“Vjeruj, ali provjeri” ključno je načelo u radu s dužnicima i vjerovnicima. Pouzdanost računovodstva postiže se povremenim razjašnjavanjem računa.
Najčešća metoda za to u domaćoj računovodstvenoj praksi je razmjena akata usklađivanja međusobnih obračuna.
Čemu služi
Akt o usklađenju međusobnih obračuna je računovodstveni dokument koji odražava:
- kretanje proizvoda (radova, usluga) i gotovine između dvije ugovorne strane za određeno razdoblje;
- prisutnost ili odsutnost duga jedne strane prema drugoj na određeni datum.
djelovati - ovo nije originalni dokument, jer ne potvrđuje činjenicu uplate sredstava drugoj osobi, a njegovo korištenje ni na koji način ne mijenja financijsku situaciju stranaka. Zapravo, ovo je tehnički dokument, čija je uporaba u većini slučajeva dobrovoljna inicijativa računovođe.
- dugoročna suradnja uz prisutnost redovitih opskrba robom ili uslugama;
- sklapanje više ugovora s jednim partnerom ili sastavljanje dodatnih ugovora na postojeće ugovore;
- pružanje odgođenog plaćanja od strane dobavljača;
- prijenos velikog iznosa unaprijed (avansa) od strane kupca u uvjetima redovnih isporuka;
- vrlo visoka cijena robe;
- predmet ugovora je širok asortiman proizvoda.
Sastavlja se i prilikom godišnje ili situacijske inventure obračuna. U ovoj situaciji važno je razumjeti da se odraz u računovodstvu dugova prema dužnicima i vjerovnicima događa u iznosu koji samo poduzeće priznaje kao točan na temelju ugovora, naloga rukovoditelja i primarnih dokumenata koji potvrđuju kretanje robu i novac.
Ne morate slati izjave o usklađivanju svim svojim dužnicima i vjerovnicima kako biste bili sigurni da iznosi odgovaraju. Štoviše, na njihovoj će osnovi biti nemoguće izvršiti bilo kakva računovodstvena knjiženja, uključujući prilagođavanje iznosa duga.
Iznimka je samo za obračune s proračunom i bankama, koji moraju biti potvrđeni (članak 74. Pravilnika o računovodstvu).
Ako je za potrebe upravljanja izuzetno važno obvezati vašeg partnera na razmjenu takvih akata, ovaj postupak, njegova učestalost i kazne za nepoštivanje trebaju biti propisani u ugovoru.
Uloga isprave u parnici
Važno je zapamtiti da u slučaju sudskog spora u vezi s ispunjavanjem uvjeta ugovora ili naplate dugova, čin mirenja može biti koristan. No, domaća sudska praksa sadrži drugačiji stav prema njegovoj prisutnosti kod oštećenika:
- Potpisani akt samo izvješćuje o stanju nagodbi, ali ne potvrđuje činjenicu da jedan od sudionika u procesu priznaje dug. Također, to nije osnova za prekid zastare (Odluka u predmetu br. A65-7955 / 2009 FAS Povolškog okruga od 25. prosinca 2009. i Odluka u predmetu br. A29-2498 / 2012 FAS-a okruga Volga-Vyatka od 14. prosinca 2012.).
- Može poslužiti kao posredni dokaz da jedna strana priznaje dug prema drugoj (potpisani akt) ili dokaz o odbijanju priznanja duga (nepotpisani akt) (Rješenje o predmetu br. A57-1313/2013 Federalne antimonopolske službe Okrug Volga od 02.12.2013.).
Kao što vidite, svaki poslovni spor uvijek će imati svoje individualno rješenje. Ipak, bolje je pokušati s partnerom potpisati pomirenje u slučaju da poslovni odnosi s njim iznenada zađu u slijepu ulicu. I nikada neće biti suvišno podsjetiti dužnika na njegov dug.
Postupak sastavljanja dokumenta, tko ga potpisuje
Čin pomirenja u dva primjerka sastavlja svaka ugovorna strana. Dokument mora biti potpisan od strane ovlaštene osobe koja može biti:
- individualni poduzetnik;
- čelnik (predsjednik društva, generalni direktor ili direktor) koji djeluje na temelju statuta;
- drugi zaposlenik koji postupa na temelju punomoći.
Najčešće je potreban i potpis glavnog računovođe, jer on ima pravo na drugi potpis na financijskim dokumentima.
Prisutnost potpisa samo glavnog računovođe dopuštena je u redoslijedu interne kontrole potpunosti izračuna, ali u slučaju spora takav dokument neće imati pravnu snagu.
Potpisi ovlaštenih osoba moraju biti ovjereni pečatom poduzeća.
Dokument odražava stvarno stanje poravnanja, na temelju računovodstvenih podataka, i prikazuje iznos duga na datum završetka navedenog razdoblja. Nakon toga se oba primjerka šalju poštom ili uz pratnju ovlaštenog predstavnika drugoj ugovornoj strani.
Druga strana mora provjeriti dostavljene informacije u svojim računovodstvenim evidencijama. Ako se utvrdi ispravnost izračuna, drugi primjerak s potpisom voditelja, glavnog računovođe i pečatom vraća se onome tko je sastavio akt.
Ako se kao rezultat usklađivanja utvrde odstupanja, ona su navedena u istom dokumentu ili u posebnom registru izračuna koji je priložen aktu. Odbijanje potpisivanja dokumenta zakonsko je pravo partnera (ako to nije obvezni uvjet ugovora). Ali ponekad to može značiti da dužnik odbija priznati svoj dug.
Optimalno vrijeme usklađivanja
Razdoblje razjašnjenja međusobnih obračuna određeno je potrebom računovodstva ili upravljanja. Iako je akt sastavljen za određeno razdoblje, dug u korist jedne od strana naznačen je na određeni datum (često prvi i zadnji dan razdoblja usklađivanja).
Pomirenje je najlakše učiniti:
- za izvještajnu godinu (od 01.01. do 31.12.);
- za određeno kalendarsko razdoblje, na kraju kojeg računovođa podnosi izvještaj vlasnicima poduzeća (obično kvartal);
- za vrijeme trajanja određenog sporazuma.
Formiranje dokumenta u programu 1C: Enterprise možete pogledati na videu:
Proces punjenja
Zakonodavstvo Ruske Federacije ne predviđa jedan obvezni (jedinstveni) oblik akta. Stoga poduzeće može sastaviti ovaj dokument u bilo kojem obliku (pismo Ministarstva financija Rusije od 18. veljače 2005. br. 07-05-04 / 2).
Tradicionalno se popunjavaju sljedeći podaci:
- Naslov dokumenta;
- puna imena stranaka;
- datum sastavljanja i potpisivanja akta;
- kalendarsko razdoblje za pojašnjenje izračuna;
- pojedinosti o ugovoru prema kojem se provodi usklađivanje;
- datumi i brojevi primarnih dokumenata koji potvrđuju izračune;
- iznos poslovnih transakcija;
- ukupni promet za razdoblje;
- konačni iznos duga u korist jedne od strana;
- potpisi i podaci o predstavnicima ugovornih strana (pozicija, puno ime);
- otisci pečata.
Akt o usklađivanju međusobnih obračuna je dokument koji odražava stanje obračuna između dvije strane (tvrtke, druge ugovorne strane) u određenom vremenskom razdoblju. U našem članku ćemo vas naučiti kako ga ispravno ispuniti i dati primjer za preuzimanje datoteka.
Uzorci popunjavanja obrazaca akta o usklađivanju i približni oblik obrasca prikazani su u nastavku:
Zašto vam je potreban akt usklađivanja međusobnih obračuna
- Ako se planira produžiti velike ugovore;
- Ako trebate organizirati naselje;
- Tijekom razdoblja inventure;
- Kada jedna od strana trguje na rate;
- Izrada izvješća o dugovima za upravu, regulatorna tijela i dr.;
- ako je roba vrlo velike vrijednosti uključena u međusobne obračune;
- Da razjasnimo nagodbe između stranaka.
Zakonodavstvo ne obvezuje organizacije da sastavljaju akte usklađivanja međusobnih obračuna u određeno vrijeme, o tome odlučuje sama organizacija.
Akt usklađivanja sastoji se od dva dijela - za dva poduzeća. Lijevi stupac popunjava inicijator izrade akta, desni - njegova druga ugovorna strana. Obično akt o usklađivanju izgleda kao popis dokumenata poredanih po datumu izrade. Ili se umjesto dokumenata navode obavljeni poslovi: prodaja, kupnja, plaćanje itd.
Obrazac akta o usklađenju međusobnih obračuna
- broj akta;
- razdoblje za koje se provodi usklađivanje;
- imena stranaka (organizacija i osoba koja djeluje u njeno ime);
- detalji sporazuma između stranaka;
- Podaci o transakcijama (s brojevima i datumima faktura, naloga za plaćanje ili drugih dokumenata koji potvrđuju isporuku i plaćanje usluga ili robe), iznos transakcija;
- Konačno stanje u novčanom iznosu;
- Vlastoručni potpisi računovođe i direktora, pečat;
- Datumi potpisivanja Akta.
Dokument je sastavljen u dva primjerka i potpisan od strane glavnog računovođe i direktora organizacije. Ako između organizacija nema imovinskih sporova, a izrada akta je čisto nominalna, mogu ga potpisati samo glavni računovođe. Ali takav čin neće biti valjan na sudu.
Zatim, radi provjere vlastitog registra transakcija i unosa rezultata u desni stupac, oba primjerka šalju se u računovodstvo druge ugovorne strane. Ako se druga ugovorna strana slaže s podacima navedenim u aktu, stavlja se drugi pečat i potpis. Jedan akt se vraća inicijatoru, drugi ostaje protivnoj strani.
Želite li ubrzati izdavanje dokumenata i otkloniti moguće greške prilikom popunjavanja? Program za automatizaciju trgovine Business.Ru pomoći će vam. Omogućit će vam automatizaciju poreznog i računovodstvenog izvještavanja, kao i kontrolu novčanih tokova u tvrtki.
Ako se pronađu odstupanja, na dnu dokumenta se pravi bilješka. Ako zbog otkrivenih nepodudarnosti druga ugovorna strana odbije potpisati akt, a tvrdnje inicijatora potvrđuju drugi dokumenti, inicijator može podnijeti tužbu. Kako bi se ubrzalo rješavanje ovakvih sporova u ugovoru je potrebno unaprijed odrediti rok u kojem je druga ugovorna strana dužna napraviti vlastite izračune i vratiti potpisani akt ili podmiriti dugove.
Državnim agencijama - sve su te operacije povezane s novcem.
Kako bi se izbjegle pogreške i nepodudarnosti u iznosima koje je jedna strana platila i primila druga, sastavljaju se akti o usklađivanju. isprava koja nije u vezi s računovodstvom i nije obvezna za sastavljanje. Formira se na zahtjev jednog od sudionika operacije i iskazuje sve iznose, plaćanja i primitke koji se odvijaju između organizacija u određenom vremenskom razdoblju.
Osnovni podaci o aktu usklađivanja s dobavljačima i kupcima
Akt o usklađivanju s dobavljačima i kupcima je deklarativni dokument koji odražava sve obračune između ugovornih strana za određeno vremensko razdoblje: mjesec, tromjesečje, godinu ili cijelo razdoblje suradnje. Zakon Ruske Federacije ne obvezuje sastavljanje takvog dokumenta. Međutim, u poslovnoj praksi akti usklađivanja prilično su česti i implicitno su obvezni za registraciju.
- Periodična ili kontinuirana usklađivanja i bilježenje njihovih rezultata na papiru pomaže poslovnim partnerima u izbjegavanju grešaka u obračunima i plaćanjima, pravodobnom otkrivanju i otplaćivanju dugova te otklanjanju drugih financijskih neslaganja.
- Štoviše, ako je jedna od strana dužna drugoj, a ne prepoznaje trenutno stanje, akt o mirenju može poslužiti kao jedan od posrednih dokaza prilikom podnošenja tužbe o postojanju duga na sudu, a može postati i jedan od čimbenici pobijanja.
Prilikom sastavljanja papira, on mora biti ovjeren potpisima voditelja i glavnih računovođa obiju organizacija, kao i mokrim pečatima. Formirano u duplikatu.
Kada , krivac obično odbija. Ako je tijekom sudske istrage druga ugovorna strana ipak osigurala protokol, čime je priznala nedovoljnu uplatu, rok za potraživanje vraća se na nulu i počinje ispočetka.
Kao što je već navedeno, izvršenje takvog dokumenta nije predviđeno zakonom, ali takvi se akti spominju u dopisu Ministarstva financija br. 07-05-04 / 2 od 18. veljače 2005. iu Saveznom zakonu br. 402. . Dokument je klasificiran kao sekundaran jer nema izravan utjecaj na financijsko stanje bilo kojeg partnera.
Kako sastaviti akt o usklađivanju ako su dobavljač i kupac jedna osoba? Video u nastavku to objašnjava:
Značajke dizajna
Pravila i zahtjevi
Ne postoje jasni zahtjevi za oblik protokola. Svaka organizacija može sama postaviti oblik dokumenta, odobravajući ga vlastitim. No, postoji nekoliko aspekata čije će poznavanje pomoći da se pomirenje učinkovitije koristi. Ako dokument potpisuje samo glavni računovođa, a potpis voditelja nije stavljen, papir je samo tehničke prirode, prirode referentnih informacija.
Da bi protokol imao pravnu snagu, mora biti ovjeren s 4 potpisa (po dva od svakog partnera) i službenim pečatima organizacija, te također sadržavati neke aspekte. Akt mora sadržavati podatke o:
- Naziv dokumenta;
- Razdoblje obuhvaćeno usklađivanjem;
- Datum kada je napravljena;
- Operacije koje provjeravaju;
- Pokazatelji svih izračuna;
- Reference na primarnu dokumentaciju;
- Osobe odgovorne za sastavljanje i točnost.
Prisutnost takvih stavki je savjetodavne prirode, ali neće biti suvišne kada koristite papire na sudu ili drugim tijelima. Akt u pravilu ima oblik tablice u koju se unose podaci kao što su zaduženja i odobrenja, brojevi i datumi primarnih dokumenata koji potvrđuju plaćanje, otpremu i isporuku robe. Na kraju dokumenta ispisuje se isti, kao i ukupni iznos zaduženja i odobrenja za promatrano razdoblje. Saldo je zbroj razlike između primitaka i izdataka.
O uzorku akta mirenja s dobavljačem raspravlja se u ovom videu:
Odstupanja i provjera
Ako se nakon provjere od strane druge strane utvrde odstupanja, ona se također popravljaju nakon svih podataka. Prilikom usklađivanja između kupaca i prodavatelja često se koriste preporuke utvrđene Uputama za popis imovine i financijskih obveza. Glavni zadatak, prilikom formiranja dokumenta, je provjeriti i potvrditi valjanost svih iznosa unesenih u tablicu akta.
Obavezno je provjeriti "Obračune s dobavljačima i izvođačima" za usklađenost s pripadajućim računima. Sljedeće točke su fiksne:
- Ispunjenje obveza za plaćenu robu u prijevozu;
- Ispunjavanje obveza vezanih uz isporuke;
- Točnost i podrška zaduženja i kredita primarnim dokumentima.
Sastavljanje odgovarajućeg akta može zahtijevati i kupac i dobavljač.
- Formiranje i provjera akata obično se provodi u posebnim računovodstvenim programima. Ako prevoditelj to koristi, onda prema unesenom obrascu automatski, na temelju podataka dokumenata koji se već nalaze u memoriji aplikacije. Isto vrijedi i za provjeru.
- U slučaju ručne provjere svi podaci iz tablice u aktu ovjeravaju se s podacima primarne dokumentacije i podacima dostupnim u ispravama i usklađenjima ovjeritelja.
Izvješće o usklađivanju standardni je zapis o sličnostima i razlikama u financijskim transakcijama koje se provode između dviju organizacija. Dokument nema utvrđeni obrazac i posebne zahtjeve, može se sastaviti za korištenje unutar partnerske organizacije, između partnera ili kao neizravni dokaz pri razmatranju tužbi o dugovima. Pravilno sastavljen, pomoći će u kontroli i reguliranju svih financijskih odnosa koji nastaju između njih.
Čin mirenja s kupcem, njegove značajke i primjeri - tema videa u nastavku:
Međusobne financijske odnose poduzeća kontinuirano evidentiraju djelatnici računovodstva.
Knjigovodstvo predviđa da poduzeća povremeno međusobno usklađuju obračune. U ovom članku ćemo razumjeti što je čin usklađivanja u računovodstvu.
Postupak izrade proračuna
Način usklađivanja stanja računa između organizacija nije strogo reguliran. Ovaj postupak obično je odobren internim dokumentima.
Postupak i učestalost obračuna može se uključiti u opis poslova računovođe koji održava tijek računovodstvenih dokumenata ovog odjeljka.
U slučaju neslaganja u prikazu informacija na računima, bilo koja od organizacija može drugoj ugovornoj strani poslati akt o usklađivanju.
Sudionici sastanka moraju provjeriti ispravnost odraza informacija na svojim računima. Sve nedostajuće, ili suvišne, pogrešno prikazane informacije podložne su dogovoru i ispravku.
Sadržaj akta mirenja
Ne postoji strogo utvrđena forma čina mirenja. Istodobno, postoji određeni skup informacija koje je potrebno odraziti u aktu. Prije svega, usklađivanje se provodi od određenog datuma.
U dokumentu se evidentiraju svi poslovi obavljeni do ovog datuma, a osim toga i stanje duga na početni datum i isti na završni datum. Glavna svrha akta usklađivanja je osigurati da konačno stanje u računovodstvu oba poduzeća bude isto.
Navedite podatke o organizacijama koje sudjeluju u usklađivanju. Ispravu u ime svake strane potpisuje ovlaštena osoba. Obično je to glavni računovođa poduzeća ili računovođa odgovoran za područje obračuna s drugim ugovornim stranama.
Najznačajniji dio akta je odražavanje transakcija. Navedeni su u tablici koja sadrži četiri stupca. Prva dva popunjava jedan sudionik u aktu, ostatak - drugi sudionik.
U dokument se redom, kronološkim redom, unose sve transakcije prikazane u računovodstvu. To su izdani/primljeni računi, kao i uplaćena/primljena sredstva temeljem naloga za plaćanje ili bankovnih izvoda.
Ako je između organizacija sklopljeno nekoliko različitih sporazuma, tada se zasebno usklađivanje izračuna provodi u kontekstu svakog. Ako nema posebnih zahtjeva, možete uključiti sve operacije u akt i prikazati jedno stanje.
U slučaju neslaganja između bilanci između tvrtki, računovođa mora otkriti koji dokument i iz kojeg razloga nije prikazan ili identificirati pretjerano prikazane informacije. Dokumenti koji nedostaju traže se od druge ugovorne strane.
Obično se formiranje akta usklađenja izvodi automatski pomoću softverskih računovodstvenih proizvoda.
Uspješan posao podrazumijeva suradnju s velikim brojem ljudi s kojima se redovito obračunavaju u novcu. Znatan udio zauzimaju i obračuni s državom - za poreze i premije osiguranja. Svi ovi monetarni odnosi zahtijevaju pažljivu kontrolu, a najlakše ju je provoditi redovnom.
Kako čitati čin pomirenja
Svrha potpisivanja
Uzorak akta neslaganja
Akt o razmimoilaženju potpisuje ista osoba koja potpisuje glavne akte o mirenju. Uz njega se moraju priložiti preslike dokumenata koji potvrđuju neslaganje.
Vrste takvog dokumenta
Najčešći
Najčešće vrste postupaka pomirenja uključuju:
- Akt usklađivanja s dobavljačem. Sadrži promet evidentiran na računu 60. Na dugovnoj strani iskazuju se sve uplate izvršene na adresu dobavljača, a na potražnoj strani iznos isporuka proizvoda.
- Akt mirenja s kupcem. Knjigovodstvo se u ovom slučaju vodi na računu 62. Iznosi pošiljki knjiže se na dugovnoj strani, a uplate koje su kupci prenijeli na potražnu.
- Potvrda o usklađenosti obavljenog posla. Sastavlja se prema općim pravilima, samo umjesto iznosa isporuke proizvoda odražava iznose prema izvršenim radnjama.
- Skupni čin pomirenja. To je skup akata usklađivanja za sve postojeće druge ugovorne strane tvrtke. Formira se zbog instalacije posebnog proširenja računovodstvenog programa. Ova metoda formiranja akata posebno je prikladna na kraju izvještajnog razdoblja, kada je potrebno izvršiti popis cjelokupnog volumena kalkulacija.
- Nulti čin pomirenja. Posebnost je nulta bilanca na kraju razdoblja koje se razmatra u dokumentu.
- . Sastavlja se na isti način kao i akti za sve druge usluge. Kada dokument generira najmodavac, zaduženje će pokazati iznose najamnine prema izdanim računima, a uplate koje je prenio najmoprimac bit će odobrene.
Akti usklađivanja također se klasificiraju ovisno o statusu druge ugovorne strane – odnosno pojedinca. Štoviše, ne samo da može djelovati kao pojedinac, već i obični građani s kojima tvrtka ima nagodbe. Takav se akt sastavlja prema općim pravilima, kao u slučaju mirenja s organizacijama. Društvo nema pravo odbiti pojedincu dostaviti izvješće o usklađivanju ako je on to zatražio.
