Cum se organizează contabilitatea depozitului într-o companie. Contabilitatea depozitului - ce este, reguli de întreținere și organizare la întreprindere Primirea mărfurilor și materialelor din depozit

250. Pentru stocarea stocurilor în organizații se creează următoarele:

a) depozite centrale (de bază), care se află sub supravegherea directă a șefului organizației sau serviciului de aprovizionare și vânzări (departament). Depozitele centrale, de regulă, ar trebui să fie specializate, mai ales în cazurile în care organizația are materiale care necesită moduri diferite de depozitare. De regulă, se creează depozite separate pentru depozitarea produselor finite;

b) depozitele (magaziile) atelierelor, filialelor și altor divizii ale organizației.

251. Nu trebuie permise crearea de depozite și magazii intermediare inutile, precum și transferul stocurilor de materiale de la un depozit la altul.

252. Fiecărui depozit i se atribuie un număr permanent din ordinul organizației, care este indicat pe toate documentele legate de operațiunile acestui depozit.

253. Depozitele (magazinele) trebuie să fie prevăzute cu cântare de lucru, alte instrumente de măsură necesare, recipiente de măsurare și echipamente de stingere a incendiilor. Instrumentele de măsurare trebuie verificate (reexaminate) periodic și marcate.

Locurile special adaptate sunt echipate pentru depozitarea în aer liber a materialelor.

254. În depozite (depozite), proviziile de materiale se așează pe secții, iar în cadrul acestora - pe grupe, tip și grad - dimensiuni pe rafturi, rafturi, celule, în cutii, containere, saci și alte recipiente și în stive.

Amplasarea stocurilor ar trebui să asigure depozitarea lor corespunzătoare, recuperarea rapidă, eliberarea și verificarea disponibilității.

De regulă, o etichetă este atașată la locul în care sunt depozitate rezervele de material și se fac inscripții pe celule (cutii) (de exemplu, pe bucăți de hârtie lipite sau etichete) indicând numele materialului, caracteristicile sale distinctive ( marca, numărul articolului, mărimea, gradul etc.), numărul articolului, unitatea de măsură și prețul.

255. În depozite (magazii), trebuie respectate condițiile de depozitare adecvate pentru rezervele de materiale (temperatură, umiditate și altele) pentru a preveni deteriorarea acestora și pierderea proprietăților fizice, chimice și de altă natură necesare.

256. Recepția, depozitarea, eliberarea și contabilizarea stocurilor pentru fiecare depozit sunt încredințate funcționarilor de resort (șef de depozit, depozitar etc.), care răspund de primirea corectă, eliberarea, contabilizarea și siguranța stocurilor care le-au fost încredințate, precum si pentru prelucrarea corecta si la timp a operatiunilor de receptie si eliberare. Acordurile privind răspunderea financiară integrală sunt încheiate cu acești funcționari în conformitate cu legislația Federației Ruse.

257. În cazul în care personalul unei organizații sau unități nu are funcția de manager de depozit (depozitar), atunci atribuțiile sale pot fi atribuite unui alt angajat al organizației cu încheierea obligatorie a unui acord cu acesta pe deplina responsabilitate financiară.

258. Angajarea și eliberarea din funcție a conducătorilor de depozite, a depozitarilor și a altor persoane responsabile financiar se efectuează de comun acord cu contabilul-șef al organizației.

Conducătorul de depozit, depozitarul și alte persoane responsabile financiar pot fi eliberate din funcții numai după inventarierea completă a stocurilor deținute de aceștia și transferul acestora către o altă persoană responsabilă financiar conform actului. Certificatul de acceptare și transfer este vizat de contabilul-șef (sau persoana împuternicită a acestuia) și aprobat de șeful organizației (sau persoana împuternicită a acestuia), iar pentru depozitele (depozite și alte locuri de depozitare) diviziilor - de șeful organizației. atelier (diviziune) corespunzător.

259. Ordinele (instrucțiunile) contabilului șef al organizației privind contabilitatea stocurilor, execuția și prezentarea documentelor contabile și raportarea (informațiile) sunt obligatorii pentru conducătorii de depozite, depozitarii, expeditorii de marfă și alte persoane și funcționari cu răspundere financiară, precum și ca angajatii sai.

260. Contabilitatea stocurilor de materiale (adică materiale, containere, mărfuri, mijloace fixe, produse finite etc.) depozitate în depozitele (depozitele) organizației și diviziilor se efectuează pe fișe de contabilitate de depozit pentru fiecare denumire, grad, articol, marcă. , dimensiunea și alte trăsături distinctive ale activelor materiale (contabilitatea varietale). La automatizarea lucrărilor de contabilitate, informațiile de mai sus sunt generate pe mediile magnetice (electronice) ale echipamentelor informatice.

261. În depozite, evidențele de clasificare cantitativă a stocurilor de materiale se țin în unități de măsură stabilite, cu indicarea prețului și cantității, cu excepția cazurilor specificate la paragraful prezentului Ghid.

262. Contabilitatea instrumentelor și dispozitivelor de măsurare, a containerelor de măsurare, precum și a mijloacelor fixe situate în depozite (depozite) aflate în exploatare (adică utilizate în scopul propus, și nu pentru depozitare), se efectuează în același mod ca și contabilizarea valorilor corespunzătoare. în alte părți ale organizației.

263. Fișele de înregistrare a depozitului se deschid pentru anul calendaristic de către organizația serviciului de aprovizionare (aprovizionare și distribuție). În acest caz, se completează detaliile prevăzute în fișe: numărul depozitului, denumirea completă a bunurilor materiale, clasa, articolul, marca, mărimea, numărul articolului, unitatea de măsură, prețul contabil, anul și alte detalii.

Se deschide un card separat pentru fiecare număr de articol al materialului.

Cardurile de contabilitate de depozit sunt înregistrate de către serviciul de contabilitate al organizației într-un registru (carte) special, iar în cazul prelucrării mecanizate - pe suportul informatic corespunzător. La înregistrare, pe card sunt ștampilate numărul cardului și viza angajatului serviciului de contabilitate sau specialistului care îndeplinește funcția de contabilitate în organizație.

Cardurile se eliberează managerului depozitului (magazinului) împotriva semnăturii în registru.

În fișele de contabilitate de depozit primite, managerul de depozit (magazinul) completează detaliile care caracterizează locațiile de depozitare a bunurilor materiale (raft, raft, celulă etc.).

264. Prețurile contabile ale stocurilor de materiale depozitate în depozitele (depozitele) organizației și diviziilor sunt marcate pe fișele de evidență a depozitului organizației.

În cazurile de modificări ale prețurilor contabile, se fac înregistrări suplimentare pe carduri despre aceasta, adică. este indicat noul pret si de la ce ora este valabil.

Dacă organizația folosește prețurile furnizorilor sau costul real al materialelor ca preț contabil:

a) se deschide un nou card de contabilitate de depozit la fiecare modificare a prețului;

b) contabilitatea se tine pe acelasi card, indiferent de modificarile de pret. În acest caz, cardurile indică „Prețul furnizorului” sau „Cost real” în rândul „Preț”. Se înregistrează un preț nou pentru fiecare tranzacție.

În cazul în care serviciul de contabilitate ține evidența materialelor folosind metoda bilanțului, fișele se completează sub forma unei fișe de rulaj, indicând prețul, cantitatea și suma pentru fiecare tranzacție de venituri și cheltuieli, soldurile sunt afișate corespunzător pe cantitate și sumă. . Înregistrările sumelor de pe carduri sunt de obicei făcute de un angajat contabil. Prin decizie a conducătorului organizației, la recomandarea contabilului șef, această activitate poate fi atribuită persoanei care ține evidența pe fișele de depozit.

265. Contabilitatea deplasarii stocurilor de materiale (primire, cheltuiala, sold) intr-un depozit (magazie) se realizeaza direct de catre persoana responsabila financiar (sef de depozit, depozitar etc.). În unele cazuri, este permisă încredințarea întreținerii cardurilor contabile de depozit operatorilor cu permisiunea contabilului șef și cu acordul persoanei responsabile financiar.

După ce cardul este complet completat, a doua foaie a aceluiași card și foile ulterioare sunt deschise pentru înregistrările ulterioare ale mișcării stocurilor. Foile cardului sunt numerotate și legate (prinse).

A doua filă și următoarele ale cardului sunt vizate de un angajat contabil la următoarea verificare.

La automatizarea (mecanizarea) contabilității pentru deplasarea stocurilor de materiale, formele de documentație contabilă specificate în prezentul alineat și registrele acumulative ale contabilității operaționale pot fi prezentate pe suporturi magnetice (electronice) ale echipamentelor informatice.

266. Pe baza documentelor primare întocmite în ordinea stabilită și executate (comenzi de primire, cerințe, facturi, foi de parcurs, alte documente de intrare și de ieșire), conducătorul de depozit (magazariu) efectuează înregistrări în fișele contabile de depozit indicând data tranzacției. , numele și numărul documentului și conținutul succint al tranzacției (de la cine a fost primită, cui a fost emisă, în ce scop).

În carduri, fiecare operațiune reflectată într-un anumit document primar este înregistrată separat. Când se efectuează mai multe operațiuni identice (omogene) (pe mai multe documente) într-o singură zi, se poate face o singură înregistrare reflectând cantitatea totală pentru aceste documente. În acest caz, conținutul unei astfel de înregistrări listează numerele tuturor acestor documente sau întocmește un registru al acestora.

Inregistrarile in cardurile contabile de depozit se fac in ziua tranzactiilor si soldurile sunt afisate zilnic (daca sunt tranzactii).

Afișarea datelor privind eliberarea materialelor de la carduri de limită de primire la carduri de contabilitate de depozit se poate face pe măsură ce cardurile sunt închise, dar nu mai târziu de ultima zi a lunii.

La sfârșitul lunii, cardurile afișează totalurile cifrei de afaceri pe venituri și cheltuieli și soldul.

267. Angajații serviciului de contabilitate al organizației, care țin evidența stocurilor materiale, sunt obligați să sistematic, în termenele stabilite de organizație, dar cel puțin o dată pe lună, direct în depozite (în magazii) în prezența managerul de depozit (magazinul) verifică oportunitatea și corectitudinea executării documentelor primare privind operațiunile de depozit, înregistrările (înregistrările) operațiunilor în cardurile contabile de depozit, precum și caracterul complet și oportunitatea predării documentelor executate către serviciul de contabilitate al organizației .

La menținerea metodei bilanțului de contabilitate a materialelor în serviciul de contabilitate, angajatul serviciului de contabilitate verifică toate înregistrările din fișele contabile de depozit cu documentele primare și confirmă cu semnătura corectitudinea soldurilor din carduri. Reconcilierea cardurilor cu documentele și confirmarea tranzacțiilor cu semnătura inspectorului poate fi efectuată și în cazurile în care serviciul de contabilitate înregistrează materiale folosind fișe de rulaj.

La menținerea cardurilor de contabilitate în serviciul de contabilitate al unei organizații (prima versiune a metodei inverse), cardurile serviciului de contabilitate sunt comparate cu cardurile de depozit.

268. Persoanele responsabile financiar sunt obligate, la solicitarea unui angajat de audit al serviciului de contabilitate, să prezinte bunuri materiale pentru verificarea disponibilității.

269. Periodic, în limitele de timp stabilite de graficul fluxului de documente al organizației, managerii de depozit (magazieri) sunt obligați să predea, iar angajații serviciului de contabilitate sau ai altei divizii a organizației (de exemplu, un centru de calcul) sunt obligați să acceptă de la acestea toate documentele contabile primare trecute (executate) în depozite (magazine) pentru perioada corespunzătoare.

Recepția și livrarea documentelor contabile primare se formalizează, de regulă, prin întocmirea unui registru pe care un angajat al serviciului de contabilitate sau al altei divizii a organizației semnează pentru primirea documentelor.

Depozitul livrează carduri limit-fence după ce limita a fost utilizată. La începutul lunii, toate cărțile pentru luna anterioară trebuie să fie împărțite, indiferent de limita de utilizare. Dacă un card de retragere limită a fost emis pentru un trimestru, acesta se predă la începutul trimestrului următor, iar la începutul lunii a doua și a treia din trimestrul curent se predau cupoane lunare din cardurile trimestriale, dacă cupoanele au fost emise.

Înainte de livrarea cardurilor cu limită, datele acestora sunt verificate cu copiile din magazin ale cardurilor (la menținerea cardurilor în două exemplare). Reconcilierea este confirmată de semnăturile conducătorului de depozit (magazinar) și ale angajatului responsabil al unității organizatorice care a primit materialele.

270. Angajații serviciului de contabilitate care au efectuat controalele raportează contabilului-șef al organizației despre rezultatele inspecțiilor efectuate în depozite (depozite) și deficiențele și încălcările identificate, precum și măsurile luate.

Dacă, în timpul unei inspecții aleatorii a unui depozit (depozit), au fost identificate lipsuri, avarii sau surplus, acestea sunt documentate într-un act pe baza căruia este creditat surplusul, iar lipsurile și pierderile din avarie sunt anulate în același timp. luând în considerare valoarea acestora în contul „Lipsuri și pierderi din cauza daunelor aduse obiectelor de valoare”.

Pe baza rezultatelor inspecțiilor, contabilul șef al organizației este obligat să informeze șeful organizației despre deficiențele și încălcările identificate.

271. La înregistrarea eliberării materialelor cu semnăturile destinatarilor direct pe fișele de contabilitate de depozit, fără întocmirea documentelor de cheltuieli (clauza 99 din prezentele Ghid), fișele de contabilitate de depozit la sfârșitul fiecărei luni se transferă la serviciul de contabilitate. sau altă împărțire a organizației conform registrului și după prelucrarea (întocmirea evidențelor contabile relevante) registrele) sunt returnate la depozit.

Când se utilizează tehnologia informatică, cardurile sunt transferate în centrul de calcul și, după introducerea datelor, sunt returnate la depozit.

272. Dacă depozitele (depozitele) diviziilor individuale ale unei organizații (sucursale, unități de producție, ateliere, parcele subsidiare etc.) sunt situate la o distanță îndepărtată de serviciul de contabilitate al organizației, recepția documentelor contabile primare și verificarea poate fi efectuat direct în serviciul de contabilitate al organizației sau al unei alte organizații unitare (de exemplu, un centru de calcul). În acest caz, documentele contabile primare sunt transmise (transferate, transmise) diviziilor relevante ale organizației în termenele stabilite cu un registru al documentelor depuse, care indică numerele și denumirile documentelor depuse.

În plus, managerul de depozit (magazinul) transmite diviziei specificate a organizației în același interval de timp o situație a soldurilor materiale la sfârșitul lunii sau trimestrului de raportare. Forma situației bilanțurilor materiale, procedura de întocmire a acestuia și frecvența de depunere se stabilesc prin decizia șefului organizației la recomandarea contabilului șef.

Un angajat al serviciului de contabilitate trebuie să efectueze verificări în depozite (depozite) aflate la distanță (clauza 267 din prezentul Ghid) în termenele stabilite de contabilul șef, sau în modul prevăzut în clauza 277 din prezentul Ghid.

273. La sfârșitul anului calendaristic, soldurile de la 1 ianuarie a anului următor sunt afișate pe fișele de contabilitate de depozit, care se transferă pe cardurile nou deschise pentru anul următor, iar cardurile din anul expirat se închid. (pe ele se fac semne: „s-a trecut soldul pe card pe anul 200_ N ...”), se leagă (se depun) și se depun la arhivele organizației.

La îndrumarea șefului serviciului de aprovizionare (aprovizionare și vânzări) și cu acordul contabilului șef se pot menține (continuare) fișe de contabilitate de depozit în anul calendaristic următor. Dacă este necesar, cardurile noi pot fi închise și deschise la mijlocul anului.

274. În depozite (în magazii), în locul legitimaţiilor de înregistrare a depozitului, este permisă ţinerea evidenţei în registrele contabile de depozit.

În registrele de contabilitate de depozit se deschide un cont personal pentru fiecare număr de articol. Conturile personale sunt numerotate în aceeași ordine ca și cardurile. Pentru fiecare cont personal i se alocă o pagină (foaie) sau numărul necesar de foi. In fiecare cont personal sunt furnizate si completate detaliile specificate in fisele de contabilitate depozit.

La începutul sau la sfârșitul cărții există un cuprins al conturilor personale care indică numerele de conturi personale, numele bunurilor materiale cu caracteristicile lor distinctive și numărul de foi din carte.

Cărțile de depozit trebuie să fie numerotate și dantelate. Numărul de foi din carte se certifică prin semnătura contabilului șef sau a unei persoane împuternicite de acesta și un sigiliu (dacă există sigiliu).

(vezi textul din ediția anterioară)

Funcționarea cu succes a unei întreprinderi constă în impactul total al diverșilor factori și în îndeplinirea competentă a funcțiilor cheie. Este de remarcat faptul că contabilizarea corectă a mărfurilor poate fi considerată una dintre principalele condiții pentru funcționarea stabilă a companiei.

Controlul inventarului

Acest concept este folosit pentru a defini contabilitatea constantă cantitativă și de gradare efectuată într-un depozit. Fără contabilitate, este dificil să le asigurăm siguranța. Pentru acest proces, se folosește un card de depozit de materiale, care este un formular aprobat prin lege pentru înregistrarea mișcării materialelor de un anumit tip, dimensiune și calitate în depozit. Acestea sunt completate pentru fiecare număr de articol al materialului. Acestea sunt gestionate de o persoană responsabilă financiar, de exemplu un manager de depozit sau un depozitar.

Înainte de a încredința depozitarului rezervele materiale ale întreprinderii, de regulă, se încheie un acord cu acesta. Descrie tipurile de muncă pe care le efectuează angajatul și gradul de responsabilitate în caz de pierdere sau deteriorare a produselor depozitate în depozit.

Organizarea contabilitatii de depozit

Un proces bine organizat de contabilizare a materialelor aflate în depozit este un segment foarte important și necesar al activităților organizației. Pentru o funcționare eficientă a depozitului se folosesc două sisteme de contabilitate comune: lot și sortare. Însă, indiferent de alegerea făcută, angajații responsabili financiar vor ține evidența produselor companiei în natură. Această procedură se realizează prin utilizarea comenzilor de mărfuri de intrare și de ieșire.

Daca luam in calcul informatiile cuprinse in manualele de contabilizare a stocurilor unei firme, putem concluziona ca contabilitatea analitica a articolelor de stoc se realizeaza prin utilizarea metodei bilantului sau a facturilor revolving. Cu aceste abordări, contabilitatea se realizează în contextul fiecărei locații de depozitare, precum și în cadrul acestora, înregistrând numerele de articol, diferitele grupe de produse, sintetice și subconturi.

Folosind carduri

Contabilitatea de depozit a materialelor, pe baza căreia sunt fișele cifrei de afaceri, presupune în majoritatea cazurilor utilizarea celor două metode mai sus menționate. Acest lucru vă permite să optimizați operațiunile din depozit și să obțineți niveluri mai ridicate de productivitate.

In prima varianta se foloseste un card de contabilitate depozit, care se deschide pentru fiecare tip de depozitare din depozit. Afișează date cantitative și sumare, care, în esență, reprezintă mișcarea materialelor. Baza pentru completarea unor astfel de carduri sunt documentele contabile primare.

Păstrarea evidențelor de inventar cu ajutorul cardurilor implică și afișarea soldurilor în prima zi și calcularea cifrei de afaceri pe lună. Cu ajutorul unei astfel de documentații se întocmesc fișe de cifra de afaceri pentru fiecare depozit separat. In plus, datele acelor carduri care se afla in departamentul de contabilitate sunt verificate cu documentatia aflata in depozit.

De asemenea, este posibil ca cardurile de contabilitate să nu fie păstrate în departamentul de contabilitate. În acest caz, documentația de cheltuieli și încasări este grupată pe numere de articol. Ulterior, cu ajutorul acestor documente, se calculează totalurile lunii, iar datele privind cheltuielile și veniturile se înregistrează separat. Aceste informații sunt apoi afișate pe foaia de cifra de afaceri. Acele solduri care au fost afisate in aceste extrase sunt comparate cu soldurile inregistrate in fisele de contabilitate de depozit.

Contabilitatea soldurilor

Această formă de contabilitate de depozit diferă de cea anterioară. Diferența cheie se rezumă la faptul că contabilitatea calitativă și totală în contextul articolelor de inventar nu se menține în departamentul de contabilitate. În consecință, declarațiile privind cifra de afaceri nu sunt întocmite.

La acest tip de organizare, munca de depozit se desfășoară în contextul subconturilor, grupelor de produse și conturilor de bilanţ, care sunt folosite pentru înregistrarea articolelor de inventar exclusiv în termeni monetari. Contabilitatea este efectuată de persoane responsabile din punct de vedere financiar. Pentru acest proces, se utilizează un registru de depozit sau un jurnal corespunzător.

În ceea ce privește contabilitatea, aceasta este responsabilă de primirea documentației contabile primare de la persoanele responsabile financiar și de verificarea ulterior a datelor primite. Când procesul de reconciliere este finalizat, acele solduri de materiale care au fost înregistrate în prima zi sunt transferate în bilanţ.

Contabilitatea loturilor

Comerțul și depozitul în acest caz sunt organizate în așa fel încât un anumit lot de mărfuri să fie depozitat separat. În plus, pentru fiecare dintre ele, depozitarul scrie un card de lot în două exemplare. O carte specială este folosită pentru a înregistra astfel de carduri. În acest caz, numărul lotului acceptat este numărul de înregistrare din această carte. După introducerea informațiilor necesare, un exemplar este transferat departamentului de contabilitate, iar celălalt rămâne în depozit și servește ca registru contabil de depozit.

Este de remarcat faptul că inventarul unui articol este determinat ca un lot. Acest produs trebuie să fie furnizat de un singur furnizor. În ceea ce privește numărul de livrări, pot fi mai multe.

La completarea unei fișe de lot, angajatul depozitului trebuie să indice data întocmirii, numărul acesteia, ora completării certificatului de recepție a mărfurilor, tipul de transport, detaliile furnizorului, numărul și data facturii, numele produsul, locul de plecare, precum și greutatea și gradul.

Contabilitatea de depozit a materialelor, care utilizează metoda lotului, presupune reflectarea în timpul eliberării mărfurilor a datei acestei acțiuni, a numărului documentului de mărfuri consumabile, a tipului de transport, a denumirii destinatarului, a cantității și a gradului de produse lansate. Totodată, numărul cardului de lot este indicat în documentul de cheltuieli.

Când toate stocurile unui anumit lot sunt epuizate, managerul depozitului și merchandiserul își pun semnătura pe card și îl transferă la departamentul de contabilitate, unde va fi ulterior verificat.

Este posibil ca în timpul inspecției să fie identificat un deficit. În acest caz, contabilitatea de depozit presupune următoarele acțiuni: contabilul, înainte de următorul inventar, anulează lipsa drept costuri de distribuție, dar numai cu condiția ca acesta să fie în limitele pierderii naturale. Dacă normele au fost depășite, atunci lipsa trebuie recuperată de la acele persoane care răspund financiar de produsele depozitate în depozit.

De asemenea, merită luată în considerare informațiile că sistemul de contabilitate al depozitului de lot include stocul și materialele pentru un lot consumat complet.

Cum sunt utilizate jurnalele de depozit în contabilitatea sortării?

Dacă se utilizează această metodă de contabilitate, depozitarul deschide una sau mai multe pagini în jurnalul de produse pentru fiecare varietate și denumire de produs. De asemenea, poate fi creat un card separat. Numărul de pagini depinde de volumul operațiunilor efectuate pentru primire și debursare.

În titlul cardului sau paginii revistei, trebuie să indicați articolul, numele, nota și alte caracteristici care disting un anumit produs. Spațiul rămas pe pagină este folosit pentru a reflecta încasările, cheltuielile și soldurile produselor.

Denumirea, prețul, cantitatea, unitățile de măsură ale articolelor de inventar;

Numărul și data documentelor care au fost utilizate la emiterea și recepția produselor;

Depozitare.

Pentru ca mărfurile să fie acceptate la depozitare și ulterior eliberate, este necesară certificarea documentației relevante cu semnăturile depozitarului și conducătorului depozitului.

Diverse tipuri de jurnale de mărfuri vor ajuta la organizarea competentă a contabilității de depozit de tip cantitativ, în care se înregistrează mișcarea și resturile de produse, cu ajutorul cărora se ține inventarul în locurile de depozitare, precum și se înregistrează consumul acestora. Astfel de informații pot fi afișate și sub formă de declarații.

Cum se efectuează reducerea stocului?

Comerțul și depozitarea sunt în mod inevitabil asociate cu fenomene precum învechirea mărfurilor, precum și scăderea cererii pentru acestea sau pierderea calității. Aceste probleme nu pot fi ignorate și procesul de reducere este utilizat pentru a le rezolva în mod eficient. Pentru a-l finaliza, veți avea nevoie de un act de amortizare a bunurilor materiale.

Acesta trebuie întocmit și semnat în două exemplare. Aceasta se realizează de către persoane responsabile care reprezintă o comisie specială. Un exemplar rămâne la managerul depozitului (trebuie stocat), al doilea este trimis la departamentul de contabilitate. În unele situații, la bonul de livrare poate fi atașat un exemplar. Acest lucru se face pentru transferul ulterior al acestui document către o organizație angajată în vânzarea de bunuri cu preț redus sau în scopul returnării acestuia către producător.

Sisteme de management al depozitelor

Una dintre sarcinile cheie ale oricărei afaceri este automatizarea și optimizarea tuturor proceselor interne ale întreprinderii. Acest lucru va economisi timp și va îmbunătăți calitatea serviciilor.

Depozitul nu face excepție. Pentru a accelera diverse procese legate de recepția și consumul de mărfuri se folosește un program de contabilitate depozit. Poate avea un aspect și o structură diferite, dar funcțiile unui astfel de software rămân neschimbate.

Vorbim despre următoarele posibilități:

Distribuirea produselor in depozit intre celule de depozitare, loturi si persoane responsabile;

Posibilitatea recalculării dinamice a soldurilor depozitului;

Urmărirea mărfurilor de-a lungul rutelor;

Utilizarea diferitelor metode de determinare a prețului unui produs;

Inventarierea și generarea ulterioară a raportării curente în funcție de rezultatele acesteia;

Formarea comenzilor de recepție și depozit;

Reevaluarea mărfurilor datorită influenței diverșilor factori care îi modelează valoarea;

Managementul depozitului.

Un program de contabilitate de depozit bine conceput vă permite să stabiliți funcționarea eficientă a unui depozit de tranzit, precum și a depozitelor de uz general. De asemenea, se practică utilizarea unui analog electronic al unui card de contabilitate de depozit, care are toate cele mai recente filtre. Vorbim despre urmărirea informațiilor în următoarele domenii:

Moneda folosită pentru plata mărfurilor (conform fișei de potrivire, declarație de surplus și lipsă, declarație de disponibilitate efectivă etc.);

Lot de produse, termen de valabilitate, data expirării certificatului;

Diverse tipuri de operațiuni cu articole de inventar;

Motiv special;

Re-evaluare;

Persoane responsabile financiar;

Operațiuni de încadrare și dezmembrare a bunurilor materiale într-un depozit.

De regulă, o astfel de contabilitate automată a depozitului este modificată de dezvoltator, ținând cont de caracteristicile individuale ale afacerii unui anumit client.

Programe curente

Pentru a organiza eficient operațiunile din depozit, pot fi utilizate diverse programe software. Dar una dintre cele mai populare opțiuni este „1C Warehouse Accounting”. Acest software are anumite avantaje, care atrag multe companii care integrează acest program în funcționarea depozitelor lor.

Funcțiile cheie sunt următoarele:

Contabilitatea rapidă și la timp a bunurilor materiale, sosirea și mișcarea acestora;

Menținerea corectă a tuturor documentației depozitului;

Menținerea în timp util și convenabilă a unui jurnal de depozit (carduri);

Disponibilitatea tuturor instrumentelor necesare pentru realizarea corectă a inventarului;

Prezentarea si prelucrarea sistemului de depozit.

Folosind acest software, puteți acoperi calitativ mai multe domenii ale activității economice a unei întreprinderi. Vorbim despre gestionarea regulilor de vânzare, inventar, finanțare, achiziție și livrare de mărfuri. Principalele avantaje ale 1C includ ușurința de utilizare a programului, capacitatea de a-l ajusta pentru a se potrivi nevoilor unei anumite organizații și conformitatea deplină cu legislația rusă.

Dacă doriți, puteți utiliza și alte programe: „Super Warehouse”, „Product-Money-Product” și altele.

Concluzie

Este evident că funcționarea unui depozit joacă un rol important în construirea funcționării eficiente a unei companii. Prin urmare, calitatea serviciului, viteza de livrare și starea procesului de vânzare în ansamblu depind de nivelul de organizare a funcțiilor depozitului. Astfel, orice companie interesată să construiască cu succes un ciclu de vânzări și livrare de produse trebuie să organizeze eficient contabilitatea produselor.

Programul pe care îl oferim vă permite să înregistrați vânzarea mărfurilor cu costuri minime. Aplicația noastră ajută la automatizarea și optimizarea procesului de contabilitate pentru operațiunile de depozit și comerț, economisind semnificativ atât resursele financiare, cât și costurile cu personalul. Interfața de aplicație ușor de utilizat vă permite să obțineți acest rezultat.

Programul de gestionare a mărfurilor în depozite și comerț conține următoarele module:

• contabilitatea depozitului (recepția, expedierea produselor, contabilitatea diverselor mărfuri, inventarierea, mișcarea internă);
• comerț cu amănuntul (calcularea modificărilor, controlul vânzărilor, contabilizarea articolelor de inventar, scaner de coduri de bare, tipărirea oricăror etichete);
• vânzări en-gros (stare, facturare pentru servicii, rezervare de mărfuri, tipărire facturi, facturi, contracte și acte);
• integrare cu toate echipamentele necesare (scanner de coduri de bare, imprimanta de etichete);
• tipărirea documentelor (vânzări, expediere din depozit etc.);
• rapoarte analitice;
• controlul accesului între utilizatori și departamente;
• personalizare pentru a se potrivi nevoilor clientului.

Avantajele serviciului MySklad

Folosind programul nostru, puteți urmări de la distanță bunurile vândute. Aplicația poate funcționa de pe orice dispozitiv portabil (netbook, tabletă, telefon) cu acces la Internet. Puteți utiliza serviciul pentru o mică taxă de abonament, care include asistență pentru utilizatori.

Cu programul nostru de contabilizare în depozit a mărfurilor rămase și a altor operațiuni, a devenit cu adevărat mai convenabil!

Un software unic gratuit pentru inventarierea mărfurilor într-un depozit acceptă un scaner de coduri de bare. Folosind acest serviciu, puteți procesa rapid și ușor o mare cantitate de informații actuale, și anume:

• înregistrarea recepțiilor de mărfuri;
• controlează vânzările, retururile și soldurile;
• efectuarea inventarelor programate și neprogramate ale mărfurilor;
• tipăriți facturile.

Pentru a începe să îl utilizați, trebuie să descărcați un program gratuit de contabilitate a soldurilor.

Sistem de înregistrare a mișcării mărfurilor și serviciilor

Folosind serviciul MyWarehouse, puteți automatiza și simplifica semnificativ procesul de management al produsului. Folosind programul nostru, veți aprecia toate beneficiile unei aplicații de contabilitate a produselor care este ideală pentru orice tip de vânzări. Serviciul nostru va facilita contabilitatea de rutină a vânzării de bunuri și servicii.

Toate modulele (în special contabilizarea produselor și serviciilor, crearea documentelor și trimiterea facturilor) au un grad ridicat de confidențialitate și sunt protejate în mod fiabil de hacking, deoarece canalele criptate sunt folosite pentru transmiterea datelor.

Fiecare întreprindere trebuie să organizeze un sistem de evidență a bunurilor materiale achiziționate sau produse în locurile de depozitare a acestora (de exemplu, în depozite) și în contabilitate în conformitate cu cerințele stabilite în secțiunea 2 și secțiunea 6 din Ordinul Ministerului Finanțelor din 28 decembrie. , 2001 Nr. 119n. Operațiunile de înregistrare a disponibilității materialelor și a mișcării acestora (primire, eliminare) trebuie reflectate corect, la timp și fiabil în registrele contabile pe baza documentelor contabile primare ale depozitului.

Contabilitatea materialelor din depozit

Contabilitatea bunurilor materiale din depozit, precum și recepția, depozitarea și livrarea acestora se efectuează de către un funcționar al organizației, cu care a fost încheiat un acord privind răspunderea financiară integrală (clauza 256, clauza 257 din Ordinul Ministerul Finanțelor al Federației Ruse din 28 decembrie 2001 Nr. 119n).

Formele unificate de documentație primară pentru contabilitatea materialelor au fost aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 30 octombrie 1997 N 71a. Cu toate acestea, începând cu 1 ianuarie 2013, organizația are dreptul de a utiliza formulare de contabilitate de depozit elaborate independent sau formulare unificate, indicând însă în acestea toate detaliile obligatorii prevăzute la alin.2 al art. 9 din Legea din 6 decembrie 2011 Nr.402-FZ. În ambele cazuri, aceste formulare trebuie înregistrate în politicile contabile ale organizației în scopuri contabile (Informații ale Ministerului de Finanțe al Rusiei N PZ-10/2012).

Ca bază pentru contabilitatea materialelor, o întreprindere poate lua un card de contabilitate de depozit (în formularul M-17), aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 30 octombrie 1997 N 71a. Este destinat să reflecte date despre disponibilitatea activelor materiale și mișcarea acestora pentru fiecare nume, grad, articol, marcă, dimensiune și alte caracteristici distinctive ale unui obiect material (clauza 260 din Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din data de 28 decembrie 2001 Nr. 119n).

Pentru fiecare număr de articol al unui obiect material se ține o contabilitate de depozit. Registrele contabile ale depozitului sunt înregistrate în departamentul de contabilitate al organizației și li se atribuie un număr conform registrului (clauza 274 din Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 28 decembrie 2001 nr. 119n).

Contabilitatea materialelor în contabilitate

Contabilitatea activelor materiale în contabilitate se realizează pe baza datelor contabile de depozit. Toate documentele primare primite sunt verificate de către serviciul de contabilitate pentru corectitudinea executării lor și legalitatea tranzacțiilor efectuate (clauza 133 din Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 28 decembrie 2001 nr. 119n).

Contabilitatea analitică a materialelor (cantitativă și totală) se efectuează la locurile de depozitare a acestora separat în contextul fiecărei denumiri a obiectului material (număr de nomenclatură), grupe de materiale, subconturi și conturi contabile sintetice (clauza 136 din Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 28 decembrie 2001 nr. 119n).

Activele materiale sunt contabilizate de către departamentul de contabilitate în contul 10 „Materiale” la costul real de achiziție (achiziție) sau la prețuri contabile (Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 31 octombrie 2000 N 94n).

În fiecare lună, personalul de contabilitate și de depozit verifică disponibilitatea materialelor în depozit cu date contabile. În plus, departamentul de contabilitate verifică caracterul complet și oportunitatea de înregistrare a operațiunilor privind mișcarea materialelor în documentele contabile primare (

Indiferent de ce mărfuri produce întreprinderea, pentru funcționarea cu succes a acesteia este necesară organizarea adecvată a depozitelor sale. Înainte de a fi trimise spre vânzare, bunurile trebuie depozitate undeva și este necesară monitorizarea constantă a dinamicii lor. Dacă contabilitatea este organizată corect, acest lucru va ajuta la menținerea întregului volum de mărfuri și să știți exact ce produs și în ce cantitate este disponibil în acest moment.

Să analizăm nuanțele organizării managementului depozitului la o întreprindere și contabilizarea mărfurilor vândute și rămase.

Pe ce acte legislative se bazează contabilitatea de depozit?

Contabilitatea stocurilor într-un depozit este reglementată de ordinele Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 9 iunie 2001 nr. 44n și, mai precis, de Reglementările contabile „Contabilitatea stocurilor” PBU 5/01, aprobate prin Ordinul Ministerul de Finanțe al Federației Ruse. Excepție fac organizațiile de credit și buget care fac obiectul unor reglementări diferite.

Potrivit acestui act, un angajat special desemnat responsabil din punct de vedere material trebuie să se ocupe de contabilitatea depozitului. Același document clarifică lista bunurilor materiale care pot fi clasificate ca stocuri (MPI), care ar trebui să fie depozitate în depozite.

NOTĂ! Cu doar câteva decenii în urmă, contabilitatea stocurilor se făcea în întregime manual. În prezent, acest proces este în mare măsură automatizat: există un software extins disponibil în acest scop.

Definiții importante

Stoc– o cameră specială echipată pentru depozitarea stocurilor și pregătirea acestora pentru utilizare în producție sau livrare către cumpărător.

Inventarele– valori care sunt considerate ca atare în contabilitate în baza clauzei 2 din PBU 5/01. Acestea includ:

• materiale, materii prime, semifabricate, destinate în viitor să servească drept bază pentru producerea produselor de vânzare sau a altor activități ale întreprinderii (lucrări, servicii);
• obiecte de valoare gata de vânzare (bunuri);
• active materiale necesare satisfacerii nevoilor cotidiene si administrative ale organizatiei.

Nu este obișnuit să includeți următoarele ca MPZ:

• active care trebuie folosite pentru o perioadă lungă de timp (mai mult de un an) - în acest caz, acesta nu mai este un inventar, ci un mijloc fix;
• produse a căror producție nu a fost finalizată (nu a finalizat întregul ciclu tehnologic, are personal insuficient, nu a trecut inspecția și controlul calității prescrise).

Sfera depozitelor

Materialele sunt depozitate în depozit și pregătite pentru a fi expediate către ciclul de producție sau către consumatorii ulterioare. Cel mai adesea, depozitele sunt folosite pentru depozitare pentru o anumită perioadă:

• bunuri de vândut;
• produse finite ale întreprinderii, a căror „soartă” nu a fost încă decisă;
• materii prime pentru fabricarea produselor;
• piese de schimb, componente, componente și alte elemente de echipamente necesare producției și/sau reparațiilor;
• îmbrăcăminte specială și uniformă;
• echipament individual de protectie pentru lucratori;
• echipamentul necesar etc.

Tipuri de depozite

Depozitarea, care oferă o varietate de funcții legate de depozitarea și transferul stocurilor, poate fi clasificată în diferite moduri.

1. În funcție de caracteristicile de funcționare:
   • material - pentru stocarea valorilor care asigură producția curentă;
   • intra-producție - inter-shop și intra-shop, acestea stochează active pentru a asigura în permanență locuri de muncă și a organiza munca neîntreruptă, inclusiv în program.
2. După tipul de bunuri stocate în depozit:
   • universal – poate accepta aproape orice stocuri pentru depozitare;
   • specializat – „personalizat” pentru un anumit tip de valoare stocată.
3. După locație:
   • depozite centralizate;
   • Depozitele „intermediare” sunt depozite din cadrul departamentelor.

ATENŢIE! Fiecărei locații de depozit i se atribuie propriul număr în ordinea organizației; acesta este plasat pe toată documentația contabilă aferentă acestui depozit.

Cine conduce depozitul?

Depozitul trebuie să fie dotat cu personal calificat, care include:

• administrator– capabili să organizeze munca angajaților din subordine, care se ocupă de dinamica stocurilor din depozit, și sunt responsabili financiar de siguranța acestora;
• depozitar– un angajat care ține cont de bunuri de valoare în depozit: le acceptă și le emite în conformitate cu documentația de însoțire, păstrează documentele de cheltuieli, efectuează reecontabilitatea etc.;
• mutatorii– mutarea materialelor în jurul depozitului, la întreprindere și la transport;
• personalul de serviciu junior– conceput pentru a menține depozitul curat.

Nuanțe de depozitare

Pentru ca în sistemul de funcționare al depozitului să existe întotdeauna ordine, adică obiectele de valoare pot fi găsite și emise la cerere și, de asemenea, să nu se piardă din cauza încălcării condițiilor de depozitare, trebuie respectate o serie de condiții importante:

1. Dotarea depozitelor cu sistemele necesare pentru rănirea echipamentelor medicale (containere, rafturi, rezervoare etc.).
2. Fiecare tip, marca, dimensiune, grad, lot de MPZ trebuie stocat într-o celulă separată (raft, cutie).
3. Alături de sistemele de depozitare, depozitele trebuie să fie prevăzute cu instrumente de măsurare adecvate pentru a contabiliza anumite tipuri de active emise.
4. Activele ar trebui să fie gajate pentru depozitare, pe de o parte, și eliberate, pe de altă parte.
5. Utilizarea eficientă a zonei utilizabile a depozitului în sine și a dispozitivelor de stocare.
6. Amplasarea dispozitivelor de stocare și a activelor pe acestea ar trebui să contribuie la automatizarea maximă a operațiunilor din depozit.
7. Eliberarea bunurilor omogene ar trebui efectuată în ordinea în care ajung la depozit (cele mai vechi ar trebui eliberate mai devreme).
8. Luând în considerare proprietățile fizice și chimice ale valorilor stocate în timpul depozitării.

Documentatie pentru contabilitatea depozitului

Orice operațiune efectuată într-un depozit cu stocuri trebuie reflectată corect în documentele relevante.

Documente primare intocmeste toate procedurile efectuate cu bunurile aflate in depozit. Este reglementat de legislația federală a Federației Ruse. Principalele documente pentru securizarea tranzacțiilor cu stocurile din depozit sunt date în tabel.

Pe lângă documentația primară, lucrătorii din depozit trebuie să completeze în mod regulat:

• rapoarte pentru management (conform regulamentului intern);
• registre contabile ale documentelor;
• menține o carte de contabilitate a depozitului - managerul depozitului introduce în ea datele rezumative lunare din rapoartele depozitarilor.

Responsabilitate pentru contabilitatea depozitului

Deoarece stocurile, adesea numite stocuri, reprezintă o parte semnificativă a activelor unei întreprinderi, persoanele autorizate poartă responsabilitatea financiară pentru posibilele probleme și încălcări comise în lucrul cu acestea. Aceste puncte sunt precizate clar in contractul de munca incheiat cu angajatii responsabili din depozit.

Sancțiunile bănești corespunzătoare sunt reglementate de:

• Artă. 120 Codul Fiscal al Federației Ruse;
• Artă. 232 din Codul Muncii al Federației Ruse - privind despăgubirea integrală pentru prejudiciul direct dacă suma este mai mică decât câștigul mediu lunar al făptuitorului;
• Artă. 241 din Codul Muncii al Federației Ruse - privind despăgubirea parțială a prejudiciului în cuantumul câștigului mediu lunar al făptuitorului;
• Artă. 243 din Codul Muncii al Federației Ruse - privind răspunderea financiară deplină în cazurile în care acest lucru este prevăzut în contractul de muncă.

IMPORTANT! Dacă încălcarea a fost repetată în același an de raportare, cuantumul amenzilor crește.