Cont de fonduri responsabile. Contabilitatea bugetară: cum să organizați corect munca cu persoane responsabile. Cum să iei în calcul datoria și să o încasezi de la persoane responsabile

Contabilitatea contabila a decontarilor cu persoane responsabile.

Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile se ține în contul 71 „Decontări cu persoane responsabile” (A-P). Contabilitatea analitică a contului este menținută pentru fiecare persoană responsabilă. După emitere bani către angajat, contabilul va face o postare:

Debit 71 - bani emiși în baza raportului

Credit 50 (51)

Achita sumele contabile cheltuite se efectuează pe baza raportului de avans aprobat și se reflectă în creditul contului 71.

ȘTERREA CHELTUIELILOR DE AFACERI

Tipul de cheltuială	Cablaj
− proprietatea dobandita	D 10 (08, 41) - materialele sunt valorificate (imobilizări, K 71 bunuri) achiziționate de o entitate raportoare Atunci când cumpără obiecte de valoare în retail, angajatul trebuie să depună la departamentul de contabilitate chitanță sau factură și verifica lantrolno-mașină de numerar (KKM).
− cheltuielile sunt legate de nevoile industriilor principale, auxiliare sau de servicii	D 20 (23, 29) - cheltuielile persoanei responsabile sunt anulate pentru cheltuieli K 71 principal (auxiliar, de servire) producție
− cheltuieli aferente activităţilor de management	D 25 (26) - plătit de persoane responsabile pentru producția generală K 71 (generale) cheltuieli.
− cheltuielile aferente vânzării de produse sau mărfuri finite	D 44 - costurile persoanelor responsabile sunt incluse în costurile de vânzare
- cheltuieli pentru activități cu caracter neproductiv (de exemplu, cheltuieli pentru realizarea de evenimente sportive, recreere, divertisment etc.):	D 91 - incluse în alte cheltuieli sunt costurile responsabililor

ȘTERREA CHELTUIELILOR DE CĂLĂTORIE

Scopul călătoriei de afaceri	Cablaj
− achiziționarea, livrarea mijloacelor fixe (echipamente, mașini etc.)	D 08 - costurile unei călătorii de afaceri asociate achiziției sunt anulate, K 71 livrarea mijloacelor fixe
− cumpărarea, livrarea materialelor	D 10 - costurile unei călătorii de afaceri asociate achiziției sunt anulate, K 71 livrarea materialelor
− cumpărarea, livrarea mărfurilor	D 41 - costurile unei călătorii de afaceri asociate achiziției sunt anulate, K 71 livrarea mărfurilor
− încheierea de contracte de vânzare a produselor, studiul pieţelor de vânzare din alte regiuni, participarea la expoziţii	D 44 - costurile unei călătorii de afaceri legate de vânzări sunt anulate
− participarea la seminare de instruire, şedinţe ale acţionarilor, alte scopuri legate de activităţile de producţie	D 26 - costurile unei călătorii de afaceri necesare pt K 71 nevoile de management ale organizaţiei
− repararea în garanție a produselor vândute anterior (dacă a fost creată o rezervă pentru reparații în garanție)	D 96 - costurile unei călătorii de afaceri legate de retur sunt anulate, K 71 transportul produselor defecte
− o călătorie de afaceri cu caracter neproductiv (de exemplu, verificarea unei tabere de vară care se află în bilanțul unei întreprinderi)	D 29 (91) - costurile călătoriei de afaceri sunt anulate, nu direct La 71 legate de activități de producție pre-
− eliminarea consecinţelor situaţiilor de urgenţă	D 91 - costurile unei călătorii de afaceri legate de Prin 71 eliminarea consecințelor unei urgențe

Dacă angajatul are sold anticipat necheltuit, apoi în termen de 3 zile alocate întocmirii raportului de avans, acesta trebuie returnat casieriei conform comenzii de casă de intrare.

2.4.2 Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile

În contabilitate, o astfel de operațiune se înregistrează prin înregistrarea:

D 50 - soldul avansului de la persoana responsabilă a fost restituit la casierie

Dacă un angajat cheltuită în mod rezonabil bani într-o sumă mai mare decât avansul plătit, atunci suma cheltuită în exces i se ramburseaza de la casieria organizatiei pe baza raportului de avans aprobat. Această operațiune este documentată prin postare:

D 71 - cheltuieli rambursate salariatului peste valoarea avansului emis

Dacă un angajat nu s-a întors sumă contabilă în termenul prevăzut, atunci într-o lună(termen de prescripție), prin ordin al conducătorului întreprinderii, acesta trebuie reținut din salariul salariatului. Această operațiune este documentată prin postări:

D 94 - se reflectă suma contabilă nereturnată la timp

D 70 - din salariul angajatului s-a dedus o sumă contabilă nereturnată

Atâta timp cât suma nereturnată la timp este creditată angajatului, aceasta este considerată un împrumut acordat acestuia. În acest caz, ar trebui calculat beneficiul material din utilizarea fondurilor împrumutate. Dacă datoria este anulată pe cheltuiala organizației, atunci această sumă trebuie inclusă în venitul total al angajatului și să rețină impozitul pe venitul personal din acesta.

Contabilitatea decontarilor cu personal pentru alte operatiuni.

efectuate pe contul 73 „Decontări cu personal pentru alte operațiuni” (A − P). Se pot deschide subconturi pentru contul: 73-1 „Decontari la credite acordate”;

73-2 „Calcule pentru repararea prejudiciului material”;

73-3 „Plăți pentru bunuri furnizate pe credit”;

73-4 „Decontări pentru asigurare”, etc.

Persoane responsabile - angajații întreprinderii care primesc avansuri în numerar pentru realizarea cheltuielilor de afaceri și pentru cheltuielile deplasărilor de afaceri. Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar determină procedura de emitere a banilor pentru un raport. Emiterea se face în prezența unei casierie și fără casă se emite un cec de la casieria băncii.

Sumele contabile pentru cheltuielile casnice sunt emise în valoare de 2 zile pentru cel mult 3 zile. Dacă în afara locației întreprinderii - în valoare de o cerință de 10 zile până la 15 zile. Pentru călătorii de afaceri: pentru costul călătoriei dus-întors, diurne și cheltuieli pentru închirierea unei locuințe.

În cazul în care lucrătorul de călătorie se află în incapacitate temporară de muncă, atunci i se rambursează închirierea spațiilor de locuit, cu excepția cazurilor în care lucrătorul a fost internat într-un spital, iar diurnele sunt plătite pentru tot timpul până când a putut continua misiunea și reveni. , dar nu mai mult de 2 luni.

Invaliditatea temporară și incapacitatea de a reveni trebuie să fie documentate. Perioada călătoriei de afaceri nu include zilele de invaliditate temporară. Angajatului i se ramburseaza serviciile de pre-achizitie bilete, folosirea unui pat, taxa de asigurare, costurile rezervarii cazarii, utilizarea mijloacelor de transport in comun (cu exceptia taxiurilor), daca acestea se afla in afara destinatiei numai pe baza de documente.

Ziua plecării este ziua plecării vehiculului de la locul de muncă permanent, iar ziua sosirii este ziua în care vehiculul ajunge la locul de muncă. Când plecați într-un loc înainte de ora 24:00, se folosește ziua curentă; după ora 0:00, a doua zi.

Dacă destinația se află în afara limitelor orașului, se ia în considerare ora sosirii în stație. Modul de muncă și odihnă este determinat de întreprinderea care l-a trimis. În loc de zile de odihnă neutilizate în timpul unei călătorii de afaceri, alte zile nu sunt furnizate.

Ce postări să reflecte emisiunea de bani

Dacă un angajat pleacă într-o deplasare de afaceri la ordinul administrației într-o zi liberă, atunci i se acordă încă o zi de odihnă în conformitate cu procedura stabilită.

Avansurile primite pot fi utilizate de către persoanele responsabile numai în scopurile pentru care au fost emise. În termen de 30 de zile de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, persoanele responsabile sunt obligate să prezinte un raport în avans cu privire la sumele cheltuite.

Decontarile cu persoane responsabile se inregistreaza in contul activ-pasiv 71 "Decontari cu persoane responsabile". Emiterea de numerar se eliberează persoanei responsabile pe baza unui memoriu, care trebuie să indice: scopul cheltuielii, calendarul și suma necesară pentru aceasta. Nota trebuie semnata de conducatorul intreprinderii, iar abia dupa aceea contabilul poate emite un mandat de numerar de cheltuiala pentru aceasta suma, iar casieria poate emite suma contabila.

Persoana responsabilă trebuie să prezinte un raport în avans cu documente justificative (bonuri de vânzare) către departamentul de contabilitate al întreprinderii cu privire la faptul că a achiziționat articole pentru nevoi administrative și economice în termenul stabilit. Persoana responsabilă returnează soldul sumei neutilizate la casieria întreprinderii conform ordinului de primire a numerarului.

Șeful întreprinderii poate trimite o persoană responsabilă într-o călătorie de afaceri (de exemplu, într-o călătorie pentru o anumită perioadă într-o altă regiune sau oraș pentru a îndeplini orice instrucțiuni ale șefului).

Atunci când trimiteți o persoană responsabilă într-o călătorie de afaceri în Federația Rusă, se eliberează un certificat de călătorie de afaceri în departamentul de contabilitate al întreprinderii, care trebuie să conțină următoarele detalii necesare:

1) numele, prenumele, patronimul persoanei responsabile;

2) destinația călătoriei de afaceri;

3) denumirea întreprinderii la care este trimisă persoana responsabilă;

4) scopul călătoriei de afaceri;

5) termenul călătoriei de afaceri.

Certificatul de călătorie trebuie să fie semnat de șeful întreprinderii. Legislația actuală prevede următoarele garanții și plăți compensatorii pentru călătoriile de afaceri:

1) păstrarea locului de muncă (postului) și a câștigului mediu al salariatului detașat pe toată durata călătoriei de afaceri;

2) plata diurelor pentru timpul petrecut într-o călătorie de afaceri;

3) plata cheltuielilor de călătorie până la destinație și retur;

4) plata cheltuielilor pentru închirierea unei locuințe. În contabilitate, tranzacțiile cu persoane responsabile sunt reflectate în următoarele înregistrări:

1) a fost emisă o plată în avans pentru cheltuielile de călătorie:

Debitul contului 71 „Decontări cu persoane responsabile”, Creditul contului 50 „Casiera”;

2) reflectă costurile de închiriere a unei locuințe (fără TVA):

Debitul contului 44 „Cheltuieli de vânzare”, Credit al contului 71 „Decontări cu persoane responsabile”;

3) se ia în considerare suma TVA plătită pentru închirierea unei locuințe:

Debit contul 19 „Taxa pe valoarea adăugată pe valorile dobândite”,

Creditul contului 71 "Decontari cu persoane responsabile";

4) returnarea sumei neutilizate la casierie de la persoana responsabilă:

Debit contul 50 „Casiera”,

Documentele care confirmă cheltuirea sumelor contabile sunt atașate la raportul de avans, un certificat de călătorie completat este atașat călătoriilor de afaceri etc.

În departamentul de contabilitate se verifică rapoarte anticipate și se determină sumele supuse aprobării conducerii întreprinderii.

Pentru sumele emise în baza raportului se înregistrează:

Pentru sumele cheltuite, acceptate și aprobate conform rapoartelor anticipate se fac următoarele înregistrări:

Debitul conturilor 25 „Cheltuieli generale de producție”, 26 „Cheltuieli generale”, 10 „Materiale”,

Creditul contului 71 "Decontari cu persoane responsabile".

Sumele necheltuite sunt returnate la casieria întreprinderii:

Debitul contului 50 „Casiera”, Creditul contului 71 „Decontări cu persoane responsabile”.

Pentru călătoriile de afaceri în străinătate, emiterea unui avans în valută se reflectă în contabilitate după cum urmează:

Debitul contului 71 „Decontări cu persoane responsabile”, Creditul contului 50 „Casiera”.

Sumele contabile nereturnate de angajați la timp se debitează astfel: Debit 94 „Deficiențe și pierderi din deteriorarea valorilor”, Credit 71 „Decontări cu persoane responsabile”.

Dacă aceste sume pot fi deduse din salariu, atunci se face o înregistrare:

Debit 70 „Decontări cu personal pentru salarii”, Credit 94 „Lipsuri și pierderi din deteriorarea valorilor”.

Dacă nu pot fi reținute:

Debit 73 "Decontari cu personal pentru alte operatiuni",

Împrumutul 94 „Lipsuri și pierderi din cauza daunelor aduse obiectelor de valoare”.

Contabilitatea analitică este menținută pentru fiecare emisiune de avans. Emiterea de noi avansuri se poate face doar cu un raport complet asupra avansului anterior. Transferarea avansului către o altă persoană nu este permisă.

Baza normativă

Fondurile responsabile de numerar sunt emise de la casierie către angajați numai pentru a satisface nevoile organizației.

Emiterea de fonduri de la casierie către persoanele responsabile este reflectată în intrarea...

Aceasta nu este o procedură ușoară. Pentru implementarea sa, există un anumit algoritm (am vorbit despre el în articolul despre modul de organizare a decontărilor cu contabilii), orice abatere de la care va conduce managerii și persoanele responsabile la audituri de către autoritățile fiscale de reglementare și responsabilitatea administrativă ulterioară. Prin urmare, atunci când vă întrebați care este suma maximă care poate fi luată ca subraport, este necesar să vă ghidați doar de legislația în vigoare și de politica contabilă a organizației.

Suma maximă contabilă în 2018 este reglementată de reglementările locale: politici contabile și reglementări privind decontările cu persoane responsabile. Baza legislativă pentru aceste documente pentru o instituție bugetară ar trebui să fie Instrucțiunile Băncii Federației Ruse din 11 martie 2014 nr. 3210-U, ținând cont de modificările aduse de Instrucțiunile Băncii Centrale a Federației Ruse de 19 iunie 2017 Nr. 4416-U, precum și Ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 26 august 2004 Nr. 70n, Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 10 februarie 2006 Nr. 25n și Bugetul Codul Federației Ruse.

Care este suma maximă de raportat în 2018

Regula care stabilește o limită a decontărilor în cadrul unui singur acord în valoare de 100.000 de ruble între organizații nu se aplică decontărilor între o instituție bugetară și angajații săi. Din punct de vedere legislativ, suma maximă datorată unui angajat nu are restricții. Cu toate acestea, organizațiile însele au dreptul de a stabili o limită a sumelor avansate ca cheltuieli de călătorie și de afaceri și de a o prescrie în politicile lor contabile și contractele colective. De asemenea, instituția trebuie să elaboreze un regulament privind decontarea cu contabilii.

Sumele maxime care se eliberează lucrătorilor detașați sunt determinate prin calcul pe baza tarifelor de rambursare a costului deplasării, a numărului de zile într-o călătorie de afaceri, precum și a ratelor diurnei.

Modificări importante din 19.08.2017

Modificările din 19 august 2017, introduse în Instrucțiunile Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U, au stabilit o serie de modificări în procedura de decontări cu contabilii. Acum, conform Directivei Băncii Centrale a Federației Ruse din 19 iunie 2017 nr. 4416-U, persoana responsabilă nu mai trebuie să scrie o cerere. Baza principală pentru plata în avans va fi un ordin sau alt document administrativ al conducătorului instituției.

Alte inovații sunt, de asemenea, semnificative:

noi fonduri în avans pot fi primite fără raportarea celor anterioare;
cecurile vechi sunt acceptate în lista documentelor care confirmă plata;
banii responsabili pot fi transferați pe orice card bancar, inclusiv salariul;
puteți plăti cu un card bancar personal chiar dacă fondurile au fost emise în numerar (scrisoare a Serviciului Federal de Taxe din 22.06.2011 Nr. ED-4-3 / 9876). Acest articol trebuie inclus în ordinul privind politica contabilă a organizației (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25 august 2014 nr. 03-11-11 / 42288).

În legătură cu toate inovațiile adoptate legislativ, organizațiile trebuie, de asemenea, să facă modificări la ordinele privind politicile contabile, contractele colective și reglementările privind efectuarea tranzacțiilor cu numerar și a decontărilor cu persoane responsabile.

1. D contul 50 "Casiera" La contul 71 "Decontari cu persoane responsabile"
2. D contul 71 „Decontări cu persoane răspunzătoare” A contabiliza. 26 „Cheltuieli generale”
3. D contul 71 „Decontări cu persoane răspunzătoare” A contabiliza. 51 „Conturi de decontare”
4. D contul 71 "Decontari cu persoane responsabile" La contul 50 "Casiera"

Salariu plătit de la casierie către directorul organizației

1. D 70 "Decontari cu personal pentru salarii" La contul 51 "Conturi de decontare"
2. D 70 „Decontări cu personal pentru salarii” Ksch. 50 Casier
3. D c. 26 "Cheltuieli generale de afaceri" La contul 70 "Decontari cu personalul pentru salarii"

3. D c. 20 „Producție principală” La contul 70 „Decontări cu personal pentru salarii”

46. Inscrierea „Contul D 51 „Conturi de decontare” În contul 62” Decontări cu cumpărători și clienți „înseamnă ...

1. compensarea avansului primit anterior
2. plata în avans către furnizor
3. primirea de fonduri de la cumpărător în decontarea finală

47. Numărul de înregistrare D. 60 „Decontări cu furnizorii și antreprenorii” A contabiliza. 51 „Conturi de decontare” înseamnă:

1. Rambursări către cumpărători
2. plata în avans către furnizor
3.primirea fondurilor de la cumpărător
4. compensarea avansului primit anterior

48. Operațiunile privind mișcarea fondurilor se reflectă în contul 50 „Casiera” în baza...

1. extrase bancare
2.Comenzi în numerar primite și ieșite
3.Rapoarte anticipate

49. Operațiunile privind mișcarea fondurilor sunt reflectate în contul 51 „Conturi de decontare” pe baza...

1. extrase bancare
2. ordine de plata
3. comenzi de numerar primite și ieșite
4. Rapoarte în avans

50. Încasarea de către organizație a împrumuturilor și împrumuturilor se reflectă în înregistrarea contabilă pe debitul contului 51 „Conturi de decontare” și creditul conturilor...

1. 55 „Conturi bancare speciale”
2. 66 „Calculele privind creditele și împrumuturile pe termen scurt”
3. 58 „Investiții financiare”
4.91.1 „Alte venituri”

Primirea plății anticipate de la cumpărător este reflectată în înregistrarea...

1. D-t c. 51 „Conturi de decontare” Ktsch. 60 „Decontări cu furnizorii și antreprenorii”
2. D-t c. 60 "Decontari cu furnizorii si antreprenorii" Kt sc.10 "Materiale"
3. D-t c. 62 „Decontări cu cumpărători și clienți” Ktsch. 51 „Conturi de decontare”
4.D-t c. 51 „Conturi de decontare” Ktsch. 62 „Decontări cu cumpărători și clienți
5. D-t c. 62 „Decontări cu cumpărători și clienți” Ktsch. 60 „Decontări cu furnizorii și antreprenorii”

54. La primirea unui avans de la cumpărători pentru furnizarea de produse, se face o înregistrare în cont pe debitul contului 51 „Conturi de decontare” și creditul contului...

1.60 „Decontări cu furnizorii și antreprenorii”
2. 62 „Decontări cu cumpărători și clienți”
3. 71 „Decontări cu persoane responsabile”
4. 90 „Vânzări”

Acceptarea în bilanț a mijloacelor fixe achiziționate contra cost este reflectată în înregistrarea...

1. D-t c. 01 „Active fixe” Ktsch. 60 „Decontări cu furnizorii și antreprenorii”
2. D-t c. 01 „Active fixe” Ktsch. 08 „Investiții în active imobilizate”
3. D-t c. 08 „Investiții în active imobilizate” Ktsch. 60 „Decontări cu furnizorii și antreprenorii”

Contabilitatea disponibilității și mișcării documentelor monetare se efectuează pe contul ...

1. 50 „Casiera”
2. 51 „Conturi de decontare”
3. 55 „Conturi bancare speciale”
4. 57 „Transferuri pe drum”

Contabilitatea decontărilor cu cumpărătorii (clienții) a obiectelor de inventar care le sunt furnizate și a serviciilor prestate se realizează pe cont sintetic...

1. 51 „Conturi de decontare”
2. 60 „Decontări cu furnizorii și antreprenorii”
3. 62 „Decontări cu cumpărători și clienți”
4.91 „Alte venituri și cheltuieli”

Costurile reale de achiziție de active fixe contra cost sunt reflectate în contul...

1. 01 „Active fixe”
2. 08 „Investiții în active imobilizate”
3. 20 „Producție principală”
4. 84 „Câștiguri reportate (pierdere neacoperită)”

59. Eliberarea materialelor pentru nevoi generale de producție se reflectă în înscrierea la creditul contului 10 „Materiale” și debitul contului...

1. 20 „Producție principală”
3. 25 „Costuri generale de producție”
4. 26 „Cheltuieli generale”
5. 28 „Căsătoria în producție”

60. Eliberarea materialelor pentru nevoi generale de afaceri se reflectă în înscrierea în creditul contului 10 „Materiale” și în debitul contului...

1. 20 „Producție principală”
2. 23 „Producție auxiliară”
3. 25 „Costuri generale de producție”
4. 26 „Cheltuieli generale”
5. 28 „Căsătoria în producție”

Banii responsabili sunt o anumită sumă de bani a unei organizații bugetare eliberată unui angajat pentru realizarea cheltuielilor în scopul propus.

Acestea pot fi cheltuieli:

indemnizații de călătorie;
pentru nevoile economice ale instituției;
reprezentant.

Principalul document de reglementare care reglementează decontările reciproce cu persoane responsabile este Instrucțiunile Băncii Centrale a Rusiei nr. 3210-U din 03.11.2014. Este posibilă eliberarea banilor responsabili doar angajaților organizației cu care au fost încheiate contracte de muncă sau de drept civil.

Până la 19.08.2017 exista interdicție pentru angajații debitori, adică angajaților care erau datori li se interzicea să dea bani în cont. Modificările aprobate prin noile Instrucțiuni Nr.4416-U din 19.08.2017 au anulat această interdicție.

Cum se emit

Pentru a face acest lucru, este necesar să se întocmească două documente: o cerere de la un angajat, care indică suma, direcția țintă, calculul estimat și alte informații și un ordin de la șef de a emite bani în cont.

În plus, organizația trebuie să elaboreze și să aprobe următoarele documente locale obligatorii:

Reglementări privind decontările cu persoanele responsabile.
Ordine privind aprobarea sumei maxime a contului (nelimitat de lege).
Un ordin de stabilire a perioadei maxime pentru care se emit bani (nu sunt stabilite restricții de reglementare).
Un ordin de stabilire a unui termen limită pentru furnizarea unui raport în avans asupra banilor emiși (nu mai mult de trei zile lucrătoare).

La cererea șefului, organizația poate stabili o listă cu angajații cărora li se permite să emită fonduri responsabile.

Pentru încălcarea procedurii de eliberare a fondurilor, inspectorii au dreptul de a impune unei persoane juridice o amendă în conformitate cu articolul 15.1 din Codul contravențiilor administrative de până la 50.000 de ruble.

Cum să raportezi unui angajat

Să presupunem că angajatul a depus deja o cerere la manager și a primit aprobare.

În baza comenzii, casieria emite numerar de la casieria organizației, sau departamentul de contabilitate îi transferă pe cardul angajatului.

La efectuarea unei achiziții, angajatul trebuie să se asigure că păstrează documentele justificative.

Când un angajat a terminat de cheltuit, el se confruntă cu întrebarea cum să contabilizeze banii responsabili. Pentru a face acest lucru, el trebuie să întocmească un raport prealabil și să îl depună la departamentul de contabilitate. Documentul ar trebui să indice: cât a primit, cât a cheltuit și în ce scopuri, care este soldul. Atașați documentație justificativă la raport (chitanțe, cecuri, borderouri, bilete etc.).

Raportul este verificat de contabilul responsabil sau de contabilul șef. Acesta este apoi înaintat managerului pentru aprobare. După aceea, se fac decontări finale cu angajatul: restituirea soldului neutilizat al fondurilor contabile sau plata suplimentară a cheltuielilor excesive. Dacă angajatul nu dorește să returneze soldul necheltuit, atunci suma poate fi reținută din salariu.

Cum raportează liderul?

La fel ca orice alt muncitor. Este necesar să se întocmească un proces-verbal, să se atașeze cecuri și alte documente justificative, să se restituie soldul sumei emise.

O situație în care directorul unei instituții refuză să raporteze sau să returneze fonduri nu este obișnuită. Dar dacă a apărut întrebarea cum să recuperăm fondurile responsabile de la director, contabilului unei instituții bugetare i se poate recomanda:

Explicați-i cu competență managerului ce îi amenință comportamentul: răspunderea administrativă și, în unele cazuri, penală, care îl poate determina scoaterea din funcții.
Spuneți despre valoarea amenzilor care vor fi emise de inspectori pentru încălcarea disciplinei de numerar, pentru denaturarea situațiilor financiare.
Amintiți-vă că fondurile nerambursate pot fi folosite pentru alte cheltuieli importante ale instituției, inclusiv bonusuri sau desfășurarea activităților.

Este imposibil să reținem fonduri din salarii fără ordinul și acordul șefului. Suma nereturnată a subraportului ar trebui să fie supusă impozitării, adică să rețină impozitul pe venitul personal și să acumuleze prime de asigurare.

Cerințele pentru emiterea de bani conform raportului sunt în continuă schimbare. Pentru a evita calculele greșite în lucrare, astăzi este necesar să ne ghidăm după Instrucțiunea Băncii Rusiei din 11 martie 2014 N 3210-U. Cu toate acestea, principalele greșeli nu sunt făcute din necunoașterea noilor norme de legislație. Motivul pentru ele este mai degrabă în obiceiul de a efectua incorect cutare sau cutare operațiune la procesarea fondurilor. Despre asta vom vorbi în acest articol.

Greșeala nr. 1. Fără o declarație

Fondurile sunt emise în baza unui raport fără a primi o cerere de la persoana căreia ii sunt transferați banii. De exemplu, o companie trebuie să facă urgent copii legalizate ale documentelor; pentru a fi la timp, contabilul pur și simplu emite fondurile fără a solicita angajatului să facă o cerere corespunzătoare. Ulterior, nimeni nu-și amintește și de o astfel de hârtie. Cu toate acestea, absența unei declarații este o greșeală. Conform paragrafului 6.3 al Directivei N 3210-U, pentru emiterea de numerar contra unui raport privind cheltuielile asociate implementării activităților, trebuie emis un ordin de numerar de cheltuieli sub forma 0310002. O astfel de hârtie trebuie întocmită la cererea scrisă a persoana responsabilă, întocmite sub orice formă și cuprinzând o mențiune despre suma numerarului și perioada pentru care sunt emise, semnătura șefului și data.
Vă recomand să pregătiți în prealabil șabloane pentru cererile de eliberare de fonduri pentru un raport, în care angajatul își va înscrie doar numele de familie, prenumele, patronimul, suma și perioada pentru care se eliberează banii.

Greșeala nr. 2. Bani necheltuiți

Fondurile emise conform raportului și necheltuite trebuie returnate la casieria întreprinderii în termen de trei zile. Va fi o greșeală dacă angajatul nu face acest lucru. La fel și dacă returnează fondurile mult mai târziu sau cheltuiala nu este confirmată de documentele primare.
În sensul clauzei 6.3 din Directiva N 3210-U, persoana responsabilă este obligată fie să depună un raport în avans, fie să returneze numerarul.
Pentru a evita greșelile, este indicat să familiarizați în prealabil angajatul cu necesitatea returnării fondurilor. Acest lucru se poate face dacă îl lăsați să citească documentele interne ale companiei, fixând obligația de returnare a banilor emise în baza raportului, sau prescrieți obligațiile corespunzătoare în contractul de muncă. O altă cale de ieșire din situație este întocmirea unui raport în avans.
Dacă angajatul nu a returnat suma necheltuită în termenul stabilit, atunci angajatorul trebuie să ia măsuri pentru a o recupera. În aceste scopuri, în conformitate cu art. 137 din Codul Muncii al Federației Ruse, acesta are dreptul de a reține din salariu un avans nerambursat, ținând cont de limita de 20 la sută prevăzută la art. 138 din Codul Muncii al Federației Ruse, cu fiecare plată a câștigului. O astfel de decizie se ia în cel mult o lună de la data expirării perioadei stabilite pentru restituirea avansului, și cu condiția ca salariatul să nu contestă motivele și cuantumul deducerii (Scrisoarea Rostrud din 08.09.2007). N 3044-6-0).

Eroare nr. 3. Eliberată anterior

Companiile și întreprinzătorii individuali pot emite numerar în cont doar acelor persoane care au raportat asupra fondurilor emise anterior. Dacă angajatul nu ar face acest lucru, atunci ar fi o greșeală să-i dea un nou „lot” de bani.
Potrivit clauzei 6.3 din Directiva N 3210-U, persoana responsabilă este obligată, într-un termen care nu depășește trei zile lucrătoare de la data expirării perioadei pentru care s-a eliberat numerar, sau de la data intrării în muncă, să prezinte contabilului-șef sau contabilului (în lipsa acestora, șefului) un raport prealabil cu documente justificative anexate.
Prin urmare, înainte de a emite fonduri conform raportului, este necesar să se verifice dacă angajatul a raportat pentru sumele anterioare, dacă a returnat fondurile necheltuite.
Această greșeală duce adesea la litigii. Ca exemplu, putem cita Rezoluția Curții a IX-a de Arbitraj din data de 25 februarie 2014 N 09AP-47328 / 2013 în cauza N A40-144835 / 13.
Totodată, plățile prin carduri corporative nu sunt echivalente cu plățile în numerar, ci sunt recunoscute ca non-numerare, prin urmare, regula menționată nu se aplică acestora (Rezoluția Curții a IX-a de Arbitraj de Apel N 09AP-10884/2013) .

Notă. Directorul a luat bani de la casieria companiei, dar i-a returnat în aceeași zi. A doua zi, managerul a vrut să ia încă 144.000 de ruble, iar contabilul a dat acești bani. În consecință, inspecția a tras la răspundere societatea în temeiul părții 1 a art. 15.1 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Și arbitrii au fost de acord cu ea.

Eroare nr. 4. Nu există un raport în avans

În unele cazuri, raportul de cheltuieli, care confirmă cheltuirea fondurilor, poate pur și simplu să nu fie în companie, de exemplu, a fost pierdut. O altă greșeală este completarea incorectă a acestui document, de exemplu, astfel de inexactități includ: absența unei plăți în avans, detalii obligatorii ale raportului; discrepanța dintre sumele fondurilor emise și cele cheltuite efectiv, care sunt confirmate de documentele primare; absența semnăturilor persoanei responsabile și contabilului șef.
Forma unificată a raportului anticipat (formularul N AO-1) a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 1 august 2001 N 55. Cu toate acestea, de la 1 ianuarie 2013, utilizarea sa nu este obligatorie. În cazul în care societatea utilizează formularul propriu aprobat, atunci acesta trebuie să conțină detaliile obligatorii prevăzute la art.

9 din Legea N 402-FZ:
1) denumirea documentului;
2) data întocmirii acestuia;
3) denumirea firmei care a întocmit documentul;
4) conţinutul faptului vieţii economice;
5) valoarea de măsură naturală și (sau) monetară, indicând unitățile de măsură;
6) funcția salariatului care a efectuat tranzacția, operarea și responsabil pentru executarea acesteia;
7) semnături.
Absența unui raport prealabil sau completarea incorectă a acestuia este o încălcare foarte frecventă. Pentru a evita o astfel de eroare, este necesar să se verifice existența raportului, precum și conținutul acestuia. Pentru ca documentele să fie verificate în mod continuu, este recomandabil să desemnați o persoană responsabilă cu revizuirea documentului. Poate fi un contabil sau un specialist în audit intern. Responsabilitățile relevante trebuie specificate în contractul de muncă cu angajatul.

Eroare N 5. Limită încălcată

Suma maximă a decontărilor în numerar în cadrul unui acord între persoane juridice, precum și între companii și antreprenori individuali este de 100.000 de ruble. (Instrucțiunea Băncii Rusiei din 07.10.2013 N 3073-U „Cu privire la implementarea plăților în numerar”). Această restricție se aplică și în cazul în care persoana responsabilă a cumpărătorului depune numerar în casa furnizorului. Cu toate acestea, cheltuielile pentru emiterea de bani de către un angajat în conformitate cu raportul sunt efectuate fără a lua în considerare suma maximă de calcule.
Reamintim că anterior a existat o restricție privind emiterea de fonduri în temeiul raportului (Instrucțiunea N 1843-U). Și o astfel de eroare poate fi identificată de auditori pentru perioadele anterioare ca parte a unui audit de trei ani. Asta înseamnă că este prea devreme să te relaxezi.
Dacă este posibil, efectuați plăți prin transfer bancar. Calculele cu bani „vii” se recomandă să fie efectuate numai în caz de urgență, de exemplu, dacă firma avea nevoie de pixuri sau hârtie pentru imprimantă.

Greșeala # 6. Fără documente primare

Orice fapt de activitate economică a companiei trebuie confirmat prin acte primare. Cu toate acestea, firmele uită adesea să emită astfel de documente.
Articolul 9 din Legea „Cu privire la contabilitate” stabilește că documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul săvârșirii faptului de viață economică, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia. Cheltuirea fondurilor trebuie să fie documentată. De exemplu, un cec, o chitanță, un act de acceptare și transfer, o factură TORG-12, bilete de cale ferată și de avion, ordine de plată.
În lipsa documentelor primare, va fi imposibil să se confirme că fondurile au fost cheltuite exact în scopurile indicate de angajat în raportul de avans. Oficialii vor acorda cu siguranță atenție acestui lucru în timpul auditului.

Greșeala nr. 7. Doar o verificare

La plata bunurilor (lucrări, servicii) în numerar, pentru confirmarea documentară a cheltuielilor, împreună cu chitanța de numerar, sunt necesare și alte documente primare, care să indice legătura dintre cheltuielile efectuate și activitățile întreprinderii care vizează generarea de venituri. Astfel de clarificări sunt date în Scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 25 iunie 2013 N ED-4-3 / [email protected]
Prin urmare, nu este suficient ca persoana responsabilă să ia doar un cec pentru a confirma că cheltuielile au fost efectuate în scop corporativ.
Pentru a evita litigiile, este necesar să se precizeze în actul local ce documente confirmă cheltuielile, precum și să se instruiască angajații ce acte trebuie să colecteze.

Eroare N 8. Nu există comandă în numerar

După ce a primit o cerere de la o persoană responsabilă pentru emiterea de fonduri pentru un raport, contabilul poate uita să emită un mandat de numerar. Cu toate acestea, forma unui astfel de document este chiar documentată. Conform paragrafului 6.4 din Directiva N 3210-U, emiterea de numerar de la casieria unei persoane juridice către o subdiviziune separată a numerarului necesar pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar se realizează în modul stabilit de persoana juridică, conform numerarului. comanda 0310002.
Astfel, absența unui mandat este o greșeală. Pentru a o evita, este necesara reglementarea emiterii si executarii acestui document in politica contabila. În plus, în contractul de muncă cu contabilul, este necesar să se prescrie responsabilități clare pentru emiterea de mandate la înregistrarea fondurilor pentru raport.

Greseala N 9. Acumularea impozitului pe venitul persoanelor fizice

În cazul în care angajatul nu a returnat banii, aceste fonduri sunt considerate beneficii ale acestuia. Cu toate acestea, poate apărea o situație când angajatul nu a returnat numerarul ca urmare a uitării. Sau, de exemplu, a cheltuit cu adevărat banii, dar nu a raportat despre ei, deoarece a plecat într-o călătorie de afaceri.
Trezoreria consideră că un beneficiu impozabil poate apărea din iertarea datoriilor. Într-una dintre scrisorile lor, specialiștii departamentului au indicat că la data iertării datoriei, angajatul va primi dreptul de a dispune de fonduri și va avea venituri impozabile (Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din septembrie 24, 2009 N 03-03-06 / 1/610).
Cu toate acestea, instanțele nu sunt de acord cu această poziție. Arbitrii consideră că atâta timp cât există posibilitatea ca angajatul să raporteze, există posibilitatea reținerii sumelor neutilizate (întrucât termenul de prescripție nu a expirat), fondurile emise nu trebuie recunoscute ca beneficiu economic al salariatului ( Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga din 1 aprilie 2013 N A55 -15647/2012).
În opinia mea, este nepotrivit să percepem impozit pe venitul personal în acest caz. Într-adevăr, într-o astfel de situație, este posibilă o dispută cu angajatul, iar acesta mai poate returna banii.

Eroare nr. 10. Ponderea legislaţiei valutare

Ca regulă generală, tranzacțiile valutare între rezidenți sunt interzise. Adică, de exemplu, o companie nu poate oferi 10 USD unui angajat de la casa de marcat pentru a cumpăra articole de papetărie. Cu toate acestea, există excepții de la această regulă. De exemplu, în valută, puteți emite un avans pentru o călătorie de afaceri în străinătate (Rezoluția Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 18 martie 2008 N 10840/07 în cazul N A33-1127 / 2007). Dar emiterea de bani străini duce adesea la litigii.
Încă o întrebare: este posibil să se emită numerar împotriva unui raport în ruble unui angajat străin? În Rezoluția Curții a III-a de Arbitraj de Apel din data de 11 februarie 2014 în dosarul N A69-3113 / 2013, instanța a indicat că se poate face acest lucru. Arbitrii au concluzionat că emiterea de ruble către un străin nu este inclusă în Lista de valută și alte operațiuni ale rezidenților și nerezidenților, cuprinsă în Anexa 2 la Instrucțiunile Băncii Rusiei din 4 iunie 2012 N 138-I. Astfel, emiterea de fonduri de către o companie către angajatul său străin conform raportului nu poate fi atribuită unei tranzacții valutare. O concluzie similară s-a făcut și în Rezoluția Curții a III-a de Arbitraj de Apel din 5 februarie 2014 în dosarul N A69-3098/2013.
Încasarea de către un angajat a numerarului în valută este în general interzisă. Dar puteți emite valută pentru o călătorie de afaceri.
Atunci când emiteți valută străină, trebuie să completați corect un raport în avans. Detaliile aferente acestuia (linia 1a din fața formularului, coloanele 6 și 8 din versoul formularului) se completează numai dacă fonduri în valută sunt emise persoanei responsabile în conformitate cu procedura stabilită de legislația actuală a Federației Ruse. Ele nu trebuie uitate. Dacă tranzacția este efectuată într-o monedă, atunci trebuie să verificați detaliile raportului în avans.

Dacă nu ați găsit informațiile de care aveți nevoie pe această pagină, încercați să utilizați căutarea pe site:

Emiterea de numerar conform raportului

Procedura de eliberare a numerarului unui angajat în raport cu un raport privind cheltuielile asociate cu implementarea activităților unei persoane juridice, un antreprenor individual

6.3 Instrucțiunile Băncii Rusiei nr. 3210-U din 11 martie 2014.

Pentru a primi numerar de la casierie, un angajat (persoană responsabilă) trebuie să depună la departamentul de contabilitate o cerere întocmită sub orice formă și care să conțină o mențiune:

- despre suma de numerar;

- despre perioada pentru care se emite numerar;

- semnătura șefului (întreprinzător individual, altă persoană împuternicită) și data.

În baza cererii, contabilul întocmește un mandat de cheltuială în numerar 0310002.

Emiterea de numerar conform raportului se efectuează cu condiția rambursare integrală de către persoana responsabilă a datoriei asupra sumei de numerar primite anterior în baza raportului.

Persoana responsabilă este obligată, într-un termen care nu depășește trei zile lucrătoare de la data expirării perioadei pentru care s-a eliberat numerar pentru raport, să prezinte contabilului-șef sau contabilului (în lipsa acestora - șefului, antreprenorului individual). , altă persoană împuternicită) un raport prealabil cu documente justificative anexate.

În cazul încasării numerarului în cont pentru cheltuieli de deplasare, salariatul este obligat să depună un raport în avans în cel mult trei zile lucrătoare de la data intrării în muncă.

Verificarea raportului de avans este efectuată de contabilul-șef sau de contabil (în lipsa acestora - șef, antreprenor individual, altă persoană autorizată). Regulamentul intern al organizației (antreprenor individual) ar trebui să stabilească condițiile:

— verificarea raportului prealabil;

— aprobarea raportului de avans de către conducător (întreprinzător individual, altă persoană împuternicită);

- decontarea finală a raportului de avans.

Exemplu de regulamente interne pentru decontări cu persoane responsabile

Prin ordin al șefului firmei Our Firm LLC, a fost aprobat Standardul de organizare 08-06.14 „Decontări cu persoane responsabile, documente”.

Standardul prevede următoarele:

Numerar pentru nevoile casnice, achiziționarea de combustibil și lubrifianți, rechizite de birou sunt emise de la casieria organizației sub raportul angajaților, a cărui listă este aprobată anual prin ordin al șefului.

2. Numerar pentru cheltuieli de călătorie se eliberează de la casieria organizației în conformitate cu raportul lucrătorilor detașați, dacă există un ordin de trimitere a angajatului (angajaților) într-o călătorie de afaceri (formulare unificate Nr. T-9, Nr. T- 9a).

3. Baza emiterii unui ordin de numerar de cont 0310002 pentru emiterea de numerar de la casieria organizației este o cerere în forma conform Anexei nr. 1 la prezentul Standard.

4. Se stabilește următoarea procedură de emitere și semnare a unei cereri:

1) angajatul completează și semnează cererea. Cererea se poate completa manual sau pe calculator;

2) contabilul principal notează pe cerere că salariatul nu are nicio datorie pentru suma de numerar primită anterior conform raportului;

3) cererea se depune spre semnare directorului financiar;

4) directorul financiar examinează și semnează cererea cel târziu în următoarea zi lucrătoare;

5) pe baza unei cereri semnate, un contabil contabil pentru tranzacțiile cu numerar întocmește ordin de numerar de cheltuială pentru retragere de numerar față de salariat și îl transmite casieriei cu cererea atașată;

6) salariatul (cu excepția salariaților detașați) este obligat, în ziua următoare expirării perioadei pentru care s-a eliberat numerar pentru raport, să prezinte contabilului superior un raport în avans (formular unificat Nr. AO-1) cu documente justificative anexate;

7) un lucrător detaşat este obligat să depună un raport de avans (formular unificat Nr. AO-1) contabilului superior în ziua începerii lucrului;

8) contabilul superior verifică raportul de avans și documentele primare anexate acestuia, dacă este cazul, soluționează problemele privind raportul de avans cu persoana responsabilă în termen de 2 zile lucrătoare și, dacă este disponibil un pachet complet de documente justificative, depune raportul de avans. pentru semnarea contabilului-șef;

9) atunci când o persoană responsabilă achiziționează articole de inventar, contabilul superior transferă facturile, facturile, iar în lipsa acestora, copiile bonurilor de vânzare, chitanțelor de numerar, alte documente care confirmă plata și achiziția articolelor de inventar (denumirea acestora, cantitatea și prețul acestora), contabil pentru materiale contabile;

10) contabilul-șef semnează raportul de avans în aceeași zi și îl înaintează spre aprobare directorului financiar;

11) directorul financiar revizuiește, aprobă raportul de avans și îl înaintează contabilului superior în termen de 2 zile lucrătoare;

12) în caz de depășire a raportului de avans, salariatului se eliberează numerar pe baza unei note de la contabilul principal semnată de contabilul șef în forma conform Anexei nr. 2 la prezentul Standard;

13) raportul de avans aprobat și nota se transferă contabilului-șef pentru decontarea definitivă cu salariatul în termen de 2 zile lucrătoare de la data aprobării raportului de avans.

Cererea nr. 1

Director financiar al firmei Our Firm LLC

________________________________

De la (numele complet și funcția angajatului)

CERERE Nr. ___

din „__” ________ _______

Vă rog să emiteți un raport __________ frec. pentru __________________ pentru o perioadă de ___________.

În conformitate cu Standardul Organizației 08-06.14, mă angajez:

1) depune un raport prealabil până la data de _________;

2) în cazul utilizării incomplete a sumei de numerar primite în cadrul raportului, depuneți soldul de numerar _________ la casieria organizației.

În caz de neplată a soldului de numerar la casierie, vă rog să rețineți suma contabilă neutilizată calculată conform raportului de avans din salariul meu.

Muncitor:(funcția, semnătura, transcrierea semnăturii)

Senior Contabil: ultima primire de numerar conform raportului este _________, nu există nicio datorie .

Permis: Director financiar

Cererea nr. 2

La Standardul Organizației 08-06.14

Contabil șef al firmei noastre LLC

_____________________________________

De la _______________, contabil senior

MEMO Nr. _____

din „___” ________ ____

A fi emis (funcția, numele complet al persoanei responsabile) cheltuirea excesivă a Declarației în avans nr. _____ din data de __________, aprobată de directorul financiar (NUMELE COMPLET.)în cantitate de ______ frec. __ kop.

Detaliile platii:

- primit în cadrul unui mandat de numerar de cont nr. _____ de la _________ - _______ ruble. __ kop.;

— raport în avans aprobat în valoare de ______ ruble. ____ kop.;

- cheltuirea excesivă - ____ frec __ kop.

Senior Contabil:(semnătura, transcrierea semnăturii).

Autorizez plata (indicați data plății):

Contabil șef(semnătura, transcrierea semnăturii, data)

Contabilitatea contabila a decontarilor cu persoane responsabile.

Debit 71 - bani emiși în baza raportului

Credit 50 (51)

Achita sumele contabile cheltuite se efectuează pe baza raportului de avans aprobat și se reflectă în creditul contului 71.

ȘTERREA CHELTUIELILOR DE AFACERI

Tipul de cheltuială	Cablaj
− proprietatea dobandita	D 10 (08, 41) - materialele sunt valorificate (imobilizări, K 71 bunuri) achiziționate de o entitate raportoare Atunci când cumpără obiecte de valoare în retail, angajatul trebuie să depună la departamentul de contabilitate chitanță sau factură și verifica lantrolno-mașină de numerar (KKM).
− cheltuielile sunt legate de nevoile industriilor principale, auxiliare sau de servicii	D 20 (23, 29) - cheltuielile persoanei responsabile sunt anulate pentru cheltuieli K 71 principal (auxiliar, de servire) producție
− cheltuieli aferente activităţilor de management	D 25 (26) - plătit de persoane responsabile pentru producția generală K 71 (generale) cheltuieli.
− cheltuielile aferente vânzării de produse sau mărfuri finite	D 44 - costurile persoanelor responsabile sunt incluse în costurile de vânzare
- cheltuieli pentru activități cu caracter neproductiv (de exemplu, cheltuieli pentru realizarea de evenimente sportive, recreere, divertisment etc.):	D 91 - incluse în alte cheltuieli sunt costurile responsabililor

ȘTERREA CHELTUIELILOR DE CĂLĂTORIE

Scopul călătoriei de afaceri	Cablaj
− achiziționarea, livrarea mijloacelor fixe (echipamente, mașini etc.)	D 08 - costurile unei călătorii de afaceri asociate achiziției sunt anulate, K 71 livrarea mijloacelor fixe
− cumpărarea, livrarea materialelor	D 10 - costurile unei călătorii de afaceri asociate achiziției sunt anulate, K 71 livrarea materialelor
− cumpărarea, livrarea mărfurilor	D 41 - costurile unei călătorii de afaceri asociate achiziției sunt anulate, K 71 livrarea mărfurilor
− încheierea de contracte de vânzare a produselor, studiul pieţelor de vânzare din alte regiuni, participarea la expoziţii	D 44 - costurile unei călătorii de afaceri legate de vânzări sunt anulate
− participarea la seminare de instruire, şedinţe ale acţionarilor, alte scopuri legate de activităţile de producţie	D 26 - costurile unei călătorii de afaceri necesare pt K 71 nevoile de management ale organizaţiei
− repararea în garanție a produselor vândute anterior (dacă a fost creată o rezervă pentru reparații în garanție)	D 96 - costurile unei călătorii de afaceri legate de retur sunt anulate, K 71 transportul produselor defecte
− o călătorie de afaceri cu caracter neproductiv (de exemplu, verificarea unei tabere de vară care se află în bilanțul unei întreprinderi)	D 29 (91) - costurile călătoriei de afaceri sunt anulate, nu direct La 71 legate de activități de producție pre-
− eliminarea consecinţelor situaţiilor de urgenţă	D 91 - costurile unei călătorii de afaceri legate de Prin 71 eliminarea consecințelor unei urgențe

Dacă angajatul are sold anticipat necheltuit, apoi în termen de 3 zile alocate întocmirii raportului de avans, acesta trebuie returnat casieriei conform comenzii de casă de intrare. În contabilitate, o astfel de operațiune se înregistrează prin înregistrarea:

D 50 - soldul avansului de la persoana responsabilă a fost restituit la casierie

D 71 - cheltuieli rambursate salariatului peste valoarea avansului emis

Această operațiune este documentată prin postări:

D 94 - se reflectă suma contabilă nereturnată la timp

D 70 - din salariul angajatului s-a dedus o sumă contabilă nereturnată

Contabilitatea decontarilor cu personal pentru alte operatiuni.

ţinut în contul 73 „Decontări cu personal pentru alte operaţiuni” (A − P). Se pot deschide subconturi pentru contul: 73-1 „Decontări la împrumuturi”;

73-2 „Calcule pentru repararea prejudiciului material”;

73-3 „Decontări pentru bunuri furnizate pe credit”;

73-4 „Decontări pentru asigurare”, etc.

Contul contabil 71 este utilizat pentru a reflecta în înregistrări informații cu privire la sumele de fonduri emise angajaților în cadrul raportului. Ce documente sunt folosite pentru a întocmi tranzacții contabile și ce înregistrări contabile reflectă decontări cu persoane responsabile - veți afla despre acest lucru din articolul nostru.

Procedura de implementare a operațiunilor responsabile

O persoană responsabilă este un angajat care a primit fonduri pentru utilizarea lor pentru nevoile economice ale întreprinderii.

Baza pentru emiterea de fonduri pentru raport este o cerere completată de un angajat și aprobată prin semnătura șefului. Aplicația stabilește valoarea și scopul plății fondurilor (, etc.). Forma unei cereri de eliberare a sumelor contabile nu a fost stabilită prin lege, documentul fiind întocmit într-o formă arbitrară.

La realizarea unei tranzacții comerciale, angajatul depune la departamentul de contabilitate un raport în avans și documente care confirmă cheltuielile efectuate de acesta (chitanțe, facturi, acte de muncă efectuate, facturi etc.). Aceste documente stau la baza reflectării cheltuielilor de afaceri în contabilitate.

Dacă suma de fonduri primite anterior de angajat depășește cheltuielile sale reale, atunci valoarea diferenței este predată de către angajat. În cazul depășirii cheltuielilor și a confirmării documentare a acesteia, suma excesului de cheltuieli se rambursează salariatului prin casierie sau în formă necasă.

Trebuie subliniat faptul că unui angajat care nu a raportat cu privire la sumele primite anterior nu i se pot emite fonduri pentru noi operațiuni de afaceri. Nu contează dacă fondurile au fost emise în numerar sau pe un card bancar în acest caz.

Înregistrări tipice pentru 71 de conturi

C este folosit pentru a reflecta tranzacțiile cu persoane responsabile. La emiterea de fonduri, sumele se efectuează conform Dt 71, la alocarea cheltuielilor - conform Kt 71.

Se poate face atât în numerar, cât și în altă formă:

Dacă suma de fonduri emise nu a fost cheltuită integral, soldul acesteia poate fi returnat:

Tranzacțiile cu persoane responsabile pot fi reflectate folosind conturile de producție:

Dt	CT	Descriere	Document
20	71	Reflectarea sumelor contabile ca parte a costurilor producției principale
	71	Reflectarea sumelor contabile ca parte a costurilor de producție auxiliară	Raport în avans, documente justificative
	71	Reflectarea sumelor contabile ca parte a costului corectării căsătoriei	Raport în avans, documente justificative
	71	Reflectarea sumelor contabile ca parte a costurilor de deservire a producției	Raport în avans, documente justificative

La comercianții cu amănuntul, cheltuielile de vânzare pot fi suportate printr-o persoană responsabilă:

Bunurile și materialele achiziționate de o persoană responsabilă sunt înregistrate în următoarele înregistrări:

Dt	CT	Descriere	Document
10	71		Raport în avans
41	71		Raport în avans

Un exemplu de înregistrări contabile pe 71 de conturi

Un angajat al Consul LLC Petrenko S.P. Fondurile au fost emise în raport cu raportul în formă nenumerară în valoare de 2500 de ruble. să cumpere hârtie. De fapt, Petrenko S.P. a cheltuit 2840 de ruble, TVA 433 de ruble, ceea ce a fost confirmat de raportul de avans și chitanța de vânzare. Cheltuieli excesive în valoare de 340 de ruble. Petrenko a fost creditat pe un card bancar.

În contabilitatea Consul LLC s-au făcut următoarele înregistrări:

Dt	CT	Descriere	Sumă	Document
71		În contul bancar al Petrenko S.P. finanţat pentru nevoile gospodăriei	2500 de ruble.	Ordin de plata
10	71	Hârtie primită achiziționată de Petrenko (2840 ruble - 433 ruble)	2407 frecare.
	71	Valoarea TVA reflectată	433 rub.	Raport în avans, bon de vânzare
.1		TVA reflectat în cheltuieli	433 rub.	Raport în avans, bon de vânzare
71		În contul bancar al Petrenko S.P. suma depășită creditată	340 de ruble.	Ordin de plata

Contabilitatea sumelor contabile se efectuează pentru a rezuma datele privind starea decontărilor. În special, se înregistrează decontări cu angajații care au primit un avans pentru diferite nevoi.

Ce sunt conturile de plătit

Pentru decontările cu angajații se folosește un cont în afara bilanțului 71. Acesta trebuie monitorizat cu atenție de conducerea organizației. În acest cont se înregistrează sumele emise salariatului în conformitate cu raportul. Se presupune că acești bani vor fi direcționați către scopuri specifice:

Plata pentru diverse servicii.
Achiziționarea de articole de papetărie.
Achizitie de benzina pentru masini de serviciu.
Cumpărarea de bilete pentru călătorii de afaceri, plata pentru cazare închiriată.
Achizitie de echipamente de birou.

Pentru a primi fonduri conform raportului, un angajat trebuie să întocmească o cerere. Acesta specifică suma care trebuie plătită și scopul cheltuielilor. Lista persoanelor responsabile este indicată în ordinea șefului. Lista ar trebui să includă următoarele informații:

Informații despre angajat (nume, funcție).
scopuri de cheltuieli.
Sumă.

De exemplu, în ordinea șefului, se indică faptul că Ivan Ivanov poate primi 10.000 de ruble conform raportului. Mai mult decât această sumă nu i se poate da. Cu toate acestea, cheltuielile de călătorie sunt o excepție. O persoană care pleacă într-o călătorie de afaceri poate primi orice sumă. Cu toate acestea, trebuie să existe o comandă adecvată pentru a trimite într-o călătorie de afaceri.

Doar angajații responsabili din punct de vedere financiar pot fi incluși în lista persoanelor responsabile. Adică aceștia sunt manageri, adjuncții lor, șefi de departamente, depozitari. Minorii nu pot fi nici persoane responsabile din punct de vedere financiar, nici persoane responsabile.

După cheltuirea fondurilor, specialistul trebuie să raporteze cheltuielile sale. Este obligat să întocmească și să-i atașeze documente care confirmă direcția de cheltuieli. Raportul este trimis la departamentul de contabilitate. Un angajat nu poate primi o sumă nouă până nu se raportează la cea veche.

Reglementare de reglementare

Reglementările cu persoanele responsabile sunt reglementate de următoarele reglementări:

Legea federală „Cu privire la contabilitate” nr. 402 din 6 februarie 2011.
Reglementări contabile (Partea 10/99 „Cheltuieli”).
Planul de conturi și instrucțiuni de utilizare.
Actele locale ale organizației în sine.

Principalul document pe baza căruia se efectuează decontări este Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar nr.40, stabilită prin Hotărârea Consiliului de Administrație al Băncii Centrale din 22 septembrie 1993.

Procedura contabila

De regulă, scopul cheltuirii fondurilor este achiziționarea de servicii sau bunuri. În acest caz, angajatul va acționa în numele companiei. Prin urmare, operațiunea va fi supusă regulilor referitoare la persoanele juridice. Suma maximă a decontărilor între entitățile juridice este de 100.000 de ruble, conform Directivei Băncii nr. 1843-U din 20 iunie 2007. Dacă această limită nu este respectată, oficialii se vor confrunta cu o amendă de 4.000-5.000 de ruble. Amenda pentru persoanele juridice va fi de 40.000-50.000 de ruble.

Emiterea de fonduri conform raportului presupune respectarea acestor standarde:

Raportul de cheltuieli trebuie depus la departamentul de contabilitate în termen de 3 zile de la data cheltuielilor.
Suma poate fi primită doar de persoana căreia i se adresează.
O nouă plată în avans poate fi primită numai după ce a fost întocmit un raport pentru suma anterioară.

Managerul trebuie să emită un ordin privind procedura de emitere a sumelor. Acest document definește următoarele puncte:

Lista angajaților care au dreptul să primească suma conform raportului.
Perioada pentru care sunt furnizați banii.
Procedura de acordare a avansului.

Persoanele responsabile care sunt menționate în ordin trebuie să fie familiarizate cu acesta sub semnătură. Procedura de emitere si debitare a fondurilor trebuie sa fie fixata in politica contabila.

Fondurile sunt furnizate pe baza unei cereri scrise. Acesta trebuie să fie îndreptat către șeful companiei. Banii sunt emiși numai dacă managerul ia în considerare cerințele în

cerere fundamentată. În acest caz, managerul trebuie să trimită o comandă corespunzătoare departamentului de contabilitate.

Fondurile plătite sunt anulate pe baza raportului în avans întocmit de persoana responsabilă. La acesta se anexează documente care confirmă operațiunea: cecuri, chitanțe, contracte. În scopuri contabile, ele pot fi utilizate numai dacă sunt întocmite într-o formă unificată.

Când verificați rapoartele, trebuie să acordați atenție acestor puncte:

Informațiile de pe chitanța de numerar și bonul de vânzare ar trebui să fie similare. Datele documentelor nu trebuie să cadă în weekend.
Bonul de vânzare trebuie să conțină toate detaliile solicitate. Trebuie să fie prezente și semnătura și sigiliul casierului.
Bonul de vânzare trebuie să conțină o listă specifică de articole care au fost achiziționate. De exemplu, nu „papetărie”, ci „pixuri, creioane și caiete”.

După operație, angajatului i-ar mai rămâne bani. Soldul trebuie returnat casieriei pe baza de. De asemenea, este posibil să nu existe suficiente fonduri pentru a finaliza operațiunea. Adică angajatul va trebui să-și adauge banii la sumă. Cheltuielile excesive sunt, de asemenea, compensate angajatului printr-un ordin de numerar.

Ce ar trebui să fac dacă după operație angajatului i-au mai rămas fonduri, dar nu le-a returnat la casierie? În acest caz, managerul poate reține fonduri din salariu. Baza colectării este articolul 137 din Codul Muncii al Federației Ruse. Cu toate acestea, acest lucru este posibil numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

Reținerea se poate face în termen de o lună de la data scadenței pentru restituirea soldului.
Rata de retenție nu poate depăși 20%.
Angajatul este de acord cu motivele și cuantumul deducerilor.
Există o declarație scrisă a angajatului că este de acord cu procedura.

Important! Daca aceste conditii nu sunt indeplinite, angajatorul poate contesta deducerea.

Contabilitatea sumelor contabile

În contabilitate, sumele contabile se înregistrează pe debitul contului 71 și creditul contului 50. Fondurile pot fi emise atât în numerar, cât și în numerar. Prima metodă este convenabilă pentru transferul indemnizațiilor de călătorie. Banii pot fi transferați pe un card bancar corporativ. Este încadrat în YL. De reținut că la plata cu cardul banca percepe o taxă. Trebuie luat în considerare atunci când se determină pe baza paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse.

În contabilitate, decontările pe cardurile corporative se vor reflecta în aceste tranzacții:

DT55 KT51, 52. Transferarea banilor dintr-un cont curent într-un cont de card.
DT91 KT55. Plata comision bancar.

Furnizarea unui card unui angajat al companiei va fi înregistrată ca emitere de documente financiare pentru raportare. Aceste fire sunt de așteptat:

DT71 KT50, subcontul 3. Furnizarea unui angajat cu un card de plată la valoarea sa nominală.
DT71 KT57. Primirea de numerar. Înregistrarea se face pe baza chitanțelor ATM.
DT50, subcontul 3 KT71. Returnarea unui card de plată la valoarea nominală.

Este recomandat să faceți fotocopii ale tuturor bonurilor și cecurilor. Acest lucru se datorează faptului că cecurile tind să se estompeze. Prin urmare, nu se pot obține informații de la aceștia. Cheltuielile de reprezentare trebuie procesate folosind următoarele intrări:

DT26 KT71. Cheltuieli reprezentative.
DT26 KT71. Acceptarea diurnei.
DT70 KT68.01. Calculul impozitului pe venitul persoanelor fizice pe diferența dintre diurne.
DT10 KT60. Postarea materialelor.
DT71 KT50. Emiterea de cheltuieli excesive către angajați.

Afișările se fac pe bază de comenzi, rapoarte, chitanțe și verificări.