Vydávanie finančných prostriedkov zodpovedným osobám. Prečo je nekonečné vydávanie peňazí pod správou šéfa firmy nebezpečné?

17.08.2017, 15:41

Aké pravidlá vydávania peňazí na účet z pokladne v roku 2017 musia povinne uplatňovať zamestnávatelia? Je pravda, že od 19. augusta platia nové pravidlá pre vydávanie hotovosti bez žiadosti? Je možné previesť peniaze na banková karta? Odpovieme na hlavné otázky a uvedieme 6 hlavných pravidiel pre registráciu zúčtovateľných súm.

Zoznam osôb oprávnených dostávať peniaze

Zamestnávateľská organizácia je v zmysle ustanovení právnych predpisov o účtovníctve povinná organizovať a udržiavať vnútornú kontrolu nad spáchanými skutočnosťami hospodárskeho života. Takúto požiadavku môžete nájsť v časti 1 článku 19 Federálny zákon zo dňa 06.12.2011 číslo 402-FZ "O účtovníctve". Postup pri sledovaní vydávania peňazí zodpovedným osobám by mal určiť generálny riaditeľ spoločnosti. Môže vydať príkaz so zoznamom osôb, ktoré sú oprávnené prijímať peňažné prostriedky. Tu je ukážka takejto objednávky:

V záujme zachovania peňažnej disciplíny sa za zamestnanca považuje osoba, s ktorou bola uzatvorená pracovná alebo občianskoprávna zmluva (odseky 5 a 6.3 smernice Bank of Russia č. 3210-U z 11. marca 2014). V dôsledku toho môžu byť peniaze vystavené na účet, a to aj dodávateľovi. Môže ich potrebovať napríklad na nákup materiálu na výkon prác na základe občianskoprávnej zmluvy. Takúto sumu za hlásenie mu môže dať napríklad z pokladne.

Žiadosť o vydanie peňazí v rámci správy: inovácie roku 2017

Do 19. augusta 2017 na výber hotovosti Peniaze podľa hlásenia musel zamestnanec predložiť účtovnému oddeleniu alebo personálnemu oddeleniu výkaz v akejkoľvek forme, v ktorom bolo potrebné uviesť požadovanú sumu a tiež vysvetliť, na aké účely bude vynaložená. Aplikácia môže vyzerať takto (formulár):

Od 19. augusta 2017 sa však situácia zmenila. Zmeny sú stanovené vo vyhláške centrálnej banky Ruska zo dňa 19. júna 2017 č. 4416-U. Od tohto dátumu môžete zamestnancovi vydávať peniaze na účet správy bez jeho žiadosti. Na vydanie peňazí stačí objednávka alebo iný administratívny dokument spoločnosti. Tu je vzorový príkaz na vydanie zúčtovacích súm v roku 2017:

Vzor príkazu na vydanie peňazí na účet v roku 2017 si môžete stiahnuť do.

Akú sumu je možné vydať na vykazovanie v roku 2017

Aká je maximálna suma, ktorú možno nahlásiť? Je možné vydať veľké množstvo CEO už dlho? Je pravda, že nemôžete dať viac ako 100 000 rubľov? Takéto otázky sa často vyskytujú medzi účtovníkmi a personálnymi pracovníkmi.

Pripomeň si to limitná veľkosť hotovostné zúčtovanie - 100 000 rubľov za jednu transakciu sa neuplatňuje pri vydávaní peňazí na základe správy (bod 5 a 6 Smernice Centrálnej banky Ruskej federácie zo dňa 7.10.2013 č. 3073-U). Koniec koncov, táto maximálna suma sa vzťahuje výlučne na vyrovnania s inými organizáciami alebo individuálnymi podnikateľmi (článok 6 smerníc Centrálnej banky Ruskej federácie č. 3073-U). V dôsledku toho môže byť zamestnancovi organizácie poskytnuté veľké množstvo. Napríklad manažér (riaditeľ) môže dostať povedzme 350 000 rubľov, čo sa nebude považovať za porušenie peňažnej disciplíny.

V roku 2017 je možné zúčtovateľné sumy previesť na bankovú kartu zodpovednej osoby vr. o plate (List Ministerstva financií zo dňa 25.8.2014 č. 03-11-11 / 42288).

Výpis k prijatej sume: je povinný alebo nie?

Na základe správy je možné vydať hotovosť, ak zamestnanec nesplatil dlh z predtým vydaných prostriedkov. Toto je možné vykonať od 19. augusta 2017. To však neznamená, že zamestnanci už nemusia vyhotovovať zálohové výkazy o vynaloženej sume. Zamestnanec musí aj po 19. auguste 2017 predložiť účtovne doklady o vykazovaní vynaložených peňazí.

Do 19.8.2017 nebolo možné vystaviť peniaze na účet, ak zamestnanec nepredložil správu o predtým prijatých sumách. Od tohto dátumu však boli takéto požiadavky vylúčené z článku 6.3 pokynov Ruskej banky zo dňa 11. marca 2014 č. 3210-U.

Keď potrebujete podať správu o prijatých sumách: termíny

Kedy musia zamestnanci predložiť zamestnávateľovi výkaz vynaložených peňazí? Odpoveď na túto otázku treba hľadať v objednávke. generálny riaditeľ... Koniec koncov, práve v ňom je uvedené takéto obdobie.

Autor: všeobecné pravidlo, zamestnanec musí nahlásiť sumy prijaté na základe správy najneskôr do troch pracovných dní po uplynutí obdobia, na ktoré boli tieto sumy vydané (bod 6.3 Smernice Centrálnej banky Ruskej federácie z 3.11.2014 č. 3210-U). Čo však v prípade, ak lehota na vrátenie nebola stanovená? Podľa daňových úradov musí zamestnanec v takejto situácii podať hlásenie v ten istý deň, keď ho dostal (list Federálnej daňovej služby Ruska z 24. januára 2005 č. 04-1-02 / 704) .

Prostriedky vydané na základe správy nepodliehajú dani z príjmov fyzických osôb ani poistnému. Niektoré bezohľadné osoby sa v tomto smere snažia vyhýbať daniam a odvodom vydávaním peňazí na účet na dobu neurčitú. Odborníci nášho portálu si napríklad uvedomujú situáciu, keď sa riaditeľ spoločnosti LLC celkom vydal veľká suma(550 000 rubľov) a v objednávke neuviedli dobu vrátenia. Myslel si, že tieto peniaze sa teraz nedajú vrátiť. To však vôbec nie je tento prípad! Daňové úrady sa domnievajú, že ak lehota na vrátenie nie je predpísaná, musíte nahlásiť prijaté sumy v deň ich prijatia. Ak neexistuje žiadna správa, daňové úrady môžu považovať peniaze za príjem riaditeľa. A v dôsledku toho účtovať dodatočnú daň z príjmu fyzických osôb a poistné. Podobná situácia a s vydávaním peňazí pod správou radových zamestnancov.

Poznámka: pre cestovné náklady sú stanovené osobitné podmienky. Zamestnanec sa o nich musí hlásiť do troch pracovných dní odo dňa návratu z pracovnej cesty (bod 26 Poriadku schváleného nariadením vlády Ruskej federácie z 13.10.2008 č. 749).

Zmena predpisu o vykonávaní hotovostných transakcií od 19. augusta

Takže ako sme si už povedali, od 19.8.2017 sa zmenil postup pri vydávaní peňazí do podania. V tejto súvislosti je vhodné, aby organizácie aktualizovali nariadenie o práci so zúčtovateľnými čiastkami. Pre našich čitateľov sme pripravili vzor nového nariadenia (s prihliadnutím na novely z roku 2017), ktorý si môžete stiahnuť.

6 hlavných pravidiel pre vydanie správy v roku 2017

Teraz uvádzame 6 hlavných pravidiel pre vydávanie zúčtovateľných súm v roku 2017:

V rámci správy môže byť vydaná akákoľvek suma vrátane viac ako 100 000 rubľov;
Pre príjem peňazí na účet od 19.8.2017 nie je potrebné dostať žiadosť od zamestnanca. Stačí poradie hlavy.
Od 19.8.2017 je možné vydať na účet hlásenie hotovosť, aj keď zamestnanec nesplatil dlh na predchádzajúcom preddavku.
Zúčtovateľné sumy je možné previesť na bankové karty.
Od 19.8.2017 je potrebné aktualizovať Nariadenie o vysporiadaní so zodpovednými osobami.

Legislatívna reforma ustanovení účtovníctvo týkajúci sa in rozpočtové inštitúcie začala ešte v roku 2016. Podľa príkazu Ministerstva financií zo dňa 01.07.2013 č.65n došlo k viacerým zmenám v pokynoch o. rozpočtová klasifikáciaúprava niektorých kódov pre klasifikáciu sektorových operácií kontrolovaná vládou(). Teda v registroch rozpočtové účtovníctvo analytické účty boli aktualizované, aby odrážali pohyb vykazovaných súm. Zároveň boli zahrnuté dodatky v daňový kód RF.

V roku 2017 centrálna banka vykonala zmeny v čiastkovej správe , prijatím normatívneho právneho aktu zo dňa 19.06.2017 č. 4416-U, ktorým boli podstatne zmenené a doplnené pokyny Centrálnej banky Ruskej federácie zo dňa 11.03.2014 č. 3210-U. Hlavné úpravy sa dotkli bodu 6.3.

Nové pravidlá nahlasovania:

iba zamestnanec, s ktorým zamestnávateľ podpísal pracovnú zmluvu (článok 15 Zákonníka práce Ruskej federácie), ako aj jednotlivci pracujúci na základe občianskoprávnej zmluvy (list Centrálnej banky Ruskej federácie z 2.10.2014 č. 29-RR-6/7859);
zamestnanci nemusia podávať žiadosť o vydanie peňazí. Podkladom na zaplatenie zálohovej sumy je príkaz, príkaz alebo rozhodnutie podpísané prednostom;
vydanie požadovaných súm sa môže uskutočniť aj v prípade dlhu zo zúčtovateľných peňazí vydaných skôr.

Čo sa zmenilo v algoritme vydávania finančných prostriedkov?

Nové pravidlá nahlasovania na rok 2019 sú v nasledujúcom poradí:

Zamestnanec predkladá účtovnému oddeleniu podpísaný vedúcim inštitúcie v akejkoľvek forme.
Zodpovedné osoby, zmeny v roku 2017 túto novinku schválili, teraz môžu mať nedoplatky na predtým vystavených preddavkoch. Ale pred vydaním s ním musíte urobiť úplné zmierenie osád.
Zamestnanec poskytuje zálohovú správu najneskôr do 3 pracovných dní od dátumu uvedeného v objednávke. K zálohovej správe musia byť priložené všetky dostupné dokumenty potvrdzujúce výdavky. Nevyčerpané peniaze (účtovník).
Účtovníčka alebo pokladníčka skontroluje prijatý výkaz výdavkov a zdrojové dokumenty za správnosť ich vyplnenia. Obdobie overovania si každá inštitúcia stanovuje nezávisle prostredníctvom miestnych zákonov.

Ak sa chce vedenie rozpočtovej organizácie chrániť pred nevrátením, môžete schváliť zákaz vydávania finančných prostriedkov, ak má zamestnanec aktuálny dlh... Na tento účel sa schvaľuje nariadenie o zúčtovaní so zodpovednými osobami.

Vo vykazovaných sumách neboli v roku 2019 zaznamenané žiadne zmeny. Zamestnanec má právo dostať vopred akúkoľvek sumu peňazí bez obmedzenia. Ak však zamestnanec platí s dodávateľmi, dodávateľmi alebo výkonnými umelcami ako zástupca rozpočtovej organizácie, vydá sa mu hotovostnú sumu nemôže prekročiť 100 000 rubľov v rámci jednej zmluvy.

Je možné previesť zúčtovateľné sumy na kartu

Regulačný predpis nestanovuje žiadne zákazy prevodu peňažných prostriedkov na základe správy do podniku alebo na debet plastová karta zamestnancovi. O možnosti prevodu zálohových peňazí na platová karta hovorí Ministerstvo financií (list zo dňa 21.07.2017 č. 09-01-07 / 46781). Pre oprávnenosť takéhoto konania subjekt verejného sektora musí predpísať a schváliť realizovateľnosť bezhotovostných platieb vo svojom účtovných zásad a Nariadenia o zúčtovaní so zodpovednými osobami, ako aj v nariadení o vypracovaní štandardných formulárov predbežného hlásenia, s poznámkou drôtový prenos dodatočná položka.

Žiadosť o vydanie čiastkovej správy je teraz povinná

Od 19.08.2017 žiadosť o vydanie zálohových prostriedkov na povinné tlačivo netreba písať. Požadované sumy pre potreby podniku sa vydávajú na základe príkazu, príkazu alebo rozhodnutia konateľov alebo na základe písomnej žiadosti zodpovednej osoby v akejkoľvek forme. Takýto výpis musí obsahovať údaje o celkovej sume vydanej hotovosti a období, na ktoré sú peniaze zálohované. Dokument je podpísaný vedúcim inštitúcie a má dátum.

Ak zamestnanec minul svoje peniaze

Ak má uspokojiť potreby organizácie, zamestnanec zapojil svoje vlastné prostriedky, musí vyhotoviť aj ohlasovací výkaz. Zamestnanec napíše žiadosť o preplatenie ním vynaložených peňazí, vedúci ho prijme, posúdi a schvaľuje. Potom je vydaný príkaz na vrátenie vynaložených peňazí.

Ak zamestnanec minul svoje peniaze, nie je to zodpovednosť!

Musí byť zapísaný aj kompenzačný algoritmus regulačný rámec organizácie vypracovaním miestneho zákona s prílohou vo forme vzoru správy o vlastných financiách vynaložených zamestnancami pre potreby inštitúcie.

Účtovné oddelenie by malo starostlivo skontrolovať poskytnuté primárne dokumenty na preplatenie. Ak je to možné, zamestnanec ich musí vydať priamo organizácii, aby sa predišlo dodatočnému účtovaniu dane z príjmu fyzických osôb. List Ministerstva financií zo dňa 04.08.2010 č. 03-04-06 / 3-65 však takéto situácie vysvetľuje takto: konanie zamestnanca je vylúčené z ekonomického prospechu, a teda aj zo základu dane.

Nové šablóny pre čiastkové prehľady

Vydávanie peňazí na účet je len na prvý pohľad úplne pochopiteľný proces. Čo je také ťažké: zamestnanec napísal žiadosť a manažér schválil vydanie peňazí. To je všetko!

Kto presne však môže dostávať peniaze na účet? Môžu byť tieto prostriedky vydané zamestnancom, ktorí sú registrovaní na základe občianskoprávnej zmluvy? A zástupca dodávateľskej organizácie bude môcť dostať peniaze na účet klienta? Môže si šéf firmy zobrať prostriedky sám? To je to, o čom budeme hovoriť v tomto článku!

Ako a komu môžete dať peniaze na účet

Nariadenie Banky Ruskej federácie č. 3210-U zo dňa 11.03.14. v článku 6.3 stanovuje špeciálne podmienky vyplatenie prostriedkov podľa správy:

vydávajú sa iba peniaze na základe písomnej žiadosti zamestnanca, ktorý schvaľuje prednosta. Okrem toho musí žiadosť nevyhnutne uvádzať obdobie, na ktoré sa tieto prostriedky poskytujú, sumu, ktorá sa má vydať, vízum vedúceho a dátum schválenia. Žiadosť musí vypracovať zodpovedná osoba;

na základe uvedeného vyjadrenia je vystavený výdavkový pokladničný poukaz, ku ktorému je dokument priložený, ako potvrdenie o účelovom vydaní finančných prostriedkov;

peniaze vydané zamestnancovi podniku alebo podnikateľovi... Pokyn č. 3210-U zároveň výslovne uvádza, na základe čoho je tento zamestnanec uznaný za zamestnanca organizácie alebo fyzického podnikateľa. Na takéto uznanie sa poskytujú iba dve možnosti: existencia pracovnej zmluvy s uvedenou osobou alebo uzavretie občianskoprávnej dohody s ňou. Obe tieto možnosti sú zakotvené v článku 5 vyhlášky Bank of Russia č. 3210-U. Preto môžete bezpečne vydávať finančné prostriedky na účet zamestnanca, ktorý je mimo štátu, ale s ktorým bola uzavretá dohoda. Potvrdzuje to aj list samotnej Banky Ruskej federácie č. 29-RR-6/7859 zo dňa 2.10.14, ktorý priamo stanovuje uznanie zo strany zamestnanca na účely vydávania finančných prostriedkov jemu podľa správy. osoby, s ktorou má organizácia uzatvorenú občianskoprávnu zmluvu... Napríklad zmluva o dielo. Toto vyhlásenie platí aj pre zamestnancov podnikateľa;

peniaze sú uznané ako vydané na účet, ak ich účelom je úhrada nákladov spojených s činnosťou organizácie alebo podnikateľa;

vydávanie peňažných prostriedkov na účet možné len vtedy, ak zamestnanec nemá dlh za prostriedky, ktoré predtým dostal na základe správy... Na základe pokynu Ruskej banky č.3210-U je potrebné tento dlh splatiť v plnej výške v pokladni, alebo jeho vynaloženie dokladovať v plnej výške zložením predbežná správa a doklady, z ktorých vychádza účelové vynakladanie finančných prostriedkov (t. j. na podnikateľskú činnosť).

Ak sú súčasne splnené všetky vyššie uvedené podmienky, prostriedky z pokladne môžu byť vydané bez obáv o správu. Je možné vydávať peniaze na základe správy šéfa spoločnosti?

Je možné vydať peniaze na účet

riaditeľ

Je potrebné pripomenúť, že odseky 6.3 a 5 vyhlášky Ruskej banky č. 3210-U stanovujú možnosť vydávať finančné prostriedky iba zamestnancom právnickej osoby, ktorí sú vyhotovení na základe pracovnej zmluvy alebo pracujú na základe občianskoprávnej dohody. Neexistuje však žiadny náznak pracovných obmedzení.

Čo sa týka riaditeľa (generálneho riaditeľa), t.j. hlavný vedúci organizácie, potom spravidla pracuje len na základe pracovnej zmluvy (navyše môže ísť aj o polovičný úväzok) a je zamestnancom spoločnosti. Preto aj on spadá do kategórie „zamestnanec organizácie“. To znamená, že má právo aj na príjem peňazí na účet.

Video - zúčtovanie so zodpovednými osobami:

Ale čo aplikácia? V tomto prípade sa odporúča spísať neosobné vyhlásenie, ktoré neobsahuje žiadosť o vydanie finančných prostriedkov, ale vyhlásenie o potrebe ich prijatia. Napríklad takto: „Vyhlasujem potrebu dostať 10 000 (desaťtisíc) rubľov na platbu na účet ...“. Okrem toho sa na riaditeľa spoločnosti vzťahuje aj požiadavka na vypracovanie zálohovej správy.

Je možné takto vyhotoviť žiadosť, ak zriaďovateľ organizácie dostane prostriedky v rámci správy?

Zakladateľovi

Ak zakladateľ právnickej osoby (teda jej vlastník) vystupuje ako vedúci spoločnosti alebo v nej zastáva inú pozíciu (napríklad jednoduchý manažér alebo účtovník), organizácia s ním musí uzavrieť pracovnú zmluvu a prevziať to personálu.

V skutočnosti sa takýto zakladateľ na účely vyhlášky č. 3210-U Ruskej banky stáva radovým zamestnancom s pracovnými povinnosťami a pracovnou zmluvou. Takže mu môžete dať prostriedky na účet správy!

Ak zriaďovateľ zostane len v postavení vlastníka, potom nemá nárok na príjem peňazí z pokladne na účet ohlásenia. prečo? Pretože zadaná osoba nie je zamestnancom firmy na plný úväzok a dokonca ani na voľnej nohe, ale len jej majiteľom.

Finančné prostriedky vydané z pokladne určenej osobe teda možno považovať za úver. Tento výklad vydávania peňažných prostriedkov nie je v rozpore so zákonom, ale v tomto prípade:

budete musieť so zriaďovateľom podpísať zmluvu o pôžičke (nie o pôžičke!);
vyberať prostriedky z bežného účtu, pretože je zakázané míňať hotovostné výnosy na poskytovanie úverov (vyhláška Banky Ruskej federácie č. 3073-U zo dňa 7.10.13);
okrem toho, ak aj zakladateľ tieto prostriedky vynaloží pre potreby podniku, aj tak nebudú zodpovedať. V tomto prípade by potom mala byť napríklad vyhotovená kúpno-predajná zmluva s cieľom získať od zakladateľa majetok, ktorý pre spoločnosť nadobudol.

A ak si podnikateľ vezme peniaze z pokladne pre potreby svojej firmy?

podnikateľ

V skutočnosti, ak budete postupovať podľa normy článku 6.3 a článku 5 Pokynu č. 3210-U, potom individuálny podnikateľ nemá nárok na peňažné prostriedky na účet, pretože sám so sebou neuzavrel zmluvu, či už pracovnú alebo občiansku.

Pokyn č. 3210-U však upravuje len postup vydávania peňažných prostriedkov na vykazovanie zamestnancom organizácie a podnikateľa, pričom pre nich stanovuje nasledovné obmedzenie: peniaze môžu dostávať len tí zamestnanci, ktorí pracujú na základe pracovnej alebo občianskoprávnej dohody. pokladňa na hlásenie.

A zároveň vo vyhláške č.3210-U nie je uvedený zákaz prijímania peňažných prostriedkov samotným podnikateľom na účely jeho činnosti. Okrem toho v odseku 1 článku 861 Občianskeho zákonníka Ruská federácia priamo uvádza, že v prípade vyrovnaní s účasťou občanov, ktoré nesúvisia s ich podnikateľskou činnosťou, môžu byť tieto vyrovnania realizované v hotovosti bez obmedzenia výšky.

Z tohto ustanovenia vyplýva opak: keď občania realizujú hotovostné platby, ktoré súvisia s ich podnikateľskou činnosťou, existujú obmedzenia týkajúce sa výšky výdavkov.

Inými slovami, občianska legislatíva Ruskej federácie umožňuje podnikateľom míňať hotovosť na svoje podnikateľské aktivity, ale v rámci určitých limitov.

Podporuje to aj klauzula 2 vyhlášky Ruskej banky č. 3073-U zo dňa 7. 10. 13: podnikateľovi sa zakazuje míňať hotovostné výnosy s výnimkou platieb za tovar, práce a služby.

Na uskutočnenie takejto platby však budete musieť splniť niekoľko podmienok:

peniaze na účel podnikateľská činnosť musí byť uhradený z prostriedkov, ktoré podnikateľ pri vykonávaní tejto činnosti prijal;
výdavky musia mať listinné dôkazy, z ktorých vyplýva ich súvislosť s podnikateľskou činnosťou;
platby musia byť uskutočnené v rámci limitu stanoveného pre hotovostné zúčtovanie, t.j. nie viac ako 100 tisíc rubľov na jednu zmluvu.

Tie. pri vydávaní peňazí podnikateľovi na zaplatenie jeho výdavkov by mal byť v hotovostnej faktúre uvedený účelový charakter vydania peňažných prostriedkov. Napríklad takto: "Platiť za tovar na základe zmluvy č. 1 zo dňa 16.11.15 cez IP Ivanov V.V."

V prípade, že podnikateľ už vynaložil svoje vlastné prostriedky, odporúča sa, aby mu vynaložené peniaze odovzdal ako náhradu z pokladne na potvrdenie platba v hotovosti tieto náklady... V poznámku o výdavkoch budete musieť uviesť napríklad: „splatenie dlhu na platbu prostredníctvom fyzického podnikateľa Ivanova V.V. za …. podľa prepravného listu č.... od...“.

Treba si uvedomiť, že podnikateľ nie je povinný vyhotoviť zálohový výkaz.

Je možné vydávať peniaze bankovým prevodom?

Samozrejme môžete. V tomto prípade môžete použiť ktorýkoľvek z nich firemná karta, ktorá je registrovaná na organizáciu alebo podnikateľa. Alebo jednoducho prevediete prostriedky z bežného účtu na mzdovú kartu zodpovednej osoby alebo na osobná karta samotný podnikateľ.

Aby sa však predišlo problémom, ako je účtovanie poistného z vykazovanej sumy a jeho pripočítavanie k príjmu zamestnanca, malo by to byť pri prevode prostriedkov na kartu v platobný príkaz nezabudnite uviesť, že tieto prostriedky sú prevedené v rámci správy.

Mimochodom, použitie platových kariet na prevod účtovateľných súm na ne je potvrdené spoločným listom Ministerstva financií Ruskej federácie a Federálnej pokladnice Ruskej federácie č. 02-03-10 / 37209, 42- 7.4-05 / 5.2-554 zo dňa 09.10.2013.

Z bezpečnostných dôvodov by ste však mali napríklad v predpisoch o zúčtovaní alebo v kolektívnej zmluve ustanoviť možnosť vydávania finančných prostriedkov na mzdovú kartu zamestnanca.

Okrem toho, po vynaložení finančných prostriedkov vydaných na základe správy, musí zamestnanec podať správu o výdavkoch, ktoré vynaložil. Musí tak urobiť v zálohovom hlásení a najneskôr do 3 dní po skončení obdobia, na ktoré boli prostriedky na hlásenie vydané.

Napriek skutočnosti, že predbežná správa a 3-dňová lehota sa týkajú iba peňažných účtovných súm, aby sa predišlo nezhodám s regulačnými orgánmi, pri bezhotovostnom vynakladaní účtovateľných prostriedkov by sa mali dodržiavať špecifikované požiadavky.

Ak sú peniaze vydané proti zamestnancovi inej spoločnosti na účet

Podobná situácia nastáva, keď je platná napríklad zmluva o dielo medzi dodávateľom, čo je subjekt, a zákazník, ktorým môže byť podnikateľ aj organizácia. A teraz zamestnanec dodávateľa požaduje peniaze na nákup napríklad materiálu. Ako vydať tieto peniaze? Pod správou? Alebo ako preddavok na zmluvu o dielo?

V prvom rade je potrebné pripomenúť, že bod 5 Pokynu č. 3210-U Ruskej banky stanovuje možnosť prijímať peniaze na účet iba zamestnancom právnickej osoby alebo podnikateľa, s ktorým boli uzatvorené pracovné alebo občianskoprávne zmluvy. uzavrel.

Zároveň z analýzy ustanovení tohto bodu 5 vyplýva, že občianskoprávnu zmluvu je potrebné uzavrieť priamo s prírodný človek... Vydanie peňažných prostriedkov zamestnancovi zhotoviteľa, ktorý je právnickou osobou, teda nie je vydaním peňažných prostriedkov na zodpovednosť, keďže zmluva o dielo bola uzatvorená so spoločnosťou. A ako teda dať určenému zamestnancovi peniaze na nákup materiálu?

V tomto prípade sa peniaze vydávajú na náklady hotovostný príkaz, ak má tento zamestnanec splnomocnenie od dodávateľskej spoločnosti na prijímanie peňazí a s uvedením v pokladničnej faktúre, napr.: "vydanie finančných prostriedkov na nákup materiálu na základe bodu 6 zmluvy č. 234 zo dňa 06/10/16".

Okrem toho, aby sa predišlo problémom s regulačnými orgánmi a samotným zhotoviteľom, mali by byť podmienky získania materiálov vopred dohodnuté písomne, t. na koho náklady a kto to má robiť. Veľmi často sa v takýchto situáciách k zmluve o dielo spisuje príkazná zmluva, podľa ktorej si zhotoviteľ na náklady objednávateľa zaobstará všetko potrebné pre dielo.

Mimochodom, takýto postup spolupráce vrátane vydávania prostriedkov na realizáciu výdavkov v rámci zadania podľa občianskoprávnej zmluvy platí aj vtedy, keď ako dodávateľ vystupuje individuálny podnikateľ.

Ďalej sa nevypracúvajú žiadne predbežné správy a všetky doklady, napríklad na nákup materiálu, sa vyhotovujú okamžite v mene zákazníka. ale špecifikované dokumenty môže byť objednávateľovi poskytnutá nie samostatne pri vynakladaní finančných prostriedkov, ale spolu so správou, ktorá tvorí prílohu k zmluve o dielo (zmluve o dielo) a je vyhotovená po vyúčtovaní všetkých výdavkov. Túto správu vyhotovuje zhotoviteľ ako súhrnné potvrdenie ním vynaložených nákladov na náklady objednávateľa.

Video - vydávanie peňazí na účet z pokladne v účtovníctve 1C 8:

Hlavným dokumentom, ktorý stanovuje pravidlá pre vydávanie peňažných prostriedkov na účet, je pokyn Ruskej banky zo dňa 11.03.2014 č. 3210-U „O postupe pri vedení hotovostné transakcie“ (ďalej len Pokyn). Indikácia centrálna banka RF č.4416-U zo dňa 19.6.2017 boli v ňom vykonané významné zmeny, ktoré nadobudli účinnosť od 19. augusta.

Hlavná inovácia: Výdajový pokladničný príkaz je možné vyhotoviť nielen na základe písomnej žiadosti zodpovednej osoby, ale aj podľa administratívneho dokladu firmy alebo fyzického podnikateľa (bod 6.3 Pokynov). Okrem toho bol zrušený zákaz vydávať zúčtovateľné sumy v prípade dlhu zo strany zodpovednej osoby.

Nikto však nezakazuje dávať peniaze zamestnancom na účet „starým spôsobom“, na základe ich písomného vyhlásenia.

Tento problém sankcionujeme

Čiže zástancovia tohto prístupu, podmienečne ich nazvime „konzervatívci“, si musia od zamestnanca vybaviť písomnú žiadosť – adresovanú manažérovi, v akejkoľvek forme. Text žiadosti musí odrážať výšku hotovosti a dátum vystavenia.

Konateľ sa musí dohodnúť na vydaní peňazí a uviesť na žiadosť svoj podpis a dátum.

Čo sa týka „inovátorov“, ktorí sa rozhodnú využiť nová príležitosť, ktoré im poskytne Centrálna banka Ruskej federácie, potom by mali vydať administratívny doklad o vydaní peňazí. Skladba náležitostí administratívnych dokladov a Všeobecné požiadavky pre ich registráciu sú dnes stanovené "GOST R 6.30-2003", prijaté a uvedené do platnosti vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 3.3.2003 č. 65-st. Ruská banka odporúča riadiť sa týmto dokumentom. Administratívny doklad by mala obsahovať nasledujúce informácie:

priezvisko, meno a priezvisko (ak existuje) nahlasujúcej osoby;
hotovostné sumy;
obdobie, na ktoré sa vydávajú;
podpis manažéra;
dátum a evidenčné číslo dokumentu.

Vydávame peniaze

Po prijatí prihlášky vyplňte výdavkový pokladničný príkaz. Objednávkový list (KO-2) bol schválený výnosom Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 18. augusta 1998 č.88.

Príkaz môže vydať hlavný alebo „obyčajný“ účtovník a v ich neprítomnosti vedúci (odseky 4.2, 4.3, odsek 4 pokynov). Objednávku kontroluje pokladník. Ak sa nevyskytnú žiadne chyby, potom po predložení pasu alebo iného dokladu totožnosti dostane zamestnanec hotovosť (odsek 6.1, bod 6 Pokynov).

Pokladničný príkaz je podpísaný príjemcom a pokladníkom. Ak firma nemá pokladníka (zamestnanec, v pracovné povinnosti ktorý zahŕňa vykonávanie hotovostných transakcií), potom môže manažér podpísať peňažný príkaz a vydať hotovosť (bod 4 Pokynov).

Za vykonanú objednávku sa vykoná zápis do pokladničnej knihy.

Vybavovanie správy zamestnanca

Získame trpezlivosť a čakáme, kým zamestnanec vyúčtuje, čo dostal. Ak sú peniaze vydané na pracovnú cestu, potom je zamestnanec povinný predložiť zálohový výkaz do troch pracovných dní odo dňa (odst. 6.3, ods. 6 smernice, ods. 26 „Poriadku o pracovných cestách“, schváleného ust. vyhláška vlády Ruskej federácie z 13.10.2008 č. 749):

uplynutie doby, na ktorú boli peniaze vydané;
návrat zo služobnej cesty;
chodenie do práce (napríklad po dovolenke alebo chorobe, ak lehota na vydanie peňazí spadá do tejto lehoty).

K správe musia byť priložené dokumenty potvrdzujúce náklady (napríklad komodita a pokladničné šeky). Predbežná správa sa predkladá hlavnému účtovníkovi alebo účtovníkovi av ich neprítomnosti vedúcemu.

Osoba, ktorej sa predkladá predbežná správa, kontroluje účelové vynakladanie finančných prostriedkov, dostupnosť podporných dokumentov, správnosť ich vykonania a výpočet súm. Potom predbežnú správu schvaľuje vedúci.

Lehotu, počas ktorej sa vykonáva kontrola tejto správy, jej schválenie a konečný výpočet, určuje vedúci (bod 6.3, bod 6 Pokynov).

Po schválení zálohovej správy sa vykazované sumy odpíšu.

Stáva sa však, že zamestnanec minul menej alebo viac peňazí, ako dostal podľa prehľadu. Ak sa minulo menej, hlavný účtovník by mal na prijatie zvyšných peňazí vydať a podpísať pokladničný doklad, ktorý odráža najmä množstvo vrátených peňazí.

Ak sa minulo viac, po schválení zálohovej správy vedúcim organizácie by sa prekročenie malo vrátiť zamestnancovi na príkaz na odčerpanie peňazí, ktorého podrobnosti sú uvedené v zálohovej správe.

Ak predbežná správa nie je schválená (napríklad z dôvodu nedostatku podporných dokumentov) alebo sa zostatok nevráti, peniaze môžu byť

V otázke účtovateľných prostriedkov sa zmenili niektoré pravidlá. V článku podrobne vysvetlíme, ako vydať peniaze zamestnancovi na zodpovednosť v roku 2018.

Pochopenie čiastkových prehľadov

Preddavok vyplatený zamestnancovi na vykonávanie kancelárskych úloh potrebných pre organizáciu, ktorého výdavok je potrebné vykázať, sa účtuje ako zúčtovateľný.

Čo míňať peniaze na zodpovedné

Výdavky organizácie nie sú vždy hradené prostriedkami z bežného účtu. V niektorých prípadoch môže byť potrebné nahlásiť finančné prostriedky zamestnancovi. Takéto prípady zahŕňajú:

Podnikanie organizácie (napríklad nákup tovaru, prác alebo služieb);
Pracovná cesta (keď sa zamestnancovi poskytujú denné diéty, ako aj peniaze na cestu a ubytovanie);
Výdavky na pohostinstvo.

Podkladom pre vystavenie pokladničného účtu z pokladne je jeden z nasledujúcich dokladov:

vyhlásenie zamestnanca, ktoré je držiteľom riaditeľského víza, obsahujúce množstvo udeleného víza, ako aj dobu, na ktorú je povolené udeliť;
príkaz vedúceho o vydaní finančných prostriedkov je zodpovedný.

Aby bola organizácia uvedená ako kupujúci v dokladoch, ktoré sa vystavujú účtovníkovi pri nákupe tovaru, musí byť zamestnancovi okrem zúčtovateľných prostriedkov vydané aj splnomocnenie.

Komu môžu byť poskytnuté zodpovedné peniaze

Ako správne vykazovať peniaze

Až donedávna musel zamestnanec na to, aby dostal zúčtovateľné peniaze, napísať vyhlásenie. Ale od 19. augusta 2017 je to nepovinné. Teraz môžu dostávať zúčtovateľné peniaze aj tí zamestnanci, ktorí ešte nenahlásili predchádzajúcu zálohu. Takéto zmeny sú obsiahnuté v smerniciach centrálnej banky č. 4416-U.

Príkaz na vydanie peňazí na účet

Keďže zamestnanci nemusia písať výkazy pre vystavenie zúčtovateľných súm, je potrebné ich nahradiť príkazom (príkazom) vedúceho spoločnosti.

Postup pri vydávaní príkazu nie je uvedený v smerniciach centrálnej banky, ale hovorí sa, že príkaz by mal obsahovať:

Celé meno zamestnanca, ktorému sa vydávajú zúčtovateľné prostriedky;
Suma peňazí, ktorá má byť vydaná zamestnancovi;
Lehota na vydanie finančných prostriedkov účtovníkovi.

Dôležité! Ak príkaz vedúceho na vydanie zúčtovacích prostriedkov obsahuje nepresnú formuláciu, IFTS má právo to považovať za porušenie pravidiel pre uchovávanie hotovosti. Za to spoločnosti hrozí administratívna sankcia vo forme pokuty až do výšky 50 000 rubľov.

Zvážte možnosti znenia v príkaze na vydanie zúčtovateľných súm.

Napríklad taká formulácia „Nariaďujem v budúcnosti vydať Petrova OP. hotovosť do 30 000 rubľov bez výpisov "alebo takých" nariaďujem vydať Petrovu OP. hotovosť bez výpisov, kým výška zálohy nedosiahne 30 000 rubľov “neobsahuje presné znenie, čo znamená, že to možno považovať za porušenie.

Tu je príklad formulácie, ktorá umožní zamestnancovi vydávať zúčtovateľné prostriedky bez obáv z kontrolných orgánov: „vydať OP. Petrova pod správou 30 000 rubľov za 5 pracovných dní na nákup kancelárskych potrieb “.

Príkaz môže obsahovať aj príkaz na vydanie zúčtovateľných peňažných prostriedkov viacerým zamestnancom naraz, napríklad pri vyslaní viacerých zamestnancov na pracovnú cestu.

Viacerým zamestnancom pri ich vyslaní na pracovnú cestu prikladáme vzor príkazu na vydanie zúčtovateľných peňažných prostriedkov.

Žiadosť o vydanie peňazí na účet

Napriek tomu, že nie je potrebné písať výpisy o pravidlách vydávania zúčtovateľných prostriedkov, niektorým organizáciám práca s výpismi vyhovuje viac. V tomto prípade môže byť predchádzajúci formulár žiadosti trochu zjednodušený. Napríklad odstráňte doložku, že zamestnanec už predložil predbežnú správu o zúčtovateľných prostriedkoch, ktorá mu bola vydaná skôr. Táto požiadavka prestala platiť, teraz je možné dať peniaze účtovníkovi aj v prípade, že ešte neuhradil predchádzajúci prijatý preddavok.

Ak však chce spoločnosť zachovať takúto požiadavku, potom môže jednoducho zmeniť formuláciu. Môžete napríklad určiť, že nový preddavok sa vystaví len vtedy, ak zamestnanec nahlásil starý. Takéto pravidlo je potrebné predpísať v nariadení podniku o zodpovedných pracovníkoch.

Tu je príklad žiadosti zamestnanca o vydanie zúčtovateľných prostriedkov.

Ak predpis o zodpovedných pracovníkoch neobsahuje znenie, že peňažné prostriedky na zúčtovanie sa vydávajú len na žiadosť zamestnanca alebo po úplnom hlásení o prijatých peňažných prostriedkoch na predchádzajúcej zálohe, je potrebné ich zadať. Ak chce okrem toho správca obmedziť výšku zúčtovateľných prostriedkov, potom by nariadenie malo ustanoviť znenie, podľa ktorého výška jednorazovej platby, resp. celková suma dlh zamestnanca nemôže presiahnuť určitú hranicu.

Peniaze zúčtovateľné na kartu zamestnancovi

Keď organizácia prevedie dni na zamestnanca, aby o tom podal správu bezhotovostné platby, potom spísanie výpisu alebo vystavenie objednávky nebude potrebné. Vyššie uvedený postup platí len pre platby v hotovosti. Nebude však zbytočné, aby spoločnosť vydala jeden z týchto dokumentov. Uchráni sa tak pred zbytočným konaním kontrolných orgánov. Okrem toho v miestny akt pre spoločnosť je lepšie zahrnúť podmienku, podľa ktorej má organizácia právo previesť zúčtovateľné peniaze na kartu zamestnancovi. A v platobnom príkaze, ktorý sa použije na prevod prostriedkov na kartu zamestnanca, je potrebné uviesť, že peniaze sú vystavené na základe správy.

Dôležité! Zodpovedné prostriedky možno preniesť na mzdovú kartu zamestnanca, prípadne na jeho osobnú kartu. Na tento účel musí zamestnanec napísať žiadosť s príslušnou žiadosťou a uviesť podrobnosti o prevode.

Vydávanie zúčtovateľných finančných prostriedkov

Peniaze splatné riaditeľovi

Ak sa finančné prostriedky odovzdajú riaditeľovi na zodpovednosť, musí sa vydať aj príkaz. V objednávke je uvedený aj účel vydania peňažných prostriedkov, výška emisie a obdobie, na ktoré je potrebné nakúpiť tovar, ktorý spoločnosť potrebuje. Zároveň sa neoplatí písať vyhlásenie, takže to schváli samotný účtovník. Objednávku vyhotovuje manažér pre seba. K objednávke je vypracovaný spotrebný materiál, ktorý riaditeľ podpíše za seba aj za zodpovednú osobu.

Ako zaúčtovať peniaze na účte?

Vedúci organizácie stanoví lehotu, po ktorej musí zamestnanec vyúčtovať prijaté prostriedky. Napríklad účtovníčke bol poskytnutý preddavok na nákup kancelárskych potrieb na obdobie 5 dní. Po uplynutí tejto lehoty musí účtovník podať správu do 3 dní. Ak je správa vypracovaná podľa cestovné náklady, potom sa zamestnanec musí hlásiť do 3 dní odo dňa návratu z cesty.