Унифицированная форма ко 2. Как заполнять расходный кассовый ордер и что это такое. Ведение РКО в электронном виде

Наше общество невозможно представить без операций, тем или иным образом связанных с деньгами. Ежедневно бесчисленное множество организаций производит обмен денежными средствами с частными лицами. И естественно для легитимности данного процесса созданы специальные документы. Одним из таких документов является РКО.

.Excel

Расходный кассовый ордер – это документ, при предъявлении которого производится получение денежных средств с кассы. Данный документ имеет унифицированную форму КО-2, подтверждённую постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.

Согласно статьям 14 – 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. №40, существуют определённый регламент заполнения формы КО-2 и выдачи наличных средств кассами организаций.

В каких случаях используется форма КО-2

Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:

В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.

Заполнение расходного кассового ордера

Заполнять документ имеет право только бухгалтерский работник (или ответственное за это лицо). Выдается документ в единственном экземпляре.

В случае наличия ошибок в оформлении документ считается недействительным.

Заполнение заголовка

В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.

Заполнение граф

Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).

Номер документа должен соответствовать номеру в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет форму КО-3.

Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Дебет, код структурного подразделения» должна заполняться, если операция по выдаче денег производится в структурном подразделении организации (структурным подразделением называется отдел, работающий в индивидуальном направлении и не пересекающийся с основной деятельностью организации кроме отдела кадров, бухгалтерии и общей администрации. Пример такого подразделения: отдел магазина). В противном случае ставится прочерк.

В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» должны указываться номер счета и при необходимости номер субсчета, по дебету которого отражается снятие денежных средств из кассы организации. Иными словами, здесь должен быть указан номер счета, на который должны поступить средства.

В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается соответствующий код учета по счету, указанному в графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет». Данная графа заполняется в случае, если в организации предусмотрено использование таких кодов. В противном случае графа перечеркивается.

Графа «Кредит» должна содержать номер счета, по кредиту которого снимаются денежные средства с кассы. То есть номер счета, с которого перечисляются деньги.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается арабскими цифрами в российских рублях денежная сумма, выдаваемая из кассы организации.

В графе «Код целевого назначения» указывается код назначения использования поступивших средств. Данная графа не заполняется в случае, если организация не использует соответствующую систему кодирования.

Заполнение строк

Заполнение строк в форме КО-2 выполняется следующим образом:

В строке «Выдать __» записывается полностью ФИО лица, которому производится выдача денежных средств, в дательном падеже.
В строке «Основание __» бухгалтер должен указать содержание финансовой операции, то есть цель, причину или на основании какого повода происходит передача средств данному лицу. В зависимости от целей, описанных в пункте «В каких случаях используется форма КО-2», в строке прописывается следующее: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка», «Для оплаты услуг» и др.
В строке «Сумма __» указывается сумма денежных средств, снимающихся с кассы. Причем рубли указываются прописью с начала строчки и с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Оставшееся место после записи перечёркивается. Следует также отметить, что, если в графе «Сумма, руб. коп.» выдаваемая сумма указана с копейками независимо от числового значения (например, 500-00), то в строке также должны быть указаны копейки («Пятьсот рублей 00 копеек»). Если же не указано значение в копейках (500-), то его не указывают и в строке («Пятьсот рублей»).
В строке «Приложение __» указываются прилагаемые документы, на основании которых происходит выдача средств с кассы.

Если средства выдаются лицу сторонней компании, то среди документов у него должна быть доверенность от своей организации на получение денежных средств.

Видео: как заполнять расходный кассовый ордер

Требования к проведению операции

Оформленный бухгалтером расходный кассовый ордер должен быть обязательно зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее он подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия). Стоит отметить, что подпись руководителя не обязательна, если таковая имеется в других документах, прилагаемых к расходнику.

Правильно заполненный бланк передается кассиру, который обязан проверить правильность составления документа и требовать удостоверения личности. Денежные средства кассир обязан выдавать только лицу, данные которого указаны в бланке. Если при оформлении бланка была допущена ошибка, то кассир обязан вернуть бланк в бухгалтерию.

Далее в строке «Получил __» лицо, которому выдаются деньги из кассы, должно указать полученную сумму, уже собственноручно заполняя по тем же правилам, по которым заполняется строка «Сумма __», расписаться и поставить дату в соответствующих строках.

Средства могут выдаваться как в российской, так и в зарубежной валюте

После реализации операции по выдаче денег по РКО кассир обязан зафиксировать паспортные данные получателя в строке «По __». Затем, расписаться, дать расшифровку подписи и проставить дату проведения операции в соответствующих строках. В приложенных к расходнику документах он должен поставить печать «Оплачено» или проштамповать их с указанием даты проведения операции

Важно помнить, что бланк ордера остается в кассе после выдачи денег!

Ведение РКО в электронном виде

Ведение РКО допустимо и в электронном виде. Важно, чтобы оформление соответствовало унифицированной форме КО-2.

Вести форму КО-2 можно в специальных программах, например, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерия» и др. При этом последовательность и правила заполнения документа сохраняются.

Оформленный документ в форме КО-2 должен быть распечатан на принтере перед выдачей наличных средств. После распечатки его подписывают уполномоченные лица, и дальнейшая процедура не отличается от описанной выше.

Таким образом, снятие денежных средств с помощью расходного кассового ордера в форме КО-2 является вполне законным и не должно вызвать затруднений при использовании.

Расходный кассовый ордер (РКО) - это первичный кассовый документ, на основании которого из кассы организации выдаются наличные средства.

Скачайте бесплатно бланк и образец заполнения расходного кассового ордера

Применение расходного кассового ордера

Форма бланка расходного кассового ордера унифицирована и имеет кодировку КО-2.

Расходный ордер в одном экземпляре выписывает сотрудник бухгалтерии, отдает на подпись руководителю и главному бухгалтеру организации, после чего РКО фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) .

РКО может заполняться как вручную, так и электронным способом. При заполнении кассового ордера не допускаются помарки и исправления.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер в 2019 году

1. Вверху указывается название организации, выдавшей ордер, его код по ОКПО, наименование структурного подразделения этой организации, если ордер выдавался в подразделении. Если нет подразделения, ставится прочерк.

2. Указывается номер РКО - порядковый, из журнала регистрации КО-3 - и дата выписки ордера (день, месяц, год)

3. В табличной части:

в графе «Дебет» пишется код структурного подразделения, выдавшего деньги (или ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличности из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету, если организация такие коды применяет. Или ставится прочерк.
в графу «Кредит» вписывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражают выдачу денег из кассы;
сумма обозначается цифрами;
код целевого назначения пишется в том случае, если организация их применяет; если нет - ставится прочерк.

4.Под таблицей:

вписывается ФИО получающего деньги лица;
по какому поводу или на основе чего выдаются средства (зарплата, на покупку расходных материалов, на хозяйственные расходы, на основании накладной и т.п.);
сумма пишется с начала строки с большой буквы, рубли - прописью, копейки цифрами. Оставшееся в строке суммы пустое место прочеркивается;
в строку «Приложение» вписываются прилагаемые документы и их данные, на основании чего выдаются деньги (служебная записка, квитанция, накладная, заявление и пр.).

6. Строку «Получил» заполняет человек, которому выдаются деньги: с заглавной буквы без отступа получатель вписывает заявленную сумму, рубли прописью, копейки цифрами. Оставшееся пустое место прочеркивается. Получатель ставит дату и расписывается.

7. Последние строки заполняет кассир, после того как проверит правильность заполнения РКО. В них указывается, что за документ был предъявлен получателем (обычно это паспорт), его номер, дата и место выдачи. После этого кассир подписывает ордер, расшифровывая свою подпись, и выдаёт деньги. Сам ордер остаётся у кассира.

Расходный кассовый ордер – бланк, форма которого официально утверждена на уровне федерального законодательства. Какова структура соответствующего документа, как правильно заполняется бланк расходного кассового ордера и что изменилось в его оформлении в 2019 году, узнайте из нашей статьи.

Как лучше скачать бланк РКО — в Word или другом формате

Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.

С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.

Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.

Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.

Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО

В соответствии с положениями указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У российские организации обязаны использовать в качестве бланка РКО унифицированную форму КО-2 (соответствующую номеру 0310002 по ОКУД). Данная форма утверждена постановлением Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете .

Как скачать бланк РКО бесплатно

Скачать расходный кассовый ордер по форме КО-2, то есть полностью соответствующий по своей структуре требованиям законодательства, вы сможете на нашем сайте:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Важно не только скачать РКО актуальной формы в одном из представленных форматов, но и удостовериться, что файл не имеет атрибута «только для чтения» (иначе редактировать на ПК его не получится). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и снять при необходимости галочку напротив соответствующего атрибута.

Скачать расходный кассовый ордер — это еще полдела, возникнет следующая задача — корректно заполнить его. Рассмотрим ключевые моменты данной процедуры.

Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2

Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).

Заполненный образец РКО может выглядеть так:

Данный заполненный образец расходного кассового ордера может быть использован как образец для кассира вашей организации.

На что следует обратить особое внимание, заполняя бланк расходного кассового ордера:

в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие тем, что содержатся в реестрах государственной статистики;
если предприятие не имеет структурных подразделений, то в соответствующей графе формы нужно ставить прочерк;
в графе «Номер документа» следует фиксировать номер РКО по порядку, как правило, исчисление начинается с 1 января каждого года;
сумму в табличной части формы можно указывать в рублях и копейках через запятую или дефис (например, 200,75 или 200-75);
в пункт «Код целевого назначения» данные вносятся, только если организация на практике задействует систему кодов, по которым определяется расход и приход денежных средств;
в пункте «Сумма», что располагается ниже таблицы, следует указывать сумму денежных средств, выдаваемых по РКО, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
в графе «Основания» нужно указать содержание хозяйственной операции
в графе «Приложение» приводятся сведения о документе, который является основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть платежная ведомость — при выдаче зарплаты наличными) с указанием номера и даты его составления.

Подробнее о заполнении платежной ведомости читайте в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

Если РКО заполняет ИП, не нанимающий кассиров, то в графе «Выдал» должны быть его данные. Если ИП не нанимает бухгалтера, на РКО должна стоять только его подпись как руководителя организации.

Нововведения в порядке оформления РКО 2019 года

К счастью, изменений в порядке заполнения РКО в 2019 году не было. Они были раньше. Так, 19.08.2017 вступило в силу указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-у, которое внесло ряд изменений в порядок заполнения и выдачи расходных кассовых ордеров:

Кассир вправе составить в конце рабочего дня один РКО на всю сумму, выданную за день из кассы, но при условии, что на выданные деньги есть фискальные документы онлайн-кассы.
Кассир обязан проверить, есть ли подписи главбуха и бухгалтера или директора на РКО, однако подписи отныне сверяют с образцами, только если документ составили на бумаге.
Если РКО оформлен в электронном виде, то получатель денег вправе поставить на документе свою электронную подпись.
Выдать деньги под отчет можно по приказу директора, заявление от подотчетника теперь просить не обязательно. Однако выбранный порядок выдачи средств (по заявлению или приказу) следует закрепить в Положении о расчетах с подотчетными лицами .
Задолженность сотрудника по полученному ранее авансу больше не является причиной для отказа в новой выдаче подотчетных средств.

Подробнее о всех изменениях в порядке выдачи под отчет читайте .

Итоги

Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2019 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.

За движение денежных средств в кассе организации отвечает кассир. Часто бывает, что требуется выдача из кассы денег на заработную плату работникам, на займ сотруднику, на расчет с подотчетным лицом и т.д. В этом случае кассир оформляет расходный кассовый ордер (форма КО-2), являющийся первичным документом учета кассовых операций.

Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, причем каждый ордер должен иметь свой регистрационный номер. Любые помарки и исправления в расходном кассовом ордере не допускаются. Выдача денег по расходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.

Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером и должен содержать распорядительную подпись руководителя организации или лица уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу, кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и получить расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после наименования получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Рассмотрим порядок заполнения полей расходного кассового ордера:

Организация – указывается наименование организации.
Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован расходный кассовый ордер.
Номер документа – содержит порядковый номер расходного кассового ордера. При формировании расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов.
Дата составления – указывается дата формирования расходного кассового ордера.
Код структурного подразделения – указывается код подразделения, с которого расходуются денежные средства.
Корреспондирующий счет, субсчет – указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера.
Код аналитического учета – указывается объект аналитического учета корреспондирующего счета.
Кредит – указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50.1 «Касса».
Сумма, руб. коп. – указывается сумма расходуемых из кассы денег цифрами.
Выдать – указывается лицо (фамилия, имя, отчество), которому выдаются наличные денежные средства.
Основание – указывается содержание хозяйственной операции (назначение использования денежных средств).
Сумма - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты.
Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.
Получил – указывается сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняется лицом, получающим денежные средства по расходному кассовому ордеру.
По – указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.

(работы или услуги), а также при выдаче подотчетных сумм. Не забывайте, что при этом надо все операции отметить в книге учета доходов и расходов (КУДиР). Унифицированная форма бланка КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 – не путайте с унифицированной формой КС-2 (акт приема выполненных работ).

Отсутствие, несвоевременное оформление или непредставление приходных и расходных кассовых ордеров контролирующим ведомствам влечет за собой налоговую и административную ответственность. Однако относительно оформления кассовых документов индивидуальным предпринимателем и субъектом МСП предусмотрен особый порядок.

Несмотря на то, что при соблюдении определенных условий предприниматели не обязаны оформлять кассовые операции соответствующими кассовыми документами, в отношении некоторых операций предпринимателям целесообразно продолжить их оформление, в том числе приходных и расходных кассовых ордеров. К таким операциям, например, стоит отнести расчеты с подотчетными лицами по выданным им «на руки» под отчет суммам.

Образец заполнения унифицированной формы КО-2

Расходный кассовый ордер имеет унифицированную форму бланка КО-2 и заполняется в одном экземпляре бухгалтером или иным уполномоченным работником. Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) регистрируются в журнале регистрации (форма КО-3). Как правило, к РКО также прилагаются документы, которые являются основанием для выдачи денег.

В шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО, номер данного документа, дату его составления. ПКО и РКО обязательно должны быть пронумерованы. Нумеруются они в хронологическом порядке, отдельно приходные и расходные ордера, нумерация не должна иметь пропусков.

Графа «дебет» – код структурного подразделения. Вам необходимо указать код подразделения, которое расходует денежные средства;
Корреспондирующий счет, субсчет – вписываете счет проводки (выбытие средств);
Код аналитического учета;
Кредит – необходимо вписать номер счета по кредиту, по которому происходит движение средств;
Непосредственно сумма к выплате;
Код целевого назначения.

Кому выдаются денежные средства;
Основание, согласно которому выдаются средства;
Денежная сумма прописью;
Приложение;
Должность, подпись, расшифровка подписи главбуха и руководителя.

Получающий денежные средства также прописывает сумму прописью, ставит дату, подпись, заполняет данные паспорта. В самом низу бланка содержатся сведения о том, кто выдал денежные средства.

Не забывайте, что за отсутствие, непредставление кассовых ордеров предусмотрена ответственность:

налоговая и административная – непосредственно в отношении организации;
административная, дисциплинарная и даже в отдельных случаях уголовная – относительно должностных лиц компании;
материальная – в отношении отдельных работников компании.

Кассовые документы ИП

Кассовые документы ИП в 2016 году может не заполнять. Это правило для субъектов малого бизнеса и предпринимателей ввели в 2014 году (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Ранее Центробанк практически уравнивал правила ведения кассовых операций ИП и юрлиц . Теперь индивидуальные предприниматели не обязаны вести кассовые документы - оформлять приходные и расходные кассовые ордера, а также вести кассовую книгу. Кроме того, они не обязаны устанавливать лимит остатка кассы. Однако, надо помнить, что это право ИП, а не обязанность. Поэтому, если вам удобнее вести расчеты с помощью кассовых документов, вы их легко можете использовать.

Образец заполнения расходного кассового ордера по унифицированной форме КО-2.