Ablage von Dokumenten. Wie legt man Dokumente richtig ab? So heften Sie Dokumente richtig: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Erstens ist es logisch, dass Sie nicht herausfinden müssen, wie ein Dokument geschnürt wird, wenn es aus einem Blatt besteht. Wenn es jedoch zwei oder mehr Seiten enthält, sind die folgenden Informationen nützlich.

Mitarbeiter der Personaldienstleistung müssen also blinken:
Personal- und Generalstabsaufträge,
sowie die Besetzungstabelle.

Buchhalter führen das angegebene Verfahren mit:
Vorabberichte,
Rechnungen,
Rechnungen,
Frachtbriefe,
Kassenbücher,
Umsatzblätter,
Handlungen der Arbeitsleistung,
sowie Aussagen zu Löhne wenn es ausgehändigt wird.

Informationen zum Ablegen von Dokumenten mit Fäden werden auch benötigt, wenn es sich um Kopien von Dokumenten von juristischen Personen handelt, nur ist in diesem Fall kein Zertifizierungssiegel erforderlich.

So säumen Sie Dokumente mit Fäden an 2, 3 und 4 Löchern sowie an einer Ecke

Dann können Sie den Faden sicher abschneiden, wobei Sie nicht vergessen, 7 cm zu lassen, um mit dem vorhandenen Rest zu binden. Vergessen Sie nicht, ein Rechteck mit den notwendigen Informationen auf den Knoten zu kleben. HR-Mitarbeiter werden es hilfreich finden zu wissen, dass eine Ahle anstelle einer Nadel verwendet werden kann.
Nylonfäden oder -garn sind ein ideales Werkzeug zum Nähen. 4 Löcher Wenn ein Personalspezialist drei Löcher zu nähen weiß, dann hat er auch mit dieser Methode keine Probleme. Die Schaltung ist fast gleich. Dabei ist sofort zu beachten, dass der Lochabstand auf keinen Fall 1,5 cm überschreiten wird Der Nähvorgang beginnt beim zweiten Loch von oben und der Anfang wird von der Rückseite des Blattes genommen.

Dann sollte der Faden durch das oberste Loch herauskommen und Sie müssen ihn erneut durch das zweite Loch von oben führen.

So heften Sie Dokumente richtig

Um die Biegung gut zu halten, können Sie sie mit Klebstoff bestreichen. Sie können den Aufkleber mit einem Hefter an der Abdeckung anbringen. Es ist erwähnenswert, dass Cover-Designs in jedem Bürobedarfsgeschäft erhältlich sind. Nummerierung Die Blätter müssen mit arabischen Ziffern nummeriert werden.
Folgende Nuancen müssen berücksichtigt werden:

Die Nummer wird in die obere rechte Ecke geschrieben.
Anhänge sind in der allgemeinen Reihenfolge zu nummerieren.
Wenn Sie Briefe haben, müssen Sie zunächst den Umschlag nummerieren, danach die restlichen Blätter.
Fallbände sind separat nummeriert.
Wenn Klebstoffe vorhanden sind, müssen diese gemäß der allgemeinen Reihenfolge nummeriert werden.

Covergestaltung Dieser Teil des Dokuments wird in den folgenden Formaten präsentiert:

Standard. Größe 22,9x32,4 cm, erforderlich zum Heften von A4-Blättern.
Nicht standardisiert. Die Abmessungen richten sich nach der Größe des für die Dokumente verwendeten Papiers.
Zur Langzeitlagerung.

Wie näht man ein Dokument in 4 Löchern mit Nadel und Faden richtig?

Darüber hinaus haben sektorale Abteilungen (zum Beispiel das Ministerium für Steuern und Abgaben) die Anforderungen für das Nähen von Papier entwickelt. So hängen Sie Dokumente richtig an: detaillierte Diagramme mit Beschreibung Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente mit Fäden richtig abzuheften, denn dieses Verfahren kann sowohl in zwei Löchern als auch in drei, vier oder sogar fünf Löchern durchgeführt werden. Zwei Löcher

Bevor Sie mit dem Heften beginnen, verwenden Sie einen Locher und stanzen Sie zwei Löcher in das Dokument (Sie können das Papier auch mit einer normalen Nadel stanzen, aber in diesem Fall müssen Sie äußerst vorsichtig sein).

Nehmen Sie als nächstes den Faden und führen Sie ihn durch beide Einstiche und so, dass sich seine Enden auf der Rückseite der Papiere befinden.

Dann die Enden des Fadens zusammenbinden und ein Rechteck darauf kleben, das vorher aus weißem dickem Papier ausgeschnitten werden muss.

Anleitung zum Heften und Zertifizieren von Dokumenten

Dann fädeln wir den Faden wieder wie im ersten Schritt ein.

Weiter - von der Vorderseite zur nächsten aus dem Loch

Im extremen Einstich von hinten

Von der Vorderseite des Lochs, das wir im vierten Schritt durchlaufen haben

Und wir verbinden die Enden des Fadens

Gleichzeitig versuchen wir, den Faden so zu ziehen, dass er die Dokumentenblätter fest zusammendrückt

Es bleibt noch, den Faden zu einem Knoten zu binden

Überstehende Fadenenden abschneiden

Wenn die Dokumente richtig geheftet sind, müssen die Blätter nummeriert und das Papier mit der Aufschrift "Geheftete, nummerierte und gestempelte () Blätter" oben auf das Bündel geklebt und die erforderlichen Angaben des Zertifizierers (Position, Unterschrift und vollständiger Name) gemacht werden ).

So nähen Sie Dokumente in 3 oder 4 Löcher. wie man Dokumente für Steuern flasht

Beachtung

Anstelle einer Nadel oder eines Lochers können Sie eine Ahle verwenden, und Nylonprodukte oder spezielles Garn eignen sich ideal für die Rolle von Fäden zum Nähen von Dokumenten. Es ist zu beachten, dass Sie mit den angegebenen Informationen nicht lange überlegen müssen und wie Sie das Registrierungsprotokoll flashen. Die Hauptsache ist, ein Hardcover auszuwählen und alle Seiten sorgfältig zu nummerieren, da es nach dem Zusammennähen unmöglich etwas zu ändern. In vier Löchern Nachdem Sie herausgefunden haben, wie man Dokumente in 3 Löchern heftet, wird es für Sie nicht schwierig sein, die Papiere in 4 Löchern zu verbinden.

Der Vorgang ist fast ähnlich wie bei der vorherigen Version, nur der Abstand zwischen benachbarten Löchern sollte etwa 1,5 cm betragen. In diesem Fall beginnt das Nähen mit dem zweiten Loch von oben (von hinten), wonach der Faden durch das oberste geführt wird Loch, und die Nadel wird in das zweite oben zurückgebracht.

So nähen Sie Dokumente mit 3 oder 4 Löchern

Gesetzgebung Es ist zu beachten, dass der einheitliche Standard für das Heften von Dokumenten in Unternehmen für dieser Moment Nein. Trotzdem gibt es noch eine Reihe von regulatorischen Dokumenten, deren Bestimmungen beim Zusammenfügen von Dokumenten beachtet werden sollten. Diese beinhalten:

Rosarchiw-Erlass Nr. 76 vom 23.12.2009 "Über Büroarbeit und Archivangelegenheiten".
Verordnung des Kulturministeriums der Russischen Föderation Nr. 536 (Genehmigung von Standardanweisungen für die Büroarbeit).
Anweisung der Zentralbank der Russischen Föderation.
Verordnung des Ministeriums für Steuern und Abgaben (2003)
GOST R 51141.

Regeln für das Heften von Dokumenten Derzeit gibt es für autorisierte Mitarbeiter mehrere Möglichkeiten, Dokumente zu heften.
Jeder von ihnen impliziert eine ähnliche Stitching-Strategie, aber unterschiedliche Ansätze. Betrachten wir sie genauer und definieren Sie die wichtigsten Funktionen der Dokument-Firmware.

Dokumente richtig nähen: 7 grundlegende Schritte

Um das Papier ordnungsgemäß zu zertifizieren, müssen Sie ein kleines Stück Papier mit den Maßen 4 x 5 cm vorbereiten und auf den Knoten kleben, damit die Fadenenden frei sind. Auf einem Blatt Papier müssen Sie die Anzahl der Papierakten in Zahl und in Worten sowie die Funktion, den Nachnamen und die Initialen des Verantwortlichen angeben.

Die Info

Danach setzt der Zertifizierer seine Unterschrift und gegebenenfalls ein Siegel. Die Kanten von Unterschrift und Siegel müssen über den Aufkleberbogen hinausgehen. Finanzamt? Jeder Unternehmer ist verpflichtet, verschiedene Berichte über seine Aktivitäten vorzulegen, daher das Wissen über das Nähen von Dokumenten für Steuerservice sind notwendig. Um Inkonsistenzen zu vermeiden, empfiehlt es sich, sich bei der verantwortlichen Person über die Regeln für verbindliche Dokumente zu erkundigen.

Zu dem fertigen Dokument sollte eine Liste aller Begleitpapiere zusammengestellt werden.

So heften Sie Dokumente richtig

1 Regelung des Heftens von Dokumenten in der Büroarbeit
- 1.1 Zu flashende Dokumente
- 1.2 Vorschriften zum Nähen von Dokumenten
2 So flashen Sie Dokumente richtig: detaillierte Diagramme mit Beschreibung
- 2.1 In zwei Löcher
- 2.2 Drei Löcher
- 2.3 Vier Löcher
- 2.4 Fünf Löcher
3 Merkmale von Flashing-Dokumenten: guter Rat
4 So zertifizieren Sie geheftete Dokumente
- 4.1 Wer kann geheftete Dokumente beglaubigen?
- 4.2 Anforderungen an die Ausführung von gehefteten Dokumenten für die Zertifizierung

Regulierung der Firmware von Dokumenten in der Büroarbeit In jedem Bereich der menschlichen Tätigkeit, in dem er mit einer großen Anzahl von Dokumenten zu tun hat, kann auf deren Systematisierung nicht verzichtet werden.

So nähen Sie Hüllen in 4 Löcher

Es ist nur das erste Mal schwierig, dann wirst du es mit geschlossenen Augen tun))))))))))

Vom letzten zum zweiten, dann zum dritten, dann zum vierten, dann zum dritten und zum zweiten binden wir einen Knoten, schreiben auf ein Blatt Papier: geschnürte, nummerierte Dokumente, bestreichen die Rückseite mit Klebstoff dieses Gekritzel, kleben Sie es so, dass die Spitzen herausragen und der Knoten unter Papierkram lag. wir unterschreiben, wir setzen ein Siegel. Alles!
Die Frage erwies sich als fast philosophisch, und die Antworten waren detailliert und detailliert. Direkt das Thema der Dissertation.
DREI Löcher ist ziemlich GENUG.

So nähst du eine 4-Loch-Hülle

Ich frage mich, warum auf einer klar gestellten Frage in 4 Löchern so viel Unsinn über 3 geschrieben wurde ????
Ich kann nur drei Löcher machen
Bis heute gibt es keinen einheitlichen Standard für das Heften (Schnüren) von Dokumenten, aber es gibt Allgemeine Anforderungen bei Banken (Zentralbank der Russischen Föderation) gibt es auch Anforderungen, die in verschiedenen Fällen entwickelt wurden. Auf jeden Fall allgemeine Grundsätze ist die Nummerierung der Dokumentenblätter, das Heften (Schnüren) der Dokumentenpakete, gefolgt von einer Inventarisierung und einer beglaubigenden Unterschrift und einem Siegel auf der letzten Seite der Dokumentenablage. Allgemeine Empfehlung zum Heften von Dokumenten: 1. Die den Koffer bildenden Dokumente werden in einem Hartkartonumschlag mit Umschlagdesign in vier Durchstichen gesäumt und unter Berücksichtigung der möglichen freien Lesbarkeit des Textes aller Dokumente ineinander verschlungen.

Bevor Sie mit der Arbeit an der Dokumentation beginnen, ist die gründlichste Bekanntschaft mit einer großen Anzahl von notwendige Anweisungen zu den Themen Dokumentenfluss und Büroarbeit. Diese Normen sind recht komplex und enthalten eine Vielzahl von kleinen Details und Nuancen aller Art. Wie lege ich Dokumente an einer Ecke ab? Was enthält das angehängte Inventar? Kann ich hemmen? Buchhaltungs-Dokumente eine Thermobindemaschine? Ein Schreibanfänger hat etwas, worüber er sich den Kopf zerschlagen kann.

Pushover?

Auf den ersten Blick ist das Verfahren zur Registrierung eines Falls und zur Einreichung an das Archiv völlig einfach, die Praxis zeigt jedoch das Gegenteil. Bei Verstoß gegen die Regeln der Büroarbeit diese Institution wird die Übergabe des Dokuments verweigern und Sie müssen die gesamte Arbeit erneut aufnehmen. Wenn in Ihrem Leben bereits ähnliche Situationen aufgetreten sind, lesen Sie unseren Artikel - wir werden versuchen, dieses Problem zu verstehen.

Warum legen sie Dokumente ab? Gibt es Regelungen zu diesem Verfahren? Ja, und davon gibt es viele. Die Rede ist zunächst von methodischen Empfehlungen für die Büroarbeit, die im Dezember 2009 im Auftrag von Rosarchiw verabschiedet wurden. Zweitens über GOST R 51141, das sich dem Archivgeschäft und der Büroarbeit widmet und alle notwendigen Definitionen und Begriffe enthält. Darüber hinaus gibt es weitere Rechtsnormen, nach denen die Dokumentation geheftet wird.

Fangen wir mit dem Cover an

Wenn das Theater mit einem Kleiderbügel beginnt, dann ist unser Verfahren nichts anderes als die Abdeckung. Und die Wahl einer "Kruste" aus Pappe ist eine der ersten Aufgaben beim "Verpacken" eines Dokuments. Auf den ersten Blick werden Sie den Unterschied zwischen den vielen Sorten, die es gibt, nicht erkennen. Wenn Sie jedoch genau hinschauen, werden Sie verstehen, dass die Abdeckungen standardmäßig und nicht standardmäßig sind und auch für die Langzeitlagerung verwendet werden.

Am häufigsten finden Sie ein Standardcover mit einem Format von 229x324 mm. Es wird in allen Fällen verwendet, in denen Blätter in Standardgröße geheftet werden. Wenn das Dokument aus bestimmten Gründen eine hinreichend spezifische Aussehen und Parametern ist eine benutzerdefinierte Abdeckung erforderlich. Der letztere Typ umfasst denjenigen, in dem Dokumente ab 25 Jahren gespeichert werden.

Gemäß der Gesetzgebung werden solche Abdeckungen aufgrund der erheblichen Arbeitszeit nur aus Hartfaserplatten hergestellt. Es sollten Schritte unternommen werden, um das ordnungsgemäße Erscheinungsbild und die Verwendbarkeit des Dokuments auch nach einem längeren Zeitraum zu erhalten. Dokumente, die zur Abgabe an das Staatsarchiv bestimmt sind, werden in Hüllen aus Materialien wie säurefreiem Karton aufbewahrt.

Reden wir über Nummerierungsblätter

Bevor Sie Dokumente mit Fäden richtig ablegen können, müssen sie alle in der richtigen Reihenfolge gefaltet werden. Danach wird der Nummerierungsvorgang mit einem gewöhnlichen einfachen Bleistift durchgeführt. Die Hauptregel hier ist, die Blätter zu nummerieren, nicht die Seiten des Dokuments. Auf jedem Blatt ist in der oberen rechten Ecke eine arabische Zahl angebracht. Gleichzeitig dürfen unsere Markierungen nicht auf den Text "kriechen". Gilt nicht für die allgemeine Blattnummerierung

Was sind die Feinheiten der Nummerierung? Wenn die Anzahl der einzureichenden Dokumente einen Brief oder mehrere enthält, wird der Umschlag zuerst nummeriert, dann einzeln - jedes der darin enthaltenen Blätter. Wenn die Anzahl der eingehenden Einheiten mehr als 250 beträgt, ist es üblich, sie in mehrere Bände aufzuteilen. Außerdem hat jeder von ihnen seine eigene Nummerierung.

Innerhalb der Archivdatei können sich Dokumente befinden, die eine eigene separate Seitennummerierung haben, beispielsweise Zeitschriften. Aber beim Ausfüllen des Koffers im Archiv werden sie unter anderem nummeriert, ohne die allgemeine Ordnung zu verletzen.

Wenn das beigefügte Blatt ein großes Format hat, ist es üblich, es aufzufalten und rechts in der oberen Ecke eine Zahl anzubringen. Es sollte die Möglichkeit des freien Zugangs zum Text gegeben werden. Wenn jedoch einzelne Fragmente auf einem der Blätter geklebt werden und sie nicht getrennt werden können, wird das gesamte gegebene Paket als eins nummeriert. In diesem Fall ist es notwendig, ein Inventar jedes der geklebten Teile zu erstellen, was auf der Rückseite oder im freien Raum erfolgt. Ein Hinweis auf das eingeklebte Dokument muss in der Bescheinigungsvermerke oder in den Notizen zum Gesamtinventar unter Angabe des Namens vorhanden sein. In den meisten Fällen handelt es sich bei diesen freiberuflichen Anhängen um Schecks, Erklärungen oder Fotos.

Behebung von Fehlern und Inventarisierung von Dokumenten

Für den Fall, dass bei der Arbeit ein nicht allzu schwerwiegender Fehler unterlaufen ist (z. B. wurden einige Blätter ausgelassen), können Sie anstelle der Neunummerierung des gesamten Arrays die Buchstabenbezeichnung erneut verwenden. In diesem Fall ändern sich die Nummern auf den anderen Blättern nicht. Die Behebung solcher Fehler ist nur in Absprache mit dem Archivpersonal möglich. Bei groben Fehlern muss das Dokument neu nummeriert werden. Gleichzeitig werden die alten Nummern möglichst genau durchgestrichen und neue notiert. In diesem Fall wird die aktualisierte Nummerierung wiederum durch eine Zertifizierungsinschrift bestätigt.

Ohne Inventarisierung wird keine einzige Archivdatei von Ihnen akzeptiert. Die darin enthaltenen Informationen betreffen den Namen des Dokuments, das Erstellungsdatum, die Anmerkung und die Tabelle selbst mit Angabe der Seriennummern der Blätter, ihrer Nummer und ggf. Anmerkungen. Alles endet mit der Angabe der Anzahl der Dokumente in Form einer Zahl, dupliziert in Worten, dann wird alles mit der Unterschrift des Sachbearbeiters mit der Entschlüsselung des vollständigen Namens versiegelt.

So legen Sie Dokumente mit Threads richtig ab

Wenn Sie mit dem Stickvorgang beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Materialien und Werkzeuge zur Hand haben. Neben dem eigentlichen Etui benötigen Sie eine Ahle, eine Nadel, Karton zum Abheften von Dokumenten und spezielle Fäden. Als letztere sind sie mit harten oder nähenden Fäden L-210 bestückt. Der letztere Typ wird am häufigsten für die Bedürfnisse der Büroarbeit verwendet.

Zu Beginn der Arbeit werden alle Büroklammern und andere Metallgegenstände aus dem Dokument entfernt, dann werden die Blätter der Hülle zu einem gleichmäßigen, sauberen Stapel gefaltet. Auf der linken Seite im Bereich der Felder werden mit einer Nadel oder einer Ahle drei Löcher gebohrt. Platzieren Sie sie am besten in der Mitte des für den Einzug vorgesehenen freien Platzes links, also in einem Abstand von etwa eineinhalb Zentimetern. Diese Bemerkung ist wichtig - andernfalls sind die Dokumente nach der Einreichung schwer zu lesen.

Wenn Ihnen die geraden Kanten der Löcher von grundlegender Bedeutung sind, verwenden Sie einen Locher. Aber denken Sie daran, dass ihm zu viele Laken zu hart sind. Achten Sie darauf, dass alle drei Löcher gleichmäßig in der Höhe und etwa 3 cm voneinander entfernt sind, das mittlere Loch sollte sich in der Mitte der Seite befinden.

Um Verderb zu verhindern Titelblatt und das Zusammenklappen des Koffers wird oft empfohlen, um die Heftstelle vorne und hinten mit Kartonstreifen zu verstärken. Durch ihn wird ein Faden geführt. Seine übliche Größe beträgt 70 cm, hängt aber in jedem Fall von der Dicke des Stapels ab.

Wie man 3 Löcher näht

Hier ist der Inhalt des Algorithmus für eine solche Ablage von Dokumenten. Zuerst wird die Nadel durch die Mitte der Löcher geführt, wobei das Fadenende auf der Rückseite verbleibt. Dann sollten Sie es in die Oberseite der Löcher einführen. Als Ergebnis werden beide Enden davon auf den Umschlag der Stapel von gehefteten Blättern gebracht. Wir strecken die Nadel durch den Boden der Löcher und ziehen den Faden zur Vorderseite. Senken Sie dann die Nadel wieder in das mittlere Loch. So stellte sich heraus, dass unser Faden durch alle notwendigen Löcher geführt wurde, wonach beide Enden mit einem starken Knoten auf der Rückseite des Dokuments gebunden werden. Etwa 5 cm lange Spitzen bleiben übrig.

Ein Stück Papier mit einer beglaubigenden Inschrift wird direkt auf den Knoten geklebt. Im Folgenden betrachten wir die Technologie seiner Herstellung.

Das Dokument kann auch mit 4 Löchern geheftet werden. Wie kann man das machen? Das Verfahren ist überhaupt nicht kompliziert. Vier Löcher werden vertikal symmetrisch mit der Position auf einer einzigen Achse gestanzt. Lassen Sie das Ende des Fadens auf der Rückseite des ersten Lochs, nähen Sie mit Stichen und binden Sie dann einen Knoten wie oben beschrieben. Die Firmware muss zweimal dupliziert werden, um Haltbarkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

Bestätigungsinschrift

Der nächste Schritt nach dem Nummerieren und Blinken ist, unseren Koffer mit einer Zertifizierungsaufschrift zu versehen. einen 4x6 cm großen Aufkleber mit dem Text "Schnürte und nummerierte ... Blätter" (ihre Nummer wird sowohl in Zahlen als auch in Worten angegeben). Als nächstes wird die Position des Mitarbeiters, der das Dokument genäht hat, mit Datum und persönlicher Unterschrift angegeben. Falls eine Stempelung erforderlich ist, sollte dies ebenfalls vermerkt werden. Die Inschrift wird über den von uns gebundenen Knoten geklebt, dessen Fadenenden frei bleiben sollen. Die Signatur wird am Ende des gesamten Vorgangs platziert, wenn der Leim bereits getrocknet ist. Dies geschieht, um ein Verschmieren zu verhindern. Das Siegel (sofern vorhanden) ist teils auf dem Blatt, teils auf der Inschrift selbst angebracht.

Und erst nachdem die Datei geheftet, nummeriert, signiert und versiegelt wurde, kann sie ins Archiv geschickt werden.

Die Haltung gegenüber der Zertifizierungsinschrift muss seriös und aufmerksam sein. Sie ist der dokumentarische Beweis für die Unverletzlichkeit des Falles. Bei Verletzung seiner Integrität oder Verdrängung kann das Dokument von den Kontrollbehörden nicht akzeptiert oder vor Gericht angefochten werden.

Was und warum wir nähen

V verpflichtend alle Unterlagen, die an das Archiv oder an eine Kontrollstelle, der das Finanzamt angehört, vorzulegen sind, geheftet sind, Pensionsfonds und viele andere mögen das. Mit einem Hefter geklebte oder geheftete Dokumente können dort nicht mitgenommen werden. Wie bereits erwähnt, werden sie bei Nichteinhaltung der Normen der Büroarbeit einfach nicht von Ihnen akzeptiert.

Dieses Verfahren unterliegt hauptsächlich Personaldokumenten und Buchhaltung... Diejenigen von ihnen, für die der Papierkram abgeschlossen ist, müssen nach einem Jahr an das Archiv der Organisation oder des Unternehmens geliefert werden. Die Fälle mit der vergangenen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden an spezielle Archiveinrichtungen übergeben. Sie wird je nach Art des Dokuments gesetzlich festgelegt. So sind zum Beispiel mindestens 75 Jahre erforderlich, um notarielle Aufzeichnungen, betriebswirtschaftliche Buchhaltungsbücher und Dokumente mit Personalangaben aufzubewahren.

Die Haltbarkeit von Konstruktionszeichnungen ist viel kürzer - nur 20 Jahre. Es ist üblich, die Fotodokumentation 5 Jahre aufzubewahren. Sowohl staatliche als auch private Unternehmen unterliegen der Abgabe an Archiveinrichtungen. Gleichzeitig jede Aufgabe nichtstaatliche Struktur- darüber eine Vereinbarung mit dem Bundesarchiv zu treffen.

Es ist zu beachten, dass nur der Mitarbeiter, der diese Pflicht hat, in buchstabiert wird Arbeitsbeschreibung... Bei einer qualitativ mangelhaften Verbindung von Dokumenten erwarten Sie gewisse Sanktionen, insbesondere bei Änderungen oder dem Fehlen einzelner wichtiger Blätter.

Zurück zu den Feiltechniken

Die oben beschriebenen Stitching-Methoden eignen sich sowohl für das Archiv als auch für das Finanzamt. Aber die Ablage von Buchhaltungsunterlagen, die über einen längeren Zeitraum (mehr als 10 Jahre) aufbewahrt wurden, sollte besonders stark sein - meistens 5 Löcher. Die Zertifizierungsinschrift erfolgt auf speziellem Seidenpapier, so dass der unter dem Aufkleber befindliche Knoten gut sichtbar ist und kein Zweifel an der Unversehrtheit des Dokuments besteht.

Wenn in einer Büroumgebung Löcher mit gewöhnlichen Bürolöchern gestanzt werden, verwenden große Mengen von Papierdokumentationen (z. B. in Druckereien) bei Bedarf professionelle Geräte in Form von Papierbohrmaschinen oder Buchbindemaschinen. Solche Mechanismen haben eine beachtliche Leistung und können sowohl manuell als auch mit einem elektrischen Antrieb ausgestattet sein.

Maschinenmechanismus

Diese Anlagen oder Maschinen basieren auf der klassischen Methode mit Federn. Eine solche Buchbindemaschine ist mit einer Perforationsvorrichtung ausgestattet. Ein anderer Mechanismus setzt es auf eine Plastikfeder, wonach Karton- oder Plastikabdeckungen an der Unter- und Oberseite des Blocks angebracht werden.

Der Vorteil des Buchbinders ist die Möglichkeit, sehr sperrige Dokumente zu binden. Die Blockdicke kann bis zu 500 Seiten betragen. Und auch - die Möglichkeit, Seiten und Blätter zu einem bereits gebundenen Dokument zu entfernen oder hinzuzufügen. Zu den Nachteilen gehören ein ziemlich großer Arbeitsaufwand und eine nicht zu hohe Festigkeit.

Ist der Aktenordner mit Metallfedern ausgestattet, für die eine bestimmte Steigung eingestellt und entsprechend gelocht werden, dann werden die Papierblöcke auf eine flexible Feder aus Stahl gelegt, die dann zusammengedrückt und geschlossen wird. Die Vorteile der Vorrichtung mit Metallfedern liegen in einer ansehnlicheren Endform und erhöhter Zuverlässigkeit im Vergleich zur Bindung mit Kunststofffedern. Gleichzeitig ist es jedoch unmöglich, Blätter unbeschadet einzulegen oder zu entnehmen.

Neben Federn gibt es Geräte, die nach dem Prinzip der Bindung an einen Kunststoffkamm arbeiten, dessen Zähne sich kräuseln. Dazu kommt eine Spiralbindung, die wir aus Loseblattkalendern, Notizbüchern und Tagebüchern kennen. Nach dem Perforieren der Löcher wird eine Spirale darin gewickelt (3-4 Umdrehungen manuell, der Rest erfolgt automatisch).

Fortschritt steht nicht still

Was ist thermische Bindung? Dies ist eine moderne Maschine zum Ablegen von Dokumenten, in der sie schnell und dauerhaft verbunden werden können. Mit Hilfe von Thermobindemaschinen lassen sich eine Vielzahl von Materialien sowie Einzelexemplare konfektionieren. Diese Option eignet sich besonders für den Versand von Berichten, Verträgen und Werbematerialien.

Die Maschine arbeitet für diese Art der Bindung, indem sie Thermorücken und Thermohüllen in verschiedenen Farben und Größen verwendet. Abhängig von der Anzahl der Blätter des Gehäuses wird eine Thermoabdeckung einer bestimmten Dicke ausgewählt, dann wird alles zusammen in die Vorrichtung gelegt. Die Innenseite des Deckelendes ist mit einer Schicht Polymerkleber bestrichen. Die Maschine ist mit einem Heizelement ausgestattet, dank dem dieses Polymer geschmolzen wird und alle Bleche zu einer heißen Schicht verlötet werden.

Hallo alle zusammen! Heute erklären wir Ihnen, wie Sie Dokumente richtig und problemlos ablegen. Jedes Unternehmen oder seine strukturelle Unterteilung, egal wie groß es auch nicht wäre, zumindest einmal mit einem solchen Bedarf wie der Ablage von Dokumenten konfrontiert.
Dieser Bedarf entsteht, wenn die Unterlagen für die Einreichung an das Archiv oder für verschiedene Rechtsverfahren vorbereitet werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente einzureichen, die wir in diesem Artikel betrachten werden.

Firmenarchivierung von Dokumenten

In jedem Unternehmen wird im Laufe des Jahres ein unterschiedlicher Umfang von Dokumenten gebildet, von denen einige nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in das Archiv überführt werden müssen. Diese Kategorie umfasst bereits erstellte Dokumentationen oder Dokumente, die sich direkt auf die Mitarbeiter der Organisation beziehen. Nach dem festgelegten Verfahren werden Dokumente nach Ablauf eines Jahres seit Beendigung des Umlaufs im Bürobetrieb an das Archiv abgeliefert.

Aufgaben, die die Aufbereitung von Dokumenten und deren direkte Übergabe an das Archiv umfassen, können den Mitarbeitern des Unternehmens, die für den Dokumentenfluss verantwortlich sind, übertragen werden. In einigen Fällen können diese Aufgaben einer Sekretärin, einem Buchhalter oder einer anderen verantwortlichen Person übertragen werden. Bei allen beschriebenen Möglichkeiten muss eine solche Pflicht in einer Bestellung verankert werden.

Darüber hinaus kann das Sekretariat an der Vorbereitung der Unterlagen zur Einreichung an das Archiv beteiligt sein. eine separate Unterteilung... In jedem Fall kann die Übergabe der Unterlagen erst nach deren endgültiger und vollständiger Registrierung erfolgen, sonst nichts.

Phasen der Einreichung von Dokumenten

Dieses Verfahren kann grob unterteilt werden in mehrere Stufen:
Die Dokumentation muss zwingend auf die Richtigkeit der Verteilung auf die entsprechenden Dokumentengruppen überprüft werden;
Es ist notwendig, mit der korrekten Ablage von Dokumenten zu beginnen;
Überprüfung der Seitennummerierung von Dokumenten;
Es ist erforderlich, eine begleitende Inschrift ordnungsgemäß zu erstellen;
Eine interne Inventarisierung aller Dokumente ist obligatorisch;
Korrektur der Angaben auf der Bindung (falls erforderlich). Hier sprechen wir über die Tatsache, dass sich möglicherweise der Name des Unternehmens, sein Registrierungsindex, Änderungen der Fristen oder Zwischenüberschriften geändert haben. In all diesen Fällen müssen Änderungen auf der Bindung festgehalten werden;
Durchführung einer Bestandsaufnahme der Dokumente, die verarbeitet werden.

Es erscheint möglich, Dokumente teilweise einzureichen, wenn die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre nicht überschreitet.

Außerdem ist es erlaubt:
Die Dokumentation nicht systematisieren;
Nummerieren Sie nicht alle Unterlagen;
Verweigern Sie die Verwendung der Zertifizierungsinschrift;
Weigern Sie sich, die Dokumentation zu aktualisieren.

Gesetzliche Regelung des Anmeldevorgangs

Der Dokumentenfluss und der damit verbundene Papierkram sind sehr komplexe Prozesse. Oftmals gibt es Situationen, in denen bereits erstellte und im Archiv hinterlegte Dokumente aufgrund einer fehlerhaften Registrierung zurückkommen. Dies führt zu einer natürlichen Frage: Wie legt man Dokumente richtig ab? Diese Operation reguliert Methodische Empfehlungen im Bereich Büroarbeit. Diese Empfehlungen sind in der Verordnung von Rosarchiw, die am 23. Dezember 2009 in Kraft trat, rechtlich verankert.

Diese besondere Gesetzgebungsakt legt Empfehlungen zum Verfahren zur Einreichung von Dokumenten fest. Sie sollten eingehalten werden, um die Rückgabe falsch ausgeführter Dokumente und die Verweigerung der Annahme durch das Archiv zur Aufbewahrung zu vermeiden.

Das interne Archiv jeder Organisation kann Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, danach müssen die Dokumente zur Aufbewahrung an das Staatsarchiv übergeben oder entsorgt werden, wenn das Gesetz dies zulässt.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Archiv

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind streng geregelt. Diese Begriffe hängen direkt von der Art der Dokumentation ab:
75 Jahre lang sollten Haushaltsbücher, Notariatsakten, Personaldokumentation aufbewahrt werden;
Alle Dokumente im Zusammenhang mit dem Privatisierungsverfahren (Übergabe von Objekten Staatsfonds Wohnung im Besitz einer Privatperson);
Patentdokumente für Erfindungen werden 20 Jahre aufbewahrt;
Dokumentation im Zusammenhang mit Kapitalbau;
Seit 20 Jahren wird die Dokumentation zur Umsetzung von Designaktivitäten archiviert;
15 Jahre sollten verschiedene Arten von wissenschaftlichen Arbeiten und Forschungen aufbewahrt werden;
5 Jahre lang alle Archivdokumente der Organisation, deren Aktivitäten sich auf Landwirtschaft;
Verschiedene Arten von Dokumentationen im Zusammenhang mit Film- und Fotoaktivitäten wurden 5 Jahre lang aufbewahrt;
3 Jahre - Foto- und Videodokumentation.

Im Falle der Liquidation oder Reorganisation eines Unternehmens sind alle Unterlagen, die keine Aufbewahrungsfrist haben, zur Aufbewahrung an das Staatsarchiv zu übergeben. Auch Unterlagen zum Personal des Unternehmens sind übertragbar.

Wenn es sich bei der Organisation um eine Nichtregierungsorganisation handelt, dann in dieser Fall das Gesetz sieht eine besondere Regelung des Verhältnisses vor. Konkret gilt folgender Grundsatz: Der Abschluss einer Vereinbarung mit dem Bundesarchiv ist gesetzlich vorgeschrieben, kommt eine solche Vereinbarung jedoch (aus welchen Gründen auch immer) verspätet zustande, so ist das Archiv verpflichtet, nur das Paket von Dokumente, die sich direkt auf die Personalorganisationen beziehen. Über das Schicksal der verbleibenden Dokumente und der spätere Aufbewahrungsort sollte jedoch der Vorsitzende der Kommission für die Liquidation des Unternehmens entscheiden.

Zu stickende Dokumente :
Gemäß der Gesetzgebung unterliegt jede Dokumentation, die aus zwei oder mehr Seiten besteht, einer Firmware. Dies gilt auch für Dokumente gesetzlicher Natur. Wichtig ist, dass Dokumente, die nicht zur Aufbewahrung ins Archiv überführt werden, selbstverständlich nicht geheftet werden dürfen.

Warum brauchen Sie Firmware von Dokumenten?

Der Hauptfaktor, der die Notwendigkeit einer Firmware-Dokumentation beeinflusst, besteht darin, dass sie auf diese Weise versuchen, Dokumente vor einem möglichen Zurückziehen oder Ersetzen einzelner Blätter zu schützen. Aus diesem Grund unterliegen Dokumente der Heftung mit Fäden und deren Nummerierung. Anschließend wird die Dokumentation versiegelt.

Die Liste der Dokumente, die der Firmware unterliegen, umfasst Dokumente buchhalterischer und personeller Art sowie Buchhaltungsbücher für die Gewinne der Organisation und andere besonders wichtige Vereinbarungen.

Die zusätzliche Liste der Firmware-pflichtigen Dokumente kann notariell beglaubigte Kopien und Übersetzungen enthalten.
Die so aufbereiteten Dokumente sind viel einfacher zu verstauen und nehmen viel weniger Platz ein. Darüber hinaus können Sie durch das Binden mit Gewinden und das anschließende Versiegeln sicher sein, dass die Dokumentation ein vollständiges Aussehen hat. Derzeit sind keine gesetzeskonformen Alternativmethoden erfunden worden.

So legen Sie Dokumente richtig ab und übermitteln sie an das Archiv

Nach der vollständigen Registrierung aller notwendigen Unterlagen, die an das Archiv übermittelt werden sollen, ist der letzte Schritt die Ablage. Um mit der Ablage von Dokumenten zu beginnen, sollten alle Metallgegenstände wie Stecknadeln, Büroklammern und Heftklammern vollständig entfernt werden. Anschließend werden die Dokumente aus dem Ordner entnommen.

Wenn die Dokumente bereits ordnungsgemäß ausgefüllt sind, wird ihnen ein leeres Blatt hinzugefügt, auf dem die begleitende Inschrift erstellt wird. Darüber hinaus können Sie am Anfang des Dokumentenstapels auch Blätter hinzufügen, die zur Gestaltung des internen Inventars verwendet werden. Als Alternative können speziell angefertigte Inventarformulare dienen.

Wie viele Blätter können in einem Ordner gebunden werden

Rechtlich begründet Höchstbetrag Blätter, die zusammengenäht werden können und dann eine Sache bilden. Die Fälle sollten daher so ausgefüllt werden, dass die Gesamtseitenzahl 250 Stück nicht überschreitet. Es ist davon auszugehen, dass im Laufe des Jahres eine Vielzahl von Papieren im Unternehmen gesammelt wurden, die ins Archiv abgelegt werden müssen. In diesem Fall sind sie in separate Bände mit bis zu 250 Blatt unterteilt. Im Standardverfahren wird mit einem Hardcover genäht.

Für den Fall, dass die Blätter ein anderes Format haben, muss die Firmware eines solchen Datenträgers mit vier Einstichpunkten durchgeführt werden. Dies ermöglicht es, Multiformat-Bögen am zuverlässigsten miteinander zu verbinden.

Beim Flashen von Dokumenten, die eine lange Haltbarkeit haben, dürfen die Blätter zusammen mit dem Umschlag, dh durch und durch, gespült werden.

Bei Dokumentationen mit Standardhaltbarkeit wird wie folgt geheftet: Die Heftung beginnt auf dem nach dem Binden übernächsten Bogen. Danach wird eine Kartondichtung auf das erste Blatt gelegt, wonach das Ganze genäht wird. Um die Fäden vor schnellem Verschleiß zu schützen, wird ein Abstandshalter aus Pappe verwendet.

Es sei daran erinnert, dass die Dokumentation für immer gespeichert werden kann, daher sollten Sie die Grenzen der Firmware kontrollieren. Das heißt, die Fäden sollten nicht auf dem Text zu finden sein und dieser sollte auch nach dem Nähvorgang gut lesbar sein.

Es ist erlaubt, Dokumente direkt im Ordner zu speichern. Aber nur, wenn die Aufbewahrungsfrist für diese Dokumentation 10 Jahre nicht überschreitet.
Einige Unternehmen verwenden eine spezielle Schreibmaschine - eine Broschüre. Diese Methode zum Binden von Dokumenten ist jedoch nur für interne Speicher und gilt nicht für Archivordner.

Der nächste Schritt bei der Vorbereitung von Dokumenten ist ihre Nummerierung. Die Nummerierung erfolgt aus Gründen der Bequemlichkeit bei der Arbeit mit der Dokumentation. Hergestellt mit einem schwarzen Bleistift oder einem speziellen Zähler. Seitenzahlen werden nur von der Vorderseite in die obere rechte Ecke des Dokuments gestempelt. Bei der Nummerierung ist zu beachten, dass sich die Seitenzahlen nicht mit dem Fließtext überschneiden dürfen und es verboten ist, mit Buntstiften oder Tinte zu nummerieren.

Um das Heften von Dokumenten zu erleichtern, können Sie Archivordner, eine Bohrmaschine sowie eine Buchbindemaschine verwenden.

Für die Firmware von Dokumenten im Zusammenhang mit Bankgeschäften gilt ein eigener Standard Bargeldtransaktionen... In diesem Fall kann die Dicke der bereits gehefteten Dokumentenmappe bis zu 10 Zentimeter betragen.

Vorarbeiten zum Heften von Dokumenten

Der gesamte Papierstapel muss vor dem Heften gerade ausgerichtet werden. Wenn die Papiere unterschiedlich groß sind, müssen sie so verlegt werden, dass sie bequem durchstochen werden können.

Nach der Installation ist es erforderlich, mit einer speziellen Maschine oder einem herkömmlichen Bohrer Löcher zu machen oder Löcher zu bohren, damit später Dokumente einfach abgelegt werden können. Die Anzahl der Löcher kann zwischen 2 und 5 liegen. Einige Spezialmaschinen können die vorbereiteten Löcher auch sofort einfädeln. Wenn mit einem herkömmlichen Bohrer gebohrt wird, achten Sie darauf, dass sich die Löcher nicht bewegen.

Manuelles Nähen

Wenn Sie Dokumente von Hand mit Faden nähen, benötigen Sie Nadel und Faden. Die Firmware wird durch zwei Löcher durchgeführt. Nach dem Nähen müssen die Fadenenden und auf der Rückseite des Dokuments gebunden werden, und dann muss ein kleiner Papierstreifen auf den resultierenden Knoten geklebt werden.

Danach ist eine Zertifizierungsinschrift zu erstellen, die Angaben über die Anzahl der gebundenen Blätter enthält und wer den Binder beglaubigt hat. Dieser Vorgang wird so durchgeführt, dass der Aufdruck und die Beschriftung über die Grenzen des geklebten Papierstreifens hinausragen.

Dann werden die Seiten unbedingt nummeriert. Wie die Praxis zeigt, ist es nicht so schwer, Dokumente von Hand zu säumen, wenn jedoch mehr als 5 Blatt geheftet werden, dann ist es schon recht problematisch, diese mit einer Nadel zu durchstechen. In diesem Fall ist die Verwendung eines Lochers erlaubt.

Schnürung mit Locher

Wie bereits erwähnt, ist es ziemlich problematisch, mehr als 5 Blätter zusammen zu lochen, daher können Locher oder elektrische Locher verwendet werden. Bei einer solchen Firmware müssen Sie Folgendes tun: 4 Löcher auf das Feld der zu stickenden Dokumente legen, darauf achten, dass der Text lesbar bleibt, und dann schnüren.

Notarisch beglaubigte Dokumente, Verträge, Kassenbücher, die Dokumente Banktyp, sowie Registrierungsprotokolle und persönliche Dateien.

Begleitende Inschriften bei der Hinterlegung von Dokumenten

Nach Abschluss des Verfahrens zum Heften und Nummerieren von Dokumenten ist es erforderlich, eine Zertifizierungsinschrift zu erstellen. In der Regel enthält die Zertifizierungsaufschrift unbedingt Informationen über die Anzahl der gehefteten Seiten und über die Merkmale der in der Firmware enthaltenen Dokumente und wird dann auf der Rückseite des Gehäuses angebracht.

Die Zertifizierungsinschrift muss vom Leiter der Organisation unterschrieben werden.

Außerdem ist zu beachten, dass die beiliegende Inschrift die Unterschrift der verantwortlichen Person und deren Entschlüsselung enthalten muss. Dann wird es auch auf das Etui geklebt, ein Knoten aus Nähfäden befestigt und mit einem Siegelaufdruck zertifiziert, der auf dem Rand des Aufklebers und dem Blatt des Etuis selbst angebracht wird.

Wir hoffen, dass Sie richtig verstanden haben, wie Sie Dokumente im Unternehmen ablegen.

Viele Unternehmer, Sekretärinnen und Buchhalter, insbesondere Anfänger, haben eine Frage: "Wie heftet man Dokumente?" Es scheint, dass dies so schwierig ist? Allerdings ist nicht alles so einfach. Dokumente werden bei Aufsichtsbehörden eingereicht oder an das Archiv übergeben, was bedeutet, dass sie unter Einhaltung aller Regeln und Vorschriften erstellt werden müssen. Schauen wir uns die Nuancen dieses Themas genauer an.

Papierkram ist ein komplexer Prozess in Bezug auf Papierkram. Dies gilt auch für die Firmware. Geschäftspapiere... Sie können nicht einfach einen Stapel Blätter falten und heften. Sehr oft werden Dokumente gerade deshalb zurückgegeben, weil die Einreichungen falsch formatiert sind.

Um zu verstehen, wie Dokumente in der Büroarbeit richtig geheftet werden, sollten Sie sich mit den Methodischen Empfehlungen vertraut machen. Sie wurden vom Rosarchiv (23.12.09) genehmigt.

Warum werden Dokumente geheftet?

Bevor wir herausfinden, wie Dokumente richtig geheftet werden, wollen wir besprechen, warum dies tatsächlich erforderlich ist. Nicht jeder weiß, warum dies geschieht. Es gibt jedoch viele Organisationen, in denen Dokumente nur in korrekter, ordnungsgemäß ausgeführter Form akzeptiert werden. Zum Beispiel bei der Abgabe an das Archiv, zur Teilnahme an Ausschreibungen, bei der Abgabe von Unterlagen beim Finanzamt etc.

Wir weisen darauf hin, dass es hierzu keine eindeutige Weisung gibt. Allerdings gibt es Vorschriften Regelung des Verfahrens zur Bearbeitung der Dokumentation. Es wird angenommen, dass absolut alle Papiere geheftet werden müssen, wenn ihr Volumen mehr als ein Blatt umfasst. Dies gilt auch für Kopien, z. B. von Gesellschaftsverträgen von juristischen Personen (Kopien werden nicht vom Unternehmen abgestempelt). Außerdem sind die zu nähenden Blätter arabisch nummeriert. Sie werden in der oberen rechten Ecke platziert. Zum Heften von Dokumenten benötigen Sie spezielle Garnfäden, eine Ahle und eine Nadel. Auf der Rückseite des letzten Blattes ist ein Bestätigungsvermerk mit Angabe der Seitenzahl zu kleben. Es trägt die Unterschrift des Leiters und das Siegel des Unternehmens.

Cover-Design

Bei der richtigen Vorbereitung von Dokumenten lohnt es sich, auch auf das Cover zu achten. Meistens besteht es aus Pappe. Darüber hinaus kann es für den Langzeitgebrauch bestimmt sein, Standard (A4-Format) und Nicht-Standard sein.

In Fällen, in denen zunächst eine langfristige Aufbewahrung der Papiere (mehr als fünfundzwanzig Jahre) vorgesehen ist, werden Umschläge aus dickem Karton hergestellt. Und für die Abgabe an das Staatsarchiv eignet sich auch eine einfachere Variante.

Liste der Dokumente

Bevor Sie Dokumente zusammennähen, müssen Sie alles richtig im Etui selbst anordnen, damit Sie es in Zukunft nicht mehr besticken müssen. Schließlich kann es nicht ein Paket Papiere enthalten, sondern mehrere. In diesem Fall muss jeder Satz separat geheftet werden und klare Informationen über den Namen der Mappe, das Inventardatum, die Liste aller Blätter, den vollständigen Namen enthalten. Verantwortliche. Das Inventar selbst ist nicht nummeriert.

So werden Blätter richtig nummeriert

Um die Blätter richtig zu nummerieren, sollten Sie einige Regeln kennen:

Nummern werden Blättern zugewiesen, nicht jedoch Seiten. Merk dir das.
Das Inventar ist nicht nummeriert.
Befinden sich Briefe zwischen den Papieren, werden zuerst die Umschläge nummeriert und erst dann jedes Blatt der Reihe nach.
Die Blattnummern werden von oben (rechte obere Ecke) mit einem einfachen Bleistift in die Ecke gesteckt. Sie verwenden arabische Ziffern.
Enthält der Fall mehr als einen Band, wird jeder von ihnen separat nummeriert.
Wenn sich darin Dokumente mit eigener Nummerierung befinden, müssen sie dennoch die allgemeine Nummerierung durchlaufen.
Großformatige Blätter (A2, A3) werden aufgeklappt und in der oberen Ecke mit einer Seriennummer versehen. Sie sind nur an einer Kante genäht.
Wenn das Blatt vollständig geklebte Fragmente enthält, hat es nur eine Nummer, und unten sollten Sie die gesamte Liste der geklebten Schecks, Auszüge, mit der Hand schreiben.
Wenn das Foto und die Quittungen nur von einer Seite am Blatt angebracht sind, hat in diesem Fall jeder eine eigene Nummer.
Diagramme, Zeichnungen und Fotos sind ebenfalls nummeriert.
Aus mehreren Blättern geklebte Schemata und Karten haben eine Nummer, aber das allgemeine Inventar gibt an, aus wie vielen Blättern sie bestehen.

Gibt es Nummerierungsfehler?

Vor dem Zusammennähen von Dokumenten mit Fäden ist es besser, sicherzustellen, dass alles richtig aufgezogen ist. Prüfen Sie insbesondere, ob alle Seiten die richtigen Zahlen enthalten. Bei geringfügigen Fehlern (zB fehlende Blätter) ist eine Nummerierung von Buchstaben erlaubt, jedoch nur mit Zustimmung der Archivmitarbeiter. Dies bedeutet, dass alle Blätter ohne Korrekturen bleiben, und auf die fehlenden werden eine Nummer (des vorherigen Blatts) und ein Buchstabe gesetzt.

Wenn grobe Fehler gemacht werden, müssen Sie die Arbeit vollständig wiederholen. Dazu wird ein einfacher Bleistift benötigt, damit Sie falsche Informationen löschen können. Aber selbst wenn Sie einen Stift verwendet haben, spielt das keine Rolle. Alte Nummern werden sauber durchgestrichen und neue daneben eingetragen. In diesem Fall ändert sich auch die Bestätigungsnotiz. Sie wird natürlich nicht aus dem Fall zurückgezogen. Es wird einfach ein neues investiert.

Wie heftet man Dokumente richtig mit Faden?

Wenn Sie alle Dokumente vorbereitet haben und sich der Richtigkeit aller Anlagen sicher sind, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Die Blätter werden nur mit speziellen Fäden (sie werden auch Bankgarn genannt) und einer Nadel genäht. Und wie heftet man Dokumente in der Büroarbeit richtig? Schauen wir uns Schritt für Schritt an, wie dies im Detail geschieht.

Es ist notwendig, den Fall so abzufassen, dass er in Zukunft gelesen werden kann. Daher werden auf der linken Seite im Abstand von eineinhalb Zentimetern vom Rand drei Löcher mit einer Ahle untereinander gestochen. Das mittlere Loch sollte genau in der Mitte sein und die anderen beiden sollten drei Zentimeter davon entfernt sein.

Wenn das Gehäuse klein ist, ist es bequemer, einen Locher zu verwenden. Und für große Mengen ist es besser, eine Ahle zu nehmen. Sehr oft werden die erste und letzte Seite verdorben. Daher ist es besser, Kartonstreifen an den Einstichstellen, an denen das Garn passiert, zu nehmen und zu kleben. Es ist besser, den Faden im Voraus vorzubereiten, bevor Sie Dokumente heften. Machen Sie es nicht zu lange, da es verwirrt werden kann. Siebzig Zentimeter sollten Ihnen reichen.

Um die Erklärung zu vereinfachen, werden wir die Löcher nummerieren. Lassen Sie die obere bei Nummer 1, die mittlere - 2 und die untere - 3 sein. Wir beginnen also mit dem Nähen von der Rückseite des Gehäuses und ziehen die Nadel durch Loch 2 (ein Ende des Garns bleibt hinter dem Faltschachtel) auf die Vorderseite, dann die Nadel durch Loch 1 stecken, den Faden wieder auf die gegenüberliegende Seite ziehen. Wenn sich das freie Ende des Garns und die Nadel hinter dem Falter befinden, müssen Sie durch Loch 3 wieder nach vorne und dann wieder durch Loch 2 nach hinten gehen. So heften Sie Dokumente in ein Archiv.

Die Tat ist, wie sie sagen, vollbracht. Die Papiere sind genäht. Jetzt müssen Sie die Schnur am Knoten (hinten) binden. Der Knoten sollte fest genug sein, um eng an der letzten Seite zu sitzen, da er mit einer in Leim gesetzten Bestätigungsnotiz gesichert werden muss. Die Enden des Garns sollten frei unter dem geklebten Papier heraushängen.

Wir beglaubigen die Dokumente mit einer Unterschrift

Wie man Dokumente richtig zusammenfügt, scheint es herausgefunden zu haben. Jetzt muss die Datei noch mit einer Signatur zertifiziert werden. Übrigens heißt sie so - Gewissheit. Es wird auf einem separaten Blatt gemacht und auf die Rückseite der letzten Seite geklebt. Die Notiz muss unbedingt Angaben über die Anzahl der gehefteten Papiere enthalten, die die Merkmale angeben (möglicherweise das Vorhandensein von Zertifikaten, Fotos, Zeichnungen, Zeichnungen).

Das Bestätigungsschreiben wird direkt vom Direktor oder seinem Stellvertreter unterzeichnet, der seine Position angibt. Die Note selbst wird sorgfältig auf die Schnur geklebt, mit der wir das Etui geschnürt haben. Darüber ist das Firmensiegel gestempelt. Aber es gibt einen Vorbehalt. Das Siegel sollte sich teilweise auf der Notiz und teilweise auf dem Blatt des Etuis selbst befinden. Das ist sehr wichtiger Punkt... Und Sie sollten sich daran erinnern.

Wir sind Schritt für Schritt durchgegangen, wie man Dokumente heftet. Die im Artikel vorgestellten Fotos werden den Prozess deutlicher veranschaulichen.

Gibt es Unterschiede bei der Bearbeitung von Dokumenten für das Finanzamt?

Wir wollen Besondere Aufmerksamkeit um genau den Papierkram für das Finanzamt zu bezahlen. Die Kenntnis der Nuancen und Funktionen hilft, einige Probleme zu vermeiden, nämlich das Nörgeln durch die kontrollierenden Personen. Unachtsamkeit in dieser Angelegenheit kann zu unnötigen Ansprüchen führen.

Es gibt viele solcher Fälle, in denen Fälle zurückgegeben werden, die durch eine unsachgemäße Registrierung motiviert sind. Nicht umsonst hat das Finanzministerium der Russischen Föderation eine besondere Klarstellung (Schreiben vom 29. Oktober 2015, Nr. 03-02) bezüglich der Richtigkeit der Bereitstellung der zusammengenähten Dokumente sowie deren Kopien in Papierform abgegeben Form.

Ich möchte Sie daran erinnern, dass das Finanzamt bei Kontrollen berechtigt ist, Kopien von beglaubigten Unterlagen in Papierform zu verlangen. Das Finanzministerium erklärt, dass eine Kopie eine Kopie ist, die das Original vollständig reproduziert. Als zertifiziert gilt nur die Option, bei der alle Voraussetzungen für das Papier vorliegen rechtliche Handhabe... Gleichzeitig gibt die Abteilung Empfehlungen zum richtigen Heften von Dokumenten und deren Kopien. Sogar Fotokopien werden abgelegt. Und sie werden auch sonst nicht akzeptiert.

Wie hefte ich Unterlagen für das Finanzamt?

Es wird davon ausgegangen, dass der Ordner nicht zu groß sein sollte, nicht mehr als einhundertfünfzig Blätter. Das Vorhandensein der Nummerierung der Blätter nur in arabischen Ziffern (durchgehend), beginnend mit der ersten, ist obligatorisch. Alle Blätter werden in zwei oder vier Einstichen mit einem speziellen Faden genäht. Die Enden dieses Fadens sollten auf die Rückseite der letzten Seite gezogen und dort mit einem starken Knoten verknotet werden.

Es werden nicht nur Empfehlungen zum Heften von Dokumenten gegeben, sondern auch zum Anordnen eines Papieraufklebers auf der Rückseite. Es sollte die Firmware-Site und den Knoten selbst abdecken. Die Größe des Aufklebers überschreitet nicht vierzig - fünfzig Millimeter. Es enthält eine Zertifizierungssignatur, die die Anzahl der nummerierten Seiten angibt. Dies alles wird vom Leiter der Organisation oder einem anderen bevollmächtigten Vertreter unterschrieben. Als nächstes wird das Siegel des Unternehmens angebracht - so dass es sowohl den Aufkleber als auch die Unterschrift mit dem vollständigen Namen erfasst. die Person, die die Dokumente beglaubigt hat.

Das Amt betont unmissverständlich, dass bei der Registrierung der Akten die Sicherheit und Unversehrtheit der Originale selbst und ihrer Kopien gewährleistet sein sollte. Die gehefteten Unterlagen werden mit einem Anschreiben beim Finanzamt eingereicht. Es gibt die Grundlage für die Ablage der Sätze, ihre Anzahl und die Anzahl der Blätter in jedem von ihnen an.

Statt Nachwort

In unserem Artikel haben wir darüber gesprochen, wie man Dokumente richtig ins Archiv, für das Finanzamt oder einfach in die Büroarbeit einfügt. Diesbezüglich gibt es viele Kontroversen, da es keinen einheitlichen Standard gibt. Wenn es jedoch nicht schwierig ist, einen Ordner aus Zeitungen und Dokumenten nur für die Aufbewahrung im Büro für eine bestimmte Zeit zu erstellen, sollte das Heften und Registrieren von Papieren für die Einreichung bei den Aufsichtsbehörden mit voller Verantwortung übernommen werden, um Probleme zu vermeiden. Es wird allgemein angenommen, dass die Archivierung die sicherste Art ist, Geschäftspapiere aufzubewahren, da sie schwieriger zu ändern oder zu fälschen sind. Wir hoffen, dass Sie unsere Informationen nützlich finden.

Nach Erteilung des Arbeitsauftrags. Dafür gibt es sowas nicht einheitliches Formular also selbst gestalten. Entfernen Sie eine Kopie aus dem Reisepass des Mitarbeiters, der TIN-Bescheinigung, der Versicherung Rentenbescheinigung und aus anderen Dokumenten, die vorhanden sind, zum Beispiel aus einem Führerschein, einem ärztlichen Attest.

Die erste Seite sollte eine Bestandsaufnahme aller Dokumente enthalten, die zum Zeitpunkt der Beschäftigung vorhanden sind und im Arbeitsablauf erscheinen, z. B. eine Urlaubsanordnung, etwaige Zusatzvereinbarungen zu einem Arbeitsvertrag.

Geben Sie im internen Inventar die Namen der Dokumente, ihre Nummern, das Erstellungsdatum und die Nummer des Blattes in der Personalakte an. Zeichen, Name des Compilers und Datum der Übersetzung. Um die Informationsbereitstellung zu vereinfachen, erstellen Sie ein Inventar in tabellarischer Form.

Nachdem alle Dokumente gesammelt wurden, ordne sie in chronologischer Reihenfolge und nummeriere sie dann beginnend mit dem Inventar (Nr. 1). Ordnen Sie als Nächstes das Deckblatt Ihrer Personalakte an. Geben Sie unbedingt den Namen der Organisation gemäß den Gründungsdokumenten, die Seriennummer der Personalakte und das Erstellungsdatum an. Lassen Sie das Feld unter der Angabe des Ablaufdatums des Arbeitsvertrags. Außerdem müssen Sie nach der Entlassung die Anzahl der Seiten in dem Fall angeben.

Vergessen Sie nicht, den Titel des Falls anzugeben - den vollständigen Namen, Nachnamen und das Patronym des Mitarbeiters. Sie können auch die Position des beschäftigten Mitarbeiters schreiben. Nach der Entlassung wird der Fall genäht und dem Archiv übergeben.

Personalakten werden von einem regulären Mitarbeiter oder einer anderen Person, die seine Aufgaben wahrnimmt, geführt. Der Zugriff auf Daten ist eingeschränkt. Einmal im Jahr sollen die Mitarbeiter über die Geschäftsführung informiert werden; es ist besser, wenn sie nach der Eingewöhnung unterschreiben.

Ein Mitarbeiter der Buchhaltung oder ein Unternehmer muss im Rahmen seiner Tätigkeit viele Dokumente bearbeiten. Der Dokumentenfluss steigt direkt proportional zum Erfolg der Geschäftsentwicklung. Viele Arbeitsmethoden sind allgemein bekannt, aber es ist unwahrscheinlich, dass irgendjemand Anfängern die ganze Technologie erzählt. Diese Anleitung zeigt dir, wie man säumt die Dokumente damit sie nicht verwirrt werden oder verloren gehen.

Anweisungen

Die Verwendung transparenter Dateien ist etwas schwierig. Besser säumen die Dokumente mit einem Locher. Natürlich sind transparente Dateien nützlich, um Dokumente aufzubewahren, die nicht gelocht werden können: die Dokumente, die auf dem Briefkopf des Staatszeichens angebracht sind, die Dokumente mit Hologrammen und anderen Sicherheitspapieren. Für den Rest der Dokumente ist es unpraktisch, Dateien zu verwenden.

Um ein Loch zu stanzen, können Sie es verwenden, indem Sie jedes Dokument am vorherigen ausrichten. In einem Ordner die Dokumente ausgerichtet, aber wenn Sie ein Dokument in einen anderen Ordner verschieben müssen, ragt es wahrscheinlich aus dem Stapel heraus.

Die beste Weise Die Dokumentenablage ist eine begrenzte Verwendung. Dann befinden sich die Löcher für jedes Dokument an derselben Stelle. Auf diese Weise geheftete Dokumente haben ein sauberes Aussehen und es werden keine zusätzlichen Löcher benötigt.

Zum Verbinden von Dokumenten werden häufig Heftklammern oder Büroklammern verwendet. Sie haben zwar einen Nachteil: Ein mit Heft- oder Büroklammern befestigtes Dokumentenbündel hat an den Befestigungspunkten eine Ausbuchtung, die es mit Papieren erschwert. Es ist besser, ein mehrseitiges Dokument mit einem Tropfen PVA-Kleber zu verbinden. In den meisten Fällen dauert es weniger und der Dokumentenstapel weist keine Ausbuchtungen auf.

Wenn das Dokument kleiner als ein Normblatt ist, müssen Sie es zuerst auf ein Normblatt kleben, wonach es mit den restlichen Dokumenten verwendet werden kann.

Einige Unternehmen haben jahrzehntelang dokumentierte Aufzeichnungen. Damit wichtige Papiere nicht zerknittert oder verloren gehen, müssen sie in Ordnern aus Hartpappe oder Kunststoff gesäumt werden. Geben Sie jedem Vertrag eine eigene Nummer zur Identifizierung.

Anweisungen

Beginnen Sie mit einem Buch, damit Sie das Gesuchte leicht finden können. Vergeben Sie eine Nummer und tragen Sie sie in dieses Journal ein. Geben Sie neben der Nummer das Vertragsdatum ein. Der Eintrag im Journal sollte wie folgt aussehen: 1. Vertrags-Nr. 123TP vom 22.02.2011. In den Notizen können Sie den Inhalt des Vertrags angeben, wenn dies der Unternehmensstil der Dokumentation erfordert.

Wenn das Unternehmen mehrere juristische Personen umfasst, erstellen Sie für jede ein separates Vertragsbuch. Verwenden Sie in Ihrer Notation konventionelle Symbole. Schreiben Sie zum Beispiel die Verträge von Masha and Bears OJSC als 123MM auf. EIN Wertpapiere aus ZAO "Drei Schweinchen" Marke 123TP. Ordnen Sie die Nummern zu, um Verwechslungen zu vermeiden.

Bevor Sie das Dokument in den Ordner legen, entfernen Sie vorsichtig die Büroklammer, mit der es befestigt ist. Nehmen Sie einen Locher und stanzen Sie neue Löcher. Legen Sie das Dokument in einen Ordner und sichern Sie es mit speziellen Antennen. Trennen Sie einen Vertrag von einem anderen mit einem leeren A4-Blatt.

Sie können Verträge auch auf andere Weise einreichen. Dies erfordert transparente Dateien. Legen Sie jedes Dokument in eine separate Datei und heften Sie es in einen Ordner.

Speichern Sie nicht zu viele Verträge in einem Ordner - sie können zerknittert werden. Die Mappe sollte leicht zu schließen sein, einzelne Blätter sollten nicht überstehen.

Es müssen nicht immer Ordner mit Verträgen von vor drei Jahren aufbewahrt werden. Ordne sie in Kartons an, unterschreibe die Jahreszahl und juristische Person, für die die Unterlagen erstellt werden. Senden Sie die Kartons an das Lager. Wählen Sie einen trockenen Ort für die Lagerung. Feuchtigkeit ist schädlich für Papier.

Die Personalakten aller Rentner und Rentner sind zur Aufbewahrung an das Archiv zu senden (Artikel Nr. 17 Bundesgesetz Nr. 125-F3). Ein Mitarbeiter der Personalabteilung ist verpflichtet, Ordner mit Dokumenten vorzubereiten und an einen autorisierten Mitarbeiter zu übergeben Archiv von Hand zu Hand.