Посредством акта сверки партнеры отмечают статус взаиморасчетов на конкретную дату. Во избежание недоразумений и ошибок составлять документ следует с учетом определенных нюансов. Каковы особенности заполнения формы акта сверки взаимных расчетов?
Общие моменты
В акте сверки по взаимным расчетам отображается состояние расчетов меж контрагентами в определенном периоде. Законодательно не установлено обязанности составления данного документа.
Но в деловой практике акт сверки является неотъемлемой частью сотрудничества организаций. Своевременность сверки способна предотвратить многие ошибки бухгалтерского и налогового учета.
Особенность акта сверки еще и в том, что подписывается он главбухом и руководителем. Если акт подписывают лишь бухгалтера, то документ играет чисто техническую роль и юридической значимости не имеет.
Что это такое
Актом сверки взаиморасчетов именуется документ, отображающий расчеты двух организаций в определенном периоде. Выражаясь проще, акт это перечисление всех хозопераций меж партнерами за обусловленное время с указанием расчетных данных каждой стороны.
Резюмирует акт запись о наличии или отсутствии расхождений в расчетах. В идеале данные двух организаций должны совпадать. Но если выявляются расхождения, то осуществляется проверка первичной документации.
Так обнаруживаются неучтенные документы либо технические ошибки. Как организация устанавливает свою задолженность в пользу? Акт сверки, что означает отображенная в нем информация?
Составляет акт сверки любая из партнерствующих организаций, пожелавшая проверить точность расчетов. При этом выявляется задолженность в пользу поставщика или покупателя либо отсутствие оной.
Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах. Далее оба акта направляются контрагенту. В одной форме организация-партнер указывает данные своего учета.
Затем ставятся подписи и печать организации. В случае расхождений указывается ошибка со ссылкой на подтверждающие документы. Заполненный акт передается инициатору сверки.
Для чего он нужен
Необходимость использования акта сверки взаиморасчетов меж партнерами обусловлена, перво-наперво, соблюдением достоверности учета при длительном сотрудничестве.
Периодическая сверка помогает вовремя обнаружить даже незначительные ошибки, которые медленно, но все же искажают учет. Кроме того существуют основания и помимо долгого партнерства, например:
- возможность получения отсрочки платежа в будущем;
- широкий ассортимент продукции;
- высокая стоимость товаров;
- проведение ежегодной инвентаризации;
- проверка расчетов для предоставления отчета вышестоящему руководству.
Периодичность проведения сверки организация также утверждает самостоятельно. Единственное условие это включение в акт всех операций, осуществленных в выбранном периоде.
Иногда акт сверки составляется на момент проведения ежегодной , что позволяет сэкономить время. Но многие компании предпочитают составлять акт сверки ежемесячно, поскольку неизвестно, что случится за год.
Соблюсти актуальность актов сверки не сложно. Достаточно начать составление таких актов с самого начала сотрудничества, а затем составлять его за каждый период от даты подписания последнего акта.
Акт сверки можно составлять как по отдельному договору, так и по коммерческим операциям в определенном периоде. Если меж партнерами заключено несколько договоров, можно составить по каждому отдельный акт сверки и даже с разной периодичностью.
Правовое регулирование
Упоминание об акте сверки взаиморасчетов присутствует в .
В частности здесь сказано, что форма акта сверки взаимных расчетов меж хозяйствующими субъектами законодательно не предусмотрена.
Организации вправе самостоятельно разрабатывать форму документа и утверждать его в своей .
Некоторые бухгалтера считают акт сверки первичным документом. Мотивируется это тем, что по обыкновению документ содержит обязательные реквизиты, характерные для первичной документации.
Перечень таковых содержится в ФЗ №402 (ранее ). Но, по мнению ФНС , акт сверки не является первичным документом, поскольку не оказывает влияние на финансовое состояние партнеров, а всего лишь констатирует уже свершенные факты.
В то же время в случае истребования задолженности контрагента через суд акт сверки может являться одним из основных доказательств. Для этого на юридически значимом документе должны стоять подписи руководителей организаций.
В процессе технической сверки допускается подписание документа только бухгалтерами. Выступать от имени юрлица может исключительно руководитель.
Проведение актов сверки с поставщиками и покупателями
Проводя сверку расчетов с поставщиками и покупателями, целесообразно руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Здесь предусмотрены особенности инвентаризации, и в частности проверки расчетов.
При сверке расчетов с контрагентами, и покупателями, надлежит проверить обоснованность сумм, какие числятся на счетах бухучета.
Так проверке подлежит счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Проверяют его по документам в соответствии с корреспондирующими счетами.
То есть при сверке расчетов проверить нужно:
Осуществляют сверку на основании договоров, и иной первичной документации. Данные документов сравниваются с данными, отраженными на бухгалтерских счетах.
При наличии нескольких контрагентов акт сверки составляется отдельно по каждому в двух экземплярах. В документе указываются следующие данные:
- период сверки;
- названия сторон;
- реквизиты договора;
- ответственные за подписание лица;
- данные учета от каждой стороны – начальное сальдо, суммы по дебету и кредиту со ссылкой на документы, конечное сальдо;
- сумма по данным учета на дату осуществления сверки;
- подписи сторон.
Основная часть акта сверки это таблица, в которой указываются сведения обо всех хозоперациях меж контрагентами. Как правило, левая часть таблицы отражает факты хозяйствования составителя.
При этом предусматривается четыре столбца – для порядкового номера записи, краткого содержания операции, суммы по дебету и кредиту. Правая часть заполняется принимающей акт стороной в процессе проведения сверки.
Каждая из организаций после внесения собственных учетных данных высчитывает обороты дебета и кредита, определяя конечное сальдо на дату сверки.
При отсутствии расхождений итоговые суммы левой и правой части таблицы должны быть идентичными. При наличии расхождений контрагент в этом же акте фиксирует пояснения. После этого акт возвращается инициатору сверки.
Что такое сальдо конечное
Что такое сальдо? Это разница между поступлением и расходом в определенном периоде времени. В бухучете сальдо представляет собой остаток по счету, то есть разницу меж суммой, указанной по дебету и суммой, отображенной по кредиту.
Различается сальдо дебетовое и кредитовое. При этом отдельные счета могут одновременно обладать двумя этими видами. Но на практике анализу подвергается не весь бухучет, а только часть его, за определенный временной промежуток.
При этом используются такие показатели как:
Для определения конечного сальдо при сверке расчетов необходимо прибавить к начальному остатку оборота одной стороны счета и из полученного итога вычесть результат оборота противоположной стороны.
Универсальная формула нахождения конечного сальдо выглядит так:
Если начальное сальдо находится дебетовой части счета, то знак его положительный и отрицательный при нахождении показателя в кредитовой части.
Дебет и кредит
Что отображать в акте сверки по дебету и кредиту? В первую очередь, следует определить счета, по каким в учете отображаются факты сотрудничества с контрагентом.
При составлении акта используются данные этого счета и корреспондирующих с ним счетов. Если организация составляет акт сверки с покупателем, то в документе отображается движение по счету 62, то есть реализация – Дт62 Кт90.
По кредиту отражается оплата реализованного товара – Дт50,51 Кт62. Когда у организации-поставщика получается сальдо дебетовое, значит продукции поставлено больше, чем оплачено.
При кредитовом сальдо наоборот – покупатель заплатил больше, чем получил продукции. В случае сверки с поставщиком в акте сверки осуществляется движение по счету 60. По дебету отображается оплата товара, а по кредиту его поступление – Дт41, 19 Кт60.
То есть для более простого понимания суть сводится к тому, что по дебету отражается поступление продукции, и т.д., а по кредиту показывается поступление платы.
В случае обнаружения дебиторской задолженности организация отправляет контрагенту напоминание об уплате с указанием суммы долга, порядка и срока выплаты.
При непризнании партнером своего долга можно обратиться с исковым . Доказательством становятся первичные документы и данные учета.
В случае списания дебиторской задолженности ее включают в расходы фирмы, учитывая на дебете забалансового счета 007. Сохраняется списанная сумма в учете в течение пяти лет на случай погашения ее должником.
Видео: акт сверки с поставщиком
Выявленная кредиторская задолженность сопровождается внесением исправлений пот дебету счетов. Кредиторка с истекшим сроком давности включается в прочие доходы организации.
Образец сопроводительного письма
При отправке акта сверки контрагенту к нему прилагается сопроводительное письмо.
В нем надлежит указать такие данные:
- период сверки;
- срок подписания акта;
- вариант отправки;
- способ подтверждения разногласий.
Образец сопроводительного письма к акту сверки может выглядеть следующим образом:
«Организация ___ направляет Вам, организации ___, акт сверки на ДД.ММ.ГГГГ. Просим Вас подписать один экземпляр акта в ___ дневный срок и вернуть его нам посредством почтового отправления (на электронный адрес, курьером и т.д.). При наличии разногласий просим приложить подтверждающие документы (накладные, счета-фактуры, акты и прочее). При неполучении в казанный срок подписанного акта или разногласий по нему признаем сальдо расчетов подтвержденным»
Но в любом случае, надо иметь в виду, что неподписанный контрагентом акт сверки не будет иметь никакой силы в случае судебных разбирательств.
Составление протокола разногласий
При выявлении разногласий в процессе сверки расчетов требуется их согласование с контрагентом. может являться частью самого акта.
При заполнении акта инициатор сверки в нижней части акта делает запись «По данным ___ задолженность ___ составляет ___ рублей на ДД.ММ.ГГГГ.».
Если контрагент согласен, то он просто ставит свою подпись. В случае расхождений контрагент после внесения данных своего учета делает запись по состоянию своего итога.
Другой вариант это составление контрагентом своего акта сверки и приложение к нему сопроводительного письма с указанием расхождений и приложением копий документов сверяемого периода.
Также допускает составить отдельный протокол разногласий и отправить его организации-партнеру. При этом выполняется запрос акта нового образца с учетом предоставленных данных.
Пример заполнения
Протокол разногласий по акту сверки составляется в свободной форме.
В нем указываются следующие данные:
- период сверки;
- выявленные расхождения;
- данные с учетом исправлений;
- ссылки на подтверждающие документы (копии прилагаются);
- итоговый результат учета.
Следует заметить, что обязанность подписания акта сверки контрагентом законодательно не закреплена. Партнер может отказаться от сверки расчетов.
Поэтому факт применения акта сверки в процессе сотрудничества следует обговорить на начальном этапе, закрепив условие в договоре.
Также следует оговорить сроки подписания акта. В этом случае отказ и несвоевременное подписание акта становятся нарушением условий договора.
А кт сверки взаиморасчетов - это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, делать это следует регулярно. Своевременная сверка избавит вас от ошибок в налоговой и бухгалтерской отчетности. Акт сверки также свидетельствует о признании контрагентом долга. Причем в день подписания документа течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново .
Разрабатываем форму акта сверки
Форму акта сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).
Прежде чем заняться разработкой реквизитов акта, следует понять, относится ли он к первичным учетным документам. Существуют две противоположные точки зрения.
С одной стороны, ФНС России в письме от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 отметила, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции. Чиновники объяснили это тем, что при подписании документа финансовое состояние сторон не меняется. По нашему мнению, такая позиция весьма логична.
С другой стороны, те же налоговики не раз пытались доказать в судах, что если акт сверки взаимных расчетов оформлен без учета обязательных реквизитов первичного бухгалтерского документа, то он не является основанием для перерыва течения срока исковой давности. Отметим, что данная точка зрения чиновников не находит поддержки у арбитров.
Судебная практика
Свернуть Показать
Судьи посчитали, что акт сверки не является документом строгой бухгалтерской отчетности, форма и обязательные реквизиты которого определены законом (постановления ФАС Московского округа от 04.09.2013 по делу № А40-148003/12-55-1356, Северо-Западного округа от 09.04.2013 по делу № А56-44437/2012, Уральского округа от 27.03.2012 № Ф09-933/12).
Приведем список реквизитов, которые, по нашему мнению, должен содержать акт сверки расчетов:
- наименование документа;
- наименования сторон;
- даты подписания акта;
- период, за который проводится сверка;
- реквизиты договора, по которому проводится сверка;
- ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ / оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.);
- суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;
- конечное сальдо в денежном выражении;
- подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;
- печати сторон.
Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта (см. образец акта сверки в Примере).
Свернуть Показать
Судебная практика
Свернуть Показать
Высшие арбитры приняли во внимание акт сверки, в котором отсутствовали ссылки на первичные документы бухгалтерского учета, основание возникновения задолженности и дата подписания акта. Объяснили они это тем, что согласно ч. 2 ст. 71 АПК РФ суд оценивает как относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, так и достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности. В данном деле суд сравнил содержащиеся в акте сверки суммы долга с суммами, которые указаны в подписанных актах выполненных работ и справке о выполненных работах и затратах. Также сыграло роль отсутствие доказательств наличия между сторонами иных договорных обязательств (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13031/12).
Тем не менее чаще всего судьи настаивают на наличии в акте сверок ссылок на первичные документы.
Судебная практика
Свернуть Показать
Суд не признал задолженность, т.к. в акте сверки отсутствовали ссылки на первичные документы (не были указаны номера и даты) и дата подписания акта (определение ВАС РФ от 27.02.2013 № ВАС-1472/13).
По другому делу арбитры не приняли акт сверки взаиморасчетов, в котором отсутствовали ссылки на спорные товарные накладные (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 26.04.2010 по делу № А31-3047/2009).
Еще в одном случае акт не был принят судом, т.к. в нем упоминались договор подряда и акт взаимозачета (постановление ФАС Центрального округа от 05.06.2009 № Ф10-2002/09).
Кто подпишет акт?
Акт сверки составляют в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Он ) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан обеими сторонами.
Судебная практика
Свернуть Показать
Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (определение ВАС РФ от 30.01.2013 № ВАС-48/13).
При этом суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.
Судебная практика
Свернуть Показать
Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (определение ВАС РФ от 09.01.2013 № ВАС-17480/12).
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать всех активов и обязательств.
Сверка взаиморасчетов может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности отношений с организацией-контрагентом за определенный период.
В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, как правило, должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров.
В конце формы акта сверки взаиморасчетов с контрагентами должны быть указаны дебетовые и кредитовые обороты за период и конечное сальдо, показывающее итоговую сумму задолженности.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляется бухгалтерией организации, подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляют в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента.
При этом, чтобы акт сверки взаиморасчетов с контрагентами стал законным документом, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Сверка расчетов: подробности для бухгалтера
- Сверка расчетов с контрагентами по договорным обязательствам
Статье рассмотрены вопросы проведения сверки расчетов с контрагентами перед составлением... расчетных обязательств осуществляется в виде сверки расчетов. Смысл сверки расчетов – сверить данные сторон, ... Обозначенная процедура документально оформляется актами сверки расчетов с контрагентами, в которых... согласие подписью. Является ли акт сверки расчетов первичным документом? Документами, подтверждающими... периодичность проведения сверки расчетов с контрагентами, а также форму акта сверки расчетов. 2. ...
- Зачет (возврат) платы за НВОС: порядок установлен
Вручении). Акт сверки расчетов. К заявлению нужно приложить акт сверки расчетов сумм платы за... плату. Рекомендуемый образец акта сверки расчетов сумм платы за негативное воздействие... зачета (возврата). Поскольку акт сверки расчетов является обязательным документом для проведения... без подписанного без разногласий акта сверки расчетов возвращается территориальным органом Росприроднадзора (без... Для его проведения необходимо сделать сверку расчетов с территориальным органом Росприроднадзора, согласованный...
- Отражение кредиторской задолженности в составе внереализационных доходов
Суды могут не признать акт сверки расчетов документом, свидетельствующим о признании долга... действовать в момент подписания акта сверки расчетов от имени ответчика (в частности...
- Счет 60 в расчетах по авансам: примеры в «1С»
Из раздела « Отчеты ». Документ « Акт сверки расчетов с контрагентом » создаем в разделе... » – блок «Расчеты с контрагентами» – «Акты сверки расчетов ». В документе указываем контрагента, по...
- Переплата по налогам и страховым взносам: как вернуть?
...). Также вы можете провести совместную сверку расчетов с налоговым органом, запросив у...
- Об отражении в учете и отчетности переплаты по экологическим платежам
Воздействие на окружающую среду; акт сверки расчетов сумм платы за негативное воздействие... предусмотренная в таких случаях процедура сверки расчетов внесенных и (или) начисленных сумм...
Контроль – это главное условие для удачного ведения бизнеса. Работая с различными контрагентами, надо хорошо владеть информацией и не забывать время от времени подтверждать слова реальными цифрами. Именно для этого в современном документообороте и существует акт сверки взаиморасчетов.
Описание документа
Отношения между партнерами не могут строиться только на доверии. Помимо чувств, должны присутствовать реальные факты, которые в любой момент смогут подтвердить или опровергнуть разные подозрения. Любая деятельность фактически связана с приобретением или реализацией чего-либо. Одни производят товар или оказывают услуги, а другие покупают их, заключив соответствующее соглашение. И тем, и другим периодически требуется производить ревизию своих расходов.
Для этого они используют акт сверки взаиморасчетов. В каких случаях появляется необходимость составлять такой документ? Причины могут быть самые разные:
- Если одна из сторон предоставляет свой товар без предоплаты или с рассрочкой платежа.
- В случае когда реализуется особо ценная продукция.
- У предприятия имеется большое количество партнеров, каждый из которых поставляет товары в достаточно широком ассортименте.
- В случае длительного и постоянного сотрудничества контрагентов.
- В ситуации, когда обе стороны решают расширить область своих отношений, заключая новые договоренности.
Любая из этих причин может послужить поводом для того, чтобы затребовать у своего партнера акт сверки взаиморасчетов. В этом не должно усматриваться недоверие или предвзятость.
Немаловажные подробности
Каждый бухгалтер знает, что такое акт сверки взаиморасчетов. Это и не удивительно, ведь именно им приходится его составлять. В данной ситуации требуется сотрудник, владеющий определенной информацией. Для составления такого документа приходится поднимать данные с разных счетов:
- по выданным ранее авансам;
- по доходам;
- по взятым на себя обязательствам;
- по имеющимся недостачам.
Доступ к такой информации имеет только работник бухгалтерии. По указанию руководителя он собирает нужные сведения и оформляет их в виде документа определенного образца. Однако ответственность за предоставленные данные несет в итоге главный бухгалтер. Если между партнерами нет видимых разногласий, то подобный бланк как подтверждение результатов деятельности за конкретный период. Некоторые бухгалтера поступают, таким образом, в случае, когда выясняется, что утеряны первичные документы сделок или им просто лень их искать. Тем не менее это не снимает с них ответственности за предоставляемую информацию.
Порядок действий
Как же следует составлять акт сверки взаиморасчетов? Образец заполнения будет представлять собой последовательное изложение конкретных сведений.
Любой подобный акт должен содержать в себе следующую информацию:
- Название документа.
- Период, за который он составлен.
- Наименование контрагентов.
- Основание сделки (договор, соглашение).
- Даты, номера и конкретные цифры, взятые из первичных документов (платежных поручений, счет-фактур и других). В них содержится информация, которая подтвердит поставку или оплату товара. Такие сведения для удобства восприятия, как правило, собирают в таблицу, разделенную на две части. В этом случае каждая из сторон имеют возможность указать отдельно имеющиеся у нее данные.
- Подписи представителей каждой из сторон.
Документ составляется обязательно в двух экземплярах, чтобы каждая организация могла оставить его у себя. Подпись главного бухгалтера здесь должна быть обязательно. Причем иногда она может быть единственной. Так можно поступать в тех случаях, когда в данных нет расхождений. Чаще всего в качестве подтверждения требуется еще и подпись руководителя предприятия.
Автоматизация бухучета
Некоторые работники интересуются, составляя акт сверки взаиморасчетов, как заполнять его в программе «1С:Бухгалтерия»? Здесь нет особых сложностей. Благодаря компьютеру, работа намного упрощается.
Необходимо просто выполнить несколько последовательных операций:
- Зайти в раздел «Продаж» или «Покупок» (по необходимости). Затем во вкладке «Расчеты с контрагентами» выбрать «Акт сверки».
- Находясь внутри выбранного журнала, нажать кнопку «Создать», а потом зайти на вкладку «Акт сверки с контрагентами». Появится диалоговое окно, которое можно заполнить двумя способами: автоматически или вручную. Специалист выбирает для себя именно тот, который ему нужен.
- Выбрать вкладку «По данным организации», после этого нажать «Заполнить» и конкретизировать запрос клавишей «Заполнить по данным бухучета». На экране появится список всех проведенных операций. Если нужны сведения по всем договорам за указанный период, то нужно просто поставить галочку «Разбить по договорам».
- Сделать пометку «Сверка согласована».
- Найти закладку «Дополнительно» и выбрать из списка лиц, нужных для подписи акта.
Останется только записать этот документ, и можно будет отправлять его на печать.
Правила составления документа
Бухгалтерам часто приходится делать акт сверки взаиморасчетов. Пример составления и заполнения такого бланка строго индивидуален для каждой организации. Учитывая то, что закон не предусматривает для этого какой-то строгой унифицированной формы, работники любого предприятия вынуждены сами формировать ее, руководствуясь общими правилами и требованиями:
- Начинается любой акт «шапкой» с исходной информацией о партнерах.
- Далее идет стандартная фраза, которая используется во всех договорах. В ней говорится о том, что нижеподписавшиеся представители двух сторон составили настоящий акт, подтверждая, что следующее состояние бухучета.
- Вслед за этими словами идет уже известная таблица. Первой строкой в ней стоит «сальдо на начало периода». Далее идут операции, разделенные на «дебет» (выполнение работ или поставка товара) и «кредит» (оплата). Затем следует сальдо на конец данного периода. А заканчивается таблица расчетом задолженности.
- Подпись уполномоченных лиц должна быть подтверждена круглой печатью компании.
Вместо руководителя, акт может подписать и другое лицо. Для этого нужна доверенность, которая даст ему такие полномочия. Кстати, в суде ее отсутствие может поставить под сомнение весь документ.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.
Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность - к финансовым обязательствам.
Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.
При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
Своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не "задвоены".
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.
Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами
Перед тем как проводить сверку, следует установить период, за который следует включать данные в составляемый документ.При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.
Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами
Акт сверки расчетов между контрагентами составляется на основании данных двух сторон, которые принимают участие в сверке.Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.
После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.
Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:
- Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
- Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
- Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
- После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
- Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.
Форма акта сверки взаиморасчетов
В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности.В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.
Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.
При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.
Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.
Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", не обязательно.
- наименование документа - акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
- реквизиты договора, заключенного между сторонами;
- дату и место составления документа;
- номер документа;
- период, за который проводилась сверка;
- сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
- суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
- даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
- реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
- сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
- наличие расхождений в учетных данных сторон;
- подписи и печати сторон.
В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации - составителя документа.
Она включает в себя четыре столбца.
В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.
Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.
Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.
После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.
Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.
Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
