această întrebare trebuie căutat în ordonanță CEO. La urma urmei, în ea este indicată o astfel de perioadă.

De regula generala, angajatul trebuie să raporteze cu privire la sumele primite în cadrul raportului în cel mult trei zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost emise aceste sume (clauza 6.3 din Directiva Băncii Centrale a Federației Ruse din 11 martie 2014 nr. 3210-U). Dar dacă nu a fost stabilită data de întoarcere? Potrivit autorităților fiscale, într-o astfel de situație, angajatul trebuie să depună un raport în aceeași zi în care le-a primit (scrisoare a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 24 ianuarie 2005 nr. 04-1-02 / 704) .

Fondurile emise în baza raportului nu sunt supuse impozitului pe venitul personal sau primelor de asigurare. În acest sens, unele persoane fără scrupule încearcă să se sustragă de la impozite și contribuții prin emiterea de fonduri conform raportului pe perioadă nedeterminată. Experții portalului nostru, de exemplu, sunt conștienți de situația în care directorul unui SRL și-a dat un drept o sumă mare(550.000 de ruble) și nu a indicat perioada de returnare în comandă. S-a gândit că acești bani acum nu pot fi returnați. Cu toate acestea, acest lucru nu este absolut cazul! Autoritățile fiscale consideră că, dacă perioada de returnare nu este prescrisă, atunci este necesar să se raporteze sumele primite în ziua în care sunt primite. Dacă nu există raport, atunci autoritățile fiscale pot considera banii drept venit al directorului. Și, ca urmare, să percepe impozit suplimentar pe venitul personal și prime de asigurare. Situație similarăși cu eliberarea de bani în baza raportului către angajații obișnuiți.

Notă: sunt definite condiţii speciale pentru cheltuielile de călătorie. Angajatul trebuie să raporteze despre acestea în termen de trei zile lucrătoare de la data întoarcerii dintr-o călătorie de afaceri (clauza 26 din Regulamentul, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749).

Modificați regulamentul privind efectuarea tranzacțiilor cu numerar din 19 august

Așadar, așa cum am spus deja, procedura de emitere a banilor în cont s-a schimbat din 19 august 2017. În acest sens, este recomandabil ca organizațiile să actualizeze regulamentul privind lucrul cu sume contabile. Am pregătit pentru cititorii noștri o mostră din noul regulament (modificat în 2017), pe care îl puteți descărca.

6 reguli principale pentru emiterea unui raport în 2017

Acum enumerăm 6 reguli principale pentru emiterea de sume contabile în 2017:

Conform raportului, puteți emite orice sumă, inclusiv mai mult de 100.000 de ruble;
Pentru a primi bani conform raportului din 19 august 2017, nu este necesar să primiți o cerere de la angajat. Destul ordin al liderului.
Din 19 august 2017 se poate emite numerar contra unui proces verbal, chiar daca salariatul nu a rambursat datoria la avansul anterior.
Sumele contabile pot fi transferate pe carduri bancare.
Din 19 august 2017 este necesară actualizarea Regulamentului privind decontările cu persoane responsabile.

Reforma legislativă a prevederilor contabilitate cu privire la in instituţiile bugetare a început în 2016. Conform ordinului Ministerului Finanțelor din 1 iulie 2013 nr.65n, au fost aduse o serie de modificări la instrucțiunile privind clasificare bugetară, care modifică unele coduri de clasificare a tranzacțiilor sectoriale controlat de guvern(). Astfel, în registre contabilitate bugetară conturi analitice actualizate care reflectă mișcarea sumelor contabile. În același timp, au fost incluse completări în Codul fiscal RF.

În 2017, Banca Centrală a făcut modificări subraportului , prin adoptarea unui act juridic de reglementare din 19 iunie 2017 Nr. 4416-U, care a introdus modificări semnificative la instrucțiunile Băncii Centrale a Federației Ruse din 11 martie 2014 Nr. 3210-U. Principalele modificări au vizat clauza 6.3.

Noi reguli de raportare:

numai un angajat cu care angajatorul a semnat un contract de muncă (articolul 15 din Codul Muncii al Federației Ruse), precum și persoanele care lucrează în temeiul unui contract de drept civil (scrisoarea Băncii Centrale a Federației Ruse din 02.10.2014 nr. 29-RR-6 / 7859) pot primi bani responsabili);
angajații nu trebuie să depună o cerere pentru a emite bani. Baza plății sumei avansului este un ordin, ordin sau decizie semnată de șef;
emiterea sumelor cerute se poate efectua și în cazul în care există o datorie pe bani contabili emisă anterior.

Ce s-a schimbat în algoritmul de emitere a fondurilor

Noile reguli de raportare pentru 2019 sunt următoarea secvență de acțiuni:

Salariatul se depune la compartimentul de contabilitate semnat de conducatorul institutiei sub orice forma.
Persoane responsabile, modificările din 2017 au aprobat această inovație, acum pot avea o datorie pe avansuri emise anterior. Dar înainte de a emite, trebuie să faceți o reconciliere completă a înțelegerilor reciproce cu el.
Salariatul depune un raport în avans în cel mult 3 zile lucrătoare de la data specificată în comandă. Toate documentele disponibile care confirmă cheltuielile trebuie atașate raportului de avans. Bani necheltuiți (contabil).
Contabilul sau casierul verifică raportul de avans primit și documente sursă pentru corectitudinea lor. Perioada de verificare este stabilită independent de fiecare instituție prin acte locale.

Dacă conducerea unei organizații bugetare dorește să se protejeze de nereturnarea, este posibil să se aprobe o interdicție privind emiterea de fonduri dacă angajatul are datoria curentă. Pentru aceasta se aprobă Regulamentul privind decontările cu persoanele responsabile.

Nu au existat modificări în sumele de raportare în 2019. Angajatul are dreptul de a primi în avans orice sumă de bani fără restricții. Cu toate acestea, în cazul în care un angajat decontează conturi la furnizori, antreprenori sau executanți în calitate de reprezentant al unei organizații bugetare, eliberat acestuia bani gheata nu poate depăși 100.000 de ruble într-un singur contract.

Este posibil să transferați sumele contabile pe card

Reglementarea legală nu stabilește nicio interdicție privind transferul de fonduri împotriva unui raport către un cont corporativ sau de debit. card de plastic angajat. Cu privire la posibilitatea de a transfera bani în avans către cardul de salariu mai spune Ministerul Finanțelor (scrisoarea nr. 09-01-07/46781 din 21 iulie 2017). Pentru legitimitatea unor astfel de actiuni entitate din sectorul public trebuie să prescrie și să aprobe fezabilitatea plăților fără numerar în cadrul acestuia politica contabila si Regulamentul privind decontarile cu persoanele responsabile, precum si in ordinul privind elaborarea formularelor standard de raportare anticipata, cu mentinerea transfer bancar articol suplimentar.

Este acum obligatoriu să aplicați pentru un subraport?

Din 19 august 2017, o cerere de eliberare de fonduri în avans pt forma obligatorie nu e nevoie sa scrii. Sumele cerute pentru nevoile întreprinderii sunt emise pe baza unui ordin, ordin sau decizie a conducătorilor sau la cererea scrisă a unei persoane responsabile sub orice formă. O astfel de cerere trebuie să conțină informații despre suma totală de numerar care trebuie plătită și perioada pentru care banii sunt avansați. Documentul este semnat de conducătorul instituției și se notează data.

Dacă un angajat își cheltuiește banii

Daca, pentru a satisface nevoile organizatiei, angajatul si-a atras pe ale lui fonduri proprii, acesta trebuie să întocmească și un extras de cont. Angajatul scrie o cerere de rambursare a banilor cheltuiți de el, managerul o acceptă, ia în considerare și aprobă. Apoi, se emite un ordin de rambursare a banilor cheltuiți.

Dacă un angajat și-a cheltuit banii, acesta nu este un cont!

Algoritmul de rambursare trebuie de asemenea specificat în cadrul de reglementare organizațiilor prin întocmirea unui act local cu o anexă sub forma unui raport tip model privind banii proprii ai angajaților cheltuiți pentru nevoile instituției.

Departamentul de contabilitate ar trebui să verifice cu atenție documentele primare furnizate pentru rambursare. Dacă este posibil, angajatul trebuie să le emită direct organizației pentru a evita impozitul suplimentar pe venitul personal. Cu toate acestea, scrisoarea Ministerului Finanțelor din 08.04.2010 Nr. 03-04-06 / 3-65 explică astfel de situații astfel: beneficiile economice sunt excluse din acțiunile salariatului și, în consecință, baza impozabilă.

Noi mostre de subraport

Emiterea de bani conform raportului este doar la prima vedere un proces complet de înțeles. Ce este atât de complicat aici: angajatul a scris o declarație, iar managerul a aprobat emiterea de bani. Asta e tot!

Totuși, cine poate primi bani în conformitate cu raportul? Este posibilă eliberarea acestor fonduri angajaților care sunt înregistrați în baza unui contract de drept civil? Va putea un reprezentant al organizației furnizorului să primească bani conform raportului de la client? Poate șeful companiei însuși să preia fondurile conform raportului? Despre asta vom vorbi în acest articol!

Cum și cui puteți emite fonduri conform raportului

Instrucțiunea Băncii Federației Ruse nr. 3210-U din 11.03.14. în paragraful 6.3 prevede conditii speciale emiterea de fonduri conform raportului:

se dau doar bani pe baza unei declarații scrise din partea salariatului aprobat de manager. Mai mult, cererea trebuie să indice neapărat perioada pentru care sunt asigurate aceste fonduri, cuantumul sumei de eliberat, viza șefului și data aprobării. Cererea trebuie făcută de o persoană responsabilă;

pe baza afirmației menționate emite chitanță de numerar, la care se anexează documentul, ca confirmare a emisiunii vizate de fonduri;

bani eliberat unui angajat al unei întreprinderi sau antreprenor. În același timp, Directiva nr. 3210-U precizează în mod expres pe ce bază acest angajat este recunoscut ca angajat al unei organizații sau antreprenor individual. Pentru o astfel de recunoaștere sunt prevăzute doar două opțiuni: existența unui contract de muncă cu persoana specificată sau încheierea unui acord de drept civil cu aceasta. Ambele opțiuni sunt consacrate în paragraful 5 al Directivei Băncii Rusiei nr. 3210-U. Prin urmare, puteți emite în siguranță fonduri conform raportului unui angajat care este în afara statului, dar cu care a fost încheiat un acord. În sprijinul acestui fapt, există și o scrisoare a Băncii Federației Ruse Nr. 29-RR-6 / 7859 din 02.10.14, care stipulează în mod expres recunoașterea de către un angajat în scopul eliberării de fonduri către acesta în contul acestuia. a persoanei cu care organizaţia a încheiat un contract de drept civil . De exemplu, un contract. Această declarație se aplică și angajaților antreprenorului;

banii sunt recunoscuți ca fiind emisi conform raportului, dacă scopul lor este achitarea costurilor asociate cu activitățile organizației sau antreprenorului;

emiterea de fonduri conform raportului este posibilă numai dacă angajatul nu are nicio datorie pentru fondurile primite anterior de el în baza raportului. În baza Directivei nr. 3210-U a Băncii Rusiei, această datorie trebuie rambursată în întregime casierului sau documentată pentru a confirma cheltuielile în totalitate - prin trecerea raport prealabilși documente din care rezultă cheltuirea țintită a fondurilor (adică pentru activități antreprenoriale).

Dacă toate condițiile de mai sus sunt îndeplinite în același timp, atunci fondurile de la casierie pot fi emise sub raport fără teamă. Se poate emite bani sub raportul șefului companiei?

Este posibil să se emită bani conform raportului

Director

Merită să reamintim că clauzele 6.3 și 5 din Directiva Băncii Rusiei nr. 3210-U prevăd posibilitatea de a emite fonduri numai pentru angajații unei persoane juridice care sunt înregistrați în baza unui contract de muncă sau lucrează în temeiul unui acord de drept civil. Nu există nicio indicație privind restricțiile de muncă.

Cât despre director (director general), i.e. șeful organizației, atunci el, de regulă, lucrează numai pe baza unui contract de muncă (mai mult, poate fi chiar și muncă cu fracțiune de normă) și face parte din personalul companiei. Prin urmare, el se încadrează și în categoria „angajat al organizației”. Deci, are și dreptul de a primi bani în baza raportului.

Video - decontări cu persoane responsabile:

Dar cum rămâne cu depunerea unei cereri? În acest caz, se recomandă redactarea unei cereri impersonale, care să nu conțină o cerere de eliberare de fonduri, ci o declarație despre necesitatea primirii acestora. De exemplu, așa: „Declar necesitatea de a primi un raport de 10.000 (zece mii) de ruble pentru plată ...”. În plus, directorul societății este obligat să întocmească și un raport prealabil.

Este posibilă emiterea unei cereri în acest fel dacă fondatorul organizației primește fonduri pentru raport?

Fondator

Dacă fondatorul unei persoane juridice (adică proprietarul acesteia) acționează ca șef al companiei sau ocupă o altă funcție în cadrul acesteia (de exemplu, un simplu manager sau contabil), atunci organizația încheie în mod necesar un contract de muncă cu acesta și îl acceptă în personalul.

De fapt, în sensul Instrucțiunii nr. 3210-U a Băncii Rusiei, un astfel de fondator devine un angajat obișnuit cu atribuții oficiale și cu un contract de muncă. Deci, îi poți da fonduri în conformitate cu raportul!

Dacă fondatorul rămâne doar în statutul de proprietar, atunci nu are dreptul să primească bani de la casierie în conformitate cu raportul. De ce? Pentru că persoana specificată nu este un angajat cu normă întreagă și chiar independentă al companiei, ci doar proprietarul acesteia.

Prin urmare, fondurile emise persoanei specificate de la casierie pot fi considerate ca un împrumut. O astfel de interpretare a emiterii de fonduri nu contravine legii, dar în acest caz:

va trebui să întocmiți un contract de împrumut cu fondatorul (nu un împrumut!);
retragerea de fonduri din contul curent, deoarece este interzisă cheltuirea veniturilor în numerar pentru acordarea de împrumuturi (Decretul Băncii Federației Ruse nr. 3073-U din 07.10.13);
în plus, chiar dacă fondatorul cheltuiește aceste fonduri pentru nevoile întreprinderii, ei tot nu vor fi responsabili. În acest caz, atunci este necesar să se întocmească, de exemplu, un contract de vânzare cumpărare pentru a primi de la fondator bunurile dobândite de acesta pentru societate.

Și dacă un antreprenor ia bani din casa de marcat pentru nevoile companiei sale?

Antreprenor

Într-adevăr, dacă respectați norma clauzei 6.3 și clauzei 5 din Instrucțiunea nr. 3210-U, atunci antreprenor individual nu este îndreptățit să primească fonduri în baza raportului, întrucât nu a încheiat cu el însuși o convenție, nici dreptul muncii, nici dreptul civil.

Cu toate acestea, Instrucțiunea nr. 3210-U reglementează doar procedura de eliberare a fondurilor în baza raportului către angajații organizației și antreprenor, stabilind următoarea restricție pentru aceștia: numai acei angajați care lucrează în baza unui contract de muncă sau de drept civil pot primi bani de la casa de marcat.

Și, în același timp, în Instrucțiunea nr. 3210-U nu există nicio interdicție privind primirea de fonduri de către întreprinzător însuși în scopul activităților sale. Mai mult, la paragraful 1 al articolului 861 Cod Civil Federația Rusă afirmă în mod explicit că, în cazul decontărilor cu participarea cetățenilor care nu au legătură cu activitățile lor antreprenoriale, aceste decontări pot fi efectuate în numerar, fără restricții de sumă.

Din această prevedere rezultă opusul: atunci când cetățenii efectuează plăți în numerar legate de activitățile lor antreprenoriale, există restricții privind valoarea cheltuielilor.

Cu alte cuvinte, legislația civilă a Federației Ruse permite antreprenorilor să cheltuiască numerar pentru activitățile lor de afaceri, dar în anumite limite.

Acest lucru este susținut și de clauza 2 a Directivei Băncii Rusiei nr. 3073-U din 07.10.13: unui antreprenor îi este interzis să cheltuiască venituri în numerar, cu excepția plății acestora pentru bunuri, lucrări și servicii.

Dar pentru a efectua o astfel de plată, va trebui să îndepliniți o serie de condiții:

bani pentru un gol activitate antreprenorială trebuie plătită pe cheltuiala fondurilor primite de întreprinzător în realizarea acestei activități;
cheltuielile trebuie să aibă documente justificative, din care să rezulte legătura lor cu activitatea de întreprinzător;
plățile trebuie efectuate în limita stabilită pentru plățile în numerar, i.е. nu mai mult de 100 de mii de ruble într-un singur contract.

Acestea. atunci când emite bani unui antreprenor pentru a-și plăti cheltuielile, natura țintă a emiterii de fonduri ar trebui să fie indicată în chitanța de numerar. De exemplu, astfel: „Pentru a plăti bunuri conform contractului nr. 1 din 16 noiembrie 2015 prin IP Ivanov V.V.”.

În cazul în care antreprenorul și-a cheltuit deja fondurile proprii, se recomandă să îi dea de la casierie fondurile pe care le-a cheltuit ca compensație pentru a confirma plată în numerar cheltuielile spuse. V nota de cheltuieli va trebui să specificați, de exemplu: „rambursarea debitului la plată prin IP Ivanov V.V. pe…. pe conosamentul nr.... din…".

De menționat că antreprenorul nu este obligat să întocmească un raport prealabil.

Este posibil să retragi bani fără numerar?

Sigur ca poti. În acest caz, puteți utiliza oricare card corporativ, care este eliberat unei organizații sau unui antreprenor. Sau pur și simplu puteți transfera fonduri din contul curent pe cardul de salariu al persoanei responsabile sau către card personal antreprenorul însuși.

Cu toate acestea, pentru a evita probleme cum ar fi acumularea primelor de asigurare pe suma contabilă și adăugarea acesteia la veniturile angajatului, atunci când transferați fonduri pe un card în ordin de plata asigurați-vă că indicați că aceste fonduri sunt enumerate în raport.

Apropo, utilizarea cardurilor de salariu pentru transferul sumelor contabile către acestea a fost confirmată printr-o scrisoare comună a Ministerului de Finanțe al Federației Ruse și Trezoreria Federală a Federației Ruse nr.

Însă în scopuri de asigurare, este încă necesar, de exemplu, în Regulamentul privind fondurile contabile sau în contractul colectiv să se prevadă posibilitatea emiterii de fonduri contra raportului de pe cardul de salariu al salariatului.

În plus, după cheltuirea fondurilor emise în baza raportului, angajatul trebuie să raporteze cheltuielile sale. El trebuie să facă acest lucru în raportul prealabil și în cel mult 3 zile de la încheierea perioadei pentru care au fost emise fonduri pentru raport.

În ciuda faptului că raportul în avans și perioada de 3 zile se referă doar la sume contabile în numerar, pentru a evita neînțelegerile cu autoritățile de reglementare, cerințele specificate trebuie respectate și atunci când cheltuiesc fonduri contabile fără numerar.

Dacă banii din raport sunt emiși unui angajat al unei alte companii

O situație similară apare atunci când, de exemplu, un contract de muncă este în vigoare între antreprenor, adică entitate, și clientul, care poate fi atât un antreprenor, cât și o organizație. Și acum angajatul antreprenorului cere bani pentru achiziția, de exemplu, de materiale. Cum să dai acești bani? Sub raport? Sau ca avans la un contract?

În primul rând, merită să ne amintim că clauza 5 din Directiva nr. 3210-U a Băncii Rusiei prevede posibilitatea de a primi bani în baza raportului numai de către angajații unei persoane juridice sau ai unui antreprenor cu care s-au încheiat contracte de muncă sau de drept civil. încheiat.

Totodată, pe baza analizei prevederii paragrafului 5 specificat, rezultă că un contract de drept civil trebuie să fie încheiat direct cu individual. Prin urmare, eliberarea de fonduri către angajatul contractantului, care este persoană juridică, nu este eliberarea de fonduri împotriva raportului, întrucât contractul este încheiat cu societatea. Și atunci cum să dai angajatului specificat bani pentru achiziționarea de materiale?

În acest caz, banii se eliberează pe cheltuială comandă în numerar, dacă acest angajat are împuternicire de la antreprenor pentru a primi bani și indicat în bonul de numerar, de exemplu: „emiterea de fonduri pentru achiziționarea de materiale în baza clauzei 6 din Contractul nr.234 din data de 06/10/; 16”.

În plus, pentru a evita problemele cu autoritățile de reglementare și cu contractantul însuși, trebuie mai întâi să fiți de acord în scris asupra condițiilor de achiziție a materialelor, de exemplu. pe cheltuiala cui și cine ar trebui să o facă. Foarte des, în astfel de situații, se întocmește un contract de agenție pentru un contract de muncă, conform căruia antreprenorul, pe cheltuiala clientului, achiziționează tot ceea ce este necesar pentru muncă.

Apropo, o astfel de procedură de cooperare, inclusiv eliberarea de fonduri pentru cheltuieli în temeiul unui contract de drept civil, se aplică și atunci când un antreprenor individual acționează ca antreprenor.

În plus, nu se întocmesc rapoarte în avans, iar toate documentele, de exemplu, pentru achiziționarea de materiale, sunt întocmite imediat pe numele clientului. dar actele menționate poate fi furnizat clientului nu separat pe măsură ce fondurile sunt cheltuite, ci împreună cu Raportul, care acționează ca anexă la contractul de comision (contract) și se întocmește la finalizarea tuturor cheltuielilor. Acest Raport este întocmit de către antreprenor ca o confirmare sumară a cheltuielilor efectuate de acesta pe cheltuiala clientului.

Video - emiterea de bani către un subraport de la casierie în 1C Contabilitate 8:

Documentul principal care stabilește regulile de emitere a fondurilor conform raportului este instrucțiunea Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U „Cu privire la procedura de menținere tranzactii cu numerar„(denumită în continuare Instrucțiunea). indicaţie Banca centrala RF Nr.4416-U din 19 iunie 2017 i s-au adus modificări semnificative, care au intrat în vigoare din 19 august.

Principala inovație: este posibil să se întocmească un mandat de numerar de cont nu numai pe baza unei cereri scrise a unei persoane responsabile, ci și pe baza unui document administrativ al unei companii sau al unui antreprenor individual (subclauza 6.3 din directivă) . În plus, a fost ridicată interdicția de a emite sume contabile în prezența datoriilor de la persoana responsabilă.

Însă nimeni nu interzice să le dea angajaților bani în baza raportului „la modă veche”, pe baza cererii lor scrise.

Sancţionarea extrădării

Deci, susținătorii acestei abordări, să-i numim condiționat „conservatori”, trebuie să solicite o cerere scrisă din partea angajatului - adresată șefului, sub orice formă. Textul cererii trebuie să reflecte suma numerarului și data emiterii.

Șeful trebuie să fie de acord cu eliberarea banilor și să-și pună semnătura și data pe cerere.

Cât despre „inovatorii” care decid să profite noua oportunitate furnizate de Banca Centrală a Federației Ruse, atunci trebuie să emită un document administrativ privind emiterea de bani. Alcătuirea detaliilor documentelor administrative și Cerințe generale pentru înregistrarea lor astăzi sunt stabilite „GOST R 6.30-2003”, adoptate și puse în aplicare prin rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 03.03.2003 nr. 65-st. Banca Rusiei recomandă să se ghideze după acest document. Document administrativ trebuie să conțină următoarele informații:

prenumele, numele și patronimul (dacă există) ale persoanei responsabile;
sume de numerar;
perioada pentru care sunt emise;
semnătura managerului;
data și numărul de înregistrare al documentului.

Emitem bani

După primirea cererii, emiteți un mandat de numerar pentru cheltuieli. Forma mandatului (KO-2) a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88.

Ordinul poate fi emis de către contabilul șef sau „obișnuit”, iar în lipsa acestora - de către șef (subclauzele 4.2, 4.3, clauza 4 din Directivă). Comanda este verificată de casier. Dacă nu există erori, atunci după prezentarea unui pașaport sau a unui alt document de identitate, angajatului i se eliberează numerar (subclauza 6.1, clauza 6 din Directivă).

Comanda de numerar este semnată de destinatar și casier. Daca firma nu are casier (angajat, atributii oficiale care include efectuarea de tranzacții cu numerar), atunci șeful poate semna ordinul de numerar și poate emite numerar (clauza 4 din Directivă).

Conform ordinului emis se face o înscriere în registrul de casă.

Se ocupă de raportul angajatului

Câștigăm răbdare și așteptăm ca angajatul să raporteze pentru ceea ce a primit. Dacă banii au fost emiși pentru o călătorie de afaceri, atunci raportul în avans trebuie depus de către angajat în termen de trei zile lucrătoare de la data (subclauza 6.3, clauza 6 din Directivă, clauza 26 din „Regulamentul privind călătoriile de afaceri”, aprobat de către Decretul Guvernului Federației Ruse din 13.10.08 nr. 749):

expirarea perioadei pentru care au fost emisi banii;
întoarcere dintr-o călătorie de afaceri;
merge la muncă (de exemplu, după o vacanță sau o boală, dacă termenul limită de emitere a banilor se încadrează în această perioadă).

Raportul trebuie să fie însoțit de documente care confirmă cheltuielile (de exemplu, mărfuri și încasări în numerar). Raportul de avans este prezentat contabilului-șef sau contabilului, iar în lipsa acestora - șefului.

Persoana căreia i se depune raportul de avans verifică cheltuirea vizată a fondurilor, disponibilitatea documentelor justificative, corectitudinea executării acestora și calculul sumelor. După aceea, raportul prealabil este aprobat de către șef.

Perioada în care se efectuează verificarea acestui raport, aprobarea și decontarea finală a acestuia este stabilită de către conducător (subclauza 6.3 clauza 6 din Directivă).

După aprobarea raportului de avans, sumele contabile sunt anulate.

Cu toate acestea, se întâmplă ca angajatul să cheltuiască mai puțini sau mai mulți bani decât a primit în baza raportului. Dacă se cheltuiește mai puțin, atunci pentru a accepta banii rămași, contabilul șef ar trebui să întocmească și să semneze un ordin de primire de numerar, care, în special, reflectă suma de bani returnată.

Dacă se cheltuiește mai mult, după aprobarea raportului de avans de către șeful organizației, depășirea cheltuielilor trebuie returnată angajatului conform ordinului de numerar de cheltuieli, ale cărui detalii sunt introduse în raportul de avans.

Dacă raportul de avans nu este aprobat (de exemplu, din lipsa documentelor justificative) sau soldul nu este returnat, atunci banii pot fi

Unele reguli s-au schimbat în emiterea de fonduri responsabile. În articol, vom înțelege în detaliu cum să emitem bani unui angajat ca raport în 2018.

Conceptul de subraportare

O plată în avans acordată unui angajat pentru implementarea sarcinilor oficiale necesare organizației, a cărei cheltuială trebuie raportată, este recunoscută ca raport.

Pe ce să cheltuiești bani

Nu întotdeauna cheltuielile organizației sunt plătite cu fonduri din contul său curent. În unele cazuri, poate fi necesar să se acorde fonduri angajatului pentru răspundere. Astfel de cazuri includ:

Nevoile economice ale organizației (de exemplu, achiziționarea de bunuri, lucrări sau servicii);
Călătoria de afaceri (când unui angajat i se acordă diurnă, precum și bani pentru călătorie și cazare);
Cheltuieli reprezentative.

Baza emiterii unui cont de numerar de la casierie este unul dintre următoarele documente:

cererea salariatului, care poartă viza de director, cuprinzând cuantumul emisiunii, precum și perioada pentru care este permisă eliberarea;
ordinul șefului cu privire la emiterea de fonduri responsabile.

Pentru ca organizația să fie indicată ca cumpărător în documentele care se eliberează contabilului la achiziționarea de bunuri, pe lângă fondurile responsabile, angajatului trebuie să i se elibereze o împuternicire.

Cine poate da bani responsabili

Cum să emiti bani într-un subraport

Până nu demult, pentru a primi bani responsabili, un angajat trebuia să scrie o cerere. Dar din 19 august 2017, nu este necesar să faceți acest lucru. Chiar și acei angajați care nu au raportat încă plata anterioară în avans pot primi acum bani responsabili. Astfel de modificări sunt cuprinse în Instrucțiunile Băncii Centrale nr. 4416-U.

Ordin pentru emiterea de bani în cont

Întrucât nu este necesară redactarea declarațiilor către angajați pentru emiterea de sume contabile, acestea trebuie înlocuite cu un ordin (instrucțiune) al șefului companiei.

Procedura de emitere a unui ordin nu este indicată în Instrucțiunile Băncii Centrale, dar se spune că ordinul trebuie să conțină:

Numele angajatului căruia i se eliberează fondurile responsabile;
Suma de bani care trebuie acordată angajatului;
Termenul limită pentru eliberarea de fonduri către contabil.

Important! Dacă există o formulare inexactă în ordinea șefului pentru emiterea de fonduri contabile, IFTS are dreptul de a considera acest lucru drept o încălcare a regulilor de păstrare a numerarului. Pentru aceasta, compania se confruntă cu o sancțiune administrativă sub forma unei amenzi de până la 50.000 de ruble.

Luați în considerare opțiunile de formulare din ordinea de emitere a sumelor contabile.

De exemplu, o astfel de formulare „Ordonez pe viitor extrădarea Petrova O.P. încasează până la 30.000 de ruble fără cereri” sau așa „ordonez extrădarea Petrova O.P. numerar fără cereri până când suma avansului ajunge la 30.000 de ruble” nu conține o formulare precisă și, prin urmare, poate fi considerată o încălcare.

Să dăm un exemplu de formulare care să permită eliberarea de fonduri responsabile unui angajat fără teama organelor de control: „emite O.P. Petrova sub raportul de 30.000 de ruble pentru 5 zile lucrătoare pentru achiziționarea de articole de papetărie.

Ordinul poate conține, de asemenea, un ordin de a emite fonduri responsabile pentru mai mulți angajați simultan, de exemplu, atunci când trimiteți mai mulți angajați într-o călătorie de afaceri.

Atașăm un exemplu de ordin pentru emiterea de fonduri responsabile pentru mai mulți angajați atunci când îi trimitem într-o călătorie de afaceri.

Cerere pentru emiterea de bani în subraport

În ciuda faptului că declarațiile nu trebuie să fie scrise conform regulilor de emitere a fondurilor responsabile, unele organizații consideră că este mai convenabil să lucreze cu declarații. În acest caz, formularul de cerere anterior poate fi oarecum simplificat. De exemplu, eliminați o astfel de clauză conform căreia angajatul a depus deja un raport în avans privind fondurile responsabile care i-au fost emise anterior. Această cerință a devenit invalidă, acum este posibil să emiti bani unui contabil chiar dacă acesta nu a achitat încă avansul primit anterior.

Cu toate acestea, dacă o companie dorește să păstreze o astfel de cerință, poate schimba pur și simplu formularea. De exemplu, puteți specifica că se emite un nou avans doar dacă angajatul a raportat pe cel vechi. Este necesar să se înregistreze o astfel de regulă în Regulamentul întreprinderii privind angajații responsabili.

Iată un exemplu de cerere a unui angajat pentru emiterea de fonduri responsabile.

În cazul în care prevederea privind angajații responsabili nu conține formularea că fondurile sunt emise numai la cererea salariatului, sau după un raport complet asupra fondurilor primite din avansul anterior, atunci acestea trebuie achitate. Dacă, în plus, administratorul dorește să limiteze suma fondurilor responsabile, atunci regulamentul ar trebui să prevadă formularea conform căreia valoarea unei plăți unice sau valoare totală Datoria unui angajat nu poate depăși o anumită limită.

Bani în raportul de pe card către angajat

Când o organizație transferă bani unui angajat într-un raport despre plata fara numerar, atunci nu este necesară scrierea unei cereri sau emiterea unei comenzi. Procedura de mai sus se aplică numai plăților în numerar. Dar pentru companie tot nu va fi de prisos să emită unul dintre aceste documente. Deci se va proteja de procedurile inutile ale organelor de control. În plus, în act local este mai bine ca o companie să includă o condiție conform căreia organizația are dreptul de a transfera bani responsabili către angajat pe card. Și în ordinul de plată, conform căruia fondurile vor fi transferate pe cardul angajatului, trebuie să se indice că banii sunt emiși în raport cu un proces-verbal.

Important! Fonduri responsabile poate fi transferat pe cardul de salariu al angajatului, sau pe cardul personal al acestuia. Pentru a face acest lucru, angajatul trebuie să scrie o cerere cu o cerere corespunzătoare și să precizeze detaliile pentru transfer.

Emiterea de fonduri responsabile

Bani pentru director

Dacă fondurile sunt eliberate directorului ca raport, atunci trebuie emis și un ordin. Ordinul mai indica scopul emiterii de fonduri, valoarea emisiunii si perioada pentru care este necesara cumpararea bunurilor necesare societatii. În același timp, nu ar trebui să scrieți o cerere, așa că contabilul însuși va aproba. Ordinul este dat de cap asupra lui însuși. Pentru comandă se întocmește un consumabil, în care directorul va semna atât pentru sine, cât și pentru persoana responsabilă.

Cum să contabilizezi banii într-un subraport?

Șeful organizației stabilește un termen după care angajatul trebuie să se prezinte pentru fondurile primite. De exemplu, unui contabil i s-a acordat un avans pentru achiziționarea de rechizite de birou pentru o perioadă de 5 zile. După această perioadă, contabilul trebuie să depună un raport în termen de 3 zile. Dacă raportul se bazează pe cheltuieli de calatorie, atunci angajatul trebuie sa se prezinte in maxim 3 zile de la data intoarcerii din calatorie.