Karty firmowe dla pracowników. Karta firmowa Zamówienie na wydanie firmowej karty bankowej

————————————————————————— ¦ 3. Procedura korzystania z firmowych kart bankowych ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Firmowa karta bankowa przeznaczona jest dla pracowników do płacenia za podróże i wydatki służbowe firmy. ¦ ¦ 3.2. Firmowa karta bankowa wydawana jest na zlecenie szefa firmy. ¦ ¦ 3.3. Karty firmowe na wydatki służbowe wydawane są wyłącznie uprawnionym pracownikom, z którymi została zawarta umowa o pełnej odpowiedzialności finansowej. ¦ ¦ Pracownik, któremu została wydana karta, zyskuje możliwość zarządzania ¦ ¦ pieniędzmi na specjalnym firmowym koncie karty. Środki na karcie firmowej należą do firmy. ¦ ¦ 3.4. Wykaz pracowników, na których imienne wydawane są karty firmowe, znajduje się w Załączniku nr 1. ¦ ¦ 3.5. Wykaz stanowisk, których obsadzenie daje prawo do korzystania z „nienazwanych kart firmowych i zarządzania funduszami” firmy, znajduje się w Załączniku nr 2 (przykład na s. 91). ¦ ¦ 3.6. Aby otrzymać kartę, pracownik musi napisać wniosek o wydanie karty firmowej skierowany do kierownika firmy. ¦ ¦ 3,7. Rozliczenie przyjęcia i wydania kart prowadzone jest w dzienniku księgowym kart firmowych (załącznik nr 3). ¦ ¦ 3,8. Posiadacz karty firmowej odpowiada za bezpieczeństwo firmowej karty bankowej, a także za wydawanie na niej środków w ramach ustalonych limitów wydatków. ¦ ¦ Posiadacz ma obowiązek niezwłocznie zgłosić utratę lub kradzież firmowej karty bankowej instytucji kredytowej, która wydała kartę, w celu zablokowania transakcji. Jeżeli z winy posiadacza karty konto nie zostanie w odpowiednim czasie zablokowane, wysokość wyrządzonej szkody zostanie odzyskana od posiadacza karty. ¦ ¦ 3,9. Informacja o kodzie PIN karty jest informacją poufną i Posiadacz karty nie ma prawa udostępniać tych informacji osobom trzecim.

Korzystanie z firmowych kart bankowych

¦ ¦ 3.10. Podstawą korzystania z firmowej karty bankowej jest polecenie przesłania pracownikowi, notatki wewnętrznej lub zatwierdzonego kosztorysu wydatków służbowych firmy. ¦ ¦ 3.11. Posiadacz karty może wykonywać operacje na karcie wyłącznie w ramach limitu ustalonego dla karty na podstawie umowy z bankiem wydającym. ¦ ¦ 3.12. Przy zakupie artykułów biurowych, literatury normatywnej i referencyjnej oraz pokryciu innych wydatków służbowych wielkość jednorazowej płatności kartą firmową nie może przekroczyć 50 000 rubli. w ramach jednej umowy (konta). ¦ ¦ 3.13. Limit wypłat gotówki w Federacji Rosyjskiej wynosi 100 000 rubli. w dzień. Wypłata waluty obcej w gotówce na terytorium Federacji Rosyjskiej jest niedozwolona. ¦ ¦ 3.14. Limit wypłat gotówki poza terytorium Federacji Rosyjskiej ustala się na kwotę stanowiącą równowartość 100 000 rubli. w dzień. ¦ ¦ 3.15. Poza terytorium Federacji Rosyjskiej kartami firmowymi można posługiwać się wyłącznie w celu opłacenia kosztów podróży i rozrywek. Płatność kartą firmową za wydatki służbowe poza Federacją Rosyjską jest niedozwolona. Kwoty wydane na te cele nie podlegają zwrotowi, są potrącane z wynagrodzenia pracownika, który naruszył ten zapis. ¦ ¦ 3.16. Pracownicy, których praca wiąże się z ciągłymi podróżami służbowymi, mają prawo nie oddać karty firmowej przez trzy miesiące. W przypadku pozostałych pracowników okres ten ustalany jest indywidualnie, nie dłuższy jednak niż jeden miesiąc. ¦ ¦ 3.17. Raport zaliczkowy dotyczący środków wykorzystanych za pośrednictwem firmowej karty bankowej składany jest w sposób i w terminach przewidzianych w punktach 2.2 i 2.3 niniejszego Regulaminu. ¦ ¦ 3.18. W przypadku braku dokumentów potwierdzających przeznaczenie firmowej karty bankowej, pobranie od winnego pracownika kwoty wykorzystanej na inne cele następuje zgodnie z art. Sztuka. 238, 241 i 248 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. ¦ ¦ 3.19. Pracownik ma obowiązek zwrócić kwotę wydaną na inne cele do kasy firmy w terminie 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia raportu zaliczkowego. W przeciwnym razie zostanie ona potrącona z Twojego wynagrodzenia. ¦ ——————————————————————————

Źródło – „Wynagrodzenie”, 2014, nr 4

Strona główna — Artykuły

Otwieranie korporacyjnej karty plastikowej

Rozwiązywanie problemów związanych z rejestracją karty

Karta wydawana jest po podpisaniu stosownej umowy z bankiem. Zanim jednak udasz się do banku, zdecyduj się na następujące ważne punkty.

Ile kart potrzebujesz i dla kogo powinieneś je wydać?

Karta firmowa może być wyłącznie imienna. Oznacza to, że z karty może korzystać tylko jeden pracownik firmy. Osoba, dla której wydawana jest ta karta. Jeżeli pracownik przekaże kartę innemu pracownikowi, to on sam nadal będzie odpowiedzialny za ewentualne nadużycia karty. Dlatego też, jeśli zaistnieje konieczność, aby do pieniędzy firmy za pomocą karty miało dostęp kilka osób, dla każdej z nich wydawana jest indywidualna „plastikowa” karta.

Na jakie konto należy go wystawić?

Bank może wydać kartę do rachunku bieżącego. Wtedy posiadacz karty będzie miał faktycznie dostęp do wszystkich środków firmy. Jest to niebezpieczne, jeśli karta jest wydawana np. zwykłemu pracownikowi. Choć oczywiście na karcie można ustawić limit, ale mimo wszystko... Dlatego wielu ucieka się do innej opcji - karta wydawana jest na specjalny rachunek karty. Można na niego przelać pieniądze w potrzebnej kwocie. W ten sposób środki, które należy wydać na potrzeby raportowania, zostaną oddzielone od głównych pieniędzy firmy.

Są niuanse. Karta firmowa może zostać wydana do rachunku bieżącego firmy. Ale wygodniej jest korzystać ze specjalnie otwartego konta karty.

Należy pamiętać, że kartę można otworzyć nie tylko na konto rublowe, ale także na konto walutowe. Na przykład w przypadkach, gdy pracownicy udają się w podróż służbową za granicę i tam płacą wydatki w walucie obcej. Choć to prawda, nie ma potrzeby posiadania konta walutowego specjalnie na pokrycie wydatków za granicą - w końcu zawsze możesz zapłacić rublową kartą firmową. Będą jedynie dodatkowe koszty konwersji (klauzula

Regulamin dotyczący wzoru kart firmowych

2.6 Regulamin Banku Rosji z dnia 24 grudnia 2004 r. N 266-P).

W jaki sposób zostanie uzupełniony?

Karta firmowa może być kartą płatniczą (debetową) lub kredytową. Płatności można dokonać przy pomocy karty debetowej, jeśli na rachunku, z którym karta jest powiązana, znajdują się środki. Posiadając kartę kredytową nie jest konieczne posiadanie środków na koncie. Bank sam zapewni wymaganą kwotę. Oczywiście za opłatą i w ustalonym limicie. A wtedy Twoja firma spłaci dług wobec banku.
Należy pamiętać, że nie wszystkie banki oferują różne rodzaje kart firmowych. Na przykład niektórzy oferują zarówno karty kredytowe, jak i debetowe, podczas gdy inni oferują tylko karty debetowe. Dlatego lepiej wcześniej wyjaśnić tę kwestię, a następnie skontaktować się z bankiem. On sam ustali listę dokumentów, które trzeba będzie wypełnić. W każdym przypadku będziesz zobowiązany do złożenia wniosku, w którym wskażesz pracowników, na których nazwisko mają zostać wydane karty.

Ważny punkt. Karta firmowa wydawana jest dla konkretnego pracownika. Aby to zrobić, składa się wniosek do banku, podając jego pełne imię i nazwisko.

Podpisując umowę, zwróć uwagę na warunki korzystania z karty oferowanej przez bank. Dlatego banki często ustalają limit kwoty, jaką można wypłacić z karty w ciągu dnia. Oraz prowizja za wypłaty gotówki. Warto dowiedzieć się tego wszystkiego od razu, aby móc zaplanować wydatki.
Zwróćmy uwagę na jeszcze jedną kwestię. Aby aktywować kartę, często trzeba przelać określoną kwotę na swoje konto, zwłaszcza jeśli mówimy o specjalnym koncie karty. Przekazane środki służą pokryciu kosztów wydania i obsługi karty.

Powiadom organy podatkowe i fundusze o otwarciu specjalnego rachunku karty

Jeśli Twoje karty firmowe są powiązane z istniejącym rachunkiem bieżącym, nie musisz nikogo informować o ich otwarciu. Inną sprawą jest sytuacja, gdy karta została wydana w związku z otwarciem specjalnego rachunku karty lub konieczne było otwarcie nowego rachunku bieżącego. Należy wówczas powiadomić o tym organy podatkowe i fundusze pozabudżetowe. Należy to zrobić w ciągu siedmiu dni roboczych po otwarciu (klauzula 1, klauzula 2, artykuł 23 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, klauzula 1, klauzula 3, artykuł 28 ustawy federalnej z dnia 24 lipca 2009 r. N 212-FZ) .

Notatka. O otwarciu rachunku karty specjalnej należy powiadomić urząd skarbowy i fundusze pozabudżetowe w ciągu siedmiu dni roboczych.

Złóż raport w urzędzie skarbowym, korzystając z formularza N S-09-1, podanego w zarządzeniu Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 09.06.2011 r. N ММВ-7-6/362@. W FSS Federacji Rosyjskiej - w formie zatwierdzonej zarządzeniem FSS Federacji Rosyjskiej z dnia 12 kwietnia 2011 r. N 67. Oraz w funduszu emerytalnym Federacji Rosyjskiej - w formie, którą znajdziesz na oficjalnej stronie internetowej funduszu (www.pfrf.ru). Aby to zrobić, wpisz zapytanie „Wiadomość o otwarciu konta” w pasku wyszukiwania na stronie głównej serwisu. Zobaczysz link, z którego możesz pobrać wymagany formularz.

Zapisz procedurę pracy z kartami firmowymi w dokumencie wewnętrznym

Po otrzymaniu i rozliczeniu kart można je wydać pracownikom, dla których zostały wydane. Najpierw jednak spisz procedurę wydawania i używania kart w odrębnym regulaminie i zatwierdź ją jako dokument wewnętrzny na polecenie menedżera. Następnie zapoznaj się z nim i podpisz wszystkich pracowników. W szczególności wskazane jest uwzględnienie w rozporządzeniu następujących punktów.

Jakie wydatki można opłacić kartą?

Wskaż, na jakie wydatki przeznaczona jest karta. Mogą to być koszty związane z podróżą służbową pracowników, rozrywką, a także wydatki służbowe (klauzula 2.5 Regulaminu Banku Rosji z dnia 24 grudnia 2004 r. N 266-P).

W jakiej kolejności wydawane są karty pracownikowi?

Kartę możesz wydać pracownikowi jednorazowo, a on będzie z niej korzystał w miarę potrzeb podczas pracy w Twojej organizacji. Lub możesz wydać kartę tylko na czas wykonywania określonych zadań wydanych na polecenie menedżera.
W każdym razie utwórz specjalny rejestr, w którym będziesz odnotowywał wydanie kart i ich zwrot. W rejestrze należy podać następujące pola:

• numer karty i imię i nazwisko pracownik - posiadacz karty;
• data wydania karty pracownikowi;
• podpis pracownika przy odbiorze karty;
• data zwrotu karty przez pracownika;
• podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie rejestru w przypadku zwrotu karty przez pracownika.

Rada. Prowadź dziennik lub rejestr wydawania kart firmowych pracownikom. Dokument rejestruje wydanie kart i ich zwrot.

Taka kontrola ruchu kart jest konieczna, aby zapobiec przypadkom ich zgubienia lub kradzieży.

Jak korzystać z karty

Wyjaśnij, że z karty musi korzystać bezpośrednio pracownik. Nie można go także przekazywać osobom trzecim.
Zastanów się, jaka jest podstawa korzystania z karty. Na przykład polecenie od menedżera dotyczące wykonania oficjalnego zadania. Wskazane jest wskazanie w zamówieniu konkretnych rodzajów wydatków i ich dopuszczalnej wysokości.
Każdorazowo korzystając z karty - wypłacając gotówkę lub dokonując na niej płatności - pracownik ma obowiązek otrzymać dokumenty potwierdzające poniesione wydatki i zachować je do celów sprawozdawczych (czeki, faktury, bilety podróżne, paragony, faktury itp.).

Jak zgłosić pracownikom

Pracownik zgłasza wydane pieniądze do działu księgowości, składając raport zaliczkowy i dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. W regulaminie należy także wskazać termin złożenia raportu zaliczkowego. Prawo nie określa żadnych ram czasowych dla płatności bezgotówkowych, więc możesz skupić się na terminach ustalonych przy pracy z gotówką. Mianowicie rozliczeniowy ma obowiązek zgłosić wydatkowanie środków w ciągu trzech dni od upływu okresu, na który pieniądze zostały wydane na rachunek, albo od chwili przyjścia do pracy (ust. 2 pkt 4.4 Regulaminu procedura przeprowadzania transakcji gotówkowych, zatwierdzona przez Bank Rosji w dniu 12 października 2011 r. N 373-P, zwana dalej Regulaminem N 373-P). Raport musi zostać zatwierdzony przez kierownika organizacji.

Rejestruj każdy fakt użycia karty w swojej dokumentacji.

Wydanie pracownikowi karty firmowej nie wiąże się z żadnym zapisem księgowym. Rejestrujesz tę operację tylko w dzienniku księgowym karty firmowej. Ale jeśli pracownik zapłacił kartą lub wypłacił z niej gotówkę, wówczas okoliczność ta musi już zostać odzwierciedlona w rachunkach księgowych. Transakcje zależą od tego, z jakim kontem połączona jest karta firmowa. Jeśli jest to rachunek rozliczeniowy, wszelkie wydatki z karty uwzględnij na podstawie wyciągu bankowego z następującym wpisem:

Debet 71 Kredyt 51

• pieniądze zostały wydane pracownikowi na podstawie wyciągu z rachunku bieżącego.

A jeśli karta jest otwarta do specjalnego rachunku karty, wpis będzie wyglądał następująco:

Debet 71 Kredyt 55

• pieniądze zostały wydane pracownikowi na konto ze specjalnego rachunku karty.

W obu przypadkach podstawą będzie wyciąg bankowy.
Uwaga: wyciągi bankowe mogą nie docierać do Ciebie codziennie. W takim wypadku można szybko dowiedzieć się od pracowników o możliwości wypłaty środków z karty. W końcu muszą zapisać i dołączyć do raportu zaliczkowego nie tylko podstawowe dokumenty księgowe, ale także rachunki z bankomatu i terminala za wydanie (wypłatę) pieniędzy. Jeśli znajdziesz się w takiej sytuacji, odnotuj wydanie pieniędzy w protokole za pomocą konta 57 „Przelewy w tranzycie”. Oznacza to, że na podstawie raportu wstępnego dokonaj następującego wpisu:

Debet 71 Kredyt 57

A po otrzymaniu wyciągu odpisz środki z rachunku, z którym powiązana jest karta:

Debet 57 Kredyt 51 (52, 55)

• uwzględniane jest obciążenie środków z rachunku.

Umorzenie długu od osoby odpowiedzialnej na podstawie raportu zaliczkowego zatwierdzonego przez menedżera. Powtarzamy, że do raportu należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. W zależności od rodzaju wydatków wybierz żądany rachunek debetowy, a odpowiadającym mu rachunkiem będzie zawsze konto 71 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi”. Wpis będzie następujący:

Debet 20 (08, 23, 26, 44, 91) Kredyt 71

• wydatki poniesione przez osobę odpowiedzialną są odzwierciedlane.

Istota pytania. Odpisz pieniądze wydane na karcie w ciężar rachunku 71 na podstawie wyciągów bankowych. A po złożeniu przez pracownika raportu zaliczkowego pokryjesz jego dług wobec organizacji.

Wpisz kwoty wydatków ustalone na podstawie raportu zaliczkowego w kolumnie 5 ust. Prowadzę księgę rachunkową przychodów i kosztów, jeżeli stosuje się uproszczony system podatkowy z przedmiotem opodatkowania „dochody minus wydatki”. Rodzaj kosztów ponoszonych przez pracownika wymieniony jest w wykazie podanym w ust. 1 art. 346.16 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.
Jednocześnie nie zapominaj o zasadach odpisów ustalonych dla poszczególnych rodzajów wydatków. Na przykład, jeśli księgowy kupił środek trwały, uwzględnij wydaną kwotę w wydatkach od momentu oddania obiektu do użytku, rozdzielając kwotę kwartalnie do końca roku (klauzula 1 i paragraf 8, klauzula 3, klauzula 3, art. 346.16, klauzula 4 klauzula 2 art. 346.17 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).
Jeżeli pracownik pobrał pieniądze z karty i nie wydał ich w całości, saldo zalicz do kasy, wypełniając polecenie odbioru gotówki. W księgowości odzwierciedl transakcję, księgując:

Debet 50 Kredyt 71

• saldo niewydanych środków pieniężnych pobranych z karty przez zgłaszającego pracownika zostaje wpisane do kasy.

Przykład. Korzystanie z karty firmowej
LLC „Persona”, która stosuje uproszczony system podatkowy z przedmiotem „dochody minus wydatki”, w sierpniu 2013 r. wydała kartę firmową dla swojego pracownika O.N. Galkina. Karta została wydana wraz z otwarciem specjalnego rachunku karty. 30 sierpnia konto zostało uzupełnione kwotą 30 000 rubli. Księgowy odzwierciedlił tę transakcję na podstawie wyciągu bankowego z następującym wpisem:

Debet 55 Kredyt 51

• — 30 ​​000 rubli. — pieniądze przelewane są na kartę firmową.

We wrześniu 2013 r. Na polecenie szefa organizacji O.N. Galkin ma za zadanie zakup artykułów piśmiennych dla organizacji. Aby pokryć te wydatki, 9 września pracownik otrzymał firmową kartę bankową. Wydanie karty zostało dokonane w rejestrze kart firmowych.
10 września Galkin pobrał z karty firmowej 5000 rubli. Za tę kwotę zakupił artykuły biurowe.
Pracownik zgłosił zakup 11 września, składając do działu księgowości raport zaliczkowy oraz dokumenty księgowe potwierdzające zakup. W tym samym dniu protokół został zatwierdzony przez kierownika.
W dniu 10 września na podstawie wyciągu bankowego księgowy utworzył następujący wpis:

Debet 71 Kredyt 55

• — 5000 rubli. — pieniądze zostały wydane na rachunek metodą bezgotówkową na kartę firmową.

Debet 10 Kredyt 71

• — 5000 rubli. — artykuły papiernicze zakupione przez pracownika zostały skapitalizowane.

Również 11 września kwota wydatków w wysokości 5000 rubli. Księgowy zapisał sekcję 5 w kolumnie. Prowadzę księgę przychodów i rozchodów na podstawie ust. 17 ust. 1 art. 346.16 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.
W dniu zatwierdzenia raportu zaliczkowego O.N. Galkin zwrócił kartę firmową. Księgowy odzwierciedlił ten fakt w dzienniku księgowym kart firmowych.

Niuanse wymagające szczególnej uwagi. Pieniądze pobrane z karty firmowej uważa się za środki wydane na rachunek. Pracownik musi zgłosić każdy wydatek środków na karcie, składając raport zaliczkowy do działu księgowości. Do raportu należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.
Wydanie pracownikowi karty firmowej nie stanowi samo w sobie podstawy do dokonania zapisu księgowego. Księgowy dokonuje zapisów dopiero w momencie przepływu środków przez kartę.
Aby kontrolować przepływ kart firmowych, prowadź specjalny rejestr kart. Można to nazwać dziennikiem lub oświadczeniem.

Jakie dokumenty należy sporządzić, jeśli pieniądze są wydawane za pośrednictwem karty firmowej w celu zgłoszenia?

Marina Marchuk, doradca podatkowy

• Czy przy każdym użyciu karty menadżer musi wystawiać dyspozycję wydania środków na konto??
• Klauzula 4.4 regulaminu N 373-P stanowi, że jedynie aby otrzymać gotówkę, osoba odpowiedzialna musi wypełnić wniosek. Menedżer z kolei wskazuje na tym wyciągu kwotę i okres sprawozdawczy. Rozporządzenie nr 373-P nie mówi nic o bezgotówkowych transferach należnych kwot, w tym na firmową kartę bankową. Oznacza to, że dyrektor nie musi każdorazowo zatwierdzać wniosku pracownika, jeśli pieniądze za raport zostaną przekazane na kartę.W praktyce wysokość raportu jest ograniczona limitem. Może to być albo limit karty, albo limit wydatków określony w wewnętrznych dokumentach firmy.
• A co z oświadczeniem osoby odpowiedzialnej? Jest to również konieczne tylko przy wydawaniu gotówki.?
• Dokładnie. A jeśli korzystasz z karty, czyli wydajesz pieniądze na podstawie raportu w sposób bezgotówkowy, możesz obejść się bez oświadczeń pracowników. Karty firmowe są precyzyjnie zaprojektowane tak, aby zminimalizować ilość dokumentacji i uprościć procedurę rozliczeń z księgowymi.
• Czy na każde wydanie karty potrzebuję dyspozycji menadżera??
• Przy wydawaniu karty firmowej takie polecenie jest konieczne, jednak w przyszłości wydanie karty pracownikowi i jej zwrot regulują przepisy lokalnej ustawy. Choćby przepisy dotyczące kart firmowych. W tym dokumencie wskazane jest rozwiązanie tej kwestii w najwygodniejszy sposób, zgodny ze specyfiką firmy.
• Czy do uzupełnienia konta karty specjalnej wymagane jest zamówienie od menedżera??
• Myślę, że jest to również wymóg opcjonalny, gdyż realizując przelew bezgotówkowy, menadżer z pewnością musi podpisać polecenie wypłaty. Oznacza to, że udokumentuj polecenie wypłaty środków na określony cel. W związku z tym zlecenie uzupełnienia konta w tym przypadku będzie niepotrzebne.
• Czy księgowy może wykonać nowe zadanie z płatnością kartą bez składania raportu zaliczkowego za poprzednie zadanie?
• W praktyce może to być akceptowalne. Przecież obowiązuje jedynie zakaz wydawania środków pieniężnych na konto osobie, która nie wpłaciła wcześniej wydanej zaliczki. Jest to określone we wspomnianym już paragrafie 4.4 Regulaminu N 373-P. Wymóg ten nie dotyczy jednak płatności kartami firmowymi. Ponadto nie przewidziano żadnych sankcji za jego naruszenie. Potwierdza to chociażby Uchwała IX Arbitrażowego Sądu Apelacyjnego z dnia 13 maja 2013 r. N 09AP-10884/2013.
• Karta firmowa wydawana jest dla konkretnego pracownika. Co się stanie, jeśli oddasz to komuś innemu??
• Osoba, której karta została wydana, nadal będzie odpowiedzialna za ewentualne nadużycia karty.
• Czy osoba odpowiedzialna płacąca kartą powinna przestrzegać limitu płatności w wysokości 100 000 rubli? zgodnie z klauzulą ​​1 Dyrektywy Banku Rosji nr 1843-U z dnia 20 czerwca 2007 r.?
• Nie, nie jest to konieczne, ponieważ limit ustalany jest wyłącznie dla płatności gotówkowych, a w przypadku korzystania z karty firmowej płatności realizowane są metodą bezgotówkową.

listopad 2013

Przybliżone regulacje dotyczące trybu korzystania z korporacyjnych kart bankowych

ZATWIERDZAŁEM Nazwa organizacji ________________________________ REGULAMIN Imię i nazwisko stanowiska szefa organizacji __________ N _____ _________ _____________________ Podpis Wyjaśnienie podpisu ________________________________ ________________________________ Miejsce sporządzenia data O procedurze korzystania z korporacyjnych kart bankowych

1. Informacja o kodzie PIN karty firmowej jest informacją poufną. Posiadacz kart nie ma prawa udostępniać tych informacji osobom trzecim.

Karta firmowa: jak ją wystawić i prawidłowo używać

Raport na temat docelowego wydatkowania środków na firmowej karcie bankowej jest przesyłany do działu księgowości organizacji:

- w przypadku korzystania z karty firmowej wyłącznie do odbioru gotówki - nie później niż 3 dni robocze po upływie okresu, na który została wydana, a w przypadku wydania karty w celu opłacenia kosztów podróży - nie później niż 3 dni robocze od dnia powrót z podróży służbowej, z wyłączeniem dnia przyjazdu (w przypadku pracowników oddziałów organizacji zlokalizowanych na obszarach zaludnionych poza lokalizacją organizacji, złożenie raportu do działu księgowości organizacji - nie później niż 5 dni roboczych);

- w przypadku korzystania z karty firmowej do bezgotówkowego opłacania wydatków - nie później niż 15 dni roboczych od dnia płatności w formie bezgotówkowej, z wyłączeniem dnia płatności, lub w przypadku dokonywania płatności częściowo w formie bezgotówkowej, częściowo w formie gotówką, z wyłączeniem dnia płatności.

Oprócz dokumentów potwierdzających wydatki, do raportów należy dołączyć rachunki potwierdzające płatność kartą.

3. W przypadku braku dokumentów potwierdzających przeznaczenie środków lub niezatwierdzenia przez dyrektora raportu zaliczkowego, kwoty spisane z karty firmowej zostaną pobrane od posiadacza karty i potrącone z jego wynagrodzenia.

4. Wykaz pracowników, na których nazwisko wydawane są karty firmowe, znajduje się w załączniku nr 1.

5. Wydanie i zwrot kart ewidencjonuje się w rejestrze kart firmowych w formie zgodnej z Załącznikiem nr 2.

6. W przypadku zgubienia lub kradzieży firmowej karty bankowej posiadacz karty ma obowiązek niezwłocznie powiadomić bank, który wydał kartę, o zablokowaniu transakcji na niej. Jeżeli z winy posiadacza karty konto nie zostanie w odpowiednim czasie zablokowane, wysokość wyrządzonej szkody zostanie odzyskana od posiadacza karty.

Załącznik nr 1
na pozycję od _______ N __

Lista pracowników ______________________________ (nazwa organizacji), na którą wydawane są firmowe karty bankowe —————————————————————————— ¦N ¦ Imię i nazwisko. ¦ Dane paszportu ¦Typ karty¦ Numer karty ¦ ¦n/p¦ pracownik ¦(numer, przez kogo i kiedy wydany)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+— ——+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+ —————————+———+—————-

Załącznik nr 2
na pozycję od _______ N __

Dziennik księgowy karty firmowej ____________________________ (nazwa organizacji) ————————————————————————— ¦Numer ¦F.I.O. ¦Okres na który¦Data ¦Podpis ¦Data ¦Podpis ¦ ¦ ¦karty ¦karty ¦karty wydanej ¦wydania ¦posiadacza¦dostawy ¦posiadacza¦ ¦ ¦karty ¦pracownika ¦karty ¦ ¦karty ¦ ¦ +———+ ——— -+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+———— —-+ ——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+—— —+— ——+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+————-+——-+———+———+———-

24.12.2004 nr 266-P.

Aby pracownicy mogli swobodnie posługiwać się kartami firmowymi, firma musi:

Opracować przepisy dotyczące procedury korzystania z kart firmowych (część 1, art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

Zatwierdź listę stanowisk, których obowiązki służbowe wiążą się z używaniem kart firmowych w firmie (klauzula 1 art. 847 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej, ust. 2 i 7 klauzuli 1.12 Instrukcji Banku Rosji nr 28-I z dnia 14 września 2006 r. „O otwieraniu i zamykaniu rachunków bankowych, rachunków depozytowych”;

Zaznajomić wszystkich pracowników, których stanowiska znajdują się na liście, ze stanowiskiem pod podpisem (część 2 art. 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

Zorganizuj w firmie księgowość w zakresie akceptacji i wydawania firmowych kart bankowych (art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”, zwanej dalej ustawą nr 402-FZ, informacja nr 1). PZ-10/2012 „Z wejściem w życie od 1 stycznia 2013 r. ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”);

Zarejestruj się w metodzie księgowej, aby rejestrować kwoty księgowe na specjalnym koncie (klauzula 7 PBU 1/2008).

Regulamin trybu posługiwania się kartami firmowymi

W tym artykule założymy, że firma zdecydowała się na otwarcie osobnego rachunku karty specjalnej.

Regulamin dotyczący trybu posługiwania się kartami firmowymi stanowi przewodnik metodyczny dla wszystkich pracowników firmy, którzy ze względu na swoje obowiązki są w jakiś sposób zaangażowani w ten proces.

W regulaminie korzystania z kart firmowych zalecamy ustawienie:

Lista wydatków i transakcji, których może dokonać pracownik korzystając z karty firmowej. Uwaga: lista operacji dozwolonych na terenie Federacji Rosyjskiej różni się od listy transakcji dozwolonych za granicą. Obie listy przedstawiono w tabeli;

Limity na kartach firmowych. Mogą się one różnić dla różnych stanowisk;

Okres, po którym pracownik musi zwrócić kartę;

Zamówienie posiadaczy kart dotyczące wydanych kwot;

Okres, w którym pracownik musi złożyć firmie raport zaliczkowy wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi;

Przybliżona lista dokumentów, które są akceptowane jako potwierdzenie poniesionych wydatków. Możesz stworzyć album z ich samplami i uczynić go dodatkiem do stanowiska. Wtedy pracownicy będą mieli wizualne wyobrażenie o tym, jakiego dokumentu należy wymagać, płacąc kartą;

Wymagania dotyczące zapewnienia ochrony informacji o kodzie PIN;

Postępowanie w przypadku utraty karty;

Rodzaje naruszeń porządku i tryb naprawienia szkody przez posiadacza karty.

Lista transakcji kartowych

Alternatywą dla przepisu dotyczącego trybu korzystania z kart firmowych może być odrębny rozdział dotyczący korzystania z kart firmowych w innym lokalnym akcie regulacyjnym firmy. W tej sekcji można np. uzupełnić zapis dotyczący trybu i wysokości zwrotu kosztów podróży, składania zaliczkowych raportów z podróży i wydatków służbowych pracowników firmy. Pokazano to poniżej.

Kto ma prawo posługiwać się kartami firmowymi w firmie

Pracownicy, którym wydano te karty, mają prawo posługiwać się kartami firmowymi. Wydając karty firmowe, firma przekazuje do banku zatwierdzoną listę pracowników firmy, którzy mają prawo posługiwać się kartami.

Jeżeli szef firmy uzna, że ​​wygodniej jest używać nieimiennych kart firmowych, wydaje polecenie zatwierdzenia listy pozycji, których zastąpienie daje prawo do używania nieimiennych kart firmowych do płacenia za towary i usług w imieniu i interesie firmy. Poniżej znajdziesz przykładowe zamówienie.

Tworząc listę, należy pamiętać, że nie może ona całkowicie powielić tabeli personelu. Należy przeprowadzić rozsądną próbę i nie uwzględniać stanowisk (zawodów), w których wykonywanie obowiązków służbowych nie wiąże się z płaceniem za towary i usługi w imieniu i interesie firmy.

Zapoznaj pracowników z regulaminem do podpisu

Wszyscy pracownicy, dla których wydano karty spersonalizowane i których stanowiska są wymienione w zamówieniu, muszą zapoznać się, pod podpisem, z zatwierdzonymi przepisami dotyczącymi trybu korzystania z firmowych kart bankowych lub z lokalnym aktem prawnym zawierającym odpowiedni paragraf.

Fakt zapoznania się można odnotować na ostatniej karcie regulaminu lub w odrębnym dokumencie (na przykład w oświadczeniu lub dzienniku).

Przechowywanie, wydawanie i zwrot kart firmowych

Aby wyeliminować przypadki utraty kart firmowych, a także niewłaściwego użycia lub kradzieży, firma musi ustanowić ścisłą kontrolę nad przechowywaniem i przemieszczaniem kart firmowych.

Spersonalizowane firmowe karty bankowe mogą znajdować się w rękach posiadaczy, pod warunkiem że spełniają wymogi bezpieczeństwa.

Z reguły nieosobowe karty firmowe wydawane są pracownikowi w celu wykonania określonego zadania - opłacenia podróży, rozrywek lub innych wydatków.

Dokumentacja przekazania karty pracownikowi nie jest uregulowana przepisami prawa. Lepiej zatwierdzić tę procedurę w regulaminie dotyczącym trybu korzystania z kart firmowych. Kolejność może być następująca:

Pracownik pisze wniosek o wydanie nieosobowej karty firmowej, uzasadniając cel zamierzonego wydatkowania środków;

Menedżer zatwierdza wniosek pracownika i wskazuje limit karty niespersonalizowanej. Poniżej znajduje się przykładowy formularz wniosku.

Uwaga: prawo nie przewiduje wyjątków dla sytuacji, gdy osobą odpowiedzialną jest szef firmy. Ale firma ma prawo niezależnie uszeregować warunki korzystania z kart firmowych według pozycji.

Karty firmowe wydawane są na okres określony przepisami. Karta może zostać wydana na okres dłuższy, inny niż określony w regulaminie firmy, na podstawie zarządzenia kierownika firmy.

Jeżeli pracownik stale odbywa podróże służbowe, na odrębne polecenie przełożonego może otrzymać kartę firmową na dłuższy okres.

W przypadku przekroczenia terminu zwrotu nieimiennej karty firmowej osoba upoważniona do kontroli jej ruchu musi poinformować o tym osobę główną, po czym zostaje podjęta decyzja o zablokowaniu karty lub inna decyzja z winnym odpowiedzialnym.

Dziennik ruchu kart korporacyjnych

Data, okres, cel wydania karty firmowej, jej numer, limit, stanowisko i nazwisko pracownika są odnotowywane w dzienniku rejestracji akceptacji i wydawania kart (dziennik ruchu firmowych kart bankowych).

Fakt otrzymania i zwrotu karty firmowej przez pracownika musi zostać potwierdzony podpisami w dzienniku osoby odpowiedzialnej i pracownika księgowego odpowiedzialnego za ich przechowywanie.

Poniżej znajdziesz przykładowy dziennik.

Jak zgłosić wydane pieniądze

Trybu raportowania przez pracowników wydatków na karcie firmowej nie określa odrębny akt prawny. Ale firma może go rozwijać samodzielnie, w oparciu o zasady regulujące procedurę raportowania wydatków środków pieniężnych.

Termin złożenia wstępnego raportu o wykorzystaniu środków zgromadzonych w firmowej karcie bankowej może zostać określony w regulaminie dotyczącym trybu korzystania z kart firmowych. Można go wyznaczyć w dniach roboczych od dnia upływu terminu przeznaczonego na realizację zamówienia lub powrót z podróży służbowej.

Możesz skorzystać z ujednoliconego formularza raportu zaliczkowego nr AO-1, ​​zatwierdzonego dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 1 sierpnia 2001 r. Nr 55.

Firma ma również prawo rozwijać własne, biorąc pod uwagę specyfikę związaną z połączeniem wydawania środków pieniężnych i środków bezgotówkowych (klauzula 4 art. 9 ustawy nr 402-FZ).

Prosimy o zwrócenie uwagi osób odpowiedzialnych na jedną cechę polegającą na sporządzeniu raportu zaliczkowego z wydatkowania środków z karty firmowej.

Paragon otrzymywany przez pracownika przy wypłacie gotówki z bankomatu nie może sam w sobie być uważany za dokument potwierdzający poniesione przez pracownika wydatki.

Do raportu zaliczkowego należy dołączyć paragony (inne dokumenty) wskazujące przeznaczenie środków pobranych z karty. Saldo niewykorzystanych środków pobranych z karty pracownik ma obowiązek wpłacić do kasy firmowej. Sprawozdanie zaliczkowe pracownika musi zostać zatwierdzone przez kierownika firmy.

Coraz popularniejsze staje się wykorzystanie kart firmowych jako środka płatniczego. Wynika to z faktu, że takie karty są niezawodnym i wygodnym sposobem na pokrycie wydatków związanych z działalnością gospodarczą organizacji, przede wszystkim wydatków na podróże i rozrywkę. Jak w praktyce wygląda proces wydawania kart firmowych? Jakimi dokumentami można potwierdzić poniesione wydatki? Jakie organy należy powiadomić o otwarciu specjalnego rachunku bankowego?

Co to jest firmowa karta bankowa?

Karta firmowa, jak każda inna plastikowa karta bankowa, jest osobistym środkiem płatniczym przeznaczonym do płacenia za towary lub usługi, a także do otrzymywania gotówki w bankomatach i bankach.
Procedurę obiegu kart bankowych na terytorium Federacji Rosyjskiej regulują Regulaminy wydawania kart bankowych i transakcji dokonywanych przy użyciu kart płatniczych, zatwierdzone przez Bank Rosji 24 grudnia 2004 r. N 266-P. Należy zauważyć, że do tekstu niniejszego rozporządzenia N 266-P wprowadzono szereg zmian w instrukcjach N 2862-U, które wejdą w życie 1 lipca 2013 r. (Instrukcje Banku Rosji z dnia 08/10/ 2012 N 2862-U „W sprawie zmian w Regulaminie Bank Rosji z dnia 24 grudnia 2004 r. N 266-P „W sprawie wydawania kart bankowych i transakcji dokonywanych przy użyciu kart płatniczych” zarejestrowanych w Ministerstwie Sprawiedliwości w dniu 21 listopada 2012 r. N 25863).

Biorąc pod uwagę zmiany wprowadzone do klauzuli 1.5 rozporządzenia N 266-P, ustala się, że instytucja kredytowa ma prawo wydawać karty bankowe następujących typów: karty płatnicze (debetowe), karty kredytowe i karty przedpłacone, posiadacze będącymi osobami fizycznymi, w tym upoważnionymi przez osoby prawne, indywidualnymi przedsiębiorcami.
Cechą charakterystyczną karty firmowej jest to, że osoba, na którą jest wydawana, musi być pracownikiem organizacji, która zawarła umowę na wydanie takiej karty, a pracownik otrzymuje pełny dostęp do jednego z kont prawnych podmiot, czyli zarządza funduszami organizacji.
Dla każdej karty można ustawić indywidualny limit wydatków. Możesz ustawić zarówno stałe, jak i tymczasowe limity wydawania środków na kartach, określając dowolny okres czasu. Dodatkowo, korzystając z kart firmowych, możesz ustawić limity na różne kategorie wydatków: płatności gotówkowe i bezgotówkowe, transakcje zagraniczne itp.

Zazwyczaj podczas korzystania z kart firmowych ustala się szereg wymagań i ograniczeń:

• Niedopuszczalne jest zasilenie rachunku karty specjalnej poprzez bezgotówkowy transfer środków z rachunków osób trzecich;
• Wydatki osobiste przy użyciu kart firmowych są zabronione, ponieważ wszystkie przeprowadzone transakcje są odzwierciedlane na koncie organizacji;
• Ponieważ środki pobrane z takiej karty uznawane są za środki wydane na rachunek, wymagane jest odpowiednie raportowanie. Bank ma prawo żądać dokumentów pierwotnych dla wszystkich transakcji dokonywanych kartami firmowymi (faktury za zakwaterowanie, bilety komunikacyjne, paragony, czeki i inne dokumenty zawierające oryginały paragonów z terminali elektronicznych, bankomatów, a także protokoły podróży służbowych w przypadku obciążenia środków z rachunku bankowego). rozliczać koszty podróży);
• zgodnie z wymogami ustawodawstwa walutowego Federacji Rosyjskiej, przy przeprowadzaniu transakcji w walucie obcej przy użyciu kart, w tym przy dokonywaniu płatności transgranicznych, organizacja jest zobowiązana złożyć do banku w ciągu dziesięciu dni roboczych od daty transakcji, dokumentowe uzasadnienie jej przeprowadzenia, zawierające zestawienie wydatków wraz z załącznikami dokumentów rozliczeniowych dla każdej takiej operacji.

Jakie są główne zalety pracy z kartami firmowymi?

Możemy wymienić szereg korzyści płynących z używania kart firmowych zarówno dla organizacji, jak i pracowników, dla których są one wydawane:

• oszczędność czasu, gdyż nie ma konieczności kontaktowania się z bankiem w celu przygotowania dokumentów do otrzymania środków z rachunku lub wpłaty na rachunek. Odbiór pieniędzy możliwy jest w każdej chwili, zarówno w bankomacie, jak i kasie banku, niekoniecznie tego, w którym konto jest otwarte. Gotówkę można także wpłacić na konto organizacji za pośrednictwem bankomatu. Ponadto karty najważniejszych systemów płatniczych akceptowane są w większości punktów handlowo-usługowych, bankomatów i banków na świecie. Praca nie tylko obsługi gotówkowej, ale także pracowników księgowych jest uproszczona, ponieważ nie ma potrzeby wystawiania zaliczek na koszty podróży i śledzenia zwrotu rozliczeniowej gotówki, która nie została wydana w podróży służbowej;
• redukcja kosztów i minimalizacja ryzyka związanego z przyjmowaniem, transportem i przechowywaniem gotówki;
• uproszczenie rozliczania i kontroli wydatków pracowników poprzez otwarcie specjalnego rachunku karty, który umożliwia rozliczanie transakcji na wszystkich kartach firmowych przedsiębiorstwa (lub kilku specjalnych rachunków kart do rozliczania transakcji osobno dla każdej karty lub grupy kart);
• automatyczne przeliczanie środków rublowych na walutę obcą przy płaceniu za usługi za granicą.

Czy do wydawania pracownikom pieniędzy w formie bezgotówkowej konieczne jest wydawanie kart firmowych, czy można korzystać z kart „płacowych”?

To pytanie często pojawia się wśród pracodawców, którzy wdrożyli w swoich organizacjach projekty „płacowe”. Przypomnijmy, że wcześniej w piśmie nr 14-27/513 z dnia 24 grudnia 2008 r. Bank Rosji wskazał, że istnieją ograniczenia dotyczące listy transakcji dokonywanych przez osoby fizyczne korzystające z kart bankowych, zgodnie z przepisami obowiązującego ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej. Jednocześnie przedstawiciele Banku Rosji potwierdzili, że kwestia dopuszczalności zwrotu wydatków związanych z podróżami służbowymi poprzez przelewanie ich na rachunki bankowe poszczególnych pracowników otwarte dla transakcji kartami bankowymi wchodzi w zakres stosowania przepisów prawa pracy ustawodawstwo. Zatem zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej tryb i wysokość zwrotu wydatków związanych z podróżami służbowymi określa układ zbiorowy lub przepisy lokalne.

Jeśli chodzi o dział finansowy, nie sprzeciwia się on wykorzystywaniu kart „wynagrodzeń” do rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi. Ministerstwo Finansów w piśmie z dnia 05.10.2012 N 14-03-03/728 zauważyło, że w związku ze stosowaniem nowoczesnych technologii bankowych i innych technologii płatniczych, zamiast wydawać gotówkę, na rachunki otwarte dla klientów wprowadzane są płatności bezgotówkowe. tych pracowników do płatności bankowymi kartami debetowymi, wydawanymi przez instytucje kredytowe, w tym w ramach projektów „wynagrodzeń”.

Zdaniem urzędników departamentu wskazane jest rozszerzenie zakresu stosowania kart bankowych rozliczeniowych (debetowych) (oprócz rozliczeń za wynagrodzenia w ramach projektów „wynagrodzeń”) na rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi. Zaletami tej formy płatności, takimi jak rozliczenia bezgotówkowe z osobami odpowiedzialnymi za pomocą kart bankowych rozliczeniowych (debetowych), są zwiększenie efektywności procesów płatniczych i automatyzacja uzgadniania rozliczeń oraz kontrola nad przyjęciem (kredytem) środków i ich używać.

Zasady organizacji i prowadzenia ewidencji księgowej z osobami odpowiedzialnymi mogą zawierać postanowienia przewidujące rozliczenia z nimi zarówno w formie pieniężnej, jak i bezgotówkowej. Finansiści jako przykład podali praktykę stosowaną w ich departamencie: w ramach realizacji zasad rachunkowości i uwzględniając postanowienia układu zbiorowego, Ministerstwo Finansów przekazuje środki na poczet kosztów podróży w formie bezgotówkowej na wniosek osoby odpowiedzialnej zawierający dane niezbędne do przelewu na konto pracownika Ministerstwa Finansów otwarte w instytucji kredytowej w trakcie podróży służbowej:

• na terytorium Federacji Rosyjskiej - w walucie Federacji Rosyjskiej (w rublach) przy użyciu kart bankowych wykorzystywanych w ramach projektu „wynagrodzenie”;
• na terytorium obcych krajów – w dolarach amerykańskich, przy wykorzystaniu bankowych kart walutowych wydawanych przez instytucje kredytowe określone w układzie zbiorowym Ministerstwa Finansów.

Jaka jest procedura uzyskania kart firmowych?

Co do zasady, aby wdrożyć projekt „Karta firmowa”, organizacja musi oprócz istniejącego rachunku bankowego otworzyć drugie, przeznaczone specjalnie do płatności kartami firmowymi. Aby to zrobić, potrzebujesz:

• napisać wniosek o otwarcie konta;
• sporządzić przykładową kartę podpisu;
• podpisać umowę rachunku bankowego do rozliczeń transakcji kartami firmowymi;
• sporządzić dodatkową umowę o polecenie zapłaty z rachunku głównego.

Po skompletowaniu wszystkich niezbędnych dokumentów i otwarciu drugiego rachunku bieżącego organizacja przekazuje do banku:

• zarejestrować się w celu wydawania kart bankowych (lista posiadaczy kart firmowych);
• wniosek o wydanie karty firmowej (wypełniony i podpisany przez posiadacza karty firmowej oraz uzgodniony z kierownikiem organizacji);
• nakazy wystawienia sprawozdań osobom wskazanym w rejestrze.

Notatka! Firmowa karta bankowa wydawana jest bezpośrednio posiadaczowi wskazanemu przez organizację we wniosku o wydanie karty bankowej lub przedstawicielowi klienta działającemu na podstawie pełnomocnictwa sporządzonego zgodnie z wymogami prawa.

Jakie lokalne regulacje należy opracować wdrażając projekt Karty Korporacyjnej?

Aby przeprowadzić rozliczanie i kontrolę ruchu kart firmowych organizacji, wskazane jest opracowanie odpowiedniego rozporządzenia. Nie można opracowywać odrębnego rozporządzenia w sprawie trybu korzystania z kart firmowych, ale w tym przypadku tryb ich używania powinien być określony w innym lokalnym akcie prawnym, na przykład w rozporządzeniu w sprawie trybu i wysokości zwrotu kosztów podróży wydatków, wydawanie środków podlegających rozliczeniu, składanie raportów z góry na temat wydatków na podróże i wydatki służbowe. Jako przykład możemy przytoczyć Zarządzenie Kolei Rosyjskich JSC z dnia 7 listopada 2006 r. N 2193r, które zatwierdziło Regulamin emisji pieniędzy na koncie. W niniejszym Regulaminie wyodrębniono rozdział „Procedura korzystania z korporacyjnej karty bankowej”, który określa:

• cel karty firmowej;
• powody wydania karty;
• powody jego stosowania;
• procedura i termin składania raportu zaliczkowego dotyczącego środków wykorzystanych za pośrednictwem firmowej karty bankowej;
• procedura pobrania od winnego pracownika kwoty wykorzystanej na inne cele w przypadku braku dokumentów potwierdzających przeznaczenie firmowej karty bankowej;
• odpowiedzialność za bezpieczeństwo karty, a także za wydawanie na niej środków w ramach ustalonych limitów wydatków.

Oprócz przepisów konieczne jest zatwierdzenie rejestru kart firmowych. Rejestr ten powinien odzwierciedlać:

• numery kart;
• PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. posiadacze;
• daty przekazania i zwrotu kart.

Otrzymanie i zwrot karty firmowej musi zostać potwierdzone przez pracownika, który ją otrzymał (zwrócił) oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji danych karty.

Na jakiej podstawie ewidencjonuje się kwoty transakcji dokonanych kartami firmowymi?

Wydatki wykazywane są na podstawie rejestru wpłat wydawanego przez bank lub dziennika elektronicznego.

Zazwyczaj środki są odpisywane lub uznawane za transakcje kartowe nie później niż następnego dnia roboczego następującego po dniu, w którym bank otrzymał rejestr płatności lub dziennik elektroniczny z jednego centrum rozliczeniowego (wtedy dokumenty te można przekazać organizacji).

Przypomnijmy, że pracownicy organizacji korzystając z karty w sklepach, hotelach i innych miejscach płatności otrzymują dokumenty potwierdzające poniesione wydatki (czeki, faktury za zakwaterowanie w hotelu, bilety podróżne, paragony, faktury itp.). Do dokumentów tych należy dołączyć oryginały pokwitowań, rachunków z terminali elektronicznych i bankomatów. Pracownik organizacji musi złożyć wszystkie te dokumenty wraz z raportem wstępnym do działu księgowości organizacji.

Obowiązkowe dane, jakie musi zawierać dokument dotyczący transakcji dokonanych przy użyciu karty płatniczej, są wymienione w klauzuli 3.3 rozporządzenia N 266-P. Obejmują one:

• identyfikator bankomatu, terminala elektronicznego lub innego środka technicznego służącego do dokonywania transakcji przy użyciu kart płatniczych;
• rodzaj operacji;
• Data dokonania transakcji;
• Suma transakcyjna;
• waluta transakcji;
• wysokość prowizji (jeśli występuje);
• Kod autoryzacji;
• dane karty płatniczej.

Wymienione dane muszą zawierać cechy umożliwiające wiarygodne ustalenie zgodności pomiędzy danymi karty płatniczej a rachunkiem osoby prawnej, a także pomiędzy identyfikatorami organizacji branżowych (usługi), bankomatami i rachunkami bankowymi organizacji branżowych (usługi) (klauzula 3.6 Regulaminu N 266-P).

Dla Twojej informacji. Dokument papierowy dotyczący transakcji kartą płatniczą musi dodatkowo zawierać podpisy posiadacza karty płatniczej i kasjera. Wymóg ten nie dotyczy przypadków, gdy dokument jest sporządzany w punkcie kasowym przy użyciu odpowiednika podpisu odręcznego.

Co zrobić w sytuacji, gdy wypłacając pieniądze kartą bankową, bankomat nie wystawia paragonu potwierdzającego operację? Powyżej zauważono, że osoby odpowiedzialne dołączają takie kontrole do raportu zaliczkowego. Ale sam pracownik, osoba odpowiedzialna, nie ma prawa żądać od banku czeku, którego potrzebuje. Wynika to z faktu, że klientem banku nie jest pracownik, ale organizacja. Dlatego organizacja musi skontaktować się z bankiem w celu uzyskania wyciągu. W takim przypadku bank nie ma prawa odmówić wydania wyciągu (klauzula 2.1 ust. 2 część III Regulaminu zasad rachunkowości w instytucjach kredytowych zlokalizowanych na terytorium Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonego przez Bank Rosji w dniu 16 lipca 2012 r. N 385-P).

Czy wydawanie firmowych kart bankowych wiąże się z potrąceniem podatku dochodowego od osób fizycznych od pracowników i naliczeniem składek ubezpieczeniowych?

Ponieważ środki przekazywane na takie karty należą do organizacji, a nie do osób korzystających z nich, nie ma obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ubezpieczenie (chyba że udowodniono inaczej). Wszystkie dokumenty uzupełniające muszą być jednak odpowiednio przygotowane. Do takich wniosków doszli sędziowie w szczególności w Uchwale Federalnej Służby Antymonopolowej NWO z dnia 18 lipca 2011 r. N A05-11476/2010. W postanowieniu sądu zauważono, że zgodnie z umową transakcje związane z działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa dokonywane są przy użyciu kart, w tym pokrywanie kosztów podróży i gościnności. Arbitrzy uznali roszczenia organów podatkowych za bezpodstawne, gdyż Federalna Służba Podatkowa nie przeprowadziła audytu rachunku bankowego, nie sprawdziła, w jakim celu spisano środki z karty firmowej i nie przedstawiła dowodów na to, że sporne kwoty stanowiła korzyść ekonomiczna pracowników agenta podatkowego.

Jakie organy regulacyjne należy zgłosić o otwarciu rachunku bankowego?

Podatnicy, zarówno organizacje, jak i indywidualni przedsiębiorcy, są zobowiązani do pisemnego powiadomienia organu podatkowego o otwarciu lub zamknięciu rachunków w ciągu siedmiu dni (klauzula 1, klauzula 2, art. 23 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). Formularz wiadomości i sposób jego wypełniania zostały zatwierdzone zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Ponadto informację o otwarciu rachunku bankowego w ciągu siedmiu dni należy złożyć w Funduszu Emerytalnym i Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, które są organami monitorującymi opłacanie składek ubezpieczeniowych (klauzula 1 ust. 3 art. 28 ustawy federalnej z dnia 24 lipca , 2009 N 212-FZ).

Jeżeli oprócz istniejącego rachunku wydano kartę firmową i nie otwarto nowych rachunków bankowych, nie ma potrzeby udzielania informacji ani organom podatkowym, ani organom monitorującym opłacanie składek ubezpieczeniowych.

Notatka! Zgodnie z ust. 1 art. 118 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej naruszenie przez podatnika ustalonego terminu przekazania organowi podatkowemu informacji o otwarciu lub zamknięciu rachunku w dowolnym banku grozi karą grzywny w wysokości 5000 rubli.

Jak prawidłowo zorganizować korzystanie z kart firmowych? Jakie dokumenty powinienem złożyć? Jak debugować interakcję pomiędzy osobami odpowiedzialnymi a działem księgowości? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w artykule.

O zasadach wydawania pieniędzy na konto w 2015 roku przeczytasz w artykułach:

Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi w 2015 roku

Aby wydać kartę firmową pracownikom należy:

• opracować rozporządzenie w sprawie trybu korzystania z kart firmowych (część 1, art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• zatwierdza listę stanowisk, których obowiązki zawodowe wiążą się z używaniem kart firmowych (klauzula 1 art. 847 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej, ust. 2 i 7 klauzuli 1.12 Instrukcji Banku Rosji nr 28-I z dnia 14 września , 2006 „O otwieraniu i zamykaniu rachunków bankowych, wpłatach (depozytach) na rachunki bankowe”;
• zaznajomić wszystkich pracowników, których stanowiska znajdują się na liście, ze stanowiskiem pod podpisem (część 2 art. 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• organizować w firmie rozliczanie akceptacji i wydawania firmowych kart bankowych (art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”, zwanej dalej ustawą nr 402-FZ, informacja o Ministerstwo Finansów Rosji nr PZ-10/2012 „W sprawie wejścia w życie od 1 stycznia 2013 r. ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”);
• określić w polityce rachunkowości sposób ujmowania kwot księgowych na koncie specjalnym (klauzula 7 PBU 1/2008).

Regulamin trybu posługiwania się kartami firmowymi

Zawiera wytyczne dla wszystkich pracowników firmy korzystających z tych kart.

Karta firmowa: komu można ją wydać?

Z personalizowanych kart firmowych mogą korzystać wyłącznie pracownicy, którym wydano te karty. Czyli: aby wydać kartę firmową należy przedstawić w banku zatwierdzoną przez menadżera listę pracowników, którzy mogą korzystać z karty firmowej.

Aby móc posługiwać się bezimiennymi kartami firmowymi w firmie, należy wydać zarządzenie zatwierdzające listę stanowisk, na których można używać bezimiennych kart firmowych.

Jak wystawić kartę firmową

Spersonalizowane firmowe karty bankowe mogą być przechowywane przez samych pracowników, jeśli spełniają wymogi bezpieczeństwa.

Wszystkie nienazwane karty firmowe lepiej przechowywać w sejfie. Aby ta karta nie wpadła w ręce kogoś, kto jej nie potrzebuje. Lepiej wydać kartę wg. Chociaż prawo Nie jest to nigdzie zapisane.

Na jaki okres należy wydać kartę firmową?

Karty firmowe wydawane są na okres określony przepisami. Karta może zostać wydana na dłuższy okres wyłącznie na podstawie dyspozycji menadżera.

Jak napisać raport zaliczkowy

Trybu raportowania przez pracowników wydatków na karcie firmowej nie określa odrębny akt prawny. Ale firma może go rozwijać samodzielnie, w oparciu o zasady regulujące procedurę raportowania wydatków środków pieniężnych.

Termin złożenia wstępnego raportu o wykorzystaniu środków zgromadzonych w firmowej karcie bankowej może zostać określony w regulaminie dotyczącym trybu korzystania z kart firmowych.

Pracownik może wypełnić raport zaliczkowy dotyczący środków z karty za pomocą ujednoliconego . Albo rozwijać.

notatka! Sporządzając raport zaliczkowy z wydawania pieniędzy z karty firmowej, pracownik musi załączyć dokumenty potwierdzające jego wydatki (czeki, paragony itp.). Nawet jeśli księgowy pobrał gotówkę z karty, oprócz dowodu wypłaty tych pieniędzy, należy załączyć dokumenty potwierdzające zapłatę za towar (pracę, usługi).

E.V. Orłowa,
Zastępca Dyrektora Generalnego JSC „Audyt ASM”

Korporacyjne plastikowe karty zajęć Biznes są przeznaczone do wydawania pracownikom organizacji i mogą należeć do różnych systemów płatności: VISA, Eurocard/MasterCard.

Z ich pomocą rozliczanie kosztów gościnności i podróży oraz wydatków związanych z obsługą ekonomiczną organizacji jest maksymalnie zoptymalizowane i uproszczone. Można je wykorzystać do rozliczeń z kontrahentami posiadającymi sprzęt umożliwiający akceptację kart z międzynarodowych systemów płatniczych.

Karty firmowe: luksus czy konieczność?

W międzynarodowej praktyce biznesowej stosuje się kilka rodzajów kart korporacyjnych:

Karty firmowe umożliwiające opłacenie kosztów podróży i gościnności ( Karty T&E);

Karty firmowe umożliwiające opłacenie kosztów związanych z obsługą firmowej floty pojazdów ciężarowych ( karty flotowe);

Korporacyjne karty zakupowe ( zakup kart), znany jako karty zakupów Lub karty p czyli karty logistyczne umożliwiające dokonywanie nieregularnych zakupów artykułów biurowych i innych artykułów biurowych.

Należy pamiętać, że w Federacji Rosyjskiej około trzech milionów osób stale podróżuje w podróżach służbowych. Niemniej jednak karty korporacyjne pozostają swego rodzaju ekskluzywne, ponieważ nie stały się jeszcze powszechne i nie są tak popularne wśród organizacji, jak chciałyby banki. Z kart firmowych korzystają głównie duże organizacje prowadzące zagraniczną działalność gospodarczą. Większość organizacji ogranicza się do kart wynagrodzeń dla swoich pracowników. Dzieje się tak z kilku powodów.

O wadach...

Po pierwsze, Wiele organizacji nie rozważa nowych schematów kalkulacji wydatków na podróże i gościnność, preferując prowadzenie ewidencji w staromodny sposób.

Po drugie, Jeżeli do płacenia za podróże zagraniczne wykorzystuje się kartę firmową, transakcje na niej podlegają regulacjom dewizowym i przepisom kontrolnym. Organizacja musi szczególnie uważnie monitorować przygotowanie wszystkich raportów dotyczących takich transakcji, załączając dużą liczbę odpowiednich dokumentów podstawowych potwierdzających poniesione wydatki, ponieważ transakcje te podlegają ścisłej kontroli Banku Rosji i organów podatkowych.

Trzeci, Banki dość często stawiają wysokie wymagania niezawodności klientów korporacyjnych i określają bardziej rygorystyczne warunki obsługi kart firmowych. Na przykład za obsługę takich kart ustalane są wysokie taryfy; Posiadacze kart firmowych mogą nie być uprawnieni do korzystania z usług dodatkowych (ubezpieczenia bezpłatne i ulgowe, karty rabatowe itp.); Na koncie karty firmowej często nie są naliczane odsetki.

po czwarte, w niektórych przypadkach korzystanie z kart korporacyjnych międzynarodowych systemów płatniczych wiąże się ze znacznym ryzykiem podatkowym. To nie przypadek, że Zalecenia metodologiczne dotyczące stosowania rozdziału 25 „Podatek dochodowy organizacji” z części drugiej Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Podatków i Podatków Rosji z dnia 20 grudnia 2002 r. N. BG-3-02/729 zawiera następujące wyjaśnienie: „Przez wydatki uzasadnione ekonomicznie należy rozumieć wydatki wynikające z celu osiągnięcia dochodu, spełniające zasadę racjonalności i uwarunkowane zwyczajami prowadzenia biznesu.” Mimo, że zasada racjonalności nie jest ustanowiona przez prawo, należy zawsze o tym pamiętać – w końcu, jak to mówią, „do piekarni taksówką się nie jeździ”. .

... I o zaletach!

Niemniej jednak dla dużych organizacji karta firmowa jest nie tylko niezbędnym środkiem płatniczym za częste wyjazdy służbowe pracowników za granicę, pokrycie wydatków rozrywkowych i służbowych, ale także opłacalną alternatywą dla książeczki czekowej.

Karta klasy korporacyjnej Biznes ma charakter uniwersalny, tzn. można go wykorzystać zarówno do operacji przyjmowania gotówki, jak i do rozliczeń w punktach sieci handlowo-usługowej. Co więcej, możesz płacić za zakupy dla organizacji na dowolną kwotę, w tym kwotę przekraczającą 60 000 rubli, bez obawy, że organizacja zostanie oskarżona o naruszenie ustalonego limitu płatności gotówkowych z osobami prawnymi za zapasy, wykonaną pracę i świadczone usługi. Wynika to z faktu, że ustalony przez Bank Rosji limit płatności gotówkowych na transakcję nie dotyczy płatności bezgotówkowych kartami firmowymi.

Przypomnijmy, że rozliczenia pomiędzy osobami prawnymi, a także rozliczenia z udziałem obywateli związane z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą, dokonywane są przelewem bankowym. Rozliczenia pomiędzy tymi osobami mogą być dokonywane również w formie pieniężnej, chyba że ustawa stanowi inaczej [str. 2 łyżki stołowe. 861 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej (Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej)]. Zasady dokonywania rozliczeń ustala Bank Rosji [ust 4 łyżki 4 ustawy federalnej z dnia 10 lipca 2002 r. N 86-FZ „O banku centralnym Federacji Rosyjskiej (Bank Rosji)”].

Zgodnie z klauzulą ​​1 instrukcji Banku Rosji nr 1050-U z dnia 14 listopada 2001 r. Maksymalna kwota płatności gotówkowych między osobami prawnymi w ramach jednej transakcji wynosi 60 000 rubli. W tym przypadku określona maksymalna kwota dotyczy rozliczeń w ramach jednej umowy zawartej pomiędzy osobami prawnymi. Rozliczenia gotówkowe przeprowadzane pomiędzy osobami prawnymi w ramach jednego lub większej liczby instrumentów pieniężnych w ramach jednej umowy nie mogą przekraczać maksymalnej kwoty rozliczeń pieniężnych. Jest to określone we wspólnym piśmie Banku Rosji z dnia 2 lipca 2002 r. N 85-T i Ministerstwa Podatków Rosji z dnia 1 lipca 2002 r. N 24-2-02/252 „W kwestiach rozliczeń między osobami prawnymi w gotówka."

Przelewy z kart firmowych uznawane są za płatności bezgotówkowe. W wykazie form płatności bezgotówkowych podanym w art. 862 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej płatności kartami płatniczymi nie są wymienione, ale lista ta jest otwarta. Zgodnie z art. 1 ustawy federalnej z dnia 22 maja 2003 r. N 54-FZ „W sprawie korzystania ze sprzętu kasowego przy dokonywaniu płatności gotówkowych i (lub) rozliczeń przy użyciu kart płatniczych” płatności gotówkowe to płatności dokonywane za pomocą płatności gotówkowych za zakupione towary wykonane pracę, usługi pod warunkiem, że. Klasyfikację rozliczeń przy użyciu kart płatniczych jako płatności bezgotówkowych potwierdza także opinia organów regulacyjnych zawarta w piśmie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 03.06.2003 N 04-05-12/60 oraz pismo Ministerstwa Podatków Rosji z dnia 27.02.2003 N 22-1-15/453-3133.

Karty firmowe otwierane przez organizacje dla swoich pracowników udających się w podróż służbową eliminują konieczność otwierania konta walutowego i zakupu waluty obcej na pokrycie kosztów podróży. Pracownicy organizacji mają możliwość otrzymania gotówki w walucie obcej na pokrycie kosztów podróży bezpośrednio w kraju podróży, a środki zostaną pobrane z rachunku karty organizacji z automatycznym przeliczeniem kosztów podróży na walutę kraju, w którym wydawana jest karta firmowa znajduje się uchwyt.

Dodatkowo, w odróżnieniu od tradycyjnej płatności gotówkowej, przy korzystaniu z kart firmowych nie ma ryzyka związanego z niewydaniem pracownikowi zaliczki na poczet podróży służbowej, co stanowi naruszenie prawa pracy i wiąże się z nałożeniem kary pieniężnej. kara administracyjna nałożona na urzędników organizacji w wysokości od 5 do 50-krotności minimalnego wynagrodzenia (płaca minimalna). ) [Art. 5.27 Kodeksu Federacji Rosyjskiej o wykroczeniach administracyjnych (CAO RF)]. Jak wiadomo, wysyłając pracownika w podróż służbową, ma on gwarancję zwrotu wydatków związanych z podróżą służbową [art. 167 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (LC RF)]. Procedurę zwrotu powyższych wydatków określa instrukcja Ministerstwa Finansów ZSRR, Państwowego Komitetu Pracy ZSRR i Ogólnounijnej Centralnej Rady Związków Zawodowych z dnia 07.04.1988 r. N 62 „W dniu podróże służbowe na terenie ZSRR”, obowiązującą w zakresie nie sprzecznym z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej. Zgodnie z paragrafem 19 tej instrukcji, pracownikowi delegowanemu przed wyjazdem wypłacana jest zaliczka pieniężna w granicach należności za podróż, wydatków na wynajęcie noclegu oraz diety dziennej, z której musi się rozliczyć w terminie trzech dni po powrocie z kraju podróż służbowa.

Niewątpliwą zaletą kart firmowych jest to, że nawet jeśli są otwarte na rachunek rubelowy organizacji, można nimi płacić w walucie obcej podczas zagranicznej podróży służbowej (klauzula 4.6 Regulaminu Banku Rosji z dnia 09.04.1998 N. 23-P „W sprawie trybu wydawania przez organizacje kredytowe kart bankowych i dokonywania płatności z tytułu transakcji dokonywanych przy ich użyciu”, zwane dalej Regulaminem nr 23-P). W takim przypadku pieniądze nie są przekazywane na bieżący rachunek walutowy organizacji będącej właścicielem rachunku rubelowego. Jest to korzystne dla organizacji, które wysyłają pracowników w delegacje zagraniczne, a nie chcą otwierać rachunków walutowych.

Oprócz możliwości całodobowego dostępu do swojego konta niemal w każdym miejscu na świecie, zastosowanie kart klasy korporacyjnej Biznes zapewnia organizacjom znaczne oszczędności gotówkowe.

Karty firmowe są narzędziem efektywnego budżetowania ( asygnowanie).

System budżetowania Organizacja to zbiór powiązanych ze sobą typów budżetów: operacyjnego, inwestycyjnego i finansowego.

Budżet operacyjny składa się z budżetów sprzedaży, produkcji, zakupów itp.

Budżet inwestycyjny obejmuje budżety inwestycji kapitałowych, sprzedaży majątku trwałego, wpływów z inwestycji itp.

Budżet finansowy- jest to zestaw budżetów przepływów pieniężnych, dochodów i wydatków itp.

Korzystanie z kart firmowych zapewnia organizacji możliwość kontrolowania procesu autoryzacji transakcji biznesowych w zakresie wydatków korporacyjnych pracowników dzięki miesięcznym zestawieniom płatności korporacyjnych, które zapewniają kierownictwu organizacji kompleksową informację o tym, gdzie i jak często pracownicy wydawać środki na cele firmowe, a także dokładne kwoty tych wydatków, co z kolei pozwala na ustawienie limitu aktywności kart firmowych.

Co mówią przepisy?

Głównym dokumentem regulującym obieg kart firmowych jest Rozporządzenie N 23-P, zgodnie z którym karta firmowa to karta bankowa, która umożliwia jej posiadaczowi dokonywanie transakcji na rachunku osoby prawnej.

Zatem karta firmowa jest otwarta dla osób prawnych i przeznaczona jest do zarządzania kontem osoby prawnej.

Organizacje udostępniają swoim pracownikom karty firmowe w celu opłacenia podróży, gościnności lub innych wydatków służbowych. Dlatego karta firmowa jest faktycznie spersonalizowany sposób płatności, którego użycie umożliwia pracownikowi upoważnionemu przez osobę prawną zarządzanie środkami na koncie organizacji.

Gotówka na takich kartach są własnością organizacji, wydawane są same karty firmowe dla konkretnych pracowników osoby zajmujące się zakupem materiałów do swojej głównej działalności i potrzeb domowych lub często wyjeżdżające w podróże służbowe. Dlatego na karcie firmowej oprócz nazwy organizacji widnieje wybite imię i nazwisko jej posiadacza, dzięki czemu może nią posługiwać się tylko jedna osoba, która przy płaceniu za towar, pracę czy usługę będzie musiała potwierdzić swoją tożsamość .

Karty firmowe mogą być kartami płatniczymi (debetowymi) lub kredytowymi. W zależności od tego ich księgowość również się różni.

Portfel kart: kluczowe pojęcia

Zatem te dwa rodzaje kart firmowych różnią się tym, że w pierwszym przypadku, aby otrzymać płatniczą kartę bankową, organizacja musi z góry przelać środki na specjalny rachunek karty w banku; w drugim przypadku bank faktycznie udziela organizacji pożyczki.

Aby otrzymać korporacyjną kartę rozliczeniową (debetową), organizacja przekazuje środki z góry na specjalne konto karty w banku. Oznacza to, że korzystanie z takiej karty firmowej pozwala na zarządzanie środkami znajdującymi się już na specjalnym rachunku karty (SCA).

W przypadku firmowej karty kredytowej bank wydający zapewnia organizacji pożyczkę. Dzięki temu karta umożliwia jej posiadaczowi dokonywanie transakcji w wysokości przyznanej przez bank linii kredytowej.

Karta firmowa wydawana jest bezpośrednio na osobę odpowiedzialną finansowo w organizacji - posiadacza karty.

Notatka: Ze względu na dużą konkurencję na rynku kart plastikowych banki wydające karty oferują swoim klientom korporacyjnym coraz niższe stawki np. za korzystanie z kart kredytowych poniżej 9,75% rocznie w rublach(czyli mniej niż 3/4 aktualnie obowiązującej stopy refinansowania Banku Rosji) lub poniżej 9% rocznie w walucie obcej. Zgodnie z Dyrektywą Banku Rosji z dnia 11 czerwca 2004 r. N 1443-U, od dnia 15 czerwca 2004 r. stopę refinansowania Banku Rosji ustalono na poziomie 13% w skali roku. Pracownik organizacji korzystający z karty firmowej nie musi martwić się wyjaśnieniami w urzędzie skarbowym w sprawie obliczenia podatku od korzyści materialnej uzyskanej z superniskiej stawki za korzystanie z kredytu [s. 2 łyżki stołowe. 212 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej (TC RF)], ponieważ, jak wspomniano powyżej, środki na karcie firmowej są własnością organizacji. W związku z tym nie może być mowy o naliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu różnicy stawek, pod warunkiem, że pracownik organizacji wyda pieniądze na wydatki służbowe zgodnie z obowiązującą procedurą.

Zazwyczaj organizacje zamawiają karty firmowe w tym samym banku, za pośrednictwem którego dokonują głównych płatności. Część banków warunkiem wydawania kart firmowych jest posiadanie rachunku bieżącego dla organizacji.

Karty firmowe organizacji są powiązane z jednym z jej rachunków kart specjalnych. Na rachunku karty może znajdować się dowolna kwota, nie oznacza to jednak, że pracownik organizacji, na którą wydawana jest karta firmowa, może ją wydawać bez ograniczeń. Dlatego karty korporacyjne mogą mieć limity dzielone i niepodzielne, ustalane na przykład co miesiąc w porozumieniu z bankiem wydającym. W pierwszym przypadku każdemu posiadaczowi karty firmowej przypisany jest indywidualny limit. Druga opcja jest bardziej odpowiednia dla małych organizacji i nie wiąże się z ograniczeniem limitu. Tym samym posiadacz karty firmowej może dysponować, zgodnie z warunkami umowy zawartej pomiędzy wydawcą a klientem, środkami znajdującymi się na jego rachunku, w ramach ustalonego przez wydawcę limitu wydatków, na opłacenie towarów i usług i/lub lub otrzymać gotówkę.

Istnieje możliwość wydania kilku kart firmowych do jednego rachunku karty lub otwarcia indywidualnego rachunku karty dla każdej karty firmowej. Zwykle jednak nie jest dozwolone wydawanie jednej karty firmowej dla kilku osób.

Kontem karty może być rubel lub waluta obca. W związku z tym karty korporacyjne mogą być wydawane zarówno w rublach, jak i w walucie obcej.

Nie ma ograniczeń co do liczby kart otwieranych w ramach jednej organizacji.

Karty firmowe umożliwiają kierownictwu organizacji szczegółowe śledzenie wydatków służbowych pracownika.

Odpowiedzialność wobec banku wydającego za niewłaściwe użycie karty firmowej spoczywa na osobie prawnej, w imieniu której otwierane jest specjalne konto karty, a z kolei indywidualny - autoryzowany posiadacz karty zgłasza do działu księgowego organizacji wszystkie wydatki poniesione w związku z kartę firmową i sporządza raport z zaliczki. Dlatego wypłata pieniędzy z karty firmowej oznacza uwzględnienie ich.

Zgodnie z Regulaminem nr 23-P osoby prawne, które otworzyły rachunki kart specjalnych, mają możliwość wydatkowania środków zabezpieczonych kartą firmową w celu prowadzenia wyłącznie ograniczony zakres operacji w zależności od tego, gdzie używana jest karta firmowa - na terytorium Federacji Rosyjskiej lub za granicą.

Zatem osoby prawne - mieszkańcy Federacji Rosyjskiej mogą przeprowadzać transakcje bezgotówkowe w przedsiębiorstwach handlowych (usługowych) przy użyciu kart firmowych, a także transakcje w celu otrzymania gotówki w następujących przypadkach:

- przy przeprowadzaniu transakcji w rublach (ogólne wydatki biznesowe, podróże i rozrywka):

1) otrzymanie środków pieniężnych w walucie Federacji Rosyjskiej w celu dokonywania płatności na terytorium Federacji Rosyjskiej zgodnie z procedurą ustaloną przez Bank Rosji, związaną z działalnością gospodarczą osoby prawnej na terytorium Federacji Rosyjskiej, a także na pokrycie wydatków związanych z podróżą służbową pracowników odpowiednich osób prawnych na terenie Federacji Rosyjskiej, w walucie Federacji Rosyjskiej;

2) płatności bezgotówkowe w walucie Federacji Rosyjskiej na wydatki związane z oddelegowaniem pracowników odpowiednich osób prawnych na terenie Federacji Rosyjskiej;

3) transakcje bezgotówkowe na terytorium Federacji Rosyjskiej, związane z podstawową działalnością osoby prawnej, w walucie Federacji Rosyjskiej;

4) transakcje bezgotówkowe na terytorium Federacji Rosyjskiej związane z działalnością gospodarczą osoby prawnej, w walucie Federacji Rosyjskiej;

5) płatność bezgotówkowa w walucie Federacji Rosyjskiej na wydatki o charakterze reprezentatywnym na terytorium Federacji Rosyjskiej;

- przy przeprowadzaniu transakcji w walucie obcej (tylko wydatki na podróże i rozrywkę):

1) bezgotówkowe pokrycie wydatków związanych z podróżą służbową pracowników odpowiednich osób prawnych do krajów obcych, w walucie obcej;

2) bezgotówkowe pokrycie wydatków reprezentacyjnych w walucie obcej poza Federacją Rosyjską;

3) otrzymywanie środków pieniężnych w walucie obcej poza granicami Federacji Rosyjskiej w celu pokrycia wydatków związanych z wysyłaniem pracowników odpowiednich osób prawnych do obcych krajów.

Oznacza to, że kartami firmowymi w walutach obcych można płacić wyłącznie za wydatki na podróże i rozrywkę, a nie wolno płacić za towary (pracę, usługi) na potrzeby biznesowe organizacji.

Wykonując wszystkie powyższe operacje (z wyjątkiem trzech ostatnich operacji w walucie obcej) w walucie Federacji Rosyjskiej, środki mogą zostać odpisane z rachunków osób prawnych będących rezydentami w walucie obcej.

Jeżeli przepisy walutowe zezwalają osobom prawnym na rozliczenia w walucie obcej, wówczas przy przeprowadzaniu transakcji w walucie obcej, o których mowa w trzech ostatnich akapitach, środki można odpisać z rachunków osób prawnych będących rezydentami w walucie Federacji Rosyjskiej. W takim przypadku waluta obca zakupiona przez wystawcę na koszt rachunków rublowych klienta w celu późniejszych rozliczeń transakcji dokonanych w walucie obcej nie jest zaliczana na bieżący rachunek walutowy klienta - właściciela rachunku rublowego.

Środki spisane z rachunku osoby prawnej w wyniku transakcji, o których mowa w ust. 1, 2, 4-8, uważa się za wydane przez osobę prawną na rachunek posiadacza karty firmowej. W takim przypadku zwrot niewydanych środków odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Osoby prawne niebędące rezydentami mogą wykonywać powyższe operacje za pomocą kart korporacyjnych zakupionych od rosyjskich emitentów z rachunków nierezydentów w walucie Federacji Rosyjskiej, otwartych zgodnie z instrukcją Banku Rosji nr 93-I z dnia 12 października 2000 r. „ W sprawie procedury otwierania rachunków bankowych nierezydentów przez uprawnione banki w walucie Federacji Rosyjskiej i przeprowadzania transakcji na tych rachunkach”, z wyjątkiem:

1) bezgotówkowe pokrycie wydatków związanych z podróżą służbową pracowników odpowiednich osób prawnych do krajów obcych, w walucie obcej;

2) otrzymywanie środków pieniężnych w walucie obcej poza granicami Federacji Rosyjskiej w celu pokrycia wydatków związanych z wysyłaniem pracowników odpowiednich osób prawnych do obcych krajów.

W przypadku dokonywania transakcji kartami firmowymi oraz w przypadku braku środków na rachunku klienta, rozliczenie tych transakcji następuje poprzez udzielenie klientowi kredytu w odpowiedniej wysokości, zgodnie z warunkami umowy zawartej pomiędzy bankiem wydającym a klientem .

Podstawowe dokumenty regulujące użytkowanie kart firmowych przez organizacje

Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej - rozdział 45 „Rachunek bankowy”, rozdział 46 „Rozliczenia”;

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej - art. 56, 166-168;

Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej - klauzula 7 art. 171 ust. 3 art. 217 ust. 2 art. 238 ust. 2 art. 250 ust. 1, art. 252 pkt 12, 22 ust. 1, art. 264 ust. 2 art. 264 pkt 6 pkt 1, art. 265, ust. 42 art. 270 pkt 7 pkt 4, art. 271 pkt 5, 6, pkt 7, art. 272;

Ustawa federalna z dnia 10 grudnia 2003 r. N 173-FZ „W sprawie regulacji walutowych i kontroli walut”;

Ustawa federalna z dnia 2 grudnia 1990 r. N 395-1 „O bankach i działalności bankowej”;

Ustawa Federacji Rosyjskiej z dnia 07.02.1992 N 2300-1 „O ochronie praw konsumentów” - art. 10 i 12;

Ustawa federalna z dnia 22 maja 2003 r. N 54-FZ „W sprawie korzystania z urządzeń kasowych przy dokonywaniu płatności gotówkowych i (lub) płatności kartami płatniczymi”;

Regulamin Banku Rosji z dnia 3 października 2002 r. N 2-P „W sprawie płatności bezgotówkowych w Federacji Rosyjskiej”;

Rozporządzenie Banku Rosji z dnia 09.04.1998 N 23-P „W sprawie procedury wydawania kart bankowych przez instytucje kredytowe i dokonywania rozliczeń transakcji przeprowadzanych przy ich użyciu”;

Instrukcja Banku Rosji z dnia 28 kwietnia 2004 r. N 113-I „W sprawie procedury otwierania, zamykania, organizacji pracy kantorów oraz procedury upoważnionych banków do przeprowadzania niektórych rodzajów operacji bankowych i innych transakcji gotówkowych za granicą waluta i waluta Federacji Rosyjskiej, czeki (w tym czeki podróżne), których wartość nominalna jest wskazana w walucie obcej, z udziałem osób fizycznych”;

Regulamin rachunkowości „Rachunkowość aktywów i pasywów, których wartość wyrażona jest w walucie obcej” PBU 3/2000, zatwierdzony rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 10 stycznia 2000 r. N 2n;

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności”;

Regulamin rachunkowości „Wydatki organizacji” PBU 10/99, zatwierdzony rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 6 maja 1999 r. N 33n;

Instrukcja Ministra Finansów ZSRR, Państwowego Komitetu Pracy ZSRR, Ogólnozwiązkowej Centralnej Rady Związków Zawodowych z dnia 04.07.1988 N 62 „W oficjalnych podróżach służbowych na terenie ZSRR”, stosowana w zakresie, w jakim nie nie jest sprzeczny z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej.

Cechy organizacyjne relacji z bankiem wydającym

Aby obsługiwać kartę firmową, organizacja zawiera umowę z bankiem wydającym, który otwiera dla niej specjalne konto karty. Mogłoby być:

Umowa o obsługę rachunku do rozliczeń transakcji dokonywanych przy użyciu międzynarodowych kart firmowych; Lub

Ogólna umowa o udostępnienie karty firmowej do użytku np VISA (EUROCARD/MASTERCARD)(debet lub kredyt); Lub

Umowa o wydanie lub obsługę karty firmowej.

Do umowy załączona jest lista pracowników organizacji wydającej karty firmowe, wskazująca (w razie potrzeby) limit wydatków w rublach lub w walucie obcej, a także oświadczenie o zobowiązaniu do otrzymania międzynarodowej karty firmowej.

Jeżeli organizacja rosyjska nie posiada rachunku bieżącego w banku wydającym, musi przedstawić następujący zestaw dokumentów, aby otworzyć specjalny rachunek karty:

1) kopię statutu poświadczoną notarialnie lub przez organ dokonujący rejestracji;

2) notarialnie poświadczony odpis umowy założycielskiej;

3) notarialnie potwierdzony odpis zaświadczenia o rejestracji państwowej osoby prawnej;

4) kopię decyzji o utworzeniu osoby prawnej (decyzja założyciela, protokół nr 1 itp.), poświadczoną pieczęcią organizacji;

5) notarialnie poświadczoną kartę z wzorami podpisów – do każdego rachunku;

6) kopie dokumentów poświadczone pieczęcią organizacji, potwierdzające uprawnienia osób wskazanych w karcie wraz z wzorami podpisów (decyzja, protokół, postanowienie, pełnomocnictwo itp.);

7) notarialnie potwierdzoną kopię zaświadczenia o rejestracji osoby prawnej w organie podatkowym;

8) kopia kodów Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji, poświadczona pieczęcią organizacji;

9) wykaz pracowników do wydawania kart firmowych ze wskazaniem limitu wydatków (w ustalonym formacie) na nośnikach elektronicznych oraz w formie papierowej, poświadczony pieczęcią i podpisami osób odpowiedzialnych;

10) kwestionariusz klienta (w ustalonym formacie), podpisany przez kierownika, głównego księgowego i poświadczony pieczęcią organizacji;

11) wniosek o otwarcie rachunku – dla każdego rachunku;

12) umowa rachunku bankowego;

13) pełnomocnictwo do otwarcia rachunku i otrzymania odpowiednich dokumentów – w przypadku otwierania rachunku przez osobę trzecią (z wyjątkiem osób wskazanych na karcie z wzorami podpisów);

14) oświadczenie o zobowiązaniu (w ustalonym formacie) wskazujące imię i nazwisko każdego pracownika organizacji, na rzecz której wydawana jest karta;

15) kopię paszportu każdego pracownika organizacji, na którego nazwisko wydano kartę, podpisaną przez kierownika i opatrzoną pieczęcią organizacji;

16) notarialnie potwierdzoną kopię zezwolenia na prowadzenie odpowiedniego rodzaju działalności dla osób prawnych będących organizacjami finansowymi (tj. świadczącymi usługi finansowe – fundusze inwestycyjne, spółki faktoringowe, giełdy towarowe i walutowe, organizacje maklerskie działające na giełdzie, zakłady ubezpieczeń, niepaństwowe fundusze emerytalne itp.).

Na podstawie przesłanych dokumentów bank wydający i organizacja zawierają umowę o obsługę rachunku do rozliczeń transakcji przy użyciu międzynarodowych kart firmowych.

Funkcje rozliczania transakcji kartami firmowymi

Zatem, jak już się dowiedzieliśmy, karta firmowa to karta bankowa, która umożliwia jej posiadaczowi przeprowadzanie transakcji na rachunku osoby prawnej. W związku z tym wycofanie środków z karty przez posiadacza karty firmowej - pracownika organizacji jest równoznaczne z wydaniem pieniędzy na konto.

Środki odpisane ze specjalnego rachunku karty uważa się za wydane na rachunek osoby odpowiedzialnej finansowo i są rejestrowane na rachunku 71 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi”. Możliwość odpisania środków z karty firmowej potwierdza kierownik organizacji przy zatwierdzaniu raportu z wydatków.

Pod koniec okresu wydawania środków na konto lub po powrocie z podróży służbowej posiadacz karty firmowej musi złożyć raport z góry do działu księgowości organizacji wraz ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami potwierdzającymi, w tym oryginałami odcinków, paragonami z terminala elektronicznego, kasą fiskalną paragony lub rachunki z bankomatu.

Pasek wypełniany jest w trzech egzemplarzach: pierwszy przekazywany jest kupującemu, drugi kolekcjonerowi, trzeci przekazywany do działu księgowości wraz z raportem kasowym. Kupujący podpisuje odcinek, a autentyczność jego podpisu sprawdza kasjer-operator przedsiębiorstwa handlowego (usługowego).

Portfolio kart: uzupełnienie wiedzy

Notatka: zgodnie z pkt. 5.11 Regulaminu nr 23-P bank ma prawo żądać od organizacji potwierdzenia wszystkich transakcji dokonanych kartami firmowymi. Ponadto, jeżeli karta firmowa jest używana poza Federacją Rosyjską, wówczas w ciągu miesiąca od daty transakcji na niej organizacja jest zobowiązana do przedłożenia autoryzowanemu bankowi dokumentów potwierdzających każdą transakcję (klauzula 6.2 Regulaminu nr 23-P) ).

Aby obsłużyć kartę firmową, otwiera się SCS, na który pieniądze na zlecenie organizacji wpływają z jej rachunku bieżącego lub pożyczkowego. SCS oznacza rachunki specjalne w bankach i rozliczane jest w ramach odrębnego subkonta rachunku 55 „Konta specjalne w bankach”.

Transakcje te są odzwierciedlone w rachunkowości za pomocą następujących zapisów:

Dt 55, subkonto „SKS”, Kt 51 „Rachunki bieżące” - uwzględniono zaksięgowanie środków w rublach na specjalnym rachunku karty przy korzystaniu z korporacyjnej karty rozliczeniowej (debetowej);

Dt 55, subkonto „SKS”, Kt 52 „Rachunki walutowe” - uwzględniono zaksięgowanie środków w walucie obcej na specjalnym rachunku karty przy korzystaniu z korporacyjnej karty rozliczeniowej (debetowej). Transakcje walutowe na specjalnych rachunkach kart w walucie obcej muszą być przeprowadzane zgodnie z wymogami przepisów walutowych i PBU 3/2000;

Dt 55, subkonto „SKS”, Kt 66 „Rozliczenia krótkoterminowych kredytów i pożyczek”, subkonto „Linia kredytowa w karcie kredytowej”, - uwzględniono zaksięgowanie pożyczki na specjalnym rachunku karty przy korzystaniu z firmowej karty kredytowej;

Dt 66, subkonto „Linia kredytowa w karcie kredytowej”, Kt 51 - odzwierciedla kwotę spłaty zadłużenia wobec banku z tytułu linii kredytowej otwartej zgodnie z umową o wydanie i obsługę karty kredytowej oraz odsetki od tej linii kredytowej.

W przypadku wydawania karty kredytowej wskazane jest prowadzenie rachunkowości analitycznej w kontekście posiadaczy kart;

D-t 91-2 „Inne wydatki” D-t 51 „Rachunki bieżące” - uwzględniono wydatki na opłaty za usługi bankowe związane z otwarciem i obsługą rachunku karty specjalnej.

Dla celów księgowych prowizje bankowe za otwarcie i obsługę rachunków kart są ujmowane jako część kosztów operacyjnych organizacji (klauzula 11 PBU 10/99), a dla celów rachunkowości podatkowej - jako część wydatków nieoperacyjnych (podpunkt 15 klauzuli 265 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

W rachunkowości wypłaty środków z karty firmowej znajdują odzwierciedlenie w następujących zapisach:

Dt 71 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi” Dt 55, subkonto „SKS”, - odzwierciedla kwotę pieniędzy pobraną przez posiadacza karty w celu zapłaty za towary, pracę, usługi;

D-t 71 K-t 55, subkonto „SKS”, - uwzględniana jest wypłata gotówki przez posiadacza karty firmowej.

Zgodnie z ust. 1 art. 2 ustawy federalnej „W sprawie korzystania z urządzeń kasowych przy dokonywaniu płatności gotówkowych i (lub) płatności kartami płatniczymi”, jeśli kupujący płaci firmową kartą bankową, sprzedawca musi wybić paragon. Jednocześnie pieniądze za towar opłacony kartami firmowymi tak naprawdę nie trafiają do kasy sprzedawcy, gdyż od razu trafiają na rachunek rozliczeniowy przedsiębiorstwa handlowego (usługowego).

Jednocześnie kwotę zakupu należy wskazać w raporcie Z (paragon końcowy, dziurkowany przez kasjera-operatora na koniec każdego dnia roboczego). Oznacza to, że dane w raporcie Z nie będą pokrywać się z ilością gotówki otrzymanej w kasie przedsiębiorstwa handlowego (usługowego). Zgodnie z obowiązującą procedurą kasjer-operator codziennie sporządza raport-zaświadczenie kasjera-operatora w formularzu N KM-6, zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 25 grudnia 1998 r. N 132 i wraz z dzienny dochód należy przekazać zgodnie z poleceniem odbioru do kasy przedsiębiorstwa handlowego (usługowego) lub bezpośrednio do inkasenta bankowego. W takiej sytuacji należy wystawić polecenie odbioru na rzeczywistą ilość gotówki w kasie na podstawie klauzuli 22 Procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonej Decyzją Zarządu Banku Rosji z dnia 22 września 1993 r. N 40 oraz pismo Wydziału Administracji Skarbowej Rosji w Moskwie z dnia 25 października 2002 r. N 29-12/51251. Odpowiednio w dzienniku kasjera (formularz N KM-4, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 25 grudnia 1998 r. N 132) kwota zakupu opłacona kartą firmową musi zostać odzwierciedlona w kolumnie 13 (Dostarczone/zapłacone zgodnie z dokumentami).

W przypadku, gdy bank dokonuje rozliczeń z przedsiębiorstwem handlowym (usługowym) z tytułu transakcji dokonywanych kartami bankowymi (akwizycyjnymi), w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa handlowego (usługowego) dokonuje się następujących zapisów:

Dt 62 „Rozliczenia z odbiorcami i klientami” Dt 90 „Przychody”, subkonto „Przychody ze sprzedaży bezgotówkowej”, - uwzględniono zadłużenie za towary opłacone firmowymi kartami bankowymi;

Dt 57 „Przelewy w drodze” Kt 62 „Rozliczenia z kupującymi i klientami” - uwzględniono przeniesienie rejestru poślizgów do banku pocztą elektroniczną;

D-t 51 K-t 57 - uwzględniono zaksięgowanie środków w drodze na rachunek bieżący (na podstawie Regulaminu Banku Rosji nr 2-P „W sprawie płatności bezgotówkowych w Federacji Rosyjskiej”).