Korporativne kartice za zaposlenike. Korporativna kartica Nalog za izdavanje korporativne bankovne kartice

———————————————————————— ¦ 3. Postupak korištenja korporativnih bankovnih kartica ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Korporativna bankovna kartica namijenjena je zaposlenicima za plaćanje putnih i poslovnih troškova tvrtke. ¦ ¦ 3.2. Korporativna bankovna kartica izdaje se u skladu s nalogom čelnika tvrtke. ¦ ¦ 3.3. Korporativne kartice za troškove poslovanja izdaju se samo ovlaštenim djelatnicima s kojima je sklopljen ugovor o punoj imovinskoj odgovornosti. ¦ ¦ Zaposlenik kojem je kartica izdana dobiva mogućnost raspolaganja ¦ ¦ novcem na posebnom kartičnom računu tvrtke. Sredstva na korporativnoj kartici pripadaju tvrtki. ¦ ¦ 3.4. Popis zaposlenika na čije ime se izdaju korporativne kartice nalazi se u Prilogu br. 1. ¦ ¦ 3.5. Popis radnih mjesta, čije popunjavanje daje pravo korištenja „neimenovanih korporativnih kartica i upravljanja sredstvima” tvrtke, naveden je u Dodatku br. 2 (uzorak na str. 91). ¦ ¦ 3.6. Da bi dobio karticu, zaposlenik mora napisati zahtjev za izdavanje korporativne kartice naslovljen na čelnika tvrtke. ¦ ¦ 3.7. Knjigovodstvo za prihvat i izdavanje kartica vodi se u kartičnom knjigovodstvenom dnevniku poduzeća (Prilog br. 3). ¦ ¦ 3.8. Nositelj poslovne kartice odgovoran je za sigurnost korporativne bankovne kartice, kao i za potrošnju sredstava na njoj u okviru utvrđenih limita potrošnje. ¦ ¦ Nositelj je dužan odmah prijaviti gubitak ili krađu korporativne bankovne kartice kreditnoj instituciji koja je izdala karticu radi blokade transakcija. Ukoliko krivnjom nositelja kartice ne dođe do pravodobne blokade računa, iznos nastale štete nadoknađuje se s nositelja kartice. ¦ ¦ 3.9. Podaci o PIN kodu kartice su povjerljivi podaci, te podatke nemaju pravo otkriti trećim osobama.

Korištenje korporativnih bankovnih kartica

¦ ¦ 3.10. Osnova za korištenje korporativne bankovne kartice je nalog za slanje zaposlenika, interni dopis ili odobrena procjena troškova poslovanja tvrtke. ¦ ¦ 3.11. Vlasnik kartice može obavljati operacije po kartici samo u okviru limita utvrđenog za karticu prema ugovoru s bankom izdavateljem. ¦ ¦ 3.12. Prilikom kupnje uredskog materijala, normativne i referentne literature i plaćanja drugih poslovnih troškova, veličina jednokratnog plaćanja korporativnom karticom ne smije biti veća od 50.000 rubalja. po jednom ugovoru (računu). ¦ ¦ 3.13. Ograničenje za podizanje gotovine u Ruskoj Federaciji je 100.000 rubalja. u danu. Podizanje strane valute u gotovini na području Ruske Federacije nije dopušteno. ¦ ¦ 3.14. Limit za podizanje gotovine izvan teritorija Ruske Federacije postavljen je u iznosu koji je ekvivalentan 100.000 rubalja. u danu. ¦ ¦ 3.15. Izvan teritorija Ruske Federacije korporativne kartice mogu se koristiti samo za plaćanje putnih troškova i troškova reprezentacije. Plaćanje korporativnom karticom za poslovne troškove izvan Ruske Federacije nije dopušteno. Iznosi utrošeni u te svrhe ne prihvaćaju se za nadoknadu, već se zadržavaju od plaće zaposlenika koji je prekršio ovu klauzulu. ¦ ¦ 3.16. Zaposlenici čiji rad uključuje stalna službena putovanja imaju pravo ne predati korporativnu karticu tri mjeseca. Za ostale zaposlenike razdoblje se utvrđuje pojedinačno, ali ne duže od mjesec dana. ¦ ¦ 3.17. Predujmno izvješće o utrošenim sredstvima preko korporativne bankovne kartice podnosi se na način i u rokovima iz točke 2.2. i 2.3. ovog Pravilnika. ¦ ¦ 3.18. U nedostatku dokumenata koji potvrđuju namjensko korištenje korporativne bankovne kartice, naplata iznosa korištenog u druge svrhe od krivog zaposlenika provodi se u skladu s čl. Umjetnost. 238, 241 i 248 Zakona o radu Ruske Federacije. ¦ ¦ 3.19. Zaposlenik je dužan vratiti nenamjenski utrošeni iznos u blagajnu poduzeća u roku od 10 radnih dana od dana odobrenja akontacije. U protivnom će vam se odbiti od plaće. ¦ ——————————————————————————

Izvor – „Plaća“, 2014., br. 4

Početna — Članci

Otvaranje korporativne plastične kartice

Riješite probleme vezane uz registraciju kartice

Kartica se izdaje nakon potpisivanja odgovarajućeg ugovora s bankom. Ipak, prije odlaska u banku odlučite o sljedećim važnim točkama.

Koliko kartica trebate i za koga ih izdati?

Korporativna kartica može biti samo osobna. Odnosno, samo jedan zaposlenik tvrtke može koristiti karticu. Osoba za koju je ova kartica izdana. U slučaju da zaposlenik karticu ustupi drugome, sam će i dalje odgovarati za eventualnu zlouporabu kartice. Stoga, ako je potrebno da više ljudi ima pristup novcu tvrtke pomoću kartice, za svakog se izdaje pojedinačna "plastična" kartica.

Na koji račun treba izdati?

Banka može izdati karticu za tekući račun. Tada će vlasnik kartice zapravo imati pristup svim sredstvima tvrtke. To nije sigurno ako je kartica, na primjer, izdana običnom zaposleniku. Iako, naravno, na kartici može biti postavljeno ograničenje, ali ipak... Stoga mnogi pribjegavaju drugoj opciji - kartica se izdaje na poseban kartični račun. Na njega možete prebaciti novac u potrebnom iznosu. Dakle, sredstva koja se trebaju izdati za izvješćivanje bit će odvojena od glavnog novca tvrtke.

Postoje nijanse. Korporativna kartica može se izdati na tekući račun tvrtke. Ali prikladnije je koristiti posebno otvoreni kartični račun.

Imajte na umu da se kartica može otvoriti ne samo za račun u rubljama, već i za devizni račun. Primjerice, za slučajeve kada zaposlenici idu na službeni put u inozemstvo i tamo plaćaju troškove u stranoj valuti. Iako, istina, nije potrebno imati devizni račun posebno za plaćanje troškova u inozemstvu - uostalom, uvijek možete platiti poslovnom karticom u rubljama. Postojat će samo dodatni troškovi za konverziju (klauzula

Pravila o uzorku korporativnih kartica

2.6 Propisi Banke Rusije od 24. prosinca 2004. N 266-P).

Kako će se nadopunjavati?

Korporativna kartica može biti platna (debitna) ili kreditna kartica. Plaćanje je moguće izvršiti debitnom karticom ako na računu za koji je kartica vezana ima sredstava. Uz kreditnu karticu nije potrebno imati sredstva na računu. Banka će sama osigurati potreban iznos. Naravno, uz naknadu i unutar dogovorenog limita. I tada će vaša tvrtka vratiti dug banci.
Imajte na umu da sve banke ne nude različite vrste korporativnih kartica. Tako, na primjer, neki nude i kreditne i debitne kartice, dok drugi nude samo debitne kartice. Stoga je bolje razjasniti ovu točku unaprijed, a zatim kontaktirati banku. On će sam odrediti popis dokumenata koje će trebati ispuniti. U svakom slučaju, bit ćete dužni podnijeti zahtjev, au njemu ćete navesti zaposlenike na čije ime kartice trebaju biti izdane.

Važna točka. Korporativna kartica izdaje se za određenog zaposlenika. Da biste to učinili, zahtjev se podnosi banci s naznakom njegovog punog imena.

Prilikom sklapanja ugovora obratite pažnju na uvjete korištenja kartice koju nudi banka. Tako banke često postavljaju limit na iznos koji se može podići s kartice tijekom dana. Kao i provizija za podizanje gotovine. Važno je sve to saznati odmah kako biste mogli planirati svoju potrošnju.
Napomenimo još jednu točku. Za aktivaciju kartice često je potrebno prenijeti određeni iznos novca na svoj račun, pogotovo ako je riječ o posebnom kartičnom računu. Preneseni novac koristi se za pokrivanje troškova izdavanja i servisiranja kartice.

Obavijestiti poreznu upravu i fondove o otvaranju posebnog kartičnog računa

Ukoliko su Vaše korporativne kartice vezane uz postojeći tekući račun, ne morate nikoga obavijestiti o njihovom otvaranju. Druga je stvar kada je kartica izdana uz otvaranje posebnog kartičnog računa ili je bilo potrebno otvoriti novi tekući račun. Tada je o tome potrebno obavijestiti porezne vlasti i izvanproračunske fondove. To se mora učiniti u roku od sedam radnih dana nakon otvaranja (klauzula 1, klauzula 2, članak 23 Poreznog zakona Ruske Federacije, klauzula 1, klauzula 3, članak 28 Saveznog zakona od 24. srpnja 2009. N 212-FZ) .

dopis. Poreznu upravu i izvanproračunske fondove potrebno je obavijestiti o otvaranju posebnog kartičnog računa u roku od sedam radnih dana.

Podnesite svoje izvješće poreznoj upravi pomoću obrasca N S-09-1, danog u Naredbi Federalne porezne službe Rusije od 6. rujna 2011. N MMV-7-6/362@. U FSS-u Ruske Federacije - u obliku odobrenom Nalogom FSS-a Ruske Federacije od 12. travnja 2011. N 67. I u Mirovinskom fondu Ruske Federacije - u obliku koji ćete pronaći na službenoj web stranici fonda (www.pfrf.ru). Da biste to učinili, unesite zahtjev "Poruka o otvaranju računa" u traku za pretraživanje na glavnoj stranici web mjesta. Vidjet ćete poveznicu na kojoj možete preuzeti traženi obrazac.

Proceduru rada s korporativnim karticama zapišite internim dokumentom

Kada su kartice zaprimljene i obračunate, možete ih izdati djelatnicima za koje su izdane. Ali najprije posebnim pravilnikom zapišite postupak izdavanja i korištenja kartica i odobrite ga kao interni akt nalogom upravitelja. Zatim upoznajte sve zaposlenike s njim i potpišite ga. Konkretno, preporučljivo je predvidjeti sljedeće točke u Uredbi.

Koji se troškovi mogu platiti karticom?

Označite za koje je troškove kartica namijenjena. To mogu biti troškovi povezani sa službenim putovanjem zaposlenika, zabavom, kao i poslovnim troškovima (članak 2.5 Pravilnika Banke Rusije od 24. prosinca 2004. N 266-P).

Kojim se redoslijedom izdaju kartice zaposleniku?

Zaposleniku možete izdati karticu jednom, a on će je koristiti po potrebi dok radi u vašoj organizaciji. Ili možete izdati karticu samo za vrijeme trajanja određenih zadataka izdanih po nalogu upravitelja.
U svakom slučaju napravite poseban registar u koji ćete evidentirati izdavanje kartica i njihov povrat. U registru ispunite sljedeća polja:

• broj kartice i puno ime zaposlenik - vlasnik kartice;
• datum izdavanja kartice zaposleniku;
• potpis zaposlenika prilikom primanja kartice;
• datum vraćanja kartice od strane zaposlenika;
• potpis osobe odgovorne za vođenje očevidnika prilikom vraćanja kartice od strane radnika.

Savjet. Vodite dnevnik ili evidenciju izdavanja korporativnih kartica zaposlenicima. U dokumentu se evidentira izdavanje kartica i njihov povrat.

Ovakva kontrola kretanja kartica nužna je kako bi se spriječili slučajevi njihovog gubitka ili krađe.

Kako koristiti karticu

Jasno navedite da karticu mora koristiti izravno zaposlenik. I ne može se prenositi na treće strane.
Razmotrite koja je osnova za korištenje kartice. Na primjer, nalog upravitelja da se obavi službeni zadatak. Preporučljivo je u nalogu navesti pojedine vrste troškova i njihov dopušteni iznos.
Pri svakom korištenju kartice - podizanju gotovine ili plaćanju njome - zaposlenik mora dobiti dokumente koji potvrđuju nastale troškove i čuvati ih radi izvještavanja (čekove, račune, putne karte, potvrde, fakture i sl.).

Kako podnijeti izvještaj zaposlenicima

Potrošeni novac zaposlenik prijavljuje računovodstvu podnošenjem predujma i dokumenata koji potvrđuju nastale troškove. Također u pravilniku navedite rok za podnošenje predujma. Zakon ne utvrđuje nikakve vremenske okvire za bezgotovinska plaćanja, tako da se možete usredotočiti na vremenska ograničenja utvrđena pri radu s gotovinom. Naime, odgovorna osoba dužna je prijaviti utrošena sredstva u roku od tri dana nakon isteka roka za koji je novac izdat na račun, odnosno od trenutka odlaska na posao (st. 2. t. 4.4. Pravilnika o postupak za obavljanje gotovinskih transakcija, odobren od strane Banke Rusije 12. listopada 2011. N 373-P, u daljnjem tekstu Uredba N 373-P). Izvješće mora odobriti voditelj organizacije.

Zabilježite svaku činjenicu korištenja kartice u svoju evidenciju.

Izdavanje korporativne kartice zaposleniku ne podrazumijeva knjiženje. Ovu operaciju evidentirate samo u knjigovodstvenom dnevniku korporativne kartice. Ali ako je zaposlenik platio karticom ili podigao gotovinu s nje, tada se ta okolnost već mora odraziti na računovodstvenim računima. Transakcije ovise o tome na koji račun je povezana korporativna kartica. Ako se radi o računu za namirenje, odrazite svu potrošnju s kartice na temelju bankovnog izvoda sa sljedećim knjiženjem:

Debit 71 Kredit 51

• radniku je isplaćen novac uz izvod sa tekućeg računa.

A ako je kartica otvorena na poseban kartični račun, unos će biti ovakav:

Debit 71 Kredit 55

• novac je zaposleniku izdan na račun s posebnog kartičnog računa.

U oba slučaja temelj će biti bankovni izvod.
Imajte na umu: bankovni izvodi možda neće stići svaki dan. U tom slučaju možete brzo saznati od zaposlenika o podizanju novca s kartice. Uostalom, moraju spremiti i priložiti avansnom izvješću ne samo primarne računovodstvene dokumente, već i potvrde o izdavanju (povlačenju) novca s bankomata i terminala. Ako se nađete u takvoj situaciji, evidentirajte izdavanje novca uz zapisnik na kontu 57 “Transferi u prolazu”. Odnosno, na temelju avansnog izvješća izvršiti sljedeći unos:

Debit 71 Kredit 57

I nakon primitka izvoda otpišite sredstva s računa za koji je kartica vezana:

Debit 57 Kredit 51 (52, 55)

• odražava se zaduženje sredstava s računa.

Otpis duga od odgovorne osobe na temelju predujma odobrenog od strane upravitelja. Ponavljamo da uz izvješće moraju biti priloženi dokumenti koji potvrđuju nastale troškove. Ovisno o vrsti rashoda odaberite željeni račun zaduženja, a pripadajući konto će uvijek biti konto 71 “Obračuni s odgovornim osobama”. Unos će biti sljedeći:

Debit 20 (08, 23, 26, 44, 91) Kredit 71

• odražavaju se troškovi koje plaća odgovorna osoba.

Suština pitanja. Novac potrošen na kartici otpisuje na teret računa 71 na temelju bankovnih izvoda. A nakon što zaposlenik podnese predujam, pokrit ćete njegov dug prema organizaciji.

Iznose izdataka utvrđene temeljem predujmova upišite u stupac 5 odjeljka. I knjigovodstvo za prihode i rashode, ako se primjenjuje pojednostavljeni porezni sustav s predmetom oporezivanja "dohodak minus rashodi". A vrsta troškova koje plaća zaposlenik navedena je u popisu danom u stavku 1. čl. 346.16 Porezni zakon Ruske Federacije.
Istodobno, ne zaboravite na pravila otpisa utvrđena za određene vrste troškova. Tako, na primjer, ako je računovođa kupio dugotrajnu imovinu, tada utrošeni iznos uključite u rashode od trenutka puštanja objekta u rad, raspoređujući iznos tromjesečno do kraja godine (točka 1. i stavak 8. točka 3. stavak 3, članak 346.16, stavak 4, stavak 2 članka 346.17 Poreznog zakona Ruske Federacije).
Ako je zaposlenik podigao novac s kartice i nije ga u potpunosti potrošio, stanje uknjižite na blagajnu ispunjavanjem naloga za gotovinu. U računovodstvu odrazite transakciju knjiženjem:

Debit 50 Kredit 71

• u blagajnu se upisuje stanje nepotrošene gotovine koju je s kartice podigao zaposlenik izvjestitelj.

Primjer. Korištenje korporativne kartice
LLC "Persona", koja koristi pojednostavljeni porezni sustav s objektom "prihodi minus troškovi", u kolovozu 2013. izdala je korporativnu karticu za svog zaposlenika O.N. Galkina. Kartica je izdana uz otvaranje posebnog kartičnog računa. 30. kolovoza račun je nadopunjen u iznosu od 30.000 rubalja. Računovođa je prikazao ovu transakciju na temelju bankovnog izvoda sa sljedećim knjiženjem:

Debit 55 Kredit 51

• - 30.000 rub. — novac se prenosi na korporativnu karticu.

U rujnu 2013. godine, po nalogu voditelja organizacije O.N. Galkin ima zadatak nabaviti pribor za organizaciju. Za podmirivanje tih troškova zaposlenik je 9. rujna dobio korporativnu bankovnu karticu. O izdavanju kartice napravljena je evidencija u registru korporativnih kartica.
10. rujna O.N. Galkin je povukao 5000 rubalja s korporativne kartice. Ovim iznosom nabavio je uredski materijal.
Zaposlenica je o nabavi izvijestila 11. rujna, predajući u računovodstvo predujm i knjigovodstvene isprave koje potvrđuju nabavu. Istoga dana izvješće je odobrio upravitelj.
Dana 10. rujna, na temelju bankovnog izvoda, računovođa je napravio sljedeći unos:

Debit 71 Kredit 55

• - 5000 rub. — novac je izdan na račun bezgotovinskom metodom na korporativnu karticu.

Debit 10 Kredit 71

• - 5000 rub. — kapitaliziran je uredski materijal koji je kupio zaposlenik.

Također 11. rujna, iznos troškova u iznosu od 5.000 rubalja. Računovođa je zapisao odjeljak 5 u stupac. I knjiga obračuna prihoda i rashoda na temelju st. 17. stavak 1. čl. 346.16 Porezni zakon Ruske Federacije.
Na dan odobrenja akontacije O.N. Galkin je vratio korporativnu karticu. Računovođa je prikazao ovu činjenicu u računovodstvenom dnevniku korporativne kartice.

Nijanse koje zahtijevaju posebnu pozornost. Novac podignut s korporativne kartice smatra se sredstvima izdanim na računu. Za svaki utrošak sredstava na kartici zaposlenik je dužan prijaviti predujmom u računovodstvu. Izvješću se moraju priložiti dokumenti koji potvrđuju nastale troškove.
Izdavanje korporativne kartice zaposleniku samo po sebi nije temelj za knjigovodstveno knjiženje. Računovođa knjiži samo kada sredstva teku karticom.
Za kontrolu kretanja korporativnih kartica vodite poseban registar kartica. Može se nazvati dnevnik ili izjava.

Koje dokumente je potrebno sastaviti ako se novac izdaje putem korporativne kartice na računu?

Marina Marchuk, porezna savjetnica

• Treba li voditelj izdati nalog za isplatu novca za svako korištenje kartice??
• Članak 4.4 Uredbe N 373-P navodi da samo za primanje gotovine odgovorna osoba mora ispuniti zahtjev. A upravitelj, zauzvrat, na ovoj izjavi navodi iznos i razdoblje izvještavanja. Uredba br. 373-P ne govori ništa o bezgotovinskim prijenosima obračunskih iznosa, uključujući na korporativnu bankovnu karticu. To znači da direktor ne treba svaki put ovjeravati zahtjev zaposlenika ako se novac za izvješće prenosi na karticu. U praksi je iznos izvješća reguliran limitom. To može biti ograničenje kartice ili ograničenje potrošnje navedeno u internim dokumentima tvrtke.
• Što je s izjavom odgovorne osobe? Također je potrebno samo kod izdavanja gotovine.?
• Točno. A ako koristite karticu, odnosno izdajete novac uz zapisnik na bezgotovinski način, možete bez izjava zaposlenika. Korporativne kartice su precizno dizajnirane da minimiziraju količinu dokumentacije i pojednostave postupak obračuna s računovođama.
• Trebam li nalog upravitelja za svako izdavanje kartice??
• Prilikom izdavanja korporativne kartice takav nalog je neophodan, ali ubuduće je izdavanje kartice zaposleniku i njezino vraćanje regulirano normama lokalnog zakona. Na primjer, propisi o korporativnim karticama. U ovom dokumentu preporučljivo je riješiti ovo pitanje na najprikladniji način u skladu sa specifičnostima tvrtke.
• Je li potrebna naredba upravitelja za dopunu računa posebne kartice??
• Mislim da je i to fakultativni uvjet, jer kod bezgotovinskog prijenosa upravitelj svakako mora potpisati nalog za plaćanje. Odnosno dokumentirajte svoj nalog za uplatu sredstava za navedenu namjenu. Sukladno tome, nalog za dopunu računa u ovom slučaju neće biti potreban.
• Može li računovođa obaviti novi zadatak s plaćanjem karticom bez podnošenja predujma za prethodni zadatak?
• U praksi to može biti prihvatljivo. Uostalom, postoji samo zabrana izdavanja gotovine na račun osobi koja nije obračunala prethodno izdani predujam. To je navedeno u već spomenutom stavku 4.4 Propisa N 373-P. Međutim, ovaj se zahtjev ne odnosi na plaćanja korporativnim karticama. Osim toga, za njegovo kršenje nisu predviđene sankcije. To je potvrđeno, na primjer, Odlukom Devetog arbitražnog prizivnog suda od 13. svibnja 2013. N 09AP-10884/2013.
• Korporativna kartica izdaje se za određenog zaposlenika. Što se događa ako ga date nekom drugom??
• Osoba kojoj je izdana i dalje će biti odgovorna za svaku zlouporabu kartice.
• Treba li se odgovorna osoba koja plaća karticom pridržavati ograničenja plaćanja od 100.000 rubalja? u skladu s člankom 1. Direktive Banke Rusije br. 1843-U od 20. lipnja 2007.?
• Ne, to nije potrebno, jer je limit postavljen samo za gotovinsko plaćanje, a kod korištenja korporativne kartice plaćanje se vrši bezgotovinskim načinom.

studeni 2013

Približni propisi o postupku korištenja korporativnih bankovnih kartica

ODOBRENO SAM Naziv organizacije ________________________________ PROPISI Naziv radnog mjesta čelnika organizacije __________ N _____ _________ _____________________ Potpis Obrazloženje potpisa __________________ ________________________________ Mjesto pripreme Datum O postupku korištenja korporativnih bankovnih kartica

1. Podaci o PIN kodu korporativne kartice su povjerljivi podaci. Korisnici kartice nemaju pravo otkriti ove podatke trećim stranama.

Korporativna kartica: kako je pravilno izdati i koristiti

Izvješće o ciljanoj potrošnji sredstava na korporativnoj bankovnoj kartici podnosi se računovodstvu organizacije:

- kod korištenja korporativne kartice isključivo za primanje gotovine - najkasnije 3 radna dana nakon isteka roka na koji su izdane, a kod izdavanja kartice za plaćanje putnih troškova - najkasnije 3 radna dana od dana povratak sa poslovnog putovanja, isključujući dan dolaska (za zaposlenike odjela organizacije koji se nalaze u naseljenim mjestima izvan lokacije organizacije, podnošenje izvješća računovodstvu organizacije - najkasnije 5 radnih dana);

- kod korištenja korporativne kartice za bezgotovinsko plaćanje troškova - najkasnije u roku od 15 radnih dana od dana bezgotovinskog plaćanja, isključujući dan plaćanja, odnosno kod plaćanja djelomično u bezgotovinskom obliku, djelomično u gotovina, ne računajući dan uplate.

Osim dokumenata koji potvrđuju troškove, uz izvješća je potrebno priložiti račune koji potvrđuju plaćanje karticom.

3. Ukoliko ne postoje dokumenti koji potvrđuju namjensko korištenje sredstava, ili ako direktor nije odobrio predujmove, tada će se iznosi otpisani s korporativne kartice naplatiti od vlasnika kartice i odbiti od njegove plaće.

4. Popis zaposlenika na čije ime se izdaju korporativne kartice nalazi se u Prilogu br.1.

5. Izdavanje i vraćanje kartica vodi se u očevidniku korporativnih kartica na obrascu prema Prilogu br.2.

6. U slučaju gubitka ili krađe korporativne bankovne kartice, vlasnik kartice je dužan odmah obavijestiti banku koja je izdala karticu radi blokade transakcija po njoj. Ukoliko krivnjom korisnika kartice račun nije pravodobno blokiran, iznos nastale štete naplaćuje se od korisnika kartice.

Prilog br.1
na poziciju od _______ N __

Popis zaposlenika __________________________ (naziv organizacije) u čije ime se izdaju korporativne bankovne kartice —————————————————————————— ¦N ¦ Puno ime. ¦ Podaci o putovnici ¦Vrsta kartice¦ Broj kartice ¦ ¦n/p¦ zaposlenika ¦(broj, tko i kada izdana)¦ ¦ ¦ +—+—————-+——————————+— ——+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+——————————+———+——————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+——————-+ —————————+———+—————-

Prilog br.2
na poziciju od _______ N __

Knjigovodstveni dnevnik kartičnog poslovanja ___________________________ (naziv organizacije) —————————————————————————— ¦Broj ¦F.I.O. ¦Razdoblje za koje¦Datum ¦Potpis ¦Datum ¦Potpis ¦ ¦izdane ¦kartice ¦kartice ¦kartice ¦izdavača¦dostave ¦nositelja¦ ¦ ¦kartice ¦zaposlenika ¦kartice ¦ ¦kartice ¦ ¦ +———+ ——— -+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+———— —-+ ——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+——————-+——-+—— —+— ——+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-

24.12.2004 broj 266-str.

Kako bi zaposlenici mogli slobodno upravljati korporativnim karticama, tvrtka mora:

Razviti propise o postupku korištenja korporativnih kartica (1. dio, članak 8. Zakona o radu Ruske Federacije);

Odobriti popis pozicija čije radne dužnosti uključuju korištenje korporativnih kartica u tvrtki (1. stavak članka 847. Građanskog zakonika Ruske Federacije, stavci 2. i 7. članka 1.12. Upute Banke Rusije br. 28-I od 14. rujna 2006. "O otvaranju i zatvaranju bankovnih računa, depozitnih računa";

Upoznati sve zaposlenike čija su radna mjesta navedena na popisu s pozicijom protiv potpisa (2. dio članka 22. Zakona o radu Ruske Federacije);

Organizirajte u tvrtki računovodstvo za prihvaćanje i izdavanje korporativnih bankovnih kartica (članak 9. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“, u daljnjem tekstu Zakon br. 402-FZ, informacije br. PZ-10/2012 „Stupanjem na snagu od 1. siječnja 2013. Savezni zakon od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu”);

Registrirajte se u računovodstvenoj metodi za evidentiranje obračunskih iznosa na posebnom računu (klauzula 7 PBU 1/2008).

Pravilnik o postupku korištenja korporativnih kartica

U ovom ćemo članku pretpostaviti da je tvrtka odlučila otvoriti zaseban poseban kartični račun.

Pravilnik o postupku korištenja korporativnih kartica metodološki je vodič za sve zaposlenike poduzeća koji su zbog svojih dužnosti na neki način uključeni u ovaj proces.

U pravilniku o korištenju korporativnih kartica preporučujemo postavljanje:

Popis troškova i transakcija koje zaposlenik može izvršiti korištenjem korporativne kartice. Napomena: popis transakcija koje su dopuštene unutar Ruske Federacije razlikuje se od popisa transakcija dopuštenih u inozemstvu. Oba popisa prikazana su u tablici;

Ograničenja na korporativnim karticama. Oni se mogu razlikovati za različite položaje;

Rok nakon kojeg zaposlenik mora vratiti karticu;

Narudžba vlasnika kartice o potrošenim iznosima;

Razdoblje u kojem zaposlenik mora podnijeti predujm izvješće poduzeću s priloženim popratnim dokumentima;

Približan popis dokumenata koji se prihvaćaju kao potvrda nastalih troškova. Možete sastaviti album njihovih uzoraka i učiniti ga dodatkom poziciji. Tada će zaposlenici imati vizualnu predodžbu o tome koji dokument trebaju zahtijevati prilikom plaćanja karticom;

Zahtjevi za osiguranje zaštite informacija o PIN kodu;

Postupak u slučaju gubitka kartice;

Vrste povreda reda i postupak naknade štete od strane korisnika kartica.

Popis kartičnih transakcija

Alternativa odredbi o postupku korištenja korporativnih kartica može biti poseban odjeljak o korištenju korporativnih kartica u drugom lokalnom regulatornom aktu tvrtke. Ovim se dijelom, primjerice, može dopuniti odredba o postupku i visini naknade putnih troškova, podnošenju akontacija putnih i poslovnih troškova radnika društva. Dolje je prikazano.

Tko ima pravo korištenja korporativnih kartica u tvrtki

Pravo korištenja korporativnih kartica imaju zaposlenici kojima su te kartice izdane. Prilikom izdavanja korporativnih kartica tvrtka dostavlja banci odobreni popis zaposlenika tvrtke koji imaju pravo korištenja kartice.

Ako šef tvrtke odluči da je prikladnije koristiti neimenovane korporativne kartice, izdaje nalog za odobravanje popisa pozicija, čija zamjena daje pravo na korištenje neimenovanih korporativnih kartica za plaćanje robe i usluge u ime i u interesu društva. U nastavku pogledajte primjer narudžbe.

Prilikom sastavljanja popisa imajte na umu da ne može u potpunosti kopirati tablicu osoblja. Potrebno je provesti razuman uzorak i ne uključivati ​​radna mjesta (profesije) u kojima obavljanje službenih dužnosti ne uključuje plaćanje dobara i usluga u ime i u interesu tvrtke.

Upoznati zaposlenike s propisima uz potpis

Svi zaposlenici za koje su izdane personalizirane kartice i čija su radna mjesta navedena u nalogu moraju se, uz potpis, upoznati s odobrenim propisima o postupku korištenja korporativnih bankovnih kartica ili s lokalnim regulatornim aktom koji sadrži odgovarajući odjeljak.

Činjenica upoznavanja može se zabilježiti na posljednjem listu propisa ili u zasebnom dokumentu (na primjer, u izjavi ili dnevniku).

Pohrana, izdavanje i povrat korporativnih kartica

Kako bi se eliminirali slučajevi gubitka korporativnih kartica, kao i zlouporabe ili krađe, tvrtka mora uspostaviti strogu kontrolu nad pohranjivanjem i kretanjem korporativnih kartica.

Personalizirane korporativne bankovne kartice mogu biti u rukama vlasnika, pod uvjetom da su u skladu sa sigurnosnim zahtjevima.

Neosobne korporativne kartice u pravilu se izdaju zaposleniku za obavljanje određenog zadatka - plaćanje putovanja, reprezentacije ili drugih troškova.

Dokumentacija o prijenosu kartice zaposleniku nije regulirana zakonom. Bolje je odobriti ovaj postupak u pravilniku o postupku korištenja korporativnih kartica. Redoslijed može biti sljedeći:

Zaposlenik sastavlja zahtjev za izdavanje neosobne korporativne kartice uz obrazloženje namjene namjeravanog utroška sredstava;

Voditelj potvrđuje zahtjev zaposlenika i označava limit nepersonalizirane kartice. U nastavku se nalazi uzorak obrasca za prijavu.

Napomena: u zakonu nema iznimaka za situaciju kada je odgovorna osoba čelnik društva. Ali tvrtka ima pravo samostalno rangirati uvjete za korištenje korporativnih kartica po položaju.

Korporativne kartice izdaju se na rok utvrđen pravilnikom. Kartica se može izdati na dulje razdoblje, različito od onog određenog aktima društva, na temelju naloga čelnika društva.

Ako zaposlenik stalno putuje na poslovna putovanja, posebnom naredbom upravitelja može mu se izdati korporativna kartica na duže razdoblje.

U slučaju propuštanja roka za vraćanje neimenovane korporativne kartice, osoba ovlaštena za kontrolu njihovog kretanja dužna je o tome obavijestiti glavnu osobu, a zatim se donosi rješenje o blokadi kartice ili drugo rješenje s krivom odgovornom osobom.

Dnevnik kretanja korporativnih kartica

Datum, razdoblje, svrha izdavanja korporativne kartice, njen broj, limit, pozicija i prezime zaposlenika upisuju se u dnevnik za evidentiranje prihvata i izdavanja kartica (dnevnik kretanja korporativnih bankovnih kartica).

Činjenice o primitku i vraćanju korporativne kartice od strane zaposlenika moraju biti potvrđene potpisima u dnevniku odgovorne osobe i računovodstvenog zaposlenika koji je odgovoran za njihovo skladištenje.

U nastavku pogledajte ogledni zapisnik.

Kako prijaviti potrošeni novac

Postupak izvješćivanja zaposlenika o trošenju sredstava na korporativnoj kartici nije utvrđen posebnim regulatornim aktom. No, tvrtka ga može razviti samostalno, na temelju pravila koja uređuju postupak izvještavanja o trošku gotovinskih obračunskih iznosa.

Rok za podnošenje predujmova izvješća o utrošku sredstava s korporativne bankovne kartice može se odrediti pravilnikom o postupku korištenja korporativnih kartica. Može se postaviti radnim danima od datuma isteka roka određenog za izvršenje narudžbe ili povratka sa službenog puta.

Možete koristiti jedinstveni obrazac za avansno izvješće br. AO-1, ​​​​odobren Odlukom Državnog odbora za statistiku Rusije od 1. kolovoza 2001. br. 55.

Tvrtka također ima pravo razviti vlastitu, uzimajući u obzir osobitosti povezane s kombinacijom trošenja gotovinskih i negotovinskih sredstava (članak 9. članka 4. Zakona br. 402-FZ).

Molimo da skrenete pozornost svojim odgovornim osobama na jednu značajku sastavljanja predujma o utrošku sredstava s korporativne kartice.

Potvrda koju zaposlenik dobije prilikom podizanja gotovine na bankomatu ne može se sama po sebi smatrati dokumentom koji potvrđuje troškove zaposlenika.

Uz avansno izvješće potrebno je priložiti potvrde (druge dokumente) iz kojih je vidljivo namjensko korištenje gotovine podignute s kartice. Ostatak neiskorištenog novca podignutog s kartice zaposlenik mora položiti u blagajnu poduzeća. Predujam zaposlenika mora odobriti čelnik poduzeća.

Korištenje korporativnih kartica kao sredstva plaćanja postaje sve popularnije. To je zbog činjenice da su takve kartice pouzdan i prikladan način plaćanja troškova vezanih uz gospodarsku djelatnost organizacije, prvenstveno putnih troškova i troškova reprezentacije. Kako u praksi izgleda proces izdavanja korporativnih kartica? Kojim se dokumentima mogu potvrditi nastali troškovi? Koja tijela trebam obavijestiti o otvaranju posebnog bankovnog računa?

Što je korporativna bankovna kartica?

Korporativna kartica, kao i svaka druga plastična bankovna kartica, osobno je sredstvo plaćanja namijenjeno plaćanju roba ili usluga, kao i primanju gotovine na bankomatima i bankama.
Postupak cirkulacije bankovnih kartica na području Ruske Federacije reguliran je Pravilnikom o izdavanju bankovnih kartica i transakcijama koje se obavljaju platnim karticama, odobrenim od strane Banke Rusije 24. prosinca 2004. N 266-P. Treba napomenuti da je u tekst ove Uredbe N 266-P napravljen niz izmjena i dopuna Uputama N 2862-U, koje će stupiti na snagu 1. srpnja 2013. (Upute Banke Rusije od 08/10/ 2012 N 2862-U „O izmjenama i dopunama propisa Banke Rusije od 24. prosinca 2004. N 266-P „O izdavanju bankovnih kartica i o transakcijama koje se obavljaju platnim karticama” registrirano u Ministarstvu pravosuđa 21. studenog 2012. N 25863).

Uzimajući u obzir izmjene i dopune članka 1.5 Uredbe N 266-P, utvrđuje se da kreditna institucija ima pravo izdavati bankovne kartice sljedećih vrsta: platne (debitne) kartice, kreditne kartice i prepaid kartice, vlasnicima koji su pojedinci, uključujući one ovlaštene od strane pravnih osoba, samostalnih poduzetnika.
Posebnost korporativne kartice je da osoba u čije ime se izdaje mora biti zaposlenik organizacije koja je sklopila ugovor o izdavanju takve kartice, dok zaposlenik dobiva puni pristup jednom od računa pravnog entiteta, odnosno upravlja sredstvima organizacije.
Za svaku karticu moguće je postaviti individualni limit potrošnje. Možete postaviti stalne i privremene limite za trošenje sredstava na karticama, navodeći bilo koje vremensko razdoblje. Osim toga, pri korištenju korporativnih kartica možete postaviti limite na različite kategorije potrošnje: gotovinsko i bezgotovinsko plaćanje, transakcije u inozemstvu itd.

Obično se pri korištenju korporativnih kartica postavlja niz zahtjeva i ograničenja:

• Nije dopušteno uplaćivanje sredstava na poseban kartični račun bezgotovinskim prijenosom sredstava s računa trećih osoba;
• Zabranjeni su osobni troškovi korištenjem korporativnih kartica, budući da se sve izvršene transakcije odražavaju na računu organizacije;
• Budući da se sredstva podignuta s takve kartice smatraju sredstvima izdanim na račun, potrebno je odgovarajuće izvješćivanje. Banka ima pravo zatražiti primarne dokumente za sve transakcije obavljene korporativnim karticama (računi za smještaj, prijevozne karte, potvrde, čekovi i drugi dokumenti uz koje su priloženi originalni računi s elektroničkih terminala, bankomata, kao i izvješća o službenim putovanjima ako se sredstva terete iz račun za putne troškove);
• u skladu sa zahtjevima valutnog zakonodavstva Ruske Federacije, prilikom obavljanja transakcija u stranoj valuti korištenjem kartica, uključujući i prekogranična plaćanja, organizacija je dužna podnijeti banci, u roku od deset radnih dana od datuma transakciju, dokumentirano opravdanje za njezino izvršenje, uključujući izvješće o troškovima s privitkom dokumenata za namirenje za svaku takvu operaciju.

Koje su glavne prednosti rada s korporativnim karticama?

Možemo navesti niz prednosti korištenja korporativnih kartica kako za organizaciju tako i za zaposlenike za koje su izdane:

• ušteda vremena, jer nema potrebe kontaktirati banku radi pripreme dokumenata za primanje gotovine s računa ili uplatu iste na račun. Novac je moguće primiti u bilo kojem trenutku, kako na bankomatu tako i na blagajni banke, i to ne nužno one u kojoj je račun otvoren. Gotovina se također može položiti na račun organizacije putem bankomata. Osim toga, kartice glavnih platnih sustava prihvaćaju većina maloprodajnih i uslužnih mjesta, bankomata i banaka u svijetu. Pojednostavljen je rad ne samo blagajničkih službi, već i računovodstvenih radnika, jer nema potrebe izdavati predujmove za putne troškove i pratiti povrat obračunske gotovine koja nije potrošena na službenom putu;
• smanjenje troškova i minimiziranje rizika povezanih s primanjem, prijevozom i pohranjivanjem gotovine;
• pojednostavljenje računovodstva i kontrole troškova zaposlenika otvaranjem posebnog kartičnog računa, koji vam omogućuje obračun transakcija na svim korporativnim karticama poduzeća (ili nekoliko posebnih kartičnih računa za računovodstvo transakcija zasebno za svaku karticu ili grupu kartica);
• automatska konverzija rublja u stranu valutu prilikom plaćanja usluga u inozemstvu.

Je li za izdavanje novca zaposlenicima u bezgotovinskom obliku potrebno izdati korporativne kartice ili možete koristiti kartice za plaću?

Ovo se pitanje često postavlja među poslodavcima koji su u svojim organizacijama implementirali "platne" projekte. Podsjetimo se da je ranije u pismu br. 14-27/513 od 24. prosinca 2008. Banka Rusije naznačila da postoje ograničenja na popis transakcija koje obavljaju pojedinci koristeći bankovne kartice, u skladu s odredbama važećeg zakonodavstva. Ruske Federacije. Istodobno, predstavnici Banke Rusije potvrdili su da je pitanje dopuštenosti naknade troškova povezanih sa službenim putovanjima njihovim prijenosom na bankovne račune pojedinih zaposlenika otvorene za transakcije korištenjem bankovnih kartica u djelokrugu primjene rada zakonodavstvo. Dakle, prema čl. 168 Zakona o radu Ruske Federacije, postupak i visina naknade troškova povezanih sa službenim putovanjima utvrđuju se kolektivnim ugovorom ili lokalnim propisima.

Što se tiče financijske službe, ona se ne protivi korištenju “platnih” kartica za obračune s odgovornim osobama. U dopisu od 05. listopada 2012. N 14-03-03/728, Ministarstvo financija je napomenulo da se u vezi s korištenjem suvremenih bankarskih i drugih tehnologija plaćanja, umjesto izdavanja gotovine, uvode bezgotovinska plaćanja na račune otvorene za tim zaposlenicima za plaćanja korištenjem bankovnih debitnih kartica, koje su izdale kreditne institucije, uključujući i u okviru "platnih" projekata.

Prema službenicima odjela, preporučljivo je proširiti opseg primjene obračunskih (debitnih) bankovnih kartica (pored obračuna za plaće u okviru „platnih” projekata) na obračune s odgovornim osobama. Prednosti ovog oblika plaćanja, kao što su bezgotovinska obračuna s odgovornim osobama obračunskim (debitnim) bankovnim karticama, su povećanje učinkovitosti platnih procesa i automatizacija usklađenja obračuna i kontrole primitka (kredita) sredstava i njihovog koristiti.

Pravila za organiziranje i vođenje računovodstvenih evidencija s odgovornim osobama mogu uključivati ​​odredbe koje predviđaju poravnanja s njima u gotovini i bezgotovinskom obliku. Financijeri su kao primjer naveli praksu svog resora: Ministarstvo financija u sklopu provedbe računovodstvenih politika, a uvažavajući odredbe kolektivnog ugovora, izdaje sredstva na račun putnih troškova na bezgotovinski način. na zahtjev odgovorne osobe koji sadrži podatke potrebne za prijenos na račun zaposlenika Ministarstva financija, otvoren u kreditnoj instituciji, tijekom službenog putovanja:

• na području Ruske Federacije - u valuti Ruske Federacije (u rubljima) korištenjem bankovnih kartica koje se koriste u sklopu projekta "plaća";
• na području stranih država - u američkim dolarima korištenjem bankovnih deviznih kartica izdanih od strane kreditnih institucija navedenih u kolektivnom ugovoru Ministarstva financija.

Koja je procedura za dobivanje korporativnih kartica?

Kao opće pravilo, za provedbu projekta „Corporate Card” organizacija mora, uz postojeći bankovni račun, otvoriti još jedan posebno za plaćanja korporativnim karticama. Da biste to učinili potrebno vam je:

• napisati zahtjev za otvaranje računa;
• sastaviti uzorak kartona potpisa;
• potpisati ugovor o bankovnom računu za namiru transakcija korporativnim karticama;
• sastaviti dodatni ugovor za izravno terećenje s glavnog računa.

Nakon kompletiranja svih potrebnih dokumenata i otvaranja drugog tekućeg računa, organizacija dostavlja banci:

• registar za izdavanje bankovnih kartica (popis vlasnika korporativnih kartica);
• zahtjev za izdavanje korporativne kartice (ispunjen i potpisan od strane vlasnika korporativne kartice i dogovoren s voditeljem organizacije);
• nalog za izdavanje izvješća osobama navedenim u očevidniku.

Bilješka! Korporativna bankovna kartica izdaje se izravno nositelju kojeg je organizacija navela u zahtjevu za izdavanje bankovne kartice ili predstavniku klijenta koji djeluje na temelju punomoći izdane u skladu sa zahtjevima zakona.

Koje lokalne propise treba razviti prilikom implementacije projekta Corporate Card?

Za provođenje računovodstva i kontrole kretanja korporativnih kartica organizacije, preporučljivo je razviti odgovarajući propis. Moguće je ne izraditi poseban propis o postupku korištenja korporativnih kartica, ali u tom slučaju postupak za njihovo korištenje trebao bi biti propisan drugim lokalnim regulatornim aktom, na primjer, propisom o postupku i visini povrata putnih troškova. izdavanje obračunskih sredstava, podnošenje akontacija putnih i poslovnih troškova rashodi. Kao primjer možemo navesti Nalog JSC Ruske željeznice od 7. studenog 2006. N 2193r, koji je odobrio Pravilnik o izdavanju novca na račun. Ova Uredba sadrži poseban odjeljak „Postupak korištenja korporativne bankovne kartice”, koji definira:

• svrha korporativne kartice;
• razloge za izdavanje kartice;
• razloge za njegovu upotrebu;
• postupak i vrijeme podnošenja predujmova o utrošenim sredstvima preko korporativne bankovne kartice;
• postupak naplate od krivog zaposlenika iznosa koji se koristi u druge svrhe u nedostatku dokumenata koji potvrđuju namjenu korištenja korporativne bankovne kartice;
• odgovornost za sigurnost kartice, kao i za potrošnju sredstava na njoj u okviru utvrđenih limita potrošnje.

Osim propisa, potrebno je odobriti registar korporativnih kartica. Ovaj registar treba odražavati:

• brojevi kartica;
• PUNO IME. držači;
• datumi prijenosa i povrata kartica.

Prijem i povrat korporativne kartice mora potvrditi zaposlenik koji ju je primio (vratio) i osoba odgovorna za vođenje evidencije podataka o kartici.

Koja je osnova za evidentiranje iznosa transakcija obavljenih korporativnim karticama?

Troškovi se iskazuju na temelju evidencije plaćanja koju izdaje banka ili elektroničkog dnevnika.

Obično se sredstva otpisuju ili knjiže u korist kartičnih transakcija najkasnije radni dan koji slijedi nakon dana kada banka primi registar plaćanja ili elektronički dnevnik iz jedinstvenog centra za poravnanje (tada se ti dokumenti mogu prenijeti u organizaciju).

Podsjetimo, zaposlenici organizacije prilikom korištenja kartice u trgovinama, hotelima i drugim platnim mjestima dobivaju dokumente koji potvrđuju nastale troškove (čekove, račune za hotelski smještaj, putne karte, potvrde, fakture itd.). Takvi dokumenti moraju biti popraćeni originalnim slipovima, potvrdama s elektroničkih terminala i bankomata. Zaposlenik organizacije mora sve te dokumente zajedno s predujmom dostaviti računovodstvu organizacije.

Obavezni podaci koje mora sadržavati dokument o transakcijama platnom karticom navedeni su u članku 3.3 Uredbe N 266-P. To uključuje:

• identifikator bankomata, elektroničkog terminala ili drugog tehničkog sredstva namijenjenog obavljanju transakcija platnim karticama;
• vrsta operacije;
• Datum transakcije;
• iznos transakcije;
• valuta transakcije;
• iznos provizije (ako postoji);
• autorizacijski kod;
• podatke o platnoj kartici.

Navedeni podaci moraju sadržavati značajke koje omogućuju pouzdano uspostavljanje korespondencije između podataka o platnoj kartici i računa pravne osobe, kao i između identifikatora trgovačkih organizacija (usluga), bankomata i bankovnih računa trgovačkih organizacija (usluga) (klauzula 3.6 Propisa N 266-P).

Za tvoju informaciju. Papirnati dokument o poslovanju platnom karticom mora dodatno sadržavati potpise imatelja platne kartice i blagajnika. Ovaj se zahtjev ne odnosi na slučajeve kada je dokument sastavljen na bankomatu analognim vlastoručnim potpisom.

Što učiniti u situaciji kada pri podizanju novca bankovnom karticom bankomat ne izdaje potvrdu o operaciji? Gore je navedeno da takve provjere odgovorne osobe prilažu predujmnom izvješću. Ali sam zaposlenik, odgovorna osoba, nema pravo od banke tražiti ček koji mu treba. To je zbog činjenice da klijent banke nije zaposlenik, već organizacija. Stoga se organizacija mora obratiti banci za izvod. U tom slučaju banka nema pravo odbiti izdavanje izvoda (klauzula 2.1, odjeljak 2, dio III Pravilnika o pravilima računovodstva u kreditnim institucijama koje se nalaze na teritoriju Ruske Federacije, odobrena od strane Banke Rusije 16. srpnja 2012. N 385-P).

Je li izdavanje korporativnih bankovnih kartica povezano s obustavom poreza na dohodak zaposlenika i obračunom premija osiguranja?

Budući da sredstva prebačena na takve kartice pripadaju organizaciji, a ne pojedincima koji ih koriste, ne postoje obveze plaćanja poreza na dohodak i doprinosa za osiguranje (osim ako se dokaže suprotno). Međutim, svi prateći dokumenti moraju biti pravilno pripremljeni. Suci su došli do takvih zaključaka, posebno u Rezoluciji Savezne antimonopolske službe NWO od 18. srpnja 2011. N A05-11476/2010. U sudskoj odluci je navedeno da se, prema sporazumu, transakcije povezane s gospodarskim aktivnostima poduzeća, uključujući plaćanje putnih i gostoprimskih troškova, obavljaju karticama. Arbitri su tvrdnje poreznih vlasti smatrali neutemeljenima, budući da Federalna porezna služba nije izvršila reviziju bankovnog računa, nije provjerila u koje su svrhe sredstva otpisana s korporativne kartice i nije pružila dokaze da sporni iznosi bili ekonomska korist zaposlenika poreznog agenta.

Koja se regulatorna tijela moraju prijaviti za otvaranje bankovnog računa?

Porezni obveznici, kako organizacije tako i pojedinačni poduzetnici, dužni su pisanim putem obavijestiti poreznu upravu o otvaranju ili zatvaranju računa u roku od sedam dana (čl. 1, st. 2, čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije). Obrazac poruke i postupak za njegovo popunjavanje odobreni su Nalogom Federalne porezne službe Rusije od 06/09/2011 N MMV-7-6/362@.

Također, podatke o otvaranju bankovnog računa u roku od sedam dana treba dostaviti Fondu za mirovinsko osiguranje i Fondu socijalnog osiguranja, koji su tijela koja nadziru plaćanje premija osiguranja (članak 1. stavak 3., članak 28. Saveznog zakona od 24. srpnja , 2009 N 212-FZ).

Ako je korporativna kartica izdana uz postojeći račun, a nisu otvoreni novi bankovni računi, tada nema potrebe davati podatke niti poreznoj inspekciji niti tijelima koja nadziru plaćanje premija osiguranja.

Bilješka! Prema stavku 1. čl. 118 Poreznog zakona Ruske Federacije, kršenje poreznog obveznika utvrđenog roka za dostavu podataka poreznom tijelu o otvaranju ili zatvaranju računa u bilo kojoj banci povlači za sobom novčanu kaznu od 5.000 rubalja.

Kako pravilno organizirati korištenje korporativnih kartica? Koje dokumente trebam dostaviti? Kako debugirati interakciju između odgovornih osoba i računovodstva? Odgovore na ova pitanja pronaći ćete u članku.

O pravilima za izdavanje novca na račun u 2015. godini pročitajte u člancima:

Obračuni s odgovornim osobama u 2015. godini

Za izdavanje korporativne kartice zaposlenicima potrebno je:

• izraditi propis o postupku korištenja korporativnih kartica (1. dio, članak 8. Zakona o radu Ruske Federacije);
• odobriti popis pozicija čije radne dužnosti uključuju korištenje korporativnih kartica (1. stavak članka 847. Građanskog zakonika Ruske Federacije, stavci 2. i 7. članka 1.12. Upute Banke Rusije br. 28-I od 14. rujna , 2006. “O otvaranju i zatvaranju bankovnih računa, bankovnih računa uloga (depozita)”;
• upoznati sve zaposlenike čija su radna mjesta navedena na popisu s položajem protiv potpisa (2. dio članka 22. Zakona o radu Ruske Federacije);
• organizirati u tvrtki računovodstvo za prihvaćanje i izdavanje korporativnih bankovnih kartica (članak 9. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“, u daljnjem tekstu Zakon br. 402-FZ, informacije o Ministarstvo financija Rusije br. PZ-10/2012 „Stupanje na snagu od 1. siječnja 2013., Savezni zakon od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“);
• u računovodstvenoj politici odrediti metodu računovodstva računovodstvenih iznosa na posebnom računu (točka 7 PBU 1/2008).

Pravilnik o postupku korištenja korporativnih kartica

Daje smjernice za sve zaposlenike tvrtke koji koriste ove kartice.

Korporativna kartica: kome se može izdati?

Samo zaposlenici na koje su ove kartice izdane mogu koristiti personalizirane korporativne kartice. Odnosno: da biste izdali korporativnu karticu, morate banci dostaviti popis zaposlenika odobren od strane menadžera koji mogu koristiti korporativnu karticu.

Za korištenje neimenovanih korporativnih kartica u poduzeću potrebno je izdati nalog kojim se potvrđuje popis radnih mjesta za koje se mogu koristiti neimenovane korporativne kartice.

Kako izdati korporativnu karticu

Personalizirane korporativne bankovne kartice mogu imati sami zaposlenici, pod uvjetom da ispunjavaju sigurnosne zahtjeve.

Bolje je sve neimenovane korporativne kartice pohraniti u sef. Da ova kartica ne padne u ruke nekome kome ne treba. Bolje je izdati karticu prema . Iako zakon Ovo nigdje nije zapisano.

Na koliko dugo treba izdati korporativnu karticu?

Korporativne kartice izdaju se na rok utvrđen pravilnikom. Kartica se može izdati na duži rok samo na temelju naloga upravitelja.

Kako napisati unaprijed izvješće

Postupak izvješćivanja zaposlenika o trošenju sredstava na korporativnoj kartici nije utvrđen posebnim regulatornim aktom. No, tvrtka ga može razviti samostalno, na temelju pravila koja uređuju postupak izvještavanja o trošku gotovinskih obračunskih iznosa.

Rok za podnošenje predujmova izvješća o utrošku sredstava s korporativne bankovne kartice može se odrediti pravilnikom o postupku korištenja korporativnih kartica.

Zaposlenik može ispuniti unaprijed izvješće o novcu s kartice pomoću objedinjenog . Ili razviti.

Bilješka! Prilikom sastavljanja avansnog izvješća o trošenju novca s korporativne kartice, zaposlenik mora priložiti dokumente koji potvrđuju njegove troškove (čekove, potvrde itd.). Čak i ako je računovođa podigao gotovinu s kartice, uz potvrdu o podizanju tog novca morate priložiti dokumente koji potvrđuju plaćanje robe (rad, usluge).

E.V. Orlova,
Zamjenik generalnog direktora JSC "ASM Audit"

Korporativne plastične kartice klase Poslovanje namijenjeni su za izdavanje zaposlenicima organizacije i mogu pripadati različitim sustavima plaćanja: VISA, Eurocard/MasterCard.

Uz njihovu pomoć, računovodstvo gostoprimstva i putnih troškova, kao i troškova vezanih uz gospodarsku podršku organizacije, maksimalno je optimizirano i pojednostavljeno. Mogu se koristiti za obračune s poslovnim partnerima koji imaju opremu za prihvat kartica međunarodnih platnih sustava.

Korporativne kartice: luksuz ili potreba?

U međunarodnoj poslovnoj praksi koristi se nekoliko vrsta korporativnih kartica:

Korporativne kartice za plaćanje putnih i ugostiteljskih troškova ( T&E kartice);

Korporativne kartice za plaćanje troškova povezanih sa servisiranjem korporativne flote kamiona ( flotne kartice);

Korporativne kartice za kupnju ( kartice za kupnju), poznat kao kartice nabave ili p-kartice, odnosno logističke kartice za obavljanje neredovite nabave uredskog materijala i ostalog uredskog materijala.

Imajte na umu da u Ruskoj Federaciji oko tri milijuna ljudi stalno putuje na poslovna putovanja. Ipak, korporativne kartice ostaju svojevrsna ekskluziva, budući da još nisu postale široko rasprostranjene i nisu toliko tražene od strane organizacija koliko bi banke željele. Korporativne kartice uglavnom koriste velike organizacije koje se bave inozemnom gospodarskom djelatnošću. Većina organizacija ograničava se na platne kartice za svoje zaposlenike. To je zbog niza razloga.

O nedostacima...

Prvo, Mnoge organizacije ne razmatraju nove sheme obračuna za obračun putnih i gostoprimstvenih troškova, radije vode evidenciju na staromodan način.

Drugo, Ako se korporativna kartica koristi za plaćanje putnih troškova u inozemstvu, tada transakcije na njoj podliježu deviznim propisima i zakonima o kontroli. Organizacija mora posebno pažljivo pratiti pripremu svih izvješća o takvim transakcijama, prilažući veliki broj relevantnih primarnih dokumenata koji potvrđuju nastale troškove, budući da su te transakcije podložne strogoj kontroli Banke Rusije i poreznih vlasti.

Treći, Banke često postavljaju visoke zahtjeve na pouzdanost korporativnih klijenata i definiraju strože uvjete za servisiranje korporativnih kartica. Na primjer, visoke su tarife postavljene za servisiranje takvih kartica; Imatelji korporativnih kartica možda neće ispunjavati uvjete za dodatne usluge (besplatno osiguranje i osiguranje s popustom, kartice s popustom itd.); Kamate se često ne obračunavaju na korporativni kartični račun.

četvrto, u određenim slučajevima korištenje korporativnih kartica međunarodnih platnih sustava povezano je sa značajnim poreznim rizicima. Nije slučajno da su Metodološke preporuke za primjenu poglavlja 25 „Porez na dohodak organizacija” drugog dijela Poreznog zakona Ruske Federacije, odobrene Nalogom Ministarstva poreza i poreza Rusije od 20. prosinca 2002. N. BG-3-02/729, sadrži sljedeće pojašnjenje: „Pod ekonomski opravdanim troškovima podrazumijevaju se izdaci zbog svrhe ostvarivanja prihoda, zadovoljavajući načelo racionalnosti i uvjetovana običajima poslovanja." Unatoč činjenici da načelo racionalnosti nije utvrđeno zakonom, uvijek ga se mora zapamtiti - uostalom, kako kažu, "u pekaru se ne ide taksijem". .

... A o prednostima!

Ipak, za velike organizacije korporativna kartica nije samo neizostavno sredstvo plaćanja za česta poslovna putovanja zaposlenika izvan zemlje, plaćanje reprezentacije i poslovnih troškova, već i isplativa alternativa čekovnoj knjižici.

Kartica korporativne klase Poslovanje je univerzalan, odnosno može se koristiti i za operacije primanja gotovine i za obračune na mjestima trgovačke i uslužne mreže. Štoviše, možete platiti kupnje za organizaciju u bilo kojem iznosu, uključujući iznos veći od 60 000 rubalja, bez straha da će organizacija biti optužena za kršenje utvrđenog ograničenja gotovinskih plaćanja s pravnim osobama za inventar, obavljeni rad i pružene usluge. To je zbog činjenice da se limit koji je uspostavila Banka Rusije za gotovinska plaćanja po transakciji ne odnosi na bezgotovinska plaćanja korporativnim karticama.

Podsjetimo, obračuni između pravnih osoba, kao i obračuni uz sudjelovanje građana koji se odnose na njihovu djelatnost, obavljaju se bankovnom doznakom. Obračuni između ovih osoba mogu se vršiti i u novcu, ako zakonom nije drugačije određeno [str. 2 žlice. 861 Građanskog zakonika Ruske Federacije (Građanski zakonik Ruske Federacije)]. Pravila za podmirenje utvrđuje Banka Rusije [klauzula 4 žlice. 4 Saveznog zakona od 10. srpnja 2002. N 86-FZ “O Središnjoj banci Ruske Federacije (Banka Rusije)”].

Prema klauzuli 1. Upute Banke Rusije br. 1050-U od 14. studenog 2001., maksimalni iznos za gotovinska plaćanja između pravnih osoba u jednoj transakciji je 60.000 rubalja. U ovom slučaju, navedeni maksimalni iznos odnosi se na nagodbe u okviru jednog ugovora sklopljenog između pravnih osoba. Gotovinski obračuni koji se provode između pravnih osoba temeljem jednog ili više novčanih instrumenata prema jednom ugovoru ne mogu premašiti maksimalni iznos novčanih obračuna. To je navedeno u zajedničkom pismu Banke Rusije od 2. srpnja 2002. N 85-T i Ministarstva poreza Rusije od 1. srpnja 2002. N 24-2-02/252 „O pitanjima poravnanja između pravnih osoba u unovčiti."

Transferi s korporativnih kartica priznaju se kao bezgotovinska plaćanja. U popisu oblika bezgotovinskog plaćanja danom u čl. 862 Građanskog zakonika Ruske Federacije, plaćanja platnim karticama nisu navedena, ali ovaj je popis otvoren. Prema čl. 1 Saveznog zakona od 22. svibnja 2003. N 54-FZ "O korištenju opreme za blagajne prilikom plaćanja gotovinom i (ili) poravnanja korištenjem platnih kartica" plaćanja gotovinom su plaćanja izvršena korištenjem gotovine plaćanja za kupljenu robu obavljeni rad, usluge pod uvjetom. Klasifikacija obračuna korištenjem platnih kartica kao bezgotovinskih plaćanja također je potvrđena mišljenjem regulatornih tijela, navedenim u pismu Ministarstva financija Rusije od 06/03/2003 N 04-05-12/60 i pismo Ministarstva poreza Rusije od 27.02.2003 N 22-1-15/453-3133.

Korporativne kartice koje organizacije otvaraju za svoje zaposlenike koji odlaze na službeni put eliminiraju potrebu za otvaranjem deviznog računa i kupnjom deviza za putne troškove. Zaposlenici organizacije imaju mogućnost primanja gotovine u stranoj valuti za putne troškove izravno u zemlji putovanja, a sredstva će biti terećena s kartičnog računa organizacije uz automatsku konverziju putnih troškova u valutu zemlje u kojoj se nalazi korporativna kartica. držač se nalazi.

Osim toga, za razliku od tradicionalnih plaćanja gotovinom, pri korištenju korporativnih kartica ne postoji rizik povezan s neizdavanjem akontacije zaposleniku za službeni put, što je kršenje radnog zakonodavstva i prepuno je nametanja administrativna novčana kazna za službenike organizacije u iznosu od 5 do 50 minimalnih plaća (minimalne plaće) [čl. 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije (CAO RF)]. Kao što je poznato, prilikom upućivanja zaposlenika na službeni put jamči mu se naknada troškova u vezi sa službenim putovanjem [čl. 167 Zakona o radu Ruske Federacije (LC RF)]. Postupak nadoknade gore navedenih troškova utvrđen je uputom Ministarstva financija SSSR-a, Državnog odbora za rad SSSR-a i Svesaveznog središnjeg vijeća sindikata od 04.07.1988. N 62 „O poslovna putovanja unutar SSSR-a”, koji vrijedi u mjeri u kojoj nije u suprotnosti s Zakonom o radu Ruske Federacije. Prema stavku 19. ove upute, izaslanom radniku prije odlaska na put daje se predujam u novcu u granicama dospjelih iznosa za putne troškove, troškove najma smještaja i dnevnice, koje je dužan obračunati u roku od tri dana po povratku s Poslovni put.

Nedvojbena prednost korporativnih kartica je da se, čak i ako su otvorene za račun organizacije u rubljama, mogu koristiti za plaćanje u stranoj valuti dok ste na poslovnom putu u inozemstvo (članak 4.6 Pravilnika Banke Rusije od 09.04.1998. N 23-P „O postupku izdavanja bankovnih kartica kreditnih organizacija i plaćanja transakcija izvršenih njihovom upotrebom“, u daljnjem tekstu Uredba br. 23-P). U tom slučaju novac se ne upisuje na tekući devizni račun organizacije koja posjeduje račun u rubljama. Ovo je korisno za organizacije koje šalju zaposlenike na poslovna putovanja u inozemstvo i ne žele otvarati devizne račune.

Uz mogućnost danonoćnog pristupa svom računu gotovo bilo gdje u svijetu, korištenje korporativnih kartica Poslovanje osigurava značajne uštede novca za organizacije.

Korporativne kartice su alat za učinkovito budžetiranje ( budžetiranje).

Sustav proračuna Organizacija je skup međusobno povezanih vrsta proračuna: operativni, investicijski i financijski.

Operativni proračun sastoji se od proračuna za prodaju, proizvodnju, nabavu itd.

Investicijski proračun uključuje proračune za kapitalna ulaganja, prodaju dugotrajne imovine, prihode od ulaganja itd.

Financijski proračun- ovo je skup proračuna novčanog toka, prihoda i rashoda itd.

Korištenje korporativnih kartica pruža organizaciji mogućnost kontrole procesa autorizacije poslovnih transakcija u pogledu korporativnih troškova zaposlenika zahvaljujući mjesečnim izvješćima o korporativnim uplatama, koji menadžmentu organizacije pružaju sveobuhvatne informacije o tome gdje i koliko često zaposlenici troše sredstva u korporativne svrhe, kao i točne iznose takvih troškova, što vam zauzvrat omogućuje postavljanje ograničenja aktivnosti korporativnih kartica.

Što kažu propisi?

Glavni dokument koji regulira cirkulaciju korporativnih kartica je Uredba N 23-P, prema kojoj je korporativna kartica bankovna kartica koja njezinom vlasniku omogućuje obavljanje transakcija na računu pravne osobe.

Tako se korporativna kartica otvara pravnim osobama i namijenjena je vođenju računa pravne osobe.

Organizacije daju korporativne kartice svojim zaposlenicima za plaćanje putovanja, gostoprimstva ili drugih poslovnih troškova. Stoga je korporativna kartica zapravo personalizirano sredstvo plaćanja, čijom uporabom se zaposleniku ovlaštenom od strane pravne osobe omogućuje upravljanje sredstvima na računu organizacije.

Gotovina na takve kartice su vlasništvo organizacije, a izdaju se i same korporativne kartice za konkretne zaposlenike oni koji se bave nabavom materijala za svoje glavne djelatnosti i potrebe kućanstva ili koji često idu na poslovna putovanja. Stoga je na korporativnoj kartici, osim naziva organizacije, utisnuto i ime imatelja, tako da je može koristiti samo jedna osoba, koja će morati potvrditi svoj identitet prilikom plaćanja robe, rada ili usluge .

Korporativne kartice mogu biti platne (debitne) ili kreditne kartice. Ovisno o tome razlikuje se i njihovo računovodstvo.

Kartični portfelj: ključni pojmovi

Dakle, ove dvije vrste korporativnih kartica razlikuju se po tome što u prvom slučaju, za primanje platne bankovne kartice, organizacija mora unaprijed prenijeti sredstva na poseban kartični račun u banci; u drugom slučaju banka zapravo daje organizaciji kredit.

Za primanje korporativne (debitne) kartice, organizacija unaprijed prenosi sredstva na poseban kartični račun u banci. To znači da korištenje takve korporativne kartice omogućuje upravljanje sredstvima već na posebnom kartičnom računu (SCA).

U slučaju korporativne kreditne kartice, banka izdavatelj daje organizaciji zajam. Slijedom toga, ova kartica omogućuje njezinom nositelju obavljanje transakcija u iznosu kreditne linije koju banka daje.

Korporativna kartica izdaje se izravno na ime financijski odgovorne osobe organizacije - nositelja kartice.

Bilješka: Zbog velike konkurencije na tržištu plastičnih kartica, banke izdavatelji svojim korporativnim klijentima nude sve niže stope za korištenje kreditnih kartica, npr. ispod 9,75% godišnje u rubljama(tj. niže od 3/4 trenutno efektivne stope refinanciranja Banke Rusije) ili ispod 9% godišnje u stranoj valuti. Prema Direktivi Banke Rusije od 11. lipnja 2004. N 1443-U, od 15. lipnja 2004. stopa refinanciranja Banke Rusije postavljena je na 13% godišnje. Zaposlenik organizacije koji koristi korporativnu karticu ne mora brinuti o objašnjenjima porezne uprave u vezi s obračunom poreza na materijalnu korist primljenu od superniske stope za korištenje kredita [str. 2 žlice. 212 Poreznog zakona Ruske Federacije (TC RF)], budući da su, kao što je gore spomenuto, sredstva na korporativnoj kartici vlasništvo organizacije. Sukladno tome, ne može biti govora o naplati poreza na dohodak na razliku u stopama, pod uvjetom da zaposlenik organizacije troši novac na poslovne troškove u skladu s važećom procedurom.

Obično organizacije naručuju korporativne kartice od iste banke preko koje obavljaju svoja glavna plaćanja. Neke banke kao uvjet za izdavanje korporativnih kartica postavljaju postojanje tekućeg računa za organizaciju.

Korporativne kartice organizacije povezane su s jednim od njenih posebnih kartičnih računa. Na računu kartice može biti bilo koji iznos, ali to ne znači da ga zaposlenik organizacije u čije ime je izdana korporativna kartica može neograničeno trošiti. Stoga korporativne kartice mogu imati podijeljene i nepodijeljene limite, postavljene npr. mjesečno u dogovoru s bankom izdavateljem. U prvom slučaju svakom vlasniku korporativne kartice dodijeljen je pojedinačni limit. Druga je opcija prikladnija za male organizacije i ne uključuje ograničavanje ograničenja. Dakle, nositelj korporativne kartice može raspolagati, u skladu s uvjetima ugovora sklopljenog između izdavatelja i klijenta, sredstvima na svom računu, u okviru limita potrošnje koji je utvrdio izdavatelj, za plaćanje roba i usluga i/ili ili primati gotovinu.

Za jedan kartični račun moguće je izdati više korporativnih kartica ili otvoriti pojedinačni kartični račun za svaku korporativnu karticu. Ali obično nije dopušteno izdati jednu korporativnu karticu za nekoliko osoba.

Kartični račun može biti u rubljama ili stranoj valuti. U skladu s tim, korporativne kartice mogu se izdati iu rubljima iu stranoj valuti.

Ne postoji ograničenje broja otvorenih kartica unutar jedne organizacije.

Korporativne kartice omogućuju menadžmentu organizacije da detaljno prati poslovne troškove zaposlenika.

Odgovornost prema banci izdavatelju za nepropisno korištenje korporativne kartice snosi pravna osoba na čije ime je otvoren poseban kartični račun, a fizička osoba – ovlašteni nositelj kartice, zauzvrat, odgovara računovodstvu organizacije za sve nastale troškove. korporativnu karticu i sastavlja avansno izvješće. Stoga podizanje novca s korporativne kartice znači uzimanje na račun.

U skladu s Uredbom br. 23-P, pravnim osobama koje su otvorile posebne kartične račune dana je mogućnost trošenja sredstava osiguranih korporativnom karticom samo za obavljanje ograničen raspon operacija ovisno o tome gdje se koristi korporativna kartica - na području Ruske Federacije ili u inozemstvu.

Dakle, pravne osobe - rezidenti Ruske Federacije mogu obavljati bezgotovinske transakcije u trgovačkim (uslužnim) poduzećima koristeći korporativne kartice, kao i transakcije za primanje gotovine u sljedećim slučajevima:

- kod obavljanja transakcija u rubljima (opći poslovni, putni troškovi i troškovi reprezentacije):

1) primitak gotovine u valuti Ruske Federacije za plaćanje na teritoriju Ruske Federacije u skladu s postupkom koji je utvrdila Banka Rusije u vezi s gospodarskim aktivnostima pravne osobe na teritoriju Ruske Federacije, kao i za plaćanje troškova povezanih sa službenim putovanjem zaposlenika odgovarajućih pravnih osoba unutar Ruske Federacije, u valuti Ruske Federacije;

2) bezgotovinsko plaćanje u valuti Ruske Federacije za troškove povezane s upućivanjem zaposlenika relevantnih pravnih osoba unutar Ruske Federacije;

3) bezgotovinske transakcije na području Ruske Federacije u vezi s glavnim aktivnostima pravne osobe, u valuti Ruske Federacije;

4) bezgotovinske transakcije na području Ruske Federacije u vezi s gospodarskim aktivnostima pravne osobe, u valuti Ruske Federacije;

5) bezgotovinsko plaćanje u valuti Ruske Federacije za troškove reprezentativne prirode na području Ruske Federacije;

- kod poslova u stranoj valuti (samo putni troškovi i troškovi reprezentacije):

1) bezgotovinsko plaćanje troškova u vezi sa službenim putovanjem radnika odgovarajućih pravnih osoba u inozemstvo, u stranoj valuti;

2) bezgotovinsko plaćanje troškova reprezentacije u stranoj valuti izvan Ruske Federacije;

3) primanje gotovine u stranoj valuti izvan Ruske Federacije za plaćanje troškova povezanih sa slanjem zaposlenika relevantnih pravnih osoba u strane zemlje.

To znači da se deviznim korporativnim karticama mogu plaćati samo putni troškovi i troškovi reprezentacije, a nije dopušteno plaćanje roba (radova, usluga) za poslovne potrebe organizacije.

Prilikom obavljanja svih gore navedenih operacija (osim posljednje tri operacije u stranoj valuti) u valuti Ruske Federacije, sredstva se mogu otpisati s računa pravnih osoba rezidenata u stranoj valuti.

Ako su poravnanja u stranoj valuti dopuštena pravnim osobama prema valutnom zakonodavstvu, tada se prilikom obavljanja transakcija u stranoj valuti navedenih u posljednja tri stavka sredstva mogu otpisati s računa pravnih osoba rezidenata u valuti Ruske Federacije. U tom slučaju, strana valuta koju je izdavatelj kupio na račun klijentovih računa u rubljama za naknadne obračune transakcija u stranoj valuti ne knjiži se na tekući devizni račun klijenta - vlasnika računa u rubljama.

Sredstva otpisana s računa pravne osobe kao rezultat transakcija navedenih u klauzulama 1, 2, 4-8 smatraju se izdanim od strane pravne osobe na račun imatelja korporativne kartice. U tom slučaju, povrat neutrošenih sredstava provodi se u skladu s važećim zakonodavstvom.

Nerezidentne pravne osobe mogu obavljati gore navedene operacije korištenjem korporativnih kartica kupljenih od ruskih izdavatelja s nerezidentnih računa u valuti Ruske Federacije, otvorenih u skladu s uputama Banke Rusije br. 93-I od 12. listopada 2000. „ O postupku otvaranja nerezidentnih bankovnih računa od strane ovlaštenih banaka u valuti Ruske Federacije i obavljanju transakcija na tim računima", s izuzetkom:

1) bezgotovinsko plaćanje troškova u vezi sa službenim putovanjem radnika odgovarajućih pravnih osoba u inozemstvo, u stranoj valuti;

2) primanje gotovine u stranoj valuti izvan Ruske Federacije za plaćanje troškova povezanih sa slanjem zaposlenika relevantnih pravnih osoba u strane zemlje.

Kod obavljanja transakcija korporativnim karticama iu slučaju nedostatka sredstava na računu klijenta, namirenja za takve transakcije provode se davanjem kredita klijentu u odgovarajućem iznosu prema uvjetima ugovora između banke izdavatelja i klijenta .

Osnovni dokumenti koji reguliraju korištenje korporativnih kartica od strane organizacija

Građanski zakonik Ruske Federacije - Poglavlje 45 "Bankovni račun", Poglavlje 46 "Nagodbe";

Zakon o radu Ruske Federacije - čl. 56, 166-168;

Porezni zakon Ruske Federacije - klauzula 7 čl. 171. st. 3. čl. 217. st. 2. čl. 238. st. 2. čl. 250. st. 1. čl. 252. podstavak 12., 22. stavak 1. čl. 264. st. 2. čl. 264. podstavak 6. stavak 1. čl. 265. stavak 42. čl. 270. podstavak 7. stavak 4. čl. 271. podstavak 5., 6. stavak 7. čl. 272;

Savezni zakon od 10. prosinca 2003. N 173-FZ „O reguliranju valute i kontroli valute”;

Savezni zakon od 2. prosinca 1990. N 395-1 "O bankama i bankarskim aktivnostima";

Zakon Ruske Federacije od 02/07/1992 N 2300-1 “O zaštiti prava potrošača” - čl. 10. i 12.;

Savezni zakon od 22. svibnja 2003. N 54-FZ „O korištenju opreme za blagajne prilikom plaćanja gotovinom i (ili) plaćanja platnim karticama”;

Propisi Banke Rusije od 3. listopada 2002. N 2-P „O bezgotovinskom plaćanju u Ruskoj Federaciji”;

Uredba Banke Rusije od 09.04.1998. N 23-P „O postupku izdavanja bankovnih kartica od strane kreditnih institucija i podmirivanja transakcija izvršenih pomoću njih”;

Uputa Banke Rusije od 28. travnja 2004. N 113-I "O postupku otvaranja, zatvaranja, organiziranja rada mjenjačnica i postupku ovlaštenih banaka za obavljanje određenih vrsta bankovnih poslova i drugih transakcija s gotovinom u inozemstvu valuta i valuta Ruske Federacije, čekovi (uključujući putničke čekove), čija je nominalna vrijednost navedena u stranoj valuti, uz sudjelovanje pojedinaca";

Računovodstveni propisi „Računovodstvo imovine i obveza čija je vrijednost izražena u stranoj valuti” PBU 3/2000, odobren Nalogom Ministarstva financija Rusije od 10. siječnja 2000. N 2n;

Rezolucija Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. N 1 „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje”;

Računovodstveni propisi "Organizacijski troškovi" PBU 10/99, odobren Nalogom Ministarstva financija Rusije od 6. svibnja 1999. N 33n;

Uputa Ministarstva financija SSSR-a, Državnog odbora za rad SSSR-a, Svesaveznog središnjeg vijeća sindikata od 07.04.1988. N 62 „O službenim putovanjima unutar SSSR-a“, primjenjuje se u mjeri u kojoj nisu u suprotnosti sa Zakonom o radu Ruske Federacije.

Organizacijske značajke odnosa s bankom izdavateljem

Za servisiranje korporativne kartice, organizacija sklapa ugovor s bankom izdavateljem, koja za nju otvara poseban kartični račun. To bi mogao biti:

Ugovor o servisiranju računa za obračun transakcija međunarodnim korporativnim karticama; ili

Opći ugovor o davanju korporativne kartice na korištenje, npr VISA (EUROCARD/MASTERCARD)(debitna ili kreditna); ili

Ugovor o izdavanju ili servisiranju korporativne kartice.

Ugovoru je priložen popis zaposlenika organizacije za izdavanje korporativnih kartica, s naznakom (ako je potrebno) limita potrošnje u rubljama ili stranoj valuti, kao i izjava o obvezi dobivanja međunarodne korporativne kartice.

Ako ruska organizacija nema tekući račun u banci izdavatelju, mora podnijeti sljedeći skup dokumenata za otvaranje posebnog kartičnog računa:

1) presliku povelje, ovjerenu od strane javnog bilježnika ili tijela koje provodi upis;

2) ovjerenu presliku ugovora o osnivanju;

3) ovjerena kopija potvrde o državnoj registraciji pravne osobe;

4) presliku odluke o osnivanju pravne osobe (odluka osnivača, protokol br. 1, itd.), ovjerenu pečatom organizacije;

5) ovjereni karton s uzorcima potpisa - za svaki račun;

6) preslike dokumenata ovjerene pečatom organizacije kojima se potvrđuju ovlasti osoba navedenih u kartici s uzorcima potpisa (odluka, protokol, nalog, punomoć itd.);

7) javnobilježnički ovjerenu presliku potvrde o registraciji pravne osobe kod poreznog tijela;

8) presliku kodova Državnog odbora za statistiku Rusije, ovjerenu pečatom organizacije;

9) popis zaposlenika za izdavanje korporativnih kartica s naznakom limita izdatka (utvrđeni format) na elektroničkom mediju iu papirnatom obliku, ovjeren pečatom i potpisima odgovornih osoba;

10) upitnik klijenta (utvrdjeni format), potpisan od strane upravitelja, glavnog računovođe i ovjeren pečatom organizacije;

11) zahtjev za otvaranje računa - za svaki račun;

12) ugovor o bankovnom računu;

13) punomoć za otvaranje računa i primanje relevantnih dokumenata - kada račun otvara treća osoba (osim osoba navedenih u kartici s uzorcima potpisa);

14) izjavu o obvezi (u utvrđenom obliku) s naznakom imena svakog zaposlenika organizacije na čije ime se kartica izdaje;

15) presliku putovnice svakog zaposlenika organizacije u čije ime je kartica izdana, potpisanu od strane voditelja i ovjerenu pečatom organizacije;

16) javnobilježnički ovjerenu presliku dozvole za obavljanje odgovarajuće vrste djelatnosti za pravne osobe koje su financijske organizacije (odnosno pružanje financijskih usluga - investicijski fondovi, faktoring društva, burze roba i valuta, brokerske organizacije koje posluju na burzi, osiguravajuća društva, nedržavni mirovinski fondovi itd.).

Na temelju dostavljenih dokumenata banka izdavatelj i organizacija sklapaju ugovor o servisiranju računa za namire transakcija korištenjem međunarodnih korporativnih kartica.

Značajke računovodstva transakcija korporativnim karticama

Dakle, kao što smo već saznali, korporativna kartica je bankovna kartica koja njenom nositelju omogućuje obavljanje transakcija na računu pravne osobe. Dakle, povlačenje sredstava s kartice od strane vlasnika korporativne kartice - zaposlenika organizacije jednako je izdavanju novca na račun.

Sredstva otpisana s posebnog kartičnog računa smatraju se izdanim na račun financijski odgovorne osobe i evidentiraju se na računu 71 "Obračuni s odgovornim osobama". Izvedivost otpisa sredstava s korporativne kartice potvrđuje voditelj organizacije prilikom odobravanja izvješća o troškovima.

Na kraju razdoblja za isplatu sredstava na račun ili po povratku sa službenog putovanja, vlasnik korporativne kartice mora podnijeti avansno izvješće računovodstvu organizacije sa svim potrebnim popratnim dokumentima, uključujući originalne slipove, elektroničke račune terminala, blagajnu potvrde ili potvrde na bankomatu.

Slip se popunjava u tri primjerka: prvi se predaje kupcu, drugi se predaje inkasantu, treći se prenosi u računovodstvo zajedno s blagajničkim izvješćem. Kupac potpisuje slip, a vjerodostojnost njegovog potpisa provjerava blagajnik trgovačkog (uslužnog) poduzeća.

Kartični portfelj: nadopunjavanje znanja

Bilješka: prema članku 5.11 Uredbe br. 23-P, banka ima pravo od organizacije zahtijevati potvrdu svih transakcija izvršenih korištenjem korporativnih kartica. Štoviše, ako se korporativna kartica koristi izvan Ruske Federacije, u roku od mjesec dana od datuma transakcije na njoj, organizacija je dužna podnijeti popratne dokumente za svaku transakciju ovlaštenoj banci (klauzula 6.2 Uredbe br. 23-P ).

Za servisiranje korporativne kartice otvara se SCS, novac na koji se, po nalogu organizacije, pripisuje s njenog tekućeg ili kreditnog računa. SCS se odnosi na posebne račune u bankama i vodi se na posebnom podračunu računa 55 “Posebni računi u bankama”.

Ove se transakcije odražavaju u računovodstvu sljedećim unosima:

Dt 55, podračun "SKS", Kt 51 "Tekući računi" - odražava se doznaka sredstava u rubljima na poseban kartični račun pri korištenju obračunske (debitne) korporativne kartice;

Dt 55, podračun "SKS", Kt 52 "Devizni računi" - odražava se odobravanje sredstava u stranoj valuti na poseban kartični račun pri korištenju obračunske (debitne) kartice poduzeća. Valutne transakcije na posebnim kartičnim računima u stranoj valuti moraju se provoditi u skladu sa zahtjevima valutnog zakonodavstva i PBU 3/2000;

Dt 55, podračun "SKS", Kt 66 "Obračuni za kratkoročne kredite i zajmove", podračun "Kreditna linija na kreditnoj kartici", - odražava se odobravanje zajma na poseban kartični račun pri korištenju korporativne kreditne kartice;

Dt 66, podračun "Kreditna linija na kreditnoj kartici", Kt 51 - odražava iznos otplate duga prema banci po kreditnoj liniji otvorenoj u skladu s ugovorom o izdavanju i servisiranju kreditne bankovne kartice te kamate na tu kreditnu liniju.

U slučaju izdavanja kreditne bankovne kartice, preporučljivo je provesti analitičko računovodstvo u kontekstu vlasnika kartice;

D-t 91-2 "Ostali rashodi" D-t 51 "Tekući računi" - iskazuju se troškovi plaćanja bankovnih usluga vezanih uz otvaranje i vođenje posebnog kartičnog računa.

U računovodstvene svrhe bankovne provizije za otvaranje i servisiranje kartičnih računa priznaju se kao dio operativnih troškova organizacije (klauzula 11 PBU 10/99), a za potrebe poreznog računovodstva - kao dio neoperativnih troškova (podklauzula 15 klauzule 265 Poreznog zakona Ruske Federacije).

U računovodstvu se povlačenja sredstava s korporativne kartice prikazuju u sljedećim stavkama:

Dt 71 "Obračuni s odgovornim osobama" Dt 55, podračun "SKS", - odražava iznos novca koji je nositelj kartice podigao za plaćanje robe, rada, usluga;

D-t 71 K-t 55, podračun "SKS", - odražava se podizanje gotovine od strane vlasnika korporativne kartice.

Sukladno stavku 1. čl. 2 Saveznog zakona "O korištenju opreme za blagajne pri plaćanju gotovinom i (ili) plaćanju platnim karticama" ako kupac plaća korporativnom bankovnom karticom, tada prodavač mora bušiti gotovinski račun. Istovremeno, novac za robu plaćenu korporativnim karticama zapravo se ne polaže u blagajnu prodavatelja, jer odmah ide na račun za poravnanje trgovačkog (uslužnog) poduzeća.

Istodobno, iznos kupnje mora biti naznačen u Z-izvješću (konačni račun, koji na kraju svakog radnog dana buši blagajnik). To znači da se podaci Z-izvješća neće podudarati s iznosom gotovine primljenim na blagajni trgovačkog (uslužnog) poduzeća. Prema trenutnom postupku, blagajnik-operater svakodnevno sastavlja potvrdu-izvješće blagajnika-operatera na obrascu N KM-6, odobrenom Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije od 25. prosinca 1998. N 132, a zajedno s dnevni prihod mora dostaviti prema nalogu za primitak na blagajnu trgovačkog (uslužnog) poduzeća ili izravno inkasatoru. U takvoj situaciji mora se izdati nalog za primitak za stvarni iznos gotovine u blagajni na temelju članka 22. Postupka za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji, odobrenog Odlukom Upravnog odbora Banke. Rusije od 22. rujna 1993. N 40 i pismo Odjela za poreznu upravu Rusije u Moskvi od 25. listopada 2002. N 29-12/51251. Sukladno tome, u dnevniku blagajnika-operatera (obrazac N KM-4, odobren Dekretom Državnog odbora za statistiku Rusije od 25. prosinca 1998. N 132), iznos kupnje plaćen korporativnom karticom mora se odraziti u stupcu 13. (Isporučeno/plaćeno prema dokumentima).

Kada banka obavlja obračune s trgovačkim (uslužnim) poduzećem za transakcije obavljene bankovnim karticama (acquiring), u knjigovodstvenim evidencijama trgovačkog (uslužnog) poduzeća vode se sljedeća knjiženja:

Dt 62 "Obračuni s kupcima i kupcima" Dt 90 "Prihod", podračun "Prihodi od bezgotovinske prodaje", - odražava se dug za robu plaćenu korporativnim bankovnim karticama;

Dt 57 "Transferi na putu" Kt 62 "Obračuni s kupcima i kupcima" - odražava se prijenos registra slipova u banku e-poštom;

D-t 51 K-t 57 - odražava se kreditiranje sredstava u tranzitu na tekući račun (na temelju Uredbe Banke Rusije br. 2-P „O bezgotovinskom plaćanju u Ruskoj Federaciji”).