Cheltuit cu cheltuielile de călătorie pentru cablare. Eliberat ca raport pentru cheltuieli de deplasare - postare. Impozitul pe venit și diurna

Fiecare contabil știe cât de important este să organizeze corect o călătorie de afaceri, să completeze toate documentele de călătorie și să verifice corectitudinea contabilizării cheltuielilor de călătorie în scopuri fiscale. Vă vor ajuta recomandările, precum și o selecție de scrisori de la autoritățile de reglementare pe tema călătoriilor de afaceri.

Alte cheltuieli de călătorie de afaceri

Autoritățile de reglementare nu se opun includerii următoarelor costuri în cheltuieli (condiția este ca compensarea pentru astfel de cheltuieli să fie stabilită în actul de reglementare local al organizației și să existe un ordin de la șeful organizației de compensare):

1. Plată pentru serviciile VIP lounge din aeroport (Scrisori ale Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 03/05/2014 nr. 03-03-10/9545; din 09/10/2013 nr. 03-03-06/1/37238 );
2. Costul rezervării unei camere de hotel, taxa pentru comandarea și returnarea biletelor (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 18 octombrie 2011 nr. 03-03-06/1/672);
3. Plata pentru închirierea unei mașini pentru un director în timpul unei călătorii de afaceri (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol din Districtul Siberiei de Vest din 23 ianuarie 2006 Nr. F04-9850/2005(19018-A27-15)).
4. Sumele pentru călătoria cu taxiul către și de la locul călătoriei de afaceri, inclusiv către aeroport, gară, precum și direct la locul călătoriei de afaceri (Scrisori ale Ministerului Finanțelor al Rusiei din 14 iunie 2013 nr. 03-03 -06/1/22223, din 27 Iunie 2012 Nr. 03-11-04/2/80, din 07/11/2012 Nr. 03-03-07/33, din 11/08/2011 Nr. 03- 03-06/1/720). Costurile cu taxiul sunt luate în considerare în cheltuieli cu condiția ca acestea să fie justificate economic (de exemplu, sosire/plecare anticipată etc.). Confirmarea cheltuielilor cu taxiul: o chitanță a casei de marcat sau o chitanță sub forma unui formular de raportare strict cu detaliile prevăzute în Decretul Guvernului Federației Ruse din 14 februarie 2009 nr. 112 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru transportul de pasageri și bagaje prin transport rutier și transport electric terestre urban.”
5. Plata pentru călătorii în timpul unei călătorii de afaceri pentru călătorii cu mijloacele de transport în comun în limitele unei zone populate, dar Regulamentul privind călătoriile de afaceri ale organizației nu prevede rambursarea acestor cheltuieli. Cu toate acestea, potrivit autorităților de reglementare, astfel de costuri pot fi luate în considerare ca parte a cheltuielilor de călătorie. Pentru a face acest lucru, contractul colectiv sau alt act de reglementare local al organizației trebuie să prevadă obligația angajatorului de a rambursa cheltuielile de călătorie ale angajatului cu transportul public, dacă acestea se datorează scopului călătoriei de afaceri (Scrisori ale Ministerului Finanțelor din Rusia din 21 iulie 2011 Nr. 03-03-06/4/80, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei din 12 iulie 2011 Nr. ED-4-3/11246).
6. Taxa de serviciu (comision) al organizației intermediare, cheltuieli pt înregistrarea și eliberarea de vize, pașapoarte, vouchere, invitații și alte documente similare(Scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 1 iulie 2010 nr. 16-15/069225@).

Ce costuri sunt riscante de perceput ca cheltuieli cu impozitul pe venit?

Primul. Plata polițelor de asigurări voluntare de sănătate împotriva accidentelor la achiziționarea biletelor de avion și feroviare, care sunt anexe la aceste bilete pentru lucrătorii detașați.

Costurile asigurării voluntare împotriva accidentelor în transportul aerian și feroviar pentru lucrătorii detașați pot fi luate în considerare și ca cheltuieli de deplasare dacă contractul colectiv sau reglementările locale prevăd rambursarea acestor cheltuieli.

Metoda de procesare a plății primelor de asigurare (pe baza unei polițe de asigurare separate, care este o anexă la bilet, inclusiv sumele contribuțiilor în costul documentului de călătorie) nu are o importanță fundamentală. În același timp, autoritățile fiscale pot să nu fie de acord cu această metodă de contabilizare a costurilor asigurării voluntare împotriva accidentelor în transportul aerian și feroviar la calcularea bazei de impozitare a impozitului pe venit.

Al doilea. Cheltuielile efectuate de un angajat în legătură cu deplasarea cu mașina personală la locul călătoriei de afaceri și retur (care includ cheltuielile pentru combustibil și lubrifianți) și compensate acestuia, în scopul impozitului pe venit, pot fi luate în considerare numai în limitele stabilite de Decretul Guvernului Federației Ruse din 02/08/2002 nr. 92 „Cu privire la stabilirea standardelor pentru cheltuielile organizațiilor pentru plata compensațiilor pentru utilizarea mașinilor personale și motocicletelor pentru călătorii de afaceri, în cadrul cărora, la stabilirea impozitului baza pentru impozitul pe profit, astfel de cheltuieli sunt clasificate ca alte cheltuieli asociate cu producția și vânzările” (Scrisoarea Serviciului Federal de Taxe RF din 21 mai 2010 nr. ШС-37-3/2199).

Al treilea. Indemnizație zilnică plătită unui angajat trimis într-o călătorie lungă de afaceri (mai mult de șase luni).

Opinia 1: dacă angajații efectuează cea mai mare parte a timpului de muncă și majoritatea responsabilităților de muncă stipulate prin contractul de muncă într-o țară străină, locul efectiv de muncă al angajaților va fi într-o țară străină și acești angajați nu pot fi considerați a fi pe o călătorie de afaceri (Scrisori ale Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 28 aprilie 2010 Nr. 03-03-06/1/304, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 30 septembrie 2010 Nr. 16-15/102339 @).

Avizul 2: perioada de ședere într-o călătorie de afaceri este determinată de angajator, ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii oficiale (Regulament privind particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decret al Guvernului Federația Rusă din 13 octombrie 2008 Nr. 749) și nu se limitează la limita maximă. În consecință, indiferent de durata călătoriei de afaceri, angajatorul are dreptul de a lua în considerare în cheltuielile cu impozitul pe venit în ceea ce privește plățile diurnei întreaga sumă stabilită în actul local al organizației (Rezoluția Curții de Arbitraj Districtual din Moscova din data de 23 septembrie 2015 Nr. F05-12177/2015 Nr. A40-167292 /2014).

Al patrulea. Costurile de trai pentru un angajat detașat la locul de repartizare într-un apartament închiriat, dar costurile nu sunt documentate. Cu toate acestea, există practică judiciară, care, ca alternativă, permite ca suma de 700 de ruble să fie luată în considerare în cheltuieli. (în Rusia) sau 2.500 de ruble. (cu privire la călătoriile de afaceri în străinătate) (Rezoluțiile Curții a V-a de Arbitraj de Apel din 11 decembrie 2009 nr. 05AP-5540/2009 în dosarul nr. A59-2701/2009; FAS Districtul Nord-Vest din 9 februarie 2007 în dosarul nr. . A26-5126/2006-28, Curtea a XIV-a de Arbitraj din data de 2 iunie 2008 în dosarul nr. A05-4612/2007).

A cincea. Cheltuieli pentru plata costului biletelor la locul călătoriei de afaceri și retur dacă datele călătoriei nu coincid cu durata călătoriei de afaceri. Există explicații de la autoritățile de reglementare și din practica judiciară care sunt pozitive pentru contribuabil (Scrisori de la Ministerul de Finanțe al Rusiei din 11 august 2014 nr. 03-03-10/39800, din 30 iulie 2014 nr. 03-04-). 06/37503; Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Ural din 19 iunie 2007 Nr. F09 -3838/07-C2), cu toate acestea, autoritățile fiscale au dreptul de a face o plângere și de a solicita clarificări. În această situație, mult va depinde de cauza și numărul de zile de nerespectare.

Şaselea. Organizația a angajat un angajat al contrapărții pentru a efectua lucrările și i-a rambursat cheltuielile de călătorie și alte cheltuieli de deplasare. Conform clarificării Ministerului de Finanțe al Rusiei (Scrisoarea nr. 03-03-06/1/54684 din 24 septembrie 2015), rambursarea cheltuielilor de călătorie către persoanele fizice care nu sunt angajați ai companiei nu sunt luate în considerare în cheltuieli cu impozitul pe venit din cauza faptului că călătoria unui specialist terț nu este considerată o călătorie de afaceri.

Înregistrați-vă la cursul „”. Veți învăța cum să țineți evidența veniturilor fără erori, să reflectați cheltuielile și să determinați baza de impozitare a impozitului pe venit. Și, de asemenea, calculați și plătiți plăți în avans și taxe, trimiteți rapoarte, creați o politică contabilă ideală.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie în 2018-2019 are propriile sale caracteristici. Să luăm în considerare ce documente ar trebui să folosească un contabil pentru a calcula corect și a lua în considerare cheltuielile de călătorie de afaceri.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie: calcul și înregistrare

Multe companii și antreprenori individuali, în cursul activităților lor, se confruntă cu nevoia de a trimite angajații în deplasări departe de locul lor de muncă permanent pentru a îndeplini anumite sarcini. O astfel de călătorie se numește călătorie de afaceri (articolul 161 din Codul Muncii al Federației Ruse). Totodată, angajatorul este obligat să păstreze pentru lucrătorul detașat locul de muncă, câștigul mediu, precum și să compenseze costurile suportate de acesta, a căror listă este stabilită prin lege.

Pentru a contabiliza corect și rezonabil cheltuielile de călătorie, contabilul trebuie să aibă documente întocmite în mod corespunzător care să confirme faptul tranzacției comerciale.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie poate fi împărțită în 2 etape principale:

• calculul preliminar și eliberarea de bani în cont către călătorul de afaceri;
• aprobarea raportului de avans al salariatului privind sumele cheltuite.

Pentru a plăti un avans unui angajat pentru cheltuieli de călătorie de afaceri, contabilul trebuie să îl calculeze pe baza a 2 documente interne:

• un ordin sau o instrucțiune din partea managerului de a trimite un angajat al companiei într-o călătorie de afaceri, care indică numele complet al angajatului, durata și scopul călătoriei (pentru a îndeplini o sarcină de muncă);
• o decizie scrisă a managerului cu privire la călătoria unui angajat într-o călătorie de afaceri folosind transportul oficial sau personal (dacă este acceptat).

Pe baza celor scrise în aceste două documente locale, precum și a reglementărilor de călătorie de afaceri elaborate și adoptate de companie, contabilul calculează un avans de numerar, care include:

• costul biletelor de călătorie către și de la călătoria de afaceri;
• plata pentru cazare la hotel;
• indemnizația zilnică pentru fiecare zi în care vă aflați într-o călătorie de afaceri;

Citiți dacă să plătiți unui angajat o indemnizație zilnică pentru zilele de călătorie dacă biletul include mese. „Un bilet de călătorie de afaceri include mese – ar trebui ca angajatul să fie plătit diurnă pentru zilele petrecute pe drum?” .

• alte cheltuieli permise de conducere.

Diurna nu depinde de costurile de călătorie și locuință. Acest element de cheltuială separat este definit ca fondurile necesare pentru a efectua munca și șederea în timpul unei călătorii de afaceri (pentru mâncare).

Diurnele nu sunt limitate prin lege, iar fiecare organizație comercială are dreptul să stabilească cuantumul acestora prin act intern. În același timp, trebuie să rețineți că există o limită peste care impozitul pe venitul personal trebuie calculat și reținut de la angajat, precum și primele de asigurare trebuie calculate. În 2018-2019, această limită este de 700 de ruble. pe zi pentru călătorii de afaceri în Rusia și 2.500 de ruble. - pentru călătorii de afaceri în străinătate.

Diurnele se plătesc pentru toate zilele unei călătorii de afaceri, inclusiv weekend-urile și sărbătorile nelucrătoare, precum și zilele de călătorie și opririle forțate (clauza 11 din regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Hotărâre a Guvernului). al Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749). Angajatul nu trebuie să se prezinte pentru utilizarea diurnei.

Alte cheltuieli pot include cheltuieli pentru comunicații mobile, internet și plata pentru bunuri și servicii necesare muncii.

Angajatul primește un avans la casieria organizației sau prin transfer fără numerar pe un card și, înainte de sfârșitul a 3 zile de la revenirea la locul său permanent de muncă, se raportează la departamentul de contabilitate pentru banii primiti.

IMPORTANT! Pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie în 2018-2019, nu este necesară eliberarea unui certificat de călătorie și a misiunii oficiale (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595). Aprobarea raportului privind banii cheltuiți va trebui făcută pe baza documentelor furnizate de angajat și în conformitate cu reglementările privind călătoriile de afaceri adoptate de organizație.

Cu toate acestea, multe companii, pentru a minimiza riscurile unor situații controversate cu autoritățile fiscale, continuă să folosească regulile anterioare pentru procesarea cheltuielilor de călătorie. Deoarece, de exemplu, dacă un angajat folosește propriul vehicul și este imposibil să se confirme data plecării și a sosirii cu documentele de călătorie, nota de serviciu, în opinia Ministerului Finanțelor, nu va fi un document care să confirme durata de ședere într-o călătorie de afaceri (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 20 aprilie 2015 Nr. 03-03-06 /22368). În consecință, inspectorii pot avea întrebări legate de valoarea diurnei. Iar dacă se eliberează un certificat de călătorie cu mărci de sosire/plecare, atunci litigiile pot fi evitate.

Contabilitatea cheltuielilor cu călătoriile de afaceri în străinătate

O călătorie de afaceri în străinătate este procesată în același mod ca în Rusia, doar că are câteva caracteristici:

• Se adaugă cheltuieli suplimentare pentru obținerea vizei, a pașaportului străin, a taxelor consulare și a altor taxe necesare călătoriilor în străinătate (subclauza 12 al articolului 264 din Codul fiscal).
• Limita indemnizației zilnice, fără impozit pe venitul personal și contribuții atunci când călătoriți în altă țară, este de 2.500 de ruble.
• La deplasarea în străinătate, timpul de calcul al diurnelor este determinat de documentele de călătorie, iar în cazul lipsei acestora, de documentele de călătorie sau de documentele justificative ale părții primitoare (clauza 7 din regulamentul privind călătoriile de afaceri nr. 749).
• Documentele primare întocmite într-o limbă străină trebuie traduse în limba rusă (clauza 9 din Reglementările contabile, aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n).

Dacă un angajat a achiziționat monedă pe cont propriu, atunci când întocmește un raport trebuie să atașeze certificate de cumpărare. Dacă un astfel de certificat nu este disponibil, atunci cheltuielile vor fi recalculate la cursul Băncii Centrale la momentul primirii banilor contabili (clauzele 5, 6, 7 din PBU 3/2006).

După aprobarea raportului:

• soldul avansului, returnat în valută, este creditat la casierie cu conversie în ruble la cursul de schimb oficial de la data primirii banilor;
• Cheltuielile excesive efectuate în valută se eliberează angajatului în ruble, recalculate la cursul de schimb din ziua aprobării raportului în avans.

Pentru diurnele în valută, acea parte a acestora care este supusă impozitului pe venitul personal trebuie recalculată în ruble la rata din ultima zi a lunii în care a fost aprobat raportul de avans (scrisoare a Ministerului Finanțelor din 1 noiembrie , 2016 Nr. 03-04-06/64006).

IMPORTANT! Dacă actul de reglementare local al companiei specifică valoarea diurnei în valută străină și plătește angajatul în ruble, atunci nu este nevoie să se recalculeze (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 22 aprilie 2016 nr. 03-04-06/23252) ).

Cheltuieli de călătorie în cadrul sistemului fiscal simplificat „venituri minus cheltuieli”

Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, organizația folosește sistemul simplificat de impozitare pentru a calcula cheltuielile de călătorie în același mod ca în cazul OSNO. După ce a rambursat salariatului toate cheltuielile de deplasare prevăzute de lege, întreprinderea are dreptul să-și reducă veniturile de către acestea în scopuri fiscale, sub rezerva confirmării documentare și justificării economice a cheltuielilor efectuate (subclauza 13, clauza 1, art. 346.16 din Impozit). Codul Federației Ruse).

O caracteristică distinctivă este data la care cheltuielile de călătorie sunt incluse în cheltuieli. Deoarece contabilizarea cheltuielilor în sistemul simplificat de impozitare se realizează pe bază de numerar, data recunoașterii cheltuielilor este considerată a fi data aprobării raportului de avans. Totuși, în cazul în care salariatul și-a cheltuit fondurile proprii și societatea îi rambursează pentru acestea, plățile rambursate ar trebui incluse în registrul de venituri și cheltuieli la momentul emiterii banilor din casa de marcat (clauza 2 din art. 346.17 din impozit). Codul Federației Ruse).

Încă o nuanță. Potrivit Ministerului de Finanțe, un antreprenor individual fără angajați pe o bază simplificată nu poate lua în considerare costurile propriilor călătorii. Departamentul justifică această poziție astfel: o călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat la indicația angajatorului. Însă un antreprenor individual nu are angajator, la fel cum nu poate fi propriul său angajat (scrisori de la Ministerul Finanțelor din 26.02.2018 Nr. 03-11-11/11722, din 05.07.2013 Nr. 03 -11-11/166). Instanțele, de regulă, nu sunt de acord cu astfel de concluzii (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Orientului Îndepărtat al Rusiei din 22 august 2011 nr. F03-3248/2011).

Citiți mai multe despre recunoașterea cheltuielilor în cadrul sistemului fiscal simplificat în material „Cheltuieli acceptabile în cadrul sistemului fiscal simplificat în 2018 - 2019” .

Reflectarea cheltuielilor de călătorie în contabilitate

Un raport în avans aprobat - în formularul AO-1 sau într-un formular elaborat independent - cu documente atașate la acesta care confirmă cheltuielile efectuate în interesul companiei va servi ca bază pentru reflectarea acestor cheltuieli în contabilitate.

Contabilul, la verificarea raportului de avans, face un calcul de ajustare a diurnei (daca calatoria de afaceri a fost mai scurta sau mai lunga decat cea planificata) pe baza biletelor de calatorie, de la care preia data de plecare si data de intoarcere. Ziua de plecare este considerată a fi ziua curentă dacă ora de plecare de pe bilete este înainte de ora 24:00 inclusiv, iar a doua zi este de la ora 00:00.

ADUCERE AMINTE! În cazul în care călătoria a fost efectuată cu transport personal, atunci diurna se calculează în funcție de borderoul și facturile de cazare, conform cărora contabilul poate urmări data sosirii și plecării pentru a calcula ziua într-o călătorie de afaceri.

În cazul în care nu există documente de călătorie, precum și documente care confirmă reședința la locul călătoriei de afaceri, angajatul furnizează o notă oficială cu privire la durata efectivă a șederii în călătoria de afaceri, confirmată de evidența părții care o primește. Persoana responsabilă a organizației la care a fost trimis angajatul trebuie să pună un semn pe data sosirii și a plecării (clauza 7 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri din 13 octombrie 2008 nr. 749).

Dacă un angajat a folosit transportul oficial sau personal și are nevoie de compensație pentru utilizarea acestuia și benzină, atunci trebuie să depună un memoriu, o scrisoare de parcurs care calculează kilometrajul parcurs și să atașeze facturi și chitanțe pentru achiziționarea de combustibil. Posibilitatea rambursării unor astfel de cheltuieli ar trebui prevăzută în politica contabilă.

Trebuie verificate și documentele de închiriere a locuinței care confirmă plata: cecuri, chitanțe, contract de închiriere, chitanță de la proprietarul casei sau apartamentului. În timpul verificării se ia în considerare și se aprobă suma efectiv plătită și confirmată.

Înregistrări contabile pentru cheltuieli de călătorie

Să luăm în considerare ce înregistrări în 2018-2019 pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie sunt prevăzute de Planul de conturi.

În ziua în care se acordă un avans unui angajat pentru o călătorie de afaceri, se face următoarea înregistrare:

Dt 71 Kt 50, 51 - s-au plătit bani pentru cheltuielile de călătorie.

După aprobarea raportului de cheltuieli, înregistrările se vor face în conformitate cu repartizarea sumelor cheltuite în funcție de scopul lor:

Dt 20, 23...44 Kt 71 - diurna, bilete de calatorie (fara TVA), factura la hotel (fara TVA);

Dt 19 Kt 71 - se reflectă TVA pentru călătorii și locuințe;

Dt 68 Kt 19 - acceptat pentru deducerea TVA pentru transport si cazare;

Dt 20, 44, 91-2, 08, 10... Kt 71 - se iau în calcul alte cheltuieli;

Dt 50 Kt 71 - returnarea la casieria organizației soldul avansului;

Dt 71 Kt 50 - compensare pentru depășiri.

La sfârșitul lunii este posibilă următoarea postare:

Dt 70 Kt 68 - impozitul pe venitul persoanelor fizice se retine din indemnizatiile zilnice ce depasesc limita.

Ce tranzacții și în ce cazuri trebuie efectuate la eliberarea unui avans pentru călătorii de afaceri, citiți articolul „Emis ca raport pentru cheltuieli de deplasare - postare” .

Rezultate

Cheltuielile organizației - de călătorie, locuințe, diurne și altele aprobate de conducere - societatea are dreptul de a atribui cheltuielilor și de a reduce baza de impozitare. Contabilul ar trebui să adopte o abordare responsabilă în verificarea raportului, astfel încât autoritățile de inspecție să nu aibă îndoieli sau întrebări.

Cheltuielile de călătorie sunt cheltuieli care sunt suportate de o persoană responsabilă pe cheltuiala întreprinderii. În acest articol ne vom uita la modul în care astfel de cheltuieli sunt contabilizate în contabilitate și contabilitate fiscală.

Obligația angajatorului este de a rambursa cheltuielile pentru călătoriile de afaceri. Acest lucru este menționat în articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse și în Regulamentul privind particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749.

O călătorie de afaceri este o călătorie efectuată de un angajat la ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent.

Înainte de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, i se acordă un avans în numerar.

Baza pentru calcularea și plata unui avans către un angajat sunt două documente interne:

• un ordin sau o instrucțiune de la un manager de a trimite un angajat al companiei într-o călătorie de afaceri, care indică numele complet al angajatului, durata și scopul călătoriei (pentru a îndeplini o sarcină de muncă);
• o decizie scrisă a managerului despre un angajat care călătorește într-o călătorie de afaceri folosind transportul oficial sau personal (dacă este acceptat).

Avansul se calculează pe baza următoarelor costuri:

• costul biletelor de călătorie către și de la călătoria de afaceri;
• plata pentru cazare la hotel;
• indemnizația zilnică pentru fiecare zi în care vă aflați într-o călătorie de afaceri;
• alte cheltuieli, autorizate de conducere.

Diurna este un tip separat de cheltuială, nu depinde de costurile de călătorie și de locuință.

Nu există restricții legale cu privire la valoarea diurnei. Organizațiile comerciale au dreptul de a-și stabili dimensiunea prin actul lor intern.

Cu toate acestea, există o limită peste care impozitul pe venitul personal trebuie calculat și reținut de la angajat. În 2017, limita este de 700 de ruble pe zi pentru călătoriile de afaceri în Rusia și de 2.500 de ruble pentru călătoriile de afaceri în străinătate.

Aceleași limite sunt în vigoare din 2017 la plata primelor de asigurare (clauza 2 a articolului 422 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Diurnele trebuie plătite pentru toate zilele unei călătorii de afaceri, inclusiv weekend-urile și sărbătorile nelucrătoare, precum și zilele de călătorie și opririle forțate (clauza 11 din Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul nr. Guvernul Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749). Nu trebuie să prezentați niciun document care să confirme diurna.

Avansul se eliberează în numerar prin casieria companiei sau prin transfer pe un card bancar. În termen de 3 zile de la revenirea la locul său permanent de muncă, salariatul trebuie să se prezinte la departamentul de contabilitate pentru banii primiti.

Vă rugăm să rețineți că în 2017, în baza Decretului Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595, nu trebuie să eliberați un certificat de călătorie și o misiune oficială.

Pentru raport, angajatul furnizează un raport în avans, în formularul AO-1 sau într-o formă elaborată independent de întreprindere. La raport se anexează documentele care confirmă cheltuielile efectuate (bilete, documente hoteliere, cecuri etc.).

Dacă călătoria către și de la călătoria de afaceri a fost efectuată cu transport personal sau oficial, trebuie să furnizați o notă, o scrisoare de parcurs, care este utilizată pentru a calcula kilometrajul parcurs și să atașați facturi și chitanțe pentru achiziționarea de combustibil. Posibilitatea rambursării acestor cheltuieli ar trebui să se reflecte în politicile contabile ale organizației.

Întreprinderile care utilizează sistemul fiscal simplificat („venituri minus cheltuieli”) calculează cheltuielile de călătorie în același mod ca în sistemul general și le acceptă drept cheltuieli.

Dar data la care sumele călătoriilor de afaceri sunt incluse în cheltuieli poate varia.

Cheltuielile pentru sistemul simplificat de impozitare sunt recunoscute pe măsură ce sunt plătite. În cazul în care salariatului i s-a acordat un avans, atunci aceste cheltuieli de deplasare se vor reflecta în cheltuielile sistemului fiscal simplificat de la data aprobării raportului de avans, sub rezerva furnizării documentelor primare justificative.

1. Cum se plătește un angajat pentru zilele de călătorie de afaceri și se calculează indemnizațiile zilnice.

2. În ce ordine se rambursează cheltuielile de călătorie?

3. Cum să reflectați cheltuielile de călătorie în fiscal și contabilitate.

Necesitatea de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri poate apărea din mai multe motive: participarea la negocieri, încheierea unui acord cu o contraparte, achiziționarea de proprietăți etc. Puteți citi mai multe despre călătoriile angajaților care sunt recunoscute drept călătorii de afaceri și procedura de documentare a acestora în articolul anterior. Cu toate acestea, depunerea corectă a unei călătorii de afaceri este doar jumătate din luptă: pentru un contabil, componenta „cheltuieli” a unei călătorii de afaceri prezintă un interes deosebit. Faptul este că orice călătorie de afaceri este asociată inevitabil cu costuri suplimentare, care includ, de exemplu, costurile de călătorie și cazare pentru angajat la locul călătoriei de afaceri. În plus, în timpul unei călătorii de afaceri, angajatul are dreptul la plată calculată în mod special. Acest articol se va concentra asupra plăților legate de călătoriile de afaceri, reflectarea lor contabilă și impozitare.

Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri are dreptul la următoarele plăți:

• plata zilelor petrecute într-o călătorie de afaceri;
• indemnizație zilnică;
• rambursarea cheltuielilor efectuate în timpul unei călătorii de afaceri (călătorie, cazare etc.).

Un exemplu de calcul al plății pentru o călătorie de afaceri

Alpha LLC și-a trimis angajatul Ivanov A.V într-o călătorie de afaceri în perioada 8-14 februarie 2015, cu 8 februarie (ziua plecării într-o călătorie de afaceri) și 14 februarie (ziua întoarcerii dintr-o călătorie de afaceri) căzând duminică și sâmbătă. , respectiv. Alpha LLC are o săptămână de lucru de 5 zile. În perioada de facturare (de la 1 februarie 2014 până la 31 ianuarie 2015) Ivanov A.V. a fost în concediu în perioada 4 - 17 august 2014, și tot în concediu medical în perioada 8 - 12 decembrie 2014, lunile rămase din perioada de facturare au fost lucrate integral. Ivanov A.V. Salariul a fost stabilit la 30 de mii de ruble, nu au existat plăți suplimentare în perioada de facturare.

• Salariul pentru lunile nelucrate integral a fost:
  • Pentru august 2014: 15.714,29 RUB. (30.000 RUB / 21 zile x 11 zile)
  • Pentru decembrie 2014: 23.478,26 RUB. (30.000 RUB / 23 zile x 18 zile)
• Suma plăților luate în considerare pentru calcularea câștigului mediu pentru perioada de facturare a fost:
  • 339.192,55 RUB (30.000 RUB x 10 luni + 15.714,29 RUB + 23.478,26 RUB)
• Numărul de zile lucrate în perioada de facturare:
  • 230 de zile (245 – 10 – 5)
• Câștigurile medii pentru zilele lucrătoare ale unei călătorii de afaceri:
  • 7.373,75 RUB (339.192,55 RUB / 230 zile x 5 zile)
• Plata pentru zilele libere care se încadrează în călătoriile de afaceri (se dublează fără a oferi timp liber):
  • 6.315,79 RUB (30.000 RUB / 19 zile x 2 x 2 zile)
• Plata totală pentru zilele de călătorie de afaceri:
  • 15.164,29 RUB (7.37,75 RUB + 6.315,79 RUB)

Din suma plății pentru zilele petrecute de angajat într-o călătorie de afaceri, Se reține impozitul pe venitul personal și se calculează și primele de asigurareîn același mod ca și cu salariile.

Indemnizație zilnică

Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, angajatorul este obligat să-i ramburseze cheltuielile suplimentare asociate cu locuirea în afara locului său de reședință permanentă - diurnă (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Indemnizațiile zilnice se plătesc pentru fiecare zi calendaristică în care se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv în weekend și sărbători nelucrătoare, precum și zile petrecute pe drum (clauza 11 din Regulamentul privind specificul trimiterii salariaților în călătorii de afaceri). Modul în care se determină durata reală a unei călătorii de afaceri și ce documente o confirmă este discutat în articol.

Fiecare angajator stabilește valoarea specifică (standard) a indemnizației zilnice plătite lucrătorilor detașați în mod independent în reglementările locale relevante (de exemplu, în Regulamentul privind călătoriile de afaceri). Este recomandabil să indicați separat valoarea indemnizației zilnice pentru călătoriile de afaceri în interiorul Federației Ruse și separat pentru călătoriile de afaceri în străinătate. Mai mult, pentru pentru călătoriile de afaceri în străinătate se plătesc diurne:

• pentru ziua plecării din Federația Rusă - conform normelor pentru călătoriile de afaceri în străinătate;
• pe zi de intrare în Federația Rusă - conform standardelor pentru călătoriile de afaceri în cadrul Federației Ruse.

Data plecării din Federația Rusă și intrarea este confirmată de marcajele de trecere a frontierei din pașaportul internațional sau documentele de călătorie (pentru țările CSI).

! Notă: La trimiterea unui angajat la călătorie de afaceri de o zi(când ziua plecării într-o călătorie de afaceri și ziua întoarcerii coincid) diurnă:

• nu sunt plătiți dacă călătoria de afaceri este efectuată în Federația Rusă (clauza 11 din Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri);
• sunt plătite în cuantum de 50% din norma pentru călătoriile de afaceri în străinătate, dacă călătoria de afaceri este efectuată în afara Federației Ruse (clauza 20 din Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri).

Impozitul pe venitul personal nu este reținut din indemnizațiile zilnice care nu depășesc 700 de ruble. pentru fiecare zi a unei călătorii de afaceri în Federația Rusă și 2500 de ruble. pentru fiecare zi de călătorie de afaceri în străinătate (clauza 3 a articolului 217 din Codul fiscal al Federației Ruse). Nu se percepe prime de asigurare pentru întreaga sumă a diurnei în limitele stabilite prin actul de reglementare local al organizației (Partea 2 a articolului 9 din Legea nr. 212-FZ).

Rambursarea cheltuielilor legate de călătoriile de afaceri

Potrivit art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să ramburseze un angajat trimis într-o călătorie de afaceri pentru următoarele cheltuieli:

• pe drum;
• pentru inchiriere spatii rezidentiale;
• alte cheltuieli efectuate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.

La fel ca și în cazul diurnelor, procedura de rambursare a cheltuielilor efectuate de un angajat într-o călătorie de afaceri trebuie să fie consacrată în reglementările locale. Deci, de exemplu, într-un act local care reglementează călătoriile de afaceri, se poate afirma că cheltuielile de călătorie la locul călătoriei de afaceri și retur sunt rambursate în valoarea costurilor efective suportate, dar nu mai mult decât costul călătoriei cu transportul unui anumită clasă sau categorie (de exemplu, într-o cabină de clasă economică în cazul utilizării unui avion). Astfel, angajații nu vor fi tentați să cheltuiască mulți bani într-o călătorie de afaceri în detrimentul organizației, iar angajatorul se va proteja de cheltuieli nejustificate.

Pentru a justifica cheltuielile efectuate, la intoarcerea dintr-o calatorie de afaceri, angajatul depune raport prealabil cu documente justificative. Astfel de documente pot servi, de exemplu:

• pentru cheltuieli de călătorie: bilete de călătorie, tipărirea unui bilet electronic sau a unei cărți de îmbarcare (în cazul achiziționării unui bilet electronic); chitanțe de casă de marcat (dacă s-au folosit servicii de taxi); documente de confirmare (dacă călătoria într-o călătorie de afaceri a fost efectuată cu transportul personal al angajatului), etc.;
• pentru cheltuieli pentru închirierea spațiilor de locuit: chitanță de casă și factura hotelului; contract de închiriere apartament (camera); un acord cu o agenție imobiliară (dacă căutarea locuinței s-a făcut prin intermediul acesteia), o chitanță pentru o comandă de primire în numerar sau o chitanță de casă care indică plata serviciilor unei agenții imobiliare etc.
• pentru alte cheltuieli: documente care confirmă plata serviciilor de comunicații, liste de convorbiri telefonice cu indicarea datelor și orelor (pentru cheltuielile pentru serviciile de comunicații); bon de bagaj (pentru costurile de depozitare a bagajelor) etc.

În Codul Muncii, este deschisă lista cheltuielilor pe care angajatorul le compensează pentru un angajat detașat, adică, printre alte cheltuieli, pot fi rambursate aproape orice cheltuieli prevăzute de legea locală privind călătoriile de afaceri sau făcute cu permisiunea angajatorului. . În plus, angajatorul poate prevedea o procedură de rambursare a cheltuielilor efectuate într-o călătorie de afaceri pentru care nu există documente justificative. Cu toate acestea, nu toate cheltuielile de călătorie pe care angajatorul le plătește angajaților sunt scutite de impozitul pe venitul personal și de contribuțiile la asigurări.

Nu este supus impozitului pe venitul personal și primelor de asigurare următoarele cheltuieli pentru călătoriile de afaceri (clauza 3 din articolul 217 din Codul fiscal al Federației Ruse, clauza 2 din articolul 20.2 din Legea federală nr. 125-FZ, clauza 2 din articolul 9 din Legea federală nr. 212-FZ):

• pentru călătoria către și de la destinație,
• taxe de servicii aeroportuare, comisioane,
• cheltuielile de deplasare la aeroport sau gară la locurile de plecare, destinație sau transferuri,
• pentru transportul bagajelor,
• Cheltuieli de trai,
• cheltuieli pentru serviciile de comunicații,
• taxe pentru eliberarea (primirea) și înregistrarea unui pașaport străin de serviciu,
• taxe pentru eliberarea (primirea) vizelor,
• costurile schimbului de numerar sau a unui cec bancar cu numerar în valută.

După cum puteți vedea, această listă este închisă. Astfel, dacă un angajator rambursează unui angajat cheltuieli care nu sunt enumerate în listă, de exemplu, pentru parcarea unei mașini într-o călătorie de afaceri, atunci impozitul pe venitul personal va trebui reținut din valoarea acestor cheltuieli și se vor percepe contribuții (Scrisoare al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 25 aprilie 2013 Nr. 03-04-06/14428, Scrisoarea Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Rusiei din 26 mai 2010 Nr. 1343-19).

Plățile către angajați pentru rambursarea acestor cheltuieli de călătorie în afaceri sunt scutite de impozitul pe venitul personal și primele de asigurare numai dacă sunt documentate. Dacă nu există documente justificative, atunci cheltuielile de călătorie sunt supuse integral impozitului pe venitul personal și contribuțiilor. Cheltuielile pentru închirierea spațiilor de locuit în absența documentelor justificative sunt supuse integral contribuțiilor de asigurare, iar impozitul pe venitul persoanelor fizice - în partea care depășește:

• 700 de ruble. pe zi pentru călătorii de afaceri în cadrul Federației Ruse;
• 2500 de ruble. pe zi pentru călătorii de afaceri în străinătate.

! Notă:În unele cazuri, cheltuielile de călătorie și cazare pentru un angajat într-o călătorie de afaceri nu sunt recunoscute ca atare la o examinare mai atentă și, în consecință, sunt supuse impozitului pe venitul persoanelor fizice și contribuțiilor de asigurări:

• cheltuieli cu alimente, al căror cost se alocă separat în factura hotelieră (clauza 1 din Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 14 octombrie 2009 nr. 03-04-06-01/263);
• cheltuieli de călătorie dacă datele biletelor și datele călătoriei de afaceri nu coincid (de exemplu, dacă angajatul și-a luat concediu la locul călătoriei de afaceri) (clauza 2 din Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 3 septembrie 2012). nr. 03-03-06/1/456).

Contabilitatea fiscală a plăților pentru călătorii de afaceri și cheltuieli de călătorie

Pentru ca cheltuielile din călătoriile oficiale de afaceri ale angajaților să fie luate în considerare la determinarea bazei impozabile pentru impozitul pe venit și a sistemului de impozitare simplificat cu obiectul „venituri - cheltuieli”, astfel de cheltuieli trebuie să fie documentate și justificate economic(Clauza 1 a articolului 252 din Codul fiscal al Federației Ruse). Dovezile documentare ale cheltuielilor de călătorie includ: documentele de personal utilizate pentru a documenta călătoria de afaceri, documente privind înregistrarea orelor de lucru și a salariilor, certificate contabile (pentru calcularea diurnei), documente care confirmă cheltuielile angajatului într-o călătorie de afaceri. Cheltuielile sunt considerate justificate din punct de vedere economic dacă deplasarea de afaceri se desfășoară în cadrul unei activități care vizează generarea de venituri, ceea ce este confirmat de scopurile călătoriei de afaceri stabilite în comandă.

În scopul calculării impozitului pe venit, precum și în cadrul sistemului fiscal simplificat („venituri - cheltuieli”), cheltuielile contribuabililor asociate călătoriilor de afaceri ale angajaților sunt luate în considerare în următoarea ordine:

• Costurile cu forța de muncă (clauza 6, clauza 1, articolul 346.16, articolul 255 din Codul fiscal al Federației Ruse) includ plata pe baza câștigurilor medii în timpul călătoriei de afaceri, precum și plata zilelor libere în timpul călătoriei de afaceri;

• Alte cheltuieli asociate cu producția și vânzările (clauza 13, clauza 1, articolul 346.16 din Codul fiscal al Federației Ruse, clauza 12, clauza 1, articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse) includ următoarele cheltuieli de călătorie:
  • diurna (în cuantumul integral prevăzut de reglementările locale);
  • deplasarea angajatului la locul călătoriei de afaceri și înapoi la locul de muncă permanent;
  • închirierea spațiilor rezidențiale, inclusiv costurile pentru serviciile suplimentare furnizate în hoteluri (cu excepția costurilor serviciului în baruri și restaurante, costuri cu room service, costuri pentru utilizarea facilităţilor recreative și de sănătate);
  • înregistrarea și eliberarea de vize, pașapoarte, vouchere, invitații și alte documente similare;
  • taxe consulare, de aerodrom, taxe pentru dreptul de intrare, trecere, tranzit de automobile și alte transporturi, pentru utilizarea canalelor maritime, a altor structuri similare și alte plăți și taxe similare.

Cheltuielile specificate de călătorie de afaceri sunt acceptate pentru contabilizarea fiscală pentru calcularea impozitului pe venit la data aprobării raportului de avans al angajatului și în cadrul sistemului fiscal simplificat:

• la data aprobării raportului de avans - dacă cheltuielile sunt plătite din avansul eliberat salariatului;
• la data plății compensației către salariat - dacă cheltuielile au fost plătite de salariat pe cheltuiala sa și îi sunt rambursate după aprobarea raportului de avans.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie și de călătorie

Ti se pare util si interesant articolul? distribuie cu colegii de pe rețelele de socializare!

Mai sunt intrebari - intreaba-i in comentariile articolului!

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "blocare"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = adevărat; yandex_no_sitelinks = adevărat; document.write(" ");

Baza normativă

1. Codul Muncii al Federației Ruse
2. Codul fiscal al Federației Ruse
3. Reglementări privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749)
4. Reglementări privind specificul procedurii de calculare a salariului mediu (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 24 decembrie 2007 nr. 922)
5. Legea federală din 24 iulie 2009 nr. 212-FZ „Cu privire la contribuțiile de asigurare la Fondul de pensii al Federației Ruse, Fondul de asigurări sociale al Federației Ruse, Fondul federal de asigurări medicale obligatorii”
6. Legea federală din 24 iulie 1998 nr. 125-FZ „Cu privire la asigurările sociale obligatorii împotriva accidentelor de muncă și a bolilor profesionale”
7. Scrisoare a Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 26 mai 2010 nr. 1343-19
8. Scrisori de la Ministerul rus de Finanțe:

• din data de 25.04.2013 Nr.03-04-06/14428
• din data de 14.10.2009 Nr.03-04-06-01/263
• din data de 03.09.2012 Nr 03-03-06/1/456

Aflați cum să citiți textele oficiale ale acestor documente în secțiune

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie în 2018-2019 are propriile sale caracteristici. Să luăm în considerare ce documente ar trebui să folosească un contabil pentru a calcula corect și a lua în considerare cheltuielile de călătorie de afaceri.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie: calcul și înregistrare

Multe companii și antreprenori individuali, în cursul activităților lor, se confruntă cu nevoia de a trimite angajații în deplasări departe de locul lor de muncă permanent pentru a îndeplini anumite sarcini. O astfel de călătorie se numește călătorie de afaceri (articolul 161 din Codul Muncii al Federației Ruse). Totodată, angajatorul este obligat să păstreze pentru lucrătorul detașat locul de muncă, câștigul mediu, precum și să compenseze costurile suportate de acesta, a căror listă este stabilită prin lege.

Pentru a contabiliza corect și rezonabil cheltuielile de călătorie, contabilul trebuie să aibă documente întocmite în mod corespunzător care să confirme faptul tranzacției comerciale.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie poate fi împărțită în 2 etape principale:

• calculul preliminar și eliberarea de bani în cont către călătorul de afaceri;
• aprobarea raportului de avans al salariatului privind sumele cheltuite.

Pentru a plăti un avans unui angajat pentru cheltuieli de călătorie de afaceri, contabilul trebuie să îl calculeze pe baza a 2 documente interne:

• un ordin sau o instrucțiune din partea managerului de a trimite un angajat al companiei într-o călătorie de afaceri, care indică numele complet al angajatului, durata și scopul călătoriei (pentru a îndeplini o sarcină de muncă);
• o decizie scrisă a managerului cu privire la călătoria unui angajat într-o călătorie de afaceri folosind transportul oficial sau personal (dacă este acceptat).

Pe baza celor scrise în aceste două documente locale, precum și a reglementărilor de călătorie de afaceri elaborate și adoptate de companie, contabilul calculează un avans de numerar, care include:

• costul biletelor de călătorie către și de la călătoria de afaceri;
• plata pentru cazare la hotel;
• indemnizația zilnică pentru fiecare zi în care vă aflați într-o călătorie de afaceri;

Citiți dacă să plătiți unui angajat o indemnizație zilnică pentru zilele de călătorie dacă biletul include mese. „Un bilet de călătorie de afaceri include mese – ar trebui ca angajatul să fie plătit diurnă pentru zilele petrecute pe drum?” .

• alte cheltuieli permise de conducere.

Diurna nu depinde de costurile de călătorie și locuință. Acest element de cheltuială separat este definit ca fondurile necesare pentru a efectua munca și șederea în timpul unei călătorii de afaceri (pentru mâncare).

Diurnele nu sunt limitate prin lege, iar fiecare organizație comercială are dreptul să stabilească cuantumul acestora prin act intern. În același timp, trebuie să rețineți că există o limită peste care impozitul pe venitul personal trebuie calculat și reținut de la angajat, precum și primele de asigurare trebuie calculate. În 2018-2019, această limită este de 700 de ruble. pe zi pentru călătorii de afaceri în Rusia și 2.500 de ruble. - pentru călătorii de afaceri în străinătate.

Diurnele se plătesc pentru toate zilele unei călătorii de afaceri, inclusiv weekend-urile și sărbătorile nelucrătoare, precum și zilele de călătorie și opririle forțate (clauza 11 din regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Hotărâre a Guvernului). al Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749). Angajatul nu trebuie să se prezinte pentru utilizarea diurnei.

Alte cheltuieli pot include cheltuieli pentru comunicații mobile, internet și plata pentru bunuri și servicii necesare muncii.

Angajatul primește un avans la casieria organizației sau prin transfer fără numerar pe un card și, înainte de sfârșitul a 3 zile de la revenirea la locul său permanent de muncă, se raportează la departamentul de contabilitate pentru banii primiti.

IMPORTANT! Pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie în 2018-2019, nu este necesară eliberarea unui certificat de călătorie și a misiunii oficiale (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595). Aprobarea raportului privind banii cheltuiți va trebui făcută pe baza documentelor furnizate de angajat și în conformitate cu reglementările privind călătoriile de afaceri adoptate de organizație.

Cu toate acestea, multe companii, pentru a minimiza riscurile unor situații controversate cu autoritățile fiscale, continuă să folosească regulile anterioare pentru procesarea cheltuielilor de călătorie. Deoarece, de exemplu, dacă un angajat folosește propriul vehicul și este imposibil să se confirme data plecării și a sosirii cu documentele de călătorie, nota de serviciu, în opinia Ministerului Finanțelor, nu va fi un document care să confirme durata de ședere într-o călătorie de afaceri (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 20 aprilie 2015 Nr. 03-03-06 /22368). În consecință, inspectorii pot avea întrebări legate de valoarea diurnei. Iar dacă se eliberează un certificat de călătorie cu mărci de sosire/plecare, atunci litigiile pot fi evitate.

Contabilitatea cheltuielilor cu călătoriile de afaceri în străinătate

O călătorie de afaceri în străinătate este procesată în același mod ca în Rusia, doar că are câteva caracteristici:

• Se adaugă cheltuieli suplimentare pentru obținerea vizei, a pașaportului străin, a taxelor consulare și a altor taxe necesare călătoriilor în străinătate (subclauza 12 al articolului 264 din Codul fiscal).
• Limita indemnizației zilnice, fără impozit pe venitul personal și contribuții atunci când călătoriți în altă țară, este de 2.500 de ruble.
• La deplasarea în străinătate, timpul de calcul al diurnelor este determinat de documentele de călătorie, iar în cazul lipsei acestora, de documentele de călătorie sau de documentele justificative ale părții primitoare (clauza 7 din regulamentul privind călătoriile de afaceri nr. 749).
• Documentele primare întocmite într-o limbă străină trebuie traduse în limba rusă (clauza 9 din Reglementările contabile, aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n).

Dacă un angajat a achiziționat monedă pe cont propriu, atunci când întocmește un raport trebuie să atașeze certificate de cumpărare. Dacă un astfel de certificat nu este disponibil, atunci cheltuielile vor fi recalculate la cursul Băncii Centrale la momentul primirii banilor contabili (clauzele 5, 6, 7 din PBU 3/2006).

După aprobarea raportului:

• soldul avansului, returnat în valută, este creditat la casierie cu conversie în ruble la cursul de schimb oficial de la data primirii banilor;
• Cheltuielile excesive efectuate în valută se eliberează angajatului în ruble, recalculate la cursul de schimb din ziua aprobării raportului în avans.

Pentru diurnele în valută, acea parte a acestora care este supusă impozitului pe venitul personal trebuie recalculată în ruble la rata din ultima zi a lunii în care a fost aprobat raportul de avans (scrisoare a Ministerului Finanțelor din 1 noiembrie , 2016 Nr. 03-04-06/64006).

IMPORTANT! Dacă actul de reglementare local al companiei specifică valoarea diurnei în valută străină și plătește angajatul în ruble, atunci nu este nevoie să se recalculeze (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 22 aprilie 2016 nr. 03-04-06/23252) ).

Cheltuieli de călătorie în cadrul sistemului fiscal simplificat „venituri minus cheltuieli”

Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, organizația folosește sistemul simplificat de impozitare pentru a calcula cheltuielile de călătorie în același mod ca în cazul OSNO. După ce a rambursat salariatului toate cheltuielile de deplasare prevăzute de lege, întreprinderea are dreptul să-și reducă veniturile de către acestea în scopuri fiscale, sub rezerva confirmării documentare și justificării economice a cheltuielilor efectuate (subclauza 13, clauza 1, art. 346.16 din Impozit). Codul Federației Ruse).

O caracteristică distinctivă este data la care cheltuielile de călătorie sunt incluse în cheltuieli. Deoarece contabilizarea cheltuielilor în sistemul simplificat de impozitare se realizează pe bază de numerar, data recunoașterii cheltuielilor este considerată a fi data aprobării raportului de avans. Totuși, în cazul în care salariatul și-a cheltuit fondurile proprii și societatea îi rambursează pentru acestea, plățile rambursate ar trebui incluse în registrul de venituri și cheltuieli la momentul emiterii banilor din casa de marcat (clauza 2 din art. 346.17 din impozit). Codul Federației Ruse).

Încă o nuanță. Potrivit Ministerului de Finanțe, un antreprenor individual fără angajați pe o bază simplificată nu poate lua în considerare costurile propriilor călătorii. Departamentul justifică această poziție astfel: o călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat la indicația angajatorului. Însă un antreprenor individual nu are angajator, la fel cum nu poate fi propriul său angajat (scrisori de la Ministerul Finanțelor din 26.02.2018 Nr. 03-11-11/11722, din 05.07.2013 Nr. 03 -11-11/166). Instanțele, de regulă, nu sunt de acord cu astfel de concluzii (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Orientului Îndepărtat al Rusiei din 22 august 2011 nr. F03-3248/2011).

Citiți mai multe despre recunoașterea cheltuielilor în cadrul sistemului fiscal simplificat în material „Cheltuieli acceptabile în cadrul sistemului fiscal simplificat în 2018 - 2019” .

Reflectarea cheltuielilor de călătorie în contabilitate

Un raport în avans aprobat - în formularul AO-1 sau într-un formular elaborat independent - cu documente atașate la acesta care confirmă cheltuielile efectuate în interesul companiei va servi ca bază pentru reflectarea acestor cheltuieli în contabilitate.

Contabilul, la verificarea raportului de avans, face un calcul de ajustare a diurnei (daca calatoria de afaceri a fost mai scurta sau mai lunga decat cea planificata) pe baza biletelor de calatorie, de la care preia data de plecare si data de intoarcere. Ziua de plecare este considerată a fi ziua curentă dacă ora de plecare de pe bilete este înainte de ora 24:00 inclusiv, iar a doua zi este de la ora 00:00.

ADUCERE AMINTE! În cazul în care călătoria a fost efectuată cu transport personal, atunci diurna se calculează în funcție de borderoul și facturile de cazare, conform cărora contabilul poate urmări data sosirii și plecării pentru a calcula ziua într-o călătorie de afaceri.

În cazul în care nu există documente de călătorie, precum și documente care confirmă reședința la locul călătoriei de afaceri, angajatul furnizează o notă oficială cu privire la durata efectivă a șederii în călătoria de afaceri, confirmată de evidența părții care o primește. Persoana responsabilă a organizației la care a fost trimis angajatul trebuie să pună un semn pe data sosirii și a plecării (clauza 7 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri din 13 octombrie 2008 nr. 749).

Dacă un angajat a folosit transportul oficial sau personal și are nevoie de compensație pentru utilizarea acestuia și benzină, atunci trebuie să depună un memoriu, o scrisoare de parcurs care calculează kilometrajul parcurs și să atașeze facturi și chitanțe pentru achiziționarea de combustibil. Posibilitatea rambursării unor astfel de cheltuieli ar trebui prevăzută în politica contabilă.

Trebuie verificate și documentele de închiriere a locuinței care confirmă plata: cecuri, chitanțe, contract de închiriere, chitanță de la proprietarul casei sau apartamentului. În timpul verificării se ia în considerare și se aprobă suma efectiv plătită și confirmată.

Înregistrări contabile pentru cheltuieli de călătorie

Să luăm în considerare ce înregistrări în 2018-2019 pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie sunt prevăzute de Planul de conturi.

În ziua în care se acordă un avans unui angajat pentru o călătorie de afaceri, se face următoarea înregistrare:

Dt 71 Kt 50, 51 - s-au plătit bani pentru cheltuielile de călătorie.

După aprobarea raportului de cheltuieli, înregistrările se vor face în conformitate cu repartizarea sumelor cheltuite în funcție de scopul lor:

Dt 20, 23...44 Kt 71 - diurna, bilete de calatorie (fara TVA), factura la hotel (fara TVA);

Dt 19 Kt 71 - se reflectă TVA pentru călătorii și locuințe;

Dt 68 Kt 19 - acceptat pentru deducerea TVA pentru transport si cazare;

Dt 20, 44, 91-2, 08, 10... Kt 71 - se iau în calcul alte cheltuieli;

Dt 50 Kt 71 - returnarea la casieria organizației soldul avansului;

Dt 71 Kt 50 - compensare pentru depășiri.

La sfârșitul lunii este posibilă următoarea postare:

Dt 70 Kt 68 - impozitul pe venitul persoanelor fizice se retine din indemnizatiile zilnice ce depasesc limita.

Ce tranzacții și în ce cazuri trebuie efectuate la eliberarea unui avans pentru călătorii de afaceri, citiți articolul „Emis ca raport pentru cheltuieli de deplasare - postare” .

Rezultate

Cheltuielile organizației - de călătorie, locuințe, diurne și altele aprobate de conducere - societatea are dreptul de a atribui cheltuielilor și de a reduce baza de impozitare. Contabilul ar trebui să adopte o abordare responsabilă în verificarea raportului, astfel încât autoritățile de inspecție să nu aibă îndoieli sau întrebări.