Закупки дополнение к 1с бухгалтерия государственного учреждения. Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения. Кейсы и отзывы

Если у вас небольшое муниципальное учреждение, а подготовленных специалистов по закупкам трудно найти, то главный бухгалтер вынужден взваливать на себя контроль закупочного процесса. Эффективный мониторинг всех закупочных процедур удобно осуществлять с помощью программного обеспечения «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Полезное дополнение

Бухгалтерский учет методом двойной записи – одно из величайших изобретений человечества! За почти 500-летнюю историю своего развития бухучет стремительно развивался, пополняясь новыми объектами учета.
В последние годы на счетах бухгалтерского учета организаций государственного сектора экономики стали учитываться прогнозные и плановые показатели, а также этапы и процедуры закупочной деятельности.
В настоящий момент Закон № 44-ФЗ и нормативные документы четко фиксируют сроки каждой стадии закупочного процесса, каждого этапа планирования и предоставления отчетности. Жесткая регламентация сроков закреплена не только в части принятия решений заказчиком (утвердить документацию о закупке, внести изменения в документацию о закупке), но и в отношении работы заказчика в единой информационной системе (ЕИС).

Закупочная процедура разделяется на три этапа: сбор предложений, выявление победителя, заключение контракта. Продолжительность каждого этапа зависит от выбранного заказчиком способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя), на который влияет в большинстве случаев вид объекта закупки.
Программный продукт » предназначен для государственных и муниципальных заказчиков с небольшим объемом закупок. Данное дополнение позволяет бухгалтеру отслеживать все закупочные процедуры и своевременно отражать их на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета.

Программный продукт разработан в соответствии с требованиями Бюджетного кодекса Российской Федерации, а также Федеральных законов:

• от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе;
• от 18.07.2011 № 223-ФЗ о закупках.

Программный продукт «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» не является самостоятельным, для его работы необходимо наличие установленной типовой конфигурации « ».

При этом основное отличие «Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8"» от « » заключается не в кардинальном сокращении набора функций, а в их упрощенной реализации и наличии новых функциональных возможностей (например, наличие мониторинга исполнения контрактов).

Обновление «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» и типовых объектов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» проводятся независимо. При этом обновление «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» можно проводить дистрибутивом типовой конфигурации, при сохранении поддержки типовой конфигурации.

Возможности контроля

«Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» предоставляет пользователю много возможностей по контролю всех этапов закупочного процесса.

Планирование закупок

На этом этапе закупочного процесса в «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения » реализовано:

• Сбор заявок в план закупок от подразделений;
• Автоматическое формирование плана закупок в структурированном виде на основании плановых заявок;
• Сбор заявок в план-график закупок от подразделений, в том числе на основании данных утвержденного плана закупок;
• Автоматическое формирование плана-графика в структурированном виде на основании плановых заявок;
• Автоматическое формирование закупки, контракта (в случае закупки у единственного поставщика) на основании данных плана-графика закупок;
• Набор аналитических отчетов для оценки исполнения плана-графика закупок, заключенных контрактов, а также экономии, полученной в результате проведения процедур закупок.
  

Проведение закупки

• Публикации сведений о закупке на Официальном сайте ЕИС;
• Формирования итогов проведенных закупок;
• Учета поступлений и возвратов средств, предоставленных участниками закупки в качестве обеспечения заявок и исполнения контрактов;
• Набора отчетов для анализа движения средств, предоставленных в качестве обеспечения;
• Автоматического формирования контракта на основании итогов проведения закупок.

Мониторинг исполнения контрактов (договоров)

Контроль закупочного процесса в «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» обеспечивается функциями:

• Подготовки сведений о заключенных контрактах;
• Ведения графиков исполнения и оплаты обязательств;
• Учета и согласования документов исполнения;
• Регистрации и согласования счетов, выставленных поставщиками (исполнителями)
• Формирования платежных документов на основании документов исполнения и выставленных счетов;
• Набора аналитических отчетов для получения оперативной информации о процессе исполнения контрактов.

• общая информация - дата заключения и номер контракта;
• заказчик и получатель продукции;
• контрагент;
• предмет контракта (наименование поставляемой продукции), с указанием количества, стоимости и сроков поставки;
• этапы исполнения контракта;
• источники финансирования контракта (в разрезе бюджетной классификации);
• сроки оплаты (график оплаты);
• порядок оплаты (взаимосвязь сроков поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг контракта и графика оплаты).

Формирование сведений о контракте предполагает детальное описание поставляемой подрядчиком продукции.

Для отслеживания исполнения контрактов в программе реализован алгоритм регистрации документов исполнения по заключенным контрактам. Данные заполняются автоматически на основании реквизитов контракта, выбранного пользователем. Кроме того, предусмотрен вывод информации для пользователя о наименовании и количестве продукции, которая еще не была поставлена по контракту. Пользователь, в свою очередь, имеет возможность выбора из предоставленного перечня недопоставленной по контракту продукции, тех позиций, которые подрядчик указывает в документе исполнения.
В программе предусмотрена регистрация счетов на оплату поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг), выставленных поставщиками. С помощью встроенного механизма на основании данных счетов, можно подготовить документы на оплату.
«Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения » осуществляется обмен информацией с официальным сайтом Единой информационной системы в сфере закупок как согласно Закону № 44-ФЗ, так и Закону № 223-ФЗ.

Бухгалтеру – на заметку!

Для руководителя учреждения главный бухгалтер в последние годы стал не просто финансовым работником, но и чем-то больше. Как правило, в силу своих должностных обязанностей именно главный бухгалтер всегда в курсе последних изменений в бюджетном и налоговом законодательстве, знает содержание актуальных постановлений правительства и различных ведомств. Именно поэтому главбух всегда может прокомментировать изменения нормативно-правовой базы применительно к данному учреждению, предложить оптимальное решение возникших проблем, дать совет при проверках контрольных органов.
Обилие административных регламентов, управленческая деятельность на фоне ограниченного финансирования, а так же отсутствие специальных знаний в финансово-хозяйственной деятельности не позволяют руководителю учреждения полагаться только на себя. Другие работники учреждения – кадровик, экономист, закупщик – чаще всего являются специалистами только в своей профессиональной сфере, поэтому не могут «держать целое» так, как это может делать главный бухгалтер. Да и ответственность у главного бухгалтера существенно выше, чем у других специалистов.

Выбирайте «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»! И решение всех проблем будет вам по силам!

Кейсы и отзывы

«Первый БИТ» автоматизировал работу с закупками и договорами в Московском технологическом университете.

Благодаря новому программному обеспечению мы избавились от необходимости вести многие сложные процессы вручную. Налажена автоматическая передача данных в «Единую информационную систему» и на торговую площадку «РТС-тендер». Значительно быстрее подготавливается отчетность о работе контрактной службы. Сотрудники бухгалтерии и договорного отдела получили полный контроль за исполнением и оплатой договоров. Выполнение проекта автоматизации заняло всего месяц. Мы благодарим «Первый БИТ» за профессионально и оперативно выполненную работу!

Андрей Горбатюк,
начальник контрактной службы

Канал имени Москвы формирует план-графики на 40% быстрее благодаря "Первому БИТу".

Выражаем благодарность специалистам офиса «Первый БИТ» м. Семёновская за оперативность и ответственный подход к решению нашей задачи. Сложность заключалась в значительном ограничении по времени - на формирование план-графика было отведено всего 3 дня. Однако благодаря сотрудникам компании «Первый БИТ» план-график был загружен в Единую информационную систему своевременно и без ошибок!

Александр Венедиктович Лукин,
начальник отдела закупок ФГБУ «Канал имени Москвы»

Программный продукт "Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" ориентирован на небольшие бюджетные, казенные, автономные учреждения, самостоятельно осуществляющие закупочную деятельность (планирование, подготовку, проведение и публикацию закупок) и предназначен для автоматизации процессов, связанных с подготовкой и размещением заказа, а также мониторингом исполнения контрактов.

Программа разработана в соответствии с нормативными правовыми актами, регламентирующими процесс закупок:

• Федеральный закон N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд",
• Федеральный закон N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц",
• Бюджетный кодекс Российской Федерации.

Программный продукт "Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" не является самостоятельным, для его работы необходимо наличие установленной типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" редакции 2.0.

Обновление дополнения "Закупки" и типовых объектов решения "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8"проводятся независимо. Обновление объектов решения "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" можно проводить дистрибутивом типовой конфигурации, при этом сохраняется поддержка типовой конфигурации.

Описание функциональных возможностей

Программный продукт является подсистемой конфигурации "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" редакции 2.0, что позволяет в единой информационной базе вести учет как закупок, так и заключенных контрактов. Благодаря многократному использованию занесенной в систему информации существенно снижается операторская нагрузка при подготовке документов и принятию решений на разных этапах подготовки и проведения закупок, а также мониторингу исполнения контрактов. За счет жесткого структурирования информации и автоматизированного контроля повышается качество планирования закупок и отслеживания исполнения контрактов.

Программный продукт обеспечивает автоматизацию следующих функций:

• Планирование закупок
• сбор плановых заявок подразделений
• автоматическое формирование плана закупок на основании плановых заявок;
• автоматическое формирование заявки на закупку, закупки, контракта (в случае закупки у единственного поставщика) на основании плана закупок;
• формирование аналитических отчетов, позволяющих оценить процент исполнения плана закупок и заключенных контрактов, а также экономию, полученную в результате проведения процедур закупок.

• Сбор заявок (потребностей) подразделений
• сбор заявок подразделений;
• автоматическое формирование лотов конкурса и аукциона на основании данных заявок.
• Подготовка закупки
• ввод в структурированном виде всей информации, необходимой для формирования извещения о закупке.
• Проведение закупки
• формирование итогов проведенных закупок;
• учет поступлений и возвратов средств, предоставленных участниками закупки в качестве обеспечения заявок и исполнения контрактов;
• формирование отчетов, предназначенных для анализа движения средств, предоставленных в качестве обеспечения;
• автоматическое формирование контракта на основании итогов проведения закупок.
• Мониторинг исполнения контрактов (договоров)
• формирование информации о заключенных контрактах;
• графики исполнения и оплаты обязательств;
• учет и согласование документов исполнения;
• регистрация и согласование счетов, выставленных поставщиками (исполнителями) на оплату поставки товаров (работ);
• формирование платежных документов на основании документов исполнения и выставленных счетов;
• формирование аналитических отчетов, позволяющих оперативно отслеживать процесс исполнения контрактов.

Состав продукта и порядок продаж

Программный продукт 4601546110473 "Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" включает в себя:

• диск с дистрибутивом конфигурации "Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8";
• комплект документации по конфигурации;
• лицензионное соглашение на право использования конфигурации.

Продукт продается зарегистрированным пользователям решения "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", которые имеют действующую подписку на ИТС.

Программный продукт Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" ориентирован на небольшие бюджетные, казенные, автономные учреждения, самостоятельно осуществляющие закупочную деятельность (планирование, подготовку, проведение и публикацию закупок) и предназначен для автоматизации процессов, связанных с подготовкой и размещением заказа, а также мониторингом исполнения контрактов.

Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" не является самостоятельным продуктом, для его работы необходимо наличие установленной типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8".

Обновление дополнения "Закупки" и типовых объектов решения проводятся независимо. Обновление объектов решения "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" можно проводить дистрибутивом типовой конфигурации, при этом сохраняется поддержка типовой конфигурации.

Функциональные возможности

Планирование закупок

• Сбор плановых заявок подразделений.
• Автоматическое формирование План-графика закупок на основании плановых заявок.
• Автоматическое формирование заявки на закупку, закупки, контракта на основании План-графика закупок.
• Набор аналитических отчетов для оценки исполнения План-графика закупок, заключенных контрактов, а также экономии, полученной в результате проведения процедур закупок.

Сбор заявок от подразделений и подготовка закупки

• Сбор заявок подразделений.
• Автоматическое формирование лотов конкурса и аукциона на основании данных заявок.
• Ввод в структурированном виде всей информации, необходимой для формирования извещения о закупке.

Проведение закупки

• Формирование итогов проведенных закупок.
• Учет поступлений и возвратов средств, предоставленных участниками закупки в качестве обеспечения заявок и исполнения контрактов.
• Набор отчетов для анализа движения средств, предоставленных в качестве обеспечения.
• Автоматическое формирование контракта на основании итогов проведения закупок.

Мониторинг исполнения контрактов (договоров)

• Подготовка сведений о заключенных контрактах.
• Ведение графиков исполнения и оплаты обязательств.
• Учет и согласование документов исполнения.
• Регистрация и согласование счетов, выставленных поставщиками (исполнителями).
• Формирование платежных документов на основании документов исполнения и выставленных счетов.
• Набор аналитических отчетов для получения оперативной информации о процессе исполнения контрактов.

В программе предусмотрен ввод и хранение следующей информации о контракте

• общая информация - дата заключения и номер контракта;
• заказчик и получатель продукции;
• контрагент;
• предмет контракта (наименование поставляемой продукции), с указанием количества, стоимости и сроков поставки;
• этапы исполнения контракта;
• источники финансирования контракта (в разрезе бюджетной классификации);
• сроки оплаты (график оплаты);
• порядок оплаты (взаимосвязь сроков поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг контракта и графика оплаты).

Формирование сведений о контракте предполагает детальное описание поставляемой подрядчиком продукции, то есть пользователь указывает информацию о наименовании поставляемой продукции, количестве, стоимости и сроке поставки товаров, работ, услуг.

Для отслеживания исполнения контрактов в программе реализован механизм регистрации документов исполнения по заключенным контрактам. Данные заполняются автоматически на основании данных контракта, выбранного пользователем. Предусмотрен вывод информации для пользователя о наименовании и количестве продукции, которая еще не была поставлена по контракту. Пользователь, в свою очередь, имеет возможность выбора из предоставленного перечня недопоставленной по контракту продукции, тех позиций, которые подрядчик указывает в документе исполнения.

В программе предусмотрена регистрация счетов на оплату поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг), выставленных поставщиками. С помощью встроенного механизма на основании данных счетов, можно подготовить документы на оплату (платежное поручение, заявка на кассовый расход).

Обмен с общероссийским сайтом www.zakupki.gov.ru

• Выгрузка на сайт:
  • плана закупок;
  • извещения о закупке;
  • сведений о заключенных контрактах;
  • сведений об исполнении/расторжении контрактов.
• Загрузка с сайта:
  • информации об итогах проведения закупок.

Продукт продается зарегистрированным пользователям решения "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" , которые имеют действующую подписку на ИТС.

Решения для бюджетной сферы Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" эффективное управление закупками в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ Савин Михаил, 1С

Закупки. Дополнение к " 1С:БГУ 8 " бюджетные казенные автономные Закупки 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 редакция 2.0 Подсистема Конфигурация

Для кого предназначен продукт Федеральный закон 44-ФЗ Федеральный закон 223-ФЗ Главные распорядители, распорядители, получатели бюджетных средств Органы государственной и муниципальной власти Уполномоченные органы Специализированные организации Автономные учреждения Государственные и муниципальные унитарные предприятия Государственные корпорации Субъекты естественных монополий Организации, осуществляющие регулируемые виды деятельности

Наборы функций ПЛАНИРОВАНИЕСБОР ЗАЯВОКПОДГОТОВКА ЗАКУПКИ ПРОВЕДЕНИЕ ЗАКУПКИЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА Минимальный набор данных требуемый для публикации закупки на сайте zakupki.gov.ru 1. Формирование сведений о контракте 2. Регистрация сведений об исполнении (о расторжении) контракта 3. Размещение на сайте zakupki.gov.ru 1. Формирование плана закупок 2. Выгрузка на сайт zakupki.gov.ru 1. Сбор заявок подразделений 2. Автоматическое формирование лотов закупки на основании данных заявок 1. Публикация извещения о закупке на сайте zakupki.gov.ru 2. Загрузка данных о проведенных торгах, необходимых для автоматического формирования договоров. МОНИТОРИНГ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА 1. Ввод детальных сведений в контракте о графике поставки, информации об авансовых платежах. 2. Регистрация документов исполнения 3. Регистрация счетов на оплату 4. Формирование документов на оплату 5. Набор отчетов, позволяющих отслеживать процесс исполнения договоров.

Механизм настройки способов закупки Для возможности гибкой настройки способов закупок в конфигурации реализован конструктор, позволяющий: Настроить содержание описательной части закупки Определить перечень стандартных и специфических требований к участникам закупок Установить критерии и подкритерии оценки предложений и порядок их расчета Выделить этапы проведения закупки, предусмотренные Положением о закупках Настроить печатные формы документов

Настройка прав на переходы Механизм согласования документов Система состояний позволяет: Упорядочить процесс визирования и согласования документов Производить переход между состояниями, как в автоматическом режиме, так и по решению пользователя Производить контроль корректности заполнения документа при смене состояния Привязать операции, производимые с документом, к определенным состояниям Производить настройку системы состояний под требования пользователей Создан На согласовании Утвержден Настройка контролей

Механизм согласования документов Механизм согласования документов дает возможность: Настроить схему согласования для конкретного документа как в привязке к системе состояний, так и без нее Определить предмет согласования и перечень возможных исполнителей, ответственных за визирование документа Контролировать сроки согласования документа назначенными специалистами

Механизм контролей Осуществлять гибкую настройку контролей Контролировать корректность и полноту занесения информации, необходимой для ее дальнейшего использования Контролировать соответствие данных требованиям нормативно-правовых актов (например, проведение запроса котировок на сумму не выше 500 тыс. рублей, проведение закупки способом электронного аукциона при условии вхождения продукции в перечень, установленный для электронного аукциона) Осуществлять быстрый поиск ошибок в документах

Формирование отчетов Учета специфики конкретного заказчика за счет механизма настраиваемых шаблонов отчетов, адаптации отчетов в кратчайшие сроки Максимально выгодного распределения информации при минимальном участии пользователя (программный анализ данных и выбор варианта отображения, возможность ручной корректировки варианта отображения) Подсистема формирования отчетов предоставляет возможность:

Схема взаимодействия с сайтом zakupki.gov.ru ПЛАНИ- РОВАНИЕ ПОДГОТОВКА ЗАКУПКИ ИТОГИ ЗАКУПОК СВЕДЕНИЯ О ДОГОВОРАХ Информация о заключенных договорах План закупок Извещение о закупке Итоги проведения закупок zakupki.gov.ru Информация об исполнении (о расторжении) договорах На момент выхода программного продукта обмен с сайтом в рамках 223-ФЗ разработан в соответствии со схемой информационного обмена версии 1.6. Обмен с сайтом в рамках 44-ФЗ в соответствии со схемой информационного обмена версии 4.1 находится на стадии разработки.

Блок планирования закупок БЛОК ПЛАНИРОВАНИЯ включает следующий функционал: сбор плановых заявок подразделений (подведомственных учреждений) объединения и разъединения лотов в плане автоматическое формирование плана закупок на основании плановых заявок автоматическое формирование закупки на основании плана закупок формирование аналитических отчетов, позволяющих оценить процент исполнения плана закупок и заключенных контрактов, а также экономию, полученную в результате проведения процедур закупок.

Сбор заявок (потребностей) от подразделений Блок сбора заявок (потребностей) от подразделений включает в себя следующие функции: Сбор и регистрация заявок от подразделений Автоматическое формирование лотов заявки на основании данных плана закупок Автоматическое формирование лотов закупки на основании данных заявок Блок подготовка закупки включает в себя следующие функции: Ввод в структурированном виде всей информации, необходимой для формирования извещения о закупке Выгрузка на общероссийский официальный сайт извещения о закупке

Блок проведение закупки Блок проведение закупки включает следующий функционал: загрузка итогов проведенных торгов с общероссийского официального сайта (автоматическое формирование контракта на основании итогов проведения закупок.

Мониторинг исполнения договора Блок мониторинг исполнения договора включает следующий функционал: формирование детальных сведений о договоре; учет документов исполнения в разрезе номенклатуры и этапов исполнения договора; учет счетов на оплату товаров, работ, услуг, выставляемых поставщиками; учет документов на оплату (платежное поручение, заявка на кассовый расход); контроль сроков исполнения обязательств, которые еще не были исполнены подрядчиком; контроль сроков оплаты обязательств, исполненных подрядчиком, но еще не оплаченных заказчиком;

Общая информация - дата заключения и номер контракта; заказчик и получатель продукции; контрагент; предмет контракта (наименование поставляемой продукции), с указанием количества, стоимости и сроков поставки; этапы исполнения контракта; источники финансирования контракта (в разрезе бюджетной классификации); сроки оплаты (график оплаты) порядок оплаты (взаимосвязь сроков поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг контракта и графика оплаты); Отражение детальных сведений о контракте

В формируемых документах исполнения такие данные, как номер и дата контракта (этап контракта), предмет контракта (наименование поставляемой продукции, ее количество и стоимость), Данные заполняются автоматически на основании данных контракта, выбранного пользователем. При этом система предусматривает вывод информации для пользователя о наименовании и количестве продукции, которая еще не была поставлена по контракту. Исполнение обязательств по договору 46 Эффект от внедрения Снижение объема операторской нагрузки за счет многократного использования занесенной в систему информации; Повышение качества выходных документов за счет жесткого структурирования информации и механизма настраиваемых отчетов; Снижение количества ошибок, допускаемых персоналом при подготовке и проведении закупки, за счет автоматизированного контроля информации; Упрощение процедуры консолидации (сведения) потребностей разных заказчиков в одну объединенную закупку за счет механизма объединения лотов.