องค์กรการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทประกันภัย คุณสมบัติของการเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบริษัทประกันภัย องค์กรการจัดการเอกสารในบริษัทประกันภัย

Ivan Nagornov ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทไดเร็กตัม-NS

เพื่อขจัดปัญหาข้างต้น ระบบที่ทันสมัยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ระบบ ECM) อนุญาตให้ใช้กลไกการรวมและบาร์โค้ด ในการทำเช่นนี้ จำเป็นต้องจัดระเบียบกระบวนการประมวลผลเอกสารให้เหมาะสม แปลงเป็นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ บทความนี้นำเสนอเนื้อหาจากประสบการณ์จริงของบริษัท DIRECTUM

ด้านล่างฉันจะยกตัวอย่างการจัดระเบียบขั้นตอนการป้อนเอกสาร บาร์โค้ดที่มี หมายเลขเฉพาะเอกสาร (ID) และประเภทของเอกสารนี้ บางครั้งบริษัทต้องการใส่บาร์โค้ดลงบนชุดเอกสารเพื่อความง่าย นี่ก็เป็นไปได้ แต่แล้วความสามารถในการควบคุมความสมบูรณ์ของเอกสารโดยอัตโนมัติก็หายไป เช่นเดียวกับการบันทึกตำแหน่งจริงของต้นฉบับที่นำมาจากที่เก็บถาวรของกระดาษโดยอัตโนมัติ . คุณสามารถทำเครื่องหมายเอกสารด้วยบาร์โค้ด วิธีทางที่แตกต่าง:

● ติดฉลากบาร์โค้ดบนเอกสาร วี ในกรณีนี้ถือว่าฉลากสามารถพิมพ์บนเว็บไซต์โดยใช้เครื่องพิมพ์ฉลากหรือพิมพ์ล่วงหน้า (บนม้วน)

● พิมพ์บาร์โค้ดลงบนเอกสารโดยตรงโดยใช้เครื่องพิมพ์ หากมีที่ว่างที่ด้านหน้าหรือด้านหลังของเอกสาร

● พิมพ์แผ่นงานแยกต่างหากด้วยบาร์โค้ด;

● การพิมพ์บาร์โค้ดเบื้องต้นพร้อมกับรูปแบบของเอกสาร เช่น นโยบายของ CASCO

การบูรณาการระบบบัญชีของบริษัทประกันภัยและระบบ ECM ให้ประโยชน์เพิ่มเติมหลังจากที่เอกสารทั้งหมดติดฉลากบาร์โค้ดแล้ว พนักงานของบริษัทประกันภัยจะป้อนข้อมูลในสัญญาประกันภัยหรือเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยลงในระบบบัญชีของบริษัทประกันภัยในลักษณะเดียวกับที่เคยทำมา นอกจากนี้ ข้อมูลที่ป้อนโดยพนักงานบางส่วนจะถูกโอนไปยังระบบจัดเก็บข้อมูลโดยอัตโนมัติสำหรับรูปภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารประกันภัย (ระบบ ECM) ในการทำเช่นนี้คุณต้องคลิกปุ่มเพิ่มเติมสองครั้งเท่านั้น: ครั้งแรก - ในระบบบัญชีประกันภัยเพื่อเริ่มการถ่ายโอนข้อมูลที่ป้อน ครั้งที่สอง - บนเครื่องสแกนบาร์โค้ดเมื่ออ่านจากเอกสาร (เครื่องสแกนบาร์โค้ดดูคล้ายกับเครื่องสแกนบาร์โค้ด ในร้านขายของชำ) หลังจากการดำเนินการข้างต้น ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจะปรากฏในเอกสารการประกันแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงหมายเลขเอกสารเฉพาะที่เข้ารหัสในบาร์โค้ด

จากนั้นที่สถานีสแกนเอกสาร เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบจะสแกนเอกสารบนเครื่องสแกนแบบธรรมดาที่บันทึกเอกสารไว้ในโฟลเดอร์พิเศษ ซึ่งระบบจัดเก็บเอกสารประกัน DIRECTUM จะรับไฟล์และแบ่งเอกสารออกเป็นเอกสารแยกด้วยบาร์โค้ดแล้วแนบมา ไปยังบัตรที่เกี่ยวข้องที่กรอกโดยอัตโนมัติจากระบบบัญชี ดังนั้นโดยไม่ต้องใช้แรงงานคน เอกสารจากเครื่องสแกนจะถูกโอนโดยอัตโนมัติไปยังเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารประกันพร้อมรายละเอียดที่กรอกในการ์ด นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเวลา / วันที่สแกนเอกสารและแผนก / ชื่อพนักงานสแกนโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ เอกสารที่สแกนจะอยู่ในโฟลเดอร์พิเศษสำหรับพนักงานที่รับผิดชอบในการตรวจสอบเอกสารที่สแกน เจ้าหน้าที่ตรวจสอบจะตรวจสอบคุณภาพของเอกสารที่สแกน และหากไม่พอใจ สามารถส่งเอกสารกลับไปยังสถานีสแกนได้อีกครั้ง

การเก็บถาวรเอกสารที่แต่เดิมไม่ใช่กระดาษ เช่น ภาพถ่ายอิเล็กทรอนิกส์จากที่เกิดเหตุ สามารถดำเนินการได้หลังจากป้อนเอกสารที่เป็นกระดาษทั้งหมดแล้ว โดยการกดปุ่ม "ภาพถ่าย" ด้วย จะถูกบันทึกไว้เป็นเอกสารหลายหน้าและสามารถเปรียบเทียบได้ง่ายเช่นรูปถ่ายก่อนประกันภัยของรถ

ดังนั้นจึงมีการสร้างเอกสารการประกันซึ่งเอกสารที่สามารถเปิดได้จากระบบบัญชีประกันภัยโดยกดปุ่ม (สำหรับสิ่งนี้สามารถใช้กลไกการรวมต่างๆเช่น com-objects หรือบริการเว็บ) ขณะนี้สามารถค้นหาเอกสารใดๆ เกี่ยวกับไคลเอนต์ได้อย่างรวดเร็ว หากจำเป็น พนักงานสามารถรับการแจ้งเตือนต่างๆ เช่น การหมดอายุของเงื่อนไขสัญญา หรือเกี่ยวกับความไม่สมบูรณ์ของแพ็คเกจเอกสารใดๆ การใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดยังทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับผู้เก็บเอกสารหากจำเป็นต้องบันทึกการถอนและส่งคืนเอกสารต้นฉบับไปยังที่เก็บถาวรของกระดาษ - สำหรับสิ่งนี้คุณเพียงแค่สแกนบาร์โค้ดของเอกสารที่ออก / คืนและระบุ ให้ใครและเท่าไหร่มันออก

หลังจากที่บริษัทมีเอกสารการประกันภัยแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สะดวกแล้ว เราสามารถคิดเกี่ยวกับการทำให้กระบวนการทางธุรกิจต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การชำระเงินค่าสินไหมทดแทน ในกรณีนี้ กระบวนการระงับการเรียกร้องจะโปร่งใสสำหรับผู้จัดการและพนักงาน ดังนั้น ลูกค้าจึงสามารถดูได้ว่าใครและขั้นตอนใดในการพิจารณาใบสมัครจากลูกค้า เป็นไปได้ที่จะรวม "ผู้รับเหมาถาวร" ไว้ในกระบวนการอนุมัติ เช่น ผู้เชี่ยวชาญอิสระและสถานีซ่อมแซมและบำรุงรักษา ให้สิทธิ์เข้าถึงเอกสารผ่านเว็บอินเทอร์เฟซ หรืออัปโหลดไปยังพอร์ทัลพิเศษ คุณยังสามารถเก็บบันทึกความเสียหายทั่วไปเพื่อรวบรวมสถิติและดำเนินการจัดการโดยคำนึงถึงสถิติเหล่านี้ ฯลฯ การพัฒนาระบบเพิ่มเติมอาจเป็นการรวบรวมเอกสารไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังรวมถึง "กรณี" สำหรับการวิเคราะห์เหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยต่างๆ

"การจัดการทางการเงินในบริษัทประกันภัย", 2550, N 4
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไหลเข้าบริษัทประกัน
การทำงานของ บริษัท ประกันภัยในปัจจุบันเป็นไปไม่ได้หากไม่มีระบบคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์กระดาษแบบดั้งเดิมกำลังถูกแทนที่ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากแบบเดิมไม่เป็นไปตามข้อกำหนดทางธุรกิจอีกต่อไป และไม่สามารถรับประกันความเร็วของการประมวลผลข้อมูลได้ บทความนี้อธิบายข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อัลกอริทึมสำหรับการใช้งาน
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจ
หัวข้อของการทำให้เวิร์กโฟลว์ของบริษัทเป็นแบบอัตโนมัติกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ตลาดสำหรับระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติเติบโตขึ้นอย่างต่อเนื่อง บริษัทหลายแห่งที่เริ่มใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คาดว่าจะได้รับความมหัศจรรย์ทางคอมพิวเตอร์อีกครั้ง ซึ่งจะช่วยลดต้นทุน เพิ่มความโปร่งใสและความสามารถในการจัดการ และเพิ่มความเร็วในกระบวนการประมวลผล แต่ในกรณีส่วนใหญ่ ปาฏิหาริย์จะไม่เกิดขึ้น และเอกสารใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ยังคงเป็นเอกสารที่ต้องเตรียม แก้ไข ประสานงาน อ่าน ดำเนินการ ควบคุม ตามขั้นตอนเดียวกันกับเอกสารกระดาษ จำนวนพนักงานที่ทำงานด้านเอกสารไม่ลดลง และระยะเวลาดำเนินการที่ลดลงหากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นจริง จะได้รับการชดเชยด้วยเวลาที่ใช้ในการแปลเอกสารเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม มีหลายธุรกิจที่การใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญ ประการแรกสิ่งนี้ใช้กับพื้นที่ที่มีปริมาณของเอกสารที่จัดเก็บและประมวลผลมีความสำคัญ และความเร็วของการค้นหาและการเข้าถึงข้อมูลสามารถทำให้บริษัทได้เปรียบในการแข่งขัน
การประกันภัยเป็นธุรกิจที่มีการประมวลผลเอกสารจำนวนมาก ประเภทต่างๆ: สัญญา, กรมธรรม์ประกันภัย, งบ, ใบรับรอง, ใบรับรองแพทย์, เอกสารสิทธิในการเป็นเจ้าของทรัพย์สิน, ผลการตรวจและเอกสารอื่น ๆ ซึ่งจำนวนแบบสำหรับ บริษัท ประกันภัยโดยเฉลี่ยเกินร้อย เอกสารทั้งหมดเหล่านี้ประกอบขึ้นเป็นกรณีต่าง ๆ คดีคือปริมาณที่วางไว้ในจดหมายเหตุ การเข้าถึงที่ดำเนินการในเวลาที่เกิดเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย เมื่อเงื่อนไขของสัญญาเปลี่ยนแปลง เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่มีผลใช้บังคับ และในกรณีอื่น ๆ . บริษัทประกันภัยที่ใหญ่ขึ้น โปรแกรมประกันภัยที่มีความหลากหลายมากขึ้น และเอกสารเอกสารที่หลากหลายมากขึ้น
ในความพยายามที่จะเข้าถึงลูกค้าให้ได้มากที่สุด บริษัทประกันภัยได้เปิดหน่วยงานในเขตและเมืองอื่น ๆ แก้ปัญหาการจัดระเบียบจดหมายเหตุแบบกระจายหรือปัญหาในการขนส่งเอกสารไปยังสำนักงานกลาง การทำงานกับเอกสารจำนวนมากในบริษัทประกันภัยเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงาน ดังนั้นการแก้ปัญหาการประมวลผลเอกสารจึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท ความเร็ว และคุณภาพของการบริการลูกค้าได้อย่างแท้จริง
ตามกฎแล้วการสร้างที่เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์และการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติจะดำเนินการบนพื้นฐานของระบบพิเศษซึ่งมีชื่อทั่วไปว่า "Enterprise Content Management System (ECM)" ระบบระดับนี้รวมถึงแพลตฟอร์มอุตสาหกรรมที่มีคุณสมบัติหลายอย่าง ตั้งแต่ความสามารถในการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากในที่จัดเก็บแบบกระจายหลายแห่งที่อยู่ใน เมืองต่างๆหรือแม้แต่ประเทศ ไปจนถึงความเป็นไปได้ของการสร้างแบบจำลองการประมวลผลเอกสารและการรวมเข้ากับอีเมล เว็บไซต์ และระบบอื่นๆ การใช้ระบบดังกล่าวมีความสมเหตุสมผลในกรณีที่ต้องมีข้อมูลจำนวนมาก การจัดระเบียบการจัดเก็บที่เชื่อถือได้ และการเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว
การใช้ไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์
หากใช้ไฟล์เก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างไม่เหมาะสม คุณสามารถเปลี่ยนเป็นโหลดเพิ่มเติมที่ต้องใช้ค่าบำรุงรักษาที่ไม่จำเป็น เมื่อใช้อย่างถูกต้อง จะกลายเป็นเครื่องมือในการปรับปรุงผลการดำเนินธุรกิจ ด้านล่างนี้คือรายการของโอกาสบางอย่างที่บริษัทประกันภัยได้รับเมื่อใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์:
- เอกสารทั้งหมดของลูกค้าและผู้รับเหมาได้รับการสแกนและจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
- การเข้าถึงเอกสารเป็นไปได้ (ตามสิทธิ์การเข้าถึง) จากหน่วยงานระยะไกลใด ๆ รวมถึงทางอินเทอร์เน็ต
- เอกสารจัดกลุ่มตามสัญญาประกันภัย คู่สัญญา กรณีเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย ตามความต้องการของแผนกต่างๆ ของบริษัท
- มีโอกาสที่จะเปิดสัญญาประกันทั้งหมดสำหรับลูกค้าที่สนใจ
- สามารถดูเอกสารทั้งหมดสำหรับสัญญาประกันภัยที่กำหนด รวมถึงเอกสารทุกเวอร์ชัน หากมีการเปลี่ยนแปลง
- เป็นไปได้ที่จะเปิดเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยทั้งหมดสำหรับสัญญาประกันภัยที่น่าสนใจรวมถึงเอกสารทั้งหมดสำหรับผู้เอาประกันภัยแต่ละเหตุการณ์
- เป็นไปได้ที่จะค้นหาเอกสารสำหรับโปรแกรมประกันภัยทั้งหมดที่ลูกค้าเข้าร่วม ไม่ว่าสัญญาจะสรุปกับผู้เอาประกันภัยเอง (ประกันบุคคล) หรือกับบริษัทที่บุคคลนี้ทำงาน (ประกันองค์กร)
- เมื่อประเมินความเสี่ยงระหว่างการรับประกันภัย สามารถรับข้อมูลสัญญาประกันภัยตามหมวด .ได้ทั้งหมด ลูกค้าท่านนี้;
- มีโอกาสที่จะเห็นการแจ้งเตือนและจดหมายทั้งหมดที่ส่งถึงลูกค้าในประวัติทั้งหมดของการสนับสนุนสัญญาประกัน
- สำหรับสัญญาประกันภัยแต่ละฉบับ ประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดของสัญญาจะมีให้ในรูปแบบเอกสารแยกต่างหาก
- คุณสามารถย้ายจากเคสในเหตุการณ์ที่เอาประกันภัยเป็นเคส นโยบายการประกันภัยเพื่อเข้าถึงเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยทุกกรณีในสัญญาประกันภัยนี้
เอกสารที่เก็บถาวรทั้งหมดเป็นภาพอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับจากเอกสารต้นฉบับ ซึ่งรับประกันความถูกต้องของข้อมูล เอกสารสามารถจัดเก็บในรูปแบบที่รู้จัก ซึ่งให้การค้นหาไม่เพียงแต่สำหรับรายละเอียดแต่ละรายการของเอกสาร แต่ยังรวมถึงคำใดๆ ที่ผสมกันโดยตรงในข้อความของเอกสาร ค้นหาและเข้าถึงเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที
เอกสารสามารถมาที่บริษัทได้จากแหล่งต่างๆ (ตัวแทนประกันภัย นายหน้า ผู้รับเหมา) ในรูปแบบต่างๆ (ต่างกัน เป็นชุดตามลูกค้า เป็นแพ็คเกจตามประเภทสัญญา) เอกสารบางส่วนอาจมาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
เอกสารส่วนใหญ่สร้างขึ้นภายในองค์กร สำหรับแต่ละกรณี สามารถใช้กลไกเฉพาะสำหรับการวางเอกสารในเอกสารเก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ มีการกล่าวถึงวิธีการพื้นฐานหลายวิธีด้านล่าง
ประสานกับระบบประกันของบริษัท
พนักงานของบริษัทป้อนข้อมูลกรมธรรม์ประกันภัยเข้าสู่ระบบประกันภัยเฉพาะทาง ตามคำขอของผู้ใช้หรือตามกำหนดการ ระบบประกันจะซิงโครไนซ์กับเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์ ในเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์ บัตรกรมธรรม์จะถูกสร้างขึ้นโดยมีรายละเอียดที่ได้รับจากระบบประกัน หากมีบัตรกรมธรรม์อยู่แล้วและได้รับคำขอจากระบบประกันให้อัปเดตรายละเอียดกรมธรรม์ เอกสารเวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้นในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รายละเอียดนโยบายเดิมจะยังคงอยู่
การรับเอกสารจากหน่วยงานในอาณาเขต
หน่วยงานเชื่อมต่อกับสำนักงานกลางด้วยช่องทางการสื่อสาร หน่วยงานกำลังติดตั้งเครื่องสแกน เมื่อเอกสารมาถึง พนักงานของหน่วยงานจะสแกนเอกสาร เอกสารจะถูกโอนโดยอัตโนมัติไปยังเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์และวางไว้ในไฟล์ของสัญญาประกันภัยหรือไฟล์ที่เกี่ยวข้อง เหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย.
การจัดวางเอกสารในที่เก็บถาวรทันทีหลังจากที่หน่วยงานได้รับเอกสารช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทเริ่มดำเนินการได้ทันที ส่งผลให้วงจรการออกกรมธรรม์ประกันภัยและการตัดสินใจเกี่ยวกับการชำระค่าประกันมีความรวดเร็วขึ้นอย่างมาก
พนักงานจัดวางเอกสารด้วยตนเอง
พนักงานของบริษัทที่มีสิทธิ์เข้าถึงที่เก็บถาวรที่มีสิทธิ์ในการเติมเต็ม วางเอกสารที่ได้รับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดย "ลาก" จากอีเมลหรือจากโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์
นำเข้าเอกสารจากระบบอื่น
หากบริษัทมีระบบที่สร้างเอกสารสำหรับลูกค้าโดยอัตโนมัติ (การแจ้งเตือน จดหมายข่าว ฯลฯ) ขั้นตอนในการนำเข้าเอกสารเหล่านี้ไปยังที่เก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการกำหนดค่า เอกสารจะรวมอยู่ในไฟล์สัญญาประกันภัยที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
การสแกนและการจดจำเอกสารแบบสตรีมมิ่ง
เอกสารที่เข้าสู่บริษัทประกันภัยเป็นชุดอุปกรณ์ภายใต้สัญญาประกันองค์กร เช่น ใบรับรองการประกันภัยของธนาคาร สามารถจัดเก็บถาวรได้โดยอัตโนมัติโดยใช้เครื่องสแกนสตรีมมิ่งประสิทธิภาพสูง หลังจากการสแกน จะทำการระบุรายละเอียดและเนื้อหาของเอกสารและการระบุแอตทริบิวต์ ทำให้สามารถวางเอกสารในที่เก็บถาวรได้อย่างเป็นระเบียบตามลูกค้าและสัญญาประกันภัยที่เกี่ยวข้อง
การตั้งค่ากลไกสำหรับการวางเอกสารในไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสร้างโครงสร้างสำหรับจัดเก็บเอกสารโดยอัตโนมัติตามกฎที่กำหนดไว้ในระบบ การสร้างโฟลเดอร์ในโครงสร้างการเก็บถาวรทำได้โดยสมบูรณ์โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องมีส่วนร่วม
รองรับสถานประกอบการเฉพาะทาง
การทำงานกับเอกสารในบางกรณีจำเป็นต้องมีการจัดระเบียบเวิร์กสเตชันผู้ใช้เฉพาะทาง ตัวอย่างที่โดดเด่นที่สุดคืองานการคัดกรองและการรับประกันภัย
ขั้นตอนการเจ็ตสกรีนซึ่งประกอบด้วยการตรวจสอบรายละเอียดของคำขอเอาประกันภัยที่เข้าสู่ระบบประกันภัยด้วยเอกสารต้นฉบับ จะมีผลก็ต่อเมื่อความสะดวกในการตรวจสอบรายละเอียดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีค่ามากกว่าการตรวจสอบเอกสารที่เป็นกระดาษตามปกติ การใช้จอภาพเฉพาะขนาด 21 นิ้วและโหมดแยกมุมมอง ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบขั้นตอนการตรวจสอบด้วยความสะดวกสบายสูงสุดสำหรับผู้ใช้ โหมดนี้แบ่งหน้าจอออกเป็นสองส่วน ส่วนหนึ่งมีหน้าเอกสาร A4 ขนาดเต็ม อีกส่วนแสดงรายละเอียดของเอกสารที่ต้องตรวจสอบ ข้อมูลทั้งหมดสำหรับการตรวจสอบอยู่ที่พนักงานบนหน้าจอมอนิเตอร์
ในโหมดนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านการรับประกันภัยมีตัวเลือกเพิ่มเติมที่อนุญาตให้กรอกน้ำหนักที่จำเป็นสำหรับการประเมินความเสี่ยง การจัดสถานที่ทำงานสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้วยวิธีนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษและทำงานเกี่ยวกับเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสมบูรณ์
ความสามารถของระบบเพิ่มเติม
การสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ
เมื่อทำงานกับสัญญาประกัน ผู้เชี่ยวชาญจำเป็นต้องตรวจสอบสถานะของกรมธรรม์ประกันภัย สำหรับขั้นตอนการพิจารณารับประกันภัยอาจมีเงื่อนไขได้มากกว่าหนึ่งโหล เช่น การตรวจสอบรายละเอียด การรับประกันภัย การขอข้อมูลเพิ่มเติม การตรวจสุขภาพ การขาดเงิน การขออนุมัติจำนวนเงินเอาประกันภัย การปฏิเสธการออกกรมธรรม์ ความพร้อมในการออก นโยบาย ฯลฯ สถานะของนโยบายจะคงอยู่โดยใช้กลไกวงจรชีวิตของเอกสาร การตั้งค่าขั้นตอนบางอย่างช่วยให้พนักงานติดตามได้ว่านโยบายใดอยู่ในสถานะเฉพาะ ซึ่งนโยบายใดต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติม พนักงานในที่ทำงานตรวจสอบสถานะของเอกสาร และเมื่อเอกสารย้ายไปอยู่ในสถานะบางสถานะ ให้ดำเนินการประมวลผลเอกสารเพิ่มเติม
ข้อดีเพิ่มเติมของการประมวลผลเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์คือการสนับสนุนของระบบสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ ในกรณีนี้ไม่ใช่พนักงานที่ติดตามสถานะของเอกสารอีกต่อไป แต่ระบบจะโอนเอกสารจากพนักงานไปยังพนักงานโดยอัตโนมัติตามขั้นตอนการประมวลผลเอกสารที่กำหนด ซึ่งช่วยให้คุณลดรอบการประมวลผลของเอกสารเพิ่มเติมและปรับปรุงตัวบ่งชี้เช่นเวลาที่ออกนโยบาย
การตรวจสอบ การรายงาน การควบคุม
องค์ประกอบที่สำคัญของการประมวลผลเอกสารคือขั้นตอนการรายงานและการควบคุม หมายถึงสะดวกการรายงานได้รับการกำหนดค่าให้รับข้อมูลแบบรวมในรูปแบบของตารางในรูปแบบ Excel ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถคัดลอกตัวเลขที่รายงานลงในรายงานสรุปหรือใช้สำหรับการคำนวณเพิ่มเติม
ระบบการรายงานยังใช้เพื่อควบคุม:
- เอกสารที่อยู่ในสถานะบางอย่างของวงจรชีวิตนานกว่าจำนวนวันที่กำหนดในข้อบังคับ
- เอกสารที่ไม่มีต้นฉบับ
- เอกสารที่เข้าสู่ระบบโดยหน่วยงานเฉพาะ
- มีวินัยในการทำงานกับแอปพลิเคชัน
- กรมธรรม์ไม่ได้ส่งมอบให้กับผู้ถือกรมธรรม์ ฯลฯ
อินเทอร์เน็ต
บ่อยครั้ง คุณลักษณะบังคับของระบบองค์กรคือความสามารถในการนำเสนอข้อมูลโดยลูกค้าผ่านทางอินเทอร์เน็ต โอกาสดังกล่าวช่วยลดเวลาในการเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าและปรับปรุงคุณภาพของการจัดหาข้อมูล
การใช้เครื่องมือการจัดการเนื้อหาขององค์กรเป็นส่วนหนึ่งของระบบข้อมูลองค์กรของบริษัท ช่วยลดความยุ่งยากในการโพสต์ข้อมูลบนเว็บไซต์ของบริษัท อาจเป็นได้ทั้งการเผยแพร่ข้อมูลข่าวโดยอัตโนมัติที่ส่งถึงลูกค้าในรูปแบบของการแจ้งเตือนและจดหมายข่าว หรือองค์กรการเข้าถึงออนไลน์สำหรับลูกค้าในสัญญาประกันส่วนบุคคล การเข้าถึงออนไลน์ช่วยให้ลูกค้าสามารถติดตามสถานะของกรมธรรม์ประกันภัยและการตัดสินใจเกี่ยวกับการชำระเงินประกัน โอนข้อมูลที่ร้องขอไปยังพนักงานของบริษัท ส่งใบสมัครสำหรับการเปลี่ยนแปลงสัญญาประกันภัย และข้อมูลอื่นๆ ที่ต้องการการสื่อสารที่รวดเร็ว
ผลกระทบจากการใช้งาน
โดยสรุปข้างต้น ผลกระทบต่อไปนี้สามารถสังเกตได้จากการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทประกันภัย:
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้เชี่ยวชาญ
- การกำจัดความน่าจะเป็นของการสูญเสียเอกสาร
- เร่งรอบการออกกรมธรรม์ประกันภัย
- เร่งวงจรการตัดสินใจชำระค่าประกัน
- เร่งการตอบสนองของผู้เชี่ยวชาญคอลเซ็นเตอร์ต่อคำขอของลูกค้า
- เพิ่มระดับของเนื้อหาข้อมูลและการเปิดกว้างของบริษัทให้กับลูกค้า
- ควบคุมการประมวลผลและการส่งเอกสาร
การวิเคราะห์ผลกระทบของการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และโฟลว์เอกสารอัตโนมัติในบริษัทประกันภัย เราสามารถยืนยันได้อย่างมั่นใจว่าการใช้ระบบการจัดการเอกสารในธุรกิจประกันภัยจะนำมาซึ่งประโยชน์เชิงเศรษฐกิจที่จับต้องได้และความได้เปรียบทางการแข่งขัน การเติบโตประจำปีของปริมาณข้อมูลที่ประมวลผลจะทำให้งานสำเร็จโดยปราศจากเครื่องมือเหล่านี้อย่างที่คิดไม่ถึง
โอม พศิน
เป็นหัวหน้าของ
โซลูชั่นระบบ
"โครุส คอนซัลติ้ง"
ลงนามเพื่อพิมพ์
10.12.2007

ในไอซี "Ingosstrakh"

ลูกค้า

บริษัทประกันภัย Ingosstrakh ก่อตั้งขึ้นเมื่อวันที่ 16 พฤศจิกายน พ.ศ. 2490 วันนี้เป็น บริษัท ประกันสากลระดับรัฐบาลกลางซึ่งเป็นหนึ่งในผู้นำในประเทศ ตลาดประกันภัย... บริการของ Ingosstrakh มีให้บริการทั่วรัสเซียด้วยเครือข่ายสาขา 83 แห่งทั่วภูมิภาค นอกจากนี้ บริษัทที่มีส่วนร่วมของทุนของ Ingosstrakh และสำนักงานตัวแทนของผู้ประกันตนดำเนินงานในต่างประเทศ

สถานการณ์

ในขั้นตอนการเลือกระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ Ingosstrakh สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาเครื่องมือดังกล่าวที่จะช่วยให้สามารถประมวลผลเอกสารได้ประมาณ 1,500 เอกสารต่อวันและทำงานอัตโนมัติของพนักงาน 6,000 คน ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับประสิทธิภาพของระบบและความเร็วในการทำงานสูง ตลอดจนความสามารถในการพัฒนา EDMS ด้วยตัวเองหรือด้วยความช่วยเหลือจากองค์กรภายนอก ดังนั้นจึงไม่ต้องพึ่งพาผู้ขาย บริษัทจำเป็นต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ในการทำงาน ดังนั้นระบบที่ได้มาจึงต้องมีใบอนุญาตจาก FSB ของรัสเซียสำหรับการพัฒนาและแจกจ่ายซอฟต์แวร์ที่ได้รับการคุ้มครองโดยวิธีการเข้ารหัส (cryptographic) ในเวลาเดียวกัน ซัพพลายเออร์ EDMS ก็ต้องรับรองการนำระบบไปใช้ในเวลาอันสั้น

สารละลาย

ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทประกันภัยได้ศึกษาระบบที่มีอยู่ในตลาดและเลือกสองระบบที่ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมด หลังจากนั้นก็ดำเนินการ การวิเคราะห์เปรียบเทียบและได้ตัดสินใจใช้เอกสาร TEZIS และระบบการจัดการงาน ข้อดีที่สำคัญอย่างหนึ่งของระบบที่เลือกคือเว็บไคลเอ็นต์ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ซึ่งช่วยให้คุณทำงานจากอุปกรณ์ใดก็ได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ช่วงเวลานี้มีพนักงานคนหนึ่ง

ระบบ TEZIS รุ่นต่อขยายซึ่งบริษัทประกันภัยได้ซื้อกิจการมานั้น มีฟังก์ชันการทำงานที่กว้างขวาง ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยแก้ปัญหาการทำงานในสำนักงานแบบคลาสสิกเท่านั้น แต่ยังปรับเปลี่ยน EDMS สำหรับกระบวนการเฉพาะขององค์กร รวมถึงการผสานเข้ากับ ระบบอื่นๆ การติดตั้งและการกำหนดค่า EDMS TEZIS บนอุปกรณ์เซิร์ฟเวอร์ของบริษัทประกันภัยดำเนินการจากระยะไกลและในเวลาอันสั้น แล้วผู้เชี่ยวชาญ การสนับสนุนทางเทคนิค Holmont ผู้พัฒนา EDMS ดำเนินการฝึกอบรมแบบเห็นหน้าสำหรับผู้ดูแลระบบและผู้ใช้หลัก

ผลลัพธ์

ระบบการจัดการเอกสารและงานของ TEZIS ช่วยให้การทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยการโต้ตอบขาเข้าและขาออก ทำให้การอนุมัติเอกสารและการจัดประชุมง่ายขึ้น ใน EDMS ได้ดำเนินการตามขั้นตอนการโอนเอกสารประกวดราคา รายงานการติดต่อทางจดหมายของศาลได้รับการสรุปผล และสามารถใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ e-Token สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้

ด้วยความสามารถที่กว้างขวางของส่วนบูรณาการของ TEZIS ผู้เชี่ยวชาญของ Ingosstrakh ได้สร้างกระบวนการในการเพิ่มการติดต่อทางศาลที่ส่งเข้ามาโดยอัตโนมัติจาก EDMS ไปยังระบบข้อมูลอัตโนมัติ ซึ่งทำให้สามารถติดตามหมายเรียกและคำบอกกล่าว เอกสารขั้นตอน และเอกสารของศาลที่ส่งมา บริษัท.

บริษัทมีแผนที่จะพัฒนาระบบ TEZIS ต่อไป EDMS จะใช้ข้อกำหนดสำหรับการอนุมัติคำสั่งซื้อและจะมีการแก้ไขเวอร์ชันสำหรับมือถือ ขณะนี้งานกำลังอยู่ระหว่างการผสานรวมกับระบบอัตโนมัติ ระบบข้อมูลซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้าง การรายงานการจัดการและใช้ระบบสำหรับเวิร์กโฟลว์บุคลากร

การใช้งานระบบอย่างแข็งขันภายในบริษัทเป็นแรงผลักดันให้มีการปรับขนาด TESIS EDMS บริษัทประกันภัย Ingosstrakh ได้รับใบอนุญาตสำหรับการเชื่อมต่อไม่จำกัดจำนวน ณ เดือนตุลาคม 2017 มีผู้ใช้ลงทะเบียนประมาณ 6,000 รายในระบบและมีการสร้างเอกสารมากกว่า 430,000 รายการ

Khudomyasova Marina นักเรียนกลุ่ม 302 พิเศษ "ประกันภัย"

รายงานการประชุมทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติ "ศตวรรษที่ XXI - ศตวรรษแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศ"

ดาวน์โหลด:

ดูตัวอย่าง:

งบประมาณของรัฐ สถาบันการศึกษากลาง อาชีวศึกษาภูมิภาคมอสโก "วิทยาลัยเกษตรกรรม Kolomna"

การจัดกระแสเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทประกันภัย

Kolomna 2014

บทนำ

การประกันภัยเป็นธุรกิจประเภทหนึ่งที่มีการประมวลผลเอกสารประเภทต่าง ๆ เป็นจำนวนมาก: สัญญา, กรมธรรม์, งบ, ใบรับรอง, ใบรับรองแพทย์, เอกสารสิทธิ์ในการเป็นเจ้าของทรัพย์สิน, ผลการตรวจและเอกสารอื่น ๆ จำนวน ซึ่งสำหรับบริษัทประกันทั่วไปมีมากกว่าร้อยแบบ เอกสารทั้งหมดเหล่านี้ประกอบขึ้นเป็นกรณีต่าง ๆ คดีคือปริมาณที่วางไว้ในจดหมายเหตุ การเข้าถึงที่ดำเนินการในเวลาที่เกิดเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย เมื่อเงื่อนไขของสัญญาเปลี่ยนแปลง เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่มีผลใช้บังคับ และในกรณีอื่น ๆ . บริษัทประกันภัยที่ใหญ่ขึ้น โปรแกรมประกันภัยที่มีความหลากหลายมากขึ้น และเอกสารเอกสารที่หลากหลายมากขึ้น

ในความพยายามที่จะเข้าถึงลูกค้าให้ได้มากที่สุด บริษัทประกันภัยได้เปิดหน่วยงานในเขตและเมืองอื่น ๆ แก้ปัญหาการจัดระเบียบจดหมายเหตุแบบกระจายหรือปัญหาในการขนส่งเอกสารไปยังสำนักงานกลาง การทำงานกับเอกสารจำนวนมากในบริษัทประกันภัยเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงาน ดังนั้นการแก้ปัญหาการประมวลผลเอกสารจึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท ความเร็ว และคุณภาพของการบริการลูกค้าได้อย่างแท้จริง

ตามกฎแล้วการสร้างที่เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์และการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติจะดำเนินการบนพื้นฐานของระบบพิเศษซึ่งมีชื่อทั่วไปว่า "Enterprise Content Management System (ECM)" ระบบระดับนี้รวมถึงแพลตฟอร์มอุตสาหกรรมที่มีคุณสมบัติหลายอย่าง ตั้งแต่ความสามารถในการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากในที่เก็บแบบกระจายหลายแห่งที่ตั้งอยู่ในเมืองต่างๆ หรือแม้แต่ประเทศ ไปจนถึงความสามารถในการสร้างแบบจำลองกระบวนการประมวลผลเอกสารและรวมเข้ากับ โดยอีเมล, เว็บไซต์ และระบบอื่นๆ การใช้ระบบดังกล่าวมีความสมเหตุสมผลในกรณีที่ต้องมีข้อมูลจำนวนมาก การจัดระเบียบการจัดเก็บที่เชื่อถือได้ และการเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว

วี โลกสมัยใหม่การทำงานของบริษัทประกันภัยใด ๆ เป็นไปไม่ได้หากไม่มีเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เวิร์กโฟลว์กระดาษแบบดั้งเดิมกำลังถูกแทนที่ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากแบบเดิมไม่เป็นไปตามข้อกำหนดทางธุรกิจอีกต่อไป และไม่สามารถรับประกันความเร็วของการประมวลผลข้อมูลได้ รายงานนี้อธิบายปัญหา องค์กรของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และอัลกอริธึมการทำงานเมื่อใช้งาน

ความเร่งด่วนของปัญหานี้ใน ครั้งล่าสุดกลายเป็นเรื่องสำคัญมากเพราะในสภาวะการแข่งขันที่รุนแรง มันคือระบบอัตโนมัติของการหมุนเวียนเอกสารที่ทำให้สามารถเร่งการทำงานของแผนกต่างๆ ของบริษัทประกันภัย และช่วยให้คุณทำการตัดสินใจด้านปฏิบัติการและเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญได้

วัตถุประสงค์ของรายงานคือเพื่อระบุข้อดีของการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทประกันภัย

วัตถุประสงค์หลักของรายงานคือเพื่อศึกษาและจัดระบบวัสดุที่ใช้โดย บริษัท ประกันภัย "ยินยอม" ของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ส่วนสำคัญ

1. โซลูชั่นมือถือสำหรับตัวแทนประกันภัย

หนึ่งในการริเริ่มเชิงกลยุทธ์ของบริษัทประกันภัยคือการเสริมความแข็งแกร่งให้กับยอดขายปลีกผ่านการพัฒนาเครือข่ายตัวแทน โดยการเปิดใช้งานช่องทางการขายกับตัวแทนทำให้บริษัทประกันประสบปัญหาหลายประการ หนึ่งในนั้นคือระบบภาษีศุลกากรใน บริษัท ประกันภัยนั้นซับซ้อนและมีหลายแง่มุมจนยากสำหรับตัวแทนที่จะทำงานกับมันบนกระดาษและสิ่งนี้ไม่สอดคล้องกับลักษณะงานของเขา: ผู้ขายต้องขายก่อน และไม่เล่นซอกับเศษกระดาษ ...

บริษัทสมัยใหม่ประสบความสำเร็จด้วยการสร้างค่านิยมใหม่ในการทำงาน ทั้งกับ "ลูกค้าภายนอก" และ "ลูกค้าภายใน" ซึ่งเป็นตัวแทนของบริษัทประกัน ดังนั้น บริษัทประกันจึงติดตั้งเครือข่ายการขายด้วย "ผู้ช่วยอิเล็กทรอนิกส์" ไม่ใช่แค่เครื่องคิดเลขระดับพรีเมียม แต่เป็นอุปกรณ์สำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูลกับบริษัท พวกเขาให้โอกาสตัวแทนในการดำเนินการตามขั้นตอนทั้งหมดสำหรับการทำสัญญาประกันจากระยะไกล: กำหนดหมายเลขให้กับกรมธรรม์ประกันภัย โอนข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประกันและเจ้าของไปยังบริษัท รายงานการตรวจสอบรถ รูปถ่าย ฯลฯ . ตลอดจนกำหนดจำนวนเบี้ยประกันภัยอย่างรวดเร็วและแม่นยำ รายงานจำนวนรูปแบบกรมธรรม์และใบเสร็จที่ใช้ ฯลฯ โดยทันที ซึ่งช่วยให้ตัวแทน "ผูก" กับสำนักงานของบริษัทน้อยลง และใกล้กับที่ตั้งของลูกค้ามากที่สุด

ในทางกลับกัน บริษัท สนใจไม่เพียง แต่เพิ่มความภักดีของตัวแทนผ่านการสร้างเงื่อนไขที่น่าดึงดูด แต่ยังเพิ่มระดับของ ความปลอดภัยของข้อมูลขั้นตอนการทำสัญญาประกันภัย เมื่อมีการร่างกรมธรรม์ในรูปแบบลายมือเขียน ย่อมมีช่วงระยะเวลาหนึ่งที่มีนัยสำคัญระหว่างลักษณะที่ปรากฏของกรมธรรม์ต่อลูกค้าและลักษณะของกรมธรรม์เดียวกันในระบบบัญชีของผู้เอาประกันภัย อย่างไรก็ตาม สถานการณ์การแข่งขันในปัจจุบัน (การแข่งขันในระดับคุณภาพการบริการ) กำหนดให้บริการต้องดำเนินการทันที จะเริ่มดำเนินการทันทีที่ลูกค้าเป็นผู้ประกันตน ในความเป็นจริง ในบางบริษัท กระบวนการจดทะเบียนสัญญาใหม่ใช้เวลา 1.5-2 เดือน โซลูชั่นมือถือสำหรับตัวแทนประกันให้ความสามารถในการถ่ายโอนข้อมูลเกี่ยวกับนักโทษออนไลน์ สัญญาประกันภัยวี ฐานทั่วไปข้อมูลของบริษัทประกันภัย ” และด้วยเหตุนี้จึงขจัดช่องว่างเวลาระหว่างช่วงเวลาที่ตัวแทนสรุปสัญญาประกันภัยและช่วงเวลาที่ตัวเลือกบริการถูกเปิด

ลูกค้าเสิร์ฟโดย เทคโนโลยีใหม่ได้รับข้อได้เปรียบที่สำคัญซึ่งไม่ได้เป็นเพียงการเร่งใบเสนอราคาและอัตราภาษีเท่านั้น ในความเป็นจริง บริการทั้งหมด (คอลเซ็นเตอร์ บริการสนับสนุนด้านเทคนิค ฯลฯ) จะรวมอยู่ในการป้อนหมายเลขกรมธรรม์ประกันภัยลงในระบบ และจนกว่าจะมีการป้อนหมายเลข ลูกค้าจะไม่มีตัวตนสำหรับพวกเขา อันที่จริงแล้วโปรแกรมบริการเริ่มทำงานก็ต่อเมื่อผู้ประกันตนทราบเกี่ยวกับการมีอยู่ของลูกค้าดังกล่าว การลงทะเบียนสัญญาในระบบผ่านโซลูชั่นมือถือสำหรับตัวแทนประกันช่วยให้คุณแก้ปัญหานี้ได้ใน 1-2 นาที เวลาสำหรับการดำเนินการตามสัญญาอย่างสมบูรณ์เมื่อใช้อุปกรณ์นี้จะใช้เวลา 6-7 นาทีสำหรับสัญญา CASCO และ 4-5 นาทีสำหรับสัญญา CTP

ผู้ประกันตนนอกจากจะประหยัดเวลาในการรับข้อมูลกรมธรรม์ที่ตัวแทนขายยังได้รับประโยชน์จากการที่สิ่งนี้ช่วยป้องกันการฉ้อโกงประกันภัยอีกด้วย เมื่อตัวแทนได้รับเบี้ยประกันภัยตามกรมธรรม์แล้ว ลูกค้าถือว่าตนเป็นผู้ประกันตน และผู้ประกันตนไม่มีกรมธรรม์ ไม่มีเบี้ยประกัน หรือไม่มีข้อมูลจนกว่าลูกค้าจะมาหาเขาโดยสูญเสีย การถ่ายภาพวัตถุด้วยอุปกรณ์เคลื่อนที่ยังช่วยเพิ่มความแข็งแกร่งในการควบคุม เนื่องจากเจ้าหน้าที่ไม่ได้รับโอกาสในการประกันรถที่พังแล้ว

ปัญหาหลักประการหนึ่งคือการปกป้องข้อมูลเช่นกัน: ความสนใจเป็นพิเศษให้ความสำคัญกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าทั้งในขั้นตอนของการป้อนข้อมูลและในขั้นตอนของการประมวลผล

สำนักงานประกันแบบเคลื่อนที่ช่วยให้ตัวแทนประกันสามารถบันทึกและค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับบริการ บำรุงรักษาและจัดเก็บจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อไม่ให้ลืมวันหมดอายุของสัญญาและเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ

ใน CONSENT บริษัทประกันภัย กิจกรรมอัตโนมัติถูกจัดระเบียบโดยใช้ระบบบำรุงรักษาฐานข้อมูลเฉพาะDiasoft และระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)

สัญญาประกันภัยไม่เพียงแต่ทำขึ้นโดยตรงที่สำนักงานของบริษัทประกันภัยเท่านั้น แต่ยังรวมถึงที่สถานที่ตั้งของวัตถุประกันภัยด้วย เช่นตัวแทนประกันภัยทำงานจากระยะไกล เมื่อถึงยินยอมให้มีการสรุปสัญญา กรมธรรม์ฉบับอิเล็กทรอนิกส์ด้วยความช่วยเหลือของ EDMS เข้าสู่ระบบ Diasoft และสัญญาได้รับการลงทะเบียนทันที

ตัวอย่าง. ระหว่างการฝึกงานของฉัน ผู้เอาประกันภัยได้ติดต่อบริษัท Consent เพื่อขอให้ทำประกันรถยนต์ Renault-Daster ของเขาจากความเสี่ยงจากการถูกจี้และความเสียหาย (ประกันของ CASCO) ร่วมกับตัวแทนประกันภัยที่ฉันไปหาเขาที่บ้านของเขา ตัวแทนใช้ชุดสำนักงานเคลื่อนที่ในการทำงาน ซึ่งรวมถึงแล็ปท็อป เครื่องพิมพ์พกพา และโมเด็ม USB สำหรับการสื่อสารกับฐานของ Diasoft

คำนวณเบี้ยประกัน ทะเบียนคำร้อง และกรมธรรม์ฉันทำมันในโปรแกรม 1C: Insurance เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารถูกส่งไปยังสำนักงานใหญ่หลังจากลงทะเบียนในระบบสัญญาแล้วผู้ถือกรมธรรม์ได้รับกรมธรรม์ที่พิมพ์บนเครื่องพิมพ์มือถือ ใช้เวลาประมาณ 20 นาทีในการตรวจสอบรถ ถ่ายภาพ และทำสัญญา

ข้อดีของวิธีการสรุปสัญญานี้คือการลงทะเบียนกรมธรรม์ในฐานข้อมูลของบริษัททันที

โดยวิธีการที่ 1C: โปรแกรมประกันภัย ค่าคอมมิชชั่นของคนกลางประกันภัย (ของเขา ค่าจ้าง) คำนวณโดยอัตโนมัติเมื่อกรอกกรมธรรม์ประกันภัยลงในฐานข้อมูล

1. การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในกิจกรรมทางการเงินและการวิเคราะห์ของบริษัท

หลังจากมีผลบังคับใช้ สัญญาแต่ละฉบับจะกลายเป็นเป้าหมายของการบัญชี รวมถึงการบัญชีด้วย รวมถึงการชำระเงินที่เข้ามา (การบัญชี) ควบคุมแผนการรับเงิน (แผนกประกัน) เงื่อนไขจำเป็นสำหรับแผนกการชำระเงินค่าสินไหมทดแทนในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย ฯลฯ แต่ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง เวิร์กโฟลว์กำลังเคลื่อนไปสู่ระดับการเงินและการวิเคราะห์

นอกจากนี้ ข้อมูลในรูปแบบทั่วไปนี้เป็นที่สนใจของผู้จัดการระดับสูงของบริษัทสำหรับการวิเคราะห์การดำเนินงานของกิจกรรมในด้านต่างๆ (โดยลูกค้า ตามภูมิภาค โดยผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ ฯลฯ)

ระดับบนคือบล็อก การวางแผนเชิงกลยุทธ์และการจัดการ เหล่านี้เป็นงานในการสร้างงบประมาณ วิเคราะห์กิจกรรมในบริบทของผลิตภัณฑ์ประกันภัย คำนวณภาษี

เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลในฐานข้อมูล ระดับบนสุดของระบบอัตโนมัติของบริษัทจะเริ่มต้นขึ้น สำหรับผู้บริหารระดับสูง สามารถแก้ปัญหาการบัญชี การวิเคราะห์ และการวางแผนการจัดการได้ ตัวอย่างเช่น ตัวบ่งชี้ความสามารถในการทำกำไรจะคำนวณโดยอัตโนมัติสำหรับแต่ละสัญญา (จำนวนเบี้ยประกันภัยที่ได้รับ จำนวนเงินที่ชำระภายใต้พระราชบัญญัติประกันภัย จำนวนเงินที่ได้รับจากบริษัทประกันภัยต่อ ฯลฯ)

ผู้จัดการมีความสามารถในการกำหนดรายได้ประจำปีตามแผนสำหรับแผนกขายในภูมิภาค ในทางกลับกัน ฝ่ายขายจะคำนวณพอร์ตการประกันและรับตัวชี้วัดความสามารถในการทำกำไรโดยใช้ข้อมูลเหล่านี้

นอกจากนี้ยังมีการตรวจสอบการใช้งบประมาณของ บริษัท ก่อตั้งขึ้นในสาขาและแผนกและถูกส่งไปยังสำนักงานใหญ่เพื่อรวบรวมและอนุมัติ

งบประมาณที่ได้รับอนุมัติจะถูกส่งกลับไปยังหน่วยงานเพื่อดำเนินการ การดำเนินการตามงบประมาณจะถูกติดตามโดยสิ่งที่เรียกว่า วิธี "เงินสด" ในบริบทของแต่ละแผนก ข้อเท็จจริงของการเบี่ยงเบนถูกติดตามและสามารถวิเคราะห์ได้

1. ระบบอัตโนมัติการไหลของเอกสาร

เมื่อชำระขาดทุน

กระบวนการทางธุรกิจหลักของบริษัทประกันภัยคือการชำระค่าสินไหมทดแทนหลังเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยเกิดขึ้น หากคุณจินตนาการถึงกระบวนการนี้เป็นขั้นตอน เช่น เมื่อดำเนินการประกัน ยานพาหนะจากความเสียหาย คุณจะเข้าใจได้ว่าต้องกรอกเอกสารกี่ฉบับ มีสำนักงานกี่แห่งที่ต้องผ่าน เพื่อที่จะปิดคดีได้ในที่สุด

ขอแสดงกระบวนการนี้เป็นลำดับของขั้นตอน:

• กรอกใบสมัครสำหรับเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย
• จัดให้โดยผู้เอาประกันภัยทั้งหมด เอกสารที่ต้องใช้ยืนยันสิทธิ์ของผู้ถือกรมธรรม์ / ผู้รับผลประโยชน์ในความเป็นเจ้าของต่อวัตถุประกันภัยตลอดจนสิทธิในการรับเงินประกัน (สำเนาหนังสือเดินทางรถ, หนังสือรับรองการจดทะเบียนรถ, คูปอง การตรวจสอบทางเทคนิคหนังสือมอบอำนาจ สัญญาซื้อขายทรัพย์สิน สำเนากรมธรรม์ ใบเสร็จรับเงินสำหรับการชำระค่าเบี้ยประกันครั้งต่อไป ฯลฯ);
• การอ้างอิงสำหรับการตรวจสอบความเสียหายที่เกิดขึ้นภายในหรือโดยอิสระ
• จัดทำโดยผู้เอาประกันภัยของเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดที่ยืนยันความเป็นจริงของเหตุการณ์ที่นำไปสู่ความเสียหายต่อทรัพย์สินของผู้เอาประกันภัย (ใบรับรองจากตำรวจจราจรจากกระทรวงมหาดไทยจากกระทรวงเหตุฉุกเฉินจากสถาบันทางการแพทย์ ฯลฯ ) ;
• ให้ผลการตรวจสอบความเสียหาย
• ตัดสินใจจ่าย ค่าสินไหมทดแทนประกันหรือวิธีการชำระความสูญเสียของผู้เอาประกันภัย
• ดำเนินการชำระเงินค่าชดเชยการประกันภัยการบัญชีสำหรับการชำระเงินนี้หรือดำเนินการชำระเงินร่วมกับสถานีบริการและจัดทำ / บัญชี / ตกลงในการคำนวณค่าใช้จ่ายในการตกแต่งใหม่
• ปิดคดีชดใช้ค่าเสียหาย

ลำดับนี้มีความคล้ายคลึงกันสำหรับการประกันภัยประเภทอื่น ๆ - ตัวอย่างเช่น การประกันชีวิต: เฉพาะชุดเอกสารที่ให้ไว้และกลุ่มบุคคลที่ควบคุมกระบวนการจัดหาและตัดสินใจเกี่ยวกับคดีเท่านั้นที่แตกต่างกัน กระบวนการชำระบัญชีการสูญเสียมักจะเกิดขึ้นตามลำดับ

ในระหว่างนั้นจะมีการตัดสินใจดังต่อไปนี้:

• ในการเปิดข้อเรียกร้องเพื่อชำระความสูญเสีย
• ในการตรวจสอบความเสียหาย
• ไม่มีองค์ประกอบของกิจกรรมฉ้อโกง
• เกี่ยวกับความครบถ้วนของการจัดหาเอกสารสำหรับการชำระความสูญเสียนั้น
• การตัดสินใจในเชิงบวกในการชำระราคาขาดทุนและวิธีการชำระ;
• การเพิ่มจำนวนความเสียหายเมื่อตรวจพบความเสียหายที่ซ่อนอยู่ (สำหรับยานพาหนะ) หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการคำนวณการซ่อมแซม ฯลฯ ;
• ในการปิดคดี

ในแต่ละขั้นตอนของการสมัครตามเส้นทางเพื่อการตัดสินใจที่เพียงพอ จำเป็นต้องมีการเข้าถึงเอกสารฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับความเสียหาย รวมถึงสำเนาสัญญาประกันภัย / กรมธรรม์ที่ต้องเข้าสู่ระบบทันทีหลังจากลงนาม โดยลูกค้า เพราะ บริษัท ประกันภัยมักจะมีโครงสร้างแบบกระจายตามภูมิศาสตร์ ชุดที่สมบูรณ์เอกสารเกี่ยวกับคดีในแต่ละขั้นตอนของการอนุมัติมีความสำคัญเป็นพิเศษ: สิ่งนี้ช่วยให้คุณแยกความเป็นไปได้ของการฉ้อโกงในส่วนของลูกค้าหรือ ตัวแทนประกันภัยตลอดจนเพื่อความรวดเร็วในการพิจารณาคดี

ใน CONSENT บริษัทประกันภัย ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ของกระบวนการชำระบัญชีการสูญเสียจะเป็นดังนี้:

ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทประกันภัยโทรหาลูกค้าจากคิวอิเล็กทรอนิกส์

จากนั้นผู้ถือกรมธรรม์พร้อมกับพนักงานของ บริษัท ประกันภัยกรอกใบสมัครสำหรับเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยผู้เชี่ยวชาญจะตรวจสอบเอกสารที่ให้มาเพื่อให้สอดคล้องกับข้อมูลและความครบถ้วนสมบูรณ์เอกสารทั้งหมดเหล่านี้จะถูกสแกนและป้อนลงในฐานข้อมูล ลงในโฟลเดอร์ของลูกค้า ฯลฯหลังจากนั้นก็เตรียมหนังสือรับรองการตอบรับ- การโอนเอกสารในเหตุการณ์ที่ประกาศ นอกจากนี้ จะมีการร่างการอ้างอิงสำหรับการตรวจสอบยานพาหนะและผู้เชี่ยวชาญอิสระจะตรวจสอบรถ จัดทำรายงานการตรวจสอบยานพาหนะ

หลังจากเอกสารทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถเริ่มทำงานกับ โปรแกรมสารสนเทศโดยเฉพาะอย่างยิ่งในระบบ Diasoft จำเป็นต้องลงทะเบียนเหตุการณ์ที่ประกาศไว้

หลังจากลงทะเบียนแอปพลิเคชันกับ Diasoft เสร็จแล้ว ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทประกันภัยจะดำเนินการกรอก EDMS ในแง่ของการสร้างความสูญเสีย

เมื่อกรอก EDMS แล้ว กรณีการชำระเงินจะถูกโอนไปยังขั้นตอนของแผนกตรวจสอบซึ่งปัญหาการซ่อมรถหรือการชำระเงินค่าชดเชยการประกันภัยได้รับการแก้ไข

ถึงกรณีการชำระเงินที่เกิดขึ้นเชื่อมต่อหมายเลขโทรศัพท์ลูกค้าที่ได้รับ SMS - ข้อความเกี่ยวกับสถานะงานประกันภัย

EDMS ช่วยให้คุณติดตามได้อย่างชัดเจนถึงขั้นที่กรณีใดกรณีหนึ่งสำหรับการชำระความสูญเสีย เพื่อดูกรณีที่พ้นกำหนดระยะเวลาของการเปลี่ยนสถานะไปยังสถานะถัดไป เพื่อแจ้งผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ

นอกจากนี้ยังมีการรวบรวมรายการเอกสารมาตรฐานซึ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินการตามขั้นตอนการชำระเงินค่าสินไหมทดแทน และเนื่องจากสำเนาเอกสารที่สแกนจะถูกใส่ลงในฐานข้อมูลของ Diasoft โดยตรง หลังจากที่ส่งใบสมัครเพื่อพิจารณาจากคณะกรรมการแล้ว ข้อมูลทั้งหมดจึงพร้อมสำหรับการตัดสินใจเกี่ยวกับข้อตกลงหรือการปฏิเสธ ดังนั้นระบบจะอนุญาตให้คุณโอนใบสมัครไปที่แผนกบัญชีสำหรับการชำระเงินหรือสร้างคำบอกกล่าวให้กับลูกค้าเกี่ยวกับการปฏิเสธ นอกจากนี้ยังสามารถเริ่มต้นขั้นตอนการถดถอย

บทสรุป

เมื่อพิจารณาถึงระบบการจัดระบบการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทประกัน Consent แล้ว เราสามารถสรุปได้ว่าการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

1. ตรงตามข้อกำหนดของธุรกิจประกันภัยสมัยใหม่และรับประกันความเร็วของการประมวลผลข้อมูล
2. ช่วยให้คุณเร่งการทำงานของแผนกต่าง ๆ ของ บริษัท ประกันภัย
3. ช่วยให้ตัดสินใจเชิงปฏิบัติการและเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญได้ทันท่วงที
4. ช่วยให้ตัวแทนสามารถดำเนินการตามขั้นตอนทั้งหมดสำหรับการทำสัญญาประกันภัยจากระยะไกล
5. มีส่วนช่วยป้องกันการฉ้อโกงประกันภัย
6. มีส่วนช่วยในการแก้ปัญหาของการบัญชีการจัดการ การวิเคราะห์และการวางแผน
7. ช่วยให้คุณติดตามขั้นตอนอย่างชัดเจนว่ากรณีใดกรณีหนึ่งสำหรับการชำระความสูญเสีย ดูกรณีเหล่านี้ที่พ้นกำหนดระยะเวลาของการเปลี่ยนสถานะไปยังสถานะถัดไป แจ้งผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ

บรรณานุกรม

1. กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน 2535 N 4015-1 "ในองค์กรประกันใน สหพันธรัฐรัสเซีย"(ด้วยการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมในภายหลัง)
2. Ermasov S.V. , Ermasova N.B. ประกันภัย: ตำราเรียน / S.V. Ermasov, N.B. Ermasova - ม.: อุดมศึกษา, 2551. - 317s.
3. E.V. Mikheeva เทคโนโลยีสารสนเทศใน กิจกรรมระดับมืออาชีพนักเศรษฐศาสตร์และนักบัญชี: ตำราเรียน. คู่มือสำหรับสตั๊ด สถาบันสิ่งแวดล้อม ศ. การศึกษา / E.V. มิเควา, อี. ยู. ทาราโซว่า - M.: "Academy", 2013. - 240s.
4. E.V. Mikheeva การประชุมเชิงปฏิบัติการเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศในกิจกรรมระดับมืออาชีพของนักเศรษฐศาสตร์และนักบัญชี: ตำราเรียน คู่มือสำหรับสตั๊ด สถาบันสิ่งแวดล้อม ศ. การศึกษา / E.V. มิเควา, อี. ยู. ทาราโซว่า - M.: "Academy", 2014. - 352s.
5. E.V. Mikheeva เทคโนโลยีสารสนเทศในกิจกรรมระดับมืออาชีพ: ตำราเรียน คู่มือสำหรับสตั๊ด สถาบันสิ่งแวดล้อม ศ. การศึกษา / E.V. มิเควา. - M.: "Academy", 2013. - 384p.
6. ประกันภัย: ตำรา / ed. L.A. Orlanyuk-Malitskaya, S.Yu. Yanova - ม.: สำนักพิมพ์ยุเรต; ไอดี ยุเรศ, 2554 .-- 643p.
7. ไอซี "ยินยอม" http: //www.soglasie.ru
8. นิตยสารอิเล็กทรอนิกส์ "เรื่องการฉ้อโกงประกันภัยhttp://i-news.narod.ru/criminal.html

คุณสมบัติของการเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบริษัทประกันภัย

คุณสมบัติของการเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบริษัทประกันภัย

ลักษณะสำคัญของงานของบริษัทประกันภัยคือ:
... เวิร์กโฟลว์จำนวนมาก ทำงานกับเอกสารประเภทต่างๆ
... ความจำเป็นของการปฏิบัติตาม ภาระผูกพันทางการเงินให้กับลูกค้าในกรณีที่มีผู้เอาประกันภัย
... ปฏิสัมพันธ์อย่างแข็งขันกับผู้รับเหมาช่วงเพื่อประเมินความสูญเสียในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่เอาประกันภัยและการกำจัดผลที่ตามมาที่เป็นไปได้
... การรักษาฐานข้อมูลลูกค้าจำนวนมาก
... ความพร้อมของเครือข่ายสาขากระจายตามภูมิศาสตร์
... ลักษณะงานของตัวแทนนอกสถานที่
... ความต้องการเครื่องมือใหม่ในการส่งเสริมบริการประกันภัย
ดังนั้นระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในองค์กรประกันภัยควรแก้ไขปัญหาเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด นั่นเป็นเหตุผลที่ โปรแกรมที่ดีที่สุดสำหรับงานสำนักงานอัตโนมัติในภาคการประกันภัยเป็นแพลตฟอร์ม ECM ที่ซับซ้อน ฟังก์ชั่นซึ่งปรับให้เข้ากับอุตสาหกรรมเฉพาะ
ตัวอย่างของระบบดังกล่าวคือ bb workspace Insurans Service ซึ่งเป็นสิ่งพิมพ์ของอุตสาหกรรม ซึ่งนำเสนอโดยนักพัฒนาของบริษัท Double B (มอสโก)
ประโยชน์ของโซลูชั่นอุตสาหกรรมบริการประกันภัย
... ฟังก์ชั่นเต็มรูปแบบสำหรับการประมวลผล ประเภทต่างๆเอกสารห้องสมุดขนาดใหญ่ เอกสารรุ่น;
... โมดูลในตัวสำหรับการจัดทำงบประมาณ, CRM, การบริหารงานบุคคล และการบริหารเวลา
... การนำกลยุทธ์การส่งเสริมการตลาดของ AIDCAS มาใช้โดยอิงจากการทำงานร่วมกับลูกค้า โดยคำนึงถึงความต้องการของพวกเขา
... ใช้งานง่ายและพัฒนาอย่างรวดเร็วโดยพนักงาน
... การบริหารแทบเป็นศูนย์
... บูรณาการกับแพ็คเกจ โปรแกรมสำนักงาน MS Office และแพลตฟอร์มบัญชีที่มีประสิทธิภาพ 1C;
... เครื่องมือในตัวสำหรับสแกนเอกสารสำหรับการลงทะเบียนและการประมวลผลในภายหลัง
... ความสามารถในการทำงานในการเข้าถึงระยะไกลและตัวแทนอีเมล
... ปรับขนาดได้อย่างรวดเร็วด้วยใบอนุญาตผู้ใช้สากล
ดังนั้นระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ของบริษัทประกันภัยโดยใช้โปรแกรม bb workspace Insurans Service ช่วยลดต้นทุนในการทำธุรกิจได้อย่างมากและทำให้สามารถใช้แรงงานของผู้เชี่ยวชาญได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อดีของระบบพื้นที่ทำงาน bb ที่ทันสมัย

กฎพื้นฐานของโฟลว์เอกสาร