Кто может быть подотчётным лицом организации?
Подотчётными лицами считаются работники организации, получившие авансом из кассы денежные средства на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Подотчётными лицами могут быть только работники организации. А так же руководителем предприятия должен быть утверждён приказом перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчёт (обычно это работники, выезжающие в служебные командировки, водители, представители отделов материально-технического снабжения и сбыта, заведующие хозяйством, секретари и другие работники).
В приказе должны быть установлены сроки, на которые выдаются подотчётные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок предоставления, обработки и утверждения авансовых отчётов. Могут также устанавливаться и суммы выдачи денег под отчёт.
Какими способами организация может вести строительство, в чём отличие бухгалтерского учёта этих способов?
Существует два способа введения строительства: хозяйственным и подрядным методом.
Их различие состоит в том, что затраты учитываются, разними путями. В подрядном способе расчёты между заказчиком и подрядчиком осуществляются за готовую строительную продукцию. Готовой строительной продукции признаётся законченное строительство, а все затраты утверждаются в смете по акту выполненных работ который в свою очередь предоставляется заказчику от подрядчика. А в тоже время хозяйственный метод затраты на строительство и реконструкцию учитывают нарастающими итогами с начала строительства или реконструкции до их завершения в разрезе конкретных объектов в соответствии с внутрипостроечными титульными списками.
В подрядном способе заключается договор между заказчиком и подрядчиком. Затем утверждается смета затрат и только потом подрядчик выполняет ремонт объекта. По окончании ремонта предоставляет подрядчик «Акт о выполненных работах» и бухгалтером делается запись Дебет 08 Кредит 60 - на сумму затрат фактически произведённым подрядчиком. Затем уже заказчиком составляется «Акт приёмки» и отражается записей в бухгалтерском учёте как Дебет 01 Кредит 08 .
А хозяйственном способом ведение строительства учитывается по элементам затрат, но также отражение затрат по строительству введётся на Дебете 08 с кредитом разных счетов как например: Дебет 08 Кредит 10, 70, 69, 23 и т. д. По окончанию строительства объекты по которым был произведён ремонт или реконструкция вводятся в эксплуатацию проводкой Дебет 01 Кредит 08 .
Сущность амортизации и способы её начисления?
Амортизация - это накопление средств, предназначенных на ремонт или реконструкцию объекта, а так же его полную замену.
Амортизационные отчисления начинают начисляться с первого числа месяца следующего за месяцем принятия этого объекта в бухгалтерию. Начисление амортизации производится до полного погашения стоимости объекта либо списание его с учёта в связи с прекращением право собственности.
Выделяют следующие способы начисления амортизации: линейный и нелинейный, способом уменьшаемого остатка, списание стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования, списание стоимости пропорционально объёму продукции.
При линейном способе годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости объекта и нормы амортизации исчисленной исходя из срока полезного использования объекта. Например: оприходован хоз. инвентарь стоимостью 500 тыс. руб. со сроком полезного использования 5 лет, годовая норма амортизации составит 100%/5 = 20%, годовая сумма амортизационных отчислений рассчитывается следующим образом 500*20% = 100 тыс. руб.
При нелинейном способе амортизация начисляется по группам. В амортизационную группу включаются не только ОС, но и НМА в зависимости от срока полезного использования. Существует 10 групп амортизационных отчислений по группам: 1) - 14,3%; 2) - 8,8%; 3) - 5,6%; 4) - 3,8%; 5) - 2,7%; 6) - 1,8%; 7) - 1,3%; 8) - 1%; 9) - 0,8%; 10) - 0,7%. Начислять амортизацию нелинейным методом надо ежемесячно отдельно по каждой амортизационной группе по формуле:
А = В*К ; где А - сумма амортизации за месяц по
100соответствующей амортизационной группе;
В - суммарный баланс соответствующей амортизационной группе;
К - норма амортизации для соответствующей амортизационной группе.
При способе уменьшаемого остатка годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из остаточной стоимости объекта на начало отчётного года и нормы амортизации исчисленная исходя из срока полезного использования объекта, а также коэффициента ускорения устанавливаемого в соответствии с законодательством РФ по перечиню высокотехнологических отраслей и эффективных видов машин и оборудования. Например: если взять данные предыдущий задачи, т.е. условие из задачи по который мы начисляли амортизацию с помощью линейного метода, то годовую норму амортизации 20% следует умножить на коэффициент ускорения: 20%*2 = 40%. 1 год - 500*40% = 200; 2 год - 300*40 = 120; 3 год - 180*40% = 72; 4 год - 108*40% = 45,2; 5 год - 64,8*40% = 39,8; при этом сумма накопленной амортизации составляет 200 за 1 год, 320 за 2 год, 392 за 3 год, 435,2 за 4 год, 475 за 5 год, а остаточная сумма амортизации в свою очередь: 300; 180; 108; 64,8; 25. Последний год из остаточной стоимости вычитают ликвидационную стоимость. При этом способе сумма амортизации по годам уменьшается, в то же время увеличиваются затраты на ремонт этого объекта, поэтому использовать его без применения коэффициента ускорения не целесообразно.
При способе списания стоимости по сумме чисел срока полезного использования годовая сумма амортизации отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости объекта и годового соотношения, где в числителе число лет, остающийся до конца срока службы объекта в знаменателе сумма чисел лет срока его службы.
При способе списания стоимости пропорционально объёму продукции начисления амортизационных отчислений производится исходя из натурального показателя объёма продукции в отчётном периоде и соотношение первоначальной стоимости объекта и предполагаемого объёма продукции за весь срок полезного использования объекта.
На каких счетах в бухгалтерском учёте учитываются расчеты по кредитам и займам? Как разрешаются споры по невозвращённым кредитам?
Для учёта расчётов с банком по полученным кредитам Планом счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрены счета 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам», записи по которым производится на основании выписок банка с соответствующих счетов.
Все вопросы, связанные с выдачей и погашением кредитов, регулируются правилами банков. Между организацией-заёмщиком и банком заключается кредитный договор , в котором предусматриваются (фиксируются): объекты кредитования и срок кредита, условия и порядок его выдачи и погашения, формы обеспечения обязательств, процентные ставки, порядок их уплаты, обязательства, права и ответственность сторон по выдаче и погашению кредита, перечень документов и периодичность их предоставления банку и другие условия.
При наступлении срока платежа, указанного в кредитном договоре, банк самостоятельно списывает с расчётного счёта хозяйства сумму платежа и направляет её на погашение задолженности по ссудным счетам. Если для уплаты на расчётном счёте средств не хватает, то недостающую сумму относят на просроченные ссуды. В этом случае на обороте срочного обязательства указывается, что оно исполнено частично. Для учёта просроченных кредитов по счёту 66 открывается отдельный аналитический счёт «Кредиты, не уплаченные в срок».
Иногда просроченные кредиты погашаются за счёт получения очередного кредита банка, т.е. сумма получаемого кредита направляется не на расчётный счёт, а на погашение просроченного кредита. По просроченным кредитам ставка, т.е. проценты, повышаются и фактически, организация переплачивает кредит практически в двойном размере.
сотрудник предприятия, получающий “под отчет” деньги для производства разных расходов на надобности предприятия; деньги эти называются подотчетными суммами.
Отличное определение
Неполное определение ↓
ЛИЦО, ПОДОТЧЕТНОЕ
работник предприятия, получивший авансом наличные денежные суммы на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью. Список подотчетных должностных лиц оформляется приказом руководителя предприятия. П.л. должно предоставить в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных лиц. Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет "Расчеты с подотчетными лицами".На выданные под отчет суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере, контокоррентных карточках в зависимости от применяемых на предприятии учетных регистров. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда", если они могут быть удержаны из заработной платы работника, а если не могут быть удержаны - в дебет счета "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает типичные ошибки в каждой из названных групп. Методисты «1С» приводят примеры отражения расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0).
Далее - Положение № 373-П
Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П , далее - Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).
Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.
Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.
1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.
2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».
Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору...» указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).
Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.
На этот счет есть две точки зрения.
Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.
Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.
Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.
На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.
Неправомерная выдача подотчетных сумм
Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.
Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.
Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.
Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник - руководитель. За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ . Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:
- от 4 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц организации (например, руководителя);
- от 40 000 до 50 000 руб. - для организации.
В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).
Несоблюдение лимита расчетов наличными
Действующее законодательство РФ предусматривает предельный размер расчетов наличными по одному договору - 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).
Это ограничение распространяется на наличные расчеты: между организациями; между организацией и индивидуальным предпринимателем; между индивидуальными предпринимателями.
У практикующих специалистов довольно часто возникает вопрос, как это правило соотносится с выдачей наличных денежных средств подотчетным лицам - работникам, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и не выступают в хозяйственном обороте в качестве самостоятельных участников.
Необходимо учитывать следующее. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации (предпринимателя) по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Это следует из письма Банка России от 04.12.2007 № 190-Т .
При покупке товаров (работ, услуг) через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем (работодатель). В соответствии со статьей 182 Гражданского кодекса РФ сделка, совершенная представителем, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.
При этом нужно понимать, что расчеты с участием подотчетных лиц включают в себя две разные операции:
- выдача денег подотчетному лицу;
- расходование данных средств подотчетным лицом.
Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе работодателя.
А вот при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.
Следует отметить, что согласно письму Банка России от 04.12.2007 № 190-Т законодательство не устанавливает каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), а содержит ограничение по сумме (100 тысяч рублей) в рамках одного договора. Т. е. данное требование нельзя обойти, просто разделив общий платеж на несколько разовых платежей, производимых в разные дни.
Актуальным является вопрос, нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными, если расчеты через подотчетных лиц производит работодатель, который не является ни юридическим лицом, ни индивидуальным предпринимателем (ИП). Например: нотариус.
Нотариус индивидуальным предпринимателем не является.
Нотариальная деятельность является особой юридической деятельностью, которая осуществляется от имени государства, не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли. Указанное положение подтверждается и позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в постановлении от 19.05.1998 № 15-П.
В налоговых правоотношениях нотариусы, занимающиеся частной практикой, приравнены к предпринимателям (ст. 11 НК РФ). В иных отношениях правовой статус частных нотариусов не отождествляется с правовым статусом индивидуальных предпринимателей как физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.
Поэтому и для целей применения лимита при расчетах через подотчетное лицо нотариуса нельзя приравнять к физическому лицу осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Незнание правил расчетов с использованием банковских карт
Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:
- наличными через кассу;
- на банковскую карту.
Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.
Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:
- в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
- должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
- как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
- каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).
Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см. таблицу 1).
Таблица 1. Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.
|
№ п/п |
Учетное действие |
Комментарий |
|
В учете делается проводка Дебет 71 Кредит 55 |
Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета отражается данной проводкой. То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику. О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. |
|
|
Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов: (или) 26 «Общехозяйственные расходы»; (или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»; (или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др. |
Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель. |
|
|
В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс». |
В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты. |
По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета. Важно отметить, что об открытии корпоративной карты уведомлять налоговую не нужно. Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ . Однако корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. И если она была выдана не в связи с открытием нового специального карточного счета, обязанность по представлению в налоговую службу уведомления не возникает.
Еще одной особенностью является то, что при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) нет необходимости.
Как было указано выше, данный лимит распространяется только на наличные расчеты.
Это подтверждают нормы пункта 1 указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У .
Довольно распространена следующая ситуация. Руководству компании выданы персональные корпоративные карты.
У практикующих специалистов при этом может возникнуть вопрос: может ли другой сотрудник, подчиненный этого руководителя, или кто-либо еще, пользоваться этой корпоративной картой в командировках, в т. ч. заграничных, или расплачиваться за товары (работы, услуги). Иными словами - можно ли использовать именную корпоративную карту для выдачи сумм под отчет иным лицам.
К сожалению, официальных разъяснений контролирующих ведомств по этому вопросу нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня.
Суть проблемы заключается в следующем. Корпоративная карта собственностью руководителя не является. Однако, по мнению налоговых органов, если карта является именной, распоряжаться средствами может только руководитель. Суды такой подход чаще всего не поддерживают.
В качестве примера приведем Решение Арбитражного суда Алтайского края от 04.10.2012 № А03-6142/2012. Организация смогла отстоять свое право на выдачу подотчетных сумм через именную корпоративную карту, применяя следующие аргументы:
- банковская карта является одной из форм выдачи денежных средств под отчет сотруднику предприятия, а, следовательно, действия по снятию и затем использованию обналиченных денежных средств не могут расцениваться как нарушение порядка работы с денежной наличностью, предусмотренное статьей 15.1 КоАП РФ;
- учетной политикой организации предусмотрена выдача денежных средств под отчет материально-ответственным лицам двумя способами: безналичный расчет по корпоративным банковским картам и наличный расчет путем получения денежных средств из кассы;
- денежные средства, списанные со счета юридического лица (банковской корпоративной карты) в результате совершения операций (оплата по терминалу, снятие денежных средств в банкомате) с использованием банковской карты, считаются выданными в подотчет непосредственно держателю карты;
- деньги на корпоративной карте принадлежат не сотруднику, а организации. Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на банковском счете организации. Однако проводить операции держатель карты может только в пределах лимита, указанного в договоре с банком. Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем директору организации не позднее трех рабочих дней со дня проведения расчетов по карте.
В данном разделе стоит рассмотреть еще один интересный вопрос, связанный с выдачей подотчетных сумм в безналичном порядке: можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника?
Сразу отметим, что ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений эти действия не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).
Имеется положительная арбитражная практика по этому вопросу.
Такой порядок законодательству не противоречит, однако есть и исключения - деятельность платежных агентов.
Деятельность по приему платежным агентом от плательщика денежных средств, направленных на исполнение денежных обязательств физического лица перед поставщиком по оплате работ, услуг, а также направленных органам государственной власти, органам местного самоуправления и бюджетным учреждениям, находящимся в их ведении, в рамках выполнения ими функций, установленных законодательством РФ, регулируется Федеральным законом от 03.06.2009 № 103-ФЗ (далее - Закон № 103-ФЗ).
Платежный агент обязан сдавать в кредитную организацию полученные при приеме платежей наличные денежные средства для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (п. 15 ст. 4 Закона № 103-ФЗ). Использовать при этом выдачу денег под отчет в конце смены для избежания ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ не допустимо. Подтверждает это, например, решение Арбитражного суда Саратовской области от 11.12.2012 по делу № А57-18746/2012.
По материалам дела выручка по платежному терминалу в связи с получением небольших сумм денежных средств временно выдавалась платежным агентом в подотчет (для накопления). А сумму, образовавшуюся сверх 20 000 руб. платежный агент незамедлительно сдавал в банк для пополнения специального счета. Организация полагала, что в ее действиях отсутствовал состав какого-либо правонарушения. Суд же с таким подходом не согласился.
Объективной стороной административного правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ , является нарушение обязанностей по сдаче в кредитную организацию полученных от плательщиков при приеме платежей наличных денежных средств для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет (счета). Обязанность платежного агента, установленная пунктом 15 статьи 4 Закона № 103-ФЗ не ставится в зависимость от размера платежей, либо от того каким образом получены наличные денежные средства - через терминал, либо непосредственно в кассу организации.
Ошибки при утверждении авансового отчета
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу» (п. 4.4 Положения № 373-П).
Один из злободневных вопросов - в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии).
Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.
Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия.
Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена. Не запрещено также не сразу возмещать работнику перерасход, а производить выплаты частями. Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.
Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ , в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств.
Судебных решений на данную тему не так много. В качестве примера рассмотрим решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 11.02.2011 № 2-13/2011, в котором судом были сделаны следующие выводы:
- включение затрат работника в счет 71 свидетельствует о согласии работодателя зачесть долг перед работником, у работодателя наступает материальная ответственность за свои действия по несвоевременной выплате работнику иных выплат, причитающихся работнику;
- если авансовый отчет так и не был утвержден руководителем, проценты рассчитываются с даты представления авансового отчета работником работодателю.
Стоит отметить, что пока отсутствуют официальные разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу, а также судебная практика федерального уровня, у организаций есть шанс избежать начисления процентов по статье 236 ТК РФ .
В суде можно использовать следующие аргументы. В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию. В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.
В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем. Проанализируем обратную ситуацию.
Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности?
Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.
В соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, то есть за дисциплинарный проступок.
Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнением или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т. п.).
Работник организации не обязан знать нормы Положения № 373-П (о необходимости отчитаться в течение трех дней), если в силу трудовых отношений в его обязанности не входит знание указанного положения.
В результате рассмотрения указанного дела суд присудил компенсировать работнику еще и моральный вред.
Решение суда было бы иным, если бы в организации действовал внутренний документ о расчетах с подотчетными лицами, в котором была бы предусмотрена норма о сроках сдачи авансового отчета.
Всех работников следовало бы ознакомить с данным документом под роспись. В таком случае допущенное нарушение можно было бы расценивать как дисциплинарный проступок с назначением предусмотренных законодательством мер ответственности: предупреждение, выговор, увольнение.
Добавим, что штрафовать работника (назначать финансовые санкции) за несвоевременное представление авансового отчета, а равно и за иные дисциплинарные проступки, недопустимо. Меры финансовой ответственности в данном случае действующим законодательством не предусмотрены.
Саму сумму задолженности по неистраченным подотчетным суммам работодатель взыскать может.
Согласно статье 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам этого срока, он может быть восстановлен судом.
Отсутствие оправдательных документов
К авансовому отчету подотчетное лицо в обязательном порядке прикладывает документы, подтверждающие сумму и характер произведенных расходов.
Если подотчетные суммы будут возмещены работнику в отсутствие оправдательных документов, следует учитывать налоговые последствия данной операции (см. таблицу 3).
Таблица 3. Возмещение подотчетному лицу расходов в отсутствие оправдательных документов
|
Наименование платежа в бюджет |
Учетное действие |
Нормативные документы, которые нужно знать!
- Гражданский кодекс РФ (глава 10 «Представительство. Доверенность»).
- Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
- Постановление Правительства РФ от 08.02.2002г. № 93 «Об установлении норм расходов организации на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.
ЗАПОМНИМ! Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации.
Постороннее лицо подотчетным быть не может. В принципе это могут быть
любые работники организации, но обычно круг таких лиц ограничен, ведь у
организации нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные
средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги
другому лицу. Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно
быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех
дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за
расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то
считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для
командированных работников – трем дням со дня возвращения из
командировки. Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета
составляет 10 дней с момента возвращения из командировки. Существует
жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в
РФ» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40): пока
подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства,
новые авансы ему выдавать нельзя.
Я рекомендую, приказом руководителя утверждать перечень подотчетных
лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда
подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.
Например, организация ежемесячно выдает заместителю главного
бухгалтера 10 000 руб. на закупку канцтоваров, и отчитаться за эту
сумму он должен не позднее 25 числа каждого месяца. Естественно, такое
правило можно установить тогда, когда расходы носят более-менее
регулярный характер. В общем случае денежные средства выдаются тому,
кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно.
Нет никаких законодательных ограничений по поводу того, на какой срок
и какие суммы можно выдать. Тем не менее, здесь главным критерием
должен быть здравый смысл и производственная необходимость. Можно
выдать сотруднику 50 000 руб. для приобретения компьютеров, можно
выдать ту же сумму работнику, если он едет в командировку на край земли
для осмотра приобретаемого оборудования, но если организация выдает
50 000 руб. сроком на полгода для приобретения канцтоваров, которых
полно во всех местных магазинах, это очень странно. При проверке
налоговые инспекторы, скорее всего, догадаются, что организация просто
дала эту сумму работнику взаймы, и организация будет признана виновной в
недоплате налога на доходы физических лиц.
При отражении расчетов с подотчетными лицами первой операцией должна быть выдача денег, а второй — отчет за них, и не в коем случае не наоборот.
Варианты учета командировочных расходов.
Иногда организации делают такую ошибку: сначала сотрудник что-то
покупает (например, книгу о бухгалтерском учете), отчитывается в том,
что он купил, а затем организация оплачивает ему эту покупку. Такие
суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в эту минуту не
является подотчетным лицом. Ведь организация ему ничего не поручала,
денег не выдала, на что их тратить, не устанавливала. Получается, что
работник тратит собственные денежные средства, что-то на них покупает, а
потом родная организация приобретает у своего сотрудника эти самые
материальные ценности. Но такая сделка- это не отчет о расходовании
подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица,
принадлежащего ему имущества. Так что сначала выдаются деньги, а потом
проверяется, как они потрачены.
Выдача наличных денег под отчет обычно производится из кассы
организации. Естественно, для этого у бухгалтерии должны быть
основания. Во-первых, таким основанием может быть приказ руководителя, о
котором я уже упоминал выше. Во-вторых, это может быть приказ
руководителя на разовую выдачу денег. В третьих, это может быть его
резолюция (типа «оплатить», «выдать») на каком-либо документе
(служебная записка, счет и т. д.). Резолюцию может поставить не только
руководитель, но и другое лицо (заместитель руководителя, главный
инженер, руководитель филиала и т. д.). Другие лица могут отдавать
распоряжение о выдаче подотчетных сумм только в том случае, если они на
это уполномочены приказом руководителя.
НА ЗАМЕТКУ! Следует сразу четко определить круг документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм.
Теперь немного слов о доверенности и о том, какие полномочия она дает получившему ее лицу.
Доверенность
— документ, дающий право одному лицу,
предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени
другого, выдавшего документ.
Если организация выдает сотруднику доверенность, то он действует от
имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других
организаций, будут оформлены на имя предприятия, которое он
представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру (что позволит
взять НДС в зачет). Если сотрудник доверенности не имеет, для других
организаций — он частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот
сотрудник, — это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы
могут быть приняты организацией, но бухгалтерские проводки немного
различаются. Эти различия я покажу в таблице бухгалтерских проводок (см.
ниже).
Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей
и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от
доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник
представляет свою родную компанию в другой организации, то доверенность
и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю,
бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении
поручения.
В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок, то такая доверенность действует 1 год
со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна
.
Для получения материальных ценностей утверждена форма доверенности №
М-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997г. № 71а).
После выполнения поручения организации или возвращения из командировки сотрудник представляет авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером.
Очень часто именно поэтому организация ограничивает круг подотчетных
лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый
отчет, и тогда бухгалтеру приходиться объяснять очередному новичку, как
это делается. Если же подотчетные лица имеют дело с заполнением этих
документов, они уже хорошо знают порядок заполнения. Авансовый отчет
сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами,
упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает
от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному
лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы
сданы им в бухгалтерию. Теперь за утерю чеков, накладных и т. д.
отвечает бухгалтер. Авансовый отчет должен быть утвержден
руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После
того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается
отчитавшимся перед организацией за сумму, утвержденную в отчете. Если
он еще что-нибудь должен организации, он возвращает это (чаще всего в
кассу, реже — на расчетный счет). Если организация должна сотруднику,
она выдает ему эту сумму (обычно из кассы).
Что делать, если подотчетное лицо не возвращает денежные средства и не отчитывается, либо не возвращает остаток подотчетных сумм?
В Трудовом кодексе предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а так же в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50 %. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к организации, отношения придется выяснять в суде.Организация может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц.
В любом случае, независимо от того, удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя . Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.
Перейдем от общих моментов к частным. Если работник направляется в командировку, то, прежде всего, издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку . Командированный – это лицо, связанный с организацией трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения.
Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается.
Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы.
Прежде всего, организация должна определить, как будут оплачиваться
расходы на проезд и проживание сотрудника. Организация может приобрести
билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчету, но может выдать
денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать
это сам.
Разберем ситуацию на примере. Организация приобретает билеты
(предположим, стоимостью 23 600 руб., в том числе 3 600 руб. НДС) и
затем передает их командированному. В этом случае будет следующая
последовательность бухгалтерских операций:
- Организация оплачивает билеты.
Дт 60 Кт 51 23 600 руб. - Билеты поступают в организацию.
Дт 50-3 Кт 60 20 000 руб.
Дт 19 Кт 60 3 600 руб. На счете 50, субсчет 3 «Денежные документы» отражаются оплаченные билеты, почтовые марки и другие подобные документы. - Билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку.
Дт 71 Кт 50-3 20 000 руб.
Выдача денег из кассы отражается проводкой:
Дт 71 Кт 50
Мы уже немного знакомы с НДС и знаем, что документом, дающим право на вычет НДС, является счет-фактура. Без этого документа НДС в зачет не берется. Командировочные расходы в этом отношении являются исключение: НДС, уплаченные за проживание и проезд, можно принять к вычету без счета-фактуры. Но при этом необходимо, чтобы в документах НДС был выделен отдельной суммой, а это не всегда бывает.
Кроме указанных сумм, сотрудник во время командировки получает так называемые суточные . Это сумма, установленная администрацией организации и представляющая собой, если так можно выразиться «деньги на карманные расходы» командированного лица. Например, если руководство организации установило размер суточных 300 руб. в сутки и работник направляется в командировку на 10 дней, то ему полагается выдать 3 000 руб., и при этом он не будет отчитываться в том, на что он их потратил и потратил ли он их вообще.
Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым днем, и день приезда считается целым днем независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство. Размер суточных определяется приказом руководителя.
Но здесь есть одна важная деталь. Когда бухгалтер ведет бухгалтерский учет и составляет бухгалтерскую отчетность, он принимает в расчет в качестве расчетов организации тот размер суточных, который установлен приказом директора. Когда бухгалтер считает налоги, он принимает в расчет размер суточных 100 руб. в сутки . Этот размер установлен законодательно специально для расчета налога на прибыль. Все, что выше этого предела, то есть остальные расходы на оплату суточных, при расчете налогов не считаются расходами. Поэтому иногда организации устанавливают размер суточных в бухгалтерском учете тоже 100 руб., хотя эта сумма слишком мала.
Отбывая в командировку, сотрудник должен поставить печать своей организации в командировочном удостоверении. Прибыв на место, он должен поставить печать организации, в которую направлен. Отбывая из командировки, он опять-таки должен поставить печать организации, в которую был направлен, а по прибытии в родную компанию — ее печать. Получается, что в командировочном удостоверении работника должны быть как минимум 4 печати: две свои и две чужие. А если работник по пути еще заглядывал в какие-либо организации, то и больше. Без этих печатей командировка считается не состоявшейся.
Возвратившись из командировки, сотрудник представляет руководству отчет о выполнении командировочного задания, а так же сдает в бухгалтерию авансовый отчет, прилагая к нему все оправдательные документы. В отличие от суточных, стоимость проезда и проживания даже при расчете налогов законодательно не ограничивается. Опять-таки действуют законы здравого смысла: если организация торгует банными вениками, то ей будет очень трудно объяснить налоговым инспекторам, почему ее директор регулярно выезжает в командировки в европейские столицы на многочисленные семинары и при этом проживает в лучших апартаментах пятизвездочных отелей.
Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет. Если организация выдала сотруднику суммы под отчет — это счет активный, если сотрудник перерасходовал суммы и принято решение их возместить, то перед нами пассивные счет.
"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2006, N 5
Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой - именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.
Рассмотрим последовательность процесса расчета с подотчетными лицами.
Для расчетов с работниками предприятия, которым выдаются под отчет денежные средства, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При этом в учете делается запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса". Список лиц, которые имеют право получать денежные средства под отчет, должен быть утвержден приказом руководителя. Этот документ выполняет контрольную функцию не только за движением таких денежных средств, но и за их целевым использованием.
Сроки представления авансового отчета
В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
На сегодняшний день между налоговыми органами и налогоплательщиками существует спорная ситуация по вопросу задержки отчета подотчетного лица по полученным суммам. Налоговые органы считают, что в таком случае у работника возникает налогооблагаемый доход по НДФЛ и ЕСН. С этим можно поспорить, так как денежные средства в собственность к работнику не переходят и продолжают числиться в составе дебиторской задолженности. Кроме того, факт получения дохода должны доказать сами налоговые органы. Однако до этого лучше не доводить. Поэтому финансовая служба организации должна обеспечить контроль за своевременным возвратом подотчетных сумм и в случае необходимости оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой издать приказ об удержании невозвращенных сумм из заработной платы работника (с его письменного согласия). Наличие в организации приказа об утверждении перечня подотчетных лиц поможет налогоплательщику в споре с налоговым органом по этому вопросу.
Оправдательные документы
Если денежные средства выдаются на хозяйственные нужды, то оформляется только расходный кассовый ордер. При направлении работника в командировку нужно позаботиться об оформлении целого пакета документов.
Во-первых, необходимо издать приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В нем указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.
Во-вторых, выписать командировочное удостоверение (форма N Т-10), в котором указывается время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
В-третьих, оформляется служебное задание (форма N Т-10а). Оно подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемое лицо, и утверждается руководителем организации.
Указанные документы подтверждают производственный характер командировки. Однако на практике очень часто командированные лица невнимательно относятся к их оформлению. Например , не проставляют отметки в командировочном удостоверении о времени прибытия и выбытия из места командировки. В этом случае может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Либо, сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник не прикладывает к нему отчет о выполнении служебного задания. Тогда возникают проблемы с подтверждением экономической обоснованности произведенных расходов.
Очень часто организации покупают авиа- и железнодорожные билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:
Д-т 60, К-т 51 - перечислен аванс за авиабилеты;
Д-т 50-3, К-т 60 - получены авиабилеты;
Д-т 19, К-т 60 - на сумму НДС;
Д-т 71, К-т 50-3 - выдан авиабилет подотчетному лицу.
Принимая оправдательные документы по командировке, необходимо обратить внимание на состав расходов, возмещаемых подотчетным лицом. Статьи 217 (п. 3) и 264 (пп. 12 п. 1) НК РФ определяют следующий перечень расходов, которые компенсируются работнику и не включаются в его налогооблагаемый доход (по некоторым статьям в пределах норм): суточные, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Таким образом, расходы на обслуживание в барах, ресторанах и т.п. организация не обязана компенсировать, поскольку они должны покрываться у работника за счет суточных. Если все же руководитель примет решение об их компенсации, то такие суммы не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли и одновременно увеличат налогооблагаемый доход работника.
Уплата НДФЛ по сверхнормативным суточным
Что касается удержания НДФЛ со сверхнормативных суточных, то этот вопрос на сегодняшний день остается спорным. Налоговые органы рекомендуют пользоваться нормами, установленными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93 (далее - Постановление N 93). Однако в целях исчисления НДФЛ это Постановление не может быть применено, поскольку оно принято в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
В настоящее время сложилась положительная для налогоплательщиков судебная практика в части обложения НДФЛ сверхнормативных суточных. Так, в Решении ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04 указано, что в соответствии со ст. 168 ТК РФ размеры возмещения суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации вне зависимости от ее формы собственности и ведомственной принадлежности. Постановление N 93 в данной ситуации применяться не должно. Аналогичная позиция была высказана и в Постановлении Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14324/04.
В Письме Минфина России от 18.03.2005 N 03-05-01-04/59 высказано противоположное мнение, что Трудовой кодекс лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения.
Следует обратить внимание на требование п. 11 Порядка ведения кассовых операций: выдавать денежные средства под отчет можно только после полного отчета по ранее выданным суммам. Правда, налоговая и административная ответственность за нарушение этого требования не предусмотрена.
Проверка авансового отчета
При получении авансового отчета необходимо проверить правильность его оформления:
он должен быть составлен по унифицированной форме;
подписан подотчетным лицом, главным бухгалтером и утвержден руководителем организации;
к отчету должны быть приложены все оправдательные документы.
При проверке приложенных к отчету оправдательных документов нужно обратить внимание на следующие моменты.
Если приобретались материальные ценности, то к авансовому отчету прикладываются не только платежные (кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру), но и товарные документы (накладные, товарные чеки, отмеченные штампом "оплачено"). В товарных документах должна быть полная расшифровка приобретенных ценностей.
Иногда подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету только кассовый чек, без товарного чека. В такой ситуации могут возникнуть проблемы с принятием к учету материальных ценностей. И вот почему. В соответствии со ст. ст. 159 и 160 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" содержит перечень обязательных реквизитов, который должен иметь первичный документ для его принятия к бухгалтерскому учету, в числе которых - личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Таким образом, и гражданское, и бухгалтерское законодательство предусматривают наличие в документе, подтверждающем факт совершения сделки, подписей ответственных лиц. Так как кассовый чек их не содержит, то он не может служить документом, подтверждающим факт приобретения товара, оказания услуг для юридического лица.
Чтобы избежать споров с налоговыми органами, подотчетному лицу следует оформить акт, отражающий количество и стоимость поступивших ценностей. Акт должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные для первичного документа, и быть подписан материально-ответственным лицом, принявшим эти ценности на учет.
Судебная практика в такой ситуации на стороне налогоплательщика (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 25.02.2004 N Ф04/953-206/А45-2004, от 11.05.2004 N А05-12469/03-26). Так, в Постановлении N Ф04/953-206/А45-2004 суд указал, что отсутствие первичных документов не может рассматриваться как основание для включения этих сумм в доход работника, поскольку они не остаются в его распоряжении.
Другая ситуация: подотчетное лицо прикладывает товарный чек, но не прикладывает кассовый. В Постановлении ФАС Московского округа от 12.07.2004 N КА-А40/5472-04 суд установил, что полученные под отчет у организации ее сотрудниками денежные средства потрачены на производственные цели и не использованы для извлечения материальной выгоды. Указанные обстоятельства подтверждаются авансовыми отчетами, товарными чеками, счетами, квитанциями, приходными ордерами, актами, служебными заданиями. Доказательств тому, что полученные под отчет денежные средства являются доходами работников, налоговыми органами не представлено.
Иногда вместо кассового чека прикладывается квитанция к ПКО. Либо платежный документ отсутствует вовсе. В такой ситуации особенно важен факт оприходования материальных ценностей. Ведь именно этот документ будет являться подтверждением фактического использования подотчетным лицом полученных денежных средств. Суды в такой ситуации встают на сторону налогоплательщика (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 07.06.2005 N Ф08-2438/2005-989А). При выдаче денежных средств подотчетному лицу необходимо проконсультировать его о предельном размере расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.
Порой работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а затем организация возмещает ему расходы. Чтобы избежать неприятностей, в данном случае можно порекомендовать оформлять первичные документы следующим образом:
они должны быть оформлены не на физическое лицо, а на организацию;
работник, приобретая МПЗ, должен действовать на основании доверенности, выданной предприятием.
Одной из типичных ошибок при составлении авансового отчета является списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без их оприходования на счета учета МПЗ. Это приводит к снижению внутреннего контроля за движением МПЗ в организации, а также к штрафным санкциям за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (см. таблицу).
| Хозяйственная операция | Ошибочный учет МПЗ без оприходования на счетах их учета | Правильный учет МПЗ с использованием счетов их учета |
|||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Документ | |
| Выданы под отчет денежные средства | 71 | 50 | 71 | 50 | РКО |
| На основании авансового отчета отражено приобретение канцтоваров | 26, 44 | 71 | 10 | 71 | Приходный ордер М-4 |
| Переданы канцтовары работникам | - | - | 26, 44 | 10 | Требование- накладная М-11 |
Вычеты НДС
Чтобы принять к вычету НДС, необходимо выполнить определенные условия: товары должны быть оприходованы, оплачены (до 31.12.2005), использоваться в деятельности, облагаемой этим налогом. Кроме того, нужно иметь счет-фактуру с выделенной суммой НДС. Очень важно в данной ситуации, чтобы все документы (накладные, счета-фактуры, квитанции к ПКО) были оформлены на организацию, а не на физическое лицо. Для этого у него должна быть доверенность. В противном случае получить счет-фактуру будет проблематично, так как в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
На практике у организаций возникают проблемы с вычетами по НДС:
- если в чеке налог не выделен отдельной строкой.
Требуя выделения НДС в чеке, налоговые органы ссылаются на п. 4 ст. 168 НК РФ, где сказано, что в расчетных документах, в том числе в реестре чеков и реестрах на получение средств с аккредитива, первичных учетных документах и счетах-фактурах налог должен быть выделен отдельной строкой. Это спорный вопрос. Во-первых, кассовый чек не является ни первичным, ни расчетным документом. В подтверждение такого мнения можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А66-7929/2004, в котором суд указал, что условиями предъявления к вычету НДС по товарам являются фактическая оплата приобретенных для продажи товаров, их оприходование и наличие счета-фактуры, выписанного поставщиком товаров с указанием суммы НДС. Аналогичная точка зрения приведена в Постановлении ФАС Уральского округа от 08.07.2003 N Ф09-1961/03АК). Во-вторых, если суммы, указанные в чеке и счете-фактуре, совпадают, то можно утверждать, что НДС уплачен в цене товара;
- если имеется квитанция к ПКО (или квитанция), но нет кассового чека.
Суды при этом также встают на сторону налогоплательщика. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 09.11.2004 N Ф04-6697/2004) указано, что понятия документа, подтверждающего фактическую уплату НДС, НК РФ не содержит. Под документом, подтверждающим фактическую уплату сумм налога, следует понимать как кассовый чек, так и иной документ установленной формы.
А.Вагапова
ЗАО "Гориславцев и К.Аудит"
