Поступление денежных документов от подотчетного лица. Как вести учет денежных документов. Выбытие денежных документов

• денежные талоны на бензин;

• путевки, приобретенные организацией;

• почтовые марки;

• другие аналогичные документы.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов.

Ценные бумаги, приобретенные у других компаний: акции, облигации, векселя и т. п., к денежным документам не относятся. Обязательства, которые связаны с ними, нужно учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а не на счете 50 «Касса». Об этом сказано в пункте 3 ПБУ 19/02.

Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности. Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности, и их отличие от бланков заключается в том, что они указывают, что расчеты между сторонами уже произведены, а в некоторых случаях они являются документом это подтверждающим. Например, в учете организации, купившей авиабилеты, они будут отражаться на счете 50-3. А бланки еще невыписанных авиабилетов у торгующей ими компании будут учитываться как бланки строгой отчетности на счете 006.

Ситуация: нужно ли учитывать в составе денежных документов (на счете 50-3) корпоративные банковские карты, используемые для оплаты расходов организации подотчетными лицами?

Ответ: нет, не нужно.

Пластиковая карта является собственностью банка, выдавшего ее. Значит, она должна быть учтена за балансом на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» (п. 18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Порядок учета денежных документов зависит от способа их приобретения. Возможно два варианта:

Организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам;

Сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно.

Хранение денежных документов

Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)

- получены (приобретены) денежные документы;

Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3

- выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.

Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов, письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).

Учет движения денежных документов

Ситуация: как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3) ?

Оформите выдачу сотрудникам денежных документов по ведомости, разработанной самостоятельно.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов. Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Ситуация: как отразить в бухучете операции по приобретению талонов на захоронение отходов: как денежные документы или как авансы выданные ?

Талон на вывоз мусора подтверждает факт заключения между организациями договора возмездного оказания услуг по вывозу и утилизации мусора на условиях внесения предоплаты (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 781 ГК РФ). Поэтому стоимость талонов, дающих право вывозить бытовые отходы на полигон в течение года, отражайте в бухучете как авансы выданные. Получив от владельца полигона счет-фактуру на аванс, организация сможет принять к вычету НДС в сумме перечисленной предоплаты (п. 12 ст. 171 НК РФ).

По мере того как организация будет вывозить отходы на полигон и получать накладные, подтверждающие количество захороненного мусора, стоимость соответствующих услуг она будет учитывать в расходах (п. 18 ПБУ 10/99). Одновременно перечисленные авансы и задолженность по приобретенным услугам будут взаимно погашаться.

Сумму входного НДС, выделенного в счете-фактуре на услуги по захоронению отходов, примите к вычету при выполнении всех обязательных условий (п. 2 ст. 171 НК РФ). НДС с аванса, принятый к вычету, восстановите (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

В зависимости от того, каким способом были приобретены талоны, по безналичному расчету или через подотчетное лицо, в бухучете сделайте соответствующие проводки.

В случае безналичной покупки талонов:

Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» (76 субсчет «Расчеты по авансам выданным») Кредит 51

- оплачены талоны на захоронение отходов;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных»

- принят к вычету НДС, перечисленный поставщику в стоимости талонов на захоронение отходов.

По мере того как оказываются услуги по вывозу мусора:

Дебет 20 (44) Кредит 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)»)

- учтена в расходах стоимость услуг по захоронению отходов;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)»)

- учтен входной НДС в стоимости услуг по захоронению отходов;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

- принят к вычету входной НДС со стоимости услуг по захоронению отходов;

Дебет 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

- восстановлен НДС с аванса, ранее принятый к вычету;

Дебет 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)») Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» (76 субсчет «Расчеты по авансам выданным»)

- зачтен аванс в размере стоимости услуг по захоронению отходов.

Если организация приобретает талоны через подотчетное лицо, то схема проводок изменится. Расходы, понесенные через подотчетное лицо, нужно будет отразить в бухучете в день утверждения авансового отчета.

Сами приобретенные талоны на захоронение отходов, которые еще не использованы и хранятся в организации, примите на учет на забалансовый счет. Например, на счет 015 «Талоны (пропуска)». Кроме того, для более детального контроля движения этих документов (выдачей и возвратом) целесообразно вести журнал учета приема и выдачи талонов.

Денежные документы через подотчетное лицо

Если денежные документы приобретены через подотчетное лицо и сразу им использованы, то на счет 50-3 «Денежные документы» они не приходуются. Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов. Например, сотрудник в командировке приобрел авиабилет, чтобы вернуться обратно. В этом случае стоимость авиабилета после утверждения авансового отчета списывается на затраты:

Дебет 20 (25, 26...) Кредит 71

- отражено в составе командировочных расходов приобретение авиабилета.

При этом организации не нужно отдельно оформлять покупку документов и выдачу их подотчетному лицу, а также вести ведомость (книгу) учета движения денежных документов.

Пример отражения в бухучете операций по выдаче денежных документов сотруднику и приобретению им их самостоятельно

ООО «Торговая фирма Гермес» приобрело авиабилет стоимостью 3540 руб. (в т. ч. НДС - 540 руб.) и выдало его сотруднику, направляемому в командировку для заключения договоров на реализацию товаров. Сумма входного НДС со стоимости авиабилета выделана в счете-фактуре, полученном организацией.

Кроме этого, сотруднику было выдано 3540 руб. для приобретения авиабилета обратно. Организация не смогла приобрести билет заранее.

Для учета авиабилетов бухгалтер использует счет 50-3 субсчет «Проездные документы». Для отражения кассовых операций в рублях бухгалтер к счету 50 «Касса» открыл субсчет «Касса в рублях».

В учете были сделаны следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51
- 3540 руб. - оплачен авиабилет;
Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60
- 3000 руб. - получен авиабилет;
Дебет 19 Кредит 60
- 540 руб. - учтен НДС со стоимости авиабилета (на основании полученного счета-фактуры);
Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
- 3000 руб. - выдан авиабилет сотруднику для поездки в командировку;
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»
- 3540 руб. - выданы сотруднику денежные средства для покупки обратного авиабилета (в общей сумме аванса на командировку).

В командировке сотрудник приобрел обратный билет за 3540 руб. Сумма НДС в билете отдельно не выделена.

После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, к которому приложил авиабилеты к месту командировки и обратно.

В этом случае бухгалтер организации сделал в учете следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71
- 3000 руб. - списана стоимость билета к месту командировки;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 540 руб. - поставлен к вычету НДС со стоимости билета к месту командировки;
Дебет 44 Кредит 71
- 3540 руб. - списана стоимость обратного билета.

Общие правила хранения, использования и учета денежных средств устанавливаются ЦБ России. На сегодняшний день действует письмо ЦБ России от 22.09.1993 № 40 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Дополнительно крайне важно руководствоваться:

• Стоит сказать - положением ЦБ России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;
• Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием организациями наличных денежных средств при расчетах с населением производится с применением контрольно-кассовой техники.

Действующим законодательством предусматриваются:

• специально оборудованное помещение кассы; полная материальная ответственность кассира;
• лимитирование остатков наличных денежных средств;
• ограничение срока их хранения;
• размеры и продолжительность использования авансов на хозяйственные, командировочные расходы.

В случае если у организации нет возможности предоставить для кассы специально оборудованное помещение, то для хранения денежных средств необходим сейф.

Кассир при приеме на работу должен быть под расписку ознакомлен с порядком ведения кассовых операций. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. Временная замена кассира производится по письменному распоряжению администрации. Договор о материальной ответственности заключается и с замещающим работником. В случае если штатным расписанием должность кассира не предусмотрена, то данные обязанности возлагаются на сотрудника в порядке совмещения.

Организация может хранить в ϲʙᴏей кассе наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных банком, по согласованию с руководителем организации. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денежных средств в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Первичными документами по кассе будут документы, разработанные ЦБ России.

Прием наличных денежных средств кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на ϶ᴛᴏ письменным распоряжением руководителя организации. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на ϶ᴛᴏ уполномоченного, и кассира. Квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на данные документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, на ϶ᴛᴏ уполномоченными.

К оформлению кассовых ордеров предъбудут особые требования. Не допускаются исправления. Исполненные кассовые документы гасятся специальными штампами («Стоит сказать - получено» или «Оплачено»)

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в специальном журнале (унифицированная форма № К2)

Отметим, что текущий учет денежных средств ведется кассиром в кассовой книге. В ней регистрируются остаток средств на начало дня, операции по приходу и расходу (за день), подводятся итоги поступления и выдачи и выводится остаток на конец дня.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр – отрывной – служит отчетом кассира. К отчету прилагаются все приходные и расходные документы и в конце рабочего дня сдаются в бухгалтерию под расписку бухгалтера.

При автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета отдельные листы кассовой книги ежедневно формируются в виде машинограмм: 1-й лист – вкладной лист кассовой книги, 2-й лист – отчет кассира.

По окончании отчетного периода кассовая книга заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, прошнуровывается и опечатывается.

Помимо повседневного отчета кассира в сроки, установленные администрацией, проводится ревизия кассы. Ревизия должна быть внезапной, и проводить ее следует не реже чем один раз в месяц. Приказом руководства создается инвентаризационная комиссия, в ходе ревизии полистно проверяются все документы и все денежные средства. Результат оформляется актом.

С 21 ноября 2001 г. на основании указания ЦБ России от 14.11.2001 № 1050-У устанавливается предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб.

Порядок открытия расчетных счетов в банке и ведения операций по ним

Нормативным документом, определяющим порядок осуществления безналичных расчетов, будет положение ЦБ России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (в ред. от 03.03.2003)

Организация может иметь несколько расчетных счетов одновременно. По ϲʙᴏему усмотрению она выбирает банк для открытия счета. Организация может производить все виды операций с любого расчетного счета.

Порядок открытия расчетных и иных счетов, совершение и оформление операций устанавливаются ЦБ России.

Для открытия расчетного счета в банке крайне важно предоставить следующие документы:

• нотариально заверенную копию устава (и нотариально заверенную копию учредительного договора, если он есть);
• нотариально заверенную копию свидетельства о регистрации в регистрационной палате;
• нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• ксерокопию кодов статистики, заверенную руководителем организации и печатью организации;
• ксерокопия решения учредителя (протокола общего собрания учредителей) о назначении руководителя организации, заверенную ее руководителем и печатью;
• ксерокопию приказа о назначении главного бухгалтера организации, заверенную ее руководителем и печатью;
• справки из Фонда социального страхования, Фонда обязательного медицинского страхования и Пенсионного фонда;
• банковскую карточку с нотариально заверенными образцами подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

При изменении названия организации, характера ее деятельности, состава распорядителей счета в документацию вносятся ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие исправления, а при реорганизации организации в банк представляются новые документы.

Все операции по счету осуществляются на основании письменных распоряжений владельца счета:

• внесение наличных сумм – на основании объявления на взнос наличными;
• получение наличными со счета – денежного чека;
• перечисления – платежного поручения, расчетного чека, платежного требования-поручения.

В безакцептном порядке банком могут списываться средства в оплату электроэнергии, теплоснабжения, водоснабжения и т. п. (расчеты в порядке плановых платежей)

Также в безакцептном порядке производится списание по решению судебных и налоговых органов.

Основанием для записей в учетных регистрах служат банковские выписки – перечень всех совершенных операций по счету за период с прилагаемыми копиями платежных документов. Все записи в выписке по кредиту означают поступление на счет, по дебету – списание со счета.

Выявленные ошибки исправляются после согласования с банком, для чего установлен предельный срок – 10 дней со дня получения выписки.

Расчеты платежными поручениями

Платежное поручение – ϶ᴛᴏ распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, о переводе определенной денежной суммы на счет получателя средств, открытый в ϶ᴛᴏм или другом банке. Банк исполняет платежное поручение в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Платежное поручение действительно в течение 10 дней, включая день составления.

Платежными поручениями могут производиться перечисления денежных средств:

• за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
• в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;
• в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.

Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

Банк по требованию плательщика обязан информировать его об исполнении платежного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счета. Порядок информирования плательщика определяется договором банковского счета.

Учет денежных средств, находящихся в аккредитивах

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (далее – банк-эмитент) по поручению плательщика произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (далее – исполняющий банк) произвести такие платежи.

Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:

• покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);
• отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными)

При открытии покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива (покрытие) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.

При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива.

Отзывным будет аккредитив, кᴏᴛᴏᴩый может быть изменен или отменен банком-эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласования с получателем средств и без каких-либо обязательств перед ним банка-эмитента после отзыва аккредитива. Безотзывным признается аккредитив, кᴏᴛᴏᴩый может быть отменен только с согласия получателя средств.

Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств. Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в основном договоре, в кᴏᴛᴏᴩом отражаются:

• наименование банка-эмитента;
• наименование банка, обслуживающего получателя средств;
• наименование получателя средств;
• сумма аккредитива;
• вид аккредитива;
• способ извещения получателя средств об открытии аккредитива;
• способ извещения плательщика о номере счета для депонирования средств, открытого исполняющим банком;
• полный перечень и точная характеристика документов, предоставляемых получателем средств;
• сроки действия аккредитива, предоставления документов, подтверждающих поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), и требования к оформлению указанных документов;
• условие оплаты (с акцептом или без акцепта);
• ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязательств.

В основной договор могут быть включены иные условия, касающиеся порядка расчетов по аккредитиву.

Платеж по аккредитиву производится в безналичном порядке путем перечисления суммы аккредитива на счет получателя средств. Допускаются частичные платежи по аккредитиву.

Учет переводов в пути

Понятие «переводы в пути» применяется для учета движения денежных средств (переводов) в случаях, когда имеется временной разрыв между моментом документально подтвержденного списания и моментом зачисления денежных средств на ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующий счет учета, в частности:

• выручки от продажи товаров, кᴏᴛᴏᴩые произведены организациями, осуществляющими торговую деятельность, внесенной в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленной по назначению;
• денежных средств (переводов) в иностранных валютах, внесенных в кассы кредитных организаций для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленных по назначению.

Основанием для принятия денежных документов на учет будут квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.

В случае если учреждения банков оформляют выписки с банковских счетов по форме, отличной от общепринятой, и данные выписки содержат информацию о суммах денежных средств, кᴏᴛᴏᴩые поступили в адрес организации, но еще не подтверждены расчетными банковскими документами, то организация демонстрирует такие суммы в бухгалтерском учете как «переводы в пути» и не вправе распоряжаться ими до момента получения кредитной организацией расчетных документов, подтверждающих платеж.

Учет денежных документов

В кассе организации могут храниться такие денежные документы, как оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные проездные билеты и др. Поступления и выдача денежных документов оформляются на основании приходных и расходных кассовых ордеров с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.

Денежные документы оцениваются в бухгалтерском учете в сумме фактических затрат на их приобретение.

Аналитический учет ведется по видам денежных документов.

К денежным документам относятся:

– оплаченные талоны и пластиковые карты на бензин и масла;

– полученные извещения на почтовые переводы;

– почтовые марки;

– марки государственной пошлины;

– прочие денежные документы.

Все денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

Приходные и расходные кассовые ордера, отражающие движение денежных документов, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003), но отдельно от операций по денежным средствам.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям. Для отражения операций с денежными документами предназначен счет 00 201 05 000 «Денежные документы».

Счета по учету денежных документов не корреспондируют со счетом 00 201 04 000 «Касса», но они хранятся в кассе, и кассир несет полную материальную ответственность за них.

В целях контроля за обеспечением сохранности денежных документов в кассе учреждения комиссией, назначенной приказом руководителя, не реже одного раза в месяц должна проводиться инвентаризация. Ее результаты оформляются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086).

Поступление денежных документов в кассу оформляется записью:

Дебет 0 201 05 510 «Поступления денежных документов» – Кредит 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Выдача из кассы денежных документов отражается записью:

Дебет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 0 201 05 610 «Выбытия денежных документов».

6.3. Подотчетные лица в бюджетных учреждениях.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. Для получения денежных средств под отчет работник подает заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.

Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в учреждение отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»). Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует учитывать ограничение размера удержаний из заработной платы, установленное ст. 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:

00 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

00 208 02 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

00 208 03 000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;

00 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

00 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

00 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

00 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

00 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;

00 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

00 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;

00 208 11 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;

00 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;

00 208 13 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;

00 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям»;

00 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

00 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

00 208 17 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

00 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

00 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

00 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

00 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;

00 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;

00 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;

00 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».

Рассмотрим пример. Инспектором труда представлен авансовый отчет по командировочным расходам на сумму 620 руб. При этом в учете были сделаны следующие записи:

К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды, прилагаются оформленные документы, подтверждающие фактическое приобретение товаров или оплату услуг. К таким документам относятся: кассовые чеки (бланки строгой отчетности), подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица; счета-фактуры; приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.

Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:

212 «Прочие выплаты» – расходы по оплате суточных;

222 «Транспортные услуги» – расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;

226 «Прочие услуги» – расходы по найму жилого помещения;

290 «Прочие расходы» – расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет» содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм как в рублях, так и в иностранной валюте. Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером учреждения в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Проверенный отчет утверждается руководителем учреждения (уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Согласно авансовому отчету от 30.03.2012 г. № 50 (см. Приложение ) работнику бюджетного учреждения был направлен в служебную командировку на 5 дней. После возвращения из командировки работник представил авансовый отчет, к которому были приложены: счет за проживание в гостинице за 4 суток на общую сумму 120 руб., суточные на 5 дней по 100,00 руб. в сумме 500,00 руб.

В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом:

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В случае если у подотчетного лица осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммыне допускается. На данное положение необходимо обратить серьезное внимание, так как практика показывает, что нередко в учреждениях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (локальным нормативным актом).

Все командировочные расходы, кроме суточных, признаются в размере фактических затрат при условии их подтверждения первичными документами. Поэтому проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относится к расходам, принимаемым к учету. Так как фактически такие расходы понесены только на приобретение двух билетов (на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы), то и учитывать необходимо только расходы на приобретение этих двух проездных билетов.

Суточные выплачиваются за все время нахождения работника в командировке, за исключением того времени, когда работнику предоставлен отпуск, так как отпуск отнесен ко времени отдыха (ст. 107 ТК РФ).

По общему правилу командировка завершается в момент возвращения работника к месту работы. Если работник желает получить отпуск в период своего нахождения в командировке и работодатель не имеет возражений, то это не противоречит действующему законодательству. Трудовым кодексом РФ не предусмотрено обязательное возвращение работника обратно к месту работы сразу же после того, как срок командировки закончен, при условии, что стороны приняли иное решение (например, предоставить работнику отпуск).

Поэтому, если работнику предоставлен ежегодный отпуск в период, когда он находится в командировке, то ко дню начала отпуска командировка должна завершиться. Поэтому так называемая вторая часть командировки, приходящаяся на период после окончания отпуска, является новой командировкой, требующей отдельного оформления.

Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Унифицированные формы документов, используемые при оформлении командировок, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Помимо формы № Т-10 «Командировочное удостоверение», постановлением предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, которыми может оформляться командировка:

– № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

– № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

– № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

– № АО-1 «Авансовый отчет».

Когда речь идет о нескольких отдельных командировках, то необходимо оформить эти документы по каждой командировке (командировке до отпуска и командировке после отпуска).

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время прибытия в служебную командировку и время пребывания в ней, в каждом пункте назначения делаются отметки (о прибытии и убытии) и заверяются подписью ответственного должностного лица, поэтому в письме от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89 Минфин России изменил свою позицию. Но к оформлению командировок, осуществляемых в иностранные государства, рекомендации Минфина России, изложенные в этом письме, не относятся, поэтому оформления командировочного удостоверения не требуется. В этом случае факт нахождения сотрудника в командировке будет подтверждаться отметками в загранпаспорте, копию которого нужно приложить к авансовому отчету.

В дополнение к приказу на командировку оформляется и служебное задание (форма № 10-а), в котором подробно описывается цель командировки. Служебное задание необходимо в том случае, когда работник документально не может подтвердить эффективность своей работы в командировке. В форму № 10-а включена графа «Краткий отчет о выполнении задания», в которой можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Правильно оформленное служебное задание поможет продемонстрировать практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов.

Проездные билеты, путевки, авиабилеты. На счете 50.3 –Денежные документы.

Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.

На сч.50.3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет. Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером). В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.Д 50/3 К 76 , Д73 »расч.с персоналом по прочим операциям» К50/3

43. Учет командировочных расходов.

Для направления работника в служебную командировку должен быть оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором должны быть указаны цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку На командировочном удостоверении делаются отметки о дате убытия работника в командировку и его прибытии к месту назначения. Вернувшись из командировки, работник заполняет авансовый отчет(форма №АО1) к которому прилагает документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, счета, квитанции, билеты и др.).

Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Такие расходы отражаются в бухгалтерском учете следующими записями: Д 71 К 50- выданы денежные средства подотчетному лицу, Д 20 (23, 25, 26, 29, …) К 71- на сумму расходов, Д 26,44 К 71 - отражена стоимость проезных билетов (без НДС) с отнесением на соответствующие расходы. ЕСЛИ с НДС Д 19 К 71- на сумму НДС, относящуюся к соответствующему расходу.

44. Учет операций, связанных с движением ценных бумаг.

Порядок ведения бухгалтерского учета финансовых вложений с 1 января 2003 г. Регулируется Положением по бухгалтерскому учету "Учет финансовых вложений"ПБУ 19/02. Приобретение ц.б. Принимаются к б.у. по первоначальной стоимости, т.е. по сумме фактич. затрат орг-ии на их приобретение за искл. налога НДС. 76 -51 - с расч.сч. орг-ии произведена оплата ц.б., 58-7 все ц.б., хранящиеся в орг-ии, должны быть зарегестр-ны в Книге учета и Обязательными реквизитами Книги явл-ся: наименование эмимтента, номинальная цена ц.б., покупная стоимость, номер, серия, общее кол-во, дата покупки, дата продажи.Книга учета ц.б. должна быть сброшюровг скреплена печатью орг-ии и подписями руководителя и гз.бух., страницы пронумерованы. Исправления в Книгу учета ц.б. могут вносится лишь с разрешения руководителя и гл.бух. с указанием даты исправлений. ответственность за организацию хранения Книги учета ц.б. несет руководитель орг-ии. Приобретение долговых ц.б. (так же как акции) Особенности учета облигаций связаны с необходимостью уч начисляемого дохода написания разницы между номин. стоим-тью и затратами на приобретен, облиг, 58 - 76 -оприходована облигация; 76 - 91.1 -сумма начисл-го дохода (расчет бухгал.); 91.2 - 58 -списана на разницы между купонной и покупной стоимостью облиг.(договор купли-продажи).

Кассы организаций могут работать не только с наличными деньгами, но и с денежными документами. Денежными документами называются бумаги, покупаемые за безналичные или наличные деньги. Их держат в сейфе кассового помещения.

К денежным документам относятся:

• Марки для почтовых отправлений;
• Купоны на топливо (к примеру, бензин);
• Билеты на проезд на различном транспорте;
• Различные путевки, которые приобрела организация;
• Талоны на питание;
• Карты на оплату услуг связи;
• Другие документы.

• Акции, приобретенные у акционеров;
• Различные ценные бумаги;
• Документы на нематериальные ценности.

Как хранятся денежные документы

Компании должны держать денежные документы в кассе вместе с наличными деньгами. В бух. учете операции с денежными документами должны быть отражены на субсчетах к счету «денежные документы» (50-3).

Учет денежных документов в бух. учете

Рассмотрим, как учитываются некоторые денежные документы.

Купоны на питание учащихся

Некоторым учащимся (школьникам, студентам) учебные учреждения обязаны предоставлять бесплатные обеды и завтраки. Данное питание выдается по специальным купонам. В них должно содержаться:

• Номер;
• Период действия;
• Вид питания (обед или завтрак);
• Цена;
• Печать компании, которая выдала данный талон;
• Роспись отвечающего за выдачу сотрудника.

Если учреждения образовательного назначения снабжают купонами, управляющий этого учреждения должен обеспечить сохранность данных купонов. Он выдает их сотруднику, который несет ответственность за организацию бесплатного питания. Купоны передаются по специальному акту. Купоны, которые не были использованы, должны быть возвращены управляющему учреждения. Все совершенные с купонами действия вносят в специальную книгу учета купонов.

Если учреждение само предоставляет бесплатное питание, в конце каждого дня использованные бланки купонов считаются и прикладываются к кассовой отчетности. Они должны храниться в течение пяти лет после их использования.

Почтовые марки

Не смотря на то, что технический процесс активно развивается, услуги почтовой связи остаются все такими же востребованными. Осуществить почтовое отправление можно только с помощью специальных марок. Организации должны учитывать эти марки в качестве денежных документов.

Почтовые марки выдаются ответственным сотрудникам по мере того, как они становятся нужны. Ответственные работники должны составлять авансовую отчетность, прикладывая к ней подтверждающие документы. Подтверждающими документами являются:

• В случае удачной отправки – реестр отправки;
• В случае неудачной отправки (порчи) – испорченный конверт.

Карты оплаты услуг связи

Работники компаний зачастую пользуются корпоративной связью, за использование собственных средств связи в рабочих целях они получают компенсации. В организациях часто оплачивают связь специальными картами. Их покупает организация и учитывает их в качестве денежных документов.

Чтобы у налоговиков не возникало лишних вопросов по поводу оплаты расходов на услуги связи, в организации должно быть разработано специальное положение. В нем должен содержаться список работников, имеющих право на получение специальных карт оплаты.