Każda organizacja sama decyduje o tym, jak prowadzić i prowadzić ewidencję księgową, najważniejsze jest to, że nie jest to sprzeczne z normami obowiązującego prawodawstwa. Jednak większość księgowych słusznie uważa, że ​​najwygodniejszy jest system zamawiania magazynów. W tym artykule dowiesz się o jego funkcjach i niuansach.

Formularz zamówienia czasopisma rachunkowość jest podstawą większości oprogramowanie księgowe, a także jest szczególnie polecany dla małych firm, które prowadzą uproszczoną księgowość. Wynika to z dostępności takiego systemu, a jednocześnie z ustrukturyzowanej i usystematyzowanej formy rejestrów, które są w nim wykorzystywane. Aby rozpocząć stosowanie logów zamówień firmy, konieczne jest zarejestrowanie jej wniosku w: polityka rachunkowości i kierować się zaleceniami Ministerstwa Finansów Rosji, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie rachunkowości w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonym rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. Nr 34n (zmienionym w marcu 29, 2017). Instrukcje dotyczące formowania i napełniania magazynów porządkowych podało ministerstwo pismem z dnia 24.07.1992 nr 59. Od tego czasu zasada korzystania z tych rejestrów pozostaje praktycznie niezmieniona. Rozważmy je bardziej szczegółowo.

Charakterystyka formy rozliczania dziennika-zlecenia

Ewidencje, z których księgowy korzysta do księgowania kont w tym systemie, to dzienniki zamówień, od których pochodzi nazwa. Każdy taki dziennik jest prowadzony na transakcjach kredytowych na rachunkach, a dane transakcji debetowych znajdują odzwierciedlenie w specjalnych wyciągach dodatkowych. Struktura dzienników zamówień opiera się na znaku połączenia rachunkowości syntetycznej i analitycznej w tych samych rejestrach. Jest to wygodne, ponieważ nawet osoba, która nie jest zbyt zaznajomiona z rachunkowością, po otwarciu dokumentu zobaczy nie tylko rzędy liczb, ale będzie w stanie zrozumieć, co dokładnie oznaczają. Przecież na przykład wyciąg z rachunków. 10 „Materiałów” będzie odzwierciedlać ruch dla każdego tytułu lub grupy. W związku z tym same dzienniki zamówień zawierają nie tylko samo konto, ale także wszystkie jego subkonta, a także analizy na nich zapisane na podstawie danych z dokumentów pierwotnych.

Zasady systemu zamówień czasopism

Główne zasady tego powszechnego systemu księgowego to:

• prowadzenie księgowości i księgowania w ewidencji działalności gospodarczej spółki w kontekście wskaźników niezbędnych do monitorowania i sporządzania raportów okresowych i rocznych;
• stosowanie dzienników zamówień łączonych dla kont powiązanych cechami ekonomicznymi;
• stosowanie w rejestrach (dziennikach zamówień) określonej wcześniej korespondencji księgowej i nomenklatury analitycznych artykułów księgowych;
• prowadzenie dzienników zamówień według miesiąca;
• łączenie danych syntetycznych i analitycznych w jednym zamówieniu czasopisma;
• rejestracja transakcji tylko na kredyt w korespondencji z rachunkami obciążanymi.

W praktyce wygląda to tak: księgowy zakłada na miesiąc specjalne dokumenty rejestrowe, które mają formę i formę zapisaną w polityce rachunkowości firmy. Nie ma jednej zatwierdzonej formy dzienników zamówień, ponieważ to, co dokładnie należy w nich wskazać, zależy od indywidualnych cech każdej organizacji. Następnie każda operacja jest do nich wprowadzana i natychmiast dystrybuowana na odpowiednie subkonta, wskazując deszyfrowanie, czyli analityków. Jeśli jest tylko jedna transakcja na miesiąc, możesz prowadzić jeden dziennik przez cały rok. Pamiętaj, aby przestrzegać kolejności chronologicznej dystrybucji danych.

Po zakończeniu miesiąca obroty i salda dla odpowiedniego konta są wyświetlane bezpośrednio w kolejności dziennika, które są przenoszone do księgi głównej, a także do bilansu. Programy księgowe dokonują takich księgowań automatycznie na podstawie wprowadzonych danych pierwotnych.

Przykład formy księgowania zlecenia dziennikarskiego

Wiemy już, że podstawą konstrukcji dzienników zamówień jest atrybut uznania na kontach. Dlatego jak obrazowy przykład rozważymy numer zamówienia czasopisma 2 na koncie. 51 „Rachunki rozliczeniowe organizacji”. Ten przykład wyraźnie pokazuje, że konto to odpowiada wielu innym, co oznacza, że ​​wymaga dodatkowej rejestracji transakcji. Standardowy formularz zlecenia dziennika wypełnianego w miesiącu będzie wyglądał mniej więcej tak:

System zarządzania czasopismami-zamówieniami księgowość pozwala rozdzielić jedną przelewaną kwotę na kilka rachunków jednocześnie, a także zobaczyć obroty dla każdego z nich. W powyższym przykładzie VESNA LLC dokonała następujących przelewów bezgotówkowych:

• zwrócił kupującemu zaliczkę z powodu niemożności zrealizowania dostawy w ramach umowy sprzedaży (Дт 62 Кт 51 320 000 rubli);
• zapłacił dostawcy zaliczkę za towar (Dt 60 Kt 51 85 000 rubli);
• otrzymana gotówka za zaliczkę wynagrodzenie pracownicy firmy (Dt 50 Kt 51 245 000 rubli);
• wysłał kupującemu karę za naruszenie zobowiązań umownych (Дт 76 Кт 51 12 400 rubli);
• otrzymane środki pieniężne na wypłaty wynagrodzeń (Dt 50 T 51 211 300 rubli);
• zapłacony podatek dochodowy od osób fizycznych (Dt 68 Kt 51 63 700 rubli) oraz Składki ubezpieczeniowe(Dt 69 Kt 51 156 800 rubli).

Wszystkie transakcje, a także obroty za miesiąc są od razu widoczne w dzienniku-zleceniu nr 2. Należy pamiętać, że wszystkie formy dziennika-zamówienia, w tym nr 2 na koncie kredytowym. 51, kierownik organizacji zatwierdza swoim poleceniem jako wniosek do polityki rachunkowości.

Dziennik-zlecenie nr 1 i zestawienie nr 1 są przeznaczone do rozliczania transakcji gotówkowych odzwierciedlonych na koncie 50 „Kasjer”. Zapisy w tym dzienniku-zleceniu i wyciągu dokonywane są w sumie na dany dzień na podstawie raportów kasjera, potwierdzonych załączonymi do nich dokumentami. Przy nieznacznej liczbie dokumentów gotówkowych dozwolone jest rejestrowanie transakcji w rejestrach nie codziennie, ale ogólnie przez 3-5 dni, według kilku raportów kasjera. W tym przypadku kolumna „Data” wskazuje liczby początkowe i końcowe, dla których dokonywane są wpisy, na przykład: 1-3, 15-17.

Sumy na dzień (kilka dni) dla rachunków korespondencyjnych są ustalane przez obliczenie kwot jednorodnych transakcji odzwierciedlonych w raporcie kasowym lub dołączonych do niego dokumentach, zgodnie z korespondencją księgową wcześniej zapisaną w raporcie kasjera lub na dokumentach.

Saldo gotówkowe jest wykazywane na wyciągu tylko na początku i na końcu miesiąca. Do celów kontrolnych i operacyjnych przez cały miesiąc wykorzystywane są dane o stanie środków wykazanych w raportach kasjera.

Przyjmowanie i wydawanie środków, rejestracja pokwitowań i dokumenty wydatkowe, prowadzenie księgi kasowej, sporządzanie raportu z transakcji gotówkowych odbywa się zgodnie z wymogami Procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonej pismem Banku Rosji z dnia 4 października 1993 r. Nr 18 ( z poprawkami z dnia 26 lutego 1996 r.).

Formy pierwotnych dokumentów gotówkowych zostały zatwierdzone uchwałą Goskomstat Rosji z dnia 18 sierpnia 1998 r. Nr 88 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form pierwotnej dokumentacji księgowej do rejestrowania transakcji gotówkowych i rejestrowania wyników inwentaryzacji” (zmienionej uchwałami Goskomstatu Rosji z dnia 27 marca 2000 r. Nr 26 i z dnia 3 maja 2000 r. Nr 36).

Numer porządkowy czasopisma 2

Dziennik-zlecenie nr 2 i wyciąg nr 2 przeznaczone są do księgowania transakcji odzwierciedlonych na rachunkach 51 „Rachunki rozliczeniowe”, 52 „Rachunki walutowe”. Zapisy w tym dzienniku-zleceniu i wyciągu są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych dla rachunku bieżącego (walutowego) oraz załączonych do nich dokumentów na odpowiednich rachunkach z sumami dla jednego lub kilku wyciągów banku. Jeśli rekordy są dokonywane jako sumy dla kilku wyciągów, daty rozpoczęcia i zakończenia tych wyciągów należy podać w kolumnie „Data”.

Kwoty, które mają być odzwierciedlone w zamówieniu dziennika i zestawieniu niezbędnych sum, są grupowane poprzez obliczenie odpowiednich danych w wyciągach lub załączonych do nich dokumentach zgodnie z podaną w nich korespondencją księgową. Korespondencja rachunków jest wskazana zarówno na wyciągach bankowych, jak i na dokumentach.

Saldo środków na rachunkach rozliczeniowych (walutowych) w banku jest wykazywane na wyciągu tylko na początku i na końcu miesiąca. Do celów operacyjnych w ciągu miesiąca wykorzystywane są dane o stanie środków wykazanych na wyciągach bankowych.

Numer porządkowy czasopisma 3

Zlecenie dziennika nr 3 jest przeznaczone do księgowania transakcji odzwierciedlonych w uznaniu rachunków 55 „Rachunki specjalne w bankach” (dla subkont 55-1 „Akredytywy”; 55-2 „Księgi czekowe”; 55-3 „ Rachunki depozytowe” itp.), 57 „Przelewy w tranzycie” i 58” Inwestycje finansowe"(Dla subkont 58-1" Akcje i udziały ", 58-2" Dłużne papiery wartościowe ", 58-3 " Pożyczki udzielone ", 58-4 " Lokaty na podstawie umowy prostej spółki ", itp.), w tym dzienniku -zlecenie księgowość analityczna prowadzona jest również na rachunkach 55 "Rachunki specjalne w bankach", 57 "Przelewy w tranzycie" i 58 "Inwestycje finansowe".

Dane wymagane do księgowości analitycznej dla konta 55 zawarte są bezpośrednio na wyciągach bankowych dla tego konta.

Ewidencja operacji w dzienniku zleceń dla konta 55 dokonywana jest na podstawie wyciągów słoik(odpowiednie dokumenty) w kontekście odpowiednich rachunków według sumy na operacje jednorodne.

Obroty na uznaniu rachunków 55, 57 i 58, z wyjątkiem kwot odzwierciedlonych w korespondencji z debetem na rachunkach 50 „Kasjer”, 51 „Rachunki rozliczeniowe”, 52 „Rachunki walutowe”, są wpisywane do dziennika-zlecenie nr 3 zgodnie z podstawowymi dokumentami. Kwoty przypisane do obciążenia rachunków 50, 51, 52 są odzwierciedlone w sumach za miesiąc na podstawie odpowiednich danych wyciągów nr 1 i nr 2.

Rachunkowość analityczna na subkoncie 55-1 „Akredytywy” jest prowadzona dla każdej akredytywy wydanej przez organizację.

Rachunkowość analityczna na subkoncie 55-2 „Księgi czekowe” jest prowadzona dla każdej otrzymanej książeczki czekowej.

Dla każdej lokaty prowadzona jest rachunkowość analityczna na subkoncie 55-3 „Rachunki lokat”.

Podstawą do uwzględnienia kwot na koncie 57 „Przelewy w tranzycie” (np. po dostarczeniu wpływów ze sprzedaży) są pokwitowania z instytucji kredytowej, kasy oszczędnościowej, poczty, kopie załączonych wyciągów do dostarczanie wpływów do kolekcjonerów itp.

Przepływ środków (przelewów) w walutach obcych rozliczany jest na koncie 57 oddzielnie.

Rachunkowość analityczna na koncie 58 „Inwestycje finansowe” prowadzona jest według rodzajów inwestycji finansowych i obiektów, w których dokonano tych inwestycji (organizacje – sprzedawcy papierów wartościowych; inne organizacje, których uczestnikiem jest organizacja;

organizacje pożyczające itp.). Konstrukcja rachunkowości analitycznej powinna zapewniać możliwość pozyskiwania danych o aktywach krótkoterminowych i długoterminowych.

WYKŁAD nr 11. Formy rachunkowości

Rachunkowość pełni funkcje informacyjne i kontrolne. Zapewnia informacje o dostępności i stanie fundusze gospodarstw domowych niezbędne do realizacji handlu, zakupów, działalności produkcyjnej organizacji i przedsiębiorstw współpracy konsumenckiej; o wartości kosztów dystrybucji i produkcji; o realizacji zadań dla przedmiotu obrotu towarowego, produkcji towarów, usług i robót.

Funkcja kontrolna rachunkowości przejawia się w realizacji wstępnej i bieżącej kontroli nad efektywnym wykorzystaniem środków materialnych, pracy i środków finansowych, nad bezpieczeństwem mienia spółdzielni. Dlatego do rachunkowości potrzebne są określone formularze zapisane w przepisach.

Formę księgowania określają następujące cechy: liczba, struktura i wygląd rejestrów księgowych, kolejność komunikacji między dokumentami i rejestrami, a także między samymi rejestrami oraz sposób ich zapisu, czyli wykorzystanie określonych środków technicznych.

W związku z tym formę księgowości należy rozumieć jako zbiór różnych rejestrów księgowych z: ustalony porządek i sposób pisania do nich.

System rejestracji orderów pamięci pojawił się na przełomie lat 20. i 30. XX wieku. w wyniku kreatywnego przepracowania nowej włoskiej formy księgowości. Formę tę zaczęto stosować we wszystkich przedsiębiorstwach i organizacjach kraju, zwłaszcza w okresie Wielkiej Wojny Ojczyźnianej iw okresie powojennym, kiedy w prowadzenie ewidencji zaangażowane były setki tysięcy osób, które nie miały wystarczającego doświadczenia i specjalnego przeszkolenia.

Pozytywne cechy mają dość prostą strukturę. Zamiast wielu ksiąg syntetycznych używana jest jedna księga - Księga Główna. Otwiera się co miesiąc.

Tak więc prosty system księgowania nakazów pamięci jest formą księgowości, w której sporządzane są odrębne nakazy pamięci (księgowania) dla wszystkich transakcji finansowych i biznesowych. Przypomnij sobie, że nakaz pamięci lub ogłoszenie jest księgowość transakcja biznesowa z wyświetlaniem jej kwoty na rachunkach.

Sporządzanie nakazów pamiątkowych

Nakaz pamięci nr 1

Nakaz pamięci nr 2

Nakazy pamięci sporządzane są dla wszystkich transakcji finansowych i gospodarczych za: okres sprawozdawczy... Następnie wszystkie rozkazy memoriałowe księgowane są w dwóch arkuszach kontrolnych (tzw. „kontrolnych”) dla odpowiednich rachunków: debetowego i kredytowego.

Po wypełnieniu list kontrolnych sporządzane jest saldo obrotów, w którym wprowadzane są salda dla wszystkich kont na początek okresu sprawozdawczego, obroty za okres sprawozdawczy (z „kontroli”) oraz saldo na koniec okresu sprawozdawczego. wyświetlany jest okres.

Salda uzyskane w saldzie obrotowym na koniec okresu sprawozdawczego są wprowadzane do bilansu w określonej formie.

Wyniki obrotów w dzienniku rejestracyjnym muszą odpowiadać wynikom obrotów na rachunkach debetowych i kredytowych na rachunkach syntetycznych. Sprawdza to, czy faktury są księgowane prawidłowo. Księgowania z nakazów pamięci na konta Księgi Głównej, która jest syntetyczną księgą systematyczną.

Księga główna odzwierciedla obroty tylko dla kont syntetycznych, saldo nie jest wyświetlane.

Korzyści z formularza nakazu pamięci: technika ewidencji jest prosta, kompletność księgowania operacji gospodarczych jest zapewniona poprzez uzgodnienie danych księgowości syntetycznej i analitycznej, sporządzenie dziennika ewidencyjnego i wykazu kont syntetycznych.

Wady formularza nakazu pamięci:

1) wielokrotne zapisy tej samej kwoty w księgach rachunkowych, wzrasta nakład pracy, a co za tym idzie prawdopodobieństwo popełnienia błędów;

2) zacofanie i otwartość rachunkowości analitycznej od syntetycznej;

3) przystosowanie do pracy fizycznej i środków mechanizacji na małą skalę.

Zamów dzienniki- rejestry księgowe do chronologicznej rejestracji transakcji gospodarczych, księgowość syntetyczna i w niektórych przypadkach analityczna. Zapisy w nich są dokonywane jako otrzymane dokumenty pierwotne lub miesięczne sumy z zestawień zbiorczych. Rejestracja odbywa się na zasadzie kredytu, czyli na uznaniu tego konta w korespondencji z rachunkami obciążanymi. Osiąga się to dzięki zastosowaniu szachownicy magazynów zamówień. W takim przypadku kwota transakcji biznesowej jest rejestrowana tylko raz, ale pokazywane są zarówno rachunki obciążone, jak i uznane.

Dla wygody zapisów w dziennikach zamówień zapewniona jest typowa korespondencja kont. Każde zlecenie czasopisma jest prowadzone na jednym koncie lub na kilku kontach o podobnej treści.

Dziennik zamówień otwierany jest przez miesiąc. Każdy z nich odzwierciedla obrót kredytowy poszczególnych rachunków. Obrót debetowy tego konta zostanie odzwierciedlony w innych arkuszach zamówień.

Rachunki pomocnicze (skumulowane) stosuje się, gdy niezbędne dane trudno jest odzwierciedlić bezpośrednio w dziennikach zamówień. W takim przypadku na podstawie dokumentów pierwotnych wskaźniki są gromadzone w wyciągach i grupowane według kont przeciwstawnych, artykułów rachunkowości analitycznej. Sumy z list są przenoszone do odpowiednich dzienników zamówień.

Na koniec miesiąca sumy dzienników zamówień przekazywane są do Księgi Głównej, która otwierana jest na rok i ma na celu podsumowanie danych bieżącej księgowości oraz weryfikację zapisów dla poszczególnych kont.

Sami księgowi mogą dokonywać odpowiednich zmian, uzupełnień, uproszczeń do podanych formularzy, uwzględniając specyfikę ich produkcji w przedsiębiorstwie, o ile nie narusza to samej struktury dziennika-zlecenia formy księgowania.

główna książka

Obroty kredytowe dla rachunków z podziałem na rachunki obciążane są co miesiąc przekazywane do księgi głównej. Ponadto sumy z obciążenia rachunków są przenoszone do księgi głównej. Po przeniesieniu odpowiednich kwot do księgi głównej sprawdzane jest, czy suma wszystkich obrotów z obciążenia rachunków jest równa sumie wszystkich obrotów z uznania rachunków. Jeśli nie ma takiej równości, należy szukać błędu w obliczaniu obrotów lub przenoszeniu (rejestrowaniu) kwot z arkuszy zamówień.

Po odpowiednim sprawdzeniu wyświetlane są salda debetowe i kredytowe rachunków. Należy pamiętać, że aktywne rachunki rachunku określonych środków) posiadają saldo debetowe, które ustala się sumując saldo debetowe na początku miesiąca oraz obroty debetowe na rachunku pomniejszone o obroty kredytowe na rachunku. Konta pasywne (konta źródłowe) posiadają saldo kredytowe, które ustala się sumując saldo kredytu na początku miesiąca oraz obrót kredytowy pomniejszony o miesięczny obrót debetowy na rachunku.

Ponadto konieczne jest sprawdzenie, czy kwota salda wszystkich rachunków na koniec miesiąca obciążanego jest równa kwocie salda pożyczki. W przypadku zaobserwowania takiej równości wskazane kwoty salda na rachunkach debetowych lub kredytowych (w przypadku rachunków aktywno-pasywnych zarówno dla debetu, jak i kredytu) są przenoszone do bilansu przedsiębiorstwa.

Księga główna jest otwarta na 1 rok. Jeden wiersz w księdze głównej musi odpowiadać jednemu miesiącowi. Jedno konto w Księdze Głównej ma przypisaną 1 rozkładówkę arkusza, a jeśli to nie wystarczy - 2-3 rozkładówki.

Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej opracowało „Wykaz standardowych rejestrów ujednoliconego formularza zamówienia czasopism” (załącznik 2 do pisma Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 24 lipca 1992 r. Nr 59), który reguluje pracę księgową przedsiębiorstw przy użyciu formy dziennika-zlecenia księgowości.

Forma księgowania w formie dziennika jest racjonalną formą księgowości opartą na wykorzystaniu rejestrów akumulacyjnych i schematu ewidencji szachownicy.

Arkusze, sprawozdania produkcyjne i finansowe, arkusze odpisów, tablice rozwojowe - ewidencje pomocnicze. Z reguły stosuje się je, gdy w czasopismach zamówień nie ma wskaźników analitycznych. W takich przypadkach przeprowadza się w nich grupowanie tych podstawowych dokumentów.

Miesięczne sumy każdego zlecenia dziennika pokazują całkowitą kwotę obrotu kredytowego rachunku, którego transakcje są rejestrowane w tym dzienniku, oraz kwotę obrotu debetowego każdego odpowiedniego rachunku.

W rachunkowości księgowej i magazynowej rachunkowość analityczna jest oddzielona od rachunkowości syntetycznej. Zwykle w przypadku większości kont zestawienia obrotów dla kont analitycznych są kompilowane po skompilowaniu księgi głównej, a często po zaraportowaniu. W praktyce prowadzi to do tego, że dane sprawozdawcze (bilanse) nie zawsze odzwierciedlają faktyczną dostępność aktywów gospodarczych organizacji i przedsiębiorstw.

W przypadku księgowania na zlecenie dziennika nie może być opóźnienia między księgowością analityczną a księgowością syntetyczną. Wynika to z faktu, że w wielu dziennikach zamówień rachunkowość syntetyczna jest połączona z księgowością analityczną, na przykład dla kont 66 „Rozliczenia dla pożyczki krótkoterminowe i pożyczki ”,„ Zyski i straty ”, itp. sprawozdania księgowe bez dodatkowych próbek i grupowań.

Niezależna rachunkowość analityczna (na kartach lub księgach) jest prowadzona przy tej formie rozliczania tylko dla tych rachunków syntetycznych, w trakcie których otwierana jest duża liczba kont analitycznych, na przykład do rozliczania materiałów, środków trwałych, produktów gotowych itp.

Szereg dzienników nakazów zastępuje skonsolidowane księgi grupowe kont analitycznych, z których sporządzono dwa lub trzy nakazy pamiątkowe. Zgodnie z księgami K-2, K-3, K-4, K-5, przy księgowości księgowo-magazynowej, na każde subkonto 41 „Towary” sporządzono trzy nakazy pamiątkowe. Obecność czterech rejestrów na koncie 41 „Towary”, które niewiele różnią się od siebie treścią, nie upraszcza księgowości, ale wręcz ją komplikuje, powoduje zamieszanie w ich stosowaniu. Zamiast wskazanych ksiąg dla wszystkich subkont podane jest jedno ujednolicone zamówienie czasopisma.

Wszystkie raporty dotyczące ruchu towarów i kontenerów, raporty towar-pieniądze itp. w kontekście subkont są gromadzone w jednym rejestrze, w którym odzwierciedlane są obroty hurtowe, detaliczne, w tym małe obroty hurtowe, a także obroty produktowe własna produkcja, obrót zamówieniami, podano osobne kolumny. Na podstawie obrotów kredytowych na koncie nr 41 „Towary”, odzwierciedlonych w zleceniu dziennika, dokonuje się zapisów w Księdze Głównej.

Po ich zakończeniu i udokumentowaniu transakcje biznesowe są rejestrowane w dziennikach zamówień. Wpis do dziennika systematycznego to także wpis chronologiczny. Prowadzenie specjalnych rejestrów chronologicznych przy tej formie rachunkowości nie ma sensu.

Ponieważ wszystkie wskaźniki są rejestrowane w dziennikach w kontekście odpowiednich rachunków, nakazy pamięci nie są sporządzane.

W celu weryfikacji poprawności zapisów w dziennikach zamówień suma na koncie jest obliczana i rejestrowana w dzienniku bezpośrednio z dokumentów. Otrzymana suma jest porównywana z sumami kont obciążonych wyświetlanymi w oddzielnych kolumnach dziennika.

Arkusze obrotów są zestawiane tylko dla tych rachunków, na których rachunkowość analityczna jest prowadzona niezależnie. Sumy miesięczne dzienników zamówień są rejestrowane w księdze głównej.

Obrót kredytowy jest przenoszony do księgi głównej z odpowiedniego arkusza, a obroty debetowe są wprowadzane do księgi z różnych arkuszy zamówień dla odpowiednich kont. Księga główna i arkusze zamówień uzupełniają się nawzajem: arkusze zamówień zapewniają odszyfrowanie obrotu kredytowego każdego konta syntetycznego, a księga główna zapewnia dekodowanie obrotu debetowego tego samego konta. Saldo na początek kolejnego miesiąca jest wyświetlane po weryfikacji i zapisywane w odpowiedniej kolumnie księgi głównej.

Aby sprawdzić poprawność zapisów w księdze głównej, dla wszystkich kont obliczane są kwoty obrotów i salda. Sumy obrotów debetowych i kredytowych oraz salda debetowe i kredytowe muszą być równe.

Według Księgi Głównej sporządzane są do nich dzienniki zamówień i zestawienia pomocnicze, bilans i inne formy sprawozdawczości.

Korzystanie z formy księgowania zlecenia dziennika może znacznie zmniejszyć złożoność księgowości. Osiąga się to poprzez połączenie rachunkowości syntetycznej i analitycznej, ewidencji systematycznej i chronologicznej w jednym rejestrze, skreślenie wielu rejestrów (nakazy pamięci, dziennik ewidencyjny, arkusz obrotu dla kont syntetycznych, szereg arkuszy obrotu dla kont analitycznych).

Doświadczenia korzystania z dziennika-zlecenia księgowości w przemyśle, kompleksie rolno-przemysłowym, przedsiębiorstwach Ministerstwa Handlu wykazały, że pracownicy księgowi, którzy systematycznie gromadzą dane dokumentów pierwotnych w rejestrach, opracowali harmonogram przepływu pracy w odniesieniu do zasad ta forma, osiągnięty rytm pracy aparatu, skróciła okres sprawozdawczy, wyeliminowała zaległości rachunkowości analitycznej z syntetycznej, a także zwiększyła wiarygodność wskaźników księgowych i sprawozdawczych.

Jednym z głównych wymagań księgowych, wynikającym z zasad księgowania dziennika-zlecenia, jest terminowe przyjmowanie i przetwarzanie danych z dokumentów pierwotnych przez pracowników księgowości, co jest możliwe przy ustalaniu prawidłowego obiegu dokumentów. Jeżeli dokumenty trafiają do księgowości nieregularnie, to rejestry są kompilowane z opóźnieniem, co neguje funkcje kontrolne tej formy księgowości.

Niezbędne jest sporządzenie harmonogramu przepływu pracy, biorąc pod uwagę, że wszystkie zamówienia magazynów, wyciągów, stenogramów są prowadzone systematycznie, począwszy od pierwszego dnia miesiąca.

Dział księgowy organizacji, przedsiębiorstwo współpracy konsumenckiej może składać się z wielu działów, działów, podsekcji lub grup. Jego struktura zależy od objętości i treści prac księgowych. W przypadku księgowania w formie dziennika-zlecenia bardzo ważne jest prawidłowe rozłożenie odpowiedzialności i nakładu pracy pomiędzy księgowych, z uwzględnieniem ich równomiernego zatrudnienia przez cały miesiąc.

Wady księgowania w formie dziennika-zlecenia obejmują złożoność i nieporęczność tworzenia dzienników zleceń, skoncentrowanych na ręcznym wypełnianiu danych i komplikowaniu mechanizacji księgowości.

Kompilacja księgi głównej

Przed dokonaniem wpisów w księdze głównej wykonaj wzajemne pojednanie rejestry księgowe, eliminują błędy i niespójności. Uzgadniają również wszystkie rejestry księgowe. Wzajemne powiązanie rejestrów księgowych przedstawiono w Instrukcji korzystania z formularza księgowania dziennika-zlecenia w przedsiębiorstwie.

Korekta błędów w rejestrach stwierdzonych przed zsumowaniem wyników dokonywana jest w sposób korygujący (niewłaściwa kwota jest przekreślana, a poprawna podpisana). Korekty podlegają negocjacjom. Błędy stwierdzone po zsumowaniu sum rejestrów przed zapisaniem ich w księdze głównej są również korygowane metodą korekty.

Wykryte błędy po zarejestrowaniu w Księdze Głównej dzienników zamówień sporządzane są ze specjalnie przygotowanym wyciągiem księgowym, którego dane są zapisywane w odpowiednim rejestrze kolejnego miesiąca.

Po naprawieniu ewentualnych błędów w dziennikach zamówień przystępują do kompilacji Księgi Głównej.

Księga główna służy do podsumowywania bieżących danych księgowych, sprawdzania poprawności zapisów dokonanych na kontach bilansowych oraz zestawienia salda sprawozdawczego. Księga główna jest otwarta przez cały rok.

Ewidencja tych arkuszy zamówień w księdze głównej powinna zaczynać się od obrotu kredytowego, to znaczy najpierw suma obrotów kredytowych arkusza zamówień jest przenoszona do kolumny „Obrót kredytowy” w księdze głównej. Sumy te są deponowane w komputerze lub rachunkach sprawozdawczych, a ponieważ poszczególne kwoty są rejestrowane w debecie odpowiednich kont odpowiadających uznaniu rachunku odzwierciedlonego w dzienniku zamówień, są one stopniowo usuwane.

Pozwala to kontrolować poprawność zapisów na kontach w księdze głównej, ponieważ kwota odzwierciedlona w uznaniu jednego konta musi koniecznie odpowiadać kwotom odzwierciedlonym w obciążeniu odpowiednich kont.

Po zakończeniu zapisów w księdze głównej obliczane są sumy dla obciążenia każdego konta bilansowego. Obroty debetowe są porównywane z obrotem kredytowym, to znaczy suma obrotów debetowych na rachunkach powinna być równa kwotom obrotów kredytowych.

Jeżeli obroty nie zgadzają się, obroty kredytowe są obliczane dla wszystkich arkuszy zamówień, a jeśli pokrywają się z kwotą obrotów na uznaniu kont odzwierciedlonych w Księdze Głównej, to popełniono błąd podczas dokonywania zapisów w debecie rachunki.

Po uzgodnieniu obrotów z tytułu obciążenia i uznania rachunków saldo jest wyświetlane na koniec miesiąca. Obroty otrzymane w księdze głównej z tytułu obciążenia i uznania rachunków oraz salda pochodzące z tych rachunków stanowią saldo obrotów.

Zgodnie ze Standardowymi Zaleceniami Organizacji Rachunkowości Małych Przedsiębiorstw, zatwierdzonymi rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 21 grudnia. 1998 nr 64n) małe przedsiębiorstwo samodzielnie wybiera formę rachunkowości spośród zatwierdzonych przez właściwe organy, kierując się potrzebami i skalą jego produkcji i zarządzania, liczbą pracowników.

Tak więc małym przedsiębiorstwom zajmującym się materialną sferą produkcji zaleca się korzystanie z rejestrów przewidzianych w formie dziennika-zamówienia. Małe przedsiębiorstwa prowadzące działalność handlową i inną działalność pośredniczącą mogą korzystać z rejestrów z uproszczonej formy księgowości, w razie potrzeby wykorzystując odrębne rejestry do ewidencjonowania określonych wartości przeważających w ich działalności (inwentaryzacje, aktywa finansowe itp.), z jednego formularza księgowego zlecenia dziennika.

Jednocześnie mały biznes może samodzielnie dostosować stosowane ewidencje księgowe do specyfiki swojej pracy, z zastrzeżeniem:

1) jednolitą podstawę metodologiczną rachunkowości, obejmującą rachunkowość opartą na zasadach memoriału i podwójne wejście;

2) związek między analitycznymi i syntetycznymi danymi księgowymi;

3) pełne odzwierciedlenie wszystkich operacji gospodarczych w księgach rachunkowych na podstawie pierwotnych dokumentów księgowych;

4) gromadzenie i usystematyzowanie danych z dokumentów pierwotnych w kontekście wskaźników niezbędnych do zarządzania i kontroli działalności gospodarczej małego przedsiębiorstwa oraz sporządzania sprawozdań finansowych. Odzwierciedlenie operacji gospodarczych w systemie rachunków księgowych i rejestrach księgowych wykorzystywanych przez małą firmę odbywa się za pomocą podwójnego zapisu. Istotą podwójnego zapisu jest wzajemne odzwierciedlenie każdej zrealizowanej transakcji jednocześnie na dwóch kontach księgowych.

Na przykład operacja zakupu materiałów łączy wskaźniki odzwierciedlone na koncie dla zakupionych wartości (obciążenie konta 10 „Materiały”) i konta księgowania rozliczeń lub środków wpłaconych dostawcy (kredyt na koncie 60 „Rozliczenia z dostawcami i kontrahentami”, 51 „Rozliczenia” i inne), naliczanie wysokości wynagrodzenia za pracę łączy wskaźniki odzwierciedlone w księgach rachunkowych do rozliczania kosztów wytworzenia towarów (robót, usług) (obciążenie rachunku 20 „Produkcja główna” itp.) oraz konta do rozliczania płatności za pracę pracowników przedsiębiorstwa (kredyt na koncie 70 „Płatności płacowe”) itp.

Małym firmom z prostym procesem technologicznym wytwarzania produktów, wykonywania pracy, świadczenia usług i posiadającym niewielką liczbę transakcji biznesowych (zwykle nie więcej niż 100 miesięcznie) zaleca się stosowanie uproszczonej formy księgowości.

Aby zorganizować księgowość w uproszczonej formie księgowości, mała firma oparta o modelowy plan rachunki finansowo-księgowe działalność gospodarcza przedsiębiorstwa opracowują roboczy plan kont dla operacji gospodarczych, który pozwoli na prowadzenie ewidencji środków i ich źródeł w księgach rachunkowych dla kont głównych, a tym samym zapewni kontrolę obecności i bezpieczeństwa mienia, wywiązywania się z zobowiązań i wiarygodności danych księgowych.

Małe przedsiębiorstwa, które przeprowadzają niewielką liczbę transakcji biznesowych (z reguły nie więcej niż 30 miesięcznie), nie prowadzą produkcji produktów i pracy związanej z dużymi nakładami zasobów materialnych, mogą prowadzić ewidencję wszystkich transakcji, rejestrując się je tylko w Księdze (dzienniku) rozliczania faktów działalności gospodarczej (dalej - Księga) według formularza nr K-1.

Wraz z Księgą rozliczania wpłat za pracę z pracownikami, dnia podatek dochodowy z budżetem mała firma musi również prowadzić ewidencję płacową na formularzu nr B-8.

Księga jest rejestrem rachunkowości analitycznej i syntetycznej, na podstawie której można w określonym terminie ustalić dostępność majątku i środków finansowych, a także ich źródła z małego przedsiębiorstwa oraz sporządzić sprawozdania finansowe.

Księga jest połączoną księgą rachunkową, która zawiera wszystkie konta księgowe używane przez małą firmę i umożliwia prowadzenie ewidencji transakcji biznesowych na każdym z nich. Jednocześnie powinno być wystarczająco szczegółowe, aby uzasadnić treść odpowiednich pozycji bilansu.

Mała firma może prowadzić Księgę w formie wyciągu, otwierając ją na miesiąc (w razie potrzeby korzystając z luźnych urlopów do ewidencji transakcji na rachunku) lub w formie Księgi, w której ewidencjonowane są transakcje przez cały rok sprawozdawczy .

W takim przypadku Księga musi być sznurowana i ponumerowana. Ostatnia strona rejestruje liczbę stron, które zawiera, co jest poświadczone podpisami kierownika małej firmy i osoby odpowiedzialnej za księgowość małej firmy, a także pieczęcią małej firmy.

Księgę otwierają ewidencje kwot sald na początek okresu sprawozdawczego (początek działalności przedsiębiorstwa) dla każdego rodzaju majątku, zobowiązań i innych środków, dla których są one dostępne.

Następnie w kolumnie 3 „Treść operacji” zapisywany jest miesiąc i, w kolejności chronologicznej, w sposób pozycyjny, na podstawie każdego dokumentu podstawowego odzwierciedlane są wszystkie transakcje biznesowe z tego miesiąca.

W takim przypadku kwoty dla każdej operacji zarejestrowanej w księdze w kolumnie „Kwota” są odzwierciedlane metodą podwójnego zapisu jednocześnie w kolumnach „Obciążenie” i „Uznanie” rachunków odpowiednich rodzajów majątku i źródeł ich nabycie.

W ciągu miesiąca na koncie 20 „Produkcja główna” w kolumnie „Koszty produkcji - debet” gromadzone są koszty wytworzenia produktów (robót, usług).

Na koniec miesiąca koszty te w wysokości przypadającej na produkty (pracę, usługi) sprzedane w ciągu miesiąca obciążają rachunki księgowe wyniki finansowe, z odzwierciedleniem odpowiednio w kolumnach Księgi „Koszty wytworzenia – kredyt” i „Wykonanie – obciążenie”, natomiast w kolumnie 3 Księgi „Treść operacji” wpis „Odpisane koszty wytworzenia sprzedanych produktów " jest zrobione.

Wynik finansowy ze sprzedaży produktów (robót, usług) wykazywany jest jako różnica pomiędzy obrotem wykazanym w kolumnie „Sprzedaż – kredyt” a obrotem w kolumnie „Sprzedaż – obciążenie”.

Ujawniony wynik jest odzwierciedlony w Księdze jako osobna linia.

Na koniec miesiąca obliczane są łączne kwoty obrotów z tytułu obciążenia i uznania wszystkich rachunków do rozliczania środków i ich źródeł, które muszą być równe sumie środków.

Po obliczeniu łącznych obrotów debetowych i kredytowych środków oraz ich źródeł (rachunków księgowych) za dany miesiąc, saldo dla każdego typu (rachunku) jest wyświetlane pierwszego dnia następnego miesiąca.

V Ostatnio tym bardziej rozpowszechniona jest zautomatyzowana forma księgowości. Forma ta charakteryzuje się sekwencją przetwarzania informacji: maszynowy nośnik danych – komputer.

Organizacje są aktywnie wyposażone w wielofunkcyjne minikomputery problemowe - komputery, które umożliwiają gromadzenie danych bezpośrednio w tradycyjnych rejestrach księgowych (karty, arkusze itp.) oraz na nośnikach maszynowych (dysk, dyskietka, bęben, taśma dziurkowana, taśma magnetyczna itp. .) ...

Komputery są proste i łatwe w obsłudze, co pozwala wyposażyć je w stanowiska księgowych i na ich podstawie stworzyć automatyczne stanowiska (AWP) dla księgowego.

Zastosowanie maszynowych form księgowania zapewnia:

1) wysoka dokładność poświadczeń; wydajność danych księgowych;

2) mechanizacja iw dużej mierze automatyzacja procesu księgowego;

3) koordynacja wszystkich rodzajów księgowości i planowania, ponieważ wykorzystują one te same nośniki informacji;

4) zwiększenie produktywności pracowników księgowości, uwolnienie ich od wykonywania prostych funkcji technicznych i zapewnienie większych możliwości zaangażowania się w kontrolę i analizę działalności gospodarczej.

Elementy systemu komputerowego

W ręcznym systemie księgowym przetwarzanie danych dotyczących transakcji biznesowych jest łatwe do prześledzenia i zazwyczaj towarzyszą mu dokumenty papierowe.

Nowoczesne przedsiębiorstwo to duża i złożona jednostka z wieloma różnymi „narządami” i częściami. Ten organizm może się tylko urodzić, urodzić lub być w wieku dojrzewania, być w „stabii życia”, wreszcie już stać się zgrzybiałym, „przeżyć swój wiek” (ale jednocześnie, nawiasem mówiąc, nie mając czasu na zyskanie). mądrość).

W konstrukcji nowoczesnego przedsiębiorstwa można wyróżnić dwa powiązane ze sobą procesy: tworzenie struktury produkcyjno-organizacyjnej (determinującej sposób prowadzenia działalności) oraz struktury kontrolującej przepływy informacji generowane przez działalność przedsiębiorstwa.

Nieodzownymi elementami struktury zarządzającej przepływami informacji są narzędzia w postaci nowoczesny system automatyzacji (CIS) i zarządzania personelem zarządzającym), które mogą z niego efektywnie korzystać.

Dla większości rosyjskich przedsiębiorstw obecna sytuacja wymaga aktywnego działania, transformacji, ruchu - inaczej nie przetrwają.

Najważniejsze to zdefiniować i sformułować cele transformacji, wybrać właściwy kierunek i zrozumieć, co oznacza, że ​​firma jest gotowa przekazać darowiznę na ich realizację.

Celem może być np. poprawa efektywności przedsiębiorstwa, poprawa wyników całego przedsiębiorstwa lub niektórych jego obszarów.

Należy ocenić, co w tym przypadku daje wprowadzenie i wykorzystanie IP. Jednak jego użyteczność niekoniecznie musi być mierzona w kategoriach pieniężnych. Wszystko zależy od Twoich celów.

Obecnie szef rosyjskiego przedsiębiorstwa musi podejmować decyzje w warunkach niepewności i ryzyka, a to zmusza go do stałego kontrolowania różnych aspektów działalności finansowej i gospodarczej, co znajduje odzwierciedlenie w ogromnej liczbie dokumentów zawierających niejednorodne informacje. Kompetentnie i dobrze przetworzone i usystematyzowane informacje do pewnego stopnia są gwarancją efektywnego zarządzania produkcją.

Jeśli wykluczymy umyślne nielegalne działania, wszystkie błędy księgowe są wykonywane albo przez zaniedbanie, albo z powodu nieznajomości specyfiki rachunkowości w Rosji. Błędy są prawie nieuniknione w przypadku ręcznego rozliczania lub podczas korzystania z nielegalnych lub przestarzałych lub wersji systemów oprogramowania.

Przejście od badania pojedynczych czynników do ogólnych wniosków nazywa się indukcją.

Żaden program księgowy nie zastępuje księgowego, a jedynie pomaga w wykonywaniu żmudnych zadań. Nawet najwyższej jakości oprogramowanie nie pomoże, jeśli będzie używane przez niewykwalifikowanego księgowego. A osoba, która nie zna się na rachunkowości, po prostu nie będzie w stanie pracować z programem księgowym.

Współczesne programy nie zakładają pełnej automatyzacji czynności księgowych, ograniczając się do księgowania i przechowywania dokumentów pierwotnych oraz wykonywania prostych obliczeń, a także budowania różnorodnych raportów. Żaden z programów nie oferuje księgowemu kompletnych algorytmów zachowania w każdej sytuacji. Program nie podpowiada niezbędnych działań, księgowy musi samodzielnie wybrać, co powinien zrobić w danej sytuacji. Idealnie byłoby, gdyby każde zadanie stojące przed księgowym zostało przeniesione do programu, który automatycznie budowałby niezbędną sekwencję działań, niezależnie skłaniając księgowego do wprowadzenia niezbędnych informacji.

Podczas pracy z istniejącymi programami księgowy musi samodzielnie określić sekwencję działań, po czym program pomoże je wykonać.

Ponieważ cała księgowość i rachunkowość podatkowa prowadzona jest na podstawie dokumentów pierwotnych, pierwszym zadaniem każdego programu jest automatyzacja wprowadzania, tworzenia, przechowywania i księgowania takich dokumentów. Co więcej, niektóre dokumenty są tworzone bezpośrednio w programie, co powinno maksymalnie uprościć tę procedurę. Automatyczne numerowanie dokumentów i podstawianie wymaganych dat, wybór wartości z księgi informacyjnej zamiast wpisywania informacji za pomocą klawiatury znacznie przyspiesza i ułatwia tworzenie dokumentów. Jeśli dokumenty zawierają np. część obliczeniową, należy osobno zaznaczyć VAT, wówczas program automatycznie wykona niezbędne obliczenia. Oczywiście program niezależnie wyświetli wymaganą kwotę słownie.

Pozostałe dokumenty trafiają do działu księgowości z innych działów lub organizacji zewnętrznych. W takim przypadku musisz wprowadzić dokument do komputera bez zmiany jakichkolwiek informacji. Oczywiście najlepiej byłoby użyć skanera, aby wprowadzić oryginalny dokument do komputera, a następnie automatycznie przekonwertować go na wygodny format przechowywania.

Jednak nowoczesne oprogramowanie księgowe nie jest w stanie tego zrobić, a księgowy musi ręcznie wprowadzać wymagane informacje. Aby ułatwić wprowadzanie, wiele programów korzysta z różnych podręczników, które są bardzo pomocne przy wprowadzaniu wielu dokumentów tego samego typu.

Wprowadzone i utworzone dokumenty są przechowywane w programie, dzięki czemu w każdej chwili można je przeglądać i w razie potrzeby poprawiać. Wygodne środki wyszukanie wymaganego dokumentu oraz przemyślana struktura przechowywania dokumentów znacznie ułatwi pracę księgowego.

Należy zauważyć, że dokumenty nie zawsze trafiają do działu księgowości na czas i w wymaganej formie. Czasami konieczne jest wprowadzenie informacji nie z dokumentu, ale poprzez prezentację ustną, a odpowiedni dokument pojawia się znacznie później. Chociaż ta praktyka jest sprzeczna z zasadami rachunkowości, w rzeczywistości jest dość powszechna.

Dlatego ważne jest, aby program umożliwiał zmianę dokumentów z mocą wsteczną, a zmiany nie kolidują z wszystkimi dalszymi operacjami wykonywanymi po wprowadzeniu dokumentu.

Na podstawie dokumentów podstawowych tworzony jest dziennik operacji gospodarczych. W przypadku braku komputera ta żmudna praca wykonywana jest ręcznie przez księgowego. Dowolny program księgowy automatycznie tworzy dziennik transakcji na podstawie wprowadzonych dokumentów.

Jednak niektóre operacje nadal muszą być wprowadzane ręcznie. Im doskonalszy program księgowy i im lepiej dostosowany do cech księgowych konkretnego przedsiębiorstwa, tym mniej transakcji jest wprowadzanych ręcznie. W idealnym przypadku cały dziennik biznesowy powinien być generowany automatycznie.

Każda transakcja biznesowa generuje jedną lub więcej transakcji, które są księgowane w arkuszu transakcji. Ta operacja jest łatwo wykonywana automatycznie, więc rzadko trzeba ręcznie wprowadzać transakcje do dziennika. Oczywiście ręczne wprowadzanie operacji polega na opisie transakcji z nią związanych, więc faktycznie księgowy nadal musi czasem opisać niezbędne transakcje, ale odbywa się to poprzez dziennik transakcji, a nie bezpośrednio do dziennika transakcji.

W niektórych programach nie ma oddzielnego dziennika księgowania, a cała praca jest wykonywana w dzienniku biznesowym.

Wymóg prowadzenia rachunkowości podatkowej wraz z księgowością znacznie zwiększył obciążenie księgowych, ale korzystanie z komputera pozwala uniknąć podwójnej księgowości. Do prowadzenia większości rejestrów podatkowych wystarczą informacje uzyskane z podstawowych dokumentów wykorzystywanych w księgowości, dodając kilka dokumentów można automatycznie zbudować dowolną ewidencję podatkową.

Najważniejsze jest to, aby firmy produkujące oprogramowanie księgowe terminowo uzupełniały swoje produkty rachunkowością podatkową.

Oprócz dokumentów podstawowych, dziennika transakcji biznesowych i księgowań, każdy program księgowy z konieczności wspiera prowadzenie licznych ksiąg informacyjnych. Zauważono powyżej, że do szybkiego wprowadzania dokumentów potrzebne są księgi informacyjne. Ponadto potrzebne są podręczniki do automatycznych obliczeń. Stawki podatkowe, personel firmy, plany kont, kursy walut i inne informacje są przechowywane w programie w celu jego prawidłowego funkcjonowania.

Konieczna jest możliwość edycji podręcznika, dodawania i usuwania z niego informacji. Ponieważ informacji referencyjnych może być wiele, program powinien zapewniać sposoby strukturyzacji i wyszukiwania, aby ułatwić pracę z referencją.

Nadrzędnym celem każdego działu księgowości jest sporządzanie raportów z wyników działalności gospodarczej firmy. Ważne jest, aby móc szybko otrzymywać raporty, takie jak arkusz obrotów, szachownica, księga główna, dziennik zamówień i kilka innych.

Programy budują te raporty automatycznie na podstawie informacji z dziennika transakcji. Można powiedzieć, że głównym powodem korzystania z oprogramowania księgowego jest automatyzacja budowy tych raportów. Przy ręcznych obliczeniach błędy są nieuniknione, a komputer zbuduje raport całkowicie bezbłędny, oczywiście, jeśli informacje w dzienniku transakcji są poprawne.

W księgowości istnieje szereg okresowych czynności, które należy wykonywać regularnie: obliczanie i wypłacanie wynagrodzeń, obliczanie odpisów amortyzacyjnych i przeszacowanie waluty. Większość programów księgowych wykonuje te operacje automatycznie i generuje wszystkie niezbędne księgowania.

Dla działu księgowości dużych przedsiębiorstw niezwykle ważne jest, aby program księgowy pozwalał na jednoczesną pracę kilku księgowych na jednej infobazie. Czasami konieczne staje się również konsolidowanie rachunkowości.

Większość programów księgowych realizuje te wymagania, ale należy użyć droższej wersji oprogramowania. Praca z dużą ilością informacji wymaga niezwykle akceptowalnej szybkości przetwarzania. Aby kilku księgowych mogło pracować na jednej dużej infobazie bez spowalniania tempa pracy, program musi być zoptymalizowany pod taką pracę. Niestety podczas pracy z niektórymi programami opóźnienia znacznie się zwiększają wraz ze wzrostem liczby użytkowników oraz liczby pierwotnych dokumentów i transakcji.

Księgowi często wykorzystują w swojej pracy kalkulator i kalendarz. Wiele programów zawiera ich obsługę, ale często zwykły kalkulator biurkowy lub kalendarz ścienny jest znacznie wygodniejszy niż wbudowany program. Ponadto niektóre programy umożliwiają tworzenie dokumentów tekstowych, ale do tych celów znacznie wygodniej jest korzystać z edytora tekstu Word. Jeśli program umożliwia tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, okazują się one mniej wygodne niż arkusze kalkulacyjne Excel. Wiele dodatkowe funkcje wbudowane w programy księgowe są rzadko stosowane w praktyce.

Należy zwrócić uwagę na jedną cechę rachunkowości w naszym kraju. Zasady rachunkowości ulegają ciągłym zmianom, cały czas wydawane są nowe ustawy, rozporządzenia, regulaminy i instrukcje. Program księgowy musi śledzić wszystkie zmiany, więc musi być stale modyfikowany. Jeśli program nie będzie aktualizowany przez wystarczająco długi czas, wiele automatycznie wykonywanych czynności okaże się błędnych, a wiele innych operacji trzeba będzie wykonać ręcznie.

Dodatkowo, aby program działał pomyślnie, powinien być dostosowany do specyfiki działalności konkretnego przedsiębiorstwa. Często koszt zakupu programu jest znacznie niższy niż koszt jego dostosowania i aktualizacji.

Większość nowoczesnych programów ma potężne narzędzia do dostosowywania funkcji księgowych w określonej organizacji. Często program obsługuje wbudowany język programowania, którego można użyć do opisania prawie każdej operacji. Jednak realizacja złożonych zadań wymaga wysoko wykwalifikowanego specjalisty, który zna nie tylko specyfikę programowania w języku wbudowanym, ale także wszelkie zawiłości rachunkowości. Niewykwalifikowany specjalista może popełnić błąd, co w rezultacie doprowadzi do znacznych strat materialnych z powodu nieprawidłowej księgowości. Tworzenie złożonych programów we wbudowanym języku programowania może zająć dużo czasu, dlatego często łatwiej jest ręcznie wykonać niektóre operacje bez dostosowywania programu do własnych potrzeb.

Nowoczesne oprogramowanie księgowe wykroczyło poza automatyzację czynności księgowych. Często firmy produkujące oprogramowanie księgowe oferują dodatkowe oprogramowanie do automatyzacji księgowości kadrowej, księgowości magazynowej, działalności handlowej itp. W tym przypadku wszystkie programy są ściśle ze sobą powiązane i pozwalają różnym działom przedsiębiorstwa pracować w jednej przestrzeni informacyjnej. Niektóre programy księgowe mogą współpracować bezpośrednio z niektórymi zautomatyzowanymi urządzeniami handlowymi i magazynowymi.

Tak więc informacje od kasy fiskalne, ze skanerów kodów kreskowych i innych urządzeń automatycznie wchodzi do bazy informacyjnej programu.

Prawie wszystkie programy księgowe pozwalają na prowadzenie nie tylko księgowości syntetycznej, ale także analitycznej. Różnorodne raporty, generowane na podstawie danych o obiektach rachunkowości analitycznej, ułatwiają prowadzenie księgowości magazynowej i ewidencję relacji z kontrahentami.

Chciałbym zwrócić uwagę na niektóre niedociągnięcia tkwiące we wszystkich nowoczesnych programach księgowych. Są znacznie gorsze od współczesnych programów uniwersalnych pod względem przemyślanego interfejsu użytkownika, czyli zasad organizacji komunikacji człowiek-komputer. Czołowe firmy produkujące programy uniwersalne, takie jak Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec, przemyślają interfejs swoich programów w najdrobniejszych szczegółach i stopniowo opracowują jednolite metody pracy z programami. Użytkownikom łatwiej jest opanować nowy program, jeśli wykorzystuje on ogólnie przyjęte zasady komunikacji.

Oprócz interfejsu niezbyt wysokiej jakości, zdecydowana większość programów oferuje złożone procedury konfiguracji i aktualizacji. W większości przypadków utrzymanie tych programów będzie wymagało zaangażowania specjalistów. Podczas gdy większość oprogramowania ogólnego przeznaczenia staje się coraz bardziej przyjazna dla użytkownika i łatwiejsza do nauczenia, oprogramowanie księgowe staje się coraz bardziej złożone i złożone.

Tak więc, pomimo wszystkich niedociągnięć, nie ma innego wyjścia, jak korzystać z programów automatyzujących księgowość. Ręczne prowadzenie ewidencji we współczesnej księgowości, jeśli to możliwe, z pewnością nie jest racjonalne. Najważniejsze jest, aby wybrać najbardziej odpowiedni program i spróbować go lepiej opanować.

Charakterystyka systemów zautomatyzowanych

Idealnym rozwiązaniem dla systemu rachunkowości i rachunkowości zarządczej z punktu widzenia szefa firmy i właściciela jest uzyskanie wszystkich niezbędnych informacji w całym przedsiębiorstwie w dowolnym czasie, a nie za ostatni miesiąc. Tylko wtedy możesz efektywnie zarządzać.

Gdy system działa sprawnie, oznacza to, że każde z jego ogniw i działów działa sprawnie. Określono zakres zadań, usprawniono przepływ pracy i wymianę informacji. Stworzenie nowoczesnego zautomatyzowanego systemu wiąże się z koniecznością doposażenia bazy technicznej i usprawnienia organizacji wymiany danych.

Zintegrowane podejście do wdrożenia (konfiguracja oprogramowania z jednoczesnym rozwojem technicznym i wsparciem projektowym) pozwala kierownictwu firmy otrzymać na wyjściu system zarządzania przedsiębiorstwem jako jeden kompleks, z wydzielonymi biurami, które są tylko ogniwami łańcucha i częścią całości. A to z kolei umożliwia szybkie i sprawne zarządzanie zjednoczonym zasobem firmy – obrotem, magazynami, kasą i należnościami.

Wybór odpowiedniego oprogramowania jest jednym ze specyficznych aspektów automatyzacji księgowości. Wybór oprogramowania dokonywany jest na etapie organizowania i projektowania zautomatyzowanych systemów informatycznych (AIS) w oparciu o dane ankietowe System informacyjny obiekt. Rynek oprogramowania komputerowego w Rosji oferuje szeroką gamę opcji oprogramowania księgowego, od najprostszych, zdolnych do wykonywania minimalnego zestawu operacji wymaganych dla małych firm, po wysoce rozgałęzione, wykonujące rozszerzony zakres operacji z dogłębną analizą. Przy wyborze oprogramowania dla przedsiębiorstwa możliwe są różne opcje:

1) zakup od producenta gotowego standardowego oprogramowania, które w pełni odpowiada potrzebom tego przedsiębiorstwa. Taki typowy produkty oprogramowania z powodzeniem wdrażają księgowość w przedsiębiorstwach o jednorodnej działalności o ogólnej specyfice rachunkowości i są szeroko stosowane w małych przedsiębiorstwach.

2) przygotowanie indywidualnego projektu, jeżeli nie można wybrać standardowego programu dla przedsiębiorstwa. Indywidualny projekt realizowany jest zarówno przez programistów firmy, jak i przy zaangażowaniu zewnętrznych specjalistów. Jednocześnie znacząco wzrasta koszt prac projektowych w porównaniu z przejęciem standardowy projekt... Projekt indywidualny zaleca się realizować w przedsiębiorstwach o własnej specyfice księgowości, głównie w dużych i średnich przedsiębiorstwach;

3) rewizja i instalacja standardowego projektu pod klucz realizowana przez firmy zajmujące się doradztwem w zakresie technologii informatycznych, a także sieć franczyzową zapewniającą konfigurację systemu do rozwiązywania wszelkich branż i zadań specjalistycznych, dostosowanie do specyfiki księgowość w konkretnym przedsiębiorstwie. Pierwsza i trzecia opcja wyboru oprogramowania faktycznie uzależniają użytkownika od producenta. Bardzo trudno mówić o uniwersalności zautomatyzowanych systemów księgowych. Specyfika rachunkowości w różnych przedsiębiorstwach ciągle się zmienia ustawodawstwo podatkowe, zmiana formularzy sprawozdawczych determinuje konieczność dostosowania niemal każdego systemu.

Cechą charakterystyczną krajowych programów księgowych jest rozszerzenie ich tradycyjnego składu o takie dodatkowe moduły jak analiza finansowa, księgowość inwestycyjna, produkcja, księgowość magazynowa itp.

Rozwój programów jest prowadzony przez różne firmy krajowe. Wielu z nich zgromadziło wystarczające doświadczenie i stale ulepsza swoje programy, wydając nowe wersje. Firmy wytwarzają oprogramowanie w wersjach lokalnych i sieciowych. Wdrażanie programów sieciowych przewiduje organizację wielopoziomowej sieci komputerowej w dziale księgowości oraz sieciową wymianę informacji między poziomami. Wersja sieciowa zawiera rozbudowany zestaw programów, których celem jest automatyzacja zadań działalności finansowo-gospodarczej, połączenie rozwiązywania problemów księgowych z usługami handlowo-technicznymi, produkcją i różnymi działami zarządzania.

Tak więc wybór programów do realizacji wyznaczonych celów jest dość pracochłonnym procesem, co tłumaczy złożona struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, duża liczba pracowników i złożony przepływ dokumentów.

Klasyfikacja zautomatyzowanych systemów księgowych Stosowane dotychczas systemy księgowe są bardzo zróżnicowane i niejednorodne, dlatego trudno jest zaklasyfikować nowoczesne oprogramowanie, ale najczęściej eksperci wyróżniają następujące klasy programów:

1) koncentracja na wielkości przedsiębiorstwa;

2) wersje lokalne i sieciowe;

3) ukierunkowanie na rachunkowość w różnych dziedzinach działalności, a także ukierunkowanie na rachunkowość budżetową;

4) programy krajowe i zagraniczne.

Cechą klasyfikacyjną programów księgowych jest ich zorientowanie na wielkość przedsiębiorstwa i skład wykonywanych przez nie funkcji. Doświadczenie w opracowywaniu i stosowaniu programów do informatyzacji księgowości pozwala na wyodrębnienie ich grup.

Rozważać krótki opis pakiety tych grup.

Pakiety „Mini-księgowość”. Do tej grupy należą programy księgowe i przygotowanie dokumentów sprawozdawczych przeznaczone dla małych firm, z niewielką liczbą działów księgowych, bez wyraźnej specjalizacji pracowników w określonych obszarach księgowości, prowadzących stosunkowo prostą księgowość. Obejmuje to dużą liczbę popularnych programów, dość uniwersalnych i logicznie kompletnych, pod ogólną nazwą „Księgowanie>Księga Główna>Saldo”, które pełnią głównie funkcje syntetycznej i prostej księgowości analitycznej. Typowe produkty oprogramowania tej klasy, które cieszą się największą popularnością i dystrybucją, obejmują następujące podstawowe opcje pakietu: „1C: Księgowość”, „Turbo-księgowa”, „Informacyjna księgowa”, „Finanse bez problemów”, „Integrator-Solo ”, niep.

Programy „Mini-księgowość” cieszą się największym popytem na współczesnym rynku oprogramowania księgowego, spełniają potrzeby większości komercyjnych firm; są stosunkowo niedrogie i łatwo dostosowują się do warunków użytkownika. Pakiety tej klasy są skierowane do użytkownika nieprofesjonalnego i są łatwe do opanowania przez księgowego. Podstawą wszystkich pakietów jest prawidłowe odzwierciedlenie transakcji finansowo-gospodarczych w postaci zapisów księgowych w jednym dzienniku księgowym przedsiębiorstwa bez wyróżniania odrębnych obszarów księgowych. Księgowy uwolniony jest od ręcznej pracy przy prowadzeniu rejestrów księgowych, dzienników zamówień, arkuszy kosztów pozycji kalkulacyjnych, raportowania. Na podstawie wpisów wprowadzonych do ujednoliconego dziennika operacji gospodarczych zapewnia się uzyskanie bilansu, szachownicy, księgi głównej, bilansu, syntetycznych kart rachunkowych, formularzy sprawozdawczych. Wszystkie formularze wyjściowe mogą być wyświetlane na ekranie, dysku twardym, dyskietce i wydruku. Pomimo dużej różnorodności programów dla małych firm, można wyróżnić niektóre z ich wspólnych cech. Programy są więc przeznaczone głównie do księgowości syntetycznej, ale zapewniają również możliwość prowadzenia prostej księgowości analitycznej z niewielką ilością informacji. Programy oferują różne podejścia do organizacji rachunkowości analitycznej. Najbardziej rozpowszechnione jest kodowanie subkont i kont analitycznych.

Możesz też zauważyć takie Ogólna charakterystyka programy, takie jak podobna struktura menu, obsługa tych samych klawiszy, obecność planu kont, typowe posty pomoc w postaci podpowiedzi, kalendarza, kalkulatora; stosowanie standardowych formularzy dokumentacji księgowej, możliwość pracy z różnymi walutami, tworzenie katalogów w maszynie, tworzenie kopii archiwalnej, możliwość otrzymywania płatności za dowolny okres, konfigurowanie maszyny na zadany okres, itp. Pakiety mogą umożliwiać drukowanie niektórych form podstawowej księgowości: poleceń zapłaty, faktur, przychodzących i wychodzących zamówienia gotówkowe... Księgowy może samodzielnie korygować i dostosowywać plan kont; zmieniać, wykluczać i wprowadzać nowe standardowe operacje, tworzyć nowe schematy korespondencji rachunków. Powyższe cechy w pełni odnoszą się do dosłownie wszystkich programów księgowych, niezależnie od ich ukierunkowania na małe, średnie czy duże przedsiębiorstwa.

Pakiet „Mini-Księgowość” umożliwia prowadzenie księgowości na jednym komputerze poprzez zorganizowanie lokalnej zautomatyzowanej stacji roboczej dla księgowego. Nie jest wykluczona możliwość zorganizowania małej firmy oraz małej lokalnej sieci komputerowej, składającej się z 3-4 komputerów osobistych zainstalowanych na czele, kierownika i księgowego. Nie jest wykluczona możliwość zorganizowania małej firmy oraz małej lokalnej sieci komputerowej, składającej się z 3-4 komputerów osobistych zainstalowanych na czele, kierownika i księgowego.

Pakiety „Mini-księgowość” są z powodzeniem stosowane w małych firmach z niewielką liczbą pracowników i niewielką ilością informacji. Ale zgodnie z rosyjskim ustawodawstwem przedsiębiorstwa o różnych cechach, w tym liczbie pracowników, można uznać za małe w różnych sytuacjach. Dla przemysłu, budownictwa i transportu liczba ta jest ustalona na 100 osób, Rolnictwo i sfera naukowo-techniczna – do 60 osób, w handel hurtowy- do 50 osób, aw handlu detalicznym i usługach konsumenckich dla ludności - do 30 osób. Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości oraz korzystania z rejestrów księgowych w małych przedsiębiorstwach z niewielką liczbą operacji gospodarczych, rachunkowość może być prowadzona w uproszczonej formie księgowości, co w pełni zapewnia „Mini- księgowość”. Mała firma dobiera formę księgowości do swoich potrzeb, dostosowuje księgi rachunkowe do specyfiki swojej pracy, przestrzegając podstawowych zasad rachunkowości, sporządza roboczy plan kont. W uproszczonej formie rachunkowości księga księgowania transakcji gospodarczych służy jako rejestr do rachunkowości syntetycznej, a różne zestawienia są wykorzystywane jako rejestry do rachunkowości analitycznej: księgowanie środków trwałych, księgowanie zapasów i towarów, księgowanie kosztów produkcji, rozliczanie gotówki i funduszy itp.

Przetwarzanie księgowości w małych przedsiębiorstwach z dużą liczbą pracowników, ze znacznym wolumenem transakcji gospodarczych i w razie potrzeby kompilacją wielu analitycznych rejestrów księgowych jest utrudnione przez zastosowanie pakietu „Mini-Księgowość”. Spowodowało to pojawienie się pakietów wyższego poziomu - systemów zintegrowanych.

Pakiety Zintegrowanego Systemu Księgowości (IBS). Większość zmian w tej klasie „wyrosła” z poprzedniej. Obecnie grupa chorób niedokrwiennych serca jest jedną z najczęstszych. Z reguły system działa lokalnie na jednym komputerze lub w wersji sieciowej na kilku komputerach. System przeznaczony jest dla małych i średnich firm i przeznaczony jest dla działów księgowych liczących 2-5 osób. W przypadku korzystania z systemu lokalnie, cały system znajduje się na komputerze, w wersji sieciowej - na kilku AWP w obszarach pomiarowych. Sieciowe wersje zintegrowanych systemów księgowych można zaprojektować tak, aby integrowały się z różnymi funkcjami zarządzania. Na przykład program „1C: Enterprise (wersje 7.5, 7.7)”, oprócz rachunkowości, jest przeznaczony do księgowość produkcji, realizacja operacji sprzedaży i zaopatrzenia, planowanie i analizy finansowe oraz automatyzacja przepływu pracy.

Zintegrowane systemy księgowe to programy integrujące i wspierające utrzymanie wszystkich podstawowych funkcji i działów księgowych. Realizowane są zazwyczaj w ramach jednego programu, składającego się z oddzielnych modułów. Każdy moduł przeznaczony jest do przetwarzania poszczególnych obszarów księgowych, w których prowadzona jest księgowość analityczna. Podstawą pakietu, podobnie jak w „Mini-księgowości”, jest moduł główny „Księgowanie – Księga Główna – Saldo”, a także moduły do ​​wykonywania poszczególnych działów księgowych. Skład modułów zapewniających automatyczne przetwarzanie zadań księgowych nie jest taki sam w różnych programach. Zasadniczo są to moduły prowadzące księgowość analityczną operacji finansowo-rozliczeniowych, księgowość materiałów, księgowość środków trwałych oraz księgowość towarów. Do rozliczania płac z reguły tworzony jest niezależny program, ale ten moduł można znaleźć również w programie ogólnym.

Kolejność przetwarzania zadań księgowych w systemach zintegrowanych jest następująca. W pierwszej kolejności poszczególne zadania księgowe są przetwarzane przez obszary księgowe, w wyniku czego tworzone są podsumowania analityczne.

Po zakończeniu przetwarzania obszaru księgowego (lub w trakcie przetwarzania) zapisy księgowe wchodzą do modułu głównego i są ewidencjonowane w jednym dzienniku operacji gospodarczych, na podstawie którego bilanse, księga główna, karty kont, saldo, formularze sprawozdawcze... W ten sposób zintegrowane jest przetwarzanie wszystkich zadań księgowych. Najlepsze pakiety tej klasy na wystawach i konkursach zostały docenione przez programy korporacji Parus, firmy 1C (1C: Enterprise wersja 7.5, 7.7), Infin, Supermanager, Info-bukh-alter, program sieciowy Integrator „by” Infosoft "," Turbo-księgowa "(4, 5, 6)," BEST-3 "" Intellect-Serwis ".

Pakiety Złożony system księgowość ”. Pakiet oprogramowania księgowego został opracowany po raz pierwszy w latach pięćdziesiątych. o wdrożenie kompleksowej mechanizacji rozliczeń na maszynach liczących i perforujących. W latach siedemdziesiątych. przetwarzanie kompleksów zadań księgowych zostało przeniesione na komputery mainframe, gdzie „standardowe rozwiązania projektowe w sprawie rachunkowości „dla każdego obszaru rachunkowości.

Wraz z pojawieniem się komputerów osobistych utrzymywała się tendencja do tworzenia oddzielnych programów dla każdego obszaru księgowego z możliwością ich późniejszej integracji.

Kompleks księgowy przeznaczony jest dla średnich i dużych przedsiębiorstw, w których organizacja księgowości realizowana jest przez zespół powiązanych ze sobą zadań. Charakterystyczne cechy pakiety to: obecność zespołu lokalnych, ale wzajemnie powiązanych pakietów dla poszczególnych obszarów księgowości, interfejs-wymiana informacji pomiędzy skonsolidowanym AWS rachunkowości (AWP głównego księgowego) a zautomatyzowanymi miejscami pracy poszczególnych obszarów księgowości w celu uzyskania bilansu i raportowania, szczegółowa księgowość analityczna dla wszystkich obszarów księgowości rozszerzona kompozycja tradycyjnego kompleksu zadań księgowych.

Skład kompleksów opakowań może być następujący. AWP Głównego Księgowego (AWP rachunkowości skonsolidowanej), rozliczanie pracy i płac, rozliczanie zapasów, rozliczanie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, rozliczanie kosztów produkcji, rozliczanie transakcji finansowo-rozliczeniowych, rozliczanie wyrobów gotowych.

Skład pakietów można rozszerzyć o moduły umożliwiające rozliczanie wyników finansowych, rozliczanie inwestycji kapitałowych, analizę finansową itp.

Skład opakowań może różnić się w kompleksach opracowanych przez różne firmy. Jego zawartość można uzupełnić o dodatkowe moduły. Wykorzystanie kompleksów pozwala na tworzenie zintegrowanej księgowości w średnich i dużych przedsiębiorstwach, gdzie następuje kompleksowa automatyzacja księgowości. W takim przypadku należy przestrzegać główna zasada: pakiety muszą być ze sobą powiązane informacyjnie, co jest możliwe tylko przy zakupie całego kompleksu programów od jednego producenta, który sprawdził się na rynku oprogramowania. Należą do nich pakiety firm: "Intellect-Service" (program "BEST-4"), "Micro-Plus" ("Luka"), "Prologue", "Omega" ("Bukhcomplex"), firma "ACE" (" Gepard ”,„ Zvezda ”,„ Infin ”(„ ​​Księgowość-super ”),„ Turbo-księgowa ”. Systemy korporacyjne przeznaczone są do automatyzacji funkcji zarządzania przedsiębiorstwem. Systemy te są czasami określane jako „korporacyjne systemy zarządzania finansami i działalnością gospodarczą”. System składa się z elementów złożonych, na które składa się kompletny funkcjonalnie podsystem księgowy, a także podsystemy zarządzania, planowania, elementy analizy i podejmowania decyzji, pracy biurowej itp. Element księgowy w tych systemach nie jest dominujący, gdyż systemy takie są zorientowany głównie na proces zarządzania. W takim systemie bardzo ważna jest relacja informacyjna wszystkich podsystemów złożonych. Ta nowa klasa systemów właśnie pojawia się w Rosji. Do tej klasy należy wiele zagranicznych produktów oprogramowania. Według prognoz w niedalekiej przyszłości takie systemy staną się powszechne w Rosji, a popyt na nie przewyższy podaż.

Systemy korporacyjne skierowane są przede wszystkim do kadry kierowniczej i umożliwiają organizację złożonej, wielopoziomowej lokalnej sieci komputerowej przedsiębiorstwa oraz instalację zautomatyzowanych stanowisk pracy w różnych działach o złożonej sieciowej wymianie informacji. Systemy charakteryzują się dużą złożonością, wysokimi kosztami i wymagają indywidualnego dostosowania dla każdego klienta. Wdrażanie systemów korporacyjnych odbywa się z reguły przez organizacje konsultingowe, które wykonują prace pod klucz.

Systemy są indywidualnie modyfikowane i wdrażane w oparciu o standardowy rdzeń dla każdego klienta. Złożoność budowania systemów korporacyjnych polega na obecności różnych modułów programowych. Typowym przykładem jest system korporacyjny „Galaxy”, w którym podkreślone są funkcjonalne kontury zarządzania administracyjnego, zarządzania operacyjnego, zarządzania produkcją i księgowości, dla którego zautomatyzowanego przetwarzania przewidziano około 40 modułów oprogramowania (AWP). System może być złożony z różnych modułów. Systemy korporacyjne przeznaczone są do użytku w dużych przedsiębiorstwach, m.in centra handlowe i domy towarowe, ale można je również stosować w zredukowanym składzie modułów w średnich przedsiębiorstwach. Jako przykład możemy przytoczyć kilka krajowych organizacji, które opracowują systemy korporacyjne dla dużych przedsiębiorstw: korporację Galaktika, firmy Infosoft, Nikos-soft, Omega, Cepheus i Zvezda. Korporacja „Parus”, firma „1C” i inne również przechodzą na kompilację systemów korporacyjnych dla średnich przedsiębiorstw.Niewątpliwą zaletą tych organizacji jest zintegrowane podejście do tworzenia AIS w przedsiębiorstwie. Zapewniają przegląd systemu informatycznego, dobór i dostawę środków technicznych, montaż programu pod klucz, konserwację systemu, szkolenie personelu. Można argumentować, że przyszłość należy do takich organizacji.

Sporządzanie sprawozdań finansowych za pomocą zautomatyzowanego systemu

Sprawozdania finansowe są sporządzane i formowane za pomocą komputera ABACUS Professional w sekcji „Raporty”. Sekcja przeznaczona jest do ustalenia procedury obliczania i sporządzania śródrocznych i rocznych sprawozdań finansowych, a także wszelkich sprawozdań księgowych, deklaracji podatkowych i wszelkiego rodzaju raportów.

Program zawiera raporty będące częścią rocznych sprawozdań finansowych: Bilans (formularz nr 1), Rachunek zysków i strat (formularz nr 2), Zestawienie zmian w kapitale własnym (formularz nr 3), Rachunek przepływów pieniężnych (formularz Nr 4) , Załącznik do bilansu (formularz nr 5).

W celu obliczenia dokumentów sprawozdawczych w podsekcji „Lista wskaźników” wprowadzana jest lista wskaźników. Lista grup wskaźników zorganizowana jest w formie drzewiastego katalogu, którego strukturę można określić niezależnie. Dla grupy wprowadza się numer, pełną i skróconą nazwę. Wskaźniki można dodawać do dowolnej grupy, niezależnie od zagnieżdżenia, z wyjątkiem grupy głównej.

O wskaźniku decyduje numer w grupie, pełna i skrócona nazwa oraz kod. Kod dla każdego wskaźnika musi być niepowtarzalny. Dla każdego wskaźnika ustalana jest procedura obliczeniowa, w efekcie począwszy od podana data... Kolejność obliczeń można ustawić za pomocą tzw. „Ustawianie przycisku” lub za pomocą algorytmu ABACUS Designer (SBW).

Aby wygenerować raport, należy określić okres, dla którego będą obliczane dane dotyczące wskaźników. Okresy obliczeniowe są przechowywane. Wstępne obliczenie wskaźników można wykonać w podsekcji „Wyniki obliczeń” w tej sekcji. Aby to zrobić, kluczowa liczba lub grupa kluczowych liczb jest oflagowana i wykonywana jest operacja obliczeniowa. Obliczenia można dokonać w rublach lub w reżimach walutowych. W trybie wymiany walut rozliczenia można dokonać tylko dla transakcji wygenerowanych w określonej walucie lub w walucie deklarowanej.

Dla określonych parametrów do obliczania wskaźnika (saldo na początku, saldo na końcu, obrót debetowy, obrót kredytowy, oddzielne salda początkowe i końcowe (debet i kredyt)), dane w rublach, w ilości i w walucie są jednocześnie określane.

Obliczenie i wydruk dokumentu sprawozdawczego odbywa się na podstawie danych wygenerowanych dla wybranego przedziału czasowego. Jeżeli nie dokonano wstępnego obliczenia wskaźników raportu, przeprowadza się je w momencie tworzenia dokumentu. Podczas ponownego drukowania zapisane dane są po prostu zapisywane w raporcie. Możesz ustawić tryb obowiązkowego przeliczania wskaźników w momencie generowania formularza sprawozdawczego.

System ABACUS Professional nie pozwala na pełną księgowość, jakiej wymaga firma.

Rachunkowość inwestycji kapitałowych realizowanych w ramach kontraktów, kontrahentów, pozycji kosztowych.

W przypadku środków trwałych: daty rozpoczęcia i zakończenia charakterystyki systemu nie są dostępne do korekty, tj. data rozpoczęcia charakterystyki zaczyna się od daty zakupu, a nie od następnego miesiąca; brak tabeli korekty korespondencji, konto księgowe amortyzacji odpowiadające każdemu subkontowi księgowemu, Początkowy koszt, z kosztownymi rachunkami; występuje wewnętrzne przesunięcie przedmiotu magazynowego z jednego MOL do drugiego, przeniesienie do innej jednostki, przeniesienie z subkonta na subkonto, podczas gdy przesunięcie wewnętrzne to przeniesienie IO z jednego MOL do drugiego, ponieważ ruch między subkontami nie jest ruchem wewnętrznym; nie przewiduje się powiązania przedmiotu inwentarza z procedurą odpisu VAT.

Księgowość magazynowa konieczne jest dodanie do struktury informacji referencyjnej katalogu magazynów firmy, dochody i zużycie środków materialnych są powiązane nie tylko z kontem i subkontem na kontach z funkcją analityczną „Rachunkowość magazynowa”, ale także z kod magazynu, dodatkowo konieczne jest powiązanie aktywów materialnych z działem oraz z prywatną twarzą (MOL);

Sekcja powinna zawierać katalog magazynów z następującymi danymi: kod magazynu, nazwa magazynu, kod oddziału będącego właścicielem magazynu.

W przypadku budowy kapitału: konieczne jest wprowadzenie informacji referencyjnych i eksploatacyjnych o obiektach budowa kapitału; na podstawie informacji referencyjnych i operacyjnych generować zapisy w historii transakcji o zrealizowanym wolumenie robót budowlano-montażowych (CMP), materiałów wydanych na budowę obiektu, wykorzystując obiekt budowy kapitału jako CW lub HWO; obliczyć podatek od towarów i usług w zależności od sposobu budowy (umowa lub we własnym zakresie); obliczyć kwotę zwrotu podatku VAT przy wejściu do obiektu; generować raporty z budowy w toku na podstawie informacji referencyjnych i operacyjnych.

Funkcja sterująca systemu nie jest dobrze przemyślana, to znaczy, jeśli operacja lub okablowanie zostanie przypadkowo lub celowo usunięte, to w żaden sposób nie znajduje to odzwierciedlenia w programie - nie można prześledzić, jak to się stało i kto to zrobił .

Wydajność systemu ABACUS Professional nie wystarczy, ponieważ kilka operacji, tworzenie dokumentów, raportów może zająć dość dużo czasu, a przy dużej liczbie pracowników księgowych jest to dość duży minus dla systemu.

Handel- zakres przedsiębiorstwa, które dostarcza konsumentowi wytworzony wyrób, czyli realizację funkcji użytkowej i rozpoznanie konsumenckich właściwości wyrobu.

Osobliwości:

1) nowoczesne przedsiębiorstwo kontynuuje proces produkcyjny w sferze obrotu (zwykle nowo przybyły towar nie jest gotowy do natychmiastowej sprzedaży, konieczne jest wstępne przygotowanie (rozbiór mięsa, pakowanie), dlatego pojawiają się dodatkowe koszty nałożone na ceny hurtowe);

2) handel ma bezpośredni wpływ na kształtowanie się rynku, tworzenie odpowiednich warunków rynkowych, kształtowanie popytu;

3) obszar ten okazał się najbardziej podatny na zmiany rynkowe: reorganizację, restrukturyzację i przekształcenia w różnych formach organizacyjno-prawnych oraz inne formy własność, to znaczy wszystkie innowacje rynkowe i relacje dotknęły handlu;

4) wpływ państwa przejawia się w sankcjach i świadczeniach podatkowych;

5) wpływy ze sprzedaży w większym stopniu (ponad 90%) mają charakter gotówkowy, a zatem gotówką banków są głównie przedsiębiorstwa handlowe;

6) charakterystyczny jest rozkład wielkości sprzedaży na poszczególne pozycje, a jednocześnie tylko organizacja wiodąca posiada niezależny bilans i sporządza sprawozdania finansowo-księgowe;

7) bardzo ważna jest kwestia organizacji gospodarki gotówkowej;

8) istnieje wysoki odsetek pracowników obarczonych odpowiedzialnością materialną i wysokim ryzykiem zatrudnienia;

9) ogromne ilości „przechodzących” mas towarów i funduszy, dlatego konieczne jest zorganizowanie kontroli przepływu pieniądza i związanej z nim dokumentacji. Obecnie małe firmy mogą korzystać z uproszczonej formy księgowości, w której można stosować tylko dwa rodzaje rejestrów księgowych - księgę operacji gospodarczych (rejestr rachunkowości syntetycznej) i kartę księgową odpowiednich obiektów (środki trwałe, zapasy produkcyjne, gotowe produktów itp.), które są analitycznymi rejestrami księgowymi.

Księga księgowa operacji gospodarczych jest wypełniana albo bezpośrednio według danych dokumentów pierwotnych, albo według danych zbiorczych wyciągów (przy znacznej liczbie operacji gospodarczych).

Dane z określonej Księgi i sprawozdań, jeśli są prowadzone, służą do sporządzania bilansu i innych form sprawozdań finansowych.

Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów księgowych (zgodnie z przepisami o dokumentach i obiegu) w drugim dniu po wykonaniu operacji gospodarczych. Kolejność rejestracji zależy głównie od liczby codziennych transakcji biznesowych.

Jeśli liczba transakcji gospodarczych jest nieznaczna, to najpierw są one rejestrowane w księdze księgowej transakcji gospodarczych, a dopiero potem - w odpowiednich zestawieniach.

Np. operacja na wpływie środków z rachunku bieżącego w kasie zostanie odzwierciedlona w kolumnie „Kwota” na rachunku 50 „Kasa”, uznanie rachunku 51 „Rachunek bieżący” (formularz nr B-4).

Dane dotyczące sald otwarcia i zamknięcia kont Księgi Głównej służą do sporządzania bilansu.

Jeśli w organizacji przeprowadzana jest znaczna liczba transakcji biznesowych, można je najpierw zarejestrować zgodnie z odpowiednimi wyciągami, a już łączne dane wyciągów za miesiąc są rejestrowane w Księdze transakcji biznesowych. W celu prawidłowego przeniesienia danych z wyciągów do Księgi, w odpowiednich kolumnach każdego wyciągu wskazano w nawiasach liczby odpowiadające kolumnom Księgi, w których dane te powinny być odzwierciedlone.

Możesz również zastosować zasadę kredytową ewidencjonowania przeniesienia danych arkuszowych do Księgi Biznesowej. W takim przypadku z każdego wyciągu w kolumnie „Kwota” Księgi ewidencji działalności gospodarczej odnotowuje się łączna kwota zgodnie z sekcją wydatkową zestawienia, a następnie jest odszyfrowywana według prywatnych kwot na odpowiednie konta Księgi.

Na koniec miesiąca Księga podsumowuje wyniki, oblicza obroty dla każdego konta i wyświetla saldo końcowe.

Łączna suma obrotów debetowych wszystkich rachunków musi pokrywać się z sumą obrotów na uznaniu rachunków oraz sumą w kolumnie „Kwota”. Suma sald zamknięcia rachunków aktywnych i pasywnych również musi być zgodna.

Informacje o saldach otwarcia i zamknięcia dla każdego rachunku syntetycznego są wykorzystywane do sporządzania bilansu.

Obecnie organizacje mają prawo do samodzielnego wyboru formy księgowania. Na podstawie zalecanych formularzy przedsiębiorstwa mogą opracowywać własne, oryginalne formularze, tworzyć programy rejestracji i przetwarzania oraz ulepszać rejestry księgowe.

Każda firma ma możliwość samodzielnego wyboru systemu i formy podatkowo-księgowej. Dominującymi zasadami tworzenia danych księgowych są: rzetelność, przejrzystość, dostępność percepcji, możliwość uzyskania raportu o dowolnym składniku aktywów lub rodzaju obliczeń, wykluczenie wycieku danych i zniekształceń.

Obowiązujące formularze i systemy księgowe

Komplet dokumentów, rejestrów, raportów księgowych, kolejność i tryb ich wypełniania, wygląd zewnętrzny decydują o formie rachunkowości. Zwyczajowo rozróżnia się kilka ich rodzajów:

1. System księgowania zamówień pamięci.
2. System księgowania zleceń dziennikarskich.
3. Uproszczony system.

Za najbardziej rozpowszechniony system księgowy w przedsiębiorstwie uważa się formularz zamówienia czasopisma. W nowoczesnych warunkach automatyzacji procesów powstało wiele opcji oprogramowania nastawionych na uzyskanie maksymalnych wyników. Podczas korzystania z programów księgowych nie ma wyraźnych granic między formularzami a systemami księgowymi, ponieważ tworzenie dowolnego raportu wymaga minimalnej ilości czasu i wysiłku.

Ogólna charakterystyka systemu rozliczania dzienników-zleceń

System ten opiera się na zasadzie systematyzacji i akumulacji danych odzwierciedlonych w dokumentach pierwotnych. Informacje są rejestrowane w rejestrach jednocześnie, z uwzględnieniem kolejności chronologicznej. Głównymi dokumentami systemu są: dziennik zamówień, zestawienie zbiorcze (pomocnicze), księga główna i bilans. Aby uzyskać bardziej szczegółowe ujawnienie informacji na temat rachunkowość analityczna można zastosować kartę i faktury. Ich dane są przekazywane do odpowiedniego zamówienia-dziennika i oświadczenia. Do rozliczenia podstawowych aktywów produkcyjnych i nieprodukcyjnych prowadzone są wartości niematerialne, karty inwentaryzacyjne każdego obiektu, koszty produkcji ewidencjonowane są za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Różnego rodzaju tabele kalkulacyjne i stenogramy są przechowywane w miarę potrzeb oddzielnie dla każdego rodzaju aktywów, kalkulacji.

Procedura wypełniania rejestrów

Wypełnianie dzienników zamówień odbywa się zgodnie z atrybutem kredytowym operacji, to znaczy, że dane odzwierciedlone w dokumentach podstawowych są sumowane na koncie określonego konta i zapisywane w odpowiednim rejestrze. W takim przypadku znajduje odzwierciedlenie w nim rejestr odpowiadający debetowi, co pozwala na zastosowanie metody w jednym dokumencie. Każde zlecenie dziennika jest arkuszem szachownicy, utworzonym na podstawie pożyczki z jednego lub kilku podobnych (podobnych w treści) kont.

Całkowita wartość jest umieszczona na przecięciu wiersza i kolumny rejestru. Na przykład możesz wziąć zlecenie dziennika 2, zaprojektowane w celu odzwierciedlenia informacji o uznaniu rachunku nr 51 „Rachunek bieżący” w obciążeniu rachunków 50, 55, 52, 57, 58, 18, 60, 62, 68 , 66, 76, 71, 70, 73, 75 itd.

Dziennik-rozkaz nr 2

Odzwierciedlają się tutaj następujące operacje:

Każda transakcja biznesowa jest potwierdzana, na podstawie której wypełniany jest dziennik zamówień. Po wypłacie gotówki do kasy przedsiębiorstwa wykorzystuje się przychodzące zlecenie gotówkowe (konto 50), aby przekazać środki pieniężne z rachunku rozliczeniowego firmy do różnych kontrahentów lub budżetów na różnych poziomach - zlecenie płatnicze.

Biuletyn

Zlecenie dziennika jest wypełniane z dokumentów pierwotnych, ale niektóre konta mają dość dużą ilość informacji analitycznych, które są przetwarzane w zestawieniu pomocniczym, a jego suma na dzień jest odnoszona do odpowiedniej komórki rejestru. Na przykład przy rozliczeniach z dostawcami i kontrahentami w ciągu jednego dnia możliwe jest wykonanie kilkudziesięciu przelewów w celu spłaty (zmniejszenia) kwoty zadłużenia lub wpłaty zaliczek. W celu przeprowadzenia analityki sporządzane jest zestawienie uzupełniające. W podanym przykładzie w dniu 05.12.2010 z rachunku bieżącego firmy przelano 57,0 jednostek środków pieniężnych, które są wysyłane do różnych kontrahentów na podstawie odpowiednich umów lub dokumentów dostawy. Aby rozszyfrować tę kwotę, można sporządzić specjalny dokument.

Odszyfrowanie konta 60

Wynik tego oświadczenia znajduje odzwierciedlenie w dzienniku-zleceniu nr 2, dokumenty potwierdzające operację (polecenia zapłaty ze znakiem bankowym) są dołączone do transkrypcji analitycznej.

Numery rejestru

Każde zamówienie czasopisma podlega numeracji. Formularz jest arkuszem wielkoformatowym, który odzwierciedla wiele kolumn do ewidencjonowania numerów rachunków odpowiadających kredytowi wybranego rachunku (lub grupy). Transakcje ewidencjonowane są codziennie lub w miarę tworzenia podstawowych dokumentów księgowych i zestawień pomocniczych. Zlecenie czasopisma jest otwierane dla konkretnego konta syntetycznego (grupa kont o podobnej treści) w cyklu miesięcznym, każdemu przyporządkowany jest stały numer.

• Formularz nr Ж-1 jest utrzymywany na koncie 50 kredytowym.
• Formularz nr Ж-2 jest przechowywany w uznaniu rachunku 51.
• Formularz nr Ж-3 - kredyt rachunków 56, 57, 55.
• Formularz nr Ж-4 - kredyt rachunków 92, 95, 93, 94, 90.
• Formularz nr Ж-6 - kredyt 60 kont.
• Formularz nr Ж-7 - kredyt
• Formularz nr Ж-8 - kredyt rachunków 06, 97, 09, 61, 67, 64, 63, 76, 75, 58, 73.
• Formularz nr Ж-10 - kredyt rachunków 70, 02, 10, 84, 20, 69, 23, 65, 29, 28, 26, 31, 44, 05.
• Formularz nr Ж-11 - kredyt rachunków 43, 41, 40, 46, 45, 62.
• Formularz nr Ж-12 - kredyt rachunków 82, 89, 96, 86, 87, 88, 85.
• Formularz nr Ж-13 - uznanie rachunków 01, 48, 03, 04, 47.
• Formularz nr Ж-14 - kredyt na koncie 14.
• Formularz nr Ж-15 - kredyt rachunków 83, 81, 80.
• Formularz nr Ж-16 rachunki kredytowe 11, 07, 08.

Zamykanie rejestrów

Dzienniki zamówień dla kont są wypełniane przez cały miesiąc, kiedy każdy rejestr jest zamknięty, obroty pożyczki są sumowane w debecie wskazanych kont. Syntetyczne dane księgowe są sprawdzane pod kątem zgodności z wartościami zestawienia pomocniczego, co odzwierciedla interpretacje analityczne. Uzyskane wartości po uzgodnieniu przekazywane są do księgi głównej. Otwiera się za każdy rok kalendarzowy, zawiera salda na początek okresu, jest wypełniany co miesiąc obrotem na rachunkach i służy do sporządzania bilansu śródrocznego (kwartalnego, miesięcznego, półrocznego).

Na koniec roku (okres sprawozdawczy) na podstawie danych wprowadzonych do księgi głównej tworzony jest bilans. W tym celu sumuje się obroty wszystkich arkuszy zamówień za dany okres, uwzględnia saldo otwarcia i w zależności od rodzaju konta (pasywne lub aktywne) oblicza się saldo na koniec roku. System rozliczania dzienników i zleceń jest przeznaczony do ręcznego przetwarzania danych. Jego główną negatywną cechą jest uciążliwość dzienników i rejestrów, dlatego najlepszą opcją do jego wykorzystania jest automatyzacja księgowości.

Firma musi sporządzić transakcje gotówkowe w kasie z podstawowymi dokumentami, zgodnie z Procedurą przeprowadzania transakcji gotówkowych. Wcześniej do ich księgowania i grupowania używano również specjalnych rejestrów - zamawiania dzienników nr 1, a także zestawienia nr 1 do niego. Obecnie dokumenty te są wykorzystywane w specjalistycznych programach jako jeden z rodzajów raportów do pobierania próbek.

Kolejność dziennika 1 była używana wcześniej w formularzu księgowym o tej samej nazwie. Na jej podstawie budowane są obecnie programy księgowe. W nich wszystkie dzienniki zamówień są wypełniane automatycznie po rejestracji dokumentacja podstawowa.

Tylko małe firmy nadal zachowują tę formę księgowości, w której kwoty dla dokumentów pierwotnych muszą być księgowane w specjalnych tabelach. Jednak nawet tutaj rzadko można spotkać ręczne wypełnianie dziennika zamówień.

Jego główną zaletą jest możliwość równoczesnego grupowania dokumentów w porządku chronologicznym i według kont księgowych, czyli według kierunków wydatkowania. A jego konstrukcja zgodnie z zasadą szachownicy, wartość sumy kolumnowej jest równa sumie sumy wierszowej, daje możliwość dodatkowej kontroli nad poprawnością księgowania dokumentów w Księdze Głównej.

Czasopismo numer zamówienia 1 i lista do niego są obecnie opcjonalne. Są one kompilowane jako jeden z rodzajów raportów podsumowujących w celu kontroli i pozyskiwania informacji w kontekście wykorzystania gotówki.

Ponadto istnieją odmiany tego rejestru dla przedsiębiorstw z różnych branż. W budownictwie wydawany jest dziennik-zamówienie 1c, w firmach handlowych i zaopatrzeniowych - dziennik-zamówienie 1sn.

Procedura korzystania z czasopisma

Dziennik zamówień sporządzany jest na podstawie danych z poleceń wypływów gotówki, list płac lub raportów kasjerskich. Można go kompilować w chwili obecnej dla dowolnego okresu - dnia, tygodnia, dekady, miesiąca. W dużych przedsiębiorstwach z dużą liczbą dokumentów kasowych sporządza się je w ciągu jednego lub kilku dni. Zlecenie dziennika nr 1 służy jedynie do odzwierciedlenia operacji na rachunku kredytowym. 50 Kasjer, do analizy debetowej stosuje się wyciąg nr 1.

Dokument gotówkowy lub raport kasjera jest odzwierciedlony w szachownicy. Jeżeli rejestr jest sporządzony w ciągu jednego dnia, numer w kolejności jest wskazany poziomo, w przeciwnym razie data rejestracji podstawowych dokumentów. Kwoty są rozdzielane w kolumnach zgodnie z określonymi w nich rachunkami księgowymi.

Po zamknięciu zamówienia księgowego sumy są obliczane dla każdego wiersza i kolumny. Suma wszystkiego powinna zbiegać się „na rogu”. Następnie wyświetlane jest saldo gotówkowe (saldo) na koniec okresu.

Rejestr ten, po zarejestrowaniu (wydruku), jest składany wraz z dokumentami podstawowymi, które są w nim odzwierciedlone.

Salda dla określonych dat w nim muszą pokrywać się z saldem w raportach kasjera, aw sumie - z obrotem na rachunku kredytowym. 50 w księdze głównej za odpowiedni okres.

Wzór wypełnienia dziennika-zlecenie nr 1

W górnej części dokumentu wskazana jest nazwa firmy, jej numery rejestrowe oraz adres.

Poniżej wypełnia się „Dziennik-zlecenie nr 1”, a jeśli powstaje w ciągu kilku dni, wskazana jest data początku i końca okresu.

Nazwa kolumn w tabeli zawiera kody rachunków księgowych, w obciążeniu których z uznania rachunku. 50 obejmuje kwoty. Zgodnie z planem kont, który podaje przybliżoną korespondencję dla tego konta, możesz sprawdzić poprawność kodów użytych w podstawowych dokumentach.

Pierwsza kolumna odzwierciedla numer w kolejności dokonanych wpisów lub datę transakcji gotówkowych, jeśli raporty kasjera są księgowane z kilkudniowym wyprzedzeniem.

Ostatni wiersz dziennika zamówień również zawiera sumy, ale dla różnych kont (według kierunku wydatków).

Raport jest zatwierdzany przez dyrektora firmy i głównego księgowego wraz z odszyfrowaniem ich danych osobowych.

niuanse

Jeśli zlecenie dziennika nr 1 jest sporządzane na dzień, to nie ma kolumny salda debetowego.