Использование картотеки 1 и 2. Картотека на расчетном счете организации: что это, нужна ли она? Что значит статус «Картотека»

Банковская картотека – неисполненные расчетные документы, находящиеся на контроле в банке, в котором открыт расчетный счет плательщика.

В картотеку расчетные документы помещаются, если:

· у плательщика недостаточно денежных средств для их исполнения;

· ожидается акцепт плательщика для исполнения;

· ожидается проведение платежа без акцепта в установленных законодательством случаях.

Картотека в банке бывает двух видов: так называемая Картотека № 1 (внебалансовый счет банка № 90901 «Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты») и Картотека № 2 (внебалансовый счет № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок»).

Картотека № 1 используется для расчетов, по которым требуется акцепт владельца счета либо разрешение на проведение операций в установленных законодательством РФ случаях.

Предположим, поставщиком на предприятие выставляется платежное требование, которое должно быть оплачено с акцептом плательщика. В этом случае в «Условие оплаты» получатель средств проставляет «С акцептом». Такое требование будет помещено в Картотеку № 1, а один экземпляр направлен владельцу расчетного счета для принятия оплаты. В настоящее время расчеты платежными требованиями ведутся редко.

Второй вариант использования Картотеки № 1 – помещение в нее документов, требующих разрешения на исполнение. Подобная необходимость возникает, например, в случае получения банком судебного решения или предписания других уполномоченных органов об аресте всего счета либо части находящихся на нем денежных средств. В такой ситуации в Картотеку № 1 попадают расчетные документы, не подлежащие оплате в период действия ограничения на распоряжения счетом.

Картотека № 2 используется следующим образом. Предположим, предприятие передает в банк платежное поручение, но в данный момент на расчетном счете у него недостаточно средств для его немедленного исполнения и банковский кредит не предоставляется. В таком случае банковский служащий проверяет правильность оформления платежного поручения и помещает его в картотеку. В дальнейшем исполнение платежного поручения происходит по мере поступления средств в соответствии с установленной законом очередностью платежей.

При этом следует иметь в виду, что новые платежные поручения не могут исполняться банком до закрытия картотеки. Т. е. следующее распоряжение на списание средств будет поставлено в очередь, прежде будут исполнены платежные поручения, уже находящиеся в картотеке.

В отличие от обычного платежного поручения, которое либо исполняется в полном объеме, либо не исполняется вообще, поручение в картотеке может быть оплачено частично.

Организация также может отозвать еще не исполненное платежное поручение, отказавшись от его постановки в картотеку. Она может отменить поручение, находящееся в картотеке. Кроме того, клиент в случае частичного исполнения поручения из картотеки может отозвать платеж на остаток суммы.

Наличие у предприятия картотеки свидетельствует о его неустойчивом финансовом положении. Ее отсутствие может устанавливаться банками как требование при обращении за получением кредитов.

Находящиеся на контроле в банке, в котором открыт расчетный счет плательщика.

В картотеку расчетные документы помещаются, если:

• у плательщика недостаточно денежных средств для их исполнения;
• ожидается акцепт плательщика для исполнения;
• ожидается проведение платежа без акцепта в установленных законодательством случаях.

Картотека в банке бывает двух видов: так называемая Картотека № 1 (внебалансовый счет банка № 90901 « , ожидающие акцепта для оплаты») и Картотека № 2 (внебалансовый счет № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок»).

Картотека № 1 используется для расчетов, по которым требуется акцепт владельца счета либо разрешение на проведение операций в установленных законодательством РФ случаях.

Предположим, поставщиком на предприятие выставляется , которое должно быть оплачено с акцептом плательщика. В этом случае в «Условие оплаты» получатель средств проставляет «С акцептом». Такое требование будет помещено в Картотеку № 1, а один экземпляр направлен владельцу расчетного счета для принятия оплаты. В настоящее время расчеты платежными требованиями ведутся редко.

Второй вариант использования Картотеки № 1 – помещение в нее документов, требующих разрешения на исполнение. Подобная необходимость возникает, например, в случае получения банком судебного решения или предписания других уполномоченных органов об аресте всего счета либо части находящихся на нем денежных средств. В такой ситуации в Картотеку № 1 попадают расчетные документы, не подлежащие оплате в период действия ограничения на распоряжения счетом.

Картотека № 2 используется следующим образом. Предположим, предприятие передает в , но в данный момент на расчетном счете у него недостаточно средств для его немедленного исполнения и банковский не предоставляется. В таком случае банковский служащий проверяет правильность оформления платежного поручения и помещает его в картотеку. В дальнейшем исполнение платежного поручения происходит по мере поступления средств в соответствии с установленной законом очередностью платежей.

При этом следует иметь в виду, что новые платежные поручения не могут исполняться банком до закрытия картотеки. Т. е. следующее распоряжение на списание средств будет поставлено в очередь, прежде будут исполнены платежные поручения, уже находящиеся в картотеке.

В отличие от обычного платежного поручения, которое либо исполняется в полном объеме, либо не исполняется вообще, поручение в картотеке может быть оплачено частично.

Организация также может отозвать еще не исполненное , отказавшись от его постановки в картотеку. Она может отменить поручение, находящееся в картотеке. Кроме того, клиент в случае частичного исполнения поручения из картотеки может отозвать платеж на остаток суммы.

Наличие у предприятия картотеки свидетельствует о его неустойчивом финансовом положении. Ее отсутствие может устанавливаться банками как требование при обращении за получением кредитов.

На сегодняшний день, каждый из нас, несмотря на то личность это или предприятие, имеет тесную связь с различными банками или кредитными структурами. Такая тесная связь включает в себя не только наличие различных займов и кредитов, но и ежемесячную оплату коммунальных счетов, оплату приобретенных покупок и т.д.

В связи с огромным количеством различных предоставляемых услуг и в целях обеспечения собственной безопасности, каждый банк активно занимается контролем своей деятельности. Одним из способов контроля и учета расчетно-кассового обслуживания является грамотное ведение картотеки.

Расчетно-кассовое обслуживание или РКО представляет собой один из важнейших элементов банковского бизнеса, основной функцией которого является управление бизнес-процессами, связанными со всеми стадиями обслуживания клиентов.

Основными преимущества такого обслуживания можно назвать :

• Высокую скорость и точность проведения различных операций;
• Проведение многочисленных финансовых операций, в которых задействованы все банковские ресурсы;
• Консультации по вопросу порядка проведения расчетов по первому требованию;
• Конфиденциальность о проведении финансовых операций и сохранности средств.

В состав РКО включено большое количество услуг, которые банковское учреждение в равной мере готово предоставлять как отдельным гражданам, так и различным по масштабам предприятиям. В Российской Федерации расчетно-кассовое обслуживание является платной услугой. Ее стоимость рассчитывается на основе базового тарифа учреждения и стоимости дополнительных услуг.

Для привлечения наибольшего числа клиентов, в первые месяцы новичкам предоставляются различные льготные варианты обслуживания, после завершения которых, интерес клиентов сохраняется и они переходят к стандартным условиям сотрудничества.

Учитывая то, что формирование доходов банка, напрямую зависит от обслуживания юридических лиц, перечень услуг, предоставляемых юридическому лицу значительно меньше.

Как правило, в этот список включены следующие операции:

• Пополнение или снятие средств, а также бесперебойное передвижение денежных потоков клиента;
• Банковское обслуживание в режиме онлайн;
• Осуществление различных операций с валютой;
• Безналичный расчет.

Полный перечень предоставляемых банком услуг каждой из категорий клиентов, фиксируется в договоре установленного образца.

Достаточно тесную связь с РКО имеет банковская картотека, которая ведется на основании расчетных счетов банковских клиентов. Именно здесь фиксируются вся расчетная клиентская документация, которая по каким-то причинам, получила статус не исполненных, и находится под контролем самого банка.

Причины, по которым документы попадают в картотеку

Платежные документы любого клиента могут оказаться в банковской картотеке в связи с наступлением следующих ситуаций:

• При недостаточном количество собственных денежных средств для оплаты платежных поручений;
• При ожидании разрешения плательщика для оплаты определенного обязательства;
• При ожидании проведения платежа без разрешения.

Банковская картотека

В любом банке существует: картотека 1, картотека 2.

Данная классификация складывается на основании причин, способствующих не выполнению платежных обязательств.

Картотека №1 предназначена для документов, требующих разрешений.

Картотека №2 содержит документы, подлежащие немедленному исполнению, но невыполненные по причине недостатка денежных средств на расчетном счете клиента. В последствие, по мере финансирования клиентского счета документ выполняется. Выполнение может производиться полностью или частично, в зависимости от количества поступивших денег.

Законодательной базой для ведения банковских картотек являются следующие нормативно-правовые акты, принятые в Российской Федерации:

• Налоговый и Гражданский кодексы;
• ФЗ №229 и №161
• Положения ЦБР №383-П и №385-П
• Письмо Центрального банка №18-1-2-9/1706

Согласно правилам, при соблюдении основных требований, ведение картотеки может осуществляться на электронных и на бумажных носителях.

При ведении картотеки в электронном варианте, со стороны банка в обязательном порядке должны быть созданы следующие возможности:

• Дублирование информации с электронных носителей на бумажный. При этом обязательно должны указываться реквизиты, дата и время поступления того или иного платежа в очередь;
• Информирование о совершении платежа, отзыве, возврате или суммы акцепта каждого имеющегося в ней документа;
• Информирование об уполномоченных банковских работниках, занимающихся приемом и исполнением расчетных бумаг.

Нахождение платежных документов организации в картотеки, свидетельствует о ее неплатежеспособности и неустойчивом финансовом положении, а ее отсутствие значительно увеличивает возможность получения финансирования со стороны банка.

При открытой картотеке, создание новых документов исключено.

При наличии соответствующего желания, предприятие может отозвать неисполненное или частично исполненное поручение, отказавшись от размещения его в картотеку или отменить его, при нахождении его в картотеке.

Очередность списания средств

Согласно ст. 855 при недостаточном количестве финансов для удовлетворения всех требований соблюдается определенная очередность списания средств:

1. Платежные обязательства, связанные с возмещением физического и морального ущерба и взысканием алиментов;
2. Списание заработной платы на основании трудового договора и выходных пособий, а также вознаграждение за интеллектуальный труд;
3. Перечисления и выдача денежных средств по оплате труда по контракту, налоговые выплаты, сборы и страховые взносы в бюджет;
4. Платежные обязательства на оплату других требований;
5. Платежи в порядке очереди поступления.

Говоря простым языком, банковская картотека, есть не что иное, как долг. Во избежание создания долговой ямы самому себе и вступая в тесные отношения с любой банковской организацией, следует четко оценивать свои желания и платежеспособность.

Особый порядок управления расчетными документами к счету ООО именуется картотекой. Банковский инструмент применяется в случае невозможности выполнения операции в день поступления запроса. Механизм обеспечивает надлежащую очередность отсроченного списания средств. Соблюдение алгоритма является прямой обязанностью обслуживающего финансового учреждения.

Что такое картотека: правовое обоснование и виды

Правила работы с расчетными документами закреплены разделом 4 Положения ЦБ РФ № 579-П от 27.02.17 . Нормативный акт не дает официального определения. Термин «картотека» является порождением практики. Он равнозначен понятию «счет № 909».

Жесткий порядок введен в целях максимально точного исполнения поручений клиента и законодательства РФ. Инструкциями сотрудники банка руководствуются, если одномоментно провести платеж нельзя. В зависимости от причин задержки транзакции картотеку делят на два вида «1» и «2». Что это такое поясняется все тем же четвертым разделом Положения № 579-П.

Нормативный акт описывает также специфические учетные записи, используемые кредитными объединениями. План счетов банка значительно шире и не ограничивается картотекой 1 и 2. Так, обособленно фиксировать необходимо переводы в рамках аккредитива. Эти платежи не имеют прямой связи с расчетным счетом клиента. Индивидуальному учету подлежат ценности, поступившие на экспертизу из других финансовых учреждений, поручения с отложенным сроком исполнения, расчеты в части обязательных резервов. Каждому механизму посвящен отдельный абзац регламента. Это сложные конструкции, заслуживающие отдельного рассмотрения.

Порядок исполнения требований банком

Картотека по счету организации свидетельствует о проблемах в проведении тех или иных транзакций. Это значит, что компания испытывает финансовые трудности либо задерживает расчеты с контрагентами. Когда речь идет о платежах с акцептом, банк выстраивает 2 очереди. В первую группу включают переводы, ожидающие разрешения клиента. Это все виды требований, исполнение которых допускается после акцепта владельца счета. В качестве примеров можно привести периодические отчисления в пользу коммунальных служб и арендодателей. Договорами нередко предусматривается прямое направление поставщиком требования в банк (встречается в соглашениях с энергоснабжающими организациями). Ко второй относят транзакции с одобрением уполномоченного органа. В коммерческой деятельности они распространены в сфере субсидирования и инвестирования. Ограничения по распоряжению могут налагаться на авансы по государственным контрактам и т. д. При получении соответствующей санкции операции проводят в хронологическом порядке.

При недостаточности средств на банковском счете обслуживающее кредитное учреждение обязано придерживаться особой очередности (ст.855 ГК РФ).

1. Компенсация вреда здоровью, жизни людей. Во внимание принимают только исполнительные документы, выданные на основании вступивших в силу судебных решений.
2. Зарплата, выходные пособия, авторские вознаграждения. Условием списания становится предъявление судебных приказов или исполнительных листов.
3. Трудовые выплаты и налоговые недоимки. В первом случае основанием признано платежное поручение владельца счета. К третьей очереди отнесена текущая задолженность перед персоналом. По налоговым недоимкам банку достаточно обязательного требования территориальной инспекции.
4. Прочие переводы. В четвертую очередь кредитное учреждение списывает со счета средства по исполнительным документам, не вошедшим в первые три группы.

Если после совершения перечисленных транзакций деньги у предприятия остаются, банк обрабатывает остальные поручения в календарном порядке.

Нарушения принципов работы с расчетными документами грозят финансовому учреждению штрафами. Так, просрочка распоряжения клиента признана основанием начисления процентов по ст. 395 ГК РФ . Владелец счета вправе взыскать с кредитной организации плату за пользование средствами с учетом ключевой ставки ЦБ РФ. Соответствующее правило закреплено ст. 856 того же Кодекса.

Если по счету имеется картотека налоговых требований, ответственность за нарушения наступает по ст. 133 НК РФ. Норма предусматривает штраф в размере 1/150 ставки Центробанка России. Максимальное взыскание не может превышать 0,2% за каждые сутки. Кроме того, в отношении виновных должностных лиц возбуждают административные дела по ст. 15.8 КоАП РФ . За проступок нарушителям грозит штраф в 4 000–5 000 рублей. Если действия банка приведут к невозможности обязательного налогового платежа, ответственность наступит по ст. 135 НК РФ . Второй пункт нормы предусматривает штраф в 30% от образовавшейся недоимки.

Как снять картотеку со счета

Очередь неоплаченных расчетных документов существенно осложняет работу компании. Так, картотека может стать препятствием к получению кредита, участию в государственной или муниципальной закупке, привлечению инвестиций. Получить справку об отсутствии или наличии неисполненных требований можно несколькими способами:

• у сотрудника обслуживающего банка;
• в онлайн-кабинете информационной системы по управлению расчетным счетом;
• посредством бесплатного сервиса на сайте ФНС РФ .

Последний вариант является альтернативным. Получить здесь можно лишь частичные сведения. Доступ к единой базе открыт всем пользователям мировой сети. Однако запросы делают преимущественно кредитные учреждения. В реестре содержатся данные обо всех арестах, приостановках и прочих ограничениях по счетам налогоплательщиков. Точная очередность здесь не отражается.

Как снять картотеку, в нормативных актах не указывается. Более того, сам термин в профессиональной среде не применяется. Формирование очередности – лишь обязательный порядок работы с расчетными документами. Впрочем, клиент может решить проблему. Если требования скопились в период ожидания акцепта, нужно подписать поручения либо добиться соответствующей санкции уполномоченного органа. При формировании картотеки из-за недостатка средств, счет необходимо пополнить.

Спорные моменты

Использование банковского инструмента вызывает немало вопросов. Наиболее острые из них разрешают российские суды. В большинстве случаев споры возникают между арбитражными управляющими и кредитными организациями, а также владельцами счетов и налоговыми органами.

В заключение напомним, что картотека не является санкцией. Однако формирование очереди неисполненных расчетных документов свидетельствует о финансовой нестабильности. Оперативное пополнение счета, своевременные отчисления в пользу бюджета, а также конструктивный диалог с взыскателями позволит избежать блокировки деятельности и сохранить деловую репутацию.

Картотека расчетного счета – это инструмент кредитной организации, в котором хранятся не оплаченные финансовым учреждением платежные документы клиента. В настоящее время в соответствии с нововведениями в законодательстве страны данного понятия теперь не существует, вместо него используют «Очередь распоряжений».Классификация видов данных картотек осуществляется исходя из того, что именно явилось причиной для появления неоплаченных платежных обязательств:

1. Документы, ждущие оплаты из-за недостатка денежных средств у клиента.
2. Очередь платежных обязательств, требующих разрешения на проведение перевода в соответствии с законодательством страны. Такая картотека заводится в случаях, когда на денежные средства наложен арест либо транзакции имеют ограничения.
3. Ожидающие от плательщика акцепта на проведение операции.

Законодательная основа для ведения картотек

Регулирование деятельности кредитных учреждений по ведению очереди распоряжений должно осуществляться согласно следующим нормативно-правовым актам, принятым на территории Российской Федерации:

• Налоговому кодексу;
• Гражданскому кодексу;
• федеральным законам № 229-ФЗ и 161-ФЗ;
• положениям Центрального банка России № 383-П и 385-П;
• письму Центробанка № 18-1-2-9/1706.

Основными правилами для предоставления подобных услуг является возможность вести документацию как в электронном виде, так и посредством бумажных носителей. Что касается первого варианта, то картотека на расчетном счете в данном случае должна составляться исходя из следующих требований:

1. Возможность получения сведений о специалистах финансового учреждения, занимающихся вопросами, связанными с очередью платежей клиентов.
2. Возможность предоставления данных обо всех отложенных обязательствах, представленных к оплате. В данном случае необходимо также обеспечивать владельцев денежных средств конкретными сведениями о проводимых транзакциях.
3. Возможность переносить всю информацию из картотек на бумагу, указывая при этом в очередь и все реквизиты.

Работа кредитной организации с платежной документацией, требующей акцепта

Процедура действий по работе банка с данными картотеками представляет собой ряд определенных действий. Для начала сотрудник финансового учреждения осуществляет регистрацию документов к оплате, а затем на соответствующем внебалансовом счете. После этого копия направляется на хранение в соответствии с внутренним порядком ведения подобной деятельности организации.

Затем плательщик получает для акцепта расчетную бумагу, а банк, в свою очередь, в случае положительного решения клиента, переводит необходимую сумму на оплату требуемой транзакции.

Очередь платежной документации в случае, когда у клиента недостаточно средств

При отсутствии необходимой суммы у клиента банка картотека на расчетном счете – это услуга кредитной организации, предоставляемая исключительно для бизнесменов или юридических лиц.

Платежные документы в данном случае в обязательном порядке принимаются в таких ситуациях, когда речь идет о списании денежных средств согласно судебным решениям либо на покрытие налоговых выплат. Все остальные случаи должны быть указаны в договоре, заключаемом между владельцем счета и финансовым учреждением.

Процедура по переводу этих обязательств в картотеку осуществляется следующим образом:

1. Фиксирование (регистрация) расчетных документов сотрудником банка либо в электронном виде, либо посредством бумажного носителя.
2. Отражение неисполненных платежей на соответствующих внебалансовых счетах.
3. Передача клиенту уведомления, в котором присутствуют все сведения по поводу направления документа в очередь.
4. Выплата по платежным документам после того, как на счете клиента появляется достаточная сумма для проведения операции.

Что касается очередности осуществления транзакций, то они производятся в соответствии с тем, какой документ был предъявлен для расчета первым. Списание происходит согласно датам, указанным в документах клиента.

Если владелец счета не имеет достаточной суммы, то законодательство предусматривает следующую очередность:

1. Выплата алиментов, а также пострадавшим от причинения вреда.
2. Перечисление заработной платы работникам.
3. Налоговые отчисления в бюджет страны.
4. Остальные денежные требования.
5. Согласно календарной очереди.

Что делает банк при аресте счета своего клиента?

В данном случае картотека расчетного счета – это процедура, проводимая кредитной организацией при наличии судебного решения, предусматривающего ограничение всех транзакций, относящихся к расходам.

Здесь следует рассмотреть две ситуации:

1. Когда судебное решение не может воздействовать на операции конкретным расчетным документам плательщика. В этом случае банк не заводит картотеку.
2. Когда выплаты по документам не могут осуществляться в силу действия законного ограничения. В очередь распоряжений они переносятся при наличии акцепта владельца денежных арестованных денежных средств. Ограничению подвергается только та сумма, которую предусматривает судебное решение. Если кредитная организация не получает акцепт, то она возвращает плательщику его расчетные документы.