Blagajna za računovodstvo. Kako je računovodstvo gotovinskih transakcija u poduzeću. Priljev novca

RAČUNOVODSTVO GOTOVINSKOG POSLOVANJA

U poduzeću se blagajna koristi za primanje, skladištenje i trošenje gotovine. Postupak obavljanja gotovinskih transakcija reguliran je uputom Središnje banke Rusije.

Iznos gotovine u blagajni poduzeća ograničen je limitom koji banka utvrđuje prilikom otvaranja tekućeg računa u dogovoru s poduzećem. Preko utvrđenog limita, novac se može pohraniti samo na dane isplate plaća, mirovina, stipendija, naknada u roku od tri radna dana, uključujući i dan prijema novca u banku.

Blagajna prima gotovinu po prijamnim nalozima, a zauzvrat se izdaje račun. Izdavanje gotovine u gotovini vrši se prema nalozima za gotovinu ili drugim dokumentima (zahtjevi za izdavanje novca, platne liste).

Dokumenti za primanje i izdavanje novca izdaju se u računovodstvu poduzeća i potpisuju ih njihov glavni računovođa, dokumente za izdavanje također potpisuje čelnik poduzeća.

Prilikom isplate novca po platnim listama, ne izdaje se poseban blagajnički nalog za svakog primatelja - jedan se sastavlja na ukupan iznos po platnom spisku nakon isteka roka izdavanja. Fizička lica primaju novac na račun gotovinskih naloga na blagajni poduzeća uz predočenje osobnog dokumenta.

Blagajnik je, nakon što je izdao ili primio novac, dužan potpisati trošak ili prijamni blagajnički nalog, te isplatiti dokumente koji su im priloženi pečatima ili natpisom "primljeno" ili "plaćeno" s naznakom datuma operacije.

Svi primarni dokumenti za prihode i rashode (ulazni i izlazni nalozi za gotovinu, računi i sl.) evidentiraju se u računovodstvu u posebnom registru prije prijenosa u blagajnu, dokumentu se dodjeljuje serijski broj. Na blagajni se vodi blagajna. Poduzeće može imati samo jednu blagajnu. Stranice u knjizi su pertirane i zapečaćene okruglim voštanim pečatom poduzeća. Na posljednjoj stranici knjige napravljen je natpis "U ovoj knjizi sve je numerirano ... stranica" i potpisuju se voditelj poduzeća i glavni računovođa. Upisi u blagajnu vode se u kopiji u dva primjerka, a drugi primjerci, koji služe kao blagajnički izvještaj, moraju biti otkinuti. Zabranjena su brisanja i nespecificirani ispravci. Listovi blagajničke knjige imaju strogo utvrđeni oblik.

Gotovinske transakcije obavljaju se sljedećim redoslijedom:

- priprema primarnih dokumenata za primitke i izdatke;

- primarni dokumenti su upisani u upisnik;

- upisi se vrše u blagajničkoj knjizi;

- dnevno na kraju zbrojene blagajničke knjige, blagajnički izvještaj (2. primjerak blagajničke knjige) s primicima i izdacima predaje se računovodstvu blagajničkog izvješća uz primitak u blagajnu (1. primjerak).

Gotovinski promet evidentira se na aktivnom računu 50 "Blagajna". Stanje računa pokazuje prisutnost iznosa slobodnog novca u blagajni poduzeća na početku mjeseca, promet po zaduženju - iznosi primljeni u gotovini na blagajni, promet kredita - iznosi izdani u gotovini.

Na blagajni se ne može pohraniti samo gotovina, već i oblici stroge odgovornosti i vrijednosni papiri - plaćeni bonovi, putne karte, zadužnice, poštanske marke, markice za državnu pristojbu i sl., evidentirane na aktivnom računu 56 "Novne isprave" .

Najmanje jednom mjesečno vrši se revizija (popis) raspoloživosti gotovine na blagajni. Reviziju blagajne komisija provodi iznenada, komisija se imenuje nalogom čelnika poduzeća. Provjerava se gotovina, novčani dokumenti, vrijednosni papiri i obrasci strogog izvješćivanja.

Blagajnik snosi punu financijsku odgovornost za sigurnost svih sredstava na blagajni, što se potvrđuje pisanom obvezom prilikom zapošljavanja.

Kao rezultat inventara mogu se otkriti viškovi gotovine ili njihov nedostatak. Višak se obračunava i pripisuje u prihod poduzeća:

dr. c. 50 "Blagajna",

Skup c. 80 Dobici i gubici.

Nedostatak je dokumentiran s nekoliko žica.

Činjenica nedostatka gotovine na blagajni odražava se:

dr. c. 84 "Nedostaci i gubici od oštećenja dragocjenosti",

Gotovinske transakcije su operacije koje se odnose na primanje, skladištenje i trošenje različitih sredstava koje blagajna organizacije prima od banke koja služi. Primanje sredstava u blagajnu sa tekućeg računa u računovodstvu odražava se u sljedećem unosu:

Debitni račun 50 "Blagajna", Kreditni račun 51 "Račun za namirenje".

Primarni dokumenti:

1) dolazni nalog za gotovinu (za obradu operacije prijema gotovine na blagajni iz bilo kojeg razloga od jedne osobe);

2) račun za gotovinski nalog (za obradu izdavanja gotovine iz blagajne jednoj osobi za sve potrebe);

3) blagajna;

4) platni spisak;

5) registar prijemnih i rashodnih blagajničkih naloga;

6) knjiga obračuna novca primljenog i izdanog od strane blagajnika, izvješćivanje javnih razdjelnika plaća i blagajničkog poslovanja.

Ulazni nalozi za gotovinu i potvrde za njih, kao i izlazni nalozi za gotovinu moraju biti popunjeni bez mrlja, jasno i jasno. Knjiga blagajnika mora biti numerirana, vezana i zapečaćena potpisima glavnog računovođe i voditelja poduzeća. Pečat organizacije mora biti na svakom novčanom dokumentu.

Maksimalni iznos koji može biti u blagajni određen je limitom. Ograničenje je postavljeno centralno.

Sve činjenice zaprimanja i izdavanja gotovine na blagajni evidentiraju se u blagajničkoj knjizi (standardni obrazac). Mora biti numerisana, vezana, zapečaćena voštanim pečatom i ovjerena potpisima direktora i glavnog računovođe. Unosi se u njemu čuvaju u 2 primjerka pod karbonskim papirom. Drugi primjerak (otcjep) je izvješće blagajnika, prenosi se u računovodstvo s računima i izdacima svaki dan na kraju radnog dana.

Računovodstvo transakcija po tekućem računu

Banka vrši prihvaćanje, izdavanje i bezgotovinske prijenose prema dokumentima određenog obrasca. Glavni dokumenti:

1) za gotovinska plaćanja:

a) gotovinski ček;

b) oglas za novčani prilog;

2) za bezgotovinsko plaćanje:

a) obrazac za prihvaćanje (pristanak na plaćanje) obračuna (obračuni po zahtjevima za plaćanje; vrijedi 10 dana za banku);

b) obračuni platnim nalozima;

c) akreditiv oblik plaćanja (zahtjev za akreditiv), to je prijenos u ime poduzeća predujma banci za plaćanje uz predočenje otpremnih dokumenata od strane dobavljača svojoj banci;

d) zahtjev za odbijanje prihvaćanja;

e) nalog za naplatu - za izravno terećenje sredstava s računa društva u slučajevima utvrđenim zakonom;

f) spomen bankovni nalog – služi za terećenje ili odobravanje bezgotovinskih sredstava na račun društva po nalogu banke za usluživanje.

Glavni oblik bezgotovinskog plaćanja je akcept (obračun po zahtjevima za plaćanje). Dobavljač, posredstvom banke, prima novac od platitelja na temelju isprava o nagodbi.

Naplata - nalog banci za primanje iznosa od kupca.

Prihvaćanje – postoje različite vrste prihvaćanja (prethodno, naknadno itd.). Ako se u roku od 3 dana platitelj ne izjasni o odbijanju akcepta, zahtjev za plaćanje smatra se prihvaćenim, ali odbijanje mora biti dokumentirano opravdano.

Savjet - službena bankovna obavijest o transakciji namire (o prijenosu sredstava s računa platitelja na račun dobavljača).

Tipične operacije za primanje i trošenje gotovine:

1) primanje gotovine od banke:

Debitni račun 50 "Blagajna", Kreditni račun 51 "Račun za namirenje";

2) doprinos odgovorne osobe na stanje neiskorištenih novčanih iznosa:

Debitni račun 50 "Blagajna",

3) otplatu duga kupca za robu, radove, usluge:

Debitni račun 50 "Blagajna",

Kredit računa 62 "Obračun s kupcima i kupcima";

4) vraćanje dugova za nestašice i krađu:

Debitni račun 50 "Blagajna",

Potraživanje računa 73 “Obračuni s osobljem za ostale poslove”;

5) kapitalizacija viška utvrđenog kao rezultat popisa (revizije) blagajne:

Debitni račun 50 "Blagajna", Kreditni račun 91 "Ostali prihodi i rashodi";

6) primitak od banke gotovine u stranoj valuti:

Debitni račun 50 "Blagajna", Kreditni račun 52 "Valutni račun";

7) doprinos odgovorne osobe za stanje neiskorištenih sredstava:

Debitni račun 50 "Blagajna",

Potraživanje računa 71 "Obračuni s odgovornim osobama";

8) odraz isplata zaposlenicima iz blagajne (plaće, socijalna davanja, prihodi od udjela u temeljnom kapitalu itd.):

Potraživanje računa 70 “Obračuni s osobljem za plaće”, Kredit računa 50 “Blagajna”.

Postupak za obavljanje gotovinskih transakcija reguliran je odgovarajućim propisom koji je odobrila Centralna banka Ruske Federacije 22. rujna 1993., broj 40.

Svako poduzeće za gotovinski obračun i skladištenje novčanih dokumenata mora imati blagajnu. Soba mora biti posebno opremljena kako bi se osigurala sigurnost sredstava. Blagajnik obavlja gotovinske poslove s kojim je sklopljen ugovor o odgovornosti.

Sva poduzeća svoja sredstva moraju držati u bankovnoj instituciji. Novac primljen u blagajnu troši se samo u svrhe za koje je primljen (isplata plaće, putni ili poslovni troškovi). Poduzeće može imati gotovinu u svojoj blagajni unutar granica njihove ravnoteže osniva institucija banke u dogovoru sa čelnikom ovog poduzeća. Preko limita, gotovina na blagajni može se držati samo za vrijeme izdavanja plaća najviše tri radna dana. Poduzeća koja imaju stalne novčane prihode, u dogovoru s bankom, mogu ih trošiti na plaće, putne i poslovne troškove.

Sažeti informacije o dostupnosti i kretanju sredstava na blagajnama organizacije, kao i novčanih dokumenata koji se drže na blagajni organizacije (poštanske marke, marke državne pristojbe, zadužnice, plaćene zrakoplovne karte, plaćeni bonovi za odmor domove i lječilišta itd.), namijenjen je aktivan račun 50 Blagajnik.

Za račun 50 otvaraju se podračuni: 50-1 "Blagajna organizacije", 50-2 "Poslovna blagajna", 50-3 "Novčani dokumenti" itd.

Kada poduzeće obavlja gotovinske transakcije stranom valutom, tada se moraju otvoriti odgovarajući podračuni za račun 50 za posebno obračunavanje kretanja svake gotovine u stranoj valuti.

Uredba Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 18. kolovoza 1998. br. br. 88 odobreni jedinstveni obrasci primarne računovodstvene dokumentacije za gotovinski promet:

KO-1 "Ulazni novčani nalog";

KO-2 "Rashodni novčani nalog";

KO-3 "Dnevnik upisa ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata";

KO-4 "Knjiga blagajne";

KO-5 "Knjiga obračuna sredstava primljenih i izdanih od strane blagajnika."

Dužnosti blagajnika uključuju vođenje blagajničke knjige, koja uzima u obzir sve primitke i isplate gotovine u organizaciji. Organizacija vodi jednu blagajnu, koja mora biti numerirana, vezana i zapečaćena. Brisanja i neutvrđeni ispravci u blagajničkoj knjizi nisu dopušteni.

Greške se ispravljaju kako slijedi: netočan tekst ili iznosi su precrtani, a ispravljeni tekst ili iznosi su upisani iznad. Precrtavanje se vrši jednom linijom kako biste mogli pročitati što se ispravlja. Ispravak pogreške mora biti označen natpisom "Ispravljeno" i potvrđen potpisom osoba koje su potpisale dokument, stavlja se datum ispravka.

Upise u blagajnu blagajnik vrši odmah nakon primitka ili izdavanja novca za svaki nalog ili drugi dokument koji ga zamjenjuje. Svaki dan na kraju radnog dana, blagajnik obračunava rezultate transakcija za dan, prikazuje stanje novca u blagajni sljedećeg datuma i prenosi u računovodstvo kao izvješće blagajnika drugu suzu- izvan lista s ulaznim i odlaznim novčanim dokumentima uz prijam u blagajnu.

Dopušteno je vođenje blagajničke knjige u organizaciji na automatiziran način.

Kontrola nad ispravnim održavanjem blagajničke knjige dodijeljena je glavnom računovođi organizacije.

Primanje i izdavanje novca po nalozima za gotovinu vrši se na dan sastavljanja naloga. Osobama koje doniraju ili primaju novac ne izdaju se novčani nalog.

Novčani obračuni između pravnih osoba, između pravnih osoba i poduzetnika ograničeno na 100 tisuća rubalja u okviru jednog ugovora (od 20.06.2007.).

Ako poduzeće prodaje proizvode za gotovinu (uključujući korištenje plastičnih kartica), tada koristi blagajne i vodi evidenciju o prihodima u knjizi blagajnika-operatera.

Računovodstvo transakcija u stranoj valuti mora se voditi u rubljama na temelju preračunavanja strane valute po tečaju Središnje banke Ruske Federacije na dan transakcije.

Postupak preračunavanja strane valute u rublje utvrđen je PBU 3/2006, prema kojem je datum gotovinskih transakcija stranom valutom datum knjiženja ili izdavanja novčanica iz blagajne organizacije. Upisi u računovodstvene registre vrše se istovremeno u valuti obračuna i plaćanja te u rubljama. U "Izvješće blagajnika" (drugi otcjepni list blagajničke knjige) moraju se unijeti dva iznosa - u stranoj valuti i u rubljama.

U gotovinskim dolaznim i odlaznim nalozima iznos je naveden u valuti plaćanja.

U slučaju promjene tečaja stranih valuta prema rublji za vrijeme dok je strana valuta u blagajni organizacije, postoje tečajne razlike. Na dan transakcije u stranoj valuti, kao i na datum sastavljanja financijskih izvještaja, potrebno je ponovno izračunati trošak strane valute u rubljama.

Rezultirajuće tečajne razlike odražavaju se u računovodstvenim evidencijama organizacije unosima:

D 50 K 91 - pozitivna tečajna razlika;

D 91 K 50 - negativna tečajna razlika.

Primanje i izdavanje gotovinskih dokumenata , (vaučeri, avio karte) izrađuju se prema ulaznim i izlaznim nalozima za gotovinu uz naknadno sastavljanje od strane blagajnika izvješća o kretanju novčanih dokumenata.

Novčani dokumenti uzimaju se u obzir u iznosu stvarnih troškova za njihovo stjecanje.

U računovodstvu se kretanje novčanih dokumenata odražava na sljedeći način:

D 50 podračun "Novčani dokumenti" K 50, 71, 76 - primljeni novčani dokumenti;

D 73 K 50 podračun "Novčani dokumenti" - izdavanje zaposlenicima.

Jedinstveni obrasci primarne računovodstvene dokumentacije za računovodstvo gotovinskih transakcija namijenjenih pravnim osobama svih oblika vlasništva (osim kreditnih institucija koje pružaju gotovinske usluge fizičkim i pravnim osobama) odobrene su Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od kolovoza. 18, 1998 br. 88 "O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije o računovodstvu gotovinskih transakcija, o računovodstvu rezultata inventara":

br. KO-1 "Ulazni nalog za gotovinu",

br.KO-2 "Troškovni novčani nalog",

broj KO-3 "Dnevnik upisa ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata",

br. KO-4 "Knjiga blagajne",

broj KO-5 "Knjiga obračuna sredstava primljenih i izdanih od strane blagajnika."

Ulazni nalog za gotovinu (obrazac br. KO-1) koristi se za registraciju primitka gotovine na blagajni organizacije kako u smislu ručne metode obrade podataka tako i u obradi informacija računalnom tehnologijom.

Potvrda o dolaznom nalogu za gotovinu, sastavljena uzimajući u obzir zahtjeve klauzula 13. i 19. Procedura za obavljanje gotovinskih poslova u Ruskoj Federaciji, upisuje se u registar ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata (obrazac br. KO-3 ) i predaje se osobi koja je prenijela novac, ali ostaje na blagajni.

U dolaznom nalogu za gotovinu i potvrdi o njemu navedeno je:

na liniji "Osnova" - sadržaj poslovne transakcije;

u retku "Uključujući" - iznos PDV-a (evidentiran brojkama, a ako se proizvodi, radovi, usluge ne oporezuju, vrši se unos "bez poreza (PDV)");

u retku "Prilog" - navedeni su priloženi primarni i drugi dokumenti s naznakom njihovog broja i datuma sastavljanja;

u stupcu "Kredit, šifra ustrojne jedinice" označava se šifra ustrojne jedinice kojoj se primaju sredstva.

Blagajnik, nakon što je od računovodstva primio nalog za primitak ili dokument koji ga zamjenjuje, dužan ga je provjeriti, vodeći se zahtjevima stavka 20. Procedura za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji.

Prijem gotovine na blagajni prati se izdavanjem potvrde o primitku gotovine

U slučaju da blagajnik primi novac za prodanu robu, obavljene radove ili pružene usluge, organizacije i individualni poduzetnici za koje je saveznim zakonom propisana upotreba blagajne (CRE) prilikom plaćanja gotovinom i (ili) korištenjem platnih kartica, su obvezan izdati kupcu (klijentu) novčani račun tiskan na CRE-u (stavci 1. i 4. članka 5. Saveznog zakona od 22. svibnja 2003. br. 54-FZ „O korištenju kasa u namirivanju gotovine i (ili ) obračuni platnim karticama“.

Račun za gotovinski nalog (obrazac br. KO-2) koristi se za izdavanje gotovine iz blagajne organizacije kako pod uvjetima konvencionalnih metoda obrade podataka tako i pri obradi informacija pomoću računalne tehnologije. Izlazni nalog za gotovinu sastavlja se uzimajući u obzir zahtjeve stavaka 14. - 16. stavka 4. stavka 17. stavka 19. Procedura za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji i upisuje se u dnevnik registracije pristigle i odlazne gotovine isprave (obrazac br. KO-3).

U onim slučajevima kada dokumenti (zahtjevi, fakture itd.) koji su priloženi uplatničkom nalogu imaju natpis o dozvoli (vizu) čelnika organizacije, njegov potpis na izdakovnim novčanim nalozima nije obavezan.

U izlaznom gotovinskom nalogu redak "Osnova" označava sadržaj poslovne transakcije, a redak "Prilog" priložene primarne i druge isprave s naznakom njihovog broja i datuma sastavljanja.

Blagajnik, po primitku od računovodstva naloga o troškovima ili dokumenta koji ga zamjenjuje, mora se rukovoditi propisom stavka 20. Procedura za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji.

Upis u dnevnik obrasca KO-3 ulaznih i odlaznih naloga za gotovinu ili dokumenata koji ih zamjenjuju (izvodi o plaćanju ili plaćama, zahtjevi za izdavanje novca, računi i sl.) obavlja računovodstvo, u pravilu, vrši računovodstvo. odjel prije nego što se prebace na blagajnu.

Upis bankovnog naloga za račun ili dokumenta koji ga zamjenjuje, u pravilu se provodi prije prijenosa na blagajnu. I to samo „troškovne blagajničke naloge izdane na platnim (obračunskim i uplatnim) izvodima za plaće i druge ekvivalentne isplate registriran nakon izdavanja. (vidi stavak 21. Procedura za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji).

Blagajna br. KO-4 služi za evidentiranje primitaka i podizanja gotovine organizacije na blagajni. Blagajnička knjiga mora biti sastavljena uzimajući u obzir zahtjeve stavka 23. Procedura za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji.

Svaki list blagajničke knjige sastoji se od 2 jednaka dijela: jedan od njih (s horizontalnim ravnalom) popunjava blagajnik kao prvi primjerak, drugi (bez horizontalnih ravnala) ispunjava blagajnik kao drugi primjerak iz s prednje i stražnje strane kroz karbonski papir s tintom ili kemijskom olovkom. Prvi i drugi primjerak lista numerirani su istim brojevima. Prvi primjerci listova ostaju u blagajničkoj knjizi. Drugi primjerci listova moraju biti otkinuti, služe kao blagajnički izvještaj i ne skidaju se do kraja rada za taj dan.

Evidencija gotovinskih transakcija počinje na prednjoj strani neodvojivog dijela lista iza retka "Stanje na početku dana".

Prethodno se list presavija duž linije reza, stavljajući dio za otkidanje lista ispod dijela lista koji ostaje u knjizi. Za vođenje evidencije nakon “Prijenos” odvojivi dio arka se naslanja na prednju stranu neodvojivog dijela arka, a zapis se nastavlja po horizontalnim ravnalima naličja neodvojivog dijela arka.

O postupku vođenja blagajničke knjige također pogledajte stavke 24. i 25. Postupka za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji.

Kontrolu ispravnog vođenja blagajničke knjige provodi organizacija.

Knjiga obračuna primljenih i izdanih sredstava od blagajnika (obrazac br. KO-5) služi za obračun novca koji blagajnik izdaje iz blagajne organizacije drugim blagajnicima ili ovlaštenoj osobi (distributeru), kao i kao računovodstvo povrata gotovine i novčanih dokumenata za obavljene poslove.

U skladu s Uredbom o računovodstvu i financijskom izvješćivanju u Ruskoj Federaciji, odobrenom Naredbom Ministarstva financija Ruske Federacije od 29. srpnja 1998. br. Federacija“ – radi osiguranja pouzdanosti računovodstva i računovodstvenog izvještavanja, organizacije moraju izvršiti popis imovine i obveza, tijekom kojeg se provjerava i dokumentira njihova prisutnost te utvrđuje njihovo stanje.

O postupku provođenja revizije blagajne i praćenja poštivanja gotovinske discipline pogledajte odjeljak 4. Procedura za vođenje gotovinskih poslova u Ruskoj Federaciji.

Gotovina se može izdati iz blagajne ne samo na temelju rashodnog blagajničkog naloga, već i na temelju platnog lista ili platnog lista.

Ove izjave se sastavljaju prilikom izdavanja plaća zaposlenicima organizacije.

U tom slučaju, organizacija samostalno odlučuje koje će oblike izjave koristiti:

nagodba i plaćanje;

naselje;

plaćanje.

Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 5. siječnja 2004. br. 1 "O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja" odobreni su standardni obrasci:

§ za platni list br. T-49,

§ za obrazac platnog lista br. T-51,

§ za obrazac obračuna plaća broj T-53.

Nakon isteka roka koji organizacija odredi za izdavanje plaća i drugih isplata, blagajnik je dužan na kraju platnog spiska navesti ukupno uplaćene i položene (plative, ali neplaćene, ali prihvaćene na skladištenje na zahtjev) iznose, uskladiti s ukupnim iznosom potpisati izvod i evidentirati stvarno uplaćeni iznos u blagajnu. Izjavu moraju potpisati blagajnik, glavni računovođa i voditelj organizacije. Za ukupan iznos koji se plaća prema izvodu, izdaje se. U izvodu se navodi broj troškovnog naloga i datum sastavljanja. Za položene iznose predane banci, oni predstavljaju jedan opći troškovni nalog.

Platne liste se evidentiraju u posebnom dnevniku (obrazac br. T-53a). Evidenciju o plaćama organizacija vodi 75 godina. Časopis se pokreće jednu kalendarsku godinu i čuva se u organizaciji 5 godina.

Organizacija može zaposleniku izdati sredstva za administrativne i gospodarske potrebe, putne troškove, reprezentaciju i slične troškove.

Razdoblje za koje organizacija može izdati gotovinu uz izvješće za gospodarske potrebe nije ograničeno zakonom, ali se može i treba utvrditi nalogom čelnika organizacije. Nalogom se može odobriti popis poslovnih transakcija plaćenih u gotovini; popis radnih mjesta ili popis osoba primljenih u njihovu provedbu; ograničenja iznosa za prijavu za svaku vrstu operacije, rokove za podnošenje predujma.

U roku od tri radna dana nakon isteka tog roka, zaposlenik koji je primio novac po prijavi dužan je izvijestiti o utrošenom novcu (dostaviti predujam s dokumentima koji potvrđuju troškove, i/ili vratiti ostatak neutrošenog novca, ako bilo koji).

Ako su sredstva izdana za putne svrhe, tada se zaposlenik mora prijaviti za njih, također najkasnije tri radna dana nakon povratka s poslovnog putovanja (stav 11. Procedura za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji).

Obrazac unaprijed izvješća br. AO-1 odobren je Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 1. kolovoza 2001. br. 55 „O odobravanju jedinstvenog obrasca primarne računovodstvene dokumentacije br. AO-1 „Unaprijed izvješće ”.

Predujam sastavljaju u jednom primjerku odgovorna osoba i računovođa na papiru ili na strojno čitljivom mediju.

Na poleđini obrasca AO-1 avansnog izvješća odgovorna osoba upisuje popis dokumenata koji potvrđuju nastale troškove (putna potvrda, potvrde o uplati, prijevozne isprave, računi blagajne, računi o prodaji i drugi popratni dokumenti), te iznos troškova na njih. Dokumente priložene unaprijed izvješću odgovorna osoba numerira redoslijedom kojim su evidentirani u izvješću.

Nakon što organizacija primi predujamno izvješće, računovođa vraća zaposleniku oduzeti dio predujma. Ovaj dio avansnog izvješća je potvrda za zaposlenika, koja potvrđuje da je dokument prihvaćen od strane računovodstva na provjeru.

Računovodstvo provjerava ciljano trošenje sredstava, dostupnost popratnih dokumenata koji potvrđuju nastale troškove, ispravnost njihovog evidentiranja i obračuna iznosa, a na poleđini obrasca navode se iznosi troškova prihvaćenih za računovodstvo i račune ( podračuni) koji se terete za te iznose.

Ako se stanje sredstava otkrije prema unaprijed izvješću, tada ga je zaposlenik dužan vratiti na blagajnu organizacije. Istodobno, blagajnik ispisuje dolazni nalog za gotovinu.

Ako je zaposlenik razumno potrošio veliki iznos, tada mu se nadoknađuje iznos prekoračenja na predujmu. U tom slučaju blagajnik mora izdati troškovni novčani nalog.

Ovjereno unaprijed izvješće odobrava čelnik organizacije ili ovlaštena osoba i prihvaća se u računovodstvo. Ostatak neiskorištenog predujma odgovorna osoba predaje u blagajnu organizacije po ulaznom nalogu za gotovinu, a prekoračenje po predujmu izdaje se odgovornoj osobi po rashodovnom nalogu.

Podaci odobrenog avansnog izvješća osnova su za otpis obračunatih novčanih iznosa na propisani način.

Iznos odgovornih sredstava koji zaposlenik nije vratio u propisanom roku može se odbiti od njegove plaće (članak 137. Zakona o radu Ruske Federacije (u daljnjem tekstu: Zakon o radu Ruske Federacije)). Istodobno, treba imati na umu ograničenja utvrđena u dijelu 1. članka 138. Zakona o radu Ruske Federacije: "ukupan iznos svih odbitaka za svaku isplatu plaće ne može biti veći od 20 posto, au slučajevima predviđenim saveznim zakonima 50 posto plaće koja pripada zaposleniku."

Organizacija mora čuvati unaprijed izvješće "u rokovima utvrđenim u skladu s pravilima o ustrojstvu državnog arhivskog poslovanja, a ne kraćim od pet godina"(Članak 17. stavka 1. Saveznog zakona od 21. studenog 1996. br. 129-FZ "O računovodstvu").

Novo izdavanje sredstava po izvješću zaposleniku moguće je tek nakon potpune otplate prethodnog duga.

Navedenom treba dodati da se, na zahtjev porezne uprave, moraju „spariti” dokumenti s kojima odgovorna osoba prijavljuje: ili račun i potvrda o kreditnom nalogu, ili račun (preslika) i provjera CCP. Prvi dokument sadrži naziv operacije i podatke o proizvodu (usluzi), drugi - potvrđuje činjenicu plaćanja. Iznimka može biti podnošenje samo jednog dokumenta - čeka CCP, ako sadrži tekst - podatke (pojedinosti) o proizvodu (usluzi) (primjerice, trenutno općeprihvaćeni oblik gotovinskog računa za benzin na benzinskim postajama). Inače, u nedostatku potrebnih dokumenata, organizacija mora uključiti iznos novca izdanog na računu u poreznu osnovicu i obračunati porez na dohodak.

Za opće odredbe o ograničenju stanja gotovine na blagajni, pogledajte odjeljak 1. Procedure za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji.

Postupak utvrđivanja ograničenja dostupnosti novca u blagajni organizacije, kao i postupak i rokovi polaganja gotovine kod bankovnih institucija za naknadno odobrenje računa tih organizacija, definirani su Pravilnikom o pravilima organiziranja promet gotovine u Ruskoj Federaciji od 5. siječnja 1998. br. 14-P (odobren od strane Upravnog odbora Banke Rusije 19. prosinca 1997., Zapisnik br. 47).

Organizacije, bez obzira na organizacijski i pravni oblik, moraju držati slobodna sredstva u bankovnim institucijama na odgovarajućim računima pod ugovornim uvjetima.

Novčana sredstva primljena na blagajnama organizacija podliježu isporuci bankovnim institucijama radi naknadnog kreditiranja na račune tih organizacija.

Gotovinu organizacije predaju u blagajne bankovnih institucija izravno ili putem zajedničkih blagajni pri organizacijama, kao i korištenjem usluga saveznih poštanskih organizacija za prijenos na odgovarajuće račune u bankarskim institucijama. Gotovinu mogu predati organizacije pod ugovornim uvjetima putem usluga naplate bankovnih institucija ili specijaliziranih usluga naplate koje je licencirala Banka Rusije za obavljanje relevantnih operacija za prikupljanje gotovine i drugih dragocjenosti.

Postupak i rokove za dostavu gotovine utvrđuju uslužne institucije banaka za svaku organizaciju u dogovoru sa svojim čelnicima, na temelju potrebe za ubrzanjem prometa novca i njihovog pravovremenog prijema na blagajnama na dane banke. institucije.

Ovo može postaviti sljedeće rokovi za dostavu gotovine po organizacijama:

Za organizacije koje se nalaze u naselju u kojem postoje bankarske institucije ili savezne poštanske organizacije - dnevno na dan prijema gotovine na blagajnama organizacija;

Za organizacije koje zbog specifičnosti svoje djelatnosti i načina rada, kao i u nedostatku večernje naplate ili večernje blagajne, institucije banke ne mogu predavati gotovinu bankovnim institucijama ili saveznim poštanskim organizacijama svaki dan po završetku radnog dana - sljedeći dan;

Za organizacije koje se nalaze u naselju u kojem ne postoje bankarske institucije ili savezne poštanske organizacije, kao i one koje se nalaze na udaljenoj udaljenosti od njih - 1 put u nekoliko dana.

Gotovina primljena od fizičkih lica za plaćanje poreza, osiguranja i drugih naknada uprave i inkasatori tih uplata predaju izravno bankovnim institucijama ili prijenosom preko saveznih poštanskih organizacija.

Blagajne organizacija mogu držati gotovinu u granicama koje utvrđuju bankarske institucije koje ih opslužuju u dogovoru s čelnicima tih organizacija.

Granicu stanja gotovine u blagajni bankovne institucije određuju svake godine za sve organizacije, bez obzira na organizacijski i pravni oblik i područje djelovanja, koje imaju blagajnu i obavljaju namiru gotovinom.

Za utvrđivanje ograničenja salda gotovine na blagajni, organizacija dostavlja instituciji banke koja pruža svoje usluge obračuna i gotovine, izračun utvrđenog obrasca - „Obračun za određivanje limita stanja gotovine za poduzeće i izdavanje odobrenja za trošenje gotovine od prihoda koje prima njegova blagajna”.

Za organizaciju koja uključuje odjele koji nemaju samostalnu bilancu i račune kod bankovnih institucija, postavlja se jedno ograničenje salda gotovine, uzimajući u obzir ove strukturne odjele. Ograničenje stanja gotovine za strukturne podjele donosi se naredbom čelnika organizacije.

Za predstavništva, podružnice i druge zasebne jedinice organizacije smještene izvan njezine lokacije, koje sastavljaju zasebnu bilancu i imaju račune kod bankovnih institucija, ograničenje stanja gotovine u blagajni određuju uslužne institucije banaka na mjestu gdje je relevantno otvaraju se računi strukturnih podjela.

Ako organizacija ima više računa u raznim bankovnim institucijama, organizacija se, prema vlastitom nahođenju, obraća jednoj od uslužnih institucija banaka s očekivanjem postavljanja ograničenja na stanje gotovine u blagajni. Nakon postavljanja limita salda gotovine u jednoj od bankarskih institucija, organizacija šalje obavijest o ograničenju stanja gotovine koja joj je određena drugim bankovnim institucijama u kojima su joj otvoreni računi. Prilikom provjere ove organizacije, bankarske institucije se rukovode ovim ograničenjem stanja gotovine u blagajni.

Za organizaciju koja nijednoj uslužnoj ustanovi banke nije dostavila obračun za postavljanje limita na stanje gotovine u blagajni, limit stanja gotovine smatra se nula, a gotovina koju organizacija nije predala banci. institucija je prekoračena, što za sobom povlači negativne posljedice - dovođenje upravne odgovornosti za članak 15.1 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Ograničenje salda gotovine utvrđuje se na temelju obujma gotovinskog prometa organizacije, uzimajući u obzir osobitosti načina njezine aktivnosti, postupak i uvjete polaganja gotovine u bankovnim institucijama, osiguravajući sigurnost i smanjenje šalterskog prijevoza. dragocjenosti.

U tom slučaju, ograničenje stanja gotovine može se postaviti:

U iznosu potrebnom za osiguranje normalnog rada organizacija od jutra sljedećeg dana;

Unutar prosječnih dnevnih novčanih primitaka;

Ovisno o utvrđenim rokovima isporuke i visini novčanog prihoda;

U granicama prosječne dnevne potrošnje gotovine (osim plaća, socijalnih davanja i stipendija).

Ograničenja stanja gotovine u blagajni koju je ustanovila institucija banke dostavljaju se pisanim putem svakoj organizaciji.

Ograničenje salda gotovine može se revidirati tijekom godine na propisan način na razuman zahtjev organizacije (u slučaju promjene obima gotovinskog prometa, uvjeta za isporuku sredstava i dr.), kao i u skladu s ugovor o bankovnom računu.

Organizacija je dužna predati bankovnim institucijama svu gotovinu koja prelazi utvrđene limite na stanju gotovine u blagajni.

Za iznimne slučajeve kada organizacija ima pravo držati gotovinu u gotovini iznad utvrđenih ograničenja, pogledajte odredbu članka 9. Postupka za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji.

Odluka o trošenju novčanih sredstava koja pristižu u njezinu blagajnu od strane organizacije, ako ima više računa u raznim bankovnim institucijama, donosi se na način sličan određivanju ograničenja stanja gotovine u blagajni te organizacije.

Organizacije imaju pravo primati gotovinu u institucijama banaka u kojima su otvoreni odgovarajući računi za svrhe utvrđene saveznim zakonima, drugim pravnim aktima na snazi ​​na teritoriju Ruske Federacije i propisima Središnje banke Ruske Federacije.

Izdavanje gotovine organizaciji za plaće i plaćanja socijalne prirode, stipendije se vrše u roku dogovorenom s uslužnim institucijama banaka.

Izdavanje gotovine za nagodbe s otpuštenim zaposlenicima i odlazak na godišnji odmor, kao iu slučajevima predviđenim saveznim zakonima i drugim pravnim aktima na snazi ​​na teritoriju Ruske Federacije, provodi se bez obzira na uvjete isplate plaća utvrđene za organizacija.

Za više informacija o pitanjima vezanim za postupak obavljanja gotovinskih transakcija i korištenje blagajne možete pronaći u knjizi CJSC “BKR-Intercom-Revizija” “Gotovinski promet. Oprema za blagajne.

RAČUNOVODSTVO GOTOVINSKOG POSLOVANJA

U poduzeću se blagajna koristi za primanje, skladištenje i trošenje gotovine. Postupak obavljanja gotovinskih transakcija reguliran je uputom Središnje banke Rusije.

Iznos gotovine u blagajni poduzeća ograničen je limitom koji banka utvrđuje prilikom otvaranja tekućeg računa u dogovoru s poduzećem. Preko utvrđenog limita, novac se može pohraniti samo na dane isplate plaća, mirovina, stipendija, naknada u roku od tri radna dana, uključujući i dan prijema novca u banku.

Blagajna prima gotovinu po prijamnim nalozima, a zauzvrat se izdaje račun. Izdavanje gotovine u gotovini vrši se prema nalozima za gotovinu ili drugim dokumentima (zahtjevi za izdavanje novca, platne liste).

Dokumenti za primanje i izdavanje novca izdaju se u računovodstvu poduzeća i potpisuju ih njihov glavni računovođa, dokumente za izdavanje također potpisuje čelnik poduzeća.

Prilikom isplate novca po platnim listama, ne izdaje se poseban blagajnički nalog za svakog primatelja - jedan se sastavlja na ukupan iznos po platnom spisku nakon isteka roka izdavanja. Fizička lica primaju novac na račun gotovinskih naloga na blagajni poduzeća uz predočenje osobnog dokumenta.

Blagajnik je, nakon što je izdao ili primio novac, dužan potpisati trošak ili prijamni blagajnički nalog, te isplatiti dokumente koji su im priloženi pečatima ili natpisom "primljeno" ili "plaćeno" s naznakom datuma operacije.

Svi primarni dokumenti za prihode i rashode (ulazni i izlazni nalozi za gotovinu, računi i sl.) evidentiraju se u računovodstvu u posebnom registru prije prijenosa u blagajnu, dokumentu se dodjeljuje serijski broj. Na blagajni se vodi blagajna. Poduzeće može imati samo jednu blagajnu. Stranice u knjizi su pertirane i zapečaćene okruglim voštanim pečatom poduzeća. Na posljednjoj stranici knjige napravljen je natpis "U ovoj knjizi sve je numerirano ... stranica" i potpisuju se voditelj poduzeća i glavni računovođa. Upisi u blagajnu vode se u kopiji u dva primjerka, a drugi primjerci, koji služe kao blagajnički izvještaj, moraju biti otkinuti. Zabranjena su brisanja i nespecificirani ispravci. Listovi blagajničke knjige imaju strogo utvrđeni oblik.

Gotovinske transakcije obavljaju se sljedećim redoslijedom:

- priprema primarnih dokumenata za primitke i izdatke;

- primarni dokumenti su upisani u upisnik;

- upisi se vrše u blagajničkoj knjizi;

- dnevno na kraju zbrojene blagajničke knjige, blagajnički izvještaj (2. primjerak blagajničke knjige) s primicima i izdacima predaje se računovodstvu blagajničkog izvješća uz primitak u blagajnu (1. primjerak).

Gotovinski promet evidentira se na aktivnom računu 50 "Blagajna". Stanje računa pokazuje prisutnost iznosa slobodnog novca u blagajni poduzeća na početku mjeseca, promet po zaduženju - iznosi primljeni u gotovini na blagajni, promet kredita - iznosi izdani u gotovini.

Na blagajni se ne može pohraniti samo gotovina, već i oblici stroge odgovornosti i vrijednosni papiri - plaćeni bonovi, putne karte, zadužnice, poštanske marke, markice za državnu pristojbu i sl., evidentirane na aktivnom računu 56 "Novne isprave" .

Najmanje jednom mjesečno vrši se revizija (popis) raspoloživosti gotovine na blagajni. Reviziju blagajne komisija provodi iznenada, komisija se imenuje nalogom čelnika poduzeća. Provjerava se gotovina, novčani dokumenti, vrijednosni papiri i obrasci strogog izvješćivanja.

Blagajnik snosi punu financijsku odgovornost za sigurnost svih sredstava na blagajni, što se potvrđuje pisanom obvezom prilikom zapošljavanja.

Kao rezultat inventara mogu se otkriti viškovi gotovine ili njihov nedostatak. Višak se obračunava i pripisuje u prihod poduzeća:

dr. c. 50 "Blagajna",

Skup c. 80 Dobici i gubici.

Nedostatak je dokumentiran s nekoliko žica.

Činjenica nedostatka gotovine na blagajni odražava se:

dr. c. 84 "Nedostaci i gubici od oštećenja dragocjenosti",

Skup c. 50 Blagajnik.

Nestašica se naplaćuje krivcu (blagajniku):

dr. c. 73 "Obračuni s osobljem za ostale poslove" podračun 3 "Obračuni naknade materijalne štete",

Skup c. 84 "Nedostaci i gubici od štete na dragocjenostima."

Naknadno, manjak nadoknađuje krivac u cijelosti ili djelomično u novcu ili odbitkom od plaće:

dr. c. 50, 70,

Skup c. 73-3 (prikaz, stručni).