Verarbeitung von primären Buchhaltungsbelegen in 1s. Primäre Buchhaltungsunterlagen. Welche Unterlagen werden benötigt

Die Buchhaltung ist ein komplex organisiertes System. Auf dieser Grundlage werden Informationen in Primärdokumenten, Registrierung und deren weiteren Analyse gesammelt. Jene. Rechnungswesen ist Ausdruck aller finanziellen geschäftliche Transaktionen in monetärer Hinsicht. Wie ist die Wartung Primärbuchhaltung Sie werden aus dem Artikel lernen.

Alles hat seinen Preis

Die Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, alle Transaktionen zu monetären Bedingungen zu bringen. Zum Beispiel, Arbeitsbeziehungen, Beziehungen zwischen Käufern und Lieferanten, Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, Beziehungen zum Staat - Steuern zahlen. Es spiegelt nicht nur die Durchführung solcher Operationen wider, sondern auch deren Analyse. Dies erlaubt uns in Zukunft Rückschlüsse auf die Zahlungsfähigkeit und Bonität der Gesamtorganisation. Und auf dieser Grundlage beseitigen schwache Seiten Finanzpolitik und wählen Sie eine Richtung für die weitere Entwicklung.

Wichtig: Grundlage für die Ausrichtung der Weiterentwicklung der Organisation ist die Durchführung der Primärbuchhaltung.

Dies ist die Grundlage, die es Ihnen ermöglicht, alle notwendigen Informationen zu sammeln.

Quelldokumente

Oben haben wir die Primärdokumentation als Grundlage der Buchhaltung im Unternehmen bezeichnet. Es kann auch mit den Wurzeln eines Baumes verglichen werden, aus denen später der Stamm und die Zweige wachsen. Urlaub ist eine synthetische Buchhaltung für Konten, mit der Sie die Arbeit eines Unternehmens richtig und vollständig beurteilen können.

Geben wir eine Definition. Primärdokumente Ist ein bestimmtes Dokument eindeutig gesetzlich festgelegt ein Muster, ausgefüllt in Übereinstimmung mit allen Regeln der Rechnungslegung, Empfehlungen von Steuern, Banken, statisch und einer Reihe anderer daran interessierter Behörden.

Die Primärdokumentation wird von den Statistikbehörden genehmigt. Spezialisiertere und eng fokussiertere Dokumente - nach Abteilungen für bestimmte Arten von Aktivitäten.

Eine solche Dokumentation ermöglicht es Ihnen, Finanz- und Geschäftstransaktionen im Unternehmen aufzuzeichnen und zu verfolgen. Jene. Dies ist die Grundlage der in einzelnen Unternehmen verwendet.

Füllregeln

Neben der Tatsache, dass die statistischen Behörden mit der Genehmigung von Dokumenten befasst sind, haben sie eine Reihe von Anforderungen für das Ausfüllen und Ausfüllen entwickelt.

Pflichtfelder:

Vollständiger Name des Dokuments (Abkürzung ist nicht zulässig);
Ausstellungsdatum des Dokuments;
Vollständige Informationen über die Organisation, die das Dokument erstellt und für wen es bestimmt ist;
Voll Bankdaten Gegenpartei, falls erforderlich;
Vollständige Informationen über den Geschäftsbetrieb, ausgedrückt in quantitativer und monetärer Form;
Angaben zum Mitarbeiter, der das Dokument beglaubigen darf (Stelle, Unterschrift, Transkript);
Stempeln oder versiegeln (nass).

Obwohl die oben genannten Anforderungen obligatorisch sind, ist es in einigen Fällen aus Unaufmerksamkeit oder anderen Gründen möglich, einen oder mehrere Punkte zu überspringen. Dieser Verstoß führt nicht zur Ungültigkeit der primären Buchführung.

Arten der Primärdokumentation

Jeder einzelne Finanz- und Geschäftsvorfall wird mit einem spezifischen Dokument ausgestellt. Hier sind die wichtigsten.

Rechnung - für Käufer, die den Namen des Produkts oder der Dienstleistung angibt, die Bankverbindung des Lieferanten;
Zahlungsauftrag - für einen Lieferanten von einem Käufer, der die Tatsache der Zahlung bestätigt, bargeldlos;
Quittung - für den Käufer, nach dem er eine Zahlung an den Lieferanten in bar geleistet hat;
Kontoauszug - ermöglicht Ihnen, die Bewegung zu sehen Geld An aktuelles Konto Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum;
Bargeldbestellung - ermöglicht es Ihnen, die Geldbewegungen an der Kasse der Organisation zu sehen;
Frachtbrief oder Universaltransferdokumente, Rechnung - bestätigt den Versand von Material oder die Erbringung von Dienstleistungen nach Zahlung. Es gibt den Namen des Produkts, das Volumen und die Kosten an.
Frachtbrief - für den Materialtransport vom Lieferanten zum Käufer. Es enthält den vollständigen Namen des Lieferanten und des Käufers, die TIN, juristische Adresse, Ort, von wo und wohin die Ladung transportiert wird, Informationen über den Spediteur.
Ein Verkaufsbeleg - wie ein Frachtbrief - bestätigt den Versand von Waren von einem Lieferanten an einen Käufer. Muss ein Datum, eine Nummer und eine Registrierung haben Finanzamt.
Vorabbericht - ein Berichtsdokument, das bestätigt, was ausgegeben wurde Rechenschaftspflichtige Gelder an den Arbeitnehmer ausgegeben. Außerdem sind dem A4-Blatt eine Kassenquittung, Quittungen, Vertragsanträge mit Spesenbestätigung beigefügt.
Arbeitszeitblatt - es zeichnet die Anzahl der Stunden auf, die ein Mitarbeiter einen Monat lang in der Organisation gearbeitet hat;
Abrechnung, Gehaltsabrechnung oder Gehaltsabrechnung - auf der Grundlage der ersten wird die Gehaltsabrechnung berechnet und auf der Grundlage der zweiten die Ausgabe.

Wichtig: Die oben genannten Dokumente sind typisch und gesetzlich streng vereinheitlicht. Sie können nur auf Wunsch des Leiters oder auf irgendeine Weise durchgeführt werden.

Es ist erlaubt, auf der Grundlage der Besonderheiten der Arbeit zusätzliche Dokumentationen einzuführen.

Korrekturen in der Primärdokumentation

Es ist nicht immer möglich, das Formular korrekt auszufüllen. Einige dürfen korrigiert werden, andere müssen neu geschrieben werden. Wie der Fix durchgeführt wird, wird unten gezeigt.

Korrekturen in der Primärdokumentation:

Korrekturen sind in einem laschen Berichtsdokument nicht erlaubt - es sollte komplett neu geschrieben werden;
In einem Dokument der strengen Berichterstattung: den Fehler mit einer roten Linie diagonal in einer Zelle streichen und "storniert" eintragen, das Formular muss falsch gehalten werden;
Jede Korrektur: streichen Sie es durch, schreiben Sie die richtige Version oben und machen Sie eine Inschrift „zu glauben korrigiert“, Siegel und Unterschrift des korrigierten Mitarbeiters;
Die Durchstreichlinie niemals schattieren oder verdicken, die falsche Eingabe sollte sichtbar sein.

Speicherfristen

Die Haltbarkeit der verschiedenen Formen ist unterschiedlich. Sie müssen mindestens 5 Jahre gelagert werden. Zum Beispiel alle mitarbeiterbezogenen Dokumente (von Löhne, Zahlung von Steuern, Personalakte) müssen mindestens 75 Jahre aufbewahrt werden. Dies ist auf häufige Anfragen zurückzuführen ehemalige Angestellte zur Rentenberechnung.

Wenn Sie sich entscheiden, die Regale von alten Dokumenten zu befreien, erstellen Sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ein Sondergesetz und kassieren Sie eine Provision für die Entsorgung der Primärdokumentation.

Ergebnisse

Also haben wir untersucht, wie die Primärdokumentation gepflegt wird. Es ist die Basis für die gesamte Buchhaltung des Unternehmens. Daher sollte die Durchführung der Primärbuchhaltung mit aller Verantwortung und Sorgfalt behandelt werden.

Primäre Buchhaltungsdokumente sind vereinheitlicht. Statistische Stellen sind an ihrer Entwicklung beteiligt. Die Organisation ist nicht berechtigt, diese zu ändern. Der Name des Dokuments, das Datum der Registrierung, der vollständige Name der Gegenpartei des Käufers und des Lieferanten, der Name der Ware in Wert und Menge, die Unterschrift der bevollmächtigten Person muss ausgefüllt werden.

Korrekturen in der Originaldokumentation sind zulässig. Dazu sollte der falsche Eintrag durchgestrichen und die richtige Option unter Angabe des "korrigierten Glaubens", Datum, Unterschrift und Siegel der Organisation oben geschrieben werden.

Die Aufbewahrungsfrist für die Primärdokumentation beträgt 5 Jahre oder mehr.

Primärdokumentation im Rechnungswesen

Willkommen, liebe Leserinnen und Leser, auf meinem Blog!

Normalerweise checke ich jeden Tag meine Arbeitspost, aber diese Woche ist sie nicht gewachsen und es haben sich viele Briefe angesammelt. Heute habe ich beschlossen, das Thema zu zerlegen neuer Artikel kam von selbst. Sprechen wir über die Primärdokumentation, denn diese ist die Grundlage von Registern und ein wichtiger Teil der Arbeit eines Buchhalters.

Während meines Studiums war dieses Thema nicht das wichtigste, und es ist theoretisch schwer zu beherrschen, aber nach dem Berufseinstieg musste ich nachholen. Lassen Sie uns alle Nuancen im Voraus aussortieren, um Schwierigkeiten in Zukunft zu vermeiden. Im vorherigen Thema haben wir Buchhaltungsregister zerlegt, ich weiß, es ist etwas kompliziert, aber nach dem heutigen Artikel wird es etwas einfacher.

Um sicher in der Ebene der Primärdokumentation zu navigieren, werden wir Folgendes berücksichtigen:

Das Konzept und der Zweck der primären Dokumentation des Unternehmens.
Pflichtangaben und Änderungen an Primärdokumenten sind zulässig.
Gruppen, Typen, Detailebenen und mögliche Bearbeitungen von Dokumenten.
Gültigkeits- und Aufbewahrungsbedingungen der Primärdokumentation.

Das Hauptziel besteht darin, zu lernen, das Primärdokument vom Rest der Masse ebenso wichtiger Papiere zu unterscheiden, sich an Details und Typen zu erinnern. Ich verspreche, es wird interessant, fangen wir an!

So arbeiten Sie richtig mit der primären Buchhaltungsdokumentation

Für Anfänger, unerfahrene Buchhalter und Unternehmer möchte ich die Grundsätze der Arbeit mit primären Buchhaltungsunterlagen erläutern.

Die Dokumente, mit denen Sie arbeiten werden, lassen sich in zwei Gruppen einteilen:

Von jemandem erhalten;
Ausgehend von dir.

Wie arbeite ich mit eingehenden Dokumenten?

1. Stellen Sie fest: Ist dieses Dokument ein Buchhaltungsdokument?

Das für die Buchhaltung akzeptierte Dokument muss Informationen enthalten, die für die Reflexion in der Buchhaltung unerlässlich sind, dh Informationen über jedes perfekte wirtschaftliche Ereignis enthalten.

Zum Beispiel, Kassenbon„Spricht“ über die Zahlung an jemanden (Geldausgaben), die Rechnung - über den Waren- und Materialverkehr (Einkommensausgaben) usw. Aber zum Beispiel der Antrag eines Mitarbeiters mit der Aufforderung, eine Vorauszahlung ohne Managervisum auszustellen kann nicht zur Arbeit angenommen werden.

Alle Notizen, Entwürfe, Zeitungsausschnitte usw. sind keine Buchhaltungsunterlagen. Sowie Dokumente, die unter Verstoß gegen die für sie festgelegten Regeln erstellt wurden.

2. Bestimmen Sie: Gilt dieses Dokument für Ihre Organisation oder nicht?

Das Dokument muss sich also auf dieses Unternehmen beziehen, dh die Angaben zu Ihrer Organisation enthalten oder an Ihren Mitarbeiter ausgeschrieben sein.

Es kommt vor, dass Sie aus verschiedenen Gründen Dokumente mitbringen, die nicht mit dieser Organisation zusammenhängen. Dies ist wahrscheinlich nur ein Fehler. Oder es kann sein, dass der Arbeitnehmer bewusst versucht, die anrechenbaren Beträge von sich selbst abzuschreiben.

Es ist auch möglich, dass Dokumente für den Kauf von Waren und Materialien (Werke, Dienstleistungen) absichtlich ausgeschrieben werden auf dieses Unternehmen um zu bekommen zusätzliche Beträge zum Steuerabzug.

Wenn die Diskrepanz zwischen Ihrer Art der Tätigkeit und dem Wesen des Dokuments auffällt, ist es besser, dieses Dokument nicht zu berücksichtigen.

Noch ein Punkt - vielleicht hat die Gegenpartei keinen Grund, Ihnen dieses Dokument zu schreiben, dh Sie haben kein Vertragsverhältnis mit ihr.

Der Versorger hat Ihnen beispielsweise Rechnungen gestellt, ohne zu wissen, dass eine andere Organisation, wie der Vermieter, den von Ihnen verbrauchten Strom bezahlt hat.

3. Überprüfen Sie die Details.

Für die Richtigkeit seiner Angaben ist der Vertragspartner selbst verantwortlich. Heutzutage verwenden viele Unternehmen Computerprogramme und machen daher in der Regel keine Fehler in ihren Angaben, obwohl dies geschieht. Aber Ihre Angaben sollten noch einmal überprüft werden - sie können oft Fehler enthalten.

Getrennt davon sollte über handschriftliche Dokumente gesprochen werden - zusätzlich zu der Tatsache, dass sie Fehler enthalten, kommt es auch vor, dass das Dokument gefälscht ist, dh beispielsweise im Namen eines nicht existierenden Unternehmens geschrieben wurde.

Ob ein solches Unternehmen existiert oder nicht, kann durch das Register der Steuerpflichtigen auf der Website des Steuerausschusses der Republik Kasachstan überprüft werden.

Die Unterschriften im Dokument müssen echt sein, also genau die Personen, denen sie gehören, und diese Personen müssen das Recht haben, solche Dokumente zu unterschreiben. Faxunterschriften sind auf Dokumenten nicht erlaubt.

Es kann mehrere Siegel in einer Organisation geben. Prüfen Sie, ob sich der Stempel auf diesem Dokument befindet. Beispielsweise sollte die Rechnung nicht mit den Worten „Human Resources“ abgestempelt werden.

Es kommt auch vor, dass ein Dokument fälschlicherweise für eine Organisation mit ähnlichem Namen geschrieben wurde. In all diesen Fällen müssen Sie sich an diese Organisation wenden und die erneute Erstellung des Dokuments verlangen.

4. Wurde das im Dokument festgehaltene Ereignis tatsächlich begangen?

Möglicherweise hat der Lieferant Ihnen diese Waren und Materialien nicht geliefert oder diese Dienstleistungen nicht erbracht. Oder vielleicht hat die Gegenpartei eine Rechnung über ein größeres Volumen als nötig ausgestellt, den Preis und dementsprechend den Betrag.

Beispielsweise wurde die in der Rechnung angegebene Ware nicht an Ihr Lager geliefert. Ihre Spezialisten müssen dieses Dokument akzeptieren (bestätigen). In diesem Beispiel muss dies beim Wareneingang vom Lagerleiter mit seiner Unterschrift bestätigt werden.

Und Preis, Menge und Einkaufsbedingungen müssen mit den Vertragsbedingungen verglichen werden. Entweder muss es von einem Ökonomen - Vermarkter oder Lieferanten - bestätigt werden.

5. Bestimmen Sie: zu welchem Zeitraum das Dokument gehört.

Die Perioden können sein:

aktueller Monat,
aktuelles Quartal,
dieses Jahr,
letzten Monat,
letztes Vierteljahr,
letztes Jahr.

Es hängt davon ab, ob es notwendig ist, dieses Dokument zu berücksichtigen. Ja, es kommt auch vor, dass sie zum Beispiel eine Rechnung für den vergangenen Zeitraum mitbringen - es liegt in Ihrem Ermessen, diese zu berücksichtigen oder nicht.

Im Allgemeinen sind Sie natürlich verpflichtet, das Dokument für die Buchhaltung zu akzeptieren, aber wenn Sie es akzeptieren, müssen Sie die Berichte, einschließlich der Steuerberichte, korrigieren.

Wenn es jedoch nicht schwer ist, die Berichte der vergangenen Periode des laufenden Jahres (letztes Quartal, letzter Monat) zu korrigieren, kann es sehr schwierig sein, die Berichte des letzten Jahres zu korrigieren. Es ist deine Entscheidung;

Vielleicht war (ist) dieses Dokument schon bei Ihnen. Dann ist es entweder ein Duplikat (Kopie), oder dieses Dokument wurde Ihnen für etwas abgenommen und nun zurückgegeben. Achten Sie darauf, dass Sie dasselbe Dokument nicht zweimal durchziehen. Dies führt zu doppelten Umsätzen, das heißt, es werden bestimmte Beträge unangemessen erhöht.

6. Bestimmen Sie: zu welchem Buchhaltungsabschnitt der Beleg gehört.

Buchhaltungsbereiche:

Kasse,
Bank,
Materialien,
Waren,
Anlagevermögen,
Verantwortliche Personen,
Lieferanten,
Käufer usw.

So arbeiten Sie mit eingehenden Dokumenten

Es gibt eine Verordnung von Dokumenten für Buchhaltungsabschnitte. Das kannst du in jedem Buchhaltungslehrbuch nachlesen. Ein Kontoauszug ist beispielsweise ein Dokument im Abschnitt "Bank", der Name des Registers, in dem Sie dieses Dokument ablegen.

Das ist einfach. Bei Dokumenten im Zusammenhang mit der Ankunft von Waren und Materialien ist die Situation jedoch komplizierter.

Bestimmen Sie, was der eingehende Bestand für Ihr Unternehmen ist: Material, Ware, Anlagevermögen, immaterielles Vermögen oder ein Service / Job (und es passiert)?

Material- dies wird in der Arbeit verwendet und gleichzeitig ausgegeben, dh endet. Dies ist zum Beispiel Papier, Benzin, Zement usw. Das Material ändert seine Form: Es war Zement - es ist ein konkretes Produkt.

Das Produkt wird im Gegensatz zum Material nicht in der Arbeit verwendet, sondern zum Weiterverkauf, dh zum Verkauf, gekauft. Dies ist sein einziger Unterschied. In der Praxis können Papier, Benzin und Zement ein Rohstoff sein, je nachdem, was wir handeln.
Das Nachschlagewerk der Waren im Programm „1C“ heißt „Nomenklatur“.

Die Hauptsache- Dies ist eine Art Werkzeug, das bei der Arbeit verwendet wird und im Gegensatz zum Material seine physische Form nicht ändert. Das heißt, es endet nicht und wird nicht verbraucht.

Dies ist zum Beispiel ein Tisch, ein Computer, ein Auto usw. Und nach mehreren Betriebsjahren bleiben sie ein Tisch, ein Computer und ein Auto. Eine Abschreibung (Verschleiß) des Betriebssystems tritt nur während des Betriebs auf.

Im 1C-Programm werden Betriebssysteme als Anlagevermögen bezeichnet.

Es kommt auch vor, dass sie für eine bestimmte Dienstleistung (Arbeit) ein Dokument ausschreiben, als ob sie die Ware an Sie verkauft hätten. Zum Beispiel hat eine Tankstelle das Öl in Ihrem Automotor gewechselt und die Rechnung anstelle von „Ölwechsel“ lautet „ Motoröl die und die, die und die Menge, zu diesem und jenem Preis."

Stellen Sie sich eine Frage: Haben wir dieses Produkt tatsächlich zur Hand? Nein. Dann - dies ist eine Dienstleistung (Arbeit) und Sie müssen dieses Dokument entsprechend erhalten.

7. In welches Register (Zeitschrift) passen Sie dieses Dokument?

Stellen Sie dies sofort fest und legen Sie das Dokument vorzugsweise sofort nach der Verarbeitung an seiner Stelle ab. Das Dokument kann zwar noch nicht „entfernt“ werden – es bedarf noch einiger Überarbeitung oder Klärung einiger Umstände. Empfehlenswert ist ein separater Ordner für solche Papiere oder ein separates Fach.

Einer der schlimmsten Nachteile, die ein Buchhalter haben kann, ist Faulheit. Ein "für später" verschobenes Dokument kann viel Ärger verursachen.

Daher ist es besser, Dokumente so schnell wie möglich nach Erhalt zu bearbeiten. Dokumente, die aus objektiven Gründen verschoben wurden, sollten abgeschlossen werden, sobald eine solche Möglichkeit besteht.

8. Bestimmen Sie: Wird es weitere Ereignisse im Zusammenhang mit diesem Dokument geben?

Einige Dokumente können Konsequenzen für die Zukunft haben. Zum Beispiel kann die Benachrichtigung des Steuerausschusses in Zukunft unangenehme Folgen haben: die Sperrung des Kontos usw. Daher müssen solche Dokumente sofort bearbeitet und alle anderen Angelegenheiten verschoben werden.

Es gibt auch Dokumente, die unangenehme Folgen haben können, nachdem Sie ihre Richtigkeit bestätigt haben. Zum Beispiel ein Abgleichsbericht, in dem Ihr Abbrechnungsverbindlichkeiten- Dies kann die Grundlage für die Einreichung einer Klage gegen Ihr Unternehmen sein.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ist es daher besser, solche Dokumente im Ermessen des Managers zu lassen. Andere Dokumente können die Beschaffung anderer Dokumente erfordern.

Zum Beispiel Rechnungen für den Wareneingang ohne Rechnung. Vielleicht ist es so festgelegt, dass Ihr Kontrahent Ihnen später eine allgemeine Rechnung für einen bestimmten Zeitraum oder eine bestimmte Warenmenge ausstellt.

In diesem Fall sind diese Rechnungen einzuziehen und den Lieferanten unverzüglich nach Fristende bzw. Eingang der vereinbarten Menge an die Rechnung zu erinnern.

Hier ist folgendes zu erwähnen: Der Buchhalter muss den rechtzeitigen Eingang der erforderlichen Unterlagen kontrollieren.

Unterlagen, über deren voraussichtlicher Eingang Sie wissen, müssen bei Nichterhalt von der Gegenpartei bzw. dem zuständigen Mitarbeiter angefordert werden Fristen.

Quelle: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Primärdokumente im Rechnungswesen

Grundlage für Eintragungen in Register Buchhaltung sind Quelldokumente.

Primärdokumente werden für die Abrechnung akzeptiert, wenn sie in der in den Alben enthaltenen Form erstellt sind einheitliche Formen primär Buchführung, gemäß der Verordnung über die Rechnungslegung und Finanzberichterstattung in Russische Föderation genehmigt durch Beschluss des russischen Finanzministeriums vom 29. Juli 1998 Nr. 34 n (in der Fassung vom 26. März 2007 Nr. 26n)

Bei Bedarf können zusätzliche Zeilen und Spalten in das Standardformular aufgenommen werden, jedoch müssen alle Angaben des genehmigten Formulars beibehalten werden. Die eingeführten Änderungen müssen durch die entsprechende Verordnung (Dekret) formalisiert werden.

Lediglich die Formen der Buchhaltungsdokumente können sich nicht ändern Bargeldtransaktionen gemäß dem Verfahren für die Anwendung einheitlicher Formen der primären Buchführungsdokumentation, genehmigt durch den Beschluss des Goskomstat Russlands vom 24.03.1999 Nr. 20.

In den vom Goskomstat Russlands genehmigten Formularen werden Informationscodierungszonen bereitgestellt, die gemäß allrussischen Klassifikatoren ausgefüllt werden.

Codes, für die es keine Links zu gibt Allrussische Klassifikatoren(z. B. Spalten mit dem Namen "Art des Vorgangs") dienen der Verallgemeinerung und Systematisierung von Informationen bei der Verarbeitung von Daten mittels Computertechnologie und werden gemäß dem in der Organisation verwendeten Kodierungssystem angebracht.

Darüber hinaus werden für die Rechnungslegung von einem Kleinunternehmen eigenständig entwickelte Formulare mit den entsprechenden Pflichtangaben des Bundesgesetzes "Über die Rechnungslegung" akzeptiert.

Sie können nur die Dokumente selbst entwickeln, die nicht in den Alben der einheitlichen Formulare enthalten sind.

Details der primären Buchhaltungsdokumente

Zu den obligatorischen Anforderungen der primären Buchhaltungsunterlagen gehören:

Titel des Dokuments;
das Datum seiner Zusammenstellung;
der Name der Organisation, für die das Dokument erstellt wurde;
der Inhalt des Geschäftsvorfalls in physischer und wertmäßiger Hinsicht;
die Namen der Positionen der für die Durchführung des Geschäftsvorfalls verantwortlichen Personen und die Richtigkeit der Eintragung;
persönliche Unterschriften dieser Personen.

Die termingerechte und qualitativ hochwertige Ausführung der primären Buchhaltungsdokumente, deren rechtzeitige Übergabe an die Buchhaltung zur Reflexion in der Buchhaltung sowie die Zuverlässigkeit der darin enthaltenen Daten werden durch die Personen sichergestellt, die diese Dokumente erstellt und unterzeichnet haben .

Die Liste der Personen, die berechtigt sind, primäre Buchhaltungsdokumente zu unterzeichnen, wird vom Leiter der Organisation im Einvernehmen mit dem Hauptbuchhalter genehmigt.

Die Dokumente, die die Geschäftstransaktionen mit Geldern formalisieren, werden vom Leiter der Organisation und dem Hauptbuchhalter unterzeichnet.Anstelle des Leiters und des Hauptbuchhalters können andere Beamte die Primärdokumente unterzeichnen, deren Liste jedoch vom Leiter der Organisation und stimmte mit dem Hauptbuchhalter ab.

Das Primärdokument ist ein schriftlicher Nachweis eines Geschäftsvorfalls (Bezahlung von Waren, Barauszahlung gegen einen Bericht usw.) und muss zum Zeitpunkt des Geschäftsvorgangs, und falls dies nicht möglich ist, sofort nach dessen Abschluss erstellt werden.

Arten von Dokumenten

Alle Primärdokumente lassen sich in folgende Gruppen einteilen:

organisatorisch und administrativ;
entlastend;
die Dokumente Buchhaltungsregistrierung.

Organisations- und Verwaltungsdokumente sind Anordnungen, Weisungen, Weisungen, Vollmachten etc. Diese Dokumente ermöglichen die Durchführung bestimmter Geschäftsvorfälle.

Zu den Belegen gehören Rechnungen, Anforderungen, Quittungen, Abnahmebescheinigungen usw. Diese Dokumente spiegeln die Tatsache eines Geschäftsvorfalls wider und die darin enthaltenen Informationen werden in Buchhaltungsregistern eingetragen.

Einige Dokumente sind sowohl freizügig als auch entlastend. Dazu gehören zum Beispiel Verbrauchsmaterialien Barbestellung, Zahlungsbeleg usw.

Ablaufplan der Organisation

Für die korrekte Durchführung der Primärbuchhaltung wird ein Belegflussplan entwickelt und genehmigt, der das Verfahren und den Zeitpunkt der Bewegung der Primärdokumente innerhalb des Unternehmens sowie deren Eingang bei der Buchhaltung bestimmt.

Primärdokumente, die bei der Buchhaltung (Buchhalter) eingehen, müssen überprüft werden:

nach dem Formular (Vollständigkeit und Richtigkeit des Dokuments, Ausfüllen der Details);
arithmetisch (Beträge zählen);
nach Inhalt (Verbindung zwischen einzelnen Indikatoren, Abwesenheit interner Widersprüche).

Buchhaltungsregister

Nach der Annahme werden die Informationen aus dem Primärdokument in die Buchhaltungsregister übertragen und auf dem Dokument selbst eine Markierung angebracht, um die Möglichkeit einer doppelten Verwendung auszuschließen (z Buchhaltungsregister).

Buchhaltungsregister sind speziell angepasste Papierbögen zum Registrieren und Gruppieren von Ausweisen. Sie werden in speziellen Büchern (Magazinen), auf separaten Blättern und Karten, in Form von Computern hergestellten Maschinen sowie auf Magnetbändern, Disketten, Disketten und anderen Maschinenmedien aufbewahrt.

Geschäftsvorfälle sollten in chronologischer Reihenfolge in den Buchführungsregistern abgebildet und nach den entsprechenden Buchführungskonten gruppiert werden.

Von äußeres Erscheinungsbild Buchhaltungsregister sind:

Bücher (Bargeld, Hauptsache);
Karten (Buchhaltung des Anlagevermögens, Buchführung von Materialien);
Zeitschriften (freie oder benotete Blätter).

Je nach Art der erstellten Aufzeichnungen sind die Register unterteilt in:

chronologisch (Logbuch);
systematisch (Hauptbuch der Konten);
kombiniert (Zeitschriftenbestellungen).

Je nach Detaillierungsgrad der in den Buchführungsregistern enthaltenen Informationen sind dies:

synthetisch (Hauptbuch der Konten);
analytisch (Karten);
kombiniert (Zeitschriften bestellen).

Aufzeichnungen in Primärdokumenten sollten so erfolgen, dass die Sicherheit dieser Aufzeichnungen für die für ihre Aufbewahrung im Archiv festgelegte Zeit gewährleistet ist.

Primär und konsolidiert Buchhaltungs-Dokumente können auf Papier und Computermedien erstellt werden. Im letzteren Fall ist die Organisation verpflichtet, auf eigene Kosten Kopien dieser Dokumente auf Papier für andere Teilnehmer am Geschäftsbetrieb sowie auf Verlangen der Kontrollorgane gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation anzufertigen , das Gericht und die Staatsanwaltschaft.

Für die Übergabe an das Archiv werden die Dokumente in chronologischer Reihenfolge ausgewählt, zusammengestellt, gebunden und in Ordnern abgelegt. Der Einreichung der Unterlagen beim Archiv liegt eine Urkunde bei.

Bei der Aufbewahrung von Buchhaltungsregistern müssen diese vor unbefugten Korrekturen geschützt werden. Die Berichtigung eines Fehlers im Buchführungsregister ist zu begründen und durch die Unterschrift der Person, die die Berichtigung vorgenommen hat, unter Angabe des Datums der Berichtigung zu bestätigen.

Personen, die Zugang zu Informationen aus Buchführungsregistern und internen Buchführungsabschlüssen erlangt haben, sind zur Wahrung des Geschäftsgeheimnisses verpflichtet. Für deren Offenlegung tragen sie die durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegte Verantwortung.

Korrektur von Fehlern in Primärdokumenten und Buchhaltungsregistern. Gemäß Art. neun Bundesgesetz"Über die Buchhaltung" ist es nicht erlaubt, Kassen- und Bankdokumente zu korrigieren.

Die übrigen Hauptbuchhaltungsdokumente können nur im Einvernehmen mit den am Geschäftsbetrieb Beteiligten berichtigt werden, die durch die Unterschriften derselben Personen, die die Dokumente unterzeichnet haben, unter Angabe des Datums der Korrekturen bestätigt werden müssen.

Das Erfordernis des zu korrigierenden Primärdokuments wird mit einer klaren, aber dünnen Linie durchgestrichen, so dass die ursprüngliche Bedeutung (Inhalt) des korrigierten Attributs sichtbar wird. Handschriftlich wird ein Vermerk „Glaube korrigiert“ angebracht, und die Korrektur wird durch die Unterschrift der Person, die die Korrektur vorgenommen hat, unter Angabe des Nachnamens und der Initialen beglaubigt.

Aufbewahrungsfristen für primäre Buchhaltungsbelege

Gemäß Art. 17 des Bundesgesetzes "Über die Buchhaltung" sind Organisationen verpflichtet, primäre Buchhaltungsunterlagen, Buchhaltungsregister und Abrechnungen innerhalb der gemäß den Regeln für die Organisation der staatlichen Archivangelegenheiten festgelegten Fristen, aber mindestens fünf Jahre.

Wiederherstellung von Primärdokumenten

Das Rechnungslegungsrecht enthält nicht eindeutig etablierte Regeln, die das Verfahren zur Wiederherstellung von Primärdokumenten bei Verlust regeln.

In einer Reihe von normativen Gesetzen werden nur die Aufbewahrungsfristen für primäre Buchhaltungsdokumente festgelegt. Die Gesetzgebung legt nicht fest, was eine Organisation im Falle des Verlustes von Dokumenten aus Gründen außerhalb ihrer Kontrolle zu tun hat. Im Schreiben der UMNS Russlands in Moskau vom 13.09.2002 Nr. 26-12 / 43411 wird dem Leiter der Organisation bei Verlust oder Zerstörung von Primärdokumenten empfohlen:

durch Anordnung eine Kommission zur Ermittlung der Gründe für den Verlust, die Vernichtung von Primärdokumenten zu berufen, zu deren Teilnahme gegebenenfalls Vertreter der Ermittlungsorgane, des Sicherheitsdienstes und der staatlichen Feueraufsicht eingeladen werden;
Maßnahmen zur Wiederherstellung der Primärdokumente zu ergreifen, die innerhalb der gesetzlich festgelegten Frist wiederhergestellt und aufbewahrt werden müssen. Kopien von Geldflussrechnungen auf Bankkonten können beispielsweise von den Banken angefordert werden, bei denen die Konten der Organisation geöffnet sind; Verträge, Handlungen, Rechnungen können von Gegenparteien usw. angefordert werden.

Es ist jedoch nicht immer möglich, Duplikate aller verlorenen Dokumente zu erhalten, z. B. bei einer großen Anzahl von Gegenparteien, aufgrund fehlender Lieferanten (Käufer) an zuvor bekannten Adressen oder aufgrund des Fehlens solcher Kontakte. Aus objektiven Gründen kann die Organisation daher nicht alle verlorenen Primärdokumente wiederherstellen.

Praktische Frage: Was ist in diesem Fall zu tun? Soll das Finanzamt benachrichtigt werden?

Eine Anzeige bei der Steueraufsichtsbehörde ist nach Ansicht einiger Experten nicht erforderlich, zumal dies nicht dazu beiträgt, eine mögliche Haftung zu vermeiden und das Fehlen von Primärdokumenten mit einer Geldbuße nach Art. 120 der Abgabenordnung der Russischen Föderation.

V in diesem Fall Der Steuerpflichtige kann zwischen drei Optionen wählen:

Stellen Sie nach Möglichkeit verlorene Dokumente (zumindest teilweise) wieder her.
Korrekturbuchungen für nicht dokumentierte Aufwendungen vorzunehmen und die Korrekturen in der überarbeiteten Einkommensteuererklärung für das Berichtsjahr widerzuspiegeln, da nicht dokumentierte Aufwendungen in der Steuerbuchhaltung nicht als Aufwand erfasst werden.
Geben Sie den Vertretern der Steuerbehörde eine Gelegenheit für den Fall, dass Steuerprüfung die an den Haushalt zu zahlenden Beträge durch Berechnung auf der Grundlage der dem Steuerpflichtigen verfügbaren Daten sowie auf der Grundlage der Daten anderer ähnlicher Steuerpflichtiger bestimmen (Artikel 31 Absatz 1 Unterabsatz 7 der Abgabenordnung der Russischen Föderation) .

Beschlagnahme von Primärdokumenten

Sie können nur von den Ermittlungs-, Ermittlungs- und Staatsanwaltschaften, Gerichten, Steuerbehörden und Organen für innere Angelegenheiten aufgrund ihrer Entscheidungen gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation zurückgezogen werden.

Schreiben des Finanzministeriums der RSFSR vom 26.07.1991 Nr. 16/176 genehmigte die Anweisung über das Verfahren zur Beschlagnahme von Dokumenten, die die Verheimlichung (Untertreibung) von Gewinnen (Einkünften) bezeugen, durch einen Beamten der staatlichen Steuerinspektion oder Verschleierung anderer Gegenstände vor der Besteuerung von Unternehmen, Institutionen, Organisationen und Bürgern.

Der Hauptbuchhalter oder andere Beamte der Organisation hat das Recht, mit Erlaubnis und in Anwesenheit von Vertretern der die Beschlagnahme durchführenden Stellen Kopien davon mit Angabe des Grundes und des Datums der Beschlagnahme anzufertigen.

Primäre Buchhaltungsunterlagen haben notwendig nicht nur in buchhalterischen Angelegenheiten, sondern auch in Bezug auf Steuergesetzgebung, insbesondere die Höhe der Verpflichtungen. Daher ist es für die Person, die für die Zusammenstellung der Primärdokumentation verantwortlich ist, äußerst wichtig, alle Nuancen der Rechnungslegung zu kennen und darüber hinaus deren Klassifizierung zu verstehen, um die Arbeit zu vereinfachen.

Was sind primäre Buchhaltungsdokumente?

Als Primärdokumente gelten solche Dokumente, die bestimmte bereits durchgeführte wirtschaftliche Handlungen erfassen. Das Hinterlassen einer Eintragung in die Buchhaltung und die Eintragung in das Register ist nur möglich, wenn eine primäre Buchhaltungsdokumentation vorliegt. Sie gilt als Bestandteil Unternehmensverwaltungssysteme. Auf dieser Grundlage können wir mit Sicherheit sagen, dass die primären Rechnungslegungsdokumente Belege für Transaktionen sind, die im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens durchgeführt wurden und einige wirtschaftliche Wirkung.

Einstufung

Alle Punkte, die die Frage der Primärorganisationen betreffen, unterliegen den Bestimmungen und Normen von 402-FZ. Die Verordnung weist darauf hin, dass diese Bescheinigungen im Umgang mit Steuerstrukturen als Bestätigung der Richtigkeit der Berechnungen benötigt werden. Dies bedeutet, dass die Steuerbehörden keine Beschwerden über das Verfahren zur Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage haben.

Die Primärdokumentation unterliegt nach den aktuellen Vorschriften einer Aufbewahrungspflicht von 4 Jahren. Während dieser Zeit können die Finanzbehörden jederzeit Unterlagen zur Prüfung und Überprüfung anfordern. Darüber hinaus dient die Primärdokumentation häufig als Beweisgrundlage in Rechtsstreitigkeiten.

Es ist zu beachten, dass bestimmte Formen der Primärdokumentation nicht auf Gesetzesebene verankert sind. Zu diesem Thema hat ein Unternehmen die Möglichkeit, die Option zu wählen, die seinen Bedürfnissen entspricht und als gute Hilfe bei der weiteren Arbeit dient.

Primäre Buchhaltungsunterlagen: Liste

Die vollständige Liste der Zertifikate mit grundlegenden Funktionen bleibt in der Regel unverändert und wird auf höchster Ebene genehmigt. Zur Zeit umfasst diese Kategorie:

Vom Vertrag. Sie legen die spezifischen Bedingungen der Transaktion, die Verantwortung der Parteien und finanzielle Aspekte fest. Im Allgemeinen werden hier alle Bedingungen angegeben, die in irgendeiner Weise mit der Transaktion in Zusammenhang stehen. Beachten Sie, dass für einige Vorgänge die Schriftform des Vertrages nicht erforderlich ist. Also, ab dem Moment, in dem der Käufer erhält Quittung, gilt das Geschäft als abgeschlossen.
Konten. Dokumente verwenden dieser Art der Käufer bestätigt seine Zahlungsbereitschaft für die Ware (Leistung) des Verkäufers. Darüber hinaus können Rechnungen enthalten: zusätzliche Bedingungen Transaktionen und feste spezifische Preise, die der Verkäufer für seine Produkte und Dienstleistungen festlegt. Wenn der Käufer aus irgendeinem Grund mit dem ihm präsentierten Produkt (Dienstleistung) aufgrund der Rechnung nicht zufrieden ist, hat er das Recht, eine Rückerstattung seiner Gelder zu verlangen.
Packliste. Es zeigt an vollständige Liste alle Waren oder Materialien, die übertragen werden. Der Frachtbrief sollte je nach Anzahl der Transaktionsteilnehmer in mehreren Versionen erstellt werden.
Abnahmeprotokoll. Es wird auf der Grundlage der Ergebnisse der Leistungserbringung als Bestätigung erstellt, dass das Arbeitsergebnis die zuvor genannten Kriterien erfüllt und von der empfangenden Partei vollständig genehmigt wurde.
Berechnete Aussagen. Sie zeigen alle Fragen im Zusammenhang mit der Auszahlung von Löhnen an eingestelltes Personal. Darüber hinaus sollten hier alle Informationen zu Prämien, Prämien und anderen Mechanismen der finanziellen Anreize für Mitarbeiter angezeigt werden.
Liefer- und Abnahmezertifikate Nr. OS-1. Diese Art von Dokumentation wird verwendet, um alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Ein- oder Ausstieg von Anlagevermögen zu dokumentieren.
Bargelddokumente zu denen Kassenbons und Quittungen gehören, und darüber hinaus Kassenbuch... Sie enthalten Informationen zu finanziellen, im Rahmen der Umsetzung durchgeführten, vielfältigen Transaktionen.

Einstufung

Die Arten von Primärdokumenten im Rechnungswesen sind sehr vielfältig und hängen in erster Linie vom konkreten Verwendungszweck des Dokuments in absehbarer Zeit ab. Das beliebteste Klassifizierungsmerkmal ist jedoch die Aufteilung der Primärdokumentation in interne und externe.

Ein internes Dokument ist Eigentum des Unternehmens und wird von diesem ausgegeben, um bestimmte Probleme zu lösen. Sie wird von den Spezialisten der Kanzlei erstellt und erstreckt sich ausschließlich auf den Zuständigkeitsbereich der Kanzlei. Somit besteht die angegebene Kategorie aus den Dokumenten, die für eine effektive Wartung erforderlich sind Wirtschaftstätigkeit innerhalb eines Unternehmens. Wenn gleichzeitig ein Dokument von außen an das Unternehmen gelangt oder von Spezialisten des Unternehmens erstellt und anschließend an andere juristische Personen weitergegeben wird ( Steuerbehörden, Kunden usw.), wird es als extern erkannt.

Wiederum, interne Dokumente haben auch eigene Klassifizierungszeichen, die es ermöglichen, sie in drei Kategorien einzuteilen:

Administrative (organisatorische). Sie geben die Informationen an, die den Mitarbeitern des Unternehmens zur Kenntnis gebracht werden müssen, Struktureinheiten und Niederlassungen und deren Leiter. Mit ihrer Hilfe erteilt das Unternehmen bestimmte Befehle, die sorgfältig befolgt werden müssen. Diese Gruppe umfasst eine Vielzahl von Bestellungen, Bestellungen und vieles mehr.
Exekutive (entlastend), die zunächst die Tatsachen darstellen, die die Durchführung bestimmter Wirtschaftsvorgänge und deren Abschluss bestätigen.
Buchhaltungs-Dokumente. Diese Kategorie ist verallgemeinert und wird benötigt, um die in anderen Papieren enthaltenen Informationen und deren weitere Sammlung in einem einzigen Dokument zu systematisieren.

Unter Umständen kann die Dokumentation auch kombiniert werden. V diese Gruppe umfassen diejenigen Papiere, die gleichzeitig die wichtigsten Merkmale der organisatorischen und unterstützenden Dokumentation enthalten können. Die markantesten Beispiele sind hier verschiedene Barbestellungen, Schadensfälle, Vorabmeldungen und vieles mehr.

Buchführungsregister und ihre Klassifikation

Bei jeder Transaktion wird eine Primärdokumentation erstellt. Sobald es vollständig ausgefüllt ist, müssen alle darin enthaltenen Informationen in das entsprechende Buchführungsregister dupliziert werden. Und es ist eine Art Träger, der die wichtigsten Informationen über die Transaktion sammelt. Basierend auf dem Wesen des Registers gibt es mehrere Klassifizierungszeichen... Zum Beispiel erscheinen Register vor Benutzern in Form von Büchern, einfachen Blättern und Abrechnungskarten.

Anhand der Mechanismen zur Führung des Registers lassen sich 3 weitere Gruppen unterscheiden:

Chronologisch, in dem alle aufgetretenen Ereignisse unter strikter Einhaltung des Zeitrahmens angezeigt werden. Das heißt, zuerst müssen Sie die Vorgänge angeben, die zuvor aufgetreten sind, und so weiter. Solche Register sind die komplexesten, da sie eine große Menge an Informationen enthalten und oft keine Maßnahmen berücksichtigt werden können.
Systematisch, in dem zunächst alle Transaktionen in das Formular eingetragen werden Ökonomische Indikatoren... Somit spiegeln solche Register die wirtschaftliche Wirkung abgeschlossener Geschäftsvorfälle wider und analysieren die Indikatoren für Aufwendungen und Erträge. Das markanteste Beispiel für eine systematische Kasse ist das Kassenbuch.
Kombiniert, die grundlegende Merkmale sowohl der systematischen als auch der chronologischen Register aufweisen.

Inhalt der Primärdokumentation

Viele Benutzer haben eine Frage, was zu den primären Buchhaltungsdokumenten gehört und welche Anforderungen an sie gestellt werden. Auf gesetzlicher Ebene sind mehrere Bestimmungen verankert, die festlegen, dass in den Dokumenten des primären Paares in verpflichtend bestimmte Angaben müssen vorhanden sein. Insbesondere muss die Primärdokumentation gemäß Artikel 9 Absatz 2 der FZ-402 folgende Angaben enthalten:

Titel des Dokuments;
Datum der Vorbereitung;
Informationen über die Person, die gemacht hat angegebenes Dokument(vollständiger Name des Unternehmens);
das Wesen der mit diesem Dokument verbundenen wirtschaftlichen Tätigkeit;
finanzielle Berechnungen bezüglich der durchgeführten Transaktion;
Unterschriften der für die Transaktion verantwortlichen Beamten und deren Initialen.

Muster-Hauptbuchhaltungsbeleg

Regeln für die Dokumentenverarbeitung

Der Gesetzgeber legt bestimmte Regeln für die Erstellung von primären Rechnungslegungsunterlagen fest. Eine der wichtigsten Anforderungen ist daher Genauigkeit und das Fehlen von Grammatik- und Interpunktionsfehlern sowie Tippfehlern. Wenn Steuerbehörde entdeckt bestimmte Mängel, muss der Täter das Dokument erneut erstellen und bei wiederholtem Verstoß können Sie mit Sanktionen rechnen. Generell sollten zu diesem Thema folgende Empfehlungen besonders beachtet werden:

Die Verwendung von Kugelschreibern und Tintenstiften, speziellen Computern und Computern ist erlaubt.
Die Kompilierung kann beginnen, wenn einige Geschäftsvorfälle ausgeführt werden sollen, die angezeigt werden müssen. Gleichzeitig ist es in Ausnahmesituationen durchaus möglich, nach Abschluss der Transaktion ein Dokument zu erstellen.
Alle berechneten Daten sollten sowohl in numerischer Form als auch schriftlich angezeigt werden. Daher sollte neben jeder Nummer eine Kopie stehen.
Es ist äußerst wichtig, alle auf dem Formular angegebenen Daten auszufüllen. Wenn aus irgendeinem Grund keine Informationen vorhanden sind, können Sie keine leere Zeile hinterlassen. Darin sollte ein Bindestrich erscheinen.

Wenn Sie sich nicht an diese Empfehlungen halten, können Sie auf erhebliche Schwierigkeiten stoßen. Erkennt also der Steuerdienst bei der Prüfung das Dokument als unrichtig, bestehen Zweifel an der Richtigkeit der Berechnungen und der Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage.

Wenn aus irgendeinem Grund bestimmte Korrekturen erforderlich sind, sollten Sie auf keinen Fall Korrektoren und Schattierungen verwenden, da diese nicht akzeptabel sind. Korrekturen können auf folgende Weise vorgenommen werden:

Gliederungskorrektur. Werden falsche Informationen angegeben, müssen diese mit einem dünnen Strich durchgestrichen und die richtigen Daten daneben angegeben werden. Gleichzeitig muss jede solche Berichtigung durch eine Fußnote ersetzt werden. "Glaube korrigiert" mit Angabe des Korrekturdatums und Unterschrift offiziell wer die Änderung vorgenommen hat. Wir weisen jedoch darauf hin, dass bei Dokumenten, die den Eingang und die Verwendung von Mitteln belegen, diese Methode nicht angemessen ist.
Zusatzeintrag. Diese Methode wird in Situationen verwendet, in denen die Gesamtwerte der Transaktionen mit deutlich reduzierten Indikatoren erstellt werden. Um den Beleg nicht neu zu erstellen, können Sie die fehlenden Beträge in der aktuellen Periode oder nach dieser nachbuchen.
Umkehrung. Fehleingaben werden mit negativen Werten korrigiert. Alle falsch angegebenen Informationen werden in roter Tinte wiederholt und die richtigen Einträge daneben angezeigt.

Der Primärtext kann sowohl schriftlich als auch in elektronisches Formular... V In letzter Zeit viele Unternehmen duplizieren Informationen und erstellen sowohl Papier als auch elektronische Versionen... Erstere werden später für interne Interessen verwendet, aber auf Anfrage werden elektronische Kopien zur Überprüfung an den Eidgenössischen Steuerdienst gesendet.

Es können mehrere Schlussfolgerungen gezogen werden. Der Staat genehmigt keine Pflichtformulare für die Primärdokumentation, die den Unternehmen das Recht gibt, die Form des Dokuments, das in der Praxis weiterverwendet wird, unabhängig zu bestimmen. Unmittelbar nach der Registrierung des Dokuments müssen alle Daten daraus in das Buchhaltungsregister übertragen werden.

Primäre Buchhaltungsdokumente sind sowohl in Fragen der Buchhaltung als auch bei der Ermittlung des Volumens wichtig Steuerverbindlichkeiten... Für den Spezialisten des Unternehmens, der für die Erstellung von primären Buchhaltungsunterlagen verantwortlich ist, ist es wichtig, den Inhalt und die Form dieser Dokumente klar zu verstehen und die Besonderheiten der Führung von Buchhaltungsregistern zu kennen.

Die Rolle des Primärdokuments in der Buchhaltung

Primärdokumente sind Dokumente, mit deren Hilfe das Unternehmen Geschäftsereignisse erstellt, die im Unternehmen aufgetreten sind (Artikel 9 Absatz 1 des Gesetzes "Über die Rechnungslegung" vom 06.12.2011 Nr. 402-FZ).

Das erste, was von Buchhaltern jeder Organisation klar verstanden werden sollte: Heutzutage gibt es keine definitive Liste von Formen der primären Buchhaltungsdokumente, die für alle obligatorisch sind. Die Formen der Primärdokumente bestimmt jedes Unternehmen selbst, je nach Verwendungszweck.

Für solche Dokumente ist jedoch eine Liste der obligatorischen Anforderungen gesetzlich festgelegt (Artikel 9 Absatz 2 des Gesetzes Nr. 402-FZ).

WICHTIG! Die in der Buchhaltung verwendeten Formulare müssen unbedingt in Bilanzierungsrichtlinie Organisationen (Absatz 4 der PBU 21/2008, genehmigt durch Beschluss des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 06.10.2008 Nr. 106n).

Liste möglicher primärer Buchhaltungsbelege

Die Liste der primären Rechnungslegungsdokumente im Zeitraum 2018-2019 kann wie folgt aussehen:

Packliste. Dies ist ein Dokument, das die Liste des übertragenen Inventars widerspiegelt. Der Frachtbrief wird in 2 Kopien erstellt und enthält Informationen, die später in der Rechnung widergespiegelt werden. Der Frachtbrief wird von Vertretern beider an der Transaktion beteiligten Parteien unterzeichnet und versiegelt (sofern das Unternehmen ihn in seiner Praxis verwendet).

Aufnahmebestätigung. Es wird nach Abschluss der Ausführung bestimmter Arbeiten (Dienstleistungen) erstellt, um zu bestätigen, dass das Arbeitsergebnis den ursprünglichen Anforderungen des Vertrages entspricht.

Sehen Sie sich ein Beispiel für eine solche Handlung an.

Primärbelege für die Abrechnung von Personal auf Entgelt (zB Personalabrechnung).

Weitere Informationen zu diesen Aussagen finden Sie im Artikel "Beispiel für das Ausfüllen der Lohnabrechnung T 49" .

Dokumente zum Vorhandensein von Anlagevermögen - hier kann das Unternehmen eine solche Dokumentation aus der Liste der primären Buchhaltungsdokumente erstellen:

Bescheinigung über die Annahme und Übertragung von OS in der Form OS-1 - bei Erhalt oder Entsorgung eines Objekts, das nicht mit Gebäuden oder Bauwerken in Verbindung steht.

Weitere Informationen zu diesem Akt finden Sie im Material "Einheitliches Formular Nr. OS-1 - Bescheinigung über die Annahme und Übertragung von OS" .

Handelt es sich bei dem OS-Objekt um ein Gebäude oder Bauwerk, so wird dessen Zugang oder Entsorgung in einem Akt im Formular OS-1a dokumentiert.

Weitere Details finden Sie im Artikel "Einheitliches Formular Nr. OS-1a - Formular und Muster" .

Die Abschreibung eines Vermögenswerts wird in einem Gesetz in der Form OS-4 erstellt.

Details finden Sie im Material "Einheitliches Formular Nr. OS-4 - Gesetz über die Abschreibung eines Vermögenswerts" .

Wenn es erforderlich ist, die Tatsache der Inventur zu dokumentieren, a Inventarliste Betriebssystem in der Form INV-1.

Weitere Informationen zu einem solchen Primärdokument finden Sie im Artikel "Einheitliches Formular Nr. INV-1 - Formular und Muster" .

Wurde die Bestandsaufnahme in Bezug auf immaterielle Vermögenswerte durchgeführt, wird die Bestandsaufnahme nach dem Formular INV-1a erstellt.

Siehe dazu das Material "Einheitliches Formular Nr. INV-1a - Formular und Muster" .

Eine separate Gruppe von Primärdokumenten sind Bargelddokumente... Dazu gehören insbesondere die folgende Liste der primären Rechnungslegungsdokumente für 2018-2019:

Barbestellung entgegennehmen.

Weitere Informationen zum Kompilieren finden Sie im Artikel "Wie wird die eingehende Bargeldbestellung (PKO) ausgefüllt?" .

Konto-Bargeldbefehl.

Zahlungsauftrag.

Lesen Sie mehr über die Regeln für die Formatierung dieses Dokuments.

Vorbericht.

Aufrechnung der gegenseitigen Forderungen.

Lesen Sie mehr über die Besonderheiten bei der Verwendung dieses Dokuments.

Buchhaltungsinformationen.

Zu den Grundsätzen seiner Gestaltung siehe das Material "Buchhaltungsbescheinigung über die Fehlerkorrektur - Muster".

Die obige Liste erschöpft nicht das gesamte Volumen der in der Buchhaltung verwendeten Primärdokumente und kann je nach den Besonderheiten der in der jeweiligen Organisation durchgeführten Buchhaltung erweitert werden.

WICHTIG! Sie sind keine primären Rechnungslegungsdokumente aus der Liste 2018-2019 - die Liste wurde oben vorgeschlagen:

Vertrag... Dies ist ein Dokument, das die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten der an der Transaktion beteiligten Parteien, den Zeitpunkt und das Verfahren für die Abwicklung, spezielle Bedingungen usw. Seine Daten werden verwendet, um die Buchhaltung für die Analyse von Abrechnungen mit Gegenparteien zu organisieren, aber er selbst führt keine Buchhaltungsvorgänge durch.
Prüfen. Dieses Dokument gibt den Betrag wieder, den der Käufer zu zahlen bereit ist, indem er die Bedingungen des Lieferanten akzeptiert. Die Rechnung kann enthalten Weitere Informationen zu den Bedingungen der Transaktion (Bedingungen, Zahlungs- und Liefermodalitäten usw.), d. h. sie ergänzt den Vertrag.
Rechnung. Dieses Dokument wird zu Steuerzwecken erstellt, da die Käufer auf dieser Grundlage den von den Lieferanten vorgelegten Mehrwertsteuerbetrag zum Abzug akzeptieren (Artikel 169 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). Daher ist es bei einer Rechnung ohne andere Dokumente, die eine bestimmte Transaktion charakterisieren, unmöglich, die Kosten dieser Transaktion zu bestätigen (Schreiben des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 25. Juni 2007 Nr. 03-03- 06 / 1/392, FTS vom 31. März 2006 Nr. 02-3 -08/31, Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Ostsibirischen Bezirks vom 19.04.2006 Nr. А78-4606 / 05-С2-20 / 317 -Ф02-1135 / 06-С1).

Es ist zu beachten, dass die einheitlichen Formen der primären Buchhaltungs-Dokumente sind nicht verpflichtend zu verwenden, da seit 2013 (nach der Verabschiedung des Gesetzes Nr. 402-FZ) die Formen solcher Formulare unabhängig entwickelt werden können. Aber in den meisten Fällen werden sie weiter verwendet. Daher bleibt die in den Beschlüssen des Staatlichen Statistikausschusses enthaltene Liste der einheitlichen Formen der primären Rechnungslegungsdokumente im Zeitraum 2018-2019 relevant.

Welche Informationen sollten die Formulare der Primärdokumente enthalten?

Auch wenn es derzeit noch nicht für alle Formulare verpflichtende Primärdokumente gibt, hat der Gesetzgeber Anforderungen an den Inhalt solcher Dokumente gestellt. Die Liste der obligatorischen Angaben, die in jedem Primärdokument enthalten sein müssen, ist in Absatz 2 von Art. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ. Dies sind insbesondere:

Name des Dokuments;
das Datum, an dem ein solches Dokument erstellt wurde;
Informationen über die Person, die das Dokument erstellt hat (Name des Unternehmens oder Einzelunternehmers);
das Wesen der Tatsache des Wirtschaftslebens, das durch dieses Dokument formalisiert wurde;
monetäre, numerische Merkmale, Indikatoren des aufgetretenen Ereignisses (z. B. in welcher Menge, in welchen Einheiten und zu welchem Menge die kommerziellen Produkte an Kunden verkauft wurden);
Angaben über die verantwortlichen Spezialisten, die die durchgeführte Veranstaltung durchgeführt haben, sowie die Unterschriften dieser Spezialisten.

Primärdokumente und Buchhaltungsregister

Wie können primäre Buchhaltungsbelege klassifiziert werden?

Wenn das Primärdokument vom Unternehmen selbst ausgestellt wurde, kann es sich entweder auf die Gruppe der internen oder auf die Gruppe der externen beziehen. Ein unternehmensintern erstelltes Dokument, das seine Wirkung auf das ausstellende Unternehmen ausdehnt, ist ein internes Primärdokument. Wenn das Dokument von außen empfangen wurde (oder von einem Unternehmen erstellt und nach außen ausgestellt wurde), handelt es sich um ein externes Primärdokument.

Interne Dokumente einer Firma werden in folgende Kategorien eingeteilt:

Regulatorische Primärdokumente - diejenigen, die das Unternehmen an eine seiner Struktureinheiten oder Mitarbeiter erteilt. Diese Kategorie umfasst Firmenbestellungen, Bestellungen usw.
Primäre Dokumente der Exekutive. In ihnen spiegelt das Unternehmen die Tatsache wider, dass ein bestimmtes wirtschaftliches Ereignis stattgefunden hat.
Buchhaltungs-Dokumente. Mit ihrer Hilfe systematisiert und fasst das Unternehmen die in anderen regulatorischen und unterstützenden Dokumenten enthaltenen Informationen zusammen.

Nachdem das Geschäftsereignis als primäres Dokument formalisiert wurde, ist es erforderlich, das Ereignis in den Buchhaltungsregistern widerzuspiegeln. Sie sind in der Tat Träger geordneter Informationen, sie sammeln und verteilen Zeichen und Indikatoren von Geschäftsvorgängen.

Im Aussehen werden folgende Register unterschieden:

Bücher;
Karten;
lose Blätter.

Basierend auf der Art der Registerführung werden folgende Gruppen unterschieden:

Chronologische Register. Sie zeichnen die Ereignisse auf, die nacheinander aufgetreten sind - vom zeitlich ersten bis zum letzten.
Systematische Register. Darin klassifiziert das Unternehmen abgeschlossene Transaktionen nach Wirtschaftsinhalt(Beispiel ist ein Kassenbuch).
Kombinierte Register.

Nach dem Kriterium des Inhalts der in den Registern widergespiegelten Informationen werden unterschieden:

synthetische Register (zum Beispiel eine Zeitschriftenbestellung);
analytische Register (Gehaltsabrechnung);
kombinierte Register, in deren Rahmen das Unternehmen sowohl synthetische als auch analytische Buchführungen durchführt.

Weitere Informationen zu Buchhaltungsregistern finden Sie im Artikel "Buchhaltungsregister der Buchführung (Formulare, Muster)" .

Ergebnisse

Derzeit gibt es keine obligatorischen primären Buchhaltungsdokumente für alle Formulare und eine Liste der primären Buchhaltungsdokumente: Jedes Unternehmen hat das Recht, die Formen der primären Dokumente, die es bei seinen Aktivitäten verwendet, unabhängig selbst zu bestimmen.

Gleichzeitig sind die am häufigsten verwendeten primären Rechnungslegungsdokumente diejenigen, die Analoga zu den vom Staatlichen Statistikausschuss genehmigten einheitlichen Formularen aufweisen.

Nachdem das Primärdokument erstellt wurde, müssen die Informationen daraus in das Buchhaltungsregister übertragen werden.

Das Programm "1C: Enterprise" umfasst alles, was ein großes Unternehmen benötigt, um Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen: alle Arten von Dokumenten, mehrere Zeitschriften, Verzeichnisse von Kontrahenten und Mitarbeitern. Sie können auch ein neues Dokument erstellen, um Daten in die Datenbank einzugeben.

Du wirst brauchen

- Computer.

Anweisungen

Öffnen Sie das Programm 1C: Enterprise im Konfigurator-Modus. Starten Sie dazu die Programmverknüpfung und wechseln Sie im Fenster mit der Liste der verbundenen Datenbanken im Feld "In Modus" zur Eingabe über den "Konfigurator". Klicken Sie auf "OK", um den "Konfigurator" zu starten. Sobald diese Option auf dem Computer aktiviert ist, startet ein kleines Programmfenster.

Im Programmfenster im Modus "Konfigurator" wird eine Hierarchie von Objekten angezeigt. Suchen Sie das Feld "Dokumente" und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie "Hinzufügen", um den Vorgang zum Erstellen eines neuen Dokuments zu starten. Geben Sie im Eigenschaftenfenster des neuen Dokuments alle an erforderliche Parameter: seinen Namen, Auftragnehmer, und erstellen Sie einen tabellarischen Abschnitt, um Informationen anzuzeigen oder einzugeben. Passen Sie die Tabellenfelder an die Daten an, die im neuen Dokument vorhanden sein sollen.

Fügen Sie das erstellte Dokument über den Menüpunkt "Operations", "Documents" hinzu. Wählen Sie im Fenster "Dokument auswählen" das erstellte Objekt aus und geben Sie das neue Dokument in das Formular ein. Klicken Sie auf "OK", und das Dokument wird in das Programmprotokoll geschrieben. In der 1C: Enterprise-Datenbank können Sie alle Arten von Dokumenten bearbeiten und ändern. Wenn Ihnen beispielsweise die übliche Form nicht zusagt, können Sie im "Konfigurator" den Satz von Feldern und Typen der Eingabedaten bearbeiten, ein neues Dokument speichern und im gewohnten Modus für die weitere Arbeit verwenden.