Un exemplu de audit intern într-o întreprindere. Auditul. Tipurile și scopul auditului

Standardul are scopul de a organiza planificarea și desfășurarea auditurilor interne (inspecțiilor) la întreprindere și servește drept ghid pentru participanții acestora.

Standardul a fost dezvoltat de serviciul BUSK.

La elaborarea sa, au fost luate în considerare cerințele ISO/TS 16949 secțiunea 8.2.2 „Audituri interne”.

cuvânt înainte
Introducere
Zona de aplicare
referințe normative
Termeni și definiții
Denumiri și abrevieri
Dispoziții generale
Verificați obiectele
Planificarea auditurilor interne
Procedura de efectuare, oficializare a rezultatelor auditurilor și luare de acțiuni corective

Anexa A (obligatoriu) Formular Lista de verificare pentru auditul intern
Anexa B (obligatoriu) Cerințe privind calificările, experiența și calitățile personale ale auditorilor.
Anexa B (obligatoriu) Formularul calendarului anual al auditurilor interne
Anexa D (recomandat) Forma programului de audit
Anexa E (obligatoriu) Formular de raport de audit intern
Anexa E (obligatoriu) Forma jurnalului de audit intern
Anexa G (obligatoriu) Formular plan de acțiune
Semnături
Lista de referinte
Schimbați foaia de înregistrare

INTRODUCERE

Sistemul de management al calității al unei întreprinderi trebuie să respecte:

Cerințe ISO/TS 16949,
cerințe pentru QMS dezvoltat de întreprindere însăși,
activitati planificate.

Pentru a confirma că Sistemul de Management al Calității a fost implementat eficient și menținut în stare de funcționare, în întreprindere se efectuează audituri interne.

Principalele principii organizatorice ale auditului intern sunt:

Principiul uniformității: Fiecare audit se efectuează conform procedurii stabilite, care asigură ordinea, neechivocitatea și comparabilitatea acestuia.
Principiul consistenței: Planificarea și efectuarea unui audit pentru diferite procese și activități se realizează ținând cont de relația structurală stabilită a acestora în sistemul de management;
Principiul documentării: Desfăşurarea fiecărui audit este documentată într-un anumit mod pentru a asigura siguranţa şi comparabilitatea informaţiilor despre starea reală a obiectului auditat.
Principiul precauției: Fiecare audit este planificat, iar personalul procesului auditat sau al unității individuale este înștiințat în prealabil cu privire la scopurile, obiectul, criteriile, timpul și metodele de realizare a unui audit pentru a asigura nivelul necesar de încredere auditorilor și pentru a exclude posibilitatea ca personalul să evite prezentarea și demonstrarea tuturor datelor solicitate.
Principiul regularității: Auditurile sunt efectuate la intervale regulate astfel încât sistemul de management să fie supus unei revizuiri constante de către conducerea organizației.
Principiul deschiderii: Rezultatele fiecărui audit ar trebui făcute publice pentru a asigura „transparența sistemului” pentru utilizatorii, consumatorii și auditorii externi.

Scopul acestui standard este de a stabili principalele prevederi privind elaborarea unei proceduri de realizare a auditurilor interne.

1 domeniu de utilizare

Acest standard reglementează procedura de desfășurare a auditurilor interne (inspecțiilor) în diviziile organizației.

Acest standard servește drept ghid pentru specialiștii care efectuează audituri interne (inspecții) și este obligatoriu pentru toate diviziile structurale ale întreprinderii.

2 Referințe normative

Sistemul de management al calității.
ISO/TS Cerințe specifice pentru aplicarea ISO 9001:2008
STP Enterprise Standard. Sistemul de management al calității. Organizarea controlului disciplinei tehnologice în producție.
Standard de întreprindere. Sistemul de management al calității. Controlul de testare. Incercari periodice si de tip ale produselor si componentelor acestora. Organizarea detinerii si evaluarea rezultatelor.
standard de organizare. Sistemul de management al calității. Sistem de formare și dezvoltare a personalului.
Instruire. Sistemul de management al calității. Responsabilitatea managementului. Analiza SMC de către Conducere
Instruire. Sistemul de management al calității. Managementul neconformității. Istoria rezolvării problemelor.

3 Termeni și definiții

Următorii termeni și definiții sunt utilizați în acest standard de întreprindere:

Audit (verificare)— un proces sistematic, independent și documentat de obținere a probelor de audit (inspecție) și evaluarea obiectivă a acestora pentru a stabili gradul în care sunt îndeplinite criteriile de audit (inspecție) convenite.
Auditor- o persoana cu competenta sa efectueze un audit (inspectie)
Echipa de audit- unul sau mai mulți auditori care efectuează un audit (inspecție), cu sprijinul experților tehnici.

Notă: Un membru al echipei de audit este desemnat ca lider al echipei de audit.

Concluzie— rezultatele auditului furnizate de echipa de audit (revizuire) pe baza rezultatelor auditului după luarea în considerare a obiectivelor auditului și a tuturor observațiilor.
Discrepanță majoră- prezența oricăreia dintre următoarele opțiuni:

absența sau nerespectarea completă a SMC cu cerințele stabilite. Mai multe neconformități minore pentru o cerință pot fi considerate împreună ca o neconformitate majoră;

orice neconformitate care ar putea duce la expedierea produselor neconforme. O condiție care ar putea cauza defecțiuni sau reduce semnificativ utilitatea unui produs sau serviciu pentru utilizarea prevăzută;

neconformitate care determină efectiv sau potențial defectarea sistemului calității sau reduce semnificativ capacitatea acestuia de a controla procesele și calitatea produsului.

Criterii de audit— Un set de politici, proceduri sau cerințe.
Competență- o capacitate pronunțată de a-și aplica cunoștințele și abilitățile.
Acțiune corectivă— Acțiunea întreprinsă pentru a elimina cauza unei neconformități detectate sau a unei alte situații nedorite.

Notă: pot exista mai multe motive pentru discrepanța. Se iau măsuri corective pentru a preveni reapariția evenimentului, în timp ce se iau măsuri preventive pentru a preveni apariția evenimentului.

Corecţie— Acțiunea întreprinsă pentru a corecta o neconformitate detectată.

Notă: Corectarea poate fi efectuată în combinație cu acțiuni corective. Corecția poate include, de exemplu, remodelarea sau degradarea.

Discrepanță minoră— este o neconformitate cu cerințele specificate, care este puțin probabil să fie realist sau documentată să provoace: o defecțiune a sistemului calității sau — o reducere a capacității acestuia de a asigura controlul procesului sau de a conduce la expedierea probabilă a produsului neconform.

Poate fi:

sau o deficiență a unei părți a documentației sistemului calității;
sau unul sau mai multe cazuri observate de nerespectare a cerințelor sistemului de management al calității al întreprinderii.

Observații de audit— rezultatele evaluării probelor de audit colectate în raport cu criteriile de audit (observațiile de audit pot indica conformitatea sau nerespectarea criteriilor de audit sau oportunități de îmbunătățire).
Nepotrivire- nerespectarea cerinţei.
Actiune preventiva— Acțiune întreprinsă pentru a elimina cauza unei potențiale neconformități sau a unei alte situații nedorite.
Programul de audit- o descriere a activităților și acordurilor pentru audit.
Produse este rezultatul procesului.
Proces- un set de activități interconectate și care interacționează care transformă intrările în ieșiri. Intrările unui proces sunt de obicei ieșirile altor procese. Procesele dintr-o organizație sunt de obicei planificate și executate în condiții controlate pentru a adăuga valoare.
Procedură— modul stabilit în care se desfășoară o activitate sau un proces.
Probe de audit— Înregistrări, declarații de fapt sau alte informații legate de criteriile de audit și care pot fi verificate. Probele de audit (inspecție) pot fi calitative sau cantitative.
Sistemul de management al calității— un sistem de management pentru conducerea și controlul unei organizații în ceea ce privește calitatea.
expert tehnic— o persoană cu cunoștințe și aptitudini de specialitate care le furnizează echipei de audit.

Notă: Cunoștințele și abilitățile de specialitate sunt legate de organizația, procesele și activitățile auditate. Expertul tehnic nu este un auditor în echipa de audit.

4 Simboluri și abrevieri

BUSK– Biroul Management al Sistemului Calității
DOMNIȘOARĂ- desen de contur
IIL– laboratoare de masura si incercare
KD- documentatia de proiectare
LVK— laborator de control la intrare
MS ISO- Standard international ISO
SA- Corporatie publica
Ogmetru— secția metrolog-șef
OTK— departamentul de control tehnic
PSI— teste de acceptare
QMS- Sistem de management al calitatii
STP- standardul întreprinderii
ACEA- conditii tehnice

5 Dispoziții generale

5.1 Auditurile interne (verificările) vă permit să rezolvați următoarele sarcini:

confirmarea conformității activităților și rezultatelor acestora în SMC cu cerințele stabilite;
analiza si eliminarea cauzelor neconformitatilor identificate;
confirmarea faptului că au fost luate măsuri corective;
evaluarea eficacității unui sistem de calitate funcțional;
determinarea gradului de înțelegere de către personal a scopurilor, obiectivelor și cerințelor stabilite prin documentele SMC;
identificarea modalităților de îmbunătățire în continuare a SMC;
evaluarea oportunităților în raport cu calitatea proceselor de producție;
evaluarea caracteristicilor calității produsului și confirmarea conformității acestora;
confirmarea relevanței și conformității cu cerințele ND.

5.2 Auditurile interne (verificările) sunt efectuate la intervale programate în toate schimburile de lucru. Scopul auditurilor este de a stabili dacă SMC al întreprinderii respectă:

cerințele ISO/TS 16949;
Cerințe QMS dezvoltate de întreprindere însăși sau stabilite de consumatori;
activitati planificate.

5.3 Auditurile interne (verificările) sunt efectuate:

în conformitate cu programul (inspecție programată);
la conducerea conducerii întreprinderii (inspecție neprogramată);
bazate pe cerințele consumatorilor.

5.4 Efectuați următoarele tipuri de audituri:

Auditul sistemului Sistemul de management Evaluarea completității și eficacității calității îndeplinirii cerințelor de bază
Auditul procesului Procesul de creare Evaluarea capabilităților calității produsului/serialului pentru producția specială de produse/grupe de produse și procesele lor de fabricație
Evaluarea caracteristicilor de calitate

5.5 Auditurile interne sunt efectuate folosind Liste de verificare (Anexa A).

5.6 Persoana responsabilă cu funcționarea procedurii „Audituri interne” este Reprezentantul conducerii în SMC.

Reprezentant al conducerii în SMC:

determină personalul special al întreprinderii capabil să efectueze audituri interne;
organizeaza, impreuna cu Directia Personal, pregatirea personalului in domeniul metodelor si organizarii auditurilor interne si instruirii;
gestionează selecția obiectelor de inspecție, elaborarea programului de inspecție;
organizează analiza rezultatelor inspecțiilor și informează conducerea întreprinderii despre acestea.

5.7 Specialiștii sunt instruiți în conformitate cu STO cu privire la bazele auditului intern.

5.8 Registrul auditorilor interni și specialiștilor implicați în auditul intern se întocmește anual. Registrul este aprobat de Reprezentantul Managementului în CCM și actualizat după caz.

Forma Registrului și lista cerințelor privind calificările, experiența și calitățile personale ale auditorilor sunt prezentate în Anexa 5.

5.9 La efectuarea unui audit intern (inspecție), este numit șeful echipei de audit. Funcțiile și atribuțiile șefului echipei de audit sunt prezentate în Anexa B.

6 Obiectele auditului intern

6.1 Obiectele auditurilor interne (verificărilor) sunt:

Sistemul de management al calitatii;
proces de fabricație;
produse.

6.2 Auditul Sistemului se concentrează asupra sistemului ca întreg; în timpul implementării acestuia, procesele, procedurile și cerințele SMC sunt evaluate.

Scopul auditurilor de sistem este de a evalua implementarea precisă a procedurilor QMS stabilite și de a identifica zonele de îmbunătățire.

6.3 Auditul proceselor de producție se concentrează pe procesele tehnologice de fabricație a produselor. În timpul implementării sale, procesele specifice de producție sunt verificate pentru a determina eficacitatea acestora (respectarea cerințelor stabilite).

Aceste audituri sunt efectuate conform programului anual de către tehnologii HSE și KTS ai atelierelor și angajații serviciului de calitate.

6.4 Auditul produsului se concentrează asupra produsului în sine. Se efectuează pe produse de serie în timpul testelor periodice în laboratoarele de măsurare și testare.

Testele periodice sunt programate anual. În timpul auditului produselor se verifică conformitatea acestora cu cerințele stabilite, inclusiv dimensiunile geometrice, funcționalitatea, ambalarea și etichetarea.

6.5 Principii de audit

Auditul se bazează pe următoarele principii, care oferă informații care sunt utilizate pentru îmbunătățirea performanței existente:

6.5.1 Comportamentul etic este fundamentul profesionalismului.

Atunci când efectuează un audit, părțile interesate trebuie să fie prudente, să-și asume responsabilitatea pentru acțiunile lor și să-și îndeplinească sarcinile în mod onest, incoruptibil, păstrând confidențialitatea informațiilor obținute în cursul activității. În cazul în care activitatea auditată este de natură confidențială, auditorul trebuie să aibă permisiunea de a participa la această activitate.

6.5.2 Imparțialitate - obligația de a prezenta rapoarte veridice și exacte;

Constatările de audit, opiniile de audit și înregistrările trebuie să reflecte în mod veridic și corect munca efectuată. Conflictele nerezolvate între echipa de audit și unitatea auditată, incertitudinile și/sau orice obstacole întâlnite în timpul auditului care pot reduce fiabilitatea concluziilor auditului sunt indicate în raportul de audit.

6.5.3 Due diligence este diligența și capacitatea de a lua deciziile corecte atunci când se efectuează un audit.

Selecția echipei de audit se realizează în așa fel încât auditorii să aibă toate cunoștințele necesare și să aibă abilitățile adecvate pentru a efectua un anumit audit. Dacă toate cunoștințele și abilitățile necesare pentru efectuarea unui audit nu sunt furnizate pe deplin de către auditori, atunci cunoștințele lipsă pot fi completate prin implicarea experților tehnici.

6.5.4 Independența este baza pentru imparțialitatea și obiectivitatea concluziilor auditului.

Auditorii nu ar trebui să fie interesați de rezultatele auditului și ar trebui să prezinte faptele în mod obiectiv și imparțial. Selecția echipelor de audit se realizează în așa fel încât membrii acestora să nu își auditeze propriile activități și să fie independenți de cei responsabili cu desfășurarea activităților auditate.

6.5.5 O abordare bazată pe dovezi este baza pentru a ajunge la concluzii de audit fiabile și reproductibile într-un proces de audit sistematic.

Datorită faptului că auditul se realizează într-o perioadă limitată de timp și cu resurse limitate, probele de audit se bazează pe mostre din informațiile analizate, prin urmare, auditorul trebuie să aibă abilități de gândire statistică pentru a putea prezenta văzut imaginea în ansamblu, apoi evaluați-o și oferiți o opinie pe baza rezultatelor auditului.

7 Planificarea auditurilor interne

7.1 Proiectul de program pentru efectuarea auditurilor interne (inspecțiilor) este elaborat de șeful BUSK sub forma Anexei B.

7.2 La formarea graficului, factorii prevăzuți în secțiunile 5.2, 6.2-6.4, propunerile primite de BUSK înainte de 1 decembrie de la părțile interesate și datele privind neconcordanțe în produse, procese și SMC, inclusiv cele stabilite prin rezultatele inspecțiilor anterioare, sunt luate în considerare. Asigurați-vă că țineți cont de numărul de schimburi de lucru din întreprindere. În același timp, fiecare proces QMS este supus verificării cel puțin o dată pe an.

Auditurile interne (inspecțiile) neprogramate sunt înscrise în coloane libere indicând data și motivul desfășurării.

7.3 Programul de desfășurare a auditurilor interne este convenit cu Reprezentantul Conducerii și aprobat de Directorul General al întreprinderii până la data de 25 decembrie a anului curent pentru anul următor.

7.4 Managerii de procese (servicii, divizii) sunt informați cu trei zile înainte de audit cu privire la calendarul auditurilor interne programate în conformitate cu programul aprobat, prin e-mail și telefon. Odată cu notificarea, sunt transmise liste de verificare cu întrebări de control.

7.5 Poate exista o abatere în obiectele verificărilor asociate cu necesitatea de a efectua audituri neprogramate. Acestea sunt efectuate în cazuri de abateri, producție în masă de produse defecte, modificări în tehnologia de fabricație a produselor, dezvoltarea de noi produse, schimbări semnificative în structura organizatorică a conducerii întreprinderii.

La primirea propunerilor, cerințe de la; Consumatorilor, decizia de a efectua un audit neprogramat este luată de Directorul General la propunerea Reprezentantului Consumatorului și se emite prin ordin pentru întreprindere.

În acest caz, notificarea unui audit neprogramat se efectuează în mod similar cu clauza 7.4.

7.6 Pe baza programului de audit intern, dacă este necesar, întocmește un program de audit.

Programul de audit (Anexa D) contine: timpul auditului, repartizarea responsabilitatilor intre membrii echipei de audit, graficul de audit, lista obiectelor si elementelor auditului.

Necesitatea întocmirii unui program de audit depinde de sfera acestuia și este determinată de șeful echipei de audit.

Este posibil ca informațiile enumerate mai sus să fie indicate direct în listele de verificare.

8.2 Comentarii la schema 1.

Listele de verificare (listele de verificare) sunt întocmite ținând cont de specificul auditului. La compilare, Lista „Sistem de management al calității. Audituri interne. Lista listelor de verificare utilizate în auditurile interne”. Întrebările de control ale listelor de verificare sunt înscrise în Jurnalul de audit intern (Anexa E) coloanele 1,3‚4,5,6,7,8.

Necesitatea unui program de audit depinde de domeniul de aplicare al acestuia (de exemplu, auditul se desfășoară în mai multe departamente).

În timpul inspecției obiectului:

Șeful unității auditate este obligat să asigure desfășurarea auditului și să furnizeze toate informațiile necesare, să determine angajații responsabili ai unității să lucreze cu auditorii.
Auditorul trebuie să examineze obiectul auditat, să se familiarizeze cu starea reală a lucrurilor, să studieze documentația, să verifice relevanța și conformitatea cu cerințele RD, referințe la care sunt date în documentația studiată, să discute cu angajații departamentului. unitate auditată pentru a putea trage concluzii rezonabile. În Jurnal, Anexa E este completată în coloana 9.10.

La fiecare audit intern din unitate, auditorul trebuie să adreseze întrebări privind cerințele generale pentru SMC angajaților al căror domeniu de activitate este supus auditului intern:

Sunt angajații familiarizați cu politica de calitate a fabricii?
Știu angajații la ce procese QMS participă, cine este proprietarul și managerul de proces?
Știu angajații ce documentație QMS a fost elaborată la fabrică?

Pe parcursul auditului se verifică implementarea măsurilor dezvoltate pe baza rezultatelor auditului anterior.

Discutarea rezultatelor auditului se realizează în comun cu șeful și reprezentanții unității auditate. Șeful echipei de audit raportează și explică rezultatele auditului, care vor fi incluse în raport.

Raportul final se întocmește sub forma Anexei D în termen de trei zile de la încheierea auditului. La însumarea rezultatelor auditului se utilizează metoda da/nu (OK/NOK). Pentru formularea unei concluzii asupra raportului se aplică următoarea gradare de evaluare:

„nesatisfăcător”, „satisfăcător”, „corespunde, îmbunătățirea este posibilă”.

Dacă în timpul auditului este dezvăluită o discrepanță semnificativă, se face concluzia generală - „nesatisfăcătoare”, și se determină momentul unui audit neprogramat.

Dacă în timpul auditului au fost identificate una sau mai multe neconformități minore, concluzia generală este „satisfăcătoare”.

Dacă în timpul auditului nu au fost identificate neconcordanțe, se face o concluzie generală - „corespunde” sau „corespunde”, este posibilă o îmbunătățire a raportului, se constată implementarea/nerespectarea activităților anterioare de audit, se indică și dacă se repetă sau nu.

BUSK înregistrează un raport în jurnal (Anexa E coloana 2). Raportul se transmite șefului unității auditate, Reprezentantului Managementului (Directorul pentru Calitate) și reprezentantului Direcției Control Calității din magazin (în timpul auditului unității de producție).

Șefii altor departamente legate de eliminarea neconcordanțelor identificate în timpul auditului primesc informații în apa de e-mailuri marcate „pe baza rezultatelor auditului intern.

Raportul cu documentele anexate (liste de verificare, planuri de acțiune, înregistrări program de audit etc.) se păstrează în BUSK timp de trei ani.

Pe baza rezultatelor auditului, șeful unității auditate analizează cauzele neconcordanțelor la completarea formularelor 5

Elaborează un Plan de acțiune (Anexa G) pentru a elimina neconformitățile identificate și cauzele acestora, indicând momentul și responsabilitatea, este de acord și transmite Planul de acțiune și formularele de analiză 5 de ce către BUSK.

BUSK transferă activitățile în Jurnalul electronic (Anexa E coloanele 11,12,1З,14)‚ monitorizează implementarea (coloana 15). Dovada finalizării (coloana 17) este furnizată de către cei responsabili cu implementarea activităților.

Auditorul evaluează eficacitatea măsurilor în timpul următorului audit (coloana 16).

Pe baza rezultatelor desfășurării acțiunilor corective, managerul de audit decide asupra necesității extinderii acțiunilor corective la alte procese/departamente, dacă discrepanța identificată poate fi detectată și în timpul funcționării acestor procese/departamente. Se completează coloanele 18.19.20 din Jurnal. Informațiile sunt transmise conducătorilor acestor procese/departamente sub formă de e-mailuri, cu marcajul „în urma rezultatelor auditului intern.

Dacă este necesar, evenimentele sunt trecute în contabilitatea electronică a întregii fabrici „Card pentru înregistrarea evenimentelor”. Evaluarea performanței are loc lunar în timpul supravegherii trecerii acestor carduri.

Dacă discrepanța nu este eliminată, BUSK informează Reprezentantul Conducerii pentru o decizie.

Șeful unității auditate trebuie să dea o explicație scrisă a motivelor pentru care nu se elimină neconformitatea și să convină asupra termenului amânat pentru eliminare cu Reprezentantul conducerii.

8.3. Pe baza rezultatelor auditurilor, șeful BUSK oferă informații:

1 dată pe lună către directorul de calitate pentru un raport la fabrica de calitate Dnepropetrovsk;
1 dată pe an către Directorul General pentru analiza SMC al întreprinderii

Lista de verificare a auditului, formular

ANEXA B

(obligatoriu)

Cerințe privind calificările, experiența și calitățile personale ale auditorilor

Calificare (cunoștințe):

prezența unui învățământ superior sau secundar de specialitate;
cunoașterea documentelor fundamentale de reglementare (inclusiv lSO/TS 16949-2009);
cunoștințe despre documentația QMS al întreprinderii;
cunoștințe speciale ale tehnicii de pregătire și efectuare a auditurilor;
cunoasterea metodelor statistice de management al calitatii;
cunoașterea principiilor de funcționare a organizației (mărime, structură, funcții);
cunoștințe de bază despre procesele de producție și produse (terminologie, cerințe, caracteristici critice).

Experienţă:

Experienta minim 1 an in companie;
capacitatea de a lucra cu documente;
participarea la cel puțin două audituri interne efectuate de specialiști admiși la muncă (în primul an de implementare a SMC, este permisă participarea la audituri ale auditorilor fără experiență practică în audit).

Calitati personale:

capacitate de ascultare a interlocutorului, sociabilitate;
obiectivitate și realism;
capacitatea de a gândi analitic și flexibil;
angajamentul pentru îmbunătățirea calității;
capacitatea de a-și exprima gândurile oral și în scris;
tact, loialitate;
nedivulgarea informațiilor confidențiale obținute în timpul auditurilor interne

Funcțiile și atribuțiile șefului echipei de audit

Functii:

formarea componenței echipei de audit și organizarea activității acesteia;
stabilirea și explicarea obiectului și obiectivelor auditului către auditori și conducerii unității auditate;
prezentarea grupului la conducerea unitatii auditate;
rezolvarea litigiilor la nivelul acestora si prezentarea litigiilor nerezolvate unui reprezentant al conducerii;
intocmirea documentelor de raportare pe baza rezultatelor auditului;
controlul asupra implementării acțiunilor corective;
verificarea eficacității acțiunilor corective;
desfășurarea unei ședințe finale;
transferul (distribuirea) documentelor privind auditul intern;
pastrarea si intretinerea documentatiei de audit pana la livrarea catre BUSK.

Puteri:

să primească toate informațiile necesare auditului;
ia decizii privind organizarea auditului și evaluarea rezultatelor acestuia;
monitorizează implementarea acțiunilor corective;
desemnează un audit suplimentar pentru a verifica eficacitatea acțiunilor corective pentru a elimina abaterile identificate în timpul auditului.

Succesul companiei, nivelul profitabilității acesteia, calitatea activelor sale depind în mare măsură de prezența unui sistem de management în companie. Un element important și necesar al sistemului de management este controlul intern de zi cu zi. O formă de astfel de control este auditul intern.

Documente care reglementează auditul intern

Activitatea din cadrul organizarii salariatilor speciali, a vizat in primul rand monitorizarea diferitelor aspecte ale activitatii societatii in vederea furnizarii in continuare, pe baza rezultatelor controlului, informatii complete si sigure organelor de conducere (adunare generala a participantilor, consiliu de administratie, organ executiv), este esența activității de audit intern.

Nu există documente care să reglementeze strict auditul la întreprindere. Cu toate acestea, este necesar să ne concentrăm asupra următoarelor documente prescriptive. În primul rând, activitățile auditorilor interni, ordinea de lucru, scopurile și obiectivele sunt descrise în standardele internaționale ale auditorilor interni, precum și în standardele naționale de audit. În plus, este necesar să ne concentrăm asupra Legii federale din 30 decembrie 2008 nr. 307-FZ „Cu privire la activitățile de audit”. Particularitatea acestei proceduri este că procedura de organizare, procesele de verificare, metodologia trebuie să fie determinate de reglementările organizației în sine. Este regulamentul intern care va determina obiectivele specifice ale auditului pentru o anumită companie. Standardele personale în cadrul companiei pentru auditul intern pot fi detaliate și diferă foarte mult de regulile standardelor general acceptate, dar nu trebuie să le contrazică.

Principiile auditului intern

Principalele principii ale auditului intern includ:

consistenta;
obiectivitate;
independenţă;
documentatie deschisa si completa;
curtoazie.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra acestor principii. Consecvența implică organizarea și desfășurarea auditului intern într-o manieră cuprinzătoare și sistematică în întreaga companie. Principiul obiectivității înseamnă că cerințele auditului intern sunt aceleași și se aplică tuturor departamentelor organizației fără excepție. Principiul independenței auditorului intern înseamnă, în primul rând, excluderea unui conflict de interese atunci când acesta ia o decizie privind concluziile în cadrul activităților sale. Auditorul Intern este o funcție independentă. Principiul independenței este strâns legat de principiul obiectivității. Doar un auditor intern independent poate trage concluzii obiective despre starea de lucruri din cadrul companiei. Deschiderea auditului intern presupune ca informațiile primite de auditor în timpul auditului să nu fie ascunse organelor de conducere și să le fie pe deplin furnizate pentru analiză și decizii de management. Documentarea înseamnă că fiecare fapt de încălcare sau observație dezvăluit trebuie să fie susținut de documente. Ei bine, principiul precauției înseamnă că auditorul trebuie să ofere căi și metode pentru a elimina încălcările identificate.

Avantajele și dezavantajele auditului intern

Avantajele auditului intern pot fi atribuite în mod clar:

posibilitatea de a efectua un audit al tuturor sistemelor de control intern ale organizației în mod continuu;
posibilitatea unei imersii mai profunde și mai detaliate a auditorului în problemele și esența domeniilor auditate, deoarece lucrează în cadrul organizației și cunoaște toate punctele slabe și punctele forte.

Dezavantajele auditului intern includ:

principiul independenței auditorului intern poate fi întotdeauna pus în discuție, întrucât în orice caz acesta este un angajat al companiei;
un audit extern unic poate fi mai ieftin decât costul curent al angajării unui auditor intern.

Auditul intern al companiei este capabil să identifice deficiențe și să evalueze performanța generală a companiei. Funcțiile și tipurile de audit intern pot varia în funcție de dimensiunea companiei, de tipul acesteia de activitate, dar toate vizează un singur lucru - reducerea riscurilor activităților și creșterea eficienței unei anumite organizații.

Necesitatea auditurilor interne a devenit deja obișnuită pentru organizațiile mijlocii și mari. Companiile mai mici nu auditează întotdeauna din cauza fluxurilor lor de lucru mai mici, dar unele dintre ele ar putea beneficia de un astfel de audit. Citiți despre îmbunătățirea procesului de desfășurare, planificare și pregătire în acest articol. Aici veți găsi, de asemenea, informații despre desfășurarea auditului intern în întreprindere pe un exemplu.

Programul și programul auditului intern

Planificarea unei inspecții este una dintre etapele foarte importante ale pregătirii. În acest moment, este necesar să se evalueze volumul total de muncă, să se determine programul și calendarul auditului, să se elaboreze un program de control, să se selecteze o metodologie adecvată și să se identifice mai întâi cele mai dezavantajate unități. De asemenea, în etapa de planificare, este de dorit să se încerce să se țină cont de potențialii factori externi de influență.

Programul de audit intern se intocmeste impreuna cu planul. Cel mai adesea, programul are o formă personalizată care ține cont de cele mai importante aspecte care sunt supuse controlului într-o anumită companie. Acest document descrie toate nuanțele activităților auditorului și include următoarele elemente:

Scopul principal al auditului intern.
Zona de aplicare.
Definiții și abrevieri.
Informații despre documente suplimentare.
Lista responsabililor pentru cerere.
Descrierea procesului de audit.
Programul și frecvența controalelor de control.
Pregătirea unui plan detaliat de audit.
Intocmirea documentelor necesare.
Secvența de colectare a informațiilor.
Nuanțe de pregătire a raportului final.

Comandă privind auditul intern (eșantion)

Ordin de audit intern - 1

Ordin de audit intern - 2

Atunci când un audit intern este efectuat de o companie terță, trebuie adăugat un acord la comandă. Numai pe baza acestui document este posibilă semnarea unui acord privind efectuarea VA.

Regulile și procedura pentru efectuarea auditului intern sunt descrise mai jos.

Efectuarea unui audit intern al SMC pentru a se conforma cu ISO 9001 este prezentată în acest videoclip:

Reguli

Există anumite standarde internaționale și rusești pentru efectuarea auditului intern. În același timp, nu este interzis prin lege să vă dezvoltați propriile reguli de IA în cadrul companiei. Cea mai mare parte a standardelor federale se referă la activitățile auditorilor terți, reglementându-le activitatea pentru a asigura calitatea serviciilor furnizate.

În același timp, standardele de audit intern create de o anumită companie nu pot contrazice regulile federale și internaționale. Indiferent de nivelul regulilor, toate sunt împărțite în mai multe blocuri. Dintre acestea, 3 sunt necesare:

Blocul #1 reflectă nuanţele activităţilor organizatorice şi economice ale auditorilor.
Blocul #2 indică responsabilitatea auditorilor, metodele de obținere a probelor de control și procedura de tragere a concluziilor.
Blocul #3 conține reguli de alegere a metodelor, documentație, instrucțiuni de lucru.

Este important de înțeles că pentru a obține date fiabile din rezultatele auditului, este necesar să existe o structură de audit cu reguli clare. Numai activitatea sistematizată conform anumitor standarde este capabilă să demonstreze un rezultat clar.

pas cu pas

La prima vedere, efectuarea unui audit intern este destul de simplă. Această procedură include doar 3 pași:

Pregătirea preliminară.
Colectarea probelor de audit.
Formularea rezultatelor testelor.

Adesea aceste etape sunt numite astfel: pregătitoare, de lucru și finală. Abolirea sau neglijarea oricăreia dintre etape privează ascultarea internă de orice sens.

În etapa de pregătire, este necesară planificarea și colectarea datelor necesare, documentelor și diverselor informații despre obiectul controlului.
Etapa de lucru presupune aplicarea directă a metodelor de control selectate, efectuarea testelor, căutarea probelor și documentarea activităților desfășurate.
În etapa finală se sintetizează rezultatele auditului, se realizează analiza auditului efectuat și se finalizează pregătirea documentației.

Rezultatele implementarii

Toate rezultatele IA trebuie documentate pentru studii ulterioare. Cel mai adesea, documentele înseamnă fie formele sale mai mici. Acesta indică nu numai informații despre deficiențele detectate, ci și modalitățile propuse pentru a le elimina. De asemenea, rezultatele auditului intern reflectă în mod necesar modalități potențiale de îmbunătățire a eficienței proceselor de lucru.
Pe lângă pregătirea rapoartelor și a altor documente de audit, este necesară încă o procedură. Este important să se clarifice în prealabil criteriile de eficacitate a activității inspectorilor și, la finalizarea auditului intern, să se analizeze calitatea controlului efectuat.
Adesea, astfel de criterii sunt respectarea termenelor stabilite pentru verificare, prezența unor comentarii complete și inteligibile asupra tuturor punctelor studiate și o indicație a potențialelor probleme în viitor. De asemenea, este necesară analizarea activităților auditorilor pentru respectarea reglementărilor de inspecții și utilizarea corectă a diferitelor metode de control. Un alt criteriu este disponibilitatea, caracterul complet și oportunitatea furnizării documentației privind auditul.

La efectuarea unui audit intern, un rol important este acordat pregătirii acestuia (și nu uitați de el!). Fără o parte pregătitoare desfășurată corespunzător, munca de calitate a inspectorilor este imposibilă. Nu există un sistem de audit unic, fiecare companie combină în mod independent metodele de control, așa că merită să se acorde o atenție deosebită pregătirii, auditului în sine și analizei performanței.

Efectuarea unui audit intern al sistemului de management este descrisă în acest videoclip:

Pentru ca o organizație să funcționeze normal, în ea trebuie să aibă loc trei procese majore: contabilitate, analiză și audit. În cadrul articolului, vom lua în considerare semnificația terminologiei ultimei definiții.

Definiția 1

Audit sau audituri- acesta este un tip de muncă în care documentele companiei sunt verificate pentru a identifica neconcordanțe sau denaturarea deliberată a informațiilor. Adică, auditurile includ nu numai contabilitate, ci și alte activități. Acestea sunt efectuate fie de către serviciul fiscal, fie de către organele de stat.

Există două tipuri de audit:

extern;
interior.

Să ne oprim cu tine despre tipul intern de activitate.

Esența auditului intern

Fiecare țară din lume este diferită. Fiecare țară are propriile modele de lucru ale diferitelor structuri de activitate. De exemplu, auditul intern al modelului rusesc diferă semnificativ de cel occidental. Astăzi, acest proces în Rusia include două direcții:

audit, sau control total (responsabil cu verificarea integrității activelor, eficienței utilizării, pentru identificarea și eliminarea datoriilor / lipsurilor);
audit intern (asigură autenticitatea raportului contabil, impozitarea minimă, integritatea activelor companiei. Aceste funcții sunt asemănătoare eșecului sarcinilor de audit extern, ceea ce reduce, fără îndoială, eficacitatea funcțiilor de audit intern. Dar odată cu dezvoltarea rapidă a economie, auditorii ruși încep să se concentreze pe scopurile și obiectivele auditului intern utilizate de auditorii occidentali, astfel încât auditul intern acoperă funcțiile tuturor sistemelor întreprinderii).

Dintre cele două tipuri de audit, auditorii evidențiază mai mult intern pentru metoda principală de primire. Deoarece este fiabil, iar metodele și oportunitățile care se deschid ajută organizațiile să evite falimentul. Importanța acestei probleme crește în fiecare an. La urma urmei, nu este o coincidență că au fost create multe cărți despre studiul acestei probleme. Iată un exemplu de recomandare a lui Beijing Toyens, care a susținut necesitatea menținerii sistematice a auditului intern:

Citatul 1

„Așa cum o persoană are nevoie de controale medicale regulate pentru a-și menține sănătatea, serviciul de audit intern trebuie să-și evalueze performanța.”

Cartea vorbește și despre rolul auditului intern și al detectării fraudei:

Citatul 2

„Frauda, indiferent dacă este legată de raportarea financiară sau de deturnarea activelor, ar trebui să fie în centrul oricărei funcții de audit intern.”

În Rusia, în scopul controlului și fiabilității, a fost format un sistem de organisme:

comisie de audit (este alegator. Componența: auditori pentru revizuire periodică. Aceștia sunt responsabili cu verificarea existenței și integrității activelor și pasivelor);
consiliu de supraveghere (organ electoral. Îndeplinește funcțiile de conducere, audit de gestiune, adică exercită control);
serviciul de audit intern;
departamente și servicii care controlează în cadrul departamentului (important: controlul în acest caz se realizează sub formă de autocontrol al subiectului. Nu poate fi efectuat de alte departamente, de exemplu, intrarea dublă este un element de autocontrol ).

Formele organizatorice de control intern se datorează:

rezolvarea problemelor;
natura dependenței;
organizarea diferită a muncii.

Concluzia 1

Auditul intern este o evaluare independentă a tuturor domeniilor de activitate ale organizației, care conferă încredere în sistemul de control al fiabilității și eficienței.

Care sunt obiectivele unui audit intern?

Obiectivele auditului au fost deja scrise mai sus, dar repetăm: asistență în controlul efectiv asupra activităților întregii organizații, inclusiv diferitelor sale divizii.

Pentru atingerea obiectivelor, este necesar să se țină cont de:

reglementarea auditului intern. Nu ar trebui să fie reglementat normativ de legea rusă, dar asta nu înseamnă excepții de la reguli;
lipsa de înțelegere a managerilor subiectului cu privire la semnificația scopurilor, obiectivelor, metodelor de audit intern;
înțelegerea faptului că auditul intern este o continuare a auditului extern;
convergență, de exemplu cu consultanță.

Care sunt beneficiile auditurilor interne?

Practica utilizării auditurilor interne este comună, dar semnificația practică în întreprinderi este diferită. Părți pozitive:

asistenta auditorilor catre manageri. Această practică facilitează foarte mult munca managerilor în ceea ce privește eficacitatea îndeplinirii atribuțiilor. De asemenea, oferă încredere în utilizarea rațională a activelor pentru atingerea scopurilor și obiectivelor;
o verificare profundă a aspectelor monetare și investiționale ale activității subiectului și diviziunilor sale;
identificarea și compilarea modalităților de îmbunătățire a eficienței producției, determinarea aspectelor prioritare ale întreprinderii;
controlul asupra costurilor și creșterea profiturilor;
consultanță in management;
avertizare, monitorizare a calității îndeplinirii funcțiilor de control ale managerilor, specialiștilor, lucrătorilor contabili etc., care realizează autocontrol;
experiența și calificarea auditorilor interni pentru a reduce costul auditului statutar;
utilizarea auditului intern fiscal, vorbește despre autenticitatea și funcționarea corectă a impozitului, aplicarea beneficiilor, pregătirea corespondenței, ținând cont de respectarea contabilității și contabilității fiscale;
departamentul de audit intern primește propriile evaluări ale activităților organizației;
si etc.

Sarcinile și funcțiile auditurilor interne

Pentru extinderea obiectivelor auditului este necesar să se țină cont de datele auditurilor deja efectuate, de exemplu, ajustarea frecvenței auditurilor interne și dotarea acesteia cu resurse. Sarcini: completitudine, fiabilitate, urmarirea ratingului; metode de gestionare a creditului, audit operațional și de altă natură, urmărirea cheltuirii fondurilor, analiza raportului activităților monetare și de management, evaluarea contractelor. Cel mai important: identificarea posibilelor riscuri externe și interne în dezvoltarea și implementarea de noi proiecte. Sistematizând tot ce s-a spus despre sarcini, putem evidenția funcțiile:

coordonare;
consultanta;
controlul;
evaluarea;
analitic;
avertizare;
informativ.

Calitatea funcționării auditurilor interne este afectată de:

rapoarte inexacte;
nefiabilitatea semnelor dezvăluite de faliment;
încălcarea regulilor de contabilitate și contabilitate fiscală;
încălcarea legii care reglementează anumite domenii de activitate ale organizației;
creanțele creditorilor nu sunt satisfăcute.

Dacă observați o greșeală în text, vă rugăm să o evidențiați și să apăsați Ctrl+Enter

Conceptul de audit intern a intrat deja ferm în activitățile multor companii, deși încă există organizații care nu folosesc controlul în activitățile lor. Ei se limitează la un audit formal, fără să se gândească la cât de eficientă poate fi munca sistematică a auditorilor interni.

Ce este auditul intern

Să înțelegem mai întâi diferența dintre auditul extern și cel intern. În cadrul auditului intern, se obișnuiește să se înțeleagă activitățile de control organizate la o anumită entitate economică, desfășurate în interesul proprietarului și reglementate de documentele acesteia. De fapt, IA este un fel de metodă de control care vă permite să verificați și să analizați activitățile proceselor individuale de management și ale departamentelor companiei.

Scopul principal al IA este de a asigura funcționarea eficientă a companiei. Aceasta include identificarea lacunelor și sugestii pentru corectarea erorilor, precum și monitorizarea funcționării corecte a proceselor de lucru individuale și a departamentelor organizației.

Despre controlul financiar intern de stat și auditul financiar intern, auditul protecției muncii la întreprindere, îmbunătățirea SMC la întreprinderea industriei de apărare și alte tipuri de audit, citiți mai jos.

Auditul intern și sistemul de control intern sunt descrise în acest videoclip:

Tipuri diferite

În funcție de sarcinile de rezolvat, auditul intern poate fi de diferite tipuri. Astfel de verificări pot fi efectuate toate la întreprindere sau limitate la un singur soi.

Următoarele tipuri sunt adesea distinse:

Controlul funcțional al sistemelor de control.
Auditul organizatoric si tehnic al functionarii sistemelor de management.
Verificarea de control a tipurilor de activitate.
Audit pentru conformitatea cu reglementarile obligatorii.
Verificarea funcționarilor pentru conformitatea cu oportunitatea activităților lor.

Aceste tipuri de controale sunt activități opționale.

Există un alt tip - implementarea sa este imputată tuturor organizațiilor fără excepție la nivel legislativ. Acesta este un audit financiar care verifică activitățile departamentului de contabilitate și toate aspectele legate de mișcarea fondurilor.

Despre necesitatea organizării unui audit intern de personal (sau de alt tip) la întreprindere vom vorbi mai jos.

Functii principale

În funcție de sarcinile specifice ale auditului organizat, funcțiile acestuia pot diferi și ele. Cele mai frecvent definite funcții VA sunt:

Monitorizarea, verificarea si analiza sistemelor contabile. Studiul documentației financiare, clasificarea și evaluarea acesteia
Studiul legilor și modificărilor reglementărilor pentru verificarea respectării acestora, precum și analiza instrucțiunilor, comenzilor și a altor documentații interne ale companiei pentru conformitate
Evaluarea eficacității și verificarea mecanismelor pentru calitatea muncii legăturilor și diviziilor individuale ale organizației
Verificarea stării și siguranței proprietății companiei, evaluarea disponibilității a tot ceea ce este necesar pentru o funcționare eficientă, verificarea calității software-ului și a funcționalității acestuia
Elaborarea și furnizarea de recomandări pentru eliminarea erorilor și deficiențelor identificate. Analiza generala a activitatilor si verificarea acesteia pentru conformitatea cu strategia companiei.

Auditul intern poate lua diferite forme necesare unei anumite companii. Uneori, acest lucru schimbă atât sarcinile, cât și funcțiile evaluatorilor. Practic, acestea sunt diverse funcții de control, informare, analitică și consultanță din diverse direcții. În cazuri particulare, funcția VA poate fi chiar să controleze activitățile unui angajat sau ale unui mic proces de lucru.

Reglementare de reglementare

Activitățile auditorilor interni sunt definite de standarde internaționale (MSVA) și naționale (FSAD). Pe teritoriul Federației Ruse este în vigoare Legea nr. 307-FZ „Cu privire la activitățile de audit”, care ia în considerare principalele aspecte ale activității inspectorilor.
De asemenea, auditorii trebuie să respecte alte legi. Următoarele documente sunt relevante pentru activitatea lor - Legea federală nr. 115 din 08/07/01 „Cu privire la contracararea legalizării (spălării) veniturilor din infracțiuni și finanțării terorismului”, Legea federală nr. 273 din 25/12/08 „Cu privire la combaterea corupției”. Tot în domeniul auditului financiar mai există un document – „Codul deontologic al profesioniştilor contabili”.
În plus, este permisă dezvoltarea și implementarea standardelor personale în cadrul companiei. Ele pot fi detaliate și foarte diferite de normele federale și internaționale, dar nu ar trebui să le contrazică.

Efectuarea unui audit intern este subiectul următorului videoclip:

Obiecte și subiecte

Sub obiect Auditul intern este înțeles ca o verigă administrativă, un proces de lucru specific sau un element integrant al activității care a fost supus controlului. Alegerea unui obiect se bazează întotdeauna pe scopul și tipul auditului, prin urmare, acesta se poate referi la orice domeniu al activităților companiei.
Subiecte AI sunt specialiști care asigură activități de control. Calitatea controlului depinde direct de nivelul lor de competență, prin urmare, chiar și în întreprinderile mici, munca unui singur auditor este de obicei formată și nu organizată.

Serviciul de Audit Intern este format din subiecții direcți și șeful acestora. Structura ramificată a serviciului IA depinde de mărimea și numărul de activități. Pentru multe organizații eficiente, activitățile IAS sunt indispensabile, datorită activității sale bine coordonate, deficiențele sunt identificate în mod regulat și sunt propuse modalități eficiente de a lucra, ceea ce crește semnificativ eficiența generală.

Acum vom învăța cum să efectuăm un audit intern într-o întreprindere și detaliile cu exemple ale unei astfel de proceduri.

Efectuarea unui audit

Organizarea și desfășurarea auditului intern începe întotdeauna cu ordinea conducerii. Adesea, VA este planificată și se realizează la un anumit moment. Efectuarea unui control de control are întotdeauna 3 etape:

Preliminar.
Muncitor.
Final.

Aceste etape nu pot fi modificate - excluderea sau neglijarea uneia dintre ele privează auditul intern de oportunitatea de a-și atinge scopul. Fiecare etapă își rezolvă propriile sarcini, acestea nu pot fi incluse într-un alt articol sau desființate.

În etapa preliminară, toate lucrările pregătitoare sunt efectuate (inclusiv). Se determină termenii, se spun documentele și se selectează metodele de control. În plus, auditul se efectuează direct conform metodelor selectate. După implementarea sa, este necesar să se însumeze, să se analizeze rezultatele obținute și să se efectueze alte operațiuni finale.

Informații importante

Nu toată lumea a apreciat încă efectul pozitiv al auditurilor interne sistematice de diferite tipuri. Statul a obligat organizațiile să efectueze control numai în domeniul activităților financiare, dar nu forțează inspecții în alte domenii de activitate ale companiei. Prezența auditurilor interne regulate crește semnificativ eficiența proceselor de lucru, motiv pentru care tot mai multe companii încearcă să organizeze IAS.

Auditul este într-adevăr o verigă puternică în corectarea activităților tuturor proceselor de lucru. Este capabil să identifice deficiențele și să evalueze strategia generală a companiei. Funcțiile și tipurile sale sunt diferite, dar toate vizează un singur lucru - creșterea eficienței unei anumite organizații.

Videoclipul de mai jos va spune despre auditul intern și despre sistemul ICS (IAAP):