Inwentaryzacja eksponatów muzealnych. O zatwierdzeniu instrukcji księgowania, przechowywania, użytkowania i spisywania przedmiotów muzealnych funduszu muzealnego Republiki Kazachstanu. Przechowywanie muzealiów

Jak zapewnić ochronę prawną zbiorów muzealnych. Rachunkowość muzealiów jest najważniejszą dziedziną działalności muzealnej, ponieważ fundusze każdego muzeum muszą być fizycznie i prawnie zachowane.

Rachunkowość zbiorów muzealnych zapewnia ochronę prawną obiektów muzealnych i odgrywa ważną rolę w ich badaniu i użytkowaniu.

Dokumentacja księgowa w muzeum pełni funkcje identyfikacji i ewidencji zbiorów muzealnych będących własnością publiczną.

Zapewnia ochronę prawną obiektów muzealnych oraz odgrywa ważną rolę w ich badaniu i użytkowaniu.

↯ Uwaga! Do pobrania nowe próbki:,

Najważniejsze w materiale

Dokumentacja księgowa muzeum jest dokumentacją ściśle rozliczalną, musi być przechowywana w formie papierowej – zarówno w formie drukowanej (świadectwa odbioru i wydania), jak i odręcznej (księgi pokwitowań, księgi inwentarzowe) i jest przekazywana w oryginale.

Dokumentacja księgowa może być powielana na nośnikach elektronicznych, ale nie ma ona w tej formie statusu prawnego.

Podstawowe dokumenty księgowości państwowej zbiorów muzealnych

Głównymi dokumentami księgowymi zbiorów muzealnych są akty przyjęcia, akty wydania, księgi wpływów i księgi inwentarzowe. Wszelkie informacje o dokumentacji księgowej muzeum i zasadach jej wykonywania zawarte są w Instrukcji księgowania i przechowywania skarbów muzealnych znajdujących się w Muzeach Państwowych ZSRR (Rozdział III. Rejestracja państwowa środków muzealnych) 1985.

✪ Jak zautomatyzować rozliczanie muzeum, czytaj w Systemie Kultury.

Od tego czasu nie wprowadzano zmian i uzupełnień do tej instrukcji. W 2008 r. powstał projekt nowej, pełniejszej Instrukcji organizowania nabywania, księgowania, przechowywania, restauracji i użytkowania obiektów muzealnych i zbiorów muzealnych Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej, ale pozostał on projektem. Na podstawie instrukcji ogólnych muzeum może opracować instrukcje wewnętrzne.

Dział (lub sektor) księgowości odpowiada za księgowość muzealiów oraz sporządzanie dokumentacji księgowej w muzeum. Nad poprawnością księgowości czuwa kierownik działu księgowości i główny kustosz muzeum.

Akty przyjęcia i wydania są podstawowymi prawnymi dokumentami księgowymi (Dział Instrukcji księgowania i przechowywania skarbów muzealnych znajdujących się w Muzeach Państwowych ZSRR „Procedura przyjmowania i wydawania przedmiotów przyjmowanych przez muzeum”). Wszelkie przemieszczanie eksponatów muzealnych, począwszy od ich przyjęcia do muzeum, jest koniecznie dokumentowane tymi aktami.

Przekazywanie obiektów muzealnych, które nie są sformalizowane ustawami, jest zabronione.

Akty sporządzane są zarówno dla ruchu wewnątrzmuzealnego (np. o przekazanie obiektu do warsztatów konserwatorskich, jeśli muzeum je posiada, lub przekazanie od jednego kustosza do drugiego, przekazanie kustoszowi od kuratora wystawy), jak i na przekazanie obiektu na wystawy w innych muzeach, do warsztatów konserwatorskich, do badań itp.

Na przykład, zanim przedmioty z funduszu „Świetlówki” zostały przekazane na wystawę w innym muzeum, musiały zostać odrestaurowane.

Sporządzono akt wewnętrznego przekazania przedmiotów od kustosza funduszu „Świetlówki” artyście-konserwatorowi, po czym przedmioty zostały przeniesione do warsztatu konserwatorskiego znajdującego się w naszym muzeum.

Księgi wpływów i księgi inwentarzowe – ewidencje zbiorów muzealnych (działy Instrukcji księgowania i przechowywania skarbów muzealnych znajdujących się w Muzeach Państwowych ZSRR „Rejestr nowych nabytków” i „Inwentarz naukowy muzealiów”).

Celem księgi pokwitowań jest zarejestrowanie przedmiotu, który wszedł do muzeum pod określonym numerem seryjnym, krótki opis tego przedmiotu, dzięki któremu można go odnaleźć i zidentyfikować w przypadku zagubienia lub kradzieży.

Księgi inwentarzowe: księgowość funduszy muzealnych

Wszystkie przedmioty przyjęte przez muzeum do stałego przechowania, po zatwierdzeniu i rozpatrzeniu na posiedzeniu komisji skupu środków, w ciągu miesiąca wpisuje się do księgi wpływów funduszu głównego lub pomocniczego. Wpis do księgi wpływów to pierwszy krok w rozliczeniu muzealnego eksponatu.

Celem księgi pokwitowań jest zarejestrowanie przedmiotu, który wszedł do muzeum pod określonym numerem seryjnym, krótki opis tego przedmiotu, dzięki któremu można go odnaleźć i zidentyfikować w przypadku zagubienia lub kradzieży. Numer księgi wpływów jest niezwłocznie naklejany na samym obiekcie i wskazany w akcie przyjęcia obiektu do muzeum.

✫ Dowiedz się, gdzie obiekty muzealne powinny być ubezpieczone i co zrobić, jeśli zdarzenie objęte ubezpieczeniem wystąpi w Systemie Kultury

Księgi inwentarzowe wypełniane są podczas inwentaryzacji - główna forma opracowania, opisu i naukowej definicji obiektów muzealnych.

Wszystkie eksponaty muzealne otrzymane na stałe użytkowanie muzeum podlegają inwentaryzacji.

Obiekty muzealne są dzielone na fundusze w ramach funduszu głównego i ewidencjonowane w księdze inwentarzowej konkretnego funduszu. Każda księga funduszu ma swój własny kod (na przykład księga inwentarzowa funduszu „Źródła pisane” ma kod „PI”, księga inwentarzowa funduszu „Malarstwo” - „F” itp.).

Przed dokonaniem wpisu do księgi inwentarzowej pracownik muzeum bada obiekt, opisuje go, a następnie wpisuje go do księgi inwentarzowej i nadaje mu numer inwentarzowy. Numer ten jest następnie wpisywany do księgi wpływów w osobnej kolumnie i umieszczany na samej pozycji.

Na przykład nasze muzeum zakupiło kolekcję miniatur. Została wpisana do Księgi Dochodów, a obecnie jest badana przez kuratora funduszy „Grafika” i „Malarstwo”, szczegółowo opisuje przedmioty, studiuje literaturę naukową, studiuje historię obiektów.

Jak zadbać o solidne zabezpieczenie muzeum, procedura w czasopiśmie „Podręcznik kierownika instytucji kultury”

Zasady sporządzania aktów i wypełniania ksiąg

Akty odbioru i akty wydania są sporządzane na komputerze według określonego wzoru. Wskazują miejsce sporządzenia aktu, datę, od kogo lub komu, z czyjego polecenia, w jakim celu i na jak długo przedmiot został przyjęty lub przekazany.

Akty wskazują otrzymane lub wydane przedmioty, podaje się ich krótki opis, wielkość, materiał, technikę, bezpieczeństwo przedmiotu, jego mocowanie (w ramie lub pod szkłem), poprzedni numer przedmiotu (jeśli pochodził z inne muzeum) - w akcie przyjęcia kod i numer zgodny z księgą wpływów oraz numer inwentarza naukowego w momencie wydania.

Przy przyjmowaniu przedmiotu do stałego użytkowania wskazuje się również jego cenę, jeśli posiada ocenę (został zamówiony lub kupiony odpłatnie).

Akty zatwierdza dyrektor muzeum, a pod jego nieobecność osoba go zastępująca. Po podpisaniu i zatwierdzeniu przez dyrektora akty są opieczętowane pieczęcią muzeum.

Akty sporządza się w kilku egzemplarzach (co najmniej trzech). Pierwsza kopia pozostaje u głównego kustosza lub w dziale księgowości; drugi - jest przekazywany do działu, do którego przedmiot został przekazany do przechowywania lub z którego został wydany (jeśli przechowywanie jest prowadzone przez działy); trzecia - jest przekazywana za pokwitowaniem osobie, która przekazała lub przyjęła rzecz.

✔ Inwentaryzacja ksiąg inwentarzowych i ksiąg paragonów, pobierz szablon w Systemie Kultury.

Odrębnie ponumerowane akty trwałego i czasowego składowania składa się w dwóch różnych przypadkach aktów przyjęcia lub w dwóch różnych przypadkach aktów wydania w porządku chronologicznym. Pod koniec roku akty są numerowane stronami, sznurowane, opieczętowane i pozostawiane do przechowywania w muzeum. Wszystkie akty podlegają wpisowi do specjalnych ksiąg metrykalnych aktów.

Księgi wpływów i księgi inwentarzowe muzeum przed ich wypełnieniem muszą być ponumerowane, splecione i opieczętowane pieczęcią instytucji wyższej, a także podpisane przez przedstawiciela tej instytucji.

Akty, księgi kwitów i księgi inwentarzowe muzeum muszą być wypełnione czytelnie, czytelnie, bez zamazań, zamazań i poprawek.

Korekty wpisów w tych dokumentach są dopuszczalne tylko w skrajnych przypadkach. Jeśli musisz dokonać zmian, robi się to za pomocą czerwonego długopisu. Stare (przekreślone tylko jedną linią) i nowe wpisy muszą być czytelne. Korekty są zapisywane na tej samej stronie.

Poświadczony przez dyrektora i głównego kustosza (szefa funduszu), szefa. dział księgowości, osoba odpowiedzialna finansowo i opieczętowana pieczęcią muzealną.

Kolumny księgi wpływów i księgi inwentarzowej wypełnia się następująco:

• w kolumnie „Opis przedmiotu” - podaje się jego nazwę;
• wielkość obiektu jest podana w cm (dla prostokątnych podana jest wysokość i szerokość, dla okrągłych - średnica, dla wolumetrycznych - wysokość, szerokość i głębokość);
• wszystkie istniejące wady (pęknięcia, pęknięcia, odpryski) wpisuje się w kolumnie „Bezpieczeństwo”.

Odpowiedzialność za nieprawidłową lub niepełną księgowość reguluje wewnętrzna dokumentacja muzealna, którą każde muzeum opracowuje indywidualnie z uwzględnieniem jego specyfiki: Regulamin sektora księgowości oraz opisy stanowisk pracy pracowników tego działu.

Co do zasady cała odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych spoczywa na kierowniku działu księgowości (departamencie), a stopień odpowiedzialności pozostałych pracowników określają opisy stanowisk, wewnętrzne regulaminy pracy oraz umowa o pracę.

Materiał sprawdzony przez ekspertów Aktion Culture

Kosztowności muzealne wymagają księgowości!

W Rosji jest ponad 1800 muzeów. Ich zbiory obejmują prawie 55 000 000 eksponatów. Ponad 250 muzeów to muzea o profilu artystycznym, w których znajduje się malarstwo, rysunek, rzeźba, ludowa, rzemiosło artystyczne, teatralne i zdobnicze, a także najnowsze rodzaje sztuki przełomu XX i XXI wieku oraz fotografie. Nic dziwnego, że księgowi mają tyle pytań, co eksponaty w muzeach.

W tym artykule rozważymy rozliczanie wartości zawartych w Funduszu Muzealnym Federacji Rosyjskiej. W następnych numerach porozmawiamy o rachunkowości budżetowej obiektów muzealnych i eksponatów, które nie są uwzględnione w funduszu muzealnym Federacji Rosyjskiej.

Tak więc rozliczanie wartości zawartych w funduszu muzealnym Federacji Rosyjskiej odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 26 maja 1996 r. N 54-FZ „O funduszu muzealnym Federacji Rosyjskiej i muzeach w Federacji Rosyjskiej” (zwana dalej Ustawą) oraz Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 12 lutego 1998 r. N 179 „W sprawie zatwierdzenia regulaminu Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej w sprawie Katalogu Państwowego Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej Federacji Rosyjskiej w sprawie licencjonowania działalności muzeów w Federacji Rosyjskiej” (zwane dalej Rozporządzeniem).

Aspekt prawny

Zgodnie z ustawą fundusz muzealny jest zbiorem muzealiów i zbiorów muzealnych na stałe znajdujących się na terytorium Federacji Rosyjskiej, których obieg obywatelski jest dozwolony tylko z pewnymi ograniczeniami.

Włączenie eksponatów i zbiorów muzealnych do Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej jest przeprowadzane przez federalny organ wykonawczy, któremu po odpowiednim zbadaniu powierzono państwową regulację w dziedzinie kultury.

Pozycje i kolekcje muzealne są uważane za włączone do Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej od daty zarejestrowania odpowiedniego faktu w Katalogu Państwowym Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej.

Muzea sztuki, które zostały przeniesione do zarządzania operacyjnego obiektami muzealnymi i zbiorami wchodzącymi w skład państwowej części Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej, zobowiązane są zapewnić:

fizyczne bezpieczeństwo obiektów i zbiorów muzealnych;

prowadzenie i przechowywanie ewidencji związanych z obiektami i kolekcjami muzealnymi;

korzystanie ze zbiorów muzealnych do celów naukowych, kulturalnych, edukacyjnych, twórczych i produkcyjnych.

O funduszach

Kolekcje muzeów sztuki składają się z funduszy podstawowych i pomocniczych środków naukowych.

Główny fundusz obejmuje wszelkiego rodzaju dzieła sztuki pięknej, dekoracyjnej i użytkowej, monumentalne, kolekcje archeologiczne, numizmatyczne itp. zgodnie z profilem muzeum.

Fundusz wymiany może być przyznany z funduszu głównego, który składa się z eksponatów muzealnych, które nie odpowiadają profilowi ​​muzeum, a także egzemplarzy dodatkowych (powyżej pięciu). Przedmioty muzealne funduszu wymiany mogą być przekazywane za zgodą fundatora do innych muzeów w zamian lub nieodpłatnie. Obiekty muzealne funduszu wymiany przy przyjęciu do muzeum są rejestrowane jako obiekty funduszu głównego, a ich przynależność do funduszu wymiany jest odnotowywana na specjalnej karcie.

W skład naukowego funduszu pomocniczego wchodzą różne reprodukcje (kserokopie, odlewy, makiety, makiety), mapy, schematy, schematy, plany itp., opracowane lub nabyte w trakcie kompletowania, badania i eksponowania zbiorów muzealnych.

W niektórych przypadkach naukowe materiały pomocnicze mogą zostać przekazane do głównego funduszu (na przykład dokładne kopie utraconych unikalnych przedmiotów).

Fundusz wymiany może być również przyznany z funduszu wsparcia naukowego.

Przydziału przedmiotów na dany fundusz dokonuje komisja skupu funduszu muzeum i sporządza protokół, który jest zatwierdzany przez dyrektora i opieczętowany.

Dokumenty księgowe

Rozliczanie obiektów i zbiorów muzealnych to ustalanie liczby i składu zbiorów muzealnych, rejestracja tej liczby i składu w specjalnej dokumentacji księgowej w celu identyfikacji obiektów i zbiorów muzealnych, organizacja optymalnego przechowywania, szybka lokalizacja, kontrola zmian pod względem składu i stanu zachowania, badań naukowych i efektywnego wykorzystania.

Rozliczanie obiektów i zbiorów muzealnych odbywa się w specjalnej dokumentacji księgowej, składającej się z dokumentów podstawowych i pomocniczych. Do głównych dokumentów należą:

akty przyjęcia i wydania muzealiów i zbiorów muzealnych do użytku stałego i czasowego,

główna księga inwentarzowa (książka paragonów),

księga inwentarzowa wg rodzajów towarów (kolekcji),

inwentarze archiwalne (jako księgi inwentarzowe),

specjalne księgi inwentarzowe do pozycji księgowych wykonanych z metali szlachetnych i kamieni szlachetnych.

Głównymi dokumentami księgowymi muzeów są dokumentacyjna część Państwowego Katalogu Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej.

Zapisy uzupełniające obejmują:

księga dochodów funduszu ulgowego,

księga zapasowa surowców,

księga rachunkowa muzealiów i zbiorów muzealnych przyjętych do czasowego przechowywania,

muzealne akty przyjęcia i wydania,

paszport muzealny, paszport restauracyjny, księgi meldunkowe do wszystkich rodzajów aktów akceptacyjnych i wydawniczych, księgi ewidencyjne do paszportów obiektów muzealnych i paszportów restauracyjnych,

naukowe katalogi i indeksy kart, inwentarze, czasopisma itp. służące do pozyskiwania informacji eksploatacyjnych o obiektach muzealnych i zbiorach muzealnych.

Rachunkowość państwowa

Zgodnie z Regulaminem obiekty i kolekcje muzealne wchodzące w skład funduszu podlegają księgowaniu i przechowywaniu według jednolitych zasad i warunków określonych w Instrukcji księgowania i przechowywania wartości muzealnych, zatwierdzonej Rozporządzeniem Ministra Kultury ZSRR z lipca 17 1985 N 290 (dalej - Instrukcja ).

Rachunkowość obiektów i zbiorów muzealnych prowadzą muzea, w których działalności operacyjnej się znajdują, z wykorzystaniem specjalnej dokumentacji księgowej, która daje możliwość pełnej identyfikacji tych obiektów i zbiorów oraz zawiera informacje o ich lokalizacji, bezpieczeństwie, formie użytkowania itp.

Zgodnie z pkt. 13 Regulaminu odzwierciedlenie obiektów i zbiorów muzealnych w bilansie osoby prawnej, w której zarządzaniu operacyjnym nie są one dozwolone.

Rachunkowość państwowa zbiorów muzealnych to definicja i rejestracja zbiorów muzealnych będących własnością publiczną.

Fundusze muzealne podlegają ścisłej rachunkowości państwowej, co zapewnia ich ochronę prawną oraz stwarza warunki do nauki i racjonalnego wykorzystania.

Rachunkowość państwowa funduszy muzealnych przewiduje dwa etapy:

pierwotna rejestracja i przypisanie otrzymanych przez muzeum obiektów w celu ich zabezpieczenia dokumentacyjnego (aktywacja, krótki wpis do księgi wpływów);

inwentarz, czyli rejestracja naukowa obiektów muzealnych (klasyfikacja według rodzajów źródeł, rodzajów materiałów, rodzajów sztuki, zbiorów, opracowanie bardziej szczegółowego i dokładnego opisu, wyjaśnienie atrybucji, wpis do inwentarza naukowego).

Głównymi dokumentami prawnymi państwowej księgowości zbiorów muzealnych są akty przyjęcia i wydania, księgi kwitów i inwentarze naukowe. Dla scharakteryzowania obiektu muzealnego inwentarz naukowy jest najpełniejszym dokumentem ustalającym jego klasyfikację i wyniki badań.

Rachunkowość w muzeach prowadzona jest w ujęciu fizycznym (przedmioty, jednostki magazynowe).

Uwaga
Przedmioty muzealne i kosztowności muzealne nie wchodzące w skład Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej, kosztowności artystyczne, przedmioty sztuki użytkowej i artystycznej instytucji podlegają rachunkowości w sposób określony w Instrukcji o rachunkowości budżetowej, zatwierdzonej rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 10 lutego 2006 r. N 25n na nabycie funduszy podstawowych.

Pozyskiwanie funduszy

Instrukcja przewiduje stopniową rejestrację nowych nabytków w kolekcji muzealnej, a mianowicie:

prowadzenie ewidencji księgowej nowych wpływów przed ich rozpatrzeniem przez Komisję Funduszu i Zakupów (ZKP);

przedłożenie nowych rachunków do rozpatrzenia przez Federalną Komisję Prawa;

uruchamianie i rejestracja nowych wpływów, ich rejestracja państwowa (klauzule 86-94, 100 Instrukcji).

Rejestracja przyjęcia i wydania przesyłek następuje niezwłocznie po ich otrzymaniu i wydaniu zgodnie z odpowiednimi ustawami. Akty przyjęcia i wydania są podstawowymi dokumentami prawnymi państwowej księgowości zbiorów muzealnych. Przechowywanie w muzeach przedmiotów, które nie są sformalizowane świadectwami odbioru, jest surowo zabronione.

W przypadku wszystkich nowych uzupełnień do zbiorów muzealnych, przed ich rozpatrzeniem przez KPS, sporządza się protokół odbioru lub pokwitowanie odbioru przedmiotów od właściciela do czasowego przechowywania wraz z inwentarzem (kolekcji lub pola) dołączonych przedmiotów. Ta procedura przetwarzania nowych nabytków dotyczy wszystkich form pozyskiwania funduszy muzealnych, w tym opłat ekspedycyjnych, zakupów, pozyskiwania operacyjnego na miejscu. W aktach przyjęcia lub wydania miejsce sporządzenia aktu, rok, miesiąc, dzień, od kogo (do wydania - komu), na czyje zlecenie, w jakim celu i na jak długo (jeżeli przedmiot jest przyjmowany lub wystawiony czasowo na wystawę, oględziny itp.) przedmiot zostaje przyjęty lub przekazany. Jednocześnie przedmioty są dokładnie wymienione jeden po drugim po nazwie, podano krótki opis, wskazano rozmiar, materiał, technikę, konserwację przedmiotu, mocowanie (na przykład w ramie, pod szkłem) , odnotowuje się poprzedni numer obiektu, jeśli pochodził z innego muzeum.

Wszystkie przedmioty (kolekcje) wchodzące do kolekcji muzeum muszą być poddane przeglądowi przez FZK muzeum. Decyzję KPS o przyjęciu przedmiotów (zbiorów) do zbiorów muzealnych dokumentuje się protokołem, który zatwierdza dyrektor muzeum. Na podstawie tej decyzji sporządzany jest akt przyjęcia przedmiotów do stałego przechowywania. Po zatwierdzeniu tej ustawy przez dyrektora muzeum iw terminach ustalonych przez KPS nowe nabytki są ewidencjonowane w Księdze Inwentarzowej Głównej Funduszu Głównego oraz Księdze Rachunkowości Naukowych Materiałów Pomocniczych.

W akcie przyjęcia, jak również w dołączonych do niego inwentarzach (zbioru lub pola) można zaliczyć pozycje zarówno funduszu głównego, jak i naukowego funduszu pomocniczego. Ale ich wstępna rejestracja odbywa się osobno dla odpowiednich ksiąg głównych i naukowych funduszy pomocniczych.

Na etapie aktywacji i rejestracji pozycji głównego funduszu określana jest każda pozycja, przeprowadzana jest jej przypisanie, której celem jest sporządzenie ogólnego opisu pozycji: jej obrazu wyszukiwania, zidentyfikowanie i naprawienie najistotniejszego cechy wyróżniające go spośród wielu innych podobnych przedmiotów. W oparciu o informacje o przedmiocie ujawnione w procesie jego nabycia, autorstwo, przeznaczenie użytkowe i przynależność przedmiotu, miejsce i datę powstania, środowisko życia (więzy społeczne, etniczne i inne), autentyczność, cechy fizyczne (materiał, technika, kształt, wielkość, kolor itp.), źródło i sposób pozyskania obiektu przez muzeum, stopień bezpieczeństwa fizycznego w momencie jego rejestracji w muzeum. Informacje zebrane na etapie akwizycji w dużej mierze decydują o wartości muzealnej obiektu, jego dalszych badaniach i użytkowaniu. Wyniki przypisania poszczególnych obiektów muzealnych są dokumentowane (odnotowywane, ewidencjonowane) w protokole odbioru, Księdze Inwentarzowej Głównej funduszu głównego oraz Księdze Rachunkowości Naukowych Materiałów Pomocniczych. Na tym etapie obiekt o znaczeniu muzealnym uzyskuje status obiektu muzealnego i zostaje włączony do zbiorów muzealnych.

Pozycje głównego i naukowego funduszu pomocniczego po zarejestrowaniu i zaszyfrowaniu (zapisaniu numerów kont) przekazywane są do odpowiednich zbiorów muzealnych i naukowego funduszu pomocniczego na przechowanie zgodnie z aktem przyjęcia i przekazania obiektów. Akt podpisuje osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji zbiorów muzealnych (kierownik działu lub dział księgowości) oraz właściwy kustosz odpowiednich zbiorów muzealnych lub materiałów naukowego funduszu pomocniczego, a następnie zatwierdza przez głównego kustosza i zatwierdza przez dyrektora muzeum (w niektórych muzeach - przez naczelnego kustosza).

Wszystkie eksponaty i zbiory muzealne przyjmowane przez depozytariusza (dział funduszy) są ewidencjonowane w księdze wpływów z magazynu funduszu (dział funduszy), której formę określa muzeum. Ewidencja nowych przyjęć odbywa się w całości zgodnie z aktem przyjęcia i przekazania przedmiotów na przechowanie oraz dołączonym do niego inwentarzem. Książka corocznie podsumowuje pozycje otrzymywane przez fundusz (departament).

Rozważmy przykłady odzwierciedlania zapisów dotyczących nabywania zbiorów muzealnych w rachunkowości budżetowej.

1. Nabywanie obiektów muzealnych i kosztowności muzealnych kosztem środków budżetowych.

Powiedzmy od razu: przy nabywaniu obiektów muzealnych należy zastosować art. 226 klasyfikacji ekonomicznej wydatków „Inne usługi” (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 22 lutego 2006 r. N 02-14-10 / 372). Wynika to z paragrafu 13 Regulaminu z uwagi na fakt, iż nie dopuszcza się uwzględniania obiektów muzealnych i kosztowności muzealnych w bilansie muzeum.

W celu rozliczenia wysokości limitów zobowiązań budżetowych na nabycie wartości muzealnych dokonuje się następujących wpisów:

Debet 1 501 05 226
„Limity zobowiązań budżetowych na wydatki z innych otrzymanych usług” Pożyczka 1 501 03 226
„Granice zobowiązań budżetowych odbiorców środków budżetowych na wydatki na inne usługi”
- uzyskano limity zobowiązań budżetowych na nabycie wartości muzealnych;

Debet 1 501 03 226
„Granice zobowiązań budżetowych odbiorców środków budżetowych na wydatki z innych służb” Pożyczka 1 502 01 226 „Przejęte zobowiązania budżetowe z innych służb”
- podstawa - sporządzona na jej podstawie umowa kupna i polecenie zapłaty
W rachunkowości budżetowej instytucji operacja nabycia kosztowności muzealnych znajduje odzwierciedlenie w następujący sposób:

Debet 1 401 01 226
„Wydatki na inne usługi” Pożyczka 1 302 09 730

- pokrył koszt zakupu;

Debet 1 302 09 830
„Potrącenie należności z tytułu rozliczeń z dostawcami i wykonawcami za inne usługi” Pożyczka 1 304 05 226 „Rozliczenia z tytułu płatności z budżetu z organami organizującymi wykonanie budżetów za inne usługi”
- dokonali płatności w ramach umowy dostawy.

2. Nabywanie obiektów muzealnych i kosztowności muzealnych poprzez działalność dochodową.

Debet 2 401 01 226
„Wydatki na inne usługi” Pożyczka 2 302 09 730
„Wzrost należności z tytułu rozliczeń z dostawcami i kontrahentami o zapłatę innych usług”
- odzwierciedla koszty związane z nabyciem kosztowności muzealnych;

Debet 2 302 09 830
„Potrącenie należności z tytułu rozliczeń z dostawcami i kontrahentami za inne usługi” Pożyczka 2 201 01 610 „Pozbywanie się środków instytucji z rachunków bankowych”
- płatność została dokonana w ramach umowy dostawy;

Debet 2 401 01 130
„Przychody ze sprzedaży rynkowej wyrobów gotowych, robót, usług” Pożyczka 2 401 01 226
„Koszty innych usług”
- zmniejszenie przychodów o kwotę kosztów zakupu (zgodnie ze zleceniem polityki rachunkowości - na koniec okresu sprawozdawczego (miesiąc, kwartał)).

Przywrócenie

Wydatki na restaurację obiektów muzealnych i zbiorów muzealnych należy zaksięgować w pozycji 226 „Inne usługi”. W piśmie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 22 lutego 2006 r. N 02-14-10/372 sporządzono wykaz kosztów muzeum związanych z pracami konserwatorskimi, który obejmuje:

świadczenie usług w zakresie restauracji dzieł sztuki znajdujących się w bilansie instytucji;

prowadzenie ankiet i badań technologicznych;

uzyskiwanie, na podstawie wyników badań, wniosków o stanie konstrukcji i materiałów budowlanych, dotyczących prowadzenia prac remontowych, restauratorskich i konserwatorskich;

Uzyskanie wstępnych zezwoleń na prace remontowe, restauratorskie i konserwatorskie;

opracowanie warunków przeprowadzenia konkursu na projekt prac naprawczych i restauratorskich obiektów dziedzictwa kulturowego;

opracowywanie projektów wstępnych restauracji i konserwacji oraz ich koordynacja;

opracowywanie kosztorysów wstępnych projektów restauracji i konserwacji oraz ich koordynacja;

opracowanie i zatwierdzenie wykonawczej dokumentacji projektowej i kosztorysowej dla restauracji i konserwacji, wytyczne metodyczne i nadzór terenowy podczas prac remontowych i restauratorskich;

opracowanie rysunków, map technologicznych, zaleceń wykonania prac konserwatorskich i konserwatorskich;

przeprowadzanie badań dokumentacji naukowej i projektowej oraz projektowo-szacunkowej do celów restauratorskich i konserwatorskich;

opracowywanie lokalnych kosztorysów wykonania prac restauracyjnych i konserwatorskich;

opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia na przeprowadzenie przetargu na wybór generalnego wykonawcy prac remontowych, restauratorskich i konserwatorskich;

przygotowywanie raportów naukowych i restauracyjnych;

wykonywanie funkcji klienta;

prowadzenie nadzoru technicznego nad pracami remontowymi, restauratorskimi i konserwatorskimi;

przeprowadzenie badania wykonanych prac naprawczych, restauratorskich i konserwatorskich.

Tymczasowe przechowywanie

Muzeum może przyjmować przedmioty lub kolekcje do tymczasowego przechowywania na wystawy, renowację, badania lub do innych celów. Dla wszystkich przyjętych pozycji sporządzany jest odpowiedni akt.

Zabrania się przekazywania przedmiotów czasowo przechowywanych w muzeum innym osobom prawnym lub fizycznym bez zgody właściciela tych przedmiotów (par. 96 Instrukcji).

Wszelka dokumentacja dotycząca przyjęcia przedmiotów (zbiorów) do czasowego składowania musi być prawnie sformalizowana i zarejestrowana w odpowiednich dokumentach księgowych muzeum. Akt przyjęcia zbiorów do czasowego przechowywania podpisują przyjmujący – muzeum i przekazujący – właściciel obiektów (zbioru) i zatwierdzany przez dyrektora muzeum oraz pieczęć. Każdemu akcie przyjęcia nadawany jest numer seryjny (rocznie od pierwszego numeru). Akt sporządzono w trzech egzemplarzach: dwa z nich pozostają w muzeum (w sektorze księgowym i u odpowiedzialnego kuratora), a trzeci jest przekazywany właścicielowi (paragraf 94 Instrukcji).

Zapisu rzeczy w akcie przyjęcia do czasowego przechowania dokonuje się wyłącznie sztuka po sztuce, wskazując główne dane przynależności i cechy wyróżniające rzecz, stopień jej zachowania. Przy dużej ilości przychodzących przedmiotów do aktu dołączany jest inwentarz kolekcji.

Na podstawie zatwierdzonego przez dyrektora muzeum aktu przyjęcia do czasowego składowania, przedmioty są ewidencjonowane w Księdze Pokwitowań do czasowego użytkowania (pkt 100 Instrukcji oraz Załącznik nr 10 do niej). Na koniec każdego roku świadectwa odbioru i załączniki do nich są splatane w porządku rosnącym, numerowane według stron i opieczętowane pieczęcią muzeum.

Na przedmiotach przyjmowanych przez muzeum do czasowego przechowywania, gdy są one wpisane do Księgi Pokwitowań do czasowego użytku, umieszcza się numery seryjne. Numeracja dokonywana jest z uwzględnieniem ich ewentualnego usunięcia z przedmiotu w przypadku zwrotu do właściciela. Numery zaznaczane są ołówkiem na wiszących etykietach, uchwycie lub na indywidualnym opakowaniu towaru (koperty, etui, pudełka itp.).

Zwrot przez muzeum przedmiotów przeznaczonych do czasowego przechowywania ich właścicielowi następuje na polecenie dyrektora muzeum i jest wystawiony aktem wydania, który podpisuje naczelny kustosz, kierownik odpowiedniego działu, osoba odpowiedzialna finansowo, pod której pieczą znajdowały się te przedmioty (paragraf 97 Instrukcji). Gdy przedmioty zostaną zwrócone właścicielowi, należy je usunąć z odpowiednich ewidencji muzealnej. Uwolnione numery kont nie są ponownie wykorzystywane.

Każdej pozycji muzealnej funduszu głównego, rzeczom i materiałom naukowego funduszu pomocniczego, przy ich wstępnej rejestracji, nadawany jest numer księgowy, który nadawany jest przedmiotowi równocześnie z wpisem do księgi inwentarzowej głównej i księgi rachunkowej naukowca. Materiały pomocnicze. Numer rachunku odpowiada numerowi seryjnemu wpisu w pierwszej kolumnie wskazanych ksiąg i jest umieszczany bezpośrednio na samym przedmiocie lub, jeśli nie jest to możliwe, na ramie, etui, etykiecie, etykiecie, kopercie itp.

Oznaczenie księgowe jest stosowane do pozycji sekwencyjnie, gdy przeprowadzane są główne operacje księgowe, w tym rejestracja pierwotna, inwentaryzacja naukowa i księgowość specjalna (w przypadku przedmiotów wykonanych z metali szlachetnych i kamieni).

Metodologia umieszczania znaków rejestracyjnych na przedmiotach została opracowana w paragrafach 128-148 Instrukcji. Nanoszenie znaków rejestracyjnych na przedmioty może odbywać się za pomocą stempli oraz ręcznie tuszem, tuszem lub pastą (czarny, fioletowy), ołówkiem grafitowym (do grafiki), specjalnymi pisakami do szkła, metalu, drewna i innych materiałów, jak a także pomalować (emalią lub olejem) dużą rzeźbę.

Ubezpieczenie

Jeżeli podmiotem przekazującym do czasowego składowania jest inne muzeum, to przed wyjęciem eksponatów są one ubezpieczone (tak samo postępują przy przewożeniu kosztowności na ekspozycję). Rozważ relację między instytucją a firmą ubezpieczeniową na przykładzie instytucji federalnych. Zgodnie z załącznikiem 2 do ustawy z dnia 19 grudnia 2006 r. N 238-FZ „O budżecie federalnym na rok 2007”, dochody z odszkodowania za szkody w przypadku zdarzeń ubezpieczeniowych, gdy beneficjenci z umów ubezpieczenia są beneficjentami federalnych środków budżetowych , dotyczą dochodów niepodatkowych i podlegają przekazaniu do budżetu federalnego w wysokości 100 procent zgodnie z kodem dochodów 1 16 23010 01 0000 140. Należy pamiętać, że płatności ubezpieczeniowe otrzymywane przez instytucje federalne od firm ubezpieczeniowych jako odszkodowanie za szkody w wyniku zdarzenia ubezpieczeniowego podlegają zaksięgowaniu na rachunkach organów Skarbu Federalnego z uwzględnieniem kont osobistych w celu ewidencjonowania środków otrzymanych z działalności gospodarczej i innej działalności generującej dochód, otwartych dla instytucji federalnych w określony sposób w organach Skarbu Federalnego .

Przykład
Muzeum- instytucja federalna, administrator dochodów budżetowych, zawarła umowę ubezpieczeniową na obrazy, gdy zostały one zabrane na wystawę.Jeden z obrazów został uszkodzony i podlega renowacji, której koszt wyniesie 100 000 rubli. Firma ubezpieczeniowa zapłaciła wymaganą kwotę
Debet 2 205 10 560
„Zwiększenie należności z pozostałych dochodów” Pożyczka 2 401 01 180
"Inne przychody"
- 100 000 rubli. - kwota dochodów budżetu federalnego została naliczona w wysokości wypłaty ubezpieczenia pod kodem dochodów 3 03 02010 01 0000 180 „Inne nieodpłatne wpływy na rzecz instytucji federalnych”;

Debet 2 201 01 510
„Wpływy środków instytucji na rachunki bankowe”
Kredyt 2 205 10 660
„Spadek należności z pozostałych dochodów”
- 100 000 rubli. - otrzymali wypłatę ubezpieczenia na konto pozabudżetowe;

Debet 2 401 01 180
„Pozostałe dochody” Pożyczka 2 201 01 610
„Pozbywanie się środków instytucji z rachunków bankowych”
- 100 000 rubli. - środki zostały przekazane do dochodów budżetu federalnego pod kodem dochodów 1 162301001 0000 140 „Dochód z odszkodowania za szkody w przypadku zdarzeń ubezpieczeniowych, gdy beneficjenci środków z budżetu federalnego występują jako beneficjenci umów ubezpieczeniowych”;

Debet 1 210 02 140
„Rozliczenia z organami organizującymi wykonanie budżetów za otrzymane przez budżet kwoty przymusowego wycofania”
Kredyt 1 401 01 140
„Dochód z kwot obowiązkowych zajęć”
- administrator paragonów otrzymał wyciąg z otrzymania dochodu do budżetu federalnego pod kodem dochodu 1 162301001 0000 140.

Odpis

Zgodnie z art. 9 ustawy wyłączenie obiektów i zbiorów muzealnych z Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej przeprowadza federalny organ wykonawczy, któremu powierzono państwową regulację w dziedzinie kultury w sposób określony w Regulaminie , po odpowiednim badaniu.

Decyzję o wyłączeniu obiektów i zbiorów muzealnych z funduszu może podjąć Ministerstwo Kultury Federacji Rosyjskiej w następujących przypadkach:

utratę i zniszczenie obiektów i zbiorów muzealnych lub ich wymianę na inne obiekty i zbiory muzealne;

błędną ekspertyzę dotyczącą znaczenia kulturowo-historycznego, stanu fizycznego i innych cech tych przedmiotów i zbiorów, na podstawie której podjęto decyzję o włączeniu ich do funduszu;

wydanie odpowiedniego orzeczenia sądu, które weszło w życie.

Pozycje i kolekcje muzealne uważa się za wyłączone z Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej od daty zarejestrowania odpowiedniego faktu w Katalogu Państwowym Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej.

Decyzję o umorzeniu materiałów z naukowego funduszu pomocniczego podejmuje dyrektor muzeum. Tryb spisywania obiektów i materiałów muzealnego funduszu pomocniczego określa instrukcja spisywania ewidencji tych, które popadły w zły stan (ograniczający) lub utracone zasoby materialne i pieniężne.

W muzeach państwowych, które nie wchodzą w skład Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej, księgowanie kosztowności odbywa się zgodnie z Instrukcją księgowania i przechowywania skarbów muzealnych, zatwierdzoną rozporządzeniem Ministerstwa Kultury ZSRR z dnia 17 lipca 1985 r. N 290 oraz Instrukcja Rachunkowości Budżetowej, zatwierdzona Rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 10 lutego 2006 r. N 25n (zwana dalej Instrukcją). Na początek chciałbym wymienić muzea, dla których taki system księgowania wartości ma zastosowanie:

muzea historyczne. Są to muzea nauk historycznych: archeologiczne, etnograficzne, numizmatyczne, historyczno-rewolucyjne, militarno-historyczne, historyczno-gospodarcze; muzea historii oświecenia i edukacji;

muzea sztuki zajmujące się historią sztuki i historią sztuki;

muzea przyrodnicze to muzea oparte w swojej działalności na naukach przyrodniczych. Należą do nich biologiczne, botaniczne, zoologiczne, geologiczne, paleontologiczne, mineralogiczne, ekologiczne, antropologiczne i inne;

muzea techniczne związane z naukami technicznymi, produkcja: politechniczna, techniczna, lotnicza, transport samochodowy; muzea łączności, przemysłu stoczniowego, górnictwa, transportu kolejowego;

muzea literackie poświęcone rozwojowi literatury, życiu pisarzy (poetów, krytyków itp.);

złożone muzea. Takie muzea łączą dwa lub więcej głównych profili. Na przykład historyczno-artystyczny, historyczno-architektoniczny. Najpopularniejszą formą jest muzeum historii lokalnej, które obejmuje specjalizację historyczno-przyrodniczą.

Fundusze muzealne

Całość muzealiów tworzy kolekcję muzealną - podstawę wszystkich muzeów, zarówno publicznych, prywatnych, jak i resortowych.

Wszystkie wartości muzealne znajdujące się w muzeach należy podzielić ze względu na ich znaczenie dla nauki i kultury w ogóle, a także dla działalności samego muzeum.

Głównym zadaniem każdego muzeum jest organizacja funduszy. Celem prac inwentarzowych jest pozyskanie środków muzeum na stworzenie warunków do przechowywania, badania, użytkowania i uzupełniania kosztowności.

Fundusze muzealne można podzielić na dwa rodzaje:

fundusz muzealiów (zbiory muzealne);

zbiór materiałów naukowych i pomocniczych związanych z samymi eksponatami.

Wszystkie obiekty muzealne można podzielić według następujących kryteriów:

znak chronologiczny. Grupuje wszystkie pozycje dotyczące jednego tysiąclecia, wieku, roku itp.;

znak geograficzny. W miejscu powstania przedmiotu iw miejscu jego istnienia;

pochodzenie etniczne.

Charakterystyka muzeów etnograficznych:

przynależność społeczna – materiał grupuje się w ramach formacji społeczno-gospodarczych;

znak nominalny, który łączy pewne przedmioty związane z konkretną osobą.

Kosztowności muzealne mają również dwie klasyfikacje:

klasyfikacja podmiotowa, która grupuje przedmioty, które są powiązane w znaczeniu lub fabuła;

klasyfikacja tematyczna obiektów muzealnych – realizowana w muzeach historycznych na podstawie klasyfikacji wiedzy historycznej i zbliżona do struktury ekspozycji.

Zasady rachunkowości

Wszystkie przedmioty otrzymane przez muzeum podlegają ścisłej rachunkowości dokumentacyjnej.

Rejestracja przyjęcia i wydania eksponatów muzealnych następuje niezwłocznie po ich otrzymaniu lub wydaniu zgodnie z odpowiednimi formami aktów określonymi w Instrukcji Rachunkowości i Przechowywania Środków Muzealnych.

Rachunkowość muzealiów prowadzona jest zgodnie z Instrukcją Rachunkowości Budżetowej.

Eksponaty muzealne ewidencjonowane są jako środki trwałe w grupie „Pozostałe środki trwałe” na koncie 0 101 09 000.

Rachunkowość budżetowa odbioru kosztowności muzealnych prowadzona jest poprzez następujące zapisy księgowe:

Debet 1 106 01 310

Pożyczka 1 302 19 730
„Wzrost należności z tytułu nabycia środków trwałych”
- eksponat muzealny wszedł do muzeum;

Debet 1 101 09 310

Kredyt 1 106 01 410

- do magazynu wszedł eksponat muzealny;

Debet 1 106 01 310
„Wzrost inwestycji kapitałowych w środki trwałe”
Kredyt 1 101 09 310
„Wzrost wartości innych środków trwałych”
- przekazano eksponat muzealny do wydziału strukturalnego muzeum w celu przygotowania ekspozycji (ze zmianą osoby odpowiedzialnej finansowo);

Debet 1 101 09 310
„Wzrost wartości innych środków trwałych”
Kredyt 1 302 09 730
„Wzrost należności z tytułu rozliczeń z dostawcami i kontrahentami o zapłatę innych usług”
- odzwierciedla koszt pracy nad doprowadzeniem eksponatu muzealnego do formy ekspozycyjnej;

Debet 1 101 09 310
„Wzrost wartości innych środków trwałych”
Kredyt 1 106 01 410
„Ograniczenie inwestycji kapitałowych w środki trwałe”
- eksponat został przekazany po przygotowaniu do sal ekspozycyjnych, z uwzględnieniem kosztów prac związanych z doprowadzeniem eksponatu muzealnego do widoku ekspozycji.

Deprecjacja

Kosztowności muzealne znajdujące się w księgach rachunkowych podlegają amortyzacji.

Koszt początkowy lub odtworzenia kosztowności muzealnych jest zwracany przez księgi rachunkowe dotyczące amortyzacji, sporządzane za okresy sprawozdawcze przez cały okres ich użytkowania.

Kwota amortyzacji jest obliczana liniowo na podstawie pierwotnego (odtworzenia) kosztu eksponatu muzealnego oraz stawki amortyzacji, która jest obliczana na podstawie okresu użytkowania.

W ciągu roku sprawozdawczego amortyzacja naliczana jest miesięcznie w wysokości 1/12 kwoty rocznej.

Naliczanie amortyzacji w okresie użytkowania eksponatu muzealnego nie ulega zawieszeniu, z wyjątkiem przypadków przekazania go do konserwacji na okres dłuższy niż trzy miesiące, a także w okresie restauracyjnym, którego czas trwania przekracza 12 miesięcy (ust. 3 art. 256 Ordynacji podatkowej).

Okres użytkowania eksponatu muzealnego określa się, gdy zostanie on przyjęty do rachunkowości budżetowej zgodnie z dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 1 stycznia 2002 r. N 1 „W sprawie klasyfikacji środków trwałych ujętych w grupach amortyzacyjnych”.

Na podstawie tej uchwały fundusze muzealne są zaliczane do grupy VII, która określa żywotność od 15 do 20 lat (kod OKOF 190001000).

Zgodnie z pismem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 13 kwietnia 2005 r. N 02-14-10a / 721 „W sprawie obliczania amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych” uwzględniono obliczenie kwoty amortyzacji środków trwałych w pierwszych dziewięciu grupach amortyzacyjnych Klasyfikacji odbywa się zgodnie z maksymalnym okresem użytkowania ustalonym przez grupę amortyzacyjną.

Amortyzacja eksponatów muzealnych prowadzona jest na rachunku budżetowym 0 104 07 000 „Amortyzacja pozostałych środków trwałych”:

Debet 1 401 01 271
„Wydatki na amortyzację środków trwałych i wartości niematerialnych”
Kredyt 1 104 07 410
„Amortyzacja pozostałych środków trwałych z tytułu amortyzacji”.

Wydatki bieżące ujmowane są w wysokości amortyzacji eksponatów muzealnych naliczonej w okresie sprawozdawczym w ramach działalności budżetowej.

Procedura odpisu

Podstawą spisania i wyłączenia eksponatów muzealnych z księgi inwentarzowej muzeów jest zarządzenie podległego muzeum fundatora.

W przypadku zniszczenia lub kradzieży obiektu muzea muszą złożyć wniosek o jego umorzenie do fundatora i dołączyć następujące dokumenty:

zawarcie komisji konserwatorów i kustoszów o stanie obiektu i niemożności jego odrestaurowania;

akt ustalający okoliczności uszkodzenia lub kradzieży rzeczy;

dokumenty dotyczące wyników uzgodnienia dostępności z księgami inwentarzowymi.

Również w przypadku kradzieży lub poważnego uszkodzenia przedmiotu należy przedstawić dokumenty dotyczące czynności podjętych przez kierownictwo muzeum w celu odszukania lub przywrócenia uszkodzonego przedmiotu, zawiadomienia o wynikach podjętych czynności oraz postawienia sprawców przed wymiarem sprawiedliwości w zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W przypadku wyłączenia obiektu muzealnego z księgi inwentarzowej muzeum na podstawie zarządzenia kierownika, w rubryce „uwagi” w księdze wpływów funduszu głównego i księdze inwentarzowej dokonuje się specjalnego oznaczenia z obowiązkowym odniesienie do dokumentu zawierającego pozwolenie na wyłączenie obiektu.

Notatka o wykluczeniu obiektu z księgi wpływów, księgi inwentarzowej muzeum musi być podpisana przez dyrektora muzeum i głównego kustosza i opieczętowana pieczęcią muzeum.

Dopiero po uzgodnieniu tego odpisu z organami zarządzającymi majątkiem dokonuje się odpisu wartości muzealiów i uwzględnienia tej operacji w księgowości budżetowej poprzez następujący zapis:

Debet O 401 01 172
„Wpływy ze sprzedaży aktywów”;

Debet 0 104 07 410
„Amortyzacja pozostałych środków trwałych z tytułu amortyzacji”
Kredyt 0 101 09 410
„Spadek kosztu pozostałych środków trwałych”.

23.1. Muzea są zobowiązane do systematycznego sprawdzania dostępności i stanu zachowania obiektów muzealnych i zbiorów muzealnych w celu ustalenia, czy ich faktyczna obecność, cechy identyfikacyjne i stan zachowania odpowiadają danym w głównej dokumentacji księgowej (zwanej dalej kontrolą dostępności ).

Dostępność można sprawdzić zarówno dla całej objętości obiektów muzealnych i zbiorów muzealnych przechowywanych w funduszach, jak i dla poszczególnych grup magazynowych zgodnie z kodami ksiąg inwentarzowych.

23.2. Dostępność sprawdza komisja powołana na podstawie zarządzenia dyrektora muzeum, zgodnie z harmonogramem zatwierdzonym przez dyrektora muzeum i uzgodnionym z fundatorem.

Komisja musi liczyć co najmniej 3 osoby z obowiązkowym udziałem odpowiedzialnego opiekuna oraz pracownika działu księgowości.

23.3. Harmonogram sporządzany jest z uwzględnieniem następujących warunków sprawdzania dostępności i wielkości sprawdzanych środków lub grup magazynowych:

Dla muzeów o łącznej liczbie środków do 30 tys. pozycji - 1 raz na 3 lata;

Od 30 do 300 tysięcy - 1 raz na 5 lat;

Od 300 do 500 tysięcy - 1 raz na 7 lat;

Od 500 tysięcy do 1 miliona - 1 raz na 10 lat;

Ponad 1 milion - 1 raz w ciągu 15 lat.

Sprawdzenie dostępności przedmiotów wykonanych z metali szlachetnych i kamieni szlachetnych odbywa się w terminach określonych w § 36 Regulaminu.

23.4. W celu efektywniejszego zorganizowania prac nad sprawdzeniem dostępności w każdym muzeum konieczne jest opracowanie i zatwierdzenie metodyki jej realizacji, w tym procedury liczenia eksponatów muzealnych i umieszczania specjalnych znaków w księgach rachunkowych na upływ tematu sprawdzenia dostępności.

23.5 Wyniki kontroli dokumentuje się w akcie podpisanym przez wszystkich członków komisji, przedłożonym do rozpatrzenia przez EFZK, zatwierdzonym przez dyrektora muzeum i wpisanym do specjalnej księgi do rejestracji czynności sprawdzania dostępności (Załącznik nr 30).

Do świadectwa dostępności dołączone są następujące dokumenty.

stoły , które rejestrują dane o liczbie eksponatów muzealnych zarejestrowanych w księgach rachunkowych (Załącznik nr 30-1).

Tabele opracowywane są na podstawie zliczenia pozycji w każdym tomie księgi rachunkowej z obowiązkowym dostosowaniem liczby numerów ewidencyjnych do liczby pozycji wymienionych za nimi, w tym w liczbach całkowitych z oznaczeniami ułamkowymi.

Ustawa ewidencjonuje informacje o pozycjach wyłączonych z dokumentacji księgowej w sposób ustalony i nieokreślony, dwukrotnie ewidencjonowanych oraz pozycjach wcześniej wyłączonych, ale znajdujących się na stanie magazynowym (Załączniki nr 30-2, 30-3).

Wszystkie dostępne dokumenty potwierdzające w postaci kserokopii z oryginałów lub uwierzytelnionych kopii należy dołączyć do wykazu pozycji, których nie znaleziono podczas sprawdzania dostępności (Załącznik nr 30-4).

W przypadku kradzieży lub kradzieży dokumentami uzasadniającymi są pismo informujące o dacie i okolicznościach kradzieży, stosowne nakazy wewnątrzmuzealne i wyjaśnienia pracowników muzeów, wyniki śledztw wewnętrznych, zaświadczenia organu spraw wewnętrznych o placówce , zawieszenie lub zakończenie postępowania karnego, inne dokumenty i materiały związane z tym faktem.

W przypadku uprzednich transferów obiektów muzealnych do innych muzeów lub organizacji bez wydania stosownych zezwoleń, uwierzytelnione odpisy dokumentów, na podstawie których dokonano przeniesienia (zarządzenie lub zarządzenie wyższej organizacji lub dyrektora muzeum, akt wydania, potwierdzenie muzeum lub organizacji przy odbiorze obiektu itp.) ).

W przypadku stwierdzenia braków muzealiów stwierdzonych w toku wcześniejszych kontroli dostępności, uwierzytelnione odpisy aktów tych kontroli lub wyciągi z nich dołącza się do odpowiednich arkuszy wykazów obiektów.

W przypadku niedoboru obiektów muzealnych z przyczyn niezidentyfikowanych i nieudokumentowanych dołącza się notę ​​wyjaśniającą podpisaną przez naczelnego kustosza, kierownika działu księgowości i właściwego kustosza.

Lista niezgodności obejmuje tylko te pozycje, w których zidentyfikowano rażące (poważne) niezgodności w opisie ich rzeczywistych parametrów i cech wizualnych lub ustanowiono substytucję pozycji (Załącznik nr 30-5).

W trakcie sprawdzania dostępności należy zwrócić uwagę na przedmioty, które są w niezadowalającym stanie zachowania w celu rozstrzygnięcia kwestii podjęcia pilnych działań w celu ich konserwacji lub restauracji, jak również przedmioty, które omyłkowo zostały włączone do funduszu głównego muzeum i podlegają przekazaniu do naukowego funduszu pomocniczego. (Załączniki nr 30-6, 30-7).

Wnioski o wyłączenie eksponatów muzealnych z Funduszu Muzealnego Federacji Rosyjskiej oraz akta muzealne muszą zawierać uzasadnione uzasadnienie celowości ich wyłączenia, poparte odpowiednimi dokumentami uzasadniającymi w postaci ekspertyz EFZK i specjalistów zewnętrznych, zawiadomień o Ministerstwo Spraw Wewnętrznych o zakończeniu sprawy karnej itp. (Załącznik nr 30-8).

Wszystkie załączniki do aktu weryfikacji są podpisane przez członków komisji i opieczętowane pieczęcią muzeum.

W zależności od stanu dokumentacji księgowej muzeum i wyników kontroli, ustawa może odzwierciedlać inne pozycje, które nie są przewidziane w formie określonej w załączniku nr 30.

23.6. Wyniki kontroli dostępności są przekazywane przez muzeum do akceptacji fundatorowi.

Muzea znajdujące się pod jurysdykcją Rosyjskiej Akademii Nauk, innych departamentów federalnych, podmiotów Federacji Rosyjskiej oraz jednostek samorządu terytorialnego przesyłają akty weryfikacji dostępności do Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej w następujących przypadkach:

Utrata muzealiów (brak);

Przeniesienie przedmiotów z głównego do naukowego funduszu pomocniczego;

Wyjątki (odpisy) eksponatów muzealnych;

Ustanowienie substytucji muzealiów.

23.7. Co 20 lat Ministerstwo Kultury Federacji Rosyjskiej przeprowadza ogólnorosyjską (całkowitą) kontrolę dostępności obiektów muzealnych i zbiorów muzealnych.

Zgodnie z art. 7 ust. 35-4) ustawy Republiki Kazachstanu z dnia 15 grudnia 2006 r. „O kulturze” ZAMAWIAM:
1. Zatwierdź załączoną Instrukcję księgowania, przechowywania, użytkowania i spisywania eksponatów muzealnych funduszu muzealnego Republiki Kazachstanu.
2. Departament Kultury i Sztuki Ministerstwa Kultury i Sportu Republiki Kazachstanu, w trybie przewidzianym ustawą, zapewnia:
1) państwową rejestrację tego nakazu w Ministerstwie Sprawiedliwości Republiki Kazachstanu;
2) w ciągu dziesięciu dni kalendarzowych od państwowej rejestracji niniejszego zamówienia, przesłanie egzemplarzy niniejszego zamówienia do oficjalnej publikacji w systemie informacyjno-prawnym „Adilet” oraz czasopisma drukowanego na nośnikach elektronicznych z kopią papierową poświadczoną załączoną urzędową pieczęcią, dla wprowadzenie do referencyjnego banku kontrolnego aktów prawnych Republiki Kazachstanu w formie elektronicznej, poświadczonych elektronicznym podpisem cyfrowym osoby upoważnionej do podpisania niniejszego zamówienia, z kopią papierową poświadczoną urzędową pieczęcią;
3) umieszczenie niniejszego zamówienia w zasobach internetowych Ministerstwa Kultury i Sportu Republiki Kazachstanu po oficjalnej publikacji;
4) przedłożenie Departamentowi Obsługi Prawnej Ministerstwa Kultury i Sportu Republiki Kazachstanu informacji o wykonaniu środków przewidzianych w niniejszym paragrafie w terminie dziesięciu dni roboczych od dnia wykonania środków.
3. Nałożyć kontrolę nad wykonaniem niniejszego zarządzenia na nadzorującego wiceministra kultury i sportu Republiki Kazachstanu.
4. Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie z dniem jego pierwszej oficjalnej publikacji i dotyczy relacji powstałych od 1 stycznia 2016 r.

Minister Kultury i Sportu
Republika Kazachstanu A. Mukhamediuly

Zatwierdzone przez zamówienie
Minister Kultury i Sportu
Republika Kazachstanu
z dnia 7 grudnia 2015 r. nr 372

Instrukcje dotyczące księgowania, przechowywania, użytkowania i odpisywania
Republika Kazachstanu

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Instrukcja o księgowaniu, przechowywaniu, użytkowaniu i odpisywaniu muzealiów funduszu muzealnego Republiki Kazachstanu (zwana dalej Instrukcją) określa tryb księgowania, przechowywania, użytkowania i odpisywania muzealiów funduszu muzealnego Republiki Kazachstanu (zwanych dalej muzealiami).
2. W niniejszej Instrukcji stosowane są następujące podstawowe pojęcia:
1) fundusz muzealny - zbiór wartości kulturowych znajdujących się w funduszach muzeów państwowych, muzeów-rezerwatów i innych organizacji państwowych i należących do Republiki Kazachstanu;
2) fundusz główny - zbiór wartości kulturowych będących w stałym użytkowaniu muzeów państwowych, muzeów-rezerwatów i innych organizacji państwowych i należących do Republiki Kazachstanu;
3) fundusz tymczasowy - zbiór wartości kulturowych, które znajdują się w czasowym użytkowaniu muzeów państwowych, muzeów-rezerwatów i innych organizacji państwowych i należą do Republiki Kazachstanu;
4) eksponat muzealny – wartość kulturową wycofaną ze środowiska i przekazaną muzeum.

2. Rachunkowość muzealiów

3. Rozliczanie obiektów muzealnych obejmuje dwa etapy:
1) ewidencja podstawowa obiektów muzealnych;
2) inwentarz obiektów muzealnych.

Paragraf 1. Pierwotna rejestracja obiektów muzealnych

4. Przy pierwszej rejestracji:
1) obiekty muzealne są aktywowane. Aktywacja następuje w dniu odbioru lub wydania muzealiów i jest wydawana:
akt przyjęcia obiektów muzealnych do stałego lub czasowego użytkowania w formie, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do niniejszej Instrukcji;
akt wydania muzealiów do użytku stałego lub czasowego w formie, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do niniejszej Instrukcji.
Czyny określone w niniejszym akapicie są zarejestrowane w Księdze Rejestracji aktów przyjęcia do stałego użytku, Księdze rejestracji aktów wydania do stałego użytku, Księdze rejestracji aktów przyjęcia do czasowego użytku, Księdze rejestracji aktów wydania do czasowego użytku (zwanej dalej książką meldunkową) według formularzy, zgodnie z załącznikami nr 3 , , , do niniejszej Instrukcji.
2) Aktywacja z chwilą przyjęcia eksponatów muzealnych odbywa się na podstawie rekomendacji;
3) z chwilą odbioru obiektów muzealnych wpisuje się informacje o obiektach muzealnych do Księgi Przychodów Funduszu Głównego lub Księgi Przychodów Funduszu Tymczasowego (zwanej dalej księgą wpływów), zgodnie z załącznikami nr 7 do niniejszej Instrukcji , z wyjątkiem obiektów muzealnych wykonanych z metali szlachetnych i kamieni szlachetnych.
Przy wprowadzaniu informacji do księgi wpływów, każdemu eksponatowi muzealnemu nadawany jest jeden numer seryjny, a każdej kolekcji eksponatu muzealnego numer z ułamkiem, na podstawie liczby obiektów składających się na zbiór.
Przy przyjęciu kolekcji muzealiów sporządza się inwentarz kolekcji muzealiów zgodnie z Załącznikiem nr 9 do niniejszej Instrukcji.
5. Księgi wpływów i księgi metrykalne prowadzone są w formie odręcznej. Do codziennego użytku sporządzana jest kopia ksiąg pokwitowań w formie elektronicznej.
6. Księgi wpływów i księgi metrykalne są sznurowane przed wypełnieniem, arkusze są numerowane, podpisywane przez dyrektora muzeum, naczelnego kustosza, kierownika działu księgowości i opieczętowane pieczęcią muzeum.
7. W dniu 1 stycznia każdego roku po dokonaniu ostatniego wpisu w księgach przychodów i księgach ewidencyjnych sporządza się inwentarz ksiąg według wzoru zgodnego z załącznikiem nr 10 do niniejszej instrukcji.
8. Przy rozliczaniu obiektów muzealnych ilość każdego obiektu muzealnego, w tym kolekcji, mierzy się w jednostkach. Każdemu eksponatowi lub zbiorowi muzealnemu przyporządkowany jest jeden szyfr składający się ze skróconej nazwy muzeum, pierwszej litery materiału, z którego wykonany jest obiekt muzealny, numerów nadawanych zgodnie z Księgą Pochodów Funduszu Głównego oraz Księgą Inwentarzową Obiekty muzealne (zwane dalej księgą inwentarzową), sporządzoną w formie , zgodnie z Załącznikiem nr 11 do niniejszej Instrukcji.
9. Szyfr eksponatu muzealnego należy nanieść na nim w sposób czytelny, nie zakłócający jego wyglądu, w formie odręcznej, drukowanej lub innej z zastosowaniem nowoczesnych technologii. W przypadku obiektów muzealnych dopuszczonych do użytku tymczasowego kod umieszcza się za pomocą etykiety.
10. Podczas aktualizacji szyfru zapisywane są wszystkie wcześniej nadane szyfry na obiektach muzealnych.

Paragraf 2. Inwentarz muzealiów”

11. Inwentarz muzealiów obejmuje:
1) inwentarz naukowy muzealiów;
2) weryfikacja na obecność eksponatów muzealnych.
12. Wszystkie muzealia otrzymane w funduszu głównym muzeum podlegają inwentaryzacji naukowej.
13. Po wstępnej ewidencji muzealiów w księdze inwentarzowej wpisuje się informacje o muzeach i nadawany jest kod.
Dla każdego eksponatu muzealnego w formularzu sporządzana jest karta inwentarzowa, zgodnie z Załącznikiem nr 12 do niniejszej Instrukcji.
14. W zależności od przeznaczenia, zawartości, eksponaty muzealne dzielą się na następujące grupy:
1) źródła odzieży;
2) pomniki historii przyrody;
3) zbiory archeologiczne;
4) zbiory antropologiczne;
5) kolekcje numizmatyczne (monety, ordery, medale, żetony, szyldy, plakaty, skarby, papierowe pieniądze);
6) zbiory etnograficzne;
7) wyroby z metalu, drewna, minerałów, porcelany, ceramiki, szkła, wapienia, gipsu, marmuru, tkanin, skóry;
8) broń, meble;
9) źródła wizualne (malarstwo, grafika, rzeźba, rzemiosło artystyczne oraz fotografie);
10) źródła pisane (dokumenty rękopiśmienne i drukowane, księga rzadka);
11) materiały filmowe i nagrania dźwiękowe;
12) zespoły pamięci;
13) muzealiów wykonanych z metali i kamieni szlachetnych;
14) muzealiów biologicznych i zoologicznych.
15. Dla każdej grupy muzealiów prowadzona jest księga inwentaryzacyjna.
16. Przy wprowadzaniu informacji o obiektach muzealnych w księdze inwentarzowej każdemu eksponatowi muzealnemu nadawany jest jeden numer seryjny, a każdej kolekcji muzealnej – numer z ułamkiem, na podstawie liczby obiektów składających się na kolekcję .
17. Księga inwentarzowa prowadzona jest w formie odręcznej.
18. Księga inwentarzowa księgowa jest zasznurowana przed wypełnieniem, arkusze są numerowane, podpisywane przez dyrektorów muzeum, naczelnego kustosza, kierownika działu księgowości i opieczętowane pieczęcią (jeśli występuje) muzeum.
19. Po dokonaniu ostatniego wpisu o eksponatach muzealnych Księga inwentarzowa podlega inwentaryzacji. Podczas kompilacji nowych ksiąg inwentarzowych poprzednie są zachowywane i nie ulegają zniszczeniu.
20. Rozliczenie za obecność obiektów muzealnych odbywa się zgodnie z harmonogramem uzgodnień zatwierdzonym przez dyrektora muzeum.
21. W harmonogramie uzgodnień wskazane są następujące terminy:
1) w muzeach liczących do trzech tysięcy obiektów muzealnych - rocznie;
2) w muzeach posiadających do trzydziestu tysięcy obiektów muzealnych - raz na trzy lata;
3) w muzeach posiadających od trzydziestu do trzystu tysięcy eksponatów muzealnych - raz na pięć lat;
4) w muzeach posiadających od trzystu do pięciuset tysięcy eksponatów muzealnych - raz na siedem lat;
5) w muzeach posiadających od pięciuset tysięcy do jednego miliona obiektów muzealnych - raz na dziesięć lat;
6) w muzeach liczących ponad milion - raz na piętnaście lat.
22. Na podstawie wyników uzgodnienia za obecność muzealiów sporządza się akt pogodzenia się za obecność muzealiów zgodnie z formularzem, zgodnie z załącznikiem nr 13 do niniejszej Instrukcji.

3. Przechowywanie obiektów muzealnych

23. Obiekty muzealne umieszcza się na terenie obiektu zgodnie z:
1) warunki temperatury i wilgotności;
2) tryb światła.
24. Temperatura powietrza podczas kompleksowego przechowywania różnych eksponatów muzealnych jest ustalona na poziomie +18 o Celsjusza (dalej - C).
25. W magazynach muzealiów podczas ich kompleksowego przechowywania temperatura powietrza jest ustalana w granicach nie wyższych niż +20 °C (przy wilgotności względnej do 53%).
26. W pomieszczeniach, w których znajdują się eksponaty muzealne, temperaturę powietrza ustala się w granicach:
1) nie wyższej niż +12°C - dla eksponatów muzealnych z czarno-białych materiałów fotograficznych;
2) nie wyższa niż +5 o C - dla obiektów muzealnych z kolorowych materiałów fotograficznych;
3) od +16 o C do +25 o C dla muzealiów z wosku i plasteliny;
4) nie niższej niż 0°C dla eksponatów muzealnych wykonanych z kamieni szlachetnych i półszlachetnych oraz bursztynu.
27. Podczas kompleksowego przechowywania muzealiów wilgotność względna powietrza ustalana jest w zakresie od 50 do 65%.
28. Przy przechowywaniu muzealiów wilgotność względną powietrza ustala się w granicach:
1) od 37% do 50% dla zabytków archeologicznych z produktami korozji w postaci związków chlorkowych;
2) od 40 do 50% dla obiektów muzealnych wykonanych z materiałów fotograficznych.
29. W każdym pomieszczeniu, w którym znajdują się eksponaty muzealne, zainstalowane są psychrometry, higrometry, termometry i inne urządzenia do rejestracji temperatury i wilgotności powietrza.
30. Wskaźniki temperatury i wilgotności powietrza są brane pod uwagę dwa razy dziennie o tej samej porze.
31. Jeżeli reżim temperatury i wilgotności w pomieszczeniu ma wysoką wilgotność, to minimalna odległość między ścianą a sprzętem nie jest mniejsza niż dziesięć centymetrów, w przypadku niskiej wilgotności stosuje się ogólne środki nawilżające.
32. Obiekty muzealne nie powinny być wystawiane na działanie promieni słonecznych w pomieszczeniach muzealnych.
33. Dla wszystkich rodzajów grafiki, książek, materiałów rękopiśmiennych, fotografii, tkanin, zbiorów botanicznych i zoologicznych, skóry oświetlenie pomieszczeń muzealnych powinno zawierać się w przedziale 50-75 luksów, dla wszystkich pozostałych obiektów muzealnych - 75 luksów.
34. Do przechowywania obrazów olejnych i temperowych oraz obiektów muzealnych wykonanych z kości konieczne jest systematyczne oświetlenie (naturalne lub sztuczne) w ciągu dnia.
35. Podczas filmowania, fotografowania na terenie muzeum obiekty muzealne powinny być kontrolowane przed ogrzewaniem. Źródła światła nie powinny znajdować się bliżej niż cztery metry od obiektów muzealnych, a światło powinno być włączone na minimalny czas (nie więcej niż 3-5 minut). Niedopuszczalne jest podwyższanie temperatury powietrza w muzeum, w którym prowadzona jest strzelanina o więcej niż 2 o C.
36. Nie wykonuje się fotografii muzealiów z wykorzystaniem elektronicznej lampy błyskowej.
37. Malowanie przechowuje się w następujący sposób:
1) obrazy nieoprawione zawieszone są na mocnych sznurkach lub na metalowych listwach z ruchomymi haczykami. Jeden koniec sznurka jest przymocowany do metalowego pręta przymocowanego do górnej części ściany, drugi koniec przechodzi przez dwa pierścienie wkręcone w ramę obrazu, a następnie przywiązany do pręta;
2) obrazy w ramach zawieszone są na nieruchomych (stałych) lub wysuwanych panelach pokrytych dużą metalową siatką. Zawieszanie obrazków na siatce odbywa się za pomocą haczyków. Jeden koniec haczyka jest osadzony w pierścieniu wkręconym w ramkę obrazu, drugi w siatkę komórkową. Siatki i haczyki posiadają powłokę antykorozyjną;
3) obrazy na płótnie i dzieła sztuki są przechowywane na deskach, stojakach z gniazdami dla każdego dzieła;
4) obrazy na grubych deskach (w szczególności starożytne malarstwo rosyjskie) są przechowywane na stojakach z listwami podłogowymi (podstawą), w celu cyrkulacji powietrza. Posadzka z listew jest prostopadła do płaszczyzny robót. Na pionowej ścianie regału wyposażone są w specjalne pojedyncze komórki ze zboczami, pokryte tkaniną;
5) obrazy na płótnie rozciągnięte na blejtramach układa się na podłodze z listew, tworząc drugi pokład listew. W przypadku prac wielkogabarytowych między listwami montowane są łożyska w celu ułatwienia tarcia podczas montażu i zdejmowania obrazów z regału;
6) obrazy bez ram w stosach, na grubych deskach z kołkami, przechowuje się według wymiarów, obrazy układa się obrazami do dołu. Pomiędzy obrazami ułożone są poduszki z płótna i waty;
7) obrazy na płótnie bez ram przechowuje się według wymiarów, obrazy układa się obrazami do dołu, bez przekładek;
8) Obrazy olejne przechowywane są na specjalnym szybie.
W pomieszczeniach, w których przechowywane są obrazy, przejścia między półkami ułożone są co najmniej na metr szerokości.
38. Na jednym szybie przechowywanych jest do dziesięciu obrazów.
Wałki do radełkowanych obrazów olejnych sztalugowych wykonane są z suchego materiału o gładkiej powierzchni w następujących parametrach:
1) średnica wału 50 lub więcej centymetrów (dla powielonych obrazów i obrazów z malowaniem ciała od 50 do 70 centymetrów);
2) długość szybu od 5 do 10 centymetrów przekracza szerokość obrazu;
3) rama szybu jest pokryta sklejką, a następnie papierem pakowym;
4) średnica kółek przymocowanych do obu końców wałka musi przekraczać średnicę wałka, przy czym obrazek przykręcony do wałka będzie znajdował się co najmniej 10-15 centymetrów od podłogi.
Nie zaleca się przechowywania wielkoformatowych obrazów na rolkach dłużej niż dwa lub trzy lata bez sprawdzenia ich bezpieczeństwa. Aby uniknąć ugięć i odkształceń, wał z nawiniętymi na niego obrazami jest przechowywany w pozycji poziomej. Dwa razy w roku wał obraca się wokół osi o 180 o.
39. Obrazy wykonane techniką malowania temperą i klejem oraz techniką mieszaną przechowywane są w formie szkliwionej.
40. W ekspozycji obrazy eksponowane są pod szkłem. Aby szkło nie stykało się z obrazem, wokół krawędzi wykonuje się przekładki drewniane, kartonowe lub korkowe o grubości 2-5 milimetrów.
41. Grafika naklejana jest na połówkę passe-partout, która nie posiada okienka, na papierowych zawiasach (łapach), które przykleja się od tyłu do górnej krawędzi obiektu muzealnego oraz passe-partout.
42. Książki pisane ręcznie (na pergaminie i na papierze) przechowywane są w szafkach, które chronią je przed światłem i kurzem.
Stare książki pisane ręcznie i wcześnie drukowane są przechowywane w pudełkach lub pudłach.
Dyplomy (na pergaminie lub papierze) przechowywane są w teczkach, w pozycji poziomej, w szafkach lub stojakach.
43. Muzealne eksponaty z minerałów z grupy związków siarki i soli przechowywane są w słoikach z szerokim otworem i szlifowanymi korkami.
44. Obiekty muzealne wykonane z tkanin są przechowywane według rodzaju materiału w zamkniętych szafkach i szufladach, tkaniny są owinięte w papier mikowy.
45. Obiekty muzealne ze złotym, srebrnym, perłowym i innymi tłoczonymi haftami oraz zdobieniami z futra przechowywane są osobno, każdy obiekt owinięty jest w papier mikowy, pomiędzy eksponatami znajduje się podkładka z kilku warstw papieru mikowego.
46. ​​​​Rzeczy muzealne wykonane ze skóry przechowuje się w szafach, z wyjątkiem tych wykonanych z płyty wiórowej. Wewnątrz szafki:
1) ubrania są przechowywane na wieszakach z wacikami w rogach;
2) czapki są przechowywane w oddzielnych pudełkach. Aby chronić przed deformacją, czapki są zakładane na półfabrykaty;
3) buty przechowuje się na drewnianych klockach wypchanych miękkim papierem;
4) ekwipunek skórzany, uprząż jest przechowywana na drewnianych, okrągłych wspornikach.
47. Rzeźby wykonane z drewna, duże skrzynie, kołowrotki są przechowywane na stojakach i półkach.
48. Rzeźby dużych i średnich rozmiarów są przechowywane na podium, stojakach, stojakach.
49. Obiekty muzealne z porcelany, ceramiki, szkła, wapienia, gipsu, marmuru przechowywane są na półkach w przeszklonych szafkach.
50. Przedmioty muzealne wykonane z metali kolorowych i żelaznych są przechowywane oddzielnie od przedmiotów wykonanych z metali szlachetnych.
51. Broń palna i broń biaława jest przechowywana w pomieszczeniach wyposażonych w alarmy bezpieczeństwa.
52. Numizmatyki (monety, medale, ordery, żetony, identyfikatory) przechowywane są w szafkach wyposażonych w płaskie szuflady - tace. Wysokość pudełka to 3-5 centymetrów. Pudełka blaszane, kartonowe, plastikowe są instalowane w pudłach o wysokości 1,5-2 centymetra (bez pokrywek), szerokości 1 centymetra i głębokości 1 centymetra niż wymiary eksponatów muzealnych.
53. Negatywy i folie przechowywane są w metalowych szafkach i pudełkach z gniazdami, każdy eksponat muzealny umieszczony jest w grubej papierowej kopercie.
54. Pozytywy przechowuje się w papierowych torebkach fotograficznych o odpowiednich rozmiarach, nie więcej niż 10 sztuk w jednym woreczku.
55. Filmy przechowuje się w żelaznych standardowych pudełkach, filmy z nagraniem dźwiękowym - w kartonach.
56. Taśmy magnetyczne są przechowywane w opakowaniach jednostkowych lub kartonowych pudłach umieszczonych pionowo na drewnianych stojakach.
57. Optyczne kompaktowe, wymienne dyski są przechowywane w specjalnych plastikowych pojemnikach, w szafkach.
58. Narzędzia do poszukiwań metali (młoty geologiczne, dłuta, lekkie zestawy wiertnicze i inne) są przechowywane na gładkich powierzchniach.
59. Odciski roślin, owadów, ryb i innych organizmów są przechowywane w bawełnie, w pudłach lub pudłach.
60. Monolity glebowe są przechowywane w skrzynkach ustawionych pod kątem, a próbki gleby pobrane do analizy chemicznej przechowywane są w szklanych słojach ze szlifowanymi korkami.
61. Zielniki przechowuje się w teczkach, w szafkach ze szczelnie zamkniętymi drzwiczkami, w hermetycznych szafkach lub skrzynkach.
62. Obiekty muzeum zoologicznego przechowuje się w następujący sposób:
1) skóry zwierząt futerkowych - wiszące w szafkach;
2) wypchane zwierzęta i ptaki - w szafkach ze szczelnie zamykanymi szklanymi drzwiami lub na półkach. Są ułożone bez dotykania się, zgodnie z klasyfikacją zoologiczną;
3) wypchane tusze ptaków i ssaków - w skrzyniach;
4) muzealia zoologiczne, utrwalane w alkoholu lub formalinie - w szklanych słojach, w ślepych szafkach.
63. Obiekty muzeum antropologicznego przechowuje się:
1) czaszki - w szafkach na półkach;
2) kości szkieletu - w osobnych pudełkach;
3) włosy - w szklanych probówkach, zamkniętych korkiem i watą, podczas mycia eterem;
4) kości szkieletu, które zostały przechowane od warunków wiecznej zmarzliny do ostatecznej konserwacji - w zamrażarkach w temperaturze co najmniej 18°C.

4. Korzystanie z obiektów muzealnych

64. Obiekty muzealne są wykorzystywane do:
1) ekspozycja;
2) badania naukowe;
3) fotografowanie i filmowanie wideo;
4) działalność koncertowa.
65. Obiekty muzealne nie są wykorzystywane w przypadku ich zniszczenia.
66. Przewóz eksponatów muzealnych odbywa się zgodnie z zaleceniami komisji skupu (selekcji akcji) funduszu.
67. Przy przewożeniu eksponatów muzealnych wszystkie eksponaty umieszczane są w pudłach w grupach z wstawionymi drewnianymi klatkami lub w pudłach owiniętych miękkim papierem oddzielnie od siebie. Części obiektów muzealnych są owijane osobno i pakowane w jedno pudełko.
Przedmioty muzealne wewnątrz pudełek lub pudełek:
1) z metali szlachetnych i kamieni są umieszczane w specjalnych skrzyniach;
2) wykonane z metalu, a broń owija się w miękki papier lub umieszcza w specjalnych pokrowcach. Przed zapakowaniem są oczyszczane z kurzu i smarowane olejem do broni palnej. Wkład jest uszczelniony papierem lub gazą nasączoną roztopionym woskiem lub parafiną;
3) wykonane z brokatu lub ze złotym i srebrnym haftem, rozłożone na całą szerokość w dużych kartonach, guziki i ozdoby naszywane na ubrania owinięte miękkim papierem, części żelazne są usuwane w miarę możliwości i owijane miękkim papierem;
4) z wełny i futra są owinięte miękkim papierem potraktowanym pestycydami. Przed zapakowaniem futro jest czesane grzebieniem;
5) Skóra owinięta miękkim papierem. Przedmioty muzealne przed zapakowaniem są smarowane zmiękczaczami (olej rycynowy, lanolina, emulsja glicerynowa z żółtkiem jaja). Skórzane buty wypchane są miękkim materiałem i suszone przed zapakowaniem.
68. Przy pakowaniu eksponatów muzealnych zapewnia się:
1) izolację każdego obiektu muzealnego;
2) brak nadmiernego nacisku na każdy przedmiot muzealny;
3) całkowite unieruchomienie obiektów muzealnych.

5. Umorzenie eksponatów muzealnych

69. Obiekt muzealny podlega umorzeniu zgodnie z zaleceniami komisji skupu (wyboru akcji) funduszu w następujących przypadkach:
1) zniszczenie eksponatu muzealnego;
2) przekazania do stałego użytku muzeom państwowym i organizacjom państwowym;
3) wymianę z muzeami państwowymi i organizacjami państwowymi.
W przypadku przekazania do stałego użytku muzeom państwowym i organizacjom państwowym lub wymiany muzealiów z muzeami państwowymi i organizacjami państwowymi sporządza się akt przyjęcia i przekazania.
70. Na podstawie rekomendacji komisji skupu środków (doboru akcji) sporządzana jest ustawa o skreśleniu wartości muzealiów w formie, zgodnie z załącznikiem nr 14 do niniejszej Instrukcji.
71. Zaświadczenie o odpisie jest zatwierdzane przez dyrektora muzeum i opieczętowane (jeśli występuje) przez muzeum.
72. Po zatwierdzeniu ustawy w rubryce „przypisy” Księgi wpływów funduszu głównego dokonuje się wpisów o odpisie eksponatu muzealnego z podaniem daty i numeru aktu odpisu.
Przy odpisywaniu muzealiów niezwiązanych z podstawą, po wpisie w rubryce „notatki” Księgi Pokwitowań funduszu głównego, muzealia przekazywane są nieodpłatnie innym organizacjom państwowym.

Załącznik 1

użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

"Popieram"
Dyrektor
_______________________
(pełna nazwa muzeum)
« » _______ 20__

Akt akceptacji
eksponaty muzealne w stałej lub
do użytku tymczasowego
№

Ten akt został sporządzony „” ______ 20 lat w trzy
kopie, które
________________________________________________________ reprezentowane przez
____________________________________________________________________
zaakceptowano i __________________________________________________________
(Imię i nazwisko osoby lub
__________________ reprezentowane przez __________________________________________
nazwa osoby prawnej) (pełna nazwa stanowiska)

przeniesione do stałego lub tymczasowego użytku następującego muzeum
przedmiotów:
(Podkreśl cokolwiek ma zastosowanie)

Łącznie zgodnie z ustawą przyjęto: _________________ jednostki obiektów muzealnych dla
(w liczbach i słowach)
łączna kwota (w tenge) _______________________
(w liczbach i słowach)

Powód: (data, numer protokołu zakupu akcji)
(wybór funduszu) prowizja)

Lista załączonych dokumentów (jeśli istnieją):

Podpisy osób tworzących ten akt _____________________________
(Imię i nazwisko, podpisy osoby, która złożyła dokumenty)

Załącznik 2
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

"Popieram"
Dyrektor
_______________________
(pełna nazwa muzeum)
« » _______ 20__

Certyfikat wydania
Przedmioty muzealne do użytku stałego lub czasowego
№

Ten akt został sporządzony „” ______________ 20 lat, że
____________________________________________________________ reprezentowane przez
(nazwa muzeum państwowego)

(nazwisko, imię, patronimik (jeśli istnieje) (dalej - pełne imię i nazwisko), stanowisko)

przeniesione przed „” 20______, a ________________________ reprezentowane przez
(w przypadku wydania do użytku tymczasowego) (nazwa osoby prawnej)
_____________________________________________________________________
(pełna nazwa stanowiska)

przyjęta do stałego lub tymczasowego użytku następującego muzeum
przedmioty na podstawie
(Podkreśl cokolwiek ma zastosowanie)

specjalne zezwolenie uprawnionego organu w dziedzinie kultury lub
lokalny organ wykonawczy regionu (miasto republikańskie)
wartości, kapitały).
(Podkreśl cokolwiek ma zastosowanie)

Łącznie zgodnie z ustawą przekazaną: ___________________ jednostek muzealiów
(w liczbach i słowach)
Podpisy ____________________________________________

(na odwrocie arkusza przy wydawaniu do użytku tymczasowego)

Emisja została dokonana pod warunkiem obowiązkowego spełnienia następujących warunków:
1. Przedmioty muzealne wydane na podstawie tej ustawy podlegają zwrotowi
muzeum ____________________________ nie później niż w wyznaczonym terminie
niniejszym bez żadnych uprzednich wymagań.
2. Opakowanie i transport wystawionego obiektu muzealnego
wykonany na koszt ___________________________________________________________________________
3. Wydane muzealia są zwracane w takim samym stanie jak
jakie były w momencie ich wydania.
W przypadku utraty lub częściowego uszkodzenia wystawionych eksponatów
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

zobowiązuję się do zwrotu kosztów utraconych lub kosztów odtworzenia.
4. W ustalonym okresie czasowego użytkowania muzeum
przedmioty, muzeum
_____________________________________________________________________
nadzoruje przechowywanie obiektów muzealnych w
_____________________________________________________________________
odpowiednie warunki, na jakich pozwala przedstawicielowi muzeum
_____________________________________________________________________
kontrola materiałów bez przeszkód i postępuje zgodnie ze wszystkimi jego instrukcjami w
_____________________________________________________________________
dotyczące warunków przechowywania.

Zapoznał się z terminami (a): ________________________________________________
(podpis osoby przyjmującej eksponat muzealny)

Załącznik 3
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

Księga ewidencji aktów przyjęcia do stałego użytku

Dodatek 4
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

Księga ewidencji aktów wydania do stałego użytku

Załącznik 5
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

Księga ewidencji aktów przyjęcia do czasowego użytkowania

Dodatek 6
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

Księga ewidencji aktów wydania do czasowego użytku

Załącznik 7
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

Księga wpływów funduszu głównego

Dodatek 8
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

Księga dochodów funduszu tymczasowego

Dodatek 9
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

Inwentarz zbiorów muzealnych

Nazwa kolekcji: ___________________________________________;
Liczba pozycji w kolekcji: _________________________________;
Koszt odbioru: ________________________________________________;
Data i miejsce odkrycia kolekcji: ________________________________;

Numer aktu stałego/czasowego odbioru obiektów muzealnych
użytkowanie lub akt wydania muzealiów na stałe/w
użytkowanie tymczasowe: ___________________;
Numer seryjny wg księgi wpływów funduszu głównego lub wg księgi
wpływy z funduszu tymczasowego: ____________________________________;

Data inwentaryzacji: __________________________________________

Załącznik 10
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

Inwentarz książek

Dodatek 11
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

Księga inwentarzowa muzealiów
_______________________________________________
(fundusz główny lub według grupy „_________”)

Dodatek 12
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

Karta inwentaryzacyjna ___________________________________
(nazwa obiektu muzealnego)

Pełna nazwa muzeum: __________________________________________
Podział strukturalny muzeum: ____________________________________

1. Data i numer seryjny obiektu muzealnego według księgi
wpływy funduszu głównego ________________________________________________.
2. Numer inwentarzowy obiektu muzealnego i grupy według klasyfikacji _____________________________________________________________.
3. Stary numer inwentarzowy obiektu muzealnego (jeśli jest dostępny)
____________________________________________________________________.
4. Opisy eksponatu muzealnego:
1) miejsce na zdjęcie (lub załączone);
2) materiał i technikę wykonania;
3) wielkość, masa całkowita i próba dla metali szlachetnych oraz
kamienie;
4) główne cechy (formy, przeznaczenie, urządzenie, krój,
kolor, fabuła, kompozycja, styl artystyczny, obraz, napisy,
plomby, znaki i inne) ___________________________________________.
5. Stan zachowania obiektu muzealnego: _______________.
6. Publikacje, zastosowanie: ______________________________.

Data opracowania: « » 20 lat
Opracowany przez: _________________________________________________

Notatka:
Przygotowując kartę inwentarzową i opisując muzeum
przedmioty składające się wyłącznie z metali szlachetnych i kamieni (w
w tym monety, produkty), kolumna „materiał” wskazuje
nazwa szlachetnych metali i kamieni, z których jest wykonana,
towaru, w kolumnie „rozmiar i waga całkowita” należy podać wysokość, szerokość,
głębokość przedmiotu (jeśli przedmiot ma prawidłowy okrągły kształt - jego
średnica) z dokładnością do 1 mm. Wskazana waga: dla
metale szlachetne i kamienie o wadze do 100 gram z dokładnością do 0,01
gramy; powyżej 100 gram - z dokładnością do 0,1 grama waga drogocenna
kamienie - z dokładnością do 0,01 karata. Duże jednoczęściowe muzeum
przedmioty są ważone z dokładnością dozwoloną przez wagę, o której
dokonana jest rezerwacja.

Załącznik 13
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

"Popieram"
Dyrektor
_________________________
(pełna nazwa muzeum)
« » _______ 20__

działać
sprawdza obecność eksponatów muzealnych
№
od „____” ______________ 20 lat

Akt ten został sporządzony zgodnie z zarządzeniem dyrektora ____________
(pełna nazwa muzeum)
Nr ___ od „” ______ 20 lat „______________________________________”
(tytuł zamówienia)

zgodnie z wynikami uzgodnienia za obecność obiektów muzealnych
ustala się, co następuje:

Według ___________________________________________________________
(nazwa, numer księgi i (lub) aktu)
w dniu „” ________ 20__ jest tylko ____________ jednostek muzealnych
(w liczbach i słowach)
przedmioty, w tym: _____________________________ przedmioty muzealne.

W rzeczywistości, w wyniku uzgodnienia eksponatów muzealnych na „” ________ 20__
rok jest tylko _____________________ jednostek muzealnych
(w liczbach i słowach)
przedmioty, w tym: ________________________________ muzealiów.
(nazwa, numer inwentarzowy, krótki opis)

W sumie zidentyfikowano ____________ obiektów muzealnych (wykaz w załączeniu).

Niniejsza ustawa została sporządzona przez: 1) ________________________________________________
(nazwisko, imię, patronimik (jeśli istnieje), stanowisko, podpis)

Załącznik 14
do Instrukcji księgowania, przechowywania,
użytkowanie i utylizacja
obiekty muzealne funduszu muzealnego
Republika Kazachstanu

"Popieram"
Dyrektor
_______________________
(pełna nazwa muzeum)
« » _______ 20__

Ustawa o skreśleniu wartości muzealiów nr
z dnia „____” ____________20___

Przewodniczący Komisji ________________________________________________
(nazwisko, imię, patronimik (jeśli istnieje) (dalej - pełne imię i nazwisko)
Członkowie komisji: __________________________________________________________
(Pełne imiona i nazwiska wszystkich członków komisji)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

na podstawie ________________________________________________________
(zniszczenie obiektu muzealnego, przekazanie do stałego użytkowania)
_____________________________________________________________________
organizacje rządowe, wymiana z organizacjami rządowymi)

sporządziła ten akt w dwóch egzemplarzach, na odpisie niżej wymienionych eksponatów muzealnych

Razem ____________________ jednostek muzealiów
(w liczbach i słowach)

Przewodniczący Komisji: ______________________
(podpis, imię i nazwisko)

Strona 20 z 39

Rachunkowość funduszy muzealnych

Rachunkowość funduszy muzealnych to jeden z głównych obszarów pracy magazynowej. Jego celem jest prawna ochrona zbiorów muzealnych oraz praw muzeum do danych uzyskanych w wyniku badania obiektów i zbiorów muzealnych. Rozliczanie funduszy jest procesem ciągłym, ponieważ fundusze muzeum są stale uzupełniane; kontrola ruchu obiektów i ich stanu. Procedurę księgowania, przechowywania i naukowego przetwarzania obiektów muzealnych regulują dokumenty regulacyjne Ministerstwa Kultury.

W procesie rozliczania funduszy muzealnych jest on kompilowany według ustalonych formularzy dokumentacja księgowa . Zawiera dane o poszczególnych obiektach i grupach obiektów, w kolejności ich wpływu do muzeum oraz w różnych oddziałach funduszu. Większość dokumentów ma moc prawną, podlega rejestracji i wiecznemu przechowywaniu. Są to akty przyjęcia, akty wydania, księgi pokwitowań, księgi inwentarza naukowego.

Rachunkowość państwowa funduszy muzealnych przewiduje dwa etapy, które odzwierciedlają stopień badania obiektów muzealnych : pierwsza rejestracja przedmioty otrzymane przez muzeum i Inwentarz, czyli naukowej rejestracji obiektów muzealnych.

Rejestracja prawna przynależności obiektów do muzeum i praw muzeum do tych obiektów rozpoczyna się od akt przyjęcia rzeczy na stałe przechowanie. Dokument ten jest sporządzony w co najmniej trzech egzemplarzach, podpisanych przez głównego depozytariusza (zarządzającego funduszami), osobę, która przetrzymywała pozycje przed decyzją komisji skupu funduszu; oraz osoba, która przyjęła je do przechowywania materiałów. Ustawa jest zatwierdzana przez dyrektora muzeum i opieczętowana pieczęcią muzeum. Przyjmowanie przedmiotów wykonanych z metali szlachetnych i kamieni szlachetnych, orderów i medali, a także broni określają specjalne dokumenty regulacyjne.

Przedmioty przed wejściem do odpowiedniej jednostki funduszu przechodzą wstępną rejestrację, która ostatecznie potwierdza ich przynależność do tego muzeum. Zostają wciągnięci w księga wpływów muzealnych(fundusz główny) lub w księga rachunkowa naukowych materiałów pomocniczych w formie określonej dyspozycją (patrz zał. nr 3, 4, 5). W muzeach przyrodniczych surowce są rejestrowane w księga rachunkowa surowców naukowych.

Przedmioty otrzymane przez muzeum do czasowego przechowywania są wnoszone do księga wpływów do czasowego użytku. Zwraca się je zgodnie z aktem sporządzonym na polecenie dyrektora i podpisanym przez głównego kustosza, kierownika departamentu funduszu, który przechowywał przedmiot; oraz osoba, która tymczasowo ją przyjęła do rzeczowo odpowiedzialnego przechowywania.

Celem księgi wpływów jako dokumentu państwowego nakazu zabezpieczenia jest zarejestrowanie przedmiotu pod określoną liczbą i podanie jego krótkiego opisu, z wyłączeniem podstawienia przedmiotu, a w przypadku zgubienia lub kradzieży, ułatwienie jego przeszukania . Numer seryjny według księgi wpływów (KP) przypisany do tego przedmiotu jest jednocześnie nanoszony na akcie przyjęcia do muzeum, jak i na samym przedmiocie wraz z kodem muzeum, np.: Państwowe Muzeum Historyczne, KP - 112408. Przy jednoczesnym odbiorze dużej ilości jednorodnych obiektów (zbiory numizmatyczne, materiały fotograficzne itp.) dopuszcza się ich grupowe wpisanie do księgi wpływów, jeżeli istnieje inwentarz kolekcji lub inwentarz polowy. W takim przypadku liczba otrzymanych pozycji jest odzwierciedlana w odpowiednich numerach seryjnych księgi paragonów (na przykład KP - 1760-1870) lub jest ustalana za pomocą ułamkowych numerów seryjnych (na przykład KP - 1760/1 - PO). Jednak unikatowe materiały są zawsze nagrywane indywidualnie. Zabroniony jest również zbiorowy wstęp przedmiotów wykonanych z materiałów szlachetnych i kamieni szlachetnych.

Tak więc koncepcje jednostka rozliczeniowa i jednostka magazynowa, może oznaczyć zarówno odrębny obiekt muzealny, jak i grupę obiektów (zbiór, zbiór), jeżeli są one zarejestrowane w dokumentach księgowych pod tym samym numerem.

Rejestracja w księdze odbioru obiektów muzealnych odbywa się z uwzględnieniem wszystkich informacji zapisanych w świadectwach odbioru i dokumentacji terenowej. Opis przedmiotu opiera się na wynikach jego przypisania uzyskanych do momentu jego pierwszej rejestracji. Unikalne przedmioty muszą być sfotografowane. W księdze wpływów ewidencjonowane są również dane o czasie, źródle, sposobie odbioru towaru, jego bezpieczeństwie, koszcie (przy zakupie) oraz dokumentach towarzyszących. Podaje się numer aktu, datę wpisu.

Księga wpływów, jako dokument nakazu zabezpieczającego, jest odpowiednio sporządzana przed wypełnieniem: arkusze są numerowane, sznurowane, księga jest podpisana i opieczętowana pieczęcią wyższej władzy. Wszystkie wpisy są napisane wyraźnie, czytelnie, bez skreśleń, a ich poprawianie jest dozwolone tylko w skrajnych przypadkach, przy czym wpisy stare i nowe muszą być wyraźnie czytelne. Drobne poprawki są poświadczane specjalnym wpisem w notatkach księgi podpisanym przez dyrektora i głównego kustosza, kierownika działu księgowości, kustosza pozycji. Podpisy są opieczętowane pieczęcią muzeum. Wszelkie istotne korekty w księdze wpływów (atrybucja, bezpieczeństwo, wielkość, materiał itp.) dokonywane są wyłącznie na podstawie aktów szczególnych podpisanych przez dyrektora lub jego zastępcę do pracy naukowej, głównego kustosza, kierownika działu kasy i są poświadczone przez osobę odpowiedzialną za podstawową księgowość.

Dokumenty prawne pierwotnej księgowości są starannie zachowane; dostęp do nich ma ograniczony krąg osób. Tymczasem zawarte w nich informacje są potrzebne nie tylko pracownikom muzeów, ale także badaczom z innych instytucji. Dlatego już na etapie podstawowej księgowości powstaje system kartotek – kartotek, aw ostatnich latach elektronicznych. Szczególnie potrzebne plik nagrania , pełnienie funkcji informacyjnej księgi wpływów. Tworzące go karty mają identyczną treść jak wpisy w księdze wpływów i są ułożone w kolejności ich numerów. W przypadku pokwitowań tymczasowych sporządzany jest również indeks kart, usystematyzowany według źródeł pokwitowań.

Po zarejestrowaniu w księgach wpływów pozycje przekazywane są do oddziałów funduszu do depozytariuszy na podstawie ustaw o materialnie odpowiedzialnego przechowywania(Patrz Załącznik nr 6). Jednocześnie obiekty muzealne, w przeciwieństwie do materiałów naukowych i pomocniczych, przechodzą przez drugi etap księgowości – Inwentarz, która jest główną formą badania, opisu i naukowej definicji przedmiotów funduszu głównego. Odbywa się to za pomocą naukowych ksiąg inwentarzowych. - inwentarz naukowy. Jako dokumenty prawne sporządza się je w taki sam sposób jak księgi dochodów.

Wpis do inwentarza naukowego dokonywany jest wyłącznie w trybie podmiotowym i zgodnie z formą ustaloną w pouczeniu (patrz załączniki nr 7, 8). Opiera się na dalszej, głębszej pracy specjalisty przy definiowaniu obiektu muzealnego. Inwentarz naukowy podaje dokładną nazwę obiektu, jego szczegółowy opis ze spisem wszystkich cech probierczych, monogramów, sygnatur i napisów. Wpisuje się informacje o autorze, miejscu i czasie powstania i istnienia, historię przedmiotu, publikacje z nim związane, materiał i technikę wykonania, wielkość i wagę (w przypadku przedmiotów z metali i kamieni szlachetnych), stopień zachowania. Odpowiednie kolumny wskazują oznaczenia księgowe, stare oznaczenia księgowe (jeśli występują), liczbę negatywów fotograficznych (jeśli obiekt jest fotografowany), dane dotyczące źródła i sposobu odbioru, ceny itp.

Obiekty muzealne podczas inwentaryzacji są usystematyzowane zgodnie ze strukturą (strukturą) funduszu głównego. Dlatego każdy dział funduszu ma zwykle kilka inwentarzy naukowych, zgodnie z przyjętą przez niego klasyfikacją na grupy obiektów muzealnych. Na przykład w podziale na źródła wizualne obrazy, rysunki i rzeźby zostaną uwzględnione w różnych księgach. Każdy z nich posiada własne oznaczenie, które pozwala określić przynależność księgi i zinwentaryzowanej w niej pozycji do określonej jednostki funduszu i utworzonej w niej grupy. Przynależność do podziału źródeł obrazowych można wskazać literą I, a do grupy rzeźbiarskiej – literą C.

Każda pozycja wpisana do inwentarza naukowego otrzymuje własny numer, który jest na niej nanoszony oraz w księdze wpływów. Tym samym eksponat muzealny nabiera ostatecznie dwóch numerów: według księgi wpływów i według inwentarza naukowego. Jego pełne oznaczenie konta może wyglądać na przykład tak:

GIM-KP 1245

I-S 137

Przy umieszczaniu oznaczenia księgowego ważne jest, aby nie uszkodzić wyglądu przedmiotu i jednocześnie nanieść go tak, aby był widoczny dla opiekuna i badacza, nie kruszył się, nie zacierał. Np. na przedmiotach metalowych oznacza się go farbą emaliową, a na przedmiotach ceramicznych – olejem lub tuszem. Jeżeli oznaczenie księgowe nie może być zastosowane do samego przedmiotu, stosuje się etykiety i metki, które są szyte, przybijane lub zawieszane na przedmiotach, przymocowane do uchwytu, na indywidualnym opakowaniu.

Pozycje wchodzące w skład zestawu (usługi, zestawy) są wpisywane do inwentarza naukowego pod osobnymi numerami, a ich przynależność do zestawu odnotowuje się w opisie. Atlasy, albumy rysunków i fotografii jednego autora wpisuje się do inwentarzy naukowych pod jednym numerem, przy czym każdy arkusz otrzymuje numer ułamkowy.

Przedmioty wykonane z metali szlachetnych i kamieni szlachetnych są ewidencjonowane w inwentarzach tylko wtedy, gdy istnieje akt ekspertyzy jubilerskiej poświadczający autentyczność materiału i dokładność wagi. W specjalnych księgach inwentarzowych są dodatkowo rozliczane, dlatego w przeciwieństwie do innych pozycji mają nie dwa, a trzy numery kont.

Źródła pisane są brane pod uwagę według zasad ustalonych przez właściwe organy archiwalne. Prowadzona jest rachunkowość kas archiwalnych, zbiorów archiwalnych, jednostek magazynowych. Inwentarze funduszy archiwalnych pod względem prawnym utożsamiane są z księgami inwentarza naukowego. Zawierają one wykaz jednostek magazynowych wchodzących w skład tego funduszu. Lista zawiera nagłówek i krótki opis zawartości każdej jednostki magazynowej.

Wpis do inwentarza naukowego dokonywany jest na podstawie karty opisu naukowego , których kolumny muszą odpowiadać kolumnom inwentarza (patrz załącznik nr 9). Jest wypełniany w procesie identyfikacji obiektu muzealnego i rejestruje wynik badania wszystkich jego głównych cech. Przed wpisaniem do inwentarza naukowego tekst opisu musi być najpierw zatwierdzony przez kierownika działu funduszu, zastępcę dyrektora ds. naukowych lub głównego kuratora.

W procesie opisu naukowego treść karty może być uzupełniana, dopracowywana, a nawet zmieniana. Jednocześnie wszelkie zmiany dokonywane w inwentarzu naukowym sporządza się według tych samych zasad, co w księgach przychodów.

Na podstawie kart opisu naukowego obiektów muzealnych m.in Inwentarzszafka na akta, pełnienie funkcji informacyjnych ksiąg inwentarzowych i stanowiących podstawę naukowego inwentaryzacji funduszy. Aby szybko znaleźć obiekty, jest kompilowany Mapa topograficzna, jak również inwentaryzacja topograficzna , gdzie ustalona jest lokalizacja przechowywania każdej jednostki rozliczeniowej. W każdym dziale funduszu tworzone są również indeksy kartowe dla pozycji naukowego funduszu pomocniczego.

Fundusze muzealne są w ciągłym ruchu, ponieważ obiekty mogą być przekazywane innym muzeom i instytucjom zarówno w celu stałego użytkowania w zamian lub nieodpłatnie, jak i do użytku czasowego, np. do tworzenia ekspozycji czy wystaw. Przedmioty wewnątrz muzeum poruszają się jeszcze aktywniej. Są one przekazywane do czasowego użytku do innych działów do prac ekspozycyjnych i wystawienniczych, do badań, renowacji, kserowania. Wszystkie te wydania, a także fakty kradzieży, zagubienia, zniszczenia przedmiotów są sformalizowane w odpowiedni sposób zgodnie z instrukcją. Emisje długoterminowe w obrębie muzeum (do innych oddziałów funduszu, na ekspozycję) wydawane są aktem przeniesienia wewnątrzmuzealnego i zatwierdzane przez głównego kuratora (zob. załącznik nr 10). Przedmioty przeniesione z oddziałów funduszu do innych oddziałów muzeum, np. pracowni fotograficznej, na krótki okres czasu, można zarejestrować w specjalnej księdze za pokwitowaniem od odbiorcy.

Liczba obiektów w zbiorach muzealnych ulega ciągłym zmianom: jedne przedmioty opuszczają kolekcję muzealną, inne ją uzupełniają. W związku z tym muzeum corocznie sporządza roczne sprawozdania z przepływu funduszy muzealnych, które odzwierciedlają informacje o wpływach, ogólnej liczbie eksponatów, czasowych wypożyczeniach muzealnych i pozamuzealnych itp. W celu upewnienia się, że istnieją realne pozycje dla określonej liczby dokumentów księgowych, a także, że ich bezpieczeństwo nie zostało naruszone, transfer funduszy.

Przerejestrowania dokonuje specjalna komisja składająca się z co najmniej trzech osób z obowiązkowym udziałem kustosza tej kolekcji. Każda pozycja przyporządkowana do wydzielenia zapasów jest weryfikowana aktem przyjęcia do rzeczowo odpowiedzialnego przechowywania, z wpisem do księgi inwentarzowej naukowej oraz do księgi wpływów; sprawdzana jest również obecność dokumentów potwierdzających brak określonych pozycji w funduszach. Na podstawie wyników prac komisja sporządza i podpisuje akt uzgodnienia obecności obiektów muzealnych z dokumentacją księgową, który zatwierdza dyrektor muzeum.

Najważniejsze dokumenty księgowe mające moc prawną ewidencjonowane są w specjalnych księgach i inwentarzach. Nie są wydawane osobom nieuprawnionym i nie są wynoszone z muzeum. Wszystkie akty, księgi inwentarzowe, księgi kwitów okresowych i stałych, księgi i inwentarze wyrobów z materiałów szlachetnych przechowywane są przez osoby odpowiedzialne w szafach ognioodpornych, w pomieszczeniu zamkniętym, które poza godzinami pracy jest plombowane.

Wraz z terminem „dokumentacja księgowa” pojawia się pojęcie szersze – „dokumentacja magazynowa ». Oprócz księgowości obejmuje dokumenty generowane w procesie fizycznej ochrony środków, a także w ich klasyfikacji i systematyzacji – schematy klasyfikacji, katalogi i indeksy. Tym samym system dokumentacji funduszy zawiera i przekazuje informacje o samych funduszach, a także o tych zjawiskach i procesach, które dokumentują obiekty muzealne. Jest to zatem system informacyjny. Oprócz faktycznej dokumentacji funduszu zawiera opracowania poszczególnych obiektów i ich grup, publikowane w formie monografii i artykułów, a także opracowania z zakresu dyscyplin specjalistycznych, tworzone na podstawie obiektów muzealnych.

System informacji magazynowej służy do selekcji obiektów do ekspozycji i oznakowania, pomaga w interpretacji obiektów w przygotowaniu wycieczek i wykładów, a w procesie badania obiektów muzealnych umożliwia analizę porównawczą. Ponadto dostarcza dane, które pozwalają poznać stan samych funduszy, wykonalność i kierunek ich uzupełniania. System informacji giełdowej jest potrzebny nie tylko pracownikom muzeów, ale także badaczom z innych instytucji oraz przedstawicielom różnych specjalności.

Tworzenie systemu informacji giełdowej to złożona i ciągła praca. W ostatniej dekadzie rozpoczęto jego aktywną modyfikację przy pomocy technologii komputerowych, które pozwalają radykalnie zmienić sam proces tworzenia dokumentacji muzealnej. Obecność mediów elektronicznych nie zwalnia muzealników z rejestracji dokumentów księgowych na papierze, gdyż tylko one mają moc prawną. Jednak automatyzacja działań działów funduszy znacznie obniża koszty pracy, zmniejsza prawdopodobieństwo błędów i pozwala na szybkie wprowadzanie zmian w przygotowywanych dokumentach.

Informatyzacja otwiera szczególnie szerokie możliwości w zakresie inwentaryzacji zbiorów muzealnych. Z jego pomocą prowadzone są kartoteki, w których znajdują się dowolnie szczegółowe dane na tematy oraz niezbędny aparat referencyjny - indeksy, linki, nagłówki. Pozwala na wyszukiwanie informacji na różnych podstawach - autor, numer inwentarzowy, data powstania, na dowolną frazę lub słowo w opisie, a informacje otrzymane na życzenie mogą mieć formę zarówno tekstową, jak i graficzną.