Jede Geschäftseinheit muss regelmäßig Geschäftsausgaben durchführen, um das Funktionieren des Unternehmens zu gewährleisten. Grundsätzlich erfolgen sie in bar durch die Buchhalter, die in einer besonderen Anordnung des Leiters festgelegt werden. In diesem Fall müssen die Kosten für die Zwecke durchgeführt werden, für die das Geld ausgegeben wurde.
Eine Vorabmeldung ist ein Dokument, das von einer finanziell verantwortlichen Person für den Fall erstellt wird, dass ihr Produktions- oder wirtschaftliche Aufwendungen entstehen, für die sie zuvor an der Kasse oder durch Überweisung an das Unternehmen ausgestellt wurden.
Dieses Formular muss ausgefüllt werden, wenn Gelder auf das Konto überwiesen wurden. Rosstat empfiehlt die Verwendung des Dokumentenformulars AO-1.
Die Liste der Personen des Unternehmens, die Geld ausgeben dürfen, wird durch eine besondere Anordnung festgelegt. Es ist wünschenswert, darin die Liste der Buchhalter, die Höhe der Beträge, die ihnen gewährt werden können, sowie den Verwendungszweck dieser Mittel festzulegen.
Sowohl im Unternehmen tätige Personen als auch Personen, die im Rahmen vertraglicher Vereinbarungen beteiligt sind, können verantwortlich sein.
Das Gesetz schreibt vor, dass Mitarbeiter, denen Gelder zur Verfügung gestellt wurden, diese Ausgaben für die festgelegten Zwecke ausführen und der Manager nach Prüfung aller dem Vorausbericht vorgelegten Unterlagen diese Ausgaben genehmigt.
Erst nachdem die Spesenabrechnung das Genehmigungsverfahren durchlaufen hat, können diese Aufwendungen in die Kosten des Unternehmens einfließen. Daher ist diese Form Primärdokument Bestätigung der Barausgaben des Unternehmens.
Beachtung! Bei der Erstellung und Annahme eines Vorabberichts ist zu beachten, dass die Aufsichtsbehörde diesen während der Prüfung unbedingt einsehen wird und wenn er mit Ungenauigkeiten erstellt wird oder die beigefügten Unterlagen nicht den festgelegten Anforderungen entsprechen, die Kosten für dieses Dokument wird von der Besteuerung ausgenommen.
Wann wird die Spesenabrechnung angewendet?
Die dem Mitarbeiter ausgezahlten Mittel müssen ausschließlich für die festgelegten Zwecke verwendet oder an die Kasse des Unternehmens zurückgegeben werden. Das Hauptdokument für die Zahlung von Beträgen auf das Konto ist, auf dem das Managervisum angebracht werden muss.
V lokale Acts das Unternehmen legt die Fristen fest, innerhalb derer der verantwortliche Mitarbeiter das zuvor ausgegebene Geld melden oder zurückgeben muss. Wenn ihnen Kosten entstanden sind, ist eine Vorabmeldung zu erstellen. Mit diesem Dokument können Sie die ausgegebenen Beträge vom Buchhalter für Ausgaben abschreiben.
Jeder Mitarbeiter, der von einer Dienstreise zurückkehrt, muss einen Vorbericht über eine Dienstreise erstellen. In dieser Hinsicht nimmt seine Rolle zu, da viele zuvor erstellte Dokumente optional geworden sind. Tatsächlich blieb der Vorabbericht der einzige Bericht, den der Reisende seinen Vorgesetzten vorlegte.
Die Erstellung eines Vorabberichts ist obligatorisch, diese Regel ist im Wartungsverfahren verankert Bargeldtransaktionen... Ausgenommen von der Erstellung dieses Dokuments sind nur Unternehmer, die Aufzeichnungen nach einem vereinfachten Verfahren führen.
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Wichtig! Man sollte jedoch nicht vergessen, dass es eine Grenze für Barabrechnungen zwischen Organisationen oder einzelnen Unternehmern in Höhe von 100.000 Rubel gibt. Oberhalb dieses Betrags sollten nur bargeldlose Zahlungen verwendet werden, was eine Rechenschaftspflicht ausschließt.
Was kann berücksichtigt werden
Jeder Buchhaltungsfachmann und der Mitarbeiter selbst sollten die Liste der Dokumente kennen, die der Vorabmeldung als Spesenbestätigung beigefügt werden können.
Danach wird das Dokument in zwei Tabellen unterteilt. Der Buchhalter gibt Informationen in sie ein. Die linke spiegelt die Bewegung der rechenschaftspflichtigen Mittel für den Mitarbeiter wider - den Saldo aus der vorherigen Ausgabe oder Überausgaben, den ausgegebenen Betrag, den ausgegebenen Betrag, den aktuellen Saldo.
Beachtung! Ab dem 19. August 2017 kann der Mitarbeiter die Beträge auf dem Konto erhalten, ohne für den vorherigen Vorschuss zu melden.
In der rechten Tabelle sind angebracht Buchhaltungsbuchungen.
Im Folgenden muss der Buchhalter die Anzahl der Dokumente aufzeichnen, die der Mitarbeiter bereitgestellt hat und auf wie vielen Blättern sie sich befinden.
Nach Abschluss der Prüfung muss der Buchhalter den genehmigten Betrag unterschreiben und in Worten angeben. Außerdem wird das Formular zur Prüfung an den Hauptbuchhalter weitergeleitet.
Wenn der Mitarbeiter nach Einreichung der Meldung identifiziert wurde Geldbeträge, die er zurückgeben muss, oder umgekehrt, müssen Sie die unnötig ausgegebenen, dann die Requisiten kompensieren Kassenbeleg sind unten angebracht.
Beachtung! Bei der Prüfung der Vorabmeldung wird dem Mitarbeiter eine Quittung über die Annahme ausgestellt. Es dupliziert kurz Informationen angenommenes Dokument.
Nachteil
Auf dieser Seite befindet sich eine Tabelle, in die der Buchhalter alle beigefügten Unterlagen einträgt. Jedem Formular ist eine Zeile zugeordnet.
Ein Vorabbericht ist ein Dokument, das die Vereinheitlichung bestanden hat, es wird verwendet, um einen Mitarbeiter hinsichtlich der Ausgaben während einer Geschäftsreise zu kontrollieren.
Bei der Angabe von Beträgen in diesem Dokument muss der Mitarbeiter auch seine Ausgaben (Schecks, Rechnungen usw.) bestätigen. Bei der Ausgabe Geld der Mitarbeiter für sonstige Auslagen wird ebenfalls mit einer Vorabmeldung ausgefüllt.
Einzige Bedingung ist, dass der Mitarbeiter laut Dokumentation (Auftrag für die Organisation) eine verantwortliche Person sein muss.
Vorabberichtsformular, was es anzeigt
Gesichtsfüllung gegebene Ansicht der Bericht gibt an:
Name der Organisation;
Datum (Tag, an dem der Bericht erstellt wurde);
Abteilung (in der dieser Mitarbeiter aufgeführt ist);
Ihre Daten (vollständiger Name, Position, Personal Nummer);
der Zweck des Erhalts von Geldern - insbesondere für die geplante Verwendung (Unterkunft, Essen usw.)
Auf der anderen Seite des Formulars muss der Arbeitnehmer eine Tabelle ausfüllen, in der die tatsächlichen Ausgaben, das Datum der Ausgaben und die Anzahl der Dokumente zur Bestätigung bestimmter Ausgaben detailliert angegeben sind. Auf der gegenüberliegenden Seite jedes der Punkte wird der Betrag angezeigt, der für den letzten ausgegeben wurde. Am Ende wird das Formular durch die Unterschrift des Mitarbeiters bestätigt. Nach der Rückkehr von einer Dienstreise ist das Formular mit den beigefügten Kostennachweisen der Buchhaltung zu übergeben.
Der Buchhalter der Organisation, die das Formular erhalten hat, muss es auf Fehler überprüfen und die angegebenen und beigefügten Dokumente überprüfen, die die Kosten bestätigen. Jedes Formular ist zugewiesen einzigartige Nummer.
Im Abschnitt "Quittung" wird angegeben, von wem dieses Formular akzeptiert wurde, der ausgegebene Betrag, die gleiche eindeutige Nummer, das Datum der Ausgaben und die Annahme des Formulars sowie die Anzahl der die Ausgaben bestätigenden Dokumente. Dieses Formular ist mit der Unterschrift des Buchhalters gesichert. Die Quittung wird als Annahmebestätigung abgerissen und an den Mitarbeiter übergeben, der das Formular abgegeben hat.
Der Buchhalter gibt in den Klauseln 7 und 8 den Betrag an, der für die Buchhaltung akzeptiert wurde, in Klausel 9 muss er die Belastung des Kontos angeben (in dem die Ausgaben abgeschrieben werden).
Als nächstes muss der Buchhalter die Tabelle ausfüllen, in der der für den Vorschuss ausgestellte Betrag und der tatsächlich ausgegebene Betrag angegeben sind. Je nachdem, ob ein Überlauf oder ein Saldo vorliegt, muss der Buchhalter den entsprechenden Posten ausfüllen. Besteht ein Saldo, gibt der Buchhalter den Restbetrag gemäß der eingehenden Geldbestellung zurück. Bei einer Überschreitung wird der dem Mitarbeiter zu erstattende Betrag gemäß der Spesenabrechnung ausgegeben. Als nächstes wird der Punkt "Guthaben eingezahlt / Guthaben insgesamt ausgegeben" ausgefüllt.
Einheitliche Form AO-1für Mitarbeiterberichte über von der Organisation erhaltene Vorschüsse verwendet. Kommen wir zu seinem Design.
Wo kann man das Formular des einheitlichen Formulars AO-1 herunterladen?
Form einheitliches Formular AO-1 und Anweisungen zum Ausfüllen sind durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 01.08.2001 Nr. 55 genehmigt. Sie können das Formular auf unserer Website herunterladen.
Zur Erinnerung: Die Verwendung einheitlicher Formulare ist derzeit optional. Auf Wunsch kann der Vorabbericht auf einem von der Organisation entwickelten und von ihrem Leiter genehmigten Formular erstellt werden.
Mehr dazu - "Primärdokument: Anforderungen an die Form und die Folgen ihrer Verletzung" .
Wer erstellt die Spesenabrechnung und wann
Der Vorbericht ist verantwortliche Person, also der Arbeiter:
- Geld für den wirtschaftlichen Bedarf der Organisation erhalten;
- oder auf Geschäftsreise geschickt.
- der Ablauf des Zeitraums, für den die Gelder ausgegeben wurden, der im Antrag des Arbeitnehmers auf Ausstellung von Geldbeträgen angegeben ist;
- die Ausreise des Arbeitnehmers, wenn der Zeitraum, für den das Geld ausgestellt wurde, während seiner Krankheit oder seines Urlaubs abgelaufen ist;
- Rückkehr eines Mitarbeiters von einer Dienstreise.
Dies wird von sub bereitgestellt. 6.3 Ziffer 6 der Anweisung der Bank von Russland vom 11. März 2014 Nr. 3210-U und Ziffer 26 der Bestimmungen über Geschäftsreisen, genehmigt. Erlass der Regierung der Russischen Föderation vom 13.10.2008 Nr. 749.
Lesen Sie in unserem Material über die Folgen eines Verstoßes gegen diese Bedingung. "Wenn der Arbeitnehmer die Verantwortlichen nicht innerhalb von 3 Tagen gemeldet hat und Sie sie nicht von seinem Gehalt abgezogen haben, müssen Sie Beiträge erheben." .
Der Bericht wird in einer Kopie erstellt, der Dokumente beigefügt sind, die die dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten bestätigen. Um Fehler zu vermeiden, empfiehlt es sich, Anweisungen zum Vorgehen bei der Erstellung zu erteilen Vorabmeldungen.
Bitte beachten Sie: Neuerdings kann eine Vorabmeldung nicht nur in Papierform, sondern auch in elektronischer Form erstellt werden.
Mehr dazu - "Der Vorabbericht kann mit einer elektronischen Signatur unterschrieben werden" .
Ein Muster zum Ausfüllen des einheitlichen Formulars AO-1 kann auf unserer Website heruntergeladen werden.
Der Bericht ist abgeschlossen. Was weiter
Gehen Sie nach Erhalt einer Vorabmeldung des Mitarbeiters in folgender Reihenfolge vor:
- Geben Sie dem Mitarbeiter eine Quittung für den Bericht (dies ist der abgeschnittene Teil des einheitlichen Formulars AO-1).
- Überprüfen Sie die gezielte Mittelverwendung, die Verfügbarkeit von Belegen, die Richtigkeit der Ausführung und die Berechnung der Beträge durch den Mitarbeiter.
- Geben Sie auf der Rückseite des Berichts die für die Buchhaltung akzeptierten Ausgabenbeträge und die Konten (Unterkonten) an, die mit diesen Beträgen belastet werden.
- Senden Sie den überprüften Bericht zur Genehmigung an den Vorgesetzten oder eine autorisierte Person.
- Berücksichtigen Sie den genehmigten Bericht.
- Bezahlen Sie den Buchhalter, indem Sie von ihm den ungenutzten Restbetrag des Vorschusses erhalten oder ihm die Mehrausgaben erstatten.
Das Ausfüllen eines Vorabberichts erfolgt in Fällen, in denen Mitarbeiter von Unternehmen und Organisationen von der Buchhaltung einen bestimmten Geldbetrag für die mit ihrer beruflichen Tätigkeit verbundenen Ausgaben erhalten.
Dateien
Am häufigsten erfolgt die Ausgabe von Geldern bei Reisekosten oder Ausgaben im Zusammenhang mit der Haushaltstätigkeit des Unternehmens (Kauf von Schreibwaren, Büropapier, Möbelstücken usw.). Vor der Ausgabe von Finanzen muss der Buchhalter jedoch eine entsprechende Anordnung oder Anordnung vom Direktor des Unternehmens erhalten, in der der genaue Betrag und der Zweck der Vorauszahlung angegeben sind.
Nach Anfallen der Ausgaben ist der Mitarbeiter, der das Geld erhalten hat, verpflichtet, den Restbetrag an die Kasse des Unternehmens zurückzugeben oder, wenn eine Überschreitung vorgenommen wurde, das überschüssige Geld von der Kasse entgegenzunehmen. In dieser Phase wird ein Dokument erstellt, das aufgerufen wird "Vorabbericht".
So bestätigen Sie Ausgaben
Es ist unmöglich, das restliche Geld einfach so an die Kasse zurückzugeben. Es ist notwendig, den Spezialisten der Buchhaltungsabteilung Unterlagen zu übermitteln, die bestätigen, dass Rechenschaftspflichtige Gelder wurden genau für die Zwecke ausgegeben, für die sie bereitgestellt wurden. Als solche Beweise gibt es vor allem Registrierkassen und Quittungen, Bahntickets, strenge Meldeformulare usw. Alle oben genannten Dokumente müssen deutlich lesbare Angaben, Daten und Beträge enthalten.
Berichtsregeln
Bislang gibt es kein einheitliches, streng obligatorisches Muster des Berichts, jedoch bevorzugen die meisten Wirtschaftsprüfer in altmodischer Weise die früher allgemein gültige Form. Dies ist verständlich: Es enthält alle notwendigen Informationen, einschließlich -
- Informationen über die Organisation, die das Geld ausgegeben hat,
- der Mitarbeiter, der sie erhalten hat,
- die genaue Höhe der Mittel,
- die Zwecke, für die sie bestimmt waren.
- hier werden die angefallenen Aufwendungen mit der Beilage aller Belege ausgewiesen. Darüber hinaus enthält der Bericht die Unterschriften der Buchhaltungsmitarbeiter, die das Geld ausgegeben und den Saldo angenommen haben, sowie des Mitarbeiters, für den die rechenschaftspflichtigen Gelder ausgestellt wurden.
Ein Stempeln des Dokuments ist nicht erforderlich, da es seit 2016 Teil des unternehmensinternen Dokumentenflusses ist juristische Personen, wie bisher haben einzelne Unternehmer das volle gesetzliche Recht, Siegel und Stempel nicht zur Genehmigung von Papieren zu verwenden.
Ein Dokument wird in einer einzigen Originalkopie erstellt, und Sie sollten es nicht zögern, es auszufüllen - laut Gesetz es muss in maximal drei Tagen ausgestellt werden nachdem das Geld ausgegeben wurde.
Da die Spesenabrechnung zum primären gehört Buchhaltungsunterlagen, sollten Sie beim Ausfüllen sehr vorsichtig sein und versuchen, keine Fehler zu machen. In Fällen, in denen dies nicht vermieden werden konnte, ist es besser, ein neues Formular auszufüllen.
Ein Beispiel für die Erstellung einer Spesenabrechnung
Trotz des ernsten Namens und notwendig Dokument, das Ausfüllen ist nicht sehr schwierig.
Der erste Teil des Dokuments wird von dem Mitarbeiter ausgefüllt, der das Geld für den Bericht erhalten hat.
- Zu Beginn wird der Name des Unternehmens geschrieben und sein OKPO-Code () angegeben - diese Daten müssen mit den Registrierungspapieren des Unternehmens übereinstimmen. Als nächstes werden die Nummer des Rechnungslegungsberichts und das Datum seiner Erstellung eingegeben.
- Auf der linken Seite bleiben einige Zeilen zur Genehmigung durch den Direktor des Unternehmens: Hier muss der Manager nach dem Ausfüllen des gesamten Berichts den Betrag in Worten, die Unterschrift und das Datum der Genehmigung des Dokuments eingeben.
- Dann kommen die Angaben zum Mitarbeiter: Passt rein strukturelle Unterteilung, zu dem er gehört, werden seine Personalnummer, Name, Vorname, Vatersname, die Stellung und der Zweck des ausgestellten Vorschusses angegeben.
Zur linken Tabelle der verantwortliche Mitarbeiter gibt Informationen über die ausgegebenen Gelder ein, insbesondere zeigt Gesamtsumme, sowie Informationen über die Währung, in der es ausgegeben wurde (sofern verwendet Geldeinheiten andere Länder). Unten ist der Betrag des Saldos oder der Kostenüberschreitungen.
Zur rechten Tabelle die Daten werden von einem Buchhaltungsspezialisten eingegeben. Hier werden Informationen zu Buchhaltungskonten und Transaktionen eingegeben, insbesondere werden Unterkonten angezeigt, über die Gelder und bestimmte Beträge laufen.
Unterhalb der Tabelle ist die Anzahl der Anlagen zur Vorabmeldung (d. h. Spesenbelege) angegeben.
Nachdem alles ausgefüllt ist notwendige Informationen, der Bericht und die ihm beigefügten Papiere, ist zur Überprüfung verpflichtet Hauptbuchhalter und geben Sie in der entsprechenden Zeile (in Worten und Zahlen) den für den Bericht genehmigten Betrag an.
Dann werden die Autogramme des Buchhalters und des Hauptbuchhalters sowie Informationen über die verbleibenden oder unnötig ausgegebenen Mittel in den Bericht eingegeben - ein bestimmter Betrag wird in den erforderlichen Zellen angegeben und Barbestellung durch die es geht. Der Kassierer, der den Saldo akzeptiert oder den Überziehungskredit ausgestellt hat, unterschreibt auch das Dokument.
Die Rückseite des Vorberichts enthält Informationen zu allen beigefügten Dokumenten: passt hier
- ihr vollständige Liste Angabe der Einzelheiten, Ausstellungsdaten, Namen, der genaue Betrag jeder Ausgabe (ausgestellt und zur Abrechnung akzeptiert),
- sowie die Nummer des Buchhaltungsunterkontos, das sie durchlaufen.
Unter dem Tisch muss die verantwortliche Person ihre Unterschrift setzen, die die Richtigkeit der eingegebenen Daten bestätigt.
Der letzte Abschnitt (Abschnitt) enthält eine Quittung des Buchhalters, dem der Beurteilende die Kostennachweise übergeben hat. Hier sind angegeben
- Name, Vorname, Patronym des Mitarbeiters,
- Berichtsnummer und Datum,
- die Höhe der für Ausgaben ausgegebenen Mittel (in Worten),
- sowie die Anzahl der Dokumente, die die Kosten bestätigen.
Dann muss der Buchhalter seine Unterschrift und das Datum des Ausfüllens des Dokuments unter das Dokument setzen und diesen Teil an den Mitarbeiter übertragen, der den Bericht erstellt hat.
Vorabbericht - Formular 2016 kostenloser Download kanneinem Link von unserer Ressource in Sekundenschnelle folgen. Mit seiner Hilfe wird die Verwendung der zuvor für den Bericht ausgegebenen Mittel formalisiert.
Was ist der Zweck des AO-1-Vorabberichtsformulars?
Die Hauptaufgabe der Verwendung Vorabmeldungsformular ist die Zusammenstellung einer detaillierten Kostenaufstellung unter Beifügung von Belegen, die der Arbeitnehmer aus den ihm zuvor für genau definierten wirtschaftlichen Bedarf bereitgestellten Mitteln erstellt. Die Notwendigkeit, diese Maßnahme durchzuführen, ergibt sich aus einer Reihe von Rechtsakten:
- unter. 6.3 Absatz 6 der Anweisungen der Zentralbank der Russischen Föderation vom 11. März 2014 Nr. 3210-U;
- Artikel 26 des Dekrets der Regierung der Russischen Föderation vom 13.10.2008 Nr. 749.
Als Hauptform in kommerzielle Organisationen Es wird das Formular AO-1 angewendet, das mit dem Dekret des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 01.08.2001 Nr. 55 eingeführt wurde.
Für die Registrierung des Dokuments sind ab einem der folgenden Termine nicht mehr als 3 Tage vorgesehen:
- der letzte Tag der dem Arbeitnehmer für die Verwendung von Geld zugewiesenen Frist;
- der Tag, an dem der Mitarbeiter von einer Geschäftsreise ankam;
- der Tag, an dem der Arbeitnehmer den Urlaub oder Krankheitsurlaub verlassen hat, wenn das Ende der für die Mittelverwendung vorgesehenen Zeit auf ihn gefallen ist.
Nach Erhalt Formulare für den Vorabbericht 2016 Jahr nimmt der Buchhalter es zur Überprüfung an und gibt dem Mitarbeiter einen abreißbaren Rücken, der Teil des Formulars ist. Auf diesem Rücken wird eine Quittung ausgestellt.
Wo kann man das Formular der Vorabmeldung auf dem Formular 0504505 herunterladen?
Für Organisationen mit Sitz in Budgetfinanzierung, Formular 0504505, genehmigt durch Beschluss des russischen Finanzministeriums vom 30. März 2015 Nr. 52n, wird verwendet. Sie können die Klarstellungen in den Formulargenehmigungsdokumenten verwenden, um eine solche Spesenabrechnung ordnungsgemäß zu dokumentieren. Diese Arbeit kann jedoch viel schneller und besser erledigt werden, wenn Laden Sie das Formular der Vorabmeldung auf dem Formular 0504049 kostenlos herunter von der Webseite.
Auch auf verschiedenen Ressourcen können Sie Laden Sie das Formular des Vorabberichts herunter, und erstellen auf dieser Grundlage Ihr eigenes Arbeitsdokument.
Ist es möglich, ein Spesenabrechnungsformular in Word kostenlos herunterzuladen?
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Also für kommerzielle und Haushaltsorganisationen vorhergesehen verschiedene Formen Vorabberichte. Jeder von ihnen kann von unserer Website heruntergeladen werden.
