Firmenkarten für Mitarbeiter. Firmenkarte Auftrag zur Ausstellung einer Firmenbankkarte

————————————————————————— ¦ 3. Verfahren zur Verwendung von Firmenbankkarten ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Eine Firmenbankkarte ist für Mitarbeiter gedacht, um Reise- und Geschäftskosten des Unternehmens zu bezahlen. ¦ ¦ 3.2. Die Ausstellung einer Firmenbankkarte erfolgt auf Anordnung des Firmenchefs. ¦ ¦ 3.3. Firmenkarten für Geschäftsausgaben werden nur an autorisierte Mitarbeiter ausgegeben, mit denen eine Vereinbarung über die volle finanzielle Verantwortung abgeschlossen wurde. ¦ ¦ Der Mitarbeiter, dem die Karte ausgestellt wurde, erhält die Möglichkeit, ¦ ¦ Geld auf einem speziellen Kartenkonto des Unternehmens zu verwalten. Das Guthaben auf der Firmenkarte gehört dem Unternehmen. ¦ ¦ 3.4. Die Liste der Mitarbeiter, auf deren Namen Firmenkarten ausgestellt werden, ist im Anhang Nr. 1 aufgeführt. ¦ ¦ 3.5. Die Liste der Positionen, deren Besetzung das Recht zur Nutzung „unbenannter Firmenkarten und zur Verwaltung von Geldern“ des Unternehmens berechtigt, ist in Anhang Nr. 2 aufgeführt (Muster auf S. 91). ¦ ¦ 3.6. Um eine Karte zu erhalten, muss ein Mitarbeiter einen an den Firmenchef gerichteten Antrag auf Ausstellung einer Firmenkarte stellen. ¦ ¦ 3.7. Die Abrechnung der Kartenannahme und -ausgabe erfolgt im Firmenkartenbuchhaltungsjournal (Anhang Nr. 3). ¦ ¦ 3.8. Der Inhaber der Firmenkarte ist für die Sicherheit der Firmenbankkarte sowie für die Verwendung von Geldern darauf im Rahmen der festgelegten Ausgabengrenzen verantwortlich. ¦ ¦ Der Inhaber ist verpflichtet, den Verlust oder Diebstahl einer Firmenbankkarte unverzüglich dem Kreditinstitut, das die Karte ausgestellt hat, zu melden, um Transaktionen zu sperren. Wird das Konto aus Verschulden des Karteninhabers nicht rechtzeitig gesperrt, wird der entstandene Schaden vom Karteninhaber erstattet. ¦ ¦ 3.9. Informationen über den Karten-PIN-Code sind vertrauliche Informationen. Karteninhaber haben nicht das Recht, diese Informationen an Dritte weiterzugeben.

Verwendung von Firmenbankkarten

¦ ¦ 3.10. Grundlage für den Einsatz einer Firmenbankkarte ist ein Sendeauftrag an einen Mitarbeiter, ein internes Memo oder ein genehmigter Kostenvoranschlag für die Geschäftsausgaben des Unternehmens. ¦ ¦ 3.11. Der Karteninhaber kann Operationen mit der Karte nur innerhalb des für die Karte im Rahmen der Vereinbarung mit der ausstellenden Bank festgelegten Limits durchführen. ¦ ¦ 3.12. Beim Kauf von Büromaterial, normativer Literatur und Referenzliteratur sowie bei der Bezahlung anderer Geschäftsausgaben darf die Höhe einer einmaligen Zahlung mit einer Firmenkarte 50.000 Rubel nicht überschreiten. unter einer Vereinbarung (Konto). ¦ ¦ 3.13. Das Limit für Bargeldabhebungen in der Russischen Föderation liegt bei 100.000 Rubel. am Tag. Das Abheben von Fremdwährungen in bar ist auf dem Territorium der Russischen Föderation nicht gestattet. ¦ ¦ 3.14. Die Grenze für Bargeldabhebungen außerhalb des Territoriums der Russischen Föderation beträgt 100.000 Rubel. am Tag. ¦ ¦ 3.15. Außerhalb des Territoriums der Russischen Föderation dürfen Firmenkarten nur zur Bezahlung von Reise- und Bewirtungskosten verwendet werden. Die Zahlung von Geschäftsausgaben außerhalb der Russischen Föderation mit einer Firmenkarte ist nicht zulässig. Für diese Zwecke ausgegebene Beträge werden nicht zur Erstattung akzeptiert; sie werden vom Gehalt des Arbeitnehmers einbehalten, der gegen diese Klausel verstoßen hat. ¦ ¦ 3.16. Mitarbeiter, deren Tätigkeit mit ständigen Geschäftsreisen verbunden ist, haben das Recht, ihre Firmenkarte drei Monate lang nicht herauszugeben. Für andere Arbeitnehmer wird der Zeitraum individuell festgelegt, jedoch nicht länger als ein Monat. ¦ ¦ 3.17. Eine Vorabmeldung über die über eine Firmenbankkarte verwendeten Mittel erfolgt in der in den Ziffern 2.2 und 2.3 dieser Geschäftsordnung vorgesehenen Art und Weise und innerhalb der Fristen. ¦ ¦ 3.18. Liegen keine Dokumente vor, die die bestimmungsgemäße Verwendung einer Firmenbankkarte bestätigen, erfolgt die Einziehung des für andere Zwecke verwendeten Betrags beim schuldigen Mitarbeiter gemäß Art. Kunst. 238, 241 und 248 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation. ¦ ¦ 3.19. Der Arbeitnehmer muss den für andere Zwecke ausgegebenen Betrag innerhalb von 10 Arbeitstagen ab dem Datum der Genehmigung der Vorabmeldung an die Kasse des Unternehmens zurückzahlen. Andernfalls wird es von Ihrem Gehalt abgezogen. ¦ —————————————————————————

Quelle – „Gehalt“, 2014, Nr. 4

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Öffnen einer Firmenplastikkarte

Beheben Sie Probleme im Zusammenhang mit der Kartenregistrierung

Die Ausstellung der Karte erfolgt nach Unterzeichnung des entsprechenden Vertrages mit der Bank. Bevor Sie jedoch zur Bank gehen, klären Sie die folgenden wichtigen Punkte.

Wie viele Karten benötigen Sie und für wen sollen Sie diese ausstellen?

Eine Firmenkarte kann nur persönlich sein. Das heißt, nur ein Mitarbeiter des Unternehmens kann die Karte nutzen. Die Person, für die diese Karte ausgestellt ist. Überträgt ein Mitarbeiter die Karte auf einen anderen, ist er dennoch selbst für den Missbrauch der Karte verantwortlich. Wenn es daher erforderlich ist, dass mehrere Personen mit einer Karte Zugriff auf das Geld des Unternehmens haben, wird für jede Person eine individuelle „Plastik“-Karte ausgestellt.

Auf welches Konto soll es ausgestellt werden?

Für das Girokonto kann die Bank eine Karte ausstellen. Dann hat der Karteninhaber tatsächlich Zugriff auf alle Mittel des Unternehmens. Dies ist unsicher, wenn die Karte beispielsweise an einen normalen Mitarbeiter ausgegeben wird. Zwar kann der Karte natürlich ein Limit gesetzt werden, aber dennoch... Daher greifen viele auf eine andere Möglichkeit zurück – die Karte wird auf ein spezielles Kartenkonto ausgestellt. Sie können dort Geld in der Höhe überweisen, die Sie benötigen. Somit werden die Mittel, die für die Berichterstattung ausgegeben werden müssen, vom Hauptkapital des Unternehmens getrennt.

Es gibt Nuancen. Eine Firmenkarte kann auf das Girokonto eines Unternehmens ausgestellt werden. Bequemer ist es jedoch, ein eigens eröffnetes Kartenkonto zu nutzen.

Bitte beachten Sie, dass die Karte nicht nur für ein Rubelkonto, sondern auch für ein Fremdwährungskonto eröffnet werden kann. Beispielsweise für den Fall, dass Mitarbeiter eine Geschäftsreise ins Ausland unternehmen und dort Auslagen in Fremdwährung bezahlen. Zwar ist für die Begleichung von Ausgaben im Ausland nicht unbedingt ein Fremdwährungskonto erforderlich – schließlich können Sie jederzeit mit einer Rubel-Firmenkarte bezahlen. Es fallen lediglich zusätzliche Kosten für die Umstellung an (Ziffer

Beispiel für Vorschriften zu Firmenkarten

2.6 Verordnungen der Bank von Russland vom 24. Dezember 2004 N 266-P).

Wie wird es wieder aufgefüllt?

Bei einer Firmenkarte kann es sich um eine Zahlungskarte (Debitkarte) oder eine Kreditkarte handeln. Zahlungen können mit einer Debitkarte erfolgen, sofern das Konto, mit dem die Karte verknüpft ist, über Guthaben verfügt. Bei einer Kreditkarte ist kein Guthaben auf Ihrem Konto erforderlich. Die Bank stellt den benötigten Betrag selbst zur Verfügung. Selbstverständlich gegen Entgelt und im vereinbarten Rahmen. Und dann wird Ihr Unternehmen die Schulden bei der Bank zurückzahlen.
Bedenken Sie, dass nicht alle Banken unterschiedliche Arten von Firmenkarten anbieten. So bieten einige beispielsweise sowohl Kredit- als auch Debitkarten an, während andere nur Debitkarten anbieten. Daher ist es besser, diesen Punkt vorab zu klären und dann die Bank zu kontaktieren. Er selbst legt die Liste der auszufüllenden Dokumente fest. In jedem Fall müssen Sie einen Antrag stellen und darin die Mitarbeiter angeben, auf deren Namen die Karten ausgestellt werden sollen.

Ein wichtiger Punkt. Eine Firmenkarte wird für einen bestimmten Mitarbeiter ausgestellt. Hierzu wird bei der Bank ein Antrag unter Angabe seines vollständigen Namens gestellt.

Beachten Sie beim Vertragsabschluss die Nutzungsbedingungen der von der Bank angebotenen Karte. Daher legen Banken häufig ein Limit für den Betrag fest, der tagsüber von der Karte abgebucht werden kann. Sowie Provision für Bargeldabhebungen. Es ist wichtig, dies alles sofort herauszufinden, damit Sie Ihre Ausgaben planen können.
Beachten wir noch einen Punkt. Um eine Karte zu aktivieren, müssen Sie häufig einen bestimmten Geldbetrag auf Ihr Konto überweisen, insbesondere wenn es sich um ein spezielles Kartenkonto handelt. Das überwiesene Geld wird zur Deckung der Kosten für die Ausstellung und Wartung der Karte verwendet.

Benachrichtigen Sie Steuerbehörden und Kassen über die Eröffnung eines speziellen Kartenkontos

Wenn Ihre Firmenkarten mit einem bestehenden Girokonto verknüpft sind, müssen Sie niemanden über die Eröffnung informieren. Eine andere Sache ist es, wenn die Karte mit der Eröffnung eines speziellen Kartenkontos ausgestellt wurde oder die Eröffnung eines neuen Girokontos erforderlich war. Dann ist es notwendig, dies den Steuerbehörden und außerbudgetären Mitteln mitzuteilen. Dies muss innerhalb von sieben Werktagen nach der Eröffnung erfolgen (Absatz 1, Absatz 2, Artikel 23 der Abgabenordnung der Russischen Föderation, Absatz 1, Absatz 3, Artikel 28 des Bundesgesetzes vom 24. Juli 2009 N 212-FZ) .

Memo. Die Eröffnung eines Sonderkartenkontos muss innerhalb von sieben Werktagen dem Finanzamt und außerbudgetären Mitteln mitgeteilt werden.

Reichen Sie Ihren Bericht beim Finanzamt mit dem Formular N S-09-1 gemäß der Verordnung des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 06.09.2011 N ММВ-7-6/362@ ein. Im FSS der Russischen Föderation – in der durch die Verordnung des FSS der Russischen Föderation vom 12. April 2011 N 67 genehmigten Form. Und im Pensionsfonds der Russischen Föderation – in der Form, die Sie auf der offiziellen Website finden des Fonds (www.pfrf.ru). Geben Sie dazu die Anfrage „Nachricht zur Kontoeröffnung“ in die Suchleiste auf der Hauptseite der Website ein. Sie sehen einen Link, über den Sie das erforderliche Formular herunterladen können.

Halten Sie die Vorgehensweise beim Arbeiten mit Firmenkarten in einem internen Dokument fest

Sobald die Karten eingegangen und abgerechnet sind, können Sie sie an die Mitarbeiter ausstellen, für die sie ausgestellt wurden. Halten Sie jedoch zunächst das Verfahren zur Kartenausgabe und -nutzung in einer gesonderten Verordnung fest und genehmigen Sie diese im Auftrag des Vorgesetzten als internes Dokument. Anschließend machen Sie alle Mitarbeiter damit vertraut und unterschreiben es. Insbesondere empfiehlt es sich, die folgenden Punkte in der Verordnung vorzusehen.

Welche Ausgaben können mit Karte bezahlt werden?

Geben Sie an, welche Ausgaben mit der Karte bezahlt werden sollen. Dies können Kosten im Zusammenhang mit der Geschäftsreise von Mitarbeitern, Bewirtung sowie Geschäftsausgaben sein (Ziffer 2.5 der Verordnungen der Bank von Russland vom 24. Dezember 2004 N 266-P).

In welcher Reihenfolge werden die Karten an einen Mitarbeiter ausgegeben?

Sie können die Karte einem Mitarbeiter einmalig ausstellen und er wird sie bei Bedarf während der Arbeit für Ihr Unternehmen verwenden. Oder Sie können eine Karte nur für die Dauer bestimmter Aufgaben ausstellen, die im Auftrag des Vorgesetzten erteilt werden.
Erstellen Sie auf jeden Fall ein spezielles Register, in dem Sie die Kartenausgabe und -rückgabe erfassen. Geben Sie im Register die folgenden Felder an:

• Kartennummer und vollständiger Name Mitarbeiter - Karteninhaber;
• Datum der Ausstellung der Karte an den Arbeitnehmer;
• Unterschrift des Mitarbeiters bei Erhalt der Karte;
• Datum der Rückgabe der Karte durch den Arbeitnehmer;
• Unterschrift der für die Führung des Registers verantwortlichen Person bei Rückgabe der Karte durch den Mitarbeiter.

Beratung. Führen Sie ein Protokoll oder eine Aufzeichnung über die Ausgabe von Firmenkarten an Mitarbeiter. Das Dokument dokumentiert die Ausgabe der Karten und deren Rückgabe.

Eine solche Kontrolle über den Kartenverkehr ist notwendig, um Verlust oder Diebstahl zu verhindern.

So verwenden Sie die Karte

Machen Sie deutlich, dass die Karte direkt vom Mitarbeiter genutzt werden muss. Und eine Übertragung auf Dritte ist nicht möglich.
Überlegen Sie, was die Grundlage für die Verwendung der Karte ist. Zum Beispiel eine Anweisung eines Managers, eine offizielle Aufgabe zu erledigen. Es empfiehlt sich, in der Bestellung konkrete Spesenarten und deren zulässige Höhe anzugeben.
Bei jeder Verwendung einer Karte – zum Abheben von Bargeld oder zum Bezahlen damit – muss der Mitarbeiter Belege über die entstandenen Ausgaben erhalten und diese zur Berichterstattung aufbewahren (Schecks, Rechnungen, Fahrscheine, Quittungen, Rechnungen usw.).

So berichten Sie den Mitarbeitern

Der Mitarbeiter meldet die ausgegebenen Gelder der Buchhaltung, indem er eine Vorabmeldung und Belege über die entstandenen Ausgaben vorlegt. Geben Sie im Reglement auch die Frist für die Abgabe der Vorabmeldung an. Das Gesetz sieht keine Fristen für bargeldlose Zahlungen vor, sodass Sie sich bei der Arbeit mit Bargeld auf die festgelegten Fristen konzentrieren können. Die verantwortliche Person ist nämlich verpflichtet, die ausgegebenen Gelder innerhalb von drei Tagen nach Ablauf des Zeitraums, für den das Geld auf Rechnung ausgegeben wurde, oder ab dem Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme zu melden (Absatz 2, Ziffer 4.4 der Verordnung über die Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen, genehmigt von der Bank von Russland am 12. Oktober 2011 N 373-P, im Folgenden als Verordnung N 373-P bezeichnet). Der Bericht muss vom Leiter der Organisation genehmigt werden.

Notieren Sie jeden Umstand der Kartennutzung in Ihren Unterlagen.

Die Ausstellung einer Firmenkarte an einen Mitarbeiter erfordert keine Buchungsbuchung. Sie erfassen diesen Vorgang lediglich im Buchungsjournal der Firmenkarte. Wenn ein Mitarbeiter jedoch mit Karte bezahlt oder Bargeld abgehoben hat, muss dieser Umstand bereits in der Buchhaltung berücksichtigt werden. Die Transaktionen hängen davon ab, mit welchem ​​Konto die Firmenkarte verknüpft ist. Wenn es sich um ein Verrechnungskonto handelt, weisen Sie alle Ausgaben der Karte anhand des Kontoauszugs mit folgender Buchung aus:

Soll 71 Haben 51

• Geld wurde dem Arbeitnehmer gegen einen Kontoauszug vom Girokonto ausgezahlt.

Und wenn die Karte auf ein spezielles Kartenkonto eröffnet wird, sieht der Eintrag so aus:

Soll 71 Haben 55

• Dem Mitarbeiter wurde auf Rechnung Geld von einem speziellen Kartenkonto ausgezahlt.

Grundlage ist in beiden Fällen ein Kontoauszug.
Bitte beachten Sie: Kontoauszüge gehen möglicherweise nicht jeden Tag bei Ihnen ein. In diesem Fall können Sie von den Mitarbeitern schnell erfahren, wie Sie Geld von der Karte abheben können. Schließlich müssen sie nicht nur primäre Buchhaltungsunterlagen, sondern auch Geldautomaten- und Terminalbelege für die Ausgabe (Abhebung) von Geld speichern und der Vorabmeldung beifügen. Wenn Sie sich in einer solchen Situation befinden, erfassen Sie die Geldausgabe im Bericht über das Konto 57 „Überweisungen im Transit“. Das heißt, machen Sie auf Basis des Vorabberichts folgenden Eintrag:

Soll 71 Haben 57

Und nachdem Sie die Abrechnung erhalten haben, schreiben Sie das Guthaben von dem Konto ab, mit dem die Karte verknüpft ist:

Soll 57 Haben 51 (52, 55)

• Die Belastung des Kontos wird berücksichtigt.

Schreiben Sie die Schulden von der verantwortlichen Person auf der Grundlage des vom Manager genehmigten Vorabberichts ab. Wir weisen darauf hin, dass dem Bericht Belege über die entstandenen Kosten beizufügen sind. Wählen Sie je nach Art der Ausgaben das gewünschte Belastungskonto aus, das entsprechende Konto ist immer das Konto 71 „Abrechnungen mit verantwortlichen Personen“. Der Eintrag wird wie folgt lauten:

Soll 20 (08, 23, 26, 44, 91) Haben 71

• Vom Verantwortlichen gezahlte Ausgaben werden berücksichtigt.

Kern der Frage. Buchen Sie das auf der Karte ausgegebene Geld anhand der Kontoauszüge zu Lasten des Kontos 71. Und nachdem der Mitarbeiter eine Vorabmeldung eingereicht hat, begleichen Sie seine Schulden gegenüber der Organisation.

Tragen Sie die auf der Grundlage der Vorabmeldung ermittelten Ausgabenbeträge in Spalte 5 des Abschnitts ein. I Buch der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wenn Sie das vereinfachte Steuersystem mit dem Besteuerungsgegenstand „Einnahmen minus Ausgaben“ anwenden. Und die Art der vom Arbeitnehmer gezahlten Kosten ist in der Liste in Absatz 1 der Kunst aufgeführt. 346.16 Abgabenordnung der Russischen Föderation.
Vergessen Sie dabei nicht die Abschreibungsregeln für bestimmte Ausgabenarten. Wenn der Buchhalter beispielsweise ein Anlagevermögen erworben hat, schließen Sie den ausgegebenen Betrag ab dem Zeitpunkt der Inbetriebnahme der Anlage in die Ausgaben ein und verteilen Sie den Betrag vierteljährlich bis zum Jahresende (Absatz 1 und Absatz 8, Absatz 3, Absatz 3, Artikel 346.16, Absatz 4 Absatz 2 des Artikels 346.17 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).
Wenn ein Mitarbeiter Geld von der Karte abgehoben und nicht vollständig ausgegeben hat, schreiben Sie den Restbetrag der Kasse durch Ausfüllen einer Kassenbonbestellung gut. Spiegeln Sie in der Buchhaltung die Transaktion wider, indem Sie Folgendes buchen:

Soll 50 Haben 71

• Der Restbetrag des vom meldenden Mitarbeiter von der Karte abgehobenen, nicht ausgegebenen Bargeldes wird in die Kasse eingetragen.

Beispiel. Verwendung einer Firmenkarte
LLC „Persona“, das das vereinfachte Steuersystem mit dem Gegenstand „Einnahmen minus Ausgaben“ anwendet, hat im August 2013 eine Firmenkarte für seinen Mitarbeiter O.N. ausgestellt. Galkina. Die Kartenausgabe erfolgte mit der Eröffnung eines speziellen Kartenkontos. Am 30. August wurde das Konto in Höhe von 30.000 Rubel aufgefüllt. Der Buchhalter hat diese Transaktion anhand des Kontoauszugs mit folgender Buchung ausgewiesen:

Soll 55 Haben 51

• — 30.000 Rubel. — Geld wird auf die Firmenkarte überwiesen.

Im September 2013 wurde im Auftrag des Leiters der Organisation O.N. Galkin hat die Aufgabe, Schreibwaren für die Organisation zu beschaffen. Um diese Kosten zu bezahlen, erhielt der Mitarbeiter am 9. September eine Firmenbankkarte. Die Kartenausgabe wurde im Firmenkartenregister erfasst.
10. September O.N. Galkin hat 5.000 Rubel von der Firmenkarte abgehoben. Mit diesem Betrag kaufte er Büromaterial.
Der Mitarbeiter meldete den Kauf am 11. September und übermittelte der Buchhaltung eine Vorabmeldung und Buchhaltungsunterlagen, die den Kauf bestätigten. Am selben Tag wurde der Bericht vom Geschäftsführer genehmigt.
Am 10. September erstellte der Buchhalter auf Grundlage des Kontoauszugs folgenden Eintrag:

Soll 71 Haben 55

• — 5000 Rubel. — Das Geld wurde bargeldlos auf eine Firmenkarte ausgezahlt.

Soll 10 Haben 71

• — 5000 Rubel. — Vom Mitarbeiter gekaufte Schreibwaren wurden aktiviert.

Ebenfalls am 11. September beträgt die Höhe der Ausgaben 5.000 Rubel. Der Buchhalter hat Abschnitt 5 in Spalte aufgeschrieben. Ich buche die Abrechnung von Einnahmen und Ausgaben auf der Grundlage von Absätzen. 17 Absatz 1 Kunst. 346.16 Abgabenordnung der Russischen Föderation.
Am Tag der Genehmigung des Vorabberichts O.N. Galkin gab die Firmenkarte zurück. Der Buchhalter spiegelte diese Tatsache im Buchhaltungsjournal der Firmenkarte wider.

Nuancen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Von einer Firmenkarte abgebuchtes Geld gilt als Guthaben auf dem Konto. Für jede Geldausgabe auf der Karte muss der Mitarbeiter eine Vorabmeldung an die Buchhaltung erstatten. Dem Bericht sind Belege über die entstandenen Kosten beizufügen.
Die Ausstellung einer Firmenkarte an einen Mitarbeiter stellt für sich genommen keinen Grund für eine Buchhaltungsbuchung dar. Der Buchhalter nimmt nur Buchungen vor, wenn Gelder über die Karte fließen.
Um die Bewegung von Firmenkarten zu kontrollieren, führen Sie ein spezielles Kartenregister. Es kann als Tagebuch oder Erklärung bezeichnet werden.

Welche Unterlagen müssen erstellt werden, wenn zur Meldung Geld über eine Firmenkarte ausgegeben wird?

Marina Marchuk, Steuerberaterin

• Muss der Manager für jede Nutzung der Karte einen Auftrag zur Ausgabe von Abschlagszahlungen erteilen??
• Klausel 4.4 der Verordnung N 373-P besagt, dass eine verantwortliche Person nur einen Antrag ausfüllen muss, um Bargeld zu erhalten. Und der Manager wiederum gibt auf dieser Abrechnung den Betrag und den Berichtszeitraum an. Die Verordnung Nr. 373-P sagt nichts über bargeldlose Überweisungen rechenschaftspflichtiger Beträge, auch auf eine Firmenbankkarte. Dies bedeutet, dass der Direktor den Antrag eines Mitarbeiters nicht jedes Mal befürworten muss, wenn das Geld für den Bericht auf die Karte überwiesen wird. In der Praxis ist die Höhe des Berichts durch ein Limit geregelt. Hierbei kann es sich entweder um ein Kartenlimit oder um ein in unternehmensinternen Dokumenten festgelegtes Ausgabenlimit handeln.
• Wie sieht es mit der Aussage der verantwortlichen Person aus? Dies ist auch nur bei der Ausgabe von Bargeld erforderlich.?
• Genau so. Und wenn Sie eine Karte nutzen, also bargeldlos Geld gegen eine Meldung ausgeben, können Sie auf die Abrechnungen der Mitarbeiter verzichten. Firmenkarten sind genau darauf ausgelegt, den Dokumentationsaufwand zu minimieren und das Abrechnungsverfahren mit Buchhaltern zu vereinfachen.
• Benötige ich für jede Kartenausgabe einen Managerauftrag??
• Bei der Ausstellung einer Firmenkarte ist eine solche Anordnung erforderlich, die Ausstellung der Karte an den Mitarbeiter und deren Rückgabe werden jedoch künftig durch die Normen des örtlichen Gesetzes geregelt. Zum Beispiel die Regelungen zu Firmenkarten. In diesem Dokument wird empfohlen, dieses Problem entsprechend den Besonderheiten des Unternehmens auf die bequemste Weise zu lösen.
• Ist zum Auffüllen eines Sonderkartenkontos eine Anordnung des Managers erforderlich??
• Ich denke, dass dies auch eine optionale Anforderung ist, da bei einer bargeldlosen Überweisung der Manager den Zahlungsauftrag unbedingt unterzeichnen muss. Das heißt, dokumentieren Sie Ihre Anweisung zur Zahlung von Geldern für den angegebenen Zweck. Dementsprechend ist in diesem Fall eine Anordnung zur Auffüllung des Kontos nicht erforderlich.
• Kann ein Buchhalter eine neue Aufgabe mit Kartenzahlung erledigen, ohne eine Vorabmeldung für die vorherige Aufgabe einzureichen?
• In der Praxis mag dies akzeptabel sein. Schließlich besteht nur ein Verbot der Ausgabe von Bargeld auf Rechnung an eine Person, die einen zuvor gewährten Vorschuss nicht abgerechnet hat. Dies ist im bereits erwähnten Absatz 4.4 der Verordnung N 373-P angegeben. Diese Anforderung gilt jedoch nicht für Zahlungen mit Firmenkarten. Darüber hinaus sind bei Verstößen keine Sanktionen vorgesehen. Dies wird beispielsweise durch den Beschluss des Neunten Berufungsgerichts vom 13. Mai 2013 N 09AP-10884/2013 bestätigt.
• Eine Firmenkarte wird für einen bestimmten Mitarbeiter ausgestellt. Was passiert, wenn Sie es jemand anderem geben??
• Für etwaigen Missbrauch der Karte haftet weiterhin die Person, der die Karte ausgestellt wurde.
• Sollte eine verantwortliche Person, die mit Karte zahlt, die Zahlungsgrenze von 100.000 Rubel einhalten? gemäß Abschnitt 1 der Richtlinie Nr. 1843-U der Bank von Russland vom 20. Juni 2007?
• Nein, das ist nicht notwendig, da das Limit nur für Barzahlungen gilt und bei Verwendung einer Firmenkarte die Zahlung bargeldlos erfolgt.

November 2013

Ungefähre Regelungen zum Verfahren zur Verwendung von Firmenbankkarten

ICH GENEHMIGT Name der Organisation ________________________________ VORSCHRIFTEN Name der Position des Leiters der Organisation __________ N _____ _________ _____________________ Unterschrift Erklärung der Unterschrift __________________ ________________________________ Ort der Vorbereitung Datum Zum Verfahren für die Verwendung von Firmenbankkarten

1. Informationen zum PIN-Code der Firmenkarte sind vertrauliche Informationen. Karteninhaber haben kein Recht, diese Informationen an Dritte weiterzugeben.

Firmenkarte: So stellen Sie sie richtig aus und verwenden sie

Ein Bericht über die gezielte Mittelverwendung einer Firmenbankkarte wird an die Buchhaltung der Organisation übermittelt:

- bei Verwendung einer Firmenkarte ausschließlich zum Empfang von Bargeld – spätestens 3 Werktage nach Ablauf des Ausstellungszeitraums und bei Ausstellung einer Karte zur Begleichung von Reisekosten – spätestens 3 Werktage ab dem Datum der Ausstellung Rückkehr von einer Geschäftsreise, mit Ausnahme des Ankunftstages (für Mitarbeiter von Abteilungen der Organisation, die sich in besiedelten Gebieten außerhalb des Standorts der Organisation befinden, Übermittlung eines Berichts an die Buchhaltung der Organisation – spätestens innerhalb von 5 Arbeitstagen);

- bei Verwendung einer Firmenkarte zur bargeldlosen Zahlung von Auslagen – spätestens 15 Werktage ab dem Tag der bargeldlosen Zahlung, ausgenommen der Tag der Zahlung, oder bei teilweiser bargeldloser Zahlung, teilweise in bar Barzahlung, ausgenommen am Tag der Zahlung.

Zusätzlich zu den Belegen über die Ausgaben müssen den Berichten Quittungen über die Zahlung per Karte beigefügt werden.

3. Liegen keine Belege über die beabsichtigte Mittelverwendung vor oder hat der Geschäftsführer die Vorabmeldung nicht genehmigt, werden die von der Firmenkarte abgeschriebenen Beträge vom Karteninhaber eingezogen und von seinem Gehalt abgezogen.

4. Die Liste der Mitarbeiter, auf deren Namen Firmenkarten ausgestellt werden, ist in Anlage Nr. 1 enthalten.

5. Die Ausgabe und Rückgabe von Karten wird im Firmenkartenregister in der Form gemäß Anlage Nr. 2 geführt.

6. Bei Verlust oder Diebstahl einer Firmenbankkarte ist der Karteninhaber verpflichtet, die Bank, die die Karte ausgestellt hat, unverzüglich zu benachrichtigen, um Transaktionen auf dieser Karte zu sperren. Wird das Konto aus Verschulden des Karteninhabers nicht rechtzeitig gesperrt, wird der entstandene Schaden vom Karteninhaber erstattet.

Anhang Nr. 1
positionieren von _______ N __

Liste der Mitarbeiter ______________________________ (Name der Organisation), auf deren Namen Firmenbankkarten ausgestellt werden —————————————————————————— ¦N ¦ Vollständiger Name. ¦ Passdaten ¦Kartentyp¦ Kartennummer ¦ ¦n/p¦ Mitarbeiter ¦(Nummer, von wem und wann ausgestellt)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+— ——+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+ —————————+———+—————-

Anhang Nr. 2
positionieren von _______ N __

Firmenkartenbuchhaltungsjournal ___________________________ (Name der Organisation) —————————————————————————— ¦Nummer ¦F.I.O. ¦Der Zeitraum, für den¦Datum ¦Unterschrift ¦Datum ¦Unterschrift ¦ ¦der ¦Karte ¦Karte ¦ausgestellter ¦ausstellender ¦Inhaber¦Lieferung ¦Inhaber¦ ¦ ¦Karte ¦Mitarbeiter ¦Karte ¦ ¦Karte ¦ ¦ +———+ ——— -+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+———— —-+ ——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+—— —+— ——+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-

24.12.2004 Nr. 266-P.

Damit Mitarbeiter Unternehmenskarten frei nutzen können, muss das Unternehmen:

Entwicklung von Vorschriften zum Verfahren zur Verwendung von Firmenkarten (Teil 1, Artikel 8 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);

Genehmigen Sie die Liste der Positionen, deren berufliche Aufgaben die Verwendung von Firmenkarten im Unternehmen beinhalten (Artikel 847 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation, Absätze 2 und 7 von Absatz 1.12 der Anweisung Nr. 28-I der Bank von Russland vom 14. September 2006 „Über die Eröffnung und Schließung von Bankkonten, Einlagenkonten“;

Machen Sie alle Mitarbeiter, deren Positionen in der Liste aufgeführt sind, mit der Position gegen Unterschrift vertraut (Artikel 22 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);

Organisieren Sie im Unternehmen die Buchhaltung für die Annahme und Ausgabe von Firmenbankkarten (Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ „Über die Buchhaltung“, im Folgenden Gesetz Nr. 402-FZ genannt, Informations-Nr. PZ-10/2012 „Mit Inkrafttreten ab 1. Januar 2013, Bundesgesetz vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ „Über die Rechnungslegung“);

Registrieren Sie sich in der Buchhaltungsmethode zur Erfassung der abrechnungsfähigen Beträge auf einem Sonderkonto (Ziffer 7 der PBU 1/2008).

Regelungen zum Verfahren zur Nutzung von Firmenkarten

In diesem Artikel gehen wir davon aus, dass sich das Unternehmen für die Eröffnung eines separaten Sonderkartenkontos entschieden hat.

Die Regelung zum Verfahren zur Nutzung von Firmenkarten ist ein methodischer Leitfaden für alle Mitarbeiter des Unternehmens, die aufgrund ihrer Aufgaben in irgendeiner Weise in diesen Prozess eingebunden sind.

In den Regelungen zur Nutzung von Firmenkarten empfehlen wir die Festlegung:

Liste der Ausgaben und Transaktionen, die ein Mitarbeiter mit einer Firmenkarte tätigen kann. Bitte beachten Sie: Die Liste der innerhalb der Russischen Föderation zulässigen Transaktionen unterscheidet sich von der Liste der im Ausland zulässigen Transaktionen. Beide Listen sind in der Tabelle aufgeführt;

Beschränkungen für Firmenkarten. Diese können je nach Position unterschiedlich sein;

Der Zeitraum, nach dem der Mitarbeiter die Karte zurückgeben muss;

Bestellung der ausgegebenen Beträge durch Karteninhaber;

Der Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer dem Unternehmen einen Vorabbericht mit beigefügten Belegen vorlegen muss;

Eine ungefähre Liste der Dokumente, die als Bestätigung der entstandenen Ausgaben akzeptiert werden. Sie können ein Album mit ihren Beispielen zusammenstellen und es als Anhang zur Position hinzufügen. Dann haben die Mitarbeiter eine visuelle Vorstellung davon, welches Dokument sie bei der Zahlung mit Karte benötigen;

Anforderungen zur Gewährleistung des Schutzes von PIN-Code-Informationen;

Vorgehensweise bei Verlust der Karte;

Arten von Ordnungsverstößen und Verfahren zum Schadensersatz von Karteninhabern.

Liste der Kartentransaktionen

Eine Alternative zur Regelung über das Verfahren zur Nutzung von Firmenkarten kann ein gesonderter Abschnitt zur Nutzung von Firmenkarten in einem anderen lokalen Regulierungsgesetz des Unternehmens sein. Dieser Abschnitt kann beispielsweise die Regelung über das Verfahren und die Höhe der Erstattung von Reisekosten, die Vorlage von Vorabberichten über Reise- und Geschäftskosten von Mitarbeitern des Unternehmens ergänzen. Es ist unten dargestellt.

Wer hat das Recht, Firmenkarten im Unternehmen zu nutzen?

Das Recht zur Nutzung von Firmenkarten haben diejenigen Mitarbeiter, denen diese Karten ausgestellt werden. Bei der Ausgabe von Firmenkarten legt das Unternehmen der Bank eine genehmigte Liste der Firmenmitarbeiter vor, die zur Nutzung der Karten berechtigt sind.

Entscheidet der Firmenchef, dass es bequemer ist, namenlose Firmenkarten zu verwenden, ordnet er die Genehmigung einer Stellenliste an, deren Ersetzung das Recht einräumt, namenlose Firmenkarten zur Bezahlung von Waren und Waren zu verwenden Dienstleistungen im Auftrag und im Interesse des Unternehmens. Eine Musterbestellung finden Sie weiter unten.

Beachten Sie beim Erstellen einer Liste, dass die Besetzungstabelle nicht vollständig dupliziert werden kann. Es ist erforderlich, eine angemessene Stichprobe durchzuführen und Positionen (Berufe) nicht einzubeziehen, in denen die Erfüllung offizieller Aufgaben nicht mit der Bezahlung von Waren und Dienstleistungen im Namen und im Interesse des Unternehmens verbunden ist.

Machen Sie Ihre Mitarbeiter mit den Unterschriftsregeln vertraut

Alle Mitarbeiter, für die personalisierte Karten ausgestellt wurden und deren Positionen in der Bestellung aufgeführt sind, müssen gegen Unterschrift mit den genehmigten Vorschriften über das Verfahren zur Verwendung von Firmenbankkarten oder mit dem örtlichen Ordnungsgesetz, das den entsprechenden Abschnitt enthält, vertraut gemacht werden.

Die Tatsache der Bekanntmachung kann auf dem letzten Blatt der Verordnung oder in einem gesonderten Dokument (z. B. in einer Erklärung oder einem Tagebuch) festgehalten werden.

Aufbewahrung, Ausgabe und Rückgabe von Firmenkarten

Um den Verlust von Firmenkarten sowie Missbrauch oder Diebstahl auszuschließen, muss das Unternehmen eine strenge Kontrolle über die Aufbewahrung und Bewegung von Firmenkarten einführen.

Personalisierte Firmenbankkarten dürfen in den Händen der Inhaber sein, sofern sie den Sicherheitsanforderungen entsprechen.

In der Regel werden unpersönliche Firmenkarten an einen Mitarbeiter ausgegeben, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen – die Zahlung von Reise-, Bewirtungs- oder anderen Ausgaben.

Die Dokumentation der Übertragung einer Karte an einen Mitarbeiter ist gesetzlich nicht geregelt. Es ist besser, dieses Verfahren in den Vorschriften zum Verfahren zur Verwendung von Firmenkarten zu genehmigen. Die Reihenfolge kann wie folgt sein:

Der Mitarbeiter stellt einen Antrag auf Ausstellung einer nicht personenbezogenen Firmenkarte und begründet dabei den Zweck der beabsichtigten Mittelverwendung;

Der Vorgesetzte unterstützt den Antrag des Mitarbeiters und gibt das Limit der nicht personalisierten Karte an. Nachfolgend finden Sie ein Muster-Antragsformular.

Bitte beachten Sie: Für den Fall, dass die verantwortliche Person der Leiter des Unternehmens ist, gibt es im Gesetz keine Ausnahmen. Das Unternehmen hat jedoch das Recht, die Bedingungen für die Nutzung von Firmenkarten selbstständig nach Position zu ordnen.

Firmenkarten werden für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum ausgestellt. Auf Anordnung des Firmenchefs kann eine Karte auch für einen längeren Zeitraum, als in der Firmenordnung vorgesehen, ausgestellt werden.

Ist ein Mitarbeiter ständig auf Geschäftsreisen, kann ihm auf gesonderte Anordnung des Vorgesetzten eine Firmenkarte für einen längeren Zeitraum ausgestellt werden.

Wird die Frist für die Rückgabe einer nicht benannten Firmenkarte versäumt, muss die kontrollberechtigte Person dies der Hauptperson mitteilen. Anschließend wird über die Sperrung der Karte oder eine andere Entscheidung mit der verantwortlichen Person entschieden.

Zeitschrift für die Bewegung von Firmenkarten

Datum, Zeitraum, Zweck der Ausstellung einer Firmenkarte, deren Nummer, Limit, Position und Nachname des Mitarbeiters werden im Journal zur Registrierung der Annahme und Ausgabe von Karten (dem Journal für den Verkehr von Firmenbankkarten) festgehalten.

Der Sachverhalt des Erhalts und der Rückgabe einer Firmenkarte durch einen Mitarbeiter muss durch Unterschriften im Journal der verantwortlichen Person und des für deren Aufbewahrung verantwortlichen Buchhaltungsmitarbeiters bestätigt werden.

Unten finden Sie ein Beispielprotokoll.

So melden Sie ausgegebenes Geld

Das Verfahren zur Berichterstattung von Mitarbeitern über die Mittelverwendung einer Firmenkarte ist nicht durch ein gesondertes Rechtsgesetz geregelt. Das Unternehmen kann es jedoch unabhängig entwickeln, basierend auf den Regeln, die das Verfahren zur Meldung der Ausgaben für steuerpflichtige Bargeldbeträge regeln.

Die Frist für die Abgabe einer Vorabmeldung über die Verwendung von Mitteln einer Firmenbankkarte kann in den Regelungen zum Verfahren zur Nutzung von Firmenkarten festgelegt werden. Sie kann in Werktagen ab dem Datum des Ablaufs der für die Ausführung der Bestellung oder die Rückkehr von einer Geschäftsreise vorgesehenen Frist festgelegt werden.

Sie können das einheitliche Vorabmeldeformular Nr. AO-1 verwenden, das durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 1. August 2001 Nr. 55 genehmigt wurde.

Das Unternehmen hat auch das Recht, unter Berücksichtigung der Besonderheiten, die mit der Kombination von Geld- und Sachmitteln verbunden sind, eigene Mittel zu entwickeln (Artikel 9 Absatz 4 des Gesetzes Nr. 402-FZ).

Bitte machen Sie Ihre verantwortlichen Personen auf eine Besonderheit bei der Erstellung eines Vorabberichts über die Verwendung von Mitteln einer Firmenkarte aufmerksam.

Die Quittung, die ein Mitarbeiter beim Abheben von Bargeld an einem Geldautomaten erhält, kann an sich nicht als Beleg für die Ausgaben des Mitarbeiters angesehen werden.

Der Vorabmeldung sind Belege (andere Dokumente) beizufügen, aus denen hervorgeht, wie das von der Karte abgebuchte Bargeld verwendet werden soll. Der Mitarbeiter muss den Restbetrag des nicht von der Karte abgebuchten Bargeldes an der Kasse des Unternehmens hinterlegen. Die Vorabmeldung des Arbeitnehmers muss vom Unternehmensleiter genehmigt werden.

Der Einsatz von Firmenkarten als Zahlungsmittel erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Dies liegt daran, dass solche Karten eine zuverlässige und bequeme Möglichkeit sind, Ausgaben im Zusammenhang mit den wirtschaftlichen Aktivitäten der Organisation zu bezahlen, vor allem Reise- und Bewirtungskosten. Wie sieht der Prozess der Ausstellung von Firmenkarten in der Praxis aus? Mit welchen Unterlagen können die angefallenen Kosten nachgewiesen werden? Welche Behörden muss ich über die Eröffnung eines Sonderkontos informieren?

Was ist eine Firmenbankkarte?

Eine Firmenkarte ist wie jede andere Bankkarte aus Kunststoff ein persönliches Zahlungsmittel, das zum Bezahlen von Waren oder Dienstleistungen sowie zum Empfangen von Bargeld an Geldautomaten und Banken bestimmt ist.
Das Verfahren für den Umlauf von Bankkarten auf dem Territorium der Russischen Föderation wird durch die Verordnung über die Ausgabe von Bankkarten und über Transaktionen mit Zahlungskarten geregelt, die am 24. Dezember 2004 von der Bank von Russland N 266-P genehmigt wurde. Es ist zu beachten, dass durch die Anweisungen N 2862-U eine Reihe von Änderungen am Text dieser Verordnung N 266-P vorgenommen wurden, die am 1. Juli 2013 in Kraft treten werden (Anweisungen der Bank von Russland vom 08.10. 2012 N 2862-U „Über Änderungen der Vorschriften der Bank Russlands vom 24. Dezember 2004 N 266-P „Über die Ausgabe von Bankkarten und Transaktionen mit Zahlungskarten“, registriert beim Justizministerium am 21. November 2012 N 25863).

Unter Berücksichtigung der Änderungen an Abschnitt 1.5 der Verordnung N 266-P wird festgestellt, dass ein Kreditinstitut das Recht hat, Bankkarten der folgenden Arten auszugeben: Zahlungskarten (Debitkarten), Kreditkarten und Prepaidkarten, deren Inhaber Dabei handelt es sich um natürliche Personen, einschließlich der von juristischen Personen autorisierten Einzelunternehmer.
Eine Besonderheit einer Firmenkarte besteht darin, dass die Person, auf deren Namen sie ausgestellt wird, ein Mitarbeiter der Organisation sein muss, die einen Vertrag zur Ausstellung einer solchen Karte abgeschlossen hat, während der Mitarbeiter vollen Zugriff auf eines der Konten der juristischen Person erhält Entität, das heißt, sie verwaltet die Mittel der Organisation.
Für jede Karte kann ein individuelles Ausgabenlimit festgelegt werden. Sie können sowohl dauerhafte als auch vorübergehende Limits für die Ausgabe von Geldern auf Karten festlegen und dabei einen beliebigen Zeitraum angeben. Darüber hinaus können Sie bei der Verwendung von Firmenkarten Limits für verschiedene Ausgabenkategorien festlegen: Bargeld- und bargeldlose Zahlungen, Transaktionen im Ausland usw.

Typischerweise werden bei der Verwendung von Firmenkarten eine Reihe von Anforderungen und Einschränkungen festgelegt:

• Eine Gutschrift von Geldern auf ein spezielles Kartenkonto durch bargeldlose Überweisung von Konten Dritter ist nicht gestattet;
• Persönliche Ausgaben mit Firmenkarten sind verboten, da alle durchgeführten Transaktionen auf dem Konto der Organisation ausgewiesen werden;
• Da von einer solchen Karte abgehobene Beträge als auf Rechnung ausgegebene Beträge gelten, ist eine entsprechende Meldung erforderlich. Die Bank hat das Recht, Primärdokumente für alle mit Firmenkarten getätigten Transaktionen anzufordern (Unterkunftsrechnungen, Fahrscheine, Quittungen, Schecks und andere Dokumente mit Originalbelegen von elektronischen Terminals, Geldautomaten sowie Geschäftsreiseberichte, wenn Gelder von der Bank abgebucht werden). Reisekosten abrechnen);
• Gemäß den Anforderungen der Währungsgesetzgebung der Russischen Föderation ist die Organisation bei der Durchführung von Transaktionen in Fremdwährung mit Karten, einschließlich grenzüberschreitender Zahlungen, verpflichtet, der Bank eine dokumentarische Begründung für die Durchführung einschließlich eines Berichts vorzulegen auf Kosten, innerhalb von zehn Werktagen ab dem Datum der Transaktion unter Beifügung von Abrechnungsdokumenten für jede dieser Transaktionen.

Was sind die Hauptvorteile der Arbeit mit Firmenkarten?

Wir können eine Reihe von Vorteilen der Verwendung von Firmenkarten sowohl für die Organisation als auch für die Mitarbeiter, für die sie ausgestellt werden, nennen:

• Zeitersparnis, da keine Kontaktaufnahme mit der Bank erforderlich ist, um Dokumente für den Empfang von Bargeld vom Konto oder die Einzahlung auf das Konto vorzubereiten. Der Geldempfang ist jederzeit möglich, sowohl am Geldautomaten als auch an der Kasse einer Bank, nicht unbedingt dort, wo das Konto eröffnet wird. Bargeld kann auch über einen Geldautomaten auf das Konto einer Organisation eingezahlt werden. Darüber hinaus werden Karten der wichtigsten Zahlungssysteme in den meisten Einzelhandels- und Dienstleistungsgeschäften, Geldautomaten und Banken weltweit akzeptiert. Die Arbeit nicht nur der Kassendienste, sondern auch der Buchhaltungsmitarbeiter wird vereinfacht, da keine Vorschüsse für Reisekosten ausgestellt werden müssen und die Rückgabe von abrechnungsfähigem Bargeld, das nicht für eine Geschäftsreise ausgegeben wurde, nicht nachverfolgt werden muss;
• Reduzierung der Kosten und Minimierung der Risiken im Zusammenhang mit der Annahme, dem Transport und der Lagerung von Bargeld;
• Vereinfachung der Abrechnung und Kontrolle der Mitarbeiterausgaben durch Eröffnung eines speziellen Kartenkontos, das die Abrechnung von Transaktionen auf allen Firmenkarten des Unternehmens ermöglicht (oder mehrerer spezieller Kartenkonten zur separaten Abrechnung von Transaktionen für jede Karte oder Kartengruppe);
• automatische Umrechnung von Rubelgeldern in Fremdwährung bei der Bezahlung von Dienstleistungen im Ausland.

Ist die Ausgabe von Unternehmenskarten erforderlich, um Mitarbeitern bargeldlos Geld auszugeben, oder können „Gehaltskarten“ verwendet werden?

Diese Frage stellt sich häufig bei Arbeitgebern, die in ihren Organisationen „Gehalts“-Projekte umgesetzt haben. Erinnern wir uns daran, dass die Bank von Russland zuvor im Schreiben Nr. 14-27/513 vom 24. Dezember 2008 darauf hingewiesen hat, dass die Liste der Transaktionen, die von Einzelpersonen mit Bankkarten durchgeführt werden, gemäß den Bestimmungen der geltenden Gesetzgebung Beschränkungen unterliegt der Russischen Föderation. Gleichzeitig bestätigten Vertreter der Bank von Russland, dass die Frage der Zulässigkeit der Erstattung von Auslagen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen durch deren Überweisung auf die für Transaktionen mit Bankkarten eröffneten Bankkonten einzelner Mitarbeiter in den Anwendungsbereich des Arbeitsrechts fällt Gesetzgebung. Also, laut Art. 168 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation werden das Verfahren und die Höhe der Erstattung von Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen durch einen Tarifvertrag oder örtliche Vorschriften festgelegt.

Die Finanzabteilung hat keine Einwände gegen die Verwendung von „Gehaltskarten“ für Abrechnungen mit verantwortlichen Personen. Mit Schreiben vom 05.10.2012 N 14-03-03/728 stellte das Finanzministerium fest, dass im Zusammenhang mit der Nutzung moderner Bank- und anderer Zahlungstechnologien anstelle der Ausgabe von Bargeld bargeldlose Zahlungen auf eröffnete Konten eingeführt werden diese Mitarbeiter für Zahlungen mit Bank-Debitkarten, die von Kreditinstituten ausgegeben werden, auch im Rahmen von „Gehalts“-Projekten.

Nach Angaben der Abteilungsleiter empfiehlt es sich, den Anwendungsbereich der Abrechnungs-(Debit-)Bankkarten (zusätzlich zur Lohnabrechnung im Rahmen von „Gehalts“-Projekten) auf die Abrechnung mit verantwortlichen Personen auszudehnen. Die Vorteile dieser Zahlungsform, wie z. B. bargeldlose Abrechnungen mit verantwortlichen Personen über Abrechnungs-(Debit-)Bankkarten, liegen in der Steigerung der Effizienz von Zahlungsvorgängen und der Automatisierung des Abrechnungsabgleichs sowie der Kontrolle über den Eingang (Gutschrift) von Geldern und deren verwenden.

Die Regeln für die Organisation und Führung von Buchhaltungsunterlagen mit verantwortlichen Personen können Bestimmungen enthalten, die eine Abrechnung mit ihnen sowohl in bar als auch bargeldlos vorsehen. Als Beispiel nannten die Finanziers die Praxis ihrer Abteilung: Im Rahmen der Umsetzung der Rechnungslegungsgrundsätze und unter Berücksichtigung der Tarifvertragsbestimmungen stellt das Finanzministerium Abschlagszahlungen für Reisekosten in bar aus auf Antrag einer verantwortlichen Person mit den für die Überweisung auf das bei einem Kreditinstitut eröffneten Konto eines Mitarbeiters des Finanzministeriums während einer Geschäftsreise erforderlichen Angaben:

• auf dem Territorium der Russischen Föderation – in der Währung der Russischen Föderation (in Rubel) unter Verwendung von Bankkarten, die im Rahmen des „Gehalt“-Projekts verwendet werden;
• im Ausland - in US-Dollar mit Bankwährungskarten, die von im Tarifvertrag des Finanzministeriums genannten Kreditinstituten ausgestellt wurden.

Wie erfolgt der Erhalt einer Firmenkarte?

Grundsätzlich gilt für die Umsetzung des Projekts „Corporate Card“, dass eine Organisation zusätzlich zu ihrem bestehenden Bankkonto ein zweites Konto speziell für Zahlungen mit Corporate Cards eröffnen muss. Dazu benötigen Sie:

• einen Antrag auf Kontoeröffnung schreiben;
• eine Muster-Signaturkarte erstellen;
• einen Bankkontovertrag für die Abwicklung von Transaktionen mit Firmenkarten unterzeichnen;
• eine Zusatzvereinbarung zum Lastschrifteinzug vom Hauptkonto abschließen.

Nachdem alle erforderlichen Unterlagen ausgefüllt und ein zweites Girokonto eröffnet wurden, reicht die Organisation bei der Bank Folgendes ein:

• sich für die Ausgabe von Bankkarten registrieren (Liste der Firmenkarteninhaber);
• Antrag auf Ausstellung einer Firmenkarte (vom Firmenkarteninhaber ausgefüllt und unterschrieben und mit dem Leiter der Organisation abgestimmt);
• Anordnungen zur Ausstellung von Berichten an im Register aufgeführte Personen.

Beachten Sie! Eine Firmenbankkarte wird direkt an den Inhaber ausgestellt, den die Organisation im Antrag auf Ausstellung einer Bankkarte angegeben hat, oder an einen Kundenvertreter, der auf der Grundlage einer gemäß den gesetzlichen Anforderungen ausgestellten Vollmacht handelt.

Welche lokalen Vorschriften sollten bei der Umsetzung des Corporate Card-Projekts entwickelt werden?

Um die Bewegung von Firmenkarten einer Organisation abzurechnen und zu kontrollieren, empfiehlt es sich, eine entsprechende Regelung zu entwickeln. Es ist möglich, keine gesonderte Regelung zum Verfahren für die Verwendung von Firmenkarten zu erarbeiten, sondern in diesem Fall sollte das Verfahren für deren Verwendung in einem anderen lokalen Rechtsakt festgelegt werden, beispielsweise in einer Verordnung über das Verfahren und die Höhe der Reisekostenerstattung Ausgaben, Ausgabe von abrechnungsfähigen Mitteln, Vorlage von Vorabberichten über Reise- und Geschäftskosten. Als Beispiel können wir die Verordnung der JSC Russian Railways vom 7. November 2006 N 2193r anführen, mit der die Vorschriften über die Ausgabe von Geld auf Rechnung genehmigt wurden. Diese Verordnung enthält einen gesonderten Abschnitt „Verfahren zur Verwendung einer Firmenbankkarte“, der Folgendes definiert:

• Zweck einer Firmenkarte;
• Gründe für die Ausstellung der Karte;
• Gründe für seine Verwendung;
• das Verfahren und der Zeitpunkt für die Übermittlung einer Vorabmeldung über die über eine Firmenbankkarte verwendeten Mittel;
• das Verfahren zur Einziehung des für andere Zwecke verwendeten Betrags vom schuldigen Arbeitnehmer, wenn keine Dokumente vorliegen, die die beabsichtigte Verwendung der Firmenbankkarte bestätigen;
• Verantwortung für die Sicherheit der Karte sowie für die Ausgabe von Geldern innerhalb der festgelegten Ausgabengrenzen.

Zusätzlich zu den Vorschriften ist die Genehmigung des Firmenkartenregisters erforderlich. Dieses Register sollte Folgendes widerspiegeln:

• Kartennummern;
• VOLLSTÄNDIGER NAME. Inhaber;
• Termine für die Übertragung und Rückgabe der Karten.

Der Empfang und die Rückgabe einer Firmenkarte müssen von dem Mitarbeiter, der sie erhalten (zurückgegeben) hat, und der Person, die für die Führung der Kartendaten verantwortlich ist, bestätigt werden.

Auf welcher Grundlage werden die Beträge der mit Firmenkarten getätigten Transaktionen erfasst?

Die Spesenabrechnung erfolgt anhand eines von der Bank ausgestellten Zahlungsregisters oder eines elektronischen Journals.

In der Regel werden Gelder für Kartentransaktionen spätestens am Werktag nach dem Tag, an dem die Bank das Zahlungsregister oder das elektronische Journal von einem einzigen Abrechnungszentrum erhält, abgebucht oder gutgeschrieben (dann können diese Dokumente an die Organisation übermittelt werden).

Wir möchten Sie daran erinnern, dass Mitarbeiter der Organisation bei Verwendung der Karte in Geschäften, Hotels und anderen Zahlungsorten Dokumente erhalten, die die entstandenen Ausgaben bestätigen (Schecks, Rechnungen für Hotelübernachtungen, Reisetickets, Quittungen, Rechnungen usw.). Diesen Dokumenten müssen Originalbelege, Quittungen von elektronischen Terminals und Geldautomaten beigefügt sein. Der Mitarbeiter der Organisation muss alle diese Dokumente zusammen mit der Vorabmeldung an die Buchhaltung der Organisation einreichen.

Die obligatorischen Angaben, die ein Dokument über Transaktionen mit einer Zahlungskarte enthalten muss, sind in Abschnitt 3.3 der Verordnung N 266-P aufgeführt. Diese beinhalten:

• Kennung eines Geldautomaten, eines elektronischen Terminals oder eines anderen technischen Mittels, das zur Durchführung von Transaktionen mit Zahlungskarten bestimmt ist;
• Art der Operation;
• Transaktionsdatum;
• Transaktionshöhe;
• Transaktionswährung;
• Provisionsbetrag (falls vorhanden);
• Autorisierungscode;
• Angaben zur Zahlungskarte.

Die aufgeführten Angaben müssen Merkmale enthalten, die es ermöglichen, zuverlässig eine Übereinstimmung zwischen den Zahlungskartendaten und dem Konto einer juristischen Person sowie zwischen den Kennungen von Handelsorganisationen (Dienstleistungen), Geldautomaten und Bankkonten von Handelsorganisationen (Dienstleistungen) herzustellen. (Absatz 3.6 der Verordnung N 266-P).

Zu Ihrer Information. Ein Papierdokument über Transaktionen mit einer Zahlungskarte muss zusätzlich die Unterschriften des Zahlungskarteninhabers und des Kassierers enthalten. Diese Anforderung gilt nicht für Fälle, in denen das Dokument an einer Geldausgabestelle mit einem Analogon einer handschriftlichen Unterschrift erstellt wird.

Was tun, wenn der Geldautomat beim Abheben von Geld mit einer Bankkarte keine Quittung ausstellt, die den Vorgang bestätigt? Oben wurde darauf hingewiesen, dass solche Schecks von verantwortlichen Personen dem Vorabbericht beigefügt werden. Der Arbeitnehmer selbst als verantwortliche Person hat jedoch nicht das Recht, den von ihm benötigten Scheck von der Bank zu verlangen. Dies liegt daran, dass der Kunde der Bank kein Mitarbeiter, sondern eine Organisation ist. Daher muss sich die Organisation für eine Abrechnung an die Bank wenden. In diesem Fall hat die Bank kein Recht, die Ausstellung eines Auszugs zu verweigern (Ziffer 2.1, Abschnitt 2, Teil III der von der Bank genehmigten Verordnung über die Rechnungslegungsregeln bei Kreditinstituten mit Sitz auf dem Territorium der Russischen Föderation). Russlands am 16. Juli 2012 N 385-P).

Ist die Ausstellung von Firmenbankkarten mit der Einbehaltung der Einkommensteuer von Arbeitnehmern und der Berechnung von Versicherungsprämien verbunden?

Da die auf solche Karten übertragenen Gelder Eigentum der Organisation und nicht der sie nutzenden Personen sind, besteht keine Verpflichtung zur Zahlung von Einkommensteuer und Versicherungsbeiträgen (sofern nicht das Gegenteil nachgewiesen wird). Allerdings müssen alle Belege ordnungsgemäß vorbereitet werden. Zu solchen Schlussfolgerungen kamen die Richter insbesondere im Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes NWO vom 18. Juli 2011 N A05-11476/2010. In der Gerichtsentscheidung wurde festgestellt, dass gemäß der Vereinbarung Transaktionen im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens mithilfe von Karten abgewickelt werden, einschließlich der Zahlung von Reise- und Bewirtungskosten. Die Schiedsrichter hielten die Ansprüche der Steuerbehörden für unbegründet, da der Föderale Steuerdienst das Bankkonto nicht geprüft, nicht geprüft hat, zu welchen Zwecken die Gelder von der Firmenkarte abgebucht wurden, und keine Beweise für die Höhe der umstrittenen Beträge vorgelegt hat waren der wirtschaftliche Nutzen der Mitarbeiter des Steuerbevollmächtigten.

Welchen Aufsichtsbehörden muss die Eröffnung eines Bankkontos gemeldet werden?

Steuerpflichtige, sowohl Organisationen als auch Einzelunternehmer, sind verpflichtet, die Eröffnung oder Schließung von Konten innerhalb von sieben Tagen der Steuerbehörde schriftlich mitzuteilen (Absatz 1, Absatz 2, Artikel 23 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). Das Nachrichtenformular und das Verfahren zum Ausfüllen wurden durch die Verordnung des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 06.09.2011 N ММВ-7-6/362@ genehmigt.

Informationen über die Eröffnung eines Bankkontos sind außerdem innerhalb von sieben Tagen an die Pensionskasse und die Sozialversicherungskasse zu übermitteln, die die Zahlung der Versicherungsprämien überwachen (Absatz 1, Absatz 3, Artikel 28 des Bundesgesetzes vom 24. Juli). , 2009 N 212-FZ).

Wenn eine Firmenkarte zusätzlich zu einem bestehenden Konto ausgestellt wurde und keine neuen Bankkonten eröffnet wurden, besteht keine Auskunftspflicht gegenüber dem Finanzamt oder den Behörden, die die Zahlung der Versicherungsprämien überwachen.

Beachten Sie! Gemäß Absatz 1 der Kunst. 118 der Abgabenordnung der Russischen Föderation führt ein Verstoß eines Steuerzahlers gegen die festgelegte Frist für die Übermittlung von Informationen an die Steuerbehörde über die Eröffnung oder Schließung eines Kontos bei einer Bank mit einer Geldstrafe von 5.000 Rubel.

Wie organisiert man die Nutzung von Firmenkarten richtig? Welche Unterlagen soll ich einreichen? Wie kann die Interaktion zwischen verantwortlichen Personen und der Buchhaltungsabteilung debuggt werden? Antworten auf diese Fragen finden Sie im Artikel.

Lesen Sie in den Artikeln über die Regeln für die Ausgabe von Geld auf Rechnung im Jahr 2015:

Abrechnungen mit verantwortlichen Personen im Jahr 2015

Um Mitarbeitern eine Firmenkarte auszustellen, müssen Sie:

• eine Regelung zum Verfahren zur Verwendung von Firmenkarten entwickeln (Teil 1, Artikel 8 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);
• genehmigen Sie die Liste der Positionen, deren berufliche Aufgaben die Verwendung von Firmenkarten beinhalten (Artikel 847 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation, Absätze 2 und 7 von Absatz 1.12 der Anweisung Nr. 28-I der Bank von Russland vom 14. September). , 2006 „Über die Eröffnung und Schließung von Bankkonten, Bankkontenbeiträge (Einlagen)“;
• alle Mitarbeiter, deren Positionen in der Liste aufgeführt sind, mit der Position gegen Unterschrift vertraut machen (Artikel 22 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• Organisation der Buchhaltung im Unternehmen für die Annahme und Ausgabe von Firmenbankkarten (Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ „Über die Buchhaltung“, im Folgenden Gesetz Nr. 402-FZ genannt, Informationen der Finanzministerium Russlands Nr. PZ-10/2012 „Bei Inkrafttreten ab 1. Januar 2013, Bundesgesetz vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ „Über die Rechnungslegung“);
• Geben Sie in den Rechnungslegungsgrundsätzen die Methode zur Abrechnung der abrechnungsfähigen Beträge auf einem Sonderkonto an (Ziffer 7 der PBU 1/2008).

Regelungen zum Verfahren zur Nutzung von Firmenkarten

Bietet Orientierung für alle Mitarbeiter des Unternehmens, die diese Karten verwenden.

Firmenkarte: Für wen kann sie ausgestellt werden?

Nur Mitarbeiter, für die diese Karten ausgestellt sind, können personalisierte Firmenkarten verwenden. Das heißt: Um eine Firmenkarte auszustellen, müssen Sie der Bank eine Liste der vom Vorgesetzten genehmigten Mitarbeiter vorlegen, die die Firmenkarte nutzen dürfen.

Um in einem Unternehmen nicht namentlich benannte Firmenkarten zu verwenden, müssen Sie eine Anordnung erlassen, in der die Liste der Positionen genehmigt wird, für die nicht namentlich benannte Firmenkarten verwendet werden können.

So stellen Sie eine Firmenkarte aus

Personalisierte Firmenbankkarten können von den Mitarbeitern selbst gehalten werden, sofern sie den Sicherheitsanforderungen entsprechen.

Es ist besser, alle unbenannten Firmenkarten in einem Safe aufzubewahren. Damit diese Karte nicht in die Hände von jemandem gerät, der sie nicht braucht. Es ist besser, eine Karte gemäß auszustellen. Obwohl das Gesetz Dies ist nirgendwo niedergeschrieben.

Wie lange sollte eine Firmenkarte ausgestellt werden?

Firmenkarten werden für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum ausgestellt. Die Ausstellung einer Karte für einen längeren Zeitraum kann nur auf Anordnung des Verwalters erfolgen.

So schreiben Sie einen Vorabbericht

Das Verfahren zur Berichterstattung von Mitarbeitern über die Mittelverwendung einer Firmenkarte ist nicht durch ein gesondertes Rechtsgesetz geregelt. Das Unternehmen kann es jedoch unabhängig entwickeln, basierend auf den Regeln, die das Verfahren zur Meldung der Ausgaben für steuerpflichtige Bargeldbeträge regeln.

Die Frist für die Abgabe einer Vorabmeldung über die Verwendung von Mitteln einer Firmenbankkarte kann in den Regelungen zum Verfahren zur Nutzung von Firmenkarten festgelegt werden.

Ein Mitarbeiter kann mithilfe eines einheitlichen Formulars einen Vorabbericht über Geld von einer Karte ausfüllen . Oder entwickeln.

beachten Sie! Bei der Erstellung einer Vorabmeldung über die Ausgabe von Geldern mit einer Firmenkarte muss der Mitarbeiter Belege über seine Ausgaben (Schecks, Quittungen usw.) beifügen. Auch wenn der Buchhalter Bargeld von der Karte abgebucht hat, müssen Sie neben der Quittung über die Abhebung dieses Geldes auch Belege über die Zahlung der Waren (Arbeit, Dienstleistungen) beifügen.

E.V. Orlowa,
Stellvertretender Generaldirektor der JSC „ASM Audit“

Firmenklassenkarten aus Kunststoff Geschäft sind zur Ausgabe an Mitarbeiter der Organisation bestimmt und können verschiedenen Zahlungssystemen angehören: VISA, Eurocard/MasterCard.

Mit ihrer Hilfe wird die Abrechnung der Bewirtungs- und Reisekosten sowie der Ausgaben im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Unterstützung der Organisation maximal optimiert und vereinfacht. Sie können für Abrechnungen mit Geschäftspartnern verwendet werden, die über Geräte zur Akzeptanz von Karten internationaler Zahlungssysteme verfügen.

Firmenkarten: Luxus oder Notwendigkeit?

In der internationalen Geschäftspraxis werden verschiedene Arten von Firmenkarten verwendet:

Firmenkarten zur Bezahlung von Reise- und Bewirtungskosten ( T&E-Karten);

Firmenkarten zur Zahlung von Kosten im Zusammenhang mit der Wartung einer Firmen-Lkw-Flotte ( Flottenkarten);

Firmeneinkaufskarten ( Kauf von Karten), bekannt als Beschaffungskarten oder P-Karten, also Logistikkarten für den unregelmäßigen Einkauf von Büromaterial und anderem Bürobedarf.

Beachten Sie, dass in der Russischen Föderation ständig etwa drei Millionen Menschen auf Geschäftsreisen unterwegs sind. Dennoch bleiben Firmenkarten eine Art Exklusivität, da sie noch nicht weit verbreitet sind und bei Organisationen nicht so gefragt sind, wie Banken es gerne hätten. Firmenkarten werden hauptsächlich von großen Organisationen verwendet, die im Auslandswirtschaftsgeschäft tätig sind. Die meisten Organisationen beschränken sich auf Gehaltskarten für ihre Mitarbeiter. Dies hat mehrere Gründe.

Über die Nachteile...

Erstens, Viele Organisationen ziehen keine neuen Berechnungsschemata für die Abrechnung von Reise- und Bewirtungskosten in Betracht und ziehen es vor, Aufzeichnungen auf altmodische Weise zu führen.

Zweitens, Wenn eine Firmenkarte zur Bezahlung von Reisekosten im Ausland verwendet wird, unterliegen Transaktionen damit der Devisenregulierung und den Devisenkontrollgesetzen. Und die Organisation muss die Erstellung aller Berichte über solche Transaktionen besonders sorgfältig überwachen und eine große Anzahl relevanter Primärdokumente beifügen, die die entstandenen Kosten bestätigen, da diese Transaktionen einer strengen Kontrolle durch die Bank von Russland und die Steuerbehörden unterliegen.

Drittens, Banken stellen häufig hohe Anforderungen an die Zuverlässigkeit von Firmenkunden und legen strengere Bedingungen für die Betreuung von Firmenkarten fest. Beispielsweise werden für die Wartung solcher Karten hohe Tarife erhoben; Inhaber einer Firmenkarte haben möglicherweise keinen Anspruch auf zusätzliche Dienstleistungen (kostenlose und ermäßigte Versicherungen, Rabattkarten usw.); Auf einem Firmenkartenkonto fallen oft keine Zinsen an.

Viertens, In bestimmten Fällen ist die Verwendung von Firmenkarten internationaler Zahlungssysteme mit erheblichen steuerlichen Risiken verbunden. Es ist kein Zufall, dass die methodischen Empfehlungen für die Anwendung von Kapitel 25 „Einkommensteuer von Organisationen“ des zweiten Teils der Abgabenordnung der Russischen Föderation, genehmigt durch die Verordnung des Ministeriums für Steuern und Abgaben Russlands vom 20. Dezember 2002 N BG-3-02/729 enthält die folgende Erläuterung: „Unter wirtschaftlich gerechtfertigten Ausgaben sind Ausgaben zu verstehen, die dem Zweck dienen, Einnahmen zu erzielen. Erfüllung des Rationalitätsprinzips und bedingt durch die Gepflogenheiten des Geschäftslebens.“ Auch wenn das Rationalitätsprinzip nicht gesetzlich verankert ist, muss man es immer im Hinterkopf behalten – denn „zum Bäcker fährt man ja nicht mit dem Taxi“. .

... Und über die Vorteile!

Dennoch ist eine Firmenkarte für große Unternehmen nicht nur ein unverzichtbares Zahlungsmittel für häufige Geschäftsreisen von Mitarbeitern ins Ausland, die Bezahlung von Bewirtungs- und Geschäftsausgaben, sondern auch eine lohnende Alternative zum Scheckbuch.

Karte für die Firmenklasse Geschäft ist universell, das heißt, es kann sowohl für den Bargeldempfang als auch für die Abrechnung an Punkten des Handels- und Dienstleistungsnetzes verwendet werden. Darüber hinaus können Sie Einkäufe für eine Organisation in beliebiger Höhe bezahlen, einschließlich eines Betrags über 60.000 Rubel, ohne befürchten zu müssen, dass der Organisation vorgeworfen wird, gegen die festgelegte Grenze für Barzahlungen mit juristischen Personen für Inventar, ausgeführte Arbeiten und erbrachte Dienstleistungen verstoßen zu haben. Dies liegt daran, dass das von der Bank von Russland festgelegte Limit für Barzahlungen pro Transaktion nicht für bargeldlose Zahlungen mit Firmenkarten gilt.

Wir möchten Sie daran erinnern, dass Abrechnungen zwischen juristischen Personen sowie Abrechnungen unter Beteiligung von Bürgern im Zusammenhang mit ihrer Geschäftstätigkeit per Banküberweisung erfolgen. Der Ausgleich zwischen diesen Personen kann auch in bar erfolgen, sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist [S. 2 EL. 861 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation (Zivilgesetzbuch der Russischen Föderation)]. Die Regeln für die Abwicklung werden von der Bank von Russland festgelegt [Klausel 4 EL. 4 des Bundesgesetzes vom 10. Juli 2002 N 86-FZ „Über die Zentralbank der Russischen Föderation (Bank von Russland)“].

Gemäß Abschnitt 1 der Anweisungen der Bank von Russland Nr. 1050-U vom 14. November 2001 beträgt der Höchstbetrag für Barzahlungen zwischen juristischen Personen im Rahmen einer Transaktion 60.000 Rubel. In diesem Fall gilt der angegebene Höchstbetrag für Vergleiche im Rahmen einer zwischen juristischen Personen geschlossenen Vereinbarung. Barausgleiche, die zwischen juristischen Personen im Rahmen eines oder mehrerer Geldinstrumente im Rahmen einer Vereinbarung durchgeführt werden, dürfen den Höchstbetrag der Barausgleiche nicht überschreiten. Dies geht aus dem gemeinsamen Schreiben der Bank von Russland vom 2. Juli 2002 N 85-T und des russischen Steuerministeriums vom 1. Juli 2002 N 24-2-02/252 „Zu Fragen von Vergleichen zwischen juristischen Personen in“ hervor Kasse."

Überweisungen von Firmenkarten werden als bargeldlose Zahlungen anerkannt. In der Liste der Formen bargeldloser Zahlungen in Art. 862 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation sind Zahlungen mit Zahlungskarten nicht aufgeführt, diese Liste ist jedoch offen. Gemäß Art. 1 des Bundesgesetzes vom 22. Mai 2003 N 54-FZ „Über die Verwendung von Registrierkassengeräten bei Barzahlungen und (oder) Abrechnungen mit Zahlungskarten“ Barzahlungen sind Zahlungen, die mit Barzahlungen für gekaufte Waren, erbrachte Arbeiten und Dienstleistungen erfolgen bereitgestellt. Die Einstufung von Abrechnungen mit Zahlungskarten als bargeldlose Zahlungen wird auch durch die Stellungnahme der Regulierungsbehörden bestätigt, die im Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 06.03.2003 N 04-05-12/60 und dargelegt ist das Schreiben des russischen Steuerministeriums vom 27.02.2003 N 22-1-15/453-3133.

Firmenkarten, die Organisationen für ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen eröffnen, machen die Eröffnung eines Fremdwährungskontos und den Kauf von Fremdwährung für Reisekosten überflüssig. Mitarbeiter der Organisation haben die Möglichkeit, direkt im Reiseland Bargeld in Fremdwährung für Reisekosten zu erhalten, wobei der Betrag vom Kartenkonto der Organisation abgebucht wird, wobei die Reisekosten automatisch in die Währung des Landes umgerechnet werden, in dem die Firmenkarte ausgestellt ist Halter befindet.

Darüber hinaus besteht im Gegensatz zur herkömmlichen Barzahlung bei der Verwendung von Firmenkarten kein Risiko, dass einem Mitarbeiter für eine Geschäftsreise keine Vorauszahlung geleistet wird, was einen Verstoß gegen das Arbeitsrecht darstellt und mit der Auferlegung einer Strafe verbunden ist Verwaltungsstrafe gegen Beamte der Organisation in Höhe des 5- bis 50-fachen des Mindestlohns (Mindestlohn). ) [Art. 5.27 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation (CAO RF)]. Bekanntlich wird einem Arbeitnehmer bei der Entsendung auf eine Dienstreise die Erstattung der mit der Dienstreise verbundenen Kosten garantiert [Art. 167 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation (LC RF)]. Das Verfahren zur Erstattung der oben genannten Kosten wird durch die Anweisung des Finanzministeriums der UdSSR, des Staatlichen Arbeitskomitees der UdSSR und des Gesamtgewerkschaftlichen Zentralrats der Gewerkschaften vom 04.07.1988 N 62 „On Geschäftsreisen innerhalb der UdSSR“, die insoweit gültig ist, als sie nicht im Widerspruch zum Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation steht. Gemäß Ziffer 19 dieser Weisung erhält der entsandte Arbeitnehmer vor seiner Abreise einen Barvorschuss in Höhe der geschuldeten Beträge für Reisekosten, Kosten für die Anmietung einer Unterkunft und Tagegeld, über den er innerhalb von drei Tagen nach Rückkehr aus dem Dienst abrechnen muss Geschäftsreise.

Ein unbestrittener Vorteil von Firmenkarten besteht darin, dass sie, auch wenn sie für das Rubelkonto einer Organisation geöffnet sind, für Zahlungen in Fremdwährung während einer Geschäftsreise ins Ausland verwendet werden können (Ziffer 4.6 der Verordnung der Bank von Russland vom 04.09.1998 N 23-P „Über das Verfahren zur Ausstellung von Bankkarten durch Kreditinstitute und zur Durchführung von Zahlungen für Transaktionen, die unter ihrer Verwendung getätigt werden“, im Folgenden als Verordnung Nr. 23-P bezeichnet. In diesem Fall wird das Geld nicht dem aktuellen Fremdwährungskonto der Organisation gutgeschrieben, die das Rubelkonto besitzt. Dies ist von Vorteil für Organisationen, die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen ins Ausland schicken und keine Fremdwährungskonten eröffnen möchten.

Neben der Möglichkeit, fast überall auf der Welt rund um die Uhr auf Ihr Konto zuzugreifen, ist die Nutzung von Corporate-Class-Karten möglich Geschäft bietet Unternehmen erhebliche Geldeinsparungen.

Firmenkarten sind ein Werkzeug für eine effektive Budgetierung ( Budgetierung).

Budgetierungssystem Eine Organisation besteht aus einer Reihe miteinander verbundener Arten von Budgets: Betriebs-, Investitions- und Finanzbudgets.

Betriebshaushalt besteht aus Budgets für Vertrieb, Produktion, Einkauf usw.

Investitionsbudget umfasst Budgets für Kapitalinvestitionen, Verkäufe von Anlagevermögen, Investitionseinnahmen usw.

Finanzielles Budget- Hierbei handelt es sich um eine Reihe von Cashflow-Budgets, Einnahmen und Ausgaben usw.

Der Einsatz von Unternehmenskarten bietet einer Organisation die Möglichkeit, den Prozess der Autorisierung von Geschäftstransaktionen im Hinblick auf die Unternehmensausgaben der Mitarbeiter zu steuern, und zwar dank monatlicher Abrechnungen der Unternehmenszahlungen, die dem Management der Organisation umfassende Informationen darüber liefern, wo und wie oft Mitarbeiter beschäftigt sind Geben Sie Gelder für Unternehmenszwecke aus und geben Sie die genauen Beträge dieser Ausgaben an, wodurch Sie wiederum ein Limit für die Aktivität von Firmenkarten festlegen können.

Was sagen die Vorschriften?

Das wichtigste Dokument, das den Umlauf von Firmenkarten regelt, ist die Verordnung Nr. 23-P, wonach eine Firmenkarte eine Bankkarte ist, die ihrem Inhaber die Durchführung von Transaktionen auf Rechnung einer juristischen Person ermöglicht.

Somit ist eine Firmenkarte für juristische Personen geöffnet und dient der Verwaltung des Kontos einer juristischen Person.

Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Firmenkarten zur Verfügung, um Reise-, Bewirtungs- oder andere Geschäftsausgaben zu bezahlen. Daher ist eine Firmenkarte eigentlich ein personalisiertes Zahlungsmittel, deren Verwendung es einem von einer juristischen Person autorisierten Mitarbeiter ermöglicht, Gelder auf dem Konto der Organisation zu verwalten.

Bargeld auf solchen Karten sind Eigentum der Organisation, und die Firmenkarten selbst werden ausgegeben für bestimmte Mitarbeiter diejenigen, die Materialien für ihre Haupttätigkeit und den Bedarf im Haushalt einkaufen oder häufig auf Geschäftsreisen sind. Daher ist auf der Firmenkarte neben dem Namen der Organisation auch der Name des Inhabers vermerkt, sodass sie nur von einer Person verwendet werden kann, die bei der Bezahlung von Waren, Arbeiten oder Dienstleistungen ihre Identität bestätigen muss .

Firmenkarten können entweder Zahlungskarten (Debitkarten) oder Kreditkarten sein. Abhängig davon unterscheidet sich auch ihre Abrechnung.

Kartenportfolio: Schlüsselbegriffe

Somit unterscheiden sich diese beiden Arten von Firmenkarten darin, dass im ersten Fall für den Erhalt einer Zahlungsbankkarte die Organisation im Voraus Geld auf ein spezielles Kartenkonto bei der Bank überweisen muss; im zweiten Fall stellt die Bank der Organisation tatsächlich einen Kredit zur Verfügung.

Um eine Firmenabrechnungskarte (Debitkarte) zu erhalten, überweist die Organisation Gelder im Voraus auf ein spezielles Kartenkonto bei der Bank. Das bedeutet, dass Sie mit einer solchen Firmenkarte Guthaben verwalten können, die sich bereits auf einem speziellen Kartenkonto (SCA) befinden.

Bei einer Firmenkreditkarte stellt die ausstellende Bank der Organisation einen Kredit zur Verfügung. Somit ermöglicht diese Karte ihrem Inhaber, Transaktionen in Höhe des von der Bank bereitgestellten Kreditrahmens durchzuführen.

Eine Firmenkarte wird direkt auf den Namen der finanziell verantwortlichen Person der Organisation – des Karteninhabers – ausgestellt.

Beachten Sie: Aufgrund des hohen Wettbewerbs auf dem Plastikkartenmarkt bieten die ausgebenden Banken ihren Firmenkunden beispielsweise immer günstigere Tarife für die Nutzung von Kreditkarten an unter 9,75 % pro Jahr in Rubel(d. h. niedriger als 3/4 des derzeit gültigen Refinanzierungssatzes der Bank von Russland) oder unter 9 % pro Jahr in Fremdwährung. Gemäß der Richtlinie der Bank von Russland vom 11. Juni 2004 N 1443-U wurde der Refinanzierungssatz der Bank von Russland ab dem 15. Juni 2004 auf 13 % pro Jahr festgelegt. Ein Mitarbeiter einer Organisation, die eine Firmenkarte nutzt, muss sich nicht um Erklärungen beim Finanzamt bezüglich der Berechnung der Steuer auf den materiellen Vorteil kümmern, der sich aus dem Super-Low-Tarif für die Inanspruchnahme des Darlehens ergibt [S. 2 EL. 212 der Abgabenordnung der Russischen Föderation (TC RF)], da, wie oben erwähnt, das Guthaben auf der Firmenkarte Eigentum der Organisation ist. Von einer Erhebung der Einkommensteuer auf die Steuersatzdifferenz kann daher keine Rede sein, sofern ein Mitarbeiter der Organisation nach dem geltenden Verfahren Geld für Betriebsausgaben ausgibt.

In der Regel bestellen Unternehmen Firmenkarten bei derselben Bank, über die sie ihre Hauptzahlungen abwickeln. Einige Banken machen für die Ausstellung von Firmenkarten die Voraussetzung, dass sie über ein Girokonto für die Organisation verfügen.

Die Firmenkarten einer Organisation sind mit einem ihrer speziellen Kartenkonten verknüpft. Auf dem Kartenkonto kann ein beliebiger Betrag vorhanden sein, dies bedeutet jedoch nicht, dass der Mitarbeiter der Organisation, auf deren Namen die Firmenkarte ausgestellt ist, diese unbegrenzt ausgeben kann. Daher können Firmenkarten geteilte und ungeteilte Limits haben, die beispielsweise monatlich in Absprache mit der ausstellenden Bank festgelegt werden. Im ersten Fall wird jedem Firmenkarteninhaber ein individuelles Limit zugewiesen. Die zweite Option eignet sich eher für kleine Organisationen und beinhaltet keine Begrenzung des Limits. Somit kann der Inhaber einer Firmenkarte gemäß den Bedingungen der zwischen dem Emittenten und dem Kunden geschlossenen Vereinbarung über die Mittel auf seinem Konto im Rahmen der vom Emittenten festgelegten Ausgabengrenze verfügen, um Waren und Dienstleistungen zu bezahlen und/oder oder Bargeld erhalten.

Es besteht die Möglichkeit, für ein Kartenkonto mehrere Firmenkarten auszugeben oder für jede Firmenkarte ein eigenes Kartenkonto zu eröffnen. Allerdings ist es in der Regel nicht gestattet, eine Firmenkarte für mehrere Personen auszustellen.

Das Kartenkonto kann Rubel oder eine Fremdwährung sein. Dementsprechend können Firmenkarten sowohl in Rubel als auch in Fremdwährung ausgestellt werden.

Es gibt keine Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Karten, die innerhalb einer Organisation eröffnet werden.

Firmenkarten ermöglichen es der Unternehmensleitung, die Geschäftsausgaben des Mitarbeiters detailliert zu verfolgen.

Die Verantwortung gegenüber der ausstellenden Bank für die missbräuchliche Verwendung einer Firmenkarte liegt bei der juristischen Person, auf deren Namen ein spezielles Kartenkonto eröffnet wird, und die natürliche Person – der autorisierte Karteninhaber – meldet wiederum alle anfallenden Kosten an die Buchhaltung der Organisation die Firmenkarte und erstellt einen Vorauszahlungsbericht. Daher bedeutet das Abheben von Geld von einer Firmenkarte, dass es berücksichtigt wird.

Gemäß der Verordnung Nr. 23-P wird juristischen Personen, die spezielle Kartenkonten eröffnet haben, die Möglichkeit eingeräumt, durch eine Firmenkarte gesicherte Gelder ausschließlich für geschäftliche Zwecke auszugeben eingeschränkter Einsatzbereich je nachdem, wo die Firmenkarte verwendet wird – auf dem Territorium der Russischen Föderation oder im Ausland.

So können juristische Personen mit Wohnsitz in der Russischen Föderation bargeldlose Transaktionen bei Handels-(Dienstleistungs-)Unternehmen mit Firmenkarten sowie Transaktionen zum Erhalt von Bargeld in den folgenden Fällen durchführen:

- bei Transaktionen in Rubel (allgemeine Geschäfts-, Reise- und Bewirtungskosten):

1) Erhalt von Bargeld in der Währung der Russischen Föderation für Zahlungen auf dem Territorium der Russischen Föderation gemäß dem von der Bank von Russland festgelegten Verfahren im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Tätigkeit einer juristischen Person auf dem Territorium der Russischen Föderation, sowie zur Zahlung von Kosten im Zusammenhang mit der Geschäftsreise von Mitarbeitern der entsprechenden juristischen Personen innerhalb der Russischen Föderation in der Währung der Russischen Föderation;

2) bargeldlose Zahlung in der Währung der Russischen Föderation für Kosten im Zusammenhang mit der Entsendung von Mitarbeitern relevanter juristischer Personen innerhalb der Russischen Föderation;

3) bargeldlose Transaktionen auf dem Territorium der Russischen Föderation im Zusammenhang mit der Haupttätigkeit einer juristischen Person in der Währung der Russischen Föderation;

4) bargeldlose Transaktionen auf dem Territorium der Russischen Föderation im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Tätigkeit einer juristischen Person in der Währung der Russischen Föderation;

5) bargeldlose Zahlung in der Währung der Russischen Föderation für Ausgaben repräsentativer Art auf dem Territorium der Russischen Föderation;

- bei Transaktionen in Fremdwährung (nur Reise- und Bewirtungskosten):

1) bargeldlose Zahlung von Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftsreise von Mitarbeitern relevanter juristischer Personen ins Ausland in Fremdwährung;

2) bargeldlose Zahlung von Bewirtungskosten in Fremdwährung außerhalb der Russischen Föderation;

3) Erhalt von Bargeld in ausländischer Währung außerhalb der Russischen Föderation, um die Kosten zu bezahlen, die mit der Entsendung von Mitarbeitern relevanter juristischer Personen ins Ausland verbunden sind.

Dies bedeutet, dass Firmenkarten in Fremdwährung nur zur Bezahlung von Reise- und Bewirtungskosten verwendet werden können und nicht für die Bezahlung von Waren (Arbeit, Dienstleistungen) für den Geschäftsbedarf der Organisation.

Bei der Durchführung aller oben genannten Vorgänge (mit Ausnahme der letzten drei Vorgänge in Fremdwährung) in der Währung der Russischen Föderation können Gelder von den Konten gebietsansässiger juristischer Personen in Fremdwährung abgeschrieben werden.

Wenn die Währungsgesetzgebung juristischen Personen Zahlungen in Fremdwährung erlaubt, können bei der Durchführung von Transaktionen in Fremdwährung gemäß den letzten drei Absätzen Gelder von den Konten ansässiger juristischer Personen in der Währung der Russischen Föderation abgebucht werden. In diesem Fall wird die vom Emittenten auf Kosten der Rubelkonten des Kunden für spätere Abrechnungen von in Fremdwährung getätigten Transaktionen erworbene Fremdwährung nicht dem aktuellen Fremdwährungskonto des Kunden – dem Inhaber des Rubelkontos – gutgeschrieben.

Beträge, die aufgrund der in den Ziffern 1, 2, 4-8 genannten Transaktionen vom Konto einer juristischen Person abgebucht werden, gelten als von der juristischen Person auf Rechnung des Firmenkarteninhabers ausgegeben. In diesem Fall erfolgt die Rückerstattung nicht ausgegebener Mittel gemäß den geltenden Rechtsvorschriften.

Nichtansässige juristische Personen können die oben genannten Vorgänge mit Firmenkarten durchführen, die von russischen Emittenten von nichtansässigen Konten in der Währung der Russischen Föderation erworben wurden, die gemäß der Anweisung Nr. 93-I der Bank von Russland vom 12. Oktober 2000 eröffnet wurden. Über das Verfahren zur Eröffnung von Bankkonten für Gebietsfremde durch autorisierte Banken in der Währung der Russischen Föderation und zur Durchführung von Transaktionen auf diesen Konten“, mit Ausnahme von:

1) bargeldlose Zahlung von Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftsreise von Mitarbeitern relevanter juristischer Personen ins Ausland in Fremdwährung;

2) Erhalt von Bargeld in Fremdwährung außerhalb der Russischen Föderation, um die Kosten zu bezahlen, die mit der Entsendung von Mitarbeitern relevanter juristischer Personen ins Ausland verbunden sind.

Bei der Durchführung von Transaktionen mit Firmenkarten und bei mangelnder Deckung des Kontos des Kunden erfolgt die Begleichung dieser Transaktionen durch Gewährung eines Darlehens in angemessener Höhe an den Kunden gemäß den Bedingungen der Vereinbarung zwischen der ausstellenden Bank und dem Kunden .

Grundlegende Dokumente, die die Verwendung von Firmenkarten durch Organisationen regeln

Bürgerliches Gesetzbuch der Russischen Föderation – Kapitel 45 „Bankkonto“, Kapitel 46 „Abrechnungen“;

Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation – Art. 56, 166-168;

Abgabenordnung der Russischen Föderation – Absatz 7 der Kunst. 171, Absatz 3 der Kunst. 217, Absatz 2 der Kunst. 238, Absatz 2 der Kunst. 250, Absatz 1, Kunst. 252, Unterabsätze 12, 22, Absatz 1, Kunst. 264, Absatz 2 der Kunst. 264, Unterabsatz 6, Absatz 1, Kunst. 265, Absatz 42 Kunst. 270, Unterabsatz 7, Absatz 4, Kunst. 271, Absätze 5, 6, Absatz 7, Kunst. 272;

Bundesgesetz vom 10. Dezember 2003 N 173-FZ „Über die Währungsregulierung und Währungskontrolle“;

Bundesgesetz vom 2. Dezember 1990 N 395-1 „Über Banken und Bankaktivitäten“;

Gesetz der Russischen Föderation vom 02.07.1992 N 2300-1 „Über den Schutz der Verbraucherrechte“ – Art. 10 und 12;

Bundesgesetz vom 22. Mai 2003 N 54-FZ „Über die Verwendung von Kassengeräten bei Barzahlungen und (oder) Zahlungen mit Zahlungskarten“;

Verordnungen der Bank von Russland vom 3. Oktober 2002 N 2-P „Über bargeldlose Zahlungen in der Russischen Föderation“;

Verordnung der Bank von Russland vom 04.09.1998 N 23-P „Über das Verfahren zur Ausstellung von Bankkarten durch Kreditinstitute und zur Abwicklung der damit durchgeführten Transaktionen“;

Weisung der Bank von Russland vom 28. April 2004 N 113-I „Über das Verfahren zur Eröffnung, Schließung, Organisation der Arbeit von Wechselstuben und das Verfahren für autorisierte Banken zur Durchführung bestimmter Arten von Bankgeschäften und anderen Transaktionen mit Bargeld im Ausland.“ Währung und die Währung der Russischen Föderation, Schecks (einschließlich Reiseschecks), deren Nennwert in Fremdwährung angegeben ist, unter Beteiligung von Einzelpersonen“;

Rechnungslegungsvorschriften „Bilanzierung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten, deren Wert in Fremdwährung ausgedrückt wird“ PBU 3/2000, genehmigt durch Beschluss des russischen Finanzministeriums vom 10. Januar 2000 N 2n;

Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 5. Januar 2004 N 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation zur Erfassung der Arbeit und ihrer Bezahlung“;

Rechnungslegungsvorschriften „Organisationskosten“ PBU 10/99, genehmigt durch Beschluss des Finanzministeriums Russlands vom 6. Mai 1999 N 33n;

Die Weisung des Finanzministeriums der UdSSR, des Staatlichen Arbeitskomitees der UdSSR und des Gesamtgewerkschaftszentralrats der Gewerkschaften vom 04.07.1988 N 62 „Auf Dienstreisen innerhalb der UdSSR“ gilt insoweit widerspricht nicht dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation.

Organisatorische Merkmale der Beziehung zur ausstellenden Bank

Zur Bedienung einer Firmenkarte schließt eine Organisation einen Vertrag mit der ausstellenden Bank ab, die dafür ein spezielles Kartenkonto eröffnet. Das kann sein:

Vereinbarung über die Führung eines Kontos zur Abwicklung von Transaktionen mit internationalen Firmenkarten; oder

Allgemeine Vereinbarung über die Überlassung einer Firmenkarte zum Beispiel zur Nutzung VISA (EUROCARD/MASTERCARD)(Lastschrift oder Gutschrift); oder

Vertrag über die Ausgabe oder Bedienung einer Firmenkarte.

Der Vereinbarung ist eine Liste der Mitarbeiter der Organisation für die Ausstellung von Firmenkarten beigefügt, unter Angabe (falls erforderlich) der Ausgabengrenze in Rubel oder in Fremdwährung sowie eine Verpflichtungserklärung zum Erhalt einer internationalen Firmenkarte.

Wenn eine russische Organisation kein Girokonto bei der ausstellenden Bank hat, muss sie zur Eröffnung eines speziellen Kartenkontos folgende Dokumente einreichen:

1) eine von einem Notar oder der Registrierungsstelle beglaubigte Kopie der Satzung;

2) eine notariell beglaubigte Kopie der Gründungsvereinbarung;

3) eine notariell beglaubigte Kopie der Bescheinigung über die staatliche Registrierung einer juristischen Person;

4) eine Kopie des Beschlusses zur Gründung einer juristischen Person (Beschluss des Gründers, Protokoll Nr. 1 usw.), beglaubigt durch das Siegel der Organisation;

5) eine notariell beglaubigte Karte mit Musterunterschriften – für jedes Konto;

6) Kopien von durch das Siegel der Organisation beglaubigten Dokumenten, die die Befugnisse der auf der Karte angegebenen Personen mit Musterunterschriften bestätigen (Entscheidung, Protokoll, Anordnung, Vollmacht usw.);

7) eine notariell beglaubigte Kopie der Registrierungsbescheinigung einer juristischen Person bei der Steuerbehörde;

8) eine Kopie der Codes des Staatlichen Statistikausschusses Russlands, beglaubigt durch das Siegel der Organisation;

9) eine Liste der Mitarbeiter für die Ausstellung von Firmenkarten mit Angabe der Ausgabengrenze (festgelegtes Format) auf elektronischen Medien und in Papierform, beglaubigt durch Siegel und Unterschriften der verantwortlichen Personen;

10) Kundenfragebogen (festgelegtes Format), unterzeichnet vom Manager, Hauptbuchhalter und zertifiziert durch das Siegel der Organisation;

11) Antrag auf Kontoeröffnung – für jedes Konto;

12) Bankkontovereinbarung;

13) Vollmacht zur Kontoeröffnung und Erhalt der entsprechenden Dokumente – bei Kontoeröffnung durch einen Dritten (mit Ausnahme der auf der Karte mit Musterunterschriften angegebenen Personen);

14) eine Verpflichtungserklärung (im festgelegten Format), in der der Name jedes Mitarbeiters der Organisation aufgeführt ist, auf dessen Namen die Karte ausgestellt wird;

15) eine vom Leiter unterzeichnete und mit dem Siegel der Organisation versehene Kopie des Reisepasses jedes Mitarbeiters der Organisation, auf deren Namen die Karte ausgestellt ist;

16) eine notariell beglaubigte Kopie der Lizenz zur Ausübung der entsprechenden Tätigkeit für juristische Personen, die Finanzorganisationen sind (d. h. Finanzdienstleistungen erbringen – Investmentfonds, Factoring-Unternehmen, Waren- und Devisenbörsen, an der Börse tätige Maklerorganisationen), Versicherungen, nichtstaatliche Pensionskassen usw.).

Auf der Grundlage der eingereichten Dokumente schließen die ausstellende Bank und die Organisation eine Vereinbarung zur Kontoführung für die Abrechnung von Transaktionen mit internationalen Firmenkarten.

Merkmale der Abrechnung von Transaktionen mit Firmenkarten

Wie wir bereits herausgefunden haben, handelt es sich bei einer Firmenkarte um eine Bankkarte, die es ihrem Inhaber ermöglicht, Transaktionen auf dem Konto einer juristischen Person durchzuführen. Daher erfolgt die Abhebung von Geldern von der Karte durch den Inhaber der Firmenkarte – einen Mitarbeiter der Organisation ist gleichbedeutend mit der Ausgabe von Geld auf Rechnung.

Von einem Sonderkartenkonto abgebuchte Beträge gelten als auf Rechnung der finanziell verantwortlichen Person ausgegeben und werden auf dem Konto 71 „Abrechnungen mit verantwortlichen Personen“ erfasst. Die Möglichkeit, Gelder von einer Firmenkarte abzubuchen, wird vom Leiter der Organisation bei der Genehmigung der Spesenabrechnung bestätigt.

Nach Ablauf der Frist für die Auszahlung von Guthaben auf Rechnung oder nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise muss der Firmenkarteninhaber der Buchhaltung der Organisation eine Vorabmeldung mit allen erforderlichen Belegen, darunter Originalbelege, elektronische Terminalbelege, Registrierkasse, vorlegen Quittungen oder Geldautomatenbelege.

Der Beleg wird in drei Durchschlägen ausgefüllt: Das erste wird dem Käufer ausgehändigt, das zweite dem Abholer, das dritte wird zusammen mit dem Kassenbericht an die Buchhaltung übergeben. Der Käufer unterschreibt den Beleg und die Echtheit seiner Unterschrift wird vom Kassierer des Handels-(Dienstleistungs-)Unternehmens überprüft.

Kartenportfolio: Auffüllung des Wissens

Beachten Sie: Gemäß Abschnitt 5.11 der Verordnung Nr. 23-P hat die Bank das Recht, von der Organisation eine Bestätigung aller mit Firmenkarten getätigten Transaktionen zu verlangen. Wenn eine Firmenkarte außerhalb der Russischen Föderation verwendet wird, ist die Organisation darüber hinaus verpflichtet, der autorisierten Bank innerhalb eines Monats ab dem Datum der Transaktionen Belege für jeden Vorgang vorzulegen (Ziffer 6.2 der Verordnung Nr. 23-P ).

Zur Bedienung einer Firmenkarte wird ein SCS eröffnet, dem im Auftrag der Organisation Geld von ihrem Giro- oder Darlehenskonto gutgeschrieben wird. SCS bezieht sich auf Sonderkonten bei Banken und wird auf einem separaten Unterkonto des Kontos 55 „Sonderkonten bei Banken“ verbucht.

Diese Transaktionen spiegeln sich in der Buchhaltung durch folgende Einträge wider:

Dt 55, Unterkonto „SKS“, Kt 51 „Girokonten“ - Die Gutschrift von Geldern in Rubel auf einem speziellen Kartenkonto bei Verwendung einer Abrechnungs-(Debit-)Firmenkarte wird berücksichtigt;

Dt 55, Unterkonto „SKS“, Kt 52 „Währungskonten“ - Die Gutschrift von Geldern in Fremdwährung auf einem speziellen Kartenkonto bei Verwendung einer Abrechnungs-(Debit-)Firmenkarte wird berücksichtigt. Währungstransaktionen auf speziellen Kartenkonten in Fremdwährung müssen gemäß den Anforderungen der Währungsgesetzgebung und der PBU 3/2000 durchgeführt werden;

Dt 55, Unterkonto „SKS“, Kt 66 „Abrechnungen für kurzfristige Kredite und Anleihen“, Unterkonto „Kreditlinie auf einer Kreditkarte“, - Die Gutschrift eines Kredits auf einem speziellen Kartenkonto bei Verwendung einer Firmenkreditkarte wird berücksichtigt;

Dt 66, Unterkonto „Kreditrahmen auf Kreditkarte“, Kt 51 - spiegelt die Höhe der Rückzahlung von Schulden gegenüber der Bank im Rahmen einer Kreditlinie wider, die gemäß der Vereinbarung über die Ausstellung und Bedienung einer Kreditkarte eröffnet wurde, sowie die Zinsen für diese Kreditlinie.

Im Falle der Ausstellung einer Kreditkarte mit Kreditkarte empfiehlt es sich, eine analytische Buchhaltung im Kontext der Karteninhaber durchzuführen;

D-t 91-2 „Sonstige Ausgaben“ D-t 51 „Kontokorrente“ - Aufwendungen für die Bezahlung von Bankdienstleistungen im Zusammenhang mit der Eröffnung und Führung eines Sonderkartenkontos werden berücksichtigt.

Für buchhalterische Zwecke werden Bankprovisionen für die Eröffnung und Führung von Kartenkonten als Teil der Betriebsausgaben der Organisation (Ziffer 11 der PBU 10/99) und für Steuerbuchhaltungszwecke als Teil der nicht betrieblichen Aufwendungen (Ziffer 15 von Klausel 265) erfasst der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

In der Buchhaltung werden Abhebungen von einer Firmenkarte in den folgenden Einträgen berücksichtigt:

Dt 71 „Abrechnungen mit verantwortlichen Personen“ Dt 55, Unterkonto „SKS“, - spiegelt den vom Karteninhaber abgehobenen Geldbetrag wider, um Waren, Arbeiten und Dienstleistungen zu bezahlen;

D-t 71 K-t 55, Unterkonto „SKS“, - Die Bargeldabhebung durch den Firmenkarteninhaber wird berücksichtigt.

Gemäß Absatz 1 der Kunst. 2 des Bundesgesetzes „Über die Verwendung von Kassengeräten bei Barzahlungen und (oder) Zahlungen mit Zahlungskarten“ zahlt der Käufer mit einer Firmenbankkarte, muss der Verkäufer den Kassenbon lochen. Gleichzeitig wird das Geld für Waren, die mit Firmenkarten bezahlt werden, nicht tatsächlich in der Kasse des Verkäufers eingezahlt, sondern sofort auf das Verrechnungskonto des Handels-(Dienstleistungs-)Unternehmens überwiesen.

Gleichzeitig muss der Kaufbetrag im Z-Bericht (dem Schlussbeleg, der am Ende jedes Arbeitstages vom Kassierer gelocht wird) angegeben werden. Dies bedeutet, dass die Daten des Z-Berichts nicht mit dem Bargeldbetrag übereinstimmen, der an der Kasse des Handels-(Dienstleistungs-)Unternehmens eingeht. Nach dem aktuellen Verfahren erstellt der Kassierer täglich einen Bescheinigungsbericht des Kassierers im Formular N KM-6, genehmigt durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 25. Dezember 1998 N 132, und zusammen mit Der Tagesumsatz muss entsprechend der Empfangsbestellung an der Kasse des Handels-(Dienstleistungs-)Unternehmens oder direkt beim Bankeinzug eingereicht werden. In einer solchen Situation muss auf der Grundlage von Klausel 22 des durch Beschluss des Verwaltungsrats der Bank genehmigten Verfahrens zur Durchführung von Bargeldtransaktionen in der Russischen Föderation ein Empfangsauftrag über den tatsächlichen Bargeldbetrag in der Registrierkasse ausgestellt werden Russlands vom 22. September 1993 N 40 und das Schreiben des Ministeriums für Steuerverwaltung Russlands in Moskau vom 25. Oktober 2002 N 29-12/51251. Dementsprechend muss im Kassenbuch (Formular N KM-4, genehmigt durch Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 25. Dezember 1998 N 132) der Betrag des mit einer Firmenkarte bezahlten Kaufs in Spalte 13 angegeben werden (Geliefert/bezahlt gemäß den Unterlagen).

Wenn eine Bank mit einem Handels-(Dienstleistungs-)Unternehmen Abrechnungen über mit Bankkarten durchgeführte Transaktionen (Acquiring) vornimmt, werden in den Buchhaltungsunterlagen des Handels-(Dienstleistungs-)Unternehmens folgende Einträge vorgenommen:

Dt 62 „Abrechnungen mit Käufern und Kunden“ Dt 90 „Umsatz“, Unterkonto „Umsatz aus bargeldlosen Verkäufen“, - Schulden für Waren, die mit Firmenbankkarten bezahlt wurden, werden berücksichtigt;

Dt 57 „Transfers unterwegs“ Kt 62 „Abrechnungen mit Käufern und Kunden“ - die Übermittlung des Belegregisters an die Bank per E-Mail wird berücksichtigt;

D-t 51 K-t 57 - Die Gutschrift von Geldern auf dem Girokonto wird berücksichtigt (basierend auf der Verordnung Nr. 2-P der Bank von Russland „Über bargeldlose Zahlungen in der Russischen Föderation“).