Начислять НДФЛ и обязательные страховые взносы с ФОТ, формировать отчетность.
Для выполнения этих функций необходимо правильно настроить 1С для учета зарплаты.
В данной форме на вкладке «Зарплата и кадры» доступны для выбора следующие опции:
- кадровый и зарплатный учет – осуществляется в 1С Бухгалтерия 8.3 или во внешней ();
- как будут учитываться расчеты с персоналом – сводно по всем сотрудникам или детализированно по каждому;
- будет ли нужен в программе учет больничных листов, отпусков, исполнительных документов;
- пересчитывать ли автоматически документ «Начисление зарплаты»;
- какой вариант кадрового учета применять – полный или упрощенный (в последнем случае кадровые документы не формируются как отдельные объекты).
Способы учета зарплаты в 1С
Зарплата и кадры/ Справочники и настройки/ Способы учета зарплаты
Данный справочник предназначен для настройки в 1С способов бухгалтерского учета зарплаты. Каждый способ содержит счет бухучета и статью затрат для отнесения зарплаты. В информационной базе уже создан один способ, который называется «Отражение начислений по умолчанию», с указанием счета 26 и статьи «Оплата труда». Бухгалтер может при необходимости изменить этот способ или же создать новые.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Начисления и удержания
Зарплата и кадры/ Справочники и настройки/ Начисления (Удержания)
Начисления – это виды расчета для зарплаты и других выплат. По умолчанию в 1С 8.3 здесь созданы: оплата по окладу, отпуска – основной и по беременности и родам, больничные. Для каждого начисления указано:
- облагается ли оно НДФЛ, код дохода по НДФЛ;
- вид дохода для обложения страховыми взносами;
- вид расхода при расчете налога на прибыль;
- способ учета (см. предыдущий пункт). Если он не выбран, программа будет использовать «Отражение начислений по умолчанию».
Бухгалтер может, если это необходимо, создавать новые начисления для оплаты труда и выбирать в них требуемые параметры. Начисление можно назначить конкретному работнику (при приеме в штат или переводе).
Удержания – виды расчета, которые служат для отражения удержанных у сотрудников сумм. В программе имеется предопределенное «Удержание по исполнительному документу». Возможно создание новых удержаний – например, профсоюзных взносов или взносов по добровольному пенсионному страхованию.
Настройки учета зарплаты
Зарплата и кадры/ Справочники и настройки/ Настройки учета зарплаты
Данные настройки производятся по каждой организации отдельно. В форме настроек есть несколько вкладок.
Бухучет зарплаты . На вкладке «Зарплата» указывают способ учета зарплаты, который будет основным для данной организации. Программа будет его использовать, если для начисления не выбрано другое. Также здесь можно выбрать способ отражения для списания депонированных сумм.
Налоги и взносы с ФОТ . На данной вкладке содержатся параметры для автоматического расчета и начисления НДФЛ и страховых взносов с ФОТ:
- вид тарифа для страховых взносов;
- наличие профессий, по которым начисляются дополнительные взносы, занятость сотрудников в тяжелых или вредных условиях;
- ставка взносов в ФСС по страхованию от производственных несчастных случаев и ПЗ;
- особенности исчисления НДФЛ.
Резервы отпусков . Здесь можно включить возможность формирования резерва отпусков, указав при этом предельную сумму отчислений за год, процент ежемесячных отчислений, способ учета.
В данной статье мы пошагово рассмотрим весь цикл расчетов с работниками за труд в 1С 8.3 Бухгалтерия: аванс, начисление зарплаты и окончательный расчет за месяц с уплатой НДФЛ в бюджет.
Вы узнаете:
- как ведется учет зарплаты и кадров в 1с Бухгалтерия 8.3;
- каким документом оформляется начисление заработной платы и взносов;
- где распечатать расчетные листки;
- как удержать НДФЛ с начисленной заработной платы;
- как сформировать ведомость в банк и выплатить аванс и зарплату работникам;
- когда уплатить НДФЛ в бюджет.
31 января в Организации осуществлен расчет и начисление заработной платы за январь по следующим сотрудникам:
Таб. № Ф. И.О. сотрудника Отработано дней Отработано часов Начислено Вычеты по НДФЛ 1 Дружников Георгий Петрович 20 159 60 000 — 2 Трофимова Любовь Андреевна 10 80 30 000 1 400 Итого 90 000 1 400 Одновременно исчислен НДФЛ и рассчитаны страховые взносы.
По коллективному договору зарплата выплачивается дважды в месяц: 25 и 10 числа.
09 февраля (перенос с 10.02) произведена выплата заработной платы за вторую половину месяца. В тот же день уплачен НДФЛ в бюджет.
Выплата аванса на банковские карточки
Настройка расчетов с сотрудником
Выплата аванса за месяц производится работникам до того, как оплата за труд будет начислена. Дата аванса устанавливается коллективным или трудовым договором. В нашем примере это - 25 число.
Расчеты с работниками производятся:
- наличными из кассы;
- перечислением на банковские карточки:
- по зарплатному проекту;
- на личные карточки работников.
В нашем примере мы будем перечислять аванс на личную карточку сотрудника. Чтобы это стало возможным, настроим в справочнике Сотрудники способ расчета с ним. Перейти в справочник можно из раздела:
- Справочники - Зарплата и Кадры - Сотрудники ;
- Зарплата и Кадры - Кадровый учет - Сотрудники .
От значения в поле Выплата зарплаты будет зависеть, какой вид примет ведомость:
- Ведомость в кассу - если выбрано значение Наличными ;
- Ведомость в банк вид операции По зарплатному проекту - если выбрано По зарплатному проекту ;
- Ведомость в банк вид операции На счета сотрудников - если выбрано значение На счет в банке .
В нашем примере выберем На счет в банке : это значит, что аванс будет перечислен на личную карточку сотрудника.
Ведомость в банк
Создадим документ Ведомость в банк вид операции На счета сотрудников . Он доступен из раздела Зарплата и Кадры - Зарплата - Ведомости в банк .
По кнопке Ведомость выберем нужный вид операции - На счета сотрудников :
В созданном документе нужно обратить внимание на заполнение полей:
- Вид выплаты - переключатель Аванс ;
- Месяц - месяц за который перечисляется аванс, в нашем примере - Январь .
По кнопке Заполнить автоматически заполнится табличная часть ведомости. В графе К выплате будет введена сумма аванса, указанная в настройках зарплаты для всей организации или в документе Прием на работу по сотруднику.
По окончанию заполнения проведем документ по кнопе Провести или Провести и закрыть .
Выплата аванса
Когда аванс перечислен работнику, операцию необходимо отразить в 1С. Для этого оформим документ Списание с расчетного счета вид операции . Его можно создать непосредственно из документа Ведомость в банк по кнопке Оплатить ведомость .
Документ Списание с расчетного счета будет заполнен автоматически. Проследите за заполнением полей:
- Дата - дата выписки банка о перечислении денежных средств на карту работника;
- Вид операции - Перечисление заработной платы работнику ;
- Получатель - работник, кому перечислен аванс;
- Сумма - сумма аванса;
- Статья расходов - Выплата заработной платы .
Проводки
Формируется проводка:
- Дт Кт - выплата заработной платы.
Начисление заработной платы и страховых взносов
Зарплату начисляем в последний день месяца. Операцию отражаем документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры - Зарплата - Все начисления - кнопка Создать - Начисление зарплаты .
В форме укажем:
- Зарплата за - Январь : месяц, за который рассчитывается заработная плата.
По кнопке Заполнить в табличной части автоматически отражаются все сотрудники по которым есть данные для начисления зарплаты с уже рассчитанными данными.
Табличная часть
- Сотрудник - сотрудник, по которому начисляется заработная плата. Выбирается из справочника Сотрудники .
- Дни - количество отработанных дней по Производственному календарю ;
- Часы - количество отработанных часов по Производственному календарю ;
- Начислено - общая сумма начислений по сотруднику. По ссылке в графе Начислено в дополнительной форме отражаются подробное описание всех начислении по сотруднику.
Автоматически рассчитываются только ежемесячные начисления, указанные в документе Прием на работу . В нашем примере указана только Оплата по окладу .Наряду с Оплатой по окладу это могут быть, например, ежемесячная премия или доплата за ненормируемый рабочий день.
При необходимости графы Дни , Часы и Начислено можно откорректировать вручную.
В январе 2018 года при пятидневной рабочей неделе (40 ч.) предусмотрено 17 рабочих дней, 136 часов.
С Дружниковым Г.П. трудовой договор оформлен до января 2018 года.
Сотрудница Трофимова Л.А. работает с 18 января 2018 года, поэтому у нее 10 рабочих дней и 80 часов согласно производственному календарю.
Оклад Трофимовой Л.А. - 51 000 руб.
Начислено за январь - 51 000 руб./ 17 дней * 10 дней =30 000 руб.
Дружникову Г.П. оклад начислен в полной сумме: у него вся норма рабочего времени выполнена.
Если кроме ежемесячных выплат следует начислить дополнительные, то необходимо воспользоваться кнопкой Начислить .
- НДФЛ - сумма налога на доход физлиц, удержанная из заработной платы. По нажатию на ссылку в графе НДФЛ раскрывается расчет - таблица, где указан доход по сотруднику за текущий налоговый период с начала года, предоставленные вычеты.
В нашем примере у работников нет предоставленных вычетов. НДФЛ исчислен в размере 13% от всей суммы дохода за месяц.
- Взносы - сумма исчисленных страховых взносов. Расчет взносов ведется по каждому сотруднику. Его можно посмотреть по ссылке в графе Взносы в дополнительной форме.
Проводки
Формируются проводки:
- Дт Кт -начисление заработной платы;
- Дт Кт - исчисление НДФЛ и удержание его из заработной платы;
- Дт () Кт - начисление взносов в ФСС;
- Дт () Кт - начисление взносов в ФФОМС;
- Дт () Кт - начисление взносов в ПФР;
- Дт () Кт - начисление взносов на НС и ПЗ.
Расчетную ведомость по форме Т-51 можно распечатать с помощью отчета Расчетная ведомость (Т-51) в разделе Зарплата и кадры - Зарплата - Отчеты по зарплате - Расчетная ведомость (Т-51) .
Выплата зарплаты на банковские карточки
Подготовка выплаты
Осуществить выплату зарплаты за месяц можно прямо из документа Начисление зарплаты по кнопке Выплатить .
Программа автоматически формирует следующие документы:
- Ведомость в банк вид операции На счета сотрудников , так как по примеру зарплата работникам перечисляется на личные карточки;
- Платежные поручения вид операции Перечисление заработной платы работнику - на перечисление зарплаты каждому получателю;
- Платежное поручение вид операции Уплата налога - на перечисление НДФЛ в бюджет.
Выплата зарплаты
Когда получим подтверждение банка о произведенных выплатах, создаем документы Списание с расчетного счета вид операции Перечисление заработной платы работнику на каждого сотрудника. Сделать это можно разными способами:
- из документа Ведомость в банк по кнопке Оплатить ведомость ;
- из документа Платежное поручение по ссылке Ввести документ списания с расчетного счета ;
- загрузив документы из программы Клиент-банк или напрямую из банка, если подключен сервис 1С:ДиректБанк .
Документ будет заполнен автоматически. Проследите за заполнением полей:
- Дата - дата выписки банка, которой прошел платеж;
- Вид операции - Перечисление заработной платы работнику ;
- Получатель - работник, кому перечислена зарплата;
- Сумма - выплаченная сумма зарплаты;
- Статья расходов - Выплата заработной платы .
Проводки
Для удовлетворения нужд небольших компаний, численность которых не превышает шестидесяти сотрудников, с основным видом начислений «Оклад» и работой по графику 40-часовой рабочей недели, фирма 1С дополнила функционал широко используемой 1С:Бухгалтерия 3.0 возможностями работы с кадровыми учетными операциями. В данной статье мы проведем детальный обзор этапов настройки, а так же подробно разберем, как производится начисление и выдача зарплаты в 1С Бухгалтерия 3.0.
Настройки параметров учета заработной платы, налогов и взносов
Последовательность начисления зарплаты в 1С Бухгалтерия 3.0, ведение учета расчетов в этой области и реализация последующих выплат изначально требуют настроек. Обратимся к разделу «ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Общие настройки», где их как раз и можно осуществить.
И первое, что необходимо для этого сделать – в группе переключателей «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся» активировать «В этой программе».
Настройки условий начисления и выплаты зарплаты
«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Общие настройки/Порядок учета зарплаты/Зарплата».
- Для начала необходимо указать «Способ отражения в бух.учете», который позволяет выбрать значение из справочника «Способ учета зарплаты». Указанный способ будет применяться автоматически, если для конкретных начислений или сотрудников не задан другой способ учета.
- Далее в реквизите «Зарплата выплачивается» необходимо указать дату выплаты зарплаты.
- В случае депонирования зарплаты потребуется задать способ отражения в учете депонентов в реквизите «Списание депонированных сумм».
- Если фирма участвует в пилотном проекте ФСС, нужно выбрать реквизит «Выплата больничных» из значений выпадающего списка.
Настройка включения функции расчета больничных, отпусков и исполнительных листов
«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Расчет зарплаты».
Активация «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов» отвечает за возможность работы с такими документами в базе, как «Больничный лист», «Отпуск», «Исполнительный лист», с помощью которых будут реализовываться соответствующие начисления. В противном случае все начисления будут производиться только документом «Начисление зарплаты».
Настройки тарифов страховых взносов и ставки взносов на НС и ПЗ
«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Общие настройки/Порядок учета зарплаты/Настройка налогов и отчетов/Страховые взносы».
Обратим внимание на «Тариф страховых взносов»*, который позволяет добавить значение требуемого тарифа из справочника «Виды тарифов страховых взносов».
Если в фирме имеют место быть дополнительные взносы (распространенная практика для таких должностей, как шахтеры, фармацевты, члены летных экипажей и др.), необходимо отметить флажком и внести данные в «ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Общие настройки/Порядок учета зарплаты/Настройка налогов и отчетов/Страховые взносы/Дополнительные взносы».
Порядок расчета НДФЛ
«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Общие настройки/Порядок учета зарплаты/Настройка налогов и отчетов/НДФЛ».
Настройка статей затрат для отражения страховых взносов
«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Отражение в учете/Статьи затрат по страховым взносам».
По умолчанию налоги и отчисления с ФОТ отражаются на счетах затрат по той же статье затрат, что и начисления, с которых произведен расчет. В этом случае реквизит «Статья затрат начисления» не заполняется. Если нужно отразить в бухучете страховые взносы или взносы в ФСС от НС и ПЗ по статьям затрат, отличным от статьи затрат начисления, необходимо в реквизите «Статья затрат начисления» указать статью для отражения начисления, а в реквизите «Статья затрат» указать, откуда следует отразить взносы.
Настройки основных видов начислений
«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Расчет зарплаты/Начисления».
Некоторые виды начислений уже присутствуют в программе по умолчанию. В список начислений по кнопке «Создать» существует возможность добавить также новые виды начислений (к примеру, «Компенсация за неиспользованный отпуск», «Ежемесячная премия», «Оплата за время в командировке»).
Настройки основных видов удержаний
«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Расчет зарплаты/Удержания».
«Удержание по исполнительному документу» предустановлен в программе. Список удержаний по кнопке «Создать» может быть расширен такими категориями, как:
- Профсоюзные взносы;
- Исполнительный лист;
- Вознаграждение платежного агента;
- Дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии;
- Добровольные взносы в НПФ.
«ЗИК/Справочники и настройки/Зарплатные проекты».
Данные о лицевых счетах сотрудников вносятся в разделе «ЗИК/Зарплатные проекты/Ввод лицевых счетов» или в справочнике «Сотрудники» по ссылке «Выплаты и учет затрат» в реквизите «Номер лицевого счета».
«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Кадровый учет».
Посредством переключателя «Полный» создаются кадровые документы «Прием на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение». В случае установки переключателя «Упрощенный» кадровые документы в программе отсутствуют, кадровые приказы печатаются из карточки сотрудника.
Проведение кадровых документов
Перед расчетом аванса или зарплаты необходимо проверить ввод кадровых приказов. Если установлен «Полный» кадровый учет, то все документы можно найти в разделе «ЗИК/Кадровый учет». Если кадровый учет «упрощенный», то вся кадровая информация содержится в справочнике «Сотрудники».
Начисление и выплата аванса
Если выплаты аванса происходит непосредственно из кассы, его расчет осуществляется через документ «Ведомость в кассу». Выплата аванса через банк рассчитывается в документе «Ведомость в банк». Оба документа можно найти в разделе «ЗИК/Зарплата».
Для их автоматического заполнения* в поле «Выплачивать» следует выбрать значение «Аванс» и нажать на кнопку «Заполнить».
*Отметим, что за автоматическое заполнение этих документов, отвечает реквизит «Аванс» в кадровых документах «Прием на работу», а также «Кадровый перевод» при «Полном» кадровом учете или отметка в карточке сотрудника при «Упрощенном».
Реквизит «Аванс» может быть заполнен одним из двух возможных способов:
- Фиксированная сумма;
- % от тарифа.
Факт выдачи аванса из кассы нужно фиксировать посредством документа «Выдача наличных (РКО)» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям», который был создан на основании документа «Ведомость в кассу». Факт выплаты аванса банком следует отразить посредством документа «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомостям», созданного на основании документа «Ведомость в банк».
Документ «Выдача наличных» сформирует проводки Дт 70 – Кт 50.
Начисление зарплаты, налогов и взносов за месяц
Чтобы начисление зарплаты сотрудникам фирмы было корректно отображено в программе, заполняем документ «Начисление зарплаты», который находится в разделе «ЗИК/Зарплата». Начисление производится по кнопке «Заполнить».
Чтобы провести начисление зарплаты в 1С, воспользуйтесь кнопкой «Провести».
Документ «Начисление зарплаты» позволит сформировать ряд проводок:
Выплата зарплаты
Зарплаты может выплачиваться сотрудникам, как через банк, так и из кассы по месту работы. Для первого случая необходимо сформировать документ «Ведомость в банк», для второго – «Ведомость в кассу».
Факт выплаты зарплаты фиксируется в «Списание с расчетного счета», если выплата зарплаты производилась через банк, или с помощью документа «Выдача наличных», когда зарплата выплачивалась из кассы.
Документ «Списание с расчетного счета» формирует проводки Дт 70 – Кт 51.
Оплата налогов и взносов в бюджет
Нужно создать документ «Платежное поручение» с видом операции «Уплата налога». Вид налога или взноса следует указать в реквизите «Налог».
Документ «Платежное поручение» на оплату налогов и взносов может быть оформлен и посредством помощника «Уплата налогов и сборов». Чтобы это сделать, в журнале Платежных поручений нажать на кнопку «Оплатить/Начисленные налоги и взносы». Зафиксировать факт уплаты налога следует в документе «Списание с расчетного счета» с видом операции «Уплата налога», созданного на основании документа «Платежное поручение».
Мы рассмотрели порядок начисления зарплаты сотрудникам посредством программного решения фирмы 1С «1С:Бухгалтерия 3.0», созданного на базе новейшей технологической платформы «1С:Предприятие». Как упоминалось в начале данной статьи возможности программы в этой части не рассчитаны на удовлетворение нужд крупного предприятия. Когда штат превышает 60 человек, и нужно сделать начисление зарплаты в 1С 8.3, правильнее отразить начисление зарплаты работникам с помощью специализированного типового решения «1С:Зарплата и управление персоналом», содержащее даже в базовой версии более развернутый функционал и подробный алгоритм начисления всевозможных выплат сотрудникам.
