Ce documente sunt incluse în registrele contabile? Ceea ce trebuie reflectat în registrele contabile. Tipuri de registre contabile în contabilitate

– sunt purtători de informații contabile și economice obținute pe baza documentelor contabile primare sau consolidate. Acestea sunt concepute pentru a sistematiza și acumula informații, pentru a le reflecta asupra conturilor contabile și raportării. Registrele contabile sunt tabele speciale de o anumită formă, construite în conformitate cu gruparea economică a datelor privind proprietatea organizației, sursele formării acesteia etc.

Folosind registrele contabile, ei efectuează:

Acumularea si gruparea informatiilor privind obiectele de contabilitate economica;

Controlul asupra siguranței documentelor contabile primare și consolidate;

Analiza operațională a mișcării proprietăților și obligațiilor organizației.

Atunci când formează o politică contabilă, organizația decide în mod independent ce registre contabile sunt adecvate să utilizeze. Alegerea lor depinde de volumul muncii contabile, de dimensiunea întreprinderii, de tipurile de tranzacții comerciale, precum și de nivelul de mecanizare a contabilității.

Clasificarea registrelor contabile se realizează după următoarele criterii:

1) scop;

4) metoda graficului;

5) metoda de umplere, adică mijloacele tehnice utilizate.

1. După scopul lor, registrele contabile se împart în cronologice, sistematice și combinate.

Cronologic sunt registre contabile în care se înregistrează faptele de activitate economică pe măsură ce apar și se desfășoară succesiv, adică în ordine cronologică. Acestea includ: un jurnal de înregistrare a tranzacțiilor comerciale, diverse jurnale de înregistrare a documentelor primare, registre de vânzări și cumpărări, registre etc.

LA sistematic Acestea includ registre destinate să reflecte înregistrări în sistemul de obiecte contabile - conturi, comenzi, extrase de cont etc. Sunt folosite pentru a efectua înregistrări și obține rezultate pentru conturile contabile individuale. Registrul contabil sistematic al contabilității sintetice este Registrul general.

Combinate se numesc registre care combină înregistrările cronologice cu cele sistematice. În ele, tranzacțiile comerciale sunt înregistrate în timp și în același timp sistematizate în funcție de conturi. Astfel de registre includ, de exemplu, jurnalul registrului general etc.

Sintetic se numesc registre concepute pentru a rezuma înregistrările pe conturile contabile sintetice, de exemplu, jurnalele de ordine, ordinele memoriale etc. În aceste registre se formează indicatorii proceselor economice în termeni monetari.

Analitic registrele sunt destinate ținerii evidenței subconturilor și a codurilor contabile analitice (produse, furnizori, clienți etc.).

Universal sunt registre care vă permit să combinați datele contabile analitice și sintetice într-un singur document.

3. După forma lor, registrele contabile sunt împărțite în cărți, fișe și foi albe (extrase).

Cărți- acestea sunt foi de hârtie cusute cu o anumită gravură. Sunt utilizate în principal în tehnicile contabile manuale. Toate paginile din carte trebuie să fie numerotate. Dacă volumul cărții este mare și există un număr semnificativ de obiecte luate în considerare, se întocmește un cuprins pentru ușurință în utilizare. Pe coperta cărții sunt indicate următoarele: denumirea registrului, anul de utilizare, denumirea întreprinderii și alte date necesare.

Carduri- Acestea sunt foi groase de hârtie de dimensiuni mici, graficate într-un mod special. Cardurile sunt convenabile pentru păstrarea înregistrărilor analitice (după numere de personal, numere de articole de materiale și produse finite etc.). Când cardurile sunt deschise, acestea sunt înregistrate într-un registru special, care asigură controlul asupra siguranței lor.

Cele mai răspândite sunt trei tipuri de carduri: contract, material și multicoloană.

Cardurile de cont sunt folosite pentru contabilitatea analitică a plăților. Acestea ar putea fi decontări cu bănci sau cu angajații companiei.

Cardurile de materiale sunt concepute pentru a înregistra bunurile materiale și produsele finite în depozite. Acestea sunt completate de persoane responsabile din punct de vedere financiar pe baza documentelor primare privind circulația materialului de un anumit tip.

Cardurile cu mai multe coloane sunt folosite pentru a contabiliza costurile de producere a produselor, efectuarea lucrărilor și furnizarea de servicii.

Vedomosti– acestea sunt foi separate nelegate dintr-un anumit material grafic. Acestea sunt folosite pentru a înregistra și a acumula informații contabile omogene, de exemplu, un extras de salarii conține doar informații legate de remunerarea angajaților.

Diferitele industrii folosesc o varietate de declarații care reflectă tranzacții comerciale specifice. De exemplu, în întreprinderile agricole, o fișă de înregistrare pentru circulația cerealelor și a altor produse (formularul SP-11), o fișă de înregistrare pentru circulația laptelui (formularul SP-23) etc.

4. Conform metodei de reprezentare grafică, registrele de hârtie sunt împărțite în o singură poziție, două poziții, mai multe poziții, liniare, șah etc.

Într-o singură poziție Registrele (unilaterale), coloanele pentru reflectarea tranzacțiilor comerciale, de exemplu, venituri și cheltuieli, sunt situate pe o parte. Registrele unidirecționale sunt diferite carduri pentru înregistrarea bunurilor materiale.

Două poziții(față-verso) sunt registre în care coloanele pentru reflectarea tranzacțiilor comerciale sunt situate pe diferite părți ale foii desfășurate, de obicei partea de debit este în partea stângă a foii, iar partea de credit este în dreapta.

Multi-poziție se numesc registre în care o latură conține mai multe coloane, datele sunt înregistrate în formă detaliată.

Registre de șah așezate în pătrate asemănătoare unei table de șah. Inscrierile se fac la intersectia coloanelor si randurilor, deci intrarea se face simultan pentru debit si credit.

În registre liniare informația omogenă este scrisă pe o singură linie, adică pe o singură linie.

5. După modul de completare, registrele contabile se împart în cele completate manual, cu mașini de scris și folosind dispozitive de imprimare computerizate.

Partea practică.

2. La ce sunt destinate registrele contabile analitice?

efectuează funcții necesare oricărei companii: înregistrarea, gruparea, stocarea informațiilor despre fapte de afaceri. Numărul de articole este destul de mare, ceea ce se explică prin particularitățile contabilității diferitelor obiecte și fapte ale activității economice atunci când faceți afaceri.

Categorii de registre și formulare contabile

Registre contabile acționează ca un instrument de bază pentru rezumarea datelor din documentația primară, care este ulterior utilizat pentru a face înregistrări în conturile corespunzătoare și pentru a genera indicatori de raportare financiară. Luând notițe în registre contabile, specialistul nu doar prelucrează documentația primară, ci analizează și conținutul tranzacțiilor comerciale pe care le confirmă pentru legalitatea și corectitudinea afișării evenimentelor reale.

În funcție de metoda de înregistrare a datelor registre contabile clasificat:

• sistematice - vă permit să colectați informații privind conturile contabile, care, în special, includ registrul general;
• cronologic - conceput pentru înregistrarea continuă a datelor în ordinea în care au fost primite documentele fără defalcare pe domenii contabile, acestea includ diverse jurnale și cărți;
• combinate - combină capabilitățile de grupare a datelor în ordine cronologică, acestea includ jurnalele de ordine și declarațiile;

In functie de ordinea datelor pt registre contabile Este furnizată următoarea defalcare:

• umplut pe una sau ambele părți ale foii;
• foi de șah - cu date situate în tabele la intersecția rândurilor (debit de cont) și coloane (credit de cont).

Pe baza naturii și metodei de rezumare a informațiilor, se disting următoarele: lista registrelor contabile:

• Analitice - servesc la acumularea de informații analitice privind conturile contabile sintetice ale companiei cu ajutorul acestora, se monitorizează mișcarea activelor materiale, oportunitatea decontărilor cu partenerii etc.
• Sintetic - vă permit să obțineți date rezumative, finale, nedetaliate cu privire la sumele încasate pe conturi. Acestea includ registrul principal.
• Combinând funcțiile tipurilor de registre de mai sus, acestea sunt caracteristice unui sistem de contabilitate jurnal-ordin.

Dacă evaluezi aspectul registre contabile, apoi dintre ele putem evidenția:

• Formulare de card - sunt foi cu tabele goale imprimate pe ele, acestea includ cont, multicoloană și inventar, de exemplu un card pentru contabilizarea mijloacelor fixe.
• Reviste, cărți - coli legate, ilustrate cu copertă tare sau moale, pe care, de regulă, sunt indicate denumirea și perioada de completare a registrului. Pagini similare registre contabile sunt numerotate, dantelate și prinse pe ultima foaie, unde este pusă semnătura contabilului șef.
• Foi de format mare – care amintesc de cardurile marite acestea includ fișe de contabilitate și unele jurnale de comandă;
• Registrele tipărite automatizate sunt create folosind baze de date contabile electronice specializate, pe baza informațiilor acumulate în acestea.

Lista celor mai frecvent utilizate registre

Momentan, majoritatea unificat formulare de registru contabil nu sunt necesare pentru utilizare. Acest lucru este confirmat de informațiile difuzate de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse din 4 decembrie 2012 nr. PZ-10/2012 în legătură cu intrarea în vigoare a modificărilor la Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ. Cu toate acestea, această regulă nu se aplică formularelor individuale puse în aplicare de către organismele special autorizate. Singura cerință pentru registre a fost prezența unei liste de detalii obligatorii în formularele elaborate de companii.

Registrele, cărțile și cardurile puse în aplicare în cadrul companiei trebuie cu siguranță menționate în politicile contabile ale companiei, iar acele formulare pe care le vor folosi contabilul șef și subordonații săi trebuie să fie aprobate de șeful organizației. Companiile a căror sursă de finanțare este bugetul de stat și al căror acționar principal este statul trebuie să utilizeze formulare în conformitate cu Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 martie 2015 nr. 52n. Organizațiile comerciale, la rândul lor, își creează destul de des propriile formulare pe baza formularelor din comandă.

Pentru a ilustra ceea ce a fost scris mai sus, oferim un extras aproximativ din ordinea menționată:

Cum se întocmește un ordin de aprobare a registrelor - eșantion

Pentru a confirma legalitatea utilizării formularelor, trebuie eliberat un document ordin privind aprobarea registrelor contabile companiilor. Principalul dezvoltator de forme și mostre de registre contabile Contabilul-șef al companiei acționează, iar șeful organizației le aprobă.

Acest document administrativ va fi solicitat de către inspectorii de la Serviciul Fiscal Federal atunci când efectuează o inspecție. Pe baza celor specificate în comandă tipuri de registre contabile evaluatorii vor solicita formularele de care sunt interesați. Deși astăzi majoritatea proceselor contabile se desfășoară folosind baze de date electronice, în alin. 6 al art. 10 din Legea nr. 402-FZ conține o indicație clară a necesității stocării registrelor în formă tipărită și semnată sau în format digital cu prezența obligatorie a semnăturii digitale. În baza acesteia, formularele solicitate de organele fiscale vor trebui generate în formă de hârtie sau în format electronic, dar cu prezența obligatorie a unei semnături.

În cele mai multe cazuri, numele specific al registrului este indicat pentru fiecare cont. În acest scop, sunt create tabele speciale care indică contul, denumirea formularului și persoana care răspunde de executarea regulată a acestuia. Un exemplu este următoarea versiune a unui astfel de tabel.

Un exemplu de securizare a registrelor contabile într-o comandă pentru o organizație sau o politică contabilă

***

Prezența registrelor care oferă o contabilitate cuprinzătoare a proprietăților și pasivelor este obligatorie pentru funcționarea deplină a contabilității oricărei organizații. Fără acestea, nu va fi posibilă pregătirea situațiilor financiare finale pentru toți utilizatorii interesați. Aceste informații sunt, de asemenea, folosite pentru a furniza date statistice, contabilitate de gestiune și analiza continuă a performanței companiei.

Companiile care nu aparțin sectorului public și bugetar au voie să dezvolte propriile forme de astfel de documente. Acestea trebuie să fie aprobate de șeful organizației și trebuie să conțină toate detaliile cerute din lista stabilită de lege. Companiile de stat trebuie să utilizeze formulare unificate aprobate de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse în aceste scopuri. În cele mai multe cazuri, acestea din urmă servesc drept bază pentru companiile private pentru a-și crea propriile formulare contabile.

Contabilitatea se bazează pe colectarea și executarea documentelor care consemnează faptele și fenomenele activității economice a întreprinderii. Prin urmare, orice lucrare oficială primită de departamentul de contabilitate nu trebuie doar verificată în formă și conținut, ci trebuie și înregistrată și depusă pentru depunere în arhivă. Și toate datele financiare reflectate în conturi, contracte, acte, facturi sunt introduse de către ofițerul financiar al întreprinderii într-un program de contabilitate special, care le grupează automat într-un sistem de conturi analitice și sintetice. În acest fel, se generează informații despre mișcarea resurselor financiare și materiale, se înregistrează sursa încasării acestora și se reflectă informații despre creanțe, datorii și soldurile proprietăților din conturile întreprinderii. Cu alte cuvinte, toate datele din documentele primare și interne ale întreprinderii sunt introduse în tabele contabile speciale, care se numesc registre contabile.

Ce se aplică registrelor contabile

Registrele contabile sunt elemente importante ale contabilității care ajută la păstrarea și organizarea informațiilor reflectate în documentele financiare și fiscale primare.

Este conceput pentru a sistematiza tranzacțiile comerciale în conturile contabile. Registrele pot avea diferite desene exterioare, pot fi cuprinse în jurnale speciale, pe foi, iar întreținerea registrelor se poate realiza folosind tehnologia computerizată. În cazul în care computerele sunt folosite pentru ținerea registrelor contabile, este necesar să se asigure că informațiile pot fi prezentate pe hârtie.

Până în 2013, informațiile conținute în registrele contabile ale diferitelor întreprinderi erau secret comercial. Registrele joacă două roluri principale în activitățile economice ale unei întreprinderi. În primul rând, ele afișează informațiile totale despre conturile contabile. În al doilea rând, datorită acestor documente, sunt generate situații financiare care reflectă rezultatele activităților întreprinderii pentru o anumită perioadă.

Formulare de înregistrare

• Până în 2013, forma registrelor contabile avea un singur model pentru toate entitățile de afaceri. Respectarea formularului general acceptat a fost obligatorie pentru toate persoanele juridice. Cu toate acestea, astăzi totul s-a schimbat dramatic. Formele de registre contabile sunt acceptate de managerii întreprinderii. În ciuda modificărilor majore, anumite informații trebuie afișate în registre și anume:
• titlu;
• denumirea întreprinderii la care se completează registrul corespunzător;
• perioada în care s-a ținut acest registru contabil;
• clasificarea obiectelor contabile după un anumit tip;
• moneda tranzacției;
• poziția persoanelor care răspund de ținerea registrului aferent;

detaliile persoanelor responsabile.

Clasificarea registrelor contabile Există trei clasificări principale ale registrelor contabile.

1. Prima clasificare reflectă scopul anumitor registre contabile. Sunt: Cronologic.
2. Evenimentele care au avut loc în activitățile de afaceri sunt afișate în ordine cronologică de-a lungul timpului (cartele de înregistrare). Sistematic
3. . Completarea are loc în conformitate cu anumite conturi contabile. Aceasta are ca rezultat un fel de sistematizare a activităților economice (bilanţ).- acestea sunt registre care combină cele două tipuri anterioare. Utilizarea diferitelor moduri de înregistrare a tranzacțiilor comerciale face prezentarea mai clară. Astfel, înregistrarea listelor sistematice și cronologice se numește combinată și oferă o reprezentare mai vizuală a informațiilor.

Clasificarea registrelor contabile

Registrele pot diferi în ceea ce privește modul în care rezumă informațiile:

• Registrul sintetic în contabilitate– acesta este un registru în care sunt indicate doar data și suma la înregistrarea unei tranzacții.
• Analitic. Pe lângă informațiile care se referă la detaliile tranzacției, este afișată o anumită descriere a acestei tranzacții comerciale.

Pentru informații mai complete, ca și în cazul registrelor combinate, registrele sintetice pot fi combinate cu cele analitice. Ca urmare a acestui afișaj, totalurile pentru fiecare dintre registre coincid, ceea ce vă va elibera de verificarea suplimentară a corectitudinii calculelor.

Cea mai recentă clasificare a registrelor este după aspect:

• Prezentare carte. Registrul are forma unei cărți ale cărei pagini sunt clasate în mod special și, de asemenea, numerotate. La final, se aplică sigiliul și semnăturile corespunzătoare ale persoanelor care răspund de acest registru.
• Sub forma unui card. Acest registru este un tabel dactilografiat.
• Pe o foaie liberă. Tabelul, care, la fel ca și cartea, se depune ulterior. Se menține un registru special pentru registrele pe foi libere pentru a evita înlocuirile și alte acțiuni ilegale din orice parte.
• Pe suportul mașinii. Un document electronic, care este confirmat printr-o semnătură electronică specială și stocat pe un suport magnetic. Scopul principal este tipărirea la timp a informațiilor electronice pe hârtie.

Protejarea registrelor și remedierea erorilor

Persoanele care completează și semnează registre contabile sunt responsabile pentru reflectarea corectă a anumitor tranzacții contabile. De asemenea, aceștia sunt responsabili pentru afișarea corectă a informațiilor din conturile documentului contabil. Stocarea registrelor trebuie să fie însoțită de o protecție fiabilă împotriva accesului neautorizat al persoanelor neautorizate care nu au autoritatea corespunzătoare pentru a efectua astfel de acțiuni. Corectările neautorizate pot duce la răspundere.

Corectarea erorilor trebuie să aibă loc în forma corespunzătoare, să fie justificată și, de asemenea, confirmată prin semnătura persoanelor care efectuează modificări în registre. La final trebuie indicată data corectării.

Dezvăluirea informațiilor care sunt conținute în registre și care nu pot fi anunțate public este supusă răspunderii în conformitate cu legislația rusă în vigoare.

În cazul în care se descoperă brusc o eroare în document, persoana responsabilă are dreptul de a face ajustări, confirmate printr-o semnătură personală. Un element care este incorect este tăiat cu o singură linie pentru a putea fi recunoscut. Informațiile corecte sunt scrise în partea de sus a corecției. În plus, persoana responsabilă trebuie să furnizeze o explicație scrisă a oricărei modificări în registru.

Exemplu de registru contabil

Pentru cei care doresc să știe în mod concret ce sunt registrele contabile, un exemplu va fi prezentat mai jos. Bilanțul este poate cel mai comun registru în contabilitatea sintetică. Această declarație este utilizată pe scară largă la întocmirea bilanţului contabil.

Concluzie

Orice întreprindere în timpul activităților sale de afaceri este obligată să folosească registrele contabile în conformitate cu legislația rusă. Pe baza acestor documente, se generează raportări viitoare pentru o anumită perioadă a activităților companiei. De asemenea, prezența registrelor este necesară pentru sistematizarea datelor contabile importante, care iau în considerare toate tranzacțiile comerciale ale unei întreprinderi date.

Elaborarea formularelor pentru registrele persoanelor juridice comerciale revine aparatului administrativ al întreprinderii, cu aprobarea ulterioară de către manager. În baza aprobării, șeful companiei emite un ordin. La întreprinderile de stat, acest aspect este aprobat de o autoritate superioară reprezentată de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse.

Documentația primară primită de departamentul de contabilitate trebuie verificată atât în ​​formă, cât și în conținut. Sunt evaluate corectitudinea și caracterul complet al înregistrării, prezența detaliilor obligatorii, legalitatea tranzacțiilor înregistrate și legătura logică a indicatorilor. După aceasta, datele sunt înregistrate și grupate. Informațiile sunt înregistrate într-un sistem de conturi analitice și sintetice. În acest scop sunt prevăzute registre contabile: formulare contabile. Să ne gândim mai departe ce pot fi.

Informații generale

Registrele contabile sunt tabele speciale de numărare. Ele se formează în funcție de gruparea economică a informațiilor despre proprietate și surse. Formele de registre contabile sunt necesare pentru a reflecta tranzacțiile comerciale în curs în conturile corespunzătoare.

Clasificare

Tipurile existente de registre contabile sunt împărțite în funcție de scop, aspect și metoda de rezumare a datelor. După primul criteriu, documentele se disting:

1. Sistematic.
2. Cronologic.
3. Sincronic combinat.

Registrele contabile cronologice sunt documente în care se înregistrează faptele activităților economice pe măsură ce se desfășoară, fără altă sistematizare. Acestea includ, de exemplu, registrele. În tabelele sistematice, înregistrările se fac în funcție de caracteristicile de grupare - conturi. Informațiile din aceste două tipuri de registre ar trebui să se completeze reciproc. Prin urmare, suma cifrelor de afaceri din documentele cronologice este întotdeauna egală cu suma indicatorilor de credit/debit din tabele sistematice. Când atât înregistrările cronologice, cât și cele sistematice sunt introduse într-un singur registru, acesta este considerat combinat (sincronic).

Rezumatul informațiilor

Pe această bază, registrele contabile sunt împărțite în diferențiate și integrate. Considerarea datelor poate fi efectuată în mod inductiv, adică la general de la particular. În acest caz, are loc integrarea informațiilor. Generalizarea poate fi realizată și deductiv: la particular de la general (de la raportare la documentația primară). În acest caz, există o diferențiere a informațiilor.

Aspect

Pe baza acestui criteriu se disting următoarele registre contabile:

1. Cărți. Sunt un document așezat în mod special, dantelat, legat și semnat de persoana responsabilă (contabil șef).
2. Carduri. Sunt formulare tipărite ca tabele.
3. Cearșafuri gratuite. Astfel de registre contabile sunt tabele plasate pe formulare de legat. Astfel de foi sunt considerate o alternativă la cărți și carduri. Aceste documente sunt stocate în dosare. Pentru ei, ca și pentru carduri, trebuie ținute registre.
4. Masina media. Aceste registre contabile au caracteristici tehnice. În acest caz, datele sunt plasate nu pe hârtie, ci pe un suport electronic (unitate).

Să luăm în considerare principalele registre contabile separat.

Cărți

Aceste registre conțin informații despre faptele activităților economice (tranzacțiilor). Se distribuie în conformitate cu specificul obiectelor. Cărțile trebuie să fie proiectate în conformitate cu cerințele regulilor. Pe lângă faptul că este legat, dantelat și numerotat, numărul de pagini trebuie să fie indicat pe versoul ultimei foi. Sub numărul specificat semnăturile conducătorului întreprinderii și ale șefului. contabil, timbrat. De obicei, cărțile sunt folosite în cazurile în care obiectele de observație sunt în cantități mici. Dar pentru o serie de categorii (de exemplu, tranzacții cu numerar), întreprinderile țin înregistrări în registrul de numerar, unde înregistrează toate evenimentele. Registrul general rezumă toate obiectele.

Carduri

Aceasta este o formă destul de convenabilă de registre. Ele pot fi sortate, sunt clare și accesibile la manipulare. În exterior, cardurile pot fi diferite. Cele mai comune tipuri includ: contract, multi-coloană și inventar. Primele sunt completate pe o parte, deoarece coloanele de debit și credit sunt situate una lângă cealaltă. Prezența coloanelor paralele vă permite să vedeți starea operațiunilor de decontare ale întreprinderii. Activele materiale sunt înregistrate în fișele de inventar. Coloana „Restau” este introdusă în ele. Acesta reflectă suma de fonduri rămase după înregistrarea unei tranzacții comerciale. Prin urmare, fiecare cont are coloane pentru încasări, cheltuieli și sold. Standardul (limita) pentru stoc este indicat în antet. Prezența sa vă permite să determinați cu ușurință dacă aceste fonduri sunt prezente la întreprindere în cantități mai mari decât se aștepta. Dacă se dovedește că sunt mai puține, atunci se stabilește diferența cu limita. Cardurile cu mai multe coloane țin cont de operațiunile din viața de afaceri a companiei, evidențiind componentele în coloane. Acest lucru, de exemplu, este relevant pentru cazurile în care un fapt este înregistrat în sume complexe, adică se reflectă plata diferitelor cheltuieli ale companiei.

Foi gratis

Sunt mai mari decât cărțile de dimensiune. În consecință, volumul de informații care se reflectă în ele crește. În practica contabilă, fișele gratuite reprezintă situații diferite. Sunt folosite pentru a generaliza date omogene. De exemplu, ele reflectă amortizarea mijloacelor fixe, eliberarea (expedierea) mărfurilor și așa mai departe.

Masina media

Pot fi dischete, discuri etc. Atunci când se utilizează astfel de registre, întreprinderea trebuie să facă copii pe hârtie ale documentelor. Aceasta se face, printre altele, la solicitarea autorităților abilitate să exercite controlul, precum și a instanței și a parchetului. Caracteristicile mass-media determină ordinea în care sunt aranjate informațiile. Utilizarea lor este determinată de natura de masă a operațiunilor efectuate, de specificul și volumul obiectelor contabile și de alți factori.

Concluzie

Inregistrarea corecta a tranzactiilor comerciale in registrele contabile este asigurata de catre persoanele care le-au intocmit si semnat. În timpul stocării unei astfel de documentații, este necesar să se asigure protecția informațiilor împotriva corectării neautorizate. Corectările erorilor din registrele contabile trebuie justificate și confirmate prin semnătura salariatului care a efectuat modificările. În acest caz, trebuie indicată data corectării. În conformitate cu Legea federală „Cu privire la contabilitate”, informațiile conținute în registre sunt clasificate ca secret comercial. Persoanele care au acces la astfel de documente sunt obligate să o păstreze. Încălcatorii sunt răspunzători pentru divulgarea informațiilor în conformitate cu normele legislației interne.

Documentele primare primite de departamentul de contabilitate trebuie verificate atât în ​​formă (completitudinea și corectitudinea documentelor primare, completarea detaliilor), cât și în conținut (legalitatea tranzacțiilor documentate, legarea logică a indicatorilor individuali).

Apoi înregistrarea și gruparea economică a datelor acestora se realizează într-un sistem de conturi contabile sintetice și analitice. În acest scop, în registrele contabile se înregistrează informații despre soldurile proprietăților, activelor economice și sursele formării acestora, precum și datele privind tranzacțiile comerciale din documentele primare sau consolidate relevante.

Registrele contabile sunt tabele de numărare de o anumită formă, construite în conformitate cu gruparea economică a datelor privind proprietatea și sursele formării acesteia. În esență, aceștia sunt purtători de date privind tranzacțiile comerciale obținute din documentele primare și rezumative relevante.

Registrele contabile au ca scop sistematizarea și acumularea informațiilor conținute în documentele primare acceptate în contabilitate, pentru reflectarea asupra conturilor contabile și în situațiile financiare.

Setul de registre contabile utilizate într-o organizație pentru a reflecta tranzacțiile comerciale într-o anumită secvență și gruparea după metode adecvate de înregistrări formează o formă de contabilitate.

Aceste forme sunt unite prin unitatea principiilor contabile: tranzacțiile comerciale confirmate prin documente primare se reflectă în registrele contabile, fără nicio excepție, prin dublă înscriere în conturile contabile în conformitate cu Planul de conturi pentru contabilitatea activităților financiare și economice ale organizațiilor, aprobat. prin Ordinul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 31 octombrie 2000 nr. 94n.

În plus, registrele contabile, indiferent de ce formă de contabilitate aparțin, servesc ca intermediar între documentele contabile primare și situațiile financiare ale organizației, permițând, așa cum sa menționat mai sus, să reflecte, să sintetizeze și să sistematizeze informațiile contabile.

Formele de contabilitate utilizate în practica contabilă rusă sunt diverse. Alegerea formei contabile rămâne la latitudinea șefului organizației și a contabilului șef, este consacrată în ordinea privind politica contabilă și se realizează în funcție de diferite condiții, în primul rând de amploarea afacerii și gradul de automatizare a contabilitatea in organizatie.

Întreprinderile mici, de exemplu, pot utiliza o formă simplificată de contabilitate propusă prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 21 decembrie 1998 nr. 64n, care poate fi menținută conform:

✔ o formă simplă de contabilitate (fără utilizarea registrelor contabile pentru proprietatea unei întreprinderi mici) - în forma „jurnal-principal”;

✔ formă de contabilitate folosind registre contabile pentru proprietatea unei întreprinderi mici.

Pentru alte entități economice, sunt furnizate forme de contabilitate memorial-order și jurnal-order.

O formă simplă de contabilitate este aplicabilă întreprinderilor mici care efectuează un număr mic de tranzacții comerciale (de obicei nu mai mult de treizeci pe lună) și nu efectuează producția de produse și lucrări asociate cu cheltuieli mari de resurse materiale. În acest caz, contabilizarea tuturor tranzacțiilor se efectuează prin înregistrarea acestora numai în cartea (jurnalul) pentru înregistrarea faptelor de activitate economică în Formularul nr. K-1.

Odată cu carnetul de înregistrare a decontărilor pentru salarii cu angajații și pentru impozitul pe venit la buget, o întreprindere mică trebuie să țină și o fișă de evidență a salariilor în Formularul nr. B-8.

Cartea este un registru al contabilității analitice și sintetice, pe baza căruia este posibil să se determine disponibilitatea proprietăților și fondurilor, precum și sursele acestora, într-o întreprindere mică de la o anumită dată și să se întocmească situații financiare. Este un registru contabil combinat care conține toate conturile contabile utilizate de o întreprindere mică și vă permite să urmăriți tranzacțiile comerciale pentru fiecare dintre ele. În același timp, registrul trebuie să fie suficient de detaliat pentru a justifica conținutul elementelor relevante din bilanț.

Forma de contabilitate care utilizează registre contabile pentru proprietatea unei întreprinderi mici este acceptabilă pentru întreprinderile mici angajate în producția de produse (lucrări, servicii) și include următoarele registre contabile:

Situația contabilă a mijloacelor fixe, cheltuielile cu amortizarea acumulată - formular nr. B-1;

Declarație contabilă pentru stocuri și mărfuri, precum și TVA plătită la valori - formular nr. B-2;

Fișa de contabilitate a costurilor de producție - formular nr. B-3;

Declarație contabilă de numerar și fonduri - formular nr. B-4;

Situația contabilă a decontărilor și a altor tranzacții - formular nr. B-5;

Fișa de contabilitate vânzări – formular nr. B-6 (plată);

Situația contabilă a decontărilor și a altor operațiuni - formular nr. B-6 (expediere);

Declarație decontări cu furnizorii - formular nr. B-7;

Fișa de evidență a salariilor – formular nr. B-8;

Foaie (șah) - formular nr. B-9.

Fiecare extras, de regulă, este folosit pentru a înregistra tranzacții pe unul dintre conturile contabile utilizate.

Suma pentru orice tranzacție se înregistrează simultan în două extrase: într-una - conform debitului contului, indicând numărul contului care se creditează, în cealaltă - conform creditului contului corespunzător și o înregistrare similară în numărul contului debitat. În ambele declarații se face o înscriere pe baza formelor documentației contabile primare despre esența tranzacției efectuate sau explicații, coduri etc.

Soldurile fondului în extrase separate trebuie verificate cu datele corespunzătoare din documentele primare pe baza cărora s-au făcut înregistrările (rapoarte de casă, extrase bancare etc.).

O generalizare a rezultatelor lunare ale activităților financiare și economice ale unei întreprinderi mici, reflectate în situații, se realizează în declarația (tabla de șah) conform formularului nr. B-9, pe baza căruia se întocmește declarația cifrei de afaceri. Bilanțul cifrei de afaceri stă la baza întocmirii bilanţului unei întreprinderi mici.

Toate extrasele aplicabile indică luna în care sunt completate și, dacă este necesar, numele conturilor sintetice. La sfârşitul lunii, după calcularea cifrei de afaceri totale, declaraţiile se semnează de către persoanele care au făcut evidenţa contabilă în întreprinderea mică.

Diagrama fluxului documentelor în cadrul acestei forme de contabilitate este următoarea:

Forma de ordine memorială a contabilității pare mai complexă. Este utilizat în mai multe variante în funcție de caracteristicile industriei și de tipul întreprinderii. Combină dezvoltarea cărților și cardurilor și gruparea registrelor contabile. Contabilitatea sintetică se ține în registre sau extrase multigrafice, iar pentru registrele de contabilitate analitică se folosesc extrase și fișe.

Documentele verificate și acceptate în contabilitate se sistematizează în funcție de datele tranzacțiilor (în ordine cronologică) și se întocmesc cu ordine memoriale - extrase acumulate, cărora li se atribuie numere permanente. De exemplu, ordinul memorial 1 – extras acumulat pentru tranzacțiile în numerar; ordinul memorial 2 - un set de extrase de plată etc.

Acest lucru facilitează găsirea documentelor necesare și pregătirea diferitelor certificate. Numărul de comenzi întocmite pe lună este determinat de contabilul-șef. Ordinul memorial arată astfel:

Pentru operațiunile care nu pot fi sistematizate și pentru operațiunile Storno se întocmesc ordine de pomenire separate, care se numerotează pentru fiecare lună separat.

În organizațiile în care volumul tranzacțiilor nu necesită întocmirea de extrase cumulative, corespondența conturilor este indicată pe ordine memoriale separate sau pe amprente de ștampilă aplicate direct pe documentele primare cu atribuirea numerelor corespunzătoare. Ștampila trebuie să conțină aceleași detalii obligatorii ca și ordinul de pomenire: număr, data emiterii, corespondența conturilor, suma, semnătura persoanei responsabile - și un număr de altele suplimentare (dacă este necesar).

Ordinele memoriale separate se întocmesc pe măsură ce tranzacțiile sunt efectuate, dar nu mai târziu de a doua zi de la primirea documentului primar, atât pe baza documentelor individuale, cât și pe baza unui grup de documente similare. Corespondența conturilor în ordinul memorial se înregistrează în funcție de natura operațiunilor privind debitul unui cont și creditul altui cont, sau debitul unui cont și creditul mai multor conturi, sau, invers, creditul de un singur cont și debitul mai multor conturi.

Ordinele memoriale se semnează de contabilul-șef sau adjunctul acestuia și de executor, iar atunci când contabilitatea este centralizată, de șeful grupului contabil. Ordinele memoriale compilate sunt înregistrate în ordinea cronologică în jurnalul de înregistrare.

Datele comenzilor memoriale sunt transferate în registrul general, unde fiecare spread corespunde unui cont separat. În acest caz, în partea stângă a contului, datele privind tranzacțiile comerciale sunt reflectate pe partea de debit, iar în partea dreaptă - pe creditul acestui cont. Rezultatele debitării și creditării conturilor din cartea mare se înregistrează în bilanțul de afaceri, construit din conturi sintetice, pe baza cărora se întocmește bilanţul contabil.

Astfel, diagrama fluxului documentelor pentru forma memorială-comandă a contabilității este prezentată astfel:

Avantajele formei de ordine memorială a contabilității sunt simplitatea și claritatea registrelor sale contabile. În același timp, cu completarea preponderent manuală a registrelor contabile, volumul muncii de rutină la completarea ordinelor memoriale este extrem de mare.

Ca urmare, a fost dezvoltată o formă mai avansată de contabilitate - o formă de contabilitate cu ordine de jurnal.

Această formă de contabilitate se bazează pe principiile acumulării și sistematizării datelor din documentele primare în registrele contabile, permițând contabilitatea sintetică și analitică a fondurilor sursă și a tranzacțiilor comerciale în toate secțiunile contabilității. Acest lucru elimină necesitatea ordinelor memoriale.

Înregistrarea cronologică și sistematică a tranzacțiilor comerciale se realizează simultan ca un singur flux de lucru.

Înregistrările în registrele cumulate se efectuează în contextul indicatorilor necesari conducerii activităților financiare și economice ale întreprinderii, precum și în scopuri de raportare. Contabilitatea analitică și sintetică se efectuează, de regulă, într-un singur sistem de înregistrări. Aici sunt utilizate două tipuri de registre contabile: jurnalele de ordine și extrasele auxiliare.

În același timp, întreprinderile pot adapta în mod independent registrele contabile utilizate la specificul activităților lor, sub rezerva principiilor metodologice generale stabilite de Legea federală „Cu privire la contabilitate”. Lista registrelor standard ale unui singur formular de comandă a jurnalului este următoarea.

Prin excepție, pentru unele tipuri de conturi pentru care există un număr semnificativ de conturi personale, se pot crea carduri de contabilitate analitică și, pe baza datelor acestora, se pot întocmi fișe de cifra de afaceri la sfârșitul lunii.

În plus, se păstrează fișe de inventar sau registre de contabilitate a mijloacelor fixe, fișe sau fișe de evidență a costurilor de producție pentru obiectele calculate, precum și bilanţuri de grad pentru contabilizarea materialelor, bilanţuri de grade (bilanţ sau cifra de afaceri) pentru evidenţa produselor finite.

Principalele registre ale acestei forme de contabilitate sunt jurnalele de comenzi. Declarațiile auxiliare sunt de obicei folosite în cazurile în care indicatorii analitici necesari sunt dificil de obținut direct în jurnalele de comandă. Prin urmare, datele din documentele primare sunt pregrupate în declarații, iar rezultatele acestora sunt apoi transferate în jurnalele de comandă.

Datele totale ale comenzilor jurnal la sfârșitul lunii sunt transferate în registrul general. Pe baza datelor din cartea mare, se întocmește un bilanţ. În cazurile în care soldurile contabile trebuie prezentate în bilanţ pentru mai multe elemente, înregistrarea se face pe baza registrelor contabile.

Registrul general este deschis pentru un an și servește la rezumarea datelor din jurnalele de comenzi, la verificarea reciprocă a corectitudinii înregistrărilor efectuate în conturile individuale și la întocmirea unui bilanţ. Înregistrează soldul la începutul lunii, cifra de afaceri în debitul și creditul conturilor și soldul la sfârșitul anului pentru fiecare cont sintetic.

În registrul general, datele privind cifra de afaceri curentă a proprietății (fondurilor) se înregistrează numai conform conturilor sintetice. Cifra de afaceri creditară a fiecărui cont sintetic este reflectată într-o singură înregistrare, iar cifra de afaceri debitoare este reflectată în corespondență cu conturile care se creditează. Verificarea corectitudinii înregistrărilor efectuate în registrul general se realizează prin calcularea sumelor cifrei de afaceri și soldurilor pentru toate conturile contabile.

Sumele rulajelor debitoare și creditoare, precum și sumele soldurilor debitoare și, respectiv, creditoare trebuie să fie egale.

Atunci când se utilizează formularul de contabilitate de ordine jurnal, nu este necesar să se întocmească o listă de verificare și un bilanţ de șah, precum și un sold al cifrei de afaceri pe conturi.

Fluxul general al documentelor în cadrul formei de ordine jurnal de contabilitate este prezentat în Diagrama 1.3.

Înregistrarea în registrele contabile se realizează manual sau cu ajutorul calculatorului.

Prin metoda manuala tranzactiile se inregistreaza manual cu cerneala sau cu pix (daca este necesar sa ai mai multe copii, prin copiere). Cu metoda computerizată, înregistrarea se face cu ajutorul programelor informatice de contabilitate.

Corectarea erorilor din registrele contabile se realizează prin metoda corectivă, metoda înregistrărilor suplimentare și metoda „reversării roșii”.

Metoda corectivă este utilizată dacă eroarea făcută în registrul contabil nu afectează corespondența conturilor sau este depistată rapid și nu afectează rezultatele contabile.

Esența metodei de corectare este că textul sau suma eronată este tăiată, iar textul sau cantitatea corectă este scrisă deasupra barajului (sau sub baraj - în funcție de opțiunile disponibile).

Tăierea se face cu o linie subțire, astfel încât ceea ce a fost tăiat să poată fi citit. În acest caz, întregul număr este tăiat, chiar dacă se comite o eroare într-o singură cifră.

Corectarea unei erori se precizează și se confirmă: în documente - prin semnăturile persoanelor care au semnat documentul, în registrele contabile - prin semnătura persoanei care face corectarea. Se face o clauză de corectare în margini sau la sfârșitul paginii, scriind acolo „Believe the corrected” și textul sau suma corectă.

În practica contabilă, expresia „scrie cu roșu” sau „inversare” este adesea întâlnită. Aceasta înseamnă că s-a făcut o intrare inversă (adică numerele scrise în acest fel sunt luate în considerare la calculul cu semnul minus).

Documentele de reglementare nu definesc procedura de efectuare a înregistrărilor „reversibile”.

În practică, sunt utilizate două variante comune ale acestei notații:

1) înscrierea de inversare se face cu cerneală sau pastă roșie;

2) numărul de inversat este scris cu pastă sau cerneală de aceeași culoare ca și celelalte intrări și apoi înconjurat de o linie continuă.

După înregistrarea unei tranzacții comerciale în registrul contabil, se face o marcare adecvată pe înregistrarea contabilă sau pe documentul primar în sine pentru a facilita verificarea ulterioară a corectitudinii înregistrării.

La sfârșitul lunii, rezultatele sunt însumate pe fiecare pagină a registrelor contabile. Înregistrările finale ale registrelor sintetice și analitice trebuie reconciliate prin întocmirea fișelor de cifra de afaceri sau în alt mod.

Declarațiile cifrei de afaceri sunt o modalitate de a rezuma datele de înregistrare contabilă în conturile contabile. Declarațiile privind cifra de afaceri sunt întocmite la sfârșitul lunii pe baza următoarelor date:

Sold (sold rămas) la începutul lunii;

Cifra de afaceri lunara;

Sold la sfârșitul lunii.

Declarațiile cifrei de afaceri pot fi întocmite în funcție de conturi contabile sintetice și analitice.

Exemplu. Contabilul a calculat salariile angajaților organizației și a pregătit o fișă de plată. Contabilul calculează salariile pe baza foii de timp de lucru și a documentelor care stabilesc salariile angajaților și plățile suplimentare (contracte de muncă, comenzi, personal). În luna mai arată astfel (numerele contului de sold sunt indicate între paranteze):

Pe baza fisei de salarii vom intocmi bilantul contului 70 „Decontari cu personal pentru salarii” pentru luna mai:

Astfel, soldul final este de 4178 de ruble. (5000 + 5500 – 6322), pe care le-am primit în fișa de salarii, a coincis cu soldul final primit în fișa cifrei de afaceri Acum să prezentăm tranzacții comerciale pentru calculul și plata salariilor pe luna mai sub formă de înregistrări contabile: Debit 44. Credit 70– 5500 rub. – s-au acumulat salarii pentru luna mai (în același timp, cheltuielile de vânzare au fost majorate Debit 70 Credit 68–572 rub). – impozitul pe venitul personal este reținut din salariile acumulate Debit 70 Credit 76–750 rub. – pensia alimentară este reținută din salariu Debit 70 Credit 50–5000 rub. – salariile pentru luna precedentă au fost emise de la casieria organizației (datoria salarială a organizației față de angajați din 30 aprilie).

O fișă analitică a cifrei de afaceri poate fi întocmită la orice nivel de contabilitate analitică.

Exemplu. Este necesar să aflați stadiul decontărilor organizației comerciale cu furnizorul Fakel LLC la sfârșitul lunii februarie în baza tuturor contractelor existente. Apoi avem nevoie de o fișă de rulaj pentru contul 60-1-1-01:

Am compilat o declarație analitică în formă extinsă. Dacă avem nevoie de informații generalizate, atunci aceeași afirmație va arăta astfel:

Dacă contabilitatea se face folosind o metodă computerizată, atunci contabilul introduce intrări exact în această structură. Cu metoda manuala de contabilitate, contabilul realizeaza inregistrari in jurnal (extrase) dupa conturi si subconturi sintetice, si face inregistrari analitice in carduri.

Bilanțul cifrei de afaceri (bilanțul cifrei de afaceri) se întocmește la sfârșitul lunii pe baza datelor pentru fiecare cont sintetic: solduri la începutul lunii (sold de deschidere sau de deschidere), cifra de afaceri pentru luna și solduri la sfârșitul lunii. luna (sold final). Bilanțul poate fi întocmit numai folosind conturi sintetice sau în contextul subconturilor.

Extrasele înregistrează toate conturile sintetice utilizate la întreprindere. Fiecărui cont i se atribuie o linie separată, care indică soldul de deschidere, cifra de afaceri debitoare și creditară și soldul final. Dacă nu a existat nicio mișcare în cont în perioada de raportare, atunci sunt indicate doar soldurile de deschidere și de închidere. Pentru a verifica dacă bilanțul este întocmit corect, trebuie să cunoașteți următoarele reguli:

Totalul soldurilor debitoare de deschidere a contului trebuie să fie egal cu totalul soldurilor de deschidere a creditului;

Totalul cifrei de afaceri debitoare pentru perioada trebuie să fie egal cu totalul cifrei de afaceri creditare;

Totalul soldurilor finale debitoare ale conturilor trebuie să fie egal cu totalul soldurilor creditare finale.

Datele din bilanţ privind soldurile conturilor sunt folosite la întocmirea bilanţului.

Exemplu: organizația comercială Vostok LLC, la 31 martie, are următorii indicatori (numerele de cont sintetice sunt indicate între paranteze): – active fixe (01) – 500.000 de ruble – amortizarea acestor mijloace fixe (02) – 100.000 de ruble; ;– mărfuri (41) – 300.000 de ruble;– bani în casa de marcat (50) – 20.000 de ruble;– bani în contul curent (51) – 115.000 de ruble;– datorii către furnizorii de mărfuri (60) – 175.000 de ruble. ; – împrumut bancar (66) – 300.000 rub. – datorie salarială (70) – 90.000 rub. – 200.000 rub. – 70.000 ruble.; Aprilie au fost reflectate în evidențele contabile cu următoarele înregistrări:

Pentru a simplifica exemplul, înregistrările sunt întocmite în așa fel încât fiecare cont să fie implicat în tranzacții o dată în debit și o dată în credit, cu excepția conturilor 51 și 90. Prin urmare, fișa cifrei de afaceri, din care datele sunt preluate pentru sold fișa, este întocmită numai pentru aceste conturi sintetice.

Și în final, întocmim bilanţul pentru luna aprilie: