«Доверяй, но проверяй» – это ключевой принцип в работе с дебиторами и кредиторами. Достоверность бухгалтерского учета достигается путем периодических уточнений учетных записей.
Самым распространенным приемом для этого в отечественной бухгалтерской практике остается обмен актами сверки взаимных расчетов.
Для чего он нужен
Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:
- движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
- наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.
Акт – это не первичный документ , потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон. По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.
- долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
- заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
- предоставление поставщиком отсрочки платежа;
- перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
- очень высокая стоимость товара;
- предметом договора является продукция широкого ассортимента.
Также он составляется во время ежегодной или ситуационной инвентаризации расчетов. В этой ситуации важно понимать, что отражение в учете долгов перед дебиторами и кредиторами происходит в размере, который признается самим предприятием правильным на основании договоров, приказов руководителей и первичных документов, подтверждающих движение товаров и денег.
Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.
Исключение сделано только для расчетов с бюджетом и банками, которые нужно подтверждать (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Если для управленческих целей крайне важно обязать своего партнера обмениваться такими актами, эту процедуру, ее периодичность и штрафные санкции за несоблюдение нужно прописать в договоре.
Роль документа в судебном процессе
Важно помнить, что в случае судебных разбирательств по поводу выполнения условий договора или взыскания задолженности акт сверки может принести пользу. Но отечественная судебная практика содержит разное отношение к его наличию у потерпевшей стороны:
- Подписанный акт сообщает всего лишь о состоянии расчетов, но не подтверждает факт, что один из участников процесса признает долг. Также он не является основанием для прерывания сроков исковой давности (Постановление по делу № А65-7955/2009 ФАС Поволжского округа от 25.12.2009 и Постановление по делу № А29-2498/2012 ФАС Волго-Вятского округа от 14.12.2012).
- Он может служить косвенным доказательством, что одна сторона признает долг перед другой (подписанный акт) или доказательством отказа признавать долг (неподписанный акт) (Постановление по делу № А57-1313/2013 ФАС Поволжского округа от 02.12.2013).
Как видно, каждый хозяйственный спор всегда будет иметь свое индивидуальное решение. Все же лучше попытаться подписать акт сверки со своим партнером на тот случай, если деловые отношения с ним вдруг зайдут в глухой угол. И никогда не будет лишним напомнить дебитору о его долге.
Порядок составления документа, кто его подписывает
Акт сверки в двух экземплярах оформляется любым участником договора . Документ обязательно подписывает уполномоченное лицо, которым может выступать:
- индивидуальный предприниматель;
- руководитель (президент компании, генеральный директор или директор), действующий на основании Устава;
- другой сотрудник, действующий на основании доверенности.
Чаще всего также требуется подпись главного бухгалтера, поскольку он наделен правом второй подписи на финансовых документах.
Наличие подписи только главного бухгалтера допустимо в порядке внутреннего контроля полноты расчетов, но в случае возникновения спорных ситуаций такой документ не будет иметь юридической силы.
Подписи уполномоченных лиц обязательно скрепляются печатью предприятия.
В документе отражается фактическое состояние расчетов, основываясь на бухгалтерских данных, и выводится сумма задолженности на конечную дату указанного периода. После этого оба экземпляра оправляются по почте или в сопровождении уполномоченного представителя контрагенту.
Другая сторона должна сверить предоставленную информацию со своими бухгалтерскими данными. В случае признания правильности расчетов второй экземпляр с подписью руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати возвращается тому, кто составил акт.
Если в результате сверки обнаружились расхождения, то они указываются в этом же документе или отдельном реестре расчетов, который прилагается к акту. Отказ подписать документ является законным правом партнера (если это не обязательное условие договора). Но иногда это может означать, что дебитор отказывается признавать свой долг.
Оптимальные сроки сверки
Период уточнения взаимных расчетов определяется потребностью учета или менеджмента. Хотя акт составляется за определенный период, задолженность в пользу одной из сторон указывается на определенную дату (часто на первое и последнее число периода сверки).
Сверку проще всего проводить:
- за отчетный год (с 01.01 по 31.12);
- за определенный календарный период, в конце которого бухгалтер отчитывается перед собственниками предприятия (обычно квартал);
- за период действия конкретного договора.
Формирование документа в программе 1С:Предприятие вы можете посмотреть на видео:
Процесс заполнения
Единой обязательной (унифицированной) формы акта законодательство РФ не предусматривает. Поэтому предприятие может составлять этот документ в произвольной форме (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).
Традиционно заполняются такие реквизиты:
- наименование документа;
- полные наименования сторон;
- дата составления и подписания акта;
- календарный период уточнения расчетов;
- реквизиты договора, по которому проводится сверка;
- даты и номера первичных документов, которые подтверждают расчеты;
- суммы хозяйственных операций;
- сумма общего оборота за период;
- окончательный размер долга в пользу одной из сторон;
- подписи и информация о представителях контрагентов (должность, ФИО);
- оттиски печатей.
Акт сверки взаиморасчётов - это документ, который отражает состояние расчётов между двумя сторонами (компаниями, контрагентами) за определённый период времени.В нашей статье мы научим как правильно его заполнить и дадим пример для скачивания.
Образцы заполнения бланков акта сверки и примерная форма бланка представлены ниже:
Для чего нужен акт сверки взаиморасчетов
- Если планируется продлить крупные контракты;
- Если надо организовать взаиморасчёт;
- В период инвентаризации;
- Когда одна из сторон торгует в рассрочку;
- Для составления отчетов о задолженностях для руководства, контролирующих органов и т.п.;
- если во взаиморасчетах участвуют товары очень высокой стоимости;
- Для уточнения расчётов между сторонами.
Законодательство не обязывает организации составлять акты сверки взаиморасчётов в какое-то определённое время, это решает сама организация.
Акт сверки состоит из двух частей – для двух предприятий. Левую колонку заполняет инициатор составления акта, правую – его контрагент. Обычно акт сверки выглядит как перечень документов, упорядоченных по дате создания. Или вместо документов перечисляются проведённые операции: продажа, покупка, оплата и т.п.
Форма акта сверки взаиморасчетов
- номер акта;
- период, за который проводится сверка;
- наименования сторон (организация и лицо, действующее от его имени);
- реквизиты договора между сторонами;
- Сведения об операциях (с номерами и датами счетов-фактур, платёжных поручений или иных бумаг, подтверждающих поставку и оплату услуг или товаров), суммы операций;
- Конечное сальдо в денежном выражении;
- Подписи бухгалтера и директора «от руки», печать;
- Даты подписания Акта.
Документ составляется в двух экземплярах и подписывается главбухом и директором организации. Если между организациями нет имущественных споров, и составление акта носит чисто номинальный характер, под ним могут стоять подписи только главных бухгалтеров. Но такой акт не будет иметь силы в суде.
Затем, для проверки собственного реестра операций и внесения результатов в правую колонку, оба экземпляра отправляются бухгалтерии контрагента. Если контрагент согласен с данными, указанными в акте, то ставится вторая печать и подписи. Один акт возвращается инициатору, второй - остаётся у контрагента.
Хотите ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении? Вам поможет программа для автоматизации магазинов Бизнес.Ру. Она позволит вам автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также контролировать денежные потоки в компании.
В случае обнаружения расхождений, внизу документа об этом делается запись. Если из-за обнаруженных расхождений контрагент отказывается подписывать акт, а претензии инициатора подтверждаются другими документами, инициатор может подать в суд. Для ускорения решения подобных споров в договоре надо заранее оговорить сроки, в которые контрагент обязан произвести собственные расчёты и вернуть подписанный акт или расплатиться с долгами.
В государственные органы – все эти операции связаны с деньгами.
Во избежание ошибок и расхождений в суммах, выплаченных одной стороной и полученных другой, составляются акты сверки. документ, не относящийся к бухгалтерскому учету и не являющийся обязательным для составления. Формируется по требованию одного из участников операции и декларирует все суммы, выплаты и получения, имеющие место между организациями в определенный период времени.
Основные сведения об акте сверки с поставщиками и покупателями
Акт сверки с поставщиками и покупателями представляет собой декларативный документ, отражающий все расчеты, произведенные между контрагентами за обозначенный период времени: месяц, квартал, год или весь период сотрудничества. Закон Российской Федерации не обязывает составлять такой документ. Однако, в деловой практике акты сверки встречаются довольно часто и негласно являются обязательными для оформления.
- Периодичное или постоянное проведение сверок и запись их результатов на бумаге помогает деловым партнерам избегать ошибок в расчётах и выплатах, обнаруживать и своевременно погашать долги, устранять другие финансовые расхождения.
- Более того, если одна из сторон задолжала другой и не признает сложившейся ситуации, акт сверки может послужить одним из косвенных доказательств при подаче в суд иска о наличии долга, также, может стать и одним из факторов опровержения.
При составлении бумаги, ее необходимо заверить подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, так же, как и мокрыми печатями. Формируется в двух экземплярах.
При , сторона-виновник обычно отказывается . Если в ходе судебного следствия контрагент все-таки заверил протокол, тем самым признав недоплату, срок иска обнуляется и начинается заново.
Как уже обозначено, законом оформление такого документа не предвидится, но упоминание о подобных актах имеется в Письме Министерства финансов №07-05-04/2 от 18.02.2005 и в ФЗ №402. Документ относится к категории вторичных, так как не оказывает прямого влияния на финансовое состояние кого-либо из партнеров.
Как составить акт сверки, если поставщик и покупатель в одном лице? Об этом расскажет видео ниже:
Особенности оформления
Правила и требования
Четких требований к форме протокола нет. Каждая организация может установить форму документа самостоятельно, утвердив его со своей . Но, есть несколько аспектов, знание которых поможет использовать сверку более эффективно. Если документ подпишет только главный бухгалтер, а подпись руководителя поставлена не будет – бумага носит лишь технический характер, характер справочной информации.
Для того, чтоб протокол имел юридическую силу, он должен быть заверен 4 подписями (по две от каждого партнера) и официальными печатями организаций, а также содержать некоторые аспекты. В акте должна быть информация о:
- Названии документа;
- Периоде, который охватывает сверка;
- Дате, когда она проведена;
- Операциях, которые проверяют;
- Показатели всех расчетов;
- Указания на первичную документацию;
- Лица, отвечающие за составление и достоверность.
Наличие таких пунктов носит рекомендательный характер, но они не окажутся лишними, при использовании бумаг в суде или других органах. Как правило, акт имеет форму таблицы, в которую вносятся такие данные, как дебеты и кредиты, номера и даты первичных документов, которые подтверждают оплату, отправку и доставку товаров. В конце документа выносится , а также общая сумма дебетов и кредитов за проверяемый период. Сальдо представляет собой сумму разницы между поступлениями и расходами.
Образец акта сверки с поставщиком рассмотрен в этом видео:
Расхождения и проверка
Если после проверки второй стороной, обнаружены расхождения – они также фиксируются после всех данных. При проведении сверки между покупателями и продавцами, часто используют рекомендации, установленные Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Главная задача, при формировании документа – проверить и подтвердить обоснованность всех сумм, вносимых в таблицу акта.
В обязательном порядке проверяются «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на соответствие с корреспондирующими счетами. Фиксируются такие пункты:
- Выполнение обязательств по оплаченным товарам в пути;
- Выполнение обязательств, связанных с поставками;
- Верность и подкрепление дебета и кредита первичными документами.
Составления соответствующего акта может потребовать, как сторона-покупатель, так и сторона поставщик.
- Формирование и проверка актов, обычно, проводится в специальных бухгалтерских программах. Если составитель пользуется такой, то по внесенной форме автоматически, на основе данных уже имеющихся в памяти приложения документов. Так же проводится и проверка.
- В случае ручной проверки, все данные из таблицы в акте сверяются с данными первичной документации и данными, имеющимися в документах и сверках проверяющей стороны.
Акт сверки является стандартным протоколом схождений и расхождений в финансовых операциях, осуществляемых между двумя организациями. Документ не имеет установленной формы и специфических требований, может составляться для использования внутри организации-партнера, между партнерами или как косвенное доказательство при рассмотрении судебных исков о задолженностях. Правильно составленный поможет контролировать и регулировать все возникающие между ними финансовые отношения.
Акт сверки с покупателем, его особенности и примеры — тема видео ниже:
Финансовые отношения предприятий между собой непрерывно фиксируются сотрудниками бухгалтерии.
Ведение бухгалтерского учета предусматривает, что периодически фирмы проводят между собой сверку расчетов. В данной статье разберемся, что такое акт сверки в бухгалтерии.
Порядок проведения расчетов
Как сверять состояние счетов между организациями строго не регламентировано. Данный порядок утверждается обычно внутренними документами.
Порядок и периодичность проведения расчетов может быть внесен в должностную инструкцию бухгалтера, ведущего бухгалтерский документооборот данного участка.
При возникновении разногласий в отражении сведений на счетах любая из организаций может направить в адрес контрагента акт сверки.
Встречающая сторона должна сверить правильность отражения сведений на своих счетах. Все недостающие, либо лишние, ошибочно отраженные сведения подлежат согласованию и исправлению.
Содержание акта сверки
Строго установленной формы акта сверки не существует. При этом есть определенный набор сведений, необходимых для отражения в акте. В первую очередь, сверка проводится по состоянию на определенную дату.
В документе фиксируются все проведенные операции до этой даты, а кроме того сальдо по задолженности на начальную дату и то же самое на конечную дату. Основная цель акта сверки в том, чтобы итоговое сальдо в учете обоих предприятий было одинаковым.
Указываются данные об организациях, участвующих в сверке. От каждой стороны документ подписывается уполномоченным на это лицом. Обычно это главный бухгалтер предприятия или бухгалтер, ответственный за участок расчетов с контрагентами.
Самая существенная часть акта заключается в отражении операций. Они указываются в таблице, содержащей четыре столбца. Первые два заполняются одним участником акта, остальные - другим участником.
Последовательно в хронологическом порядке в документ вносятся все отраженные в учете операции. Это выписанные/полученные счета-фактуры, а также выплаченные/полученные денежные средства на основании платежных поручений или банковских выписок.
Если между организациями заключено несколько различных договоров, то в разрезе каждого проводится отдельная сверка расчетов. Если нет особых требований, можно все операции включить в акт и вывести единое сальдо.
В случае несоответствия сальдо между фирмами, бухгалтер должен выяснить, какой именно документ и по какой причине не был отражен или выявить излишне отраженные сведения. Недостающие документы запрашиваются у контрагента.
Обычно формирование акта сверки производится автоматически посредством программных бухгалтерских продуктов.
Успешный бизнес предполагает сотрудничество с большим количеством , с которыми регулярно осуществляются денежные расчеты. Немалую долю занимают и расчеты с государством – по налогам и страховым взносам. Все эти денежные отношения требуют тщательного контроля, и проще всего осуществлять его посредством регулярного .
Как правильно читать акт сверки
Цели подписания
Образец акта разногласий
Акт разногласий подписывается тем же лицом, которое подписывает основные акты сверок. К нему необходимо приложить копии документов, подтверждающих разногласия.
Разновидности такого документа
Ниболее распространенные
К наиболее распространенным разновидностям актов сверок относят:
- Акт сверки с поставщиком . Содержит операции, учитываемые по счету 60. По дебиту отражаются все совершенные в адрес поставщика оплаты, а по кредиту суммы поставок продукции.
- Акт сверки с покупателем . В данном случае учет ведется по счету 62. По дебиту записываются суммы отгрузок, а по кредиту перечисленные покупателями платежи.
- Акт сверки выполненных работ . Оформляется по общим правилам, только вместо сумм поставок продукции в нем отражают суммы согласно актам выполненных работ.
- Групповой акт сверки . Представляет собой совокупность актов сверки по всем существующим у фирмы контрагентам. Формируется благодаря установке к бухгалтерской программе специального расширения. Подобный способ формирования актов особенно удобен в конце отчетного периода, когда необходимо проинвентаризировать весь объем расчетов.
- Нулевой акт сверки . Отличительной особенностью является равное нулю сальдо на конец рассматриваемого в документе периода.
- . Составляется так же, как и акты по любым другим услугам. При формировании документа арендодателем, по дебиту будут проставляться суммы аренды согласно выставленным счетам, а по кредиту перечисленные арендатором платежи.
Акты сверки также классифицируют в зависимости от статуса контрагента – или физическое лицо. Причем в качестве физического лица могут выступать не только , но и простые граждане, с которыми у фирмы имеются какие-либо расчеты. Формируется такой акт по общим правилам, как и в случае сверки с организациями. Компания не вправе отказать физическому лицу в предоставлении акта сверки, если он был им затребован.
