Depunerea documentelor. Cum să depun documentele corect? Cum să capsați corect documentele: instrucțiuni pas cu pas

În primul rând, este logic că nu trebuie să vă dați seama cum să legați un document dacă este format dintr-o singură coală, totuși, dacă are două sau mai multe pagini, atunci informațiile de mai jos vă vor fi utile.

Astfel, angajații HR trebuie să clipească:
ordinele personalului personal și general,
precum și personalul.

Contabilii efectuează procedura specificată cu:
rapoarte anticipate,
facturi,
facturi,
borderouri,
registre de numerar,
declarații privind cifra de afaceri,
acte de executare a lucrărilor,
precum şi declaraţii privind salariile, dacă se înmânează.

De asemenea, vor fi necesare informații despre cum să tivârliți documentele cu fir dacă aveți de-a face cu copii ale documentelor persoanelor juridice, doar că în această situație nu este necesar un sigiliu de certificare.

Cum se tivează documentele cu fire pentru 2, 3 și 4 găuri, precum și pe colț

Apoi poți tăia cu calm firul, fără a uita să lași 7 cm pentru a-l lega cu restul existent. Nu uitați să lipiți un dreptunghi cu informațiile necesare pe nod. Va fi util pentru angajații din HR să știe că în locul unui ac poate fi folosită o punte.
Mijloacele ideale pentru cusătură ar fi fire de nailon sau sfoară. 4 găuri Dacă un specialist în personal știe să coase în trei găuri, atunci nu va avea nicio problemă cu această metodă. Schema este aproape aceeași. Aici trebuie să țineți cont imediat de faptul că distanța dintre găuri nu va depăși în niciun caz 1,5 cm.Procedura de cusătură începe de la a doua gaură de sus și începe din partea din spate a foii.

Apoi firul ar trebui să iasă prin gaura de sus și din nou trebuie să-l treceți prin a doua gaură de sus.

Cum să coaseți corect documentele

Pentru a vă asigura că îndoirea se ține bine, poate fi acoperită cu lipici. Autocolantul poate fi atașat de capac cu un capsator. Este de remarcat faptul că mostre pentru huse pot fi găsite la orice magazin de papetărie. Modul de numerotare Foile trebuie numerotate cu cifre arabe.
Trebuie luate în considerare următoarele nuanțe:

Numărul este plasat în colțul din dreapta sus.
Cererile trebuie numerotate în ordine generală.
Dacă aveți litere, trebuie mai întâi să numerotați plicul, apoi foile rămase.
Volumele de carcasă sunt numerotate individual.
Dacă există cleiuri, trebuie să le numerotați în ordinea generală.

Designul copertei Această parte a documentului este prezentată în următoarele formate:

Standard. Dimensiune 22,9x32,4 cm, necesară pentru cusătura foilor A4.
Non-standard. Dimensiunile sunt formate în conformitate cu formatul hârtiei utilizate pentru documente.
Pentru depozitare pe termen lung.

Cum să coaseți corect un document în 4 găuri cu un ac și un fir?

În plus, cerințele pentru legarea pe hârtie au fost dezvoltate și de către departamentele din industrie (de exemplu, Ministerul Taxe și Taxe). Cum să flashați corect documentele: diagrame detaliate cu descriere Există mai multe opțiuni pentru a tiv corect documentele cu fire, deoarece această procedură poate fi efectuată fie în două găuri, fie în trei, patru sau chiar cinci. În două găuri

Înainte de a începe cusătura, folosiți un perforator și faceți două găuri în document (puteți perfora hârtia și folosind un ac obișnuit, dar în acest caz trebuie să fiți extrem de atenți).

Apoi, luați firul și treceți-l prin ambele înțepături, astfel încât capetele sale să fie pe spatele hârtiei.

Apoi legați capetele firului împreună și lipiți pe ele un dreptunghi, care trebuie decupat în prealabil din hârtie albă groasă.

Ghid despre cum să coaseți și să certificați documentele

Apoi filem din nou firul în același mod ca în primul pas.

Următorul - din partea din față la următoarea gaură

În puncție extremă pe partea din spate

Din partea din față a găurii pe care am trecut în a patra treaptă

Și conectați capetele firului

În același timp, încercăm să tragem firul astfel încât să comprima strâns foile de documente

Tot ce rămâne este să legați firul într-un nod

Tăiați lungimea în exces a capetelor firului

Dacă documentele au fost cusute corect, nu mai rămâne decât să numerotați foile și să lipiți o bucată de hârtie deasupra pachetului cu inscripția „Cole cusate, numerotate și sigilate ()” și să scrieți detaliile necesare certificatului ( funcția, semnătura și numele complet).

Cum se coase documente cu 3 sau 4 găuri. cum să flash documente pentru biroul fiscal

Atenţie

În loc de un ac sau un perforator, puteți folosi o punte, iar produsele din nailon sau sfoara specială sunt ideale pentru înfilarea documentelor. Trebuie remarcat faptul că, folosind informațiile furnizate, nu va trebui să vă gândiți prea mult la cum să coaseți jurnalul de înregistrare, principalul lucru este să alegeți o copertă rigidă și să numerotați cu atenție toate paginile, deoarece după coasere va fi imposibil să schimba orice. În patru găuri După ce v-ați dat seama cum să coaseți documentele în 3 găuri, nu vă va fi dificil să conectați hârtiile în 4 găuri.

Procesul este aproape același cu opțiunea anterioară, doar distanța dintre găurile adiacente ar trebui să fie de aproximativ 1,5 cm. În acest caz, cusătura începe de la a doua gaură de sus (pe partea din spate), după care firul este trecut prin gaura de sus, iar acul este scos din nou în al doilea de mai sus.

Cum se coase documentele cu 3 sau 4 găuri

Legislație Este de remarcat faptul că există un standard unificat pentru capsarea documentelor la întreprinderi acest moment Nu. În ciuda acestui fapt, există încă o serie de documente de reglementare, iar prevederile acestora trebuie respectate atunci când se cusează documentele. Acestea includ:

Ordinul lui Rosarkhiv nr. 76 din 23 decembrie 2009 „Cu privire la munca de birou și arhivare”.
Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 536 (aprobarea instrucțiunilor standard pentru munca de birou).
Instrucțiuni ale Băncii Centrale a Federației Ruse.
Ordinul Ministerului Impozitelor și Taxelor (2003)
GOST R 51141.

Reguli pentru intermiterea documentelor În prezent, angajații autorizați au mai multe opțiuni pentru intermiterea documentelor.
Fiecare dintre ele implică o strategie de cusătură similară, dar abordări diferite. Să le analizăm mai detaliat și să determinăm caracteristicile cheie ale firmware-ului documentului.

Cuserea corectă a documentelor: 7 pași de bază

Pentru a certifica corect hârtiile, trebuie să pregătiți o bucată mică de hârtie de 4 pe 5 cm. Trebuie lipită de nod, astfel încât capetele firului să fie libere. Pe foaie de hârtie este necesar să se indice numărul de lucrări depuse în cifre și cuvinte, precum și funcția, prenumele și parafa persoanei responsabile.

Info

După aceasta, certificatorul își pune semnătura și sigiliul, dacă este disponibil. Marginile semnăturii și sigiliului trebuie să se extindă dincolo de foaia de autocolante.Cum se pregătesc hârtiile pentru oficiu fiscal? Orice antreprenor este obligat să furnizeze diverse rapoarte despre activitățile sale, deci cunoștințe despre cum să flash documente pentru serviciul fiscal, sunt necesare. Pentru a evita neconcordanțe, este indicat să verificați cu persoana responsabilă regulile pentru documentele obligatorii.

O listă cu toate lucrările atașate trebuie compilată împreună cu documentul final.

Cum să capsați corect documentele

1 Reglementarea firmware-ului documentelor în munca de birou
- 1.1 Documente care urmează să fie flash
- 1.2 Reglementări care reglementează legarea documentelor
2 Cum să flashați corect documentele: diagrame detaliate cu descrieri
- 2.1 În două găuri
- 2.2 Trei găuri
- 2.3 Patru găuri
- 2.4 Cinci găuri
3 Caracteristici ale firmware-ului documentului: sfaturi practice
4 Cum se certifică documentele legate
- 4.1 Cine poate certifica documentele legate
- 4.2 Cerințe pentru pregătirea documentelor legate pentru certificare

Reglementarea depunerii documentelor în munca de birou În orice domeniu al activității umane în care are de a face cu un număr mare de documente, nu se poate face fără sistematizarea acestora.

Cum să coasi lucrurile în 4 găuri

Este dificil doar prima dată, apoi o vei face cu ochii închiși)))))))))))

De la exterior la al doilea, apoi la al treilea, apoi la al patrulea, apoi la al treilea și la al doilea - facem un nod, scriem pe o bucată de hârtie: documente dantelate, numerotate, ungem lipici pe spate din această notă, lipiți-o astfel încât capetele să iasă în afară și nodul să fie sub acte. semnăm și punem ștampila. Toate!
Întrebarea s-a dovedit a fi aproape filozofică, iar răspunsurile au fost detaliate și detaliate. Acesta este exact subiectul unei disertații.
TREI găuri sunt de ajuns.

Cum se coase o carcasă cu 4 găuri

Ma intreb de ce, ca raspuns la o intrebare clar formulata cu 4 gauri, au scris o gramada de prostii despre 3????
Știu doar să trag trei găuri
Astăzi nu există un standard uniform pentru firmware-ul (încetarea) documentelor, dar există Cerințe generaleîn bănci (Banca Centrală a Federației Ruse), există și cerințe dezvoltate în diferite autorități. Oricum principii generale este numerotarea foilor de documente, cusatura (șiretul) pachetelor de documente cu inventarierea ulterioară și semnătura și sigiliul de certificare pe ultima pagină a dosarului documentului. Recomandări generale pentru înscrisuri cu caracter obligatoriu: 1. Documentele care alcătuiesc dosarul sunt clasate cu patru orificii într-o copertă din carton dur cu design de copertă și legate ținând cont de posibila citire liberă a textului tuturor documentelor.

Înainte de a începe să lucrați cu documentația, trebuie să vă familiarizați temeinic cu un număr mare de instructiunile necesare legate de problemele fluxului de documente și munca de birou. Aceste norme sunt destul de complexe și conțin un număr mare de diverse mici detalii și nuanțe. Cum să depun documente pe un colț? Ce contine inventarul atasat? Este posibil să tiv documente contabile mașină de legat termic? Un funcționar începător are multe de înțeles.

Pushover?

La prima vedere, procedura de înregistrare a unui caz și depunerea lui la arhivă este complet simplă, dar practica arată contrariul. În cazul încălcării oricăreia dintre regulile muncii de birou această instituție va refuza să accepte documentul depus și va trebui să începeți din nou toate lucrările. Dacă situații similare au apărut deja în viața ta, citiți articolul nostru - vom încerca să înțelegem această problemă.

De ce depun documente? Există standarde conform cărora această procedură este reglementată? Da, și sunt mulți dintre ei. Vorbim în primul rând de recomandări metodologice pentru munca de birou, care au fost aprobate în decembrie 2009 prin ordin al Arhivei Federale. În al doilea rând, despre GOST R 51141, dedicat lucrărilor de arhivă și lucrărilor de birou și care conține toate definițiile și termenii necesari. În plus, există și alte norme legale conform cărora documentația este capsată.

Să începem cu coperta

Dacă teatrul începe cu un cuier, atunci procedura noastră este nimic mai puțin decât cu capacul. Și alegerea „crustei” de carton este una dintre primele sarcini în procesul de „ambalare” a unui document. La prima vedere, nu veți găsi diferența între numeroasele soiuri existente. Dar, dacă aruncați o privire mai atentă, veți înțelege că husele sunt standard, non-standard și sunt folosite și pentru depozitarea pe termen lung.

Cel mai adesea puteți găsi o copertă standard în formatul 229x324 mm. Se folosește în toate cazurile în care foile sunt cusute marimea standard. Dacă, din anumite motive, documentul are un caracter destul de specific aspectși parametri, este necesar un tip de acoperire non-standard. Ultimul tip îl include pe cel în care documentele vor fi stocate timp de 25 de ani sau mai mult.

Conform reglementărilor legale, astfel de huse sunt realizate numai din carton dur datorită duratei de viață lungi. Este necesar să se ia măsuri pentru a păstra aspectul corect al documentului și adecvarea acestuia pentru utilizare după o perioadă semnificativă de timp. Documentele destinate livrării la arhiva statului sunt depozitate în coperți din materiale precum cartonul fără acid.

Să vorbim despre numerotarea foilor

Înainte de a putea tiv corect documentele cu fir, toate trebuie să fie pliate în ordinea corectă. După care procedura de numerotare se efectuează folosind un creion obișnuit. Regula principală aici este numerotarea foilor, nu paginile documentului. O cifră arabă este plasată pe fiecare foaie în colțul din dreapta sus. În același timp, semnele noastre nu trebuie să „se strecoare” pe text. Nu se aplică numerotării generale a foilor

Ce subtilități există în materie de numerotare? În cazul în care documentele care se depun la dosar includ o scrisoare sau mai multe dintre ele, numerotați mai întâi plicul, apoi, una câte una, fiecare dintre foile cuprinse în acesta. Dacă numărul de unități primite este peste 250, se obișnuiește să fie împărțit în mai multe volume. Mai mult, fiecare dintre ele are propria sa numerotare.

În interiorul fișierului de arhivă pot exista documente care au propriile numere de pagină separate, de exemplu, periodice. Dar la depunerea unui dosar în arhivă, acestea sunt numerotate printre altele fără a încălca ordinea generală.

Dacă foaia atașată este într-un format mare, se obișnuiește să o desfaceți și să puneți un număr în colțul din dreapta sus. Trebuie asigurată posibilitatea accesului liber la text. Dacă fragmentele individuale sunt lipite de oricare dintre foi cu imposibilitatea de a le separa, întregul pachet este numerotat ca unul. În acest caz, este necesar să se întocmească un inventar al fiecăreia dintre piesele lipite, care se face pe spate sau în spațiul liber. O indicație a documentului lipit trebuie să fie prezentă în inscripția de certificare sau în notele la inventarul general care indică denumirea. Cel mai adesea, astfel de investiții independente sunt cecuri, declarații sau fotografii.

Corectarea erorilor si inventarierea documentelor

În cazul în care s-a făcut o eroare nu prea gravă în timpul lucrului (de exemplu, au fost omise câteva foi), în loc să renumerotați din nou întreaga matrice, puteți utiliza desemnarea literei. În acest caz, numerele de pe alte foi nu se modifică. Eliminarea unor astfel de erori este posibilă numai de comun acord cu personalul arhivei. Dacă se constată erori grave, documentul va trebui numerotat din nou. Numerele vechi sunt tăiate cât mai atent posibil și se adaugă altele noi. În acest caz, numerotarea actualizată este din nou aprobată printr-o inscripție de certificare.

Fără un inventar, niciun fișier de arhivă nu va fi acceptat de la dvs. Informațiile cuprinse în acesta se referă la titlul documentului, data întocmirii, adnotări și tabelul propriu-zis cu indicarea numerelor de ordine ale foilor, numărul și notele acestora (dacă este cazul). Totul se termină cu informații despre numărul de documente sub formă de număr, duplicat în cuvinte, apoi totul este sigilat cu semnătura funcționarului cu o decodare a numelui complet.

Cum se tivează corect documentele cu fir

Când începeți procedura de cusătură, trebuie să vă asigurați că toate materialele și instrumentele necesare sunt la îndemână. Pe lângă munca propriu-zisă, veți avea nevoie de o punte, un ac, carton pentru depunerea documentelor și fire speciale. Ca și cei din urmă, se aprovizionează cu fire dure sau de cusătură L-210. Ultimul tip este folosit cel mai des pentru nevoile de birou.

La începutul lucrării, orice agrafe de hârtie și alte obiecte metalice sunt îndepărtate din document, apoi foile dosarului sunt pliate într-o grămadă uniformă și îngrijită. În partea stângă, se fac trei găuri în spațiul câmpurilor cu un ac sau un awl. Cel mai bine este să le așezați în mijlocul spațiului liber destinat creierului din stânga, adică la o distanță de aproximativ un centimetru și jumătate. Această remarcă este importantă - altfel, după depunerea documentelor, acestea vor fi greu de citit.

Dacă marginile drepte ale găurilor sunt de o importanță fundamentală pentru dvs., luați un perforator. Dar amintiți-vă că prea multe foi sunt prea mult pentru el. Asigurați-vă că toate cele trei găuri sunt distanțate uniform în înălțime și distanțate la aproximativ 3 cm una de cealaltă.Cea din mijloc ar trebui să cadă în mijlocul paginii.

Pentru a preveni deteriorarea Pagina titluși prăbușirea carcasei, se recomandă adesea întărirea zonei de cusături în față și în spate cu benzi de carton. Prin el va fi trecut un fir. Dimensiunea sa obișnuită este de 70 cm, dar în fiecare caz specific depinde de grosimea stivei.

Cum se coase pentru 3 găuri

Să prezentăm conținutul algoritmului pentru o astfel de înregistrare a documentelor. Mai întâi, acul este trecut prin mijlocul găurilor, lăsând capătul firului pe partea din spate. Apoi ar trebui să-l introduceți în partea de sus a găurilor. Ca rezultat, ambele capete ale acestuia sunt plasate pe spatele teancului de foi care sunt cusute. Tragem acul prin fundul găurilor și tragem firul în partea din față. Apoi coborâți acul înapoi în orificiul din mijloc. Astfel, firul nostru a fost trecut prin toate găurile necesare, după care ambele capete au fost legate pe dosul documentului cu un nod puternic. Lăsați vârfuri de aproximativ 5 cm lungime.

O bucată de hârtie cu o inscripție de certificare este lipită direct de nod. Mai jos ne vom uita la tehnologia fabricării sale.

Documentul poate fi cusut și folosind 4 găuri. Cum să o facă? Procedura nu este deloc complicată. Patru găuri sunt perforate vertical simetric cu o locație pe o singură axă. Lăsând coada firului pe partea din spate a primei găuri, coaseți ochiurile, apoi faceți un nod în același mod ca cel descris mai sus. Firmware-ul trebuie duplicat de două ori pentru a asigura rezistența și fiabilitatea.

Scrisoare de certificare

Următoarea etapă după numerotare și firmware este furnizarea cazului nostru cu o inscripție de certificare. un autocolant care măsoară 4x6 cm cu textul „Colași cu curele și numerotate...” (numărul acestora este indicat atât în cifre, cât și în cuvinte). În continuare, se indică funcția salariatului care a depus documentul, cu data și semnătura personală. Dacă este necesar un sigiliu, acest lucru trebuie remarcat. Inscripția este lipită peste nodul pe care l-am legat, ale cărui capete ale firelor ar trebui să rămână libere. Semnătura se pune la sfârșitul întregii proceduri, când lipiciul s-a uscat deja. Acest lucru se face pentru a preveni murdarea acestuia. Ștampila (dacă există) este plasată parțial pe coală, parțial pe inscripția în sine.

Și numai după ce dosarul este cusut, numerotat, semnat și sigilat, acesta poate fi trimis la arhivă.

Atitudinea față de certificare trebuie să fie serioasă și atentă. Ea este cea care este dovada documentară a inviolabilității cauzei. În cazul în care integritatea acestuia este încălcată sau deplasată, documentul poate să nu fie acceptat de autoritățile de control sau poate fi atacat în instanță.

Ce și de ce clipim?

ÎN obligatoriu toate documentele care fac obiectul depunerii la arhivă sau la oricare dintre autoritățile de inspecție, inclusiv fisc, sunt capsate, Fond de pensie si multe altele asemanatoare. Nu puteți depune documente lipite sau capsate acolo. După cum sa menționat deja, dacă se detectează nerespectarea standardelor de lucru de birou, pur și simplu nu va fi acceptată de la dvs.

O procedură similară este supusă în principal documentelor de personal și contabilitate. Acelea dintre ele, pentru care documentele au fost completate, sunt supuse transmiterii la arhivele organizației sau întreprinderii după un an. Cazurile cu perioade de depozitare legale trecute sunt transferate la instituții speciale de arhivă. Se stabileste prin lege in functie de tipul documentului. De exemplu, evidențele notariale, cărțile trebuie păstrate cel puțin 75 de ani contabilitate economicăși documente cu informații despre personal.

Perioada de valabilitate a desenelor de proiectare este mult mai scurtă - doar 20 de ani. Se obișnuiește să se păstreze documentația fotografică timp de 5 ani. Dosarele întreprinderilor publice și private trebuie depuse la instituțiile arhivistice. În același timp, orice sarcină entitate non-statală- încheierea unui acord în acest sens cu Serviciul Federal de Arhive.

Trebuie amintit că doar angajatul care are această responsabilitate este specificat în document are dreptul de a flash documente. Descrierea postului. În cazul conectării de proastă calitate a documentelor, vă așteaptă anumite sancțiuni, mai ales în cazul modificărilor sau lipsei anumitor foi importante.

Să revenim la tehnologiile de depunere

Metodele de cusătură descrise mai sus sunt potrivite atât pentru arhivă, cât și pentru biroul fiscal. Dar depunerea documentelor contabile stocate pentru o perioadă lungă de timp (mai mult de 10 ani) trebuie să fie deosebit de puternică - cel mai adesea cu 5 găuri. Inscripția de certificare este realizată pe hârtie absorbantă specială, astfel încât nodul situat sub autocolant să fie clar vizibil și să nu existe îndoieli cu privire la integritatea documentului.

Dacă într-un birou, găurile sunt perforate cu perforatoare obișnuite de papetărie, atunci dacă este necesar să se întocmească volume mari de documentație pe hârtie (de exemplu, în tipografii), se utilizează echipamente profesionale sub formă de mașini de găurit hârtie sau mașini de legătorie. . Astfel de mecanisme au o putere serioasă și pot fi fie manuale, fie echipate cu o acționare electrică.

Mecanismul mașinii

Aceste sisteme sau mașini se bazează pe metoda clasică folosind arcuri. Acest tip de mașină de legat este echipată cu un dispozitiv de perforare. Un alt mecanism plasează documentul pe un arc de plastic, după care se adaugă capace de carton sau plastic în partea de jos și de sus a blocului.

Avantajul unei mașini de legat este capacitatea de a lega documente foarte mari. Grosimea blocului poate ajunge până la 500 de pagini. Și, de asemenea, - capacitatea de a elimina sau adăuga pagini și foi la un document deja legat. Dezavantajele includ intensitatea muncii destul de serioasă și rezistența nu foarte mare.

Dacă mașina de legătorie pentru arhivarea documentelor este echipată cu arcuri metalice, pentru care este stabilit un anumit pas și găurile sunt perforate în funcție de acesta, atunci blocurile de hârtie sunt puse pe un arc flexibil din oțel, care este apoi comprimat și închis. Avantajele unui dispozitiv cu arcuri metalice sunt un aspect final mai prezentabil și o fiabilitate sporită în comparație cu legarea cu arcuri din plastic. Dar este imposibil să introduceți sau să îndepărtați foile fără deteriorare.

Pe lângă arcuri, există dispozitive care funcționează pe principiul legării pe un pieptene din plastic, ai cărui dinți se îndoaie. Există, de asemenea, o legătură în spirală, familiară nouă din calendarele cu foi, caiete și agende. După perforarea găurilor, o spirală este înfășurată în ele (3-4 rotiri manual, restul automat).

Progresul nu stă pe loc

Ce este legarea termică? Aceasta este o mașină modernă pentru depunerea documentelor, în care acestea pot fi conectate rapid și permanent. Folosind mașini de legare termică, puteți completa un număr mare de materiale, precum și eliberați copii unice. Această opțiune este potrivită în special pentru rapoarte, contracte și materiale promoționale trimise prin poștă.

Mașina pentru acest tip de legare funcționează utilizând copi termici și capace termice de diferite culori și dimensiuni. În funcție de numărul de foi din carcasă, se selectează un capac termic de o anumită grosime, apoi totul este așezat împreună în mașină. Capătul interior al capacului este acoperit cu un strat de lipici polimeric. Mașina este echipată cu un element de încălzire, datorită căruia acest polimer este topit și toate foile sunt lipite într-un strat fierbinte.

Salutare tuturor! Astăzi vă vom spune cum să depuneți documentele corect și fără probleme. Orice întreprindere sau ea subdiviziune structurală, indiferent de dimensiunea acesteia, măcar o dată confruntat cu o astfel de nevoie ca depunerea documentelor.
Această necesitate apare în cazul în care se pregătesc documente pentru depunerea în arhive sau pentru efectuarea diferitelor tipuri de proceduri legale. Există mai multe modalități de a depune documente, pe care le vom lua în considerare în acest articol.

Depunerea documentelor la întreprindere

La orice întreprindere, în cursul anului se generează un volum variabil de documente, dintre care unele, la expirarea perioadei de stocare, trebuie transferate în arhivă. Această categorie include documentația care a fost deja executată sau documentele legate direct de angajații organizației. Conform procedurii stabilite, documentele trebuie depuse la arhive după ce a trecut un an de la data finalizării circulației lor în muncă de birou.

Responsabilitățile, care includ pregătirea documentelor și transmiterea lor directă la arhivă, pot fi atribuite angajaților întreprinderii care sunt persoanele responsabile cu fluxul documentelor. În unele cazuri, astfel de responsabilități pot fi atribuite unui secretar, contabil sau oricărei alte persoane responsabile. În oricare dintre opțiunile descrise, o astfel de obligație trebuie fixată prin ordin.

În plus, secretariatul poate fi implicat în pregătirea documentației pentru depunerea în arhive împărțire separată. În orice caz, transferul documentației poate fi efectuat numai după executarea lor finală și completă și nimic altceva.

Etapele depunerii documentelor

Această procedură poate fi împărțită în mai multe etape:
Documentația trebuie să fie supusă unei verificări obligatorii pentru a se asigura că este corect distribuită în grupurile corespunzătoare de documente;
Este necesar să începeți corect depunerea documentelor;
Verificarea numerotării paginilor documentului;
Este necesar să formatați corect inscripția însoțitoare;
Este necesar să se facă un inventar intern al tuturor documentelor;
Corectarea detaliilor indicate pe legare (dacă este necesar). Aici vorbim despre faptul că s-ar putea să fi existat modificări ale denumirilor întreprinderii, indicelui de înregistrare a acesteia, modificări ale termenelor limită sau ale subtiturilor. În toate aceste cazuri, modificările trebuie înregistrate pe legătură;
Efectuarea unui inventar al documentelor care sunt în curs de procesare.

Pare posibilă depunerea parțială a documentelor dacă perioada de păstrare a acestora nu depășește zece ani.

În plus, este permis:
Nu sistematizați documentația;
Nu numerotați toată documentația;
Refuzați utilizarea inscripției de certificare;
Refuzați actualizarea documentației firmware-ului.

Reglementarea legislativă a operațiunilor de depunere a documentației

Fluxul de documente și munca de birou aferentă sunt procese foarte complexe. Există adesea situații în care documentele care au fost deja pregătite și depuse în arhivă pot fi returnate din cauza executării incorecte. Acest lucru duce la o întrebare logică: cum să depuneți corect documentele? Această operațiune reglementate Recomandări metodologiceîn domeniul muncii de birou. Aceste recomandări sunt consacrate legal de ordinul Arhivei Federale, care a intrat în vigoare la 23 decembrie 2009.

Aceasta act legislativînregistrează recomandări privind procedura de depunere a documentelor. Acestea trebuie urmate pentru a evita returnarea documentelor executate incorect și refuzul arhivei de a le accepta pentru stocare.

Arhiva internă a fiecărei organizații poate stoca documente pentru o anumită perioadă de timp, după care documentația trebuie transferată pentru păstrare la arhivele statului, sau eliminată dacă legea permite acest lucru.

Perioade de depozitare a arhivelor pentru documentare

Legea reglementează strict perioadele în care documentele trebuie păstrate. Aceste termene depind direct de tipul de documentație:
Registrele de afaceri, evidențele notariale și documentația referitoare la personal trebuie păstrate timp de 75 de ani;
Toate documentele referitoare la procedura de privatizare (transfer de obiecte) se păstrează timp de 75 de ani fond de stat locuințe deținute de o persoană privată);
Documentația de brevet pentru invenții este stocată timp de 20 de ani;
Documentatia legata de construcție capitală;
Documentația aferentă activităților de proiectare este arhivată de 20 de ani;
Diferite tipuri de lucrări și cercetări științifice trebuie păstrate timp de 15 ani;
Toată documentația de arhivă a organizației ale cărei activități sunt legate de agricultură;
Diverse tipuri de documentații legate de activitățile de film și fotografie sunt păstrate în depozit timp de 5 ani;
3 ani – documentare foto și video.

În cazul lichidării sau reorganizării unei întreprinderi, toată documentația care nu are o perioadă de păstrare trebuie transferată spre păstrare la arhivele statului. Sunt supuse transferului și documentele referitoare la personalul întreprinderii.

Dacă organizația este neguvernamentală, atunci în acest caz, Legislația prevede reglementări speciale privind relațiile. Mai precis, se aplică următorul principiu: legea impune cerința încheierii unui acord cu Serviciul Federal de Arhive, dar dacă un astfel de acord este încheiat cu întârziere (din orice motiv), atunci arhiva este obligată să accepte doar acel pachet de documente care are legătură directă cu organizaţiile de personal. Dar soarta documentelor rămase și locul ulterior de păstrare a acestora trebuie decise de către președintele comisiei de lichidare a întreprinderii.

Documente care urmează să fie flash :
În conformitate cu legea, toată documentația care constă din două sau mai multe pagini este supusă firmware-ului. Această regulă se aplică și documentelor statutare. Este important ca documentele care nu sunt supuse transferului pentru stocare în arhivă, desigur, să nu fie cusute.

De ce ați putea avea nevoie să flashați documente?

Principalul factor care influențează necesitatea de a flashiza documentația este că în acest fel se încearcă să protejeze documentele de eventuala îndepărtare sau înlocuire a foilor individuale. De aceea documentele trebuie cusute folosind fire și numerotate. Documentația este apoi sigilată.

Lista documentelor supuse firmware-ului include documente contabile și de personal, precum și registrele de profit ale organizației și alte acorduri deosebit de importante.

Lista suplimentară de documente supuse firmware-ului poate include copii și traduceri care au fost legalizate.
Documentele care au fost pregătite în acest fel sunt mult mai ușor de depozitat și ocupă mult mai puțin spațiu. În plus, legarea cu fire și sigilarea ulterioară vă permite să fiți sigur că documentația are un aspect holistic. Momentan nu au fost inventate metode alternative care să respecte legea.

Cum să depuneți corect documentele și să le trimiteți la arhive

După înregistrarea completă a tuturor documentației necesare pentru a fi depuse la arhivă, etapa finală este depunerea. Pentru a începe depunerea documentelor, este necesar să îndepărtați complet toate obiectele metalice, cum ar fi ace, agrafe și capse. După aceasta, documentele sunt eliminate din folder.

Dacă documentele sunt deja completate corespunzător, la acestea se adaugă o foaie goală, pe care se întocmește o inscripție însoțitoare. În plus, puteți adăuga și foi la începutul teancului de documente care vor fi folosite pentru întocmirea unui inventar intern. O alternativă poate fi formularele de inventar special pregătite.

Câte foi pot fi depuse într-un dosar?

Stabilit legislativ suma maxima foi, care pot fi cusute împreună și apoi reprezintă un singur caz. Astfel, dosarele trebuie completate în așa fel încât numărul total de pagini să nu depășească 250 de bucăți. Este probabil ca de-a lungul anului compania să fi strâns un număr mare de lucrări care trebuie arhivate. În acest caz, ele sunt împărțite în volume separate care conțin până la 250 de coli. În procedura standard, firmware-ul se realizează folosind o copertă rigidă.

Dacă foile au formate diferite, atunci firmware-ul unui astfel de volum trebuie efectuat folosind patru puncte de perforare. Acest lucru vă permite să fixați împreună foile de diferite formate.

La coaserea documentației care are o durată mare de valabilitate, este permisă cusarea foilor împreună cu capacul, adică prin ele.

În cazul documentației care are termen de valabilitate standard, firmware-ul se realizează după cum urmează: firmware-ul începe cu foaia care urmează după legare. După aceasta, deasupra primei foi se pune un distanțier de carton, după care se cusează toată treaba. Distanțierea din carton este folosită pentru a proteja firele de uzura rapidă.

Merită să ne amintim că documentația poate fi stocată pentru totdeauna, așa că ar trebui să controlați limitele firmware-ului. Adică, firele nu ar trebui să interfereze cu textul și ar trebui să fie ușor de citit chiar și după procedura de firmware.

Este posibil să stocați documente direct într-un folder. Dar numai dacă perioada de păstrare a acestei documentații nu depășește 10 ani.
Unele întreprinderi folosesc o mașină specială - un producător de broșuri. Cu toate acestea, această metodă de legare a documentelor este acceptabilă numai pentru stocare internăși nu este acceptabil pentru arhivare.

Următoarea etapă a pregătirii documentelor este numerotarea acestora. Numerotarea este efectuată pentru comoditate atunci când lucrați cu documentația. Acest lucru se face folosind un creion negru sau un numărator special. Numerele paginilor sunt plasate în colțul din dreapta sus al documentului exclusiv pe partea din față. La numerotare, este important să rețineți că numerele paginilor nu trebuie să se suprapună cu textul principal, iar numerotarea nu trebuie făcută folosind creioane colorate sau cerneală.

Pentru a ușura legarea documentelor, puteți utiliza dosare de arhivă, o mașină de găurit sau o mașină de legat.

Un standard separat se aplică la afișarea intermitentă a documentelor legate de activități bancare tranzactii cu numerar. În acest caz, grosimea folderului de documente deja cusut poate ajunge la 10 centimetri.

Lucrări pregătitoare pentru intermiterea documentelor

Înainte de a începe să coaseți, trebuie să aliniați întregul teanc de hârtie. Dacă hârtiile sunt de formate diferite, acestea trebuie să fie așezate astfel încât să fie convenabil să se pună.

După ce instalarea a fost finalizată, este necesar să faceți perforații sau găuri folosind o mașină specială sau un burghiu obișnuit, astfel încât să puteți depune cu ușurință documentele ulterior. Numărul de găuri poate fi de la 2 la 5. Unele mașini specializate pot file imediat firul în găurile pregătite. Dacă găurirea se face folosind un burghiu convențional, ar trebui să vă asigurați că găurile nu se mișcă.

Filetare manuală

Când coaseți manual documente cu ață, veți avea nevoie de un ac și ață. Firmware-ul este instalat prin două orificii. După coasere, capetele firului trebuie legate, pe partea din spate a documentului, apoi o mică fâșie de hârtie este lipită de nodul rezultat.

După aceasta, este necesar să se întocmească o notă de certificare care să cuprindă informații despre numărul de foi depuse și cine a certificat dosarul. Această procedură este efectuată astfel încât sigiliul și inscripția să iasă dincolo de limitele benzii de hârtie lipite.

Apoi paginile trebuie numerotate. După cum arată practica, nu este atât de dificil să depuneți manual documentele, totuși, dacă sunt cusute mai mult de 5 foi, atunci este destul de problematic să le străpungeți cu un ac. În acest caz, puteți folosi un perforator.

Șiretură cu un perforator

După cum am menționat mai devreme, este destul de problematic să străpungeți mai mult de 5 foi împreună, astfel încât să puteți folosi perforatoare sau perforatoare electrice. Cu un astfel de firmware, trebuie să faceți următoarele: plasați 4 găuri pe câmpul documentelor care sunt cusute, asigurându-vă că textul rămâne lizibil și apoi executați dantelă.

acte notariale, contracte, registre de numerar, documentație tip bancar, precum și jurnalele și fișierele personale.

Inscripții însoțitoare la depunerea documentelor

La finalizarea procedurii de cusătură și numerotare a documentelor, este necesar să se întocmească o inscripție de certificare. De regulă, certificarea trebuie să conțină informații despre numărul de pagini legate și caracteristicile documentelor incluse în firmware și apoi atașate la spatele carcasei.

Certificarea trebuie să fie semnată de șeful organizației.

De asemenea, trebuie menționat că inscripția însoțitoare trebuie să conțină semnătura persoanei responsabile și transcrierea acesteia. Apoi este lipit și de carcasă, asigurând un nod de fire ale firmware-ului și certificat cu un sigiliu, care este plasat pe marginea autocolantului și a foii carcasei în sine.

Sperăm că ați înțeles corect cum să depuneți documente la o întreprindere.

Mulți antreprenori, secretare și contabili, în special începătorii, au o întrebare: „Cum să capsăm documentele?” S-ar părea că ce este atât de greu în asta? Cu toate acestea, nu este atât de simplu. Documentele sunt transmise autorităților de reglementare sau arhivate, ceea ce înseamnă că trebuie pregătite în conformitate cu toate regulile și reglementările. Să aruncăm o privire mai atentă la nuanțele acestui subiect.

Munca de birou este un proces complex din punct de vedere al documentelor. Acest lucru este valabil și pentru firmware acte de afaceri. Nu puteți doar să pliați o grămadă de foi și să le coaseți împreună. Foarte des, documentele sunt returnate tocmai pentru că fișierele sunt formatate incorect.

Pentru a înțelege cum să capsați corect documentele în munca de birou, ar trebui să vă familiarizați cu Recomandările metodologice. Au fost aprobate de Rosarkhiv (23 decembrie 2009).

De ce sunt capsate documentele?

Înainte de a ne da seama cum să capsăm documentele corect, să discutăm de ce este de fapt necesar acest lucru. Nu toată lumea știe de ce se face acest lucru. Dar există o mulțime de organizații care acceptă documente doar în formă corectă, executată corespunzător. De exemplu, la depunerea la arhive, la participarea la licitații, la depunerea lucrărilor la fisc etc.

Dorim să menționăm că nu există instrucțiuni clare în acest sens. Totuși există reguli reglementarea procedurii de prelucrare a documentaţiei. Se crede că absolut toate hârtiile trebuie cusute dacă volumul lor este mai mare de o foaie. Acest lucru se aplică și copiilor, de exemplu, documentele statutului persoanelor juridice (sigiliul companiei nu este plasat pe copii). În plus, foile cusute sunt numerotate cu cifre arabe. Sunt plasate în colțul din dreapta sus. Pentru a coase documente, veți avea nevoie de sfoară specială, o punte și un ac. O notă de certificare care conține informații despre numărul de pagini trebuie să fie aplicată pe spatele ultimei foi. Poartă semnătura managerului și sigiliul întreprinderii.

Design coperta

Când pregătiți corect documentele, ar trebui să aveți grijă și de coperta. Cel mai adesea este carton. În plus, poate fi destinat utilizării pe termen lung, să fie standard (format A4) sau non-standard.

Husele sunt realizate din carton gros în cazurile în care inițial este de așteptat depozitarea pe termen lung a hârtiei (mai mult de douăzeci și cinci de ani). O opțiune mai simplă este potrivită și pentru trimiterea la arhiva de stat.

Lista documentelor

Înainte de a coase documentele, trebuie să aranjați totul corect în interiorul fișierului în sine, astfel încât să nu mai fie nevoie să îl brodați în viitor. Poate conține nu un pachet de hârtie, ci mai multe. În acest caz, fiecare set trebuie cusut separat și să conțină informații clare despre numele folderului, data inventarierii, lista tuturor foilor, numele complet. persoana responsabila. Inventarul în sine nu este numerotat.

Cum să numerotați corect foile

Pentru a numerota corect foile, ar trebui să cunoașteți câteva reguli:

Numerele sunt atribuite foilor, dar nu și paginilor. Tine minte asta.
Inventarul nu este numerotat.
Dacă există litere printre hârtii, atunci plicurile sunt numerotate mai întâi, apoi fiecare coală pe rând.
Numerele foilor sunt plasate în colțul din partea de sus (colțul din dreapta sus) folosind un creion simplu. Ei folosesc cifre arabe.
Dacă carcasa conține mai mult de un volum, atunci fiecare dintre ele este numerotat separat.
Dacă în interior există documente cu propria numerotare, atunci acestea trebuie să treacă printr-o numerotare comună.
Foile de formate mari (A2, A3) sunt desfăcute, iar un număr de serie este plasat în colțul de sus. Sunt tivite doar pe o margine.
Dacă foaia conține fragmente complet lipite, atunci are un singur număr, iar în partea de jos ar trebui să scrieți de mână întreaga listă de cecuri și declarații lipite.
Dacă fotografiile și cecurile sunt atașate foii pe o singură față, atunci în acest caz fiecare dintre ele va avea propriul său număr.
Diagramele, desenele și fotografiile sunt de asemenea numerotate.
Schemele și hărțile lipite împreună din mai multe foi au un număr, dar inventarul general indică din câte foi sunt formate.

Există erori de numerotare?

Înainte de a coase documente împreună cu fire, este mai bine să vă asigurați că totul este formatat corect. Verificați în special dacă toate paginile conțin numerele corecte. În cazul unor erori mici (de exemplu, frunze lipsă), numerotarea literelor este permisă, dar numai cu acordul personalului arhivei. Aceasta înseamnă că toate foile rămân fără corecții, iar cele lipsă sunt marcate cu un număr (din foaia anterioară) și o literă.

Dacă se fac greșeli grave, va trebui să reluați complet munca. Acesta este motivul pentru care aveți nevoie de un creion simplu pentru a putea șterge informațiile incorecte. Dar chiar dacă ai folosit un stilou, nu contează. Numerele vechi sunt tăiate cu atenție, iar cele noi sunt scrise lângă ele. În acest caz, se modifică și nota de certificare. Ea, desigur, nu este scoasă din caz. Se introduce pur și simplu unul nou.

Cum să coaseți corect documentele cu ață?

Dacă ați pregătit toate documentele și aveți încredere că toate investițiile sunt corecte, puteți trece la următoarea etapă. Foile sunt cusute numai cu fire speciale (numite și sfoară de bancă) și un ac. Cum să capsați corect documentele în munca de birou? Să aruncăm o privire mai atentă, pas cu pas, la modul în care se face acest lucru.

Carcasa trebuie formatată astfel încât să poată fi citită în viitor. Așadar, pe partea stângă, la o distanță de un centimetru și jumătate de margine, sunt străpunse trei găuri cu o punte, una sub alta. Orificiul din mijloc ar trebui să fie situat exact în mijloc, iar celelalte două ar trebui să fie la trei centimetri de ea.

Dacă problema este mică, atunci este mai convenabil să folosiți un perforator. Și pentru volume mari este mai bine să luați o punte. Foarte des, prima și ultima pagină sunt deteriorate. Prin urmare, este mai bine să luați și să lipiți benzi de carton la locurile de puncție unde va trece sfoara. Este mai bine să pregătiți firul în avans înainte de a coase documentele. Nu-l lungi prea mult, deoarece se poate încurca. Șaptezeci de centimetri ar trebui să fie suficienți pentru tine.

Pentru a simplifica explicația, să numerotăm găurile. Lăsați cel de sus să fie numărul 1, cel central - 2 și cel de jos - 3. Deci, începem să coasem din partea din spate a carcasei, trăgând acul prin orificiul 2 (un capăt al sforii rămâne în spate). al folderului) în partea din față, apoi treceți acul prin orificiul 1, trageți din nou firul în partea opusă. Când capătul liber al sforii și acul sunt în spatele dosarului, atunci prin gaura trei trebuie să vă deplasați din nou în partea din față și apoi din nou în spate prin gaura 2. Iată cum să capsați documente într-o arhivă.

Treaba, după cum se spune, este gata. Hârtiile sunt legate. Acum trebuie să legați sfoara într-un nod (în spate). Nodul trebuie să fie destul de strâns și să se potrivească perfect pe ultima pagină, deoarece va trebui să fie asigurat cu o notă de asigurare plasată pe lipici. Capetele sforii ar trebui să atârne liber de sub hârtia lipită.

Vom certifica documentele cu o semnătură

Se pare că ne-am dat seama cum să capsăm documentele corect. Acum nu mai rămâne decât să certificăm depunerea cu o semnătură. Apropo, așa se numește - asigurare. Se face pe o bucată de hârtie separată și se lipește pe spatele ultimei pagini. Nota trebuie să conțină informații despre numărul de hârtii cusute, indicând caracteristicile (poate că aceasta este prezența certificatelor, fotografiilor, desenelor, desenelor).

Adeverința este semnată direct de director sau adjunctul acestuia, care își indică funcția. Biletul în sine este lipit cu grijă de sfoara cu care am împletit carcasa. Sigiliul companiei este plasat deasupra acestuia. Dar există o avertizare. Amprenta sigiliului trebuie să fie parțial pe notă și parțial pe foaia de document în sine. Aceasta este foarte punct important. Și trebuie amintit.

Ne-am uitat la cum să cusăm documentele pas cu pas. Fotografiile prezentate în articol vor demonstra mai clar procesul.

Există diferențe în pregătirea documentelor pentru fisc?

Nu fără motiv ne dorim Atentie speciala Atenție la pregătirea documentelor pentru biroul fiscal. Cunoașterea nuanțelor și caracteristicilor vă va permite să evitați unele probleme, și anume sâcâiala de la persoanele care controlează. Neglijența în această chestiune poate da naștere la pretenții inutile.

Există multe astfel de cazuri când cazurile sunt returnate, invocând înregistrarea necorespunzătoare. Nu fără motiv, Ministerul de Finanțe al Federației Ruse a dat o clarificare specială (scrisoarea din 29 octombrie 2015 nr. 03-02) cu privire la corectitudinea furnizării documentelor legate, precum și a copiilor lor pe hârtie.

Țin să reamintesc că atunci când efectuează controale, fiscul are dreptul de a solicita copii pe hârtie ale documentelor care trebuie certificate. Ministerul Finanțelor explică că o copie este o copie care reproduce integral originalul. Doar varianta care contine toate detaliile care dau hartie forță juridică. În același timp, departamentul oferă recomandări despre cum să capsați corect documentele și copiile acestora. Chiar și fotocopiile sunt depuse la dosar. Și nu sunt acceptate sub nicio altă formă.

Cum se capsează documentele pentru biroul fiscal?

Se presupune că liantul nu trebuie să fie prea mare, nu mai mult de o sută cincizeci de coli. Foile trebuie numerotate numai cu cifre arabe (solide), incepand cu prima. Toate foile sunt cusute cu două sau patru perforații folosind un fir special. Capetele acestui fir trebuie trase spre spatele ultimei pagini și legate acolo cu un nod puternic.

Sunt oferite recomandări nu numai despre cum să capsați documentele, ci și despre cum să proiectați un autocolant de hârtie pe verso. Ar trebui să acopere site-ul firmware-ului și unitatea în sine. Dimensiunile autocolantului nu depășesc patruzeci până la cincizeci de milimetri. Pe ea este plasată o semnătură de certificare care indică numărul de pagini numerotate. Toate acestea sunt semnate de șeful organizației sau de un alt reprezentant care are această autoritate. Apoi, sigiliul companiei este aplicat astfel încât să acopere atât autocolantul, cât și semnătura cu numele complet. persoana care a certificat documentele.

Departamentul subliniază clar că atunci când se pregătesc dosare, trebuie să se asigure siguranța și integritatea originalelor în sine și a copiilor lor. Documentele legate sunt furnizate biroului fiscal cu o scrisoare de intenție. Indică baza de depunere a lianților, cantitatea acestora și numărul de foi din fiecare dintre ele.

În loc de o postfață

În articolul nostru, am vorbit despre cum să capsăm corect documentele într-o arhivă, pentru biroul fiscal sau pur și simplu pentru munca de birou. Există multe controverse în această chestiune, deoarece nu există un standard unic. Dar dacă nu este dificil să creezi un dosar de ziare și documente pur și simplu pentru stocarea în birou pentru o anumită perioadă de timp, atunci trebuie să tratați legarea și executarea lucrărilor pentru depunerea la autoritățile de reglementare cu toată responsabilitatea pentru a evita problemele. În general, se crede că depunerea este cea mai fiabilă modalitate de stocare a documentelor de afaceri, deoarece acestea sunt mai greu de modificat sau falsificat. Sperăm că informațiile noastre vă vor fi de folos.

După emiterea ordinului de angajare. Pentru asta nu exista formă unificată, așa că dezvoltați-l singur. Faceți o copie a pașaportului angajatului, certificat TIN, asigurare certificat de pensieși din alte documente disponibile, de exemplu, un permis de conducere, un certificat medical.

Prima pagină ar trebui să conțină o listă cu toate documentele care sunt disponibile în momentul angajării și care vor apărea în timpul procesului de muncă, de exemplu, un ordin de concediu, orice acorduri suplimentare la contractul de muncă.

În inventarul intern, indicați în dosarul personal denumirile documentelor, numerele acestora, data întocmirii și numărul foii. Pune semnătura ta, numele compilatorului și data întocmirii. Pentru a simplifica furnizarea de informații, faceți un inventar sub formă de tabel.

După ce toate documentele sunt strânse, aranjați-le în ordine cronologică, apoi numerotați-le, începând cu inventarul (Nr. 1). Apoi, proiectați coperta fișierului dvs. personal. Asigurați-vă că indicați numele organizației în funcție de documentele constitutive, numărul de ordine al dosarului personal și data întocmirii. Lăsați și un câmp care indică data de încheiere a contractului de muncă. De asemenea, după concediere, va trebui să indicați numărul de pagini din dosar.

Nu uitați să indicați titlul cazului - numele complet al angajatului, prenumele și patronimul. De asemenea, puteți scrie poziția angajatului care este angajat. După concediere, dosarul este clasat și arhivat.

Dosarele personale sunt păstrate de către un angajat al personalului sau o altă persoană care își îndeplinește atribuțiile. Accesul la date este limitat. O dată pe an, angajații ar trebui să primească informații despre desfășurarea afacerilor lor; Este mai bine dacă semnează după ce l-au revizuit.

În cursul activităților lor, un angajat contabil sau un antreprenor trebuie să prelucreze multe documente. Fluxul de documente crește direct proporțional cu succesul dezvoltării afacerii. Multe tehnici de lucru sunt cunoscute pe scară largă, dar este puțin probabil ca cineva să le spună oamenilor de afaceri începători toată tehnologia. În acest manual veți învăța cum să tiv documentație ca să nu se încurce și să nu se piardă.

Instrucțiuni

Nu este o idee bună să folosiți fișiere transparente. Este mai bine să tiv documentație folosind un perforator. Desigur, fișierele transparente sunt utile pentru stocarea documentelor care nu pot fi perforate: documentație, care sunt realizate pe forme Gosznak, documentație cu holograme și alte hârtii protejate de contrafacere. Nu este recomandabil să folosiți fișiere pentru alte documente.

Pentru a perfora cu precizie găurile, îl puteți folosi, aliniind fiecare document cu cel anterior. Într-un singur folder documentație va fi aliniat, dar dacă trebuie să mutați un document într-un alt folder, există o probabilitate mare ca acesta să iasă dincolo de stivă.

Cel mai bun mod Lianții sunt de utilizare limitată. Apoi, pentru fiecare document, găurile vor fi amplasate în același loc. Documentele cusute în acest fel vor avea cel mai frumos aspect și nu va fi nevoie de găuri suplimentare în ele.

Capsatoarele sau agrafele de hârtie sunt adesea folosite pentru a conecta documente. Adevărat, au un dezavantaj: un teanc de documente prinse cu capse sau agrafe de hârtie are o umflătură la punctele de prindere, ceea ce face dificilă manipularea hârtiei. Este mai bine să asociați un document cu mai multe pagini cu o picătură de adeziv PVA. În cele mai multe cazuri, este nevoie de mai puțin, iar teancul de documente nu are îngroșări.

Dacă documentul are dimensiuni mai mici decât o foaie standard, atunci trebuie mai întâi lipit pe o foaie standard, după care poate fi combinat cu restul documentelor.

Documentația în unele companii este stocată de zeci de ani. Pentru a preveni încrețirea sau pierderea hârtiilor importante, acestea ar trebui să fie arhivate în mape din carton dur sau plastic. Pentru identificare, acordați fiecărui contract un număr separat.

Instrucțiuni

Pentru a fi ușor să găsiți ceea ce aveți nevoie, începeți o carte. Atribuiți un număr și introduceți-l în acest jurnal. Pe lângă număr, introduceți data încheierii contractului. Înregistrarea jurnalului ar trebui să arate astfel: 1. Acordul nr. 123TP din 22 februarie 2011. Notele pot indica esența acordului atunci când este cerut de stilul corporativ al documentației.

Dacă firma are mai multe persoane juridice, creați un registru de contabilitate contractual pentru fiecare. Utilizați simboluri convenționale în notații. De exemplu, notați contractele OJSC „Masha and the Bears” ca 123MM. A valori mobiliare de la SA „Trei purceluși” marca 123TP. Atribuiți numere pentru a evita confuzia.

Înainte de a pune documentul într-un dosar, scoateți cu grijă agrafa care îl ține. Luați un perforator și faceți găuri noi. Puneți documentul într-un dosar și fixați-l cu legături speciale. Separați un acord de altul cu o coală A4 goală.

Puteți depune contracte în alt mod. Pentru a face acest lucru, veți avea nevoie de fișiere transparente. Atașați fiecare document la un fișier separat și asigurați-l într-un folder.

Nu stocați prea multe contracte într-un singur folder - acestea se pot încreți. Dosarul trebuie să fie ușor de închis, iar foile individuale nu trebuie să iasă în afară.

Nu este nevoie să ții mereu la îndemână dosare cu acorduri de acum trei ani. Pune-le în cutii de carton, semnează anul și entitate, pentru care s-au întocmit acte. Trimite cutiile la depozit. Alegeți un loc uscat pentru depozitare. Umiditatea este dăunătoare hârtiei.

Dosarele personale ale tuturor angajaților demiși și pensionari trebuie trimise la arhivă pentru păstrare (Articolul nr. 17). Lege federala Nr. 125-F3). Un angajat al departamentului de resurse umane este obligat să pregătească dosare cu documente și să le predea unui angajat autorizat Arhiva din mână în mână.