ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
ПРИКАЗ
О мероприятиях по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору
Утратил силу на основании
приказа Ростехнадзора от 29 июля 2014 года N 334
____________________________________________________________________
В соответствии с пунктом 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации , утвержденного центральным Банком Российской Федерации 12 октября 2011 года N 373-П (зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 года, регистрационный N 22394), в целях обеспечения сохранности наличных денежных средств при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также определения порядка и сроков проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств в центральном аппарате, территориальных органах и подведомственных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору учреждениях
приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору.
2. Руководителям территориальных органов и директорам подведомственных Ростехнадзору учреждений обеспечить выполнение Мероприятий по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденных настоящим приказом.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя В.Б.Кузьмичева.
Руководитель
Н.Г.Кутьин
Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
от 15 февраля 2012 года N 99
1. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств при ведении кассовых операций и хранении
1.1. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей устанавливаются следующие требования к помещению кассы:
быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, открывающуюся в сторону внутреннего расположения кассы;
оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, который по окончании рабочего дня закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира;
располагать исправным огнетушителем.
1.2. Помещение кассы оборудуется охранной сигнализацией.
2. Мероприятия при транспортировке наличных денежных средств
2.1. Руководителем обеспечивается кассиру транспортное средство при транспортировке денежных средств из учреждений банков или сдаче в них.
2.2. При транспортировке денежных средств кассиру запрещается:
разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
посещать магазины, рынки и другие т.п. места;
выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
3. Порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств
3.1. Проверка наличия денежных средств в кассе проводится по правилам, определенными Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств , утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года N 49 .
3.2. Проведение инвентаризации, плановых и внеплановых ревизий фактического наличия наличных денежных средств в кассе производится постоянно действующей инвентаризационной комиссией или иной комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя.
3.3. Периодичность проведения проверки кассы утверждается приказом.
3.4. Отсутствие хотя бы одного члена такой комиссии при проведении проверки служит основанием для признания ее результатов недействительными.
3.5. По результатам инвентаризации, плановых и внеплановых ревизий комиссия составляет Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма по ОКУД 0309014). В нем указывают выявленные недостачи или излишки ценностей в кассе и обстоятельства их возникновения.
3.6. Акт составляется не менее чем в двух экземплярах, каждый из которых подписывают все члены комиссии.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
рассылка
Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, - транспортное средство.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
«Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации» Инструкция Центрального Банка России «О порядке ведения кассовых операций в РФ» от 22 сентября 1993 г., разд. 3 п.31 // Система Консультант Плюс.
В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.
О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.
Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.
"Современный бухучет", N 4, 2004
Требования к хранению наличных денежных средств в организациях установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка России 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).
В соответствии с п.3 указанного Порядка для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу. В связи с этим руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк (п.29 Порядка).
Обозначим требования, предъявляемые действующим законодательством к кассиру, а также требования по оборудованию кассы и сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.
Требования к кассиру
Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров), включены в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. Этим Постановлением утверждена также типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приведена в приложении к статье).
Согласно п.32 Порядка ведения кассовых операций после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении).
Порядком ведения кассовых операций установлено, что:
- кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям (п.33);
- кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п.34);
- на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности (п.35);
- в случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (п.35);
- на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций для кассиров (п.36);
- на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности (п.36).
Согласно п.31 Порядка ведения кассовых операций перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.
Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что во время совершения операций кассир должен запереть двери в кассу. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Запрещается также хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.
Требования к оборудованию кассы
В Приложении N 3 к Порядку ведения кассовых операций приведены Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий. Согласно п.3 указанных Требований для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:
- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;
- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
- располагать исправным огнетушителем.
Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.
В случае обнаружения утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Требования по сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке
С целью обеспечения сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке организации должны следовать Рекомендациям, приведенным в Приложении N 2 к Порядку ведения кассовых операций.
Согласно указанным Рекомендациям руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
- страдающие хроническими психическими заболеваниями;
- систематически нарушающие общественный порядок;
- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
При транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану и в случае необходимости - транспортное средство.
При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
- следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
- посещать магазины, рынки и другие подобные места;
- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
Требования к документальному оформлению кассовых операций
В определенной степени обеспечению сохранности денежных средств способствует действующий порядок документального оформления движения денежной наличности. Пунктом 22 Порядка ведения кассовых операций установлено, что все поступления и выдачи наличных денег в обязательном порядке учитываются кассиром в кассовой книге сразу же после совершения операции. Причем каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Правильность ведения кассовой книги контролируется главным бухгалтером организации.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.
Выдача денег из кассы производится строго по расходным ордерам или же надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными, а также лицом, получившим деньги. Согласно п.27 Порядка ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
- правильность оформления документов;
- наличие перечисленных в документах приложений.
При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Ответственность за нарушение порядка хранения денежных средств
Согласно п.38 Порядка ведения кассовых операций учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при осуществлении документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.
Соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций систематически проверяется банками.
Техническая укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяется органами внутренних дел в пределах их компетенции.
Согласно п.39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за соблюдение указанного Порядка возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.
В соответствии со ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.
Приложение
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности
(наименование организации)
далее именуемый "Работодатель", в лице руководителя _________________________
(фамилия, имя, отчество)
или его заместителя ______________________________, действующего на основании
(фамилия, имя, отчество)
_________________________________, с одной стороны, и _______________________
(устава, положения, доверенности) (наименование должности)
_____________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.
- Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется:
а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;
б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;
в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;
г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.
- Работодатель обязуется:
а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;
б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в том числе локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;
в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.
- Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.
- Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.
- Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.
- Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй - у Работника.
- Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.
Работодатель ________________________ ________________________________
Работник ____________________________ ________________________________
Дата заключения Договора М.П.
К.И.Ковалев
Консультант журнала
"Современный бухучет"
Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П установлен новый порядок ведения кассовых операций. Согласно этому порядку руководитель организации (индивидуальный предприниматель) распорядительным документом должен самостоятельно утвердить некоторые нормы кассовой дисциплины, на которые прямо указано в Положении № 373-П. Предлагаем читателям примерный образец такого приказа (распоряжения, решения и т.п.).
Образец приказа для юридического лица
Приказ
№ ___ дата ___________
1. Определить местом проведения кассовых операций: рабочее место бухгалтера-кассира в кабинете № 401, расположенном по месту нахождения исполнительного органа ООО «Альфа» по адресу: г. _____, ул. _____, дом _____.
2. Установить лимит остатка наличных денег согласно приложению № 1 к настоящему приказу.
3. Поручить ведение кассовых операций бухгалтеру-кассиру Ивановой М.И. в соответствии с ее должностной инструкцией. 1
4. Определить представителем ООО «Альфа», уполномоченным получать с расчетного счета и вносить наличные денежные средства на счета организации в банках, бухгалтера-кассира Иванову М.И.
5. Возложить обязанности по оформлению кассовых документов на бухгалтера-кассира Иванову М.И.
6. Оформление кассовых документов осуществлять с использованием программы «1С: Бухгалтерия».
7. Установить срок выдачи заработной платы работникам организации – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.
8. Проводить ревизии кассы:
— периодические плановые – утром в первый рабочий день каждого месяца;
— внезапные – один раз в полгода;
— при смене кассиров.
9. Определить местом хранения наличных денег – засыпной сейф в кабинете бухгалтера-кассира № 401. Сейф подлежит опечатыванию в конце рабочего дня в присутствии главного бухгалтера и охранника.
10. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечивается предоставлением бухгалтеру-кассиру служебного автомобиля и сопровождающего лица из сотрудников организации.
11. Настоящий приказ изготовлен в трех подлинных экземплярах, местом хранения которых являются:
1 экз. – в деле «Приказы»;
2 экз. – у главного бухгалтера;
3 экз. – у бухгалтера-кассира.
12. Контроль за исполнением приказа возлагаю на себя.
Генеральный директор _______________ Петров В.В.
1) Примечание. Ведение кассовых операций руководитель может возложить на себя. При наличии нескольких кассиров для ведения кассовых операций назначается старший кассир.
Образец решения для индивидуального предпринимателя, который сам ведет кассовые операции
Решение №___
дата ___________ г. __________
На основании «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», утв. ЦБ РФ от 12.11.2011 № 373-П
1. Определить местом проведения кассовых операций: рабочее место, находящееся по адресу: г. _____, ул. _____, дом _____, офис _____.
3. Ведение кассовых операций, получение и сдачу наличных денег на расчетный счет в банке, обязанности по оформлению кассовых операций возлагаю на себя.
4. Установить срок выдачи заработной платы работникам – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.
5. Проводить ревизии кассы ежеквартально в конце последнего рабочего дня каждого квартала. 2
6. Определить местом хранения наличных денег – сейфовый шкаф на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения.
7. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечиваю лично.
8. Настоящее решение издано в одном экземпляре, хранится на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения.
Индивидуальный предприниматель _______________ Петров В.В.
1) При отсутствии наемных работников, а также в случаях, когда заработная плата выдается на участке, в цехе, ином месте осуществления производственной деятельности, индивидуальный предприниматель может определить местом проведения кассовых операций свое место жительства.
2) Можно установить иной срок проведения ревизии кассы.
Расчет лимита при наличии выручки
к приказу (решению) №___ от _____
на 2012 год
2. Объем поступлений за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период: 1 200 000 рублей.
3. Период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег: 7 рабочих дней.
4. Лимит остатка наличных денег: 129 230 рублей (1 200 000: 65 х 7).
Расчет лимита при отсутствии выручки
Расчет лимита остатка наличных денег
1. Расчетный период: 4 квартал 2011 года – 65 рабочих дней.
2. Объем выдач наличных денег, за исключением выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам: 820 500 рублей.
3. Период времени между днями получения наличных денег в банке по денежному чеку: 7 рабочих дней.
4. Лимит остатка наличных денег: 88 361 рублей (820 500: 65 х 7).
Обратите внимание! Можно назвать, например, «Расчет лимита остатка наличных денег на 1 квартал 2012 года». Но, главное, не забыть потом устанавливать лимит на следующие кварталы.
Как правильно оформить передачу выручки из кассы удаленного обособленного подразделения в кассу головной организации?
Коллеги,у нас нестандартная ситуация,хочется сделать все правильно.
Цитата (Светлана Андреева): Коллеги,у нас нестандартная ситуация,хочется сделать все правильно.
Итак,есть обособленное подразделение,в другом регионе.Сложилось так,что договор инкассации запаздывает и принято решение инкассировать
выручку своими силами,переправить ее в кассу головной организации и отсюда сдать в банк в обычном порядке.
Поскольку кассовые книги по обособкам ведутся,как и полагается,то никак не получится,например,попросту дать эти деньги под отчет директору,
вернуть из-под отчета и сдать в банк.
Значит,не миновать 57 счета.
Какими документами я должна эту хозяйственную операцию подкрепить?
РКО Дт 57Кт 50 -и что там написать?
«Выдано такому-то для передачи выручки в головную кассу» ?
Паспортные данные,конечно,обязательно.
А что еще?
Приказ какой-то дополнительно сделать,может быть?
Ситуация-разовая,но хочется все сделать законно.Помогите,пожалуйста.
Прежде всего, здравствуйте!
Во-вторых, уточните, пожалуйста, речь идет о «директоре» всей организации, или только обособленного подразделения?
Фактически, директор берет у Вас деньги и сам несет в банк? Или все-таки реально сдает в кассу головной организации и оттуда кто-то другой (кассир-?) несет в банк?
Сдача в банк осуществляется в тот же день, или на следующий?
Если не сдавать в банк в этот же день, остаток в кассе превысит лимит?
Цитата (Светлана Андреева): Александр,здравствуйте!
1.Речь идет о генеральном директоре всей организации.
2.Деньги он действительно сдаст в кассу организации,откуда обычным порядком кассир отвезет их в наш банк.
3.Сдача в банк невозможна в тот же день (,я опасаюсь,что вообще это будет через несколько дней-потому что выходные впереди,банки не работают. То есть я на всякий случай рассматриваю ситуацию,что он вернется,например,в пятницу к концу дня и в банк мы не успеем. (Обособка,действительно удаленная,это не пригород).
4.Превышения лимита не будет ни при каком развитии ситуации,деньги решено инкассировать из других соображений.
Тогда у Вас такие варианты оформления операций.
1. Выдаете деньги генеральному директору в обособленной кассе под отчет по его «заявлению-распоряжению». Для передачи в головную кассу. Он приносит деньги туда (на следующий рабочий день или позднее) и сдает по приходному ордеру. Используем 71 счет.
Передача под отчет для сдачи в головную кассу имеет риск вызвать крайнее неудовольствие налоговиков. Реакция их малопредсказуема, но любые наказания за это незаконные.
2. Вы ему в этот день ничего не выдаете, а оставляете выручку на ночь в кассе подразделения. На следующий день либо сами несете в банк, либо в головную кассу. Использовать 71-й или 57 счета необязательно. В кассе подразделения расходник, в головной кассе приходник. Переброска между субсчетами 50-го счета. Это самый простой и понятный для налоговиков шаг.
3. Как в предыдущем варианте, но деньги отдаете генеральному директору. Поскольку его действия непредсказуемы и в кассе подразделения не могут быть уверены, что он в тот же день донесет деньги до головной кассы, лучше оформлять всё, как в первом варианте.
1.В предложенной схеме смущает следующее: не будет ли противоречия в том,что выдали мы под отчет по одной кассовой книге,а возврат проведем в другую? Или в рамках одного юридического лица это допустимо?
2.второй вариант.Я могу задним числом так сделать,в результате.
Но в период,когда деньги будут физически в пути,я не могу оставить кассу обособки без документа расходного,иначе же будет недостача,правильно?
Ну вот представим,что он сегодня деньги забрал и повез-а к ним сегодня же и пришли.Я хочу именно на этот случай подстраховаться.
То есть,Вы считаете,что 57 здесь не годится,правильно я понимаю?А я склонялась именно к нему,но не знала,что написать в РКО. 71 счет все-таки меня как-то смущает,именно в части назначения-для передачи в кассу офиса ведь,по сути.
И какого рода составить распоряжение о выдаче? Выдать для передачи в кассу головной организации для последующей сдаче в банк?
Спасибо, Ольга, что напомнила о том, что я не спросил с самого начала.
У Вас обособленное подразделение на выделенном балансе?
Если у подразделения свой выделенный баланс, то очень удобно использовать счет 79.
Если другой регион и везти деньги неблизко, то лучше, действительно на время в пути завести деньги на 57-й счет. Логично и понятно. В пути всякое может случиться.
С другой стороны, 57 счет применяется, когда деньги не просто «в пути», но и за пределами ответственности организации или ее работников. Если что-то случается в пути у инкассаторов, за деньги отвечают инкассаторы. Если деньги послали по почте, за них отвечает почта и т.д.
В данном случае, деньги за пределы ответственности организации не выходят. Их берет директор под свою ответственность. Если он их «потеряет», то отвечать будет он. Так ведь? Организация будет решать это внутри себя.
Получается, что директор берет деньги под свою ответственность. Аналог — «под отчет». Вот мы снова пришли к счету 71.
Да, если у подразделения отдельный баланс, то 79 счет может помочь решить эту «дилемму».
Директор взял деньги в кассе обособленного подразделения, здесь проводка:
Дт 79 — Кт 50 — РКО на директора, основание «для передачи денег в головную кассу»
Директор поехал. Далее 2 варианта:
1) он привез деньги в тот же день. Проводка в головной бухгалтерии:
Дт 50 — Кт 79 — ПКО на директора, основание — «выручка из подразделения»
2) Если он привез на следующий день (через 2, 3 и т.д. дней):
Дт 57 — Кт 79 — в день, когда директор взял деньги в подразделении, основание — авизо от подразделения
Дт 50 — Кт 57 — в день, когда сдал деньги в кассу, ПКО на директора, основание «выручка из подразделения»
Александр,обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс,без собственного р/с (иначе было бы чуть проще).
Да,спасибо большое,я поняла окончательно,в моем случае именно 71,а не 57 в таком случае-на период перевозки.
Спасибо Вам большое за подробную консультацию.
www.buhonline.ru
Кассовая дисциплина в 2017 году
Что это такое
Для того чтобы разобраться с понятием «Кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов – что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения.
Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.
Однако с июня 2014 года действуют упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины , который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.
Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).
Также согласно упрощенному порядку – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше
Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Кассовые документы
Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.
Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
В 2017 году кассовые операции оформляются следующими документами:
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу . Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
- Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы . При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
- Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
- Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
- Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.
Примечание : в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.) Минфин указал, что с введением онлайн касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).
Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:
- Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
- Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
- учет наличных денежных средств в кассе;
- распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
- все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
- выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).
- для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
Напоминаем , что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста) к кассовой дисциплине не относятся .
Лимит остатка по кассе в 2017 году
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит ещё называют переходящий остаток).
Все наличные деньги сверх установленного лимита необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).
Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0 , и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной .
Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Согласно нему в 2017 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег
В этом случае применяется формула:
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).
P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например месяц в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней
N c – период времени между днем в который были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2017 год, взяв за расчетный период – декабрь 2016 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы
Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например для расчетов со своими поставщиками).
R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;
P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например месяц в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.
N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2017 год, взяв за расчетный период – декабрь 2016 года.
В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).
Приказ для установления лимита по кассе
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например – 2017 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2017 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Упрощенный порядок
Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Примечание : желательно чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам которые не отчитались по предыдущим авансам).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу) работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Иначе, денежные средства выданные сотруднику нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Ограничение наличных расчетов
Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .
При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчётных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).
Обратите внимание : из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.
Деньги из кассы на личные нужды
Все что зарабатывает организация, является её собственностью. Поэтому даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.
Индивидуальные предприниматели в отличие от ООО имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).
Примечание : если ИП не издал приказ отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности» .
Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами
До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.
Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:
Штрафы за нарушение правил кассовой дисциплины
За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:
По кассе отдает на откуп компании (Указание от 11 марта 2013 г. № 3210-У). Например, должен сам определить, где и как оборудовать кассу, каким хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий. Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.
Можно каждое решение руководителя отдельным приказом. Но удобнее оформить единый документ — положение о ведении кассовых операций. А в нем собрать если не все, то большую часть важных дополнений к официальному кассовому порядку.
Причем сформулировать свои правила так, чтобы выполнить их было просто, но это не шло в ущерб организации. Не упустить главного при оформлении такого документа вам поможет наша статья. А готовый образец положения о ведении кассовых операций представлен ниже.
Самая важная информация, которую надо включить в положение
В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. (1 ) Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.
Где и какая в компании касса (2 ) . Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У). Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги. А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).
Кто в компании кассир (3 ). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно.
Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.
В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке.
Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор. Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты. Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам.
Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.
Какие в компании документы — электронные или бумажные (4 ). Новый порядок позволяет составлять документы по кассе от руки или на компьютере, на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).
Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет. Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.
Кто оформляет кассовые документы (5 ). Директор должен назначить того, кто в компании отвечает за оформление кассовых документов, то есть приходников и расходников. Иначе говоря, создает их в программе и распечатывает.
На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).
Где и сколько времени надо хранить документы (6 ). В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения. Это пять лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании. В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).
Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных (7 ). В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь.
Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику.
Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира.
В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.
Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое.
Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним о полной материальной чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.
Что добавить в положение об обособленных подразделениях
Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.
Куда подразделение сдает наличку (10 ). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для и (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.
Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда оно сдает наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Выбранный для допофиса вариант нужно закрепить в положении.
Как передать допофису приказ о его лимите (11 ). Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите. Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У). В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа.
Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.
Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу (12 ). В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У).
По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом допофисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте.
Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.
Как утвердить положение
Положение о ведении кассовых операций должен утвердить руководитель компании. Поэтому данный документ удобно оформить в виде приложения к приказу директора (см. образец приказа ниже). Сотрудников, которые непосредственно работают с кассой — главбуха, бухгалтера, кассира, — надо ознакомить с новым положением.
Но их подписи лучше собирать не на распоряжении руководителя и не на приложении, а на отдельном листе (его также можно сделать приложением к приказу) или в специальном журнале произвольной формы. Тогда даже при постоянных кадровых перемещениях вам не понадобится перепечатывать приказ из-за того, что на нем уже не хватает места для подписей ответственных работников.
В приказе упомяните, что новое положение о ведении кассовых операций директор утвердил в связи с вступлением в силу Указания Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У. А также скажите, что текст положения, разработанного компанией, приведен в приложении к приказу.
