Actul de reconciliere este un document menit să determine stadiul decontărilor reciproce între contrapărți. Legislația nu obligă organizațiile și întreprinzătorii individuali să întocmească aceste documente în fara esec. Cu toate acestea, majoritatea contabililor preferă să conducă periodic acest lucru pentru a evita erorile în contabilitate și eventualele neînțelegeri cu furnizorii și cumpărătorii.
Scopul documentului
Actul de reconciliere are scopul de a documenta starea reglementărilor între două organizații la o anumită dată. Folosind acest document, puteți urmări toate tranzacțiile comerciale efectuate cu participarea contrapărților în contextul contractelor sau, în general, pentru o anumită organizație și puteți afișa soldul de închidere pentru o anumită dată. Acest echilibru poate fi confirmat atât de către ambii participanți la reconciliere, cât și doar de unul entitate legală sau IP. Dacă, conform datelor contabile, există discrepanțe în valoarea soldului de închidere, atunci acestea pot fi eliminate prin studierea operațiunilor care sunt indicate în actul de reconciliere. Contabilitatea unei entități poate reflecta incorect valoarea unei vânzări sau plăți. Dacă se constată erori, contabilul face corecturi în contabilitate, după care se întocmește un nou act de reconciliere a decontărilor reciproce, care se semnează de către persoanele împuternicite.
Frecvența de compilare
Legislația țării noastre nu prevede obligația companiilor de a întocmi acte de reconciliere la un moment strict definit. Fiecare organizație decide în mod independent când este necesar să verifice decontările reciproce cu contrapărțile și dacă merită să o facă. În același timp, există mai multe situații în care această procedură poate ajuta la evitarea erorilor de contabilitate și a conflictelor cu furnizorii și contractorii. Este necesar un certificat de reconciliere în următoarele cazuri:
1. Inainte de intocmirea situatiilor financiare anuale obligatorii.
2. La efectuarea unui inventar al decontărilor reciproce cu contrapărțile.
3. Dacă furnizorul asigură cumpărătorului plata în rate.
4. Contractorii cooperează mult timp.
5. Sume semnificative de tranzacții sau livrări frecvente și voluminoase de bunuri sau servicii.
Acte de reconciliere si intocmirea rapoartelor anuale
Majoritatea personalului contabil preferă să reconcilieze decontările reciproce cu contrapărțile înainte de livrare rapoarte anuale. Datorită acestei practici, pot fi găsite și corectate multe erori în contabilitate, care ar putea afecta fiabilitatea raportării. Acest lucru este necesar în special pentru organizațiile mari cu un număr mare de departamente diferite. În astfel de circumstanțe, documentele pentru achiziționarea oricărui produs, de exemplu, articole de papetărie pentru un departament, pot pur și simplu să nu ajungă la departamentul de contabilitate la timp.
Adesea, acest lucru se întâmplă atunci când mărfurile sunt livrate fără a efectua o plată în avans la sfârșitul perioadei de raportare. Materialele sunt primite, expedierea lor se reflectă în contabilitatea contrapărții și nu se știe nimic despre acest lucru în departamentul de contabilitate al organizației primitoare. În cazul unei plăți în avans, contabilii atenți încearcă de obicei să afle dacă a existat o livrare și să obțină documentele relevante. Daca enumerarile Bani nu a fost și nu este așteptată în viitorul apropiat, livrarea mărfurilor nu se va reflecta în contabilitatea destinatarului. Actul de reconciliere cu contrapartea vă permite să urmăriți dacă toate documentele privind tranzacțiile comerciale finalizate sunt reflectate în contabilitate, precum și să verificați corectitudinea reflectării lor. Mulți angajați, atunci când identifică discrepanțe între datele lor și datele contrapărții, împreună cu actul de reconciliere semnat cu neînțelegeri, transferă imediat setul de documente lipsă. Acest lucru accelerează foarte mult procesul de corectare a erorilor din contabilitate.
Formularul documentului
Fiecare întreprindere își poate elabora și aproba propria formă a actului de reconciliere, care se va potrivi tuturor părților interesate și va permite efectuarea corectă a verificării. Reguli nu există o formă unificată a acestui document. Dar, întrucât este primar, la întocmirea lui, trebuie să se țină seama de toate cerințele care sunt impuse de lege asupra executării unei astfel de documentații. În special, actul de împăcare trebuie să conțină următoarele detalii:
1. Nume.
2. Data formării sale.
3. Informații despre compilator.
4. Rezumatul operatiei efectuate.
5. Ecarte ale operațiunilor economice specificate.
6. Indicarea funcțiilor persoanelor responsabile cu reflectarea tranzacțiilor comerciale și documentația acestora.
7. Semnături de mână ale celor indicați oficiali.
Comanda de completare
Partea principală a actului de reconciliere, care conține informații despre tranzacțiile comerciale efectuate de contrapărți, este un tabel. Este format din două părți. Stânga reflectă, de regulă, activitățile organizației - compilatorul documentului. Include patru coloane. Primul dintre ele indică numărul de serie al intrării, al doilea - un rezumat tranzacție de afaceri, în a treia și a patra - ea valoare monetară prin debit sau credit. Partea dreaptă a tabelului este lăsată goală; datele sunt înregistrate acolo de către contraparte în timpul reconcilierii. Astfel, în actul luat în considerare, se înregistrează - în ordine cronologică - toate tranzacțiile efectuate de organizație, cu participarea unei anumite contrapărți, pe o anumită perioadă. După aceea, se calculează rulajele debitoare și creditare și se determină soldul final pentru data dorită.
Reconciliere
Societatea care a primit actul de reconciliere de la contraparte compară datele acesteia contabilitate cu informațiile furnizate de organizația de origine în document. Se verifică data tranzacției comerciale, tipul și valoarea acesteia. Contabilul verifică și bilanţul la începutul perioadei. În caz de discrepanțe, cel mai bine este să verificați mai întâi corectitudinea reflectării documentelor în propria contabilitate. Pentru a face acest lucru, va trebui să ridicați facturile și facturile transmise de contraparte sau emise acestuia. Dacă se constată o eroare, datele contabile sunt supuse ajustării, după care reconcilierea este efectuată din nou. Dacă nu se constată nicio eroare, angajatul își indică informațiile în partea dreaptă a actului, calculează cifra de afaceri și soldul final. Actul de reconciliere este transmis contrapartei cu discrepanțe.
Reguli de semnare
Documentul trebuie semnat de șeful și contabilul șef al companiei. Sigiliul organizației este pus pe locul alocat pentru aceasta. Ar trebui să prindă ultimele două litere ale semnăturilor. În lipsa șefului sau contabilului șef, actul de împăcare se atestă prin semnăturile altor funcționari ai organizației care au dreptul să semneze astfel de documente. Aceasta indică poziția lor.
Starea documentului
Actul de reconciliere permite nu numai identificarea erorilor în contabilitate, ci și evitarea neînțelegerilor cu contrapărțile. Dacă, de exemplu, un debitor al unei organizații semnează un document, atunci el este de acord cu starea decontărilor și își exprimă disponibilitatea de a plăti datoria. Actul de reconciliere cu alte documente justificative servește și ca bază pentru anularea datoriilor neperformante după expirarea termenului de prescripție al acestora. Un document semnat de ambele părți este, de asemenea, necesar atunci când societatea se adresează în instanță pentru a recupera o creanță de la contrapartidă pentru bunurile livrate sau serviciile prestate.
Conform Regulamentului privind contabilitatea și situațiile financiare din Federația Rusă, întocmirea situațiilor contabile (financiare) anuale în Federația Rusă trebuie să fie precedată de un inventar al tuturor activelor și pasivelor.
Rețineți că creanţe de încasat se referă la proprietatea organizației și creanţe- la obligatii financiare.
Un inventar al decontărilor cu furnizorii, cumpărătorii, diverșii debitori și creditori constă în verificarea valabilității sumelor creanțelor și datoriilor din bilanţ.
În același timp, este posibil să se evalueze în mod fiabil corectitudinea reflectării sumelor datoriilor prin reconcilierea calculelor de către contrapărți.
De ce avem nevoie de un act de reconciliere a decontărilor cu contrapărțile
Un act de reconciliere a decontărilor cu contrapărțile, executat în timp util și corect, vă permite să eliminați erorile în contabilitate și contabilitate fiscală.Dacă datoria reflectată în actul de reconciliere se potrivește cu datele organizației și cu datele contrapărții, atunci aceasta înseamnă că toate tranzacțiile comerciale cu contrapartea specificată sunt reflectate în contabilitate corect și în timp util și operațiunile de expediere a mărfurilor. , prestarea serviciilor, efectuarea lucrărilor, primirea și transferul de fonduri în numerar nu sunt ratate și nu sunt „dublate”.
Astfel, actul de reconciliere permite nu numai identificarea erorilor în contabilitate, ci și evitarea neînțelegerilor cu contrapărțile.
În plus, dacă debitorul organizației semnează documentul, atunci el este de acord cu starea decontărilor și își exprimă disponibilitatea de a-și achita datoria.
Actul de reconciliere a decontărilor cu contrapărțile servește și ca bază pentru anularea datoriilor neperformante după expirarea termenului acestora. termen de prescripție.
Actul de reconciliere a decontărilor cu contrapărțile poate fi utilizat atunci când se adresează instanței de judecată în vederea recuperării unei creanțe de la contraparte pentru bunurile livrate sau serviciile prestate.
Pentru ce perioadă este necesară reconcilierea decontărilor cu contrapărțile
Înainte de reconciliere, este necesar să se stabilească perioada pentru care datele ar trebui incluse în documentul care se întocmește.La inventarierea decontărilor cu cumpărătorii și clienții, cu furnizorii și antreprenorii, precum și cu alți debitori și creditori, organizația ar trebui să reconcilieze decontările reciproce cu contrapărțile sale la 31 decembrie a anului de raportare, care sunt întocmite prin acte de reconciliere mutuale. aşezări.
Procedura de reconciliere a decontărilor cu contrapărțile
Actul de reconciliere a decontărilor între contrapărți se întocmește pe baza datelor celor două părți care participă la reconciliere.Organizația care inițiază reconcilierea informează cealaltă societate despre necesitatea efectuării unei reconcilieri și întocmește un act.
După aceea, prima organizație identifică valoarea datoriei în funcție de datele sale și informează a doua organizație despre aceasta.
Dacă a doua organizație este de acord cu valoarea datoriei, atunci prima organizație întocmește un act, îl tipărește în două exemplare, îl semnează cu șeful și îl prezintă celei de-a doua societăți spre semnare.
Dacă a doua organizație are obiecții cu privire la cuantumul datoriei, atunci este necesar să se procedeze după cum urmează:
- Contabilul primei organizații completează doar partea sa din act și trimite documentul până la e-mail sau fax către contabilul celei de-a doua organizații.
- Contabilul celei de-a doua firme isi introduce datele, iar astfel se dezvaluie neconcordante.
- Partea care are date eronate în contabilitate, face modificările necesare în contabilitate.
- După aceea, prima organizație formează un nou act, deja ajustat, de reconciliere a decontărilor, incluzând în el datele ambelor părți la acord. Actul este format în două exemplare și nu mai conține discrepanțe.
- Actul de reconciliere este semnat de șefii ambelor organizații și ștampilat.
Forma actului de reconciliere a reglementărilor reciproce
Actul de reconciliere reflectă tranzacțiile de afaceri între două contrapărți pentru o anumită perioadă și afișează valoarea datoriei.Legislația nu prevede formă unificată acest document.
Prin urmare, organizația dezvoltă în mod independent forma actului de reconciliere a reglementărilor reciproce.
În acest caz, formularul ar trebui aprobat ca o aplicare la politica contabilă.
Rețineți că actul de reconciliere nu este un document contabil primar care confirmă finalizarea unei tranzacții comerciale, deoarece nu afectează starea financiara laturi.
Prin urmare, să reflecte în act toate detaliile stabilite pentru actele primare la alin.2 al art. 9 lege federala din data de 06.12.2011 N 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, nu este obligatoriu.
- numele documentului - un act de reconciliere a așezărilor (indicând numele organizațiilor);
- detalii ale acordului încheiat între părți;
- data și locul întocmirii documentului;
- Numarul documentului;
- perioada pentru care s-a efectuat reconcilierea;
- valoarea datoriei uneia dintre contrapartide (indicati care) la inceputul perioadei pentru care se efectueaza reconcilierea;
- cantitatea de tranzacții comerciale efectuate între contrapărți (fiecare parte își introduce propriile date);
- datele tranzacțiilor comerciale între contrapărți (fiecare parte își introduce acreditările);
- detalii ale documentelor care confirmă efectuarea tranzacțiilor comerciale între contrapărți (fiecare parte își introduce acreditările) Astfel de documente sunt borderouri, acte de acceptare și transfer al rezultatelor muncii prestate/serviciilor prestate, ordine de plată, comenzi în numerar etc.;
- valoarea datoriei uneia dintre contrapartide (se indica care) la sfarsitul perioadei analizate;
- discrepanțe în acreditările părților;
- semnăturile și sigiliile părților.
În partea stângă a tabelului, de regulă, sunt reflectate faptele activitate economică organizație - compilatorul documentului.
Include patru coloane.
Prima coloană indică numărul de serie al intrării, a doua coloană - un rezumat al tranzacției comerciale, a treia și a patra coloană - expresia sa monetară pentru debit sau credit.
Partea dreaptă a tabelului este lăsată goală; datele sunt înregistrate acolo de către contraparte în timpul reconcilierii.
Astfel, înregistrările sunt înscrise în act în ordine cronologică despre toate tranzacțiile efectuate de organizație cu participarea unei anumite contrapărți pentru o anumită perioadă.
După aceea, se calculează rulajele debitoare și creditare și se determină suma totală a datoriei (sold final) pentru o anumită dată.
Dacă nu există probleme sau erori, atunci sumele primite după completarea primei și a doua file vor arăta ca o imagine în oglindă în tabel.
Pentru ca actul de împăcare să devină legal, acesta trebuie semnat de ambele părți de către persoane împuternicite.
Actul de reconciliere poate fi semnat de persoane autorizate de unicul organ executiv al organizației (de exemplu, CEO, director financiar etc.) sau un reprezentant care acționează în baza unei procuri eliberate de un astfel de organism.
Un act de reconciliere a decontărilor reciproce este un document care reflectă starea decontărilor dintre două părți (societăți, contrapărți) pentru o anumită perioadă de timp.În articolul nostru, vă vom învăța cum să îl completați corect și vă vom da un exemplu pentru Descarca.
Exemple de completare a formularelor actului de reconciliere și o formă aproximativă a formularului sunt prezentate mai jos:
De ce ai nevoie de un act de reconciliere a reglementărilor reciproce
- Dacă este planificată extinderea contractelor mari;
- Dacă trebuie să organizați o decontare;
- În perioada de inventariere;
- Când una dintre părți face tranzacții în rate;
- Să întocmească rapoarte privind datorii pentru conducere, autorități de reglementare etc.;
- dacă în decontări reciproce sunt implicate bunuri de o valoare foarte mare;
- Pentru clarificarea înțelegerilor dintre părți.
Legislația nu obligă organizațiile să întocmească acte de reconciliere a decontărilor reciproce la un moment dat, acest lucru fiind decis chiar de organizație.
Actul de reconciliere constă din două părți - pentru două întreprinderi. Coloana din stânga este completată de inițiatorul redactării actului, cea din dreapta - de către contrapartea sa. De obicei, actul de reconciliere arată ca o listă de documente sortate după data creării. Sau, în loc de documente, sunt enumerate operațiunile efectuate: vânzare, cumpărare, plată etc.
Forma actului de reconciliere a reglementărilor reciproce
- numărul actului;
- perioada pentru care se efectuează reconcilierea;
- numele părților (organizația și persoana care acționează în numele acesteia);
- detalii privind acordul dintre părți;
- Informații despre tranzacții (cu numerele și datele facturilor, ordinelor de plată sau alte documente care confirmă furnizarea și plata pentru servicii sau bunuri), valoarea tranzacțiilor;
- Sold final în termeni monetari;
- Semnături de mână ale contabilului și directorului, sigiliu;
- Datele semnării actului.
Actul se intocmeste in dublu exemplar si se semneaza de contabilul sef si directorul organizatiei. Dacă nu există dispute de proprietate între organizații, iar redactarea actului este pur nominală, acesta poate fi semnat doar de contabili șefi. Dar un astfel de act nu va fi valabil în instanță.
Apoi, pentru a verifica propriul registru de tranzacții și pentru a introduce rezultatele în coloana din dreapta, ambele copii sunt trimise la departamentul de contabilitate al contrapărții. Dacă contrapartea este de acord cu datele specificate în act, atunci se pun un al doilea sigiliu și semnături. Un act este returnat inițiatorului, al doilea rămâne la contraparte.
Doriți să grăbiți emiterea documentelor și să eliminați eventualele erori la completare? Programul de automatizare a magazinelor Business.Ru vă va ajuta. Vă va permite să automatizați impozitul și situațiile financiare, precum și control flux de fonduri in companie.
Dacă se constată discrepanțe, se face o notă în partea de jos a documentului. În cazul în care, din cauza neconcordanțelor descoperite, contrapartea refuză să semneze actul, iar pretențiile inițiatorului sunt confirmate prin alte documente, inițiatorul poate da în judecată. Pentru a accelera soluționarea unor astfel de dispute în contract, este necesar să se stipuleze în prealabil intervalul de timp în care contrapartea este obligată să facă propriile calcule și să restituie actul semnat sau să achite datorii.
Pseudo-junincile strălucitoare de sexualitatea lor sunt foarte pretențioase la aspectul lor: machiaj, coafură, manichiură. Transsexualele tinere în ciorapi din fotografie arată ca adevărate curtezane și pot, de asemenea, să mângâie profesional falusul unui partener sexual.
Ce verificam. De ce comparam?
Este obișnuit ca oamenii de afaceri să susțină tranzacțiile cu acorduri scrise. Am cumparat marfa - am semnat factura. A prestat un serviciu - a semnat un act privind furnizarea de servicii. Și de obicei facem două seturi de documente. Unul, cu semnăturile contrapartidei (furnizor sau cumpărător) rămâne la tine, al doilea este preluat de contraparte însuși. Apoi dai toate documentele departamentului de contabilitate sau le scrii singur program de contabilitate sau o bază de date în care păstrați o evidență a tranzacțiilor dvs. Și așteptați plata de la cumpărător. Sau plătiți furnizorul. Și data și suma plății sunt, de asemenea, înregistrate în baza de date a tranzacțiilor.
Toate. Acordul este închis. Și ați acumulat astfel de tranzacții într-un an, să zicem, 100 de bucăți. Și în ianuarie a anului următor, sună unul dintre furnizorii tăi și întreabă cu voce severă de ce încă nu l-ai plătit?
Umm... Cum e? Să ne dăm seama. Să deschidem baza noastră de date. Și vedem: aici, tranzacția este închisă, mărfurile sunt primite, plata se face. Asta e ordin de plataîl poți scoate din folder și trimite o scanare furnizorului, astfel încât acesta să se asigure că ai plătit.
La o oră după ce a primit o scanare a plății, furnizorul dvs. sună înapoi și vă cere iertare pentru supravegherea sa. Se pare că departamentul său de contabilitate a înregistrat în mod eronat plata dvs. nu în contul dvs., ci în contul unei tranzacții cu o altă contrapartidă cu un nume similar.
Și îl ierți cu plăcere (și tu însuți îți ștergi pe furiș sudoarea de pe frunte, uf, încă nu e vina ta, nu poți să-ți fie frică de penalități).
Ce se întâmplă dacă alți zece antreprenori sună și cer plata?
Situație familiară?
Dacă nu, punem pariu că ești o persoană foarte atentă și știi valoarea banilor.
Dacă da, atunci probabil că nu mai vrei să intri într-o asemenea mizerie.
Ce ar trebui făcut pentru a evita astfel de incidente cu contractorii?
Este simplu: trebuie să-ți verifici în mod regulat (sau cel puțin o dată pe an) datele și să certifici decontările reciproce pe hârtie. Și această lucrare se numește Actul de Reconciliere.
Act de împăcare
Când ne uităm la această frază contabilă, ni se pare că doar o persoană special instruită poate înțelege și face acest lucru. Sunt de fapt doar două cuvinte.
Un act este o bucată de hârtie cu numere și semnături. Reconcilierea este o comparație, o comparație de informații pentru a afla că totul este corect.
Cum să întocmești un act de reconciliere? 7 pași simpli.
- Faceți o listă cu contrapărțile dvs. Să fie două liste. Într-una, enumerați furnizorii. În celălalt - cumpărători.
- Pentru fiecare furnizor, faceți o listă de achiziții și plățile dvs. Pentru fiecare cumpărător - o listă de vânzări și plăți. Faceți o listă pentru fiecare dintre contrapărți sub forma unui tabel.
- În partea de sus a plăcuței, scrieți numele și reprezentanții companiilor dvs. cu contrapartea (cum se face de obicei în antetul acordului).
- Chiar mai jos, scrieți data și locul întocmirii raportului de reconciliere (de exemplu, 22.10.13, Moscova), perioada pentru care a fost întocmit raportul (de exemplu, 2013) și numele documentului - Raport de reconciliere.
- Sub masă, puneți-vă semnătura și lăsați un loc pentru semnătura contrapărții.
- Trimiteți două certificate de reconciliere identice către contrapartida dvs., însoțindu-le, de exemplu, de următoarea scrisoare:
Dragă tovarășă!
Vă transmitem un act de împăcare pe 22.10.13. Vă rugăm să semnați și să returnați la adresa noastră o copie a actului în termen de 10 zile, sau neînțelegerile privind actul de reconciliere cu anexarea documentelor justificative (acte, foi de parcurs, facturi). În cazul neprimirii actului semnat în termenul specificat, sau a unor dezacorduri asupra acestuia, vom considera soldul decontărilor ca fiind confirmat.
7. Așteptați ca contrapartea să vă returneze actul de reconciliere semnat și puneți-l într-un folder separat, unde va fi întotdeauna ușor de găsit dacă aveți nevoie să vă reîmprospătați memoria.
Vedeți, nu este nimic teribil în reconcilierea în sine. Iar dacă nu aveți suficiente documente, le puteți solicita din nou de la contraparte.
Și mai multe despre pregătire
P.S. Bărbierit este ușor. Dar dacă te grăbești să ieși din casă și trebuie să bei cafea, să te bărbierești, să găsești șosete, să legi o cravată și să-ți amintești în același timp cheile mașinii, atunci acțiunile simple se transformă în trucuri incredibile.
Iar dacă te trezești cu o jumătate de oră devreme, iei un brici și un prosop, pui cheile mașinii la locul potrivit, pregătești o cravată seara, atunci poți evita cu ușurință goana dimineții.
În mod similar, reconcilierea decontărilor cu contrapărțile poate fi asigurată în avans. Să mergi la muncă pe 10 ianuarie și să te așezi pentru implementarea algoritmului prescris.
Informații pentru tine:
Vă vom pregăti un act de reconciliere cu orice contraparte de orice complexitate și volum
Contactati-ne la telefon: +7 925 720 82 11 sau .
Contabilitatea reciprocă, controlul și reglementarea strictă a activităților financiare și economice reprezintă principala curățenie, promptitudine și absența neînțelegerilor privind decontările cu contrapărțile. În aceste scopuri, în managementul documentelor modern se folosește un act de reconciliere a decontărilor reciproce.
Ce este un act de reconciliere a reglementărilor reciproce
Actul de reconciliere a decontărilor reciproce (decontări reciproce) este document contabil, care este întocmit pentru reconcilierea acordurilor reciproce între părți (organizații, antreprenori individuali etc.) pentru o anumită perioadă de timp (lună, trimestru, an). Datele indicate în act de către organizația inițiatoare trebuie să se potrivească cu informațiile contrapărții. Dacă se constată discrepanțe în date, acestea sunt înregistrate în partea finală a documentului.
În prezent, legislația nu stabilește forma oficială a unui astfel de document. De asemenea, obligația de a întocmi un act de împăcare a decontărilor reciproce nu este nici consacrată în lege, cu toate acestea, acesta este unul dintre cele mai frecvente și căutate documente în circulația afacerilor, care este necesar pentru respectarea tuturor termenilor contractelor. . Dacă este necesar, fiecare organizație își poate dezvolta propria formă a actului de reconciliere. Cu toate acestea, ar trebui întocmit ținând cont de cerințele pentru documentația contabilă primară.
Actul de reconciliere a decontărilor reciproce trebuie să indice numărul, perioada de reconciliere, numele organizațiilor. Actul trebuie să conțină un tabel în care se înscriu datele de debit și credit pe numerele și datele documentelor primare care confirmă livrarea, plata mărfurilor. Sfârșitul formularului trebuie să conțină cifra de afaceri aferentă perioadei și soldul de închidere.
Actul de reconciliere a decontărilor reciproce este necesar:
- atunci când vânzătorul de produse oferă o plată amânată
- atunci când oferă servicii standard, regulate
- la costuri ridicate de bunuri și servicii
- la încheierea unui număr mare de contracte și acorduri suplimentare la acestea
Forma actului de reconciliere a decontărilor reciproce este întocmită de unitatea de contabilitate a organizației și semnată de directorul general și certificată prin sigiliul organizației. Actul se întocmește în două exemplare, care se transmit ulterior la adresa contrapărții. La trimiterea actului, este important să se indice perioada în care contrapartea trebuie să semneze actul și să returneze un exemplar organizației inițiatoare. Dacă sunt trimiși reprezentanți de la organizații pentru a semna actul de reconciliere, atunci aceștia trebuie să aibă împuterniciri cu ei.
Doar contabilii-șefi ai companiilor pot semna un act de reconciliere a decontărilor reciproce, dar acest lucru este posibil doar dacă nu se constată discrepanțe în act și organizațiile nu au dezacorduri. Trebuie să se înțeleagă că, în caz de dezacord, un act înaintat instanței fără semnătura directorului nu va fi valabil.
La întocmirea actelor de reconciliere a decontărilor reciproce, este necesar să se verifice mai multe conturi:
- calculele veniturilor
- decontari privind avansurile emise
- calcule de deficit
- decontari asupra obligatiilor asumate
Actul de reconciliere între organizațiile care nu au dispute de proprietate este un detaliu exclusiv tehnic. Reconcilierea se poate realiza atât în cadrul unui contract anume, cât și în totalitatea relațiilor comerciale cu o organizație contrapartidă pe o anumită perioadă.
Formularul actului de reconciliere a decontărilor reciproce poate fi descărcat de la acest link: Formularul actului de reconciliere a decontărilor reciproce (*.xls, 28Kb).
Un exemplu de act completat corect de reconciliere a decontărilor reciproce este prezentat în imaginea de mai jos (pe care se poate face clic):
„Plata (000506 din 25.09.2013)” - primirea/debitarea fondurilor din cont
„Vânzare (19 din 31.10.2013)” - confirmarea faptului prestării serviciilor (certificat de prestare a serviciilor), transferului de bunuri (factură)
Puteți descărca un exemplu de act de reconciliere a decontărilor reciproce completat corect de la acest link:
