Сроки хранения бухгалтерских документов. Сроки хранения документов Документы внутреннего аудита срок хранения

По окончании аудита рабочая документация сдается для обязательного хранения в архиве аудиторской организации.

Рабочая документация должна храниться скомплектованной в папки («файлы»), заведенные для каждого отдела. Система расположения документов в папках устанавливается аудиторской организацией. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде.

Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив организует руководитель аудиторской фирмы или лицо, им уполномоченное.

Выдача рабочей документации, фиксирующей проводимый и проведенный аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъектатрадиционно не должна допускаться.

Рабочая документация должна храниться в архиве аудиторской организации не менее 5 лет.

Изъятие рабочей документации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование, результаты кᴏᴛᴏᴩого оформляются актом.

Рабочая документация – собственность аудиторской организации, проводившей проверку. Отметим, что каждая аудиторская фирма с учетом специфики деятельности и необходимости соблюдения требований нормативных актов должна принять меры по обеспечению сохранности рабочей документации. Такой порядок должен быть закреплен во внутрифирменном правиле (стандарте), утвержденном руководством. С содержанием ϶ᴛᴏго правила (стандарта) следует под расписку ознакомить всех сотрудников аудиторской организации.

Рабочая документация конфиденциальна. Ни налоговые, ни какие-либо другие органы не имеют права требовать, а аудитор не вправе предоставлять рабочую документацию для проверок (кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации) Аудиторская организация может, хотя и не обязана, предоставлять рабочую документацию клиенту.

Архивирование аудиторских файлов – серьезная проблема для аудиторских организаций. Допустим, что у аудиторской организации 100 клиентов, а ширина типового твердого скоросшивателя – 7 см; получается 7 погонных метров папок. В случае если учесть, что на каждого клиента заводят как минимум две папки, каждый год добавляется еще по одной, а хранить их надо 5 лет, становится ясно, что речь может идти не о шкафе, а скорее о просторной комнате со стеллажами, без окон, с надежной металлической дверью. Должны быть предусмотрены меры по недопущению гибели или повреждения документов в результате пожара или наводнения, а также по предотвращению несанкционированного допуска. Пропажа или кража данных документов или разглашение содержащихся в них сведений нанесет удар по репутации аудиторской организации.

Западные аудиторские фирмы пытаются переводить часть аудиторских файлов на микрофильмы, что позволяет хранить их в более компактном виде. Некᴏᴛᴏᴩые фирмы перевозят часть архива в специальные загородные хранилища, поскольку аренда офисных помещений в центре города стоит дорого.

Рабочие документы аудитора — это материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением .

Аудиторская организация должна оформлять все сведения, которые важны для подтверждения аудиторского мнения, что проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности. Требования к рабочим документам установлены Федеральным правилом (стандартом) № 2 «Документирование аудита», утвержденным постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 №696 .

• при планировании;
• осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;
• для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых с целью подтверждения мнения аудитора.

Аудитор вправе, руководствуясь своим профессиональным мнением, определять объем рабочих документов по каждой конкретной аудиторской проверке.

При этом необходимо учитывать, что форма и содержание рабочих документов определяются:

• характером аудиторского задания;
• требованиями, предъявляемыми к аудиторскому заключению;
• характером, сложностью деятельности аудируемого лица;
• характером и состоянием систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица;
• необходимостью давать указания аудиторскому персоналу, осуществлять за ними контроль, проверять выполненную ими работу;
• конкретными методами и приемами, применяемыми в процессе проведения аудита.

Аудиторская организация может разрабатывать типовые рабочие документы . Их оформляют на бумажных, электронных носителях или в любой другой форме хранения информации. В рабочих документах необходимо отразить информацию : о наименовании аудируемого лица; периоде и времени проверки; лице, которое проводило аудиторские процедуры; а также лице, осуществляющем контроль (например, им может быть руководитель аудиторской проверки). Эти документы должны также включать в себя: описание бизнеса клиента, планирования аудита; предварительную оценку систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица, подтверждение этой оценки в ходе аудита; оценку аудиторского риска, существенности; методы отбора и построения аудиторской выборки; выполненные тесты средств контроля; процедуры проверок по существу; результаты и выводы аудитора по проверке; другая информация, необходимая для подтверждения выводов аудитора.

При проведении согласованного аудита некоторые файлы (папки) рабочих документов могут быть отнесены к постоянным или текущим файлам. В постоянном файле содержится информация, раскрывающая особенность деятельности аудируемого лица, которая обновляется по мере поступления новой информации. В данный файл включаются копии устава, свидетельства о государственной регистрации, лицензий и другая аналогичная информация. В текущий файл входит информация, относящаяся к аудиту отдельного периода.

Внутренние рабочие документы хранятся в аудиторской организации и, как правило, не предоставляются аудируемому лицу, за исключением случаев, согласованных с аудитором. На практике это могут быть официальные ответы на консультации по вопросам клиента и копии внешних запросов, проводимых аудитором с согласия клиента.

Аудиторской организацией должна быть обеспечена конфиденциальность и сохранность рабочих документов (не менее пяти лет).

Рабочие документы являются собственностью аудитора . По усмотрению аудитора они могут быть представлены аудируемому лицу, однако не могут служить заменой бухгалтерских записей.

Особую роль играют рабочие документы аудитора. Образец каждой бумаги оформляется в соответствии с установленными на практике правилами. Сведения, присутствующие в бланках, являются конфиденциальными. Рассмотрим далее основные виды рабочих документов аудитора.

Общая характеристика

Рабочий документ аудитора - бумага, в которой присутствуют записи, сделанные специалистом в ходе планирования проверки, при подготовке ее выполнения, обобщении результатов. В нем может также содержаться информация, полученная от сторонних лиц, контрагентов инспектируемого предприятия. Количество и определяется индивидуально в каждом случае. Решающее значение при этом будет иметь цель их оформления.

Назначение

На практике используются такие рабочие документы аудитора:

1. По основным средствам . В них присутствуют сведения об имуществе инспектируемого предприятия, его движении, стоимости, расходах, учете, получении и прочих операциях с ценностями.
2. Для планирования проверки. В них отражаются основные этапы аудита.
3. Подтверждающие проведение процедур.
4. Содержащие информацию о проверке отчетности и сведения, обобщающие результаты.

Рабочие документы составляются также для:

1. соответствия проверке программе и плану.
2. Обеспечения обоснованности и законности инспектирования.
3. Контроля качества проверки.
4. Формирования аудиторского заключения.
5. Контроля деятельности специалиста и обоснования оплаты труда.
6. Документального оформления определенного аудитором риска с приведением его величины.

Определяющие факторы

Количество, содержание, формы документов выбираются в зависимости от:

1. Квалификации специалиста.
2. Условий договора с инспектируемым предприятием.
3. Предыдущего опыта.
4. Внутренних стандартов и правил, которыми руководствуется специалист.

Форма рабочего документа аудитора

Вне зависимости от целей использования, к бумагам предъявляются общие требования. В первую очередь любой должен отражать полную и конкретизированную информацию. Это необходимо для того, чтобы другому специалисту было легче понять суть выполненных мероприятий.

Каждый оформляется непосредственно в процессе проверки. Заполнение бумаг после или до инспекции не допускается. Оформляя документацию, аудитору необходимо учитывать не только те сведения, которые относятся к проверяемому периоду, но и информацию за предыдущие временные промежутки. В бумагах должны присутствовать ключевые данные, по которым специалисту надлежит высказать мнение. Необходимо, чтобы они охватывали наиболее значимые направления инспекции и задачи, поставленные и реализованные уполномоченным лицом.

Документация должна позволять проанализировать отчетность, согласно установленным критериям. В бумагах отражаются состояние и оценка внутреннего контроля в организации, а также уровень доверия к ней. Они фиксируют выполненные процедуры, связанные с проверкой и анализом бухгалтерского учета предприятия, соблюдения финансовой политики, соответствия отчетности предусмотренным законом стандартам, принципам и требованиям.

Сведения в каждый вносятся так, чтобы можно было впоследствии без труда понять написанное. Обязательным требованием является указание даты и места оформления, фамилии специалиста. На документах должна стоять подпись аудитора, идентификационный код. Страницы нумеруются. Кроме этого, специалист указывает источники, из которых он взял информацию для оформления бумаг, приложения, фиксирующие хозяйственные и финансовые операции предприятия.

Классификация

Она проводится по разным критериям. В зависимости от периода ведения и исполнения, документы могут быть долгосрочными или непродолжительного использования. По источникам и способу получения бумаги делят на полученные от сторонних субъектов или от инспектируемого предприятия, а также оформленные самим специалистом. В зависимости от назначения, документы могут быть:

1. Обзорными.
2. Проверочными.
3. Информативными.
4. Подтверждающими.
5. Сравнительными.
6. Расчетными.
7. Аналитическими.

По форме предоставления выделяют графические, текстовые, табличные и комбинированные бланки. В зависимости от техники оформления, бумаги могут быть рукописными или заполненные с использованием ПК.

Рабочие документы аудитора: пример

Бумаги, которые использует специалист в ходе проверки, отражают различную информацию. В соответствии с этим, выделяют бумаги с данными:

1. Правового характера.
2. О руководстве и сотрудниках компании.
3. О структуре и организации фирмы.
4. Об экономических основах деятельности предприятия. В таких документах описывается финансовая политика компании.
5. О системе бухучета. К их числу относят отчетности, первичные бумаги и пр.
6. Об организационно-функциональных задачах. Сюда можно отнести планы, программы проверок, перечни мероприятий и процедур и пр.
7. Об оценке риска. К ним относят расчеты.
8. По проверке отдельных показателей и статей предприятия.

К рабочим документам также следует относить рекомендации и предложения, корреспонденцию специалиста.

Особенности содержания

Специалист должен отразить в документации сведения о:

1. Планировании проверки.
2. Характере, сроках и объемах выполненных мероприятий, их результатах.
3. Выводах, которые были сформулированы на основании полученных и проанализированных материалов.

В бумагах должно присутствовать обоснование всех ключевых моментов, по которым будет выражаться итоговое мнение.

Нюансы

1. Характер задания.
2. Требования, которым должно соответствовать заключение.
3. Особенности и характер деятельности инспектируемого субъекта.
4. Использование контрольных приемов и методов в ходе выполнения проверки.

Рабочие документы - собственность аудиторской фирмы. Она вправе совершать с ними любые действия по своему усмотрению, если они не противоречат законодательству, прочим нормам и профессиональной этике. Некоторые документы или выдержки из них могут быть представлены инспектируемому предприятию. Но они не могут являться заменой бухгалтерских записей.

Хранение

После окончания проверки документация подлежит сдаче в архив Бумаги брошюруются, складываются в папки, заведенные для каждой инспекции отдельно. В рабочей документации, содержащейся в файлах "постоянное и текущее досье", страницы нумеруются, а на специальных листах указывается их число. Бумаги постоянных клиентов хранятся в одном комплекте. Документы в таких папках распределяются в хронологическом порядке. Файлы "специального" и "постоянного" досье допускается переносить из одного года в другой. Ведущий специалист либо другие аудиторы, подчиненные ему, должны обязательно отмечать на документах изменения, если они имели место, дату внесения корректировок. Записи подтверждаются подписями. Сохранность документов, оформление, передачу их в архив обеспечивает ведущий специалист, ответственный за определенную проверку.

Дополнительно

В каждом документе должны присутствовать идентификационные параметры. К ним, в частности, относят наименование инспектируемого лица, период проверки и так далее. Кроме этого, в бумагах необходимо приводить идентификационные индексы, а также перекрестные ссылки. Это обеспечивает более быстрое комплектование их в файлы. В конце каждой папки указывается Ф.И.О. ответственного сотрудника и его подпись. Документация может храниться на бумажных или электронных носителях, а также на фотопленке. Срок содержания бумаг, сданных в архив, не меньше пяти лет.

1. Цель, задачи, направления аудиторских проверок, состав пользователей материалов аудиторских заключений, их направленности и содержания
2. Отличие аудита от других форм экономического контроля: ревизии, финансового контроля, судебно-бухгалтерской экспертизы
3. Особенности организации аудиторской деятельности при сопровождающем (консультационном) аудите

1. Права и обязанности аудиторов, аудиторских фирм и аудируемых лиц
2. Ответственность аудиторов и аудиторских фирм: виды, меры ответственности

1. Международные аудиторские стандарты. Внедрение международных стандартов аудита в российскую практику

1. Требования к уровню профессионализма аудиторов. Система профессиональной аттестации аудиторов
2. Независимость аудитора и аудиторской организации. Законодательные ограничения в занятии аудиторской деятельностью, в проведении аудиторских проверок конкретного клиента

1. Выбор клиентов аудиторскими организациями и аудиторами
2. Основные этапы аудиторской проверки: подготовка и планирование аудита, получение и оценка аудиторских доказательств, оценка результатов аудита

1. Необходимость понимания деятельности аудируемого лица
2. Изучение и оценка системы внутреннего контроля в ходе аудита
3. Понятие существенности в процессе аудиторской проверки

1. Предпосылки подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности
2. Особенности документирования на разных стадиях аудита

1. Особенности технологии аудиторской проверки в организациях разных отраслей, организационно-производственных структуры и правовых форм. Выбор основных направлений аудиторской проверки
2. Доведение результатов аудита до руководства и представителей собственника аудируемого лица

1. Цели и методы финансового анализа, применяемые в аудите

1. Назначение, состав и содержание аудиторского заключения

8. Порядок хранения и использования рабочих документов

Рабочая документация состоит из:

• отдельных заполненных таблиц и форм документов,
• объяснений, пояснений и заявлений проверяемой организации, ее руководителей и исполнительных работников (при необходимости),
• копий, в том числе фотокопий, документов проверяемой организации, приложенных к соответствующим формам документов, составленных аудиторами,
• других документов, имеющих существенное значение, по мнению руководителя аудиторской проверки и/или аудиторов, принимавших в ней участие.

При этом копии, в том числе фотокопии, документов аудируемой организации могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации с согласия этой аудируемой организации. Если аудируемое лицо отказывает аудитору в предоставлении копий первичных документов, то аудитор обязан зафиксировать в рабочей документации реквизиты проверяемого документа с целью его однозначной идентификации.

Рабочая документация оформляется в виде бланков, стандартных форм-таблиц в зависимости от их функционального назначения или в свободном изложении. Стандартные формы рабочих документов утверждаются аудиторской фирмой в качестве приложений к внутрифирменному Стандарту «Документирование аудита» и корректируются по мере необходимости. По каждому разделу проверки заполняется отдельный комплект рабочей документации.

Рабочая документация должна создаваться на бумажных носителях, записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение не менее 5 лет.

Рабочие документы должны быть оформлены аккуратно, информация, содержащаяся в них, должна быть легко читаемой и однозначной.

По окончании аудиторской проверки рабочая документация комплектуется в отдельную папку в порядке идентификационных номеров и сдается на хранение в архив аудиторской организации.

Порядок хранения документации, сроки ее хранения, разграничение доступа к ней для различных лиц и категорий персонала аудиторской фирмы должны быть установлены отдельным внутрифирменным стандартом.

Рабочая документация, подготовленная в процессе аудита, является собственностью аудиторской организации.

Аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию клиенту, в отношении которого проводился аудит, и не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.

Контрольные вопросы:

1. Что означает понятие «достаточное надлежащее аудиторское доказательство»?
2. Какие процедуры получения аудиторских доказательств Вы знаете?
3. Расшифруйте значение предпосылок подготовки финансовой бухгалтерской отчетности.
4. Каково значение документирования в аудите?
5. Каковы требования к содержанию и оформлению рабочей документации?

1. Мерзликина, Е.М. Аудит: учебник/ Е. М. Мерзликина, Ю. П. Никольская - М.: ИНФРА-М, 2008. - 367 с.
2. Основы аудита: учеб. пособие / Под ред. М. В. Мельник-М.: ИНФРА-М, 2008. - 366 с.
3. Подольский, В. И. Аудит: учебник / В. И. Подольский, А. А. Савин. - М.: ЮРАЙТ, 2010. -605 с.
4. Шеремет, А.Д. Аудит: учеб.для вузов по экон. специальностям и направлениям / А. Д. Шеремет, В. П. Суйц. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 447 с.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон) применяется с 2012 года.

Введена обязанность передачи документов при смене руководителя

Федеральным законом от 28.06.2013 № 134-ФЗ статья 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» дополнена пунктом 4, согласно которому при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

При этом новым пунктом 4 статьи 29 Закона установлено, что порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Это означает, что указанный порядок организация должна закрепить в бухгалтерской учетной политике или ином локальном стандарте, регулирующем особенности ведения бухгалтерского учета в организации.

Новая норма применяется с 30.06.2013 г.

Установлены случаи, когда организация обязана составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ с 01.09.2013 г. вводится в новой редакции пункт 4 статьи 13 «Общие требования к бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Экономический субъект должен составлять промежуточную бухгалтерскую (финансовую) отчетность в случаях, когда такая обязанность установлена:

Законодательством Российской Федерации;

Нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета;

Договорами, учредительными документами экономического субъекта;

Решениями собственника экономического субъекта.

На заметку

Согласно п. 1 ст. 30 Закона до утверждения новых федеральных и отраслевых стандартов применяются действующие правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

Согласно п. 48 ПБУ 4/99 организация должна составлять промежуточную отчетность за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Вводится обязанность по представлению аудиторского заключения

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ с 01.09.2013 г. изменена редакция пункта 10 статьи 13 «Общие требования к бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Теперь в случае опубликования, а также представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, которая подлежит обязательному аудиту, такая бухгалтерская (финансовая) отчетность должна опубликовываться и представляться вместе с аудиторским заключением.

Введение указанной нормы связано с тем, что новым Законом аудиторское заключение было выведено из состава годовой бухгалтерской отчетности, представляемой пользователям (см. статью 14 Закона).

Соответственно, организации, которые подлежат обязательному аудиту, начиная с годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год, должны будут вместе с бухгалтерской (финансовой) отчетностью представить пользователям аудиторское заключение.

На заметку

Случаи и порядок проведения обязательного аудита установлены статьей 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности».

Установлены сроки хранения аудиторского заключения

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ дополнен пункт 1 статьи 29 «Хранение документов бухгалтерского учета».

Установлено, что аудиторское заключение о бухгалтерской (финансовой) отчетности подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Норма применяется с 01.09.2013 г.

На заметку

Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности установлены в разделе 4 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Уточнены требования к главным бухгалтерам

В пункте 4 статьи 7 «Организация ведения бухгалтерского учета» содержатся требования, которым должны отвечать главные бухгалтеры (иные должностные лица, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета):

Открытых акционерных обществ (за исключением кредитных организаций);

Страховых организаций;

Негосударственных пенсионных фондов;

Акционерных инвестиционных фондов;

Управляющих компаний паевых инвестиционных фондов;

Экономических субъектов, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций);

Органов управления государственных внебюджетных фондов;

Органов управления государственных территориальных внебюджетных фондов.

В частности, пп. 1 п. 4 ст. 7 (в новой редакции) установлено, что главный бухгалтер вышеперечисленных организаций должен иметь высшее образование .

В прежней редакции было указано – «высшее профессиональное образование». Теперь слово «профессиональное» из указанной нормы исключено. Это связано с принятием Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации», которым определено, что относится к «профессиональному образованию».

Соответствующие изменения внесены в пп. 2 п. 4 ст. 7 о требовании к стажу главного бухгалтера. Главный бухгалтер вышеперечисленных организаций должен иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет. В данной норме понятие «высшее профессиональное образование» также заменено на «высшее образование».

Изменения внесены Федеральным законом от 02.07.2013 № 185-ФЗ и применяются с 01.09.2013 г.

Установлены требования к главным бухгалтерам финансовых организаций

Согласно пункту 7 статьи 7 «Организация ведения бухгалтерского учета» главный бухгалтер кредитной организации должен отвечать требованиям, установленным Центральным банком Российской Федерации.

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ указанная норма дополнена. С 01.09.2013 г. требованиям Банка России также должен отвечать главный бухгалтер некредитной финансовой организации.

Изменен порядок разработки и утверждения отраслевых стандартов бухгалтерского учета

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ внесены изменения в пункты 1 и 2 статьи 25 «Совет по стандартам бухгалтерского учета» и исключены из указанной статьи пункты 3 и 4.

Установлено, что Совет по стандартам бухгалтерского учета при Минфине России проводит экспертизу проектов не только федеральных, но и отраслевых стандартов бухгалтерского учета.

Ранее правом экспертизы проектов отраслевых стандартов наделялись органы государственного регулирования бухгалтерского учета в соответствующей сфере экономической деятельности. Из новой редакции статьи 25 Закона указанная норма исключена.

Правом разработки и утверждения отраслевых стандартов наделяется только Банк России в пределах его компетенции (пп. 1 п. 2 ст. 23 Закона в новой редакции).