Inventar der Museumsausstellungen. Museumswertgegenstände bedürfen der Buchhaltung! Buch der Registrierung von Annahmeakten zur vorübergehenden Nutzung

1. Struktur der Fonds. Innerhalb der Liste aller im Museum aufbewahrten Objekte werden je nach ihrer musealen Bedeutung die Haupt-, wissenschaftlich-hilfsbezogenen und sonstigen Mittel zugeordnet, deren Status den wissenschaftlich-hilfsbezogenen Objekten entspricht

Museumsobjekte, die durch Beschluss der Museumsfachkommissionen (EFPC) dem einen oder anderen Fonds zugewiesen wurden, werden in den Empfangsbüchern des Hauptfonds, des wissenschaftlichen Hilfsfonds oder anderer Fonds registriert (Buchhaltungsstufe I). Jeder einzelne Posten erhält eine persönliche, sich nicht wiederholende Nummer gemäß dem Einnahmenbuch des Hauptfonds (KP-Nummer) bzw. gemäß dem Einnahmenbuch des Wissenschaftlichen Hilfsfonds (Nummer NV).

Wenn mehrere Elemente nach der einen oder anderen Eigenschaft oder Bedeutung zu einem Komplex zusammengefasst werden, erhält der gesamte Elementkomplex eine einzige CP-Nummer und jedes Element in diesem Komplex erhält eine Bruchzahl. In diesem Fall wird im Eingangsbuch ein einziger Gruppeneintrag über den gesamten Objektkomplex vorgenommen und zusätzlich zum Eingangsbuch ein Sammelinventar erstellt diese Nummer KP. Sammlungsinventare sind ein integraler Bestandteil des Quittungsbuchs.

In der Museumspraxis gibt es Situationen, in denen eine große Sammlung über einen längeren Zeitraum, beispielsweise mehrere Jahre, nur in Teilen vollständig bearbeitet werden kann. In diesem Fall erfolgt im Quittungsbuch ein Eintrag über die angenommene Sammlung, die endgültige Anzahl wird jedoch nicht in der Spalte „Stückzahl“ eingetragen. Der Sammlungsbestand bleibt „offen“ und wird aktualisiert, während die Sammlung verarbeitet wird. Wenn die Bearbeitung der gesamten Sammlung abgeschlossen ist, wird die Inventur abgeschlossen, die endgültige Stückzahl der Sammlung erfasst und diese Zahl in das Quittungsbuch eingetragen.

Der Hauptfonds hat im Gegensatz zu anderen Fonds eine fraktionierte Struktur. Die Bestände des Hauptfonds sind nach dem Material- und Sachprinzip in Sammlungen unterteilt, d. h. abhängig vom Material der Museumsobjekte und ihrem semantischen Zweck, zum Beispiel „Gemälde“, „Skulptur“, „Glas“, „Metall“, „Numismatik“, „seltenes Buch“, „Mineralien“ usw. Bei der Organisation von Lagerräumen werden Gegenstände aus derselben Sammlung möglichst in einem Raum bei einem verantwortlichen Verwalter gelagert. Es gilt als Fehler, Objekte zu wissenschaftlichen Themen in einer Sammlung zusammenzufassen, denn Gleichzeitig befinden sich im Lager in der Nähe Gegenstände mit unterschiedlichen Lagerbedingungen, zum Beispiel Holz und Pelz, Stoff und Metall usw. Gegenstände aus jeder Sammlung werden in separaten Inventarbüchern (Inventar) registriert (II. Abrechnungsstufe). Alle Sammlungen und ihre Inventarbücher müssen über alphabetische Codes verfügen (die Verwendung digitaler Codes ist ausgeschlossen).

Die Namen der Sammlungen und ihre Codes werden in einer Sitzung des EFZK des Museums vor Beginn der Ausfüllung der Inventarbücher entwickelt und genehmigt. Sammlungscodes sollten einfach, prägnant und informativ sein, zum Beispiel „ZhV“ – Malerei, „SK“ – Skulptur, „ST“ – Glas, „MT“ – Metall, „NUM“ – Numismatik, „RK“ – seltenes Buch, „MN“ „-Mineralien usw. Es wird empfohlen, nur Großbuchstaben zu verwenden und die Buchstaben „З“, „О“, „Х“, „Ч“ zu vermeiden, die dem Schreiben von Zahlen ähneln. Es ist sinnvoll, Sammelchiffren aus 2–3 Buchstaben zu verfassen, weil Dies ermöglicht mehr Optionen.

Die Erfassung in den Inventaren erfolgt einzelstückbezogen, wobei jedes Museumsstück während der Erfassung eine eigene Inventarnummer erhält. Es wird empfohlen, die Verwendung von Bruchzahlen zu vermeiden.

Übertragen von Objekten von einer Sammlung in eine andere, d. h. Die Abschreibung aus einem Inventar und die Aufnahme dieses Objekts in ein anderes Inventar erfolgt durch Beschluss des EFZK des Museums. In diesem Fall behält der Posten den Status des Postens des Festfonds und die Nummer im Einnahmenbuch des Festfonds, also Berechtigungen höhere Autorität eine solche Übersetzung ist nicht erforderlich. Auch die Überführung von Objekten aus dem Wissenschafts- und Hilfsfonds in den Hauptfonds erfolgt durch Beschluss der EFZK des Museums, da dadurch der Status des Museumsobjekts erhöht wird.

Gegenstände, die Edelmetalle und Steine enthalten, werden in speziellen Inventarbüchern (Sonderinventare) registriert (Stufe III) und erhalten eine dritte Registrierungsnummer. Numismatische Artikel werden in gesonderten Specials berücksichtigt. Vorräte. In jedem speziellen Inventarbuch werden beispielsweise „Gegenstände (außer Numismatik), die ausschließlich aus Gold, Metallen der Platingruppe und Edelsteinen bestehen“, Objekte aus verschiedenen Sammlungen (Inventar) der 2. Stufe gesammelt und ausgewiesen, beispielsweise Dekorationsgegenstände . Angewandte Kunst (API), Metallgegenstände (MT) und andere.

2. Erste Form der Buchhaltung: Basisdokumentation. Staatsbuchhaltung Museumsfonds sieht zwei Phasen vor, die den Grad der Untersuchung von Museumsobjekten widerspiegeln: die Erstregistrierung der im Museum eingegangenen Objekte und die Inventarisierung, also die wissenschaftliche Registrierung von Museumsobjekten.

Die rechtliche Registrierung der Zugehörigkeit von Objekten zum Museum und der Rechte des Museums an diesen Objekten beginnt mit der Annahme der Objekte zur dauerhaften Aufbewahrung. Dieses Dokument wird in mindestens drei Exemplaren erstellt und vom Hauptverwahrer (Fondsleiter) unterzeichnet, der Person, die die Gegenstände bis zur Entscheidung der Aktienkaufkommission aufbewahrt hat; und die Person, die sie erhalten hat Materiallager. Das Gesetz wird vom Direktor des Museums genehmigt und mit dem Siegel des Museums versiegelt. Die Annahme von Gegenständen aus Edelmetallen und Edelsteinen, Orden und Medaillen sowie Waffen erfolgt durch besondere Bestimmungen Regulierungsdokumente.

Bevor die Objekte in die entsprechende Sammlungsabteilung gelangen, werden sie zunächst registriert, wodurch ihre Zugehörigkeit zu diesem Museum endgültig bestätigt wird. Sie werden in das Buch der Einnahmen aus Museumsgegenständen (Anlagefonds) oder in das Buch der Buchhaltung für wissenschaftliche und Hilfsmaterialien in der in der Weisung festgelegten Form eingetragen (siehe Anlage Nr. 3, 4, 5). In naturwissenschaftlichen Museen werden die Rohstoffe im Rohstoffbuch erfasst.

Gegenstände, die das Museum zur Zwischenlagerung erhält, werden in das Empfangsbuch zur Zwischenverwendung eingetragen. Die Rückgabe erfolgt gemäß einem Gesetz, das auf Anordnung des Direktors erstellt und vom Hauptverwahrer, dem Leiter der Lagerabteilung, die den Gegenstand gelagert hat, unterzeichnet wird; und die Person, die es vorübergehend zur finanziell verantwortlichen Aufbewahrung übernommen hat.

Der Zweck der Quittungsbücher als Staatssicherheitsdokument besteht darin, einen Gegenstand unter einer bestimmten Nummer zu registrieren und ihn kurz zu beschreiben, einen Ersatz des Gegenstandes auszuschließen und im Falle von Verlust oder Diebstahl die Suche zu erleichtern. Die diesem Objekt zugeordnete Seriennummer im Quittungsbuch (KP) wird gleichzeitig auf der Empfangsbescheinigung im Museum sowie auf dem Objekt selbst zusammen mit dem Museumscode angebracht, zum Beispiel: Staatliches Historisches Museum, KP - 112408. Bei gleichzeitigem Eingang einer großen Anzahl gleichartiger Gegenstände (numismatische Sammlung, Fotomaterial usw.) ist deren Gruppeneintrag in das Empfangsbuch zulässig, wenn eine Sammlung oder ein Feldinventar vorliegt. In diesem Fall wird die Anzahl der eingegangenen Artikel in den entsprechenden Seriennummern des Quittungsbuchs widergespiegelt (z. B. KP – 1760–1870) oder durch gebrochene Seriennummern erfasst (z. B. KP – 1760/1 – PO). Unikate werden jedoch immer einzeln erfasst. Auch die Gruppenerfassung von Gegenständen aus edlen Materialien und Edelsteinen ist untersagt.

So können die Begriffe Abrechnungseinheit und Aufbewahrungseinheit sowohl ein einzelnes Museumsobjekt als auch eine Gruppe von Objekten (Sammlung, Set) bezeichnen, wenn sie in Abrechnungsunterlagen unter derselben Nummer erfasst sind.

Die Eintragung in das Empfangsbuch von Museumsobjekten erfolgt unter Berücksichtigung aller in den Abnahmebescheinigungen und der Felddokumentation erfassten Informationen. Die Beschreibung des Artikels basiert auf den Ergebnissen seiner Zuordnung, die zum Zeitpunkt seiner Erstregistrierung eingegangen sind. Unikate in obligatorisch Fotografieren. Im Quittungsbuch werden auch Daten zu Zeitpunkt, Quelle, Art des Wareneingangs, seiner Sicherheit, den Kosten (beim Kauf) und den Begleitdokumenten erfasst. Es werden die Aktennummer und das Aufnahmedatum eingetragen.

Das Quittungsbuch als Sicherheitsauftragsdokument wird vor dem Ausfüllen entsprechend erstellt: Die Blätter werden nummeriert, geschnürt, das Buch wird unterschrieben und mit dem Siegel einer höheren Behörde versiegelt. Alle Eintragungen erfolgen klar, leserlich und ohne Löschungen und ihre Korrektur ist nur in Ausnahmefällen zulässig, wobei alte und neue Eintragungen deutlich lesbar sein müssen. Kleinere Korrekturen werden durch einen besonderen Eintrag in den Notizen des Buchs bestätigt, der vom Direktor und Hauptverwalter, dem Leiter der Buchhaltung und dem Verwalter des Postens unterzeichnet wird. Die Unterschriften werden mit dem Siegel des Museums versehen. Alle wesentlichen Korrekturen im Quittungsbuch (Namensnennung, Sicherheit, Größe, Material etc.) erfolgen nur auf der Grundlage besonderer, vom Direktor oder seinem Stellvertreter unterzeichneter Urkunden wissenschaftliche Arbeit, der Hauptverwahrer, der Leiter der Lagerabteilung und werden von der für die Hauptbuchhaltung verantwortlichen Person zertifiziert.

Rechtsdokumente der Primärbuchhaltung werden sorgfältig aufbewahrt; Der Zugang zu ihnen ist auf eine begrenzte Anzahl von Personen beschränkt. Mittlerweile werden die darin enthaltenen Informationen nicht nur von Museumsmitarbeitern, sondern auch von Forschern anderer Institutionen benötigt. Daher wird bereits in der Phase der Primärbuchhaltung ein System von Kartendateien erstellt – kartenmäßig und in den letzten Jahren auch elektronisch. Insbesondere ist eine Buchhaltungsdatei erforderlich, die die Informationsfunktion des Quittungsbuchs übernimmt. Die darin enthaltenen Karten sind inhaltlich identisch mit den Einträgen im Quittungsbuch und in der Reihenfolge ihrer Nummern geordnet. Auch für temporäre Belege wird eine Kartei erstellt, systematisiert nach Belegquellen.

Nach der Eintragung in die Empfangsbücher erfolgt die Übergabe der Gegenstände an die Lagerabteilungen der Depotbanken gemäß den Gesetzen zur sachlich ordnungsgemäßen Aufbewahrung (siehe Anlage Nr. 6).

3. Phasen der Registrierung von Museumsobjekten. Die Abrechnung der Museumsgelder erfolgt in drei Schritten. In der ersten Phase, praktisch während des Erwerbsprozesses, erfolgt die primäre Verarbeitung der vom Museum erhaltenen Materialien. Bis zur Entscheidung der Ankaufskommission oder im Falle der Annahme von Objekten zur vorübergehenden Aufbewahrung, Restaurierung und zu anderen Zwecken wird die Rechtmäßigkeit der Anwesenheit des Objekts im Museum durch die Annahmebescheinigung bzw. den Erwerbs-, Kaufbeleg usw. bescheinigt. Beim Kauf eines Artikels sollten Sie gesondert die schriftliche Einwilligung des Eigentümers mit Angabe des Kaufbetrages sowie der Rechnung des Eigentümers einholen (dies gilt sowohl für natürliche als auch für juristische Personen, darunter auch Geschäfte und andere Gewerbebetriebe). Empfang von Objekten aus dem Museum Edelmetalle und Steine, Orden und Medaillen, Klingen- und Schusswaffen werden neben allgemeinen Regeln auch durch Sondervorschriften geregelt. Aufgrund einer positiven Entscheidung der Aktienankaufskommission (dies gilt auch für Fälle der vorübergehenden Lagerung) wird die Abnahmebescheinigung vom Hauptkurator des Museums unterzeichnet, vom Direktor genehmigt und mit dem Stempel des Museums („Stempel“) versiegelt. Erst danach wird es zu einem offiziellen Dokument und zur Ausführung angenommen.

Posten des Fest- und Umtauschfonds werden gemeinsam verbucht. Die Zugehörigkeit von Objekten zum Haupt- oder Tauschfonds wird im Museumskatalog durch einen Eintrag auf der Meldekarte erfasst. Die Einträge werden in das Empfangsbuch der Museumsobjekte oder in das Buch der Buchhaltung für wissenschaftliches und Hilfsmaterial eingetragen. Wissenschaftliche Hilfsstoffe werden nur im ersten Schritt berücksichtigt. Darüber hinaus können naturwissenschaftliche Museen und Naturabteilungen von Heimatmuseen über Bücher zur Erfassung wissenschaftlicher Rohstoffe verfügen. Die Eintragung von Museumsgegenständen in das Quittungsbuch erfolgt Stück für Stück oder per Gruppeneintrag (wenn es sich um eine Sammlung handelt), was einer Lagereinheit entspricht. Vor der Eintragung in das Belegbuch werden Meldekarten ausgefüllt. Der Inhalt der Karte entspricht den Spalten des Quittungsbuchs. Die nach dem Quittungsbuch in aufsteigender Reihenfolge geordneten Meldekarten stellen die Meldekartendateien der Haupt- und Wissenschaftlich-Hilfskassen dar, die als Grundlage für die Erfassung von Daten zu Museumsobjekten und Begleitmaterialien sowie dienen zur Zusammenstellung weiterer Museumsdateien.

In der zweiten Stufe der Mittelabrechnung werden Museumsobjekte in der entsprechenden Abteilung der Sammlung aufgenommen, einer wissenschaftlichen Bestandsaufnahme unterzogen, die die Zugehörigkeit der Objekte zu einer bestimmten Abteilung sowie die im Rahmen der Untersuchung gewonnenen Daten erfasst Objekt. In dieser Phase werden wissenschaftliche Inventarbücher (wissenschaftliche Inventare) ausgefüllt – Bücher zur wissenschaftlichen Beschreibung von Museumsobjekten. Sie werden für jeden Quellentyp separat ausgefüllt51, die Elemente werden nach Materialgruppen und nur nach Themen systematisiert. Die Gegenstände selbst sind mit dem Code der Einheit, der spezifischen Gruppe, in die sie übertragen wurden, und der Seriennummer gemäß dem wissenschaftlichen Inventarbuch gekennzeichnet. Das Anbringen eines Codes darf den Gegenstand nicht beschädigen, daher gibt es hierfür bestimmte Regeln: Der Code kann sowohl auf den Gegenstand selbst (z. B. archäologische Funde aus Stein, Keramik) als auch auf ein Etikett, das am Gegenstand angebracht ist, angebracht werden. Inventare von Archivbeständen sind wissenschaftlichen Inventarbüchern rechtlich gleichgestellt. Schriftliche Quellen in der Phase der wissenschaftlichen Inventarisierung werden nach den von den Leitungsorganen des Staatlichen Archivdienstes entwickelten Regeln berücksichtigt.

Wie bei der Erstellung von Buchhaltungsbüchern wird vor der Eintragung in das Inventar eine Inventarkarte (wissenschaftliche Beschreibungskarte) mit Duplikaten ihrer Spalten ausgefüllt. In aufsteigender Reihenfolge der Nummern angeordnete Inventarkarten bilden eine Kartei, die in ihren Funktionen mit einer Buchhaltungskartei identisch ist.

Die Dokumentation der Museumsbuchhaltung ist eine strenge Berichtsdokumentation. Vor dem Ausfüllen werden alle Quittungsbücher und wissenschaftlichen Inventare geschnürt, die Blätter nummeriert und die Bücher von einer höheren Stelle signiert und versiegelt. Korrekturen in Büchern erfolgen nach den in der Buchhaltungs- und Aufbewahrungsanleitung vorgesehenen Regeln. Im heimischen Museumsbetrieb müssen die Buchhaltungsunterlagen auf Papier geführt und im Original vorgelegt werden, denn elektronische Dokumente und Kataloge, Faxe, notariell beglaubigte Kopien usw. haben keine Rechtskraft52.

Die dritte Stufe der Rechnungslegung erfolgt, wenn es zu Emissionen innerhalb und außerhalb des Museums kommt. Um die Ausgabe von Museumsgegenständen zu formalisieren, ist es notwendig: einen Antrag des Museums beim Ministerium einzureichen; eine Anordnung des Ministers oder seines Stellvertreters einholen, die diese Maßnahmen genehmigt; Erstellen Sie auf der Grundlage der Anordnung einen Ausstellungsakt mit Angabe der Gründe, der möglichen Verwendung, des Zeitpunkts usw. Wenn die Verbringung eines Gegenstands dessen Ausfuhr ins Ausland beinhaltet, muss eine Ausfuhrgenehmigung eingeholt werden53. Als Aussteller wird eine Person oder Institution bezeichnet, die ihr gehörende Materialien einem Museum oder einer anderen Institution zur Ausstellung zur Verfügung stellt (Abb. 63).

Bei Verlust von Museumsgegenständen (Diebstahl, Zerstörung etc.) können diese nur mit Genehmigung des Ministers auf Antrag des Museums abgeschrieben werden. Für die Übertragung eines Postens aus dem Hauptfonds in den Wissenschafts- und Hilfsmaterialfonds ist zusätzlich die Zustimmung des Ministers erforderlich. Die Genehmigung für vorübergehende Museumsausgaben erteilt der Chefkurator (worüber auch ein entsprechendes Gesetz erstellt wird). Handlungen wie die Übertragung eines Gegenstands oder einer Sammlung zur dauerhaften Aufbewahrung von einer Fondsabteilung in eine andere, von einem Wissenschafts- und Hilfsfonds in den Hauptfonds usw. werden durch einen Beschluss der Aktienankaufskommission formalisiert und durch ein entsprechendes Gesetz bestätigt. Die nichtmuseale Ausgabe, Übertragung und Abschreibung von wissenschaftlichem Material und Hilfsmaterialien erfolgt in Museen der föderalen und republikanischen Departementsunterstellung auf Anordnung des Museumsdirektors oder der zuständigen Institution (bei Departementsmuseen) und in örtlichen Museen - durch Ordnung der Kulturmanagementorgane. Die Ergebnisse des Geldflusses spiegeln sich jährlich im Bericht der Museen wider. In regelmäßigen Abständen führen Museen einen Mittelabgleich durch (ihre Neuregistrierung, um die Übereinstimmung mit zuvor erstellten Buchhaltungsunterlagen festzustellen). Jeder in den Fonds enthaltene Posten wird mit der Buchhaltungsdokumentation abgeglichen.

Nach der Registrierung werden einzelne Museumsobjekte und Sammlungen aufbewahrt, und die Dauer dieser Aufbewahrung ist idealerweise ewig. Die Lösung des Problems, „wie man das erreicht“, erfolgt im Prozess der Umsetzung eines solchen Bereichs der Wissenschafts- und Fondsarbeit wie der Aufbewahrung von Museumsgeldern.

4. EFZK: Ziele und Zielsetzungen der Kommission. Identifizierte kulturelle Werte werden einer Untersuchung unterzogen, um ihre historische, kulturelle, wissenschaftliche, künstlerische und museale Bedeutung zu bestimmen.

Die Untersuchung von Kulturgut erfolgt auf der Grundlage einer komplexen Zuschreibung, deren Hauptprinzipien darin bestehen, Folgendes festzustellen:

Datierung, Entstehungsort und Existenzort;

Arten (für naturwissenschaftliche Sammlungen);

Material und Herstellungsmethode;

Größe, Farbe, Form, Gerät, Masse von Edelmetallen und Edelsteinen;

Sozialer und ethnischer Hintergrund

Zugehörigkeit zu einer bestimmten historischen Person;

Typologische Merkmale;

Erhaltungszustand.

Die Prüfung des vom Museum identifizierten Kulturguts zum Zweck der späteren Aufnahme in den Museumsfonds der Russischen Föderation erfolgt durch die Expertenkommission für den Ankauf von Aktien des Museums (im Folgenden EFPC genannt), die eine ständige Beratungsfunktion hat Organ des Museums, das gemäß den vom Direktor des Museums genehmigten Vorschriften in der von der Museumssatzung vorgeschriebenen Weise arbeitet.

Die personelle Zusammensetzung des EFZK wird vom Direktor genehmigt, sofern die Satzung des Museums nichts anderes vorsieht.

EFZK wird nicht in den Filialen des Museums gebildet. Filialmitarbeiter können Teil der EFZK des Hauptmuseums sein.

Die Hauptaufgaben des EFZK sind:

Untersuchung identifizierter kultureller Werte;

Schätzung ihrer Kosten im Falle einer Beschaffung;

Zuordnung neu erhaltener Museumsobjekte und Museumssammlungen zu einem der Museumsfonds;

Klassifizierung der Museumsfonds nach Sammlungen, Bildung neuer Bestandssammlungen und Festlegung ihrer Codes;

Festlegung zusätzlicher Fristen für die Registrierung von Museumsobjekten und Museumssammlungen in der Buchhaltungsdokumentation bei einmaligem Eingang in großen Mengen (Archäologie, Numismatik, Archivdokumente, geologische, paläontologische, botanische, zoologische und andere Proben), wenn ihre Registrierung nicht möglich ist innerhalb der in den Anweisungen festgelegten Fristen durchgeführt werden;

Koordination der Museumsinternen Regelungen zu Fragen der Buchhaltung und Aufbewahrung;

Erstellung von Stellungnahmen zur Möglichkeit und Machbarkeit der Herausgabe von Museumsobjekten und Museumssammlungen zur dauerhaften und vorübergehenden Nutzung, zum Tausch, zur Abschreibung;

Ermittlung des Versicherungswerts von Museumsgegenständen, die zur vorübergehenden Nutzung, auch für Ausstellungen im Ausland, ausgegeben werden;

Überprüfung und Genehmigung von Inspektionsberichten zur Verfügbarkeit von Museumsobjekten und Museumssammlungen;

Genehmigung von Änderungen in der Beschreibung von Museumsobjekten aufgrund der Ergebnisse neuer Zuschreibungen, Restaurierungen, wissenschaftlicher Forschung und aus anderen Gründen;

Entscheidungen über die Übertragung von Museumsobjekten von einer Bestandssammlung in eine andere treffen;

Berücksichtigung von Fragen zur Machbarkeit und Notwendigkeit einer Ablösung der (Korrespondenz-)Buchhaltungsdokumentation.

Das EFZK hat im Rahmen seiner Zuständigkeit das Recht:

Informieren Sie die Museumsleitung über Angelegenheiten, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen;

Fordern Sie von den Leitern der Strukturabteilungen und einzelnen Mitarbeitern schriftliche Erklärungen zu den Gründen für den Verlust, die Beschädigung und die Zerstörung von Museumsgegenständen und Museumssammlungen an.

Machen Sie Vorschläge und fordern Sie zusätzliche Schlussfolgerungen an, die für die Untersuchung von Museumsobjekten und Museumssammlungen erforderlich sind.

Rücksendung zur Überarbeitung schlecht und nachlässig aufbereiteter Unterlagen für die EFZK-Sitzung.

Dem EFZK gehören Leiter der Strukturabteilungen des Museums sowie einzelne hochqualifizierte Mitarbeiter an.

Vorsitzender des EFZK kann der Direktor, der Chefkurator des Museums oder der stellvertretende Direktor für wissenschaftliche Arbeit sein.

EFZK-Sitzungen finden gemäß dem Jahresarbeitsplan des Museums statt, mindestens jedoch vierteljährlich.

Die Leiter der Strukturabteilungen des Museums sind verpflichtet, dem Sekretär des EFZK alle erforderlichen Materialien und Vorschläge zur Aufnahme in die Tagesordnung der nächsten Sitzung des EFZK spätestens 10 Tage vor dem geplanten Sitzungstermin vorzulegen.

Beschlüsse des EFZK gelten als gültig, wenn mindestens 2/3 seiner Mitglieder an der Sitzung teilnehmen. Beschlüsse werden durch Mehrheitsbeschluss der anwesenden EFZK-Mitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet der Vorsitzende der EFZK.

Die schriftlich geäußerte abweichende Meinung der EFZK-Mitglieder ist dem EFZK-Protokoll beigefügt.

Eingeladene Berater und Experten haben das Recht auf beratende Stimme und nehmen nicht an der Abstimmung teil.

Die Entscheidung der EFZK wird in einem Protokoll dokumentiert, in dem Name, Vorname, Vatersname, Stellung aller in der Sitzung anwesenden Kommissionsmitglieder und geladenen Personen, die Tagesordnung und eine begründete Begründung der Entscheidung aufgeführt sind.

Dem Protokoll beigefügt:

Von Museumsspezialisten erstellte Karte, die die Aufnahme von Kulturgut in die Museumssammlungen rechtfertigt;

Gutachten externer Spezialisten;

Erklärung des Eigentümers, Gegenstände oder Sammlungen als Geschenk, zum Kauf oder Tausch zu übertragen;

Eine Kopie des Gesetzes über die vorübergehende Lagerung;

Fotos (falls erforderlich);

Bei der Prüfung von Fragen der Annahme von Museumsgegenständen und Museumssammlungen als Schenkung (Schenkung) wird das Protokoll in 2 Exemplaren erstellt, von denen eines beim Sekretär des EFZK verbleibt und das zweite an übergeben wird die Buchhaltung.

Bei der Prüfung von Fragen zum Erwerb von Museumsgegenständen und Sammlungen wird das Protokoll in 3 Exemplaren erstellt, von denen das Drittel an die Buchhaltung des Museums zur Abrechnung mit dem Eigentümer übergeben wird.

Das Protokoll wird vom Vorsitzenden, dem Schriftführer und allen bei der Sitzung anwesenden Mitgliedern der EFZK unterzeichnet und im Protokollregister der EFZK eingetragen. Die Beschlüsse des EFZK treten nach Genehmigung des Protokolls durch den Direktor in Kraft. Die Unterschrift des Direktors wird mit dem Siegel des Museums versiegelt.

Dem EFZK-Sekretär obliegen die Büroarbeit der EFZK, die Aufbewahrung und Verwendung von Dokumenten, die Verantwortung für deren Sicherheit sowie die Kontrolle über die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen.

5. Die zweite Form der Buchhaltung: Inventarbücher. Gleichzeitig durchlaufen Museumsobjekte im Gegensatz zu wissenschaftlichen Materialien und Hilfsmaterialien die zweite Stufe der Buchhaltung – die Inventarisierung, die die Hauptform der Untersuchung, Beschreibung und wissenschaftlichen Identifizierung von Objekten des Hauptfonds darstellt. Die Durchführung erfolgt mit Hilfe wissenschaftlicher Inventarbücher – wissenschaftlicher Inventare. Da es sich um Rechtsdokumente handelt, werden sie auf die gleiche Weise erstellt wie Quittungsbücher.

Die Aufnahme in das wissenschaftliche Inventar erfolgt nur fachweise und nach der in der Weisung festgelegten Form (siehe Anlage Nr. 7, 8). Es basiert auf einer weiteren, tiefergehenden Arbeit eines Spezialisten zur Identifizierung eines Museumsobjekts. Das wissenschaftliche Inventar gibt den genauen Namen des Gegenstands an, seinen detaillierte Beschreibung mit einer Liste aller verfügbaren Marken, Monogramme, Signaturen und Inschriften. Es werden Daten über den Autor, Ort und Zeit der Entstehung und Existenz, Geschichte des Objekts, Bezug zu seinen Veröffentlichungen, Material und Herstellungstechnik, Größe und Gewicht (bei Objekten aus Edelmetallen und Steinen), Erhaltungsgrad erfasst. In den entsprechenden Spalten sind Registrierungsbezeichnungen, alte Registrierungsbezeichnungen (falls vorhanden), Anzahl der Fotonegative (sofern das Objekt fotografiert ist), Informationen über Quelle und Empfangsart, Preis usw. angegeben.

Die Eintragung in das wissenschaftliche Inventar erfolgt auf der Grundlage einer vorgefertigten Karte der wissenschaftlichen Beschreibung des Gegenstandes, deren Spalten mit den Spalten des Inventars übereinstimmen müssen (siehe Anlage Nr. 9). Es wird im Rahmen der Identifizierung eines Museumsobjekts ausgefüllt und dokumentiert das Ergebnis der Untersuchung aller seiner Hauptmerkmale. Vor der Aufnahme in die wissenschaftliche Bestandsaufnahme muss der Beschreibungstext zunächst durch den Leiter der Sammlungsabteilung, den stellvertretenden Direktor für wissenschaftliche Angelegenheiten oder den Chefkurator gebilligt werden.

Im Prozess der wissenschaftlichen Beschreibung können die Inhalte der Karte ergänzt, präzisiert und sogar verändert werden. In diesem Fall werden alle Änderungen am wissenschaftlichen Inventar nach den gleichen Regeln wie in den Quittungsbüchern formalisiert.

Basierend auf Karten zur wissenschaftlichen Beschreibung von Museumsobjekten wird eine Inventarkartei erstellt, die die Informationsfunktionen von Inventarbeschreibungsbüchern übernimmt und als Grundlage für die wissenschaftliche Katalogisierung von Beständen dient. Zum schnellen Auffinden von Objekten wird eine topografische Kartei sowie ein topografisches Inventar erstellt, in dem der Lagerort jeder Abrechnungseinheit erfasst wird. In jeder Fondsabteilung werden zudem Karteien für Bestände des Wissenschaftlichen Hilfsfonds erstellt.

Dem Museum zugewiesene und klassifizierte Objekte werden katalogisiert. Die Katalogisierung in einem Museum ist eine Reihe von Arbeiten zur Erstellung von Katalogen von Museumssammlungen. Ein Museumskatalog ist eine kommentierte Liste der in den Sammlungen enthaltenen Objekte, die in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sind (gemäß dem Klassifizierungssystem einer Fachdisziplin oder nach anderen Kriterien: chronologisch, geografisch, Zugehörigkeit zu einer bestimmten Person usw.). (Abb. 62).

Kataloge können in verschiedene Gruppen eingeteilt werden: 1) nach der Vollständigkeit der Abbildung von Museumsfonds – in allgemein (Staatskatalog eines Museumsfonds, Gesamtkatalog der Fonds eines Museums), speziell (Kataloge einzelner Fonds oder Sammlungen) ; 2) nach der Methode der Systematisierung von Informationen – in systematisch (Präsentation von Informationen gemäß dem in einem bestimmten Land angenommenen System der Verzeichnisse der Fachdisziplinen und ihrer Abschnitte) und alphabetisch (aufgebaut nach dem alphabetischen Prinzip); 3) durch die Methode der Informationsaufzeichnung – auf Papier, auf elektronischen Medien.

Wie bereits erwähnt, können elektronische Kataloge und Datenbanken in der Praxis der inländischen Museumsangelegenheiten die Buchhaltungsdokumentation nicht ersetzen. Elektronische Kataloge und Datenbanken sind jedoch ein hervorragendes Mittel, um die Erfassung von Museumssammlungen und deren Weiterverwendung zu erleichtern und den Zugang zu Museumssammlungen für wissenschaftliche Forschung und Bildungsarbeit zu erweitern.

Museumskataloge dienen als Grundlage für die Erstellung des Staatskatalogs des Museumsfonds Russische Föderation– ein Buchhaltungsdokument mit grundlegenden Informationen zu jedem Museumsgegenstand und jeder Museumssammlung, die im Museumsfonds der Russischen Föderation enthalten sind. Der Staatskatalog wird vom föderalen Exekutivorgan geführt, das für die staatliche Regulierung im Kulturbereich zuständig ist (Kulturministerium der Russischen Föderation).

6. Registrierung von Gegenständen aus Edelmetallen und Edelsteinen. Die Abrechnung von Museumsobjekten und Museumssammlungen aus Edelmetallen und Edelsteinen erfolgt in 3 Stufen

sorgen für folgende Anmeldung:

Im Einnahmenbuch des Hauptfonds;

In Inventarbüchern;

Spezielle Inventarbücher.

Museen, die im Rahmen ihrer gesetzlichen Tätigkeit Gegenstände aus Edelmetallen und Edelsteinen sammeln, erfassen, lagern und nutzen, sind verpflichtet, sich bei der staatlichen Prüfaufsichtsbehörde, in deren Tätigkeitsbereich sie sich befinden, anzumelden. Das Dokument zur Bestätigung der Registrierung ist die Registrierungsbescheinigung der zuständigen staatlichen Untersuchungsaufsichtsbehörde.

Bei der Gründung neuer Museen ist spätestens einen Monat vor der Eröffnung des Museums ein Registrierungsantrag bei der zuständigen staatlichen Prüfaufsichtsbehörde einzureichen.

Sie sind nicht berechtigt, Gegenstände aus Edelmetallen und Edelsteinen, einschließlich Orden und Medaillen, aufzubewahren:

Strukturelle Aufteilung der ausführenden juristischen Personen

einzelne Museumsfunktionen.

Museen, die nicht über ausreichende Bedingungen verfügen

Prüfung und Überprüfung des Standes der Buchhaltung und Lagerung von Gegenständen aus Edelmetallen und Edelsteinen in in der vorgeschriebenen Weise durchgeführt von der Russischen Staatlichen Prüfkammer unter dem Finanzministerium Russlands und staatlichen Inspektionen der Prüfaufsicht.

Verantwortliche Verwalter von Gegenständen aus Edelmetallen und Edelsteinen können Vermögensverwalter sein, die über eine höhere Ausbildung verfügen, mindestens zwei Jahre in einer der Lagerabteilungen des Museums gearbeitet haben und eine spezielle Ausbildung (Praktikum) im Bereich Buchhaltung absolviert haben und Lagerungsarbeiten mit Gegenständen aus Edelsteinen.

Metalle und Edelsteine und von der Museumskommission für die Kenntnis der in der Anleitung festgelegten Anforderungen zertifiziert. Verwalter von Museumsobjekten und Museumssammlungen von Edelmetallen und Edelsteinen werden auf Anordnung des Museumsdirektors im Einvernehmen mit dem Museumsgründer in die Position berufen. Die wesentlichen Funktionen, Rechte und Pflichten des Verwahrers von Museumsgegenständen und Museumssammlungen von Edelmetallen und Edelsteinen müssen den in der Weisung genannten Funktionen, Rechten und Pflichten des Verwalters von Geldern entsprechen.

Bei der Messung von Objekten, die vollständig aus Edelmetallen und Edelsteinen bestehen, werden Höhe, Breite und Tiefe des Objekts sowie der Durchmesser (sofern das Objekt eine regelmäßige runde Form hat) mit einer Genauigkeit von einem Millimeter angegeben.

- „Name, Feinheit, Gewicht der Edelmetalle, Menge und Gewicht der Edelsteine in Karat“ über den Namen des Edelmetalls, seine Feinheit und sein Gewicht in Ligatur, Reinheit, Name, Anzahl der Edelsteine und Gewicht der Edelsteine in Karat

Wenn ein Edelmetall integraler Bestandteil eines Artikels ist, sind das Gesamtgewicht des Artikels, der Name, der Feingehalt und die Masse jedes Edelmetalls anzugeben, das integraler Bestandteil dieses Artikels ist.

Wenn der Artikel Edelsteine enthält, werden deren Name, Menge, Größe und Gewicht in Karat angegeben;

- „Sicherheit“ über den Erhaltungszustand des Gegenstandes zum Zeitpunkt der Registrierung. Dabei werden alle vorhandenen Mängel erfasst (Durchbrüche, Abplatzer der Farbschicht, Risse, Schwellungen, Späne, Abschürfungen, Brüche, Schnitte, Fehlen eines Teils oder Teils des Objekts), die Anzahl der Leerstellen wird notiert Außerdem werden die Orte und Größen erheblicher Schäden angegeben.

Folgende Formulierungen sind nicht zulässig: „Erhaltung ist schlecht“, „gut“ oder „Es liegt ein Schaden vor“.

Wenn keine sichtbaren Schäden festgestellt werden, sollten folgende Formulierungen verwendet werden: „keine erkennbaren Schäden“, „das trocknende Öl ist nicht nachgedunkelt“ und dergleichen.

Bei der Beschreibung des Erhaltungszustandes von grafischen, handschriftlichen und gedruckten Materialien wird zunächst der Erhaltungszustand der Vorderseite erfasst und anschließend der Erhaltungszustand der Rückseite beschrieben.

In der Spalte „Sicherheit“ werden unter Angabe der Nummer des Restaurierungspasses kurz Informationen zur Restaurierung des Gegenstandes angegeben;

- „Buchhaltungsbezeichnungen für KP- und Sonderinventurbücher“ sollen eine Verknüpfung zwischen den Buchhaltungsbüchern herstellen;

- „Anzahlen von Negativen oder Bildern auf elektronischen Datenträgern“ sollen Aufschluss über die fotografische Aufnahme des Originals geben;

- „Hinweis“ – gibt den Standort des Artikels, Informationen zu Verfügbarkeitsprüfungen, Änderungen der Namensnennung, Datierung und andere Informationen mit einem obligatorischen Link zum EFZK-Protokoll an.

7. Registrierung von Waffen. Museen müssen über eine Lizenz verfügen, die das Recht zur Lagerung und Ausstellung von Waffen berechtigt. Museen müssen über folgende Dokumente verfügen:

1 - FZK-Protokoll mit ausgewiesenem Waffenschild.

2 – beglaubigte Kopie des Kaufvertrags

3 – Erklärung des Eigentümers, Akt

5 – Dokumente zum Eigentum des Eigentümers

Mit diesen Unterlagen stellt das Museum einen Antrag auf Registrierung der Waffe.

8. Bewegung der Museumsgelder: Basisdokumentation. Interne Transfers von Museumsobjekten und Museumssammlungen aus den Lagerabteilungen zu Ausstellungs-, Ausstellungs-, Untersuchungs-, Restaurierungs- und anderen Zwecken erfolgen gemäß dem Gesetz über den innermusealen Transfer. Akte des innermusealen Transfers werden in speziellen Journalen registriert, die im verwaltet werden Buchhaltung.

Die Grundlage für die Ausarbeitung eines Aktes der innermuseumsbezogenen Übertragung sind:

Eine Anordnung des Museumsdirektors zur Vorbereitung einer Ausstellung oder Ausstellung, die eine Anweisung zur Ernennung eines Beamten enthält, der für die Aufbewahrung von Museumsgegenständen in der Ausstellung oder Ausstellung verantwortlich ist;

Protokoll des Restaurierungsrates über die Restaurierung oder Untersuchung von Museumsobjekten;

EFZK-Protokoll über die Bewegung von Museumsobjekten und Museumssammlungen von einer Lagerabteilung in eine andere.

Nach Abschluss der Arbeiten an einer Ausstellung oder Ausstellung wird auf der Grundlage interner Übertragungsgesetze des Museums ein topografisches Inventar der Ausstellung oder Ausstellung (im Folgenden: Ausstellungsinventar) erstellt.

Um betriebliche Informationen zu erhalten, kann eine grafische Darstellung oder eine fotografische Aufzeichnung der Platzierung von Museumsgegenständen, Vitrinen, Ständen in einer Ausstellung oder auf einer Ausstellung erstellt werden.

Eine Kopie des topografischen Inventars wird in der Buchhaltung aufbewahrt, der Rest bei Beamte, verantwortlich für die Lagerung der Ausstellung oder Ausstellung ernannt.

Für Museumskuratoren sind Auszüge aus dem Ausstellungsinventar für die ihnen zugeordneten Ausstellungssäle anzufertigen.

Am Ende jedes laufenden Jahres prüft die Buchhaltung gemeinsam mit den für die Lagerung der Ausstellungsgüter verantwortlichen Personen den Ausstellungsbestand, nimmt gegebenenfalls entsprechende Änderungen vor und erstellt einen neuen Bestand.

Die Rückgabe von Museumsgegenständen aus einer Ausstellung oder Ausstellung sowie die Restaurierung in das Depot werden durch einen entsprechenden Akt der innermuseumsbezogenen Übergabe formalisiert .

Die Liste der Beamten, denen das Recht eingeräumt wird, Akte der innermuseumsbezogenen Ausstellung und des Ausstellungsinventars zu genehmigen, wird durch die internen Museumsanweisungen festgelegt.

Das Verfahren zur Registrierung der vorübergehenden Freigabe von Museumsobjekten und Museumssammlungen aus einem Museum innerhalb der Russischen Föderation

Die Übergabe von Museumsgegenständen und Museumssammlungen zur vorübergehenden Nutzung an andere Museen, andere juristische Personen mit Sitz auf dem Territorium der Russischen Föderation zur Nutzung für Ausstellungszwecke, Prüfung, Zuschreibung, Restaurierung und andere Zwecke erfolgt auf der Grundlage des Schriftstücks Erlaubnis des Gründers.

Ausgabe von Museumsgegenständen für religiöse Zwecke aus staatlichen und städtischen Museen in kostenlose Nutzung religiöse Organisationen für einen bestimmten Zeitraum, zur gemeinsamen Nutzung oder für die Dauer des Bestehens der religiösen Organisation erfolgt in der von der Regierung der Russischen Föderation festgelegten Weise.

Um Genehmigungen für die vorübergehende Ausstellung zu erhalten, stellt das Museum dem Stifter Folgendes zur Verfügung:

Ein Antrag auf Herausgabe von Museumsgegenständen zur vorübergehenden Nutzung unter Angabe von Ort, Zweck und Zeitpunkt der Herausgabe;

Eine Kopie der Vereinbarung zwischen den Interessenten über die Bedingungen, Bedingungen der vorübergehenden Nutzung und Nutzungsarten von Museumsobjekten;

Auszug aus dem EFZK-Protokoll über die Möglichkeit der Ausgabe von Artikeln mit Genehmigung der Versicherungsbewertung der in Rubel ausgegebenen Artikel;

Ein Auszug aus dem Protokoll des Restaurierungsrates des Museums über den Erhaltungszustand und die Möglichkeit des Transports der ausgestellten Gegenstände;

Eine Kopie der Versicherungspolice für Museumsgegenstände für die Dauer ihres Transports oder Vollversicherung „von Nagel zu Nagel“.

Bescheinigung über das Sicherheitssystem des Ortes, an dem Museumsgegenstände und Museumssammlungen ausgestellt sind;

Notariell beglaubigte Kopien der Charta und Bescheinigung über die staatliche Registrierung einer religiösen Organisation (sofern diese an diese Organisationen ausgestellt wird).

Gegenstände aus Edelmetallen und Edelsteinen werden für einen Zeitraum von höchstens einem Jahr ausgegeben.

Grundlage für die Registrierung ist die Erlaubnis des Gründers Akt der Ausgabe von Museumsgegenständen zur vorübergehenden Nutzung (Code – „BB“).

Das BB-Gesetz muss enthalten:

Zweck der Ausgabe

Ausgabedatum

Die Artikel werden mit Katalogdaten, Gewicht und Feingehalt für Artikel aus Edelmetallen und Edelsteinen, einem vollständigen Satz von Buchhaltungsbezeichnungen, dem Erhaltungszustand und dem Versicherungswert jedes Artikels aufgeführt .

Das VA-Gesetz wird von Vertretern der übertragenden und der empfangenden Partei unterzeichnet, vom Direktor der ausstellenden Partei genehmigt, vom Museum versiegelt und im entsprechenden Registrierungsjournal registriert .

Eine Kopie des BB-Gesetzes wird in der Buchhaltungsabteilung aufbewahrt, die zweite wird der zuständigen Depotbank übergeben und die dritte wird einem Vertreter der empfangenden Partei übergeben. Die Verlängerung des Zeitraums der vorübergehenden Ausstellung erfolgt durch Beschluss des Stifters auf der Grundlage eines Antrags des Museums, das die Gegenstände zur vorübergehenden Verwendung ausgegeben hat, unter Beifügung der EFZK-Protokolle.

der Restaurierungsrat des Museums und zusätzliche Vereinbarungen zum Vertrag. Bei der Übergabe von Museumsgegenständen für einen Zeitraum von mehr als einem Jahr ist der Empfänger verpflichtet, jährlich die Verfügbarkeit und den Erhaltungszustand der zur vorübergehenden Nutzung angenommenen Gegenstände zu bestätigen. Die Kontrolle über die rechtzeitige Rückgabe der zur vorübergehenden Verwendung ausgegebenen Gegenstände erfolgt durch die Buchhaltung.

Bei der Rücksendung von Artikeln a Rücksendebescheinigung, Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung des Erhaltungszustands der zurückgegebenen Artikel .

Bei Erhalt von Gegenständen zur vorübergehenden Nutzung durch das Museum wird eine Annahmebescheinigung für die Gegenstände zur vorübergehenden Verwendung mit dem Code „PVP“ ausgestellt. . Im Sortenschutzgesetz werden die Gegenstände mit einem vollständigen Satz von Registrierungsbezeichnungen, Katalogdaten und einer detaillierten Beschreibung des Erhaltungszustands aufgeführt. Bei gleichzeitigem Eingang einer großen Anzahl von Gegenständen (mehr als 10) kann für das Sortenschutzgesetz ein Sammelinventar erstellt werden. Das PVP-Gesetz wird von Vertretern der empfangenden und übertragenden Parteien unterzeichnet, vom Direktor oder Chefkurator des Museums genehmigt und mit dem Siegel des Museums versiegelt, das die Gegenstände angenommen hat. Das Sortenschutzgesetz wird in drei Exemplaren erstellt: eines wird in der Buchhaltung aufbewahrt, das zweite wird der übertragenden Partei ausgehändigt, das dritte – der Person, die für die Aufbewahrung der zur vorübergehenden Verwendung angenommenen Gegenstände verantwortlich ist. PVP-Gesetze werden in einem speziellen Journal registriert, das vor dem Ausfüllen gemäß den Anweisungen erstellt werden muss .

Das Verfahren zur Erfassung von Museumsgegenständen, Museumssammlungen und zur vorübergehenden Nutzung angenommenen Kulturgütern wird durch interne Museumsanweisungen festgelegt und kann Folgendes vorsehen:

Eintragung in ein spezielles Buch der vorläufigen Quittungen oder Eintragung in das Protokoll zur Registrierung von Akten über befristete Aufenthaltsgenehmigungen, die vor dem Ausfüllen gemäß den Anweisungen ausgefüllt werden müssen ;

Führen von Aufzeichnungen gemäß dem Buch zur Registrierung von PVP-Handlungen. In diesem Fall wird die Seriennummer des TRP-Gesetzes mit Bruchzahlen, die der Anzahl der gemäß diesem Gesetz akzeptierten Artikel entspricht, zur Registrierungsnummer für die vorübergehende Lagerung.

Die Überlassung von im Museum aufbewahrten Museumsgegenständen und Museumssammlungen sowie Kulturgütern an Dritte ist nicht gestattet:

Es liegen keine vollständigen Buchhaltungsbezeichnungen vor

Ohne im BB-Gesetz einen vollständigen Satz von Rechnungslegungsbezeichnungen anzugeben;

Ohne die schriftliche Zustimmung der Nutzer oder Eigentümer;

Für Privatpersonen, mit Ausnahme von Streichmusicals

Instrumente und Bögen aus der Staatssammlung von Unique

Musikinstrumente.

23.1. Museen sind verpflichtet, die Verfügbarkeit und den Erhaltungszustand von Museumsgegenständen und Museumssammlungen systematisch zu überprüfen, um die Übereinstimmung ihrer tatsächlichen Anwesenheit, ihrer Erkennungsmerkmale und ihres Erhaltungszustands mit den Daten in der Hauptbuchhaltungsdokumentation festzustellen (im Folgenden Verfügbarkeitsprüfung genannt). ).

Die Prüfung der Verfügbarkeit kann sowohl für den Gesamtumfang der in den Beständen gelagerten Museumsobjekte und Museumssammlungen als auch für einzelne Lagergruppen gemäß den Codes der Inventarbücher erfolgen.

23.2. Die Prüfung der Verfügbarkeit erfolgt durch eine auf Anordnung des Museumsdirektors gebildete Kommission nach dem vom Museumsdirektor genehmigten und mit dem Stifter vereinbarten Zeitplan.

Der Kommission müssen mindestens 3 Personen angehören, unter obligatorischer Beteiligung eines verantwortlichen Verwalters und eines Mitarbeiters der Buchhaltung.

23.3. Der Zeitplan wird unter Berücksichtigung folgender Fristen zur Prüfung der Verfügbarkeit und des Volumens der zu prüfenden Gelder bzw. Lagergruppen erstellt:

Für Museen mit einem Gesamtbestand von bis zu 30.000 Objekten – einmal alle 3 Jahre;

Von 30 bis 300.000 – einmal alle 5 Jahre;

Von 300.000 bis 500.000 – einmal alle 7 Jahre;

Von 500.000 bis 1 Million – einmal alle 10 Jahre;

Über 1 Million – einmal alle 15 Jahre.

Die Prüfung der Verfügbarkeit von Gegenständen aus Edelmetallen und Edelsteinen erfolgt innerhalb der in Abschnitt 36 der Geschäftsordnung genannten Fristen.

23.4. Um die Arbeit zur Überprüfung der Verfügbarkeit in jedem Museum effektiver zu organisieren, ist es notwendig, eine Methodik für ihre Umsetzung zu entwickeln und zu genehmigen, einschließlich des Verfahrens zur Zählung von Museumsobjekten und zur Anbringung besonderer Markierungen in den Buchhaltungsbüchern für das Objekt, das die Verfügbarkeitsprüfung bestanden hat .

23.5. Die Ergebnisse der Inspektion werden in einem von allen Mitgliedern der Kommission unterzeichneten Gesetz festgehalten, dem EFZK vorgelegt, vom Direktor des Museums genehmigt und in einem speziellen Buch zur Registrierung von Akten zur Verfügbarkeitsprüfung registriert (Anhang Nr. 30).

Die folgenden Dokumente sind dem Verfügbarkeitsüberprüfungsbericht beigefügt.

Tische , Hier werden Daten über die Anzahl der in den Rechnungsbüchern erfassten Museumsobjekte erfasst (Anhang Nr. 30-1).

Die Tabellen werden auf der Grundlage der Anzahl der Posten in jedem Band des Rechnungsbuchs erstellt, wobei die Anzahl der registrierten Nummern mit der Anzahl der dahinter aufgeführten Posten abgeglichen werden muss, auch in Gesamtzahlen mit Bruchbezeichnungen.

Das Gesetz erfasst Informationen über Posten, die aus der Buchhaltungsdokumentation ausgeschlossen sind, auf etablierte und nicht etablierte Weise, über doppelt registrierte Posten und über Posten, die früher ausgeschlossen wurden, aber als verfügbar befunden wurden (Anhänge Nr. 30-2, 30-3).

Alle verfügbaren Belege in Form von Fotokopien der Originale oder beglaubigten Kopien sind der Liste der bei der Verfügbarkeitsprüfung nicht gefundenen Artikel beizufügen (Anhang Nr. 30-4).

Im Falle eines Diebstahls oder Diebstahls sind die Belege ein Informationsschreiben über das Datum und die Umstände des Diebstahls, relevante interne Museumsanordnungen und Erläuterungen von Museumsbeamten, die Ergebnisse interner Untersuchungen sowie Bescheinigungen des Organs für innere Angelegenheiten der Einrichtung , Aussetzung oder Beendigung eines Strafverfahrens, andere Dokumente und Materialien im Zusammenhang mit dieser Tatsache.

Bei bereits erfolgter Weitergabe von Museumsgegenständen an andere Museen oder Organisationen ohne Erteilung entsprechender Genehmigungen sind beglaubigte Kopien der Unterlagen, auf deren Grundlage die Weitergabe erfolgte (Anordnung oder Weisung einer übergeordneten Organisation oder des Museumsleiters, Akt Ausstellungsbestätigung, Bestätigung des Museums oder der Organisation über den Erhalt des Objekts usw.) sind beigefügt. ).

Wenn sich ein Mangel an Museumsgegenständen bestätigt, die bei zuvor durchgeführten Verfügbarkeitsprüfungen festgestellt wurden, werden beglaubigte Kopien der Berichte dieser Prüfungen oder Auszüge daraus mit den entsprechenden beigefügten Listenblättern der Gegenstände beigefügt.

Wird aus unbekannten und dokumentierten Gründen ein Mangel an Museumsgegenständen festgestellt, ist eine vom Chefkurator, dem Leiter der Buchhaltung und dem zuständigen Verwalter unterzeichnete Erläuterung beizufügen.

Die Liste der Inkonsistenzen umfasst nur diejenigen Artikel, bei denen grobe (schwerwiegende) Widersprüche in der Beschreibung mit ihren tatsächlichen Parametern und visuellen Merkmalen festgestellt wurden oder ein Ersatz von Artikeln festgestellt wurde (Anhang Nr. 30-5).

Bei der Prüfung der Verfügbarkeit muss auf Gegenstände geachtet werden, die sich in einem unbefriedigenden Erhaltungszustand befinden, um die Frage der Ergreifung dringender Maßnahmen zu ihrer Erhaltung oder Restaurierung zu klären, sowie auf Gegenstände, die fälschlicherweise in den Hauptfonds des Fonds aufgenommen wurden Museum und unterliegen der Übertragung an den Wissenschafts- und Hilfsfonds (Anhänge Nr. 30-6, 30-7).

Vorschläge zum Ausschluss von Museumsobjekten aus dem Museumsfonds der Russischen Föderation und den Buchhaltungsunterlagen des Museums müssen begründete Begründungen für die Zweckmäßigkeit ihres Ausschlusses enthalten, untermauert durch entsprechende Begründungsdokumente in Form von Gutachten des EFZK und Drittexperten, Mitteilungen vom Innenministerium über die Einstellung des Strafverfahrens usw. (Anhang Nr. 30-8).

Alle Anlagen zum Inspektionsbericht werden von Mitgliedern der Kommission unterzeichnet und mit dem Siegel des Museums versiegelt.

Abhängig vom Stand der Buchhaltungsunterlagen des Museums und den Ergebnissen der Inspektion kann das Gesetz andere Positionen widerspiegeln, die nicht in der in Anlage Nr. 30 festgelegten Form vorgesehen sind.

23.6. Die Ergebnisse der Verfügbarkeitsprüfung werden dem Museum zur Genehmigung durch den Stifter vorgelegt.

Museen im Zuständigkeitsbereich der Russischen Akademie der Wissenschaften, andere föderale Ministerien, Teilstaaten der Russischen Föderation und lokale Regierungen übermitteln in folgenden Fällen Berichte zur Überprüfung der Verfügbarkeit an das Kulturministerium der Russischen Föderation:

Verlust von Museumsobjekten (Mangel);

Übertragung von Gegenständen vom Hauptfonds in den Wissenschafts- und Hilfsfonds;

Ausschlüsse (Abschreibungen) von Museumsobjekten;

Etablierung der Substitution von Museumsobjekten.

23.7. Alle 20 Jahre führt das Kulturministerium der Russischen Föderation eine gesamtrussische (Gesamt-)Prüfung der Verfügbarkeit von Museumsobjekten und Museumssammlungen durch.

Seite 20 von 39

Abrechnung von Museumsgeldern

Abrechnung von Museumsgeldern ist eine der Hauptrichtungen Lagerarbeit. Sein Zweck besteht darin, Museumsgelder und die Rechte des Museums an Daten, die bei der Untersuchung von Museumsobjekten und -sammlungen gewonnen werden, rechtlich zu schützen. Die Abrechnung der Mittel ist ein kontinuierlicher Prozess, da die Mittel des Museums ständig aufgefüllt werden; Die Bewegung von Objekten und deren Zustand werden überwacht. Das Verfahren zur Erfassung, Aufbewahrung und wissenschaftlichen Bearbeitung von Museumsobjekten wird durch Regulierungsdokumente des Kulturministeriums geregelt.

Im Rahmen der Abrechnung der Museumsgelder werden diese nach festgelegten Formularen zusammengestellt. Buchhaltungsdokumentation . Es enthält Daten über einzelne Objekte und Objektgruppen, über die Reihenfolge ihres Eingangs im Museum und in verschiedenen Fondsabteilungen. Die meisten Dokumente haben rechtliche Handhabe unterliegen der Registrierung und der ewigen Speicherung. Dabei handelt es sich um Annahmeurkunden, Ausstellungsakte, Quittungsbücher, Bücher der wissenschaftlichen Bestandsaufnahme.

Die staatliche Bilanzierung von Museumssammlungen umfasst zwei Phasen, die den Grad der Untersuchung von Museumsobjekten widerspiegeln : Erstanmeldung vom Museum erhaltene Gegenstände und Inventar, das heißt, die wissenschaftliche Registrierung von Museumsobjekten.

Die rechtliche Registrierung der Zugehörigkeit von Objekten zum Museum und der Rechte des Museums an diesen Objekten beginnt mit Akt der Annahme von Gegenständen zur dauerhaften Lagerung. Dieses Dokument wird in mindestens drei Exemplaren erstellt und vom Hauptverwahrer (Fondsleiter) unterzeichnet, der Person, die die Gegenstände bis zur Entscheidung der Aktienkaufkommission aufbewahrt hat; und die Person, die sie zur Materiallagerung angenommen hat. Das Gesetz wird vom Direktor des Museums genehmigt und mit dem Siegel des Museums versiegelt. Die Annahme von Gegenständen aus Edelmetallen und Edelsteinen, Orden und Medaillen sowie Waffen wird durch besondere behördliche Dokumente geregelt.

Bevor die Objekte in die entsprechende Sammlungsabteilung gelangen, werden sie zunächst registriert, wodurch ihre Zugehörigkeit zu diesem Museum endgültig bestätigt wird. Sie sind darin enthalten Buch der Quittungen von Museumsobjekten(Festfonds) oder in Buch zur Abrechnung wissenschaftlicher und Hilfsmaterialien in der in der Anleitung angegebenen Form (siehe Anhang Nr. 3, 4, 5). In naturwissenschaftlichen Museen werden Rohstoffe registriert Buchhaltungsbuch für wissenschaftliche Rohmaterialien.

Gegenstände, die das Museum zur Zwischenlagerung erhält, werden erfasst Quittungsbuch zur vorübergehenden Verwendung. Die Rückgabe erfolgt gemäß einem Gesetz, das auf Anordnung des Direktors erstellt und vom Hauptverwahrer, dem Leiter der Lagerabteilung, die den Gegenstand gelagert hat, unterzeichnet wird; und die Person, die es vorübergehend zur finanziell verantwortlichen Aufbewahrung übernommen hat.

So die Konzepte Abrechnungseinheit und Lagereinheit, kann sowohl ein einzelnes Museumsobjekt als auch eine Gruppe von Objekten (Sammlung, Set) bezeichnen, wenn sie in Buchhaltungsunterlagen unter derselben Nummer registriert sind.

Die Eintragung in das Empfangsbuch von Museumsobjekten erfolgt unter Berücksichtigung aller in den Abnahmebescheinigungen und der Felddokumentation erfassten Informationen. Die Beschreibung des Artikels basiert auf den Ergebnissen seiner Zuordnung, die zum Zeitpunkt seiner Erstregistrierung eingegangen sind. Unikate müssen fotografiert werden. Im Quittungsbuch werden auch Daten zu Zeitpunkt, Quelle, Art des Wareneingangs, seiner Sicherheit, den Kosten (beim Kauf) und den Begleitdokumenten erfasst. Es werden die Aktennummer und das Aufnahmedatum eingetragen.

Das Quittungsbuch als Sicherheitsauftragsdokument wird vor dem Ausfüllen entsprechend erstellt: Die Blätter werden nummeriert, geschnürt, das Buch wird unterschrieben und mit dem Siegel einer höheren Behörde versiegelt. Alle Eintragungen erfolgen klar, leserlich und ohne Löschungen und ihre Korrektur ist nur in Ausnahmefällen zulässig, wobei alte und neue Eintragungen deutlich lesbar sein müssen. Kleinere Korrekturen werden durch einen besonderen Eintrag in den Notizen des Buchs bestätigt, der vom Direktor und Hauptverwalter, dem Leiter der Buchhaltung und dem Verwalter des Postens unterzeichnet wird. Die Unterschriften werden mit dem Siegel des Museums versehen. Alle wesentlichen Korrekturen im Quittungsbuch (Zuordnung, Sicherheit, Größe, Material etc.) erfolgen nur auf der Grundlage besonderer Urkunden, die vom Direktor oder seinem Stellvertreter für wissenschaftliche Arbeit, dem Hauptverwalter, dem Leiter der Lagerabteilung unterzeichnet werden und vom Verantwortlichen für die Hauptbuchhaltung zertifiziert.

Rechtsdokumente der Primärbuchhaltung werden sorgfältig aufbewahrt; Der Zugang zu ihnen ist auf eine begrenzte Anzahl von Personen beschränkt. Mittlerweile werden die darin enthaltenen Informationen nicht nur von Museumsmitarbeitern, sondern auch von Forschern anderer Institutionen benötigt. Daher wird bereits in der Phase der Primärbuchhaltung ein System von Kartendateien erstellt - Karte und in letzten Jahren und elektronisch. Besonders notwendig Buchhaltungskartendatei , Erfüllung der Informationsfunktion des Quittungsbuchs. Die darin enthaltenen Karten sind inhaltlich identisch mit den Einträgen im Quittungsbuch und in der Reihenfolge ihrer Nummern geordnet. Auch für temporäre Belege wird eine Kartei erstellt, systematisiert nach Belegquellen.

Nach Eintragung in die Empfangsbücher erfolgt die Übergabe der Gegenstände an die Fondsabteilungen an die Depotbanken gemäß den Gesetzen zur sachgerechten Aufbewahrung(siehe Anhang Nr. 6). Gleichzeitig durchlaufen Museumsgegenstände im Gegensatz zu Wissenschafts- und Hilfsmaterialien die zweite Stufe der Abrechnung – Inventar, Dies ist die Hauptform der Untersuchung, Beschreibung und wissenschaftlichen Definition des Anlagevermögens. Sie erfolgt mit Hilfe wissenschaftlicher Inventarbücher - Wissenschaftliche Ausrüstung. Da es sich um Rechtsdokumente handelt, werden sie auf die gleiche Weise erstellt wie Quittungsbücher.

Die Erfassung im wissenschaftlichen Inventar erfolgt nur fachweise und entsprechend der in der Weisung festgelegten Form (siehe Anlage Nr. 7, 8). Es basiert auf einer weiteren, tiefergehenden Arbeit eines Spezialisten zur Identifizierung eines Museumsobjekts. Das wissenschaftliche Inventar enthält den genauen Namen des Objekts, seine detaillierte Beschreibung mit einer Liste aller verfügbaren Marken, Monogramme, Signaturen und Inschriften. Es werden Angaben über den Autor, Ort und Zeit der Entstehung und Existenz, Geschichte des Gegenstandes, Veröffentlichungen dazu, Material und Herstellungstechnik, Größe und Gewicht (bei Gegenständen aus Edelmetallen und Steinen), Erhaltungsgrad erfasst. In den entsprechenden Spalten sind Registrierungsbezeichnungen, alte Registrierungsbezeichnungen (falls vorhanden), Anzahl der Fotonegative (sofern das Objekt fotografiert ist), Informationen über Quelle und Empfangsart, Preis usw. angegeben.

Bei der Inventarisierung werden Museumsobjekte entsprechend der Struktur (Struktur) des Hauptfonds systematisiert. Daher verfügt jede Bestandsabteilung in der Regel über mehrere wissenschaftliche Inventare, entsprechend ihrer Einteilung in Gruppen von Museumsobjekten. Beispielsweise werden in der Aufteilung der Bildquellen Werke der Malerei, Grafik und Bildhauerei in verschiedene Bücher einbezogen. Jeder von ihnen hat eine eigene Bezeichnung, anhand derer wir feststellen können, ob das Buch und der darin inventarisierte Gegenstand zu einer bestimmten darin gebildeten Bestandsabteilung und -gruppe gehören. Die Zugehörigkeit zur Unterteilung der Bildquellen lässt sich durch den Buchstaben I und zur Skulpturengruppe durch den Buchstaben C angeben.

Jeder im wissenschaftlichen Inventar erfasste Gegenstand erhält eine eigene Nummer, die an ihm und im Quittungsbuch angebracht ist. So erhält ein Museumsobjekt letztlich zwei Nummern: nach dem Quittungsbuch und nach der wissenschaftlichen Bestandsaufnahme. Die vollständige Buchhaltungsbezeichnung könnte beispielsweise so aussehen:

GIM-KP 1245

I-S 137

Bei der Eintragung einer Buchungsbezeichnung ist es wichtig, keinen Schaden anzurichten Aussehen Objekt und wenden Sie es gleichzeitig so an, dass es für den Betreuer und Forscher zugänglich ist, nicht zerbröckelt und sich nicht abnutzt. Auf Metallgegenständen wird es beispielsweise mit Emaillefarbe und auf Keramikgegenständen mit Öl oder Tinte eingeprägt. Wenn die Registrierungsbezeichnung nicht auf dem Gegenstand selbst angebracht werden kann, werden Etiketten und Anhänger verwendet, die an den Gegenständen angenäht, angenagelt oder aufgehängt, auf einer Halterung oder auf einer Einzelverpackung angebracht werden.

Die im Set enthaltenen Gegenstände (Sets, Sets) werden unter gesonderten Nummern in das wissenschaftliche Inventar eingetragen und ihre Zugehörigkeit zum Set in der Beschreibung vermerkt. Atlanten, Zeichnungsalben und Fotografien desselben Autors werden in wissenschaftlichen Inventaren unter einer Nummer erfasst, wobei jedes Blatt eine Bruchnummer erhält.

Gegenstände aus Edelmetallen und Edelsteinen werden nur dann in den Inventaren erfasst, wenn ein Schmuckprüfzertifikat vorliegt, das die Echtheit des Materials und die Genauigkeit des Gewichts bescheinigt. In speziellen Inventarbüchern werden darüber zusätzliche Aufzeichnungen geführt, daher haben sie im Gegensatz zu anderen Artikeln nicht zwei, sondern drei Buchungsnummern.

Schriftliche Quellen werden nach den von den zuständigen Archivbehörden festgelegten Regeln berücksichtigt. Die Buchhaltung erfolgt über Archivbestände, Archivsammlungen und Lagereinheiten. Inventar der Archivbestände Sie sind rechtlich gesehen den wissenschaftlichen Inventarbüchern gleichgestellt. Sie enthalten eine Liste derjenigen, die darin enthalten sind dieser Fonds Speichereinheiten. Die Liste enthält einen Titel und eine kurze Beschreibung des Inhalts jedes Speicherelements.

Die Aufnahme in das wissenschaftliche Inventar erfolgt auf Basis einer zuvor erstellten Bestandsaufnahme wissenschaftliche Beschreibungskarten , deren Spalten müssen mit den Inventarspalten übereinstimmen (siehe Anlage Nr. 9). Es wird im Rahmen der Identifizierung eines Museumsobjekts ausgefüllt und dokumentiert das Ergebnis der Untersuchung aller seiner Hauptmerkmale. Vor der Aufnahme in die wissenschaftliche Bestandsaufnahme muss der Beschreibungstext zunächst durch den Leiter der Sammlungsabteilung, den stellvertretenden Direktor für wissenschaftliche Angelegenheiten oder den Chefkurator gebilligt werden.

Basierend auf Karten zur wissenschaftlichen Beschreibung von Museumsobjekten, a InventarKartei, Sie erfüllen die Informationsfunktionen von Inventarbeschreibungsbüchern und dienen als Grundlage für die wissenschaftliche Katalogisierung von Fonds. Um Objekte schnell zu finden, komponieren wir topografische Kartei, und auch Topographisches Inventar , Hier wird der Lagerort jeder Abrechnungseinheit erfasst. In jeder Fondsabteilung werden zudem Karteien für Bestände des Wissenschaftlichen Hilfsfonds erstellt.

Museumsgelder sind in ständiger Bewegung, denn Objekte können an andere Museen und Institutionen entweder zur dauerhaften Nutzung im Tausch oder unentgeltlich oder zur vorübergehenden Nutzung, beispielsweise für die Gestaltung von Ausstellungen oder Ausstellungen, übertragen werden. Die Objekte bewegen sich im Museum noch aktiver. Sie werden zur vorübergehenden Nutzung an andere Abteilungen für Ausstellungsarbeiten, Forschung, Restaurierung und Fotokopien übergeben. Alle diese Probleme sowie Tatsachen über Diebstahl, Verlust und Zerstörung von Gegenständen werden gemäß den Anweisungen entsprechend formalisiert. Themen für einen längeren Zeitraum innerhalb des Museums (an andere Fondsabteilungen, an die Ausstellung) werden durch einen Akt der innermuseumsbezogenen Übertragung formalisiert und vom Chefkurator genehmigt (siehe Anhang Nr. 10). Gegenstände, die von den Sammlungsabteilungen in andere Abteilungen des Museums, beispielsweise die Dunkelkammer, überführt werden kurzfristig, kann mit einer Quittung der empfangenden Person in ein spezielles Buch eingetragen werden.

Die Anzahl der Objekte in Museumssammlungen ändert sich ständig: Einige Objekte werden aus der Museumssammlung entfernt, andere werden hinzugefügt. Daher erstellt das Museum jährlich Jahresberichteüber die Bewegung von Museumsgeldern, die Informationen über Einnahmen, über die Gesamtzahl der Objekte, über temporäre Ausgaben innerhalb und außerhalb des Museums usw. widerspiegelt. Um sicherzustellen, dass sich hinter den bestimmten Nummern der Buchhaltungsbelege echte Gegenstände befinden und dass deren Sicherheit nicht beeinträchtigt ist, Rediskontierung von Geldern.

Die Ummeldung erfolgt durch eine aus mindestens drei Personen bestehende Sonderkommission unter obligatorischer Mitwirkung des Sammlungsverwalters. Jeder einer Lagerabteilung zugeordnete Gegenstand wird mit der Annahmeurkunde zur sachlich verantwortlichen Aufbewahrung, mit einer Eintragung in das wissenschaftliche Inventarbuch und in das Empfangsbuch nachgewiesen; Darüber hinaus wird die Verfügbarkeit von Dokumenten überprüft, die das Fehlen bestimmter Objekte in den Sammlungen belegen. Auf der Grundlage der Ergebnisse der Arbeit erstellt und unterzeichnet die Kommission einen Akt zur Abstimmung der Verfügbarkeit von Museumsobjekten mit der Buchhaltungsdokumentation, der vom Direktor des Museums genehmigt wird.

Das wichtigste Buchhaltungs-Dokumente, die Rechtskraft haben, werden in speziellen Büchern und Inventaren eingetragen. Sie werden nicht an Unbefugte ausgegeben und nicht aus dem Museum mitgenommen. Alle Akten, Inventarbücher, Bücher über vorübergehende und dauerhafte Quittungen, Bücher und Inventare von Produkten aus wertvollen Materialien werden von verantwortlichen Personen in feuerfesten Schränken in einem geschlossenen Raum aufbewahrt, der außerhalb der Arbeitszeit verschlossen ist.

Neben dem Begriff „Buchhaltungsdokumentation“ gibt es auch einen weiter gefassten Begriff – „Lagerdokumentation“. ». Neben Buchhaltungsunterlagen umfasst es Dokumente, die im Prozess des physischen Schutzes von Geldern sowie bei deren Klassifizierung und Systematisierung erstellt wurden – Klassifizierungsschemata, Kataloge und Verzeichnisse. Somit enthält und übermittelt das System der Bestandsdokumentation Informationen sowohl über die Fonds selbst als auch über jene Phänomene und Prozesse, die Museumsobjekte dokumentieren. Es handelt sich also um ein Informationssystem. Neben der eigentlichen Bestandsdokumentation umfasst es Studien zu einzelnen Objekten und deren Gruppen, die in Form von Monographien und Artikeln veröffentlicht werden, sowie Studien zu Fachdisziplinen, die auf der Grundlage von Museumsobjekten erstellt werden.

Das Bestandsinformationssystem wird bei der Auswahl von Ausstellungsobjekten und der Erstellung von Etiketten eingesetzt, es hilft bei der Interpretation von Objekten bei der Vorbereitung von Exkursionen und Vorträgen und ermöglicht es bei der Untersuchung von Museumsobjekten vergleichende Analyse. Darüber hinaus liefert es Daten, die es uns ermöglichen, den Zustand der Fonds selbst sowie die Durchführbarkeit und Richtung ihrer Wiederauffüllung herauszufinden. Nicht nur Museumsmitarbeiter, sondern auch Forscher anderer Institutionen und Vertreter verschiedener Fachrichtungen benötigen ein Bestandsinformationssystem.

Erstellung von Lagerbeständen Informationssystem– Die Arbeit ist komplex und kontinuierlich. Im letzten Jahrzehnt begann seine aktive Veränderung mit Hilfe von Computertechnologien, die es ermöglichen, den Prozess der Erstellung der Museumsdokumentation radikal zu verändern. Das Vorhandensein elektronischer Speichermedien entbindet Museumsfachkräfte nicht von der Erstellung von Abrechnungsunterlagen auf Papier, da nur diese Rechtskraft haben. Durch die Automatisierung der Aktivitäten der Fondsabteilungen werden jedoch die Arbeitskosten erheblich gesenkt, die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert und Sie können schnell Änderungen an vorbereiteten Dokumenten vornehmen.

Die Computerisierung eröffnet besonders große Möglichkeiten im Bereich der Katalogisierung von Museumssammlungen. Mit seiner Hilfe werden Karteien geführt, die beliebig detaillierte Daten zu Objekten und die notwendigen Referenzapparate – Register, Links, Rubriken – enthalten. Es ermöglicht die Suche nach Informationen anhand verschiedener Kriterien – Autor, Inventar nummer, Erstellungsdatum, durch einen beliebigen Satz oder ein beliebiges Wort in der Beschreibung, und die auf Anfrage erhaltenen Informationen können sowohl in Text- als auch in grafischer Form vorliegen.

Museumswertgegenstände bedürfen der Buchhaltung!

In Russland gibt es mehr als 1.800 Museen. Ihre Sammlungen umfassen fast 55.000.000 Exponate. Über 250 Museen sind Kunstmuseen mit Sammlungen von Werken der Malerei, Grafik, Skulptur, Volkskunst, dekorativer und angewandter und theatralischer dekorativer Kunst sowie neueste Typen Kunst des späten 20. Jahrhunderts - Anfang des XXI Jahrhunderte und Fotografien. Es ist nicht verwunderlich, dass Buchhalter etwa so viele Fragen haben, wie es Ausstellungsstücke in Museen gibt.

In diesem Artikel werden wir uns mit der Bilanzierung der im Museumsfonds der Russischen Föderation enthaltenen Werte befassen. Und in den folgenden Ausgaben werden wir über die Haushaltsabrechnung von Museumsobjekten und Exponaten sprechen, die nicht im Museumsfonds der Russischen Föderation enthalten sind.

Die Abrechnung der im Museumsfonds der Russischen Föderation enthaltenen Werte erfolgt daher gemäß dem Gesetz vom 26. Mai 1996 N 54-FZ „Über den Museumsfonds der Russischen Föderation und Museen in der Russischen Föderation“. “ (im Folgenden als Gesetz bezeichnet) und das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 12. Februar 1998 N 179 „Über die Genehmigung der Verordnungen über den Museumsfonds der Russischen Föderation, über den Staatskatalog des Museumsfonds von der Russischen Föderation über die Lizenzierung der Aktivitäten von Museen in der Russischen Föderation“ (im Folgenden „Verordnung“ genannt).

Legaler Aspekt

Gemäß dem Gesetz handelt es sich bei dem Museumsfonds um eine Sammlung von Museumsobjekten und Museumssammlungen, die sich dauerhaft auf dem Territorium der Russischen Föderation befinden und deren ziviler Verkehr nur unter bestimmten Einschränkungen gestattet ist.

Die Aufnahme von Museumsobjekten und Sammlungen in den Museumsfonds der Russischen Föderation erfolgt durch das damit betraute föderale Exekutivorgan staatliche Regulierung im Bereich Kultur nach entsprechender Prüfung.

Museumsobjekte und Sammlungen gelten ab dem Datum der Registrierung der entsprechenden Tatsache im Staatskatalog des Museumsfonds der Russischen Föderation als im Museumsfonds der Russischen Föderation enthalten.

Kunstmuseen, denen Museumsgegenstände und Sammlungen des staatlichen Teils des Museumsfonds der Russischen Föderation zur Betriebsführung übertragen wurden, sind verpflichtet, Folgendes bereitzustellen:

physische Sicherheit von Museumsobjekten und Sammlungen;

Pflege und Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen in Bezug auf Museumsobjekte und Sammlungen;

Nutzung der Museumssammlungen für wissenschaftliche, kulturelle, pädagogische, kreative und Produktionszwecke.

Über Fonds

Die Sammlungen von Kunstmuseen bestehen aus Haupt- und wissenschaftlichen Hilfsfonds.

Der Hauptfonds umfasst Werke aller Art der bildenden, dekorativen und angewandten, monumentalen Kunst, Sammlungen zur Archäologie, Numismatik usw. entsprechend dem Profil des Museums.

Aus dem Hauptfonds kann ein Austauschfonds bereitgestellt werden, der aus Museumsgegenständen besteht, die nicht dem Profil des Museums entsprechen, sowie aus zusätzlichen Exemplaren (mehr als fünf). Museumsgegenstände aus dem Tauschfonds können mit Zustimmung des Stifters im Tausch oder unentgeltlich an andere Museen übertragen werden. Museumsgegenstände aus dem Tauschfonds werden beim Betreten des Museums als Gegenstände aus dem Hauptfonds registriert und ihre Zugehörigkeit zum Tauschfonds in einer Sonderkarte vermerkt.

Der Wissenschafts- und Hilfsfonds umfasst verschiedene Reproduktionen (Fotokopien, Abgüsse, Attrappen, Modelle), Karten, Diagramme, Diagramme, Pläne usw., die im Rahmen des Erwerbs, Studiums und der Ausstellung von Museumssammlungen entwickelt oder erworben wurden.

In einigen Fällen können wissenschaftliche Materialien und Hilfsmaterialien in den Hauptfonds überführt werden (z. B. exakte Kopien verlorener Unikate).

Aus dem Wissenschafts- und Hilfsfonds kann auch ein Austauschfonds bereitgestellt werden.

Die Zuordnung der Objekte zu einem bestimmten Fonds erfolgt durch die Erwerbungskommission des Museums und wird in einem Protokoll dokumentiert, das vom Direktor genehmigt und versiegelt wird.

Buchhaltungs-Dokumente

Die Buchhaltung von Museumsobjekten und -sammlungen ist die Ermittlung der Anzahl und Zusammensetzung der Museumssammlungen, die Erfassung dieser Menge und Zusammensetzung in speziellen Buchhaltungsunterlagen zur Identifizierung von Museumsobjekten und -sammlungen, die Organisation einer optimalen Lagerung, die zeitnahe Standortbestimmung, die Überwachung von Änderungen in der Zusammensetzung usw Erhaltungszustand, wissenschaftliche Untersuchung und effektive Nutzung.

Die Abrechnung von Museumsobjekten und Sammlungen erfolgt in einer speziellen Buchhaltungsdokumentation, bestehend aus Haupt- und Hilfsdokumenten. Zu den wichtigsten Dokumenten gehören:

Akte der Annahme und Ausgabe von Museumsgegenständen und Museumssammlungen zur dauerhaften und vorübergehenden Nutzung,

Hauptinventarbuch (Eingangsbuch),

Inventarbuch nach Objektarten (Sammlungen),

Archivinventare (als Inventarbücher),

spezielle Inventarbücher zur Erfassung von Gegenständen aus Edelmetallen und Edelsteinen.

Die wichtigsten Buchhaltungsdokumente von Museen sind ein dokumentarischer Teil des Staatskatalogs des Museumsfonds der Russischen Föderation.

Zu den unterstützenden Buchhaltungsunterlagen gehören:

Einnahmenbuch des Hilfsfonds,

Rechnungsbuch des Rohstofffonds,

Registrierungsbuch der zur vorübergehenden Aufbewahrung angenommenen Museumsobjekte und Museumssammlungen,

Museumsinterne Annahme- und Ausgabeakte,

Reisepass eines Museumsobjekts, Restaurierungspass, Registrierungsprotokolle aller Arten von Annahme- und Übergabehandlungen, Protokolle der Registrierung von Pässen von Museumsobjekten und Restaurierungspässen,

wissenschaftliche Referenzkataloge und Karteien, Inventare, Zeitschriften usw., die der Beschaffung betrieblicher Informationen über Museumsobjekte und Museumssammlungen dienen.

Staatsbuchhaltung

Gemäß den Bestimmungen unterliegen die im Fonds enthaltenen Museumsobjekte und Sammlungen der Buchhaltung und Lagerung gemäß einheitlichen Regeln und Bedingungen, die in den Anweisungen für die Buchführung und Lagerung von Museumswertgegenständen festgelegt sind, die auf Anordnung des Kulturministeriums der UdSSR vom Juli genehmigt wurden 17, 1985 N 290 (im Folgenden als Anweisungen bezeichnet).

Die Abrechnung der Museumsobjekte und Sammlungen erfolgt durch die Museen, in deren Betriebsführung sie sich befinden, unter Verwendung spezieller Abrechnungsunterlagen, die eine lückenlose Identifizierung dieser Objekte und Sammlungen ermöglichen und Informationen über deren Standort, Erhaltung, Nutzungsform, usw.

Gemäß § 13 der Verordnung werden Museumsobjekte und Sammlungen in der Bilanz ausgewiesen juristische Person, in deren Betriebsführung sie sich befinden, ist nicht zulässig.

Die staatliche Buchhaltung von Museumssammlungen ist die Identifizierung und Registrierung von Museumssammlungen, die sich im öffentlichen Besitz befinden.

Museumsgelder unterliegen einer strengen staatlichen Registrierung, die ihren rechtlichen Schutz gewährleistet und Voraussetzungen für das Studium und die rationelle Verwendung schafft.

Die staatliche Abrechnung der Museumsgelder erfolgt in zwei Phasen:

primäre Registrierung und Zuordnung der im Museum eingegangenen Gegenstände zum Zweck ihrer dokumentarischen Sicherung (Aktivierung, kurze Eintragung in das Quittungsbuch);

Inventarisierung, also wissenschaftliche Erfassung von Museumsobjekten (Klassifizierung nach Quellenarten, Materialarten, Kunstarten, Sammlungen, Erstellung einer detaillierteren und genaueren Beschreibung, Klärung der Zuschreibung, Eintragung in die wissenschaftliche Bestandsaufnahme).

Wichtigste rechtliche Dokumente staatliche Buchhaltung Museumsgelder sind Annahme- und Ausgabeakte, Quittungsbücher und wissenschaftliche Geräte. Um ein Museumsobjekt zu charakterisieren, sind wissenschaftliche Geräte am wichtigsten vollständiges Dokument, Aufzeichnung seiner Klassifizierung und Ergebnisse der Studie.

Die Abrechnung in Museen erfolgt in physischer Hinsicht (Objekte, Lagereinheiten).

Aufmerksamkeit
Museumsgegenstände und Museumswerte, die nicht im Museumsfonds der Russischen Föderation enthalten sind, künstlerische Werte, Objekte der bildenden und angewandten Kunst von Institutionen unterliegen der Registrierung in der in den Anweisungen für festgelegte Weise Budgetbuchhaltung, genehmigt durch Beschluss des russischen Finanzministeriums vom 10. Februar 2006 N 25n für den Erwerb von Anlagevermögen.

Akquise von Geldern

Die Weisungen sehen die stufenweise Registrierung neuer Erwerbungen als Teil der Museumssammlung vor, und zwar:

Durchführung einer dokumentarischen Abrechnung neuer Einnahmen vor deren Prüfung durch die Fondsbeschaffungskommission (FPC);

Vorlage neuer Quittungen zur Prüfung durch die Federal Law Commission;

Aktivierung und Registrierung neuer Quittungen, deren Registrierung beim Staat (Ziffern 86-94, 100 der Anweisungen).

Die Registrierung der Annahme und Ausgabe von Gegenständen erfolgt sofort nach Erhalt und Ausgabe gemäß den einschlägigen Gesetzen. Annahme- und Ausstellungsakte sind die wichtigsten Rechtsdokumente der staatlichen Buchhaltung von Museumssammlungen. Die Aufbewahrung von Gegenständen in Museen, für die keine Abnahmebescheinigung vorliegt, ist strengstens untersagt.

Für alle Neuzugänge zur Sammlung des Museums wird vor ihrer Prüfung durch das Federal Reserve Committee eine Annahmebescheinigung oder eine Quittung über den Erhalt von Gegenständen vom Eigentümer zur vorübergehenden Lagerung erstellt, der ein Inventar (Sammlung oder Feld) der Gegenstände beigefügt ist . Dieses Verfahren zur Bearbeitung neuer Belege gilt für alle Formen des Erwerbs der Sammlungen des Museums, einschließlich Expeditionsgebühren, Ankäufe und betrieblicher Erwerb am Ort des Geschehens. In den Annahme- oder Ausstellungsakten ist eindeutig der Ort angegeben, an dem der Akt erstellt wurde, das Jahr, der Monat, das Datum, von wem (zur Ausstellung – an wen), in wessen Auftrag, zu welchem Zweck und für welchen Zeitraum (falls der Gegenstand vorhanden ist). angenommen oder vorübergehend für eine Ausstellung, Prüfung usw. ausgegeben) wird die Sache angenommen oder übertragen. In diesem Fall werden die Elemente einzeln und namentlich genau aufgelistet eine kurze Beschreibung von, Größe, Material, Technik werden angegeben, die Sicherheit des Objekts wird vermerkt, die Montage (z. B. in einem Rahmen, unter Glas), die bisherige Nummer des Objekts, wenn es aus einem anderen Museum stammt.

Alle Objekte (Sammlungen), die in die Museumssammlung gelangen, müssen von der Bundesrechtskommission des Museums geprüft werden. Die Entscheidung des Federal Reserve Committee, Objekte (Sammlungen) in die Museumssammlung aufzunehmen, wird in einem Protokoll dokumentiert, das vom Direktor des Museums genehmigt wird. Auf der Grundlage dieser Entscheidung wird ein Akt der Annahme von Gegenständen zur dauerhaften Aufbewahrung erstellt. Nach Genehmigung dieses Gesetzes durch den Museumsdirektor und innerhalb der durch das Bundesgesetz festgelegten Fristen erfolgt die Eintragung neuer Erwerbungen in das Hauptinventarbuch des Hauptfonds und das Buch der Buchhaltung für wissenschaftliche und Hilfsmaterialien.

Die Annahmeurkunde sowie das damit verbundene Inventar (Sammlung oder Feld) können sowohl Gegenstände aus dem Haupt- als auch aus dem wissenschaftlichen Hilfsfonds umfassen. Ihre erstmalige Eintragung erfolgt jedoch gesondert in den entsprechenden Büchern der Haupt- und Wissenschafts-Hilfsfonds.

In der Phase der Aktivierung und Registrierung von Anlagefondsposten wird jeder Posten identifiziert, seine Zuordnung erfolgt, deren Zweck die Zusammenstellung ist allgemeine Charakteristiken Objekt: sein Suchbild, Identifizierung und Fixierung der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale, die es von einer Reihe anderer ähnlicher Objekte unterscheiden. Anhand der beim Erwerb identifizierten Informationen über das Objekt wird die Urheberschaft ermittelt, funktionaler Zweck und Zugehörigkeit des Objekts, Ort und Datum der Erstellung, Umgebung (soziale, ethnische und andere Verbindungen), Authentizität, physische Eigenschaften (Material, Technik, Form, Größe, Farbe usw.), Quelle und Art des Erwerbs des Objekts durch das Museum, Grad der körperlichen Sicherheit zum Zeitpunkt seiner Registrierung im Museum. Die beim Erwerb gesammelten Informationen sind maßgeblich für die Bestimmung der musealen Bedeutung des Objekts, seine weitere Erforschung und Nutzung. Die Ergebnisse der Zuschreibung jedes Museumsgegenstandes werden in der Abnahmebescheinigung, dem Hauptinventarbuch des Hauptfonds und dem Buch zur Abrechnung wissenschaftlicher und unterstützender Materialien dokumentiert (aufgezeichnet, aufgezeichnet). In diesem Stadium erhält ein Objekt von musealer Bedeutung den Status eines Museumsobjekts und wird in die Museumssammlung aufgenommen.

Gegenstände des Haupt- und Wissenschafts- und Hilfsfonds werden nach ihrer Registrierung und Verschlüsselung (Anbringen von Registrierungsnummern) gemäß dem Akt der Annahme und Übertragung von Objekten zur sicheren Aufbewahrung an die entsprechenden Museumssammlungen und Wissenschafts- und Hilfsfonds übergeben. Das Gesetz wird von der für die Führung der Museumsfonds verantwortlichen Person (dem Leiter einer Abteilung oder der Buchhaltungsabteilung) und dem verantwortlichen Verwalter der entsprechenden Museumssammlung oder Materialien des Wissenschafts- und Hilfsfonds unterzeichnet und anschließend vom Chefkurator bestätigt vom Direktor des Museums genehmigt (in einigen Museen vom Chefkurator).

Alle bei der Depotbank (Fondsabteilung) eingegangenen Museumsobjekte und Sammlungen werden im Empfangsbuch der Depotbank (Fondsabteilung) registriert, dessen Form vom Museum bestimmt wird. Die Erfassung neuer Belege erfolgt insgesamt nach Maßgabe der Annahme- und Verwahrungsurkunde und des ihr beigefügten Sammelinventars. Das Buch fasst jährlich die beim Fonds (Abteilung) eingegangenen Posten zusammen.

Schauen wir uns Beispiele für die Berücksichtigung von Aufzeichnungen über den Erwerb von Museumsmitteln in der Haushaltsbuchhaltung an.

1. Erwerb von Museumsgegenständen und musealen Wertgegenständen durch Haushaltsmittel.

Sagen wir gleich: Beim Kauf von Museumsobjekten sollten Sie den Artikel anwenden Wirtschaftsklassifikation Ausgaben 226 „Sonstige Dienstleistungen“ (Schreiben des Finanzministeriums Russlands vom 22. Februar 2006 N 02-14-10/372). Dies ist auf Paragraph 13 der Verordnung zurückzuführen, da die Berücksichtigung von Museumsgegenständen und Museumswertgegenständen in der Bilanz des Museums nicht zulässig ist.

Zur Berücksichtigung der Höhe der Haushaltsverpflichtungsgrenzen für den Erwerb musealer Wertgegenstände werden folgende Einträge vorgenommen:

Lastschrift 1 501 05 226
„Es wurden Begrenzungen der Haushaltsverpflichtungen für Ausgaben aufgrund anderer Dienstleistungen erreicht“ Gutschrift 1.501 03.226
„Begrenzungen der Haushaltsverpflichtungen der Empfänger Haushaltsmittel für Aufwendungen aufgrund sonstiger Leistungen“
- Es wurden Beschränkungen für die Haushaltsverpflichtungen für den Erwerb von Museumswertgegenständen verabschiedet.

Lastschrift 1 501 03 226
„Grenzen der Haushaltsverpflichtungen der Empfänger von Haushaltsmitteln für Ausgaben aufgrund sonstiger Leistungen“ Gutschrift 1 502 01 226 „Übernommene Haushaltsverpflichtungen des laufenden Jahres aufgrund sonstiger Leistungen“
- Grundlage - Kaufvertrag und darauf basierender Zahlungsauftrag
In der Haushaltsbuchhaltung der Einrichtung spiegelt sich der Erwerb musealer Wertgegenstände wie folgt wider:

Lastschrift 1 401 01 226
„Aufwendungen für sonstige Leistungen“ Gutschrift 1.302 09.730

- der Kaufpreis wird als Aufwand verbucht;

Lastschrift 1 302 09 830
„Reduzierung der Verbindlichkeiten aus Abrechnungen mit Lieferanten und Auftragnehmern für die Bezahlung anderer Dienstleistungen“ Kredit 1.304 05 226 „Abrechnungen für Zahlungen aus dem Haushalt mit Stellen, die die Ausführung von Budgets für die Bezahlung anderer Dienstleistungen organisieren“
- Die Zahlung wurde im Rahmen des Liefervertrags geleistet.

2. Erwerb von Museumsgegenständen und musealen Wertgegenständen durch einkommensschaffende Tätigkeiten.

Lastschrift 2 401 01 226
„Aufwendungen für sonstige Leistungen“ Gutschrift 2.302 09.730
„Anstieg der Verbindlichkeiten aus Abrechnungen mit Lieferanten und Auftragnehmern für die Bezahlung anderer Dienstleistungen“
- Ausgaben im Zusammenhang mit dem Erwerb von Museumswertgegenständen werden berücksichtigt;

Lastschrift 2 302 09 830
„Reduzierung der Verbindlichkeiten aus Abrechnungen mit Lieferanten und Auftragnehmern für die Zahlung anderer Dienstleistungen“ Gutschrift 2 201 01 610 „Abzug von Institutsmitteln von Bankkonten“
- die Zahlung im Rahmen des Liefervertrags erfolgt ist;

Lastschrift 2 401 01 130
„Einnahmen aus Marktverkäufen Endprodukte, Arbeiten, Dienstleistungen“ Credit 2 401 01 226
„Aufwendungen für sonstige Leistungen“
- Minderung des Einkommens um den Betrag der Beschaffungskosten (gemäß der Verordnung vom Rechnungslegungsgrundsätze- am Ende des Berichtszeitraums (Monat, Quartal)).

Wiederherstellung

Aufwendungen für die Restaurierung von Museumsgegenständen und Museumssammlungen sind in Artikel 226 „Sonstige Dienstleistungen“ aufzunehmen. Im Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 22. Februar 2006 N 02-14-10/372 wurde eine Liste der Museumskosten für Restaurierungsarbeiten erstellt, die Folgendes umfasst:

Erbringung von Dienstleistungen zur Restaurierung von Kunstwerken in der Bilanz der Institution;

Durchführung technologischer Untersuchungen und Forschungsarbeiten;

Gewinnung von Rückschlüssen auf den Zustand von Bauwerken und Baumaterialien sowie auf die Durchführung von Reparatur-, Restaurierungs- und Konservierungsarbeiten auf der Grundlage der Ergebnisse von Erhebungen;

Einholung der ersten Genehmigungsunterlagen für Reparatur-, Restaurierungs- und Konservierungsarbeiten;

Entwicklung technischer Spezifikationen für die Durchführung eines Wettbewerbs zur Gestaltung von Reparatur- und Restaurierungsarbeiten an Kulturdenkmälern;

Entwicklung vorläufiger Entwürfe zur Restaurierung und Konservierung und deren Genehmigung;

Erstellung von Kostenvoranschlägen für Vorentwürfe zur Restaurierung und Konservierung und deren Genehmigung;

Entwicklung und Koordination der Arbeitsentwurfs- und Kostenvoranschlagsdokumentation für Restaurierung und Konservierung, methodische Anleitung und Überwachung bei Reparatur- und Restaurierungsarbeiten;

Entwicklung von Zeichnungen, technologische Karten, Empfehlungen für Restaurierungs- und Konservierungsarbeiten;

Durchführung einer Prüfung des wissenschaftlichen Entwurfs sowie der Entwurfs- und Kostenvoranschlagsdokumentation für Restaurierung und Konservierung;

Entwicklung lokale Schätzungen für Restaurierungs- und Konservierungsarbeiten;

Entwicklung technischer Spezifikationen für die Durchführung eines Auswahlwettbewerbs Generalunternehmer bei der Durchführung von Reparatur-, Restaurierungs- und Konservierungsarbeiten;

Erstellung von wissenschaftlichen und Restaurierungsberichten;

Durchführung von Kundenfunktionen;

Durchführung der technischen Überwachung von Reparatur-, Restaurierungs- und Konservierungsarbeiten;

Durchführung einer Prüfung abgeschlossener Reparatur-, Restaurierungs- und Konservierungsarbeiten.

Zwischenlagerung

Das Museum kann Gegenstände oder Sammlungen zur vorübergehenden Aufbewahrung für Ausstellungen, Restaurierungen, Untersuchungen oder andere Zwecke annehmen. Für alle angenommenen Gegenstände wird ein entsprechendes Gesetz erstellt.

Es ist verboten, im Museum vorübergehend aufbewahrte Gegenstände ohne Zustimmung des Eigentümers dieser Gegenstände an andere juristische oder natürliche Personen weiterzugeben (Ziffer 96 der Weisung).

Sämtliche Unterlagen zur Annahme von Objekten (Sammlungen) zur Zwischenlagerung müssen rechtlich formalisiert und in den entsprechenden Buchhaltungsunterlagen des Museums eingetragen sein. Der Akt der Annahme der Sammlung zur vorübergehenden Aufbewahrung wird von der empfangenden Partei – dem Museum und der übertragenden Partei – dem Eigentümer der Gegenstände (Sammlung) unterzeichnet und vom Direktor des Museums genehmigt und mit einem Siegel versehen. Jeder Abnahmebescheinigung wird eine fortlaufende Nummer zugewiesen (beginnend mit der ersten Nummer jährlich). Das Gesetz wird in drei Exemplaren erstellt: Zwei davon verbleiben im Museum (im Buchhaltungsbereich und beim zuständigen Verwalter), und das dritte wird an den Eigentümer übertragen (Ziffer 94 der Weisung).

Die Erfassung der Gegenstände im Akt der Annahme zur vorübergehenden Aufbewahrung erfolgt nur Stück für Stück unter Angabe der grundlegenden Attributdaten und Besonderheiten des Gegenstands sowie des Erhaltungsgrads. Bei einer großen Anzahl eingehender Gegenstände wird der Akte ein Sammelinventar beigefügt.

Auf der Grundlage der vom Museumsdirektor genehmigten Annahmebescheinigung zur vorübergehenden Aufbewahrung werden die Gegenstände in das Buch der Quittungen zur vorübergehenden Verwendung eingetragen (Ziffer 100 der Weisung und Anhang Nr. 10 dazu). Am Ende eines jeden Jahres werden die Annahmeurkunden und ihre Anlagen in aufsteigender numerischer Reihenfolge zusammengefügt, Seite für Seite nummeriert und mit dem Siegel des Museums versiegelt.

Auf Gegenständen, die das Museum zur vorübergehenden Aufbewahrung erhält, werden bei der Eintragung in das Buch der Quittungen zur vorübergehenden Verwendung fortlaufende Buchhaltungsnummern angebracht. Die Nummern werden unter Berücksichtigung ihrer möglichen Entfernung aus dem Gegenstand im Falle einer Rückgabe an den Eigentümer vergeben. Die Nummern werden mit Bleistift auf Hängeetiketten, Halterungen oder auf einzelnen Verpackungen des Artikels (Umschläge, Etuis, Schachteln usw.) angebracht.

Die Rückgabe der zur Zwischenlagerung bereitgestellten Gegenstände durch das Museum an ihren Eigentümer erfolgt auf Anordnung des Museumsdirektors und wird in einer Übergabeurkunde dokumentiert, die vom Hauptverwalter, dem Leiter der zuständigen Abteilung oder … unterzeichnet wird die finanziell verantwortliche Person, in deren Lager sich diese Gegenstände befanden (Ziffer 97 der Weisung). Sobald die Gegenstände an den Eigentümer zurückgegeben werden, müssen sie aus den entsprechenden Museumsunterlagen ausgeschlossen werden. Freigegebene Kontonummern werden nicht wiederverwendet.

Jedem Museumsobjekt des Hauptfonds, Objekten und Materialien des Wissenschafts- und Hilfsfonds wird bei der Erstregistrierung eine Rechnungsnummer zugewiesen, die gleichzeitig mit der Eintragung in das Hauptinventarbuch und das Rechnungsbuch auf dem Objekt angebracht wird Wissenschaftliche und ergänzende Materialien. Die Registrierungsnummer entspricht der Seriennummer des Eintrags in der ersten Spalte der angegebenen Bücher und ist direkt auf dem Artikel selbst oder, falls dies nicht möglich ist, auf dem Rahmen, der Hülle, dem Etikett, dem Etikett, dem Umschlag usw. angebracht.

Die Buchhaltungsbezeichnung wird nacheinander auf den Artikel angewendet, während die Hauptbuchhaltungsvorgänge durchgeführt werden, einschließlich der Primärregistrierung, der wissenschaftlichen Inventur und der Sonderbuchhaltung (für Artikel aus Edelmetallen und Steinen).

Die Methode zum Anbringen von Registrierungszeichen auf Gegenständen wird in den Absätzen 128-148 der Anweisungen beschrieben. Das Anbringen von Registrierungsbezeichnungen auf Gegenständen kann mit Stempeln und von Hand mit Tinte, Tinte oder Paste (schwarz, lila), Graphitstift (für Grafiken), speziellen Filzstiften für Glas, Metall, Holz und anderen Materialien erfolgen. sowie Farbe (Email oder Öl) auf einer großen Skulptur.

Versicherung

Handelt es sich bei dem Übergeber zur Zwischenlagerung um ein anderes Museum, werden die Exponate vor dem Abtransport versichert (das Gleiche gilt für den Transport von Wertgegenständen zu einer Ausstellung). Betrachten wir die Beziehung zwischen einer Institution und einer Versicherungsgesellschaft am Beispiel von Bundesinstitutionen. Gemäß Anhang 2 des Gesetzes vom 19. Dezember 2006 N 238-FZ „Über den Bundeshaushalt 2007“ Einkünfte aus Schadensersatz bei Versicherungsfällen, wenn Begünstigte aus Versicherungsverträgen Empfänger von Mitteln aus dem Bundeshaushalt sind, in Beziehung zu steuerfreies Einkommen und sind gemäß Einkommensschlüsselnummer 1 16 23010 01 0000 140 zu 100 Prozent an den Bundeshaushalt abzuführen. Beachten Sie das Versicherungszahlungen, die Bundesinstitutionen von Versicherungsunternehmen als Entschädigung für Schäden infolge des Eintritts von erhalten Versicherungsfall, unterliegen der Gutschrift auf den Konten der Körperschaften Bundesschatzkammer mit Reflexion über persönliche Konten zur Erfassung von Mitteln aus unternehmerischer und sonstiger einkommensschaffender Tätigkeit, die von Bundesinstitutionen in vorgeschriebener Weise bei der Bundeskasse eröffnet werden.

Beispiel
Museum - Bundesbehörde, der Verwalter der Haushaltseinnahmen, schloss einen Versicherungsvertrag für Gemälde ab, wenn sie diese zu einer Ausstellung mitnahmen. Eines der Gemälde wurde beschädigt und muss restauriert werden, die Kosten betragen 100.000 Rubel. Versicherungsgesellschaft den geforderten Betrag gezahlt
Soll 2.205 10.560
"Zunahme Forderungen für sonstige Einkünfte“ Gutschrift 2 401 01 180
"Anderes Einkommen"
- 100.000 Rubel. - der Betrag der Einnahmen aus dem Bundeshaushalt wurde in Höhe der Versicherungsleistung gemäß Einkommensschlüssel 3 03 02010 01 0000 180 „Sonstige unentgeltliche Einnahmen an Bundesinstitutionen“ abgegrenzt;

Lastschrift 2 201 01 510
„Geldereingänge vom Institut auf Bankkonten“
Darlehen 2.205 10.660
„Reduzierung der Forderungen aus sonstigen Erträgen“
- 100.000 Rubel. - eine Versicherungszahlung auf ein außerbudgetäres Konto eingegangen ist;

Lastschrift 2 401 01 180
„Sonstige Erträge“ Guthaben 2.201 01.610
„Abzug von Institutsgeldern von Bankkonten“
- 100.000 Rubel. - aufgeführt Geldmittel zu den Einnahmen des Bundeshaushalts unter der Einkommenskennzahl 1 162301001 0000 140 „Einkünfte aus Schadensersatz bei Versicherungsfällen, wenn die Begünstigten aus Versicherungsverträgen Empfänger von Mitteln aus dem Bundeshaushalt sind“;

Lastschrift 1 210 02 140
„Abrechnungen mit Organen, die die Ausführung von Haushaltsplänen organisieren, über in den Haushaltsplan aufgenommene Beträge aus Zwangseinziehungen“
Kredit 1 401 01 140
„Einkünfte aus Zwangsvollstreckungsbeträgen“
- Der Finanzverwalter hat einen Auszug über den Eingang der Einnahmen in den Bundeshaushalt unter der Einkommenskennzahl 1 162301001 0000 140 erhalten.

Abschreiben

Gemäß Artikel 9 des Gesetzes erfolgt der Ausschluss von Museumsgegenständen und Sammlungen aus dem Museumsfonds der Russischen Föderation durch das föderale Exekutivorgan, das mit der staatlichen Regulierung im Kulturbereich in der in der Verordnung festgelegten Weise betraut ist , nach Durchführung einer entsprechenden Untersuchung.

Die Entscheidung, Museumsobjekte und Sammlungen aus dem Fonds auszuschließen, kann in folgenden Fällen vom Kulturministerium der Russischen Föderation getroffen werden:

Verlust und Zerstörung von Museumsgegenständen und Sammlungen oder deren Austausch gegen andere Museumsgegenstände und Sammlungen;

der Irrtum des Gutachtens über die kulturelle und historische Bedeutung, den physischen Zustand und andere Merkmale dieser Gegenstände und Sammlungen, auf deren Grundlage die Entscheidung getroffen wurde, sie in den Fonds aufzunehmen;

Annahme geeigneter Gerichtsurteil, das in Kraft trat.

Museumsgegenstände und Sammlungen gelten ab dem Datum der Eintragung der entsprechenden Tatsache in den Staatskatalog des Museumsfonds der Russischen Föderation als aus dem Museumsfonds der Russischen Föderation ausgeschlossen.

Über die Abschreibung von Materialien aus dem Wissenschafts- und Hilfsfonds entscheidet der Museumsdirektor. Das Verfahren zur Abschreibung von Museumsgegenständen und Materialien des Wissenschafts- und Hilfsfonds wird durch das Handbuch zur Abschreibung von Materialien und Fonds aus dem Register bestimmt, die verfallen (marginal) oder verloren gegangen sind.

In staatlichen Museen, die nicht Teil des Museumsfonds der Russischen Föderation sind, erfolgt die Abrechnung von Wertgegenständen gemäß den Anweisungen für die Abrechnung und Aufbewahrung von Museumswertgegenständen, die durch Beschluss des Kulturministeriums der UdSSR vom 17. Juli genehmigt wurden , 1985 N 290 und die Anweisungen zur Haushaltsbuchhaltung, genehmigt durch Beschluss des russischen Kulturministeriums vom 10. Februar 2006 N 25n (im Folgenden als Anweisungen bezeichnet). Zunächst möchte ich die Museen auflisten, für die dieses System der Werteerfassung anwendbar ist:

historische Museen. Dies sind Museen der Geschichtswissenschaften: archäologisch, ethnographisch, numismatisch, historisch-revolutionär, militärhistorisch, historisch-ökonomisch; Museen zur Geschichte der Aufklärung und Bildung;

Kunstmuseen, die sich der Kunstgeschichte und Kunstkritik widmen;

Naturkundemuseen sind Museen, deren Tätigkeit auf den Naturwissenschaften basiert. Dazu gehören biologische, botanische, zoologische, geologische, paläontologische, mineralogische, ökologische, anthropologische und andere;

technische Museen mit Bezug zu technischen Wissenschaften, Produktion: Fachhochschule, Technik, Luftfahrt, Kraftverkehr; Museen für Kommunikation, Schiffbau, Bergbau, Eisenbahnverkehr;

Literaturmuseen, die sich der Entwicklung der Literatur und dem Leben von Schriftstellern (Dichter, Kritiker usw.) widmen;

Komplexe Museen. Solche Museen vereinen zwei oder mehr Hauptprofile. Zum Beispiel historisch-künstlerisch, historisch-architektonisch. Die häufigste Form ist das Heimatmuseum, das historische und naturwissenschaftliche Schwerpunkte umfasst.

Museumsgelder

Die Gesamtheit der Museumsausstellungen bildet eine Museumssammlung – die Grundlage aller Museen, sowohl öffentlicher als auch privater und abteilungsbezogener Museen.

Alle in Museen befindlichen Museumswerte sind nach ihrer Bedeutung für Wissenschaft und Kultur insgesamt sowie für die Aktivitäten des Museums selbst einzuteilen.

Die Hauptaufgabe eines jeden Museums ist die Organisation der Mittel. Der Zweck der Fondsarbeit besteht darin, die Fonds des Museums zu vervollständigen, um Bedingungen für die Lagerung, Forschung, Nutzung und Wiederauffüllung von Werten zu schaffen.

Es empfiehlt sich, Museumsgelder in zwei Arten einzuteilen:

Fundus an Museumsobjekten (Museumssammlung);

ein Fundus an wissenschaftlichen und Hilfsmaterialien, die sich auf die Exponate selbst beziehen.

Alle Museumsobjekte lassen sich nach folgenden Kriterien einteilen:

Chronologisches Zeichen. Es gruppiert alle Objekte, die zu einem Jahrtausend, Jahrhundert, Jahr usw. gehören;

geographische Eigenschaft. Nach dem Ort der Entstehung des Objekts und dem Ort seiner Existenz;

ethnische Zugehörigkeit.

Merkmale ethnografischer Museen:

soziale Zugehörigkeit – das Material ist im Rahmen sozioökonomischer Formationen gruppiert;

ein nominelles Attribut, das bestimmte Elemente vereint, die sich auf eine bestimmte Person beziehen.

Museumswerte haben auch zwei Klassifizierungen:

Subjektklassifikation, die in ihrer Bedeutung oder ihrem Thema verwandte Objekte gruppiert;

thematische Einordnung von Museumsobjekten – wird in historischen Museen auf der Grundlage der Einordnung historischen Wissens durchgeführt und ist nah an der Struktur der Ausstellung.

Rechnungslegungsregeln

Alle vom Museum erhaltenen Gegenstände unterliegen einer strengen Dokumentationspflicht.

Die Registrierung des Eingangs und der Ausgabe von Museumsausstellungen erfolgt unmittelbar nach deren Eingang oder Ausgabe gemäß den entsprechenden Rechtsformen, die in den Anweisungen für die Buchführung und Aufbewahrung von Museumsgeldern festgelegt sind.

Die Abrechnung von Museumsgegenständen erfolgt gemäß der Haushaltsbuchhaltungsrichtlinie.

Museumsexponate werden als Teil des Anlagevermögens in der Gruppe „Sonstiges Anlagevermögen“ auf dem Konto 0 101 09 000 ausgewiesen.

Die Haushaltsabrechnung der Einnahmen aus Museumswertgegenständen erfolgt wie folgt: Buchführung:

Lastschrift 1 106 01 310

Darlehen 1.302 19.730
„Erhöhung der Verbindlichkeiten aus dem Erwerb von Anlagevermögen“
- eine Museumsausstellung gelangte ins Museum;

Lastschrift 1 101 09 310

Kredit 1 106 01 410

- eine Museumsausstellung ist im Lager angekommen;

Lastschrift 1 106 01 310
"Zunahme Kapital Investitionen ins Anlagevermögen“
Kredit 1 101 09 310
„Wertsteigerung des sonstigen Anlagevermögens“
- übertragen auf strukturelle Unterteilung Museum zur Vorbereitung einer Museumsausstellung zur Ausstellung (mit Wechsel der finanziell verantwortlichen Person);

Lastschrift 1 101 09 310
„Wertsteigerung des sonstigen Anlagevermögens“
Kredit 1 302 09 730
„Anstieg der Verbindlichkeiten aus Abrechnungen mit Lieferanten und Auftragnehmern für die Bezahlung anderer Dienstleistungen“
- spiegelt die Arbeitskosten wider, um die Museumsausstellung in eine Ausstellungsform zu bringen;

Lastschrift 1 101 09 310
„Wertsteigerung des sonstigen Anlagevermögens“
Kredit 1 106 01 410
„Reduzierung der Kapitalinvestitionen in das Anlagevermögen“
- Die Ausstellung wurde nach der Vorbereitung in die Ausstellungshallen überführt, unter Berücksichtigung der Arbeitskosten, um die Museumsausstellung in eine Ausstellungsform zu bringen.

Abschreibung

Auf Museumsvermögen, das in den Buchhaltungsunterlagen enthalten ist, wird eine Abschreibung vorgenommen.

Die Anschaffungs- bzw. Wiederbeschaffungskosten von Museumswertgegenständen werden durch Buchhaltungsunterlagen auf der Grundlage der in den Berichtsperioden während ihrer gesamten Lebensdauer vorgenommenen Abschreibungen erstattet. wohltuender Nutzen.

Die Höhe der Abschreibung wird nach der linearen Methode auf der Grundlage der ursprünglichen (Wiederbeschaffungs-)Kosten des Museumsausstellungsstücks und des Abschreibungssatzes, der auf der Grundlage seiner Nutzungsdauer berechnet wird, berechnet.

Im Berichtsjahr wird die Abschreibung monatlich in Höhe von 1/12 des Jahresbetrags berechnet.

Die Abschreibung während der Nutzungsdauer eines Museumsausstellungsstücks wird nicht ausgesetzt, außer in den Fällen, in denen es für einen Zeitraum von mehr als drei Monaten in die Konservierung überführt wird, sowie während der Restaurierungsphase, deren Dauer 12 Monate überschreitet (Klausel 3 von Artikel 256 der Abgabenordnung).

Die Nutzungsdauer eines Museumsausstellungsstücks wird bei seiner Aufnahme in die Haushaltsbuchhaltung gemäß dem Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 1. Januar 2002 Nr. 1 „Über die Klassifizierung des in Abschreibungsgruppen enthaltenen Anlagevermögens“ bestimmt.

Aufgrund dieses Beschlusses werden Museumssammlungen in die 7. Gruppe eingeordnet, die die Nutzungsdauer von 15 bis 20 Jahren bestimmt (OKOF-Code 190001000).

Gemäß dem Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 13. April 2005 N 02-14-10a/721 „Über die Berechnung der Abschreibungen auf Anlagevermögen und immaterielle Vermögenswerte„Berechnung der Höhe der Abschreibung des Anlagevermögens, die in den ersten neun enthalten ist Abschreibungsgruppen Die Einteilung erfolgt nach der durch die Abschreibungsgruppe festgelegten maximalen Nutzungsdauer.

Die Abschreibung auf Museumsausstellungen wird auf dem Haushaltskonto 0 104 07 000 „Abschreibung auf sonstige Anlagegüter“ berechnet:

Lastschrift 1 401 01 271
„Abschreibungsaufwand des Anlagevermögens und immaterieller Vermögenswerte“
Kredit 1 104 07 410
„Wertminderung des sonstigen Anlagevermögens durch Wertminderung.“

Laufende Aufwendungen werden in Höhe der Abschreibungen auf Museumsausstellungen erfasst, die in abgegrenzt werden Berichtszeitraum im Rahmen der Haushaltstätigkeit.

Abschreibungsverfahren

Grundlage für die Abschreibung und den Ausschluss von Museumsgegenständen aus den Inventarbüchern von Museen ist die Anordnung des Stifters, unter dessen Unterstellung das Museum steht.

Im Falle der Zerstörung oder des Diebstahls eines Objekts müssen Museen beim Stifter einen Antrag auf Abschreibung stellen und folgende Unterlagen beifügen:

Abschluss einer Kommission aus Restauratoren und Kuratoren zum Zustand des Objekts und zur Unmöglichkeit einer Restaurierung;

eine Handlung, in der die Umstände der Beschädigung oder des Diebstahls eines Gegenstands festgehalten werden;

Dokumente zu den Ergebnissen des Verfügbarkeitsabgleichs mit den Inventarbüchern.

Auch im Falle eines Diebstahls oder einer schweren Beschädigung eines Objekts ist es erforderlich, Unterlagen über die von der Museumsleitung ergriffenen Maßnahmen zur Suche oder Wiederherstellung des beschädigten Objekts vorzulegen, über die Ergebnisse der ergriffenen Maßnahmen zu berichten und die Täter zu ermitteln Gerechtigkeit in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung.

Beim Ausschluss eines Museumsgegenstandes aus dem Inventarbuch des Museums aufgrund einer Anordnung des Direktors wird in der Spalte „Anmerkungen“ im Hauptkassenbuch und im Inventarbuch ein besonderer Vermerk mit einem obligatorischen Link zum Dokument mit der Erlaubnis angebracht um den Artikel auszuschließen.

Ein Vermerk über den Ausschluss eines Gegenstandes aus dem Quittungs- oder Inventarbuch des Museums muss vom Direktor des Museums und dem Chefkurator unterzeichnet und mit dem Siegel des Museums versiegelt werden.

Die Abschreibung von Museumsobjekten und die Berücksichtigung des genannten Vorgangs in der Haushaltsbuchhaltung wird erst nach Abstimmung mit der Hausverwaltung über den folgenden Eintrag erfasst:

Lastschrift O 401 01 172
„Erträge aus der Veräußerung von Vermögenswerten“;

Lastschrift 0 104 07 410
„Wertminderung des sonstigen Anlagevermögens durch Abschreibung“
Kredit 0 101 09 410
„Wertminderung des sonstigen Anlagevermögens.“