Inventar muzejskih izložaka. O odobrenju uputa za računovodstvo, skladištenje, korištenje i otpis muzejskih predmeta muzejskog fonda Republike Kazahstan. Čuvanje muzejskih predmeta

Kako osigurati pravnu zaštitu muzejskih zbirki. Knjigovodstvo muzejskih predmeta najvažnije je područje muzejske djelatnosti, budući da je fond svakog muzeja potrebno fizički i pravno čuvati.

Knjigovodstvo muzejskih zbirki pruža pravnu zaštitu muzejskih predmeta i ima važnu ulogu u njihovom proučavanju i korištenju.

Računovodstvena dokumentacija u muzeju obavlja poslove utvrđivanja i evidentiranja muzejskih zbirki koje su javno dobro.

Pruža pravnu zaštitu muzejskim predmetima i ima važnu ulogu u njihovom proučavanju i korištenju.

↯ Pažnja! Novi uzorci dostupni su za preuzimanje:,

Glavna stvar u materijalu

Knjigovodstvena dokumentacija muzeja je strogo knjigovodstvena dokumentacija, mora se voditi na papiru - kako u tiskanom obliku (akti o prijemu i izdavanju), tako iu rukopisu (knjige potvrda, knjige inventara) i dostavlja se u izvorniku.

Međutim, računovodstvena dokumentacija može se umnožavati na elektroničkim medijima pravni status nema ga u ovom obliku.

Temeljne isprave državnog knjigovodstva muzejskih zbirki

Glavne knjigovodstvene isprave za muzejske zbirke su akti o prijemu, akti o izdavanju, knjige primitaka i knjige inventara. Sve informacije o knjigovodstvenoj dokumentaciji muzeja i pravilima za njezino izvršenje sadržane su u Uputama za računovodstvo i čuvanje muzejskog blaga koje se nalazi u državnim muzejima SSSR-a (Poglavlje III. Državna registracija muzejskih fondova) 1985.

✪ Kako automatizirati računovodstvo muzeja pročitajte u Sustavu kulture.

Promjene i dopune ovog priručnika od tada nisu napravljene. Godine 2008. izrađen je nacrt nove, potpunije Upute o organizaciji nabave, računovodstva, čuvanja, restauracije i korištenja muzejskih predmeta i muzejskih zbirki Muzejskog fonda Ruske Federacije, ali je ostao projekt. Na temelju općih uputa muzej može izraditi interne upute.

Odjel (odnosno sektor) računovodstva nadležan je za knjiženje muzejske građe i sastavljanje knjigovodstvene dokumentacije u muzeju. Ispravnost knjigovodstva kontroliraju voditelj računovodstva i glavni kustos muzeja.

Akti o prihvaćanju i izdavanju primarni su pravni knjigovodstveni dokumenti (odjeljak Uputa za računovodstvo i pohranu muzejskog blaga u državnim muzejima SSSR-a "Postupak za prijem i izdavanje predmeta koje je primio muzej"). Svako kretanje muzejskih predmeta, počevši od njihova primitka u muzej, obvezno se dokumentira ovim aktima.

Zabranjen je prijenos muzejskih predmeta koji nije aktima formaliziran.

Akti se sastavljaju kako za unutarmuzejsko kretanje (primjerice, za predaju predmeta restauratorskim radionicama, ako ih muzej ima, ili prijenos od jednog kustosa drugom, prijenos kustosu od kustosa izložbe), tako i za prijenos predmeta na izložbe u druge muzeje, u restauratorske radionice, na ispitivanje itd.

Primjerice, prije nego što su predmeti iz fonda “Rasvjetni uređaji” dani za izložbu u nekom drugom muzeju, morali su biti restaurirani.

Sastavljen je interni akt o primopredaji predmeta od čuvara fonda “Rasvjetni uređaji” umjetniku restauratoru, nakon čega su predmeti predani u restauratorsku radionicu koja se nalazi u našem muzeju.

Knjige primitaka i knjige inventara - evidencija muzejskih zbirki (odjeljci Uputa za računovodstvo i pohranu muzejskih vrijednosti u državnim muzejima SSSR-a "Registracija novih nabava" i "Znanstvena inventarizacija muzejskih predmeta").

Svrha prijamne knjige je evidentiranje predmeta koji je ušao u muzej pod određenim rednim brojem, kratkim opisom tog predmeta, po kojemu se može pronaći i identificirati u slučaju gubitka ili krađe.

Inventarne knjige: knjigovodstvo muzejskih fondova

Svi predmeti koje muzej primi na trajno čuvanje, nakon nostrifikacije i razmatranja na sjednici fondovno-otkupne komisije, upisuju se u knjigu primitaka glavnog ili pomoćnog fonda u roku od mjesec dana. Upis u knjigu primitaka prvi je korak u knjiženju muzejskog predmeta.

Svrha prijamne knjige je evidentiranje predmeta koji je ušao u muzej pod određenim rednim brojem, kratkim opisom tog predmeta, po kojemu se može pronaći i identificirati u slučaju gubitka ili krađe. Broj knjige primitaka odmah se lijepi na sam predmet i označava se u aktu o prijemu predmeta u muzej.

✫ Saznajte gdje treba osigurati muzejske predmete i što učiniti ako se dogodi osigurani slučaj u Sustavu kulture

Inventarne knjige popunjavaju se tijekom inventarizacije - glavnog oblika proučavanja, opisa i znanstvenog definiranja muzejskih predmeta.

Svi muzejski predmeti primljeni na trajno korištenje muzeja podliježu inventuri.

Muzejski predmeti dijele se na fondove u sklopu glavnoga i evidentiraju se u inventarnoj knjizi pojedinog fonda. Svaka knjiga fonda ima svoju šifru (npr. knjiga inventara fonda "Pisani izvori" ima šifru "PI", knjiga inventara fonda "Slike" - "F" itd.).

Prije upisa u knjigu inventara muzejski djelatnik pregledava predmet, opisuje ga, a zatim predmet upisuje u knjigu inventara i dodjeljuje mu inventarni broj. Taj se broj zatim upisuje u knjigu primitaka u poseban stupac i lijepi na sam predmet.

Primjerice, naš je muzej otkupio zbirku minijatura. Uvršten je u Knjigu prihoda, a sada ga kustos fonda Grafika i Slikarstvo proučava, detaljno opisuje predmete, proučava znanstvenu literaturu i istražuje povijest predmeta.

Kako osigurati da muzej ima pouzdano osiguranje, postupak u časopisu "Priručnik voditelja ustanove u kulturi"

Pravila za sastavljanje akata i popunjavanje knjiga

Akti o prijemu i akti o izdavanju sastavljaju se na računalu prema određenom predlošku. U njima se navodi mjesto sastavljanja akta, datum, od koga ili kome, po čijem nalogu, za koju svrhu i na koliko dugo je predmet primljen ili ustupljen.

U aktima se navode primljeni ili izdani predmeti, daje se kratak opis, veličina, materijal, tehnika, sigurnost predmeta, njegova montaža (u okviru ili pod staklom), prijašnji broj predmeta (ako je iz drugi muzej) - u aktu o prijemu šifra i broj prema knjizi primitaka, te broj znanstvenog inventara pri izdavanju.

Prilikom primanja predmeta na trajno korištenje, navedena je i njegova cijena ako ima procjenu (naručen ili kupljen uz naknadu).

Akte odobrava ravnatelj muzeja, au njegovoj odsutnosti osoba koja ga zamjenjuje. Nakon potpisivanja i suglasnosti od strane ravnatelja, akti se ovjeravaju pečatom muzeja.

Akti se sastavljaju u više primjeraka (najmanje tri). Prvi primjerak ostaje kod glavnog skrbnika ili u računovodstvu; drugi - prenosi se u odjel u koji je predmet prebačen na pohranu ili iz kojeg je izdan (ako se pohrana obavlja po odjelima); treći - predaje se protiv primitka osobi koja je stvar predala ili preuzela.

✔ Popis inventarnih knjiga i knjiga primitaka, preuzmite predložak u Sustavu kulture.

Odvojeno numerirani akti trajne i privremene pohrane ulažu se u dvije različite kutije prijemnih akata ili u dvije različite kutije izdavnih akata kronološkim redom. Na kraju godine akti se numeriraju po stranicama, provezuju, pečaće i ostavljaju na čuvanje u muzeju. Svi akti podliježu upisu u posebne knjige upisa akata.

Knjige primitaka i knjige inventara muzeja moraju prije popunjavanja biti numerirane, prošivene i zapečaćene pečatom više ustanove, te potpisane od strane predstavnika te ustanove.

Akti, knjige primitaka i knjige inventara muzeja moraju biti popunjeni čitko, pregledno, bez mrlja, brisanja i ispravaka.

Ispravci unosa u tim dokumentima dopušteni su samo u ekstremnim slučajevima. Ako trebate napraviti promjene, onda se to radi crvenom olovkom. Stari (precrtani samo jednom crtom) i novi upisi moraju biti čitljivi. Ispravci se bilježe na istoj stranici.

Ovjerava ga ravnatelj i glavni skrbnik (voditelj fondova), prov. računovodstvo, financijski odgovorna osoba i ovjerena pečatom muzeja.

Stupci knjige primitaka i knjige inventara popunjavaju se na sljedeći način:

• u stupcu "Opis predmeta" - navodi se njegov naziv;
• veličina predmeta naznačena je u cm (za pravokutne objekte naznačena je visina i širina, za okrugle - promjer, za volumetrijske - visina, širina i dubina);
• svi postojeći nedostaci (lomovi, pukotine, krhotine) upisuju se u stupac "Sigurnost".

Odgovornost za netočno ili nepotpuno knjiženje regulirana je internom muzejskom dokumentacijom koju izrađuje svaki muzej pojedinačno, uvažavajući svoje specifičnosti: Pravilnikom o Sektoru računovodstva i opis posla djelatnici ovog odjela.

Svu odgovornost za vođenje računovodstvenih evidencija u pravilu snosi voditelj sektora (odjela) računovodstva, a stupanj odgovornosti ostalih zaposlenika utvrđuje se opisom poslova, pravilnikom o radu i ugovorom o radu.

Materijal provjeren od strane stručnjaka Aktion Culture

Muzejske dragocjenosti zahtijevaju računovodstvo!

U Rusiji postoji više od 1800 muzeja. Njihove zbirke sadrže gotovo 55.000.000 eksponata. Više od 250 muzeja su muzeji umjetničkog profila s fondovima djela slikarstva, grafike, kiparstva, narodne umjetnosti, umjetničkog obrta i kazališne i dekorativne umjetnosti, te najnovija vrsta umjetnost kasnog XX. početkom XXI stoljeća i fotografije. Ne iznenađuje da računovođe imaju otprilike onoliko pitanja koliko i izložaka u muzejima.

U ovom ćemo članku razmotriti računovodstvo vrijednosti uključenih u Muzejski fond Ruske Federacije. A u sljedećim brojevima govorit ćemo o proračunskom računovodstvu muzejskih predmeta i eksponata koji nisu uključeni u muzejski fond Ruske Federacije.

Dakle, računovodstvo vrijednosti uključenih u Muzejski fond Ruske Federacije provodi se u skladu sa Zakonom od 26. svibnja 1996. N 54-FZ „O Muzejskom fondu Ruske Federacije i muzejima u Ruskoj Federaciji“ (dalje u tekstu: Zakon) i Dekret Vlade Ruske Federacije od 12. veljače 1998. N 179 „O odobrenju Pravilnika o Muzejskom fondu Ruske Federacije, o Državnom katalogu Muzejskog fonda Ruske Federacije Ruska Federacija, o licenciranju djelatnosti muzeja u Ruskoj Federaciji” (u daljnjem tekstu: Uredba).

Pravni aspekt

U skladu sa Zakonom, muzejski fond je zbirka muzejskih predmeta i muzejskih zbirki stalno smještenih na teritoriju Ruske Federacije, čiji je civilni promet dopušten samo uz određena ograničenja.

Uključivanje muzejskih predmeta i zbirki u Muzejski fond Ruske Federacije provodi savezno izvršno tijelo, kojemu je nakon odgovarajućeg pregleda povjerena državna regulativa u području kulture.

Muzejski predmeti i zbirke smatraju se uključenima u Muzejski fond Ruske Federacije od datuma upisa relevantne činjenice u Državni katalog Muzejskog fonda Ruske Federacije.

Umjetnički muzeji koji su preneseni na operativno upravljanje muzejskim predmetima i zbirkama uključenim u državni dio Muzejskog fonda Ruske Federacije dužni su osigurati:

fizičku sigurnost i sigurnost muzejskih predmeta i zbirki;

vođenje i čuvanje evidencije o muzejskim predmetima i zbirkama;

korištenje muzejskih zbirki u znanstvene, kulturne, obrazovne, kreativne i proizvodne svrhe.

O fondovima

Zbirke muzeja umjetnosti sastoje se od glavnog i znanstveno-pomoćnog fonda.

Glavni fond obuhvaća djela svih vrsta likovne, dekorativne i primijenjene, monumentalne umjetnosti, zbirke arheologije, numizmatike i dr. u skladu s profilom muzeja.

Iz osnovnog fonda može se izdvojiti razmjenski fond koji čine muzejski predmeti koji ne odgovaraju profilu muzeja, kao i dodatni primjerci (preko pet). Muzejski predmeti zamjenskog fonda mogu se uz dopuštenje osnivača ustupati drugim muzejima u zamjenu ili bez naknade. Muzejski predmeti razmjenskog fonda pri prijemu u muzej evidentiraju se kao predmeti matičnog fonda, a njihova pripadnost razmjenskom fondu evidentira se u posebnom kartonu.

Znanstveno-pomoćni fond obuhvaća razne reprodukcije (fotokopije, odljeve, lutke, tlocrte), zemljovide, dijagrame, dijagrame, planove i sl. nastale ili stečene u procesu kompletiranja, proučavanja i izlaganja muzejskih zbirki.

U nekim slučajevima znanstvena i pomoćna građa može se prenijeti u glavni fond (primjerice, točne kopije izgubljenih unikata).

Sredstva za razmjenu mogu se izdvojiti i iz fonda za potporu znanosti.

Raspoređivanje predmeta pojedinom fondu vrši muzejsko-otkupna komisija o tome sastavlja zapisnik koji potvrđuje ravnatelj i ovjerava ga pečatom.

Računovodstveni dokumenti

Knjigovodstvo muzejskih predmeta i zbirki je utvrđivanje broja i sastava muzejskih zbirki, evidentiranje tog broja i sastava u posebnoj knjigovodstvenoj dokumentaciji radi identifikacije muzejskih predmeta i zbirki, organizacija optimalnog čuvanja, pravovremena lokacija, kontrola promjena. u sastavu i stanju očuvanosti, znanstvenom proučavanju i učinkovitom korištenju.

Knjigovodstvo muzejskih predmeta i zbirki vodi se u posebnoj knjigovodstvenoj dokumentaciji koja se sastoji od temeljnih i pomoćnih isprava. Glavni dokumenti uključuju:

akte o prijemu i izdavanju muzejskih predmeta i muzejskih zbirki na trajno i privremeno korištenje,

glavna knjiga inventara (knjiga prijema),

knjiga inventara po vrstama predmeta (zbirke),

arhivski inventari (kao inventarne knjige),

posebne knjige inventara za knjigovodstvene stavke iz dragocjeni metali i dragog kamenja.

Glavni knjigovodstvene isprave muzeji su dokumentarni dio Državnog kataloga Muzejskog fonda Ruske Federacije.

Popratni zapisi uključuju:

knjiga prihoda fonda pomoći,

knjiga zaliha sirovina,

knjigovodstvena knjiga muzejskih predmeta i muzejskih zbirki primljenih na privremeno čuvanje,

unutarmuzejski akti o prijemu i izdavanju,

putovnica muzejskog predmeta, restauratorska putovnica, upisnici svih vrsta akata prijema i izdavanja, upisnici putovnica muzejskih predmeta i restauratorskih putovnica,

znanstveni referentni katalozi i kartoteke, inventari, časopisi i dr. koji služe za dobivanje operativnih podataka o muzejskim predmetima i muzejskim zbirkama.

Državno računovodstvo

Prema Pravilniku, muzejski predmeti i zbirke uključeni u fond podliježu računovodstvu i pohranjivanju u skladu s jedinstvenim pravilima i uvjetima utvrđenim Uputama za računovodstvo i pohranu muzejskih vrijednosti, odobrenim Naredbom Ministarstva kulture SSSR-a od srpnja 17, 1985 N 290 (u daljnjem tekstu - Uputa).

Knjigovodstvo muzejskih predmeta i zbirki provode muzeji u čijem su operativnom upravljanju posebnom knjigovodstvenom dokumentacijom koja omogućuje potpunu identifikaciju tih predmeta i zbirki te sadrži podatke o njihovu položaju, sigurnosti, načinu korištenja i dr.

Sukladno stavku 13. Pravilnika, prikaz muzejskih predmeta i zbirki u bilanci pravna osoba pod čiju operativnu kontrolu ne smiju.

Državno knjigovodstvo muzejskih zbirki je utvrđivanje i evidentiranje muzejskih zbirki koje su javno vlasništvo.

Muzejski fondovi podliježu strogom državnom knjigovodstvu, čime se osigurava njihova zakonska zaštita i stvaraju uvjeti za proučavanje i racionalno korištenje.

Državno računovodstvo muzejskih fondova predviđa dvije faze:

primarna evidencija i atribucija predmeta primljenih u muzej, s ciljem njihove dokumentarne zaštite (aktivacija, kratki upis u knjigu primitaka);

inventarizacija, odnosno znanstveno evidentiranje muzejskih predmeta (razvrstavanje po vrstama izvora, vrstama građe, vrstama umjetnosti, zbirkama, sastavljanje detaljnijeg i točnijeg opisa, pojašnjenje atribucije, upis u znanstveni inventar).

Osnovni pravni dokumenti državno računovodstvo Muzejski fondovi su akti o prijemu i izdavanju, knjige primitaka i znanstveni inventar. Za karakterizaciju muzejskog predmeta najviše je znanstveni inventar kompletan dokument, popravljajući njegovu klasifikaciju i rezultate studije.

Knjigovodstvo u muzejima vodi se u fizičkim terminima (predmeti, skladišne ​​jedinice).

Pažnja
Muzejski predmeti i muzejske dragocjenosti koje nisu uključene u Muzejski fond Ruske Federacije, umjetničke dragocjenosti, predmeti likovne i primijenjene umjetnosti institucija podliježu računovodstvu na način utvrđen Uputama za proračunsko računovodstvo, odobren naredbom Ministarstva financija Rusije od 10. veljače 2006. N 25n za nabavu dugotrajne imovine.

Stjecanje sredstava

Uputom se predviđa etapni upis novih nabava u muzejsku zbirku, i to:

vođenje dokumentarnog knjiženja novih primitaka prije njihovog razmatranja od strane Fonda i Komisije za otkup (FPC);

podnošenje novih potvrda na razmatranje Federalnom zakonskom povjerenstvu;

aktiviranje i registracija novih primitaka, njihova državna registracija (čl. 86-94, 100 Upute).

Evidentiranje prijema i izdavanja pošiljaka provodi se odmah po njihovom primitku i izdavanju u skladu s odgovarajućim aktima. Akti o prihvaćanju i izdavanju primarni su pravni dokumenti državnog računovodstva muzejskih zbirki. Strogo je zabranjeno čuvanje u muzejima predmeta koji nisu formalizirani potvrdama o prihvaćanju.

Za sve prinove u muzejskoj zbirci, prije razmatranja FLC-a, sastavlja se akt o prijemu ili potvrda o primitku predmeta od vlasnika na privremeno čuvanje s priloženim popisom (zbirkom ili terenom) predmeta. Ovaj postupak obrade novih nabava odnosi se na sve oblike nabave muzejskog fonda, uključujući ekspedicione naknade, otkupe, operativnu nabavu na licu mjesta. U aktima o prijemu ili izdavanju navodi se mjesto sastavljanja akta, godina, mjesec, datum, od koga (za izdavanje - kome), po čijem nalogu, za koju svrhu i na koliko dugo (ako se stvar preuzima ili izdano privremeno radi izlaganja, pregleda itd.) .) predmet je prihvaćen ili predan. U ovom slučaju, predmeti su točno navedeni jedan za drugim po imenu, danom kratak opis, naznačena je veličina, materijal, tehnika, zabilježena je očuvanost predmeta, držanje (npr. u okviru, pod staklom), prethodni broj predmeta, ako je potjecao iz drugog muzeja.

Svi predmeti (zbirke) koji ulaze u muzejsku zbirku moraju biti pregledani od strane FZK muzeja. Odluka FLC-a o prijemu predmeta (zbirki) u muzejsku zbirku dokumentira se protokolom, koji odobrava ravnatelj muzeja. Na temelju ove odluke sastavlja se akt o prijemu predmeta na trajno čuvanje. Nakon suglasnosti na navedeni akt od strane ravnatelja Muzeja, au rokovima koje odredi FLC, nove nabave evidentiraju se u Glavnoj knjizi inventara Matičnog fonda i Knjizi obračuna znanstvene i pomoćne građe.

U akt o prijemu, kao iu inventar (zbirku ili teren) koji mu se prilaže, mogu se uključiti predmeti matičnog i znanstveno-pomoćnog fonda. Ali njihov početni upis provodi se odvojeno za odgovarajuće knjige glavnog i znanstveno-pomoćnog fonda.

U fazi aktivacije i registracije predmeta glavnog fonda, svaki predmet se identificira, provodi se njegova atribucija, čija je svrha sastaviti opći opis predmeta: njegovu sliku za pretraživanje, identificirati i popraviti najznačajnije razlikovna obilježja koja ga razlikuju od niza drugih sličnih predmeta. Na temelju podataka o predmetu, koji su otkriveni u postupku njegova stjecanja, utvrđuje se autorstvo, funkcionalna namjena i pripadnost predmeta, mjesto i vrijeme nastanka, životna sredina (socijalne, etničke i druge veze), izvornost, fizička obilježja (materijal, tehnika, oblik, veličina, boja i dr.), izvor i način stjecanja predmeta od strane muzeja, stupanj fizičke očuvanosti u trenutku upisa u muzej. Podaci prikupljeni u fazi akvizicije uvelike su odlučujući za utvrđivanje muzejske vrijednosti predmeta, njegovo daljnje istraživanje i korištenje. Rezultati atribucije svakog muzejskog predmeta dokumentiraju se (evidentiraju, evidentiraju) u aktu o prijemu, Glavnoj knjizi inventara matičnog fonda i Knjizi obračuna znanstvenog pomoćnog materijala. U ovoj fazi predmet od muzejskog značaja stječe status muzejskog predmeta i uključuje se u muzejsku zbirku.

Predmeti matičnog i znanstvenog pomoćnog fonda nakon evidentiranja i enkripcije (upisivanja brojeva računa) prenose se u odgovarajuće muzejske zbirke i znanstveno-pomoćni fond na čuvanje u skladu s aktom o prijemu i primopredaji predmeta. Akt potpisuje osoba odgovorna za vođenje evidencije muzejskih zbirki (voditelj sektora ili odjela računovodstva), te odgovorni skrbnik odgovarajuće muzejske zbirke ili građe znanstveno-pomoćnog fonda, zatim ga ovjerava glavni čuvar i odobrava. od strane ravnatelja muzeja (u nekim muzejima - od strane glavnog čuvara).

Svi muzejski predmeti i zbirke primljeni u depozitorij (odjel fondova) upisuju se u Knjigu računa primitaka pohrane fonda (odjel fondova), čiji oblik utvrđuje muzej. Evidentiranje novih primitaka provodi se ukupno prema aktu o prijemu i predaji stvari na čuvanje i njemu priloženom inventaru zbirke. U knjizi su godišnje sažeto primljeni predmeti u fond (odjel).

Razmotrimo primjere odražavanja zapisa za nabavu muzejskih zbirki u proračunskom računovodstvu.

1. Nabava muzejskih predmeta i muzejskih dragocjenosti na teret proračunskih sredstava.

Recimo odmah: kada nabavljate muzejske predmete, trebali biste primijeniti članak ekonomska klasifikacija troškovi 226 „Ostale usluge” (pismo Ministarstva financija Rusije od 22. veljače 2006. N 02-14-10 / 372). To je zbog stavka 13. Pravilnika iz razloga što nije dopušteno iskazivanje muzejskih predmeta i muzejskih dragocjenosti u bilanci muzeja.

Za obračun iznosa limita proračunskih obveza za nabavu muzejskih dragocjenosti provode se sljedeća knjiženja:

Debit 1 501 05 226
“Ograničenja za proračunske obveze za rashode od ostalih primljenih usluga” Zajam 1.501 03.226
„Granice proračunskih obveza korisnika proračunskih sredstava za izdatke na teret ostalih usluga“
- zaprimljeni su limiti proračunskih obveza za nabavu muzejskih dragocjenosti;

Debit 1 501 03 226
“Limiti proračunskih obveza primatelja proračunskih sredstava za rashode iz ostalih usluga” Kredit 1.502 01.226 “Preuzete proračunske obveze tekuće godine iz ostalih usluga”
- osnova - kupoprodajni ugovor i na temelju njega sastavljen nalog za plaćanje
U proračunskom računovodstvu ustanove operacija nabave muzejskih dragocjenosti iskazana je na sljedeći način:

Debit 1 401 01 226
“Troškovi ostalih usluga” Kredit 1.302 09.730

- troškovi nabave;

Debit 1 302 09 830
"Smanjenje računi za plaćanje o obračunima s dobavljačima i izvođačima za plaćanje ostalih usluga" Zajam 1 304 05 226 "Obračuni o plaćanjima iz proračuna s tijelima koja organiziraju izvršenje proračuna, za plaćanje ostalih usluga"
- izvršeno plaćanje po ugovoru o nabavi.

2. Nabava muzejskih predmeta i muzejskih dragocjenosti kroz dohodovnu djelatnost.

Debit 2 401 01 226
“Troškovi ostalih usluga” Kredit 2.302 09.730
„Povećanje obveza za obračune s dobavljačima i izvođačima za plaćanje ostalih usluga“
– odražava troškove vezane uz nabavu muzejskih dragocjenosti;

Debit 2 302 09 830
“Smanjenje obveza za obračune s dobavljačima i izvođačima za plaćanje ostalih usluga” Kredit 2 201 01 610 “Raspolaganje sredstvima ustanove s bankovnih računa”
- izvršeno je plaćanje prema ugovoru o nabavi;

Debit 2 401 01 130
“Prihodi od prodaje na tržnici Gotovi proizvodi, radovi, usluge" Kredit 2 401 01 226
“Troškovi za ostale usluge”
- smanjenje prihoda za iznos troškova nabave (sukladno naredbi o računovodstvenoj politici - na kraju izvještajnog razdoblja (mjesec, tromjesečje)).

Obnova

Troškovi restauracije muzejskih predmeta i muzejskih zbirki terete se na poziciji 226 „Ostale usluge“. U pismu Ministarstva financija Rusije od 22. veljače 2006. N 02-14-10/372 sastavljen je popis troškova muzeja za restauratorske radove koji uključuje:

pružanje usluga restauriranja umjetnina, koje se nalaze u bilanci ustanove;

provođenje tehnoloških anketa i istraživanja;

dobivanje, na temelju rezultata istraživanja, zaključaka o stanju građevina i građevnih materijala, o izvođenju sanacijskih, restauratorskih i konzervatorskih radova;

Ishođenje početnih dozvola za sanacijske, restauratorske i konzervatorske radove;

izrada projektnog zadatka za provođenje natječaja za izradu projekta sanacije i restauratorskih radova na objektima kulturne baštine;

izrada idejnih projekata restauracije i konzervacije i njihova koordinacija;

izrada troškovnika idejnih projekata restauracije i konzervacije i njihova koordinacija;

izrada i odobravanje radnog projekta i predračunske dokumentacije za restauraciju i konzervaciju, metodološko vodstvo i terenski nadzor tijekom sanacijskih i restauratorskih radova;

izrada nacrta, tehnoloških karata, preporuka za izvođenje restauratorsko-konzervatorskih radova;

provođenje vještačenja znanstveno-projektne i projektno-proračunske dokumentacije za restauraciju i konzervaciju;

izrada lokalnih predračuna za izvođenje restauratorsko-konzervatorskih radova;

izrada projektnog zadatka za provođenje natječaja za izbor glavnog izvođača radova na popravci, restauratorstvu i konzerviranju;

izrada znanstvenih i restauratorskih izvješća;

obavljanje funkcija kupaca;

provedba tehničkog nadzora nad popravnim, restauratorskim i konzervatorskim radovima;

provođenje pregleda izvedenih sanacijskih, restauratorskih i konzervatorskih radova.

Privremeno skladištenje

Muzej može prihvatiti predmete ili zbirke na privremeno čuvanje za izložbe, restauraciju, ispitivanje ili druge svrhe. Za sve primljene predmete sastavlja se odgovarajući akt.

Zabranjeno je predmete koji se nalaze na privremenoj pohrani u muzeju ustupiti drugim pravnim ili fizičkim osobama bez suglasnosti vlasnika tih predmeta (točka 96. Upute).

Sva dokumentacija za prihvaćanje predmeta (zbirki) na privremeno čuvanje mora biti pravno formalizirana i evidentirana u odgovarajućim knjigovodstvenim ispravama muzeja. Akt o prihvaćanju zbirke na privremeno čuvanje potpisuju primatelj - muzej i ustupatelj - vlasnik predmeta (zbirke) te se potvrđuje ravnateljem muzeja i pečatom. Svakom aktu prijema dodjeljuje se redni broj (počevši od prvog broja godišnje). Akt se sastavlja u tri primjerka: dva ostaju u muzeju (u računovodstvu i kod odgovornog čuvara), a treći se predaje vlasniku (točka 94. Upute).

Evidentiranje predmeta u aktu o prihvaćanju za privremeno skladištenje provodi se samo stavku po stavku, s naznakom glavnih atributnih podataka i razlikovnih obilježja predmeta, stupnja njegove očuvanosti. Uz veliki sastav ulaznih predmeta, uz akt se prilaže popis zbirke.

Na temelju akta o prijemu na privremeno čuvanje koji odobrava ravnatelj Muzeja, predmeti se evidentiraju u Knjizi prijama na privremeno korištenje (točka 100. Upute i Prilog br. 10. uz nju). Na kraju svake godine potvrde o prijemu i njihovi prilozi uvezuju se uzlaznim redoslijedom, numeriraju po stranicama i ovjeravaju pečatom muzeja.

Na predmetima koje muzej primi na privremeno čuvanje, prilikom upisa u Knjigu primitaka na privremeno korištenje, stavljaju se serijski brojevi. Numeriranje se provodi uzimajući u obzir njihovo moguće uklanjanje iz predmeta u slučaju povrata vlasniku. Brojevi su označeni olovkom na visećim naljepnicama, nosaču ili na pojedinačnom pakiranju predmeta (kuverte, kutije, kutije i sl.).

Povrat predmeta danih na privremeno čuvanje od strane muzeja vlasniku obavlja se nalogom ravnatelja muzeja i izdaje se aktom o izdavanju koji potpisuje glavni kustos, voditelj nadležnog odjela, materijalno odgovorna osoba u čijem su skladištu bili ti predmeti (točka 97. Naputka). Nakon što se predmeti vrate vlasniku, moraju se ukloniti iz relevantne muzejske evidencije. Oslobođeni brojevi računa ne koriste se ponovno.

Svakom muzejskom predmetu matičnog fonda, predmetima i građi znanstveno-pomoćnog fonda, prilikom prve registracije dodjeljuje se knjigovodstveni broj koji se stavlja na predmet istodobno s upisom u Glavnu inventarnu knjigu i Knjigu računovodstva znanstvenih Pomoćni materijali. Računski broj odgovara rednom broju upisa u prvom stupcu navedenih knjiga i upisuje se neposredno na sam predmet ili, ako to nije moguće, na okvir, kućište, naljepnicu, etiketu, omotnicu i sl.

Računovodstvena oznaka se primjenjuje na stavku redom kako se provode glavne računovodstvene operacije, uključujući primarnu registraciju, znanstvenu inventuru i posebno računovodstvo (za predmete od plemenitih metala i kamenja).

Metodologija za stavljanje upisnih oznaka na predmete razrađena je u točkama 128. – 148. Naputka. Nanošenje registarskih oznaka na objekte može se vršiti žigovima i ručno tušem, tušem ili pastom (crnom, ljubičastom), grafitnom olovkom (za grafiku), posebnim flomasterima za staklo, metal, drvo i druge materijale, kao kao i boja (emajl ili ulje) na velikoj skulpturi.

Osiguranje

Ako je ustupitelj privremene pohrane neki drugi muzej, tada se izlošci prije iznošenja osiguravaju (isto se radi prilikom prijevoza dragocjenosti na izložbu). Razmotrite odnos između institucije i osiguravajućeg društva koristeći federalne institucije kao primjer. U skladu s Dodatkom 2 Zakona od 19. prosinca 2006. N 238-FZ „O saveznom proračunu za 2007.“, prihod od naknade štete u slučaju osiguranih slučajeva, kada su korisnici prema ugovorima o osiguranju primatelji sredstava saveznog proračuna , odnose se na neporezne prihode i na njih se prenosi savezni proračun u iznosu od 100 posto za šifru prihoda 1 16 23010 01 0000 140. Imajte na umu da isplate osiguranja koje savezne institucije primaju od osiguravajućih društava kao naknadu za štetu kao rezultat osigurani slučaj, podliježu odobrenju računa nadležnih organa Savezna riznica s odrazom na osobnim računima za knjiženje sredstava primljenih od poduzetničkih i drugih dohodovnih djelatnosti otvorenih za federalne institucije na propisani način u tijelima Federalnog trezora.

Primjer
Muzej- savezna institucija, upravitelj proračunskih prihoda, sklopila je ugovor o osiguranju slika prilikom iznošenja na izložbu. Jedna od slika je oštećena i podliježe restauraciji, čija će cijena biti 100.000 rubalja. Osiguravajuće društvo platio traženi iznos
Debit 2 205 10 560
"Povećati potraživanja na ostale prihode" Kredit 2 401 01 180
"Ostali prihod"
- 100.000 rubalja. - iznos prihoda federalnog proračuna obračunat je u iznosu isplate osiguranja pod šifrom prihoda 3 03 02010 01 0000 180 "Ostali besplatni primici federalnim institucijama";

Debit 2 201 01 510
“Primici sredstava ustanove na bankovne račune”
Kredit 2 205 10 660
“Smanjenje potraživanja od ostalih prihoda”
- 100.000 rubalja. - primili uplatu osiguranja na izvanproračunski račun;

Debit 2 401 01 180
„Ostali prihodi“ Kredit 2 201 01 610
“Raspolaganje sredstvima ustanove sa žiro računa”
- 100.000 rubalja. - sredstva su doznačena u prihod saveznog proračuna pod šifrom prihoda 1 162301001 0000 140 "Prihodi od naknade štete u slučaju osiguranih slučajeva kada su korisnici po ugovorima o osiguranju primatelji sredstava federalnog proračuna";

Debit 1 210 02 140
“Obračuni s tijelima koja organiziraju izvršenje proračuna za iznose prisilnog povlačenja primljene u proračun”
Kredit 1 401 01 140
“Prihodi od iznosa prisilne zapljene”
- upravitelj primitka primio je izvadak o primitku prihoda u federalni proračun pod šifrom prihoda 1 162301001 0000 140.

Otpisati

Prema članku 9. Zakona, isključivanje muzejskih predmeta i zbirki iz Muzejskog fonda Ruske Federacije provodi savezno izvršno tijelo, kojemu je povjerena državna regulativa u području kulture na način utvrđen Pravilnikom. , nakon odgovarajućeg pregleda.

Odluku o isključenju muzejskih predmeta i zbirki iz fonda može donijeti Ministarstvo kulture Ruske Federacije u sljedećim slučajevima:

gubitak i uništenje muzejskih predmeta i zbirki ili njihova zamjena za druge muzejske predmete i zbirke;

pogrešnost stručnog mišljenja o kulturno-povijesnom značaju, fizičkom stanju i drugim značajkama tih predmeta i zbirki, na temelju kojih je donesena odluka o njihovom uvrštavanju u fond;

donošenje relevantne sudske odluke, koja je stupila na snagu.

Muzejski predmeti i zbirke smatraju se isključenima iz Muzejskog fonda Ruske Federacije od datuma upisa relevantne činjenice u Državni katalog Muzejskog fonda Ruske Federacije.

Odluku o otpisu građe znanstveno-pomoćnog fonda donosi ravnatelj Muzeja. Postupak otpisa muzejskih predmeta i građe znanstveno-pomoćnog fonda utvrđuje se priručnikom za otpis onih predmeta koji su pali u neupotrebljivo (limitno) stanje ili su izgubili materijalna i novčana sredstva.

U državnim muzejima koji nisu dio Muzejskog fonda Ruske Federacije, računovodstvo dragocjenosti provodi se u skladu s Uputama za računovodstvo i čuvanje muzejskog blaga, odobrenim Naredbom Ministarstva kulture SSSR-a od 17. srpnja 1985. N 290 i Upute za proračunsko računovodstvo, odobrene Nalogom Ministarstva kulture Rusije od 10. veljače 2006. N 25n (u daljnjem tekstu: Upute). Za početak bih želio navesti muzeje za koje je primjenjiv takav sustav obračuna vrijednosti:

povijesni muzeji. To su muzeji povijesnih znanosti: arheološki, etnografski, numizmatički, povijesno-revolucionarni, vojno-povijesni, povijesno-gospodarski; muzeji povijesti prosvjetiteljstva i školstva;

umjetnički muzeji koji se bave poviješću umjetnosti i poviješću umjetnosti;

prirodoslovni muzeji su muzeji koji se u svojoj djelatnosti temelje na prirodnim znanostima. To uključuje biološke, botaničke, zoološke, geološke, paleontološke, mineraloške, ekološke, antropološke i druge;

tehnički muzeji vezani uz tehničke znanosti, proizvodnju: politehniku, tehniku, zrakoplovstvo, motorni promet; muzeji komunikacija, brodogradnje, rudarstva, željezničkog prometa;

književni muzeji posvećeni razvoju književnosti, životu književnika (pjesnika, kritičara i dr.);

složeni muzeji. Takvi muzeji kombiniraju dva ili više glavnih profila. Na primjer, povijesno-umjetnički, povijesno-arhitektonski. Najčešći oblik je zavičajni muzej koji uključuje povijesno i prirodoslovno usmjerenje.

Muzejski fondovi

Agregat muzejski eksponatičini muzejsku zbirku - temelj svih muzeja, kako javnih tako i privatnih i odjelnih.

Sve muzejske vrijednosti koje se nalaze u muzejima moraju biti razdijeljene u skladu s njihovim značajem za znanost i kulturu općenito, kao i za djelatnost samog muzeja.

Glavna zadaća svakog muzeja je organizacija fondova. cilj dionički rad je nabava muzejskih fondova radi stvaranja uvjeta za čuvanje, istraživanje, korištenje i nadopunjavanje dragocjenosti.

Muzejski fondovi mogu se podijeliti u dvije vrste:

fond muzejskih predmeta (muzejska zbirka);

fond znanstvene i pomoćne građe koja je povezana sa samim izlošcima.

Sve muzejske predmete možemo podijeliti prema sljedećim kriterijima:

kronološka oznaka. Grupira sve stavke vezane uz jedno tisućljeće, stoljeće, godinu itd.;

geografski znak. Na mjestu nastanka predmeta i na mjestu njegova postojanja;

etnička pripadnost.

Karakteristike etnografskih muzeja:

društvena pripadnost - građa se grupira u okviru društveno-ekonomskih formacija;

nominalni znak koji objedinjuje određene predmete koji se odnose na određenu osobu.

Muzejske dragocjenosti također imaju dvije klasifikacije:

predmetna klasifikacija, koja grupira objekte koji su povezani po značenju ili radnji;

tematska klasifikacija muzejskih predmeta – provodi se u povijesnim muzejima na temelju klasifikacije povijesnih spoznaja i bliska je strukturi ekspozicije.

Računovodstvena pravila

Svi predmeti koje muzej primi podliježu strogom dokumentarnom knjigovodstvu.

Evidentiranje prijema i izdavanja muzejskih eksponata provodi se odmah po njihovom primitku, odnosno izdavanju u skladu s odgovarajućim obrascima akata utvrđenih Uputom o knjigovodstvu i čuvanju muzejskog fonda.

Knjigovodstvo muzejske građe provodi se sukladno Uputama za proračunsko računovodstvo.

Muzejski eksponati vode se kao dugotrajna imovina u skupini “Ostala dugotrajna imovina” na kontu 0 101 09 000.

Proračunsko računovodstvo za primitak muzejskih dragocjenosti provodi se na sljedeći način knjigovodstvene evidencije:

Debit 1 106 01 310

Zajam 1.302 19.730
„Povećanje obveza za nabavu dugotrajne imovine“
- muzejski eksponat ušao u muzej;

Debit 1 101 09 310

Kredit 1 106 01 410

- u skladište je ušao muzejski eksponat;

Debit 1 106 01 310
"Povećati kapitalna ulaganja u osnovna sredstva"
Kredit 1 101 09 310
“Povećanje vrijednosti ostale dugotrajne imovine”
- prebačen na strukturna podjela muzej za pripremu za izlaganje muzejskog eksponata (uz promjenu materijalno odgovorne osobe);

Debit 1 101 09 310
“Povećanje vrijednosti ostale dugotrajne imovine”
Kredit 1 302 09 730
„Povećanje obveza za obračune s dobavljačima i izvođačima za plaćanje ostalih usluga“
- odražava troškove rada na dovođenju muzejskog postava u izložbeni oblik;

Debit 1 101 09 310
“Povećanje vrijednosti ostale dugotrajne imovine”
Kredit 1 106 01 410
“Smanjenje kapitalnih ulaganja u dugotrajnu imovinu”
- izložak je nakon pripreme predan u izložbene dvorane, uzimajući u obzir troškove rada na dovođenju muzejskog izloška u postavku.

Amortizacija

Amortizacija se obračunava na muzejske dragocjenosti koje se vode u knjigovodstvenim evidencijama.

Početni, odnosno zamjenski trošak muzejskih dragocjenosti nadoknađuje se knjigovodstvenom evidencijom za obračun amortizacije koja se vodi za izvještajna razdoblja tijekom cijelog razdoblja njihove korisna upotreba.

Iznos amortizacije obračunava se pravocrtno na temelju izvorne (zamjenske) vrijednosti muzejskog eksponata i stope amortizacije koja se obračunava na temelju vijeka trajanja.

Tijekom izvještajne godine amortizacija se obračunava mjesečno u iznosu od 1/12 godišnjeg iznosa.

Obračun amortizacije tijekom korisnog vijeka trajanja muzejskog eksponata ne obustavlja se, osim u slučajevima njegovog prijenosa na konzervaciju u trajanju dužem od tri mjeseca, kao i tijekom razdoblja restauracije, čije trajanje prelazi 12 mjeseci (st. 3. članka 256. Poreznog zakona).

Vijek trajanja muzejskog eksponata određuje se kada se prihvati za proračunsko računovodstvo u skladu s Uredbom Vlade Ruske Federacije od 1. siječnja 2002. N 1 „O klasifikaciji dugotrajne imovine uključene u amortizacijske skupine”.

Temeljem ove odluke muzejski fondovi uvršteni su u 7. skupinu, kojom je određen vijek trajanja od 15 do 20 godina (šifra OKOF-a 190001000).

U skladu s pismom Ministarstva financija Rusije od 13. travnja 2005. N 02-14-10a / 721 „O obračunu amortizacije dugotrajne imovine i nematerijalna imovina“ obračun iznosa amortizacije dugotrajne imovine koja se nalazi u prvih devet amortizacijskih skupina Klasifikacije provodi se prema maksimalnom vijeku trajanja utvrđenom amortizacijskom skupinom.

Amortizacija muzejskih eksponata provodi se na proračunskom računu 0 104 07 000 „Amortizacija ostale dugotrajne imovine”:

Debit 1 401 01 271
“Troškovi amortizacije dugotrajne imovine i nematerijalne imovine”
Kredit 1 104 07 410
“Amortizacija ostale dugotrajne imovine zbog amortizacije”.

Priznati tekući rashodi u iznosu amortizacije muzejskih eksponata obračunate u izvještajno razdoblje u okviru proračunskih aktivnosti.

Postupak otpisa

Osnova za razgradnju i izuzimanje muzejskih predmeta iz inventarnih knjiga muzeja je nalog osnivača koji je podređen muzeju.

U slučaju uništenja ili krađe predmeta muzej je dužan podnijeti zahtjev za otpis osnivaču i priložiti sljedeću dokumentaciju:

zaključak povjerenstva restauratora i kustosa o stanju predmeta i nemogućnosti njegove obnove;

akt kojim se utvrđuju okolnosti oštećenja ili krađe stvari;

isprave o rezultatima usklađenja raspoloživosti s knjigama inventara.

Također, u slučaju krađe ili težeg oštećenja predmeta, potrebno je dostaviti dokumentaciju o poduzetim mjerama uprave muzeja na traženju ili restauraciji oštećenog predmeta, izvijestiti o rezultatima poduzetih mjera i privesti počinitelje. u skladu s utvrđenim zakonodavstvom.

Kada se muzejski predmet isključuje iz knjige inventara muzeja na temelju naloga ravnatelja, u knjizi prispjeća glavnog fonda i knjizi inventara stavlja se posebna oznaka u rubriku "bilješke" s obveznom pozivanje na dokument koji sadrži dopuštenje za izuzimanje objekta.

Bilješka o izuzimanju predmeta iz knjige primitaka, knjige inventara muzeja mora biti potpisana od strane ravnatelja muzeja i glavnog kustosa i ovjerena pečatom muzeja.

Otpis muzejskih predmeta i odraz ove operacije u proračunskom računovodstvu vrši se sljedećim unosom tek nakon što je navedeni otpis dogovoren s tijelima upravljanja imovinom:

Debit O 401 01 172
“Prihodi od prodaje imovine”;

Debitni 0 104 07 410
“Amortizacija ostale dugotrajne imovine zbog amortizacije”
Kredit 0 101 09 410
“Smanjenje nabavne vrijednosti ostale dugotrajne imovine“.

23.1. Muzeji su dužni sustavno provjeravati dostupnost i stanje očuvanosti muzejskih predmeta i muzejskih zbirki kako bi utvrdili odgovaraju li njihova stvarna prisutnost, identifikacijske značajke i stanje očuvanosti podacima iz glavne knjigovodstvene dokumentacije (u daljnjem tekstu: provjera dostupnosti ).

Dostupnost se može provjeriti kako za cjelokupni volumen muzejskih predmeta i muzejskih zbirki pohranjenih u fondovima, tako i za pojedine skladišne ​​skupine prema šiframa inventarnih knjiga.

23.2. Dostupnost provjerava povjerenstvo formirano na temelju naloga ravnatelja muzeja, prema rasporedu koji daje ravnatelj muzeja i usuglašava s osnivačem.

Komisija mora imati najmanje 3 osobe uz obavezno sudjelovanje odgovornog skrbnika i djelatnika računovodstva.

23.3. Raspored se sastavlja uzimajući u obzir sljedeće uvjete za provjeru dostupnosti i količine provjerenih sredstava ili skladišnih grupa:

Za muzeje s ukupnim brojem fondova do 30 tisuća predmeta - 1 put u 3 godine;

Od 30 do 300 tisuća - 1 put u 5 godina;

Od 300 do 500 tisuća - 1 put u 7 godina;

Od 500 tisuća do 1 milijun - 1 put u 10 godina;

Preko 1 milijun - 1 put u 15 godina.

Provjera raspoloživosti predmeta od plemenitih metala i dragog kamenja obavlja se u rokovima navedenim u točki 36. Pravila.

23.4. Kako bi se učinkovitije organizirao rad na provjeri prisutnosti u svakom muzeju, potrebno je razviti i odobriti metodologiju za njegovu provedbu, uključujući postupak prebrojavanja muzejskih predmeta i stavljanje posebnih oznaka u knjigovodstvene knjige o prolazu subjekta. provjere prisutnosti.

23.5. Rezultati provjere dokumentiraju se aktom koji potpisuju svi članovi povjerenstva, dostavljaju na razmatranje EFZK-u, odobrava ravnatelj Muzeja i upisuju u posebnu knjigu za upis akata provjere dostupnosti. (Prilog br. 30).

Sljedeći dokumenti priloženi su potvrdi o dostupnosti.

stolovi , koji bilježe podatke o broju muzejskih predmeta evidentiranih u poslovnim knjigama (Prilog br. 30-1).

Tablice se sastavljaju na temelju prebrojavanja stavki u svakom svesku knjigovodstvene knjige uz obvezno usklađivanje broja uknjiženih brojeva s brojem stavki navedenih iza njih, uključujući i ukupne brojeve s razlomačkim oznakama.

U aktu se upisuju podaci o artiklima koji su na utvrđeni i neodređeni način isključeni iz knjigovodstvene dokumentacije, dvaput registriranim artiklima i artiklima koji su ranije izuzeti, a pronađeni su na zalihi. (Prilozi br. 30-2, 30-3).

Svi dostupni popratni dokumenti u obliku fotokopija izvornika ili ovjerenih kopija moraju biti priloženi popisu predmeta koji nisu pronađeni tijekom provjere dostupnosti (Prilog br. 30-4).

U slučaju krađe ili krađe dokumenti opravdanja su pismo s podacima o datumu i okolnostima krađe, relevantni unutarmuzejski nalozi i pojašnjenja dužnosnici muzej, rezultati službenih istraga, potvrde tijela unutarnjih poslova o osnivanju, obustavi ili okončanju kaznenog predmeta, drugi dokumenti i materijali koji se odnose na tu činjenicu.

U slučaju prijašnjih ustupa muzejskih predmeta drugim muzejima ili organizacijama bez izdavanja odgovarajućih dopuštenja, moraju se dostaviti ovjerene preslike isprava na temelju kojih je ustup obavljen (nalog ili uputa više organizacije ili ravnatelja muzeja, akt o izdavanju, akt o izdavanju, ustupanje ili ustupanje muzejskog predmeta). potvrda muzeja ili organizacije o primitku predmeta i sl.) ).

U slučaju utvrđivanja manjka muzejskih predmeta utvrđenih prethodnim provjerama dostupnosti, uz odgovarajuće listove popisa predmeta prilažu se ovjerene preslike akata o tim provjerama ili izvadci iz njih.

U slučaju manjka muzejske građe iz neutvrđenih i nedokumentiranih razloga, prilaže se obrazloženje koje potpisuju glavni kustos, voditelj računovodstva i odgovorni kustos.

Popis nedosljednosti uključuje samo one stavke u kojima su utvrđene velike (ozbiljne) nedosljednosti u opisu njihovih stvarnih parametara i vizualnih karakteristika ili je utvrđena zamjena stavki (Prilog br. 30-5).

Prilikom provjere dostupnosti potrebno je obratiti pozornost na predmete koji su u nezadovoljavajućem stanju očuvanosti kako bi se riješilo pitanje poduzimanja hitnih mjera za njihovu konzervaciju ili restauraciju, kao i predmete koji su greškom uvršteni u glavni fond muzeju i podliježu prijenosu u znanstveno-pomoćni fond. (Prilozi br. 30-6, 30-7).

Prijedlozi za isključenje muzejskih predmeta iz Muzejskog fonda Ruske Federacije i muzejske evidencije moraju sadržavati obrazložena obrazloženja svrhovitosti njihovog isključenja, potkrijepljena odgovarajućim opravdanim dokumentima u obliku stručnih mišljenja EFZK-a i stručnjaka trećih strana, obavijesti od Ministarstvo unutarnjih poslova o obustavi kaznenog postupka i sl. (Prilog br. 30-8).

Sve priloge akta o ovjeri potpisuju članovi povjerenstva i ovjeravaju pečatom muzeja.

Ovisno o stanju računovodstvene dokumentacije muzeja i rezultatima revizije, akt može odražavati druge pozicije koje nisu predviđene u obrascu navedenom u Dodatku br. 30.

23.6. Rezultate provjere raspoloživosti muzej dostavlja na suglasnost osnivaču.

Muzeji pod jurisdikcijom Ruske akademije znanosti, drugih saveznih odjela, konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i lokalnih vlasti šalju akte o provjeri dostupnosti Ministarstvu kulture Ruske Federacije u sljedećim slučajevima:

Gubitak muzejskih predmeta (nestašica);

Prijenos predmeta iz glavnog u znanstveno-pomoćni fond;

Iznimke (otpisi) muzejskih predmeta;

Uspostavljanje supstitucije muzejskih predmeta.

23.7. Sverusku (totalnu) provjeru dostupnosti muzejskih predmeta i muzejskih zbirki provodi Ministarstvo kulture Ruske Federacije svakih 20 godina.

U skladu s podstavkom 35-4) članka 7. Zakona Republike Kazahstan od 15. prosinca 2006. "O kulturi" NARUČUJEM:
1. Odobrava priložene Upute za računovodstvo, skladištenje, korištenje i otpis muzejskih predmeta muzejskog fonda Republike Kazahstan.
2. Odjel za kulturu i umjetnost Ministarstva kulture i sporta Republike Kazahstan u utvrđena zakonom kako bi se osiguralo:
1) državna registracija ove naredbe pri Ministarstvu pravosuđa Republike Kazahstan;
2) u roku od deset kalendarskih dana nakon državna registracija ove naredbe, slanje primjeraka ove naredbe radi službene objave u informacijsko-pravnom sustavu "Adilet" i periodične tiskane publikacije na elektroničkom mediju s tiskanim primjerkom ovjerenim službenim pečatom, radi unosa u referentnu kontrolnu banku regulatornih pravnih akti Republike Kazahstan u u elektroničkom obliku ovjerenu elektroničkim digitalnim potpisom osobe ovlaštene za potpisivanje ovog naloga, s priloženom kopijom u papirnatom obliku ovjerenom službenim pečatom;
3) postavljanje ove naredbe na internetski izvor Ministarstva kulture i sporta Republike Kazahstan nakon službene objave;
4) podnošenje Odjelu pravna služba Ministarstva kulture i sporta Republike Kazahstan informacije o provedbi mjera predviđenih ovim stavkom u roku od deset radnih dana od dana provedbe mjera.
3. Nametnuti nadzor nad izvršenjem ove naredbe nadzornom zamjeniku ministra kulture i sporta Republike Kazahstan.
4. Ova naredba stupa na snagu danom prve službene objave, a primjenjuje se na odnose nastale od 1. siječnja 2016. godine.

Ministar kulture i sporta
Republika Kazahstan A. Mukhamediuly

Odobreno po narudžbi
Ministar kulture i sporta
Republika Kazahstan
od 7. prosinca 2015. br.372

Upute za knjiženje, čuvanje, korištenje i otpis
Republika Kazahstan

1. Opće odredbe

1. Ova Uputa o računovodstvu, skladištenju, korištenju i otpisu muzejskih predmeta muzejskog fonda Republike Kazahstan (u daljnjem tekstu: Uputa) pobliže propisuje postupak evidentiranja, skladištenja, uporabe i otpisa muzejskih predmeta muzejskog fonda Republike Kazahstan (u daljnjem tekstu: muzejski predmeti).
2. U ovoj Uputi koriste se sljedeći osnovni pojmovi:
1) muzejski fond - skup kulturnih vrijednosti koje se nalaze u fondovima državnih muzeja, muzejskih rezervata i drugih državnih organizacija i pripadaju Republici Kazahstan;
2) glavni fond - skup kulturnih vrijednosti koje su u stalnoj uporabi državnih muzeja, muzejskih rezervata i drugih državnih organizacija i pripadaju Republici Kazahstan;
3) privremeni fond - skup kulturnih vrijednosti koje su u privremenom korištenju državnih muzeja, muzejskih rezervata i drugih državnih organizacija i pripadaju Republici Kazahstan;
4) muzejski predmet - kulturna vrijednost izvučena iz okoline i prenesena u muzej.

2. Knjigovodstvo muzejskih predmeta

3. Knjigovodstvo muzejskih predmeta sastoji se od dvije faze:
1) primarna evidencija muzejskih predmeta;
2) inventar muzejskih predmeta.

Stavak 1. Primarna registracija muzejskih predmeta

4. Prilikom prve registracije:
1) aktiviraju se muzejski predmeti. Aktivacija se vrši na dan primitka ili izdavanja muzejskog predmeta i izdaje se:
akt o prijemu muzejskog predmeta na trajno ili privremeno korištenje na obrascu, sukladno Prilogu 1. ove Upute;
akt o izdavanju muzejskih predmeta na trajno ili privremeno korištenje na obrascu, u skladu s Prilogom 2. ove Upute.
Akti iz ove podstavka upisuju se u Upisnik prijema na trajno korištenje, Upisnik izdavanja na trajno korištenje, Upisnik primanja na privremeno korištenje, Upisnik izdavanja na privremeno korištenje (u daljnjem tekstu: upis knjige) u obrascima prema prilozima 3 , , , ove Upute.
2) Aktiviranje po prihvatu muzejskih predmeta provodi se na temelju preporuka;
3) prilikom primitka muzejskih predmeta podaci o muzejskim predmetima, osim muzejskih predmeta od plemenitih kovina i dragog kamenja, upisuju se u Knjigu primitaka matičnog fonda ili Knjigu primitaka privremenog fonda (u daljnjem tekstu: knjiga primitaka) prema obrascima iz priloga 7. ovoga Naputka.
Prilikom upisa podataka u knjige primitaka, svakom muzejskom predmetu dodjeljuje se jedan redni registarski broj, a svakoj zbirci muzejskog predmeta dodjeljuje se broj s razlomkom, prema broju predmeta koji čine zbirku.
Prilikom preuzimanja zbirke muzejskih predmeta sastavlja se zbirni inventar muzejskih predmeta u skladu s Prilogom 9. ove Upute.
5. Knjige primitka i knjige upisa vode se u rukom pisanom obliku. Za svakodnevnu uporabu formira se preslik knjige primitaka u elektroničkom obliku.
6. Knjige primitaka i knjige upisa prije popunjavanja provezuju se, listovi se numeriraju, potpisuju ravnatelj muzeja, glavni kustos, voditelj računovodstva i ovjeravaju pečatom muzeja.
7. Dana 01. siječnja svake godine nakon posljednjeg upisa u knjige primitaka i knjige uknjižbe sastavlja se popis knjiga prema obrascu iz Priloga 10. ovog Naputka.
8. Pri obračunu muzejskih predmeta količina svakog muzejskog predmeta, uključujući zbirku, mjeri se jedinicama. Svakom muzejskom predmetu ili zbirci dodjeljuje se jedna šifra koja se sastoji od skraćenog naziva muzeja, početnog slova materijala od kojeg je muzejski predmet izrađen, brojeva dodijeljenih prema Knjizi primitaka Glavnog fonda i prema Inventaru. Knjiga muzejskih predmeta (u daljnjem tekstu: Knjiga inventara), sastavljena prema obrascu , prema Prilogu 11. ovoga Naputka.
9. Šifra muzejskog predmeta mora biti jasno pričvršćena na muzejski predmet, ne narušavajući njegov izgled, u rukopisnom ili tiskanom obliku ili u bilo kojem drugom obliku korištenjem Moderna tehnologija. Za muzejske predmete koji se primaju na privremeno korištenje šifra se stavlja naljepnicom.
10. Prilikom ažuriranja šifre spremaju se sve prethodno postavljene šifre na muzejskim predmetima.

Stavak 2. Inventar muzejskih predmeta

11. Inventar muzejskih predmeta obuhvaća:
1) znanstveni inventar muzejske građe;
2) provjera prisutnosti muzejskih predmeta.
12. Svi muzejski predmeti primljeni u matični fond muzeja podliježu znanstvenoj inventuri.
13. Nakon inicijalnog evidentiranja muzejskih predmeta, podaci o muzejskim predmetima upisuju se u Knjigu inventara i upisuje šifra.
Za svaki muzejski predmet sastavlja se inventarna kartica na obrascu, prema Prilogu 12. ove Upute.
14. Ovisno o namjeni, sadržaju, muzejski predmeti dijele se u sljedeće skupine:
1) izvori odjeće;
2) prirodni povijesni spomenici;
3) arheološke zbirke;
4) antropološke zbirke;
5) numizmatičke zbirke (kovanice, ordeni, medalje, žetoni, znakovi, plakati, dragocjenosti, papirni novac);
6) etnografske zbirke;
7) proizvodi od metala, drveta, minerala, porculana, keramike, stakla, vapnenca, gipsa, mramora, tkanina, kože;
8) oružje, namještaj;
9) likovni izvori (slikarstvo, grafika, skulptura, umjetnički obrt i fotografije);
10) pisani izvori (rukopisni i tiskani dokumenti, rijetka knjiga);
11) filmski materijali i zvučni zapisi;
12) memorijalni kompleksi;
13) muzejski predmeti od plemenitih metala i dragog kamenja;
14) biološki i zoološki muzejski predmeti.
15. Za svaku skupinu muzejskog predmeta vodi se Inventarna knjiga.
16. Prilikom upisa podataka o muzejskim predmetima u Knjigu inventara, svakom muzejskom predmetu dodjeljuje se jedan redni broj, a svakoj zbirci muzejskog predmeta dodjeljuje se broj s razlomkom, na temelju broja predmeta koji čine zbirku. .
17. Knjiga inventara knjigovodstva vodi se u rukopisnom obliku.
18. Inventarna knjiga računovodstva se prije popunjavanja prošiva, listovi se numeriraju, potpisuju ravnatelji muzeja, glavni kustos, voditelj računovodstva i ovjeravaju pečatom (ako postoji) muzeja.
19. Nakon posljednjeg upisa muzejskih predmeta, Inventarna knjiga podliježe inventuri. Prilikom sastavljanja novih Popisnih knjiga, prethodne se čuvaju i ne uništavaju.
20. Usklađivanje prisutnosti muzejskih predmeta provodi se prema rasporedu usklađivanja koji odobrava ravnatelj muzeja.
21. U rasporedu usklađenja navedeni su sljedeći termini:
1) u muzejima do tri tisuće muzejskih predmeta - godišnje;
2) u muzejima s do trideset tisuća muzejskih predmeta - jednom u tri godine;
3) u muzejima koji imaju od trideset do tristo tisuća muzejskih predmeta - jednom u pet godina;
4) u muzejima s tristo do petsto tisuća muzejskih predmeta - jednom u sedam godina;
5) u muzejima s od petsto tisuća do milijun muzejskih predmeta - jednom u deset godina;
6) u muzejima s više od jednog milijuna - jednom u petnaest godina.
22. Na temelju rezultata usklađenja prisutnosti muzejskih predmeta sastavlja se akt usklađenja prisutnosti muzejskih predmeta prema obrascu, u skladu s Prilogom 13. ove Upute.

3. Pohrana muzejskih predmeta

23. Muzejski predmeti postavljaju se u prostor u skladu sa:
1) uvjeti temperature i vlažnosti;
2) svjetlosni način rada.
24. Temperatura zraka tijekom složenog skladištenja raznih muzejskih predmeta postavljena je unutar +18 o Celzijusa (u daljnjem tekstu - C).
25. U skladištima muzejskih predmeta tijekom njihove složene pohrane temperatura zraka postavljena je u granicama ne višim od +20 ° C (pri relativnoj vlažnosti do 53%).
26. U prostorijama u kojima se nalaze muzejski predmeti temperatura zraka se određuje u granicama:
1) ne više od +12 ° C - za muzejske predmete od crno-bijelih fotografskih materijala;
2) ne viša od +5 o C - za muzejske predmete od fotomaterijala u boji;
3) od +16 o C do +25 o C za muzejske predmete od voska i plastelina;
4) ne niža od 0 °C za muzejske predmete od dragog i poludragog kamenja i jantara.
27. Pri složenom čuvanju muzejskih predmeta relativna vlažnost zraka postavlja se u rasponu od 50 do 65%.
28. Za čuvanje muzejske građe relativna vlažnost zraka određuje se unutar:
1) od 37% do 50% za arheološke muzejske predmete s produktima korozije u obliku kloridnih spojeva;
2) od 40 do 50% za muzejske predmete izrađene od fotomaterijala.
29. Psihrometri, higrometri, termometri i drugi uređaji postavljaju se u svakoj prostoriji u kojoj se nalaze muzejski predmeti za mjerenje temperature i vlažnosti zraka.
30. Pokazatelji temperature i vlažnosti zraka uzimaju se u obzir dva puta dnevno, u isto vrijeme.
31. Ako uvjeti temperature i vlažnosti u prostoriji imaju visoku vlažnost, tada minimalna udaljenost između zida i opreme je najmanje deset centimetara, u slučaju niske vlažnosti, koriste se opća sredstva za vlaženje.
32. Muzejski predmeti ne smiju biti izloženi sunčevoj svjetlosti u muzejskim prostorijama.
33. Za sve vrste grafika, knjiga, rukopisnih materijala, fotografija, tkanina, botaničkih i zooloških zbirki, kože, osvjetljenje muzejskih prostorija treba biti unutar 50-75 luksa, za sve ostale muzejske predmete - 75 luksa.
34. Za čuvanje uljanih i tempera slika, kao i muzejskih predmeta izrađenih od kosti, potrebno je sustavno osvjetljenje (prirodno ili umjetno) danju.
35. Prilikom snimanja, fotografiranja u muzejskim prostorima muzejske predmete treba kontrolirati od grijanja. Izvori svjetla ne smiju biti bliže od četiri metra od muzejskih predmeta, a svjetlo treba biti uključeno minimalno vrijeme (ne duže od 3-5 minuta). Neprihvatljivo je povećanje temperature zraka u muzeju u kojem se snima za više od 2 o C.
36. Fotografiranje muzejskih predmeta elektroničkom bljeskalicom se ne provodi.
37. Slika se čuva na sljedeće načine:
1) slike bez okvira vješaju se na jake užadi ili na metalne trake s pomičnim kukama. Jedan kraj užeta je pričvršćen za metalnu šipku pričvršćenu na vrh zida, drugi kraj je provučen kroz dva prstena pričvršćena u okvir slike, a zatim je vezan za šipku;
2) slike u okvirima vješaju se na nepomične (fiksne) ili uvlačive ploče prekrivene velikom metalnom mrežom. Vješanje slika na rešetku vrši se kukicama. Jedan kraj kuke je fiksiran u prsten uvrnut u okvir slike, drugi u ćeliju rešetke. Mreže i udice imaju antikorozivni premaz;
3) slike na platnu i umjetnine pohranjuju se na daske, stalke s gnijezdima za svako djelo;
4) slike na debelim daskama (osobito drevno rusko slikarstvo) pohranjuju se na police s rešetkastim podom (bazom), kako bi cirkulirao zrak. Podnica od letvica leži okomito na ravninu radova. Na okomitom zidu stalka opremljene su posebne pojedinačne ćelije s padinama, prekrivene tkaninom;
5) slike na platnu nategnute na nosilima pohranjuju se na pod od letvica, tvoreći drugu palubu od letvica. Za radove velikih dimenzija, između letvica se postavljaju ležajevi kako bi se olakšalo trenje tijekom postavljanja i uklanjanja slika sa stalka;
6) slike bez okvira u hrpama, na debelim daskama s tiplama, spremaju se prema veličini, slike se stavljaju licem prema dolje. Između slika položeni su jastuci od platna i vate;
7) slike na platnu bez okvira pohranjuju se po veličini, slike se postavljaju licem prema dolje, bez odstojnika;
8) Slike uljane slike pohranjuju se na posebnom oknu.
U prostorijama u kojima se čuvaju slike, prolazi između polica su složeni najmanje jedan metar širine.
38. Na jednom oknu se čuva do deset slika.
Osovine za štafelajne uljane slike izrađene su od suhog materijala s glatkom površinom u sljedećim parametrima:
1) promjera osovine od 50 i više centimetara (za umnožene slike i slike s oslikavanjem tijela od 50 do 70 centimetara);
2) duljina osovine od 5 do 10 centimetara premašuje širinu slike;
3) okvir osovine je prekriven šperpločom, zatim papirom za omatanje;
4) promjer krugova pričvršćenih na oba kraja osovine mora biti veći od promjera osovine, uz očekivanje da je slika pričvršćena na osovinu najmanje 10-15 centimetara od poda.
Ne preporučuje se skladištenje velikih slika na valjcima dulje od dvije ili tri godine bez provjere njihove sigurnosti. Kako bi se izbjeglo savijanje i deformacija, osovina sa slikama namotanim na njoj se pohranjuje u vodoravnom položaju. Dva puta godišnje vratilo se okrene oko osi za 180 o.
39. Slike izrađene u tehnici slikanja temperom i ljepilom, kao iu mješovitoj tehnici, pohranjuju se u glaziranom obliku.
40. U izložbi su slike izložene pod staklom. Kako staklo ne bi dodirivalo sliku, oko rubova se izrađuju drveni, kartonski ili pluteni odstojnici debljine 2-5 milimetara.
41. Grafika je pričvršćena na polovicu paspartua, koja nema prozor, na papirnatim šarkama (papicama), koje su zalijepljene sa stražnje strane na gornji rub muzejskog predmeta i paspartua.
42. Rukopisne knjige (na pergamentu i na papiru) pohranjuju se u ormare koji ih štite od svjetla i prašine.
Stare rukopisne i starotiskane knjige pohranjuju se u sanduke ili kutije.
Diplome (na pergamentu ili papiru) pohranjuju se u mapama, u vodoravnom položaju, u ormarićima ili na policama.
43. Muzejski predmeti od minerala iz skupine sumpornih spojeva i soli pohranjuju se u staklenke širokog grla s brušenim čepovima.
44. Muzejski predmeti izrađeni od tkanine pohranjuju se prema vrsti građe u zatvorenim ormarima i ladicama, tkanine se pohranjuju umotane u tinjan papir.
45. Muzejski predmeti sa zlatnim, srebrnim, bisernim i drugim reljefnim vezom te s krznenim ukrasima pohranjuju se zasebno, svaki je predmet zamotan u tinjan papir, između predmeta nalazi se brtva od više slojeva mica papira.
46. ​​​​U ormarima se čuvaju muzejski predmeti izrađeni od kože, osim onih od iverala. Unutar kabineta:
1) odjeća se čuva na vješalicama s pamučnim jastučićima na uglovima;
2) šeširi se čuvaju u posebnim kutijama. Za zaštitu od deformacije, šeširi se stavljaju na praznine;
3) cipele se čuvaju na drvenim kockama napunjenim mekim papirom;
4) kožna oprema, orma se čuva na drvenim okruglim nosačima.
47. Skulpture od drveta, veliki sanduci, kolovrati pohranjeni su na policama i policama.
48. Skulpture velike i srednje veličine pohranjuju se na podijima, stalcima, policama.
49. Muzejski predmeti od porculana, keramike, stakla, vapnenca, gipsa, mramora pohranjeni su na policama u ostakljenim ormarima.
50. Muzejski predmeti od obojenih i željeznih metala pohranjuju se odvojeno od predmeta od plemenitih metala.
51. Vatreno i oštro oružje pohranjuje se u prostorijama opremljenim sigurnosnim alarmima.
52. Numizmatika (kovanice, medalje, ordeni, žetoni, značke) pohranjuje se u ormare opremljene ravnim ladicama – tacnama. Visina kutije je 3-5 centimetara. U kutije se ugrađuju limene, kartonske, plastične kutije visine 1,5-2 cm (bez poklopca), širine 1 cm i dubine veće od veličine muzejskog predmeta.
53. Negativi i prozirnice pohranjuju se u metalne ormare i kutije s gnijezdima, svaki muzejski predmet stavlja se u deblju papirnatu omotnicu.
54. Pozitivi se spremaju u fotopapirnate vrećice odgovarajućih veličina, najviše 10 komada u jednoj vrećici.
55. Filmovi se pohranjuju u željezne standardne kutije, filmovi sa zvučnim zapisom - u kartonske kutije.
56. Magnetske vrpce pohranjuju se u primarnu ambalažu ili kartonske kutije postavljene okomito na drvene police.
57. Optički kompaktni, izmjenjivi diskovi pohranjuju se u posebnim plastičnim spremnicima, u ormarićima.
58. Alati za istraživanje metala (geološki čekići, dlijeta, lagani setovi za bušenje i drugi) skladište se na glatkim površinama.
59. Otisci biljaka, kukaca, riba i drugih organizama pohranjuju se u pamuk, u kutije ili kutije.
60. Monoliti tla pohranjuju se u kutije postavljene uza zid pod kutom, a uzorci tla uzeti za kemijsku analizu pohranjuju se u staklene posude s brušenim čepovima.
61. Herbariji se pohranjuju u mape, u ormare s vratima koja se čvrsto zatvaraju, u hermetičke ormare ili kutije.
62. Zoološki muzejski predmeti čuvaju se na sljedeće načine:
1) kože životinja koje nose krzno - vise u ormarima;
2) plišane životinje i ptice - u ormarićima sa staklenim vratima koja se čvrsto zatvaraju ili na policama. Poredane su bez dodira jedna s drugom, prema zoološkoj klasifikaciji;
3) preparirani leševi ptica i sisavaca - u sanducima;
4) zoološki muzejski predmeti, fiksirani u alkoholu ili formalinu - u staklenim posudama, u slijepim ormarima.
63. Antropološki muzejski predmeti čuvaju se:
1) lubanje - u ormarićima na policama;
2) kosti skeleta - u posebnim kutijama;
3) kosa - u staklenim epruvetama, zatvorenim čepom i vatom, uz pranje eterom;
4) kosti kostura dospjelih u pohranu iz uvjeta permafrosta do konačne konzervacije - u zamrzivačima na temperaturi od najmanje 18°C.

4. Korištenje muzejskih predmeta

64. Muzejski predmeti služe za:
1) izloženost;
2) znanstvenoistraživački;
3) fotografiranje i video snimanje;
4) koncertna djelatnost.
65. Muzejski predmeti se ne koriste u slučajevima njihove dotrajalosti.
66. Prijevoz muzejskih predmeta obavlja se u skladu s preporukama povjerenstva za otkup fondova.
67. Prilikom prijevoza muzejskih predmeta svi muzejski predmeti stavljaju se u kutije u skupinama s umetnutim drvenim kavezima ili u kutije omotane mekim papirom odvojeno jedna od druge. Dijelovi muzejskih predmeta omotani su odvojeno jedan od drugog i pakirani u jednu kutiju.
Muzejski predmeti unutar kutija ili kutija:
1) od plemenitih metala i kamenja stavljaju se u posebne kutije;
2) izrađeni od metala, a oružje je umotano u mekani papir ili stavljeno u posebne kutije, omote. Prije pakiranja čiste se od prašine i podmazuju puščanim uljem. Umetak je zapečaćen papirom ili gazom namočenom u rastopljeni vosak ili parafin;
3) od brokata ili sa zlatnim i srebrnim vezom, rašire se na punu širinu u velikim kartonskim kutijama, gumbi i našiveni ukrasi na odjeći omotaju se mekim papirom, željezni dijelovi se po mogućnosti odstrane i zamotaju mekim papirom;
4) od vune i krzna omotani su mekim papirom tretiranim pesticidima. Prije pakiranja, krzno se češlja češljem;
5) Koža omotana mekim papirom. Muzejski se predmeti prije pakiranja namažu omekšivačima (ricinusovo ulje, lanolin, glicerinska emulzija sa žumanjkom). Kožne cipele se pune mekim materijalom i suše prije pakiranja.
68. Pri pakiranju muzejskih predmeta osigurava se:
1) izolaciju svakog muzejskog predmeta;
2) odsutnost pretjeranog pritiska na svaki muzejski predmet;
3) potpuna nepokretnost muzejskih predmeta.

5. Otpis muzejskih predmeta

69. Muzejski predmet podliježe otpisu prema preporuci povjerenstva za otkup fondova u sljedećim slučajevima:
1) uništenje muzejskog predmeta;
2) prijenosi na trajno korištenje državnim muzejima i državnim organizacijama;
3) razmjena s državnim muzejima i vladine organizacije.
U slučaju predaje na trajno korištenje državnim muzejima i državnim organizacijama ili razmjene muzejskog predmeta s državnim muzejima i državnim organizacijama, sastavlja se akt o prijemu i predaji.
70. Na temelju preporuke fondovsko-otkupne (selekcione) komisije sastavlja se akt o otpisu muzejskog predmeta na obrascu, u skladu s Prilogom 14. ove Upute.
71. Potvrdu o otpisu odobrava ravnatelj muzeja i ovjerava (ako postoji) muzej.
72. Nakon odobrenja akta u rubrici "bilješke" Knjige primitaka matičnog fonda provode se upisi o otpisu muzejskog predmeta s datumom i brojem akta o otpisu.
Prilikom otpisa sporednih muzejskih predmeta, nakon upisa u stupac "bilješke" Knjige primitaka glavnog fonda, muzejski predmeti se bez naknade prenose drugim državnim organizacijama.

Prilog 1

korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

"Odobravam"
Direktor
_______________________
(pun naziv muzeja)
« » _______ 20__

Akt prijema
muzejske predmete u trajnom ili
za privremeno korištenje
№

Ovaj akt je sastavljen "" ______ 20 godina u tri
kopira to
________________________________________________________ predstavljen od
____________________________________________________________________
prihvaćeno, i __________________________________________________________
(PUNO IME. pojedinac ili
__________________ predstavljen od __________________________________________
naziv pravne osobe) (puno ime i prezime)

prenijeti na trajno ili privremeno korištenje sljedećem muzeju
stavke:
(Podcrtajte sve što je primjenjivo)

Ukupno je prema aktu prihvaćeno: _________________ jedinica muzejskih predmeta za
(brojkama i slovima)
ukupni iznos (u tengama) _______________________
(brojkama i slovima)

Razlog: (datum, broj zapisnika o kupnji dionica
(odabir fonda) komisija)

Popis priloženih dokumenata (ako postoje):

Potpisi osoba koje čine ovaj akt __________________________
(ime i prezime, potpis osobe koja je dostavila dokumentaciju)

Dodatak 2
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

"Odobravam"
Direktor
_______________________
(pun naziv muzeja)
« » _______ 20__

Potvrda o izdavanju
Muzejski predmeti za trajno ili privremeno korištenje
№

Ovaj akt je sastavljen "" ______________ star 20 godina da
____________________________________________________________ predstavljen od
(naziv državnog muzeja)

(prezime, ime, patronim (ako postoji) (u daljnjem tekstu - puno ime), radno mjesto)

prenesen prije "" 20______, i ______________________ zastupa
(kada se izdaje na privremeno korištenje) (naziv pravne osobe)
_____________________________________________________________________
(puno ime i prezime)

prihvatio na trajno ili privremeno korištenje sljedeći muzej
stavke temeljene na
(Podcrtajte sve što je primjenjivo)

posebno dopuštenje ovlaštenog tijela u kulturi odn
lokalno izvršno tijelo regije (grada republike
vrijednosti, kapitali).
(Podcrtajte sve što je primjenjivo)

Ukupno je prema aktu predato: ___________________ jedinica muzejskog predmeta
(brojkama i slovima)
Potpisi ____________________________________________

(na poleđini lista prilikom izdavanja na privremeno korištenje)

Izdavanje je izvršeno uz obvezno ispunjavanje sljedećih uvjeta:
1. Muzejski predmeti izdani na temelju ovoga Zakona podliježu povratu
muzej ____________________________ najkasnije do zadanog roka
ovime bez ikakvih prethodnih zahtjeva.
2. Pakiranje i transport izdanog muzejskog predmeta
izrađuje se na trošak ________________________________________________________________________________
3. Izdani muzejski predmeti vraćaju se u istom stanju
kakve su bile u vrijeme kada su izdane.
U slučaju gubitka ili djelomičnog oštećenja izdanih eksponata
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

obvezuju se nadoknaditi troškove izgubljenog ili troškove obnove.
4. U utvrđenom roku privremenog korištenja muzeja
predmeti, muzej
_____________________________________________________________________
nadzire pohranu muzejskih predmeta u
_____________________________________________________________________
primjerene uvjete, za koje dopušta predstavniku muzeja da
_____________________________________________________________________
nesmetano pregledava materijale i slijedi sve njegove upute
_____________________________________________________________________
glede uvjeta skladištenja.

Upoznati s uvjetima (a): ____________________________________________________
(potpis osobe koja preuzima muzejski predmet)

Prilog 3
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

Knjiga upisa akata prijema na trajno korištenje

Dodatak 4
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

Knjiga upisa akata o izdavanju na trajno korištenje

Dodatak 5
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

Knjiga upisa akata prijema na privremeno korištenje

Dodatak 6
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

Knjiga upisa akata o izdavanju na privremeno korištenje

Prilog 7
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

Knjiga primitaka glavnog fonda

Dodatak 8
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

Knjiga prihoda privremenog fonda

Dodatak 9
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

Zbirni inventar muzejske građe

Naziv zbirke: ________________________________________________;
Broj predmeta u zbirci: ________________________________;
Troškovi zbirke: ________________________________________________;
Datum i mjesto pronalaska zbirke: _______________________________;

Broj akta o prijemu muzejskog predmeta trajno/privremeno
uporabu ili čin izdavanja muzejskih predmeta za stalno/u
privremeno korištenje: ___________________;
Redni broj prema knjizi primitaka matičnog fonda ili prema knjizi
primici privremenog fonda: _______________________________________;

Datum inventure: _______________________________________

Prilog 10
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

Inventar knjiga

Dodatak 11
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

Inventarna knjiga muzejskih predmeta
_______________________________________________
(glavni fond ili po grupi "_________")

Dodatak 12
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

Inventarna kartica ___________________________________
(naziv muzejskog predmeta)

Puni naziv muzeja: __________________________________________
Ustrojstvena jedinica muzeja: _______________________________________

1. Datum i redni broj muzejskog predmeta prema knjizi
primici glavnice __________________________________________________.
2. Inventarni broj muzejskog predmeta i skupine prema klasifikaciji ________________________________________________________________.
3. Stari inventarni broj muzejskog predmeta (ako postoji)
____________________________________________________________________.
4. Opisi muzejskog predmeta:
1) mjesto za fotografiju (ili prilog);
2) materijal i tehnika izrade;
3) veličina, ukupna težina i finoća za plemenite metale i
kamenje;
4) glavna obilježja (oblici, namjene, uređaj, kroj,
boja, radnja, kompozicija, umjetnički stil, slika, natpisi,
pečati, znakovi i drugo) ________________________________________________.
5. Stanje očuvanosti muzejskog predmeta: _______________.
6. Publikacije, korištenje: _________________________________.

Datum sastavljanja: « » 20 godina
Sastavio: ________________________________________________

Bilješka:
Pri izradi inventarne kartice i opisu muzeja
predmeti koji se u potpunosti sastoje od plemenitih metala i kamenja (in
uključujući kovanice, proizvode), stupac "materijal" označava
naziv plemenitih metala i kamenja od kojih je izrađen
artikla, u stupcu "veličina i ukupna težina" navesti visinu, širinu,
dubina predmeta (ako je predmet pravilnog okruglog oblika - njegova
promjer) do najbližeg 1 mm. Označena težina: for
plemeniti metali i kamenje težine do 100 grama s točnošću od 0,01
grami; preko 100 grama - s točnošću od 0,1 grama, težina dragocjenosti
kamenje - s točnošću od 0,01 karata. Veliki muzej iz jednog komada
predmeti se važu s točnošću koju dopušta vaga, o čemu
napravljena je rezervacija.

Prilog 13
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

"Odobravam"
Direktor
_________________________
(pun naziv muzeja)
« » _______ 20__

djelovati
provjerava prisutnost muzejskih predmeta
№
od "____" ______________ 20 godina

Ovaj akt je sastavljen prema nalogu ravnatelja ____________
(pun naziv muzeja)
br. ___ od "" ______ 20 godina "___________________________________________"
(naslov narudžbe)

prema rezultatima usklađivanja za prisutnost muzejskih predmeta
postavlja se sljedeće:

Prema ___________________________________________________________
(naziv, broj knjige i (ili) akta)
dana "" ________ 20__ postoji samo ____________ muzejskih jedinica
(brojkama i slovima)
predmeti, među kojima su: _____________________________ muzejski predmeti.

Zapravo, kao rezultat usklađivanja muzejskih predmeta "" ________ 20__
godine postoji samo _____________________ jedinica muzeja
(brojkama i slovima)
predmeti, uključujući: ________________________________ muzejske predmete.
(naziv, inventarski broj, kratak opis)

Ukupno je utvrđeno ____________ muzejskih predmeta (popis u prilogu).

Ovaj akt sastavio je: 1) __________________________________________________
(prezime, ime, patronim (ako postoji), funkcija, potpis)

Prilog 14
na Upute za knjigovodstvo, skladištenje,
korištenje i odlaganje
muzejski predmeti muzejskog fonda
Republika Kazahstan

"Odobravam"
Direktor
_______________________
(pun naziv muzeja)
« » _______ 20__

Akt o otpisu muzejskih predmeta br.
od "____" ___________20___

Predsjednik Povjerenstva _________________________________________________
(prezime, ime, patronim (ako postoji) (u daljnjem tekstu - puno ime)
Članovi komisije: ________________________________________________________________
(Puno ime i prezime svih članova komisije)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

temelji se na ________________________________________________________
(uništenje muzejskog predmeta, predaja na trajno korištenje
_____________________________________________________________________
vladine organizacije, razmjena s vladinim organizacijama)

sastavio ovaj akt u dva primjerka, o otpisu dolje navedenih muzejskih predmeta

Ukupno ____________________ jedinica muzejskog predmeta
(brojkama i slovima)

Predsjednik Povjerenstva: ______________________
(potpis, puno ime)

Stranica 20 od 39

Knjigovodstvo muzejskih fondova

Knjigovodstvo muzejskih fondova jedno je od glavnih područja rada na zalihama. Svrha mu je pravna zaštita muzejske građe i prava muzeja na podatke dobivene proučavanjem muzejskih predmeta i zbirki. Knjigovodstvo fondova kontinuiran je proces, budući da se fondovi muzeja stalno nadopunjuju; nadzor nad kretanjem objekata i njihovim stanjem. Postupak evidentiranja, čuvanja i znanstvene obrade muzejskih predmeta reguliran je normativni dokumenti Ministarstvo kulture.

U postupku knjiženja muzejskih fondova sastavlja se prema utvrđenim obrascima knjigovodstvena dokumentacija . Sadrži podatke o pojedinim predmetima i skupinama predmeta, o redoslijedu njihova prijma u muzej iu raznim fondovskim odjelima. Većina dokumenata ima pravnu snagu, podliježe registraciji i vječnoj pohrani. To su akti prihvata, akti izdavanja, knjige primitaka, knjige znanstvenog inventara.

Državno računovodstvo muzejskih fondova predviđa dvije faze, koje odražavaju stupanj proučavanja muzejskih predmeta : početna registracija predmeta koje je muzej primio i inventar, odnosno znanstvenu registraciju muzejskih predmeta.

Pravni upis pripadnosti predmeta muzeju i prava muzeja na tim predmetima počinje s čin preuzimanja predmeta na trajno čuvanje. Ovaj dokument sastavlja se u najmanje tri primjerka, a potpisuje ga glavni čuvar (upravitelj fondova), osoba koja je čuvala stvari prije odluke fondovsko-otkupne komisije; te osoba koja ih je primila na čuvanje materijala. Akt odobrava ravnatelj muzeja i ovjerava ga pečatom muzeja. Prihvaćanje predmeta od plemenitih metala i dragog kamenja, ordena i medalja, kao i oružja određeno je posebnim regulatornim dokumentima.

Prije ulaska u odgovarajuću fondovnu jedinicu predmeti prolaze inicijalnu registraciju kojom se konačno potvrđuje njihova pripadnost ovom muzeju. U njih se ulazi knjiga primitka muzejskih predmeta(glavni fond) ili in knjiga knjigovodstva znanstvenog pomoćnog materijala u obliku utvrđenom uputom (vidi prilog br. 3, 4, 5). U prirodoslovnim muzejima sirovine su registrirane u knjigovodstvena knjiga sirovih znanstvenih materijala.

Unose se predmeti koje je muzej primio na privremeno čuvanje knjiga potvrda o privremenom korištenju. Vraćaju se prema aktu, koji se sastavlja po nalogu ravnatelja i potpisuje glavni čuvar, voditelj fondovskog odjela koji je čuvao predmet; i osoba koja ga je privremeno primila na materijalno odgovorno čuvanje.

Svrha knjige primitka kao državnog dokumenta zaštitnog naloga je evidentirati predmet pod određenim brojem i dati njegov kratak opis, isključujući zamjenu predmeta, au slučaju gubitka ili krađe, olakšati njegovo traženje. . U aktu o prijemu predmeta u muzej, kao i na samom predmetu, uz šifru muzeja, istodobno se stavlja redni broj prema knjizi primitaka (KP) koji se dodjeljuje ovom predmetu, npr.: Državni povijesni muzej, KP - 112408. Pri istodobnom primitku većeg broja istorodnih predmeta (numizmatička zbirka, fotomaterijali i sl.) dopušten je njihov skupni upis u knjigu primitaka ako postoji zbirka ili terenski inventar. U ovom slučaju, broj primljenih artikala odražava se u odgovarajućim serijskim brojevima knjige prijema (na primjer, KP - 1760–1870) ili je fiksiran frakcijskim serijskim brojevima (na primjer, KP - 1760/1 - PO). Međutim, jedinstveni materijali uvijek se snimaju pojedinačno. Zabranjen je i grupni unos predmeta od plemenitih materijala i dragog kamenja.

Tako pojmovi obračunska jedinica i skladišna jedinica, može označiti zaseban muzejski predmet i skup predmeta (zbirku, postav), ako su u knjigovodstvenim ispravama zavedeni pod istim brojem.

Upis u knjigu primitka muzejskih predmeta provodi se uzimajući u obzir sve podatke evidentirane u potvrdama o prijemu i terenskoj dokumentaciji. Opis predmeta temelji se na rezultatima atribucije dobivenim do trenutka njegove prve registracije. Unikatne predmete potrebno je fotografirati. U knjigu potvrda upisuju se i podaci o vremenu, izvoru, načinu primitka artikla, njegovoj ispravnosti, trošku (prilikom kupnje), te popratni dokumenti. Stavlja se broj akta, datum upisa.

Knjiga potvrda, kao isprava zaštitne mjere, prije popunjavanja se sastavlja na odgovarajući način: listovi se numeriraju, prošivaju, knjiga se potpisuje i ovjerava pečatom višeg organa. Svi upisi se izvode jasno, čitko, bez brisanja, a njihovo ispravljanje dopušteno je samo u krajnjim slučajevima, dok stari i novi upisi moraju biti jasno čitljivi. Manji ispravci ovjeravaju se posebnim upisom u bilješke knjige koji potpisuju direktor i glavni čuvar, voditelj računovodstva, čuvar predmeta. Potpisi se ovjeravaju pečatom muzeja. Sve bitnije ispravke u knjizi primitaka (atribucija, sigurnost, veličina, materijal i dr.) vrše se samo na temelju posebnih akata koje potpisuje ravnatelj ili njegov zamjenik za znanstveni rad, glavnog skrbnika, voditelja odjela fonda, a ovjerava ih odgovorna osoba za primarno računovodstvo.

Pravni dokumenti primarnog računovodstva pažljivo su čuvani; pristup njima ima ograničen krug ljudi. U međuvremenu, informacije koje sadrže potrebne su ne samo muzejskom osoblju, već i istraživačima iz drugih institucija. Stoga se već u fazi primarnog računovodstva stvara sustav kartoteka - kartoteka i in posljednjih godina i elektronički. Posebno potrebno datoteka zapisa , obavljanje informacijske funkcije knjige primitaka. Kartice koje je čine sadržajno su identične upisima u knjizi primitaka i raspoređene su po redoslijedu njezinih brojeva. Za privremene potvrde sastavlja se i kartoteka sistematizirana po izvorima primitaka.

Nakon upisa u knjige primitaka predmeti se prenose u odjele fonda čuvarima. prema aktima za materijalno odgovorno skladištenje(Vidi Dodatak br. 6). Istodobno, muzejski predmeti, za razliku od znanstvenog i pomoćnog materijala, prolaze drugu fazu računovodstva - inventar, koji je glavni oblik proučavanja, opisa i znanstvenog definiranja predmeta matičnog fonda. Provodi se uz pomoć knjiga znanstvenog inventara. - znanstveni inventar. Budući da su pravni dokumenti, sastavljaju se na isti način kao i knjige prihoda.

Upis u znanstveni inventar vrši se samo po predmetu i prema obrascu utvrđenom uputom (vidi priloge br. 7, 8). Temelji se na daljnjem, dubljem radu specijalista u definiranju muzejskog predmeta. U znanstvenom inventaru naveden je točan naziv predmeta, njegov Detaljan opis s popisom svih dostupnih žigova, monograma, potpisa i natpisa. Upisuju se podaci o autoru, mjestu i vremenu nastanka i postojanja, povijest predmeta, publikacije vezane uz njega, materijal i tehnika izrade, veličina i težina (za predmete od plemenitih metala i kamena), stupanj očuvanosti. U odgovarajućim stupcima navode se knjigovodstvene oznake, stare knjigovodstvene oznake (ako ih ima), brojevi foto negativa (ako je subjekt fotografiran), podaci o izvoru i načinu primitka, cijeni i sl.

Muzejski predmeti prilikom inventarizacije sistematiziraju se u skladu sa strukturom (strukturom) glavnog fonda. Stoga svaki fondovski odjel obično ima nekoliko znanstvenih inventara, u skladu s usvojenom klasifikacijom u skupine muzejskih predmeta. Na primjer, u podjeli vizualnih izvora, slike, crteži i skulpture bit će uključeni u različite knjige. Svaki od njih ima svoju oznaku pomoću koje se utvrđuje pripadnost knjige i u njoj inventiranog predmeta određenoj fondovnoj jedinici i unutar nje formiranoj skupini. Pripadnost podjeli slikovnih izvora može se označiti slovom I, a skupini skulptura slovom C.

Svaki predmet evidentiran u znanstvenom inventaru dobiva svoj broj koji se stavlja na njega i u knjigu primitaka. Tako muzejski predmet na kraju dobiva dva broja: prema knjizi primitaka i prema znanstvenom inventaru. Njegova puna oznaka računa može izgledati, na primjer, ovako:

GIM-KP 1245

I-S 137

Prilikom postavljanja računa važno je ne uzrokovati štetu izgled predmet i ujedno ga aplicirati tako da bude vidljiv čuvaru i istraživaču, da se ne mrvi, ne briše. Na primjer, na metalnim predmetima označava se emajliranom bojom, a na keramičkim predmetima - uljem ili tintom. Ako se knjigovodstvena oznaka ne može primijeniti na sam predmet, koriste se etikete i oznake koje se prišivaju, pribijaju ili vješaju na artikle, pričvršćene na nosač, na pojedinačnom pakiranju.

Predmeti koji čine komplet (usluge, kompleti) upisuju se u znanstveni inventar pod posebnim brojevima, au opisu se bilježi njihova pripadnost kompletu. Atlasi, albumi crteža i fotografija jednog autora upisuju se u znanstvene inventare pod jednim brojem, a svaki list dobiva razlomački broj.

Predmeti od plemenitih kovina i dragog kamenja evidentiraju se u inventaru samo ako postoji akt o vještačenju nakita kojim se potvrđuje autentičnost materijala i točnost težine. U posebnim inventarnim knjigama oni se dodatno evidentiraju, pa za razliku od ostalih predmeta nemaju dva, već tri broja računa.

Pisani izvori uzimaju se u obzir prema pravilima koja donose nadležna arhivska tijela. Knjigovodstvo se vodi za arhivske fondove, arhivske zbirke, skladišne ​​jedinice. Inventari arhivskih fondova u pravnom smislu izjednačene su s knjigama znanstvenog inventara. Sadrže popis skladišnih jedinica ovog fonda. Popis sadrži naslov i kratak opis sadržaja svake jedinice pohrane.

Upis u znanstveni inventar vrši se na temelju prethodno sastavljenog kartice znanstvenog opisa , čiji stupci moraju odgovarati stupcima inventara (vidi Prilog br. 9). Ispunjava se u postupku identifikacije muzejskog predmeta i bilježi rezultat proučavanja svih njegovih glavnih obilježja. Prije upisa u znanstveni inventar tekst opisa mora prethodno ovjeriti voditelj odjela fonda, zamjenik ravnatelja za znanstvenu djelatnost ili glavni kustos.

U procesu znanstvenog opisa, sadržaj karte se može dopunjavati, dorađivati ​​pa čak i mijenjati. Istodobno, sve promjene u znanstvenom inventaru sastavljaju se prema istim pravilima kao u knjigama primitaka.

Na temelju kartica znanstvenog opisa muzejskih predmeta, a inventarOrmarić za spise, obavljaju informativne funkcije knjiga opisa inventara i služe kao temelj za znanstvenu katalogizaciju fondova. Kako bi se brzo pronašli objekti, sastavlja se topografska karta, kao i topografski inventar , gdje je mjesto skladištenja svake obračunske jedinice fiksno. U svakom odjelu fonda izrađuju se i kartoteke za predmete znanstvenog pomoćnog fonda.

Muzejski fondovi su u stalnom pokretu, jer se predmeti mogu prenositi drugim muzejima i ustanovama kako na trajno korištenje u zamjenu ili besplatno, tako i na privremeno korištenje, na primjer, za izradu postava ili izložbi. Predmeti unutar muzeja kreću se još aktivnije. Prebacuju se na privremeno korištenje u druge odjele za izložbeni i izložbeni rad, za istraživanje, restauriranje, fotokopiranje. Sva ta izdavanja, kao i činjenice krađe, gubitka, uništenja predmeta, formaliziraju se na odgovarajući način prema uputama. Izdanja za dulje razdoblje unutar muzeja (drugim odjelima fonda, postavu) izdaju se aktom o unutarmuzejskom prijenosu i ovjerava ga glavni kustos (vidi Prilog br. 10). Predmeti prebačeni iz odjela zbirke u druge odjele muzeja, na primjer, fotolaboratorij, na kratkoročno, mogu se upisati u posebnu knjigu uz potvrdu primatelja.

Broj predmeta u muzejskim zbirkama stalno se mijenja: neki predmeti napuštaju muzejsku zbirku, drugi je popunjavaju. Stoga muzej godišnje čini godišnja izvješća o kretanju muzejskih fondova, što odražava podatke o primicima, o ukupnom broju predmeta, o unutarmuzejskoj i izvanmuzejskoj privremenoj posudbi itd. Kako bismo bili sigurni da za određene brojeve knjigovodstvenih isprava postoje stvarne stavke, kao i da njihova sigurnost nije narušena, prijenos sredstava.

Preregistraciju provodi posebno povjerenstvo od najmanje tri osobe uz obvezno sudjelovanje skrbnika ove zbirke. Svaki predmet raspoređen u pododsjek skladišta ovjerava se aktom o prijemu na materijalno odgovorno skladištenje, upisom u knjigu znanstvenog inventara i u knjigu primitaka; također se provjerava postojanje isprava koje potvrđuju nepostojanje određenih predmeta u fondovima. Na temelju rezultata rada povjerenstvo sastavlja i potpisuje akt o usklađenosti prisutnosti muzejskih predmeta s knjigovodstvenom dokumentacijom, koji odobrava ravnatelj muzeja.

Najvažnije knjigovodstvene isprave koje imaju pravnu snagu evidentiraju se u posebnim knjigama i inventarima. Ne izdaju se neovlaštenim osobama i ne iznose iz muzeja. Sve akte, knjige inventara, knjige privremenih i stalnih primitaka, knjige i inventare proizvoda od dragocjenih materijala čuvaju odgovorne osobe u vatrostalnim ormarima, u zatvorenoj prostoriji, koja je zapečaćena u neradno vrijeme.

Uz pojam "knjigovodstvena dokumentacija" postoji i širi pojam - "lagerska dokumentacija". ». Osim knjigovodstvene, obuhvaća dokumente nastale u procesu fizičke zaštite fondova, kao iu njihovoj klasifikaciji i sistematizaciji - klasifikacijske sheme, kataloge i indekse. Dakle, dokumentacijski sustav fonda sadrži i prenosi podatke o samim fondovima, kao i o onim pojavama i procesima koji dokumentiraju muzejske predmete. Dakle, to je informacijski sustav. Uz samu fondovnu dokumentaciju, obuhvaća studije o pojedinim predmetima i njihovim skupinama, objavljene u obliku monografija i članaka, kao i studije iz područja stručnih disciplina, nastale na temelju muzejskih predmeta.

Stock informacijski sustav koristi se u odabiru predmeta za izlaganje i označavanje, pomaže u interpretaciji predmeta u pripremi ekskurzija i predavanja, au procesu proučavanja muzejskih predmeta omogućuje komparativna analiza. Osim toga, pruža podatke koji vam omogućuju da saznate stanje samih sredstava, izvedivost i smjer njihovog nadopunjavanja. Informacijski sustav o fondu potreban je ne samo muzejskom osoblju, već i znanstvenicima iz drugih institucija te predstavnicima raznih specijalnosti.

Izrada burzovno informacijskog sustava složen je i kontinuiran posao. U posljednjem desetljeću počela je njegova aktivna modifikacija uz pomoć računalnih tehnologija, koje omogućuju radikalnu promjenu samog procesa izrade muzejske dokumentacije. Prisutnost elektroničkih nosača informacija ne oslobađa muzejske stručnjake od registracije računovodstvenih dokumenata na papiru, jer samo oni imaju pravnu snagu. Međutim, automatizacija aktivnosti odjela fondova značajno smanjuje troškove rada, smanjuje vjerojatnost pogrešaka i omogućuje vam brzo unošenje izmjena u dokumente koji se pripremaju.

Osobito široke mogućnosti informatizacija otvara na području katalogizacije muzejskih zbirki. Uz njegovu pomoć održavaju se kartoteke koje sadrže proizvoljno detaljne podatke o predmetima i potreban referentni aparat - kazala, poveznice, naslove. Omogućuje pretraživanje informacija po raznim osnovama – autor, inventarni broj, datum kreiranja, za bilo koju frazu ili riječ u opisu, a informacije primljene na zahtjev mogu imati tekstualni i grafički oblik.